R Alec Mackenzie The Time Trap TR

19.09.2017 _R_Alec_Mackenz e_The_t me_trap_b-ok_org_.
txt
* * *
balk: Zaman Tuza
yazar: Mackenzie, R. Alec.
yaync: AMACOM Kitaplar
isbn10 | asin: 081447926X
bask isbn13: 9780814479261
ebook isbn13: 9780585040486
dil ingilizce
konu Zaman ynetimi.
yayn tarihi: 1997
lcc: HD69.T54M33 1997eb
ddk: 650.1
konu: Zaman ynetimi.
Sayfa iii
Zaman Tuza
nc bask
Alec Mackenzie
Amacom
Amerikan Ynetim Dernei
New York Atlanta Boston Chicago Kansas City San Francisco Washington, DC Brksel Mexico City Tokyo
Toronto
f le:///C:/Users/ADNAN/Downloads/_R_Alec_Mackenz e_The_t me_trap_b-ok_org_.txt 1/368

19.09.2017 _R_Alec_Mackenz e_The_t me_trap_b-ok_org_.txt
Sayfa iv
Bu yayn, kapsanan konuyla ilgili doru ve yetkili bilgi salamak zere tasarlanmtr. Yaync,
hukuki, muhasebe veya dier mesleki hizmetlerde bulunmakla ykml olmad anlayyla
satlmaktadr. Yasal danmanlk veya dier uzman yardm gerekiyorsa, yetkili bir profesyonel
kiinin hizmetleri aranmaldr.
Kongre Ktphanesi Yayn Verilerini Kataloglama
Mackenzie, R. Alec.
Zamanam / Alec Mackenzie. 3. bask.
s. santimetre.
Bibliyografik referanslar ve dizin ierir.
ISBN 0-8144-7926-X (pbk.)
1. Zaman ynetimi. I. Balk.
HD69.T54M33 1997
650.1dc2197-20780
CIP
168-169. Sayfalardaki materyal, Ralph G. Nichols ve Leonard A. Stevens'den uyarlanmtr, Dinliyor

musunuz? McGraw-Hill Kitap irketi, 1957 ve izin ile oaltld.
1997, 1990 Alec Mackenzie.
Her hakk sakldr.
Amerika Birleik Devletleri'nde baslmtr.
Bu yayn, AMACOM'un nceden yazl izni olmakszn, herhangi bir biimde veya elektronik, mekanik,

fotokopi, kayt ya da baka herhangi bir yntemle oaltlamaz, bir geri ar sisteminde
saklanamaz ya da ksmen ya da tamamen aktarlamaz. Amerikan Ynetim Dernei, 1601 Broadway, New
York, NY 10019.
Bask numaras
10 9 8 7 6 5 4
Sayfa v
NDEKLER
nc Basmn nsz
vii
Teekkr
xiii
Blm Bir
2000 ve Sonrasnda Zaman Ynetimi

Bir Neden Zaman Ynetimi hala bir problem midir?
ki Yeni Perspektif: Zaman Ynetiminin Gerek Amac
14
Planlama Kontrol Sizi Artrr
29
Drt Yapm Deiiklii: Nerede olduunuzu Balatn
46
Blm iki
Yirmi En Byk Zamanl Wasters ve Nasl Tedavi Edilir
61
1. Kriz Ynetimi

63
2. Telefon Kesintileri
71
3. Yetersiz Planlama
81
4. Denemek ok Fazla
96
5. Alan Ziyaretiler
103
6. Etkisiz Delegasyon
114
7. Kiisel Bozukluk

121
8. z disiplin eksiklii
131
Sayfa vi
9. Syleyememeye Hayr
136
10. Erteleme
141
11. Toplantlar
149
12. Evrak i

157
13. Grevleri Bitmemi brakmak
166
14. Yetersiz Personel
170
15. Sosyallemek
174
16. Kark Sorumluluk veya Yetki
179
17. Zayf Haberleme
184
18. Yetersiz Kontroller ve lerleme Raporlar

190
19. Eksik Bilg
197
20. Seyahat
201
nc Blm
Yaamak iin Zaman Kullanma ve Daha yi alma
209
Blm A Baarl Bir st Dzey Yneticiler, En Byk Zorluklarn ve En Byk Srlarn aa

vururlar
211
Blm B Eylem Plannz
233

Ek A
Zaman Kurtuluundan Kanma: Yirmi En Byk Zaman zeti zeti zetleri ve Nedenleri ve zmleri
247
Ek B
Elektronik Zaman Ynetimi
268
indeks
275
Sayfa vii
NC Basmda NSZ
Zamanmz yirmi yldan fazla kullandmz inceliyordum. O yllarda krk lkedeki zaman ynetimi
zerine atlye almalar ve seminerler dzenledim; neredeyse tm byk sanayi ve mesleklerde
yaklak 50.000 kiiye ulatm. Dnyadaki yzlerce irketin yneticileri ile bir araya gelerek,
kurulularnda zamann nasl kullanldn gelitirmelerine yardmc oldum. Alt kitap yazarken
ve zaman ynetimiyle ilgili altmdan fazla dergi makalesinde, karlatklar zaman problemleri
hakknda birok iadamyla rportaj yaptm.
Zaman ynetimi ile pek ok insan tarttmda rendiim en dikkat ekici ey, sorunlarn ne
kadar benzer olduudur. Byk bir ounlukla, hepimiz ayn zorluklar zamanla eilimiz. Bir
avukat, okul mdr olduu iin ok fazla aba harcamaya ve sonra tm taahhtlerini yerine

getirmekte zorlanmaktadr. Bir sat mdr telefon grmeleriyle krlm bir gne kolayca sahip
olabilir ve bu nedenle bir gzellik maazas yneticisi olabilir. Perth Amboy'daki bir matbaann
sahibi, Amsterdam'daki bir aratrma laboratuarnn direktr olduu iin nemli bir projeyi baka
birine evirmek konusunda isteksizdir. okuluslu bir elence irketinin finans yneticisi, ile
urayor nk departman sadece bir alan brakan kk bir perakende maazasnn sahibi gibi
yetersizdir.
Btn bu insanlar olduka benzer "zaman ayrclar" tarafndan engellendi, benim amacm,
hedeflerinize en etkin ekilde ulamanz engelleyen herhangi bir ey. Farkl gemi ve deiik
lkelerdeki farkl lkelerdeki kiilerin zaman ayrclarn ve deiik dzeylerde sorumluluk
sahibi kiileri
Sayfa viii
Birka istisna dnda neredeyse ayrt edilemez olacaklardr. Bu listeye bir gz atn:
Bir kerede ok fazla aba harcamak
2.Procrastinating
3.Bunu kendim yaparm (yani devretmeyin)
4. Hayr demiyorum
5.Personal dalma (dank masa)
Bu zaman kaygs listesini kimin oluturmu olduunu biliyor musunuz? Ba muhasebeci olabilir mi?
Kk sanat ynetmeni mi? Pazarlama bakan yardmcs? Banka'daki ynetici stajyer mi? Otomobil
paralar maazasnn sahibi mi? Hastane blmndeki birim sekreteri mi? Belki de sen olabilir
misin? Aslnda bu liste, bir grup elektrik mteahhit firmas tarafndan listelenen on "kazanan"
nn bir derlemesinden alnmtr. Bu CEO'lar bakasnn yapt gibi zamanla ayn zorluklar
yayor.

Gerek u ki, hepimiz, en azndan zaman ileme konusunda hepimiz aynz. Bu iyi haber dnn. Bu,
birbirimizden renebileceimiz anlamna geliyor. Ve bu kitap ok byk bir dereceye kadar:
dnyann drt bir yanndaki i adamlarndan toplanan bilgi ve fikir paylam.
Bu kitabn temellerinden biri, zaman ayrclarn uluslar aras profili olarak adlandrdm ey.
Dnya zerindeki binlerce iadamnn zamanla ilgili kayglaryla ilgili birikmi verileri temsil
ediyor ve bu ekilde gerekleti. Firmalarla genel zaman kullanmn gelitirmelerine yardmc
olmak iin altk, hep "nce nereden balayacaz, nce ne zerinde alyoruz?" Diye soruldu.
Aka yaplan cevap uydu: "En byk sorun ne olursa olsun." Bylece biz olduklarn renmek
iin yola ktk.
lk adm olarak, bir irketin atlyesine katlan herkes, krk olasln bir listesinden alnan
kendi kiisel en byk on zamanl sorunlarn belirtmektedir. Sonra bir arlk veriyorlar: En
ciddi bireysel problemi 10, bir sonraki en ciddi 9 ve benzeri. Sonra, tm organizasyonun bir
"profili" elde etmek iin, tm sralamalar ele alp birletiririz. Ardndan, en yksek sralamada
ilerleme kaydetmeye odaklanyoruz. Seminerde esasen ayn eyi yaptk ve katlmclardan kiisel
zaman endielerini sralamalarn istedik.
Sayfa ix
Yllar boyunca, tm irket profillerini ve tm bireysel sralamalar seminerlerden birletirdik ve

bylece en yaygn zaman problemlerinin kresel bir bileimini gelitirdik. eitli lkeler
arasnda baz ufak farkllklar var, ancak genel olarak ayn trde sorunlar herkesi ayn derecede
rahatsz ediyor.
The Time Trap'in kinci Blmnde en ok yirmi zaman kazancn bulabilirsiniz. Sorunlarn bir
amar listesi olmaktan ok daha fazlasdr: Ayn zamanda pratik, gereki, alan testi yaplm
zmler sunmaktadr. yi haber u ki insanlar ayn sorunlar paylayorlar, ayn tr zmler bu
sorunlar iin alyor. Bylece, zaman endielerinizle uraan dierlerinin deneyiminden
yararlanabilirsiniz.
Bu, hemen Blm ki'ye dnmenizi ve en byk sorun alanlarnz birer birer altrmaya
balamanz isteyebilir. Ama ltfen kar koyun. Zaman ynetimi sorunu, oklu balantlar ve
rten sonular ile karmaktr; bir alandaki alkanlklarmz davranlarmz baka bir
dnyada etkileyebilir. Admsal deiiklikler, en iyi ekilde para para sonular retir.
Bata kitabnza balamanz rica ediyorum: Birinci Blm. Burada her eyin ie yaramas iin

temel ilkeleri reneceksiniz. Birinci Blm byk resmin, nasl ve neden aklar; kinci Blm
ayrntlara, ne giriyor. Eer ileri tersine evirmeyi denerseniz, ok daha az etkili olacaksnz.
Hibir ev tasarm, plan yok, vakf yok, bte yok, program yok gibi vitray rendiyse, banyo cam
hazrlayarak tatil kabininizi ina etmeye balam gibiydi. Muhtemelen gzel bir pencere ile
kapanrdnz, fakat evin iine sacak myd?
Birinci Blmde, btn bu yllardan sonra neden zaman ynetiminin hala bir problem olduunu
anlamaya alyoruz. nsan doasnn gl ekiine ve yeni alkanlklar renmenin zorluuna
bakarz. Zaman ynetimi konusundaki dncelerimizi de geniletiyoruz: Bal bana zaman deil,
zellikle drt "arpc" alan: verimlilik, stres nleme, i ile kiisel yaam arasndaki denge,
daha iyi zaman kullanmyla hayatmzda elde ettiimiz avantajlar hakknda ve hedeflerimize doru
ilerleme. Kitap boyunca, materyal adresleme zaman manuel entegre ettik,
Sayfa x
alima endieleri, u anda baz aratrmalara gre igcnn yzde otuzunu tekil eden serbest
meslek sahipleri ile yz yze geliyor.
Daha sonra, zamannz stlenmenin esaslarna giriyoruz. Zaman ynetmenin hedef belirlemekle
baladn ve nceliklerin belirlenebilme kabiliyetinin, deimenin yollarn bulduu gerek
dnyada art olduunu rendik. Size en etkili tek zaman ynetimi aracn gstereceim: Gn iin
yazl bir plan ve destekledii genel planlama sistemi.
Birinci Blm, dier bir deyile, kinci Blmdeki ayrntlara balamadan nce kemerinizin altnda
olmas gereken genel kavramlar sunar.
Sonra kinci Blm'de yirmi st dzey pyle tantnz. Her biri iin gerek sorunu
tanmlyoruz, kk nedenlerini inceliyoruz ve daha sonra zm stratejileri aratracaz. Birok
durumda belirli zaman kaygsnn bir sorunun neden olduu tipik bir sahneye "tanklk
edeceksiniz".
Byk bir ounluk iin, oumuz kendimizi zamanla dertte buluyoruz, nk zor durumlarda ne
syleyeceimizi bilmiyoruz. Bu yzden, istemediimiz zaman evet diyerek bakalarna insanlarmzn
mdahale etmesine izin vereceiz nk onlar rahatsz etmek istemeyiz, patronun kafa kark
talimatlarn kabul ediyoruz aptal grnmek istemiyoruz. . Ve sonunda daha da geride kalrz.
kinci Blmde yardm bulacaksnz. Gerek dnyadan ekilen ancak kurgusallatrlm dzinelerce
mini senaryo var; durumu iyiletirmek iin ne syleyeceinizi gsteriyorsunuz; bazlar patronlar
iin, bazlar takm yeleri iin.

kinci Blmdeki her Zaman Konusu, Kendinizi Kontrol Etme adl bir "mini denetim" ile sonuca
varr; bu sayede her seferinde ne kadar iyi altklarnz kendiniz deerlendirebilirsiniz.
Kendinize soru sorun ve derecelendirmelerinizi kaydedin. Bu, her zaman endieyle birlikte genel
olarak ne yaptnz ve konsantre olmanz gereken belirli ynleri de gsterecektir. Ardndan, bir
sre aksiyon plannz zerinde altktan sonra, tekrar denetlemeyi deneyin ve ne kadar
iyiletirdiinizi grn.
Ayrca kinci Blmde, belirli teknikleri vurgulayan grsel not kartlar bulacaksnz. Bunlarn
hem vurgulayc olarak hem de hzl kurtarma aralar olarak kullanlmas, bylece geri dnp
nemli bir fikir bulmanz salarlar.
nc Blmde ada st dzey yneticilerle tanyorsunuz
Sayfa xi
nk zaman ynetimi ilkelerini kendi hayatlarnda uygularlar. Sonra, nc Blm sizi, her
seferinde altktan sonra kendinizi kinci Blm'de test ettikten sonra hayatnzdaki zaman
ayrclarndan kurtulmak iin kiisel eylem plannz gelitirme sreci boyunca ynlendirir.
Ek A'da, yirmi st dzey endienin bir bakta zetini bulunmaktadr. Ana blmde grnmeyen ilave
ipular da dahil olmak zere, her biri iin nedenlerin ve zmlerin tam bir listesi verilir. Ek
B, elektronik zaman ynetimi sistemlerinin kullanmndaki eitli seenekler ve dnceler
hakknda konuur.
Zaman kontrol altna almak iin gemite geici bir aba harcadysanz, ancak sonulardan memnun
deilseniz ve o zamann sunduu en byk yararlar iin bavurmak isterseniz, o zamann sizi hak
etmeniz yerine size hakim olduuna inanyorsanz, sonra okumaya devam et. Zaman kullanmnz daha
verimli ve daha dllendirici olduum iin en iyi dileklerimle.
AM
Sayfa xiii

TEEKKR
Yllardr zaman ynetimi projelerimin ouna byk lde katkda bulunan Anjey, Iowa'dan
yetenekli bir nesir ve senaryo yazar Shirley Long'e teekkr etmek istiyorum. Bu kitab meyve
vermeye ok hevesliydi.
Diplomatik ve organizasyonel becerilerimin esiz olduu kiisel asistanm Barbara Ashley'e de

teekkr ederim. Katklar, bu kitapta altmzda ok nemli
Zaman ynetiminin orijinal klasik ilkelerini gelitirdiimiz iin yardmlar ok deerli olan
Billie Sorensen'e de teekkrler. AMACOM Kitaplar'ndaki Gelitirme Editr Jacquie Flynn'e ve
ierie danmalar iin Mary Glenn'e ve Richard Gatjens'e zarif ve etkili dzenlemeleri iin
teekkrler.
Sayfa 1
BLM BR
2000 YILI SONRASI ZAMAN YNETM VE SONRASI
Sayfa 3
Bir
Zaman Ynetimi Hl Bir Sorun Neden?
'' Sadece zamanm olmad. '
Evet yaptn. Orada her zaman vard. Ayn 24 saat, ayn herkesin yapt 1,440 dakika vard. Ama
sizin iin olan zaman ynetme beceriniz yoktu.

Hi kendinize syledikten sonra, gn iinde yeterli saat yok mu?
Bu ifadeyi kabul ediyor musunuz: Bir eyler dvmek istiyorsanz, bunlar kendiniz yapmak
zorundasnz.
nemli ilerinizi bitiremediiniz iin genellikle skntl hissediyor musunuz? Hi saatine bakp
hafif bir panik anlay ile neredeyse saat 5'de olduunu ve bugn gerekletirmek istediklerinize
gerekten balamadnz fark ettiniz mi?
Yl sonu raporlar gibi kritik grevlere ihtiya duyulduunda, bunlar tamamlamak iin uzun
geceler ve hafta sonlar alyor buluyor musunuz? Ve bazen son tarihi karyor musunuz?
Zaten fazla yklenmi hissettiiniz halde baka bir nemli projeyi stlenmeye karar verdiniz mi,
nk bakasna atamak ok nemlidir?
Bir eyler yaptnz ynnde bir eylerin yanl olduunu belirsiz bir dnceniz var m, ancak
tam olarak ne olduunu syleyemiyor musunuz?
Bu ifadelerin ounu belirlerseniz, gerekten
Sayfa 4
zamanla ilgili bir sorunum var. Eer bir rahatlk varsa, yalnz deilsin. ou insan zaman
ynetimi konusunda zorlanmaktadr.
Ama neden? Sonuta "zaman ynetimi" yeni bir fikir deildir. The Time Trap'n orijinal hali
1972'de yaynlandndan beri, zamanla ilgili bir heyelan oldu. Konuyla ilgili dzinelerce kitap
ve yzlerce dergi makalesi var. Zaman nasl kullanacanzla ilgili "yeni" fikirlere sahip
makaleler Haftas'ndan Aamal ifti dergilerine ve aralarndaki hereyde daha iyi gsterilir.

Psikoloji dergilerinde ynetsel motivasyon, ticari dergilerdeki retkenlik ve etkililik

tartmalar ve belirli mesleklere ynelik yaynlardaki nasl yaplr nerisi zerine bilimsel
almalarmz var ve genel ilgi dergilerinde zamandan tasarruf salayan ipular yaygnlayor.
Ama bu sadece balang. Zamannz kontrol altna almanz iin seminerler ve atlye almalar
iin neredeyse snrsz frsatlar vardr. Tahminimce, orta byklkte veya daha byk bir irkette
herhangi bir ynetim pozisyonundaysanz, en az haftada bir kez zaman ynetimi seminerleriyle
ilgili tantm bilgilerini alrsnz. Ve eer bir seminere katlmak iin zaman ayramazsanz, asla
korkmayn: Arabada dinleyebileceiniz kendi video kameralarnzda, filmlerinizde, sesli
kasetlerinizde ve kendiniz yneten renme modllerinde tam anlamyla yzlerce paket programnz
vardr her trl.
Fazlas var. Hemen hemen btn bir endstri "rgtlenemiyor grnen" kiiye hizmet etmek zere
kurulmutur. Herhangi bir krtasiye maazasnda durun, masa takvimlerinin, cebinde gnlklerin,
"iler-to-do-bugn" not defterleri ve tabii ki taklit deri kapakl cepler ieren birok
"dzenleyici" sistemi geni bir yelpazede bulacaksnz kalemler ve kk hesap makineleri iin ve
parlak renkli ayrc sekmeler sayesinde gne altndaki herhangi bir kategoriye bilgi
ekleyebilirsiniz.
Ve oumuz bu yaklam dev bir adm daha ileri gtrr ve kiisel bilgisayarlarmzda randevu
takviminde, yaplacaklar listelerinde ve kiisel ajandalarda kullandmz tm ayrntlar takip
etmek iin zaman ynetimi yazlmn kullanrz. Bu yazlm sistemleri ile takvimimizde otomatik
gncelleme yapmakta, i ortaklaryla toplantlar dzenlemekte, proje teslim tarihlerini izlemekte
ve ahane zaman kullanmmz yldrm hzyla takip etmekteyiz.
Ve yine de, btn bu yllardan sonra ve btn bu yeniliklerle,
Sayfa 5
biz hala zaman kapannda yakalanyoruz. Bu da bilgi ile bu gz kamatrc yeni aralar, hala
inilip "Sadece zaman yok!" Diyoruz. Bu neden? Neden daha iyi bilsek bile, klasik zaman ynetimi
hatalarndan bazlarn kendimiz yapyor buluyoruz? Cevap basit ve ok karmak: insan doas.
nsanolunun Gl ekii
Sorunlarmzn zamanla ounun temel sebepleri, insan doasnn gl eilimlerine kadar

izlenebilir. Zaman ynetiminin tm "kurallar" pratik olarak insan doas yasalarna aykrdr. Ve

bu gl psikolojik rmorkrler yapmamz gerekenleri bildiimiz eyleri yapmakta zorlanyor. nsan

doasnn bize tuzak kurma yollarndan bazlarna gz atalm.
Martin delegasyon hakknda her eyi bilir. Sonuta, ynetimin temel ilkelerinden biri.
Dolaysyla, yeni bir projeyle ilgili sorumluluk alaca zaman, blmdeki sistem analistine
atamas gerektiini bilir; O tamamen yeteneklidir ve alma programnda yer amtr. Ancak
Martin isteksizdir. Eskiden bir sistem analisti olarak alyordu ve bu iin nasl yaplacan
biliyordu. Kendisinin duygusal konfor iin bir bilinalt ihtiyac olduunu tam olarak
anlayamayabilir. Bu grevi, fazla deneyim sahibi olmad bir bakasn denetlemekten ok rahat
bir ekilde yapmak daha faydal olurdu. Dier analistin yeteneklerini biraz kskanm olabilir.
Ayn zamanda, mevcut grevinde yeni olduu iin, en iyi ynetici olarak gl bir izlenim yaratmak
istiyor;
Sarah, bir reklam ajansnda bir metin yazarldr ve bu yzden son bavuru tarihleriyle birlikte
yaamaktadr. Eldeki greve nasl konsantre olacan ve silah altnda ii yapmay biliyor. Tek
bir problemi var: ziyarete gelenler. Genellikle ajansn yaratc blmndeki dier insanlar;
Genellikle birlikte olduu sanat ynetmeni. Baz seviyelerde bu programsz ziyaretilerin
zamannda yiyip bitirdii konusunda tedirginlik duyuyor ancak bu konuda ne yapacaklarn bilmiyor.
O syler
Sayfa 6
sanat ynetmeni ile vakit geirmesi gerektiini kendisi belirledi; birbirlerinde fikir
uyandrrlar ve sohbet ettikleri zaman en iyi almalarndan bazlarn yaparlar. Sarah, baka
bir yazar sinir bozucu bir grevle ilgili buhar patlatmak iin dtnde, almalarn bir
kenara brakyor: "Yazarlar birlikte yapmal." te ite yaratc ynetmen patron. Perembe
gnk kaset iin senaryo hakknda sormak istiyor. Bugn gazete kopyasn bitirmesi gerekiyor, ama
o onun patronu. Yani ayrldktan sonra daha ok alacak.
Josh herkesin ho bir adam olduu anlamna gelir. nsanlar iin yapt tm yararl eylere
bakmanz yeterlidir. Blmn Noel partisini koordine etmeyi kabul ediyor. irketin uzun menzilli
planlama grev gc yesidir. ocuklarnn okulunda byk bir sorumluluk stlendi. Ve bugn bir i
arkada ona ona yeni muhasebe yazlmn gstermesini istedi. Btn bu ekstra grevler Josh'un
kendi iini yapmas iin uzun saatler harcad anlamna geliyor. Fakat dier insanlara yardm
etmeyi sever; stelik terfi etmenin bir yolu bu, deil mi? Ve hayr dedii takdirde meslektalar
rahatsz olmaz myd?
Benlik. Memnun etmek istemektedir. Kusmaktan korkma. Yeni zorluklardan korkma. Merak. Gvensizlik.
Kendi yeteneklerinizle gurur duyun. Bakalarnn kskanl. Hrs. Mkemmelliyetcilik. Bunlarn
hepsi ok insani nitelikler tayor ve zamannz verimli ve akllca kullanmaya alrken ok
lmcl oluyor. Zamannz kontrol altna alacaksanz, bu gl eilimleri olduklar iin tanmay
renin ve eylemlerinizi deitirmeye kendiniz retin. Bu zelliklerin tamamen ortadan
kaldrlamayabilir, ancak onlar kontrol altnda tutabilirsiniz.

Bunun son yirmi ylda grdmz bilgi hacminin zaman sorunlarmz zmede baarl olmamasnn
nedeni olduuna inanyoruz: Genellikle nedenlerden ziyade belirtilere odaklanyorlar. Bir sorunu
dzeltmeden nce, bunu anlamalsnz. kinci Blm'e geerken ve en byk yirmi ykcy
paralamaya balarken, zmleri tantmadan nce her sorunun kk nedenlerini aratrarak
balayacamz greceksiniz. Ve sklkla bu nedenler, deien derecelerde, basit insan doasna
baldr.
Sayfa 7
Kimin hatas bu
Baz insanlar iin zellikle zor olan zaman ynetimi zerinde almann bir yn, kendi zaman
problemlerinin ounda kendilerinin sorumlu tutaca gereini kabul etmektir. nsan doasnn bir
baka yn: Hi kimse zayf ynlerini aklamay sevmiyor. Bunun yerine bakalarn sulamak daha
kolay buluyoruz. nsanlar en kt zaman problemlerinden bahsederken, her zaman alma ortamndaki
kontrolrleri dnda olan ve kontrollerinin tesinde olduunu dndkleri eyleri dnrler.
Elbette ok kullanl gnah keptisi vardr: ziyaretilere, toplantlara, yetersiz donanmlara,
beklenmedik ekilde baarsz insanlara, evrak almalarna, yanl bilgilere, telefon
kesintilerine, bir takm eitlilikteki krizlere ve bunlarn ou ngrlebilir olmasna ramen
nlenmi.
Ancak, bu zaman kazclarn ounun altnda yatan gerek neden, zamannn boa harcanmasna izin
veren kii iinde bulunur. Bunu inanmak zor buluyorsanz, bu rnei dnn: Dnyadaki en byk
tek zamanl arza, telefon kesintileri demektir. Bunun hakknda dnmemi olan kii "Ama bu benim
hatam deil, bu insanlar beni aryor" diyecek. Evet, ancak kesintiye izin veriyorsunuz; sen
ary kabul et. Sorun u ki, neden? Bunlardan herhangi biri geerli m:
___ Haysiyetsiz olmak istemezsiniz.
___ "Mevcut" bir ynetici olarak deerlendirilmek istiyorsunuz.
___ Aramann nemli olacan ve bu nedenle meru bir kesintinin olacan varsayyoruz.
___ Sosyallemenin tadn karyorsunuz.

___ neler olup bittiini renmekten holanyorsunuz.
___ Arayan kiinin sorusunun cevabn muhtemelen bakasnn yapacandan daha iyi bildiinizi
dnyorsunuz.
Eski eytan insan doasnn sizi iki tuzaa drdn gryorsunuz: Ego veya dier zelliklerden
dolay, telefon grmelerini kabul ediyorsunuz ve kendiniz kesintiye uradnz varsayyorsunuz
ve o zaman blme yerletirilen kiinin kesintiye uram olursunuz arama.
Sayfa 8
Gerek ironi, telefon kesintilerinin zlmesi en kolay sorunlardan biridir. Ama nce problemi net
bir perspektifle grmelisin.
Bir zamanlar bir grup yneticiye ynelik bir zaman ynetimi semineri dzenledim ve onlardan en
byk zaman kazclarn listelemelerini isteyerek baladm. Bu be madde en ok bahsetti.
Bunlarn hepsinin dardan retildiine dikkat edin; bakanlar bakalarn suluyor.
1. zm iin eksik bilgi
2. Problemli alanlar
3. Telefon
4. Rutin grevler

5. Toplantlar
Seminerin bir blm, normal alma gnlerinde bir irketin bakann gsteren, birok yaygn
yolla zaman harcyor bir film grntleme ieriyordu. Daha sonra seminer katlmclarna yeni
zaman kazclarn belirleyip tanmlayamayacaklar soruldu ve bu ikinci liste retildi. Bu
elerin kendiliinden retildiini grebilirsiniz; cumhurbakanlar, yeni igrleri ile
sulamann kendileri ile birlikte olduunu fark ediyordu.
1. Bir seferde ok fazla giriimde bulunulmas
2. Gereki olmayan zaman tahminleri
3. Erteleniyor
4. Dinlemez
5. Hayr demiyorum
Eski Alkanlklar, Yeni Alkanlklar
Birok kii iyi zaman ynetimi tekniklerini uygulamakta glk ekiyor nk bu teknikler kiisel
alkanlk kalplarna ters dyor. Hi byle bir duruma tank olduklarnzdan biri mi? Bir
meslektam, zaman ynetimi tekniklerinde bir atlye ya da snf iin anlamaya balar, heyecan ve
kararllkla gelir ve yaklak iki hafta iinde kademeli olarak eski eyleri yapmaya balar.
Sayfa 9

Kesinlikle tank oldum. Zaman ynetimi seminerleri retmenlik yllarmda birok tekrar mterim
oldu. Bir adam neeyle aklad: "ey, sanrm almadm." Bu adamn iyiletirme arzusu, bir mr
boyu kklemi alkanlklar iin uygun deildir. Zaman ynetimi ile ilerleme kaydetmek iin,
kendi alkanlklarnza kare bakmanz ve onlar deitirme konusunda istekli olmanz gerekir.
Alkanlklar inanlmazd. Hibirimiz, baz eyleri yaptmz ekilde mantkl olarak

aklayabiliriz. Onlar bu ekilde uzun sredir yapyoruz, onlar dnmeden yapyoruz.
phelerseniz, bu testi deneyin. Giyinip giyinip saa ya da sola koyduunuzda hangi ayakkaby
giyiyorsunuz? Yarn, nce dierini deneyin. Yaptm ve bir eylerin doru olmadn syleyen
nagging hissi vard. Durup ayakkablarm karmak ve bata "doru" olan koymak iin sama bir
drt yaadm.
Zamanmz nasl kullandmza ilikin desen sz konusu olduunda alkanlklar zellikle sinsi
davranabilir. Sam, postayla ilk eyini sabahlar okuyor; o her zaman byle yapard. Alicia, biri
i randevular iin dieri kiisel programna gre iki takvim tutar; mezuniyet hediyesi olarak iki
randevu defteri aldnda, ilk mesleinde bu uygulamaya balad. Mary Beth, yazmalar iin kkl
bir rutine sahiptir. Mektuplarn ve telekomnikasyon belgelerini ynetilen tabletler zerine uzun
zamandr yazyor (daha iyi dnyor iddia ediyor), asistannn bir taslak yazmas, tasla revize
etmesi, hatalarn nihai kopyasn gzden geirmesi ve nihayet imzalamas.
Onlarn hatalarn grebilir misin? Muhtemelen Sam'in postasnda leden sonraya kadar
bekleyemeyecek hibir ey yoktur; onun ilk saatini en ncelikli grevine koymaldr. Mary Beth,
(1) asistannn rutin yazmalarla uramasna ve kritik olmayan durumlar iin yantlarn
hazrlanmasna, (2) dikte sanatn renmesine, (3) her mektubun yzde yz mkemmel olmal ve (4)
asistanna hata yapmamasna gvenmelidir. Alicia'ya gelince, rten taahhtlerle sk sk
kartn kabul eder, ancak bunu kendi sisteminin gerek sorun olduunu grmeden kendi
dikkatsizlne atar.
Eski alkanlklar boa karmak ve yenilerini renmek zordur ve esastr. Neyse ki, kurulu bir
sre var
Sayfa 10
Kendimize yeni alkanlklar retmek iin, ve ie yaryor. Bu sre nc Ksmda ayrntl

olarak aklanmtr, zira deiim iin eylem plannz hazrlarken buna ihtiyacnz olacaktr.
Balant Paralar

Baz kiilerin baarl olmasn zorlatran zaman ynetiminin dier bir yn, dokumann birok
unsurundan oluan karmak bir sre olmasdr. Bazen sadece hangi i paracnn ekileceini
bilmiyoruz. En iyi niyeti olan insanlar bile nereden balayacanz bilmedikleri iin yenilgiye
urayabilirler.
Bir durumu sralamak ve katlan gerek zamanl atclar tanmlamak biraz zorlayc olabilir.
kinci Blmde (Zaman Konusu 5) kendiniz bir arkadanzla "sadece bir dakika" grtnzde bir
konumaya kapatp o kadar nemli bir toplantya ge kalacanz resmenceksiniz. Bu
karlamalarda zaman ynetiminde yaklak yarm dzine hata var. ler hzla gerekletiinde,
durumumuzu her zaman aka grmyoruz.
imdi durun ve Blm ki balangcndaki yirmi zaman endieler listesine bir gz atn. ok fazla
teebbs ile bunu kendiniz yapmak arasndaki (yani etkisiz delegasyon) ilikiye dikkat edin. Ve
bunu bir personele devretmek yerine, kendiniz yapmak, personelinizin yetersiz olduuna inanmann
bir sonucu olabilir. Bir baka rnek: Hayr syleme imknna sahip olmayan birisi daima
ziyaretileri brakma, telefon kesintileri, yukarya delege etme eiliminde olan ekip yelerinin
patronlarna dnmesini merhametinde olacaktr. Ve bu: Bir kimse, z disiplin eksiklii olduunu
belirledi. Kendi sorununun ak bir problemidir ve ayn zamanda birka dieriyle de balantldr:
yeterince planlama baarszl, kiisel danklk ve erteleme.
Zaman alkanlklarnz kontrol altnda tutma srecinize balarken, bazen bu oklu balantlar
yznden hayal krkl yaayabilirsiniz. Sizi batrmamasna izin vermeyin. Yllar getike,
insanlar bir eylem plan gelitirip dzenli olarak alrsa, zorluklarn dndklerine
odaklanarak,
Sayfa 11
iler yerinde olacaktr. te iyi haber: Sorunlar birbiriyle ilikili olduu gibi zmler de
yle. rnein kendine disiplin gelitirmeye odaklanmay seerseniz, neredeyse erteleme konusunu
kendiniz de tedavi edeceksiniz.
Zaman Ynetimi Hakknda Yanlglar
Zorluun bir dier ksm da oumuzun olmas. ynetimin ne olduu ve ne ekilde almas
gerektii konusunda yanl anlamalarda alyor. Bu fikirlerden herhangi birinin sana ainalk m
diye bak.

Zaman ynetimi saduyudan baka bir ey deildir. 11 iimi yapyorum, bu yzden zamanm iyi
ynetmeliyiz. Maybebut, zaman ynetimi uygulamalarnza ramen baarl olduunuz olasl daha
yksektir. retkenliinizi nasl ikiye katlayacam size gsterdiysem ne olur? Ne kadar baarl
olduunu dnyorsun? Ve zaman ynetimi sorunlarna ilikin neredeyse tm zmlerin basit olduu
doruysa da, basit olmayan ey aslnda onlar yapmak iin z disiplindir. Benden daha akll olan
bir keresinde sylediim gibi, saduyu bu gnlerde bu kadar yaygn deildir.
Bask altnda daha iyi alyorum; Zaman ynetimi bu kenar ortadan kaldracakt. Baskda kimse
daha iyi almaz; Gerekten olan ey, koullar altnda elinizden gelen her eyi yapmanzdr.
Genellikle bu, ertelemek iin bilinalt bir mantk dnda hibir ey deildir. Bask altnda
daha iyi almanz gerekesiyle, son dakikaya kadar nemli bir grevi brakrsanz, kendinize
stn sonu verecek planlama yapmak iin vakit brakmayn. Hatalar dzeltmek, eksik bilgileri
bulmak veya dahil edilmek iin size ok ge gelebilecek daha iyi fikirler eklemek iin yer
brakmayn. i bitirdin, ve bir kahraman gibi hissedebilirsin, ama iin dorusu, "daha iyi"
deil, sadece yeterince iyi olmasdr. Zamannz ynetmeyerek kendinize stn i yapma frsat
vermeyin.
Bir randevu takvimi ve bir yaplacaklar listesi kullanyorum. Bu yeterli deil mi? ou insann
kendisi ile almas, yaplacaklar listesi olabilir
Sayfa 12
Bir bataklk Takvim bugn nerede olduunuzu syler, ancak nmzdeki ay ok fazla yardmc olmaz
ve gemiten bir eyler almak neredeyse imkanszdr. En iyi zaman ynetimi arac, bilgi almanza,
projeleri izlemenize, hedeflere odaklanmanza ve kilit kararlar kaydetmenize olanak tanyan
entegre bir sistemdir.
nsanlar zaman ynetimi ok ciddiye alr; Hayattan tm elenceyi alr. Sabit stres, randevular
unutmak, eksik tarihler ve gece yarsna kadar almak elencenin fikrini oluturuyorsa, ho
geldiniz demektir. yle bakn: Gnde iki saat ekstra zamannz olsayd (ve zaman ynetimi
teknikleri bunu kolayca salayabilir), o iki saati harcamann elenceli yollarn dnyor
musunuz?
Zaman ynetimi senin zgrln alyor ve ben kendiliinden bir insanm. Gerek zgrlk,
disiplin yoluyla gelir. Aniden Key West'teki bir arkadanzn evinde bir hafta kalmak iin bir
frsat sunduunuzu ve iki gn iinde ayrlmanz gerektiini varsayalm. almanz yeniden
planlayacak kadar rgtl msnz? Bu zgrlk!
Zaman ynetimi, baz iler iin iyi olabilir, ancak iim ok yaratcdr. Bir rutine balanamam.
Zaman ynetimi, temelde rutine ilikin deildir; Bu z disiplin ile ilgilidir. Etkili zaman

ynetimi yaratc olmanz iin zaman tanmaktadr. Zihninizi, yaratc dnme biiminde duran
endie ve skc ayrntdan kurtarr.
Zaman ynetiminde rendikleri eyler ok i. Btn bunlar yapacak vaktim yok. Yapmamak iin
zamannz yok. Gerekten de, bir zaman tutma ve gnlk plan yazma sizin iin yeni olabilir, ancak
bunlarn nasl yapldn rentikten sonra kendileri iin gerekten zaman alc deildir. Birka
dakika size zaman kazandrabilir.
Bir it ina etmek iin aalar kesmek iin uraan bir adam hakknda bir hikaye var. Yal bir
ifti gelip, bir sre izledi, sonra sessizce "Testere biraz donuktu, deil mi?"
"Sanrm," dedi it kurucusu.
"Keskinletirmekten daha iyi olmaz myd?"
"Belki sonra imdi durduramyorum, kesmek iin tm bu aalar aldm."
Page 13
Zaman Ynetimi Kendini Ynetiyor mu?
"Zaman ynetimi" fikri herkesin en byk yanlgs olabilir. nk zaman ynetilemez. En azndan
dier kaynaklarn yapabilecei ekilde deil.
letme be eit kaynaktan akllca ynetimle ilgilidir: sermaye, fiziksel, insan, bilgi ve
zaman. lk drtn tamam birok ynde maniple edilebilir. nsan kaynaklarn ynetebilirsiniz:
gcnzn boyutunu artrabilir veya azaltabilirsiniz; kompozisyonunu deitirebilir, belirli bir
zellie daha fazlasn ekleyebilir ve bakalarn karabilirsiniz; retim alanlarn hattan
uzaklatrabilir ve onlar baka ilevlerde yeniden eitebilirsiniz. Sermayeyi de
ynetebilirsiniz. Artrabilir, kaydedebilir, harcayabilir veya istikrarl kalabilirsiniz. Yatrm
yapabilir, yeni retim tesislerine koyabilir veya bir yan kurulua fon verebilirsiniz. Daha
fazlasna ihtiyacnz varsa, irkette hisse satabilir, kredi alabilir, rnnzn fiyatn
artrabilirsiniz.

Fakat grnmez kaynak zaman benzersizdir, nk sonludur. Sadece o kadar ok ey var ki, ne
yaptnzn nemi yok, daha fazlasn elde edemezsiniz. Saat hzlanamaz veya yavalamaz. Zaman,
alnan an harcanmas gereken tek kaynak ve sabit bir oranda harcanmas gerekiyor: dakikada altm
saniye, saatte altm dakika.
Bylece, zaman ynetimi kavramnn yanl bir ekli vardr. nk zaman ynetemiyoruz. Biz sadece
kendimizi zamanla ilikili olarak ynetebiliriz. Ne kadar zamanmz olduunu kontrol edemiyoruz;
biz sadece onu nasl kullandmz kontrol edebiliriz. Harcamay isteyip istemediimize karar
veremeyiz, ancak yalnzca nasl. Bir kere zaman boa harcadmzda yok oldu ve deitirilemedi.
Sayfa 14
ki
Yeni Perspektifler: Zaman Ynetiminin Gerek Amac
Bir zamanlar zgr ve elastik grnen zaman, zor ve sklat ve deerinin ls arpc biimde
deiiyor. Florida'da bir adam onu bekletmek iin doktoruna 90 dolar faturalandryor. New York'ta
bir kadn alveri yapmak iin saat ba 20 dolar dyor. . Bir kataloun dnda. 1,500 dolarlk
cret karlnda, insanlara cep telefonunuzun yannda bir faks makinesi koyabilirsiniz, bylece
insanlar basl veya szl mesajlarla annda ulaabilirler. Herkes, grne gre size telefon
numaras, bip sesi numaras, faks numaras ve e-posta adresi gsteren bir kartvizit verir.
Btn bunlar bize ne kazandrd? Daha fazla zaman yok. Artk biliyoruz ki artk yok. Daha fazla
zgrlk deil. Eer ofiste ge kalrken amarlarnz toplamak iin birine para dyorsanz,
yalnzca bir bakasn satyorsunuz. Daha fazla huzur yok. evremizde atlam ebeveynleri, bitkin
iileri, aileleri ok telal programlarla hokkabazlklarn gryoruz. Bir ulus olarak,
zamanmz tkeniyor gibi grnyor.
Korkarm, birok insan basite zaman ynetimi konusunu gzden kard. yi zaman ynetimi
teknikleri sizi gnde en az bir saat kurtaracaktr, muhtemelen iki soru asl sorunuz, o ekstra iki
saatinizle ne yapacaksnz? Baka bir projeye katlp tekrar tekrar lgnca msnz?
Zaman ynetiminin deeri, kendiliinden zamann kontrol deildir, ancak yaamnz iyiletirmek
iin zaman kullanmann yollardr. Bu blmde, bu drt nemli alan ayrntl olarak tartyoruz:

Page 15
1. Stres. Zaman iyi ynetmek, i yerinde alanlarn stres programnn byk ksmn
engelleyebilir.
2. Denge. yi zaman alkanlklar, i, ev, aile, benlik iin yeterli zaman ve enerji ile daha
dengeli bir yaam elde etmemizi salar.
3. Verimlilik. dnyasnda zaman verimlilik eittir. Zamannzdan daha etkili olabiliyorsanz,

retkenliinizi otomatik olarak artrrsnz demektir.
4. Hedefler. Kiisel ve mesleki hedeflerinize ulama yolunda ilerleme kaydetmek iin

kullanlabilir zamana ihtiyacnz var. Hibir ey vaktinde olmad zaman yaplamaz.
Drt alanda da, baary mmkn klan zaman var, ancak bildiim kadaryla zaman, daha nce bu
nemli sonu alanlaryla dorudan balantl deildi. Bu yzden bazen onlara drt "atlm" alan
olarak bakyorum.
Bu geni perspektiften, zaman ynetiminin asl deerinin, tm boyutlarmzda hayatmz

gelitirdii ynndedir. Zaman ynetiminden kazandmz, znde, daha fazla zaman deil, daha iyi
bir hayattr.
Zaman Kontrolnde Daha Az Stres
Hepimiz, zamann tkenmesinin bizi stres altna sokduunu biliyoruz. ok az zaman iinde ok fazla
ey yapmaya alyoruz. Kararlar acele edilir ve eylemler bask altna alnr. Planlama terk
edildi. Drt dnce yerine geer. Her eyi halletmek iin mcadele ederken alma saatleri
uzar. Etkililik azalr; son tarihler karld. Gerginlik de ykselir; stres ykselir. Hepimiz o
trden stresleri biliyoruz, deil mi? Bilmediimiz ey, zamann soruna ne kadar bal olduunu
gsteriyor.

Her dnce, her hareket zaman alr. Zaman alan her ey zaman boa harcama potansiyeline sahiptir.
Bir eyin olmas gerekenden uzun srerse, zaman boa harcyor. Bu boa zaman, gnn ilerleyen
saatlerinde baka bir ykmlle zaman amnn tehlikeye girmesine neden oluyorsa, birdenbire
byk stresle kar karyasnz demektir. Dolaysyla, harcanan her insan potansiyel bir stres
yaratcs olduunu grebiliriz.
Bu, stres ynetimi iin yeni bir yaklam balatyor. Ziyade
Page 16
kendimizi srekli stres pozisyonlarna sokmak ve bundan sonra baa kma tekniklerimizi retmek
iin zamanmz daha etkin bir ekilde ynetmeye odaklanyoruz. Bylelikle, zaman ktlklarnn
bize ykledii streslerin ounu engelliyoruz. Yani zaman ynetimi, en yksek sipariin stres
ynetimidir.
Bu fikir yle basit ki gz ard etmek kolaydr. Ama bir anlna gerekte ne anlama geldiini
dn. Stres ynetimi, zellikle i yerinde stres ve Amerikan iine olan maliyeti hakknda ok ey
yazlmtr. Sahipler ve yneticiler, ciddi ve pahal iyiletirici nlemler aldklarndan endie
duyuyorlar: Stres azaltma tekniklerindeki snflar ve altaylar tm alanlara retmek iin
dardan danmanlar getirmek bir rnektir; alanlara gerginliklerini gidermek veya topluluk
dinlenme merkezlerinde yelik yapmak iin yerinde spor salonlar ve dinlenme tesisleri kurmak da
bir baka.
Daha sakin bir seviyede, stres dorudan en ciddi salk konularmzdan bazlarna, zellikle de
kalp krizi ve vurularla balantldr. irketlerin iki ynden vurulduu iin i dnyasnda bu
durum zellikle korkun bir cret almaktadr: irket tarafndan desteklenen salk hizmetlerinin
hzla artan maliyetleri ve umut veren gen yneticilerin ok edici kayb. Baz iiler, "stres
kaynakl sakatlk" iddialar iin iverenleri dava etti ve kazand.
Enerjimizi ilk nce stres nlemeye yneltirsek ne kadar iyi olurduk! Tabii ki asla tamamen yok
etmeyeceiz. Ve elbette, tm stresrler zamana bal deildir. Ama ok yksek bir yzdendir ve
iyiletirilebilirler. Strese neden olan durumdan kurtulun ve hi stres yaayn. Basit, deil mi?
ve Kiisel Hayat Arasndaki Denge

Ikolik misin?
Olmas gerekten kt bir ey mi?
kolikler konusunda ok ey duyduk, hepsi kt deil. Ancak herkes ayn eyi sylyor?
Genellikle, bir ilgi fenomenini tanmlamak iin bir szck retildiinde ve bu fenomen geni bir
ekilde tartldnda, orijinalden ok nce deil
Sayfa 17
tanmlama kenarlarda bulanklamaya balar ve yaknda, neyin gerekten ierdii konusunda belirsiz
bir anlaya sahip olduumuzu kefederiz.
kolik olarak ne ie yarar? Srekli alan uzun saatler, ikoluluun iareti olarak dnlrd.
Fakat bugn bu alg meydan okunuyor. Tm ikolikleri uzun saatler alr, ancak uzun saatler
alan herkes bir ikolik deildir. Birok kii dier reasonsoften iin uzun saatler harcyorlar,
nk baka seenei yok. Dikkat ekici bir gen kadn, drt gen ocuklu, tek bir anneyi, iki ii
elinde tutan biri biliyorum, bunlardan biri ok talepkar ve ok yorucu bir hemirelik
pozisyonuydu. Haftann be gn on iki saatlik bir gn alyor, ama ikolik mi? yle dnmezdi.
"Yapmanz gereken eyi yapyorsunuz, hepsi bu."
Dier insanlar, yaptklar ii normal saatlerde nasl yapacaklarn bilmemelerinin basit bir
nedeni ile uzun saatler alyorlar. (Onlar, en kolay tedavi yntemidir. Onlarn elbette hepimiz
byk projelerde uzun saatler zaman zaman koyarz; Burada gerekten kronik bir durumla ilgili
konuuyoruz: her gecenin ge saatlerinde almak. Uzun saatler, ikoluluunu tanmamza yardmc
olabilecek bir ipucu olabilir, ancak daha derine inip, uzun saatlerin arkasndaki nedeni aramak
zorundayz.
O halde, almay gerekten seven birinin bir ikolik olup olmad sorusu var. "almalarmdan
gerekten zevk alyorum, bu yzden enerjimin ounu koydum, bunun nesi var?" Hibir ey, kendiniz
ve aileniz iin biraz enerji ayrrsanz. almalarnz beenmek ikoluyla ilgili deildir. Bu,
hrsn da aynsdr: Alannzda ilerleme plannzn bir paras olarak ekstra uzun alma
anlamna gelebilecek ekstra zor alma, hayatnzn dier alanlarnda bir miktar dengeyi
salamaya zen gsterdiiniz srece ikolik deildir.
Peki gerekten zor iiler, sper baarclar? kolik mi? art deil. Sk alanlar genellikle
yaptklarnn tadn karr ve sonulardan byk memnuniyet kazanrlar. Aslnda, bunlar bazen

"salkl" ikolik olarak anlr: Yksek enerjiye ve yaam iin byk bir zevk; daha uzun yaamak,
daha fazla baar kazandrmak, kendilerini mesleki ve kiisel olmak zere daha geni bir faaliyet
yelpazesine dahil etme eilimindedirler ve genellikle daha elencelidirler.
Yalnzca uzun alma saatleri arasndaki fark (for
Page 18
sebep ne olursa olsun) ve ikoluluk, ikoliklii, alkolizm, uyuturucu bamll, kumar veya
herhangi bir bamllk gibi zorlayc davranlardr. Gerek ikolikleri almaya bamldrlar.
Megul olmalar zorunludur ve bu yzden yn katlara gmlrler. Sonularn irket iin deerli
olup olmad ok az gz nnde bulundurularak rutin ve zaman alan bir almaya ynelirler.
Bamlln arkasndaki yatan nedenler deiebilir; ikolikler, kiisel sorunlardan kamak,

skntl bir evlilik yaamamak, dk benlik saygsn artrmak veya yaamlarn kontrol etme
hissi vermek iin ie ar yk getirebilir. Fakat bilinsiz motivasyon ne olursa olsun, nihai
sonucu ayndr: iiler iin ar uzun saatler, iinin ailesi iin byk stres.
Ikolik misin? Bu blmn banda sordum diye sorulan soru gerekten hileci bir sorudur. Denial,
bamllk davrannn her biiminin gl bir zelliidir. Bu nedenle gerek ikolikler asla
dnmediklerini dnyorlar. Baz ipular var. kolik eitimi alan ynetim psikolojisi uzman
Dr. Marilyn Machlowitz, olguyu lmek iin bir test gelitirdi; Testinin bu blmn kendiniz
deneyin. 1
kolik Testi Aln
1. Ne kadar erken yatarsanz gelin, erken kalkar msnz?
2. le yemeini tek bana yiyorsan, yemek yerken okur musun ya da alyor musun?
3. Hibir ey yapmak zor buluyor musunuz?

4. Siz enerjik ve rekabeti misiniz?
5. Hafta sonlar ve tatil gnlerinde alyor musunuz?
6. Herhangi bir zamanda ve her yerde alabilir misiniz?
7. Tatil yapmak zor buluyor musunuz?
8. Emeklilikten korktunuz mu?
Be veya daha fazla soruyu evet olarak kabul ettiyseniz, ikolik olabilirsiniz.
Fakat gerekten olmas kt bir ey midir? Bu soru biraz daha karmaktr. Machlowitz bir ikolik
trn "uzun ve zor alma istei zeldir ve almas" olarak tanmlar
Sayfa 19
alkanlklar neredeyse her zaman yaptklar ilerin reetelerini ve altklarn kantlad

kiilerin beklentilerini ayor "eklinde konutu. 2 Bunu bir an dnelim: Patronunuzun
beklentilerini amak iyi bir ey olabilir veya olmayabilir; reeteleri ama iinizin nadiren
olduunu.
San Francisco Kaliforniya Tp Fakltesi, psikoloji profesr Dr. Charles Garfield, zirve yapan
sanatlar zerine yapt almalarla tannyor ve ikolikler zerine yapt yorumlar zellikle
burada geerlidir. "kolikleri, sonulara deil, almaya baml" diyor. "in uruna
alyorlar ve nemli bir etki yapmamak eilimindeler, ikolik bu bulguyu asla asla yapmyor,
pozisyon kadn yazyor ya da CEO'nun bakanlna geiyor" 3 kolik organizasyona katkda
bulunuyor mu? Evet, Garfield, ilerinin hacmi nedeniyle sylyor. Ancak, arabulucuya vuct
kazandklarnda, katklar giderek da dalar tarafndan bouluyor. Aslnda, ikoliklerin pek ok
zaman ynetimi uygulamalar tuhaftr: (1) En az retken grevlerde en uzun saatler almaya

meyilli; (2) bir numaral ncelikli grevler zerinde grnr grevlere odaklanma eilimindeler;
(3) ellerinden geldii zaman delegeleri reddederler; ve (4) krizlere ar tepki veriyorlar,
yneticileri ve yneticileri arasnda evrenselliinde korkutucu olan lgn meguliyet
lgnlna daldlar.
Muhtemelen ikolik kiiliin bu yn bu etkililiklerinin minutiye odaklanmasyla snrlandrld

anlamndadr ve bu da lke genelindeki yrtme ofislerinde dncenin kademeli olarak deimesine
yol amtr. Halbuki her gece ge kalm bir alan, eve ykl bir evrak antasn ald ve
"temizlemek" iin Cumartesi gnleri geldiinde, bugn o kii pheyle baklyordu; bal, sadk ve
bal olarak tanmlanyordu. Bu kiiyi gzlemleyen st dzey yneticiler, en azndan iinin
dank olduunu biliyorlar; En kt ihtimalle, hatalar yoluyla, kt yarglama ya da karlm
frsatlar olup, aslnda irkete zarar verir.
Tutumdaki bu deiim olduka yeni ve henz evrensel deil. "Ikolik" bir iltifat olduunu dnen
baz insanlar hala var. Bununla birlikte, aydnlanm birok i adam, daha iyi biliyor. Uzun
saatlerin, hatalar reten yorgunluk rettiini biliyorlar. "alkan" bireysel emeklilik eyleminin
olduunu biliyorlar
Sayfa 20
Binann geri kalan karanlk olduunda gece ge saatlerde muhtemelen yanl eyler zerinde
alyor. Bir dolambal dosya ile doldurulmu ar doldurulmu evrak antalar ve masalarn
sadakati deil zayf temsilcilii gsterdiini biliyorlar. Yenilikinin iareti olan ak, taze,
yaratc dncenin, zihinsel ve duygusal olarak bitkin olanlardan daha dinlenip yakt ikmali
yapmay bilen bir kiiden gelme olaslnn ok daha yksek olduunu bilirler.
Uzun saatler boyunca altnzda, iki ey olur: Bir eyler yapmak iin daha fazla zamannzn
olduunu varsayyoruz, bu nedenle hznz yavalatn; ve bkarsn, bu yzden hzl alamazsn.
Her iki nedenden dolay daha az alrsnz ve hata yaparsnz, bu da daha uzun saatlere yol
aar. 5'de eve gitmek su deil; Organize insanlar her zaman yapar. Bu verimli, retken bir
iinin iaretidir.
Bu uzun saatler boyunca alyorsanz, patronunuzun etkileneceini dnyorsanz ciddi bir hata
yapyorsunuz, biri byk sonular douruyor. Patronla puan vermemekle kalmazsanz, profesyonel
hrslarnz iin en iyi destek kaynaklarndan birini feda edersiniz: Aileniz ve sevdikleriniz hala
yannda olduklarn belirtti.
kolik ailelere yaplan cret ardr. Boanma, baarsz ilikiler, ciddi davran sorunu olan
yabanclam ocuklar bu ikolik ailelerde grlr. Bu bamlln ailenize verecei acy bir
an gzard etsek bile, onun bumerang etkisini dnn. Er ya da ge, evdeki kargaa sizi alacak ve
iteki verimliliiniz zerinde byk bir etkisi olacak.

Bir ikolik olmann iyi bir ey olmadn ikna ettim mi? yi. imdi, seni nasl atlatacaz?
Kiisel ve mesleki yaam arasndaki denge salanmas dierlerinden daha zor olabilir; Baz
insanlar sre boyunca ilerledike profesyonel danmanla ihtiya duyabilirler. Ancak temel
tedavi ayndr: Hayatnzn eitli ynleri arasnda dengeyi yanstan hedefler koyun ve zamannz
daha iyi ynetmeyi renin.
Bu da bizi zaman ve ikolu ilikisi haline getiriyor. Zaman bize sorunun farkna varma ipucunu
verir (tm ikolikler uzun saatler alrlar) ve zmn anahtar. Bu kitab inceliyorsanz ve
etkili zaman ynetimi ilkelerini uygularsanz, size uzun saatler gemeyi renebilirsiniz.
Sayfa 21
kontrol. nann ki btn kalbimle, nk saysz kere tank oldum.
Bir sonraki blmde sunulacak olan hedef belirleme srecine denge perspektifi yaklam ile
yaklarsanz, burada da baarl olabilirsiniz. Anahtar, dncenizi geniletmektir: Hedefler
yalnzca mesleki hayatnza odaklanmamaldr. Ayrca, einiz, ocuklarnz ve arkadalarnz,
kiisel rekreasyonunuz, fiziksel uygunluunuz, entelektel geliiminiz, topluluun katlm ve
ruhsal zenginlemeyle ilgili hedefler belirlemelisiniz.
Kiisel Verimlilik
Uzun yllar boyunca, Amerikan i dnyas ve endstrisi dnya ekonomik stnln kabul etti.
Gnmzde ekonomi kresel ve uluslararas rekabet youn. ABD'li iletmeler kritik bir rekabet
avantaj arayndalar. Bu arada irketler ciddi ve bazen de acl kemer skma iine giriyor.
"Kesinti ynetimi", "klme" ve "yeniden yaplandrma" gibi terimler olaantr. Bu ortamda
retkenliin nemi vurgulanmtr. Verimlilik nedir?
Verimlilik, kaynaklar ve sonular arasndaki ilikiyi belirtir: Ne koyarsanz, ne karsanz.

Genellikle bir forml olarak ifade edilir:
Verimlilik = kt Girdi

Forml, retkenlii artrmann aslnda iki yolunun olduunu gstermektedir: giri sabiti tutarak
kty arttrmak veya kt sabit tutarken girdiyi azaltmak.
Bu formln deeri onunla deiimin derecesini hzla lebiliriz. Nasl altn grmek iin
baz numaralar deneyelim.
Wonderful Widget Works, 840 ii saatinde 9402 widget (kt) retebilirse verimlilik seviyesi 11
olur; iiler saatte 11 widget retebilirler. Wonderful Widget Works, belirli bir seviyede kaynak
kullanmn ngrr.840 saatlik pro-
Sayfa 22
belirli bir sonu dzeyi retmek iin zamana, yani bu durumda somut bir rne. . Bunlardan
9.240':
Verimlilik = 9.240 widget'lar [kt] 840 saat [giri] = 11
imdi Wonderful Widget Works'n ana rekabetinin baz mterilerini alp almadn varsayalm.
Ynetim, imalat maliyetleri drlebilirse, yapabildii aletlerin fiyatn drebilirse eski
mterilerini geri kazanabileceini dnyor. retim maliyetini etkilemek iin, ynetimin iki
adan saldrya ihtiyac vardr: [A] bir ekilde iilerini saat bana daha fazla widget
retmeye (kty artrma, girdiyi sabit tutma) veya [B] ii saysn azaltmaya ve insanlara daha
verimli almaya almak iin eitim ver bylece byk mrettebatla ayn sayda widget retirler
(azaltn girdi, kty sabit tutun). ki yaklamn formlde nasl ifade edildii:
[A] Verimlilik = 10.080 widget'lar 840 saat = 12
[B] Verimlilik = 9.240 widget 770 saat = 12

imdi, Wonderful Widget Works, daha kk bir i gcnn, daha byk i gcnden daha fazlasn
retmesini mmkn klarak, verimlilik formlnn her iki tarafn da gelitirirse, rekabet
etrafnda evreler izebilir:
[C] Verimlilik = 11.088 aletler 770 saat = 14.4
Saatte 14.4 widget'in, u anda dnyann widget'lar iin itah azalmas gz nne alndnda,
saatte 11 widgetten ok daha iyi olmadn dnyorsunuzdur. Ama bilgisayar ipleri veya
arabalar olduklarn m dnyorsun? Tabii ki yle. Kukusuz ar basitletirilmi widget
hikayesi, modern endstriyel ilerleme iin gerekten bir alegoridir.
Muhtemelen verimlilii, Japon endstrisinin bylesine olaanst bir kazan elde etmenin arac
olarak grmtr. Amerika'da nce kendimizi Japonlarla karlatrdmzda rahatsz edilmemiz
iin sebeplerimiz vard. Verimlilik formlnn her iki kolunda da performansmz
iyiletiriyorlard. rnlerinin kalitesi (kt) bizimkileri ok at ve maliyeti
Page 23
onlarn girii nemli lde dkt. rnein, Japon otomobil endstrisi, Amerikan otomobil
reticilerinin on birine kyasla, sadece be seviyeli bir idareye sahip olduklarn iddia ediyor.
Resim nereye geliyor? Unutmayn, formln girdi ksm, kty retmek iin harcad tm
kaynaklar (zaman, grnmez kayna) iermektedir. Formln kt ksm, "yakalanan" zaman, sonu
biiminde zamandr. Hem A hem de B senaryolarnda, Wonderful Widget Works, iilerini kk
aralar daha hzl hale getirmeyi baardnda, aslnda zaman maniple ediyordu. Modem zaman
ynetimi teknikleri, formln her iki tarafn iyiletirme ihtimalini koruyor: daha az zamanda
(daha dk kt) daha fazla (artan kt) yapyor.
Maddenin gerei, Amerikan iinin eserinin byk bir blmnn artk retim hattndan ok
brolarda yaplmasdr. Bu gn, widget'lara kyasla daha fazla not, daha fazla pazarlama plan,
daha fazla mali projeksiyonlar yapyoruz. Bu nedenle retkenliin odak noktas bireylere
ynelmelidir. Memo yazarlar, pazarlama bakan yardmclar ve finans sorumlusu, ne olursa olsun
daha iyi sonular almay renebilir ve bunu daha ksa srede yaparsa, ABD ekonomisine etkisi
gl olabilir.
Yaplabilecek ok ey var. Endstriyel psikologlar, yneticilerin, ortalama olarak, baz eyleri%

70 daha az retken yapyor olduklarn ileri srmlerdir. Bu alandaki aratrmalar ok az

yaplrken, ortalama yneticinin yalnzca yzde 30 orannda etkili olduu grn destekleyen
baz veriler bulunmaktadr. Kiisel olarak Amerikallarn gzlemcisi olarak yllarmn beni doru
olduuna ikna ettik: oumuz ou zaman te bir orannda etkililikle alyorlar.
rnein, anketlerim yneticilerin telefon grmesi bana genellikle alt dakika harcadklarn
gsteriyor; ou, detayl zaman izelgelerini incelerken, nemli noktalar iki dakika iinde
kapsam olabileceini dnyorlar. Elde edebilecekleri tek ey, zaman, karlatrlabilir
sonular ile dakika ksaltrlarsa da, retkenlik iki katna km ve kt bir kaynak zaman
kurtarld.
Tatilden hemen kmadan nceki son i gnnde bunu fark ettin mi? gnlk i bitti mi? ou
insann ou zaman te bir verimlilikle altklarna dair daha fazla kanta ihtiyacnz var m?
Elbette kimse seni beklemiyor
Sayfa 24
zamann yzde 100'nde en yksek kapasitede almak. Fakat eer yaptnz tek kii te iki
orannda alrsa, ktsn hemen imdi iki katna karrsnz. Bir gnde iki gnlk i
bitirecektin!
Canadian havayolunun ynetim ofislerinde retkenliin gze arpan nemli bir rnei olutu.
Cumhurbakan her gnde bir buuk saat sren gndemi olmayan gnlk personel toplantlar yapma
alkanl iindeydi. st dzey yneticilerinin hepsinin onda "toplantlar" diye merak etmesi
hayr hayr! en iyi zaman harlar gibi. Baz daha iyi toplant teknikleri renildikten sonra,
cumhurbakan format deitirdi. Personel toplantlar her gn deil sadece haftada bir kez
yaplacak; bir saat ile snrl olacakt ve her zaman gndeme getiriliyordu. Hemen yatrm zaman,
haftada toplam yedi buuk saatten bir saate dt. Alt ay sonra, herkes gl ara iin gndemi
nasl kullanmay rendiinde, toplantlardan elde edilen sonular iki katna kardlar.
Orijinal verimlilik
= 100 [temel sonu] 7.5 saat = 13
Gelitirilmi retkenlik

= 200 [ift sonu] 1 saat = 200
200 13
15.38
Gelime derecesi
=% 1538
te salk sektrnden baka bir rnek. Bir hastane yneticisi ve st dzey ekip yeleri, "ak
kap" politikasyla gnde yaklak iki saat israf edildiklerini bir hafta sreyle tuttuklarn
kefettiler. Bir fikri bunlardan herhangi birine arptnda istekte birbirlerine kartlar. Bir
zaman ynetimi seminerine katldktan sonra, "ak kap" y "eriilebilir" demek iin yeniden
tanmladlar ve youn, kesintisiz alma iin zaman salamak iin kaplar kapattlar. Ara sra
ortaya kan sorular ele almak iin dzenli aralklarla toplanmaya karar verdiler.
Hemen "kayp" saatler iki saatten yarsna, yani sekiz saatlik normal bir gnde alt yerine 7
buuk "gerek" bir alma saati buldular. Dahas, daha odakl bu saatlerin her birinde, kesintiye
uram saatlerde yzde 50 daha fazla baar elde ettiklerini tahmin ettiler.
Sayfa 25
Bu, zaman ynetimi hakknda dnmek iin bir baka deerli yol. Bunu niceleyebileceinizi ve
verimlilik zerindeki etkisini lebileceinizi fark ettikten sonra, zamannz daha etkili bir
ekilde kullanmay renmenin faydasn aka grebilirsiniz. Bylece vurgu kendi ynetiminiz
iin zamandan ynetimine, retkenliin artmasna hafife kayar.
Bu kitabn ou size hayatnzdaki en byk zaman ayrclardan nasl kurtulacanz gsterir. Bu

daha geni bir perspektifle zaman reticileri verimlilik hedefleri olarak grmeyi renin.

Grnmnz keskinletirmek iin baz gerek hedefler belirleyin.
Beraber altm st dzey yneticilerin bir grubu tam olarak bunu yapt. Onlara en ok sknt
yaatan be zaman ayrcy kefettiler ve harcanan zaman miktarn ltler. Daha sonra
iyiletirme iin saysallatrlm hedefler belirlediler ve iyiletirme elde etmek iin gerekli
teknikleri ve iyiletirilmi sonular lmek iin kullanacaklar aralar setiler. Kiisel zaman
ayrclarnz farkl olsalar da, srelerini kendi durumunuza uyarlayabilirsiniz. Balamanz
iin, ilk iki zaman isteyene ynelik planlar burada.
1. Kriz ynetimi: Krizleri nceden tahmin ederek ve bunlar nlemek iin admlar atarak, krizlere
kar harcanan zaman yar yarya azaltn ve karlatrlabilir sonular elde edin (yzde 100).
Verimlilik yiletirme Hedefi: 200.
Verimlilik [P]
= Sonular [R] Zaman [T]
= 100 .5 = 200
2.Telefon kesintileri: zel kontrol nlemleri ile, telefon kesintileriyle kaybedilen sreyi drtte
bir orannda azaltn (yzde 25). Aramalarla daha verimli olmann yollarn rentikten sonra elde
edilen sonularda yzde 50'lik bir art hedefliyoruz. Toplam Verimlilik yiletirme Hedefi: 600
P = R T = (150 .25) = 600
Tm iletmelerin u anda faaliyet gsterdii rekabet ortamnda, bu tr bir ikayet duymak hi de

allmadk bir durum deildir:
Sayfa 26

'' Personelimizde sadece yzde 10'luk bir kesintimiz oldu, ancak retimimizi artrmamz
bekleniyor. "Yerinde nasl bir ey yapabiliriz?" ok nemli bir zm grdk: daha iyi zaman
ynetimi: Ciddi bir aba gsteren herkes haftada on saat, ayda krk saat kurtarabilir. ekstra bir
hafta, ylda on iki hafta daha fazladan olsun. Bu, kii bana ylda aylk ekstra alma
sresi olmasyla ayndr.Herdeki herkese her takvim ylnda on be ay hazr olsayd, kuruluunuzun
neler baarabileceini dnn!
Hedeflere Ulamada Baar
"Nereye gittiinizi bilmiyorsanz, hangi yoldan alacanz nemli deil." Bu tandk tezine unu
ekledim: "Ve orada kalman ne kadar srdn nemli deil."
Hedefler olmakszn, yaam boyunca seyir, geliigzel, dikkatsiz ve etkisiz olacaktr. Zaman
olmakszn, en basit hedeflere bile ulalamaz. Hedeflerinize ulamada zaman ynetimi ile baar
arasndaki bu balant, drdnc atlm alanmz salar. Burada da kaynan dikkatli bir ekilde
yetitirilmesinin zaman olduunu gsteren ak kantlarmz var.
Hedefler tek ynl ve kendinizi daha byk baarlara motive etmek iin ok gl bir yoldur.
Fakat kimse zaman ayrmadan zorlu bir hedefe rastlamad. Hedeflerinize zaman ayrmann zaman
ynetimi ynetiminin rol olduundan emin olun.
Yllar getike birok sat grevlisi, ok talepkar olan, genellikle mmkn grdkleri eylerin
tesinde hedefler koymakla olaanst sonular elde ettiklerini grdm. Birou bana her eyi
mmkn klan anahtarn zaman ynetimini kontrol altna aldn ve bu nedenle sat hedeflerine
odaklanmakta zgr olduklarn sylyor. Bir finansal danman bana dikkat ekici bir gsteri
sundu. ki zorlu hedef belirledi: ki yl iinde hem ailenin hem de gelirini ikiye katlad. lk
ylnda kazanlar 80.000 dolardan 120.000 dolara kt ve tatil zaman iki haftadan drte
ykseldi. kinci yl 160.000 dolarlk gelir hedefine ulat ve alt haftalk tatil ald. Ona
nasl yaptklarn sorarsanz, zaman ynetimi derdi.
Sayfa 27
Yani, hedeflerinize ulamak iin zamana ihtiyacnz var. Ancak tamamlayc bir g de i banda:
Hedefleri belirlemek size daha fazla zaman kazandracaktr.
nsan doas ne olursa olsun, belirli bir gnde gerekletirmek iin belirli bir hedefimiz

olmazsa, amaszca etrafnda dolarlar. te yandan eer birka ana hedefimiz varsa ve onlar
gerekten nemli grrsek ve birka temel zaman ynetimi ilkesini biliyorsak ayn gn ok byk
bir miktara ulaabiliriz. Anahtar, gerek ncelikleriniz zerinde younlamaktr. Gnnzn
etkinliklerine odaklanmak iin hedefler koymak, onlar daha iyi zaman ynetimi vastasyla
baarl bir ekilde gerekletirmek iin gerekli yapy salar.
Zamanla en zorluk eken insanlar ounlukla ak hedefleri olmayan kiilerdir. Hedefleri yoksa,
zaman konusunda bir sorununuz yok nk zaten bir yere gitmiyorlar. Amalar varsa, zamannda
kontrol etmeleri gerekir; bylece onlar baarabilirler. Hedeflere ulamak iin zamana ihtiyacnz
var. Zaman ynetiminde ciddi kazanmlar elde etmek iin hedeflere ihtiyacnz var. Bu simbiyotik
balant, zaman ynetimindeki baarnz iin ok kritiktir ve kendi bana tam bir ekilde
davranmay hak eder ve sonraki blmde ele alnacaktr.
Zaman Ynetiminin Gerek Amac
Bu blmn banda, iyi zaman ynetimi ile gnde iki saat kendinizi kurtarabileceiniz konusunda
sz vermitim. Ama imdi sana tekrar sorduum soruyu tekrar soracam: ki saat boyunca ne
yapacaksn? Zaman yneterek oluturabileceiniz kazanlar, onlar bir amala kullanmak iin bir
plannz olmad srece anlamszdr.
Tandm bir adam birka yl nce Pennsylvania'nn krsal kesiminde bir ev satn ald; mlkiyet
birka kiraz aalar vard ve o iyice zevk meyve ilk yaz. Ardndan k boyunca bir eyler
gelitirebilir mi, baz okumalar yapyor mu diye bakmaya ilgi duydu. ok kapsaml bir adam ve
nmzdeki yl kiraz bitkisini ikiye katlad. Fakat o kirazlarla ne yapacan dnmemiti ve
birou yere kt. (Aslnda, bu tamamen bir kayp deildi; mahalle kularnn bayram vard.)
Sayfa 28
Zaman ynetimi, soyut zamanla ilgili deildir; Zamanla baardklarmzla ilgilidir. Bu blmde,
daha iyi zaman ynetiminin hayatnz nasl gelitirebilecei baz yollarla yeni gzlerle baktk.
Size verilen zaman etkin bir ekilde kullanmay rendiinizde, ailenizle daha fazla vakit
geirebilir, stresli davranmanz nleyebilir, kiisel verimlilik seviyenizi gelitirebilir ve
hedeflerinize ulamada daha baarl olabilirsiniz.
Zamannz kontrol altna almak demek, bakas deil de sizin sorununuz olduu gereidir. yi
yerlemi alkanlklar deitirmenin zor ii demektir. Bu, insan doasnn negatif
rmorkrlerine kar topraklar tutmak demektir.
Kolay deil. Ho gelsin, yararlar ok derin olduu iin kesinlikle aba harcamaya deer.

notlar
1. Marilyn Machlowitz, kolikleri: Onlarla Yaamak, Onlarla almak (Kitabn Kitab: Addison-
Wesley, 1980), s. 17-20. Yazarn izniyle yeniden baslmtr.
2. Machlowitz, kolikler, s. 137.
3. Charles Garfield, "Neden i Haklar e Yaryor" balkl bildirisinde, 27 Eyll 1981

Newsweek'te aktard.
Sayfa 29
Planlama sizi kontrol altnda tutar
Sabahn 7: 30'u. Paul Barrington, erken neride almak iin ekstra zaman istedii iin ie erken
geldi. Hkmet ilikileri uzman Chris ile asansre bindi; meclisin konut alt komitesine sunuu
iin daha fazla malzeme toplamak iin kendisiyle bir sre grebilir mi diye sorar. Paul takvimi
zerinden zplayarak aklna 10:30 geldi. Asansrden Paul, Avustralya faksnn gece boyunca gelip
gelmediine bakmaya karar verir. Salonun yanndan geer ve bir fincan kahve imek iin masasna
geri dnerek "onu almaya" balar; Orada dn yaplan belediye bakannn basn konferansyla ilgili
bir tartmada kanlmaz. Salonun brosuna doru ilerleyen Paul, baka bir blmn bir blm
bakanna, Paul Paul'un bilgisayar uzman Paul'un yl nce kulland yerini bulmasna yardmc
olup olmadn soruyor. "Elbette," dedi Paul, "sonra beni ara." Fakat sen biliyorsun, bekle bir
saniye, onun hakknda bilmeniz gereken bir ey var ... "
Nihayet ofisine yaklatnda Paul asistan lgnca ona el sallayarak bakt. Paul'un patronu onu
bu sabah kez daha ard ve imdi Paul'un oraya gelmesi iin ok endieli. Ortaya ktnda,
konu o kadar aceleci deil, fakat Paul patronla baka bir durum hakknda konuma frsatndan
yararlanr. Hepsi, Paul'un kendi ofisine dnmesinden bir buuk saat nce geldi. Teklifi zerinde
almak iin yapt planlar, bir sre beklemek zorundayd, nk telefon grmeleri ylmt.
Aramalar geri vermeye balar, ancak bu kiilerin ou u anda deildir, bu yzden mesaj brakr.
Ve Chris'le olan 10: 30 toplantsn unutuyor ve leden sonra yeniden balamas gerekiyor.
Sayfa 30

le yemeinden sonra Paul, sabahn e-postasn almak iin cesur bir giriimde bulunur. Ancak
Howard, Harriston Grain projesi hakknda ne yapmas gerektiini soracak. Chris ieri girdiinde,
ihtiya duyduu dosyalar iin karmak masasndan bakarken sorularna cevap vermeye alyor.
Sonra o. toplanty ksa kesmek zorunda nk asistan cumhurbakannn grev kuvvetinin
toplantsna katlmak istedii konusunda gr bildirdi. Bu toplant nihayet rzgar esnasnda,
Paul bir saat sonra arlarn iade eden kiilere telefon ederek cevap verir ve sonunda vazgeer.
Yorgun bir Paul gnn nereye gittiini ve yarnki nerisini hazrlayp yaynlamayacan merak
eden saat 6: 00'da eve gidiyor.
Paul'un sorunu u ki bakalarna onun iin bir gn almasna izin vermi. Gn iin kesin bir
plan yapmadan, sonsuza kadar dikkatini eken en son eyin merhametine, en grltldr.
Bu blmde, ynetimin belli bal fonksiyonlarnn zamanna planlanmas fikrini uygulamaktayz.

Gnnzn bakalarnn kaprisinde almasna izin vermeden planlamak, zaman ynetimi bulmacasnn
tek nemli parasdr. zetle, ilem budur.
1. Uzun vadeli hedefleri ve bunlara bal hedefleri belirleyin.
2. Uzun vadeli nemi ve ksa menzilli aciliyetlerine dayanarak bu hedefler ve hedefler arasnda
ncelikler oluturun.
3. Kiisel enerji dngsn renin ve en iyi alma srelerine dayal "ideal bir gn" taslayn.
4. Bu yap tandan, nceliklerden ideal gne bir plan hazrla ve yaz.
Zamannz daha iyi ynetme giriimlerinizde yaptnz hibir ey bu yazl plandan daha deerli
olacaktr. O olmadan, bakalarnn vaktindeki taleplerinin tamamen merhametine sahipsiniz. Bununla
birlikte, nerede olduunuzu ve nerede olduunuzu daima biliyorsunuz ve ayn derecede nemlidir,
kanlmaz olarak yapaca gnler boyunca ortaya kan yeni eyler ile ne yaplacan
biliyorsunuzdur.
Sayfa 31

Hedefleri
ou insan gibi iseniz, hedefler fikri hafif rahatszlk verir. Yeni Yl kararlaryla
ilikilendirdiiniz ayn belirsiz sululuk. Yapmanz gerektiini dndnz iin onlar
hazrlayn; bir ekilde bekleniyor. Ancak tecrbe, bu kararlarn er ya da ge paralanma
eiliminde olduunu (genellikle daha erken) retti ve bu nedenle bunlar yapma abalar en iyi
ekilde yar gstendi.
Ayn eyi bir amala tamamlyoruz, elimizden gelen her eyi yaparsak. "imde baarl ol"
"ocuklarmn eitimini sala". Yar kalpli bir gol sizi nereye gitmek istediinizin ortasna
karabilir. . .fakat! phen. Sizi ilk gzergaha kadar almanz daha olas ve baka bir ynde
gidiyorsanz.
Hedef belirleme fikri neden tehditkar grnyor? Baarszlk korkusu. (Bu hedefi koyarsam kendimi
taahht ediyorum, eer baaramazsam ne olur?) Baarnn korkusu, belki. Bunun nasl yaplacana
dair belirsizlik. Bilinmeyen korkusu. Hepsinin risklilii hakknda endie. Bunlarn hepsi ok
yaygn duygular. Fakat onlar durdurmalarna izin verme. Tpk baarya mdahale etme eiliminde
olan insan doasndaki dier niteliklerle yaptnz gibi durumu kabul edin, duygularnz
tanmayn ve daha sonra haydutlarla karlan.
Yaamnzda elde etmek istediiniz nemli baarlarn hedeflerini belirlemek hem kiisel hem de
mesleki baarlarn size bir maliyeti kalmaz. Onlarn ayarlanmamas size bol mal verebilir. Sahip
olduun tek hayatn ortasnda aknsn. Baary seebilir veya srklenmeyi seebilirsiniz;
Hedeflere sahip olmak fark yaratyor.
irketin Hedefleri
Hedef planlamanzdan bazlar bir kiisel (kiisel veya mesleki) olarak nemli olan kazanmlar
ierir. Dier hedefler, kuruluun stratejik planlar ve bununla balantl olarak, sizin ve dier
ekip yeleri iin patronunuzun planlar ve ncelikleri ile belirlenir.
Mkemmel bir dnyada, rgtn uzun vadeli hedefleri tm alanlar tarafndan bilinir ve tm
patronlar

Sayfa 32
departmann nceliklerini belirlemek ve bu ncelikleri herkese aka iletmek iin bu kurumsal

hedefleri kullann. Gerek dnyada, bu her zaman gereklemez. Patronunuzun, almanzn atanmas
iin ncelikleri belirleyecek net hedefleri yoksa, harekete gemelisiniz. Randevu isteyin ve
davanz yle yapn:
"Bana iyi i kardm sylediinizi biliyorum ve kendinize olan gveni iin teekkr ediyorum,
ama gerek u ki, bir eyler hakknda huzursuz olmaya baladm. Her zaman sada altmdan emin
deilim. iler zerinde almam isteyeceiniz eyler hakknda, sanrm bu beni muhtemelen ok
fazla kestirmek zorunda kalmamn nedeni, belirli bir gnde benim iin en nemli ey olana dair
deerlendirmenizi almaktr.
"Sanrm bir yantm var ... Sanrm, nmzdeki ay boyunca benim iin en nemli hedefleri her
biri iin bir son tarih olmak zere yazmtm, bunlar onaylarsanz rahatsz etmeyeceim. Yaptm
eyleri tamamlamalsn, sanrm senin iin daha ok ey yapacam, ikimiz de sizin iin en nemli
olduunu dndnz eyleri biliriz.yi karar vermezseniz, Personel toplantsndan nce yarn
uramal ve alaym. "
Olumlu yant hemen almazsan, yanna kadar tutun. Sahip olduunuz en nemli i sigortas
poliesidir. Ferman, "tm personelin yzde 10 geri alnmas" iin geldiinde, kesilecek en son ey
belirli baarlar gsterecek kiiler olacak. Yazlmadysa, herhangi bir patronun onlar
hatrlamasn bekleme.
Hedef Belirleme Sreci
Birka yl nce, Gneydou'da birlemi i ve elence gezisinde eim ve ben iki farkl vesileyle
iki genle bir araya geldi. Yirmili yalarndakiler ayn yataydlar, ancak baka ekillerde ok
farklyd. Grmelerimiz olduka ksayd, seyahat ederken karlatnz ans karlamas
trndeydi, ancak bana hedeflerimiz hakknda hayati bir ey gsterdi.
Bir bizim garson bir akam evinde oldu; onun aksanyd
Sayfa 33

Akas Avrupal ve Almanya'dan geldiini abucak rendik. Neden Amerika'ya geldiini sordum.
"Be yl iinde kendi iime sahip olmak istiyorum ve bir MBA'nn bana baarl olmasna yardmc
olacana karar verdim."
"Yani imdi lisansst okuldesin?"
"Hayr, burada niversitede matematik ve iletme dersleri alyorum, bunu lisansst okula
balamadan nce yapmam lazm ve sadece bir dnemim var".
"Peki neden tablolar tam zamanl olarak bekliyorsun?"
"Son smrm iin para kazanmak iin."
kinci karlamamz gaz satn aldmz servis istasyonunda alan gen bir adamd. Onun konuma
tarz, eitimli bir zihni belirtti gibi grnyordu ve bu yzden meraktan kendisine sordum.
Aslnda bir yksek lisans iin ders almas yapm ancak tezini tamamlamayan bir niversite
mezunu olarak yetitirilmiti. Yaamyla ne yapmak istediini sorduumda, "Ormanda bir kabin ina
et ve doaya yakn ol" diye yant verdi. Tek bana, yalnz ortamda yayor muydu? Hayr. Daha
nce hi bir ey yapm myd? Hayr. Peki, onun iin yapacak birilerini kiralayacak finansal
kaynaklara sahip miydi? Hayr. Herhangi bir arazisine sahip mi? Hayir. Kabinini almak iin nasil
gidecegine dair bir plani varmyd? Yok hayr.
Her iki iki gencin de golleri vard, ama sizce hangi hedefe ulama ansnzdan hangisi daha doru?
Paramm garsondayd. O, hedeflerin srecin nasl almas gerektiine iyi bir rnektir: Uzun
menzilli bir hedefle balayn, geriye dnn. Buna karn gen adam, bunun aksine nasl
yaplmayacan bize gsteriyor. Gerekten de, "Ben bir rya gryorum, ama bunu geree
dntrecek hibir ey yapmyorum, her seferinde bir eyler alyorum, beni nereye gtreceini
greceim ve o zaman oradan gidin. " Onu nerede bulduunu oktan grdk ve nereye gittiini aka
belli ediyor.
Hedef belirleme dizisi, uzun menzilli bir hedef olan belirli bir hedefle balar: "Be yl iinde
kendi iime sahip olmak". Ardndan, uzun menzilden bugne kadar dikkatli bir ekilde alarak,

genellikle hedefler olarak adlandrlan daha ksa menzilli hedefler belirleyin. Baka bir deyile,
byk bir hedef belirleyin ve daha nce daha nce duymu olduunuz daha kk, daha yaplabilir
paralara bln. nemli bir hedef ezici grnebilir, uzaklktadr. Ksa menzilli bir hedef daha
olas grnyor; dolaysyla,
Sayfa 34
biz mcadele etmekten korkmuyoruz. Ve bu, daha byk hedefle baarl olmann ok daha olas
olduu anlamna geliyor. Bu srecin iki rneine gz atalm, biri kiisel hedef ve bir tanesi
profesyonel bir hedeftir.
1. Kiisel hedef planlama. Topluluk meseleleriyle ilgileniyorsunuz ve sayg duyduunuz belirli bir
sivil toplum kuruluunda bir subayn olmas istiyor olduunuza karar verdiniz. Gl ynlerinizi
gzden geirirken, gelitirme grevlisinin pozisyonunun yeteneklerinizin en iyi kullanlmas
olduunu ve yllk bir zaman diliminin mantkl olduuna karar verirsiniz. ki yl iinde para
toplama komitesinin bana gemeyi ve organizasyonu imdiye kadar elde etmi en iyi fon desteini
almay hedefliyorsunuz. Bu yln sonuna gelindiinde, mevcut fon artrma komitesinin yesi olarak
grev yapmay planlyorsunuz ve sekin bir i kardnz. Bu hafta, komitenin u anki bakann
arayacak ve yllk ak artrma iin hizmetlerinize gnll olacaksnz. Yarn ve ertesi gn,
nceki ak artrma organizatrleriyle iletiime geeceksiniz ve onlarla birlikte ziyaret edip
fikirler toplamak iin zamanlar ayarlayacaksnz. Bugn organizasyon ofisine telefon edip gerekli
isimleri ve telefon numaralarn toplayacaksnz. Belirli bir hedefle baladnz unutmayn:
yl iinde gelitirme grevlisi olun. Bu uzun menzilli hedef olmadan, dier hibir karar mantkl
olmazd.
2. Profesyonel bir hedefin planlanmas. Uzun vadeli plannn bir paras olarak, irketiniz yl
iinde yeni bir blm kuracan aklad. Yeni blm iin bilgi hizmetleri departmannn
yneticisi olmak istersiniz. irketteki dierlerinden daha sert bir rekabet olacan biliyorsun.
Mevcut blnzde bir yldan biraz daha ksa bir blm yneticisi oldunuz; departman mdr kadar
bir hareket organizasyonunuzda henz duyulmam nispeten ksa bir srede nemli bir tantm olarak
kabul edilecek, ancak allmadk. Agresif bir plana ihtiyacnz olacak.
Plannzn bir paras olarak, ynetim dzeyindeki pozisyonlar iin irketin resmi eitim
standartlarna bal hedefler oluturursunuz. Blm mdr gerekliliklerini yerine getirmek iin
gerekli eitimin iki yl iinde size vereceine karar verdiniz. Bir yl iinde asistana terfi
edileceksin
Sayfa 35
Blm yneticisi. Bunu yapmak iin, alt ay iinde yardmc departman mdr iin eitim
gereksinimlerini yerine getireceksiniz. Bu haftann sonuna kadar, personel direktrnden bu

hedeflere ulamanz konusunda size tavsiyelerde bulunacak ve yardmc olabilecek kurslar

saptayacaksnz. Bugn, atamay yapmas iin personel mdr arayacaksnz.
Hedefler Neye benziyor?
Birok kii "ama" ve "nesnel" terimlerini birbirinin yerine kullanr. Teknik olarak ayn
deildir. Ama uzun menzilli; meslek, endstri ve bireysel duruma gre deiir. Aacn bymesi
elli yl srebileceinden, kereste endstrisinde uzun menzilli planlama ou kiiden olduka
farkl olacaktr. Hedefler, daha ksa zaman aralkl ara hedeflerdir. Yukardaki iki rnek, bir
amala balam ve aamal hedeflerle allmtr.
Her ikisi iin de geerli olan bir tanm: Bir hedef ve bir hedef, nceden belirlenmi bir
sonutur. nceden belirlenmi. nce ate etmez ve sonra hedefe ne istersen onu armazsn.
rnein, amacnz veya hedefiniz, alt ay iinde blmnzn verimliliini yzde 15 arttryor
olabilir; firma iin yl sonuna kadar alt yeni hesap alarak; Gelecek yl gelirinizi yzde 30
artrmak; belirli bir tarihte genel mdrle terfi edilmesi; Bundan byle ailenizle birlikte bir
Avrupa tatilinde iki yaz alarak; yl iinde kendi evini satn alrsn.
Etkili hedeflerin tamas gereken baz zellikler vardr.
Bir hedeften talep olmal. Bu, herkesin en nemli kalitesidir. steyen bir hedef, elimizden geleni
yapmamza neden olmaktadr. Uzun zaman nce olmayan bir zaman ynetimi semineri srasnda, hi
hedef belirlemeyi ciddiye almayan bir katlmcmz, bir sat elemanmz vard. Bir nceki yln
satlar 12,3 milyon dolard ve nmzdeki yln hedefi 13 milyon dolar bulmad. O gnk
seminerdeki hedefler zerine yaplan tartmann ardndan, gelecek yln hedefini 15 milyon dolara
ykseltmeye karar verdi. Alt ay sonra, bana baarsn bildirmek iin arad: O kadar iyi
yapyordu ki hedefi 17 milyon dolara evirdi. "Ve iler bu yoldan devam ederse, 20 milyon dolar
bile vurabilirim."
Sayfa 36
"Bu durumda," dedim, "Niin hedefin 20 milyon dolar deil" dedim. Hedeflerinizi ok kolaylatrma;
kendi kendine hile yapacaksn.
Bir hedef ulalabilir olmaldr. te yandan, hedeflerinizi gereki olmayan derecede

ykseltmeyin. Sadece kendinizi sinirlendirirsiniz ve vazgeebilirsiniz. Aka ulalamayan
hedefler, moralleri yok eder ve motivasyonu keser.

Bir hedef spesifik ve llebilir olmaldr. Amacnz belirsiz ve belirli deilse, bunu ne zaman
baarm olduunuzu nasl bileceksiniz? "Daha fazlasn devretmek" llebilir bir hedef deildir;
ne kadar ve ne, zellikle, delege vereceksiniz ve kiminle ve ne zaman? "Ailemle daha fazla zaman
ayrn" yeterli bir hedeftir. unlar karlatrn: "Hafta ii drt gece ocuklar ile akam
yemei iin evde, 12: 00'den sonra cumartesi gn hibir alma yaplmamakta, her ailenin her
ailesi ile bir hafta sonu gezisi." Bunun gibi zel hedefler iin ekim yapmak iin somut bir
eyiniz var ve baarl olmanzn bir yolunu bulacaksnz.
Hedef iin son tarih olmaldr. Aksi takdirde, ciddiye alnmayacaktr. Son tarihler, hedef
belirleme ileminde son derece nemli bir ilevi yerine getirir: Bir aciliyet hissi ve ilerlemeyi
izleme yollarn sunar. Her iki unsur da hedefe ulama ihtimalini byk lde artracaktr.
Sresi olmayan bir hedef bir ryadr.
Bir hedefe ulamas gereken kiiler tarafndan kabul edilmelidir. Bir hedefe ulama sorumluluunu
stlenecek olanlar onu kurmaya katlrlarsa, hedef iin bir aknlk duyacak ve ona ulamak iin
gl bir ballk hissedeceklerdir. Sonuta, kendi hedeflerini grmek kim baarsz grmek
istiyor? Bu katlm olmadan, bu mlkiyet hissi, umduunuz en iyi ey, taahht yerine
ykmllktr.
Bir ama yazlmaldr. Deilse ok kolay unutulur. Aklnda tutmaya alrsanz, dnce her
seferinde deiebilir. Tm ciddi ama belirleyiciler sadece hedeflerini not etmekle kalmaz ayn
zamanda onlar grnr tutmakla kalmazlar, bylece periyodik olarak hatrlatlrlar.
Hedef esnek olmaldr. Hedefinizi etkileyen koullar deiirse, kontrolnz dndaki nedenlerden
dolay hedefinizi yeniden inceleyin. nat bir ekilde
Sayfa 37
artk mmkn deil. Durum, yukar veya aa doru bir dzeltme gerektirebilir. Dikkat: D ortam
olumsuz deiirse hedeflerinizi drecek kadar hzl olmayn; daha akllca alarak den
etkiyi telafi edebilirsiniz.
Zaman ve Hedefler

Belirli hedefler oluturmak etkin zaman ynetimi ilk admdr. Bu kesinlikle kritiktir ve
genellikle gz ard edilir. Greceiniz gibi gne ilikin plannz, zamannz dmannzdan
ziyade yapan muhteem ara, hedeflerinizle balar. imdilik, u nemli noktay hatrlayn:
Gnlerinizi, mmkn olduunca geni kapsaml ekilde organize etmelisin, zamannz, hedeflerinize
ulamanza yardmc olacak etkinlikler zerine harcayn.
Zaman kontrol etme abalarnzda ilerleme kaydederken, kaydettiiniz zaman iin hedefler
belirlemek isteyeceksiniz. Bence sonutan holanacaksnz.
Hedefleriniz, zamannz nasl harcadnza odaklanr. Ve, tekrarlamay gerektiriyor, ayn

zamanda muazzam bir karlkl etki var. Zamannz kullanrken daha ustalk duyduunuz gibi.
etkili bir ekilde, hedeflerinize daha fazla ilerleme kaydettiinizi fark ettiniz. Bu da,
hedeflerinizi n plana getiren, belki de manzaralarnz daha da ykseltmenizi salayacak daha
fazla tevik eder.
ncelikleri
nsanlar sklkla hedefleri veya hedefleri nceliklerle kartrr. Olduka basit, ncelikler nem
srasna gre sralanan hedeflerdir. Hedeflerinizi aln, onlar sonuna kadar kaldrn ve en
stteki her ey bir numaral nceliinizdir. Sonraki numara aa-iki ncelii, vb.
Son zamanlarda birisi protesto etti, "Ama benim sahip olduum nceliklerim, nceliklerimde
yzyorum ve nereden balayacam bilmiyorum." Cevabm: Hepsi ncelikler olabilir, ancak hepsi
bir numaral deil
Sayfa 38
ncelikler. Kk bir uygulama ile aralarnda ayrm yapmay renebilirsiniz.
ncelik kavram iki yn vardr: uzun menzilli nem ve ksa menzilli aciliyet. Uzun menzilli bir
grev, rnein bir yln sonuna kadar tekrar bakabileceiniz ve zerinde zaman harcadnzn
nemli olduunu bilmeniz gereken bir grevdir. Halkla ilikiler acenteniz byk bir mteriye ve
be tane daha kk mteriye sahipse, byk mteriye ynelik iletiim plann gelitirmeye bal
alma uzun menzilli nemi yksektir. Ksa mesafeli aciliyet, ne kadar nemli olursa olsun bir
kerede yaplmas gereken grevleri ifade eder. Yaz kamp iin kayt olmak iin bugn bugn; kampa

gidecek olmanz nemli lde uzun menzilli bir nemi olmayabilir (kznz muhtemelen
katlmyacaktr), ancak yaplacaksa bugn yaplmas gereken grev.
ncelikli Matris
Her iki nceliin dereceleri deien dereceye sahiptir. Baz eyler, uzun menzilli nem asndan
sadece orta derecede nemlidir; Bazlar acil bir "tr". Baz iler ne uzun menzilli, ne de ksa
menzilli acilen; Bazlar ikisi de. Bu iki adan farkl dereceleri lmek, saylar birletirmek
ve bylece grevleriniz iin genel bir sralama oluturmak mmkndr. Kullandm sistemde, en
nemlisi veya aciliyeti en fazla olan elere 1, Orta derecede nemi veya aciliyeti 2; ve nemi
veya aciliyeti daha dk bir 3 alr. Nasl altn grelim.
Orta byklkteki bir mimari / mhendislik firmasnn pazarlama koordinatr olduunuzu

varsayalm. Perembe leden sonra leden sonra yarn i gnnn sonunda tatil iin
ayrlyorsunuz. u andan sonra, bu be grevin tamamlanmas gerekir.
1. Banka projesinin kayraklarn sralayn.
2. Gelecek hafta yeni i sunumu iin grsel-iitsel ekipman kontrol edin.
3. Sunum teknikleri konusunda yeni mhendislerle birlikte eitim oturumu yrtmek.
Sayfa 39
4. PUD (kamu hizmetleri ile) alt istasyon teklifini gzden geirin ve son teslim tarihine gre
teslim edin.
5. Yeni logoda grafik tasarmc ile tann.

Her birini srayla analiz edin. Banka slaytlar ncelikle slayt ktphanesi iindir; muhtemelen
yaknda ihtiya duyulmayacaktr. nemi, 3; aciliyet, 3. Yeni i sunumu ok nemlidir; firmanz ilk
iki kesintiden geti ve proje byk bir i. nemi, 1; aciliyet, 1. Yeni mhendis muhtemelen bir
sonraki haftann sunumunda yer almayacak, ancak yine de odaklanlmas gerekiyor. nemi, 2;
aciliyet 3. antiye blgesi, yeni merkezdeki mimari hizmetler iin dnlmesi isteniyorsa
irketlere teklif vermeye ard; firmanzn seme ansnn az olduunu dnyorsunuz, ancak
teklifin son bavuru tarihi Cuma gn saat 4'te. nemi, 3; aciliyet, 1. Tasarmcnn logoyu size
gsterecek baz kaba taslaklar vardr; onun tepkisini ister, bylece dar ktnda ileri
gider.
imdi, ekil 1'de gsterilen gibi bir ncelikli Matris kullanan numaralar ekleyin ve ilerin
nasl biriktiini grn. Sonu olarak, orijinal yaplacaklar listenizdeki ilk e aslnda en dk
ncelie sahip. Bu yzden son olarak zerinde almay planlyorsunuz. Dikkatinizi ekmeniz
gereken yeni bir grev ortaya karsa, slayt tasnifine bile alamazsnz. Ancak bu son madde de
en dk ncelie sahip eniz olduu iin, tatilden sonra kayma olmas durumunda bu kritik
olmayacaktr.
Akas, her gn bir ncelik matrisi oluturup eleri doldurup saylar ekleyecek deilsiniz.
ou zaman bu analitik sreci daha sezgisel bir biimde, genellikle olduka hzl bir ekilde
yaparsnz. Matrisi, nceliklerin greceli olduunu ve geliigzel bir ekilde deil, sistematik
olarak ayarlanmasn gstermek iin gelitirdim. Prosedr birka kez uygularsanz, yaknda
teknie hakim olacak ve kendi planlamanzda iyi bir ekilde kullanabilecektir.
ncelikler ve Zaman
Birazdan sonra bu blmde amalarn, hedeflerin ve nceliklerinizin planlama srecinde nasl bir
araya geldiini greceksiniz;
Sayfa 40
ekil 1.
rnek ncelik matrisi.
Sayfa 41
Yazl bir gnlk planda. u anda, nceliklerin anlalmasnn ne kadar gl olabileceini size
gstermek istiyorum.

Bir teknik hizmetler danmanlk firmasndaki bir ynetici, ncelikler konusunu salam bir ekilde
salamlatrarak, gnn nemli grevlerini nem srasna koymutur:
1. Yeni rn teklifi
2. Performans deerlendirmeleri
3. Personel toplants
4. Geri yazmalar
Ardndan, bir zaman ktn kullanarak (bir sonraki blmde reneceiniz), gn boyunca o drt
ie ne kadar zaman ayrdn kaydetti.
Yeni rn teklifi
% 10
Performans deerlendirmeleri
% 20
Personel toplants

% 35
Yazma
% 35
En yksek ncelie sahip olan i az ilgi grd!
Bu, ncelikli nceliklerden biridir. Gnnz planlarken size rehberlik ediyorlar; Nerede en ciddi
enerjinizi koymanz gerektiini sylediler.
Aadaki hikaye klasiktir, ancak bu kadar nemlidir, eski ve yeni okuyucularn hem
yararlanabilecekleri ekilde yeniden dile getirilmesi hlinde.
Charles Schwab, Bethlehem Steel'in bakan olduunda, ynetim danman Ivy Lee ile olaand bir
meydan okuma ile kar karya kald. "Bana daha fazla ii yapmak iin bir yol gsterin" dedi.
"e yararsa, sana bir ey vereceim."
Lee Schwab'a bir kat verdi. "Yarn yapmanz gereken eyleri yazn." Schwab listeyi
tamamladnda Lee, "imdi bu maddeleri gerek nem derecelerine gre numaralandrn" dedi. Schwab
yapt ve Lee, "Yarn sabah ilk ey, bir numaral numara zerinde almaya balayp tamamlanncaya
kadar onunla birlikte almaya balayn, sonra say iki aln ve bitinceye kadar ya da kadar
fazlasn yapana kadar ilerlemeyin" dedi. en azndan numaraya gein, vb. Eer zamanlamayla her
eyi tamamlayamyorsanz, endielenmeyin. En azndan alm olacaksnz.
Sayfa 42
daha az nem tayan kalemlerden rahatsz edilmeden nce en nemli eylerin bakm.

"Bunu hergn yapmann srr: Yapmanz gereken eylerin greceli nemini deerlendirin, ncelikler
belirleyin, eylem plannz kaydedin ve buna sadk kaln .Bu her i gn yapn.Bu sistemi kendiniz
olduuna ikna ettikten sonra deer tayorsa, halkn denemesini salayn, dilediiniz kadar test
edin ve fikrinin deerli olduunu dndnz eyleri bana da kontrol ettirin. "
Birka hafta iinde, Schwab Lee'ye 25.000 dolarlk bir ek gnderdi. Daha sonra bunun tm i
hayatnda rendii en karl ders olduunu syledi.
Bu kitaptan baka bir ey karmazsanz, aadaki nemli ilkeyi hatrlayn: Birinci nceliinizi
belirleyin ve nce balayn!
deal Gn
inizin kesintiler, krizler ve "normal" bir gn gibi bir eye sahip olaand sorunlarla dolu
olduunu dnebilirsiniz. Yine de hepimiz az ya da ok dzenli grevlerde bulunuruz.
retmenlerin ders planlar hazrlamas gerekir. Blm yneticileri blm mdrleriyle dzenli
olarak grmelidir. Halkla ilikiler danmanlar mterileri iin iletiim kampanyalar
gelitirir. Finans memurlar SEC iin ayda bir rapor hazrlarlar. Ve bu grevlerin baz
unsurlar her gn yaplabilir: Habercilik, kampanya srasnda her gn bir basn aklamas
yazyor; finans yneticisi, rapora hazrlk amacyla her gn bir departmandan gelen rakamlar
inceliyor. Ve her gn cevaplamak iin yazma yapmak iin telefon grmeleri var.
Bunlar ne zaman yaptnza, gnn hangi saatinde kim karar verir? Yapmalsn.
imdi kiisel enerji dngs fikrinizi ekleyin. oumuzun daha enerjik, zihinsel olarak daha taze
olduumuz zamanlar ve daha da etkili olduumuz zamanlar var. rnein birok insann le
yemeinden hemen sonra bir "daldrma" enerjisi vardr veya 4: 00'da ikinci bir rzgar alr.
Kendinizi birka gnlne inceleyin. Yava bir balang msn yoksa sabahn ilk iini en iyi
iinizde yapyor musunuz? Kendi enerji dngsn izin ve planlayn
Sayfa 43
etrafndaki gnn Anahtar grevlerinizi en iyi alma saatleriniz iin programlayn ve bu

grevlerde her gn ayn saatte aln.

deal gn, gnlk plannz iin bir ablondur. Byk faaliyet kategorileri iin zaman bloklarn
belirtir. Ardndan, her gnn plan iin, bu ana kategorilerdeki zellikleri planlarsnz. Byk
bir sigorta irketinin eski bakan ve CEO'su olan Frank Sullivan bunu yapt. Gnnn byk
ksmn, onunla grmek istedii kiilerle olan randevularna ayrd.
Frank Sullivan'n deal Gn
6: 00-6: 30
Gei ve emreden
6: 30-7: 00
kitle
7: 00-8: 00
Sessiz saatler, organize et
8: 00-8: 30
dari asistanla grn
8: 30-9: 00

Postay incele
9: 00-11: 00
Planlanan randevular
11: 00-12: 00
Telefon
12: 00-2: 00
Mmkn olduunda, zaman aadaki gibi kullann:
12: 00-1: 00 VP'ler ile le yemei
1: 00-2: 00 personel randevusu, Veya
12: 00-2: 00 le yemeinden kaldk
2: 00-3: 30

Planlanan randevular
3: 30-4: 00
Dikte yazma, posta inceleme vb.
4: 00-5: 00
Telefon
Not: Cumalar planlama, acil durumlar ve yetime konusunda ak tutmaya aln.
deal gnn bu kavram son derece gl bir zaman ynetimi aracdr. Bu yaklam sizin iin yeni
bir eyse planlamanza tam olarak dahil etmek iin biraz pratik yapmanz gerekecek. lk admn,
iinizde dzenli olarak bulunan balca kategorileri listelemek olduunu ve daha sonra, onlar
yerletirecek zaman dilimlerini oluturmak olduunu unutmayn.
Sessizce Frank Sullivan'n ideal gnnde oturmak, ok deerli bir aratr: sessiz saat (7: 00-8:
00). Bu, kinci Blm'de (Zaman Konusu 3) iyice ele alnmtr, ancak imdilik nemli olan
Sayfa 44
Unutulmamas gereken nokta sessiz saatin programa dahil olmasdr; bunun olmasn garanti altna
almak iin kendi zaman bloku vardr.
Hepsini bir araya koy

Hadi gzden geirelim. Yaamnzla birlikte eyler yapmak istiyorsanz, sadece birlikte
srklenmek yerine hem kiisel hem de mesleki alanlarda uzun vadeli hedefler koymusunuzdur.
Ardndan, geriye dnk alarak, hedeflerle balantl olan daha ksa menzilli hedefler
planladnz demektir. Her bir hedef, son bavuru tarihi olan belirli bir hedeftir; Her seferinde
birer tane aln, sizi amacnza gtrrler.
Daha sonra ncelikler kavramn rendiniz ve onlara saysal arlklar atayarak ncelik
sralamasnda etkinlikler sralamaya ynelik bir teknik uyguladnz. Bu iki yap ta, zamannz
planlamak iin bir temel olarak el ele almaktadr: Hedefler ve hedefler koyun, bunlar ncelik
srasna koyun, onlara dayal bir zaman plan yapn.
Plann nc bina blou, ideal gnnz olarak adlandrdmz eydir: gnlk plan iin "ana
sayfa" nn, ana grev kategorilerine ayrlan zaman dilimleriyle birlikte. Kiisel ideal gnnz,
bakasnn enerjisinden farkl olacak, nk kendi enerji dngsn yanstyor. Bu, en youn
saatlerde ncelikli grevlerinizi yapmanz garanti eder.
Dnme sreci aadaki diziyi takip eder:
1. Uzun menzilli hedefler ve hedeflerle balayn.
2. Gnn faaliyetlerini bu hedeflerle ilikilendirin.
3. Gnlk hedeflerinize katklarndan dolay gnn grevlerine ncelikler atayn.
4. Grevleri, ncelie ve gerekli konsantrasyon derecesine gre planlayn.
5. Krize ve kesintilere yol aacak plan kullanarak yolda kaln.
Amerikan Ynetim Dernei eski bakan Larry Appley, ileri gzelce zetledi: "Btn sylendiinde

ve yapldnda, nereye gitmek istediinizi bilmek bir sorundur,
Sayfa 45
oraya en iyi yolu planlamak ve olaylar plana uyacak ekilde kontrol etmek "olduunu syledi.
En yararl bulduum sistem tm haftay grlebilir. Haftann her gn, Hedefler, Randevular ve
Yaplacaklar balkl blme ayrlr. "deal gn" ablonunu kullanarak, byk etkinlikler iin
belirlenen saatlerde randevular blmnde engel oluyorsunuz. Buna ek olarak, elbette, uygun
zamanlarda projelerde toplantlar, geri arama, randevular ve durum kontrol noktalar
kaydedersiniz. Kesin olarak, plannz, hangi formata ve hangi tr fiziksel takvim sisteminde
bulunduunuzdan gereini nasl seerseniz sein, yaptnzdan daha az nemlidir.
Eer itenlikle zamannz daha etkili kullanmak istiyorsanz, kendiniz yapabileceiniz en iyi ey
nceden planlamaktr. Yazl olarak gnlk plan en etkili tek zaman ynetim stratejisidir, ancak
on kiiden biri olamaz. Dier dokuz kii daima evlerine mrldanarak kendilerini sallayacak. "Gn
nereye gitti?"
Sayfa 46
Drt
Deiiklik Yapma: Nerede olduunuzu Balatn
'' Zamann nereye gittiini bilmiyorum. '
O zaman renecein zaman geldi. Zaman gizemli bir ekilde buharlamaz; ona sylediiniz yerde
"gidiyor" ya da dolamasna izin veriyor veya dier insanlara yanklamasna izin veriyor. Nereye
gittiini bilmiyorsan, bunu nasl kontrol edersin?
imdi bir dakikanz ayrn ve yirmi zaman atanlar listelenen kinci Blmn balangcna bakn.
ansnz, hepsini bir anda ya da baka bir zamanda deneyimlediniz. Ancak kukusuz bazlar sizin
iin bir problemin ounu dierlerine gre daha fazla temsil eder. Bu kitabn temel amac olan

etkin ynetiminizi iyiletirmek isterseniz, hangilerinin en ciddi kayglarnz olduunu belirleyin

ve zerinde almaya balayn. Tanmlanmayan bir sorun giderilemez.
Bu zaman kaygsn belirlemek iin ncelikle gnlerinizi nasl harcadnz not almanz gerekir.
Zamannz daha etkili kullanmak iin, temel ilk adm u anda ne yaptnz kefetmektir. Bunu
yapmann tek arac, bir i gnnde dikkatinizi ektiiniz her eyin ayrntl bir kayd olan bir
zaman kayddr.
Tam burada bir sr insan skmaya meyilli. "Ah," derler, "Sanrm bu ksm atlayabilirim;
herhangi bir gnde yaptklarm zaten ok iyi biliyorum." Eh, eer bana bir kere bunu syleyen
herkese bir dolar para koysaydm, uzun emekli olabilirdim
Sayfa 47
nce. Gerek u ki, hi kimse, zaman kt olmadan zamanlarnn nereye gittiine dair gereki
bir fikri yok. nsanlar her zaman arrlar.
Aklmzn bize oyun oynamak iin bir yolu var. Toplamda ne kadar zaman yiyip kaldn fark
etmeyen kk kesintileri unutmak eilimindeyiz. Sosyallemek iin harcanan zaman bir ekilde gz
ard ediyoruz: "Bu nemli deil." Toplam zamanmzn ne kadarnn, bir dosyaya bakmak ve onu
bulamamak gibi sfr sonu reten etkinliklere gittiini ya da her biri grnte nemsiz grnen
masada olmayan birisini ardnn farknda deiliz. Ancak hepsini eklediimizde, gz
kamatrc bir netlikle, her gn ne kadar zaman kaybettiimizi grrz. Bir zaman gnl,
vaktinizle yaptnz eyin gerei ile kar karya kalr.
Zaman kaytlaryla ilgili bir dier yaygn ikayet, bunlar yapmak iin ok fazla zaman alddr.
Bir zaman tutmak iin ok megul olduunuzu dnyorsanz, ipso facto, bir tane tutmanz gereken
ok tip bir kiisiniz. Birinci Blm'deki hikayemizi aa kesici hakknda hatrlayn ki, onun
kesmesini kesmek ve keskinletirmek iin zaman olduunu dnmedim mi? Dndnzn aksine,
uzun srmyor. Zaman ktnz elinize yakn tutarsanz ve olaylar yaparken yazarsanz,
neredeyse hi vakit kaybetmezsiniz, nk kaytlarnzn byk ksm etkinlik gerekleirken
yaplr. Ayrca eyleri unutmayacanz da garanti edeceksiniz.
Zaman kaytlaryla ilgili nc ska yaplan bir aklama, ilklerini tamamladktan sonra
insanlardan gelen bu korkun protesto: "Kt grnyor biliyorum, ancak bunu aklayabilirim.
Bugn normal bir gn deildi, genellikle ok yanl gidemem. !" nsanlar zaman ynetimi konusunda
reten btn yllarmda henz "normal" bir gn grmem gerekiyor. Bir sat grevlisi, zamannn
sadece yzde 19'unu birinci ncelii ile geirdiini kefetmek iin akna dnd ve "Normal bir
gn beklersem lrm" dedi.

Ayrntl bir zaman envanteri gereklidir, nk alkanlklarmz deitirmenin ac verici

grevi, bakalarnn deneyimi hakknda renmemizden daha fazla inan gerektirir. Kendimizin boa
harcadmz zamann byk blmlerinin inanlmaz yetlerini grerek gelen tevike ihtiyacmz
var. htiyacmz olan bilgiyi elde etmek iin baka hibir yol yok.
Sayfa 48
Bir Zaman Gnln Nasl Tutunur
En az gn boyunca, tm faaliyetlerinizi titizlikle ayrntl ekilde muhasebeletirin.

zellikle iiniz dngsel ve haftann belirli gnlerinde belli eyler ortaya karsa, bir hafta
daha iyi olacaktr. Bunlar belirli admlardr:
1.Bu gnn tarihini not edin; gn iin ila alt temel hedefi, gerekletirmeniz gereken
grevleri listeleyin. (Gerekirse, hedefler ve nceliklerin tartlmas iin Blm 'e geri
dnn.) Her biri iin bir son tarih belirleyin.
2.Gn ilerledike her etkinlii kaydedin. Dikkatinizin her eyden bir bakasna getiinde ne
kadar nemsiz olursa olsun ynlendirme etkinliini not edin. Bu, kaynaklarn nedenlerini ve
sebeplerini not ederek tm kesintileri kaydedeceiniz anlamna gelir. Mmkn olduunca ok ayrnt
ver
3.Her e iin ne kadar zaman harcadysanz bir not aln.
4. Her bir madde iin ncelik belirleyin. Mesele u ki, gnn sonunda geriye bakp, yksek
ncelikli ilerde ne kadar zaman harcandn greceksiniz. Bu arlklandrma kullann:
1 = nemli ve acil (zorunluluk)
2 = nemli (gerekir)

3 = Dzenli (yapabilir veya delege edebilir)
4 = Boand (neden bunu yaptm?)
5. "Yorumlar" stununda, ileri daha iyi nasl yapabileceinize ilikin fikirlerinizi kaydedin.
Baz insanlar geri dnp gnn sonunda bunu yapmay sever, zaman geii onlar onlara biraz daha
iyi bir perspektif kazandrr. Ben giderken yaptnz yorumlar yazmanz neririm; bu
ayrntlar unutma olasln en aza indirir.
Kat m Bilgisayar m?
Geleneksel olarak zaman kaytlar, ekil 2'de Elizabeth tarafndan kullanlan gibi bir elle
tutulmutur. Bunu el altnda tutmanz neririz, bylece siz bunlar yaparken etkinliklere
girebilirsiniz.
Sayfa 49
ekil 2.
Elizabeth'in zaman kayd.
Sayfa 50
Telefonu cevapladnzda, telefon grmesini yazn; Bir davetliyle grtnzde rahatsz edici
bir ekilde yere ulan ve gnlk sayfasnda not edin; Harf imzalamaya baladnzda nce nce
gnlnde oturum an.
Ksaltmalar ve ksayollar kullann. nsanlar ve projeleri ba harfleriyle belirtin. Kesintileri

byk bir X ile belirtin. Bakasnn ba harflerinden oluan bir soru iareti "bir sorum var"
eklindeki ksaltmanz olabilir. Telefon grmeleri iin, gelen arlar iin C'ye ve onu

yaptnz arlardan uzaktaki bir ok iaretine sahip bir okla birlikte bir C simgesi kullann.
C = gelen ar
C = giden ar
Ayrca, gnlnz bilgisayarnzda da saklayabilirsiniz. En sevdiiniz e-tablo yazlmn

kullann veya ekil 2'deki rnek gnln biimini izleyin ve buna gre stunlarnz ayarlayn.
Programnz, giri yaptnzda ve yatrm yaplan toplam sreyi korumak iin otomatik olarak
saati ekleyebilir. Makrolar oluturun veya sk kullanlan isimler ve szckler iin st blmler
oluturun. Gnn sonunda hzl bir ekilde etkinlik trlerini ve kategorilerini sralayabilir ve
her biri iin harcanan dakikann anlk toplamn elde edebilirsiniz. Ardndan haftann sonunda
etkinlik ve sonu kalplarn gsterecek verileri edinebilirsiniz.
Saat Gnlnz in Uyarlar
Daha nce hi zaman kayd yapmadysanz, her gne balamadan nce bu noktalar iyice izin:
1. Dikkatinizi deitirdiiniz her seferinde yeni eyi kaydedin. Yaptnz ii sabit aralklarla
not etmeyi, on be dakikada bir ortak hatay yapmayn; Bu ekilde ok zledin.
2.Ben ok zeldir. ok genel bir dil kullanrsanz gnln deeri ciddi derecede azaltlr.
Yalnzca "telefon grmeleri" gibi on dakikalk bir blok yazarsanz, gnn sonunda gerekli olan
ve hangi zaman kayb kesintileri olduunu syleyemezsiniz. Belli bal ikili olup olmadn
yarglayamazsnz.
Sayfa 51
gerekli arlar iin harcanan zaman garanti edildi veya ksmen boa kt.

3.Her eyi kaydedin. Vaktinde kk gzkt iin, hayal krkl, sosyalleme ve ksa
kesintileri atlamayn. Bu "kk" faaliyetlerde toplam zamannzn ne kadarnn halanm olduunu
belirlemeye alyorsunuz.
4. Gittiiniz saati yapn.
5. Gn boyu yapn; gnn sonunda yetimeye almayn. Bu muhtemelen herkesin en ciddi hatasdr.
Hatrlamayacaksn, hi kimsenin hafzasnn o kadar iyi olmayacan dnyorsun. O zaman, ayn
anda hepsini yaparsanz, kendinizi iyi grnme istei neredeyse dayanlmaz olacaktr. Gn boyunca
kayt yapyorsanz, bu eilim bir sorun olma olasl dktr.
6.Bu deneyimden en iyi ekilde yararlanmak istiyorsanz tamamen drst olmalsnz. Sonuta,
kimsenin zaman gnln deil sizini grebilmesi gerekiyor. Bu yzden kendini kandrma.
cretsiz Yan Yarar
Bir zaman ktnn en byk yarar, zaman kullanmyla ilgili gerek sorunlarnz tanmlamanza
yardmc olmasdr. Anlaml bir ekilde dzeltici harekete geebilmeniz iin sizi geree dnk
zorlar.
Fakat mthi yan yararlar var ve bu cretsizdir; sizin tarafnzdan herhangi bir aba
harcamamaktadr. leri yazma disiplini, otomatik bir kendini dzeltme yaratr. Yaz yazmak bize
yaptmz eyin farknda olmamza neden oluyor, hatalarmz gerekleirken yakalamakta ve
yerinde dzeltmek eilimindedir. Dahas, bu kendini dzeltme neredeyse otomatiktir; neredeyse hi
bilinli aba gerektirmez.
Zaman Gnlnz nceleme
Bir sonraki adm, gnlne iyi bakmak ve sana ne sylemesi gerektiini kefetmektir. Kendine
kar drst ol; Eer sen
Sayfa 52

deilse, gnlk kaydetme abalar boa gider. Kendinize u sorular sorun:
1. Sayda bir gol atmaya ne zaman baladnz?
a. Daha erken balam msnz?
b. Tamamlanmanzdan rahatsz etmenize neden olan herhangi bir ey var myd?
c. Dikkat datmadan kanr msnz?
d. Dikkat daldktan sonra derhal iyileip bir an nce grevine geri dndn m?
2. En uzun sren kesintisiz zamannz neydi? (le yemei veya toplantlar saymayn.)
3. En verimli dneminiz neydi? En az retken mi?
4. Gn iin temel hedeflerinize ne lde ulatnz?
Hedef
Baarya Oran

a.
b.
c.
d.
e.
5. Gnn nceliklerine dayanarak yazl bir plan takip ettiniz mi?
6. Doru ii doru zamanda m yapyordunuz?
7. Yapmadnz eyleri ne yaptnz? Bu grev devredilebilir mi?
8. Ne yaptnz daha etkili yapmak iin yapabilirdiniz? Daha basit mi? Daha az ayrntda m?
9. Kesintilere ilikin olarak:
a. eler iin kesintiler kesilen grevden daha nemli miydi?
b. En kts sulular bulmak iin her kategorideki kesintileri sayn: Telefon? Ziyareti?

Krizler? z? bavurduunuzda
Sayfa 53
tant? Takm yesi? Mteriler? Toplantlar ok uzun. Gereksiz toplantlar.
c. Bakalarn gereksiz yere kesintiye uratyor musun?
10. Bakalaryla iletiim / iletiiminizle ilgili olarak:
a. Buna deecek kadar nemli midirler?
b ok mu uzun srebilirler?
c. Her seferinde doru kiiyle mi urayorsunuz?
d. Daha nceki tartmalar ve takip elerinin notlar olmadndan kiileriniz verimsiz miydi?
11. Evrak ii iin ne kadar zaman harcand? Bu daha rgtl hale getirilerek kstlanabilir mi?
Zavall dosyalama sistemi size bilgi ararken zamana m maloluyor?
12. Projelerdeki ilerlemeleri izlemek iin etkili bir sisteminiz var m?
13. Zaman bekliyor muydu yoksa retken olarak harcanm seyahat miydi? Nasl olabilirdi?

14. Acele ya da sabrszlk nedeniyle iler yeniden yaplmal m?
15. Zamannz, nceliklerinizle orantl myd?
Bu sorular gz nne alndnda, Elizabeth'in hatalarn tespit etmek uzun srmyor:
lk bir buuk saatte, sadece bir tane en ncelikli madde ele alnd. Bu zaman ynetiminin
aksiyomunu ihlal eder: nce bir numara aln!
Birinci i, gnn ilk yirmi dakikasnda gerekli bilgi doru zamanda talep edildiinde tamamlanm
olabilir.
Szleme iindeki aksamalar gecikmeler anlamna geliyordu ve yine de zm yoktu.
Aday Sat Mdr Davas
imdi daha sert bir durumu analiz edelim. Byk bir tketici rnleri irketinin gda grubu iin
bir sat mdr olan Bill R., ekil 3'te grdnz zaman kaydn tuttu. lk olarak, Bill'in
kendisinin zaman kullanmna ilikin sylediklerini greceiz, sonra onun analizini inceleyeceiz.
Neyse ki onun iin vefatla Bill olduka samimi bir adamdr.
Sayfa 54
ekil 3 Bir sonraki sayfada Devam

Sayfa 55
ekil 3 nceki sayfadan devam
ekil 3.
Bill'in zaman kayd.
Sayfa 56
Gnlk hedeflerini belirleme ve bunlara uyma hakknda ne diyor grelim:
"Birinci golnzn balangcn ne zaman baladnz?"
04:30.
"Daha erken balam msnz?"
Evet.
"Sizi tamamlamaya dikkat etmenize mani olmad m?"
Evet, TM tarafndan kesildi, ama ge balang gerek nedeni.
"Dikkat datmadan hemen sonra iyiletin mi?"

ok ge deil. (Muhtemelen balamak iin gnn ok ge olduu anlamna gelir.)
Bu yzden Bill'in yumruklarn ekme eiliminde olmadn rendik. Kendine kar drst ve bu
mkemmel bir balang. imdi verimlilik dnemleri ile ilgili sorular:
"Yalnz kesintisiz alma srenizin en uzun sre neydi?"
Otuz dakika.
"En verimli dneminiz neydi?"
Erken sabah ve leden sonra.
Bill'in cevaplar tipiktir; Birok kii bunlarn en verimli zamanlar olduunu syleyebilir. Ancak
Bill kendini kandryor. Yapt ilk ey kahveyi alp The Wall Street Journal' okumakt. Ne
ncelikli bir grevdir; Bill yapt deerlendirmede sabahn en taze ve en uyank olduu ynnde
olabilir, ancak o dnem kesinlikle verimli bir ekilde kullanmad. leden sonra, nihayet bir
numaral iine geldiinde, greve balamak iin zihinsel olarak hazr olduunu dnebilir, ancak
retken olmad iin kendisinin de gereksiz bir kesintiye izin vermesine izin verdi.
"En verimli dneminiz neydi?"
9:30 - 10:30 ve 2:45 - 3:30 aras.
Not Bill, toplantlarda harcanan zaman hakknda bir ey sylemiyor ancak gnlne bakmak,
bunlarn retken faaliyetler olmadn gsteriyor. Personel toplants grne gre yarm saat
boa kt; patronla yaplan krk be dakikalk toplant baka bir ekilde ele alnm olabilir;
ve datc toplants, bir saat daha,

Sayfa 57
ekibinden birisi tarafndan ilenmi olabilir. Yani, toplantlarda, iki saatten daha fazla,
mantksz harcanm, neredeyse tamamen boa harcand. Buna Bill etiketlerinin "en az verimli"
olduunu bir ve eyrek saat eklerseniz, alma saatinin drt saatinin ok az harcandn
grrsnz.
"Ana hedeflerinize ne lde ulatnz?"
Bill sonusuz sonular hakknda drst, ancak sebepleri rasyonalize eder. Analizin bu blmn
biraz ayrntl bir ekilde inceleyelim, nk bize ok ey retiyor:
Hedef
Yzde
Tamamlanan
Bill'in Sebebi
tamamlanmam iin
1.
% 20
"Ge balang, kesintiye urad, ok az zaman"

2.
100
"Bunu yapmak zorundaydm (patron)"
3.
"Patron tamamland gecikti"
4.
100
"Rutin"
5.

"Yalnzca bile kalabilir; yapacak ok ey"
6.
"Dier eyler daha nemli"
Anlalan, Bill'in sebeplerinin aklamas biraz savunmac. Ancak, zaman ynetimi konusunda ciddi
biri varsa, mazeretleri iin onun "nedenlerini" grmesi gerekir. Bill, "Birinci hedefine mdahale
etmesine izin verdii iin," Ge balang "ve" kesintiler "sadece rasyonallatrmadan baka bir
ey deil. "ok az zaman" mazereti anlamszdr; Herkes gibi Bill de var her zaman vardr.
Patron, gnn ikinci goln tamamlamak iin motivasyon ve nc tamamlamama bahanesini salad.
Sonra personel toplantsna geliyoruz. Yzde 100 tamamland, ama bu ne anlama geliyor, gerekten?
Bill, toplantda elde edilecek sonulara konsantre olmak yerine bir faaliyet olarak "bir personel
toplants dzenle" olarak bu hedefi ifade etmitir. zellikle Bill saatlik yary boa
harcadn dnr gibi, daha iyi bir hedef bir personel toplantsndan kanmak olabilir. Bir
personel toplants rutin bir edir; gnlk hedeflerin ciddi bir listesinde yeri yoktur.
Benzer ekilde, Bill'in "yakalamak" hedefine inanmak zordur
Sayfa 58
postayla "postalanmas uzun menzilli bir hedefi ileriye gtrr.Ayrca, Bill bu rutin grevi
etkisiz bir ekilde ele almt: 10:05 itibariyle, otuz dakika iinde asistan iin bir i olan
postalar ayrm gibi grnyordu.Fakat onu yakalamak iin oturduunda "Yapacak ok ey" olduu
iin, yalnzca bile kalmay baarabilir. "
Kahverengi madde "dier eyler daha nemli" olduu iin zlmedi. Peki bu dier eyler nelerdi?
Zaman gnlnde nerede grnrler? Aslnda onlar daha nemli olsayd, gerek nemi srasndaki
gnlk hedefler listesinde grnrlerdi.

imdi kesintiler sorununa geldik. Bu alanda Bill, iyerindeki gerek psikolojik glerden hznle
habersizdir. O iyi bir irkette, yani dnyann geri kalannn oudur.
"inizde genellikle ne tr kesintiler oluur ve bunlar nasl kontrol edersiniz?"
Bill'in cevaplar ok aa vuruluyor:
1. Beklenmeyen krizler
Gerek bir zm yok; iin tehlikesi.
2. Planlanmam toplantlar
Patron onlara seslendiinde sen gideceksin.
3. Telefon kesintileri
Sekreter ekran var.
4. Alan ziyaretiler
Ak kap politikamz var.

En byk drt endieden nde Bill, yapabilecei hibir ey olmadn belirtti. Yanlyor.
kinci Blmde greceiniz gibi, bu yaygn problemlerin her birini nlemek veya snrlamak iin
salam, uygulanabilir yollar vardr. Fakat Bill'in bunu bilmesini beklemiyoruz; imdilik, zaman
gnlnn grevini yerine getirmesinden memnunuz: sorunlar belirtti.
"Sizi en ok kim kesiyordu?"
Patron ve itiraki ve ekip. Ama hepsi gerekli!
Bill, kesinti gerek kaynana iaret eden kantlarn nnde onun nnde duruyor; o sadece onu
gremiyor. Yaklak 8: 10'da Journal' okurken, daha sonra len yemeinde okuyabileceini
belirtti. Bu bir kendi kendine kesintidir. 8: 50'de iki telefon grmesi kesildi ancak santral
operatrnn mesajlar alabileceini belirtti. Saat 9.30'da kirletiliyor.
Sayfa 59
dikte edilmeksizin hazrlanmad iin asistann ele almas gereken meseleleri dikte eder, ki bu
da kendini kesintinin baka bir ekli. Sonra o rutin konuyu sekreterine devretmek yerine postay
ayrd. Sonra patronu kiisel bir meseleyi kesintiye urad ve Bill, megul olma konusunda samimi
olmas gerektiini itiraf etti. Ve gn boyu devam eder. Kendi kendine kesinti genellikle herkesin
en byk harcamay zayflatan sulusudur.
"Kesintilerin sebepleri neydi?"
Acil durumlar ve gerekli dier iletiimler.
Bill'in gnlnde tek bir acil durum ve birka "gerekli" iletiim grmyorum. Aslnda, Bill'in
"gerekli" kesintileri dnd eyleri incelemek suretiyle, gnlnde not alnamayan daha pek
ok dierinin olduunu tahmin ederim. Birok alma, ortalama yneticinin tipik bir gn boyunca
sekiz dakikada bir kesintiye uradn gstermektedir.

"Kesintileri nasl ortadan kaldrabilirsin?"
Onlar benim iim, neden onlar ortadan kaldracam?
Bu eski dostumuz insan doas i yerinde bir rnektir. Kesintilerin meru olduunu, ne yaptmz
bir kenara koymamz garanti edecek kadar nemli olduklarn dnmek istiyoruz. Yoksa neden bunun
bize olmasna izin vereceiz? Bu soruyu yantlarken, Bill ak bir ekilde ciddi kesintileri
dnyor ve bu gerekten de iinin bir paras olacak. Onun hatas, ok yaygn olan, o
gereklii tanmakta baarsz olmasdr: o gnk kesintilerinin ounun nemsiz, hatta nemsiz
olduu sylenebilir.
Sonraki adm
Her biri kendi yoluna bakacak olursak, Bill ve Elizabeth bir zaman tutma ve ortaya kard
kalplar analiz etme srecini kantlamlardr. Bu onlarn zaman sorunlarn nasl zeceini
planlamann ilk adm ve sizin de yle. Birka gnlne bir zaman tutun, en az kez tutun ve
mevcut zaman ynetimi alkanlnz hakknda sylediklerini analiz edin. Sonra kinci Blm'e
dnmeye hazr olacaksnz ve "yeniden modelleme" srecine balayacaksnz.
Sayfa 61
BLM K
YRM BYK ZAMAN ALIMALARI VE NASIL HAZIRLANMASI GEREKR?
1. Kriz Ynetimi
2. Telefon Kesintileri
3. Yetersiz Planlama

4. Denemek ok Fazla
5. Braklan Ziyaretiler
6. Etkisiz Delegasyon
7. Kiisel Bozukluk
9. Syleyememeye Hayr
10. Erteleme
11. Toplantlar
12. Evrak i
13. Grevleri Bitmemi brakmak
14. Yetersiz Personel

15. Sosyallemek
16. Kark Sorumluluk veya Yetki
17. Zayf Haberleme
18. Yetersiz Kontroller ve lerleme Raporlar
19. Eksik Bilg
20. Seyahat
Sayfa 63
Kriz Ynetimi
"Bir ey ters gidebilirse, yapacak." Murphy'nin nl kanunlar, artk duvar plakalarnda, kahve
kupalarnda ve tampon etikette grnd kadar iyi bilinmektedir. Bunu akllca bir szten, belki
bir akadan baka bir ey olarak grme eilimi vardr. Ancak alaklk, fikri daha az doru yapar.
eylerin yanl gitmenin bir yolu var. . ve bunu nlemek iin tedbirler almadka genellikle
yaparz.
Kriz ynetimi, kurumsal Amerika'y boazndan geirmitir. Deneyimli yneticiler, olas her trl
krizi grdklerini dndkleri zaman yeni bir bankann ortaya ktklarn sylediler. Kriz
herhangi bir gelenin etrafndan gelebilir, herhangi bir kiiyi rgtteki herhangi bir seviyeye
dahil edebilir ve hemen hemen her ekli alabilir, ancak sonular artc derecede benzerdir.

Bir kriz gn iin nceliklerinizden sizi ynlendirir. nemli bir son tarih sana yneldir, ancak
krizi zmekle skm durumdasn. Bakasndan ihtiya duyduunuz bilgi ge kalm yetersizsiniz.
Patronun basky dier grevlere ekleyerek ekillendiriyor. in ortasnda baka birey yanl
gidiyor. Gergi tutamaklar; tempers flare. Sulama darya yneltilir ve hasar emberi daha geni
ve daha geni olur. Her zaman endieler arasnda, hibir eyin, kriz ynetimi yerine moral
zerinde daha ykc bir etkisi yoktur. Onun multi-
Sayfa 64
arkadamn bedeli, eer onu lebilirsek, tahmin edebileceimiz her eyi aar.
Gerekten Kriz mi?
Ka kere birisinin dediini duydunuz ya da kendinize "btn gn yangn kardm iin nemli bir
ey elde etmedim" dedi. tfaiye krizlerle mcadele deildir. Bir itfaiyeci nasl tahmin
edileceini bilmeyen, byk resmi aklda tutamaz, ancak an yaar. tfaiyeciler srekli olarak
etraflarnda patlama problemleri yaar ve onlar deli gibi yararak onlar susturmaya
alyorlar. Onlarn gnleri, asla olmamas gereken kk acil durumlarn fkeli bir
karmakaadr.
te yandan gerek bir kriz, olaylarn normal seyrinden beklenmeyen bir kesinti olarak
tanmlanabilir; bu da, acil mdahale gerektiren nemli bir konudur. Acil mdahale gerektiren byk
nem. rnein:
Haberci servisi, ardk 3. aylk animasyon almalar iin orijinal resmi ieren paketi
kaybetti.
Bir yangn tm muhasebe kaytlarn yok eder.
Yllk faturalardan yarsn reten ajansn ana mterisi, baka bir ajansa getiini aklad.
Anahtar bir kii byk bir projenin ortasnda istifa eder.

Winston Churchill bize orantl bir ders verdi. Bu bilge adam, daha sonraki yllarnda her gn bir
kestirerek, yalnzca bir kriz durumunda uyanlmasn istedi. "Ve," dedi, "Britanya Adalar'nn
silahl istilas olarak bir krizi daha da tanmlyorum."
Planlama Krizi nlyor
Kriz ynetimi, ortaya ktktan sonra bir krizle uramak demektir. Ancak bir krizin stesinden
gelmenin en iyi yolu,
Sayfa 65
Birincilik. Ve bunu yapmann en iyi yolu, neler olabileceini ngrmek ve bunu nlemek iin
planlar yapmaktr, mmknse etkisini azaltmak iin. Ksacas, bu sayya bir zm - bir kez daha
ykktr.
Ancak, siz nasl ters gidebileceini nasl bilebilirim dersiniz? Buralarda ne olacan tahmin
etmek imkansz. Neler olacan bilseydim, bunun iin plan yaparm. Fakat krizi ngrlemeyen bir
ey, onu bir kriz yapan ey.
Buna cevabm, polise ait acil durum numaranzn telefonunuzun yannda evde mi yoksa kamp
aralarnda bir ilk yardm setine mi gnderildiini sormaktr. Tabii ki. Onlara ne zaman
ihtiyacnz olduunu bilmiyorsunuz, ancak bir noktada greceiniz iyi bir ans olduunu
biliyorsunuz ve bu nedenle saduyu nlemlerini almsnzdr.
Bir alma ortamnda ilem aslnda ayndr. Bir krizin ne zaman olacan tahmin edemezsiniz,
ancak dikkatli bir planlamayla, olutuunda en azndan hafifletebilirsiniz. Hatta bunu
nleyebilecek olabilirsiniz. Her zaman kendinize soran bir alkanla girin, "Burada ne ters
gidebilir?" Sonra, "Baka ne olur? Ve baka kim?" Teebbs ne kadar kritik ise, sorunlu noktalar
ngrmeye almak o kadar nemlidir.
Acil Durum Planlamas

Sorunlar tahmin etme ve bunlar nleme veya sonularn en aza indirme teknii acil durum
planlamas olarak adlandrlr. Bu, sizin en gl kriz kontrol aracnzdr.
En basit biiminde, acil durum planlamas, bu admdan oluur:
1. Olas sorunlar tanmlayn. Gemiteki projelerden, dier insanlarn deneyimlerinden,

saduyudan rendiklerinizi kullann. Projede yer alan tm admlar dnn ve her biri iin
kendinize "Neyin ters gidebilir?" Diye sormaya devam edin.
2. Hem ciddiyet derecesi hem de oluma olasl gz nne alndnda, onlar ncelik srasna
koyun.
Sayfa 66
3. Onlar nlemek veya sonularn snrlamak iin admlar atn.
lem, ekil 4'te gsterilen rnek olaslk matrisi ile gsterilmektedir. Olas sorunlar
listeledikten sonra, her birinin ne derece olduunu ve gereklemesi halinde ne kadar ciddi
olacan dnn. En ciddi veya byk ihtimalle 1 ile puanlk bir lek kullann. Daha sonra,
arlklandrlm bir ncelii elde etmek iin her soruna atanan puanlar ekleyin. En dk
saydaki kii sizin iin en ciddi endienizdir.
imdi, her krizi nleyecek veya ortadan kaldracak admlar dnn. Buradaki rnekte, en byk
sorun, nemli bir kiinin muhtemel bir ekilde kaybolmasdr ve bu yzden nce burada dikkatinizi
ektiiniz yerdir. Proje yneticinizin huzursuzluk belirtileri gsterdiini fark ettiniz ve istifa
edebilecei muhtemel grnyor. Spervizr olarak, sorunu belirlemek ve zmeye almak iin
onunla konuurdunuz. Bu ekilde krizin olumasn nleyebilirsiniz. Ayn zamanda, teki ekip
yelerine kritik becerileri eiterek slerini de kapsayacak, bylece bu anahtar kii terk ederse
bakalar adm atabilir ve baz proje sorumluluklarn stlenebilir.
Sonra, birincil sorunun nleyici admlarn belirledikten sonra, ikincisi iin ayn ilemi yapn
ve bylece listenizin altna da devam edin.

Gemiten Dersler
Acil durum planlamas iin nemli bir bilgi kayna, gemi gemiinizdir. Gemiteki benzer
durumlarda, ne oldu? Aniden nerede sorun ortaya kt? Her kriz deneyiminde daima ders
aramalsnz. Her ey bittiinde, ekibinize postmortem yaptrmaya karar verin; neyin yanl
gittiini kaydedin ve ileride bunu nlemek iin neler yaplabileceini analiz edin.
Bu, krizlerden gelebilecek olumlu bir fayda ve ok az sayda yneticinin abas var. Belki de
sorunu zme talepleri tm enerjisini almtr ve bittiinde zihinsel olarak ker. Bu, stesinden
gelmek iin aba gstermeniz gereken insan doasnn bir yndr. Deerli bilgilerin kaymasna
izin verme.
Sayfa 67
ekil 4.
rnek olaslk matrisi.
Sayfa 68
Kendine bir Yastk Ver
Bir krizi nlemenin emin bir yolu, byk bir eye ykselmeden kk bir problemi yakalamak iin
zaman tanyabilmektir. Her eyin sandnzdan daha uzun srdn kabul edin (Murphy'nin
yasalarndan bir dieri), bu nedenle bir yastk oluturun. Bir son bavuru tarihi belirleyin ve en
az yzde 20 ileriye tayn. Yaplan projeler dzenli ilerleme raporlarn ierecek ve bylece
herhangi bir eyin kaybolmas durumunda deiiklikleri yapacan bileceksiniz. (Zaman Konusu
18'de bununla ilgili daha fazla bilgi) Ayrca ertelemeye kar savunmasz olduunuzu biliyorsanz
(Time Topic 10 balkl konuya bakn), krizin geliimi ile olan olumsuzluun farkndasnz ve
ekstra ihtiyatl olun.
Ar tepki Hero Sendromu

Olmayacak krizleri zmek iin harcanan zaman zaman kaybdr. Gerekletirilmemesi gereken ve
gerekten kriz oranna sahip olmayan sorunlar zmek iin harcanan zaman daha aptalca harclyor.
Birok ynetici, zellikle krize ak rgtlerde, sorunlar kendilerine getirildiinde ar tepki

verme eilimindedir. Ksmen kahraman sendromundan ac ekiyorlar: ilerin bir kriz seviyesine
gelmesine izin verilmesi ya da ynetilebilir bir sorun olarak baladklarndan bir kriz kmasna
izin vererek, bir kahramann ne olduklarn gsterebiliyorlar. Bir kez daha insan doas resmin
iine giriyor. ok anlalr, ama ayn zamanda ok zararl.
Kendinize u soruyu sorun: "Burada gerekten yer almal mym, hibir ey yapmazsam ne olur?"
Panik bulacdr. Hibir ey yapmak, durumu "kriz halinde" ynetmekten daha iyidir. Sorun gz
ard edilebilirse, yok sayn. Yoksayamazsanz, ekibinizden birine vazgein. Hi kimsenin ileri
halledememesi durumunda siz kendiniz girmelisiniz.
Ksacas, ar tepki vermeyin ve ekibinizin bunu yapmasna izin vermeyin. Birisi ieri girer ve
"Burada ok byk bir problemimiz var" konusunda can skc olurken, aciliyet duygusunun size
bulamasna izin vermeyin. Sonu ortaya karsa durum gerekten de kriz deil, byle bir ey
sylyor:
Sayfa 69
"Bir saniye, Harry farkl sesler karmaya balyor lk bata gerek bir kriz yaadmz
sanyordum, ama imdi bu senin sokan tam stndeki trdeki bir soruna benziyor aslnda asl
mesele birincisi sahip olduumuza sevindim ya da senin gibi iyi insanlara ihtiyacmz olmaz Neden
bunu geri alp biraz geip gitmeni dsnyorsun, sonra dnp bana iki ya da alternatif ve bana
tavsiyemi bildirin, tamam m? "
Messenger' Vurma
Bir krizin oluumuna katkda bulunan ok ilgin bir kaynak, ekip yelerinin iler ters gittiinde
patrona sylememesidir. Patronun tepkisinden korktuklar iin kt haber vermeyi geciktirirlerse,
durumun dzeltilmesi iin uygulanabilecek zaman kullanrlar.
Buradaki zm, hatalarn kabul edildii bir ortam yaratmaktr. Halknza, hatalar renme
srecinin bir paras olarak grdnz bildirin. Kt habercilerin hzl bir ekilde
raporlanmasnn, bir aamada kolayca onarldnda bir sorunu yakalamanz salayacak tehditkar

bir ekilde vurgulayn.
Kt haberleri sunmanz gereken kii sizseniz ve tepki ne olacandan endie ediyorsanz sununuzu
u satrlarda yapn:
"Senin yerinde olsayd u an iyi bir rapor bekliyordum.Ne yazk ki imdilik mmkn deil, hepimiz
inanyoruz ve durumun ok yaknda gelieceine dair iyi nedenlerimiz var. Fakat dndm. hayal
krkl yaayan haberleri imdi bildirmemek hata olur, nk baz fikirleriniz olabilir.Bylece
yaknda kacandan emin olduumuz iyi haberleri beklemek isterseniz, geri dneceim Sonradan iyi
haberlerim olmasn istersen, ben hazrm, hangisi olacak? "
Kendini kontrol et
Krizlerle mi ynetiyorsun yoksa onlar m engelliyorsun? Kendinizi aadaki sralamaya gre

sralayn; o zaman imdi ay sonra tekrar yap.
Sayfa 70
Neredeyse hi
= 0
Ara sra
= 1
Yarm saat

= 2
Genellikle
= 3
Neredeyse her zaman
= 4
makas
1. Yanl giden eyleri ngryorum ve bunlar nlemek veya sonularn snrlandrmak iin
harekete gemeliyim.
____
2. Tm nemli grevler hakknda dzenli ilerleme raporlar talep ediyorum, bylece dzeltici
nlemi almak iin zamannda sorunlar tespit edebilirim.
____
3. Hedefler ve hedefler belirlendiinde, bunlara ulamak iin makul seeneklerin tmn

inceleyerek krizlerin hangisinin daha olas olduunu belirleyebilirim.

____
4. Kriz durumlarn ynetirken, durumun stesinden gelmek iin gerekten kimin ve neyin gerekli
olduunu belirleyerek kaynaklarn fazla verilmesini nlerim.
____
5. Krizden sonra, olaya karan ve tekrarlamamak iin hangi admlarn atlabileceini sorarm.
Sonra uygun admlar hemen uygularm.
____
6. Beklenmedik krizlere yant vermem iin zaman ayrmak iin gnme yastklar yaptm.
____
Genel Toplam
____
Sayfa 71
Telefon Kesintileri

Zil sesli bir telefonla ilgili kar konulmaz bir ey var. Yzn cidd sesi "Beni al beni." Size
nemli haberler verebilirim "dedi. Bir alma ortamnda muhtemelen binde bir kii alan bir
telefonla oturabilir ve onu grmezden gelemez.Ama telefonunuzu kesintiye urattnzda
konsantrasyonunuz dalabilir ve telefonunuzu krabilir. Baka hibir ey yapamayaca gibi
verimlilik.
roni, bu sefer en kolay tedavi yntemlerinden biri olmasdr. Bir kere tanndnda yle. Birok
kii yaptklar gibi ok fazla zaman harcadklarna inanmazlar ya da "Ama bu aramalar kabul etmek
zorundalar" gibi eyler sylemeye eilimlidirler. ____ [boluu doldurun: patronum, byk mteri,
benimle konumak isteyen biri]. "
Telefon grmelerinde fazla zaman harcadklarn dnmeyenler, bir zaman ktn tutmaldr;
telefon kesintilerinin ne kadar zaman yitirdiini net bir ekilde gsterebilir. pheleriniz
varsa, bu bir sorunda hedeflenen zaman gnln yapn (bkz. Blm ). Unutmayn, sorun yalnzca
kesmenin kendisinin tkettii zaman deil, kesintiye uramadan nce bulunduunuz yere zihinsel
olarak yetimeniz gereken zaman.
arlarn almak zorunda kaldklarnda srar edenlere "Ama imdi onlar bu mecusta almaya mecbur
musunuz? Ve ne zaman yaparsanz, gerekten bu kadar uzun konumanz gerekir mi?" Diye sorardm.
nk iki tane var
Sayfa 72
telefon sorununun zellikleri: kesinti faktr ve verimlilik faktr. Burada nasl baa
kacanz reneceksiniz.
nsan doas
Telefonla ilgili birok sorun insan doas ile ilgili sorular iermektedir. "Bana cevap ver"
yazan gl rmorkr, telefon deil, kendi ruhumuzdan geliyor. Telefonun bize byle bir
tutunmasnn nedenlerinden bazlar:
Meruluk varsaym. Her aramann dikkatimizi ekmek iin yasal bir talep olduunu varsayyoruz ve

aramay cevaplamak iin kendi almamz kesersek, varsaylan olarak, arayan her ne istiyor
olursa o anda ne yaparsak yapacamzdan daha nemli olduuna karar veriyoruz.
Kusmaktan korkma. Aksi taktirde konumamz gerektiinde telefon grmelerine cevap veriyoruz ve
konumamz gerekenden daha uzun konuuyoruz, nk aksini yaparsak arayanlara saldrmaktan
korkuyoruz.
Bilinli tutmak, olabilecek herhangi bir eyden mahrum braklmamak arzusundasnz. Bunlar,
asistan telefona cevap verirken insanlar bilinsizce duraklatn ve dinleyin. Bunun kim olduunu
ve ne hakknda olduunu bilmek iin tevik gerekten de gldr.
Benlik. Bakalarnn bizi bilgilendirmeleri iin aramamz bizi nemli hissettiriyor.
Sosyallemenin keyfini karn. Baz insanlar her grmeyi bir sosyal olaya dntrmekten
alkoyamazlar; i blm ziyaretten sonraya kadar beklemek zorundadr.
Kullanl bir bahane. Zor (veya skc) bir grevi stlenmeyi istemiyorsak, "nemli" telefon
grmelerine cevap vermek ertelemek iin harika bir gereke oluturuyor.
Bildiimiz gibi insan doas gerekten gl bir gtr. Hner, onu tanmak, kabul etmek ve onu
sakat brakmamaktr. Yeni alkanlklar birletirmek hakknda rendiklerinizi ele alp telefon
hakknda yeni bir dnme biimi gelitirmeye balayn. Kendi yaam olan bir insan tr deildir.
Bu, daha az iletiim iin bir ara, ama kesinlikle daha fazla deil.
Page 73
Kesintileri Engelleme
Telefon kesintilerinin birincil nedeni, meruiyet olduuna karar vermenizdir. Ve bir numaral
zm, arayann ihtiyacnn mutlaka iinize konsantre olma ihtiyacnzdan daha nemli olduunu
dnmektir.

Tarama
Telefon kesintilerine makro zm, aramalarnz ekranda grmek ve bylece her telefon aldnda
durmak zorunda kalmamaktr. Aramay daha sonra sizin iin uygun olan bir saatte geri
alabilirsiniz.
Niyetinizi asistannz varsa asistannzla tartarak balayn. Hangi ar kategorilerini hemen

kabul etmek istediinize karar verin; rnein aile acilleri, patronunuz, irket VIP'leriniz, byk
mterilerimiz. Veya acil durumlar dndaki tm aramalar asistann yapmasn isteyebilirsiniz.
Neyin "acil" olduunu tanmlayn. Dierleri iin, yardmcnz, geri dndnzde, tam olarak ne
kadar hazr ve etkili olabilmeniz iin, aramann ne olduuna dair ksa bir not dahil, geri arama
mesajlar gnderecektir. Ardndan, ideal gnnz kullanarak (Birinci Blm nc Ksma bakn),
telefon grmelerini geri getirmek iin dzenli zaman bloklar atayn. Birok kii bunu le
yemeinden sonra ve gnn sonuna doru yapmaktan holanyor.
Tarama hiyerarisinde drt temel adm vardr:
1. Sap. Mmkn olduunca, asistan arayann sorularn yantlar, 'materyalleri dzenler,

toplantnn bilgilerini alr, vb.
2. Baknz. Yardmc, grmeyi gerekletiremiyorsa, o srada arayann yardm etmesi gereken bir
baka kurulua ynlendirmeye alacaktr.
3. Erteleyin. Durum yalnzca sizinle baedebileceiniz bir eyse, asistan, sizi daha sonra geri
verebilmeniz iin bir mesaj alarak sizi rahatsz etmeyi nlemeye alacaktr.
4. Hzlanma. Belirlenen kurallara uygunsa
Sayfa 74

(acil durum veya VIP), asistan grmeyi sona erdirecektir.
Davranc Tarama in pular
Hepimiz, aradmz kiiyle konuma iznine sahip olmamann hayal krkln ve hakaretini
hissettik. Kukusuz, bu talihsiz deneyimin anlar, baz kiilerin kendi aramalarnda isteksiz
kalmalarn salar; bir mteriyi, nemli bir tedarikiyi veya bakasn rahatsz etme riski
tamak istemiyorlar. Bu endie anlalabilir ancak zeminsiz. Yetenekli bir asistan arayan
herhangi bir ekilde rahatszlk vermeden kesintileri sapabilir. Bu blgede baz koluun yardmc
olabileceini dnyorsanz, aadaki nerilerden bazlarn deneyin.
Arayanlarn ouyla, nazik bir ile ilgili yaklam yeterli: "zgnm, o u anda elimizde deil, o
zgr olduunda sizi arayabilir mi?" Arayan, hemfikir olmaktan ok az seenee sahiptir ve bylece
asistan, gerektiinde ad, telefon numarasn ve arayan kuruluunu alr ve daha sonra ar
amacn sorar: "Bunun ne hakknda olduunu ksa bir not ekleyebilir miyim? o da geri aradnda
hazrlanabilir mi? "
Bu son sorunun cevab anahtardr ve merakl bir arayan yle bir ey syleyecek: "Yarnki komite
toplantsna ilikin bte taslan hazrlyorum ve bitirmek iin nce bir eye hakknda gr
almalym. Muhtemelen be dakikaya ihtiyacm var, ancak gnmzde olmas gerekiyor. "
ar amacn belirledikten sonra, akll asistan bundan sonra ne yapacan bilir:
Sap: "Sanrm, dediin raporu biliyorum; dosyalarma bakarken tutmak ister misin?"
Baknz: "Aslnda kafamn tasarmcs bu leden sonra bu projede alyor; sizi onun zerine
aktarmam ister misiniz?"
Erteleyin: "Seni 11: 00'da geri ararabilecek durumda olacana inanyorum, bu iyi olur mu?"
Hzlandr: "Onu durdurabilir miyiz greceim."

Sayfa 75
Asistann tm bu etkinlii, btn kalpli desteine baldr. ini yapyor; iiniz onu
desteklemektir. Birisi tarama srecinden rahatsz olursa, ciddi bir su ilemi olduu aka
belli olmadka asistannz yzde yz desteklemelisiniz. Arayanlarn onun zerine akmasna izin
verme.
Ksa bir sre nce, asistan zekice savunan sekin bir gen ynetici izledim. Arayan telefona
geldi ve kibirli bir ekilde "Bugnlerde sizin iin bu gnlerde kimler altnzdan ne
yaptn biliyor musunuz? Ben sizin iin sormak istediimde" N'olmak gerekiyor? "Diye sordu. ve
sadece bu ses tonunda. "
"Eh," mdr sakince "Bu ekilde konumu olsayd, be yl iinde imdiye kadar sahip olduum en
iyi ynetici asistan olarak benim iin gerekletirdii ilk andr. Sonra onunla konuacam ve
Hikayenin yann isteyin, ancak bu arada sizin iin ne yapabilirim? " Aslnda kiiyi yalanc ilan
etmeden, bu kt niyetli ikayeti ok etkili bir ekilde krkledi.
Asistannz Olmuyorsa
Aramalarnz izleyecek birisine sahip deilseniz, telefonunuzu kontrol etmenin birok yolu
vardr. te birka fikir:
lk ve en belirgin yol, bir telesekreter kullanmaktr. Basit kaydedilmi bir mesajdan en sofistike
sesli posta sistemine kadar geni bir yelpazede olaslklar, ihtiyalarnz tam olarak karlayan
zellikleri semenizi salar. Telefondan en karmak bilgisayar organizatrne kadar herhangi bir
ara veya elektronik cihazda olduu gibi, sonulara ulamada nemli olan, hedeflerinize ve
nceliklerinize ulamak iin arac kullandnz tutarllk ve disiplindir. Bu yaz geldiinde,
elektronik cihazlarn hibirinin kendi hayatlar yok, bunu yapmalarna izin vermedike.
Meslektalarnzla bir anlama yapn. Bir sreliine telefonlarn kaparsn, sonra da onlarnkini
alacaklar.
Baz insanlar, alma mekanizmasn deitirmek iin bir kesme anahtar veya yanp snen bir k
gibi mekanik yardmclar kullanr. Bir kapatma anahtar ile aramalar geici olarak

engelleyebilirsiniz. Ya sen
Sayfa 76
grmezden gelmek iin kendinizi eitin (veya telefonunuzu gr hattnzdan karn).
inizi yapn ve binalarda telefon bulunmayan bir yere gidin.
E-posta, zellikle de eriilmesi zor biri iin, telefon etmekten daha verimli olabilir. Hem
gnderenler hem de alclar, doru ve belirli mesajlar kendi dilimlerinde yazl olarak
iletebilirler. Dezavantaj, yantlamaya mecbur hissettiiniz e-postann bir glutas olabilir. O
halde, elektronik bir zaman kazandrc olarak balayan bilgisayar teknolojisi ile uyuan bir
elektronik zaman artcs olabilir.
Sen ve Patronun
Patronun ofisinde ok sk gerekleen baka bir tr telefon kesilmesi: Onunla bir eyler zerinde
alyorsunuz ve bakalarndan ar almak iin toplanty kesmeye devam ediyor. Bu, kendi
zamannz tehlikeye atarsa ya da ciddi bir sorun haline geliyorsa, ite burada yaplmas
gerekenler.
Bir kat alp zerine yaz: "Senin megul olduunu grebiliyorum, masama geri dnp senin iin
alyorum XYZ Projesine devam edeceim. Bedava olduun zaman bana bir vzlt ver ." Daha sonra
iki veya kez katlayn, masasna koyun ve ayrln. Alm kad kendisine doru kaydrmayn; o
sadece evrenizdekilere oturup sizi bekleyeceklerini iaretleyebilir. Not birka kez katlanrsa,
zellikle de bir eliyle at zaman, ortadan kaybolmu demektir.
Akll bir ynetici, doru olan yaptnz anlayacaktr. Tekrar bir araya geldiinde, byle bir
ey syleyebilirsin: "Sayn, Ellen'in aramalarnz biraz tutmasna izin vereceinizi dnyor
musunuz? Bence bunu yaklak be dakika iinde bitirebiliriz."
Sessiz Saat

Sessiz saat taramay daha st seviyeye karyor. Belli bir sre iin bir saatlik bir zaman
diliminde, organizasyonda herkesten daha fazla kimsenin kesintisiz younlamas lksne sahiptir.
Tarafndan
Page 77
karlkl anlama, irket ars yapan kimse yok ve kimse ziyarete gelmiyor.
Sessiz saat ile ilgili ayrntlar Saat 3.'te aklanmaktadr. Buradaki soru, bu sre zarfnda
irket dndan gelen telefon grmeleri hakknda ne yaplmas gerektiidir. Sessiz saatin etkili
olmas iin, asistannz sizden gelen en nemli arlar, hatta gnn dier zamanlarnda
geirmeyi kararlatracaklarn tutmak iin her trl abay gstermelidir: "zgnm, fakat o u
an mevcut deil, isterseniz 10: 00'da sizi arayp arayabilirim. "
Baz nemli mterilerinizde bile, byle bir ey syleyerek plan glendirmek isteyebilirsiniz;
"Asistanmdan aramalar ve ziyaretileri 9: 00-10: 00 arasnda taramasn istemitim ve bu sreyi
hesabnzdaki stratejik planlama iin kullanyorum, ancak dierleriinkiyle ayn stratejiyi
planlamam iin kullanyorum. o saat boyunca arayn. " ansnz, mvekkilinizin o zaman aramamalar
iin kendi yolumdan gitmesi ok gzel.
Aramalar Etkili Olarak Ynetme
Diyelim ki her eyi doru yaptnz. Yardmclarnza grmelerinizi yaptrdnz, geri arama iin
bir yn mesajnz var ve arlar geri gndermek iin planlanan saat. nce rgtlenelim.
htiyacnz olan tm dosyalar ve dier yedek bilgileri toplayn; Arayanlarla yaptnz son
grmeden notlarnz kontrol edin. Mesela, rnein posta ile mesajlarken yapabileceiniz baz
rutin ileriniz var.
Birok kii kendi aramalarn yapmay tercih eder, ancak mmknse asistannzn sizin iin bunu
yapmasn neriyorum. Gerek bir zaman tasarrufu olabilir, nk genellikle aramadan birinde
bir tanesi gemez ve bu, ilgili bir telefon mensne erimek eilimindedir. Telefon etiketi
oynamayn. Aradnz kiide bulunmuyorsa, ne zaman kullanlabilir olacan renin ve baka
hibir zaman aramaynz. Belli bir zamanda aramak iin randevu aln. "Bo" bir mesaj brakmayn;
Aramakta olduunuz kelimeyi brakn, bylece ikiniz de balandnzda sorunsuz bir ekilde
ilerleyebilirsiniz. Aradnzda kiinin megul olmas halinde,

Sayfa 78
kendine gvenilmesi, olaanst derecede ulalmas zor biri; Bu durumda uzun vadede daha hzl
beklemek olabilir.
Kendi arlarnz yerletirdiiniz zaman, e-postanza ve dier tarafn ksa mesajlardan

ayrlmalarna ok iyi zaman ayrrsnz. Ancak beklerken etkili bir ekilde yapabileceiniz ie
sahip olduunuzdan daima emin olun. Birok kii hoparlrl telefonlar veya ahize eklerini
kullanyor ya da beklerken bilgisayarlarnda almaya devam etmelerini salamak iin telefonu
kulaklarnn altna yerletiriyor.
yi Telefon Teknikleri
Yllar boyunca birok i adamyla telefon sorunu hakknda konutum. Ortalama bir telefon grmesi
alt dakika sryor, ancak ou kii daha verimli olduklar takdirde grmelerini iki dakika
iinde tamamlam olabileceini sylyor.
Her grme iin bir zaman snr belirleyin. dakikalk yumurta zamanlayc masanzn zerinde
aptalca grnebilir, ancak bu amaca ok gzel hizmet ediyor. Bir sre sonra, sonunda ok sama
olmadna karar verebilirsiniz.
Bir arda en kritik nokta ilk cmledir; tonu belirleyen ey budur: ie benzer ve profesyonel ya
da sosyal chitchat. Hepimizin sorulan soruyu cevaplamak iin gl bir eilimi var; i telefon
grmelerinde bu eilimi iyi bir avantaj olarak kullanabilirsiniz.
Aramay yapyorsanz, bir i dnyasnda balayn:
Sayfa 79
Syleme:

"Merhaba Louise, Seattle'da hava nasl?"
Bunun yerine unu syle:
"Merhaba, Louise, bu Jeff, megul olduunuzu biliyorum; Bermuda szlemesiyle ilgili ksa bir
sorum var, tamam m?"
Bu ekilde, Louise sosyallemek iin bir ortamda olsa bile, onun yerine szlemeye odaklanacaktr
nk ona sormutunuz. Hava durumunu veya ailesini sorarsanz elbette yantlayacak ve ailenizi
veya hava durumunuzu sormak zorunda kalacak ve ikiniz de vakit kaybedersiniz.
Benzer ekilde, ar alyorsanz, ilk cmleye bir iyeri ynlendirmesi yapn:
Syleme:
"Selam, Chuck, tatil nasld?"
Bunun yerine unu syle:
"Selam, Chuck, senin iin ne yapabilirim?"
te uzun soluklu arayanlar iin bir teknik. Cmlenin ortasnda onlar kes ve "Ah, Pete, ltfen
bana bir dakika izin ver. Grne gre burada kk bir acil durum var, seni geri aramam ister
misin, yoksa tutunmay m tercih edersin?" Pete gerekten bir konumac ise, muhtemelen elinde
tutacak, o yzden biraz hzl grev yap ve sonra tekrar gel ve "zgnm, Pete, bir dakika iinde
gitmeliyim. imdi, senin iin ne yapabilirim? " Dikkatli olun: Kiminle ilgilendiinizi bilin; Bunu
ilk seferlik bir karlamada deneyin.

Birok kii, konumay dzgn ve verimli bir ekilde sonlandrma yeteneinden yoksun gibi
grnyor. Bu yaklamlar deneyin:
Sonunu syleyin. "Kim, telefonu kapatmadan nce, bu noktadan emin olduumuzdan emin olmak
istiyoruz."
Zaman snrn belirt. "Bir grme yapmak iin ayrlmak zorunda kaldm, ihtiyacnz olan baka
bir ey var m?"
Samimi ol. "Joe, burada brakmam lazm patronum birka dakika iinde benden bir eyler bekliyor
Cumartesi grrz"
Kendini kontrol et
Telefon kesintilerini ne kadar baarl ynetiyorsunuz? Kendinizi aadaki sralamaya gre

Sayfa 80
Neredeyse hi
= 0
Ara sra

= 1
Yarm saat
= 2
Genellikle
= 3
Neredeyse her zaman
= 4
makas
1. Telefon grmelerim etkin bir ekilde taranr.
____
2. Telefon arlarm telefonumdaki bir izleme cihaz, dakikalk yumurta zamanlayc veya
asistanmn hatrlatcs ile zaman snrlamas yapyorum.
____

3. Bir telefon grmesini kabul etmeden nce, greceli nceliini belirlemek iin amacn
soruyorum.
____
4. Bir ar yapmaya balamadan nce, mdahale uzmannn sorunu zmek iin ne gibi gayret sarf
etmesi gerektiine dair alternatif zmler aratryorum; yardmc olmak iin baka kimlerin eit
derecede veya daha iyi olabilecekleri; eylemin ertelenip ilenmeyeceini, herkesin karlar
arasnda bulunup bulunmayacaklarn; ve hibir eylemin sonular ne olabilir.
5. Uygun olduunda, mekanik telesekreter, telesekreter veya bir kesme anahtar kullanyorum.
____
Genel Toplam
____
Page 81
Yetersiz Planlama
zel bir projede alabilmek iin erken giden Paul Barrington'u (Blm ) hatrlayn ve gnn
sonunda, neden onunla hi ilgilenmediini merak etmeden ayrld m? Paul'a ne oldu ok yaygn: O
gn iin gerek bir plan yoktu, sadece mulak bir umut kayna vard ve bu nedenle bakalarnn
istek ve taleplerine direnmek iin herhangi bir dayana yoktu ve ertelemek iin kendi eilimine
kar hibir psikolojik savunma yoktu. Paul nemli bir dersi grmezden gelen birinin rneidir:

Gnnz planlamyorsanz, dier insanlar "sizin iin" planlar "; onlarn eylemleri sizin
nceliklerinizi belirler.
Gnn planlama hedefleri ve ncelikli grevleri zaman ynetiminde en nemli faaliyettir.

Planlamann sadk kalmasn salamak iin, onu yazmanz gerekir. Yazl bir gnlk plan sizin iin
nemli bir aratr. Bununla zamannz kontrol altnda tutarsnz. O olmadan, gnleriniz kk
krizler, kesintiler ve l ularn sinir bozucu bir karmakark olacaktr.
Gnlk plan, ncelikli grevlerinizin tamamlandn garanti eder; gn iinde ortaya kan yeni
grevlerin nceliklerini belirlemede sizi ynlendirir; Kesintilere kar koymak iin size
psikolojik destek verin; Kesintiye uradnda geri dneceini sylersin. Ancak birok, birok
insan bir taneye sahip olmaya direnir. Baz tipik nedenler unlardr:
Sayfa 82
"Planlama ok zaman alyor." Aslnda planlama zamandan kazandrr. Etkili planlamada harcanan bir
saat, icraya ya da drt saat kazandracak ve daha iyi sonular verecektir.
"imdiye kadar planlamadan ok baarl getim." Planlamamanza ramen baarl oldunuz. Planlanan
sonular daima ans sonularna gre daha baarl olur, dier eyler eit olur.
"Planlama ok soyut; ileri halletmem lazm" Bir eyler dnmeden harekete gemek, balca bir
sorun kaynadr. Ne yapacaklarn bilenler bir kere baarl olabilirler; nedenini bilenler,
tekrar tekrar baaracaklar.
"Planlamann anlam yok, bir eyler ortaya kmak zorundaym ve sonra planm pencereden dar
kyor." Planlamayla birlikte, ou acil durum nlenebilir veya etkisiz hale getirilebilir.
lk nce eyler
Baarl zaman ynetiminin anahtar, ncelikle en nemli grevi yapyor ve her eyin dlanmasna
kadar tam bir konsantrasyonunuzu verme. Gnlk plann nemi, sizi tam olarak yapmaya zorlamasdr.
Bu kendi znde bir plan yapyor: Gn iin ncelikleri belirleyin ve ilkini ncelikle yapn. Ve bu

ilk demektir. Postalar kontrol ettikten sonra deil, kk katlar temizledikten sonra deil,
gnlk katlar okuduktan sonra deil.
Page 83
ok basit bir fikir ama yapmak ok zor. Hepimiz bir insanz ve annda tatmin olma konusunda gl
bir drstlk var. Baar duygusunu istiyoruz, kesin bir ey yapm olmaktan tr gnmze kolay
ve hzl bir grevle balamak istiyoruz.
Bu tandk geliyor mu? "nce masam temizleyeceim, bylece alacak bir yer bulacam."
Ardndan, dosya ve katlarla sralama yapmaya balarken, tamamlanmam nceki gnlerden eler
bulursunuz. "Heavens," "kendine sylersin," Bunun yaplmadn bilmiyordum, bunu ilk nce
temizlemeliyim. " Neredeyse zerinde alacanz kadar nem tamyor, ancak daha kolay ya da
daha elenceli. Ve Peter Drucker'n harika ifadesinde, "ksa filmlere srklenince" yaknda var.
ncelikli nceliklerinize odaklanmak yerine, reit olmaya balyorsunuz. En iyi enerjiniz kk
grevlerde kztrlr ve en iyi iinize gelene kadar iyi performans gstermeniz ok
yorulursunuz.
Byk bir irkette yrttm bir aratrma, yneticilerin leden sonraya kadar ana grevlerine
gelmediklerini ortaya koydu. nsan doasnn onlar anlamsz hale getirmesine izin vermek yerine,
ilk bata balam olsayd ne kadar retken olurlard?
Eer sadece bir deiiklik yaparsanz, zaman kullanmnzda nemli gelimeler greceksiniz. u
drt avantaj izleyin:
1. En iyi haldeyken en nemli grevi yapacaksnz ve bu nedenle daha iyi bir i yapabilirsiniz.
2. Gnn geri kalan ksm yoku aa.
3. Birincil nceliiniz zerinde alrken kesintilere kar koymak daha kolaydr; nk bunlarn
herhangi biri o kadar nemlidir.
4. Plannzdaki beklenmedik sorunlardan dolay baka hibir ey yaplmazsa da, gnn sonunda, en

st nceliinize net bir vicdan duyduunuz hissini brakabilirsiniz.
Bir Planlama Sistemi
Gnlk planlamay perspektif iinde tutmak nemlidir. Kimse bir kerede bir gn almanz
nermiyor. Gnlk bir plan
Sayfa 84
temel aratr, ancak daha iyi bir sistemin ayrlmaz bir paras olarak alr. nerdiim sistem
birbirine kenetlenen ve birlikte alan bu be bileene sahiptir:
1. Hedefler. Kiisel ve mesleki uzun vadeli hedefler asndan, zaman izelgeleri de dahil olmak
zere, ayn anda ylda bir kez daha ksa menzil hedefleri belirlenir ve planlanr. lerleme aylk
olarak llr.
2. Proje plan. Byk projeler, anahtar tarihler ve kontrol noktalar ile birlikte zamanlanm.
lerleme haftalk olarak llr.
3. Aylk plan. Bilinen randevular, seyahat planlar, planlanan toplantlar vb. Ile birlikte, proje
kontrol noktas tarihleri ve ay iinde kalan hedefler iin son tarihler not edilir. Yl sonunda
yeterli n planlamay salamak iin 18 ay ayrlmtr.
4. Gnlk plan. Her seferinde bir hafta harcayn. Haftada den proje tarihleri, dier
randevularla birlikte aylk plandan aktarlr. Her gn, Hedefler, Randevular ve Yaplacaklar iin
blme ayrlr.
5. Kontak gnlkleri. htiya duyduunuz anda annda alm iin anahtar kiilerle nemli
iletiimleri kaydetmek iin ayr sayfalar salayn.

Kendi almamda bu eitli bileenler, gelitirdiim Zaman Taktikleri adl bir planlayc /
dzenleyici sisteme fiziksel olarak kaydedilir. Elbette bu mmkn olan tek sistem deildir; Bu
blmde iki farkl plan biimi gstereceim ve birou daha mmkndr. Kendi biiminizi oluturmak
isteyebilirsiniz. nemli olan u ki yapyorsun. Yapmanz gereken veya hatrlamanz gereken her
eyi kaydedebileceiniz bir sistem kullann.
Gnlk Plannz
Hedeflerin geree dnt bu, btn paralarn bir araya geldii yerdir. Bugn bir ey
bittiinde ya da yaplmad zaman; Dn olamaz ve yarn iin garanti yok.
Sayfa 85
Tavsiye ettiim gnlk plan biimi (bkz. ekil 5) blmden oluur:
1. Gnler iin yaplmas gereken hedefler ki, , drt veya be yaplmas gereken iler
2. Zamanlanm randevular, toplantlar, belirli grevler iin ayrlan zaman bloklar
3. Unutmak istemediiniz eyler yaplacak iler; Yapmay umduunuz daha dk ncelikli grevler
Gnn Hedeflerini Belirleyin
Bugn iin gerekli olan grevleri listeleyin. Bunlar, bugn nemli bir projenin herhangi bir
blmnn "zorunluluk" lar, patronunuzdan bir grev, kritik bir rapor ve benzeri. Bunlardan en az
biri kendi uzun menzilli hedeflerinizden birini gelitiren bir etkinlik olmaldr. Dierleri,
irketin uzun menzilli planlarndan ve patronunuzun hedef ve nceliklerinden kaynaklanacak.

Ardndan onlar ncelik srasna gre sralayn. Birincisi, unutma, ilk nce baa kacan ey.
Gerekirse nceliklerini belirleme srecinde kendinizi yenileyin; nc Blmdeki ncelik srasn
kontrol edin. Ardndan, bugnn hedeflerine ulamanz iin kendinize bir son tarih verin; her
birini tamamlamay planladnzda zaman ayarlayn. Gn ilerledike bu sizi takip edecektir.
Ayrca, gerektiinde kesintilere hayr diyebilmemiz iin sebepler salayacaktr nk her zaman
bavurabileceiniz son bavuru tarihleriniz olacaktr.
Randevu Programlama
Btn gn sren etkinlikler kaydedilir: toplantlar, bire bir konferanslar, geri arama, binann
dndaki randevular, le yemekleri ve benzeri. Bazlar daha nce planland, bazlar gn
boyunca bakalaryla etkileim iinden geti. Yazl ve szl kelimeler gnlk plan ekillendirir
ve deitirir.
Belirli grevleri yerine getirmek iin kenara koyduunuz zaman dilimleri de unutmayn. deal
gnnzn burada (nc Blme baknz) geldii yerdir. Bununla birlikte,
Sayfa 86
Bir sonraki sayfada devam
Page 87
nceki sayfadan devam
ekil 5.
rnek gnlk / haftalk plan, sayfa A.
Sayfa 88

balar ve yinelenen grevler her gn ayn saatte sizin iin en uygun olan zaman.
Programlamanz gereken ok nemli bir blok, asistannzla gnn ana hatlarn gzden geirmek ve
kritik eleri gerekletirmek iin plan stratejisi oluturmak iin yaplan erken bir toplantdr.
Bir dier nemli blok sessiz saattir.
Sessiz Bir Saat Dahil Et
Sessiz saat imdiye kadar tasarlanm en baarl ve karl zaman ynetimi tekniklerinden biridir.
Gnde bir saat boyunca telefon grmesi yok, ziyaretisi yok, sohbet yok, herhangi bir kesinti
yok, sessiz, kesintisiz alma. Asistannz tm aramalar ve ziyaretileri kapsar ve geri arama
iin mesaj alr.
Neredeyse istisnasz olarak sessiz bir saat alm olan herkes bu fikri hevesle
desteklemektedir. Duyduum tek sorun u ki baz insanlar bazen banda bilinsiz akalar
yapyorlar; Birok irket bunu en aza indirmek iin "planlama saati" terimini kullanyor.
Sonular? Ortalama olarak, bir kii sessiz bir saatte neyin "normal" saat sreceini syler.
Verimlilik art hakknda konuun!
Sessiz saat, organizasyondaki herkes katlrsa ok iyi alr. Ve hepsinin sessiz saatleri ayn
anda olmaldr. eitli departmanlar veya insanlar farkl saatler belirlediyse, hangi saatin
hangisinin olduunu hatrlamas herkes iin zor olur ve ilem kesilir.
Sessiz saat iin en iyi zaman nedir? arlarn ve toplantlarn temposundan nce sabahn ilk ii
hzlanyor.
stisna olmas gerekir mi? Mmkn olduunca az. Her istisna herkes iin genel etkinlii azaltr.
Her zaman eriime ihtiya duyduklar iin istisnalarn yaplmas iin srar edenler bile, kendi
sakin saatlerinde ne kadar baarabileceklerini grdklerinde akllarn deitiriyorlar.

Yaplacaklar Listesini sakla
Bu, gnlk yapmak iin gnlk plannzda yer alan, ancak bunlar yapmak istediiniz gn boyunca
ortaya kan eleri yakalayan bir yerdir.
Sayfa 89
daha dk ncelie sahipler. Bazlar kiisel veya aile grevleri olabilir. Bazlar dn veya
hatta geen hafta devredilebilir. Bazlar belirli bir zaman dilimine sahip olmayan alt dzey
eylem eleri olabilir. Bu liste gnlk plannzn bir parasdr, kolayca kaybedilen ayr bir
kat paras deildir. Yeni zaman ynetimi sistemleri, cep gnln ve ayr yaplacaklar
listesini eski haline getirdi.
Plannza Bal Olun
Gnn hedeflerini ve son tarihlerini btn gn grnr olduklar bir yere koyun. Bu liste yolda
kalmak iin birincil aratr. 9: 30'a kadar, 10: 00 son bavuru tarihine doru ok ilerleme
kaydetmediinizi grebiliyorsanz, ne yapmanz gerektiini bilirsiniz.
Yukarda belirtildii gibi, plan da kesintilere kar ana savunmanzdr. Birisi "birka
dakikanz" beklediinde, gnlk son tarihlerinize bakn ve vermeniz gereken birka dakika olup
olmadna bakn. nmzdeki ay gnderim plannda yaplan bir telefon grmesi uzun sren bir
iareti gsterdiinde, imdi sorunu zmek iin zaman ayrp alamayacanz veya ary erteleme
gerei duymadnz bilirsiniz. Patronunuz acele ii yapmanz isterse, annda bunu yaptnzn
zerinde almakta olduunuz dier ncelikleri tehlikeye atacan syleyebilirsiniz.
Ama varsayalm m? Sonra ne? Gnlk plannz burada en gl mttefiklerinizdir: Patronunuza u an

zerinde altnz eyi syleyebilir ve patrondan yeni grevin daha nemli olup olmadna
karar vermesini isteyebilirsiniz. Patronun iinizin nceliklerine karar vermesi iin, bu durumda
syleyeceiniz eyin bir rnei iin Zaman Metni 4'e gein. Bu ekilde, engeldesin.
Plan Sayfas Biimi

Birka yl nce St. Paul, Minnesota'daki Economics Laboratory'de kullanlan yrtme zaman ynetimi
sisteminin ekirdeini oluturan haftalk plan sayfasna tantld. Bu rgtn st dzey
yneticileri sisteme vglerinde oybirlii ile karar verdiler. "Hibir iki ynetici ayn ekilde
kullanmaz," dedi biri, "ancak temel kullanmayan tek bir kiiden haberim yok"
Sayfa 90
bir ekilde prensipler. Kavramlar, firmamza o kadar ok girdi ki, fayda hesaplamak olanakszd
"dedi.
Plan sayfas (bkz. ekil 6), bir defada bir haftaya genel bir bak salar. eleri genel
kategorilere ayrr: telefon, yazma, genel toplantlar ve le yemekleri ve ayr bir sayfa her
birinin birlikte alt kilit meslektalar listeler. Meslektalarn isimleri altnda, her
mdr tartlacak konulardan sorumlu tutuyor.
Tm kategorilerde listelenen elere ncelik sralamas denir ve bunlar ncelikle ele alnr.
Dolaysyla, bir meslektanzla yaplan bir toplant ksa olmak zorundaysa, yalnzca en stteki
bir veya iki e ele alnacaktr.
Plan sayfas bir randevu takvimiyle birlikte alr. Gnn son saatinde, yneticiler nelerin
baarldna bakarak nmzdeki gnn ana etkinliklerini organize edecekler. ktisat
Laboratuvar'nda, karlkl anlama ile sabah 10'dan nce herhangi bir toplant yaplmaz ve ilk
saatte sakin saat her bir yneticinin konsantre olmasn istedii ey iin ayrlr.
Plan sayfas konsepti, kk New England kolejinin bakan tarafndan olaanst sonular alnarak
uyarlanmtr. ekil 7'de, nceki plan sayfasnn pek ok zelliini greceksiniz: faaliyet
kategorileri iin dzenli zaman bloklar, isimlerinin altnda gruplandrlan kilit yneticilerle
tartacak eler ve atanan ncelik sralamas.
eitli biimlerle denemeler yapmanz ve neyin en iyi sonu verdiini grmek iin tevik
edersiniz; eleri kendi zel tasarmnza kartrmak isteyebilirsiniz. Gnlk plannzn biimi
nemli deildir; Kavram hayati nem tamaktadr.
Gnlk Plann Faydalar

zet niteliinde bir gnlk plan yapmann ve kullanmann u avantajlar salayacan gzden
geirin:
1. "Sonraki admda" kararlarnn saysn byk lde azaltr.
2. Kesintileri en aza indirir ve i kalitesini gelitirir.
Sayfa 91
ekil 6. Bir sonraki sayfada devam
Sayfa 92
ekil 6. Bir nceki sayfadan devam
ekil 6.
rnek plan, sayfa B.
Sayfa 93
ekil 7. Sonraki sayfada devam
Page 94

ekil 7. Bir nceki sayfadan devam
ekil 7.
rnek plan, tabaka C.
Sayfa 95
Zaman dilimleri iin ncelikler ve son tarihler, daha az nemli konularda kesintiye izin vermeme
nedenleri olarak grlyor.
3. kt verimliliini artrr ve en nemli nceliklerinizi gerekletirme olasln artrr.

Bir sessiz saatte, aksi halde saat srecek eyleri gerekletirebilirsiniz.
4. "Meguliyet" sendromunu azaltr Hedefler grnr, bu yzden unutulmazlar.
5. Reaktif sendromu azaltr. Bakalarnn olaylarna ve taleplerine srekli olarak tepki vermek
yerine, kendi ncelikleriniz tarafndan ynlendirileceksiniz.
6. Kriz ynetimini kontrol hissi ile deitirir. nceliklerinize ulaldnda krizler azalr.
Kendini kontrol et
Planlamada ne kadar baarlsnz? Kendinizi aadaki sralamaya gre sralayn; o zaman imdi
ay sonra tekrar yap.
Neredeyse hi

= 0
Ara sra
= 1
Yarm saat
= 2
Genellikle
= 3
Neredeyse her zaman
= 4
makas
1. Kuruluumun amalarn, nceliklerini ve planlarn biliyorum.

____
2. Bu hedefleri aylk, haftalk ve gnlk hedeflere tercme ediyorum.
____
3. Bu hedefleri grnr tuttum ve onlara kar ilerlememi lyorum.
____
4. ncelikler aktnda, kesintilerde olduu gibi gn iin nceliklerime atfta bulunuyorum,

bylece ncelik ncelik vermeli rasyonel bir karar verebilirim.
____
5. ncelikler, alma birimi iinde kararlatrlm, anlalm ve iletilmitir.
____
Genel Toplam
____

Sayfa 96
ok Fazla Denemeye alyorsunuz
Kendimizi ve zamanmz (daha iyi ya da kt) ynetme yollarm, kendi alma alkanlklarmza
ve kiisel ahmak felsefemizme kar karmak bir kaleydoskopta birbiriyle balantl
nedensellikler bulam durumdayz. Bir seferlik bir alkanlk baka biriyle balantldr ve
hafife kayarsa, bir dierine bir etki yapar.
Bu kilitlenme fenomeni drdnc kez endiemizle kendini gstermeye balar ve ok fazla almaya
balar. Daha nce, hedef belirleme srecine baktk ve bu hedefleri ncelikler belirlemek ve
onlarn etrafndaki gnlerinizi planlamak iin kullanmaktayz. Hedefler, ncelikler ve planlama
olmakszn, gelecei tesadfen brakyorsunuz. Ve fiyat dndnzden daha erken demeniz
gerekebilir. Nihai hedefinizi tanmlamadysanz, hangi geici hedeflerin belirleneceini
bilemezsiniz. Bu nedenle, herhangi bir gnde, ncelikleriniz var olmayan ya da umutsuzca kart.
ncelikler olmakszn, her ne olursa olsun tepki vermeye balarsnz. Bakalarnn isteklerine,
hedeflerinizin veya kuruluunuzun szgeleri araclyla iletmeden onlar yantlarsnz.
imdi ok fazla giriimde bulunmann zaman tuza geliyor. Gerekten nemli ve nemli olmayan
arasndaki ayrm yapmanza yardmc olacak ncelikler olmadan, her eyin yaplmas gerektiine
inanyoruz. Bu, baz insanlar iin katlanlmaz hale gelen bir yk oluturuyor.
ok fazla giriimde bulunmann bedeli,
Sayfa 97
dank yneticilerin masalar. Organize edilecek vaktim yok. Son bavuru tarihi karld; basn
oluur. Yangnla mcadele ve kriz ynetimi hayatn bir yolu haline gelir. Temsil etmeye
alyorlar, ancak projeleri dzgn yapmak iin vakit harcamyorlar, bu nedenle projeler geri
tepti. Onlara bilgi iin baml olan dierlerinin iini bozuyorlar. Ge saatlerde alyorlar
ama asla yetimiyor gibi grnyor. Aileleri onlar ikolik olmakla suluyor ve savunmada ne
diyeceini bilmiyorlar.
Son yllarda, kadnlar sklkla bu tuzan kurban olmulardr. Bunun iin bir cmleyi bile var:
"sper kadn sendromu" Mkemmel evini korurken, mkemmel hostes, partner ve anne olmak sper

kadn, daha fazla tecrbeye sahip erkek meslektalar, savunucular ve destekileri a ve yaygn
favoritizmle rekabet etmelidir. Dolaysyla, genelde te ikisi kadar denmesi gereken ayn
seviyeye ulamak iin iki kat daha fazla almaldr. Mayo Kliniinin Dr. Julia Dosyalar, bu
sorunun kadn sal sorunlaryla ilgili almasnda ayrntl bir ekilde ele alnd ve sorunun
imdiye kadar olduu kadar iddetli olduu sonucuna vard.
Kadnlar ve fazla almaya cazip olan herkes, daha zeki deil daha zor almay rendiklerinde
daha iyi olur mu?
ki Sat Personeli Masal
Ksa bir sre nce ok baarl ve ok alkan bir sat grevlisi, bir zaman ynetimi
atlyesinde (kocasndan ve belki de patronundan da kk bir tevik aldn dnyorum) geldi.
Yllarca sabah 7'den akam 7'ye kadar alm ve evde hissettiriyor Geride brakt tm ilerden
dolay sulu. Ama nceliklerini belirleme ilkelerini rendiinde, onlar bilinli bir ekilde
uygulamaya balad. Atlyeden ok uzun bir sre sonra, sabah saat 5'te masasna bakt ve
personelinin gn iin ayrldn grd. Kendi gnlk planna bakt, alt gnlk hedefin beini
tamamladn grd ve kendisine "Bu yeterince iyi" dedi. Ksa cmlelerinde alt numaral ie
girmeye balad, kendini durdurdu. "Neden bu ii yapyorum? En dk ncelie sahip;
bekleyebilir."
Sayfa 98
Zamannda eve geldiinde, evrak ocuu kocas endieyle "Sorun nedir?" Diye sordu.
"Kesinlikle hibir ey yok, her ey harika Aslnda neden akam yemeine kmyoruz?"
Ve bylece yaptklarn ve harika bir akam birlikte keyif aldklarn. Bu hikayeyi anlatrken
bana o akamn yllardandaha iyi hissettiini syledi.
kinci hikayenin mutlu sonu yok. Bir arkadam, bir Avrupa lkesinde Ulusal Yaam Sigortaclar
Birlii Bakanyd. ok zorlayc bir grevdi ve almalarna adam olmas gereken zaman da
dahil olmak zere zamannn ounu ald. Bakanln dikkatini ve tannmasn beeniyordu, ancak
grevinin sona ermesini bekledi, bylece ihmal edilen iine tam zamannda geri dnebilirdi.

Bununla birlikte, bir sonraki dnem iin yeni bir cumhurbakan seme zaman geldiinde, hibir
gl aday ortaya kmad. Dostlar baka bir dnem grev yapmalar iin onun zerinde hakimdi.
Sadakatine ve egoheyesine itiraz ederek, yalnzca "rgt kurtarabileceini" savundu. Daha iyi
kararna kar, tasla kabul etti. ok ge, ok fazla aba harcadn fark etti. Zaten
ihmalkarlktan den ii tamamen koptu. Sonunda her eyi brakp baka bir alanda balamak zorunda
kald.
Sebepler ve zmler
Arkadam baarszla uramt. "Ben hepsini yapabilirim" anlamnda ok fazla anlamaya

almann temel nedeni budur. Grnr olmayabilir, ancak almaya karar verdiiniz her eyi yerine
getirebilmenizin bu anlam daha belirgin semptomlarn kalbindedir. lgili nedenler unlardr:
Elde etme ihtiyac, bizi daha fazla uramamza neden oluyor.
Gvensizlik, deerimizi ispatlamaya abalamamz salyor.
Yetki devretmede yetersizlik veya delegasyon becerileri eksiklii.
Gereki olmayan zaman tahminleri, mevcut zaman iin ok fazla planlamaya neden olur.
Sayfa 99
Hayr demeyi bilmemek ve memnun etmek iin bir arzu.
Kiisel organizasyon becerilerinin eksiklii; Masanzdaki kazklar, ok fazla proje zerinde

alrken geometrik olarak byyor gibi gzkyor.

Gereksiz tekrara ve ayrntl aptalca yatrma gtren mkemmeliyetilik.
Bunlardan bazlar zellikle zahmetli ve dikkatimizi ekiyor.
Delege renin
ok fazla teebbste bulunmann en kesin yolu, delegasyonun baarsz olmasdr. Her ne sebeple
alanlarmzn ii yapabileceini dnmyorsak gizlice daha iyi yapabileceimizi dnyoruz,
kontrolmzn ounu bakalarna nemli iler evirmeye gnlsz hissetmek lazm. Anlalabilir
olabilir, ancak lmcl. Bakasnn stesinden gelemeyeceini dndnden giderek daha fazla ey
alrsan mutlaka boulursun. On iki kiiden ciddi hatalar yaparsan patronun gndeminde on drt eye
sahip olduundan etkilenecek deilsin.
Temsil edilememesi nedeniyle ok fazla gayret sarf ediyorsanz, Zaman Konusu 6'ya gein ve bunu
nasl yapacanz renin.
Patrona Hayr Deyin renin
Pek ok kii patronun onlara atad her eyi yapmaya alt iin ok fazla grev alr. Ar
yklemeye hayr demelerini renmeleri gerekir. Hemen hemen her patron, pek ok eyin dikkatsizce
yaplmasndan ok, daha az eyin iyi yaplmasn tercih eder (zellikle de bu eyler en ncelikli
eyse).
Bu durum size aitse, u anki i yknz aklamak ve patron iin bu projeler zerinde
altnz belirtmek ve patrondan ncelikler konusunda karar vermesini sylemelisin.
almalarnz patronun ncelikleri dorultusunda ynetiyorsunuz ve yapabileceiniz en akll ey
budur.
Diyelim ki patronunuz sizi aryor ve bugn tamamlamanz iin size iki yeni proje sunuyor. "Tamam,
ama nce bir soru sorabilir miyim?" Dersiniz.
Sayfa 100

Herhangi bir patron bir soruya raz olacak. Sonra, "Bunun farknda msnz bilmiyorum, ancak bugn
sizin iin baka iki sre daha var ve u anda zerinde alyorum" dedi. Her eyi yapmak mmkn
olmadn biliyorum ve ben hangisinin ilk ikisini ya da iki yeni ikisini yapacandan emin
deilim. "
Herhalde zerinde altnz eyi unutmu ve burada adm atma ansn takdir edecektir. O halde
kanca bitti. Ama patronun, bir sr mizahla, "Onlarn hepsini yapman istiyorum" derse. Onunla
makul derecede iyi bir ilikiniz olduu varsayldnda, noktasn vurgulamaya devam edin:
"Eh, elimden gelenin en iyisini yaparm, ancak hepsinin bittiini garanti edemem, orijinal
grevleri garanti edebilirim, fakat akas, yeni olanlarla ilgili phelerim var. Bu yzden sizi
umuyordum. ncelikleri belirlememde bana yardmc olur.Bir ey yarna tanmak zorundaysa, yanl
eyi semekten nefret ediyorum, bu yzden, ikimiz iin faydal olacan dnyorum, en nemli."
Patronun bu noktada ne derse desin, onu tm devlerin bitmesinin mmkn olmadn fark
ettirmisinizdir.
Zaman Daha yi Kestirmeyi renin
Bazen insanlar eitli ilerin ne kadar srecei ile ilgili gereki olmayan tahminler yznden
ok fazla sorunlar yaarlar. Bu
Sayfa 101
"Hzl bir iiyim, bunu yapabilirim" in ar derecede gvenilmez bir baka yn olabilir ya da
doru tahmin edilememektedir.
Murphy'nin kinci Yasasn Unutmayn: "Her ey dndnzden daha uzun srer." Buradaki zm
kendinize bir yastk vermektir. ok karmak iler veya ok kritik olanlar iin tahmininizi yapn
ve bunu en az yzde 20 arttrn. Bu ii gemite benzer bir eyle ilikilendirebiliyorsanz,
minder miktarna karar vermede size rehberlik etmek iin bu deneyimi kullann.
ok Denemeye Nasl Balanr?

Kendinizi sk sk yapmaya alrken bulursanz, nasl durdurulur? Bu fikirleri deneyin:
Kendinize bask altnda en iyi altklarnz sylemeyi brakn; Baskda kimse en iyi almaz.
Bakalarnn iini yapmad iin adm atma ve devralma drtsne kar direnmek; yaptklar i
sizin sorumluluunuzdur, sizinki deil.
Her eyin yaplmas gerektiini varsaymayn; Dk ncelikli almay ayrmclk yapmak iin
renirler. . .Mmkn olduunca bunu grmezden gelin.
Sorunun bir blmnn rgtsel becerilerden yoksun olup olmadn kendinize sorun.
Hereyi mkemmelletirmeye almay brakn; Baz eyler sadece ekstra abaya demez.
Kendini kontrol et
Ar yk nasl ynetiyorsunuz? Kendinizi aadaki sralamaya gre sralayn; o zaman imdi

Neredeyse hi
= 0
Ara sra

= 1
Yarm saat
= 2
Genellikle
= 3
Neredeyse her zaman
= 4
Sayfa 102
makas
1. Kendim ve ekip yeleri iin ar yk sorular ortaya ktnda, ncelikle kiinin ne kadar
etkili altna bakyorum.
____

2. Dk deerli veya baka trl uygun olmayan taleplerde hayr demeye alyorum.
____
3. Patrona hayr dememeye alyorum ve uygun olduunda kendimi savunmak iin eitli teknikleri
uyguluyorum.
____
4. Grevler iin gerek zamanl tahminler yapyorum.
____
5. Ar yklenme durumlaryla kar karya kalrken, kiisel organizasyon meselesini inceliyorum

ve sebebinin olmadndan emin olmak iin adm atyorum.
____
Genel Toplam
____
Page 103

Al Ziyaretileri
"Merhaba, bir dakika var m?" Nispeten masum bir soru ve muhtemelen gnde birka kez duyarsnz.
"Tabii, ieri gir." Bu otomatik cevabnz m? Eer yleyse, yalnz deilsiniz; Yzde 99umuz bunu
tamamen otomatik olarak sylyor. Fakat kendinize sorun karmaya hazrlanyorsunuz, nk
alternatifleri kefetmeksizin kesintileri davet ederseniz dahi kesintiye uramanza izin
veriyorsunuz. stediiniz kiiye zamannz kontrol etmeyi vereceksiniz!
Drop-in ziyaretileri en byk zaman kazclardan biridir nk ok yaygndr ve kar koymak ok

zor. Hzl bir sohbet etmek iin urayan bir arkada olabilir. Bilgi, tavsiye veya bir karara
ihtiya duyan ekibinizden biri olabilir. Projeniz hakknda gncelleme talep eden patronunuz
olabilir. Olabilir. baka bir ynetici, bir meslektam, bir iyilik istemek. Blmnzden
aratrma materyali isteyen st dzey bir ynetici olabilir. Tek sahip olduklar ey, bir ekilde,
yaptklarn durdurup dikkatini onlara aktarmay talep ediyorlar.
Kesin olarak bildiimiz iki ey: Hi kukusuz bir dakikadan daha uzun srer (ortalama al
ziyareti on dakika srer) ve konsantrasyonunuzu ve momentumunuzu geri kazanmak iin gereken sre
ziyaretin harcad gerek zamandan daha uzun olur (bazlar kat daha uzun diyelim).
Sayfa 104
Nedenler
Neden ziyaretileri brakmak iin hayr demeyi zor buluyoruz? nsan doas burada resim haline
geliyor. Hepimiz ihtiya duyulmak, nemli hissetmek ve yardmc olmak istiyoruz ve tm bu
psikolojik ihtiyalar, masum bir soru ile tetiklenmektedir. Fakat yardm etmek istiyorsanz,
vaktinizi baka bir kiiye brakrsanz, kanlmaz olarak kendi kendinize stres yaratrsnz. Ve
hepsi deil. Gereksiz kesintileri kabul etmiyorsanz, yapm yapabileceiniz daha nemli katklar
kurulutan yoksun brakyorsunuz. Dahas, nemli bir renme deneyiminin cevaplarn bulmamz
gereken zorlua mdahaleciyi mahrum brakyor olabilirsiniz.
Ziyaretilere Ne Diyelim?

Alan ziyaretileri kontrol etmek iin ncelikle aklnda ne olduklarn mmkn olduunca
renmelisin. Sonra duruma bal olarak u drt eyden birini yapn:
1. Sorularna katln (gerekten ksa veya gerek bir acil durum ise).
2. Onlarla grmek iin baka zaman ayarlayn.
3. Baka bir uygun kiiyle grmelerini salayn.
4. Onlarn kendi balarna bir zm bulmalarn tevik edin.
Bunlar drt temel yanttr. Fakat genellikle problem ne syleyeceini bilmemekten daha incelikli
bir sorundur. Kesintiyi nazike nasl saptracamz bilmiyoruz. Birisi "yalnzca bir dakika"
vaktinizi sorduunda, yaptnz eyle gerekten devam etmeniz gerekir, bu yantlardan bazlarn
deneyin.
ertele:
Ziyareti: Bir dakikan var m?
Sana: Merhaba. Naber?
Ziyareti: Eh, bu Peterson davas. Olduka stesinden gelemiyorum. Bir sene nce byle bir eyin
yok muydu?

Sayfa 105
Evet: Evet. Yarg Winston, dokuzuncu devre.
Ziyareti: Bana bunu anlatr msn?
Emin misin. Sanrm sana bir ka fikrim var. Ancak u anda bu ksa metne devam etmek zorundaym.
Yarn len yemeinden sonra ne dersiniz?
Meslektalarnzla, konumak iin baka bir zaman ayarlamanz gerekiyorsa, zr dilemek iin
hibir sebep yoktur. O halde takviminize koyarak iyi niyetinizi gsterin.
Ziyaretiyi baka birine ynlendirin:
Sen: Aslnda gerekten skm durumdaym. Neye ihtiyacn var?
Ziyareti: Mimarn raporuyla ilgili biraz karklk var ve bu hafta ehir dnda.
Sen ve. . . .?
Ziyaretimiz: Bankaya teklifimiz Cuma gn gerekecek.

Sizi: Eminim ki u an elimden ekilemeyecek durumda deilim. Sanatla Kontrol Edin; yardm
edebilecek misin bak. Ve ikinizde ne yaptnz bildirin.
Mmkn olduunca, halknz kendi cevaplarn bulmaya tevik edin. Bunu yapmann iyi bir yolu
onlara u sorular sormaktr:
'' Baka kimden neriler istedin? ''
"Hangi cevaplar buldun?"
"Neden yapmanz gerektiini dndnze karar verdiniz ve sonra sabahlar grmyor musunuz?"
Baka zaman planlayn:
Sen: Eer gerekten hzlysa, belki. Sizin iin ne yapabilirim?
Ziyareti: Basn bltenine balamadan nce sizden belediye meclisi hakknda arka plan bilgisi
almay nerdiniz.
Seni yaptm. Maalesef, len toplantsndan nce bitirmek zorundaym, o yzden daha sonra bir
araya gelmeliyiz. Sadece belediye meclisi mi bu, yoksa gitmene daha fazla ihtiyacn var m?
Ziyareti: Sadece bu.

Sayfa 106
yi misin. Yaklak on be dakika tahmin ederim. Yarn saat 2.30'a ne dersin?
Alan ziyareti programn yeniden planlarken bir zaman snr ayarlayn. Bu ekilde, ikiniz de
ne kadar sre planlayacanz biliyorsunuz ve toplanty bitirdiinizde ziyaretiniz akna
dnmeyecek. Belirsiz iseniz, asla sormaktan ekinmeyin.
Siz: Ne kadar sreceini dnyorsunuz?
Ziyareti: Sanrm yarm saat.
Siz: Bu, bu hafta benim iin bir sorun olacak; Olduka zorlu son zamanlarm var. Sence yksek
noktalar on ya da on be dakika iinde rtbas edebilir miyiz?
Soruyu cevaplayn:
te yandan, soruyu konsantreinizin krlmadna bu kadar ksa cevap verebiliyorsanz, elinizden

gelen her eyi yapn. Sonra ikiniz de iinize devam edebilirsiniz.
Ziyareti: Sorunuza bir dakika var m?
Sen: Deneyeceim. Sorun ne?
Ziyareti: Mteriye iletiim sayfalarn gsterme konusunda bir politikam var m? Birka kez
sormular, ancak sanat ynetmeni beklemek istiyor.

Siz: Hayr, onlar temas kurma; sadece nihai at ve yalnzca tm reklam dizayn edildiinde.
Kendinizi ksaltn:
Sklkla, hzl bir soru olacan dndnz ey daha kark olarak ortaya kyor. Birka
dakika ziyaretinizle konutktan sonra, meselenin biraz zaman alacan grebilirsiniz, der ki:
Stephanie, bilirsiniz, bunun ksa bir soru olacan dndm, ancak bundan biraz daha fazlas
olduunu grebiliyorum. Bu benim hatam; Bunun ne kadar sreceini sormalydm. . . .Ben 10:00 son
sahibim, patronum iin bitirmek zorundaym. Sakncas yoksa
Sayfa 107
Eer bunu yarna kadar ertelersek? Akas, zihnimin u an zerinde olacan sanmyorum.
Samimi ol:
Merhaba, dostum. Naber?
Ziyareti: zel bir ey deil. Btn sabahlar bu numaralara bakyordum ve ara vermeliyim. Alaska
gezisi nasld?
Siz: Harikayd. Aslnda, bir araya gelip sana her eyi anlatmak istiyordum. len yemeinde zgr
misin?

Arkadalarnzla, ihtiyacnz olursa kr olabilirsiniz: "Bunu sana yapmaktan nefret ediyorum,

fakat imdi sadece zamanla kavga etmiyorum, umarm anlarsn."
Toplumsallamay tek amac amalamak iin ziyaret etmek ve bunu nasl kontrol edebileceinizi Time
Topic 15'te tartyoruz.
Kimin Daha Kimin Zaman?
Drop-ziyareti ile zorluk arkasnda bir baka nedeni, gerekten ne olduu iin bir kesinti grmek
iin baarsz olduunu: nceliklerinde bir atma.
Hayatta kalan bir rnee gz atalm. Notlarnz topluyor ve toplant gndeminizi saat 11: 00'de
inceliyorsunuz. Saat 10.45'te, bir ortak kapnz kapar ve "Bir dakikanz var m?" Diye sorar.
Aklnda ne olursa olsun o srada onun ncelii vardr. Ancak grme iin hazr bekleyen baka bir
ey daha var ve bu sizin nceliiniz. Kesintiye uramanza izin verirseniz, nceliinizin nne
gemesine izin veriyorsunuz. Kesintiye uratmay reddederseniz, ncelikiniz onun nne geer.
Bu zel durumda, ortanza "bir dakika", on be ya da yirmi anlamna geldiini bilirsiniz.

Deneyim, sorusunun genellikle bekleyilebileceini retti. Aradnz bir toplantya ge kalmanz
kabul edilemez. Bunun bekleyip bekleyemeyeceini sormaya baladn, ancak ortan seni "leden
nce cevabm olmal ve o zamana kadar geri gelmeyeceini biliyorum" diye ikna ediyor. Bu ortak son
dakikada bilgi talep etmek iin sk sk bekler
Sayfa 108
veya kararlar. Bununla birlikte, tekrar ofisinize dnyorsun "Tamam, ama sadece bir dakika
Toplantm 11'de balyor ve ge kalamam" dedi.
Ortan sorunu ortaya ktka, birka ey netleti: Greceli olarak dk ncelikli bir konudur
ve sonuta acil deildir. Dn girdiini talep edebilirdi. Dahas, kararn kendisi de yapm
olabilir. Ne yazk ki utanmadan kendinizi kurtarmak iin tartmaya ok uzaktasnz.

Yanl olan ne yaptnz ve bu durumu nasl daha iyi ele alabildiniz?
Hayr demeyi beceremiyormu gibiydin. tirakinin roln planlama eksiklii, ge bir bilgi talebi
yaratt ve bu da sizi zor durumda brakt. Bununla birlikte, size byle bir ey syleyerek
talebinizi reddetmek iin bir neden de sundu: "Dn bunu bilseydim, bu tartma iin biraz zaman
ayarlam olabilirim zgnm, u an zaman alamam . Belki yarn?"
Toplant iin ge baladnz ve muhtemel bir kesinti veya gecikme iin vakit kaybettiniz. Bu
tuzaa dmemek en iyisi olsa da, "Toplantm yapacak kadar zamanm var, bakanlm, sadece ge
kalmam" diyerek bu durumu kontrol altna alm olabilirsiniz. anlayn. zgnm. "
Kesintiye izin vermeden nce sorunun nceliini koyamadnz. "Bu ne hakknda?" her zaman meru bir
sorundur ve ounlukla zaman kazandran bir sorundur.
Sayfa 109
Soru sorann alternatif cevap kaynaklarn kefetmediniz. Bu durumda, ok meru bir ekilde
"Charlie'yi denedin mi?" Diye sorabilirdiniz.
Sorulayc tarafndan nerilen bir dakikalk sreyi uygulamay ihmal ettiniz. stenilen zaman
dolduunda kendinizi kurtarmalsnz. "zr dilerim, zamanmz doldu, imdi ayrlmak zorundayz
Belki geri dndmzde bunu tekrar alabiliriz."
Ak kap
Alan ziyaretilerin sorunu baka kaynaklara da sahiptir; bakalar tarafndan bir dereceye kadar
dikte edilen bir kaynak: ak kap politikas. ou durumda, meru bir gereksinimi olan herkes
tarafndan eriilebilir iyi bir ideakek yneticisi olarak balayan ey, kesintiler iin ak
davetiye dnmtr. Ak kap politikasna sahip irketlerde, ou kelimeyi tam anlamyla
yorumluyor ve kaplarn her zaman ak tutuyor. Bu ak kap, bo sorulara gerek sorular olan
grevliler kadar ekiyor gibi grnyor.

Cevap, asl konsepte dnmektir: Sizi grmek isteyen herkes iin eriilebilir, eriilebilir
olmaldr. Kaplar fiziksel olarak asana! Kuruluunuz ak kap politikasn kelimenin tam
anlamyla uygulanmasna inanrsa siz ve tm meslektalarnz karlkl sayg gstermeli ve
bakalarnn program ihtiyalarna daha fazla duyarl olmalsnz.
Kendinize bir mdahale olmamaya zen gsterin. Kilit insanlarla tartmak iin alan bir e
listesi tutun ve onlar bir toplantya paketleyin. Muhtemelen grdnz her kiinin sizin iin
birka soru verecei ve bylece gnde be ya da alt kez birbirlerine mdahale etmeyecei
sylenebilir.
zmler
Tarama. Alan ziyareti sorununun makro zm, telefon grmelerinin taranmasyla ayn drtl
stratejiyi izleyerek yardmc ekrannzn ekranlamasn salamaktr (bkz. Zaman Konumu 2):
Sayfa 110
1. nce mmknse ziyaretiyi idare edin. Asistannz gerekli bilgileri salayabilirse, bunu
yapmasn isteyin.
2. Soruyu cevaplayamyorsa, asistannz ziyaretiyi daha uygun bir kiiye ynlendirmelidir.
3. Ziyaretinin ihtiyacna cevap verebilecek tek kiiyseniz, asistannz sizinle bir randevu
programlamaldr.
4. Ziyareti VIPse ya da durum acil bir durumdaysa, asistannz sizi yarda kesip ziyaretiyi
ofisine gstermelidir.
Tarama ilemini gerekletirmek iin ziyaretilerin masanzn kapsna gelmek zorunda kalmalar
iin asistannzn masasnn ofisinin yaknnda bulunduuna bakn.

"Merhaba bayan Temple, sana yardm edebilir miyim?"
"Frank' grmem gerek, megul m?"
"Gelecek yla ait blm btesinde alyor, onu kesmemi istiyor musun?"
ansnz, ziyaretiniz hayr demeyecektir. Ardndan asistan, bakasnn yardm edebileceini veya
bakasnn yardm edip edemeyeceini sorar, aksi halde sizinle randevu almamz nerir.
Tarama fikrine direnen baz insanlar bulacaksnz; randevularn yalnzca yurtd kiiler iin
olduuna inanmaktadrlar. Fakat usta, profesyonel bir asistan, sizi su oluturmadan gereksiz
arzalardan korur. Yardmcnz bu iin iine kat etmek sizin sorumluluunuzdadr; Bir ortak
sizinle grmek iin bir randevu almak zorunda kaldklarn iddia ederse, yle bir ey syleyin:
"Bakann konumas zerine alabilmek iin Jim'e kesintisiz saat hazrlamama yardm etmem
iin Jim'e sormutum. tm dikkatimi ekin. "
alanlar iin randevular zamanlayn. Blmnzde veya blmnzde, sizi grmek isteyen herkes
iin, belki de 10: 00-3: 00 aras kullanlabilir olmanz iin gnn bir blmn oluturun.
Asistannzn bu blokta ve belirli bir sre iin randevular planlamasn salayn. Ziyaretiniz
"Ltfen bugn yarm saatlik bir sre iin beni brakn" demesini isteyecektir. Asistannz sizin
iin arka plan bilgilerini bir araya getirebilmesi iin ziyaretin amacn sormalsnz.
Sayfa 111
Yardmcnz ziyareti izlemesini isteyin. Yarm saat dolduunda, bir sonraki randevuyu hatrlatmak
iin sizi yarda kesmeli.
Bu fikri genileten baz insanlar dzenli "brakma" saatleri kurdu; kurulutaki herkes, bu zaman
dilimi boyunca kullanlabileceklerini bilir ve o zamana kadar sorular kaydeder.

Sakin bir saat kurun. Sessiz bir saat kavram, Zaman Konusu 3'te aklanmaktadr. Bu ok etkili
teknik btn organizasyonda kullanldnda verimlilik artmaktadr. Herkes, brakma ziyaretlerinin
sessiz saat boyunca yasaklandn bilir; nk o zaman kesintisiz younlama iin bir kenara
braklr.
irkette sessiz bir saat kurmayacaksanz nce kendi departmannz deneyin. Baarsz olursa,
kapnza bir iaret koymay deneyin: "SESSZ SAAT, ltfen saat 11: 00'e geri dnn." Baz insanlar
her saat banda bir saat iinde gelir. Telefonlar almaya balamadan ve dierleri devreye
girmeden nce ne kadar baarabildiiniz konusunda aracaksnz. Ancak, bunu son are olarak
neriyorum. Bir saat nce gelirseniz telafi etmek iin bir saat erken ayrlmanz gerekir. Kimse,
dnmek iin bir atmosfer kazanmak iin kiisel ya da aile zamanndan vazgemeye zorlanmamaldr.
Bir asistann yoksa. Yukarda aklanan stratejiler, tam zamanl bir asistana sahip olduunuza
baldr. Eer etrafnzdaki baz ziyareti varilleri yoksa ya ziyareti kesintilerini
snrlandrmak iin kendi cihazlarnz kullanmak zorunda kalrsanz. Sorunun ne olduunu ve ne
kadar acil olduunu renin; insanlar kendi zmlerini bulmaya ya da dier meslektalarna
armaya tevik edin; Daha sonra bir araya gelmek iin belirli bir zaman belirleyin. te baz
baka fikirler:
Balangta bir zaman snr belirleyin. Gittiiniz ziyaretinize "Tabii ki, size yardmc
olabilirim, fakat 10: 15'te bir toplant iin ayrlmak zorundaym; on be dakika iinde
bitirebilir miyiz?" Deyin. Ziyareti izlemek iin bir asistannz olmadndan kendiniz yapn: Saat
alarmn ayarlayn.
Dier kiinin ofisine gidin. Dier kiinin ofisinde olduunuzda ok daha fazla kontrole
sahipsiniz; ziyaretinizi ofisten kolayca karmak zorunda kalmadan, hazr olduunuzda
brakabilirsiniz. Birisi ieri girdiinde, sorunun ne olduunu renin ve byle bir ey deneyin:
"On dakikaya kadar ihtiyacm var.
Sayfa 112
Bu makaleyi tamamlayn; neden o zaman ofisine gelmiyorum? "
Ayaa kalk. Bu ziyaretleri ksa tutmak iin son derece etkili bir tekniktir. Birisi "sadece bir
dakika" durduunda, onu selamlamak iin ayaa kalk. Sorunun ne olduunu renin, hzlysa
cevaplayn veya ayakta beklemeniz gerekip gerekiyorsa yeniden zamanlayn. Bir kere ziyaretinizden
bir yer edinmesini rica ediyorsanz, onu biraz bekletmeye davet ediyorsunuz.
Daimi, sizin ve dierinin oturduu bir sohbeti bitirmenin bir yoludur. Glmseyerek ve candan

konuarak ve kapya doru hareket ederken ayaa kalkn. Dieri seninle birlikte hareket edecek.
Saklamak. Binada, kullanlmayan bir gizlilik odas, bo bir ofis, ktphanenin bir kesi, yemek
yemeindeki kafeteryay kullanabileceiniz bir yer bulun. ki yarar vardr: Kimse sizi bulamaz,
bu nedenle kesintiler sfra der; ve muhtemelen yabanc ortamdaki atmosferi daha uyarc
bulacaksnz. altm bir irkette insanlar gn boyunca birileri herhangi bir ofisten knca,
bakalarnn da youn alma iin masasn kullanabilecei konusunda bir anlamaya varmt.
Bakasnn masasnda olmak, dikkatli altnzn ve kesintiye uramak istemediinizin otomatik
bir iaretiydi.
nleme. Birok kii kendi hesabna alrken, kesintileri nleme ihtiyac ile mteri hizmetleri
ihtiyalarn dengelemek iin yaratc yollar gelitirilmekte ve kabul edilmektedir. rnein,
"alma", her ikisi de alc tarafn fiziksel olarak mevcut olduunu biliyor olmasna ramen, i
iletiimlerinin posta kutularnda veya kaplar altnda rutin olarak "brakld" brakma "ile
deitiriliyor.
Patron ne hakknda?
Dakikada bir kii senin patronun olursa aknlk etmeyin. Ziyaret, zellikle kt bir zamanda
gelirse veya baka herhangi bir eyden daha sosyal grnyorsa, mevcut projelerinizden mmkn
olduunca sessizce ve elinden geldiince abuk bahset. Olduun zamanlardan bahsediyorsun
Page 113
patron iin alyorlar. Daha sonra patronun ofisine gelip gelemeyeceinizi ve bylece dier
konularn ayn anda tartlabileceini sorun. deal olarak, bir araya gelmek iin her gn belirli
bir sre kurmaya aln, bylece sizden biri iin hazrlanan tm elerle ilgilenebilirsiniz.
Kendini kontrol et
Alan ziyaretileri ynetmede ne kadar baarlsnz? Kendinizi aadaki sralamaya gre


Neredeyse hi
= 0
Ara sra
= 1
Yarm saat
= 2
Genellikle
= 3
Neredeyse her zaman
= 4
makas
1. Alan ziyaretiler etkili bir ekilde elenir.

____
2. Mmkn olduunca, kesintiye izin vermeden grevleri tamamladm.
____
3. Mmkn olduunca asistanm veya kendime yardm etmem durumunda kesintileri zaman snrlamas
yapyorum.
____
4. Bir kesintiyi kabul etmeden nce, ne hakknda olduunu soruyorum, bylece kendi nceliime gre
nceliini deerlendirebilirim.
____
5. Kesintiye devam etmeden nce, alternatif zmler kefediyorum: Kesinlikle problemi zmek iin
ne gibi abalar sarf ettiniz? Yardm edebilecek baka kim daha eit veya daha iyi olabilir?
Hareketin ertelenmesi herkesin yararnadr m? Hibir ey yaplmazsa ne olur?
____
Genel Toplam
____

Sayfa 114
Etkisiz Delegasyon
irketten on drt yl sonra Harry son zamanlarda birinci basamak mfettilie terfi ettirildi. Her
eyin yolunda gitmesi ihtimalinden endie ediyordu ve bu nedenle her eyin masasnn stnden
gemesi konusunda srarcyd. Dkknc Harry'nin her admnda iyi olmasn beklemek zorunda
kalmaktan holanmad; Bazlar aka kzmt. Emirler ylyordu; retim geri dnd. Harry, her
gece ge saatlerde alt, yetimek iin abalad.
Neyse ki, Harry'nin blm mdr gerek sorunu tehis etti: Harry her eyden sorumlu hissetti;
herhangi bir sorumluluu devretmeye isteksiz davranyordu. Harry'nin patronu onu arad ve candan
ve samimi bir endieyle Harry'nin selefi mkemmel sonular elde ettiini ve nadiren mesai
bittiini belirtti. Selef, zor grevleri stlenebileceklerini kantlayan kiilere mmkn olan her
eyi devretti. Harry en zor grevlerini kaybetme tehlikesiyle kar karya kalmt. Bakalarna
vermi olabilecei her ii yaparken, Harry fazla denecekti.
Harry mesaj ald. Her forepre, verilecek grevleri hakknda konumak, bu grevleri devretmek ve
karlkl olarak memnuniyet verici ilerleme raporlar sistemi gelitirmek iin grmek zere bir
araya geldi. Artk zamannda eve gidiyor.
Sayfa 116
Delege Rahatszln stesinden Gelmek
Harry'nin durumu allmadk bir ey deil. Birok yneticinin, ekip yelerine i verme konusunda
zorluk ektii grlyor. Bunun birou, insan doas ile ilgisi olan pek ok nedeni vardr. Bu
isteksizliin kaynan anladmzda, bunun stesinden gelmeye alabiliriz.
Benlik. Ego, bu seferkinden daha belirgin deil. oumuz, "daha iyi yapabilirim" diye dnmekten
savunmasz davranyoruz. ronik bir ekilde, biz de ztla kar savunmasz davranyoruz: "Buna

vereceim kii benden daha iyi bir i yaparsa ne olur?"
Her iki durumda da zm basit: Her neyse onu devret. Ekibinizdeki birisi devle ilgili olaanst
bir i karrsa, tm kurumun kazanlar ve saygnl en ufak apta azalmaz. Ve bu kez grevi
daha iyi yapabildiiniz doru olsa da, ortanz nemli bir renme deneyiminden yoksun
brakacaksnz.
Hatalar hakknda endie. Bu en byk altta yatan neden olabilir: grev verilen kiinin onu
uuraca ve gerekten de alnp alnabilecei konusunda paralar almak zorunda kalacaklarna
dair korku. Bir ynetici olarak, hatalarn tolere edildii bir ortam oluturmalsnz. Hibir
eyin tehlikeye girmedii bir yerde az deer elde edilir.
Henry Ford hakkndaki efsanenin bir ksm hatalar ileme biimiyle ilgilidir. irkete 20 milyon
dolarlk bir hata yapan bir bakan yardmcsnn istifasyla Henry'ye geldii syleniyor. "Asla"
dedi Ford, "Sizi kaybetmek iin sizi eiterek ok fazla para harcadk" diye yant verdi.
Konfor seviyesi. ok yaygn bir problem, yneticilerin daha nceki ilerinde almaya devam
etmeleri, nk bu ii rahata yapyorlar; tam olarak nasl yaplacan ve baarl olmak iin
tam olarak ne yaptklarn bilirler. Bir yneticinin ii endie dolu olabilir ve bu grevlerin bir
bakasna devredilmesine ramen nasl olacan zaten bildiimiz daha rutin grevlere geri
ekilmek iin gl bir cazibe vardr. Mhendislik mdrlne terfi ettirilen tasarm mhendisi
hala devre tasarm yapyor;
Sayfa 116
Blm. Bir ynetici olarak baarl olmak iin, u anda bildiiniz ilerden uzak durmal ve
gelecee dikkat etmelisiniz.
Kontrol kaybetme korkusu. Delege srecinde iyi bir i kardysanz, nihai kontrol elinde
tutarsnz;
siz ve ii, kontrol noktalar ve ilerleme raporlarnn bir takviminde (Zaman Konumu 18'e baknz
) karar vereceksiniz ve bir ey ters gittiinde harekete geme zamannz bileceksiniz.
Patronun, her ne sebeple olursa olsun, her eye elini kolu tutmas gerek bir problem olabilir.
Baka birine vermi olduunuz bir projeyle ilgili ayrntlar sorulursa, "Bunu Patricia'ya
devrettim. Ona danmaktan ve cevab size bu leden sonra ulatm iin mutlu olacam" deyin.
Mkemmellik iin arzu. Muhtemelen bu kural iin ebeveynlerini sulayabilirsin, sana bu kural
rettiyse: "Yapmas gereken bir ey varsa, iyi yapmaya deer" Bu, kimsenin sizin kadar
yapamayacanz gizli anlaynzla birletiinde, grevinizi kendiniz yerine getirmeniz iin
zorlar, bylece standartlarnz iin yaplabilir. Bu fikri gevetin; sizi ar denetime gtrecek
ve bu sonuta baarszla neden oluyor. Makul, yeterli almay kabul etmeyi renin; o zaman
arzal olduu iin mkemmeliyetilii tanmay renirler.

Bakalarna gven eksiklii. Bu endie ok anlalabilir, zellikle bir grevi daha nce hi
yapmam bir kiiye devrediyorsanz. Temsilci olmalsn; baka kimse nasl renecek? Buna ramen,
iin doru yaplacana nasl ben gvenebilirim dersiniz? zm, bir inan sramasdr. Dalmal
tutun ve projenizin desteiyle tatmin edici bir ekilde gerekletirileceini varsayalm. lgili
riski kabul edin ve en aza indirgemek iin admlar atn: Ak talimatlar, ko ve danmanlk verin
ve dzenli ilerleme raporlar aln.
Yanl verimlilik hissi. Genellikle yneticiler bir ii devretmemeye karar verir nk "Bunu
kendim yarm saat iinde yapabilirim, Wendell'e iki saat srebilir" dedi. (Bazen bu "muhtemelen
bakasna bunu nasl yapacam gstermek beni daha uzun srebilir" dedi. Her iki ifade de doru
olabilir, ancak ikisi de bu noktay tamamen zlyor. Peki ya Wendell'i ii yapmak iki saat
srerse? Bir dahaki sefere daha hzl yapabilir. Daha da nemlisi, ii brakp kendinize ekstra
yarm saat ayrn. Bu yarm saatte bir ey yapabilirsin
Page 117
yalnzca yapabileceiniz, organizasyon iin ok daha deerli bir ey.
Etkili Delegasyon Admlar
Ne zaman bir eyler yapmaya balaynca, kendinize "Baka biri bakas yapabilir mi?" Diye sorun.
Cevabnz evet ise, delege edin! tirakinizin iyi bir i kardndan emin olmak iin, temsilci
seerek iyi bir i kardnzdan emin olun.
Doru kiiyi sein. Takmnzdaki kalifiye kiilere sahip olduunuz varsaymyla balyoruz (eer
dnmyorsanz, Time Topic 14'teki fikirleri kontrol edin) ve personelinizde bir veya daha fazla
kii bu ii yapabilir. Yetenek ve grev arasnda elinizden gelen en iyi elemeyi yapn.
Unutmayn, delegasyonun amacnn bir blm eitim. Belli trdeki grevlerde en az deneyimi olan
bir kiiyi otomatik olarak reddetmeyin; onu deerli eitiminden soyacaksnz.
Ak talimatlar verin. Nihai bir rn ve ara artlar olarak ne beklediinizi belirtin. Kabul
edilebilir bir ii oluturacak standartlar tanmlayn ve bunlar tam olarak tartn. zen
gsterin; Btn kritik noktalar aklar. Kiiden tekrar etmesini isteyin; bylece ikiniz de ayn
ekilde eyler anlyorsunuz.

Karlkl yetki verin. Bir grevin greve yklenmesi bir eydir; Onlara bir bakas olmay
baarmak iin yetki verilmesi. Etkili olabilmeniz iin, birbiriniz olmadan birini yapamazsnz.
Kiinin i finansman kaynaklar, bro yardm, ekipman, blmler aras bilgi ya da baka herhangi
bir eyi yapmak iin gerekli olan elde etme yetkisine sahip olduundan emin olun. Ak bir yetki
hakknda daha fazla bilgi iin, Zaman Konusu 16'ya bakn.
Takip et. i yapacak olan kii ile dzenli ilerleme raporlar sistemi oluturun. Bu, bir ey
yoluna giderse, dzeltme yapmak iin zamannda onu bilecek olmasn salayacaktr.
Destek ve ko gerektiinde. Proje boyunca, kendinizi soru, tavsiye veya baka herhangi bir yardm
iin hazr bulundurun
Page 118
Bu gerekli olabilir. Bunun bir renme deneyimi olmas gerektiini unutmayn; iyi bir retmen ol
Ayn zamanda ar kumanda etmeyin. Halknz sizi her an omuzlarna diktiini hissediyorsa,
motivasyonu ve yaratcl klr.
Yukar delegasyona direnen: Bu problem bazen "ters delegasyon" ekibi yeleri olarak kendilerinin
ele almas gereken sorunlar getirirler. Bu, zellikle "Kendim daha iyi yapabilirim" dnmeye
cazip olan bir patronla yapmak kolaydr.
Temsil heyetinin ekirdek konsepti uygun karar seviyesidir: Her karar, gerekli olgularn mevcut
olduu ve gerekli yargnn bulunduu mmkn olan en dk seviyede yaplmaldr. Bir ynetici olan
organizasyon ne kadar yksek olursa, o kadar ok deerli dolar ve kuru dolar. Eer onun bir
kadnnn yapabilecei bir karar verirse, irketin ona olan yatrmn boa harcyor.
Burada ahlaki: Ekip yelerinin almalarn geici olarak bile yapmayn; (renme frsatn
karrlar) aldatarak, irketinizi aldatarak (yeteneklerinizi iyi kullanmaz) ve kendinizi
aldatarak (hepsini yapmak iin uzun saatler almalsn).
Doru Yapma

Burada aklanan senaryo, iyi temsilci seme konusundaki kilit noktalarn birounu ierir.
Page 119
irketin bakan, irketin uzun menzilli pazarlama plan iin tm blmlerden girdi istedi.
Patronun blme mdr, her departmana bir blm taslak plan hazrlamasn istedi. devi Pamela'ya
vermeye karar verdiniz; pazarlamada spesifik bir gemii olmamasna ramen, sorunlara ve dzenli
bir yaklama bakmann yaratc bir yoludur. Ama onu aradnda, ilk tepkisi direnitir.
"Ah, bunu yapabileceimi sanmyorum!"
"yleyse, biraz konualm syle bana, neden byle dnmyorsun?"
"nk hi byle bir ey yapmadm."
"Pam, sizi bu i iin setiim sebebin bu olduunu anlamak artacak m? Harika bir renme
deneyimi olacak.Bu konuda iyi bir i karabileceinizi biliyorum.Ben de zekaya sahip olduunu
biliyorum Bir ey hakknda emin deilseniz bir soru sormak iin Endielenmeyin, birlikte
olduumuzdan Size ihtiyacnz olan rehberlii sunamam olursak, bu benim hatam olacaktr Her
admda arkanzda olacam Herkesin yapabileceini dnmediimiz geni orduya ho geldiniz Bu u
anda birinci nceliiniz ve toplam desteiniz var. Bir araya gelelim Cuma gn n fikirlerini
incelemek iin. "
Yetkilendirilecek Kimseniz Olmadnda Nasl Yetki Verebilirsiniz
Bir organizasyonda alyorsanz, ancak delege edecek hi kimse bulunmuyorsa, i arkadalarnzla

dengelenmeyi deneyin. Veya basite yardm isteyin ve ardndan karlk verin.
Bamsz alyorsanz, (1) geici ittifaklar kurmay deneyin; (2) proje baznda ortaklklar; ve
(3) ticaret hizmetleri. Bu anlamalar kada dkmeniz iyi bir fikir ve zaman kazanmanz
salyor. Bir sr bylesine yaratc dzenlemenin glmseyerek, el sktnda ve eit miktarda
gelitiini grdm.

Kapanan Dnce
Ynetimin z, bakalarnn abalaryla, dier bir deyile, delegasyonun hedeflerine ulamasdr.

Temsil edemeyen bir kii ynetemez.
Sayfa 120
Temsil hakknda aklda tutulmesi gereken iki temel nokta: Yapn (dierlerinin yapabilecei ve
yapmas gereken eyleri yapmak iin vakit harcamayn) ve doru yapn (zayf bir ii geri almaya
zaman harcamak zorunda kalmazsnz).
Kendini kontrol et
Heyeti ynetmede ne kadar baarlsnz? Kendinizi aadaki sralamaya gre sralayn; o zaman
imdi ay sonra tekrar yap.
Neredeyse hi
= 0
Ara sra
= 1
Yarm saat

= 2
Genellikle
= 3
Neredeyse her zaman
= 4
makas
1. Grev ile devredilecek kii arasndaki ma deerlendiririm.
____
2. Daha nce bir kiinin yaptklarndan daha zor bir grevi devirmenin o kiiyi eitmenin en iyi
yolu olabileceini kabul ediyorum.
____
3. Motivasyonu arttrmak iin, ar denetimsiz destek ve danman neriyorum.

____
4. Ters temsilcilii grdmde tanyorum ve izin vermeyi reddediyorum.
____
5. Sorunlarn zamannda dzeltici nlemlerin alnmas iin tespit edilebilmesini salamak iin,
tm byk grevlendirilmi grevler hakknda dzenli ilerleme raporlarnda srar ediyorum.
____
Genel Toplam
____
Page 121
Kiisel Bozukluk
Bu masay tanyor musun? lerinde ierii masann zerine szan veya dier ynlara kayan baz
dosya klasrleri kntl bir da. Dn ak olan gnlk bir takvim. Bir yn bilgisayar kts,
envanter kayd ve kim bilir baka neler. Bir kahve barda. Kapal bir sar pedten "yapacak"
cesurca st taryordum, gnn posteri almadan yars gmld. Kat, peete ve zarflarn
arkasna yazlan rastgele notlar. tane referans kitab, ikisi kalemler onlardan yapyordu.
Czdan zerinde kazkla eleen bir yn dergi. Yar bitmi raporlar. Bir baka kahve fincan.
rgtteki dierlerinden notlar, kk sar etiketler ok sayda yere yapyor. Ve onlarca pembe
telefon mesaj her eyin zerine dalm durumda.

Sana o masann sahibinin bugn bir randevuyu unuttuunu, dn nemli bir belgeyi kaybettiini ve
geen hafta bir cevap kardn sylersem sizi artacak myd? Gnde birka kez, yedi veya
sekiz yn kad arar, dikkat gerektiren, arad tek paray bulamayan her trl mektup, istek,
rapor ve belgeleri bulur; aslnda ne olduunu hatrlar.
Dzensizlikle ilgili akalar yapmak kolaydr, ancak bu trden kaotik bir ortam hakknda komik bir
ey yoktur. Yar gnll mazereti daha da elenceli deil: "Ben yaratc bir tr
Page 122
kii; Masam organize etmemden daha nemli eyler var. ''
Kronolojik olarak dank olan insanlar organizasyonlarnn ciddi bir sorumluluudur. Bakalarna
bilgi vermek iin baml olamazlar: Nerede olduunu unutuyorlar. Son tarihleri etkiliyorlar nk
onlar yazmamlardr. Dosyalar, telefon numaralarn ve kiinin adn renmek iin zaman
izelgesi ve dier kiilerin muazzam miktarda harcyorlar. Telafi etmek iin, daha uzun saatler
alyorlar, ancak hibir zaman yakalanamyor gibi grnyor. Ve ou zaman dierleri kasrga
iine emilir, dn takvim sayfasnda hala olan takm arkadan kapar.
Organize olma ve kalmann genel zm, masanzn etrafnda dalm haldeki tm paralar iin
gvenilebilir bir yere sahip olan entegre bir sistemdir ve kendine zg disiplini onunla birlikte
kalmaya zen gstermektedir.
Masanz Temiz Tutun
Yklenen bir masann ok megul, ok nemli birinin iareti olduu fikrinden kurtulun. Bu sadece
dankln iaretidir. Bir irket bakanna neden masasnda yalnzca bir esi olduunu sordu.
O, nemli bir maddenin bir defada zerinde younlamak zorunda kaldn ve bu ekilde almas
durumunda daha etkili olduunu kefettiini syledi.
Amacnz u anda zerinde altnz ey dnda masanz ak tutmaktr. Her seferinde bir ey,
herkes zerinde almak iin yeterlidir. ki eyle, zihin aralarnda ileri geri geer. ey ve
tamamen kaybolmusun.

inizi masanzn zerinde tutmak iin ortak bir tuzak olan "bunun hakknda unutmamak iin" dikkat
edin. Hatrlayacaksn, btn gn btn gn boyunca dikkat lk atyor. Projeyle A zerinde
almaya altnzda bile, baknz Project B ile etiketlenmi klasre her dtnde,
dikkatiniz zerine atlar. Ve eer C Projesi de sizi gzetliyorsa, A'y bitirme ansnz pek elde
etmemelisiniz. Bakalarndan yeterince kesinti ile uramak zorunda kalrsanz, bu ekilde
kendinizi kesmeden.
Page 123
Hangi projede zerinde almanz gerektiini sylemek iin gnlk plannza gvenin. Her ey
grme olasln beklemek zorundadr.
Bir asistannz yoksa bakalarnn gn iinde masanza kat brakmasn nlemek iin bir kutuya
ihtiyacnz olabilir. Bir asistannz varsa, kutunuzu masasnda tutun.
Dikkatli oluncaya kadar kk bir not: Ar klmayn. Sisteminiz hakknda o kadar titiz
davranmayn ki bir sayfa yerinde deilse alamazsnz.
Yaplacaklar Listesini Gndermek
nsanlar ilk nce bir yaplacaklar listesini kullanmaya baladklarnda, kendilerinden byk
memnuniyet duyarlar. Gone, garip kat paralar ve hatrlatclar, buruuk notlar cebinden,
antaniden ve antadan kurtarld. Her ey tek bir yerde, asla kaybolmayacak ekilde yazlmtr.
Eninde sonunda eylerin stnde kontrol hissediyorlar. Ve cesur, gl darbelerle eler
getiinden dolay harika bir baar duygusu var.
Bununla birlikte, sistemlerinde bir eylerin yanl olduunu anlamaya balamadan nce uzun
deildir. Belki her eyi bir listede buluyorlar, ancak her zaman listeyi bulamyorlar. Belli bir
an yazmaya ynelik bask altnda yeni bir liste balatyorlar. ki listeyi birletirmek iin
zamanlar yok, bu yzden her ikisini de tutuyorlar. ok gemeden biri evde, bir bakasnda,
arabada baka biri kald.

Birden ok yaplacaklar listesi ok sayda ba arsna neden olur. Kaytlarn kopyalanmasnda

boa zaman var. Bir eyin bir yerlerde listelenmi olduunu bilmenin hayal krkl nerede? Tam
olarak ne oldu? Kanlmaz olarak, ayn madde iki listede grnr. Sonra bir baka hayal krkl
daha var: Bir listede kapatld, ancak baka bir hayal krkl olmad. Bitti mi, yoksa. . . .?
Yaplacaklar listenizi kaldrn; Bu bir handikap. Bunun yerine, bunlar yapmak zorunda olduunuz
gn, hatrlamak, yapmak veya planlamak istediiniz tm eleri kaydettiiniz bir entegre
dzenleyici sistemi kullann.
Page 124
Entegre Bir Sistem kullann
Btn bireysel organizasyon aralar, bunlar btnletirmek iin herhangi bir sistem yoksa
deersizdir. Aralar, birbirleriyle uyumlu alacak ve birbirlerini glendirecek bir yol
bulmalsnz. Bir takvim, bir gnlk, yaplacaklar listesi, kiisel bir telefon rehberi, proje
kontrol sayfalar, uzun menzilli planlama tablolar ve eylem ve izlemeye ilikin kii notasyonlar
zelliklerini bir araya getiren bir organizatrn cevab. Sistem elle, kada veya genel olarak
kiisel bilgi yneticileri olarak bilinen bir dizi bilgisayar yazlm paketinden birini kullanarak
korunabilir. Her iki durumda da, hayatnzn dank paralar bir araya getiriliyor.
Kullandm planlayc / organizatr sistemi, Gelitirdiim Zaman Taktikleri adl bir sistemdir.
Bu, aadakiler iin bir yer salar:
Gnlk hedefler, randevular ve yaplmas gereken daha dk nceliimiz
Byk projeleri takip etmek iin kontrol tablolar
Grmeye ihtiya duyan kilit kararlarn ve eylem elerinin kaydedildii iletiim gnl
Ana kiilerle dzenli olarak grtm kiilerle bireysel blcler

Aylk planlar ve uzun menzilli hedefler
Alfabetik dizin
Kullanlabilecek dier mkemmel sistemler de vardr; kendi kiiselletirilmi programnz

hazrlamann tadn karabilirsiniz. Unutmayn, sesli zaman ynetimi sistemi unlar yapmaldr:
Fonksiyonel olun. Yapmanz veya hatrlamanz gereken her ey iin bir yere sahip olmal ve hepsi
hzl kayt iin annda mevcut olmaldr.
Geri ekilebilirlik salayn. eler, aylar nce kaydedilmi olsalar bile, kaydedilmeli ve hzl
ve kolay bir ekilde alnabilmeleri iin yerletirilmelidir.
Hedefleri ve projeleri grnr tutun. Uzun menzilli hedefler, ksa menzilli hedefler ve projeler
iin kontrol noktalar, zihninizden kaymamas iin grnr durumda tutulmaldr.
Page 125
Sreleri grnr tutun. Son grmeleriniz, onlar grmeyi kaybetmediiniz srece phesiz sizi
takip altnda tutacaktr.
Setiiniz herhangi bir sistemin bir tr kii kayd ierdiinden emin olun; bireysel kat
filerine gmlmemize, daha da kts bir fel kaybetmenize engel olacak ey budur. Her grme
iin, her toplant, her biri baka biriyle karlatnda, ulalan kilit kararlar ve yaplmas
gereken eylemi (hem sizin hem de dier kiinin) hzl bir ekilde not edin. Arama hzn arttrmak
iin temas kaydedilecektir: nemli kiiler (dzenli olarak baa kanlar, rnein asistannz
ve patronunuz), alfabetik kiiler (ara sra kiiler, rnein bir inaat veya sat ihtimali gibi
bir dizi temasn olduu durumlarda) gelecekteki referanslar iin nemli olabilir) ve gnlk
temaslar (dier iki nemli kategorinin ilk iki kategoriye uymamas). Bu elerin bazlar gnlk
planda da uygun yere aktarlmaldr. Kii gnl (ekil 8'e baknz), hatrlamanz gereken nemli
noktalarn ve takibin yaplmas iin gereken tm ayrntlarn kronolojik, devam eden bir tablosu
olacaktr. Bir sayfa dolduktan sonra bir sonraki sayfa tayn; Belirtilen tm eylemler
alndnda, gnlkleri dosyalayn. stediiniz zaman gnlk sayfalarnz kontrol ederek, tek tek
bilgi paralar alabilirsiniz. Kayt ve alm hzlandrmak iin nemli kiiler iin ayr sekmeler

kullanlr.
Bilgisayarl zaman ynetimi sistemleri randevular takip edebilir (bazlar size sesli
anmsatclar salar), dosya ve dizin notlar, telefon numaralar ve yer aramalar aramak,
projelerin ilerleme durumunu izlemek ve listelerin ve programlarn eitli konular zerinde
tutulmasn salar.
Elbette, kullanmay ihmal ederseniz hi bir sistem almaz. Bir zaman ynetimi organizatrnn
etkili bir ekilde kullanlmasnn asl anahtar, gerekletirilenleri gzden geirmek ve ertesi
gn iin plan yapmak iin her gn birka dakika alr.
Gnmzn Belgelerine Bir Yer Belirleyin
Zaman ynetimi organizatr, masanz ylmak iin kullanlan birok ayr parann yerini alyor:
takvim, yaplacaklar listesi,
Sayfa 126
ekil 8.
rnek kayt gnln.
Page 127
ve tm bu ayr notlar ve notlar. Dergiler, referans kitaplar ve geri raporlar ortadan kaldrld.
Baka zamanla uraacanz projelerle ilgili dosyalar, ekmenizi beklerken ekmecenizde veya
dosya dolabnda. Geriye kalan ey, bugn almanz gereken dosyalar ve dier materyaller iin bir
sisteme ihtiya duyulmas.
Anahtar bugn kullanmay umduunuz her kat paras iin bir yer olmasdr. Grdm en iyi
sistem bir dizi renkli klasr etrafnda ina edilmitir. Birka kategori oluturulur, renkler
atanr ve her kategorideki elerle ilgili zel prosedrler oluturulur. Tam bir rnek ekil 9'da
gsterilmektedir.

Bu kategoriler genellikle yararldr: Acil, Telefon Grmesi, Dikte, Yaplacak , nceleme.

Masanzn zerinden geen katlar sralanr (sahipseniz, asistannz tarafndan) ve bugn ihtiya
duyulacak katlar uygun klasre yerletirilir. Dier her ey dier insanlara devredilir, daha
sonra incelenmek zere dosyalanr veya frlatlr.
Hepsini Birlikte ekme
El altnda kahve, gne balamak iin hazrsnz. Bugnn hedeflerini yazn, ncelik srasna gre
sralayn ve her biri iin son tarih belirleyin. Tm projeler, telefon grmeleri, yazmalar,
toplantlar ve randevular planlaycnzda / organizatrnzde gnlk plannzda veya plan
sayfanzda listelenir. Gnmz projeleri iin ihtiya duyacanz arka plan dosyalarn ve
yazmalar dzenleyin. Dier tm katlar, ihtiya duyana kadar yerine (ekmece veya dosya
dolab) yerletirilmelidir.
Gn iin bir numaral projeniz zerinde almaya balayn; Bitinceye kadar veya mmkn olduunca
aln. Ardndan koyun ve iki numaray karn. Periyodik olarak krmz klasr kontrol edin;
kritik eler vardr.
Telefon aramalar iin ayrdnz gn iindeki saati vurduunuzda, mavi klasr karn. Uzun
telefon grmeleri srasnda turuncu klasre gidin ve bugnn yazmalarn imzalayn. Klasrdeki
dier kritik olmayan ilem elerini kontrol edin: Listenin st ksm hala en nemlisidir? Gnlk
plannzdaki "dikte" zaman blouna bastnzda, sar klasr karn. Eer yleysen
Sayfa 128
Kategori
eler Prosedr
A. Acil (Krmz klasr) A-1. VIP mesajlar, geri arama ya da son teslim tarihi A-1. Gerekirse
hzla / kes.
A-2. Ayn gn dikkat gerektiren gnlk posta.
A-2. Kapan iinde zet zmbal koturuyor.

A-3. A-3.
B. ar (Mavi klasr) B-1. Btn acil olmayan arlar B-1. Tm arlar mavi klasre en stte
nemlidir.
B-2. B-2. Kapan zmbalanm arlarn zeti altrlyor.
B-3. B-3.
C. Dikte (Sar klasr) C-1. Tm acil olmayan dikte. C-1. Yardmc olursanz yazmalarnz
ilitirilir.
C-2. C-2 Alt izili anahtar talepler
C-3. C-3. Harf zetinin altrlmas, klasrn iine zmbalanm notlar.
C-4. C-4.
D. Yaplacaklar (Turuncu klasr) D-1. Belge / Corres. imza iin hazr. D-1. stte oturum amak
iin sayfa veya aka iaretlenmi.
D-2. Yukarda yer almayan tm eylem maddeleri. D-2. Mmknse gne uyun.
D-3. Birikii nlemek iin haftalk en az bir kez inceleyin.
D-4. Hangi harekete geeceini sorun.
D-5. zeti yaynlamaya devam edin.
E. nceleme (Yeil klasr) E-1. Genel, ancak acil ilgi konusu olmayan tm makaleler, notlar vs. E-
1. Geziler, hafta sonlar vb. Iin
ekil 9.
nceliklerine ilikin rnek prosedrler.
Page 129
bir geziye kmak, bir bekleme veya hafta sonu evini ierebilecek bir randevu, antanzda yeil
klasr sktrn.
Projeleri tamamlarken ilgili evrak, "dosya" olarak iaretlenmi bir klasre veya kutuya gider. Siz
veya asistannz varsa, siz veya siz bunu daha sonra bulmanz salayan sistematik bir prosedre
gre dosyalayacaksnz. Aklc dosyalar organize etme konusundaki tam hikaye Time Topic 12'de.
Elektronik Yardmlar

Bir dizi elektronik enstrman, artc hz ve geni depolama alan olan bilgisayarlar, dizst
bilgisayarlar veya elektronik "dizst bilgisayarlar", kiilerinizi ynetmek iin yazlmlar,
projelerinizi ve programnza kolayca eriebileceiniz kiisel dijital "asistanlar" ve kiisel
dzeninizi yenmek iin size yardmc olabilir. cep veya bilgisayarnzdan kol saatinize
indirebilirsiniz. Ancak tm bu elektronik harikalar halledebiliriz. Zaman ynetiminin klasik
ilkelerini uygulayan ve Zaman Dersi 8'de ele alnan z disiplini uygulayan yalnzca siz, bir mr
boyu kiisel olarak dankl fethedebilirsiniz.
Kendini kontrol et
Kiisel organizasyonda ne kadar baarlsnz? Kendinizi aadaki sralamaya gre sralayn; o

zaman imdi ay sonra tekrar yap.
Neredeyse hi
= 0
Ara sra
= 1
Yarm saat
= 2
Genellikle

= 3
Neredeyse her zaman
= 4
makas
1. nemli aralar kolayca ulaabileceiniz yerlerde saklyorum: planlayc / organizatr,

bilgisayar, alma dosyalar, telefon, hesap makinesi, dikte makinesi, telefon rehberi.
____
Tablo bir sonraki sayfada devam ediyor
Tablo nceki sayfadan devam etti
Sayfa 130
2. Halkmn grevleri zamannda tamamlamak iin gerekli kaynaklara sahip olmalarn salyorum.
____
3. Dank bir masann dikkat datc gcn tanyorum ve alma masamn dndaki grevlerimin
hepsinden uzak tutmak iin pratik yapyorum. ____
4. Yapmam gereken veya hatrlamam gereken her eyi bir yerde kaydetmek iin bir sistem

kullanyorum. ____
5. Herhangi bir greve balamadan nce masamdaki dier iler gibi dikkat dalmlarn
kaldryorum. ____
6. Grevlerimi ncelik srasna gre yerine getirebilmek iin alma alanm bir sistemde organize
tutarm. ____
Genel Toplam ____
Page 131
z disiplin eksiklii
Elbette, kendi disiplini, zaman ynetimi tekniklerimizin ounu ie yarar hale getirmenin
anahtardr. Bitene kadar nemli bir ii yapmas disiplin gerektirir. Arkadalarnz ve
meslektalarnz sosyal bir ziyaretten zevk duyduklarnda almaya devam etmek disiplin
gerektirir. Rutin bir meseleyi sormak iin bir i arkadana mdahale etmekten kanmak disiplin
gerektirir.
Bununla birlikte, z disiplin eksiklii kendi balarna yeterli glk yaratmamaktadr, konu ayr
bir dikkati hak etmektedir.
Sorun Nerede Yayor?
Zayf z disiplininin bir nedeni zayf salktr ya da basit bir yorgunluktur. Elinizden gelenin
fazlasn hissetmiyorsanz veya uzun saatler almaktan ve zamannzdaki oklu taleplere cevap
vermekten yorulduunuz zaman, elinizin altnda olan ie konsantre olmak iin zihinsel ve duygusal
enerjiniz her zaman yoktur. Durum buysa, kendinize bakmak iin gerekli olan her trl deiiklii
yapn. Egzersiz programna balayn. Beslenme alkanlklarnz gzden geirin. Biraz fazla uyku
ekin; bir saat nce yatmay dene. almanz Cuma akam ofiste brakn ve bu hafta sonu mini
bir tatil geirin.
Sayfa 132

Bu sorunun bir dier kayna ise, almalara olan ilginin yetersizlii. Kaytszlk gl bir
demotivatrdr. Skldysanz veya meydan okumazsanz, iyi almas gereken disiplini uygulamak
daha zor olur. almanza kar tutumunuzu inceleyin ve durumunuzu drste deerlendirin: Sorun
i ile mi yoksa sizinle mi ilgili? Her eyi iyiletirmek iin ne yapabilirsiniz? Belki de
patronunuzdan daha zorlu grevler isteyin? arkadalarna yardm etmeyi teklif ettiniz mi? Rutin
grevleri daha hzl bitirmenizi salayacak ekilde daha iyi planlayabilseydiniz, dier
sorumluluklar iin yer aabilir misiniz? Yetenekleriniz i yerinde yetersiz kalrsa, bir topluluk
organizasyonunda zel bir proje iin gnll olarak dnn. Baar duygusu hayatnzn dier
alanlarnda sizi enerji altna alabilir,
z disiplin bir alkanlktr ve eksiklii alkanlktr. Kendinize zor bir soru sorun: Bu eski
moda bir tembellik halidir? yleyse, kendinizi tembel bir insan olarak grmeye devam etmek istiyor
musunuz?
Son bir kaynak bilin eksikliidir. z disiplin sorunu, baz insanlar artmaktadr. imdiye
kadar nispeten baarl olmulardr ve bu nedenle dnmek iin hibir zaman aklma
gelmemilerdir. Bir kez yaptklarnda, z disiplinin onlar daha baarl klacan anlarlar.
z disiplinle ilgili bu dorudan nedenlerin yan sra, dier zaman endielerine aadaki
balantlar da dolayl nedenler olarak dnlebilir:
i brakmay ve istediimizden ziyade sevdiimiz eyleri yapmay tevik eden son tarih ve
ncelikler eksiklii
Dzeltici disiplini imkansz klacak takibin baarsz olmas
Motivasyon eksikliine neden olan zorlu hedeflerin olmamas
Ne yaplabilir?
z disiplin zmnn byk bir ksm kendi kendine konumaktr. "Ben sadece z disiplinim yok,
yalnzca benim olduum gibi" diyerek durun.

Page 133
Bir eyden dierine sradnzda, '' Eh, megul etmekten holanrm '' diyerek durun, kendinize
gvenin. Kendinize tekrar tekrar syleyin; dzenli, dzenli bir insansnz ve yapmanz gereken
disiplin var. ne yaplmas gerekiyor.
z disiplinin alkanl gelitirin
Kendini disiplinli bir kiiymi gibi davrann, yaknda olacaksnz. Alkanlklarn ne kadar hzl
olutuuna aracaksnz. Pasifik Kuzeybat'ndaki popler bir yazar retmen, rencilerini,
birounda tam zamanl sorumluluklar olan yazarlara bata olmak zere, eyi yapmalar iin
tevik eder: (1) Kendilerini birer yazar olarak dnn; (2) her gn bir eyler yazn; ve (3) yaz
yazmak iin bir yer sein ve orada hibir ey yapmayn.
Kendisi hakknda bir hikaye anlatyor: Mobilyasz, mcadele eden gen bir yazar olarak yaz masas
olarak bir kart masas kullanyordu. Bir sabah kiisel bir mektup yazmak iin o masaya oturdu ve
alt saat sonra orda kendini buldu. O masada ciddi yazma alkanl o kadar gl ki, roman bile
farkna bile varmadan onun zerinde almaya balamt. Bu hikayenin ahlaki zellii udur:
Alkanlk yeterince gl olduunda, disiplin otomatiktir.
Takviye Oluturmak
z disiplin gelitirme programnz yrrle koyduunuzda, takviye salayacak koullar oluturun:
1. Hedefleri grnr tutun. Hedefleri belirleyin ve onlar btn gn grebileceiniz yerlere

yerletirin. Ne zaman ertelemek ya da babo kalmaya ayarttysanz, hedefleriniz yeniden
odaklanacaktr.
2. Mevcut tm aralar kullann. Tm aralardan yararlanmaya dikkat edin: organizatr sistemi,

gnlk plan, proje plan sayfas, ilerleme raporlar, telefon grmeleri iin zamanlayc.
3. Son bavuru tarihlerini ayarlayn. Proje iin son tarih yoksa bile bir tane koyun. Daha iyisi,
birka adma ayrn ve her birine son bavuru tarihi verin. Hibir ey, son tarih gibi bir mit

hissi yaratmaz; sizi kendiniz disiplin altna almaya zorlayacaktr.
Page 134
4. Etkinliklerinizi planlayn ve ncelikler belirleyin. Grevleri ncelik srasna gre planlayan

bir gnlk plan yap oluturacaktr. Bir plan olmadan zihinsel olarak en disiplinsiz bir ekilde
dolarlar.
5. yi zaman tahminleri yapn ve ilerlemeyi izleyin. Kendinize dzenli ilerleme raporlar yapn.
Nerede olmay planlyorsun? Deilse, rotay dzeltmek iin disiplini kullann.
6. Kendinize dl verin. Baar kayda deer saylmamaldr. Bir hedefi tamamladnzda kendinize
bir dl verin.
7. Bir model iin bir kahraman sein. Dnyamz imkansz zorluklar gibi grnen eylerle yzyze
gelen insanlarn ykleriyle doludur ve gl iralarla onlar amtr. Thomas Edison 1,500
denemeden sonra kauuk kefetti; bu da 1,499 baarszla uradna ve hala devam ettiine
iaret ediyor. Dnya rekoru kran eski para yldz Glenn Cunningham, doktorlar bir daha asla
yrmeyeceini syledii kadar kt bir ekilde yakld. Werner yon Braun, ald matematik
dersinde baarsz oldu; baarszl bir meydan okuma olarak kabul etti ve konuyu ele almaya sz
verdi.
Disiplinli insanlarn ortak zellikleri vardr. "Neredeyse" anlamazlar ve vazgemezler. Kendileri

iin zorlu hedefler belirlediler ve onlara ulaana kadar devam ettiler. Daha sonra daha da yksek
hedefler belirlediler.
Kendini kontrol et
z disiplin konusunda ne kadar baarlsnz? Kendinizi aadaki sralamaya gre sralayn; o

Neredeyse hi

= 0
Ara sra
= 1
Yarm saat
= 2
Genellikle
= 3
Neredeyse her zaman
= 4
makas
1. Her geen gn net hedefler ieren bir plan gelitiriyorum ve her zaman grnr durumda
tutuyorum.

____
2. Kendim ve ekibim iin her byk grev iin son tarih ayarladm.
____
Tablo bir sonraki sayfada devam ediyor
Page 135
Tablo nceki sayfadan devam etti
3. Tm son grevlerde dzenli gelime raporlar istiyorum.
____
4. Gnlk son teslim tarihlerime kar ilerlemeyi kontrol ediyorum. ____
5. Bakalarn bekleyecek konularda kesmekten kanrm. ____
Genel Toplam ____
Page 136
Hayr Deyin Olmaz

Dnyadaki en gl zaman ynetimi aracnn kk, iki harfli bir szck olduu syleniyor: hayr.
Bunun en gl ara olduunu kabul ettiime emin deilim, ancak kesinlikle en stte.
nsanlarn, bakalarndan gelen isteklere hayr derlerken zorluk ekmesine neden olan dzinelerce
nedeni var, ancak sonular her zaman ayn: Ar ykleme, ar mesai ve ar stres. Hibir ey
syleyemeyen kii srekli olarak klmekte, giderek daha byk ve daha byk hale gelen bir da
iinde daha kk ve daha kk hale gelmektedir.
imdi burada duralm ve ok fazla aba harcamaya (Zaman Konusu 4) ve hayr dememe becerisine kar
bir ayrm yapalm. Fazlaca giriimde bulunanlar ar gven duyar; onlar her eyi
yapabileceklerini dnyorlar. Hibir ey syleme imknszl, neyi bilmediini, duygusal kanya
dayanamayacan bilmemek demektir. Zamann olmamas, ltfen memnun olmamz veya rahatsz etmenin
korkusu ya da benzeri duygu itici gler, insanlarn tm taleplerine evet dediine yol aar.
Otomatik olarak evet syleme alkanlnz tedavi etmenin en iyi yolu, istemediiniz zamanlarda
bile temel nedenleri gzden geirmektir. Mutluluk kazanmak, onay almak iin ar arzular,
listenin bandadr. Mutlu etmek bir eydir; oumuz kalpten insanlara zevk veriyoruz. Gerekten
de, yardma muhta kiilere yardm etmek iin insani igd deerli bir zelliktir. Ama ltfen
bunu yapmak istemek
Sayfa 137
Kt bir ekilde nceliklerinizi kaybettiiniz baka bir eydir.
Kuruluunuzda yksek talep gren yeteneklere veya yeteneklere sahipseniz, hayr diyebilme zellii
zellikle nemlidir. Aksi takdirde, hizmetinize ihtiya duyan dier kiilere kolayca kurban
girebilir ve ksa srede kendi almanz iin vaktiniz kalmaz. Ego burada gerek bir tuzaktr.
htiyacnz olan, nemli, deerli hissetme ihtiyac sizi kolayca idare edebileceinizden daha
fazla almanza gtrebilir. Bir sre sonra, "askerleriniz" sizden faydalanabileceklerini anlam
olacak.
Bir ksm kii bakalar sorumluluk kabul etmeyi reddettiinde evet demeye balar; boluu
doldurmak iin girerler. Bu snrlar iinde takdire ayan, ancak ehitlie yol aabilir. Her eyi
kendi davasna neden olanlarn sk sk bunu yapmaya devam etmeleri beklenir. izi izmeyi renin.
Hibir ey syleyememe, hibirini etkisiz bir ekilde, zr dileyerek, z-nazike syleyerek

iermeyi iermez. Hayrsever saygsz kiiler, genellikle hayr demeye hazrlanmak iin zayf bir
giriimde bulunmakla birlikte, bir bahane ile balarlar:
"ey, cehennem, bilmiyorum, yapacak baka eylerim var ..."
Sorun u ki, istei yapan kii genellikle olas her mazereti beklemi ve bir rtme
hazrlamtr. Bunu tanr msn "Ah biliyorsun megulsn, bu yzden seni setik tam da bu yzden!
Zor bir iin varsa, megul olanlara gidiyorsun, nk iler biter". Eer yar gnll bir hayr
verirseniz, istekte bulunann sizinle konuulabileceini dnmesini cesaretlendiriyorsunuz. Zayf
bahaneleri sunarak, yanl mitler ina ediyorsunuz.
Gl bir mazereti dnemiyorsan evet demek zorunda msn? Kesinlikle hayr! Bir bahaneye
ihtiyacn yok. Bir istei hayr olarak kabul etmeye karar verirseniz, isteinizin sebeplerini
bilmesinin uygun olmad durumlarda kararnz hakl gerekmez. Sadece "zgnm, fakat imdi bu
saatte sylemem gerek" deyin.
Uyar gelmeyen talepler zellikle zordur. Hayr demen iin bir sebep dnemezsiniz, bunun yerine
evet derim. Bu durumda, tm ihtimalleri soran lehine olur. Kendinize biraz zaman ayrn. Evet dene
nce 10'a kadar sayn. unu deneyin: "Brak beni
Page 138
bunu dn. Mdahale edebilecek baka baz taahhtlerim var. "
Kendi nceliklerinizin grnmezliini kaybetme, hep evet diyebilecek en byk tek sebep olabilir.
nce kendinize evet deyin. Sorumlu olduunuz eyler iin net ncelikler oluturun ve onlar gzle
grnr tutun. Ardndan sorulduunda, kendi hedeflerinize dayal olarak sorumlu bir karar
verebilir ve gerektiinde onlar sorana gsterebilirsiniz.
Bazen, dikkatli dnceyle bile olsa, kendinizi evet dediinizde, bunun bir hata olduunu fark
edersiniz. Gecikmeden, evet dediiniz kii ile iletiime gein ve byle bir ey syleyin:
"Jeff, zr dilemek zorundaym, patrona yaptm taahhdm unuttum ve ikisini de yapabileceim

bir yol yok, ok zgnm" dedi. Durum onaylanrsa, bir alternatif nerin: "Dndnz gibi olup
olmadnz merak ediyorum ..."
Syleyecek Drt Adm
oumuz gibi, hayr demeyi tereddtlerseniz, nk birisini rahatsz etmenizden korkuyorsanz, bu

drt aamal teknii ezberleyin:
1. Dinle. Senden ne istendiini tam olarak anladnzdan emin olun.
Page 139
2. Hayr deyin. Kararnz yoksa, nazike ama sk bir ekilde syleyin. Yalakal cevaplarla yanl
mitler oluturmayn.
3. Sebepleri belirtin. Gerekirse nedenlerinizi aklayn; Bu sizin gvenilirliinizi glendirir.
4. Alternatif nerin. Kiinin ihtiyacn karlamann dier yollarn ne srerek, iyi niyetinizi
gsterin.
Basite ele alamadnz bir talebe karlk olarak, "evet" yerine syleyebileceiniz her trl
ey var.
"zr dilerim, dier taahhtler u anda yeni bir projeye imkn tanmam."
"Biliyorsun, Ylba Gnnde aileme bu yl baka bir ey almayacama sz vermitim onlar ok

fazla ihmal ettim."

"ltifat iin teekkrler, ancak korkarm ki reddedeceim, belki nmzdeki yl."
Bir irket bakan Seattle'dan bana unlar yazd: "Bana iyerinde yirmi yldan sonra sylemem
gereken eyleri rettiiniz iin teekkr ederim. Drt kuruluun ynetim kurullarndan istifa
mektuplar yazmtm, her birinde ok uzun tutmutum, daha gen kalsaydm nsanlar devralmaktan ve
katkda bulunmaktan alkoyuyorlard. Bana yeniden seimlerimi srdrdkleri iin hizmetlerime
ihtiya duyduklar yanlgs altndaydm ... imdi, beni setiler, nk hislerime zarar vermek
istemediler! Sana ve karma teekkrlerimi sunarm. imdi balayarak, aileyle daha fazla zaman
aryoruz "dedi.
Patrona Hayr Dedik
Elbette, patronunuzdan isteklere veya makul olmayan son tarihlere hayr diyebilmek farkl bir
hikaye. Burada temel strateji, kendisine dier projelerinizi hatrlatmak, zerinde altnz
patronun ncelikleri olduuna dikkat etmek ve yeni grevin nceliklerin listesinde nereye konmas
gerektiine karar vermek iin yardm istemektir.
Eer patronysanz ve bir taahht atmas yaratrsanz, ekip yelerinizden atmay

belirtmelerini tevik edin.
Sayfa 140
Bu gibi durumlarda ve alternatifler sunmak. Krlere deil, ak dnmeyi beklediinizi syleyin.

Ve eer rgtteki dier kiiler halknz zerinde talepler yaparsa, mantksz isteklere hayr
derler; onlar destekleyin; gerekirse, onlara nasl yaplacan retin.
Kendini kontrol et
Hayr, hayr derken ne kadar baarlsn? Kendinizi aadaki sralamaya gre sralayn; o zaman
imdi ay sonra tekrar yap.

Neredeyse hi
= 0
Ara sra
= 1
Yarm saat
= 2
Genellikle
= 3
Neredeyse her zaman
= 4
makas
1. Mantksz bir ey yapmam istenirse veya bir bakasnn yapmas gereken bir ii yaparken,
rahatsz olmadan hayr diyebilirim.

____
2. Ekip yelerimden daha nemli grevlere nasl mdahale edeceini belirterek ve makul
alternatifler nermekle mantksz taleplerime yant vermelerini neriyorum.
____
3. Ekip yelerinin bakalarnn isteklerine kar uyank kalrm ve ekip yelerine bu tr

isteklere hayr demeleri halinde destek veriyorum.
____
4. Kesintilere hayr diyebilmek zor ve birisi "bir dakikan var m" diye sorduunda otomatik olarak
evet diyerek birok alternatifi uyguluyorum.
____
5. Dnmeden evet derken bir hata yaptm farkettim, hatay dzeltmek iin derhal insana bir
hata yaptm ve cevabn hayr olmas gerekelerini syleyerek hareket ettim.
____
Genel Toplam

____
Page 141
10
Erteleme
Birka yl nce ailem Westchester County'de Chappaqua adnda kk bir New York kasabasnda
yayordu. Kasaba halknn ou yakn New York'ta alt ve yerel tren istasyonu her sabah youn
bir yerdi, nk uykulu yolcularn kmeleri trenin ehre gelmesini bekleyen platformu dolat.
Bir sabah, efle sohbet eden son arabada otururken pencereden dar bakmak iin ayrld. "Ah-oh,"
dedi, "ite bir tane daha gelir" dedi. Bakndan sonra, platformdan aaya bir aceleci, bir
elinde evrak antas, dieri de gazete grdm, tren ekilince panik grnm artt. 100 adm
tedeydi, ama onun iin akl banda hazrladn grebiliyordum ve tam olarak dolamaya balad.
Birka dakika iinde son otomobilin arka ucuna ulat ancak yorucu derecede hzl tren
hzlanyordu ve bunun kayp bir nedeni olduunu fark etti. zntyle baktmzda, hayal
krkln yola kan trenle bard.
Giriimi izlemek iin kapy kullanan ef, ban sallad ve sessizce, "Baym, daha erken balam
olmalyd" dedi.
Zamannda balyorsanz sonunda umutsuz, muhtemelen tehlikeli, son ukur aba gstermeniz
gerekmez.
Ancak oumuz balamak zor. Yapmamz gerekenleri bildiklerini ertelemek, kendimiz, i

arkadalarmz ve rgtlerimiz iin saysz problem oluturuyor. Ancak bu konuda ne yaplabilir?
Bu kadar ok zaman isteyenlerin de doru olduu gibi
Sayfa 142
insan doasnn zararl etkilerinden kaynaklanan ilk adm, bunu neden yaptmz anlamaktr.

Bu erteleme fenomeninin ardnda ne var? Genellikle baarszlk korkusu. Grev riskli ise,
dierlerinin performansnzdan yksek beklentileri varsa, becerilerinizden emin deilseniz,
muhtemelen almaya balamak zor olur. ertelemek iin. Tuhaf bir ekilde, bazen baar korkusu
ayn derecede zayflatc olabilir.
Bir dier sk karlalan sorun, eserin ilgi eksikliidir. nsanlarn yapacaklar ok az ey zor
olduunda, sk sk skntya kaplrlar. Uyuukluk, her yne kk salan hzla byyen bir ot gibi,
motivasyonu bouyor ve yaknda insanlar basit grevleri balatmak imkansz buluyor.
Bazen insanlar, fkenin ve onlara grev atayan kiiye kar dmanlk duygular nedeniyle
almay erteliyor; belki de ileri yneten amorf "onlar". Dmanlklar dorudan ifade etmenin
uygun olmadn dnyorlar, bylece bilinsizce ii sabote etmeye karar veriyorlar.
Elbette, bu gerek nedenlerden hibirini itiraf etmek istemiyoruz, bu sebeple mazeretler

yapyoruz: "Tm materyallere sahip deiliz / dier departmanlardan bir rapor beklemek zorundaym /
ok fazla taahhdmz / I u anda havamda deilim / acele etmiyor, bir sre bile vaktim gelmiyor /
zamanlama doru deil / Bu dier eyleri temizlediim anda alacam / yapacam Daha sonra basn
altnda daha iyi alyorum "dedi.
Bu "nedenlerden" biri aslnda geerli olabilir. Zamanlama doru olmad iin bir eyler yapmay
ertelemek mantkl zamanlar olur. Dnen insanlar, harekete gemeyi ertelemek iin uygun bir
karar vermeyi ve mantksz erteleme, aklama olmadan erteleme eylemi yapma arasndaki fark
biliyorlar. Ne olduklar iin dier nedenleri "rasyonelletirmeler" olarak tanmlayn.
Gecikme Tehlikesi
Aamallar toplantlara ge kalyorlar ve geldiinde kt hazrlanm, yazmalar cevaplamay

ertelemiler,
Sayfa 143
Telefon grmelerini deitir. Projenin belirli bir blmn programa hazr hale getirmezler ve

bakalarnn zerinde bulunduu bilgileri bulmazlar.
Hatta rahat, kolay gemekte olan insanlar kendilerini rahatsz etmesine izin vermezler, ancak
aslnda son dakika abalaryla kendileri iin byk stres yaratmaktadrlar. Tabii ki ekibin dier
yelerine verdikleri stres bazen daha da ktdr.
Son derece aba sarf eden lgn atmosferde hata tehlikesi de ayn derecede ciddi. Grev son
dakikaya kadar ertelendiinde, neredeyse her zaman daha aa bir i retirsiniz, nk her hangi
yanl giderse ve kanlmaz olarak bir eyler dzeltmek iin hibir zaman brakmazsnz.
Bu yzden "bask altnda en iyi alyorum" rasyonalizasyonu zellikle tahrip edicidir.in daha
iyi olacana dair yanl inanla (ya da en azndan yeterince iyi olan) insanlar, "daha iyi" bir
ii garanti etmeyi baarmak iin procrastinat etmeyi bilinli bir tercih yapar Tam tersi.
Yapmamz gereken eylerden ziyade sevdiimiz eyleri yapmak eilimi neredeyse evrenseldir.
Bylece, bir grev tatsz, riskli, korkutucu veya skcysa, olduka hzl bir ekilde
databilmemiz iin bir ey olsa bile, bunu ertelemek cazip. Bir alan knamak, o konumay
prova etmek, sizi iki kat aa dndren ihtimali nceden armak, memnuniyetsizlik sylentileri
ile iletiim kurmak, mutsuz grenekleri yazmak iin bir ey yapmak istemediimiz halde daha uzakta
olduumuz gn it.
oumuz iin, bu, enerjimiz en dk olduunda en sert ilerimizi hallediyoruz demektir. ekil
10'a gz atn ve ideal gnnz dnn (bkz. nc Blm). Drst olmak gerekirse, enerji
dtnde daha iyi bir i karabilir misin? Bu koullar altnda hata olasl harika. Erteleme
gerek zamanl bir gerektir: Yorulduumuzda bir eyler yaparsak, i yapmak, hata yapmak ve daha
sonra onlar dzeltmek iin daha fazla zamana ihtiya duyarz.
lk grafik, tipik bir gnde azalan enerji seviyemizi gsterir. Gnn sonuna kadar ncelikli
nceliklerimizi ertelersek ("grev talepleri" satrna baknz), enerjimiz byk lde
tkendiinde onlarla yzlemeliyiz, bylece dk performans salanacaktr.
Sayfa 144
ekil 10.
Grevleri enerji seviyesiyle eletirme.
Not: Yksek enerjili dzeylerle eleen dk deerli grevler ve dk enerjili dzeylerle

eleen yksek deerli grevler minimum sonular verir.

Not: Glgeli alan, yksek retkenlik srelerinin nemli lde arttn gsterir. Sorular enerji
seviyelerine uyduunda.
lk nce en st nceliimizi hedefleyerek, ikinci grafikte gsterildii gibi verimliliimiz

neredeyse iki katna karabiliriz.
Erteleme Blues'un Tedavisi
Ertelemeden kurtulmaya ynelik ilk adm, kontrolnzde olduunu ve kendinizi deitirme konusunda
kendinize ballk hissettiinizi anlamanzdr. Herhangi bir nedenden tr gelitirdiinizi,
Page 145
ii brakma alkanlndan bahsetti ve kendinize, kt alkanlnz daha iyi bir eyle

deitirebileceinizi hatrlatt. (Yeni alkanlklar oluturmak iin adm gzden geirin,
nc Blm.) Erteleme sizin iindedir; Bu sizin kendinize yapmanz gereken bir ey.
Deitirebilirsin, yapacaksn. "imdi yapn" tutumu gelitirmek iin bilinli bir aba gsterin.
Kendiniz iin son tarih ayarlayn. Hibir ey, son tarih gibi bir mit hissi yaratmaz. Proje
bykse, onu daha kk birimler haline getirin; her biri iin bir son tarih ayarlayn.
Birincisini balatmak iin bir son tarih belirleyin. Birine son tarihinizin ne olduunu syleyin;
Onu sonradan sormaya tevik edin. Her biri dediinizde kendinize dl verin
Sayfa 146
sahne tamamland. Sonun sonucu zerinde odaklanmaya aln. Bitmi rnn net bir zihinsel
imajn gelitirin; her ey bittiinde nasl hissedeceiniz hakknda.
Patron olduunuzda

Ekibinizdeki insanlar erteleme ile ilgili sorun yaarsa eitli ekillerde yardm alabilirsiniz.
Neil Fiore, The Now Habit'te, ertelemelerle baa kmanza yardmc olacak drt adm belirliyor.
1
1. Uyumu deil taahhd destekleyerek gven oluturun. Bakalarnn onlar etkileyen kararlara
katlmalarna izin verilmesi, taahhtlerini artrr. "leden nce yaptrmanz gerekiyor" diyerek,
"Zamanlamamz hakknda ne bildiinizi gz nne alarak, bu ksmn ne zaman yaplabileceini
dnyorsunuz?" Diyerek.
2. eyleri bitirmek yerine balamak zerine odaklann. Uzunca bir srede byk bir i yapmaktan
sorumlu tutulma fikri erteleme makinesini endieye drr; Grevin engeli yznden bunalm
hissederler. Balama noktasna odaklanarak korkuyu azaltn. "Hatrlayn, son bavuru tarihi sadece
iki ay uzaklktadr" diyerek, "Kaba taslakta ne zaman balayabilirsiniz?"
3. Eletiri yapc bir ekilde verin. Kzgn, olumsuz eletiriler her zaman ykcdr, ancak
ertelemeler zerinde zellikle ktdr. Hayatta kalmaktan korktuklarnda, iin nceliklerine
odaklanmak zorunda kaldklarnda yeteneklerini kaybederler. Do not say, "Bu rapor tamamen noktay
zlyor" Bunun yerine, "Bu iyi bir balang, bence A ve B ile ilgili birka fikir ekleyip
sonucunu glendirebilirsek bir kazanan olacaz" diyor. Ekip yelerine, deerlerini insanlar
olarak grdnz ve ilerleme boyunca dllendirdiinizi bilelim.
4. Kararl olun ve ncelikleri belirleyin. Yneticilerin yeni sorunlar ortaya ktka

nceliklerini deitirme eilimleri efsanedir. Ayrca ekip yelerine ve verimliliklerine ok zarar
veriyorlar. Bazlar, "Bir gn bekleyelim ve kafalarn tekrar m deitirsinler diye bakmaya"
cazip olacaklar. ncelikleri sadece dorulanan acil durumlar iin deitirin. Atamalar yalnzca
dier ncelikler
Sayfa 147
ayrca kriz durumu iin setiiniz ekip yelerini de dnn ve deitirin.
"Ancak basn altnda daha iyi alyorum ..." Bir mdr olarak, bir noktada "Bask altnda en
iyi alyorum" ile randevusuz nemli bir grevi yerine getiren bir ekiple uramanz gerekecek.
Bakn, iyi bir ynetici olan Kay'n bu ok yaygn problemi nasl ynettiini izle. Kay, nemli
grevlendirilmi olan Doug ile bir toplant yapmasn istedi ancak balamaya gec verdi. Kay
kaygl ve bunu Doug'a anlatt. Doug cevaplar:

"Evet, muhtemelen imdiye kadar balamam gerektiini biliyorum, ama yapmak zorunda olduum dier
ilerim de var .. Endielenmene gerek olmadn dnyorum, nk bask altnda en iyi
alanlardan biriyim. Biliyorum, Cuma gnne kadar ona ulaabilirim, son bavuru tarihin deil
mi? "
"Cuma, son bavuru tarihi, evet, programnza ilikin endielerim var" zerinde ertelemediinizden
eminiz, bylece zerinde almak istediiniz baka eyler yapabilirsiniz? "
"Oh hayr, erteleme deil, gerekten ok fazla alma yaamtm, bu projeye bu hafta balarnda
balamay planladm ve tamam olacan biliyorum, nk bu projeyi balattmda ok iyi iler
yapabilirim" bask altnda m. "
"Bunun hakknda ikna olmusundur, tamam m ama emin deilim, Bana neden bu ii bitirdiini aklar
msn, son bavuru tarihine kadar bu ii daha iyi yapmanza yardm edeceksiniz?"
"yleyse, neden ... bilmiyorum, tam olarak, gemite, sk bir sreyle kar karya kaldm, iyi
bir i karmtm, bunu yapmak beni uyaryor yapabileceklerimin en iyisi."
"Buna inanrsnz, fakat akas beni ikna etmediniz. Neredeyse her art altnda iyi bir
performans sergileyebileceiniz doal bir kabiliyetiniz, bask altnda iyi performans gstermenizi
salyor. Daha da arpc iler yapn, ite bunu yapacam, bunu size en st ncelik vermenizi
rica edeceim ve son bavurunuzu aramba'ya kadar iki gn dolaacam. nedenini syleyin.
"ncelikle, son bavuru tarihine kadar kadar erteleyerek planlama iin herhangi bir zamana izin
vermiyorsunuz ve bu tr projeler iin iyi planlama kritiktir.kinci olarak, gitmek isteyeceksiniz
Sayfa 148
plannz zerinde yer alan dier kiilerle birlikte olmak iin zamannz olmas gerekir. ncs,
son anda gz ard edilen bir ey kefederseniz, her eyi incelemek ve deiiklik yapmak iin
zamana izin vermiyorsunuz.

"imdi, aklm deitirecek bir ey dnrseniz, ieri gelin ve sabah sekizde grn. Aksi
takdirde, yeni son teslimat kabul ettiinizi varsayacam."
Kendini kontrol et
Erteleme ynetiminde ne kadar baarlsnz? Kendinizi aadaki sralamaya gre sralayn; o

Neredeyse hi
= 0
Ara sra
= 1
Yarm saat
= 2
Genellikle
= 3

Neredeyse her zaman
= 4
makas
1. Grevleri erteleme cazibesine kapldm zaman balang saatleri de dahil olmak zere kendim
iin son tarihler belirlerim.
____
2. Takmmda erteleme yapmay izledim ve stesinden gelmelerine yardmc oldum.
____
3. Erteleme konusunda zorluklarla kar karya kalrken son tarihimi ilan ederek bakalarndan
hatrlatmam isteyerek "halka" geiyorum.
____
4. Son bavuru tarihine doru ilerlediinde kendime dller uyguluyorum.
____

5. Yanlma korkusu beni kararlar veya eylemleri ertelemeye ynlendirdiinde, kendime zamannda
yaplan ilemlerin faydalarn hatrlatyorum (hatalysa dzeltici eylemde bulunmak iin daha
fazla zaman ve eer doruysa hzl bir kararn avantajndan yararlann).
____
Genel Toplam
____
Not
1. Neil Fiore, imdi alkanlk (Los Angeles: Jeremy E Tarcher, Inc., 1989). Telif Hakk 1989
Neil Fiore tarafndan, Ph.D.
Sayfa 149
11
Toplantlar
Toplanandan daha fazla yazlm veya bahsetmemi, toplantlardan ok akalar yapmamtr. Bugn
bir konferans salonu olmadan karargah binas ina edilmeyecektir; Bazlarnn dzineleri olacak.
Orta lekli bir irketin bakan bile bir toplant odas bulunmaz; hibir otel konferans
olanaklar olmadan olurdu.
Toplant tesisleri, toplant odalar ve konferans salonlarnda vakit geirenler toplantlar

hakknda ne diyor? Yanl insanlarla ok fazla insan olduunun ve iyi almadnn; ok uzun
srdkleri; ve hibir ey takip edilmez. Ortalama mdr haftann on saati toplantlarda,
yneticilerin yzde 90' toplant saatlerinin yarsnn boa gittiini sylyor. Haftada 5 saat,
toplantdaki her kii iin ylda 250 saat. Eitim gibi toplantya eilimli alanlarda toplam ok
daha yksektir.

Bu atk iin zm? Sadece gerekli olan toplantlara sahip ol ve onlar daha sk altr.
Toplanty altrrken
Sorumlu olduunuzda, ilerin verimli bir ekilde hareket etmesini salamak iin fikirleri
kullann. Sorumlu olmadnzda bile, bu teknikleri hafife uygulama yollar arayn:
Bir toplant gerekten gerekli olup olmadna karar verin. Toplantlarda asla harcanmamak iin
harcanacak zaman miktar
Sayfa 150
arld gerekten artc. Bu dnyada dorudur. Avustralyallar ve Almanlar, Kanadallar ve

Venezuelallar, Amerikallar ve Gney Afrikallar ayn oy kullanyor: "Daha az toplant yap!"
Genel olarak, toplant yapmann drt nedeni vardr:
1. Eylemi koordine etmek veya bilgi alveriinde bulunmak
2. Bir takma motive olmak
3. Sorunlar dzenli olarak tartmak (bir personel toplantsnda olduu gibi)
4. Karar vermek

Son sebep genellikle pheli. Toplantnn arlmasnda asl amacnz bakalarn plakanza ait
olan bir karar verme riskini paylamak m istiyorsun? Kendinize sorun. Herkes bir noktada buna
kar savunmaszdr; kendine imaj, kendine gven ve risk tolerans gibi insan zelliklerini
ierir. Sklkla u ekilde olur: Normal personel toplantlarnzn bir veya iki gn iinde
gerekletiini ve bu konunun "tartma amal" bir gndem maddesi olarak eklenmesine karar
verdiinizin farkndasnzdr. Herkesin grn de alrsnz, belki de maliyeti yksek ama
sonuta hala karar vermeniz gerekir.
Gerekten bir toplantya ihtiyacnz var m? Ayn eyi, tm katlmclara bir not veya telefon
grmesi ile gerekletirebilir misiniz? Toplanty, ihtiya olmaktan ok alkanlk d m
tutuyorsun? Haftada bir deil, haftada bir bir toplant yapan biriyle grr msnz? u anda
almalarn tamamlad iin komitenizi aamal olarak brakmann zaman geldi mi?
Her konunun zaman snr ile bir gndemi hazrlayn ve nceden datn. Bu ekilde her
katlmcnn vaktinden nce hazrlanma frsat vardr. Her bir e iin belirli bir sre
ayrdysa, tartmay srdrebilmenizi ve toplanty zamannda sona erdirmenin daha kolay olduunu
greceksiniz.
Doru insanlar doru zamana ve doru yere davet edin. Sorunu zmek iin ihtiya duyan insanlar
daha ok, daha az deil, sunun. Zamanlamann doru olduundan emin olun. Gerekli tm bilgi
elinizin altndayken ok erken bir zaman bir araya gelmeyin; yapamaz
Page 151
Sonu alnmasnn ge olmas iin ge kalnana kadar erteleyin. Tartma uzun ya da karmak
olacaksa toplanty darda tutun.
Zamannda bala. Toplanty latecomers iin elinde tutarsanz, onlar dllendirin ve gayretle
abucak gelenlere cezalandrn. Balama saati konusunda ciddi olmadnz fark ettiklerinde, bir
dahaki sefere bu kadar abuk olmay hi dnmezler. Ve ge gelenlere geri dnmeyin. Sorun bir
veya iki kiiyle snrl ise, cevabnz u ekildedir: Evde beslenen hayvan sorunlarnz
gndeminin en bana koyun ve nce onlar boaltn. Muhtemelen ikinci seferinde yapmak zorunda
deilsinizdir.
Artk ihtiya duyulmadan katlmclar grevden aln. Mmkn olduunca konularla ilgili kiiler
etrafnda gndemi organize edin. Konular ele aldklarnda brakn. Bu, herkesin takdir ettii

nemli bir zamandan tasarruf salayan cihazdr.
Gndeme tutun. Her madde iin zaman snr belirlediniz; tahsis edilen sre dolduunda bir sonraki
eye gein. nsanlar bu konuda ciddi olduunuzu fark ettiklerinde, tartmalar ok daha odakl
hale gelecektir. abalarna ramen birisi gndemde olmayan bir konuyu tantrsa, bunu deneyin:
"lgin bir nokta Charlie, fakat korkarm, gndemde olmayan bir alana gtrr ve oumuz bunun
iin hazr deildir. Bir sonraki gndemde bir numaral program planlarsak nasl olur da? hafta
daha iyi hazrlanp gerekten adalet yapabilir miyiz? "
Charlie imdi konuyu tartmaya devam ederse, "Tamam, Charlie, biz kesinlikle bu sorular hakknda
demokratik olmak istiyoruz, oylayalm. Biroumuz Charlie'nin u an tartlmas gereken kadar var
olduunu dnyoruz?" ?"
Oy sonularndan olduka emin olabilirsiniz, nk dierleri bir dolambal yoldan toplantnn

gereksiz yere uzatacan bilirler.
Gndemde yoluna devam etmek iin sosyallemeyi en aza indirgeyin; Sadece gerek bir acil durumda
dardan kesilmelere izin verin. Zor bir konudaki tartma ktye giterse, bir hizip onun
konumunu bir dierine kabul etmeye alrken bir sonraki konuya gemek veya bir tek konu ise
brakn
Page 152
toplant. Ertesi sabah tekrar balayn; herkesin bir miktar bak as kazanmasyla birlikte
konunun ne kadar abuk zlebileceine aracaksnz.
Sonraki admlara karar verin. Gndemdeki her maddenin son noktas olarak, alnacak bir sonraki
eylem konusunda hemfikirim, nasl, ne zaman.
Zamannda bitirin. nsanlar toplantnn, gelecek zaman planlayabileceklerini syleyince

sonlanacan bilmeliler. Toplant bir sonraki randevularna kadar srerse, ok kzgn olurlar;
Bu, herhangi bir toplant lideri iin yoku aa bir yol. Zaman snrl gndem burada byk bir
yardmc olacaktr.
Dakikalar hazrlayn ve dolan. Kesin takip, hangi eylem admlarnn kararlatrldnn iyi
kaytlarna baldr. Toplant tutanaklar toplantya katlamayanlar iin zellikle deerli
olacak.

Amiral Hyman Rickover sk toplantlar yapmakla nldr. Hem gndem hem de dakika olarak sunulan
olaanst zl bir format gelitirdi. Toplantnn banda, balama zaman olan konular adlarla
listelenmitir. Toplantnn sonunda, her birinin karar, belirli bir kiiye tahsis edilmi,
sorumsuzluk veya sorumluluu kaydedilmi ve bir son teslim tarihi belirlenmiti. Rickover en
alttan byk bir R tarayacak, "Gndem" kelimesini geip "Dakikalar" yazacak ve bilirkii hakkna
sahip kiilere derhal datlacak emirleri verecekti.
Gndem / Dakika, Geri Dn Stili
Zaman
madde
Karar
sorumluluk
Son tarih
10:00
bir
BJ

15/09
10:20
N-
10:35
'H
10:45
N-

10:55
CB
01/10
11:00
ertelemek
Toplantlardan Nasl klr?
Gerekten ihtiya duyulmadmz bir toplantda skm hissetme deneyimimiz oldu. Verilir, bazen
bu
Page 153
kanlmaz. Ancak bazen toplantnn asl amacn nceden renmek iin yeterince gayret
gstermiyoruz. Daha sonra aadaki stratejilerden birini uygulayabiliriz:

Toplantnn sizinle ilgili ksmn, zellikle de patronunuz toplanty ardysa git.

Argmannz kendisine salad fayda asndan sunun: Toplantnn bir blmn atlayarak, yarn
sabaha kadar istedii temel ncelikler zerinde daha fazla vakit harcaman gerekecek. Toplantnn
seviyesine bal olarak baka bir mdr tarafndan arlmsa, patronunuzun bu giriim iin
desteini almanz gerekebilir.
Patronunuzu bahane olarak kullann. Diyelim ki baka bir blmden birisi sizi salonda durduruyor
ve komite toplantsnda yarn sizi "brak" diye soruyor; ilevinizin ne olaca belli deil. Daha
fazla bilgi edinmeye aln ve ayn zamanda d iin bir temel oluturun : "Sanrm yarn
leden sonra patronumla atma kabilir. Eer sakncas yoksa, sana bir cevap vermeden nce
bunu onunla temizlersem sorun olmaz myd? imdi, anladmdan emin olmak iin, ne diyeceim,
tekrar tart bana? "
Toplant yapmadan bir eyler yapmaya karar verin. Birisi arar ve bir eyleri tartmak zere bir
araya gelip gelmesini isterse, "imdi telefonda yapamayz myz?" Diye sorun. Veya bir toplantda
mutlu olan kii sizi salonda durdurup bir toplant nerirse, "Eh, imdi biz imdi birlikteyiz,
neden karar vermiyoruz?" Deyin.
Benzer ekilde, patronunuz riski paylamak amacyla bir toplant arsnda bulunduundan
phelenirseniz, iyi bir iliki olduunuz varsaylarak kendisine veya sylenisine deyin "Siz karar
ne olursa olsun bizim iin sorun deil, neden karar vermiyorsun? Hangi ekilde gideceksin, sana
destek vereceiz. "
Yerine yazl bir bildiri gnder. Diyelim ki sizden baka bir yneticinin katlaca bir
toplantya katlmanz istendi, ancak katlmnzn marjinal olduuna inanyoruz. Toplant koltuu
rahatsz etmek iin ok nemli, ancak yapmanz gereken kendi iin var. Patronunuzun yaptnz
anlad ve desteklediini varsayarsak, bu yaklam deneyin.
nce, toplanty yapan kiinin asistanna telefon edin: "Sarah, Toplant hakknda Harold'dan u
notu aldm:
Sayfa 154
Perembe gn ve sanrm patronum iin zerinde altm baz projelerle ilgili bir sorunum
olabilir. Bu toplantda benden ne beklenebileceini bilmiyorum. Bana yardm eder misin? Harold
bana ne sylememi istiyor? "
Sarah biliyorsa, "A ve B tartmas iin orada olman istiyor" diyecektir. imdi hzl dnmek
zorundasn.

"Sarah, eer yapamyorsam, toplantda olsaydnz ve Harold'a vermeniz iin size izin vereceim
diye syleyeceklerimden sadece ikisine de yazl bir aklama yapalm. Ve bu ekilde kalabilirim.
patronumla bam belaya girdi. "
Sarah neden davet edildiinizi bilmiyorsa ve Harold'dan sormalysa, o srada gelebilir (ya da daha
sonra arayabilir), "Toplantya gelememeniz ne demek oluyor?" Diye soruyor.
"Ee, Harold," diyorsun, "sen Tom'un [byk ipucu] u anda bakan yardmcs iin iki byk projede
yer aldn biliyorsun ve ben de her ikisinde de blm bakanmz. benim iin olduka ksa srede
olan yarn toplantsn ardm ve bu yzden Sarah'ya sana u sorularma cevap vereceim herhangi
bir yol bulsaydm sana sormutum, sana yardm etmek elimdedir ve Tom'la hala bam belaya girmez.
"
Birka ynetici byle makul bir talebi reddedecektir.
l arama zelliini kullanarak bir telefon konferans dzenleyin. ten fazla kii iin, telefon
operatr tarafndan ayarlanan hoparlrl telefonlar veya telefon konferansn kullann.
Bte izin veriyorsa, video konferans veya fiber optik konferans kullann. Bazen seyahatte
harcanan zaman ve para tasarrufu, elektronik toplantlar daha verimli, daha ekonomik bir seenek
haline getirir.
Toplantnn bakanln yapan bir konferansta bilgisayar yardmyla toplann.
Bilgisayar toplantsn unut ve bunun yerine e-postay kullan.
Sorumlu Deilken Bir Toplant Nasl Balanr
Toplantnn en byk sorunu zamannda balamamalardr. Sadece bu deerli dakikalar atklar

Page 155
Balang, tm toplant iin tembel, kvrml bir ton belirtir gibi grnyor. Toplanty
ynetiyorsanz, gecikmeye izin vermeyin. Ama ya deilsen? Yapabileceiniz ok ey var.
Toplantya aran kiinin zamannda geldiini, ancak hemen balamadn bir rnek dnelim.
nsanlar gruplar halinde sohbet ederek duruyor; ya da sadece kalemlerine dokunarak bekliyorlard.
Kontroln eline alabilirsin. Yksek sesle ve sesinizde bir srpriz not vererek, "Hey, saat
on'dur" deyin. Herkes duracak ve saatlerini kontrol edecektir; muhtemelen bakasyla sohbet eden
sandalye, "Tamam, ite buradan balayalm" diyecek; ve herkes sessizce ekleyecek, "" Amin. "
Eer toplanty aran kii ge kalnmsa, beklemeyin. Byle bir ey syleyebilirsin: "Janice
muhtemelen telefonda baldr, neden balayalm, o buraya geldiinde onu doldurabiliriz. lk
madde, imdi bu konuda ne dnyoruz?"
Sonra, Janice geldiinde, yle zetleyin: "Sana tutunmu olduunu syleyebiliriz, bu yzden
Carson nerisini tarttk ve grtk, oy kullandk ve on iki tanesi buna kar." Ve sonra
oturun.
Toplant koltuu etkisiz bir ynetici olarak bilinirse, bunu denemeyin; kendiniz iin sorunlar
yaratacaksnz. Ancak iyi bir ynetici kalpli bir ekilde onaylayacaktr.
Kendini kontrol et
Toplantlar ynetmek ne kadar baarlsnz? Kendinizi aadaki sralamaya gre sralayn; o

Neredeyse hi

= 0
Ara sra
= 1
Yarm saat
= 2
Genellikle
= 3
Neredeyse her zaman
= 4
makas
1. Ben bir toplant demiyorum ve amacn belirsiz olduu bakalarnn toplantlarna katlmaya
direndim.
____

2. Toplantlarmn zaman snrlamas olan gndemleri var (her bir konuda zaman snr belirlendi).
____
3. Toplantlarm zamannda balyor ve bitiyor.
____
4. Tm toplant iin gerekli olmayan katlmclarn yalnzca kendileri iin geerli olan blmde
katlmalar tevik edilir.
____
5. Gndemde olmayan konular ortaya ktnda, bir sonraki toplantnn gndemine sokulmasn ve
bylece herkesin hazrlanmasn neriyorum.
____
Genel Toplam
____
Sayfa 156

Tablo nceki sayfada.
Page 157
12
Evrak
Amerikan i dnyasn uzun sredir urat evrak yk yknden kurtarmas gerekiyordu otomasyon
ya, daha da ktletirdi. Bilgisayarlar daha az evrak ii oluturmazlar; yaptklar, daha gzel
ve daha iyi grnml evraklar daha hzl ve daha verimli bir ekilde yaratmay mmkn klmaktr.
Artk her ofiste bilgisayarlara ek olarak faks zellii de var, evrak da daha uzun sryor.
Ve ne da olduunu! Birka yl nce birlikte altklarmzn byk bir irketinin bir blm
temizleme kampanyas srasnda on ton kat kaldrd. Kaliforniya'da bir personel irketi, 900'in
zerinde personel mdr zerinde, ilerinin bir ksmn rutin evraklara gtrmeyi aratrd.
Bunlarn yarsndan fazlas birinin arasna harcadklarn sylediylda yaklak doksan drt
alma gnne kadar kabilen her gn saat. Evrak toplamnn ok daha yksek olaca baz
alanlar dnebilirim. Raporlarn kopyalar ve muhtralar, kimsenin ihtiya duyulup
sorulmadn sorgulamadan, geni bir dolama girmektedir. st dzey ynetici, eitli
seviyelerdeki belgelerle bouldu ve alt dzey yneticiler kendilerini st ste gelen belgelere
dald buluyorlar; bu, st ste her aamada yetki ve aciliyet toplamaktadr. "Bilgisayar ker"
olasl,
Page 158
dosyalar disklerde olduu kadar "sert" kat kopyalarnda da yedeklenecek, bylece imdi
ynetilecek disk dosyalarmz var, ancak kat dosyalarmzdan kurtulamadk. Bildiim insan
saysn, tm hayati kat bilgilerini bilgisayarlarna koymay ve sonra da hala yedek dosyalarn
yan sra tm kat dosyalarn tutmay taahht ediyorum.
Btn bu katlarla ne yapacaz? Bir sre dolap bir yndan dierine tadk (belki
kaybolacam umuduyla) birka gnlne sepet iine koyduk ve nihayetinde bir daha asla
baklmayaca yeri dosyalayacaz. Dosyalanm belgelerin yzde 5'inden az ilk yldan sonra
arlr ancak bunlar yllarca saklarz, "ihtimale kar".

zm? Daha etkin bir ekilde taramann yollarn, size ulaan katlar daha hzl ilemek iin
tasarlayn ve yaratmaya altnz katlar kukuyla gzden geirin. Allmam teknikleri
denemek ister misiniz: Kimsenin zlyor olup olmadn grmek iin rapor gndermeyi brakn!
Sistemleri kurun ve sadk kaln. Byk p kutularn satn aln ve geri dnm imknlarn
aratrn.
Geliyor
Mektuplar ve Notlar
William Randolph Hearst'n postalarna asla cevap vermediini sylediini duydum; iki hafta sonra
insanlar onu grmek iin geldiklerini, telefonda aradklarn ya da ikinci bir mektup yazdn ve
bunun zerine iki hafta daha bekleyeceini iddia etti. Ayrca, "doksan gnlk ekmece" dedii eyi
kullanan bir Fortune 500 irketinin bir st dzey yneticisini de biliyorum. Tm postalar
"olgunlamas" iin o ekmeceye giriyor; doksan gnden sonra onun kklnn ne kadar nemli
olduunu artc buldu.
Her iki teknii de zellikle tavsiye etmiyorum, ancak elimizden geleni yapmamzn yollar
kesinlikle var.
Gelen postalarn taranmasn salayn. Bu, yknz azaltmann en iyi yoludur. Asistannza ak,
Page 159
sralama ve ekranda gelen e-postalar taramak iin drt adml bir tarama sreci.
1. Sap. Mmkn olduunca asistannz rutin postalara cevap vermeye tevik edin. Ona uygun
olduunda atma yetkisini verin.
2. Delege. Size gelen posta departmandaki bir bakas tarafndan daha uygun ekilde
cevaplanabiliyorsa, asistannz onu o kiiye ynlendirmelidir. Durumu bildiinizi dnyorsanz,

sizin iin zetleyecektir.
3. Dosya. Eer madde acil deilse, sonunda okumak istersiniz, asistannz materyali bir inceleme
dosyasna koyacaktr.
4. Hzlanma. Bu yalnzca kiisel dikkat gerektiren katlar brakr. Asistannzla bir rutini
altrn: O ana pasajlar iaretleyecek ve her eyi renk kodlu yazmalar klasrne
yerletirecektir.
Bir kez bakarsan hallederim. E-postanz tarayacak bir asistannz yoksa, her bir postay
okuduunuz an derhal kendiniz kararlatrn. Onu dar atn, daha sonra gzden geirmek zere
dosyalayn, bakasna gnderin veya cevaplayn.
Raporlar
Tm iyi raporlarn zetini arayn (raporlar retmeye ilikin aadaki blme bakn) veya
asistannz sizin iin okumal ve zetlemelidir.
Kararl olmak; Marjinal olarak faydal materyal zerinde zaman kaybetmeyin. Birka yl nce
Avrupa'da bulunan ok byk bir danmanlk irketinin genel mdrln ziyaret ediyordum.
irketin dzinelerce ubesi ve yzlerce ilikili firma ve kii var; herhangi bir zamanda
projelerin says artc olabilir. Aslnda, yan masasna, birka santim kalnlnda, tm
organizasyonun mevcut faaliyetlerini ayrntlaryla anlatan bilgisayar ktlar yklendi.
"Aslnda bunlar sen okuyor musun?" Ona sordum.
Sayfa 160
"Gkyz hayr, ouna ihtiyacm yok, sadece geen haftaki raporumun bir tekrar.Benim sistemin
bana ne olduunu deitirecek ekilde ayarlanmasn diliyorum, ancak bunu yapana kadar ...
raporlar p kutusunun tam stnde oturuyor mu? "

Dergiler
Kendi alanndaki edebiyata ayak uydurmak kaybedilen bir sava gibi gzkebilir. Hemen hemen her
yneticinin konutuu, nemli okumann arkasnda yatan bir duygu olduunu itiraf ediyor. te baz
fikirler:
Asistannzn yaynlar atlamasn salayn ve sizin iin nemli noktalar vurgulayn veya
zetleyin; veya farkl alanlara belirli yaynlar atayabilir.
Bir zet hizmetine abone olun. lgi alanlarnzda uzmanlam bir evrimii veri bankasna abone
olun. Bu ekilde, elektronik alanlarnzda bazlarn "tutmaya" veda ederek belirsiz, bazen
amasz elektronik taramalarda boa harcanm zaman azaltabilirsiniz.
Dergi istihdam eden kiiler arasnda dolatrlmal, alt ksmnda adnz olan bir ynlendirme notu
bulunmaldr. Onlara ilgi maddelerinin marjinal notalarn vermeye tevik edin. Bir dergi ok az
notayla size dnecek olursa, ekip yelerinizin ilgi duymadn bileceksiniz. Bu abonelii
brakmay dnn.
Resmi bir hz okuma dersi yoluyla veya kendi banza pratik yaparak daha hzl okumay renin.
Hz okumasnda ksa bir ders olsa bile, ou kii okuma orann anlama kayb olmadan iki katna
karabilir.
Karlatm en iyi uygulama, iindekiler tablolarndaki ilgi yazlarn kontrol eden ve

dosyalanmas gereken konuyu yazan ya da yazan bir yneticinin bakyd. imdiye kadar ihtiyac
olursa, annda geri alnabilirdi. O zamana kadar, okumak veya masann etrafnda kartrmak iin
vakit harcyordu.
Page 161
kmak

Mektuplar ve Notlar
ou kii mektuplara yantlarn hazrlamakta ya da notlarn hazrlamak iin ok fazla zaman

harcyor. i daha hzl yapmak iin u ipularn deneyin:
Alternatifleri dnn. Belki notu hi yazmak zorunda deilsiniz; Belki bir telefon grmesi daha
iyi olurdu. Bir mektup veya nota cevap verirken de ayn. Bir telefon grmesi ya da e-posta
genellikle resmi olmayan, dosta ve daha hzldr.
Mmkn olduunca yazma grevlerine delege koyun. Yardmcnz ya da personelinizdeki birileri bunu
yapabilirse, brakn.
Ksaltn. ok fazla insan, on dokuzuncu yzylda i yazma tarznda skm, cilveli cmleler ve
cansz klielerle hantal, uzun harflere yol ayor. Mektuplarnz sohbet tarznda yazmay
deneyin, ne sylemeniz gerektiini syleyin ve onunla birlikte yapn. Mektup veya notu birka
kelimeyle cevaplayabiliyorsanz, cevabnz orijinalin altna yazn ve geri gnderin.
Kusursuz deil, yeterli yapn. Yaratlnz ak ve netse, bu yeterince iyi; bir saat daha
parlatma ilemi nemli bir iyileme salayamaz. Mektuplar ve notlar iin ilk taslaklara son verin.
Yazmalarnz dikte edin, el yazs iki kiinin harcad vakittir. Tm diktenizi bir araya
getirin ve hepsini bir kerede yapn; be farkl zaman zarfnda bir harf yapabildiinizden ok daha
hzl bir kerede be harf yapabilirsiniz.
Tekrarlayan durumlar iin "rnek" harflerden oluan bir dosya oluturun; siz veya asistannz,
bireysel cevaplar iin gereken kadar kk deiiklikler yapabilir. Bu ablonlar bilgisayarnzda
kolayca eriilebilir tutun.
Raporlar
Sorumlu olduunuz tm raporlar iin her defasnda izlenecek standart bir format gelitirin. Sen-
ecek kurtarmak zaman kurtarmak dier-

Sayfa 162
akllca tekerlei kefetmek harcanacak; okuyucularnzn zamanndan da tasarruf edersiniz, nk

raporun hangi blmnn daima ihtiya duyduklar materyali ierdiini renirler.
Oluturduunuz rapor saysn azaltmak ve her birini daha ksa yapmak iin kararl bir aba
gsterin. Uzun raporlar ve belgeler genellikle en azndan btn olarak okunmamaktadr. Balang
noktasnda gereksiz raporlar ortadan kaldrarak, muazzam miktarda zaman ve depolama alann
korursunuz demektir. Zaman zaman insanlarn gerekten onlar okuduunu grmek iin dzenli
raporlar inceleyin. Bunu, yukarda nerildii gibi hazrlayarak test edin, ancak gndermeyin;
Herhangi biri onu almadndan ikayet ederse gr.
Bunu yapmak iin uygun bir konumdaysanz, departman veya irket genelinde i raporlar bir btn
olarak dzene sokmak iin tasarlanm tam bir prosedr seti oluturun. Byle bir konumda
deilseniz, fikri kim olduunuz kiiye neriniz.
Takip Sistemi
yi bir takip sistemi, sizi birden fazla ekilde korur. Bir eye ihtiyacnz olduunda uzak
durmanz gerekmez, nk her zaman nerede olduunu biliyorsunuz; ancak eylem gerekli olana kadar
aklnzdan geebilirsiniz.
Bunlardan biri popler "31 gnlk takip" sistemi. 1'den 31'e kadar numaralandrlm dosya
klasrleri, belgeleri ihtiya duyulan gne kadar tutmak iin kullanlr. rnein, 18 Ocak'ta bir
mektubu yantlarken ve 22 Ocak'a kadar belirli bir vaat edilen eylemin gerekleip
gereklemediini kontrol etmek istiyorsanz, yantnzn kopyasn "22" klasrne koyun. 3
ubat'ta yaplmas planlanan bir toplant iin belirli bir belgeye ihtiya duyulursa, "3" e koyun.
Her sabah, gnn klasrn planlama rutininizin bir paras olarak kontrol edin. zleme
tamamlandktan sonra, materyal gerekirse uygun konu dosyasna, yoksa atlr. Bu arada, evrak
masanzn dndadr, ancak vaktiniz geldiinde otomatik olarak alnr.
Baka bir sistem sadece alt klasr kullanyor. Bugn, Bu Hafta, Sonraki Hafta, Orta Menzil (bir
ila ay), Uzun Menzilli ( ila on iki ay arasnda) ve Beklemede olarak etiketlenmitir. Her
birinde

Page 163
klasrne dosyalar, yazmalar, notlar ve dier tm katlar ne zaman ihtiya duyulacaklarna gre
gidin. rnein, "Bugn" derken, bugnn gnlk plannda olan projelerle ilgili tm arka plan
materyallerini koyardn. Gnn sonunda yarnn belgelerini "Bu Hafta" dosyasndan kaldrn.
Haftann sonunda, "Bu Hafta" bo olmaldr; Pazartesi sabah '' Sonraki Hafta '' da saklanan
materyal ileriye tanr. Beklemede olarak iaretlenmi dosya henz bilinmeyen tarih eleri
iindir, zamanlama netletiinde uygun dosyaya koyun.
Her iki sistem de zellikle bir asistan olmayan kiiler iin uygundur. Sonuncusu ynetmek
zellikle kolaydr.
Bir elektronik organizatr kullanrsanz, telefondaki dieriyle konuurken vaat edilen ilemi ve
son tarihi ekleyin. Onlara yle yaptn syle. Ardndan organizatrnz, girdiiniz her dakika,
saat, gn ve ylda bir ekran uyars ile sizi bipleyecektir. Not almayn ve telefon grmesinden
sonra bilgileri girmeyi deneyin. Bunu yapmazsnz ve notlarnz kaybedersiniz.
Bitirdiinizde Depolama: Dosyalama
Geri alm yaplmasn mmkn klmak iin belgeleri dosyalamak iin baarsz bir sistemi kurmak en
iyi etkin bir ynetici / yardmc ekip tarafndan yaplr. Bir asistana sahip deilseniz veya
destek personelini bakalar ile paylarsanz, bu temel kurallarda zellikle dikkatli olun:
Belgenin dosyaya hazr olduunu belirlemek iin ak bir sistem oluturun: Ba harflerinizin ve
bugnn bandaki tarihin iyi bir yolu. Tamamlanan i iin ayr bir "dosya" kutusu veya klasr
oluturun.
Kadn dile getirilecei ad veya konuyu belirlemek sizin grevinizdir. Dokmanda uygun kelimenin
altn izin veya stte ad yazn ve alt izin.
Maddenin ne kadar sreyle saklanmas gerektiini de belirtmekle ykmlsn. Bu kodlamay kullann

veya kendi kodunuzu gelitirin:

Sayfa 164
= bir ay sonra imha edin
= geerli takvim yln korumak
Y + 1
= cari ylda bir art tutun
Y + 7
= cari yla art yedi korumak
UC
= proje tamamlanncaya kadar sakla

= kalc dosyalar
Dosyalar hakknda dnme biiminizi de deitirmeniz gerekebilir; oumuz, net bir ama olmadan
katlar otomatik olarak tutma alkanlndayz. Bu hzla oaltan dosya dolaplarna yol ayor.
Londra'daki bir mdr bana on yl nce kat kontrolnden rendii bir dersimi syledi. Dosyalama
alan dolmutu ve dosyalama kabinesi iin rutin bir istekte bulunmutu. stek reddedildi.
Patronunu bu konuda sormaya gitmeye baladnda, kendisine "Baka bir dosya dolab iin
isteinizi geri evirdiim nedeni, tasarruf ettiiniz kadn miktarn kontrol etmeye
altnza dair bir kant grmemem." Dedi. Bir noktada ihtiyacnz olacandan emin olmadnz
her eyi dar atarak dosyalarnz temizlemenizi isterim. Sonular bana bildirin ve ek
dosyalama alanna ihtiyacnz hala devam edip etmediinizi bildirin. " Bundan on yl sonra, bir
dosyalama dolabna hi ihtiya duyulmad.
Mmkn olan yerlerde basitletirin. Orijinalinizin arkasna koyduunuz bir harfe cevabnzn
fotokopisini aln; dosya ekmecesinde yars kadar yer kaplayacaksnz. Dosyalarnz pheli
deerli belgelerle, zellikle de baka kopyalar varsa ar yklemeyin. Bir banka bakan
yardmcsndan, orijinal olmadka asla kat tutmayan bir ipucu aln. "Eer bir kopyaysa",
"bilmem gereken tek ey kimin orijinali." 5000 kiilik bir tekilatn genel mdr tarafndan
yaplan kariyer baskn ifadelerinden sadece bir tane dosyalama kabinine sahip olduunu syledi.
Kendini kontrol et
Evraklar ne kadar baarl idare ediyorsunuz? Kendinizi aadaki sralamaya gre sralayn; o
Neredeyse hi
= 0
Ara sra

= 1
Yarm saat
= 2
Genellikle
= 3
Neredeyse her zaman
= 4
Page 165
makas
1. Gereksiz form, rapor ve yazma kopyalarn ortadan kaldrmak iin evrak ak kontrol edilir.

____
2. Geri alma hzn optimize etmek iin gncel dosyalama sistemleri korunmaktadr.
____
3. Dosyalar temizlemek iin bir zaman izelgesi oluturuldu ve srdrlyor.
____
4. Ar politika, prosedr ve dier krmz bantlar tolere edilmez.
____
5. Okudum ve hzl okuma uyguluyorum.
____
Genel Toplam
____
Page 166

13
Grevleri Bitmemi brakmak
Grevleri bitmemi brakma sanat birok biimi gerektirir. Herhangi bir kesintiye izin
verdiimizde, zerinde almakta olduumuz grevi otomatik olarak terk edeceiz. Kendimizi hayal
kurarak, ara vermeyerek veya dikkatimizi masamzda baka bir eye ynlendirerek kesintiye
uradmzda bir bakasn daha almak iin bir ey brakrz. Dierleri de ac ekiyor.
Kurulularda, tamamlanmam grevler, tamamlanmasna bal olan meslektalar ciddi ekilde
rahatsz eder. Serbest meslek sahibi insanlar iin, bitmemi grevler kartopu, her bir mteri
hevesle kendi projesini en ok ve en nemli grev olarak grr ekilde oluturana kadar
birbirlerine tepeden trmanyor.
Indiana niversitesi letme Fakltesi'nden fuaye profesr olan Dr. John Mee, "bitirme sanat" n
ciddi bir ekilde eittiini bildiim tek kiidir. "Son ilemcinin hediyesi", "kapanmann
zorunluluu" diyor. Finierlerin, her eye ramen zaman zaman tamamlanncaya kadar bir projeyle
sadk kalma yetenei vardr. Sonlandrclar acil durumlar haricinde kesintileri tolere etmezler.
O halde, (a) krizin nceliinin grev grevlendirmesinden daha yksek olmas ve (b) bunlarn
yardmnn krizi zmek iin hayati nem tad hallerde, mevcut grevi brakmaya direndiler.
Buna karn, "Bitirilmemi olanlar", herhangi bir saydaki psikolojik nedenlerden tr grevi
tamamlayamyorlar. Tanyabilirsin
Page 167
Bunlarn arkasndaki ksmen komple projelerin izi ile. Bazlar bilinalt olarak, iin yeterince
iyi olmayaca korkusuyla bir eyleri bitirmeye direnebilir; dierleri elikili ncelikleri
tartamaz ve gn boyu bir iten dierine gei yapamazlar.
Bir ii ortada brakmann her zaman sebepleri vardr; bazen de iyi sebepler. Hner, kesintiye
uradnda kendine dnmek iin z disiplini uygulamak ve yeniden kolaylkla alnmas iin onu iyi
durumda brakmaktr.
Projenin ortasnda meru bir nedenle yarda keserseniz, hazrlanmak iin zaman ayrn. Kendin iin
dnmelisin, bunu bir saat, hatta bir gn bile gremeyebilirim. Mdrne, "Bir dakika ya da iki
dakika srecektir, ama ben sizinle birlikte olacam" der. Sonra, cmleyi tamamlamak iin ne

gerekiyorsa yapn, ekillerin stununu tamamlayn, telefon grmesini tamamlayn. Kendinize geri
dndnzde projeyi nasl bitirmeyi planladnz anlatan bir not yazn ve fincan st ksmnda
masanzn ortasna koyun.
Muhtemelen, grevleri bitmemi brakma sorununuzun birka zaman ayrcyla balantl olduunu
zaten fark ettiniz: z disiplin eksiklii, ncelikleri ayarlama becerisi yoktu, her trl kesinti,
kiisel dzensizlik. Bu balantlarda bitirme sanat iin zmler bulunmaktadr. zellikle:
i bitirdikten sonra kendinize dersiniz, daha nce deil.
Kendiniz iin son tarihler belirleyin, ancak bunlarn gereki olduundan emin olun. Bu kitap iin
grlen kiilerin ounun syledii gibi, deneyim gereki son tarihlerin belirlenmesinde byk
bir yardmcdr. Deneyiminizden renin. Her projenin tamamlanmasnn ardndan, bu tr bir proje
zerinde son tarih belirleme hakknda rendiklerinizi de dahil olmak zere, projeden
rendiklerinizi yazarak dllerini ve deerini artrn. Bir dahaki sefere byle bir proje
hazrlamak iin bir teklif hazrlarken bir nceki postmortemlarnz karn ve gzden geirin.
Dier projelerinizle birlikte, gereki bir tarih iin yer yoksa, bu projeyi kapatn. Aksi
takdirde, tm grevlerinizi bitmemi gibi brakma riski tarsnz. Bu, serbest meslek sahibi olan
igcnn giderek byyen blm (neredeyse te biri) iin kritik bir zaman ynetimi dersidir.
Page 168
ou bunu zor yoldan renirler. Akll kiilerden biriyseniz ve paranzn bu kitaptaki parasn
gerekten almak istiyorsanz, imdi renin.
Gereki son bavuru tarihleri belirlemeyi rendikten sonra ortaya kacak gecikmeler ve acil
durumlar iin bir yastk oluturun. Bu, zellikle bir ynetici yerine birden ok mteriye rapor
verip vermediinizde gereklidir.
nceliklerinize aklk getirin. pheniz varsa patronunuzla onaylayn. Patronun ncelikleri

ncelikleriniz olmaldr.
Sorunlar nceden tahmin etmeyi ve beklenmedik gecikmelere hazrlanmay renin.

Masanz ak tutun; Bir bitmemi grevin grnen delilinin sizi baka bir blme sokmasna izin
vermeyin.
Kendini kontrol et
Grevleri tamamlarken ne kadar baarlsnz? Kendinizi aadaki sralamaya gre sralayn; o

Neredeyse hi
= 0
Ara sra
= 1
Yarm saat
= 2
Genellikle
= 3

Neredeyse her zaman
= 4
makas
1. Bir grevin ortasnda kesintiye uradmda, devam etmekte olduum grevimi tamamlayabilmem
iin kesintiye alternatifler nermek veya ertelemek iin her trl abay gsteriyorum.
____
2. Bir kesintiyi ertelemek veya ortadan kaldrmak mmkn olmadnda, grevi tamamlayabilecek
birinin elinde tutmak iin admlar atmaya veya kesinti bittikten sonra minimum gecikme ile
alabileceim bir duruma getirme admlarn atarm.
____
3. Dank bir alma masas srekli kesintiler yaadndan, almakta olduum grev dnda
masastm ak tutmaya alyorum.
____
4. alma ortammdaki grlty ve grsel dalmalar kontrol etmek iin admlar atarm.
____

5. Telefon grmelerini, gnderilen ziyaretileri ve evrak ilerini taramak iin bir planm var
ve ben bunu uyguluyorum.
____
Genel Toplam
____
Page 169
Page 170
14
Yetersiz personel
Yetersiz personel sorunu iki adan vardr: yeteri kadar insann bulunmamas anlamnda yetersiz ve
beceri eksiklii anlamnda yetersiz. Her ikisi de dzeltilebilir.
ok Az Kiilik
Gnmzn rekabet ortamnda, yeniden yaplanma, klme ve kesinti ynetimi yaygn. Akll
yneticiler, en azndan daha az insanla ayn miktar gerekletirmeyi renmek zorundalar.

Daha yi Zaman Kullanmay ret
Personel yetersizlii sorununa en dorudan yaklam, insanlara iyi zaman ynetimi teknikleri
renmelerine yardmc olmaktr. Zaten ciddiye kadar aba sarf edenlerin gnde bir saat tasarruf
edebileceini biliyoruz; Gnn iki saati, zaman kullanmn kontrol altna almaya kararl olanlar
iin daha yaygndr.
yi koluk sayesinde takm yelerinizi baarya gtrebilirsiniz. Kesintileri nasl

engelleyeceklerini gsterin
Sayfa 171
sizden kesintiler de dahil olmak zere. Gn iin hedef belirleme ve onlar ncelik srasna koyma
sanat gsterin. Dosyalarla dolu bir masann sizi etkilemedii bilinmelidir. Sanrm, bu hner,
ayn renme srecinde kendiniz olduunuzu renmelerini salamaktr. rnein, personel zaman
gnl tutma fikrine direnirse, onlara bunu yaptnz syleyin ve nasl yararlandnz
aklayn.
Personel teklifleri
Herhangi bir eksiklii gidermek durumunda olan ilk adm, mevcut ekip ile hangi yeniliklerin
yaplabileceini grmek olmaldr. Bunu yaptnz varsayarsak ve bu yeterli deil, ek
pozisyonlar iin st ynetime bir teklif hazrlamas gerekir.
Yeni alanlar tarafndan elde edilebilecekleri zetleyen kapsaml bir maliyet-fayda analizi
hazrlayn. Sre gnlkleri bu sre iin gereklidir. Onlarla, takm yeleri tarafndan imdi
yaplmakta olan grevlerin alt lekli alanlar tarafndan yaplabileceini gsterebileceksiniz.
Gnlkler ayn zamanda boa kma sresi ile baarlabilecek yeni projeleri izmenize yardmc
olacaktr.
Yetersiz yetenekler

i yapacak becerilere sahip olmayan bir ekip yesinin bulunmas, iki eyden biri anlamna gelir:
Sayfa 172
ie alma sreci ya da belirli pozisyon iin eitim ne olmas gerektii deildi.
Bir ite yanl kiinin bulunduunun anlalmas durumunda, harekete gememek bir hakszlktr.
lk olarak, bireyin karlarn gz nne almalsnz. Yetkisiz performans hakknda bilgi alma
hakk vardr. Pek ok durumda, insanlar, hibir ey sylenmediinden, her eyin yoluna
geldiklerini varsayyorlar. kincisi, mdr yetkin bir takma hakk vardr. Son olarak,
organizasyon her pozisyonun nitelikli kiilerce doldurulacan bekleme hakkna sahiptir. Yetersiz
personel konusunu ertelemeyin; Zararlar her mahalde yaplr.
Zavall eitim sorunu yine baka bir ey. nsann iyi eitildiini grmek sorumluluk
yneticilerine aittir. Blm mdr, genellikle insan kaynaklar biriminin yardmyla bir ihtiya
analizi anketi yapar, hem d snflarn hem de i banda zel koluun bir eitim izelgesi
gelitirir ve eitli eitim modlarn deerlendirmek ve takip etmek iin bir sistem kurar
sonulara. te ideal bu. Gerek dnyada, ou zaman eitim, dank, geliigzel, koordinasyonsuz
dalm durumda, alanlara genellikle talep etmek zorundadr.
Kuruluunuzdaki eitim eklini etkileyebilecek konumda olabilir veya olmayabilirsiniz, ancak

ekibinizdeki bireyler zerinde rehberlik etme ve onlar gnlk ileriyle yol gsterecek ekilde
muazzam bir etki yaratabilirsiniz.
Serbest meslek sahibi olan kii iin, Zaman Konumu 6. Etkisiz Delegasyon'da yaplan birok husus
burada da geerlidir. htiyacnz olan personele sahip deilseniz:
Geici ittifaklar olutur
Proje baznda ortaklklar oluturun

Ticaret hizmetleri
Stajyerlere deerli mesleki deneyim kazandrn
Dardan temin etmek
Yar zamanl yardm kiralama
Tam zamanl personel kiralama
hedeflerinizi daha verimli hale getirin
Page 173
Kendini kontrol et
Personelinizi ynetmede ne kadar baarlsnz? Kendinizi aadaki sralamaya gre sralayn; o

Neredeyse hi
= 0
Ara sra

= 1
Yarm saat
= 2
Genellikle
= 3
Neredeyse her zaman
= 4
makas
1. Dolum pozisyonlarnda, referans kontroller, usta mlakatlar ve benzeri ie girme srecinde

onaylanm tm admlara uyduumu garanti ederim.
____
2. Personel pozisyonlarn doldururken pozisyon iin bir i tanmnn bulunduundan emin olun,
tanmlanan grevleri yerine getirmek iin gerekli olan becerileri belirleyin ve adaylarn
niteliklerini bu i gereksinimlerine gre deerlendirin.

____
3. Gerekli becerilerin eksik olduu durumlarda, ihtiya deerlendirmesine dayal uygun eitimi
tavsiye ederim.
____
4. Arzulanan davran deiikliklerinin ne derece gerekletiini belirlemek iin eitimden sonra

etkin bir ekilde takip edilmesini salarm.
____
5. Grnen eksiklik durumlarnda, ncelikle personelin ne kadar etkili bir ekilde kullanldn
belirlemek iin kontrol ediyorum.
____
6. Ek personele maliyet-hakl klmak iin ek personelin hangi masrafla ne yapacan ve boa

ktktan sonra ne yapacan belirlemek iin zaman log analizleri yapmam gerekiyor.
____
Genel Toplam
____

Sayfa 174
15
sosyalleme
Saat Konularnda 2 ve 5'de, telefon grmelerindeki ve gelen ziyaretilerdeki kesintileri kontrol

etmek iin birok teknik rendiniz. Her ikisinin de uygun sosyal ierikleri var ve ikisi de uygun
olmayan sosyallemeye gei potansiyeline sahiptir. Ancak, bu iki nceki blmdeki varsaym,
orijinal motive edici gcn i olmasyd. Blmnzdeki birisi size bir soru sormak iin urar;
baka biri baka bilgiler ister. Buradaki odak tamamen toplumsal: Bir arkadanz sohbet etmek
iin broda arar ya da daha dorusu dolarken orlet ona dedikodu dediklerini syler.
Fazla sosyallemenin nedenleri bulmak zordur: Yalnzlk. Hz veya manzara deitirmeniz gerekiyor.
akn igd. Merak. Bilgilendirilmek istemek. Benlik. Kusmaktan korkma. Sosyalizm uzmanlarna
hayr demek imkansz. "Konumac" ile konumay sonlandramama. Ziyareti tevik eden zayf
fiziksel yer. yi niyet sahibi bykelinin tm geicilere deceini varsayarak, skc ilerden
kanmak iin bir bahane.
Elbette, iyeri, toplumsal temas iin birincil bir evredir ve i arkadalarmzla dostluklar
gelitirmek bizim iimizin en tatmin edici ynlerinden biridir. Etkili ekip almas iin iyi
kiisel ilikilerin gerekli olduu dorudur. Bakalar ile birlikte olma kabiliyetinin ska talep
edilen bir i yeterlilii olduu dorudur. Kesin olarak
Page 175
alanlar iin samimi, giden bir yaklam mutlaka baar iin ok nemlidir.
Ama bu ayn zamanda dorudur: Ar kolay. Kendinizi test edin: Yalnzca sosyallemeye konsantre
olduunuz iki gn sreyle bir zaman ayrn. Bence, toplam zamann ne kadar fazlasn bulduunu
grdnzde hayretler duyarsnz ve haklysam, baz deiiklikler yapmak istersiniz. te birka
fikir:

Ziyaretilerinize ve telefon grmelerinizi elinize geirin. Bir asistannz varsa, ona tm

arlar ve ziyaretileri tarama yetkisini verin; bu tamamen sosyal ilikilerin grlme skln
azaltmak iin uzun bir yol kat edecektir. Arayanlar ve ziyaretiler araya girdiinde, ie
odaklanmanzda o zaman size kalrsnz.
Fiziksel ayarnz deerlendirin. Herkes masa banda kahve odasna giderse, ziyaretinizden
aldnz paydan fazlasn elde ettiinizden emin olabilirsiniz. Eer yapabilirsen, ofisini
hareket ettir. Yapamyorsanz, en azndan youn alma dnemlerinde kapy kapal tutun. Bir
kapnz yoksa, masastnz ana trafik akndan uzak tutacak ekilde hareket ettirin. Bunu
yapamazsan, en azndan almay brak ve her geidi selamlamak zorunda hissetmeyin; kendinize gz
temas kurmamak iin eitim verin. Bir saklanma yeri bulun.
Ofiste ilave sandalyeler tutmayn. Ya da kiisel kahve makinenizi birka bardakla birlikte. Ya da
bir eker kavanozu. Btn bunlar, "Gel ieri gir ve biraz bekle" mesajn ver.
Toplumsal zamann sonunu belirtmek iin teknikler gelitirin. Birisi ofisinizde grnte i
amal olduu halde bir sre sohbet etmek istiyorsa, cret almalsnz. Ziyaretin sosyal ksmna
uygun grdnz srece izin verin, daha sonra ie gelme vakti geldiini hareketsizce bildirin.
Oturduunuz rahat bir ekilde daha dik, iinize hazr bir konuma gein. Klasrnz an ve
"imdi, bence burada birka dakika hakknda konumamz gereken ey ..." Veya "Tatil yerini
bilmenizi saladnz iin teekkr ederiz, bazen de duymak isterim. Fakat u anda size sormam
lazm ... "
Atasz su soutucu dedikodu senaryosunu ziyaret etmenin etrafnda duran bir grubun yesi iseniz
ve ayrlmann vakti geldiine inanyorsanz, byle bir ey syleyin: "Eh, sanrm geri zekallara
almak iin geri dnd. Gerek bir doozy var. son bavuru tarihi;
Sayfa 176
Siz daha sonra. "Ve ayrln, dostane, tehdit unsuru olmayan ve bakalar cevap vereceksin ans,"
Hey iten. . "ve grup dalacak.
Baz insanlar sessizce ama rahatsz olmadan bir grup tartmas brakma becerisine sahiptir.
Glmsyor, ban sallyor, omuzlarn silkiyor, "Boy, ben de bu durumda ne yapacam
bilemiyorum" demiler gibi dnp dnp kayorlar.
Ayaa kalk. Ofisinize yaklaan allm bir dedikodu grrseniz, geite ona ynelin. Kalkn,
masanzda dolaarak ziyaretiyi selamlayn, el skn ve unu syleyin: "Hey, Pat, sizi grmek ne
gzelim?" Kapya doru bir adm atn. "Bir eyler kontrol etmek iin muhasebe yoluna dyordum,
ne diyeceiz: Benimle yryn ve yolda birka dakika konualm."

Srekli konuanlara teslim olmayn; Odaklanmaya devam et. Konumay ile ilgili konulara geirme
giriiminiz, baz insanlarla geinmezse, sizin yerinizi kaybedeceklerdir. Klasrnz ap ilk i
sorusunu sorarsanz ve ziyaretiniz "Hayr, bekle, bir ey sormal: Clarence'a ne olduunu
duydunuz mu?"
Peki, "diyorsun," evet yaptm ve ardm ve seninle bu baka zaman daha gemek isterim. Ancak
maalesef u anda yapamam, nk patronum iin son derece zorlu bir son gne bakyorum. ten sonra
bu konuda konuabilir miyiz? imdi B basamana ne dersin? Geen ylki saylarla eliki
yaadmz yer buras. "
Yazl gnlk plann burada mttefiklerinizdir. Son bavuru tarihinizden bahsederken, plann
zerine gelin. Ziyaretiniz sormaya yetecek kadar kalcysa, "Ne gibi bir tarihte?" plan sayfasn
evirebilir ve gsterebilirsin: "te, madde numaras 2, 11:30, o zaman benim patronumun masasnda
olmas lazm."
Ziyaretileri ie koyun. e geri dnme abalarn grmezlikten dren brakclar iin bir adam
bu gerekten yaratc teknii gelitirdi. ekmecesinde "Ziyaretiler" olarak iaretlenmi bir
klasr tuttu ve o da ileri brakmak istemeyenlere vermek iin ileri yapyor, ne kadar skc
olursa, o kadar iyidir. "Burada bitirmek iin birka dakikan var," diyebilir, "konuamadan nce"
Hey, bu arada, orada otururken, olur mu?
Sayfa 177
benim iin bu rakamn toplamn aklnzdan m geiriyorsunuz? Bitirince iim bitti ve

konuabiliriz. "Arkadalarnn yaknda gelip durduunu syledi.
Patronun stesinden gelmeyi renin. Her ey iyi ve iyi, diyorsun, ama eer sosyal sohbet iin
sandalyeye kecek kii patronum ise? ncelikle, megul olduunuzdan emin olun. Grsel, szsz tm
ipularnzla, altnzdan ve sohbet etmekten vazgemenin yalnzca o ii durdurduunu
gsterin. ou, patronunuzun kiiliine ve birlikte sahip olduunuz ilikiye bal. Ana
stratejiniz, sosyallemenin snrlandrlmasnn patronun kendi karlarna olduunu gstermektir:
"Daha sonra devam edebilir miyiz? Senin iin yaptm bu projeye gerekten devam etmemiz
gerekiyor". Son iki kelimeye biraz vurgu verin. '
Patronun ofisinde bulunuyorsanz ve sohbet ok uzakta sosyal sulara srklyorsa, byle bir ey
syleyin: "inize dnsem iyi olur, yoksa toplant iin zamannda raporunuzu hazrlamayacaksnz."
Ya da, "Eer sakncas yoksa, masamn zerinde sana gerekten ihtiyacm olan baz eyler var."
Kendi hesabna alanlar ve belirli mesleklerde rgtsel olarak alan kiiler iin a
oluturma, pazarlama ve sosyalleme bulank olma eilimindedir. Aradnz ey olan bir sonraki
iletiim veya sonraki deerli bilgi veya bir sonraki proje veya sonraki tam zamanl iyerinin
nereden geldiini asla bilemeyeceinizden, a oluturma, pazarlama ve sosyallemenin ne zaman
gerekletiini bilmek ok zor. denize. Ile

Sayfa 178
gereki son tarihleri belirleme, planlama ve kriz nleme, a ynetimi, pazarlama ve sosyallemeyi
ynetme, tecrbeyle daha iyi olabildiiniz bir beceridir. Tpk nceden planlamak iin zaman
ayrp projelerin tamamlanmasndan sonra deerlendirmek gibi, bu nedenle anz, pazarlamanz ve
sosyallemenizi deerlendirmek iin zaman ayrp daha retken sonular verebilirsiniz.
Kendini kontrol et
Toplumsallamay kontrol etme konusunda ne kadar baarlsnz? Kendinizi aadaki sralamaya

gre sralayn; o zaman imdi ay sonra tekrar yap.
Neredeyse hi
= 0
Ara sra
= 1
Yarm saat
= 2
Genellikle

= 3
Neredeyse her zaman
= 4
makas
1. Toplumsallamay vazgeirmek iin, i yerinde olan herkesin kendisine ak olduunu bilmesini

salamak iin kapm kapal tutarm.
____
2. Konumalar rahatsz etmeden sona erdirme tekniklerini uyguluyorum.
____
3. Gerektiinde, aramalar ve ziyaretileri profesyonelce sergileyerek, sosyallemekten kanrm.
____
4. Masalarn yerinin ve konumunun sosyallemeyi en aza indirgemek iin planlandndan eminim.

____
Genel Toplam
____
Page 179
16
Kark Sorumluluk veya Yetki
ki kii her biri bir grev yapmalar gerektiini dnyor ve iki kez bitiyor.
ki kii her biri dierinin grev yapmas gerektiini dnyor, bu da hi yaplmyor.
Bir kiiye bir grev verildi, ancak dier kii bunu bilmiyor ve bu yzden ibirlii yapmyor.
ki kii her biri bir eyler yapma yetkisine sahip olduklarn dnyor ve bakalarna elikili
talimatlar veriyor.
Neyin kimden sorumlu olduu konusunda karkla ya da sorumluluk ve yetki arasnda uyumazla
varldnda ok fazla zaman ve emek harcar.
Sorumluluk Konular
tanmlar etrafnda kark sorumluluk merkezi hakknda sorular. tanmlar fakir veya yoksa,
kark aba iin frsatlar yaygn. tanmnz belirsizse veya yoksa, bu verimsiz modda devam
etmeniz gerekmez. Kendi iini hallet. Yneticinizin onay iin sorumluluklarn bir listesini veya
tam bir i tanm hazrlayn. Baka biriyle rtme varsa

Sayfa 180
alan, gerek veya hayal, oaltma alanlarn belirleyin ve bunlar zmeye almak iin
mdrnzle birlikte oturun.
Pek ok alma ortamnda, bakalar tarafndan sorumluluun uygunsuz biimde gasp edilmesi,
vicdanl iiler iin gerek bir problem tekil etmektedir. Bunun karsnda bunun bir nimet
olduu anlalabilir: Birisi yapyor olmanz gereken ii devralyor. Ancak bunun gereklemesine
izin vermek bir hatadr, basit bir nedenden tr: Bakalarnn sizi imkansz bir konuma getiren
eylerin sonularnn sorumluluu size aittir. Bu durumda kendinizi bulursanz, dier kiiye gidip
samimi olarak konuun. tanmnz birlikte aln ve byle bir ey syleyin:
"Bilirsiniz, burada bir sorunumuz var bana, bana yapmas gereken baz eyler zerinde
alyormusunuz gibi grnyor, patronu bunun iin rahatsz etmemiz gerektiini dnmyorum,
eminim ki biz i tanmm zerine okuduumda, bu iki madde onun altna dtnden, bana yapyor
olmalym Belki i tanmn kontrol etmeliyiz, belki bir hata var ve bu sorumluluk alan aktr.
her ikisi de."
Bu tr bir yant alabilirsiniz: "Bu konuda endielenmenize gerek olmadn dnyorum, btn
patron gerekten onunla ilgilendiini, kimin yaptn deil, bittiini; neden ben sadece devam
etmeyeyim?"
Cevabnz: "Mesleki tanmmda olduu srece, sorumluyum, bir hata yaparsanz sorumluluum benim."
Ve bu sorunu halleder.
Eer dier kii bu grevi yapmas gerektii konusunda samimi bir ekilde protesto ediyorsa, soruyu
akla kavuturmak iin patronunuza getirmelisiniz. Muhtemelen iki eyden biri olacaktr.
Patron, "Bu bir gzetim, ben ona bakacam" derdi. Veya: "Muhtemelen bu karkln sorumlusuyum,
bu projeyi Doug'a atadm. Asla senin bailiwick'inde olduuna hi inanmadm. Haklsn, ama onu
almak istemiyorum onu ortada brakn, bu ii brakn ve sonulardan Doug'n sorumlu olmasna izin
verin, bir dahaki sefere dzeltelim. " Her iki durumda da, tabii ki bosstactfully ile takip etmek
iin bir nokta olun.
Yetki Saylar
Sorumluluklar Hangi grevleri yerine getirme ykmll kimlerin sorular genelde meslek

tanmlamalarnda gsterilir ve bu tr problemleri zmenin ana yolundadr. Yetki,
Page 181
ferent su stcs. Yetki, sorumluluklarnzn yerine getirilmesi iin yetkidir. Gerekli

malzemeler iin satnalma siparilerini imzalama gc. Dier birimlerden bilgi toplama yetkisi.
Dier takm yelerinin zaman ve yeteneklerini kullanma gc.
Her gn insanlara bir i iin sorumluluk veren yneticiler tarafndan onlara onlara yetki
verilmeden ii bitirmek iin byk hatalar yaplr. i yapmak iin vicdanl olarak mcadele
ederken, her frsatta engellenmi, inanlmaz bir zaman kaybedilmitir. Sadk bir iinin
moralindeki hasardan bahsetmiyorum bile.
Mary iini ok seviyordu; Patronu Dennis, kendisine ok fazla sorumluluk ykledi ve birimdeki
dier asistanlardan daha zorlu grevler ald. Yine de, yeni greviyle huzursuz hissetti. Patron,
zaman ynetimi seminerinden yeni dnd ve grmelerini ve ziyaretilerini taramaya balamasn
syledi. Nasl yaplmasn istediini sorduunda, "Ne istediklerini renin, onlar iin cevab
alamazsanz, randevu ayarlayn ya da benim iin geri arama kurun" diye yantlayn. Ve sonra
ofisine girdi ve nadiren yapt kapy kapatt.
Ksa bir sre sonra, deneyimli ekip yelerinden biri olan Lew, patronu grmeye geldi. Lew
Dennis'in kapsna yaklarken Mary onu durdurmaya alt. "Sana yardm edebilir miyim, Lew?"
"Hayr," diye cevap verdi, "sadece Dennis ile bir dakikaya ihtiyacm var." Ve gitti, Mary sanki
baarszm gibi hissetti.
Burada kusur var m? Mary deil; Ona sorulan eyleri yapmaya alt. Lew deil; Yeni prosedr
bilmenin hibir yolu yoktu. Dennis, Dennis'le birlikte. Taramayla ne yapmak istediini ekibine
aklamal ve onlardan Mary ile ibirlii yapmalarn istemi olmalyd.
phelenen sorumluluk ve yetki sorunlar, bugn birlemeler ve devralmalarla ska grld

zere, iki kurulu birleince ortaya kmaktadr. Son zamanlarda birleme durumunda grlen
zellikle zahmetli bir durumun seyrettiini grdm.

Kk bir imalat irketi olan A irketi ok daha byk B irketi tarafndan satn alnd. A'nn
eski sahibi A / B irketinin genel mdr ve eski bro mdr asistan olarak atand. irket A /
B'nin CEO'su olan B irketinin bakan, yeni genel mdr yardmcs (eski ofis
Sayfa 182
A Yneticisi), ahsen Genel Sekreter yardmclna balamas beklenen irket Ba ahsen bro
mdr olan kiiden baz gizli dosyalar toplamtr. Ofis mdr A, dosyay devirmeyi reddetti,
ancak ofis yneticisi A, talebin bakandan geldiine dikkat ekti. B Ofis mdr, daha sonra,
logjam' temizlemeyi umut ederek B yneticisinin adn istedi ancak bu, birka hafta boyunca
lkenin dndayd bir bakan yardmcs kt. Oradaki CEO da elimizde deildi, bu yzden ofis
mdr A bo eliyle ofisine dnmek dnda hibir bavuruda bulunmad.
Ka kii burada zaman kaybetti? Grevini yerine getiremeyen ofis mdr A. imlerini korumak iin
zaman harcayan B Mdr, ancak sonunda, sorunun aklanabilmesi iin yarda kesilmesi gereken
Genel Mdr A / B'yi vermek zorunda kald. Sorunu dinlemek ve adm atmak zorunda kalan Bakan A /
B. Art gerilimli ilikileri zmekte olan herkesi. irket A / B'nin CEO'su, bro mdr B'yi
arayp onu uyarmas iin bir an durmu olsayd, tm bunlar nlenebilirdi.
Birisine yetki verilmesi, bakalarnn farknda olduundan emin olmay gerektirir. Etkili
olabilmesi iin, otoritenin kamuya aklanmas gerekiyor.
Kendini kontrol et
Sorumluluk veya yetkiyi akla kavuturmada ne kadar baarlsnz? Kendinizi aadaki

sralamaya gre sralayn; o zaman imdi ay sonra tekrar yap.
Neredeyse hi
= 0
Ara sra

= 1
Yarm saat
= 2
Genellikle
= 3
Neredeyse her zaman
= 4
makas
1. Tam sorumluluklar ve yetkileri aka tanmlanmasn salamak iin sorumlu olduum tm

kiilerin grev tanmlarn dzenli olarak gncelliyorum.
____
2. Sorumluluu devrederken, ayn yetkiyi de devredeceime eminim.

____
3. Yetkisiz delegasyonun nedenlerini kontrol ederken, otomatik olarak, orantl yetki eksiklii
olasln kontrol ediyorum.
____
4. Kark sorumluluk ve yetki durumlarnda, rten i tanmlarnn olasln otomatik olarak

kontrol ediyorum.
____
Genel Toplam
____
Page 183
Page 184
17
Zayf iletiim

Bir grup iadam bir araya getirin, sana onlardan duyduklar en byk hakszl anlatmalarn
isteyin ve bunlardan dokuzu yanl iletiimi hakknda bir hikaye. Delinme izgisi genellikle
yle: "Nihayet neler olduunu anladmzda, bu zavall adam" Ama dediini dndm "diyor.
Baz insanlar denemeden etkili bir ekilde iletiim kurarlar. Dierleri iletiim kurmadan dener.
Bu, iyi anlalmayan kritik bir beceridir. Sk sk bunu kabullenmek iin alrz. Nasl
konuacam biliyoruz, dierleri nasl dinleneceini biliyorlar, hepsi bu kadar sryor, deil
mi? Yanl. Etkili iletiim bundan ok daha karmaktr.
Bir iletiimde bulunan herkes ayn anlamlar kullanlm kelimelerden karmak zorundadr; Bir
kelimeyle ilgili yanl anlama tahribata neden olabilir. Communicator, duruma en uygun kanal
semeye zen gstermelidir; bilginin alnmas iin iletiim alcs doru erevede olmaldr;
zamanlama her iki taraf iin de doru olmal. Communicator, alcnn tam olarak anlad ancak
alcnn karar verdii kadar ok bilgi vermemek iin zen gstermelidir. letiim basit deildir,
ancak iin baarld bir aratr ve bu nedenle hepimiz daha iyi teknikler renmek istemektedir.
Page 185
Daha yi letiim Kurma Admlar
Bir kii ile gayriresmi olarak konumak, arkada grubu toplantlarnda olduu gibi tandk bir
gruba hitap etmek, telefon grmesi yapmak, bir not veya mektup yazmak veya byk bir toplantya
resmi bir konuma yaparsanz yapn, etkili iletiim sreci belli temel admlar.
1. Amacnz akla kavuturun. Neden bir eyleri iletmek zere olduunuzdan emin deilseniz,
belirsizlik muhtemelen kendini aa karacak ve iletiiminizin etkinliini engelleyecektir.
2. Uygun kanal sein. Mektup yazar msn? Bir telefon grmesi yap? Git ahsen ahsen konuun.
3. Mesaj en iyi netlik iin oluturun. Basit dili kullann; Hedefiniz kelime hazznz deil,
anlalacaktr.

4. Mmkn olduunca net bir ekilde (diksiyonunuz nasl?), Mmkn olan en az etkileime maruz
kalacak ekilde ve alcnn en ok kabul grd anda iletin.
5. Anlay kontrol etmek iin geribildirim isteyin.
6. Bir projenin amalaryla ilgili olarak, birlikte altnz kii ile ayn dalga boyunda
olduunuzu asla dnmeyin. Sor. stenmeyen bir hedefe doru yolda birka mil ilerlemeden nce
renin.
yi bir Dinleyici Olmak
Birka yl nce bu bilgi parasna rastladm: Ortalama yetikin, dinlemede yalnzca yzde 25
etkilidir. Konumaktan, okumaktan veya yazarken tekini dinlemek iin daha fazla zaman harcyoruz;
bununla ilgili ok az ey rendik. Iowa niversitesi ve Minnesota niversitesi'nden eski iletiim
profesr Dr. Ralph Nichols, dinleme konusunda youn almalar yapt ve bugn, byk lde
aratrmasna dayanan birok kitap, makale ve seminerler var. Endieleriniz varsa
Page 186
kendi iletiim becerileriniz varsa, bu fikirleri Nichols'un eserinden uyarlamak isteyeceksiniz.
1. nyarglarnz grmezden gelin. Ak fikirle dinleyin; n yarglama.
2. Ar uyardan kann. Duygusal olarak ykl kelimelere ar tepki vermeyin.
3. nemli noktalar dinleyin. nemsizlik yok say Ana noktalarla ilgili nemli bilgiler edinin.

4. Anlay glendirmek ve beyninize fazla bilgi depolamaktan kanmak iin not aln.
Dikkat datmaktan kann. Younlamak.
6. Soru sormak.
7. Beden dilini alglama ve yorumlama: jestler, yz ifadeleri, ses tonusu.
8. izgiler arasnda okuyun. Ne sylenmedi?
9. Kesme gnaha kann.
Doru Szckleri Kullanma
Kiileraras iletiimde en artc eyler olabilir, nk iki kii bir kelimeyi kendi ok farkl
ekillerde anlamaldr. Her biri dierinin de ayn anlam verdiini dnr ve bu nedenle
iletiimin imknn dahi dnmemektedir.
Page 187
dnyasnda, sklkla u ekilde olur: Patron, personele hzl bir not verir ve bir eylerin
yaplmas gerektiini syler; sonra yolculua kar. Patron gittikten sonra, asistan notay yazar
ve datr. ok gemeden takm yelerinden biri geliyor ve "Burada bu cmle ne anlama geliyor? Tek
yne bakarsanz, tek bir ey istiyor, ama ayn zamanda bunu da ifade edebilir. Hangisi? "kinci
yorumu dikkate almayan asistan, artk net olmadnn farkna varyor ancak patron da mevcut deil
ve bu nedenle ona her konuda sormadan donuyor.
Zaman harcamalar kstlayan durumlar nlemek iin patron, asistana brifing verme veya arka plan

yapma alkanl kazanmaldr. Eer patron, gerek dikte sonrasnda "herkesin buradaki alan
planlamasn nasl iyiletirebileceimize dair baz fikirler tasla hazrlamasn isterim"
szcyle gelmi olsayd, belirsiz szck daarcn akla kavuturmu olurdu, nk patronun
niyet.
Dier sorunlar, baz kiilerin zel anlam ifade ettikleri ortak cmlecikleri evrelemektedir.
Bazen zor yolu renmek zorundayz. Bir mhendis firmasnda grevli bir kiinin "en ksa srede"
bir eyler yapmas talimat verildi. Proje yneticisi bu cmleyi "acil" diye bir kod olarak
kulland. Taslak gazeteci bunu "onu ne zaman geireceiniz" anlamna geldiini anlad.
Bir dahaki sefere taslak gazeteci yapc bir neri ile hazrland: "Bilirsiniz, son bir kez birisi
bana bir eyler yapmam istedi" derdi "Tam olarak ne demek istediini anlamadm nk bam
beladayd. Bunun iin fiili bir son tarih belirleyebilseydim beni ok. "
Szsz letiim Anlamak
letiim uzmanlar, tm iletiimin% 70'inin szsz olduunu sylemektedir. Azm kmesiyle,

gzlerimizin iinde ifade, sandalyemize oturma eklimizle, en azndan gerek sesle sylediimiz
szlerle yaptmz kadar az diyoruz. Daha ok, genellikle: Szck seimimizi kontrol edebiliriz,
ancak bu szsz yantlar her zaman kontrol edemeyiz; onlar "doruyu" konuuyorlar.
Page 188
rnein, birisi kollar arplarak oturduunda, bacaklar dz uzanp ayak bileklerinden getiinde
ve vcudunuz sizle yzletiinde, yalnzca yznz ynnze dndrdke ne demek oluyor? Bu,
kiinin sizi dinlemeyi brakt anlamna gelir.
Anlamadn Zaman
Her trl iletiim iin, geri bildirimlerin ustaca kullanlmas yanl anlamay nleyecektir.
letiimcysanz, geri beslemenin temellerini renin. letiimin alcs iseniz, srar edin.
Bu ortak bir ikayet: "Patron daha hzl diyor ve gerisini tahmin ediyorum" dedi. Talimatlar

frlatp sonra izgiyi atan, nazik deil, anlamak iin ilave birka dakika ayrmaya yetecek kadar
akll olan bir ynetici, kaos ve boa hartan baka hibir ey yapmaz. Sahneyi hayal edelim.
Patron gnlk bir yolculuk iin ayrlyor ve yeni bir proje yneticisi olan Steven' son dakika
grmeleri iin ard. Hzla konuurken, Steven'n gittii srada takip etmesini bekledii drt
veya be eyi iaret edip sabrsz bir ekilde "Anladnz m?"
Steven, yznn her tarafna yazan belirsizlik yle der: "Um ... evet, sanrm yle." Patron,
Steven' aka ilan eden tm ipularn bilmiyor, "Tamam, o zaman Karen'den ieri girmesini
istiyor," diye ekledi. Ve onun asistan ile performansn tekrarlar.
te Steven'n yapmas gerekenler. Belirsizliini itiraf etmek istemese de, patron sabrsz ve
geveze olmasna ramen, "Hayr, anlamyorum" demelisin. Geici rahatszlk, yanl anlalan
ynlerde gnlk ii harcamaktan daha iyidir.
Karen ne yapmal? Bana kiisel organizasyon hakknda rendim harika yardmcs Shirley Wilson'dan
bir ipucu verin (Time Topic 12'ye bakn). Sana ona yapmaman istediim eyi yaptm: masasnn
zerinde durdu ve birka talimat alkalad, evrak antam tuttu ve kapy krd. O
Page 189
Arabama binene kadar o deildi, onun arkamda olduunu fark ettim. Sakin, tamamen bestelendi yolcu
koltuuna girdi ve sessizce yle dedi: "imdi, neden tekrar tekrar gitmiyorsun, bu sefer tam
notlar yazacam, sryorsun ve ben yazacam. araban havaalanndan geri gtreceim ve
dndnzde sizi almaya geleceim. " Ve not defterini ekti. Bunu bir daha asla yapmadm.
Kendini kontrol et
letiimde ne kadar baarlsnz? Kendinizi aadaki sralamaya gre sralayn; o zaman imdi
Neredeyse hi

= 0
Ara sra
= 1
Yarm saat
= 2
Genellikle
= 3
Neredeyse her zaman
= 4
makas
1. Herhangi bir iletiim giriiminin amacn, denemeden nce akla kavuturuyorum.

____
2. Mesajn yanl anlalamayacandan emin olmak iin onu oluturuyorum.
____
3. Haberlemeden nce (szl, yazl, szsz) kanal dikkatlice seerim.
____
4. Dikkatli olmasn salamak iin iletiim zamanlamasn seiyorum.
____
5. letiimin amaland gibi anlaldndan emin olmak iin geri bildirim kontrol ediyorum.
____
Genel Toplam
____
Sayfa 190

18
Yetersiz Kontroller ve lerleme Raporlar
Grevler iin son bavuru tarihleri belirleme, byk projeleri daha kk blmlere blme ve ara
kontrol noktas tarihleri belirleme ve kanlmaz gecikmelere izin vermek iin bir yastk
oluturma (Blm 1, 3, 8 ve 10'a bakn) ve O eyleri yapmazsak ortaya kan korkun karklklar.
Bu blmde, bu srete nemli bir adm zerinde duruyoruz, bylesine hayati bir adm ve dnya
apnda zaman ayrclar listesinde kendine zg bir yer kazandraca ok sk gz ard edildi.
Herhangi bir byk projede kontrol ihtiyac nemlidir ve en yararl kontrol arac, periyodik
ilerleme raporlardr. Projenin kendiniz ynettiiniz veya bakalarna devrettiiniz bir proje
olmasna baklmakszn, olaylarn aknn ilerici ivmeyi koruyabilmesi, performans herhangi bir
noktada plana gre deerlendirebilmeniz ve sorunlar derhal bulabilmeniz iin dzenlenmesi
gerekir.
Projeleri izlemek iin mkemmel bir sistem, bazlarnn tm krizlerin yarsn ortadan kaldrmann
yollarn arad zaman izelgesidir. Bir zaman izelgesinde nemli nokta vardr. ekil 11'de
grafiksel olarak tasvir edilen ierikler: en az yzde 20 yastk salamak iin bir son tarih, bir
hedef ve dzenli ilerleme raporlar iin kontrol noktalar.
lerleme raporlarnn amac, sapmalar, potansiyel sorunlar veya dier beklenmedik olaylar olumsuz
bir ekilde etkileyebilecek bir yap salamaktr.
Page 191
ekil 11.
Proje zaman izelgesi.
projeyi hazrlayn ve maliyet etkin bir ekilde yaplabilirken dzeltici nlem almak iin
zamannda onlar spot edin. Raporlar arasndaki srenin zamanlamas, projenin doasna ve son
teslim tarihine byk lde bal olacaktr; aylk, haftalk veya gnlk olarak ilerleme
raporlarna ihtiya duyabilirsiniz, ancak aylk ve haftalk en yaygn olarak kullanlr.

Bu raporlar da baka bir ilevi yerine getiriyor: Her biri kendi banza bir son bavuru tarihi
haline gelir; birisi sizin olmanza ramen birisi bir ilerleme raporu bekledii iin projenin bir
ksmn belirli bir sre tamamlamaya tevik eder ve sizi ynlendirir. Bu kontrol noktalar, bir
ncelik hissi uyandrr ve ilerlemenizi lmek iin hangi otomatik bir cihaz salarlar.
Sorumlu olduunuz herhangi bir byk proje iin,
Sayfa 192
son tarihlerle balantl olarak, gerekli tm eylem admlarn zetleyen bir proje plan sayfas
hazrladnz. Her proje iin ayr bir sayfa yapn. Son bavuru tarihini belirledikten sonra,
"yastk" hedefi ve kontrol noktalar, tm bu tarihleri aylk ve haftalk planlarnza aktarr
(bkz. Zaman Bal 3). Projenin ncelii, gnlk plannzdaki her kontrol noktasna atanan
ncelie yanstlacaktr.
Eylemdeki lerleme Raporlar
imdi kendi projelerinizden balayarak ilemin nasl yrdne bir gz atalm. Blmnzn
bakannn yeni alanlar iin yeni bir eitim program hazrlamak istediini ve destek personeli
ekip yeleri iin zaman ynetimi konusunda bir eitim videonun sorumluluunu stlendiinizi
varsayalm. Alternatifleri dnerek ve greli maliyetleri aratrarak balyorsunuz. Sonra, bir
yaklam zerinde anlamaya varldnda, videoyu bu yaklama ve tm alt blmlere gre
gelitirmek iin gerekli tm admlar atmay ve bunlar makul bir zaman erevesine oturtarak, son
son bavuru tarihi dikkate alnarak dnmeyi dnrdnz. verilen. Proje Plan Sayfanz ekil 12
gibi grnebilir.
imdi, ekibinizdeki birisine vermi olduunuz bir projeye gz atalm. Bu kii, projenin plann
hazrlamakla sorumlu olacak, ancak plann genel hatlarnn farknda olmalsnz ve kendi
takviminizde kontrol gnleri tarihi olmaldr.
Projeyi gerekletirecek olan kii izelgeyi nerirse, en iyisidir. Projeyi grevlendirirken,

"Bunu nasl baarmalyz?" Sorunuz. lerlemeniz konusunda ne zaman rahata rapor edeceksiniz?
"ey, aydr i, haftann bir gn, Cuma gnleri, sonra geen haftann her gn ne dersiniz?"

"Bu bize iyi geldi, eer bir deiiklik yapabilirsek, bu bizim ilk byk projemiz olduundan, son
iki haftada bir gnlk ne dersiniz?"
lerleme raporlar ok ge olduklarnda anlamszdr,
Page 193
ekil 12.
rnek proje plan sayfas.
Sayfa 194
bir ilerleme raporu karld, ekip yenize dantnzdan emin olun.
"Ne oldu?"
"Size gerei sylemek gerekirse, rapor edilecek ok eyim olmad ama Pazartesiye kadar bir
eylerin temizleneceini biliyordum, o zamana kadar beklemeye karar verdim."
"Eh, bu ileri yapmaktan holanmadm. Anlalan gnde" Haber vermek iin bir ey yok; gelecek
Pazartesi gncellenecek "demenin daha iyi olacana inanyorum. Bu yzden son kez olalm, tamam
m? "
Bu tekrarlanrsa, ikinci bir sefer insan arayp "Grne gre bu haftann geri kalannda
ilerleme kaydedilecek gnlk raporlar almamz gerekecek" gibi konuun.
New England kolejinin bakan bir Kontrol Matrisi gelitirdi (bkz. ekil 13). Kdemli ekip
yelerinin her biri mevcut projeler iin anahtar eylem admlarnn programlanmas iin formu

kulland; hem cumhurbakan hem de blm mdr kopyalar elinde tuttu. Zamanlanm rapor gn bir
araya geldiler ve her biri matrisin kopyalar zerindeki her projenin durumunu belirtti.
Sizin iin en iyi sonucu veren biimi kullann; kendi alannz yanstan zel yapm bir proje plan
sayfas hazrlamay tercih edebilirsiniz. Biim, yararl bir fikri yakalamak iin yalnzca bir
aratr: dnemsel ilerleme raporlar size sorun yaadnz zaman syleyecektir.
Kendini kontrol et
lerleme raporlaryla kontrolnz srdrmek ne kadar baarl? Kendinizi aadaki sralamaya

gre sralayn; o zaman imdi ay sonra tekrar yap.
Neredeyse hi
= 0
Ara sra
= 1
Yarm saat
= 2
Genellikle

= 3
Neredeyse her zaman
= 4
makas
1. Tm nemli grevler iin son tarihler belirledim.
____
2. Tm nemli grevler hakknda dzenli ilerleme raporlar istiyorum.
____
Sayfa 195
ekil 13.
rnek kontrol matrisi.
Sayfa 196
3. nemli, tekrarlayan grevler iin performans standartlar istiyorum.

____
4. Kontrollerin, performans plandan ciddi derecede sapmas konusunda uygun kiileri uyarmak iin
rutin prosedrler zerinde ayarlandndan emin olun.
____
Genel Toplam
____
Page 197
19
Eksik Bilgi
Kayp bilgilerle engellenmenin hayal krkln hepimiz biliyoruz. Projemize dahil etmemiz
gereken materyal geti ve nihayet geldiinde dier tarafa sorduumuz eyin yars geldi.
Hata burada m Varsaymlar. Kar tarafn bizim neye ihtiyacmz olduunu ve nedenini bildiini
varsayyoruz. Kar tarafn, istei ayn aciliyetle gryoruz. Ve biz, bilginin bakasndan
gelmesi gerektiinden, ellerimiz gelene kadar balanamayacamz bir ey olmadn varsayyoruz.
Tm saymlarda yanl.
Bir Sistem altrn

htiyacnz olan bilgiye ihtiya duyduunuzdan emin olmann en iyi yolu, ihtiyalarnz
sistematik bir ekilde dzenlemektir. Projenin tamamn dnn, kendinize u sorular sormayn:
Projenin her aamasnda hangi bilgilere ihtiya duyulacak?
Bilgiler nereden gelecek? Bireylerin dahil olduu blmler nelerdir?
Sayfa 198
Materyal toplamaktan kim sorumlu olacak? Bilgiyi toplama sorumluluunu atayn; ok byk bir
projede, sorumluluu birka ekip yesi arasnda yaygnlatrd.
Bir zamanlama yapn ve isteinizi tekrarlayn: Ne zaman bu bilgilere ihtiyacnz olacak?

Dierlerinin retmesi ne kadar srer? Ne zaman istek yapmalsn?
Ne ters gidebilir ki? En olas gecikme kayna ne olurdu? Gecikmeleri nlemek veya projenizi
tamponlamak iin hangi admlar atabilirsiniz? Gerekli bilgi iin alternatif kaynaklar var m?
(Zamanlama Konusu 1.'deki olaslk planlamasnn aamalarn gzden geirin)
Dierlerinden Bilgi stemek
Bakalarndan, zellikle ekibinizin dndaki kiilerden gerekli bilgileri elde etmek, incelik,
diplomasi ve beceriklilik gerektirir.
Bavurunuzu, en uygun formatphone ars, gayri resmi not, resmi not ya da projenin doasn ve
dier tarafla olan ilikinizi inceleyen bir mektuba gnderin. Doru, ak, samimi ve eksiksiz
olun. Neye ihtiyacnz olduunu ve ne zaman ne olduunu aklayn. Aka uygunsuz olmad
srece, bilgiye neden ihtiyacnz olduunu aklayn. Bu, anlay ve empatik ibirliinin
gelitirilmesi yolunda ilerleyecektir.

Bilgiler zamannda salanmazsa, katlan kii ile samimi bir ekilde konuun. Bilgilerin neden
nemli olduunu aklayn; Anlalmam olmas mmkndr. htiyacnz olan eyi tekrar balatn ve
bir son tarihte anlamaya varmaya aln. Malzeme kabul edilen srenin sonunda hl eksikse,
kiiye ikinci kez bavurun. htiyacnz ve nemini, belki de daha gl bir ekilde yineleyin.
Peki ya ie yaramazsa? Dierinin brosuna gidin, oturun ve byle bir ey syleyin:
"Charlie, bunun hakknda konumak zorundaym.
Page 199
Bu durum zerine patronumla sorunum var ve bam belada kalmak gibi bir niyetim yok. O mkemmel
bir adam, ama delirken etrafnda olmak elenceli deil. te ben yapacam ey buydu. Ben devam
edip raporumu hazrlayacam ve bilgilerinizin nereye gittiini renince, elimde yoksa 'Charlie P
tarafndan tevkif edilen bilgiler' yazacam. Ve sonra patronum peimden gelecek ve sizi o noktada
grmekten nefret ediyorum, buradaki her yerinde kan olacak. yleyse benimle bu ey zerinde bir
araya gelmeye alalm, o yzden arkada kalabiliriz. Gelecek sal son bavuru tarihi. Malzememi
kutumda aryorum. birliiniz iin teekkrler.''
Bu arada, iki cihaz ibirlii aramalarnzda faydal olabileceini kantlayabilir.
1.Geme son bavuru tarihi. Makul bir sre iinde, materyalin alnmas iin bir son tarih
belirleyin. Talebinizle ilgili tm ayrntlar ieren yazl bir onay gnderin; st ksmnda, RD
FRIDAY NOON adl byk harfleri yazmas gerektiini, bu bilgilerin Cuma len le saatlerinde
gerekli olduunu belirtti. Kar taraf kar kamazsa, derhal size bilgi vermek ve makul bir
grme yapmak veya bir alternatif nerme zorunluluu vardr.
2.Bilmiyorum-ben duymadm. Beklediiniz ey bir karar ise, bu teknii kullanarak bir yant
isteyebilir veya birine olan ihtiyac ortadan kaldrabilirsiniz. Orijinal talebinizin bir
kopyasn yapn ve u ekilde bir not yazn: "Ekli, X Projesi hakkndaki kararnz iin gnderilen
bir talimatn bir kopyasdr. Bana gre, harekete geme zamanmdr. Aksine, Cuma, Austos ayna
kadar 12, projemin taslan onayladnz varsayyorum ve buna gre ilerleyeceim "dedi.
Bu nazik hatrlatmayla balayalm: bakalar size bilgi ister bir karar isterse derhal yant

verin. birlii iki ynl bir caddedir.
Kendini kontrol et
Bilgi akn ynetmek ne kadar baarlsnz? Kendinizi aadaki sralamaya gre sralayn; o
Page 200
Neredeyse hi
= 0
Ara sra
= 1
Yarm saat
= 2
Genellikle
= 3

Neredeyse her zaman
= 4
makas
1. Kendim ve ekibim tarafndan kararlar, planlama ve genel bilgiler iin gerekli bilginin
edinilmesini salyorum.
____
2. Takmmla bilgilendirilmek zere dzenli toplantlar dzenliyorum.
____
3. Uygun olduunda, ekip yelerim arasnda devam eden almalar koordine etmek iin ksa
toplantlar aryorum.
____
4. Gerekli bilgiler elenirse, tazminat partisine ncelik vermeyi, daha sonra baarsz olursa,
kendi patronuma veya tazminat partisinin patronuna yardm isteinde bulunarak pratik yapmay
deniyorum.
____

5. lgisiz bilgilere ynelik talepleri cesaretlendiririm.
____
Genel Toplam
____
Sayfa 201
20
Seyahat
Zaman ynetimi seminerindeki gen profesyonel, talimat gerei hem gnln zaman gnln hem
de zaman ayrclarnn kiisel listesini getirdi. Bana gnln ve ilk gnn kaydn
gstermesini istedim:
"Syle bana, Stan, uu srasnda neyi baardn?"
"Ne demek istiyorsun?"
"Bu dnemde, kegen izgi 9:00 ile 12:15 arasnda keserek ne yaptnz?"

"ey, Minneapolis'e gitmeliyim."
Tek kelime bile etmeden, gnlklerini zaman ayrc listesiyle yan yana koydum ve her iki kat da
evirip grebildim. Zaman ayrc listesinde bir numara "seyahat" idi. Durumundaki ironiyi fark
edince yava yava yzne byk bir srt geldi.
"Sanrm bu seyahat zamann daha iyi kullanabilirdim, ha?"
Stan, dierleri gibi o da seyahat fikrini deitirmeyi renmek zorundayd. yi organize

edilmiseniz, seyahat sresi bir zaman harikas deildir, bu bir zaman kazandrr. Sanki havayolu,
sizi bir ehirden dierine tamaya hizmet etmenin yan sra muhteem bir hediye verdi: kesintisiz
alma sresi. Telefon yok, gndelik ziyaretisi yok, toplant yok ve eer bir kriz olursa
bakas onunla ilgileniyor! Bir uu saatinde, unlar yapabilirsiniz:
Sayfa 202
ofiste saat "normal" zaman geirmenizi salayarak baarn. Verimliliinizin kat!
Pretrip Planlama
Seyahat saatini size kar deil, sizin iin almaya balamak, hala ofisteyken balar.
Yolculuunuzdan en iyi ekilde yararlanmak iin vaktinden nce yapabileceiniz ok ey var.
Tm Alternatifleri Dn
Bir gezi fikri ortaya ktnda yapmanz gereken ilk ey kendinize sorun, "Bu gerekten gerekli
mi?" Grevini baaracanz dier yollara da bakn.
Kar taraf sana gelmeye davet et. ngiltere'de bir irket edinen bir Kaliforniya kuruluunun

bakan, drt gnlk Londra gezisinden yeni dndnde, ertesi hafta dnp tekrar gitmek zorunda
olduu CEO'dan znt duydu. CEO neden "Niin oraya gidiyorsun, onlar buraya gelmeye davet
etmiyorsun?" Diye sordu. Parlak bir hamle: Bakan iki gnlk seyahat sresinden kurtard ve Londra
yetkilileri rahat bir ortamda Amerikal muadilleriyle grme frsatna sahip oldular.
Mterinizden ofislerinize gelmesini isteyin, burada tm bilgileri elinizin altnda olacak, art
tam bir sunum yapmak iin gerekli olanaklar.
Bunu uygulayan sigorta acenteleri ve gvenlik temsilcileri, onlar seyahat sresinde gnde bir ila
iki saat tasarruf ettiklerini sylyor. Dahas, randevular iptal edildiinde, kendi ofislerinde
olurlar ve aksi halde kaybolacak zaman derhal retken kullanma geirilebilir.
Baka birini gnderin. Temsilciniz olarak toplantya katlan gen bir yardmc, deerli bir
renme tecrbesine sahip olabilir. Konu alan bir bakasnn uzmanln ieriyorsa, uzman
gnderin.
Dier iletiim formlarn kullann. Baarabilir misin?
Sayfa 203
amacn bir mektup ya da telefonla m? Bir telekonferans ya da video konferans, birka kiinin bir
saatlik bir tartma iin btn gn seyahat etmelerini nleyebilir.
Erteleyin. Ar tepki vermeme ve sorunu zmek iin acele etmeyin; Tm gerekleri bulana kadar
bekle. nemli bir karar verici yoksa toplanty planlamayn. Acil deilse, daha uygun bir zamana
kadar bekleyin. "Blgenizde bir buuk saat iinde dar kacam, o zamana kadar bekleyemez mi?"
Egdml Planlama
Seyahatin gerekli olduunu belirledikten sonra, zamannz en iyi ekilde gidermenin yollarn
arayn. Dndnz andan dnene kadar zamannz en iyi ekilde kullanmak iin gzergah planlayn.
Mmkn olan yerlerde, randevular bir araya getirmeye aln. Ayn gezide ziyaret edebilecein
dier insanlar var m? Dier konularda tartmalar toplanabilir mi? Yatrmalarnz varsa, o zaman
etkili bir ekilde kullann. Havaalanlarnda randevular zamanlayn, telefonla arama yapn veya
biraz okumak iin.
Dikkatli bir liste hazrlayn. Sizinle gerekli arka plan dosyalarna sahip olmadnz srece bir

proje zerinde karar alamazsnz. htiyacnz olan tm aralar eklediinizden emin olun: yaz
malzemeleri, hesap makinesi, dikte makinesi, dizst bilgisayar. Asistannzn bilgisayarna
malzeme yklemek iin ekstra bataryalar ve telefon kablosu unutmayn.
Mmknse ev saatleri de dahil olmak zere tm i balantlarnn adlar, adresleri ve telefon

numaralaryla ayrntl bir randevu zaman izelgesi hazrlayn, bylece, i saatlerinden sonra
planlarda deiiklikler yaplmas gerekecektir. Adres bulma konusundaki ilgili talimatlarn yan
sra, randevu tarihleri, saatleri ve yerleri listelenmelidir.
Yolculuk planlar
Kendi seyahat dzenlemelerinizi yapmak lgnca; ii bir proyour asistana, irket seyahat
koordinatrne, bir seyahat acentesine evirin. Randevularnz teyit edildikten sonra, umarm
asistannz tarafndan, uularn deil,
Sayfa 204
br yolu. Mmknse, yerel acele saat boyunca gelmeden veya ayrlmadan kann.
Bu dzenlemeleri kim yaparsa, uu numaras, yemek servisi, kalk ve var saatleri, yerden
ulam bilgileri ve otel rezervasyonlar, adres, telefon numaras ve rezervasyon numarasyla
birlikte eksiksiz bir uu program sunmaldr. Ailenize brakmanz iin ek bir kopyasn isteyin.
Sk seyahat ederseniz, souk ve scak hava var noktalar iin kiisel eyalarn bir kontrol
listesi oluturun; paketlemeyi unuttuunuz bir ey iin maazaya hzl bir gezi yapmak iin zaman
ayrmak istemezsiniz. Bagajlarnz bir tama antas ile snrlamak iin mmkn olan her yerde
gayret gsterin; varta ok zaman kazandracaksnz.
alan Rota
Mmknse, kendinizi havaalanna brakmayn; Bir taksi ya da havaalan limuzinine. Park etme
zorluundan kanrsnz ve nefesinizi okumak ya da yakalamak iin otoyol zamannz olabilir.
Ofisten bol bol zaman ayrn; Eer uaa deli bir izgi ektirmek zorundaysanz, yerine oturup

oturup gevetmekten ekinmek iin cazip olacaksnz. Kendinize bir yastk verin; Bu amala
hazrlanm cep listesinden telefon grmesi yapmak iin birka dakikalk preboard zamann
kullann. Ya da sunumunuzu zihinsel olarak prova edin. Ya da yazma dosyanzda aln, ki bu
antanzda en stndedir. Bu erezlerin deerini gz ard etmeyin. On dakika fazla gibi
grnmeyebilir, ancak alt on dakikalk blok bir saate kadar ekleyin.
Ekonomi snf uularda, bir koridor koltuu isteyin. Yaylmas biraz daha fazla alana sahip
olacak ve dier satrlar izlemek ve almaya baladnzda iyi bir avantaj elde etmek iin
kullanabileceiniz bo bir koltuun yanndaki bir noktaya tanmanz kolay olacak. Bir ortakla
seyahat ediyorsanz, ikinizin de grmek zorunda olmad srece o kiinin yanna oturmayn.
Samimi ol; almak iin sessiz vakit geirmeniz gerektiini aklayn.
Evrak antanzda, uu srasnda zerinde almay planladnz tm projeleri klasrler halinde

dzenlediniz,
Sayfa 205
stte bir ncelik maddesi. Burada renk kodlu bir sistem ok kullanl olabilir. rnein, acil
olmayan postayla "Yazmalar" olarak iaretlenmi bir dosya olabilir ve bu amala aka
kaydedilmi notlar olabilir. Her biri iin, kenar boluunda kimler tarafndan ilenecei ve nasl
kullanlaca ynergeleriyle not aln ve tamamlanan her paray renkli bir klasre kaydrn.
Geldikten sonra, tamamlanm olan tm ii asistana geri gnderin (nceden etiketlenmi zarflar
kullanarak). Ona, gnderdiiniz ey konusunda uyarda bulunmak iin asistannz arayn ve
olaylar ofiste tekrar gncelleyin. Bir dizst bilgisayar ya da tanabilir bilgisayar
kullanyorsanz kukusuz acil olmayan ve acil olmayan ilerle uramaktasnz. Bilgisayarnz bir
otel telefonuna takp yardmcnzn bilgisayarna veya bir bekleme istasyonuna boaltacaksnz.
Pek ok gezgin i okumaya yetimek iin bu saati kullanyor. Veya ksa bir uu bile bir sorunu
zmek iin sessiz zaman vereceini dnmek iin.
Mazeretiniz boyunca
Ekip yeleriniz sizi dnyay dnebilir, ancak bu, hava liman iin ayrlmanz grmekten mutlu
olduklar anlamna gelmez. Patron gittikten sonra biraz gevek olmak isteyen insan doasdr.
Ayrlmadan nce tm ekip yelerine u soruyu sorarak Parkinson Yasasn atlatabilirsiniz (i
saatini doldurmak iin geniliyor): "Geri dndmde ne baarmsn?" Onlarn cevaplar hem bir
hedef hem de bir taahhttr ve sizi byk olaslkla etkilemek isteyecekleri iin yksek hedefler
belirleyeceklerdir. Ortaya kabilecek muhtemel sorunlar tartn ve ekibinize, yokluunuzda
yetkilerinin kapsamn, hangi kararlar verebileceklerini ve hangilerinin sizin onaynz
beklemesi gerektiini bildirin.

Birka gnden fazla gitmi olursanz, asistannz postalarnz sindirmeyi, ana hatlar zetleyip
vurgulamanz ve faks veya bilgisayar ile iletmenizi salamaldr. kisine de eriemiyorsanz,
notlarnz kenar boluklarna koyun ve tam tepki yazma ve imzalama yetkisine sahip olarak
maddeleri n iaretli zarflara geri gnderin. inde gzel bir bo kutuya dnersiniz.
Sayfa 206
Her gn belirli bir saatte ofisinize telefon etmek iin dzenlemeler yapn. Herhangi bir sorun
ortaya karsa ekibiniz sorularn ve ynlendirmenin o gn sunulacan bilecektir.
Geri dndnde
Toplantnn notlar, harcama raporlar, gezi srasnda topladnz fikirler ile derhal baa
kmanz iin disipline edin. Gerekirse, ilk gnn bo bir konferans salonunda, bakasnn
ofisinde bulunan "gizlenme yeri" nda geirin. "Yalnzca yarn bunu yaparm" diye dnerek
ertelerseniz, byk olaslkla bir gn deil birka tane uygulamay sona erdireceksiniz. Ona
vardnz zaman, ayrntlarn bazlarn unutmu olacaksnz ve gezinin deeri azalacaktr.
Sadece Tamaclar iin
Tren, otobs ya da otomobil ile seyahat etmek iin seyahat ederseniz, o zaman iyi kullanmak iin
kullanabilirsiniz. Ben banliy demiryolu zerinde ehre girdim, her gn her saat bir saat her
saat, gazeteyi okurken vakit geiren, kart oynayan veya uyuturucu kullanan insanlarn saysn
hi fark etmedim. e gidip gelmelerini verimli bir ekilde i okuma, rapor yazma veya yazmalara
yant verenler aznlkta, ounlukla varolmayan kiilerdi.
Aracnzda birka saatlik yolculuk yaparsanz cep telefonunuz makul bir yatrm olabilir. Bir
trafik skklna sksanz bile, alyor olabilirsiniz. Gnn sonunda src evinde, Bat
Sahilindeki telefonla irtibat kurun ya da Bat'da yayorsanz, Dou Sahili meslektalarnz
alma yolunda arayn. Ayn zamanda, alannz veya genel i konularnz hakknda ses kasetlerini
dinlemek iin saati de kullanabilirsiniz. Tanabilir kk dikey bir makine boyunca tayn ve
trafik durduunda kendinize not aln. Metroya binseniz bile, bir kiisel mzik alar saati iyi bir
avantaja dntrmenize izin verecektir.

Sayfa 207
Kendini kontrol et
Seyahat ynetmek konusunda ne kadar baarlsnz.? Kendinizi aadaki sralamaya gre sralayn;
o zaman imdi ay sonra tekrar yap.
Neredeyse hi
= 0
Ara sra
= 1
Yarm saat
= 2
Genellikle
= 3
Neredeyse her zaman

= 4
makas
1. Seyahat olasl ortaya ktnda, telefon grmesi, telefon konferans (toplant olmas
durumunda), yazma, kiiyi bana gelmeye davet etme gibi alternatifleri gz nnde bulundururum.
____
2. Seyahatimi planlarken amacm dikkatlice inceliyorum ve amac gerekletirmek iin gereken tm

malzemeleri listeliyorum.
____
3. Yolculuk srasnda kullanmak zere materyalleri kolay eriim iin antamda paketliyorum.
____
4. Seyahat programmda seyahat gecikmeleri, randevu saatleri, yerleri ve amalar iin seyahat
yerleri, nemli kiilerin isimleri telefon numaralarn ierir.
____
5. Ayrlmadan nce, her birimin dnm iin ne beklediini ekibimle grrz.

____
Genel Toplam
____
Sayfa 209
NC BLM
Yaamak ve yice almak iin ZAMAN KULLANARAK
Page 211
Blm A
Baarl En yi Zaman Yneticileri, En Byk Zorluklarn ve En Byk Srlarn aa vururlar
Bana srpriz bir devam eden kaynak, onlarn hayatlarn kontrol altna almak ve zamanlarn
ynetmek iin aba sarf eden, neredeyse umutsuzca mcadele eden her yaam kesiminde (uzmanlar ve
yneticiler de dahil olmak zere) insanlarn saysdr. Daha artc olan, neredeyse byk,
gerek bir emir elde etmeyi umduklarn ve sadece kou bandndan dmeyi nlemeye altklar
iin bu kadar skntya giren insan saysdr. Ancak en artc olan, zaman ynetiminin klasik
ilkelerini benimsemi, onlar kendi benzersiz koullarna uygulayan ve enerjilerini profesyonel
amalar dorultusunda ynlendirecek kiiselletirilmi sistemler oluturan bireylerin ve
organizasyonlarn says artan nc gruptur. yaratt alan. Bu gerek hayatta, ada rnekler
bana ilham vermeye ve eitmeye devam ediyor, nk yeni zaman kaygs uyandryorlar ve onlara
zaman ynetimi uygulamak iin gelitirdikleri felsefeleri ve pratik zmleri sunuyorlar. Umut
var.
Bu st dzey yneticilerin bir evrensel zellii, zaman ynetimi sistemlerinin geliimini devam
eden bir sre olarak grmelerinin ve kendilerini konunun mr boyu rencisi olarak grmeleridir.

te syleyecekleri udur:
Eleanor Brantley Schwartz, Kansas niversitesi Missouri niversitesi anslyesi:
Zaman ynetimi, hayatmn merkezinde yer alr. Reel dolu programmla retken olabilmem iin,
gerekli olan her eyin yaplaca yuvalar planlamam gerekiyor ve sonra bu yuvada bittiini
gryorum.
eri girdiimden beri daima youn bir yaadm
Page 212
okulda tam zamanl bir ite bulundu ve iki ocuu tek bir ebeveyn olarak yetitiriyordu. Bu yksek
stresli bir durum olabilir, bu yzden zaman ynetim tekniklerini srf gereklilikten gelitirdim.
ocuklar uyandracam sabah 4'ten 6: 45'e kadar yazardm. almak ve okula bir gece nce gitmek
iin mmkn olduunca ok hazrlk yaptk. Bir nceki gece hazr olan ve buzdolabnda bekleyen
le ve akam yemekleri iin ihtiyacmz olan her eye sahip olmaya altk. imdi ev personelim
var, ama onlar da ynetilmeli.
Grevler buna izin verdiinde, her seferinde iki ey yapmaya altm. rnein, bir kere akam
yemei baladktan sonra, akam hazrlklarn srdrecek ekilde katlanmtm. Yoksa mutfa
temizlerken ve bulak ykarken kafamn iine kat yazardm. Yolumu apraz izmekten kanmak ve
seyahat sresini boa harcamamak iin evden ve srttan tam bir daire yapmak iin grevlerimi daima
sraya koymu bulunuyorum. Hangi eyalar hangi maazalarda alacam da biliyorum. Belli bir
dkkandayken tm bu eyalar satn alrm ve aksine, o dkkandayken olmadka bu eyalar satn
almam gerekmiyor.
En ykc zaman ykc danklktr. Gruplamak grevleri birlikte. Masanz dzenleyin.

Elbiselerini dzenli tutun. Onun yerine her ey ve her ey iin bir yer edin. Bunlar kullandktan
sonra yerinde olduklar trden fiziksel veya elektronik ayakkablar koyun. Bu, tutarl bir
ekilde, byk bir yol kat eden zaman kazandracaktr. Aleti indirmeyin. Uzaa koy. Bu dosyalama
iin de geerlidir, dosyalama ya da delege ister.
En byk zaman tasarrufu, yaptnz greve odaklanm kalmaktr. Bu beceriyi ustalkla kullanmaya
alyorum. Batan karc bir mola vermek iin harika, hatta zihninizin daha nemli veya daha
ilgin veya daha acil veya rahatsz edici bir eye dolaabilecei psikolojik bir kopu da. Cazibe,
kesintilere, telefona ve ziyaretilere cevap vermek iin mkemmeldir. Batan karclk ayrca,

bir an olmayan bir an ayrp dier bir grevi yerine getirmek, beyin gcn zorlu, daha zorlu
grevlere odaklamak yerine en azndan kk bir grev almak suretiyle bir baar hissi yakalamak
iin harika bir frsattr. el.
En byk zaman ynetimi arac, tam olarak kullanmaya istekli olduum zaman takmmdr. Eer oturup
"Yardm" m yapmaya razysem
Page 213
ben mi. Bu grevi yerine getirecek misin? '' Ve bakasna, "Bu grevi alacak msn?" Ve bir
bakasna, "Bu grevi stlenecek misin?" anslye olarak ekibim drt bakan vekili, on dekan ve
kiiden oluan bir personel ierir. rencilerin ve fakltenin en kaliteli akademik deneyimi
elde etmesini mmkn klmak iin etkili bir ekip olarak almalyz.
Bir ekip lideri olarak hitap etmeniz gereken bir duygu, "Bu kiinin grevi tam olarak bunu
yapacam ekilde yapacandan emin deilim" diyor. Ve bu dorudur. Ancak bazen, sklkla, grevi
yeni, yaratc bir ekilde yaparlar ve daha iyi olduunu buluyorsunuz.
Ayrca, bazen bir kriz var. Ve o zaman grevi tamamland gibi kabul etmek zorundasnz ya da hi
bitmedi. Bununla birlikte, grevin kabul edilebilir standartlara gre yeterli bir ekilde
yrtlmesini salamak iin mmkn olan her eyi yaparsnz.
Grevi tartma alkanln gelitirin: admlar, sreleri, son bavuru tarihleri, grevin
belirli standartlara gre gerekletirilmesinin faydalar hakknda karlkl beklentiler. Bu,
gelitirebileceiniz bir zaman ynetimi becerisi olan bir yetenektir: bir takm oluturma
sonucunda delege atmak, ancak yaratc dnceyi boarak. Sonunda, siz ve ekip yeleri bu srete
o kadar iyi olur ki, aerodinamik hale gelir ve sonuta elde edilen daha byk retkenlik,
delegasyonda daha dk bir yatrm zaman ile baarlr.
Bazen, kanlmaz olarak, yaplmas gereken ok ey var, sanki bir numara ncelii varm gibi
grnyor. Bazen, bir niversitede veya baka bir byk organizasyonda yapmanz gereken dier
kiilerin gndemlerine yant verirken, kaos, stres ve danklk gibi eyleri gelitirir. Bunun ne
zaman gerekletiini tanmal ve tekrar bir araya gelmek iin zaman ayrn. Gittiiniz yn
tekrar gzden geirin, gidip gitmek istediiniz yne geri koyun ve sizi o ynde gtrecek
grevleri yapn.
Zaman ynetiminin benim iin bir dier yarar kiisel zaman. anslye olarak, kampste yaamak

zorundaym. Bu iimin bir paras. Zaman ynetimini uygulamadysam, hi kiisel zamanm olmazd.
Zaman ynetimi kendime biraz zaman bulmam salyor ve bu bir deer.
Sayfa 214
Byk bir ailedeki alt ocuun en by olarak bymeme, ileri hzl bir ekilde sralamay
renmemize ve yaplmas gereken ey konusunda sfrlanmam salad.
New York eyaletinde bir avukat olan Phil Gitlen:
Seim yapmak, yalnzca ilk meydan okumadr. O halde kararlarnla yaamak zorundasn. Bu gerek bir
beceri. Ve gerekli olan, eer duygusal enerjinizi harcamakszn ilerlemek istiyorsanz, yaptnz
kararn uygulanmasna odaklanmalsnz. Seimi yaptktan sonra, dier seenee dahil olan her eye
sahip olmamay veya yapmamay setiinizi kabul edin. Bu hayatn bir paras. Tannmas,
zamannz, odaklandnz yerden ve saduyunuzu boa harcayan bir sr bagaj olmadan ileri
gitmekten kurtarr.
Modemle benim dizst tanabilir ofisimdir. Her yerden yasal aratrmalar yapabilirim. Bana
geldiinde fikirlerini kaybetmiyorum, nk onlar sadece dizst bilgisayarma kaydettim. Bir
davay aratrdktan ve kavramlatrdktan sonra, bazen kayak pistinde olduum zaman bir araya
geliyor. Bu yzden benim iin alan bir zamanl ynetim arac, zihinsel hazrlk ilemini
tamamlamak ve daha sonra baka bir ey yapmaktr; bu olay aklmn arka blgesinde iirilirken.
Bazen bu, verimlilik noktasn aan bir konuyu bilinli olarak ele almaktan daha iyi bir sonutur.
Zihninizi ii sizin iin yapmaya brakmak, baka bir ey yaparken bir yoldan vazgemenin bir
yoludur. Bu yzden (eime akladm gibi), ayn zamanda kendim kayak pistlerinde eleniyorum
zerinde alyorum.
Benim iin alan bir baka zaman ynetimi arac da yazmadan nce dnmektir. Bu genellikle
yazmak iin otururken ne kadar ok yazmam gerektiidir, nk nereye gittiimi biliyorum. Birok
kiinin kat zerinde yapmaya balad dnceleri, baladktan sonra yazmaya balamadan nce
sralamak ve elemek. Kiiselletirilmi zaman ynetimi teknikleri entelektel faaliyet gerektiren
mesleklerde ok yararldr; bylece enerjiniz entelektel faaliyetin elde etmesi beklenen
sonulara odaklanmtr. Aksi takdirde, uzun sren entelektel faaliyet verimsiz olabilir,
dolaabilir ve ekonomik olarak ok retken olamaz.
Page 215

Deneyim ayn zamanda benimkiler gibi mesleklerde de deerli bir aratr. Kafanzdaki bilgi sahibi
olmak, parmak ularnzda bilgi sahibi olmaktan daha etkilidir; bylece dizst bilgisayarnzdan
geri alabilirsiniz. Bunun tesinde, deneyime dayanan gerek bilgi, ele alnacak konularn ve olas
admlarn hzla tespit edilmesinde zaman ynetimi yardm olarak herhangi bir bilgi kaynan
aar. Beslenme, egzersiz, dinlenme ve uyku da en yksek performans elde etmek iin zaman ynetimi
gereklilikleri. En hzl bilgisayar da dahil olmak zere hibir zaman ynetimi arac, zihniniz
ileyen ve uyank deilse optimum baar elde etmenizi salayacaktr.
Ar stres altnda olmad zaman insanlar daha iyi altklar konusunda herhangi bir soru da
yoktur. D basklar ve son tarihler yerine grev zerine odaklanabilmeniz iin koullar yeterli
siparile oluturmak da yaratc olmanz ve en iyi ii yapmanz salar. Olum son zamanlarda
eitli hazrlk okullar iin birka bavuru yapmt. Her bavuru iin bir makale gerekliydi ve
tm bavurular iin son tarihler birbirine ok yaknt. Olum ve ben, son gnlerden bir ya da iki
gece tm makaleleri yazmaya almann ihtimalini tarttk. Uygulamalarnn kalitesi ve sonucu
zerinde olas etkileri deerlendirdik. Sonra geri planladk. Her denemeyi tamamlamak iin
tarihler belirledi. Daha sonra, her denemeyi, ana fikri izole etmek ve yazlma koymak, bir anahat
yapmak, blmler yazma ve ilk tasla tamamlama. Bu ara hedefleri, mevcut okul faaliyetleri
etrafnda takvimine almtr.
deme, yalnzca hazrlk okuluna kabul edildiini bildirdii zaman deil, bir gece odann odasna
girdiinde "Bugn blmm yazmtm, gerisini de alyorum" dedi. TV izlemek iin geceleyin. "
Kukusuz kompozisyonun geri kalan ksm, akamn geri kalan ksmn en sevdii televizyon ovunun
keyfini karrken geirirken beyninin uzaktaki bir kesine jelling yapyordu.
Son bavuru tarihini geride brakarak planlama, en iyi entelektel etkinliinizi yerine getirmek
iin stresli olmayan koullar yaratma ve sonra konu fermentasyonuna geri adm atma Bu admlarn,
rn olmadnda sonu reten etkili zaman ynetimi mttefikleri olduunu kefettim bir montaj
hatt aleti,
Page 216
ancak profesyonel ve entelektel snrlar iinde yaratc bir sonu.
Jim Van Houten, imdi en iyi sigorta mdr olan bir sigorta satcs:
Karmla ilk evlendikten sonra, ona iimle ilgili bir anlama yapmak istediimi syledim. Ben be
yldr haftada drt gnden fazla sigortay (gndz sat iime ek olarak) satarm. Bir veya iki
haftasonu evde evde olurdum ve hafta sonlar filmlere gidip akam yemeine kmak gibi zel eyler
yapardk. Hedefim, haftada bir veya iki akam yemeini kesebilmek iin, yeterli miktarda dzenli
prim demeleri yapmak ve yeterli yatrm yapmak olacakt. Karma, yedi yl sonra, akamlar
almak iin yeterli miktarda dzenli gelir ve yatrmlar yapmak istedim, ok iyi yaayabilir

dedim. Bunu yaptk ve yine de kendimize iyi vakit geirmeyi baardk. Btn plann bir anahtar
karm en batan planda tutmak, onu anlamak, kabul etmek ve onunla ibirlii yapmakt. Zorlu
hedeflere ulamak iin klasik zaman ynetimi prensipleri ile temasa getiimde, amalarn, onlara
ulamada ibirlii yapmak zorunda kalanlar tarafndan sahip olunan ve sahip olunanlarn mlkiyete
ait olma art, sayfadan frlam ve yzme vurdu. Birinci elden tecrbenin ne kadar nemli
olduunu biliyordum.
Zaman ynetiminin ilkelerini belirli ekillerde uygulamak iin ok altm. "Temsil

edebileceiniz hibir ey yapmayn", benim iin ve benimle alanlara eitim, motive etme,
glendirme ve ilham vermeye alarak uyguladm gl bir dnce. stenmeyen stres trnden
hayatnz kalc olarak atmann daha iyi bir yolu yoktur; sizin yerinize alan kiileri, baka
yerlerde igal ederken her durumu halledebilen, zerk ve gvenilir insanlar haline getirmenize
yardmc oldunuz.
Dier iki nemli ipucu: nce, hzl okuma renin. Binlerce ve binlerce kitap ve makale okudum ve
Sayfa 217
Anlay hala artyor. Yava okuduunuzda, zihniniz sklyor ve dolarken geri dnp materyali
tekrar okumalsnz. Birok ey okumak, etkili kararlar daha verimli bir ekilde elde edebilmeniz
iin size harika bir bilgi taban sunar. kinci ipucu, araba telefon numaranz asla einiz,
asistannz ve en fazla bir veya iki nemli kiiden baka kimseye vermeyin.
Leo Corriveau, New England okullarnn yenilik ve sonularla tannmasn salayan bir mfetti:
Okul mfettii olarak, on iki okul sitesini denetliyorum. Zaman ynetimi hayatta kalmam iin
kritik nem tayor, ancak deneme yanlma ile kendime geldi. Zaman ynetim sistemim hala eklektik.
Bu devam eden bir eser. Ben hi tatmin olmaz.
Okudum ve dier profesyonel insanlarn ynetimini gerektiren karmak durumlarda hedeflerime

ulamada benden daha baarl olan insanlar grdm. Ben her zaman bu insanlarn ynettii bir
renciyim. Zaman ynetimi olmadan, hibirimiz bu olduka profesyonel ileri gerekletiremedik.
Yirmi be ylda iindeyim ve krk yedi yandaym. Sekiz yl rettim ve ok erken yata bir
ynetici oldu. Daha gen bir ynetici olduumda, otuz alt yalarnda, dier yneticilere baktm
ve "Vay be, bu ocuklar eski" diye dndm.

Ancak deneyim deerini, zaman ynetimi ve baar iin son derece nemli bir ara olarak rendim.
Gen yneticilerin kmasna yardmc olabilecek bir ok ksayol var.
abalarnzn nereye odaklanacan semek iin birka temel bileen bulunmaktadr. ncelikle bir
karar verme modeliniz olmaldr. Yaamnz boyunca bir model haline geldi.
kincisi, kararlarnz uygulamak iin bir plana sahip olmanz gerekir. Bizimki kapsaml bir
kalite sistemidir. Yaptmz her ey bu plann baarl olmas iin tasarland. Sistemdeki
herkesin tm enerji ve zaman ynetimine odaklanr. ncs, insanlar nereye gittiimizi
anlamaldr. Zaman ynetimi, belirli bir zaman zarfnda yaplmas gereken eyle ilgili olduundan,
Sayfa 218
katyon hayati bir zaman ynetimi aracdr. Nereye gittiimizi bildikten sonra oraya ulama
ihtimalimiz artar. Ve tm okul sistemimizde yneticiler, retmenler, renciler, ebeveynler
nereye gittiimizi bilirken, oraya daha ok varabiliriz. Bu yzden kendi zamanm ynetmek benim
iin yeterli deil.
Etkili olarak bakalaryla iletiim kurmak, organizasyon boyunca zaman ynetimi iin ve eitim
srelerini ieren ksa vadeli, uzun vadeli ve karmak rgtsel hedeflerin etkili bir ekilde
baarlmas iin gereklidir.
Hepsini yapamayacanz zaman ne yapyorsunuz? Heyet araclyla yaptm ey, liderler

yaratmaktr. Heyet bana gerekten yardmc olan eydi. nsanlar bana yardm etti. Bunu yalnz
yapamadm. Dier liderlerin yaratlmasna yardmc olduunuz zaman, zaman ynetimi srecinizin
olgunlamasnda byk bir adm atm bulunuyorsunuzdur.
Woodstock (Vermont) Lisesinde buldum, seimler yapmak zorunda kald. Ve bir ok faktre dayanarak
bunlar nceliklendirmelisin. Bir karar verme modelinin seim yapmanza yardmc olmas iin ok
deerli olduunu tekrarlayamam. nemli admlar atmanza izin vermeyecek bte yazlmyla
karlatrn. Deerlendirme, karar verme modelinizin de nemli bir parasdr. Ne yaptnz not
tutmanz gerekir. Her paray incelemek ve btn zerindeki etkiyi incelemek zorundasnz. ok
fazla veri analizi yapmalsnz. Artk pantolonunun yanna uamazsn. Edward Deming'in dedii
gibi, yirmi birinci yzyln liderleri iin en nemli beceri tahmin etme yeteneidir. Tahmin
edebilmek iin bir sisteme ihtiyacnz var. Ve deneyim.

rencilerin zaman ynetimi becerilerini gelitirmelerine yardmc olmak iin onlarla alrken,
bir karar verme modelinin onlara mthi yardmc olduunu ve onu kullanmann keyfini kartn
bulduk. renciler, karar verme srecinin bir paras olan faktrleri aka belirledikten sonra
etkili kararlara ulamak iin gerekli admlar zetlediinde, zaman ynetimi tercihleri ve yaam
tercihleri konusunda daha byk bir gven ve beceri gelitirirler. rencilerin liseye gitmesinden
ok nce karar verme becerilerinin retilmesi gerektiine kuvvetle inanyorum.
Sayfa 219
Sklkla iki numaral nceliklerle kar karyayz. Her zaman olur. Ben de ayn anda zerinde
almak zorundaym. Sadece yapmalsn. Bir bakasn tamamen bitirirken daima bir kenara
brakamam. Bugn rnein, drt veya be tane var. Ve onlara ncelik veremem. Onlarn icabna
bakmalym. rnein, devam eden bir numaral ncelikli karmak bir ncelik, okul ynetim
kurulunun gndemini gelitirmedir; pakete giren tm eleri, ikayet maddelerini, yenilemeleri,
yeni retmenleri aramak, planlamaktadr. Onlar bir araya getirmek sadece bir numaral
nceliimden biri. Ardndan, okul ynetim kurulunun kararlarn uygulamak iin bir plan
gelitirmek ve tavsiye etmek iin Alec'in ncelikli klavuzunu karar verme modeliyle birlikte
kullanyorum.
Lisede her konuyu her gece okuduk. Kolejde, birinci yaryldan sonra, hatra olabildiinizi ve son
tarihleri karlamak iin dzgn bir ekilde yaplmas iin hokkabask olduunuzu rendiniz. Her
cmleyi her gece sadece her akam halletmediniz. ncelik vermeliydin.
Telefon grmelerini taramak benim iin byk bir zaman kazandryor. Sekreterlerim ok yetenekli
insanlar olmal. Yangn tatbikat arlar dediim eylerin taranmas ok fazla. Etkili tarama ok
yardmc olur. Bu yzden benimle alan insanlar ok nemlidir. Ayrca masam temiz tutmamda bana
yardmc oluyorlar.
Birinin mesleki ve kiisel hayatn entegre etme konusuna da ok dndm. Ve biliyorsun yapamam.
Hafta boyunca hayatm okulun ilesine ait. Ailem hayat gerekten de Cuma akamna kadar bir
kenara brakld ve her zaman hayata geirmedi, nk sklkla Cuma gecelerinde okuldaki grevler
var.
Jim Lange, Iowa Eyalet niversitesi'nden medikal ncesi kdemli.
Genellikle sabah birine, bazen de iki kiiye kadar eitim grrm. Saat alarm 6: 55'de
kalktmda saat 7: 10'da kalkyorum, kontaklarm koydum, iki itim, du edip giyin, tostu
ekmein altna koyun, ayakkablarm koyun, mikrodalgann iine bir pii koyun, yersiniz paskalya

snrken tost, 7: 40'da otobs yakalayn, otobste poeti yiyorken gazeteyi okuyun ve sekizinci
snfma gidin.
Sayfa 220
leden sonra, The Hub'daki makineden bir eyler alp, Toprak Alm Laboratuvar'na giderken le
yemei yiyorum, burada pazartesi, aramba ve cuma gnleri 12: 30-4: 00 arasnda bir iim var.
Drt ila be, bazen baka bir niversitede biyoloji blmnden mezun kz arkadamla internette
bir saat harcama yapabilir veya e-posta ile konuabilirim. Sonra beten sonra otobs yakaladm.
Hava iyi olduunda, kamay severim. Kt biri ise, spor salonuna ya da merkeze gitmeye
alyorum.
Daireye geri dndmde bir miktar amar ykyorum, lavabodan bulak makinesine bulak
makinesine birka kirli tabaka koydum, bir eyler yemek ve okumaya karar verdim. Bir sre sonra,
Nintendo'yu oynuyor ya da TV'de bir eyler izliyoruz. Sonra bir iki kiiye kadar alyorum ve
yatyorum. Ev arkadam ve ben yatan deitirdik, k onu rahatsz etmeyecekti.
Hafta sonlarnda amcamn iftliinde alrm veya alrm. iftlik bana bir mola verir ve
paraya ihtiyacm var. zerinde 130,000 mil olan bir Mazda zerinde deme yapyordum ve onarm
faturalar beni ldryordu. Onu atlattm ve imdi galonun krk miline inen bir Ford Fiesta
zerinde deme yapyorum. Benimle yol tutuu arasnda bir ey yok, bu nedenle galonun krk misli
kadar sryor.
Geen smestirde otuz mil uzaktaki bir hastanede genetik aratrmalar yapan bir doktorla almak
iin haftada iki leden sonra program yaptm. Bu smestr hafta sonlarnda Soil Tilth Lab'da
altm. Ayrca birinci snf rencileri ve ikinci snf rencileri de retmenlik yapyorum.
Her yaz, srt antamn ve seyahat etmek iin iki hafta srebilirim: Appalachians ve dou
kysnda, Rockies ve bat kylarnda, Arizona ve Meksika'da, Seattle'da ve Kanada'da. Gevemek
iin gereken zaman benim iin gerekli.
Ayrca zaman boa harcyorum. Zaman arayanlarn ounun nedeni erteleme. Korkarm ki zor, uzun ya
da skc olacak bir projem varsa, balamaktan kanmak iin zamanm boa harcyorum. imdi MCATS
(Tp Fakltesi Kabul Testleri) iin eitim alyorum. MD / PhD'ye girmeyi umuyorum. program. Bu,
MD'nizi ve bir doktora derecenizi mezun ettiiniz sekiz yllk bir programdr.
Gerek u ki, zaman ynetimi herhangi bir rencinin hayatnda kritiktir. Ancak, paranzn

deerini almaya almak, snrl bir sre iine sktrabileceklerin snrn her zaman
zorlamanz anlamna geliyor demektir. yleyse hayatnz vurgulad bile
Sayfa 221
ne zaman ok altnz, zorla oynadn ve hedeflerinize ulatn dndnzde.

Soruyorum, "Hayatmn hepsini byle geirmek istiyor muyum?" niversiteye devam etmek iin
binlerce dolar dn aldm ve sekiz yl kald.
Julia Files, Mayo Clinic, dergi makalelerinde son derece etkili, olduka baarl bir doktor
olarak tannmtr:
Zaman ynetimi hayatm kontrol eder. Her gn kalkyorum ve daha iyi yapmaya alyorum. Bir
saatlik program deil, dakikalk bir program iziyorum. Mesleimde yaptm ey yznden, her
dakika ve hayatmdaki her ey tamamen planlanyor.
Yllar getike, zamanmza gre daha aktif ve organize olmu durumdaym. Kolejde geceyi testten
nce incelemek ve iyi yapmak mmknd. Tp okulu baka bir hikaye! yi bir performans gstermesi
iin srekli eitim ve etkili bir ynetim gerekiyordu.
kk ocuun alan bir annesi olarak, bugn her zaman mmkn olduunu dndmden daha
fazla ey baaryorum. Kk ocuklar ilerine kademeli olarak yaklamay retirler. Artk
"hibir ey" ya da "hibir ey" cevabnda bir eyi yerine getirmek imkansz hale geldi. Kesintiler
normal olduu iin imdi kk admlarla ileri yapmak zorunda kalyorum.
Beni bekleyen her eyin dikkatini datmadan bir anlk greve odaklanmay renerek, ileri kk
paralarda yapma becerisini renmeye zorlandm. Bunu sadece mesleimde deil, ev hayatmda da
faydal buluyorum. Mesela son zamanlarda bir konuma yaptm. Hazrlma bir aydan daha nceden
balamak zorunda kaldm. Eskiden bir ya da iki gece nce almaya balam olurdum, ancak imdiki
ykmllm seviyesiyle, btn akam youn hazrlklarla geirmek iin olaylarn akn
durduramayacam biliyorum. Bu sebeple, herhangi bir seferde yalnzca otuz dakikalk bir sreyi
projeye adayacamdan endie etmemeyi renmek zorundaydm. Bu otuz dakikadan en iyi sonucu almaya
karar vererek,
Page 222

En byk zaman istifilerimden biri telefon. Telefonla konuarak ok fazla zaman kaybedebileceimi
biliyorum, ancak basnc boaltma valfi olarak kullandm biliyorum. Birka dakikanz ayrp
gnn ortasnda arkadalarmla veya annemle konumamda bana yardmc oluyor, bu yzden daha
odaklanm konsantrasyona geri dnebilirim. Bir cep telefonunun, hasta telefon grmelerini geri
gndermek ve randevu almak iin arabada zamanm kullanmam saladn kefettim. Bu bana zaman
kazandrd.
Hayatmdaki en byk zaman tasarrufu nedir? Bilmiyorum. Hl bir bilgisayar kullanmyorum, ancak
ilalar ilgilendirdii iin bilgisayarlar renmek iin bir kenara ayrlmtm. Bir ders iin
kaydolmu olsam da henz bunu yapamadm.
Kiisel hayatm u anda ok zorlayc. Drt ya alt ocuum var ve ben tam zamanl
alyorum. Her eyi yapmam mmkn olmad iin, uygun destek sisteminin kurulmas zorunludur.
Bir dad var ve haftada bir kez temizlik yapacak birilerim var. Neyse ki, benim ocuklarmla ok
ilgilenen bir kocam var ve yemek hazrlama ve karlatm baz ocuk bakm konularna yardmc
oluyor. Grevleri ofiste olduu gibi evdeki dier insanlara da devretmek kadar nemlidir.
Kendimi iki ncelikli nceliklerle kar karya kaldmda ne yapacam? Bence bu ok zor bir
sorudur ve biliyorum ki bana geldiinde, eldeki greve odaklanm konsantrasyonun art olduunu
bulmu bulunuyorum. Baka bir grevin sizi beklediini bilme, grevinizi yerine getirmenizi
engelleyemez. Bu yzden odaklanm konsantrasyon iin artlar yaratmaya alyorum. Harici
paraziti gidermeye ok iyiyim ve ihtiyacm olduunda, ofis kapsn kapatyorum, telefonu
kapatyorum ve / veya yardm isteyiyorum. Ayrca arabada ve ayrca duta iyi planlamann
yaplabileceini gryorum.
Baz ynlerden, okurlarnzn yalnz olmadn bilmelerini daha iyi hissedeceinizi umarm.
Gerekten ok klie almaya alan bir anneyim, klieliyim. Kadn hastalarmla karlatm
streslerin etkilerini gryorum ve 1990'larn hayatnn salk ve refah nasl olumsuz
etkileyebileceini gerekten anlyorum. Ben de ayn basklarla yayorum ve bunu hissediyorum
Sayfa 223
kariyer ve aileyi dengeleme ihtiyac srekli olarak daha iyi bir hekim olmamda yardmc olur.
ocuklarmza iletmek istediim kilit zaman ynetimi ilkeleri unlardr: Organize olun. Alkanlk
edin. Organizasyonun huzurun anahtar olduunu hissettiim iin her gn yapn. Bir liste yapc
olun ve ie odaklann. Annem bana hep dndm bir ey syledi. niversitedeyken
profesrlerinden biri ona, '' Ne tr bir renci olduunuzu bilmek iin testlerinizde ne kadar

baarl olduunuzu grmenize gerek yok. Tek yapmam gereken yurt odasna gidip orap ekmecenizi
an, sonra ne tr bir insann olduunuzu ve ne tr bir renci olacanz biliyorum "dedi. orap
ekmecem kontrol d kaldnda bunu biliyorum. , hayatm kontrolden kt, iyi bir barometre.
Margot Wilson, Arizona merkezli bir emlaks. irketi iin yurt apnda sat yzdesi en yksek
olan:
nsanlar hi olmad kadar retken deiliz. Daha az retkeniz. Biz daha younuz. Megul tutmak
konusunda bir mani var. Teorim, youn kalmak, hedefe ulayor: (1) yansmay nlememizi
salyor, (2) tatmin edici olmamak kouluyla tanmamz gereken kiisel deneyimleri atlamamza ve
(3) ikayet etmesi iin hava dnda bir ey veriyor . Arizona'da, ikayet etmek iin hava
artlarndan fazlasna ihtiyacmz var. Fakat kendi hesabna alanlarmz iin ikayet hedefi
patronlarmz olamaz.
1978'de ilk kelime ilemcimden bu yana bilgisayarlar kullandm, yz binlerce dolarlk ekipman
ayarna getim, bylece gncel tutabilir ve dnyam daha elenceli ve karl hale getirebilirim.
Bilgisayara ihtiya duyuluyor ve bilgisayarlarda kalmaya devam etmelisin. Elektronik gncelleme
iin ayda iki ila yz dolar btelim. Bunu her ay fazla harcamak istemiyorum. Ancak,
bilgisayarm deitirmem, ykseltmem veya dier elektronik yatrmlar yapmam gerektiinde para
orada.
Bilgisayarlar da byk zaman kazclar olabilir. Bir bilgisayar dersi aldm. Drdnc Temmuz
haftasonu el kitabyla geirdim, hepsi buydu. imdi tutmak zorundaym nk, ama ayn zamanda da
Sayfa 224
Elektronik tekniin renimini bir sr grevime asistanma devret. Onu ksmen altrdm, nk
bilgisayarlarda iyi ve klavuzlar ustalkla kulland, ama her zaman byle deildi. O benim bir
arkadamd. Ona bilgisayarlar renmek istediini syledim ve "Hayr" dedi. ronik olarak, imdi
benim iin alyor ve benim zamanlamay elektronik zaman ynetimi hakknda daha ok ey biliyor.
Fakat akl, bize sunulan en gl zaman ynetimi aracdr. Herhangi bir bilgisayardan daha
yaratc ve daha verimli. Her eyi ok seviyede emer, onlar her trl sezgisel, entelektel ve
duygusal yollarla iler, onlara ihtiyacmz olduunda, genellikle yllar sonra onlar dar
karrz. Mekanik ve insan paralarnn daha benzer hale gelmesi, daha deitirilebilir hale
getirilmesi, hatta bir araya getirilmesi ile ilgili literatrn farkndaym. Elektronik zaman
ynetiminin ne kadar hzl, daha hzl ve daha sofistike hale geldike aklm deitirebilirim.
Ben ona akm. Bilgisayarlara yaptm yatrma ek olarak kiisel bir dijital organizatr
kullanyorum. Scak bir Arizona gne altnda yz derecelik art koullar altnda bir otomobil
kalrsa hayati bilgiler kzartabilir, nk bir dizst bilgisayar kullanmayn. Dizst
bilgisayarlar otomobillerde sfrdan aa otuz bir saatte terk edenler nemli bilgileriyle ayn

riski tarlar. Bunun olmayacan dnyorsun, ama sadece bir kere sryor. Bu balamda bir
kat organizatr daha stndr. Bir dizst bilgisayarda olduu gibi alnabilir. Fakat dondurma
veya kzartamaz.
Ayrca, tm yedeklemeler ve bilgisayarnzda altrabileceiniz tm nleyici yardmc

programlara ramen, ou yazlm reticisinin rnlerine dahil olan talimatlarda uyarda bulunacak
bir noktada olaca bir makine. Byle bir durumda, mesleki yaamnz den bilgisayarnzn
merhametine byk bir engel oluturabilir ve bir kat ynetiminde geride kalandan ok daha byk
bir zaman ynetimi sorunu ile kar karya kalm olabilirsiniz. Yani bilgisayarlar
kullanyorum. Ancak onlar, zaman ynetimi riskleri iin tanyorum. nternetin evresinde
dolarken ne kadar zaman harcayacanza deinmedim. htiyacm var m? Sonunda sahip olduunuz en
iyi zaman ynetimi arac hzl bir akl. Dnyadaki tm elektronik yardmlar, kullandka zaman
ynetiminin gerek ilkelerini uygulamada akll olmadka yardmc olmaz.
Her eyden nce gzel kyafetler almann zevkini yayorum, kazanyorum
Page 225
Onlar ve ben alveri yapmaya zaman ayracaz. Ayrca filmlerin tadn karyorum, akam
yemeine kyorum ve erkek ve kadn ilgin arkadalar edindim. Mercedes Benz'imde komple bir
ofisim var, kendi evimi temizliyorum nk bakas yapabileceimden daha hzl ve etkili bir
ekilde yapabilirim ve gnn herhangi bir saatinde veya gece herhangi bir saatte kendi bakkal
alveriimi yaparm; sabah.
Size verebileceim en iyi zaman ynetimi nerileri kendinize gvenmektir. Umut olmadan bir hareket
yoktur.
Bu yzden cesareti krma. Her gece ncelik ncelikleri. yleyse yatn, rahatlayn, yeniden
nceliklerini belirleyip uyuyarak, (1) projelerinize konsantre bir konsantrasyon uygulamas ve (2)
uzun vadeli srdrlebilirlik elde edebilmek iin yapabileceiniz en iyi iki adm atn.
Dave DeBord, * yirmi yllk tecrbeye sahip, saygn bir peyzaj mimar:
Kendinizle bir profesyonelin gerek zamanl olarak belirli bir sre iinde elde edebilecei
eylerle ilgili drstlk, zamann ve kendi kendine ynetimin en nemli ilkesidir. Tpk fizik
kanunlar snrsz sayda nesneyi snrl bir fiziksel alana sktrmaya izin vermedii iin,
zaman ynetimi kanunlar snrsz sayda projeyi belirli bir sre iinde sktrmanza izin

vermeyecektir. Mvekkilinize sekiz hafta srecek olursa, drt hafta iinde bir eyler
yapabileceinizi syleme. ki saat srecek olursa, bir saat iinde bir eyler yapabileceini
syleme. imdi yaplmas gereken bir eyin daha sonra yaplabileceini mantkl dnmeyin. Sonra
balaynca zamannda bitiremeyeceinizi bilirsiniz. Gerekleri anlat. Erteleme kendini aldatmadr.
Reddedildi. O'
Fakat kendi zaman ynetim sistemim, profesyonel olarak, hl kriz sistemine dayanyor. Drstlk
konuuyor. u anda en ok ura alana katyorum. Deneyim nedeniyle, belirli bir projenin ne kadar
sreceini olduka doru bir ekilde projelendirebilirim.
* Dave DeBord, evre ve saha tasarmnda uzmanlamtr. Ayrca radyo komedi, sitcoms ve film
yazyor.
Sayfa 226
Fakat yanl veya geciken eyleri ngrmede iyi deilim. Dolaysyla baz krizlerim beklenmedik.
Ve bu, kriz sisteminin bazen mesleki hayatmn bir paras olduu anlamna geliyor.
Gerekten zaman ynetimi, aslnda bir eyler yapmann tek yoludur. Ve tutarl bir disiplin
gerektirir. Zaman ynetimi sistemi tutarl bir disiplin olmadan almaz.
1992 ylnda sigorta satmaya balayan ve u anda kendi ajansna sahip olan sigorta acentesi
Desiree Siefkas:
Aada, ncelikli sat faaliyetim bulunmaktadr:
1. Potansiyel mterileri benden bir sigorta teklifi almay kabul ettirmek
2. Randevu arma

3. Teklifleri tartmak ve sigorta satmak iin randevu almak
Bu etkinlikte mmkn olduunca fazla zaman harcadmdan emin olmak iin her gn zaman
ayryorum. Sigorta endstrisinde baar iin arttr. Her ey bu etkinlik iin hazrlk veya
takiptir.
En nemli etkinlik randevu alarak ncs. Eer ! Randevunuz yok, randevu almak iin zamanm
kullanyorum. Randevu aracak kimsem yoksa, kotasyon ayarlamak iin zamanm kullanyorum.
leden sonra ve akam etkinlik satmak iindir. Evrak ii yok, alan bir grev yok, iddia iin
resim ekme yok, mazeret yok. Bu ite, gaz yakmadan deil, satarak para kazanyorsunuz.
Sigorta satma randevular genellikle geleneksel alma saatleri dnda gerekleir. Bu yzden
"iyeri temizlii" ayarm sabah d brakyorum. Tavsiyenin ncelikle yaplmas gereken en
nemli eyleri almak olduunu biliyorum. Ama bu benim iin geerli. Tahtalar temizledim. Aklm
aktr. Sonra satmaya balyorum.
[Bu durumda, Desiree onun bir numaral nceliini belirledi, ancak "nce yapmad". En etkin
ekilde ie yarayp almad zamanlar zamanlar: mterileri mevcut olduunda.]
Sayfa 227
Hedefim her gn on teklif ve her hafta oniki gerek randevu. Hedefime ulaana kadar gn boyunca
asla durmam. Baarl bir acente yoktur. Ama amacma ulatmzda, ekinmekten ekinmediim iin
ertesi gn taze olacam.
Yapmak istediim para trnden dolay bu hedefleri belirledim. Alt basamakl olmak istiyorum. Bu
kadar para kazanmak iin yapmam gereken eyler bunlar. Alt rakaml bir gelirin uzun vadeli
hedefine ek olarak, ksa vadeli hedefim Mays ayna kadar belli bir sat hedefine ulamak. Kimin
sigortasn sattm irket, kendi iime sahip olduum yatrma yardmc olmak iin dk faizli
krediler salar. Belirli sat hedeflerine her yln Mays ayna kadar ularsam, krediyi geri
demek zorunda deilim. 1992'den beri kredilerin hibirini geri demek zorunda kalmadm. Bu sre
tamamlanacak ve tamamen kendi iime sahip olacak.

Dier ksa vadeli hedefim, 15 yandaki olumun basketbol ve dier etkinliklerinde destek olmak.
Yaknlardaki tm ev oyunlarna ve oyunlarna gideceim. Oyun doksan dakika uzaklktaysa, gitmem,
nk araba evinin kalkmas ok ge ve ok ge. Bu yzden baz akamlar olumla beraberim. Dier
akamlar sigortay satyorum.
Pillerim geceleri alt dolmaya baladnda lisedeyken yzyorum. O zaman akamlar randevum var
ya da telefon grmeleri yapyorum. ok dinlenmek benim iin nemli. Genellikle saat 22:15 kadar
yataktaym, haberleri izleyeceim, kk bir televizyon ve uyuyorum.
almalarma odaklanyorum. Sizinle telefonda grtmde sizin hakknzdaki her eyi bir
sigorta ihtimali olarak iaretleyeceim. Yarn oto ve ev sahibinin sigortasnda alnt yapacam.
Birka gn sonra, seni arayacam.
[Ve yapt]
Sonunda, sizin iin hangi teknolojinin ie yaradn semeye inanyoruz. ar bekletmeden

kurtuldum, nk mterilerim zamanlarn sorduumda bekletilmekten holanmyorlard. ar
bekletme, kapan veya randevu almak zereyken dnce trendimi de rahatsz etti.
Para ve zamana konsantre olduumun farkndaym, ancak benim iin, bunlar para deil ve onlarla ne
yapabileceiniz zamannz.
Sayfa 228
Robert Jordan, senarist ve film yapmcs:
En az iki tr zaman ynetimi vardr: (1) belirli bir zaman aralnda fiziksel olarak ne
yaptnzn ynetimi ve (2) odaklanma psikolojik yeteneinizin ynetimi. Yazmak iin oturduumda
dnyadaki her eye sahip olmadm biliyorum. Ancak dnyadaki her zaman varm gibi baka bir
dnce biimine geiyorum. Belki btn hafta olmaz. Belki sadece iki gnm var. Ancak son tarihim
yoksa btn haftalarm yazm gibi yazyorum.

Ayrca, dikkatimi datmak, hayatmdaki her sorunu zmek iin braktm. Projeyle ilgisi olmayan
her eye seici bir ekilde bask uyguluyorum. Sonra odaklanyorum. Odakl konsantrasyon, herkes
tarafndan kullanlabilir en nemli zaman ynetimi aracdr. Bu, yalnzca daha byk bir i
miktarn deil, ayn zamanda daha yksek bir kaliteye ular. Odaklanm zihin ve oyundaki zihin
ayn hale geldiinde, sonular gerekten artcdr. O zaman kimse, mevcut dikkat datclar
tarafndan atlmakszn, bir yaam boyu toplam deneyimi zerine ekiyor.
Kurtarma sresi de ok nemlidir. Bu senaryoyu bitirdiimde, drt ayda iki film yazm olacam. O
zaman muhtemelen bir ay alacam. Elbette, bu filmler yllarca vgyd. Ancak youn yazma son
drt aydr gerekleti.
ok youn olmayan baka eyler yazarken, kurtarma zamann da programlarm. Kurtarma sresi, son
zamanlarda yaptm ie dayanyor. rnein, bankaya gidip ehir merkezine gidersem, bu olduka
mantkszdr. Geri gelip yazmaya balayabilirim. Ancak Perembe geceleri rencilerle alrken,
bu ok boaltr. Cuma sabahnn tamamnn iyileme zaman olacan biliyorum, sadece mzeyi
dinlemek iin dairenin etrafnda dolamam gerekecek, yoksa ilerini yapmak iin dar kacam
ve Cuma leden sonrasna kadar yazamayacam. nsanlara senaryolarn gelitirmeye yardmc olmak
psikolojik olarak yorucu.
Nihayet bir eyler yazmak iin oturursam bitiririm. Her ey bir kenara itilir. Nadiren bir metni
yarya kadar brakyorum. Bitirmek iin her eyi yapacam. Gnde on drt, on alt saat yazacam.
Daireyi terk etmem, cevap vermiyorum
Sayfa 229
telefon, bazen du yapmam. Dndm tek ey bu senaryo.
zel telefon numaram vermiyorum. Daire adresimi vermiyorum. Telesekreterden kurtuldum. Btn bu
telefon grmelerini iade edersem, yazmayacam. ! bir faks makinesi yok ve bir tane almay
reddediyorum. nsanlar bana senaryo gndermiti. Ve senaryolar okunmas ok zor olurdu. Perembe
geceleri, rencimlerin hizmetkarym. Ben onlarn hepsiyim. Ama ben onlar ararm. Beni
aramazlar. Zaman ynetimim "plansz eriilemezlik" ieriyor. Odaklanm bir zamana ihtiyacm
olduunda, sadece sakin bir saat srmyorum. Sessiz bir hafta srebilirim. Benim iin de ie
yarayan budur.
Rosemary Kane Carlough, yaync AMA Sreli yaynlar:

Yeni bir bilgisayarl zaman ynetimi sistemi kurdum, bu yzden kat takvimimdeki bilgilerinizi
girmedim. Ama bilgisayarm ak deil. Sanrm, dn yazdnda not dtm notu bulmam gerekecek.
[kimiz de gldk ve notu aldktan sonra, Rosemary zaman ynetimi uygulamalarn aklamaya devam
etti.]
niversitede bile hep ok rgtlendim. Akam yemeinden sonra, dikkatini datmamam iin okumak
iin ktphaneye giderdim. Sanrm bu kadar organize olmasaydm kolejde daha elenceli
olabilirdim. Ama imdi yirmi be kiilik bir alan denetliyorum ve onlarla almaktan
holanyorum.
Bir deneti olarak, zorlama noktasna kadar rgtlenmemeye alyorum. nsanlar dinlemek son
derece deerli buluyorum. Uzun vadede zaman kazandracak bir yatrm yatrm. Ben sadece unu
syleyemezsem asla fark edemeyeceim ok ey rendim: "Bana figrleri verin Teekkr ederim gle
gle." Denetlediim insanlar beni gerek bir insan olarak grrken, karlkl saygya sahibiz;
(1) bir tutamla karlayorlar, (2) her gn daha retken alyorlar, (3) bilgilendiriyorlar,
(4) ) harika fikirler buluyorlar ve (5) moralleri daha iyi. Bununla birlikte, sohbetin sona
erdirilmesi gerektiinde onlara nazik bir ekilde izin vermenin yollar var.
Sayfa 230
Yl boyunca bir ka skma saati dnda ie kmam, ben de (ok nadir durumlarda hari) hepsi
akmak istemiyorum. Genellikle gn iinde benim kutusunda hi grnmyorum. Elli dakikalk tren
yolculuumun evini okumak iin yanma alyorum ve evde elimden gelen her eyi atyorum, bu yzden
ertesi gn gereksiz evraklar geri almamak ve tekrar ele almak zorundaym.
Hizmet satn almak iin zaman ayrn. Benim iin alveri yapmak iin birine deme yapmann
arna gitmiyorum, ancak alveriimin ounu sevdiim posta sipari kataloglarndan yapyorum.
iftlikte yaayan kocamn akrabalarndan biri, katalogdaki fiyatlar gz nne alrsak bunun bir
savurganlk olduunu dnyor ancak iftlikteki Montgomery Ward'un postayla geleceini
hatrlamyor. Alveriimi yarm gnlk sr ve dinlenme harcamaya harcamak iin Cumartesi
gnlerimi vazgemek yerine, 10: 00'da bir katalogdan alveri yapmay tercih ederim.
Evde yardmm var, her ne kadar kendi bama yaptm dnemlerindeyim. Oullarmla ilgilenen (5 ve 9
yalardaki) bir kiim var, temizliyor ve akam yemei piiriyor. Kolaylklara deer veriyorum.
deyeceklerine deerler.

ki numaral ncelie sahip olduumda, benim iin geerli olan son bavuru tarihlerini grrm.
Bir proje iin son bavuru tarihleri konusunda kendimi savunurum ve ii iyi yapmam gereken zaman
kazanmay tercih ederim. ki numaral ncelie sahipken karlatm dier ey delege. lk
srada, iki ncelikli nceliiniz olup olmadn semeniz gerektii konusunda hemfikirim; sizin
iin alan son tarihleri grrken gerekten yaptnz ey budur. Bir numaral ncelii
gerekletirmek iin bir plan gelitiriyorsunuz ve ardndan bir numaral hale gelen bir sonraki
ncelie geiyorsunuz.
Fakat ayn zamanda yaamn bir gereidir ve u anda her ikisinde de baarlmas gereken iki
ncelikle kar karya kalrsnz. Bu, iki mesleki nceliklerle olabilir; ayn zamanda bir
numaral kiisel ncelik mesleki birincilikle arptnda da olabilir. Ve bu durumlarla baa
kmak iin ne yaparsan yap. ok nemli sonular dourabilir. Bu nedenle grev srenizin nedeni,
bu yzden bazen son bavuru tarihlerini grmek zorundasnz ve bu yzden bazen sadece nnzde
iki numaral nceliiniz var ve birinde alyorsunuz
Sayfa 231
dieri ilerleme kaydetmek iin telefon grmeleri yaparken. Buna hokkabazlk denir.
"Kltldysanz" ve delege edecek hi kimseniz yoksa, hokkabazlk zorunluluu olabilir. En iyi

performans bugn kurumsal ilerde hibir gvenlik salamaz. Bir kiinin hayatnda bir i veya
kariyer sahibi olaca fikri, herkesin bir noktada iten atlacana dair kesinlie yol amtr.
Bu sadece bir zaman sorusu.
Sesli mesaja altktan sonra sevmeyi baardm. ki kiinin aslnda birbirlerinin makinelerine
mesaj brakarak birbirleri ile konumadan ok fazla etkin iletiim gerekletirilebilir. Bu, yz
yze karlamalarn daha kiisel olmasn salamak iin aslnda biraz zaman kazandrr.
ok kullanl bulduum bir dier ey, asistanmn kapmdaki takvimimin bilgisayar ktsn
postalamasna neden oluyor. Personel, lojistik yerine nemli konularda iletiim sresini korur;
nk personelim, asistanm veya beni rahatsz etmeden gnn programn kontrol edebilir. zel
toplantlarn ilan edilmesi gerekmez. Bunun ters yz, kapnn nne dier tarafnda yer alan
takvimimin baka bir bilgisayar ktsn tutmamn beni takip etmemesidir.
Bence ok nemli bir ilke, nceliklerinizin herhangi bir durumda ne olduunu belirlemektir. Bir
projeye veya mteriye kariyer hedeflerine veya olanaklarna erimek iin ekstra zaman ayrmaya
karar verdiiniz zamanlar vardr. Baka zamanlar, bir alana bu alann beceri veya moralinde
bir yatrm olarak ekstra zaman ayrmaya veya etkili bir temsilci semeye karar verirken baka
zamanlar da vardr. Zaman ynetimi kesme ve kurutmal bir sistemden daha fazlasdr. Verilen
durumda prensiplerini en iyi nasl uygulayacanza ilikin olarak, ayaklarnz zerinde

dnmeyi ierir.
Ynetim, iletme okulunda grnd kadar basit olsayd, hayat kolay olurdu. Aslnda, bir ynetici
gn boyunca, yardmnn gerekli olduu insanlar ve durumlarla kar karya kalr ve bu durumlarn
hepsi ngrlebilir deildir. Yardm, kiilerin zmleri kendilerinin bulmalarna yardmc
olmaktan olusa bile, yine de gerekli yardm. Kapsnn ardnda iyi organize edilmi bir bar
iinde oturan ynetici, organizasyonda olup bitenlerle gerekten uyumlu deildir ve muhtemelen
Sayfa 232
en etkin liderlik. Dolaysyla, nemli bir beceri dengeleyici hareket ak ynetebilme yetenei
ve beklenmediktir.
zet
Bu rportajlar gerekletirirken iki sonu ortaya kt. Bu st dzey yneticilerin her biri
zaman ynetiminin klasik ilkelerini uygulad. Ve her biri kendi durumuna uyan benzersiz bir
ekilde onlar uygulad. Ekibine delege gnderme konusunda etkili yntemler gelitiren niversite
anslyesi, oluna hedefin son tarihinden geriye doru planlama sistemi getiren avukat, yirmili
yalarnda eiyle zaman ynetimi plan koyan sigorta satcs bunlarn her biri hayatlarn
iyiletirmek iin zaman ynetimi kullanyor. Fakat bu uygulayclar, sistemin bunlar kullanmasna
izin vermek yerine sistemi kullanyor. Tecrbeyi son derece deerli bir ara olarak kabul ederek,
zaman ynetimi uygulamalarnn geliimini devam eden bir sre olarak gryor ve kendilerini
konunun mr boyu rencisi olarak gryorlar. Okul mdr, Mayo Klinii'ndeki doktor, hazrlanm
renci, senaryo yazar, emlak, i gelitiren tek ebeveyn ve yaync hepsi kendileri iin zaman
ynetimi yapmak iin kiisel ve ok pratik sistemler yaratt. Sende yapabilirsin. Sre hayatnz
deitirebilir. Bir sonraki adm kiisel eylem plandr.
Sayfa 233
Blm B
Eylem Plannz
Bir zaman gnl size zamannzla ne yaptnz gereini gsterir. Bir eylem plan, gerekli
deiiklikleri niyetinde olduunuzu gsterir. Bir ampul ve bir masa lambas gibi, her biri
etkinlik iin dierine bamldr; Her ikisi de esastr. Bu blmde dikkatinizi ekmek istediiniz

zaman endielerini seebilirsiniz; her birinin birka altta yatan sebebinden hangisinin sizin iin
zellikle doru olduuna karar verin; ve takibi de ieren bir dzeltme stratejisi izmek.
Bir Sistem Yaklam
Bazen insanlar zaman ynetimine ilk kez baladklarnda, genel desenlere ya da evrelerindeki
dier dalgalanmalara pek az dnmeden belirli bir teknie ya da ikisine atlayp dururlar. Belki
okumakta ya da bir meslektala konuurken bir fikir bulurlar ve bir not alrlar. Durum kendini
gsterdiinde, teknii hatrlayabilir veya hatrlamaz; Eer yleyse iyi sonular alabilirler ya da
almayabilirler ve bu yzden ikinci kez deneyebilir ya da denemeyebilirler.
Tek balarna, az saydaki kii zorluklarnn nedenlerini zaman ynetimi ile analiz etme veya
ilgili temel ilkeleri anlamaya almaktadr. Bunun yerine, hzl ve kolay zmler hakknda
sonulara varrlar. . . sonra tedavinin neden "kabul edilmediini" merak ettiler. Birka hafta
iinde ayn eski yollarna dndler.
Dncelerini "bu, zamandan tasarruf etmemize yardmc olur mu" diye snrlayan insanlar, temel
ilkeleri anlamaya almakszn hibir ekilde zaman kapanndan yol bulamazlar. Bir tekniiyle
zamandan tasarruf edebilirler ve alt dier zaman ayrclar araclyla hepsini
kaybedebilirler. Geliigzel bir yaklam "Gene, iyi bir fikir, denemek bir deneyelim" sizi
uzaklatracaktr. Uzun vadeli baar, egdml bir yaklam gerektirir; bunlardan birincisi,
genel davran kalplar
Sayfa 234
kabul edilir ve iyiletirme iin sistematik bir plan gsterilir ve metodik olarak uygulanr.
Do not, bu demektir ki, kendinizi birka "ne" ye snrlayn; anlamak iin gidin "whys" Ardndan
"whys" ile eleen "whats" i sein. Bu ekilde baar baaryor.
Stratejik Eylem Sahnesinin Ayarlanmas
lk admnz, zaman gnlnzde kendiniz hakknda rendiklerinize (Blm Drt'e bakn) ve Blm

ki'deki yirmi kiisel denetlemeye dayanarak hangi zaman endielerinin zerinde alacanza
karar vermektir. Birinci adm: Kendi kiisel hedef listenizi on problem alan zerinde gelitirin.
Hatrlayabileceiniz z denetimler olumlu bir puanlama modunda yaplandrlmtr. Yani, bir

denetimdeki puannz ne kadar yksek olursa, o alandaki zaman uygulamalarnz o kadar iyi olur.
kinci Blm' tekrar gzden geirin ve en az puan aldnz on denetimin listesini yazn. nce en
dk puandan balayarak sralamaya sralayn; Bunlar sizin en byk on endieniz.
imdi zaman listenizi "ilk on" listenizle yan yana gzden geirin. Davran modelleriniz hakknda
rendiklerinizi zaman gnlnden aln ve yirmi zaman endiesi asndan bu zbilgiyi ifade edin.
Zaman gnlndeki belirli bir eylemin hangi zaman diliminde atlmamas gerektiine ilikin baz
sorularnz olabilir. Belli bir gnde zaman kaybettiinizi ve ilk etapta yapmamanz gereken bir
proje zerinde almakta olduunuzu fark ettiinizi varsayalm. Bu zavall delegasyon,
kesintilere hayr diyememenin veya nceliklerin olmaynn mmkn olmad m? Ona kar agornize
etme; zaman ayrclar arasnda hatr saylr miktarda arabalant olduunu ve hatta bazlarnn
rttn unutmayn. Denetimden tretilen liste ile zaman diliminin vahyleri arasnda makul
derecede yakn bir iliki bulunmakla birlikte,
Yaklamnz Dzenleyin
Sonraki adm, ilk on'unuzu bir dizi saldr sralamasnda yapmaktr. nce hangi saatte bir
zmeniz gerekir? Baz insanlar, bir numaral problemle balamay tercih ederler; teori u ki
Sayfa 235
en byk kazan salayacaktr. Yenilginin tehlikesini hisseden dierleri, zmek en kolay

olacana inandklar alanla balamak zere seerler, bylece yarasa bir baar salanr.
Gerekten kendi psikolojisine ve kiisel alma stilinize dayal, bireysel tercih meselesidir.
Sonra plannz iin bir yapya karar verin. Bu ikisi, ou insan iin en iyi ekilde alyor
gibi grnyor:
1. Haftada yalnzca bir seferlik younlua konsantre olduunuz Bir Haftalk Plan; Bu on haftalk
bir program.

2. Her ay veya drt problemli bir grupta altnz Aylk Plan: ayda bir ve iki,
ayda drt ay.
lk durumda, dikkatinizi bir haftalna bir kez gz nne serer ve o blgedeki alkanlklarnz
deitirmek iin uyumlu bir aba gsterirsiniz. Sonra bir sonraki adma gein. kinci durumda,
ayn anda kiiye odaklanacaksn, sonra nmzdeki ay (veya drt) kiiye geeceksin. Ksa
menzilli hedeflerin baar faktrn sevenler genelde birinci olan tercih eder; ikinci yntem,
zaman sorunlarna balant oluturan balantlar bulabilen ve bylece bir kerede birka
kolaylkla alabilen kullanclar iin iyi alyor.
Hangisini setiinize baklrsa, on listenizi, ekil 14'de gsterilen gibi bir Eylem Plan alma
Sayfas zerinde kaydetmeye balayn. lk maddenin etkisiz delegasyon, brakma ziyaretileri ve
toplantlar olduunu varsayalm.
eylerin Altna Ulama
imdi bilgiyi kinci Blm'e entegre etmeye balayn. En iyi zaman ayrclarnzn aklamalarn
inceleyin. Orada aklanan herhangi bir durumda kendinizi gryor musunuz? Temel nedenlerin
tartmasyla ilgileniyor musunuz? En byk endielerinizin gerek nedenlerini izole etmek bir
sonraki nemli admdr.
Her zaman harcanan kiinin kendi kendine denetimi, ileri daraltmanza yardmc olabilir. Tek tek
sorulara bir bakn, en dk skorladnz kiiler tarafndan byk bir krmz yldz koyun.
Dikkatinizi koymanz gereken yer burasdr.
Sayfa 236
ekil 14.
Eylem Plan alma Sayfas, Blm 1.
Sayfa 237

Deiimin Yaratlmas
Artk zmler retmenin heyecan verici zorluunuz var. Ho geldiniz srprizini bekliyorsunuz:
Neredeyse her sebep kendi zm nerisinde bulunuyor. rnein planlama eksiklii, zaman
sorunlarnn en yaygn nedenlerinden biridir. Burada zm aknlk gstermez planlama. Tabii ki,
bu zm zel durumunuz iin anlaml klmak iin baz ek ayrntlara ihtiya vardr.
kinci ve kinci Blm boyunca sunulan birok fikirden salanan yardma bakarken, bu basit, basit
zmleri aklnzdan tutun. Temel nedenlerinize zm veya zmleri yazn. ou durumda, nerilen
zmler genel bir zmdr. Onlar kendi hayatnzdaki zel eylem noktalarna dntrmek size
kalmtr. Bununla biraz elenin; biraz hayal et. Kusursuz i ayar tasarlayabilseydiniz, biri
zamanlarn skalad ve besin eksiklii yznden ldyse, ne yapardnz? Yaratc zmler
retirlerse, goofy bile fikirleri nemlidir. Dikkatli olunan bir szck: Yapabileceiniz eyleri
dnyorsanz emin olun; sorunlarnz bakalarna atmayn.
Aada, bir rnekle, imdiye kadar yaplan dizinin bir incelemesi verilmitir:
1. zerinde zerinde allacak bir zaman artc sein: ziyaretileri brakn.
2. Akraba bir neden bulun: ak kap politikas.
3. Bu zm ile hangi zm gider: ak kapy yeniden tanmlayn.
4. Olas eylem admlarn beyin frtnasn, hatta aptalca eyler yapn:
RER ile konuun; resmi politika bildirimini tekrar dile getirebilir miyiz?
Kapy krmzya boyayn bylece herkes kapandnda grebilirsiniz.

Kapatldnda ieri giren herkes iin 1 dolar cretlendirin.
Claire'in masasn hareket ettirin, bylece zerine trmanmalar gerekiyor.
Masamn pencereden yzne tanmas lazm, kap deil.
Btn blmde sessiz saat balatn.
Ardndan, tm fikirlerinizden en uygun olan sein ve eylem plan alma sayfanzn 2. Blmnde
eylem olarak yazn.
Sayfa 238
admlar (baknz ekil 15). Ardndan, her deiiklii yapacanz belirli bir balang tarihi
belirtin. O zaman yap.
Yeni Alkanlklar renmek
leri yapmann yeni yollarn planlamak nispeten kolaydr; Onlarla yapmak yine baka bir ey.
Birinci Blm'de alkanlk olarak adlandrlan olaanst g hakknda konutuumuzu
hatrlayabilirsin. Kendinizi ve zamannz farkl ekilde ynetmeye balarken phesiz kendinizi
baz eski alkanlklara kar dayak bulursunuz. Evet, alkanlklar ok gl ve ok zor. Ama sen
de yle.
Yeni davrannz glendirmek iin, ilk olarak on dokuzuncu yzyl Amerikal psikolog William
James tarafndan nerilen bu fikirleri kullann.
1.Byk gzkyor. Yeni alkanlklarnz, baar ile balatmak iin her frsatta gl bir
ekilde balatarak verin. Eski olanla tezat oluturan yeni bir rutin hazrlayn. stediiniz
hatrlatclar ve grsel istemleri yaratn. Yeni planlarnz istediiniz kadar ok sayda insana

duyurun; Bu halka aklama sizi yolda tutmaya motive edecektir. Bir meslektanzla
bir "dostum" dzenlemeyi planlayn ; dzenli olarak toplanmay ve birbirinizin ilerlemesini
kontrol etmeyi kabul etmi olursunuz. Ksaca, bildiiniz her yardm ile kararnz kuatn. Bu,
geriye kayma gnaha kar ivme kazandrr.
2. Yeni alkanl sk sk uygulayn. Yeni yntemlerinizi harekete geirmek iin olas ilk
frsattan kavuun. Kararlar, olutuklarnda fakat motor etkileri ortaya ktklarnda brainton'a
yeni bir "set" iletirler. Tekrarlama, yeni davran zler; sadece dnmek olmaz.
3. stisnalar yapma. Bir arabann kaymas bir kayak gibidir. Denetimin bandan itibaren
srdrlmekten ok daha fazla aba gerektirir. Bir kayma, gelecekteki tm teebbslerin enerjisini
azaltabilir. Ne zaman "Bir kez istisna yapacam" der, dikkatle hazrlanm plan ker.
Dierleri Katlyorsa
Artk atlayarak harcadnz zamann bir ksmn geri istemek isterseniz, firma kurarak belirgin
ilerleme kaydedebilirsiniz
Sayfa 239
ekil 15.
Eylem Plan alma Sayfas, Blm 2.
Sayfa 240
Kendiniz iin son tarihler. Bu zel zm ile baar veya baarszlk tamamen elinizin altnda.
Ancak, haftalk sat raporunu Perembe leden sonraya kaydrmay planlyorsanz, bu nedenle
haftann banda daha yksek ncelikli projeler yapabilirsiniz, Sal gn onu almaya alm
olanlar bilgilendirmeyi unutmayn.
Zamannzdan sorumlu, ancak eylemleriniz ve kararlarnz bakalarn etkileyebilir. Zaman ynetimi

semineri alan ve sessizlik saatlerini renen bir kadn, ertesi gn, her sabah bir saat boyunca
kendisini neden kullanamayacan kimseye aklamadan bu fikri uygulamaya geirdi. Patronu zgnd
ve asistan bakalarnn ak kapdan gemeye alk olduu gibi kafas karmt ve sinirli

davranyordu. Buradaki ders basit: Baka insanlar etkileyen bir deiiklik yaparsanz onlar
uyarn.
Sorunun bakalarnn eylemlerinden kaynakland zaman soru daha karmaktr. Eylem plannzn bir
paras olarak, yalnzca zamannz deitirenlerin ne zaman yalnz kaldnz belirleyin ve bu
nedenle bireysel abayla zebilirsiniz. Dierleri ilgileniyorsa, bir ekip yaklamna ihtiyacnz
olacaktr.
Zaman ve Takmlar
Hibir kaynak zaman gibi takm odakl deildir. Asla arlmamalyd bir toplant, iine
skanlarn zamann boa karr. Zamannda istenen bilgileri retemeyen dank bir kii,
bilgiye ihtiyac olan kiileri dorudan iletiim zinciri boyunca olanlardan baka hibir ey
sylememek iin etkiliyor. Yetki devretmeyen denetiler, herkesin verimliliini ve moralini
drr. Bunun gibi durumlarda zaman "ekip" yaklam gereklidir. Zorluun kk rgtteki dier
kiileri de kapsar ve yalnzca kendi davrannz deitirirseniz sorunu tam olarak zemezsiniz.
Yneticiler ve denetiler burada keskin bir ekilde uyank olmal. Etkisiz zaman kullanm,
yalnzca iinizi etkiler, bu bir eydir (yeterince kt olmasna ramen). Fakat bakalarnn
yapmas gereken ii bozduunda, rgte zarar ok daha byktr. Byk bir iletiim irketinde yeni
terfi alan bir blm mdr, st dzey ekibinin sk grmeleri nedeniyle
Sayfa 241
Yeni greve gvensiz geldi. Toplantnn ardndan toplant, grevini yerine getirmesine yardmc
olacak bilgiler iin takmn tamamn, bazen drt saat boyunca pompalayacakt. Bir kii btn bir
grubun etkililiini yok ediyordu.
Burada ihtiya duyulan koordineli bir abadr. Herkes zaman ynetimi konusunda bir grup olarak
eitim alrsa, bu idealdir. Ekibin tm yeleri ayn kavram ve tekniklerle kar karya
kaldklarnda, sonu sonularn nemli lde gelitiren bir ekilde birbirlerini glendirirler.
Deneyimli eitmenler, iyiletirilmi sonularn orijinalin on katnda olduunu tahmin ettiler.
Dardaki eitim mmkn deilse, ekipteki gl bir kiinin sorumlu olmas gerekir. Belli bir
problem hakknda bir beyin frtnas oturumu iin grubu bir araya getirmeye aln. Grup olarak,
spesifik davranlar tespit edin, bu davranlarn altnda yatan nedenleri belirleyin ve dzeltme
stratejileri balama tarihleriyle birlikte tasarlayn.

Byk olaslkla birden fazla sorun varsa, ayn kii ekibi takm odakl zaman ynetimi zmlerine
ynlendirir. Ekibi bir araya getirin, herkesi listeleyin ve ana bireysel zaman ayrclarn
sralayn; sonra her birine arlk verin ve bir takm profili ortaya karmak iin listeleri
birletirin. (ekil 16, sreci gstermektedir.) Daha sonra bireyler iin daha nce aklanan
admlar kullanarak bir takm olarak almakla birlikte temel zmleri tanmlayn ve sonra zaman
izgileri ile belirli admlar atn.
altrmak
Hepimiz yeni fikirlere elik eden erken heyecan ve kararllktan syrlm olarak hissettiimiz
hayal krkl ve hayal krkln fark ediyoruz. Plannz takip altnda tutmak ve iyi
niyetlerinizi korumak iin u temel unsuru gzden geirin:
1. Kesin eyleme geme. Planlarnz somut ve somut deilse, onlar gerek uygulamaya evirmek zor
olacaktr. Genel fikirler genel kalma eilimindedir. Ayrca, planlarnz yrrle koymaya
kararl deilseniz, hibir ey olmaz. Tm alkanlklarda olduu gibi, ilk adm onlar oluturmak
iin ak ve kesin eylemler yapmaktr.
Sayfa 242
ekil 16.
Saat oncerns takmn profili
Sayfa 243
2. Devaml, tutarl aba. Yeni bir alkanln uygulamaya ve istisnalara kar salam bir durua
ihtiyac var. lerlemenizi deerlendirmek, sonlar not etmek ve dzeltici eylem balatmak iin
dzenli olarak dnmelisiniz. yi bir deerlendirme iin asgari aylk bir sre gereklidir; bir
yl daha iyi.
3.Grup eylemi. Baarszlklarnzn ou, eski yant verme yolunuzu devam ettirmenizi bekleyen
dierlerinin (mteriler, meslektalar vb.) Basksnn bir sonucudur. Bu beklentinin krlmasna
ynelik en iyi adm, gruptan byk aksiyonlarla ilgili bir taahht almaktr. Planlarnz her
zaman etkilenenlerle paylan ve bu deiikliklere sayg gsterme konusunda onay vermeye aln.

Takip ve Takviye
Bir ay sonra. lk ayda kaydettiiniz ilerlemeyi gzden geirin. Nerde baardn Nereye kaydn Neyin
yanl gittiini analiz edin. Geri dnn ve eski alkanlklarnz krmak iin adm
inceleyin. Ek donatya ihtiya duyulduuna karar verin. Yapacanz admlar listeleyin. Sonra bir
sonraki grup yelerine gidin.
ay sonra. ster haftada bir kez, ayn sonunda birer kez, kez, ay sonra, ilk on problem
alannz iin eylem plannz tamamlam olmalsnz. Nasl yaptn? gn sreyle tekrar zaman
tutun. Tasarruf edilen zaman ve gelitirilmi sonularnz ln.
Uzun menzilli takip. Gerileme tehlikesinden kanmak iin, eyrekte bir zaman geii yapmanz
neririm (nasl yaptnz kontrol etmek iin). Baz insanlar kendi kendini dzelten
zelliklerinden yararlanmak iin srekli olarak bunu yapar.
Eer bu takip noktalarnn herhangi birinde belirli bir zaman harc kesinlikle inat olduunu
kantlarsanz ve onu kontrol altna alamyorsanz grnmyorsa, o tek bir maddeye youn bir aba
gstermeniz gerekebilir. Birka gn boyunca hedeflenen bir zaman gnln tutarak balayn.
Belirli sorunun tm rneklerini takip edin ve sonra neler olup bittiini ve nasl
dzeltebileceinizi analiz edin.
ekil 17, drop-in ziyareti iin Chris'in hedeflenen zaman gnln;
Sayfa 244
Tarih: 12/20
Zaman Daha Az Hedef: Alan ziyaretiler

Ama: Elde edilen grevi daha dk ncelie sahip elerden gelen kesintileri azaltmak iin
ncelik: 1Most nemli; nemli deil 2; 3Routine, Detail; 4Trivia
Analiz: Bir kesinti olutuktan sonra konsantrasyonun iyilemesinde kaybolan zaman not edin.
ekil 17.
Chriss zaman kaydn hedef ald.
Sayfa 245
form, herhangi bir kesinti krizi, ziyareti, telefon grmesi, evrak ii, beklenmedik
toplantlarda genellikle en tehlikeli olan sorunlar iin alacak.
Sizin ve Kuruluunuz in Zaman aln
Zaman tuzandan kurtulmak zorlu, canlandrc bir deneyimdir. Engellerden bazlarn ortadan
kaldrmak iin ilerleme kaydederken, genel iyilik halinizde gerek deiiklikler greceksiniz.
Bazlar dramatik, dierleri daha az ak olabilir. Ama bir gn, artk her sabah saat 11: 00'e
kadar kaos iinde boulmadnz ve leden sonra saat bete bitmediini fark ettiniz. Ksa sre
nce zamannda eve gidiyorsun, tekerleklerinizi evirmek yerine gerek ii yapm olma hissi ile
ayrlyorsunuz ve antanz yannda gtrmeyeceksiniz.
Zaman kullanmnz daha iyi ynetmeyi rendiinizde unlarnz var:
Stres seviyenizi azaltt
Verimlilik seviyenizi gelitirdik

Hedeflerinize ilerleme kaydedildi
Kiisel ve mesleki dnyalarnz arasnda salkl bir denge saland
Ve kimsenin phe etmemesi iin, yetenekli zaman ynetiminin kuruluunuz iin byk nemi vardr.
Yeni zaman uygulamalarnn ilk aylarnda, dnyann en byk kimya irketlerinden birinde 124
yneticiden oluan bir grup, aslnda, 1 milyon dolardan fazla yllk edeerini zamannda
kurtard. (Aslnda, gerek toplam daha da yksekti nk eitim alan baz kimseler, hesaplamaya
dahil edilmek iin verilerini geri getirmediler.) Rakamlarn grn yledir.
Zaman ynetimi eitimi ile bu yneticiler, ortalama olarak bir buuk saatini biriktirdiler. Yllk
ortalama-
Sayfa 246
irket iin yllk 1.259.375 $ tasarruf anlamna gelen 50.000 ABD Dolar (art yararlar) maa.
Kii bana gnlk saat
1.25
Ylda i gn
250

Kii ba saatler ylda
312.5
Saat ba ortalama tazminat
32,50 ABD Dolar
Kii bana tasarruf edilen yllk deer
$ 10,156.25
nsanlar
124
Kaydedilen toplam zamann yllk deeri
$ 1,259,375.00
Yllarca yaptm aratrmalar srekli olarak insanlarn gnde iki saat daha iyi zaman
alkanlklar kazanabileceini gsteriyor. Haftada on saat, ylda be yz saat. rgtnzdeki her
kiiye sihirli bir ekilde her yl be yz ekstra saat verildiini dnn; irket ne kadar
baarl olabilir?

Makul bir saatte eve giderken, bir deiiklik bunun hakknda dnyor. Evde olmann ne kadar
sabrszlkla beklediinizin yan sra, size salad tm scakln ve sadakati, imdi eskiden
olduu kadar stresli olmadnz da dnn. Kiisel hayatnzdaki baar, i hayatnzdaki
baary imdi her ikisi iin de vaktiniz olacak.
Sayfa 247
EK A
ZAMAN EKLMESN KAZANMAK: SADECE EN BYK ZAMAN ALIMALARININ ZET VE NEDENLER VE ZMLER
ok Fazla Denemeye alyorsunuz
Nedenler
zmler
1. neminden habersiz
gnlk zaman ktne sahip ol. Ekibinizin ve bakalarnn yapabilecei eyleri alma eilimi
analiz edin. Daha fazla delege koyun ve uygun olduunda hayr deyin.
2. ncelikler ve planlamann olmamas
Hedefleri, ncelikleri ve son tarihleri drt kritik zaman erevesinde (gnlk, haftalk, aylk ve
yllk) ayarlayn. En ncelikli konulara odaklann ve hedeflerinize hibir katkda bulunmayan
etkinliklerin ounu gz ard edin.

Her eyin sandnzdan daha uzun srdn kabul edin (Murphy'nin kinci Yasas). Karakteristik
zelliklerini analiz etmeyin, daha sonra tm kritik tahminlere (yzde 20 ila 50) uygun yastk
ekleyin. Kendinize sormann alkanln gelitirin, "Bitirdiim aktivitenin sonucu neydi?"
4. Acilen cevap vermek
Acileni gerekten nemli olanlardan ayrt edin. Ksa vadeli hedefleri dengeleyin. "En kt ne
olabilir ki?" yant vermeden nce.
5. Ar tepki
Durumun gerek taleplerine cevabnz snrlayn. Bakalar halledebilirlerse, etkilenmeyin.

Astlarn durumla baedebileceini delege.
6. Amdan koruma ve ar ulamak zorunluluu
Yeteneklerinize ve ar g durumunuza uyma hrsnz kontrol edin. Kendinizi kantlamak iin

neye ihtiya duyduunuzu sorun. Gereki ol; Perspektifini koru Kendini ldrmeyi brak. Gereki
olmayan bir ekilde ok fazla giriimde bulunursanz, hibir eye ulaamayacanz kabul edin. Ne
elde etmek istediinizi belirleyin, odaklann ve ne olursa olsun piman olmanz gerei ile
yaamak iin renin.
7. Patronu etkilemek arzusu
Patronun gerekten ne istediini tartn. Uzun vadeli baarnn patronlar iin ksa vadeli
gsterimlerden daha nemli olduunu kabul edin.

8. Kooperatif olarak grnmek iin ar
Beenilmek istediin iin evet demeyi brak. Kooperatif olma ve bakalarnn almalarn yapma
arasndaki fark tanr. Sulu olmadan hayr demeyi renin. Kendi nceliklerinizi nedenler olarak
kullann ve uygun olduunda alternatifler sunun.
9. Understaffed
Personeli zaman ynetimine aklayn ve her kii iin gnde iki saat tasarruf etmeyi hedefleyin.
Gerek ek yardmn maliyet-etkin olacan gstermek iin zaman kayd ile fizibilite almas
yapn.
10. Mkemmeliyetilik
Makul olan dk standartlara getirin. Zaman erevelerini daha yakndan tahsis edin.
Sayfa 248
letiim, Yoksul
Nedenler
zmler

Tanmak. Bu kitabn ilgili blmlerini okuyun ve denetlemeler yapn.
2. Zaman eksiklii
Acele etme. ncelik garantisi.
3. Dinlemez / dikkatsizlik
Dinleme becerileri gelitirin ve uygulayn.
4. Ama net deil
Netletirin. letiimden nce ne yapmak istediinizi deerlendirin. Katlara veya bilgisayarnza

notlar koyun.
5. Yanl kanal kullanm
Uygun kanal sein (telefon, harf, not, konferans).
6. Zayf zamanlama
Uygun zaman sein.

7. Yetersiz iletiim
Meru bilgi ihtiyalarn deerlendirin. Personel toplantlar, organizasyon yaynlar, muhtra

vastasyla salayn.
8. Almn olmamas
Duyarll test edin: "hakknda konumak ister misiniz?"
9. Farkl deer sistemleri
Tecrbenin, eitimin ve evrenin iletiimin yorumlanmas iin farkl gemiler yarattn kabul
edin.
10. Geribildirim eksiklii
Anlay salamak iin geribildirim aln. Dzeltici nlemler aln.
Sayfa 249
Kark Sorumluluk veya Yetki

Nedenler
zmler
1. Aklamann baarsz olmas. mdr veya ortakla kesin sorumluluk
Ynetici veya ortan onay iin sorumluluk listesini hazrlayn.
2. Grev eksiklii / grev tanm
Bir tane yaz. Patronla tart. Onaylann. Hem sorumluluklar hem de otoriteyi dahil edin.
3. tanm dierleriyle akyor
oaltma alanlarn belirleyin. Elemek.
4. Bakalar tarafndan otoritenin kullanlmas
Tanmlayn. Patronla tart. Netletirin. Yetki otoritesi pheniz varsa, o zaman sorumluluklarn
eletirilmesi iin snrlandrlmas gerektiini srarla.
5. Yetki olmadan sorumluluk

Karlkl yetki konusunda srar ediniz (sorumlulua eit) Bir grevini yerine getirmek iin
yetkiye sahip olmak zorunludur (sorumluluk).
6. Belirsiz balklar
Balklar, zerinde altmz dnyaya ak bir otoriteyi iletmektedir. Karkl nlemek iin
gerek otoriteyi tanmlayc olmallar.
7. akn veya organizasyon emas yok
Organizasyon izelgeleri, otorite ilikileri iin iskelet salar ve organizasyon iindeki

sorumluluk ve yetki izgilerini netletirmek iin gereklidir.
8. Genel i tanmlar
Bireysel sorumluluklar kapsayan ayrntl, ayrntl bir meslek tanm hazrlayn.
9. Sorumluluk varsaymna ve giriimcilie vurgu eksiklii
Sonu iin hesap verebilirlik, sk alma iin tannma ve dl, performans ve maa incelemesi,
tantm vb. Atf konularna dikkat ederek vurgulayn.
10. Sorumluluk almay istemeyen alanlar
Ynetim, dikkatle insanlar semelidir. Duraan. dl.

250 sayfa
Delegasyon, Etkisiz
Nedenler
zmler
1. Gvensizlik / baarszlk korkusu
Tanmak. Doal olarak riski kabul edin. Hatalar kabul et; onlardan ren.
2. Personel gvenini kaybetme
Tren, gelitirme, gven. Kontrol iin ilerleme raporlar kullann.
3. Belirsiz, eksik veya kark ynergeler verme
Ak, eksiksiz ve eksiksiz talimatlarn yaplmasn salayn Altn tekrar etmesini isteyin,
anlay salayn.

4. inizi daha iyi ve daha hzl yapabilirsiniz
Kendi performans seviyenizi deil, kabul edilebilir olan standartlar drn.

Mkemmeliyetilikten kann.
5. "ynetmekten" daha rahat "yapyor"
Uygulamann, rahatlamaya gtren baarya gtrdn kabul edin. Unutmayn, yneticinin ii

yapmyor, ynetiyor.
6. Herkesin tm detaylar bilmesini bekleyin.
Tama sorumluluunu devreden birinin beklememesi gerektiini kabul edin.
7. Uygun kontrollerin salanamamas
Planlar, ayrntlar ieren izelgeler, ilerleme raporlar, son tarihlerin izlenmesi.
8. Ar kontrol
Rahatlayn. Metod ve prosedrleri deil, hedef baary vurgulayn. Sonular ln, faaliyeti
deil.
9. zlemenin baarsz olmas

Dzeltici nlem almak iin ilerlemeyi zamannda kontrol edin.
10. Yetersiz / ar ilenmi astlar
Beklentileri snrlayn ve kabul edilen sorumluluklar azaltn.
11. Kimseye delege etmek iin
arkadalaryla tezat oluturun. Serbest meslek sahibi iseniz, geici ortaklklar kurun, ticaret
hizmetleri yapn ve dzenlemeyi yazl olarak yapmanzn gerekip gerekmediini deerlendirin.
Sayfa 251
Al Ziyaretileri
Nedenler
zmler
1. Tama plan yok
Ekran plann gelitir. Randevu ayarla

2. Ego, nem hissi
Tanmak. Mevcudiyetinizin dierlerine olan nemini fazla tahmin etmeyin. Kahve veya le yemeinde
sosyal ziyaretlerinizi planlayn.
3. Olmak istemek
dnyasnda bulunmak ve sosyallemek arasnda ayrm yapmak.
4. Kullanlamama plan yok
Deitirilmi ak kap; sessiz saat; tarama; saklanma.
5. Suu krma korkusu
Ar duyarl olma.
6. Ak kap politikas
"Ak kap" kavramnn fiziksel adan ak olduu anlamna gelmediini, ancak yardma ihtiya
duyanlara ak olduunu kabul edin. Ak kapnz, konsantrasyon dnemleri iin dzenli olarak
kapatarak deitirin. "Eriilebilir" anlamna gelecek ekilde "ak" tanmlayn. Sessiz saat en
iyisidir.

7. Astlarnz ar derecede kontrol etmeyi istemek veya beklemek
stisna olarak ynetin. Sadece plandan sapmalara ilikin bilgi bekleyin. Arasnda kan birden
fazla eyi idare etmek iin dzenli toplantlar dzenleyin. Gnlk veya haftalk
8. Ziyaretleri sonlandramama
Bakalarnn ofisine gidin. Onlar ofisinin dnda tann. Girite kalkn ve ayakta kaln.
Ziyarette nceden zaman snr. Hikaye sonu ("Ayrlmadan nce baka bir ey var m?"). Yardmc,
acil bir meseleyi hatrlatmak iin kesintiye urad. Samimi ol ("zr dilerim, imdi dier
konularda dnmeliyim"). Aya kalk ve kapya yr.
9. Patron, kalc arkadalar
Gizemli teknikler gelitirin. Patrona, onun iin yapmanz gereken bir eyi hatrlatn. Megul
grn. Samimi ol.
10. Zayf fiziksel konum, youn trafik kalb; maruz kaldk, kap veya kiisel ofisi olmadan
Mmknse deitir. Deilse konsantre olun; gz temasndan kannz. Kesintilerin hangi maliyette
olduunu yneticiye gstermek iin gnlk kaydedin. Sakin vakit geirmek iin saklanma yerini
bulun.
11. Mterinin yardmc olma arzusu
Mterinin dokmanlar almak iin bir yuva veya kutu gibi nceden belirlenmi fiziksel bir konumda
malzemeyi "brakmas" durumunda, projeye ayrcalk ayrmak iin daha fazla vakit geireceinizi
aklayn.

Sayfa 252
Hayr Deyin Olmaz
Nedenler
zmler
1. Onay, kabul etme arzusu
Muhtemel tuza tanyn. Arzulanan sonular elde edilemezse, sayg kazanmak ve kar koymak yerine
kaybedebilirsiniz.
2. Suu krma korkusu
Gerek dostlar, drst aklamalarla rahatsz edilmezler. rnekler: "ltifatnz iin teekkrler,
ancak reddetmek zorundaym." "zgnm yapamam, ancak bir neri sunaym ..."
3. Talebe sahip olma kabiliyeti
Bu varln daha da zorunlu olmadn syleyebilme kabiliyetini tanyn. Kendinizi ok ince

inceltmeyi reddet. abalarn younlatrn.

4. Yanl sorumluluk hissi
Bu davann yaygnln tanyn. Bu hislerin sebeplerini inceleyin. Ailenizle, arkadalarnzla,

i arkadalarnzla tartn. Kontrol.
5. Nasl reddedileceini bilmemek
stei dinleyin. Uygun olduu takdirde derhal hayr demeyin. Sebepleri gster. Alternatif
neriniz.
6. Mazeret eksiklii
ok hassas olma. Bazen fakir bir mazeret daha iyidir. Kabul edilebilir mazeretleri nceden
dnn. En iyi bahane kendi nceliklerinizdir. Onlar gnlk plannzda grnr tutun.
7. Yant veya mazeret dnmek iin zaman yok
Evet dene nce 10'a kadar sayn. Kendinize zaman tanyn. Gecikme yant.
8. Hedefleri ve ncelikleri eksiklii
Kendi bakalar yoksa bakalar sizin iin ncelikleri belirleyecektir. Sonra, elde ettiiniz her
ey evreniz tarafndan belirlenecek, sizin tarafnzdan deil.
9. Bakalar tarafndan evet diyeceiniz dncesiz varsaymlar

Asla hayr demeyerek bu varsaym cesaretlendirdiinizi kabul edin. Hayr deyin, zellikle de
uygunsuz veya dncesiz istekler veya onayladnzda kendini kt hissettirecek eyler renin.
10. Patrona hayr diyemem
zerinde mutabakata varlan ncelikleri listeleyerek hayr deyin. Patron srar ederse, kabul et,
ama korktuun eyleri yapmay kabul etmeyin.
Sayfa 253
Bilgi, Eksik
Nedenler
zmler
ncelii tanyn ve atayn.
2. Sistem yetersizlii

Planlama, karar verme ve sonularla ilgili geribildirim iin hangi bilgilerin gerekli olduunu
belirleyin. Sonra kullanlabilirliini, gvenilirliini ve zamanlamasn salayn. Ayrca hangi
bilgilerin gerekli olmadn belirleyin. Bilgi ar yklemesi seni tkar. Bu deerlendirmeyi her
grevin banda yapmak ve bilgi gereksinimlerini grev boyunca ilerledike yeniden deerlendirmek
gibi bir alkanl gelitirin.
3. Hangi bilgilerin gerekli olduunu bilmek zordur
Tartn ve karar verin.
4. Gvenilirliini snama baarsz
Hibir varsaym yapmayn. ok kritik. Periyodik olarak test edin.
5. Gerekmeyen veya talep edilmeyen bilgilerin salanmas
Gereksiz iletiimden kann. Esaslara sadk kaln. Ar saknmaktan kann.
6. stenen bilgilerin nceliini veya aciliyetini deerlendirmede baarszlk
Deerlendirme yapn ve zamana gre ayrn. Bilgi snflandrmalarnn nceliini standartlatrn.
7. Bilgi ediniminde muhtemel gecikmeler beklenmedike
Gecikmeleri bekleyin. Buna gre plan yapn. Tazminat demek iin bir yastk oluturun. Mmknse
alternatif kaynaklar tanmlayn.

8. Gerekli bilgileri gerektiren yetki eksiklii
Yetki akla kavuturun. Yantlama tarihlerini kullann. Baarsz olursa patrona sorun atn.
9. Bakalar tarafndan istenen bilgilerin salanmasnda kararszlk veya gecikme
"Duymadka" notu. Bilginin nemini aklamak iin tann.
10. Bilgisiz alan destek personeli
Yneticilerle dzenli toplantlar planlayn. Bilgilendirici personel toplantlarna dahil

edilmelerini isteyin.
Sayfa 254
Grevleri Bitmemi brakmak
Nedenler
zmler

1. Sorunun farknda deil
Zaman kayd al. Grevleri tamamlamam olmann etkisini deerlendirin (say, kesinti sresi,
grevlerin nemi bitmemi brakld).
2. Hedefleri, ncelikleri ve son tarihleri eksik
Hedefleri belirleyin ve ncelikle bitmesi gereken eyleri netletirmek iin nem srasna gre
dzenleyin. Onlarn tamamlanmas iin tevik salamak iin tm nemli grevler iin son tarihler
belirleyin.
3. Kendini dllendirme baarszl
Baz grevler tamamlanncaya kadar keyifli yn deitirmeleri erteleyerek, geilmesi gereken

elerin bir listesiyle dllendirin.
4. Acilen cevap vermek
Acil konularn nadiren grndkleri kadar nemli olduunu kabul edin. Ar tepki vermeye kar
direne eilin ve bylece dier grevleri yarda brakn. ncelikleri kesintilere kar hayr demek
iin mazeret tutun.
5. Dank masa / kiisel dehet
Grevlerin etkin bir ekilde kontrol edilmesine izin vermek iin organize olun. Bilgiyi ileme
konusunda sistematik olun Sesli organizasyonun bilgi toplama, karar alma ve grevleri tamamlama
konusunda zamandan tasarruf ettiini anlayn.
6. Grevleri tamamlamak iin kararllk eksiklii (z disiplin eksiklii, tembellik)

Son tarihleri kendiniz koyun ve bakalarna duyurun (kamuoyuna aklayn). Yardm istihdam edin
(rn., Yardmc grevin grevin baarlmasn salamasn hatrlatn.). lerleme durumunu izleyin.
7. Temsil yetenei bulunmamaktadr.
Grev tamamlama ilemini bakasna devret.
8. Kesintileri kabul etme
Kesintiler tarand. Grevleri tamamlamak iin sessiz saat kurun. Kesintiden sonra orijinal greve
yeniden odaklanma srenizi daima not edin. Bu, gelecekte kesintileri kabul etmenizi engelleyen bir
z eitim mekanizmas haline gelir.
9. Deien ncelikler
ncelikleri gncel tutun (yeniden ncelik sralamasn yapn). Yeni taleplerin mevcut nceliklere
gre nispi nemini ln. Grevden ayrlp tekrar balatldnda gereksiz deiikliklere ve
sonuta ortaya kan zaman kaybna kar koyun.
10. Eksik veya gvenilmez bilgi bloklar grev tamamlama
Grevleri balatmadan nce yeterli bilgiye ihtiya duyduunu ve bunlarn kullanlabilirliini

salayn.
Sayfa 255

Kriz Ynetimi
Nedenler
zmler
Krizlerin zaman iinde gnln yapn. Kayna, nedenlerini, ciddiyetini, kontrol edilebilir
faktrleri analiz eder.
2. Sorun ngrmeme ve acil durum planlarn gelitirme baarszl
Beklenmeyeni bekle. Neyin yanl gittiini sorun. (Murphy'nin nc Yasas: Bir ey yanl
giderse, yapacaktr.) Potansiyel sorunlar listeleyin. Ciddiye ve olasla gre kategorize edin,
mmknse bunlar nlemek iin admlar atn; aksi takdirde sonularn snrlandrn.
3. Ar tepkiler (problemleri krizler olarak deerlendirmek)
Yantnz snrlamak iin: (a) ihmal edilebilecek sorunlar gzard ederek; (b) bakalarnn
stesinden gelebilecek herkesi devretmek; (c) sadece sizinle tek bana ilgilenebileceiniz
eylerle ilgilenmek.
4. Yangn sndrme

Eski yangnlar sndrmek iin tm zamannz harcamak yerine yeni yangnlarn gelimesini
nlemenin daha nemli olduunu kabul edin. yiletirme nleyici nlem tercih edilir.
5. Erteleme
Temel faaliyetleri ortadan kaldrmada doabilecek tehlikeyi tanmak: son basklara ve stres
altndaki yarglamann bozulmasna neden olur.
Her eyin sandnzdan daha uzun srdn kabul edin (Murphy'nin kinci Yasas). Karakteristik
zelliklerini analiz etmeyin, daha sonra tm kritik tahminlere en az yzde 20 uygun yastk
ekleyin.
7. Mekanik arza / insan hatas
Tahmin etmek. En verimli ekilde azaltmak iin hzl dzenlemeler iin kaynaklar (insan ve dier)
dzenleyin. Bilgisayar dosyalarnz ve veritabanlarnz yedekleyin. Bilgisayar hatalarn krize
neden olmadan nce alglamak ve onarmak iin bir yardmc program ykleyin.
8. Kt haberleri krmak iin personelin isteksizlii
Hata felsefesi gelitirin (renme sreci). tartr; kt haberlerin hzl raporlanmasnn

krizleri nlemeye yardmc olacan vurgulayn.
9. VIP talebi ile ortaya kan ar tepki

Gerekten ne istediini, kimin, ne zaman gerekten gerekli olduunu ve nasl kullanlacan

renin. Alternatif var m?
10. Kontrollerin oluturulamamas
Zaman izelgesi tm nemli projeler. Hedeflerin karlandnn teyit edilmesi iin belirli
aralklarla kontrol noktalar kurun.
Sayfa 256
Sayfa 257
Toplantlar
Nedenler
zmler
1. Ama eksiklii
Amasz toplant yok; mmknse yazl olarak.

2. Gndemin eksiklii
Gndem olmakszn toplant yok. Planlanan toplantya ilikin yazl gndem; Szl gndem varsa,
insanlarn hazrlkl olmasn salamak iin zamanlanmam.
3. Yanl insanlar / ok fazla / az saydaki
Sadece ihtiya duyanlar gerekir.
4. Planlama yok
En etkili toplant iin uygun planlamaya izin verin ve planlayn.
5. ok fazla / ok az toplant
Dzenli toplantlara ihtiya olduunu test edin. Bazen bir tane tutmayn; ne olduunu grelim.
Veya uzun sre dayanma eiliminde olanlar iin yar yarya izin verilen kesme zaman. Katlm,
bilgi ve koordinasyon ihtiyacn deerlendirin. Buna gre zamanlayn. Toplantnn bakanln
yapmak zere toplantnn bakanln bilgisayar banda yapn. Toplanty ynl arama,
telekonferans, video konferans veya fiber optik kullanarak tutun. Veya toplanty tamamen atlayn
ve e-marl' kullann.
6. Zamannda balamyor / bitmiyor
Zamannda balayn ve bitirin. Ge varlar erteleyerek, lider zamannda gelenleri cezalandrr

ve ge olanlar dllendirir! Sona eriyen lider, katlmclarn dier planlamalar yapmalarn
engeller; dar kan katlmclar kaybeder.

7. Kesintilere izin verme
Politikay belirleyin ve herkesin bilmesine izin verin. Mmkn olduunca, gerek acil durumlar
haricinde hibir kesintiye izin vermeyin. Uzun grmelerin sonlarna ve ksa toplantlardan sonra
mesajlar tutun.
8. Gndeden dolamak
Gndeme uyumu bekleyip talep ediyoruz. "Gizli Gndem" lekelerine kar kn.
9. Sonularn zetlenememesi
Anlamay salamak ve katlmclara atamalar hatrlatmak iin sonularn zetleyin.
10. Takipteki baarszlk
Toplant tutanaklarndaki tm kararlarn etkin bir ekilde takip edilmesini salayn. Gelecek
gndeki banda "Tamamlanmam " bal altndaki tamamlanmam eleri listeleyin. Durumu
raporlar tamamlanncaya kadar isteyin.
Sayfa 258
Evrak

Nedenler
zmler
1. Kararszlk
Bir kere okuyun ve halledin.
2. Erteleme
imdi yap. Gnlk almn yzde sekseni, ilk kullanmda elden karlabilir. Ortalama ynetici
sadece yzde 20 imha etmektedir.
3. Yetki vermemek
Temsil edebilecein hibir eyi yapmayn. Kendinizi detay ve rutinden boaltn. Katlarn
devredilen sorumluluu takip ettiini unutmayn.
4. Mkemmeliyetilik
"Yeter mi" (mkemmel deil) standart olmal.
5. Toplama

Ondan kurtulmak; hareket ettirmeye devam et.
6. Fazla dosyalama
Dosyalama mrn belirtmek iin kod diktesi:
P = Daimi M = Orta
T = Geici
Kopyalama ilemi zorunlu olmadnda orijinal zerine yant verin. Dosyalama yaplmas
gerekiyorsa, yantnz kopyalamak iin orijinal belgenin arkasn kullann.
7. Grevleri bitmemi brakmak
Grevleri tamamlamadan nce tamamlayn.
Bir kerede ok fazla giriimde bulunulmas
Gereki ol.
Evrak iini basitletirmek iin sistem gelitirin: kopyalar azaltn; formlar standartlatr;
bilgisayar ablonlarn ve makrolar kullan; Mmkn olduunca rapor uzunluunu ve saysn

azaltn; seici olarak ekran; temsilci; alfabetik olarak ve apraz referanslarla dosya seme;
kontrol kayt tutma; elektronik dosyayla birlikte kat dosyasnn adn ekleyin.
10. Yava okuyucu
Ekran yapn ve ayrmclkla seim yapn. Gereklilikleri tarayn. Hz okuma dersi al. Asistan,
ierii zetlemelidir.
Sayfa 259
Kiisel Bozukluk
Nedenler
zmler
Ylm masay ana mdahale ve kayp belgelerin nedeni olarak alglayn (alm sresi). Alma
sresini deerlendirmek iin zaman izelgesine bakn.
2. Sistem eksiklii
Hatrlamak istediiniz eyleri kaydetmek iin organizatr sistemi kullann, bylece belgeler
uzaklatrabilir.

3. Ego (bazlar younluk, nem ve vazgeilmezlik sembol olarak grr)
Ar kat da kiisel disorganizasyon, kararszlk, erteleme, gvensizlik ve nceliklerin

karmaasn simgelemektedir. Tm dosyalar masa stnde tutmaktan daha iyi kontrol yntemi bulun.
4. Korku kontrol kayb
Tm dosyalar karmak bir masada tutmaktan daha iyi kontrol salamak iin proje plan sayfalarn
kullann.
5. Unutma korkusu
Doru takvim ve kontak gnlklerinin kullanm mkemmel hafza yerine geecektir. Neyin
alnabileceini hatrlamaya gerek yok.
6. Kesintilere izin verme
Ekran; "zaman bankalar" n, almalarnz tamamlamak iin planlanmam olarak kenara brakn.
Bulunduunuz grevi tamamlayacak kadar nemli kesintileri bile ertelemeye aln.
7. Erteleme / kararszlk
nce en sert, en yksek ncelikli grevleri halledin. Kendiniz, son bavuru tarihleri koyun ve
kendinize dl verin. Masanza gelen grevlerin yzde sekseni bir kerede halledilebilir. imdi
yap. Kad hareketli tutun.
8. Hedefleri, ncelikleri ve gnlk plan eksik

Zayf planlamann kararszla, ncelikleri deitirmesine ve grevleri bitmemi brakmasna

dikkat edin. inizi planlayn. Plannz yapn.
9. Temsilsizlik
Temsil edebilecein hibir eyi yapmayn. Sadece kendinizi bakalarnn almalaryla ar

yklemekle kalmaz ayn zamanda deneyimlerini de inkar edersiniz.
10. Gsterilmemitir.
alanlar nemsiz postalar tarar, bakalarnn stesinden gelebilecek referans talepleri, kendi
veya imza iin tepkileri hazrlar.
11. Mevcut aralar kullanma hatas
Kiisel dijital asistanlar da ieren aratrma katlar ve elektronik iletiim ynetim

sistemleri ve ihtiyalarnz karlayp karlamayacan belirleme. Daha sonra zelliklerini
kullanmay renin.
Sayfa 260
Planlama, Yetersiz
Nedenler

zmler
Etkili planlamada her saatin te drtnden tasarruf saladn ve daha iyi sonular aldn
kabul edin.
Gelitirmek; plan sayfas, gnlk hedefler, ncelikler ve son bavuru tarihlerini iermelidir.
Entegre bir sistemi, elle ya da bilgisayarla kullann.
3. Planlama zaman eksiklii
Al onu. Ona hak ettii ncelii atayn. Planlamann balangta zaman alacan, ancak daha ksa
srede daha iyi sonularla sonulandn kabul edin.
4. Kriz odakl (krizlerin kanlmaz olduunu varsayarsak)
Yanlg fark et. Tanr'nn eylemleri haricinde, ou kriz nispeten ngrlebilirdir. Daha fazla
zamana izin ver. Olaslklar iin nceden planlayn.
Son tarihi kendiniz koyun. Bir ay boyunca hedefler, ncelikler ve gnlk planlar deneyin.
tirakilerin yardmlarn isteyin. lerleme durumunu izleyin. Sonular deerlendir.

6. Taahht korkusu
Amalar taahhd ifade ederken, ayn zamanda baarl olduunuzu anlamanz da kabul eder.
7. Grev tanmnn eksiklii
Temel sonu alanlar aka tanmlandnda hedeflerin fark edilmesi daha kolaydr.
8. Grevlere ncelik verilmesinde glkler
Kolay deil, fakat tm ynetimsel aratrmalardan en retken olanlardan biri. abalarn nerede
younlatrlacan belirler. ncelikler iin kriter belirleyin (uzun menzilli nem, ksa
menzilli aciliyet, byme eilimi). Hedeflerinizi listeleyin ve bunlar bu ltlere gre
sralayn.
9. Birka gnden beri "tipik" olduu varsaym, planlamakta fayda vardr veya acil durumlar yine
de planlar bozacaktr.
ou yneticinin, her gn ayn veya benzer ekilde vakit kaybetme eilimi tadklarn kabul
edin. Acil durumlar bir gn bozabilir, ancak gn planland ve acil durumdan nce veya acil
durumdan sonra en hayati nem tayan grevler tamamland takdirde zarar en aza indirebilir.
10. Aklda kalan bir plana sahip olun ancak bunu yazmak iin yeterince nemli olmadn dnn
Hibir bellein hatasz olduunu ve ncelikler ve son tarihler ayarlanncaya kadar yaplacak
yaplacaklar listesi bulunmadn kabul edin.

Sayfa 261
Erteleme
Nedenler
zmler
1. Belirsizlik
Erteleme, gereke gstermeden kapatma veya gecikme demektir. rnekleri tanmlamanza bakalarndan
yardm etmelerini isteyin.
2. Ego gezisi (kriz yaratma)
Bir krizin gelimesine izin verme eilimi tanmak, bylece onu zmede "kahraman" roln
stlenebilirsiniz. Basknn / kriz sendromunun maliyetinin ngrlmesi.
3. "Bask altnda en iyi alyorum"
Bu varsaym saf aklclatrma olduunun farkna varn. nce bir numara yap!
4. Kolay veya nemsiz ilk yapma alkanl, zor erteleme
Burada gereklemesi mmkn olmayan eylerin hayati nemi olduunun byk tehlike olduunu kabul

edin. Genellikle basn ve krizler oluur. nce bir numara yap!
Her eyin sandnzdan daha uzun srdn kabul edin (Murphy'nin kinci Yasas). Tm nemli
grevlerde yzde 20 ila 50 yastk oluturun. Azalan tahminleri telafi etmek iin planlanm
olmayan (planlanmam) gnnzn yzde 20'sini terk edin.
6. Denemek ok fazla
Bu, baz eylerin yaplmamasn salar. En nemli eyleri yapmak iin hedeflerinize ncelik verin.
7. lerleme durumunun dzenli olarak izlenememesi
Bu, hemen hemen bir krizi garanti altna alarak, son dakikaya kadar tm ileri brakmaya tevik
eder. lerleme ile ilgili hzl geribildirim, zamanlamann altna derseniz sizi iyiletirmek ve
uyarmak iin motivasyon salar. Bir asistan ilerlemenizi belirli aralklarla son tarihlere kar
kontrol ettirin.
Mevcut tm teknikleri kullann: tm hedef ve ncelikler iin son tarihler belirleme; halka alma;
ilerlemenin izlenmesinde yardm istemek; dzenli ilerleme raporlar gndermek (talep edilmemi
olsa bile); hatrlatclar kurma (liste, yumurta zamanlayc, bilek alarm); Kendinizi
dllendirme.
Genellikle bir grevi tamamlamak iin, geri gelmek ve ayrntlar bulank olduunda bitirmeyi

denemek iin ok daha az zaman ve aba gerektirir. Ertelemenin bir mesele haline gelmesini nlemek
iin ilk kez bitirin!
10. Son tarih eksiklii
Son bavuru tarihlerini en deerli aralarnzdan biri olarak kabul edin. lerlemeyi lmek iin
bir ara olduu kadar aciliyet duygusu da salarlar. Her byk grevin zamann sonlandrn.
11. Grevin ok zor olacandan korkun
Grevi ok kk admlara bln ve ilk adm tamamlayn. Baarnz not edin ve ikinci ok kk
adm tamamlayn.
Sknt korkusu
Tamamlanan grevin ahsen sizin sahip olacak deeri belirleyin.
Sayfa 262
lerleme Raporlar, Yetersiz Kontroller ve
Nedenler

zmler
Termostatlar gibi kontrollerin ilerlemeyi ve doru varyans izleyeceini, bylece tatmin edici
performans garanti ettiini kabul edin.
2. Aralar ile ainalk olmamas
Zaman izelgesini ve Proje Plan Sayfasn inceleyin.
3. Ses planlarnn kendilerini bir ekilde canlandrd inanc
"En iyi dzenlenmi planlarn" bundan baka bir ey olmadn kabul edin: planlar.
4. Yerinde kontrollerin ve ilerleme raporlarnn yerine getirilmesinin eksiklii
Bunun farkndasn, onlara sahip olamayabilirsin demektir.
z disiplin, eksiklii
Nedenler
zmler

1. Hedef veya standartlarn eksiklii
Hedefleri hem kiisel hem de organizasyonel temel sonu alanlarnda ayarlayn. Rutin grevler iin
standartlar (i iyi yaplrken varolan koullar) gelitirin.
2. Planlama ve ncelikler eksiklii
retken alanlarn ounda aba harcamak iin ncelikleri belirleyin. Bu, yaplanlarn en nemli
olacan garantiliyor. . . ve yaplmayan ey nemsizdir. nceliklerinize ulamak iin planlar
gelitirin.
3. Son bavuru tarihlerini ayarlamayn
Tm nemli grevlerde gereki ancak kesin tarihler koyun. Onlar dierlerinden bekleyin.
4. Takip etmiyorsun
nsanlarn incelediklerini yaptn, ne beklediinizi yaptnz, sizin iin de ayn eyleri

yaptn kabul edin. Sonularnz plannza kar kontrol edin. Programa gre ilerliyor musun?
Geliiminizi izlemek zere bir yardmc ya da yardmc olunuz.
5. Mevcut ara ve teknikleri kullanmama
Bu gibi aralar gnlk yazl plan, son bavuru tarihleri, PERT grafikleri, ilerleme raporlar,
proje kontrol grafikleri ve haftalk plan tablolar gibi deerlendirin ve kullann.

6. Faiz eksiklii
le ilgili tutumu tekrar gzden geirin. Kaytszlktan dolay z disiplin daha zorlatn
kabul edin. lgi ve motivasyon yaratmak iin zorlu hedefler belirleyin. "Profesyonel olmak ve
kiisel olarak ne yapmak isterim, nerede olduum yere ulamak iin hangi admlar atmam
gerekiyor?" Sorusuna cevap verin. Bu gerek motivasyonu kendiniz yaratmakszn, disiplin daima
yoku yukar bir sava olacak.
Grevleri durdurma ve yeniden balatma iin harcanm abay kabul edin. aba harcayan ekonomi
onlar tamamlamadan nce grevleri tamamlar. Bir kere kullan. lk defa halledin.
8. Hayal kuruyor
Konsantrasyon sanatn renin ve uygulayn. Dikkat datmaktan ve kendinizi kesintiye uratmaktan

kann.
9. Erteleme
Ertelemeye tabi grev ve kararlar belirleyin. Gereki son tarihler belirleyin. Onlar duyurarak
halka gnderin. Sonular izlemenize yardmc olmas iin asistan kullann. Baarl olduunda
kendinize dl verin. Grevin zor olabilecei korkusunu belirleyin. Grevi ok kk paralara
bln. O zaman sadece bir admla balayn.
10. Kt alkanlklar
Kt alkanlklarnz iyi olanlarla deitirin. Otomatik ve alkanlk kazandnz kadar ok

yararl eylem yapn. Bu zihni daha retken almalar iin serbest brakr. Yeni bir alkanlk
kazanmak iin uygulamay olabildiince kuvvetlice balatn. Kendinizi geriye dnmekten vazgeirmek
iin ilan edin. Alkanlk kk salncaya kadar istisnann asla yaanmasna izin vermeyin.
zmnz zerinde hareket etmek iin ilk olas ans yakalayn.

Sayfa 263
Sayfa 264
sosyalleme
Nedenler
zmler
1. Bazen hzn deitirmek ve manzara deiimini arzulamak zorundayz.
Drty kontrol edin ve ieriye dkn olduunda dierlerine zen gsterin. Onlar kesme.
Kahvehane gibi hi kimsenin almad yerlerde molalar alnmaldr.
2. akn igd / sosyallemenin keyfini karn
Kahve molalar gibi uygun saatleri tanyn ve kanallayn. ncelikleri sadk tutun.
3. Merak

Tannr ve kontrol eder.
4. Bilgilenmek istemek
Sistematik temelde gerekli bilgileri elde etmeyi planlayn.
5. Suu krma korkusu
Samimi ol. zr dileyin. Kahve veya le yemeinde toplant neririz.
6. Sohbeti sonlandramama
Teknikleri gelitirin.
7. Hayr dememe becerisi
Bu yetenei gelitir. Samimi ve diplomatik ol. Gerektiinde zr dilerim.
8. iniz iin nemli olduunu dnn
letiim hatlarn ak tutmaya ve gereksiz sosyallemeye devam etmeyi ayrt et. Dierleri de
megul. Sizin iin yaptklarna inandklarn dikkate aln. Her telefon grmesinin sonunda,
iinizdeki kadnzdaki veya elektronik organizatrnzdeki o kiinin ismi altndaki etkisini not
edin.

9. Patron, kalc arkadalar
Gizemli teknikler gelitirin. Patrona, onun iin yapmanz gereken bir eyi hatrlatn. Grnm,
patronun sizi rahatsz ettiinin bir gstergesi olsun. Arkadalarnz ie koyun. Samimi ol.
nceliklerinize bakn.
10. Zayf fiziksel konum, youn trafik kalb; maruz kaldk, kap veya kiisel ofisi olmadan
Change, if possible. Find hideaway. Do time log to show boss how location wastes time.
Page 265
Table is on previous page.
Staff, Inadequate
Causes
Solutions
1. Unaware of importance
Recognize that without competent, trained staff, effective delegation is impossible. Assign staff
training an appropriate priority.

2. Remaining uninvolved or not supporting training
Recognize that both these shortcomings signal a low priority to others. A manager's involvement in
training should extend two levels down for better selection of team replacements.
3. Poor selection procedures
Find out what others do. Research articles on hiring and screening procedures.
4. Lack of adequate needs assessment
The objectives and ultimately the success of a training program will depend upon the clarity with
which the needs of the trainees and the organization have been assessed.
5. Lack followup
Failure to followup on training programs prevents determining the benefits achieved. Not only
should measurable goals be set, but changed behavior and attitudes should be assessed at intervals
following training programs.
6. Limited finances
Conduct cost-benefit analysis by logging time of those who would use additional staff. Demonstrate
what additional staff would do at what cost and what those helped would accomplish in time freed
up. Hire interns or form temporary partnerships on a project-by-project basis.

7. Poor time use by present staff
Implement time management program targeted to save two hours per day per person. Follow up and
reinforce program to gain maximum benefit. Reallocate saved time.
8. Priority projects not handled
Review case with boss and petition for increased staff. If rejected, reprioritize projects to show
what can and cannot be done with limited staff.
9. Fear that only you can do the work
Recognize that if you try to do all the projects yourself, none of them may get completed.
Page 266
Telephone Interruptions
Causes
Solutions
1. No plan for handling

Develop plan to screen, delegate, consolidate.
2. No plans for unavailability
Quiet hour; screening; set hours for taking calls.
3. Lack of delegation
Delegate more. Refer calls to delegatees. Plan calls. List points to be discussed.
4. Inability to terminate conversation
Learn, practice techniques: Preset time limit ("Yes, I can talk for a few minutes"). Foreshadow
ending ("Ann, before we hang up. . . ."). Be candid ("Sorry, Joe, got to go now").
5. Ineffective screening
Analyze problem. Develop plan. Discuss with associates to avoid surprise and offense. Discuss with
support staff to ensure under-standing and confidence. Implement. You support your support staff!
6. No support staff
If you need your own full- or part-time staff person, do feasibility study to demonstrate need. If
you have an assistant, try to use instead of new staff. If not workable, develop techniques to

have messages taken at certain times. Use a hideaway. Cut-off switch. Use answering machine.
7. "Answer your own" policy
Recognize waste of time and talent. Revise or eliminate policy.
8. Poor telephone system
Study and update. Analyze whether you need features such as automatic redial, automatic voice
messaging, and caller ID.
9. No one else available to answer phones
Use answering machine. Hire high school business student or college intern who can also carry out
other tasks in a mutually beneficial relationship. Ask yourself who answers when you are away.
10. Socializing to avoid dull tasks
Set daily goals for motivation. Be creative in finding a challenge.
Page 267
Travel

Causes
Solutions
1. Purpose unclear
Clarify purpose, objectives.
2. Not exploring alternatives
Explore alternatives to travel, such as bringing other person to you, telephone, conference call,
video conferencing, e-mail, letter, postponing, or combining with later trip. Delegate trip (send
representative).
3. Forgetting to take important items with you
Develop "Take Along" list for trips. List standard items you always need; add specific items
needed for particular trips as they occur to you. Put list in view where you will see it and can
easily add items. Develop a to-do list for your travel time and a reward you do not give yourself
if you then spend the travel time daydreaming.
4. Poor use of time en route
Keep folder for Reading, Writing, or Discussion (public transportation). Keep lists for Thinking,
Planning, Dictation, or Tapes for Listening (driving).

5. Poor scheduling
Schedule for optimum results. Consider (a) timing (potential of visit; availability and
readiness); (b) barriers (weather, traffic, construction, speed limits); (c) routing (geographic
distribution, location regarding other prospects).
6. Stacked desk upon return
Devise plan with support staff to handle work in your absence. Determine amount of responsibility
and authority that can be delegated. Assistant could send/phone list or copies of correspondence;
instructions for response could be phoned in or put on dictation machine. Laptop computer could
transmit information to office periodically.
7. Changing or re scheduling trip
Confirm all appointments before making travel arrangements. Use travel agent.
Page 268
Page 269
APPENDIX B
ELECTRONIC TIME MANAGEMENT

Time has not speeded up, but change has. Time managers must now add to their challenges the
mastery of new information, new machines, and new technology at breathtaking speed. This means
there is more to absorb, more to learn, and more to managebut in the same amount of time.
Since we cannot get more time, we must learn to choose. This is fundamental. People think they
cannot choose, but if they do not, they will drown. Not only must they develop a method for
choosing, they must develop a system for deciding what they will do themselves and what they will
delegate. Then they must plan and organize. Keeping track of all these functions, keeping track of
all the people they deal with, and applying the principles in this book can be done (1) in their
heads, (2) on paper, (3) electronically, or (4) by using some combination of the three.
In the days when many people's lives were centered in smaller communities or urban neighborhoods,
these functions could be managed very effectively in their heads, with a little help from paper.
Today many of us meet new people every day from all over the country and all over the world, until
our personal and professional relationships number in the thousands. This fact places most of us,
every day, in the same situation as Robert Frost, who had "miles to go and promises to keep"
before he could sleep.
Today we think of keeping track as "contact management" or "relationship management." Numerous

paper and electronic systems have been devised to help us carry out these activities effectively.
Page 270
While your first reaction may be that such systems are cold, impersonal, and reduce human
relationships to information on a computer screen, the alternative can be even worse. Leaving a
raft of broken promises, missed appointments, and lost telephone notes in our wake is enough to
send most of us screaming to the nearest paper or electronic organizer. Originally, the telephone
answering machine and the computer were viewed with suspicion, as fostering impersonal, cold
interactions. Now many people value answering machines as a way to conduct business efficiently
when they want to conduct business, and a way to free up telephone time for those occasions when
they want to interact personally.
The total effect of computers and the Internet on human relationships is a complex subject widely
discussed in many disciplines and extends beyond the time management scope of this book. But
electronic time management is now a fact of life. It includes hardware, software, and a range of
devices that interface with each other. It comes complete with major advantages and major
potential time wasters. Before rushing out to buy the nearest electronic or paper system, invest
some time to consider the following questions:
What are the advantages and disadvantages of electronic time management and paper time management?
How can each kind of system help you?

What standards of selection should you use in purchasing a system? What landmines should you watch
for?
How big is the learning curve required to get you up and running quickly on the system?
How much maintenance is required?
How difficult and how expensive is it to update the system?
How easily can your system interface with the other systems in your life? How easily can your
system interface with the systems of other people and other organizations?
How flexible is your system as you adapt to changes in your life?
Do you really have to throw out the whole system and start over with a new one every few years or
every six
Page 271
months? Or can you update the one you have without losing either your competitive edge or your
composure?
What kind of technical support is available? How much does it cost? How long does it last? How
accessible is it? In some instances automatic redial systems are a necessity in order to access
busy technical support linesor even to get on line to access the ''free" technical help which can
answer your questions or provide free download material. Some electronic organizer systems provide
automatic updates. If you subscribe to their system, they will automatically download each updated
version of the software into your older version, provided you have purchased the original

software.
In electronic time management, as in other areas of life, each of us has to make an assessment
about how knowledgeable we need to becomeand how much of the mastery of the subject we can
delegate to others. This is a crucial time management issue. To what degree do you want to spend
hours poring .over computer manuals and installing your own internal modems? To what degree do you
want to delegate these tasks to others?
The more we become experts in any area, the greater our advantage in quickly assessing solutions
when trouble arises. The less we are subject to the schedules, personalities, or miscalculations
of the "experts" we are relying on. The less we spend our time on hold or redialing to access busy
tech support help lines. The degree to which we become experts in any area increases our control.
It also makes us slaves to information. Poring over manuals, reading every PC, Mac and Internet
magazine, and mastering every new piece of software can all be tremendous time wasters. In this
interdependent society, there is no way you are going to be an expert in everything. As with car
care, health care, and risk management, time management requires an ongoing assessment of (1) how
much research you need in order to deal with and manage the "experts" you rely on, (2) how much
you can master, so you can handle certain problems quickly without calling in an expert, and (3)
how much you need to keep track of the sources where you can access the information you need,
without
Page 272
either carrying it in your head or relying on an expert. Finding the right combination of paper
and electronic organizers can help you with these tasks.
In writing this portion of the revised Time Trap, we interviewed a number of providers of
electronic time management systems. They gave the following advice:
1.Always back up your system. This is the number-one principle of electronic time management. Add
it to the number-one principle of all time management: "Identify your real number-one priority and
get it done first." Add it to the wise observation made by Rosemary Kane Carlough, manager at AMA
Periodicals: "It's not a question of whether you will be laid off or will change jobs. It's a
question of when." In the case of electronic time management, it's not a question of whether a
computer or a database may crash. It's a question of when.
Based on how much information you are adding and processing, determine how often you need to back
up: monthly, biweekly, weekly, twice weekly, or daily. Many people back up daily. Remember, you
don't have to be sitting there staring at the screen while the back-up is proceeding. Use a back-
up application or simply copy the files to separate disks, label and date them, andthis is

crucialstore them in a way that you and someone else you designate can easily find them.
2.How secure is the system? Before you purchase, ask the vendor to explain the level of security
of the electronic time management system. How likely is it to crash? How susceptible is it to
invasionby either unwanted users or by a virus? Follow up with questions asking what kind of
platform the electronic organizer is built on. What is its architecture? How robust is the
database? These are important questions because the greater the degree to which the system is
prone to crash, the greater your risk of being faced with time delays in (1) determining what is
wrong, (2) determining whether you need to send the database in for repairs, and (3) downtime
while you and your database are separated from each other.
If, in your assessment, the vendor appears reluctant, vague, confused, or irritated in answering
these questions, look else-
Page 273
where. It's your time. and your life. Looking elsewhere does not mean that you're ruling out this
vendor as an electronic time management source. It means that you consider your time valuable
enough that you wish to make an informed choice.
3.How fast is the system? Weighing the speed of your computer, your modem, and your electronic
time management system against the financial investment required to achieve a certain speed is now
an economic decision which ranks right up there with whether to purchase living quarters, rent
them, or build them. It's simply a matter of acquiring all the information you can muster and
applying the intelligence at your command.
4.Find out if you can customize the layout and the features of the system to meet your needs,
whether you're an independent professional with multiple clients or the CEO of a dynamically
changing organization.
5.Ask if the system is backward-compatible as well as for-ward-compatible. Can it talk to earlier

versions of electronic time management and earlier versions of word processors used by other
people you interact with?
6.Determine which systems and which people you need to interface with. Then ask the vendor to
detail how you will interface with each of these.

7.Ask how competent, how fast, how long-lasting, and how expensive the technical support is.
8.Set up your computer to check for viruses every time you boot up. This can be well worth the
time investment if you compare it to the havoc which can be wreaked in your life by corrupt data.
9.Most paper systems require little learning time. You pick up a pencil and write. To make a
change, you erase. Or you insert a fresh sheet in your loose leaf organizer notebook. You take
with you only those sheets you need, in the traveling version of your organizer. Ask the vendor to
describe in detail how long it takes the typical user to get up and running in this specific time
management program.
10.Contact management is really relationship management. People expect you to remember everything
you've ever
Page 274
said to them, or to be able to call up everything you've ever said or written to them. Ask the
vendor to explain how this system really helps you to do this efficiently and effectively.
11.Ask what targeted marketing options exist for you within this electronic management system. How
do they work and what do they cost?
Above all, insist on a specific explanation of how you can interface your electronic and paper
time management systems. Can you download your electronic organizer's calendar, schedule, and
contacts into any one of the standard paper organizers for those occasions when you don't want to
make noise or be obtrusive taking notes during a meeting, or when you don't want to risk the loss
ofor have the burden of taking with youa laptop notebook. If you have a personal digital organizer
that fits in your pocket, will your electronic organizer easily interface with it on all important
information?
Remember, all electronic and paper organizers are tools to help you apply the classic principles
of time management to your unique situationso that you can achieve the highest personal and
professional goals to which you aspire.*

* The following three people contributed generously of their time to be interviewed for the
preceding section: Chris Killarney, senior vice president of sales and marketing, Maximizer
Technologies; Brenda Christensen, director of public relations, Goldmine Software Corporation; and
Diane Carlini, public relations manager, Symantec Corporation.
Page 275
INDEX
action plans, 10-11, 233-246
changing habits and, 237-243
followup on, 243-245
reinforcement of, 243-245
systems approach to, 233-236
agendas, meeting, 24, 150, 151-152
answering machines, 75

Appley, Larry, 44-45
appointments
computerized systems for, 4, 84, 124-125, 129, 163, 224, 268 -273
in daily plan, 45, 85-88, 90
for staff members, 110-111
travel and, 203-204
assistant
briefing, 187, 188-189
daily plan and, 88
drop-in visitors and, 109-110, 175
mail screening and, 158-159
publication screening and, 160

telephone calls and, 73-75, 77, 175, 219, 266
writing duties of, 161-162
attempting too much, 96-102, 247-248
causes of, 98-99, 247-248
costs of, 96-97
examples of, 97-98
interlock phenomenon and, 96
priorities and, 96, 99
solutions to, 99-101, 247-248
authority
confused, 180-182, 249-250

delegation of, 117, 181-182
responsibility and, 181-182
backup systems, 157-158, 224-225, 271
balance
need for, 15
workaholism versus, 16-21
boss
as drop-in visitor, 112-113, 177
as excuse to avoid meeting, 153
job responsibilities and, 180
management of procrastinators by, 146-148

priority setting by, 99-100, 146-147, 168
saying no to, 99-100, 112-113, 139-140
socializing and, 177
telephone interruptions and, 76
Braun, Werner von, self-discipline of, 134
Page 276
calendars, 4, 11-12, 90, 233
callbacks, 73, 74, 75-76, 77-80
Carlough, Rosemary Kane
on computer crashes, 271

on secrets of time management, 229-232
Churchill, Winston, on emergencies, 64
coaching, 117-118, 170-171
comfort level, delegation and, 115-116
communication, 184-189, 217-218, 248-249
clarification in, 188-189
in crisis management, 69
improving, 185, 248-249
listening in, 185-186
nonverbal, 187-188
travel versus, 202-203
word choice in, 186-187

commuting, 206
computers, 223-224
backup systems for, 157-158, 224-225, 271
electronic mail and, 76
on-line data banks, 160
personal organizers, 4, 84, 124-125, 129, 163, 224, 268-273
sample letters on, 161
security of, 271
time logs on, 50
time management software, 4, 124, 125
travel and, 205, 214

contact logs, 84, 124, 126
contact management, 268-273
contingency planning
for computer failure, 157-158, 224-225, 271
in crisis management, 65-66, 67, 157-158, 224-225, 271
controls, see progress reports
cooperation, 198-199, 212-213, 240-241, 242
Corriveau, Leo, on secrets of time management, 217-219
crisis management, 25, 63-70, 255-256
communication and, 69
contingency planning and, 65-66, 67, 157-158, 224-225, 271
cushions and, 68, 100-101

firefighting versus, 64
hero syndrome and, 68-69
key information for, 66
planning and, 64-66
priorities and, 63
criticism, giving, 146
Cunningham, Glenn, self-discipline of, 134
cushions
crisis management and, 68, 100-101
finishing tasks and, 168
progress reports and, 68, 191

daily plan, 44-45, 84-95, 124, 125
appointments in, 45, 85-88, 90
benefits of, 90, 95
deadlines in, 85, 95, 125
formats for, 44-45, 85, 86, 89-90, 91-94
goals in, 31-37, 45, 85
priorities and, 81-83, 85, 95
purpose of, 81-83
quiet hour in, 88, 90
self-discipline and, 133, 134
to-do list and, 45, 88-89

using, 89, 123
deadlines
cushions and, 68, 100-101
in daily plan, 85, 95, 125
drop-in visitors and, 112-113
finishing tasks and, 167-168
Continued on next page
Page 277
Continued from previous page
goals and, 36, 85
for information, 199

missing, 121-122
negotiating, 230-231
procrastination and, 145-146
for progress reports, 191
DeBord, Dave, on secrets of time management, 225-226
decision making
meetings and, 150, 152, 153
model for, 218
delegation, 10, 114-120, 216, 250-251
authority and, 117, 181-182
creating leaders through, 218

importance of, 99
ineffective, 10, 99, 250-251
overcoming resistance to, 115-117
of paperwork, 159, 161
reverse, 118
self-employment and, 119, 172-173
teamwork and, 212-213, 240-241, 242
tips for effective, 117-119, 250-251
and trade-offs with co-workers, 119, 172-173
workaholism and, 20
of writing tasks, 161

see also authority; responsibility
Deming, Edward, 218
desks
"hide-aways," 112, 175
location of, 175
organization of, 122-123, 168
dictation, 161, 206
disorganization, eliminating, 121-130, 212, 258-259
desk surface and, 122-123, 168
planner/organizer systems in, 4, 84, 124-125, 129, 163, 224, 268 -273
priorities and, 127-129
today's paperwork and, 125-127

to-do list and, 123
door, closing, 175
open-door policy and, 24, 109, 129
drop-in visitors, 103-113, 251-252
appointments with, 110-111
boss as, 112-113, 177
and conflict in priorities, 107-109
hiding from, 112, 175
open-door policy and, 24, 109, 175
priorities and, 107-109
quiet hour and, 111

screening, 109-110, 175
socializing and, 107, 174-178
time limits on, 106-107, 109, 111-112
verbal strategies for, 104-109
Drucker, Peter, 83
Economics Laboratory, 89-90
Edison, Thomas, self-discipline of, 134
ego, 72
delegation and, 115
saying no and, 137
electronic mail, 76

electronic organizer systems, 4, 84, 124-125, 129, 163, 224, 268-273
emergencies
defining, 64, 73, 110
meetings and, 151
see also crisis management
energy cycles, 42-44, 143-144, 145
Page 278
expediting techniques, for paperwork, 159
family life, 20, 211-212, 222
Files, Julia

on secrets of time management, 221-223
on "superwoman syndrome," 97
filing systems
color-coded, 127-129, 204-205
followup, 162-163
for paperwork, 159, 163-164
priorities and, 127-129, 204-205
finishing tasks, 166-169, 254-255
Fiore, Neal, on procrastination, 146-147
firefighting, 64
flexibility, 36-37
followup systems

for action plans, 243-245
in delegation, 117
for paperwork, 162-163
self-discipline and, 132
Ford, Henry, 115
Garfield, Charles, 19
Gitlin, Phil, on secrets of time management, 214-216
goals, 31-37, 44
characteristics of, 35-37
of company, 31-32

in daily plan, 31-37, 45, 85
deadlines and, 36, 85
importance of setting, 15, 21, 26-27, 31
objectives versus, 35
in planning process, 31-37, 85
process for setting, 32-35
self-discipline and, 132, 133, 134
time and, 37
habits
changing, 8-10, 237-243
insidious nature of, 9

Hearst, William Randolph, 158
hero syndrome, 68-69
hide-aways, 112, 175
human nature, 5-6, 7, 72, 83, 104
ideal day, 42-44
energy cycles and, 42-44, 143- 144, 145
quiet hour in, 43-44
template for, 43, 45, 85-88
in-box, 123, 158-160, 230

information
for crisis management, 66
incomplete, 197-200, 253-254
requesting, 198-199
system for gathering, 197-198
interruptions
recording, 48
self-, 7-8, 13, 58-59
significance of, 47
see also time wasters; specific time wasters
Japan, 22-23

job descriptions, responsibility and, 180
Jordan, Robert, on secrets of time management, 228-229
journals, reading, 160
Lee, Ivy, 41-42
letters
incoming, 158-159
outgoing, 161
templates for, 161
listening, 185-186
Long, Jim, on secrets of time management, 219-221

Page 279
Machlowitz, Marilyn, on workaholism, 18-19
mail
responding to, 161
screening, 158-159
management by crisis, see crisis management
Mee, John, on art of finishing, 166
meetings, 149-156, 256-257
agendas for, 24, 150, 151-152
decision making and, 150, 152, 153
minutes to, 152

reasons for, 150
running, 149-152
starting on time, 151, 154-155
substitutes for, 152-154
time limits for, 24, 150, 151, 152
memos
incoming, 158-159
outgoing, 161
as substitutes for meetings, 153-154
unless-I-hear, 199
mergers and acquisitions, 181-182

minutes, to meetings, 152
mistakes
accepting, 69, 115
delegation and, 115
procrastination and, 143
models, for self-discipline, 134
monthly plans, 84, 124
motivation, 132, 142
negotiation, of deadlines, 230-231
Nichols, Ralph, on listening, 185-186
no, saying, 10, 136-140, 252-253

to boss, 99-100, 112-113, 139-140
finishing tasks and, 167-168
reasons for resisting, 136-138
steps to, 138-139, 252-253
nonverbal communication, 187-188
Now Habit, The (Fiore), 146-147
objectives
goals versus, 35
in planning process, 84
priorities for, 37-42, 124

open-door policy, 24, 109, 175
organizer systems, 4, 84, 124-125, 129, 163, 224, 268-273
overconfidence
overcommitment and, 98-99, 100-101
saying no and, 136
overreaction, 68-69
paperwork, 157-165, 257-258
computers and, 157-158, 161
filing, 159, 163-164
followup system for, 162-163
incoming, 158-160

newspapers as, 125-127
outgoing, 161-162
screening, 158-160
Parkinson's Law, 205
peak performance, 19, 23-24
perfectionism, 116
personal energy cycle, 42-44, 143-144, 145
personal organizers, 4, 84, 124-125, 129, 163, 224, 268-273
planner/organizer systems, 4, 84, 124-125, 129, 163, 224, 268 -273
planning, 10-11, 29-45, 81-95, 259-260
backward, 215-216

benefits of, 83
components of, 83-84
cushions in, 68, 100-101, 168, 191
Page 280
daily plan in, 44-45, 81-83, 84- 95, 124, 125
goals in, 31-37, 85
ideal day and, 42-44
importance of, 81-82
monthly, 84, 124
pretrip, 187, 188-189, 202-204

to prevent crises, 64-66
priorities in, 37-42
process of, 30, 44-45
systems approach to, 233-236
for time management, 10-11, 233-246
weekly, 89-90, 91-94
see also contingency planning
postponement, 104-105, 203
pressure, working under, 11, 101, 147-148
priorities, 27, 37-42, 44
attempting too much and, 96, 99

conflict in, 107-109
crises and, 63
daily plan and, 81-83, 85, 95
disorganization and, 127-129
drop-in visitors and, 107-109
file folders for identifying, 127-129, 204-205
finishing tasks and, 168
long- versus short-term, 38
objectives and, 37-42, 124
priority matrix and, 38-39, 40
ranking system for, 38-39, 40, 48, 134
role of boss in setting, 99-100, 146-147, 168

saying no and, 138
self-discipline and, 132, 133, 134
and time, 39-42
procrastination, 11, 68, 141-148, 220, 238-240, 260-262
avoiding, 144-146
dangers of, 142-144
managing procrastinators, 146-148
reasons for, 142
productivity, 15, 21-26
formula for, 21, 23
increasing, 24

measuring changes in, 21-22
quality and, 22-23
time and, 23-26
progress reports, 190-196, 262
control matrix for, 194, 195
cushions and, 68, 191
planning for, 191-192
project plan sheet, 192, 193
timelines and, 190, 191
project plans, 84, 124, 192, 193
deadlines and, 68, 191
timelines in, 190, 191

publications, screening of, 160
quiet hour, 43-44, 64
in daily plan, 88, 90
drop-in visitors and, 111
telephone calls and, 76-77
travel and, 201-202, 204-205
records management, 159, 163-164
recovery time, 228-229
referral to others, 105, 110

reinforcement
for action plans, 243-245
for finishing tasks, 167
of self-discipline, 133-134
relationship management, 268-273
reports
incoming, 159-160
outgoing, 161-162
rescheduling, 105-106
Page 281
responsibility
authority and, 181-182

confused, 179-180, 249-250
reverse delegation, 118
Rickover, Hyman, and minutes of meetings, 152
Schwab, Charles, on setting priorities, 41-42
Schwartz, Eleanor Brantley, on secrets of time management, 211-214
screening
of drop-in visitors, 109-110, 175
of paperwork, 158-160
of telephone calls, 73-75, 77, 175, 219, 266
Seifkas, Desiree, on secrets of time management, 226-228

self-discipline, 10-11, 12, 131-135, 262-264
developing, 132-134
as habit, 132, 133
problem of, 131-132
self-employment, 112, 119, 167-168, 172-173, 177-178
self-management, 7-8, 13, 58-59
seminars and workshops, 4, 8-9
socializing, 174-178, 264
with boss, 177
drop-in visitors and, 107, 174-178
meetings and, 151
telephone calls and, 72, 79

tips for managing, 175-178, 264
software, time management, 4, 124, 125
speed reading, 160, 216-217
staffing, 170-173
and skills inadequacies, 171-173, 265
under, 170-171, 265
standing up, as signal, 112, 176
stress, 12, 215
costs of, 16
managing, 15-16
pressure and, 11, 101, 147-148

procrastination and, 143
superwoman syndrome, 97
teamwork, 212-213, 240-241, 242
telephone calls, 25, 71-80, 266
blocking incoming, 73-77
in boss's office, 76
callbacks, 73, 74, 75-76, 77-80
efficient handling of, 73, 74, 77-80, 266
human nature and, 72
quiet hour and, 76-77
screening, 73-75, 77, 175, 219, 266

self-management and, 7-8
time limits on, 23, 78-79
travel and, 206
time estimates, 100-101, 134
time limits
on appointments, 110-111
on drop-in visitors, 106-107, 109, 111-112
on meetings, 24, 150, 151, 152
on telephone calls, 23, 78-79
time logs, 46-59
analyzing, 23, 24, 41, 51-59

cautions for, 50-51
complaints about, 46-47
examples of, 49-50, 53-59, 244
self-correction and, 51
of socializing, 175
of telephone interruptions, 71
tips for maintaining, 48-51
understaffing and, 171
time management
action plan for, 10-11, 233-246
habits and,. 8-10, 237-243
human nature and, 5-6, 7, 72, 83, 104

Page 282
information on, 4-5
interconnections in, 10-11, 44-45
misconceptions about, 11-12, 101
planner/organizer systems for, 4, 84, 124-125, 129, 163, 224, 268-273
purpose of, 14-15, 27-28
secrets of, 211-232
as self-management, 7-8, 13, 58-59
seminars and workshops on, 4, 8-9

stress and, 12, 15-16
Time Tactics system, 84, 124-125
tools for, 4-5, 11-12, 84, 124-125, 129, 133
understaffing problem and, 170-171
Time Tactics (organizer system), 84, 124-125
time wasters
defining, viii-ix, 10, 234
international profile of, viii-ix
lists of, vii-viii, 8, 61, 247-273
self-audits for, 235
see also specific time wasters
to-do lists, 4, 11-12

in daily plan, 45, 88-89
eliminating, 123
priorities on, 38-39, 40, 48, 134
training, 172
travel, 201-207, 266-267
absence from office and, 205-206
checklists for, 203, 204
commuting, 206
computers and, 205, 214
pretrip planning, 187, 188-189, 204, 205
quiet hour and, 201-202, 204-205

returning to office and, 206
working en route, 204-205
understaffing, 170-171
unfinished tasks, 166-169, 254-255
unless-I-hear memos, 199
Van Houten, Jim, on secrets of time management, 216-217
visitors, see drop-in visitors
voice mail, 75, 233
weekly plan sheet, 89-90, 91-94

Wilson, Margot, on secrets of time management, 223-225
word choice, 186-187
workaholism, 16-21
as addiction to work, 17-18, 19
attitudes toward, 19-20
family life and, 20
''healthy," 17-18
reasons for, 18
symptoms of, 18
time and, 20-21
workshops and seminars, 4, 8-9

writing, 161-162

R Alec Mackenzie The Time Trap TR

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

R Alec Mackenzie The Time Trap TR

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

19.09.2017 _R_Alec_Mackenz e_The_t me_trap_b-ok_org_.

balk: Zaman Tuza

yazar: Mackenzie, R. Alec.

yaync: AMACOM Kitaplar

isbn10 | asin: 081447926X

bask isbn13: 9780814479261

ebook isbn13: 9780585040486

konu Zaman ynetimi.

yayn tarihi: 1997

lcc: HD69.T54M33 1997eb

konu: Zaman ynetimi.

Amerikan Ynetim Dernei

f le:///C:/Users/ADNAN/Downloads/_R_Alec_Mackenz e_The_t me_trap_b-ok_org_.txt 1/368

Kongre Ktphanesi Yayn Verilerini Kataloglama

Zamanam / Alec Mackenzie. 3. bask.

Bibliyografik referanslar ve dizin ierir.

ISBN 0-8144-7926-X (pbk.)

1. Zaman ynetimi. I. Balk.

168-169. Sayfalardaki materyal, Ralph G. Nichols ve Leonard A. Stevens'den uyarlanmtr, Dinliyor

1997, 1990 Alec Mackenzie.

Her hakk sakldr.

Amerika Birleik Devletleri'nde baslmtr.

f le:///C:/Users/ADNAN/Downloads/_R_Alec_Mackenz e_The_t me_trap_b-ok_org_.txt 2/368

2000 ve Sonrasnda Zaman Ynetimi

f le:///C:/Users/ADNAN/Downloads/_R_Alec_Mackenz e_The_t me_trap_b-ok_org_.txt 3/368

Bir Neden Zaman Ynetimi hala bir problem midir?

ki Yeni Perspektif: Zaman Ynetiminin Gerek Amac

Planlama Kontrol Sizi Artrr

Drt Yapm Deiiklii: Nerede olduunuzu Balatn

Yirmi En Byk Zamanl Wasters ve Nasl Tedavi Edilir

f le:///C:/Users/ADNAN/Downloads/_R_Alec_Mackenz e_The_t me_trap_b-ok_org_.txt 4/368

f le:///C:/Users/ADNAN/Downloads/_R_Alec_Mackenz e_The_t me_trap_b-ok_org_.txt 5/368

f le:///C:/Users/ADNAN/Downloads/_R_Alec_Mackenz e_The_t me_trap_b-ok_org_.txt 6/368

13. Grevleri Bitmemi brakmak

14. Yetersiz Personel

16. Kark Sorumluluk veya Yetki

17. Zayf Haberleme

18. Yetersiz Kontroller ve lerleme Raporlar

f le:///C:/Users/ADNAN/Downloads/_R_Alec_Mackenz e_The_t me_trap_b-ok_org_.txt 7/368

19. Eksik Bilg

Yaamak iin Zaman Kullanma ve Daha yi alma

Blm A Baarl Bir st Dzey Yneticiler, En Byk Zorluklarn ve En Byk Srlarn aa

Blm B Eylem Plannz

f le:///C:/Users/ADNAN/Downloads/_R_Alec_Mackenz e_The_t me_trap_b-ok_org_.txt 8/368

Elektronik Zaman Ynetimi

f le:///C:/Users/ADNAN/Downloads/_R_Alec_Mackenz e_The_t me_trap_b-ok_org_.txt 9/368

Bir kerede ok fazla aba harcamak

3.Bunu kendim yaparm (yani devretmeyin)

5.Personal dalma (dank masa)

f le:///C:/Users/ADNAN/Downloads/_R_Alec_Mackenz e_The_t me_trap_b-ok_org_.txt 10/368

Yllar boyunca, tm irket profillerini ve tm bireysel sralamalar seminerlerden birletirdik ve

f le:///C:/Users/ADNAN/Downloads/_R_Alec_Mackenz e_The_t me_trap_b-ok_org_.txt 11/368

f le:///C:/Users/ADNAN/Downloads/_R_Alec_Mackenz e_The_t me_trap_b-ok_org_.txt 12/368

nc Blmde ada st dzey yneticilerle tanyorsunuz

f le:///C:/Users/ADNAN/Downloads/_R_Alec_Mackenz e_The_t me_trap_b-ok_org_.txt 13/368

Diplomatik ve organizasyonel becerilerimin esiz olduu kiisel asistanm Barbara Ashley'e de

2000 YILI SONRASI ZAMAN YNETM VE SONRASI

Zaman Ynetimi Hl Bir Sorun Neden?

'' Sadece zamanm olmad. '

f le:///C:/Users/ADNAN/Downloads/_R_Alec_Mackenz e_The_t me_trap_b-ok_org_.txt 14/368

Hi kendinize syledikten sonra, gn iinde yeterli saat yok mu?

Bu ifadelerin ounu belirlerseniz, gerekten

f le:///C:/Users/ADNAN/Downloads/_R_Alec_Mackenz e_The_t me_trap_b-ok_org_.txt 15/368