Veres Gabriella - Ügyviteli Ismeretek Jegyzet PDF

NYREGYHZI FISKOLA
4400 Nyregyhza, Ssti u. 31/B

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485
B/IV.
Kls szakmai gyakorlat kidolgozsa
(tananyagnak, tematikinak, mdszertani tmutatinak kidolgozsa
a kls szakmai gyakorlaton rszt vev hallgatk szmra)
gyviteli ismeretek
(sszelltotta: Veres Gabriella)
(Bels jegyzet)
2011
TMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 szm Versenykpes Nyregyhzi Fiskola c. projekt

Az gyviteli munkafolyamatok
Az gyvitel
Az gyvitel a hivatalon belli gyintzs szervezett rendje. Rendeltetse, hogy a folyamatban a
visszacsatolt ellenrzssel szablyozott informcis rendszer szerept betltse. Az gyvitel tulaj-
donkppen nem ms, mint az informcis folyamatok sszessge.
Az gyvitel magban foglalja:

- az gyvitelszervezst,
- az gyiratkezelst.
gyviteli alapfogalmak
Beadvny: valamely szervhez rkez hagyomnyos vagy elektronikus irat, amely rendeltetsszer-
en a szervnl vagy szemlynl marad.
Bizonylati rend: a bizonylatok sszessge, keletkezsk s feldolgozsuk folyamata, formai elr-

suk s megrzsi rendjk.
Elektronikus irat: szmtstechnikai program felhasznlsval- elektronikus formban rgztett

elektronikus ton rkezett, illetve tovbbtott irat, amelyet szmtstechnikai adathordozn trolnak.
Eladi v: olyan gyviteli irat, amely az gy intzsvel kapcsolatos tartalmi s formai (alaki)
informcikat, adatokat tartalmaz, s amely a hozzszerelt iratokkal gyiratdarabot vagy gyiratot
kpez. Az eladi v kt vagy tbb lapbl llhat.
rkeztets: Az rsbeli gyvitelnek az iktatst megelz fzisa, amelynek sorn rgztik a bead-
vny berkezsnek keltt, elektronikus irat berkezse esetn kitltik az rkeztet kpernyrovato-
kat. Alkalmazsa csak osztott iratkezelsben indokolt.
Folyamati rend: a bizonylatok keletkezsnek s felhasznlsnak mveleti sorrendje a killtstl

az irattrozsig.
Feladatkr: azoknak a feladatoknak az sszessge, amelyet a szerv vagy szemly vgez az gyin-
tzsi folyamat sorn.
Gyjtszm: az az iktatsi sorszm, amely alatt a tbb ms szervhez s/vagy szervezeti egysghez
intzett megkeressre berkez vlaszokat kln iktats nlkl a berkezs ideje szerinti foly-
szmmal elltottan, az gyiratban lv gyjtven tartjk nyilvn. A gyjtszmknt hasznlt ikta-
tszmot az iktatknyv kezelsi feljegyzsek rovatban jellni kell.
Hatskr: az gyintzs feladatkrnek szintenknti pontos krlhatrolsa, azoknak az gyeknek

az sszessge, amelyekben a szerv rendeltetsszeren jogosult s kteles intzkedni, megbzsra
eljrni.
Iktats: az iratnyilvntarts alapvet rsze, amelynek sorn a berkez iratot, illetve a keletkezett
iratot iktatszmmal ltjk el, kitltik az iktatsi nyilvntartst (pl. iktatknyv), illetve az iktatb-
lyegz lenyomat rovatait. Elektronikus irat esetben az iktatkperny rovatait tltik ki.
1
Iktatknyv: az iktatsi nyilvntarts adatbzisnak venknt hitelestett, folyamatos sorszm
oldalakkal elltott nyomtatvnya, knyve vagy elektronikus listja. A szerv rendeltetsszer mk-
dse sorn nla keletkezett vagy hozz intzett s megrztt gyviteli iratok nyilvntartsra szol-
gl.
Irat (Ltv.-bl tvve): minden olyan szveg, szmadatsor, trkp, tervrajz s vzlat a megjelente-
ts szndkval kszlt knyv jelleg kzirat kivtelvel , amely valamely szerv mkdsvel,
illetleg szemly tevkenysgvel kapcsolatban brmilyen anyagok, alakban, brmely eszkz fel-
hasznlsval s brmely eljrssal keletkezett. Nem tekinthet iratnak a szp- s tudomnyos iro-
dalom, valamint a publicisztika. Az irat fogalomkrbe tartozik a gpi adatfeldolgozssal nyert adat
is.
Iratkezels: az irat ksztst, nyilvntartst, rendszerezst, segdletekkel val elltst, szaksze-

r s biztonsgos megrzst, hasznlatra bocstst, selejtezhetsg szempontjbl trtn vloga-
tst, selejtezst, illetve levltrba adst egyttesen magba foglal tevkenysg.
Irattrozs: az iratkezels rsze, az a tevkenysg, amelynek sorn a szerv a mkdse sorn ke-
letkez s hozz kerl, rendeltetsszeren hozz tartoz s nla marad iratok irattri rendezst,
kezelst s rzst vgzi.
Irattr: megfelelen kialaktott s felszerelt, az irattri anyag szakszer s biztonsgos rzsre

alkalmas helyisg.
Irattri anyag: a szerv mkdse sorn keletkezett vagy hozz rkezett s rendeltetsszeren az
irattrba tartoz iratok sszessge.
Irattri ttel: az irattri terv szerint kialaktott legkisebb irattri egysg, amely azonos trgykrbe
(irattri ttelbe) tartoz, klnbz iktatszmon szerepl egyedi gyek irataibl ll.
Irattri ttelszm: az irattri ttel megnevezshez rendelt szm.
Irattri jel: azonost, amely kifejezi az adott gy irattri terv szerinti jellemzit (az gykr, kelet-
kezs-gyintzs helye, selejtezsi hatrid kdja, levltri tvtel vnek kdja stb.).
Irattri anyag: a szervezetnl keletkezett vagy hozz rkezett minden irat, melyre elintzsk utn
is szksg lehet s gy (meghatrozott ideig) megrzend.
Levltri anyag: trtneti rtk, gazdasgi, tudomnyos, mszaki, trsadalmi, politikai stb. szem-
pontbl jelentsggel br iratok, melyeket keletkezsi idejktl s rzsi helyktl fggetlenl
meg kell rizni, s vdelemben kell rszesteni. (A legfontosabbak rzsi s megtekinthetsgi he-
lye az Orszgos Levltr, de szmos egyb, szakmailag vagy terletileg illetkes levltr is mk-
dik.)
Msolat: valamely eredeti iratrl keletkezse utn kszlt pldny, amely hasonms (szveg- s
formah), egyszer (nem hitelestett) s hiteles (hitelestsi zradkkal elltott) iratmsolat lehet.
Msodlat: a tbb pldnyban, egyidejleg kszlt eredeti irat egyik hiteles pldnya, amelyet az
els pldnyon lvvel azonos pecst s alrs hitelest.
2
sszeszerels (szerels): az ugyanahhoz az gyirathoz tartoz klnfle gyiratdarabok (el- s
utiratok) vgleges jelleg sszekapcsolsa, amelyet az iktatknyvben s az iratokon egyarnt
jellni kell.
gyintzs: valamely szerv vagy szemly mkdsvel, illetve tevkenysgvel kapcsolatban ke-
letkez gyek elltsa, az ekzben felmerl tartalmi (rdemi), formai (alaki), kezelsi, szbeli
s/vagy rsbeli munkamozzanatok sorozata, sszessge.
gyintz: az gy(ek) rdemi intzst vgz szemly, azaz az gy eladja, aki az gyet dntsre
elkszti.
gykr: a szerv vagy szemly hatskre s illetkessge ltal meghatrozott, sszetartoz vagy
hasonl egyedi gyek sszessge, csoportja.
gyiratnak nevezzk a vllalati, vllalkozsi, llamigazgatsi s egyb szervezetek, szervek ren-

deltetsszer mkdse, illetve gyintzse sorn keletkez iratot, az intzmnyekhez rkez vagy
azok ltal ksztett levelet s ms mfaj iratot (pl. egyszer gyirat, feljegyzs, jegyzknyv stb.).
gyirat tovbb minden irat, amelyet kzigazgatsi (hatsgi) szervhez kldenek beadvnyknt,
vagy igazgatsi, gazdasgi zleti szerv llt ki bels vagy kls hasznlatra valamely gyre vonat-
kozan.
Polgri gyirat a magnszemlyek egyms kztti jogi, zleti gyeinek rsos rgztse (pl. ads-
vteli szerzds, meghatalmazs).
Az gyirat okirat-t minsl, ha a killt igazgatsi szerv (hatsg) vagy magnszemly megha-
trozott formai szablyok betartsval valamit bizonyt, igazol, tnyt llapt meg, elhatrozst vagy
megegyezst kzl. Az okiratot leggyakrabban kzjegyz hitelesti.
Az okiratok a trvny vdelme alatt llnak, teht megklnbztetett jelentsgek.
Kt csoportjukat klntjk el:
- magnokiratot (ezeket szervezetek vagy magnosok ksztik);
- kzokiratot (ezeket valamely hatsg vagy hivatalos szemly bizonyos elrsok szerint llt
ki, pl. a kzjegyz).
Az okiratok fajti:
- nyugta, ellennyugta, elismervny, ktelezvny, meghatalmazs, adsvteli szerzds,
feljegyzs, emlkeztet, jegyzknyv, jelents.
Az gyirat mozgst mindig bizonylatolni kell. Ha az gyiratot kzbest tovbbtja, akkor a

kzbestknyvbe s az eladi munkanaplba kell berni, ha az iktats osztottan trtnik, akkor
csak az eladi munkanaplba kell bevezetni.
gyvitel: a szerv folyamatos mkdsnek alapja, az gyintzs egyms utni rsztevkenysgei-

nek (mozzanatainak) sorozata, illetve sszessge, amely az gyintzs formai s technikai felttele-
it, a szolgltatsok teljestst foglalja magban. 1
1
http://net.jogtar.hu
3
A leggyakrabban hasznlt gyiratok csoportostsa
I. Egyszer gyiratok
a) nyugta, ellennyugta
b) bon
c) elismervny
d) ktelezvny
e) meghatalmazs
f) nyilatkozat
g) vgrendelet
II. Magnszemlyek levelezse hivatalos szervekkel

a) nletrajz
b) szakmai nletrajz
c) plyzat
d) egyb beadvnyok: krvny, fellebbezs, panasz, bejelents stb.
III. llampolgri, hatsgi bizonytvnyok, igazolvnyok

a) szemlyi igazolvny
b) tlevl
c) trsadalombiztostsi igazolvny
d) adigazolvny
e) gpjrmvezeti engedly
f) gpjrm forgalmi engedly
IV. Okiratok
a) A cgalapt okiratok (alapt okirat, trsasgi szerzds, cgbrsggal kapcsolatok le-
velek)
b) Iskolai bizonytvnyok (szakmai s nyelvvizsga bizonytvny, kitntetsek, kinevezsek)
c) Hatsgi dntsek, vgzsek, telekknyvi bejegyzsek)
V. Kzigazgatsi szervek, intzmnyek, gazdasgi szervezetek levelei, iratai magn-szemlyekhez

a) a munkavllalssal kapcsolatos iratok
- alkalmaztatsi rtests
- kzszolglati kinevezs
- kzalkalmazotti thelyezs
- munkaszerzds
- munkakri lers
- thelyezs
- szabadsg engedlyezse
- fizets nlkli szabadsg engedlyezse
- munkaviszony megszntetse
- nyugdjaztats
b) egyb iratok
- rtests
- meghv
- hatrozat
- engedly
- igazols
4
VI. A gazdasgi szervezetek gyiratai, levelei
a) kls levelezs
- ajnlatkrs
- ajnlat
- megrendels
- megrendels visszaigazolsa
- teljests
- a teljests zavarai
- a szllts
- pnzgyi levelezs
b) bels levelezs
- jegyzknyv
- jelents
c) bizonylatok
- kszletgazdlkods bizonylatai
- pnzgyi bizonylatok
- pnztri
- adzssal kapcsolatos bizonylatok
- knyvelsi bizonylatok
- szemlygyi bizonylatok
- trsadalombiztostsi bizonylatok
- gyiratkezelsi bizonylatok
- vegyes bizonylatok
d) szigor szmadsra ktelezett nyomtatvnyok

- pnztrjelents, nyugta, kszpnzcsekk, bevteli s kiadsi pnztrbizonylat, r-
tkjegyek
VII. Az e-mail s a direct-mail
5
Az gyvitelszervezs
Az gyviteli munkt szervezni kell. Az gyvitel szervezsnek alapvet kvetelmnyeit tartalmi s

formai szempontbl hatrozzuk meg.
Tartalmi kvetelmny:
- alkalmazkodjon a vllalkozs napi munkjhoz,
- minden munkakapcsolatot kvessen egy informl gyviteli kapcsolat
(pl. a pnzkifizetsek s -befizetsek bizonylatai),
- legyen kpes a munkakapcsolatok irnytsra s ellenrzsre,
- biztostsa az informciramlst a vezetk s beosztottak, a felgyeleti s az alrendelt egys-
gek, az egyenrang szervek, valamint a hivatalok s az llampolgrok kztt.
Formai kvetelmny:
Az gyviteli munka dokumentlja a vllalkozs egsz tevkenysgt. Clszer teht az egsz szer-
vezetre kiterjed egysges formai kvetelmnyeket kialaktani.
A cgek, vllalatok, vllalkozsok alapvet gyviteli rendjt a Szervezeti s mkdsi szablyzat

hatrozza meg. A Szervezeti s mkdsi szablyzat az gyrendre s az iratkezelsre vonatkozik.
Ezt a vllalkozs ltrehozsakor kell kialaktani. A Szervezeti s mkdsi szablyzat szerves rszt
kpezi az Iratkezelsi szablyzat, ezen bell az Irattri terv.
Az Iratkezelsi szablyzat az gykrknek, hatskrknek, iratforgalomnak, szervezeti felpts-

nek s szemlyi feltteknek megfelelen hatrozza meg az iratkezelsi rendszer szervezett, s ez
alapjn szablyozza a berkez, illetleg a mkds sorn keletkez iratok kezelst. Pontosan rg-
zti az iratkezeli feladatokat. Az iratkezelsi szablyzat kidolgozsakor figyelemmel kell ksrni,
hogy a hatlyos rendelkezseknek megfelel-e a mr folytatott iratkezelsi md, milyen vltoztat-
sokra van szksg a vllalat ignyeinek megfelelen. Ltrehozsakor szem eltt kell tartani a vlla-
lat ltszmt, az iratkezelssel foglalkozk krt, a napi munkban feldolgozsra kerl iratok vr-
hat mennyisgt. Az iratkezels szervezst gy kell megoldani, hogy az iratok tja mindenkor
kvethet, a visszakeress gyors s biztonsgos legyen, valamint az elintzsre vr irat mielbb
jusson el az azzal foglalkoz gyintzhz. Az Irattri terv az Iratkezelsi szablyzat szerves r-
sze, amely a gazdlkodszervezet mkdse sorn keletkezett iratok ktelezen elrt megrzsi
idtartamt s a selejtezsek vrhat idejt iratfajtnknt hatrozza meg. Az irattri terv jelentsge
abban rejlik, hogy az egy trgyra vonatkoz iratok egytt kezelhetk, s meghatrozza az egy gy-
krhz tartoz iratok egyttes rzsi idejt is.
Tanirodai feladat:
1. Keressen pldkat az interneten az Iratkezelsi szablyzatra s az Irattri tervre!
2. Keresse meg az interneten az gyvitelre vonatkoztrvnyeket, szablyzatokat!
6
IRATTRI TERV
Selejtezsi id Levltrba
Ttel- Trgy (v) ads ideje
szm (gykr, iratfajta megnevezse) (nem selejtezhet
= NS)
(v)
1. 2. 3. 4.
I. Alaptsi gyek
1. Alapts iratai NS 20
2. Cgbejegyzs, kpviselet iratai NS 50
II. Ingatlangyek
1. Ingatlanokkal kapcsolatos gyek NS 20
2. Brleti szerzdsek 10 -
III. Igazgatsi gyek
1. Taggylsi jegyzknyvek NS 15
2. Szervezeti s mkdsi szablyzat NS 15
3. Bels szablyzatok NS 20
4. Iktatknyvek NS 20
5. Sajt, propaganda 2 -
IV. Szemlyzeti s oktatsi gyek
1. Hatrozatlan idre szl munkaviszony ltests 50 -
2. Hatrozott idre szl munkaviszony ltests 5 -
3. Munkakri lers 10 -
4. Szemlyi nyilvntarts 50 -
5. Dolgozk oktatsa, tovbbkpzse 5 -
6. Munkaviszony megsznsvel kapcsolatos gyek 5 -
V. Beruhzsi gyek NS -
VI. Jogi gyek
1. Munkagyi brsgi gyek 10 -
2. Peren kvli jogvits (behajtsi) gyek 5 -
VII. Szmviteli gyek
1. Adgyek 10 -
2. zleti terv NS -
3. ves beszmolk NS 20
4. Leltrak NS -
5. Fknyvi kivonatok, analitikus nyilvntartsok 15 -
VIII. Munkavdelemmel kapcsolatok gyek 10 -
IX. Mszaki fejlesztsi gyek
1. Mszaki tervezsi gyek NS 15
2. Szakrti tevkenysg gyei 15 -
Tanirodai feladat:
1. Sorolja fel, milyen iratokat kapnak s trolnak otthon, milyen csoportostsban.
2. Mondja el, hogyan selejtezik otthon a hivatalos iratokat.
7
Az gyiratkezels
A hivatalos gyiratok kezelst a kziratokrl, a kzlevltrakrl s a magnlevltri anyag vdel-

mrl szl 1995. vi LXVI. trvny (s a 2007. vi XCVII. trvny a 1995. vi LXVI. trvny
mdostsrl) szablyozza.
gyiratnak nevezzk a vllalati, vllalkozsi, llamigazgatsi s egyb szervezetek, szervek ren-

deltetsszer mkdse, illetve gyintzse sorn keletkez iratot, az intzmnyekhez rkez vagy
azok ltal ksztett levelet s ms mfaj iratot (pl. egyszer gyirat, feljegyzs, jegyzknyv stb.).
gyirat tovbb minden irat, amelyet kzigazgatsi (hatsgi) szervhez kldenek beadvnyknt,
vagy igazgatsi, gazdasgi zleti szerv llt ki bels vagy kls hasznlatra valamely gyre vonat-
kozan.
A levltri trvny szerint az gyiratkezels: az irat ksztst, nyilvntartst, rendszerezst, se-

gdletekkel val elltst, szakszer s biztonsgos megrzst, hasznlatra bocstst, selejtezhe-
tsg szempontjbl trtn vlogatst, selejtezst, illetve levltrba adst egyttesen magba
foglal tevkenysg.
Az gyiratkezels clja, hogy dokumentlja a vgzett munkafolyamatokat, vagyis minden munkafo-

lyamatot (pl. pnzkifizetsek s befizetsek, a hozzjuk tartoz bizonylatok: kszpnzkifizetsi
szmla, nyugta stb.), rendeltetse tovbb, hogy ezek utlag is brmikor ellenrizhetk legyenek.
Az gyiratkezels szervezete
Az iratkezelsi szablyzatban rgzteni kell, hogy a gazdlkod szervezet az gyiratkezels mely

formjt alkalmazza.
Az gyiratkezels szervezett meg lehet szervezni:
- kzpontilag (centralizltan)
- osztott mdon (decentralizltan, rszlegenknt)
- vegyes rendszerben.
A jogszably egyes gyiratfajtkra kln gyirat-nyilvntartst is elrendelhet (pl. titkos

gyiratkezelsi szablyok).
A kzponti iratkezelskor minden iratot egy kzponti iktatirodban kezelnek, illetve riznek.
Ennek elnye, hogy egy helyen tallhatk meg a klnbz gyek iratai. Htrnya viszont az, hogy
a rszlegek gyintzi nehezebben jutnak hozz, mint a sajt irattrukban. sszetettebb szervezet-
nl ezt a rendszert csak akkor tancsos alkalmazni, ha az iratok kikeresst, mozgsnak nyomon
kvetst megfelel gpi berendezsekkel, visszakeres rendszer kidolgozsval kln szervezet
ltja el.
Az osztott (rszlegenknti) iratkezelst az olyan nagyobb szervezetekben rdemes kialaktani, ahol
a szervezetek kztt nincs vagy csekly a munkakapcsolat. Itt az iratok kezelse kln-kln szer-
vezeti egysgenknt trtnik. Elnye, hogy knnyen, gyorsan elrhetv vlnak az iratok.
A vegyes rendszer iratkezelsi forma rszben kzpontostott, rszben osztott, teht az eddig is-
mertetett kt iratkezelsi rendszert kombinlt formban alkalmazza. Ebben az esetben az rkeztets,
s az iratok postzsa kzpontilag, mg az iratkezels tbbi lpse kln-kln szervezeti egys-
gekben trtnik. Elnye, hogy a szksges iratot az gyintz brmikor elveheti, s nem kell az
irattrba jrnia, idejt ott keresglssel tltenie.
8
Az gyiratkezels folyamatbrja
rkeztets
Postabonts
van
Van-e elzmny? Elzmnyt kikeresni
nincs
Mutatzs
Szignls
igen
Kell-e iktatni? Iktats
nem
Kln szablyozs sze- Tovbbts az gyint-
rint zkhz
Eladi v
igen
Az gy elintzhet? Tervezetkszts
nem
Hatrid-nyilvntarts Kiadmnyozs
Postzs
Kzi irattr
Archv irattr
Selejtezs
9
Az gyiratkezels szakaszai 2
Az gyiratkezels technolgija szerint megklnbztetnk:

- kzi (manulis)
- szmtgpes technolgit.
Az gyiratkezels 3 szakaszbl ll s a kvetkezket foglalja magban:
I. szakasz: Nyilvntartsba vtel
1. Az gyirat rkeztetse
2. Postabonts
3. Mutatzs
4. Elzmny kikeresse
5. Szignls
6. Iktats
7. Az gyiratok tovbbtsa
II. szakasz: gyiratkezels az gyintzs folyamatban
1. Elad v megnyitsa
2. Hatrid-nyilvntarts
3. Tervezetkszts
4. Kiadmnyozs
5. Postzs
III. szakasz: gyintzs lezrsa utni iratkezels
1. Irattrozs: kzi irattr, utna archv irattr

2. Selejtezs
A kvetkezkben a hrom szakasz valamennyi folyamatlpst rszletezzk.
2
http://sdt.sulinet.hu
10
I. Nyilvntartsba vtel
1. Az gyirat rkeztetse
rkeztets: Az rsbeli gyvitelnek az iktatst megelz fzisa, amelynek sorn rgztik a bead-
vny berkezsnek keltt, elektronikus irat berkezse esetn kitltik az rkeztet kpernyrovato-
kat. Alkalmazsa csak osztott iratkezelsben indokolt.
Az iratkezelsi szablyzat hatrozza meg az adott szervhez rkezett irat tvtelre val jogosults-
got s az tvtellel kapcsolatos teendket.
Az gyirat rkezhet llampolgrtl (pl. beadvny), ms jogi szemlytl (pl. megkeress, leirat), s
keletkezhet hivatalbl (pl. szablysrtsi gy).
A kldemnyek rendszerint postn rkeznek, vagy hivatali kzbests tjn, futrszolglattal, de az
llampolgr beadvnyt szemlyesen is benyjthatja. Legjabban informatikai-telekommunikcis
eszkzn keresztl is rkezhet irat.
A kldemny tvtelre jogosult: a cmzett, a vezet vagy az ltaluk felhatalmazott szemly. Ha a
szerv postafikot brel, gondoskodik arrl, hogy az rkez kldemnyeket ha szksges, tbb
alkalommal is biztonsgos krlmnyek kztt, zrt tskban elhozzk.
A kldemnyeket a hivatalos rk alatt a kzponti kezel iroda, vagy az iratokat kln kezel szer-
vezeti egysgek megbzott dolgozja veszi t. Az tvtelt mindig igazolni kell vagy tvteli
elismervnnyel, vagy a msodpldny alrsval, vagy a kzbestknyv alrsval, leblyegzs-
vel.
Az gyiratot elszr is rkeztetjk. Az rkeztets mg nem iktats. Clja a nyilvntarts. Valam-

ennyi iratot a berkezs napjn kell nyilvntartsba venni.
Az rkeztets kt rszbl ll:
a) a bortkra blyegzik az rkeztet-blyegzt;
b) kitltik az rkeztetknyv rovatait, amelyek a kvetkezk:
dtum
a berkezett irat eredeti iktatszma
a kld szerv vagy fl neve
az irat trgya
az gyintz szervezeti egysg neve
a mellkletek szma
az rkezs mdja
az rkeztetst vgz szemly azonost jele.
Tanirodai feladat:
1. Tltse ki az rkeztetknyv rovatait s ez alapjn:
2. Tltse ki az rkeztetblyegz rovatait is!
11
2. Postabonts
A berkezett kldemnyek felbontsnak rendjt a szerv gyrendje hatrozza meg.
Kzponti iratkezelskor minden iratot egy kzponti iktatirodban bontanak, a szerv vezetje a
postabonts jogt truhzhatja a kzponti iktatiroda vezetjre. A szerv vezetje meghatrozhatja
azon gyek krt, amelyek bontsi jogt tovbbra is fenntartja.
Az osztott (rszlegenknti) iratkezels esetn a postzbl osztjk szt a kldemnyeket az egyes
bels szervezeti egysgek kztt, de maga a postabonts mr a szervezeti egysgnl (vagyis az ikta-
ts helysznn) trtnik.
A vegyes rendszer iratkezelsi forma rszben kzpontostott, rszben osztott, teht ebben az
esetben az rkeztets, az iratok postzsa kzpontilag, mg a postabonts, iktats, iratkszts kln-
kln szervezeti egysgekben trtnik.
A postai kldemnyeket felbontskor ellenrizni kell: meg kell vizsglni, hogy a jelzett mellkletek
megrkeztek-e. Srlt kldemny tvtele esetn a srls tnyt az tvteli okmnyon jellni kell,
s soron kvl ellenrizni a kldemny tartalmnak megltt. A hinyz iratokrl vagy mellkletek-
rl a kld szervet, szemlyt jegyzknyv felvtelvel rtesteni kell. A bortkra is r kell rni,
hogy Srlten rkezett vagy Felbontva rkezett. Ha a felbonts alkalmval kiderl, hogy a kl-
demny pnzt vagy egyb rtket tartalmaz, a felbont az sszeget, illetleg a kldemny rtkt
kteles az iratokon feltntetni, s a pnzt, illetkblyeget s egyb rtket elismervny ellenben
a pnzkezelssel megbzott dolgoznak tadni. Ezt is r kell vezetni a bortkra. Az illetkblyeget,
a postablyeget s a vlaszdjszelvnyt az iratokhoz csatolni kell. Ilyen esetekben a bortkot vgr-
vnyesen az gyirathoz kell csatolni, hogy a ksbbiekben elfordul brmilyen reklamci esetn
bizonytkul szolglhasson. A kldemnyt ilyen esetekben be kell mutatni az iratkezelsrt felels,
vezet lls szemlynek. A kldemnyek bortkait az iratokhoz kell csatolni, de azok kzl az
gy befejezst kveten csak azt kell megrizni, amely fontos kezelsi, gyintzi feljegyzst
tartalmaz. Ha a bortknak elrelthatlag bizonyt ereje lehet (pl. hatrids fellebbezs), vagy a
bekld neve s cme csak a bortkrl llapthat meg, akkor azt az irat mellett meg kell rizni.
Felbonts nlkl a cmzetthez kell tovbbtani:

- azokat a kldemnyeket, amelyek felbontsnak jogt a vezet fenntartotta magnak;
- a nvre szl magnkldemnyeket (ltalban gy szoktk megklnbztetni a nvre szl
hivatalos leveleket a magnlevelektl, hogy a magnlevlnl elbb rjk a cmzett, azutn az
intzmny nevt, a hivatalos levlnl pedig fordtva);
- a helyi prt- s trsadalmi szervezeteknek cmzett kldemnyeket;
- a munkagyi dntbizottsghoz rkezett beadvnyokat;
- a Szolglati hasznlatra jelzssel s a TK (titkos gyiratkezelsi) szmmal rkezett kl-
demnyeket, mert azok kezelse kln szablyok szerint trtnik.
A vezetnek rkezett hivatalos kldemnyeket annak tvolltben helyettese, vagy a megbzott

szemly bonthatja fel, tekintettel arra, hogy minden kldemnyt mg rkezse napjn nyilvntarts-
ba kell venni.
Tanirodai feladat:
1. Keressen pldkat az interneten a postabonts segdeszkzeire, pl. levlnyit!
12
3. Mutatzs
A trgysz alapjn az iratot bevezetik a trgymutatknyvbe, amely abc-sorrendben tartalmazza az

egyes iratok trgyszavait. A trgymutat egyetlen clja, hogy nyilvntartsbl megllapthassuk,
hogy kezdiratrl vagy utiratrl van-e sz. A trgysz mellett az irat iktatszmt is fel kell tn-
tetni. Felmerl a krds, hogy mirt nem az iktatknyvben keressk az elzmnyt? Mert ott csak a
sorszm alapjn lehet a nyilvntartott tteleket visszakeresni.
A szmtgpes iktats automatikusan oldja meg e feladatot. A szmtgpes program tbb szem-
pont szerint, tveds nlkl keresi ki az esetleges elzmnyt, ezrt kln trgymutatra nincs szk-
sg.
Trgymutatknyv
13
4. Elzmny kikeresse
Az elzmny ltt a trgynyilvntartsbl lehet megllaptani. Az adott gy els iratdarabjt kezd-

iratnak, minden tovbbi iratot utiratnak neveznk. Ha az irat kezdirat, akkor szignlni kell, ha
utirat, ki kell keresni az elzmnyt az irattrbl vagy a hatrids nyilvntartsbl, s az iratokat
ssze kell szerelni. Az egyazon gyhz tartoz iratdarabokat egy helyen (azaz egy sorszmon) ke-
zeljk.
A kezdiratot az iktatknyvben a kvetkez szabad sorszmra iktatjuk. Az utiratot az elzmny

sorszmnak alszmra kell bejegyezni. Pl. ha a kezdirat iktatszma: 14/2011., akkor az utirat
iktatszma: 14-1/2011.
A kzigazgatsi gyakorlat ltalban 8 alszmot rendel egy sorszmhoz. Ha nyolcnl tbb utirat
keletkezik, j sorszmot nyitnak az iratnak. A rgi sorszm Kezelsi feljegyzsek rovatba be-
jegyzik az j sorszmot, ahol az irat ezentl megtallhat. Termszetesen az j sorszmon is jellik,
hogy melyik elz sorszm iratait csatoltk az irathoz. A gyakorlati tapasztalatok azt mutatjk,
hogy az gyek egy rsze nyolcnl tbb fordulattal intzdik el. A gyakori sorszmvltozs sok hi-
balehetsget rejt magban. A szmtgpes gyiratkezels ezt a problmt megoldotta, minden
sorszmhoz 99 alszmot rendeltek, gy az gyek egy sorszmon elintzhetk.
Vannak olyan gycsoportok, melyek rendszerint egy intzkedssel lezrulnak, ilyen esetekben
alszmok hasznlatra nincs szksg, akr tbb szz irat is nyilvntarthat egy sorszmon. Az ilyen
sorszmot gyjtszmnak nevezzk. A gyjtszmok krt az iktatsi vet megelzen a fel-
gyeletet gyakorl vezetnek kell kijellnie.
5. Szignls
A szignl sznak a sztr hrom jelentst adja meg: 1. jelt ad; 2. kzjeggyel ellt; 3. valakire szig-
nl, vagyis az gyirat elintzsre valakit kijell.
A szignls az gyviteli munkban munkaszervezsi funkcit jelent, a munkamegoszts mdjnak

meghatrozsra szolgl.
Ha az irat kezdirat, szignlni kell. A szignls a vezet feladata, amelynek sorn egyrszt kijelli
azt az eladt, aki az gyet intzi, msrszt az gy tartalmt legjobban kifejez trgysz alhzs-
val segti az gyiratkezel trgymeghatroz munkjt. Ugyancsak a szignls sorn lehet utastst
adni az gyintznek az elintzs mdjra vonatkozlag. A szignls jogt a vezet truhzhatja a
kzponti iktatiroda vezetjre.
14
6. Iktats
Az iktats: az iratnyilvntarts alapvet rsze, amelynek sorn a berkez iratot, illetve a keletke-
zett iratot iktatszmmal ltjk el, kitltik az iktatsi nyilvntartst (pl. iktatknyv).
A szervezet akr a hagyomnyos, akr a szmtgpes iktatst hasznlja, iktatknyvet kell hasz-
nlnia, amelynek tartalmaznia kell mindazokat az adatokat, amelyek az iratok azonostshoz, kve-
tshez, ellenrzshez, visszakeresshez szksgesek.
Az iktatknyv: az iktatsi nyilvntarts adatbzisnak venknt hitelestett, folyamatos sorszm

oldalakkal elltott nyomtatvnya, knyve vagy elektronikus listja, adatbzisa.
Az iktatsra minden naptri vben jonnan megnyitott, elsorszmozott, hitelestett iktatknyvet

kell hasznlni. A hitelests az iktatknyv fedlapjnak bels oldaln trtnik, ahol fel kell tntetni
a vllalat nevt (osztott ill. vegyes iratkezels esetn a szervezeti egysg nevt is), a dtumot, al-
rst, cgblyegzt. Minden v vgn az iktatknyvet vzszintes s tls vonallal (Z) le kell zrni,
rgztve az utolsknt hasznlt sorszmot s a lezrs idpontjt. A lezrst is alrssal, pecsttel
kell hitelesteni. Elektronikus iktatknyv esetben v vgn ki kell nyomtatni. Az iktatknyv hite-
lestst vagy a vllalat vezetje, vagy az ltala felhatalmazott szemly vgzi.
Az iktatknyv adatai:
- az irat iktatszma,
- az iktats idpontja,
- honnan rkezett az irat (kld neve, cme),
- a berkezett irat sajt (iktat)szma (ez lesz a vlaszban a hivatkozsi szm),
- az irat trgya,
- az gyintz neve,
- a mellkletek szma,
- a kezelsre vonatkoz feljegyzsek,
- a vlasz elkldsnek kelte,
- az irattri elhelyezsre vonatkoz adatok.
Az iktats az gyiratkezels legfontosabb rsze, amelynek segtsgvel figyelemmel lehet ksrni az

irat mozgst, biztostani fellelhetsgt. A kldemnyeket s a hivatalbl kezdemnyezett iratokat
az rkezs napjn iktatni kell. Msnapra csak abban az esetben lehet hagyni az iktatst, ha a kezel
kzvetlenl munkaid vgn veszi t a kldemnyt. Ez all kivtelek a brsgi s dntbizottsgi
iratok, ahol a tnyleges tvtel napja meghatroz.
Tves iktats esetn az iktatknyvi bejegyzst egyrtelmen, tintval tett thzssal trlni kell,
gy, hogy az eredeti bejegyzs is olvashat maradjon, majd ezt kveten a javtst vgz szemly
tevkenysgt a Kezelsi feljegyzsek rovatban kzjegyvel s a javts idpontjnak feltntet-
svel hitelesti.
Elfordul, hogy kln iktatknyvet hasznlnak a berkez s a kimen iratok iktatsra. Az egy
knyvben val iktats gyviteli szempontbl azrt elnysebb, mert jobban tlthat valamennyi
irat elintzsnek gymenete, jobban biztostja az iratok megrzsnek ellenrzst, valamint k-
vethetbb teszi az egymshoz tartoz iratok egyttmaradst.
15
Nem kell iktatni (de jogszablyban meghatrozott esetekben nyilvn kell tartani):
- a nem hivatalos rendezvnyre szl meghvkat,
- a visszarkezett trtivevnyeket,
- hivatalos folyiratokat, szaklapokat,
- a rendszeresen rkez, csak tjkoztat jelleg statisztikkat, jegyzknyveket (ezt az
gyrend hatrozza meg),
- szmlkat, bizonylatokat, pnzgyi okmnyokat.
Iktatni kell viszont a telexen, faxon, e-mail-ben rkezett leveleket, s jelentsgknek megfelelen
az gyintz lejegyzse alapjn a telefonon kldtt rtestseket is.
A hagyomnyos (kzi) iratkezelsi szervezetek esetben az rkeztets s iktats egybeeshet

(lsd kzponti) vagy rszben (l. vegyes), illetve egszben (l. osztott) sztvlhatnak.
A berkez iratok iktatsakor az iktatblyegz lenyomatt az iraton el kell helyezni, s a lenyomat
rovatait ki kell tlteni.
Az iktatblyegz lenyomata tartalmazza:
- a szerv nevt, szkhelyt,
- az iktats vnek, hnapjnak, napjnak a szmt,
- az iktatknyv sorszmnak (alszmnak) szmt,
- az gyintz nevnek feltntetsre szolgl rovatokat,
- a mellkletek szmt.
Vegyes iratkezels esetn hasznlt iktatsi blyegz rovatai:
A cg megnevezse
Az rkezs dtuma:
Az rkeztetknyv szma:
Kapja szerv, egysg:
A szervezeti egysg iktatszma: Irattri ttelszm:
gyintz: Mellklet:
Tanirodai feladat:
1. Hasonltsa ssze a sorszmos s az alszmos iktatknyvet!
16
Rendszerezsi szempontok
Az iktats, irattrozs trtnhet:

idrend,
trgy,
fldrajzi fekvs,
szakmai mdszer szerinti rendszerben.
Idrendi rendezs
Az idrend az iratkezels egyik legegyszerbb mdszere. Az iratokat berkezsk vagy ke-
letkezsk (killtsuk, keltezsk) szerinti idrendben nyilvntartsba vesszk (iktatjuk) s
megrizzk. Az idrendi rendezs azonban nmagban nem lenne elegend egy-egy irat
gyors visszakeressre, ezrt ms rendszerez elv mellett kiegszt megoldsknt alkal-
mazzuk.
Trgy szerinti rendszerezs

A trgy szerinti rendszerezst alfabetikus rendszerezsnek is nevezik. Az iratokat a bennk foglalt
informci alapjn osztlyozzuk, illetleg rizzk meg, vagyis az irat trgynak kezdbetje szerint
iktatjuk (pldul: M megrendelsek, R reklamcik stb.).
Fldrajzi hely szerinti rendszerezs

A fldrajzi szempontbl is tg gyflkrrel rendelkez vllalatok, szervek tudjk jl hasznostani
ezt a terleti irattrozsi mdszert, amelynek alkalmazsa sorn a kld vagy a cmzett szkhelye
szerint rendszerezzk az iratokat (orszg, orszgrsz, vros szerint). Ezen bell clszer abc sor-
rendben s idrendben iktatni. A fentiekbl is ltszik, hogy a hrom rendszerezsi eljrst kombi-
nlhatjuk is. A legtbb helyen az idrendi s a trgy szerint iktatst egytt alkalmazzk. Pl.:
R-15/2002. = A reklaml levelek kzl a tizentdik.
NS-235/2002. = Nevelsi segly 235. levele.
Az osztott s vegyes iratkezelsnl meg kell hatrozni, hogy a klnbz iktatsi egysgek iratait
hogyan klnbztetik meg egymstl. Ez hromflekppen trtnhet: szmkerettel, betjellel,
jelzszmmal.
A szmkeret alkalmazsa annyit jelent, hogy v elejn minden iktatsi egysg szmra bizonyos
szm-mennyisget jellnek ki, s az iktatst e szmkeret els szmval kell megkezdeni. Ha az egy-
sg szmra biztostott keret v vge eltt elfogyna, akkor ms szervezeti egysgeknek mg ki nem
osztott szmokbl kell ptkeretet kijellni.
Pldul egy megyei nkormnyzat szmkeretei:
1 - 1000 Igazgatsi osztly
1001 2000 Pnzgyi osztly
2001 3000 ptsi osztly
3001 4000 Szocilis osztly
4001 5000 Munkagyi osztly
Ha a szocilis osztly szmkerete betelt, ptszmkeretet a ki nem osztott szmokbl kaphat: 5001-
tl.
A szmkeretet a kzigazgatsban vagy ms nagy forgalm szervnl rdemes alkalmazni,
ahol a vrhat iratmennyisg tbbves gyakorlat szerint felmrhet.
17
Msik megolds az, hogy a szervezeti egysgek azonos szm iratait betjelek alapjn lehet
megklnbztetni egymstl. Az abc sszes betjt figyelembe vve 24 nll egysg k-
ln jelzsre van gy lehetsg.
Pldul egy kereskedelmi vllalat betjelei:
A Igazgatsi s Jogi osztly
B Munkagyi osztly
C Mszaki osztly
D Pnzgyi osztly
Ebben az esetben az iktats valamennyi szervezeti egysgnl 1-gyel kezddik, s az iktatszm a

betjelet is magban foglalja: 1B /200.. vagy 1/B/200.. vagy:1 B/200.. vagy B 1/200..
Betjeleket akkor rdemes alkalmazni, ha a szervezeti egysgek szma lland s nem tl magas,
viszont a vrhat gyiratforgalom elre nem tervezhet.
A harmadik megoldst, a jelzszmok hasznlatt akkor lehet javasolni, ha a szervezeti egysgek

tbbszrsen al-flrendeltsgi viszonyban llnak egymssal, esetleges tszervezs (pl. ideiglenes
telephelyek megszntetse) elfordulhat, s az gyiratok szma sem hatrozhat meg. E mdszerrel
ugyanis az iktathelyek szma tetszs szerint bvthet, s az iktatszmok mennyisge sem korl-
tozott.
Pldul egy vllalat jelzszmai:

1. Vezrigazgati Titkrsg
1.l. Szemlyzeti fosztly
1.2. Munkagyi osztly
1.3. Ellenrzsi osztly
2. Mszaki Igazgatsg
2.1. Termelsi osztly
2.1. Kutat s Fejleszt Intzet
3. Gazdasgi Igazgatsg
3.1. Anyaggazdlkodsi osztly
3.2. rtkestsi osztly
Alszmos iktatknyv
18
Szmtgpes iktatsi sajtossgok
A szmtgpes iktatsnl ugyanazokat a kvetelmnyeket kell teljesteni, mint a hagyomnyos

iktatsnl. Szmtgpes rkeztets s iktats esetn is szerepelni kell az iratokon mindazon kezel-
si feljegyzseknek, melyek a hagyomnyos iratkezelsben szksgesek. A szmtgpes nyilvntar-
ts nem helyettesti azokat az tadknyveket (postaknyvek, kzbestknyvek) sem, melyekben
az tads-tvtel tnyt a sajt kez alrs bizonytja.
Szmtgpes iktatsnl az iktatsi nyilvntarts (iktatknyv s eladi v) azonos adattartalm,

mivel egy llomnybl kerl megjelentsre, gyenknt szinte automatikusan nyomtathat kell
hogy legyen. v vgn az iktatknyvet ki kell nyomtatni! A felvitt iktatsi adatbzist a vonatko-
z adatvdelmi szablyok betartsval hozzfrhetv kell tenni mindaddig, mg az gyintzshez
szksges. A bevitt adatokat, a levltr ignynek megfelelen v vgn tarts mdon ki kell ratni,
s az gy kszlt iktatknyv, nv- s trgymutatval, hitelestve a trgyv irataihoz csatoland.
A szmtgpes rendszerbe vitt rkeztetsi s iktatsi adatokat, utlagos mdostsnak tnyt a

jogosultsggal rendelkez gyintz azonostjval s a javts idejnek megjellsvel naplzni
kell, ugyanitt rgztsre kerl a mdosts eltti szvegrsz is.
A nem papr alap, elektronikus adathordozn rkezett iratok (pl. magnetofonszalag, hajlkony le-
mez, CD-ROM stb.) mell ksrlapot kell csatolni, s ezeket egytt kell kezelni. A ksrlapon fel
kell tntetni az adathordoz iktatszmt, az adathordoz tartalmi paramtereit, a felvtelek trgyt,
a kszt s a nyilvntartsba vev alrst. Az iktatszmt magra az adathordozra (tokjra)
maradand mdon ugyancsak r kell vezetni. Egy elektronikus adathordozn szigoran egy tm-
hoz tartoz iratok adhatk t. Amennyiben ez nem teljesl, a kldemnyt vissza kell utastani.
Tanirodai feladat:
1. Iktassa a megfelel helyre a tanrtl kapott iratokat!
2. Mondja el a tanirodban hasznlt iktatrendszer fbb jellemzit!
3. Keressen iktatprogram-demkat az interneten!
4. Ismerje meg a tanirodban hasznlt iktatprogram kezelst!
19
7. Az gyiratok tovbbtsa
A nyilvntartsba vtel utn az gyiratot az gyintzhz tovbbtjk. Az gyirat mozgatst min-

dig bizonylatolni kell. Ha az gyiratot kzbest tovbbtja, akkor a kzbestknyvbe s utna az
eladi munkanaplba, ha az iktats osztottan trtnik, csak az eladi munkanaplba kell bevezet-
ni. (Az eladi munkanapl az egy gyintz ltal intzett iratok nyilvntartsra szolgl.) A kzbe-
stknyv egy gazdlkod szervezeten vagy intzmnyen belli gyiratforgalom segdeszkze.
Hasznlata akkor indokolt, ha a vllalat egyes egysgei klnbz fldrajzi pontokon tallhatk, de
a postabonts kzpontilag trtnik (osztott gyiratkezelsi rendszer).
Eladi munkanapl
Ha a szerv szmtgpes iratkezelst alkalmaz, a papron lev iratok intzmnyen belli tovbbt-
sakor a kzbestknyv helyett tadjegyzket kell hasznlni, melyet az tadsra kerl iratokrl
(intzmny szervezeti egysg gyintz rendezettsgben) kt pldnyban kell kinyomtatni, mi-
vel az egyiken az tvev az tvtelt igazolja, mg a msodik pldnyt megtartja.
Ha az irat elektronikus adathordozra kerlt, vagy azon kszlt, akkor az tad/tvev jegyzk is
csak a kpernyn jelenik meg az zenetek kztt. Az tvev itt regisztrlja az tvtelt az zenet
felbontsval. Az gyintzre val szignls esetn az errl szl tadsi zenet s a hozzf-
rsi kulcs automatikusan megjelenik az gyintznl.
A szervezeten belli irattovbbts nincs idhz ktve, teht folyamatosan trtnik, de ratlan sza-
bly, hogy a szervezeti egysgeknek gy kell az iratokat tovbbtaniuk, hogy azzal a msik egysget
ne htrltassk munkjban.
Az gyintzk ltalban sem hatrids, sem vglegesen elintzett iratot nem tarthatnak maguknl.
Ha egy iratot ki kell vennik az irattrbl, akkor arrl gyiratptl lapot kell kszteni.
Az gyiratptl lap a kvetkez adatokat tartalmazza:

- az tvett gyirat szma,
- az tvett gyirat trgya,
- az tvev gyintz neve s beosztsa,
- az tvtel hnapja, napja,
- a visszaadsra megjellt hatrid.
Az alrt gyiratptl lapot az irattrban az gyirat helyre kell tenni. Ugyanez vonatkozik a szm-
viteli, pnzgyi s szemlygyi bizonylatok, gyiratok kiadsra is.
Az gyiratot 15 nap leteltvel nem adjk vissza, azt srgetni kell. Ha ennek ellenre 30 napon bell
sem kldik vissza az irattrba, akkor ezt a szerv vagy egysg vezetjnek be kell jelenteni. Az irat-
trban elhelyezett iratokrl hiteles msolat ksztse s kiadsa csak az illetkes vezet engedly-
vel trtnhet.
20
II. gyiratkezels az gyintzs folyamatban
1. Eladi v megnyitsa
Az eladi v ketts rendeltets: egyrszt a bort az irat fizikai vdelmt szolglja, msrszt az
gyiratkezels szempontjbl fontos informcikat tartalmaz. Megismtli az gyirat legfontosabb
iktatsi adatait (sorszm, rkezsi idpont, gyintz neve, hatrid), amelyek a munkafolyamat
klnbz szakaszban alkalmasak az irat azonostsra. Ezen kvl az gyintz klnbz
gyiratkezelsi, gyviteli utastsokat adhat a folyamatban rszt vevknek, gy tbbek kztt a le-
rnak, a postznak, a pnzt kiutalnak stb.
Tanirodai feladat:
1. rtkelje a tanra ltal bemutatott eladi veket hasznlhatsg szempontjbl!
2. Mondja el, milyen adatokat lehet megtudni egy kitlttt eladi vrl!
2. Hatrid-nyilvntarts
Ha az adott gyet nem lehet lezrni, mert kzbens intzkedsre van szksg, akkor az irat hatr-
id-nyilvntartsba kerl.
Hatridt kell megjellni:

- ha a kldemny Srgs jelzssel rkezett,
- ha a kiadmnyoz vagy a szerv vezetje a szoksostl eltr id alatt kvnja az gyintzs be-
fejezst,
- ha az intzkedsre bizonyos idn bell ms szervektl vagy szervezeti egysgektl szksges a
vlaszokat megkapni,
- ha a tovbbi intzkedseket csak ksbb lehet megtenni.
A hatrid-nyilvntartst az alkalmazott technolgitl fggen alaktjk ki. Manulis technolgia

esetn az iratokat hatrids szekrnyben vagy irattartkban clszer trolni. A hatrids szekrny-
ben a hnap napjainak megfelel szm rekeszt kell kialaktani. A hatrid figyelemmel ksrse az
gyvitelt ellt szervezet vagy szemly ktelessge. A hatridt az iktatknyvben a hnap s a nap
megjellsvel, ceruzval kell feljegyezni. Amelyik hatrid mr nem aktulis, azt t kell hzni. A
lejrat napjn az iratot az gyintznek vissza kell adni tovbbi intzkeds cljbl. Irattrba helye-
zs eltt a hatridre vonatkoz valamennyi ceruzs bejegyzst ki kell radrozni az iktatknyvbl.
Szmtgpes technolgia esetn a hatrid figyelst a program automatikus vgzi, de az iratok
lejrati nap szerinti trolst ekkor is clszer hatrids szekrnyben kialaktani. Fontos szably,
hogy ha az gyintz az irattal nem dolgozik, annak vagy az irattrban vagy a hatrid-
nyilvntartsban kell lennie.
Tanirodai feladat:
1. Keressen kpeket az interneten a hatrid-nyilvntart szekrnyre!
2. Gyjtse ssze, milyen mdjai vannak mg az iratok hatridejnek nyilvntartsra!
21
3. Tervezetkszts
A szignls sorn kijellt gyintz elkszti az adott gyre vonatkoz dntsi javaslatt. Ez a fo-
galmazvny az eladi tervezet. Ha a javaslatot a kiadmnyoz jvhagyja, a tervezet a hivatal vg-
leges dntsv vlik.
4. Kiadmnyozs
A kiadmnyozs olyan formai szablyok sszessge, amelyek azt igazoljk, hogy az irat a jogsza-
bly ltal feljogostott hivatalos szervtl szrmazik s annak rvnyes dntst tartalmazza.
Ha az gy lezrhat, s az eladi tervezetet a kiadmnyoz jvhagyja, akkor ltrehozzk a dn-

tst tartalmaz iratot, melyet kiadvnynak neveznk.
A kiadvnynak tartalmaznia kell:

- az llamigazgatsi szerv nevt, cmt, telefon, telex vagy fax szmt,
- a kiadvny keltt,
- az gyintz nevt,
- az gyirat trgyt,
- az rvnyes dntst, hatrozatot,
- a kiadmnyoz nevt,
- a mellkletek szmt,
- kik kapnak mg a hatrozatbl.
A kiadmnyozsra jogosult vezetk szemlyt a vllalat vagy intzmny gyrendje (Szervezeti s

Mkdsi Szablyzata) hatrozza meg.
Kiadmnyoz: a szerv, szervezet vezetje ltal kiadmnyozsi joggal felhatalmazott szemly, aki-
nek kiadmnyozsi hatskrbe tartozik a kiadvny alrsa.
Az alrsra jogosult szemly a tervezetet alrja, s ezzel a dntst vglegesti.
A kiadmnyozs ktflekppen trtnhet:
1. Eredeti (kzi) alrssal

2. A kiadmnyoz nevnek az iratra gpelsvel, ami mell odagpelik az s. k. (sajt kezvel)
jelzst.
Ez utbbi esetben az gyvitelt ellt dolgoz A kiadvny hiteles szveggel, sajt alrsval s
hivatali pecstjvel igazolja, hogy a msolatban kszlt kiadvny az eredetivel mindenben meg-
egyezik, s azt is igazolja, hogy az eredeti okiratot az arra jogosult sajt alrsval kiadmnyozta,
azaz a msolattal kiadmnyozott (s. k.) iratnl is mindig kell lennie olyan eredetinek, amelyet a ki-
admnyoz sajt kezleg rt al.
(Nyomdai sokszorosts esetn elegend a kiadmnyoz neve mellet az s. k. jelzs, illetve a ki-
admnyoz alakh alrs-mintja s/vagy a kiadmnyoz szerv blyegzlenyomata.)
Digitlis hitelests: az elektronikusan ellltott, a szervezetek kztt elektronikusan tovbbtott

iratok hitelestsre elektronikus alrst s idblyegzt, jogszablyban kijellt szervezet ltal ke-
22
zelt nyilvnos s titkos kulcsot kell alkalmazni. Az elektronikus irattal, valamint az elektronikus irat
hitelessgt biztost eszkzkkel kapcsolatos rszletes jogi szablyzs folyamatban van.
A kiadmnyozsnak klnsen a felelssg megllaptsnl van dnt jelentsge.

A kiadvny jogszersgrt a tervezetet kszt gyintz is felels.
Tanirodai feladat:
1. A bemutatott gyiratok alapjn mondja el a kiadmnyozs szablyait!
5. Postzs
A postzand iratot ellenrizni kell, hogy megfelel-e a tartalmi s formai elrsoknak.
Ellenrizni kell a cmzs, a keltezs, az iktatszm helyessgt.

Az alrsokat, vagyis, hogy egyltaln van-e rajta alrs, ha van, akkor az arra illetkes szemly
rta-e al, szerepel-e rajta az gyintz neve, alrsa vagy kzjegye, pecstlenyomata.
Ellenrizni kell, hogy valamennyi mellkletet csatoltk-e az gyirathoz.
A postai utastsnak s a kzbestsi utastsnak megfelel jelzsekkel kell elltni a levelet, a

bortkot. Postai utasts lehet: elsbbsgi, ajnlott, trtivevnyes. Kzbestsi utasts lehet pl-
dul: sajt kezbe. Ezeket a bortkra is r kell vezetni, illetve a postaknyvben is jelezni kell.
Gondoskodni kell a levelek brmentestsrl is. Ez blyeg felragasztsval vagy brmentest gp

hasznlatval trtnik. Ha a postzand kldemny csomag vagy utalvny, gondoskodni kell a meg-
felel ksr nyomtatvny kitltsrl.
Elfordulhat, hogy az iratot szemlyesen adjk t. Ilyenkor elegend, ha az tvtelt a kiadvny irat-
tri pldnyn igazoljk.
Postzssal kapcsolatos gpi berendezsek
Egyes munkahelyeken olyan nagy a naponta kimen levelek szma, hogy csupn azok hajtogatsa,
bortkba helyezse, a bortkok lezrsa illetve az rkez levelek nyitsa szmottev munkt ig-
nyel.
A levlhajtogat gpek kzi s elektromos mkdtetsek lehetnek. Az egyszerbb berendezsek

csak egy hajtst tudnak elvgezni, a papr adagolsa, bortkba helyezse kzzel trtnik.
23
Bortkol gp alkalmazsa (a papr bortkba helyezse, bortkok lezrsa) csak nagy tmeg
levelek postzsa esetn clszer, mert ennek a gpnek az rnknti sebessge 3500-4000 db.
Brmentest gp csak a posta engedlyvel s ellenrzsvel hasznlhat. A gp a blyegrtket

kerettel nyomtatja a bortkra s mell ti a szoksos kr alak pecstet s a felads keltt. A gp
szmll-berendezssel rendelkezik, amely rtkenknt szmllja a blyegzseket, s sszegezi
ezeket. A gpekbe (a befizets sszegnek megfelelen) a postahivatal rtkhatrt llt be. Ha a
blyegzsek rtke ezt elri, a gp lezrdik. jabb befizetskor a postahivatal a gpet jra belltja.
A berkezett levelek bortkjai kzzel, egyszer vagy gpi levlnyitval bonthatk fel. Az egysze-
r levlnyit fbl vagy fmbl kszlt lap, amelynek egyik oldaln csuklsan mozgathat rugs
penge tallhat. A bortk leszortsa cljbl a ks oldalra manyag cskot erstettek fel. Ez al
kell helyezni a bortkot, amelynek szeglyt a lehajtott ks levgja. A gpi levlnyitban grgket
helyeznek el, a ks pedig krpenge. Az egyik oldaln a bortk beadsra, a msik oldaln a kivte-
lre szolgl nyls tallhat. Az adagolst a gp vgzi. Korszerbb gpeken olyan beviteli szerke-
zet van, amely egyszerre tbb s klnbz nagysg bortkhoz is hasznlhat. 3
Mechanikus irattovbbt berendezsek
Nagyobb bankokban, takarkpnztrakban a bizonylatok tovbbtst szlltszalagos irattovbb-
t berendezsekkel vgzik. E berendezsek elektromotorral hajtott vgtelentett gumiszalaggal m-
kdnek, s a bizonylatokat iratcsatornkon keresztl tovbbtjk a kvetkez gyintzhz. Ktir-
ny szllts esetn a szalagokat egyms mellett, prhuzamosan helyezik el. Az iratcsszdk s az
iratfelvonk az gyiratokat a klnbz szintek kztt mozgatjk. Az utbbiak ltalnos formja a
krforg rendszer, amelyen az egyes emeletek bellthatk. Lgsrtvel mkd irattovbbt
berendezst, vagyis cspostt ott clszer alkalmazni, ahol sok a kzbestend irat, a munkahelyek
kztti kapcsolat rendszeres s az iratok tovbbtsa srgs.
Etikett-nyomtat
Alkalmazsa fknt olyan esetekben fontos, amikor a felek kztt rendszeresen ismtld kapcsolat
ll fenn.
3
http://ugyvitelpteigyfk.5mp.eu/web.php?a=ugyvitelpteigyfk&o=KPL3NQj8R8 (Pcsi Tudomnyegyetem)
24
Bortkfajtk
Nagybortk
Kzpbortk
Kisbortk
Ablakos bortk
Lgiposta bortk (22,8 cm x 11,4 cm)
Postai djak
Levl Sly Nem elsbbsgi Elsbbsgi

Szabvny 30 g-ig
Egyb 50 g-ig
100 g-ig
250 g-ig
500 g-ig
750 g-ig
2000 g-ig
Levelezlap, kpeslap
Postacsomag 20 kg-ig
Standard
Nem standard
Ignybe vehet szolgltatsok (alapdjon fell)
Szolgltats Djszabs
Ajnlott
Trtivevny
Sajt kzbe
E-rtests
rtknyilvnts
Tanirodai feladat:
1. Keresse meg a Magyar Posta honlapjt, s az ott tallt adatok alapjn tltse ki a fenti tbl-
zatokat!
2. Foglalja ssze, mit kell ellenrizni a kimen posta elksztsekor!
3. Mondja el, hnyfle postai blyegzt tesznek a bortkra, s ezekrl milyen adatok olvasha-
tk le!
4. Tltse ki a postaknyvet a feladand iratok adataival!
5. Cmezzen meg egy belfldre s egy klfldre kldend irat bortkjt!
25
Az rsmunkkhoz hasznlt paprok jellemzi, bortkfajtk
Az gyviteli munkk sorn az adatokat, informcikat ltalban adathordozn rgztik, amelyeket

az egyes munkafolyamatokban klnbz formkban alkalmaznak (pl. nyomtatvny, levl, nyilvn-
tartlapok, bizonylatok stb.). Ezrt szksges, hogy ismerjk a papr minsgt, formtumt megha-
troz, mreteire s vastagsgra vonatkoz legjellemzbb adatokat.
A paprok slyt 1 m2-re vonatkoztatva grammban fejezik ki. A grammsly (gramm/m2) egyben
kifejezi a papr vastagsgt is: minl nagyobb a grammsly, annl vastagabb a papr. A forgalomba
kerl paprok csomagolsn feltntetik a grammslyt is.
Minsgi szempontbl, vagyis alapanyag-tartalom szerint fatartalm, flfamentes s famentes pap-

rokat klnbztetnk meg.
Mindegyik csoporton bell az egyes paprfajtkat a felhasznls ignyeinek megfelelen simtatlan,

egy oldalon simtott s mindkt oldalon simtott kivitelben ksztik.
A fatartalm paprok fakszrletbl s paprhulladkbl llnak. Ezek gyviteli clra csak akkor
hasznlhatk, ha a bellk ksztett nyomtatvnyok s iratok nincsenek nagy ignybevtelnek kit-
ve, s nincs szksg hosszabb ideig tart trolsukra sem. Ilyen simtatlan kivitelben az jsgnyom
papr (slya 50-55 g/m2), a sokszorostshoz hasznlt n. szvpapr (slya 70 g/m2), simtott kivi-
telben az irodai papr (slya 65-70 g/m2), tovbb a regnynyom papr s a levelezlap-karton.
A flfamentes papr alapanyaga a cellulz s fakszrlet keverke. ltalban kt oldalon simtott

kivitel az ebbl kszlt fogalmazpapr (slya 70 g/m2) s az egy oldalon simtott flfamentes t-
tpapr (slya 35-55 g/m2). Az irodai papr is kszlhet flfamentes, egy vagy kt oldalon simtott
kivitelben (slya 65-70 g/m2).
A famentes papr anyaga tiszta cellulz vagy cellulz textilhulladkkal keverve. Mindkt oldalon
simtott kivitel a bankposta-papr (slya 70-80 g/m2), a knyvelsi naplpapr (slya 50-70 g/m2),
az rgppapr (slya 50-70 g/m2). E csoporthoz tartozik mg az n. biblianyom papr s a m-
nyom papr is. A flfamentes s a famentes paprokat fehren kvl sznes kivitelben is ksztik.
gyviteli felhasznls tekintetben a papr hajtogatott s a hajtogats helyn perforlt leporell

(vagyis folyamatos) vagy v formban kerl forgalomba.
Leporellt az elektronikus kzpgpeknl, valamint a szmtgpes sornyomtatknl alkalmaznak.

Szlessgi mretei igen szles skln mozognak. A rendelkezsre ll paprmretekbl llthatk
el a szksges nyomtatvnyok.
A nemzetkzi paprszabvny-mretek hrmas alapelven plnek fel:

- az alapmret a mterrendszerbl indul ki,
- az egyes alakok (formtumok) egyforma arnyak,
- az egyes formtumok kettzs vagy felezs tjn egymsbl llthatk el.
Az v formban forgalomba kerl paprok mrete az A s B sorozat szabvnyba sorolhat. Az A

sorozat legnagyobb mrete az A/0, amelynek terlete 1 m2, s az egyes mretek egymsbl a hosz-
szabbik oldal felezse tjn llthatk el. Az gyviteli munkban leggyakrabban az A mret soro-
zat nagysgait hasznljuk.
26
Az A sorozat papr mrete
A1
A3
A2
A5
A4
A/0 ngyszeres v ... 841 x 1189 mm

A/1 ktszeres v .. 594 x 841 mm
A/2 v .. 420 x 594 mm
A/3 flv .. 297 x 420 mm
A/4 negyedv ... 210 x 297 mm
A/ 5 nyolcadv . 148 x 210 mm
A/6 tizenhatodv .. 105 x 148 mm
A B sorozat szabvnypapr a nyomdaiparban hasznlatos, pldul knyvek, jegyzetek kszlnek

B/5-s formtumban. Alapmrete a B/0, ami 1000x1414 mm, s ugyancsak a hosszabb oldal felez-
svel kapjuk meg a kisebb mreteket.
A C sorozat szabvny a bortkok mreteit szablyozza, legismertebb s leghasznlatosabb a C/6
jelzs n. szabvnybortk, melynek mrete 114x162 mm.
A D szabvnysorozat a levlrendezk, mappk s a dosszik nemzetkzi mreteit szablyozza.
A papranyag kivlasztsnl a kvetkez szempontokat tancsos figyelembe venni:
Reprezentatv clokra ms minsg paprt kell vlasztani, mint az egyszer gyviteli clokra. Ms
paprminsget kell vlasztanunk a ceruzval, tintval, golystollal vagy rgppel vgzend mun-
kkhoz, hiszen a gyengbb minsg irodai papron tintval val kzrssal csak a paprlap egyik
oldalra lehet rni. A hosszabb hasznlatra sznt paproknl a jobb minsget kell vlasztani, az
egyszer feljegyzsekhez megfelel a gyengbb minsg papr is. Gondolni kell a sokszorosts
mdjra is, hiszen a klnfle sokszorostsi eljrsok egymstl eltr msolati paprt ignyelnek.
27
Blyegzhasznlat
A blyegzket ltalban az iratok (levelek, megrendelsek, szmlk stb.) hitelestsre hasznljk,

ppen ezrt a blyegzket szigoran bizalmas eszkzknt kell kezelni.
Blyegzt nemcsak kiadmnyozsnl hasznlunk. Blyegzre van szksgnk pldul szmlk ki-
lltshoz, a banki gyintzshez, adhatsgi nyomtatvnyok kitltshez s mg szmos ms
esetben.
Kztudott, hogy blyegzt szinte azonnal ksztenek, olyan tartalommal, amilyenre szksg van.
A blyegz a vllalkozs egyb mkdsi kltsgeihez kpest nem drga. Ezrt clszer tbbet
kszttetni belle, mgpedig klnbz tartalommal, mert bizonyos adatok feltntetse (adszm,
bankszmlaszm) pldul egy levlbortkon srtheti a felad rdekeit, st visszalsekre adhat
alkalmat, nha viszont nlklzhetetlenek ezek az adatok. Banki gyintzshez, szmlakilltshoz
s adhatsgi gyintzshez olyan blyegzt hasznljunk, amelyen a vllalkozs nevn, szkhe-
lyn kvl annak ad- s bankszmlaszma is szerepel.
A blyegzk fajti
Keletblyegz: naponta be kell lltani az aznapi dtumot. A dtumblyegzk specilis fajtjba

tartoznak azok, amelyek a dtumon kvl mg egy szt is tartalmaznak, mint pldul: fizetve, ajn-
lott, nyomtatvny, msolat, kiadva stb.
rkeztetsi v. rkeztet blyegz: nagyobb mret, tulajdonkppen egy keretben lv keltezsi b-

lyegz, amelyben egyb adatok is helyet kaptak, pl. az rkeztetknyv szma, gyintz, irattri
ttelszm stb.
Nvblyegzk: ezeket az alrsok egyszerstsre szoks hasznlni. Nv s beoszts szerepelhet

rajtuk. Hasznlhatjk pl. olyan esetben, amikor a szmlatmbben marad msolati pldnyokra az
alrs helyett ezeket pecstelik.
Szrazblyegz: egy specilis blyegz, amely dombor blyegzlenyomatot hagy a paprban.

A dombornyoms lehet sznes is. Meghatrozott azoknak az iratokban a kre, amelyeknek a hitele-
stsre ezeket hasznljk (pl. gyvdek az adsvteli iratok hitelestsre, ill. egyes bettszmla-
knyveket is ezzel hitelestenek).
Cgblyegzk: ezen bell kt tpust klntnk el:
Krblyegz: ebben llami szerveknl az orszg cmere, vrosi szerveknl a vros cmere helyezke-
dik el kzpen, krltte a cg neve, cme. Magnvllalatnl a cg emblmja lehet kzpen. Hasz-
nlatakor szably, hogy a krblyegznek rinteni kell az alrs els betjt.
Hosszblyegz: a cg nevt, cmt, telefon- s fax-szmt, esetleg adszmt foglalja magban.

Hasznlhat pl. szmlkon, rgebben bortkon felad helyett.
28
A blyegzk nyilvntartsa, trolsa
Nagyobb vllalkozsoknl gyakori, hogy bizonyos munkakrk blyegzhasznlatra is jogostanak.

Clszer olyan nyilvntartst vezetni, amely tartalmazza a blyegz szmt, rzsnek helyt s a
hasznlatra jogosult nevt. A blyegzk nyilvntartsa azonban akkor is szksges, ha azok hasz-
nlatra egyetlen szemly jogosult, azonban a vllalkozsnak tbbfajta lenyomata van. Ilyenkor
azokat pontos tartalmuk szerint kell bevezetni a nyilvntartsba.
Nagyobb cgek a cgblyegzket sorszmmal ltjk el. Az e blyegzk hasznlatra, illetve meg-
rendelsre jogosultak krt az iratkezelsi szablyzatban vagy a szervezeti s mkdsi szably-
zatban teszik kzz.
A nyilvntartsnak tartalmaznia kell:

- a blyegz lenyomatt,
- a legyrtott mennyisget,
- a szervezeti egysg rszrl a blyegzt tvev vagy visszaad szemly olvashat alrst,
- az tvtel s visszavtel idejt.
A blyegzket mindig zrt helyen tartsuk, hogy azokhoz illetktelen szemly ne frhessen hozz.
Az gyviteli rendben kijellik azt a szemlyt, aki a szervezet ltal hasznlatos blyegzket kezeli,
s annak szablyszer hasznlatrt, megrzsrt felelssget vllal.
A blyegzk elvesztse azonnali intzkedseket von maga utn. Gondoskodni kell a blyegz r-
vnytelentsrl, s rtesteni kell a partnereket is errl, akr levlben, akr jsgban (kzlnyk),
Interneten kzztett hirdetsben.
Tanirodai feladat:
1. Mondja el a tanrtl kapott iratokon tallhat blyegzk jellemzit, s azt, hogy milyen
adatok olvashatk le ezekrl!
29
III. gyintzs lezrsa utni iratkezels
1. Irattrazs
Az irattrazs feladata egyrszt az iratok biztonsgos megrzse, msrszt a gyors visszakereshet-

sg biztostsa. Az irattr elsdleges feladatt akkor tltheti be, ha az ott rztt anyag ttekinthet
s knnyen hozzfrhet.
A gyakorlat azt mutatja, hogy az iratokra kzvetlenl a keletkezsk utn van a leggyakrabban
szksg, de nhny v utn is tudnunk kell elkeresni egy esetleges j gylet elksztshez, meg-
alapozshoz.
Az iratok trolsa felhasznlsuk alapjn a kvetkez csoportostsban trtnik:

gyors elintzsre vr iratok,
elintzs alatt ll, de ritkn kzbe vett iratok,
elintzett s archivlt (irattrazott) gyiratok.
Lehetsges kln trolni azokat az iratokat, amelyek a mg foly gyek intzsekor szksgesek, s
kln azokat, amelyek mr elintzett gyekhez kapcsoldnak.
Az iratok felhasznlsnak biztostsa
Az iratok megrzsnek helye az irattr. (A trtneti szempontbl is becses iratokat a levltri

intzmnyek rzik.)
Az irattrban foly munka:

egyrszt passzv irattri tevkenysg: ez az iratanyag befogadst, trolst s megrzst
jelenti,
msrszt aktv tevkenysg: az arra jogosult rdekldknek gyorsan s pontosan a rendelke-
zsre bocstja a szksges iratot.
A gyakorlati tapasztalatok azt mutatjk, hogy a lezrt gyiratokra ltalban 2 ven bell van leg-
gyakrabban szksg.
Ezrt a leggyakrabban kt tpus irattrral tallkozhatunk:

kzi (operatv vagy tmeneti) irattr,
kzponti (archv) irattr.
Az elintzett iratot elszr a kzi irattrba helyezik, ahol ltalban 2 vig rzik. A kzi irattrat
ltalban az iktatirodban helyezik el, s az iktatk kezelik. Itt helyezik el azokat az iratokat, ame-
lyekre az gymenet sorn mg szksg lehet, s ezeket a lehet legrvidebb id alatt az gyintz
rendelkezsre kell bocstani. A szervezet iratkezelsi szablyzatban rgztik, hogy az iratok
mennyi ideig maradnak a kzi irattrban.
A 2 vnl rgebbi kelet iratokat az iktat- s segdknyvekkel (pl. trgymutatknyv) egytt kz-
ponti irattrba kell helyezni. Az tadsrl jegyzknyvet kell kszteni. Az iratokat tematikusan
(tmk szerint), s a klnbz selejtezsi idk szerint elklntve troljk.
30
A kzponti irattrban az iratokat addig kell rizni, ameddig a szervnek szksge lehet r. Ezt a jog-
szablyok alapjn a szervezet az irattri tervben rgzti.
Ha mgis ki kell venni innen gyiratot, akkor gyiratptl lapot kell kszteni, amely a kvetkez
adatokat tartalmazza: tvett gyirat szmt, trgyt, az tvev gyintz nevt s beosztst, az t-
vtel napjt, a visszaadsra megjellt hatridt.
Az archvum sz irattrat s levltrat jelent. Ebbl kvetkezik, hogy az archv iratkezels magban
foglalja:
- az iratok felhasznlsnak biztostst,
- biztonsgos rzst,
- selejtezst.
Az iratok biztonsgos rzse

A trolsra kivlasztott helyisg akkor felel meg cljnak, ha szraz, portl tisztn tarthat, vilgos,
levegje szellzethet, ha benne tz nem keletkezhet, a kls erszakos behatolsoktl vdett.
Az irattrak mrete, berendezse

Az irattrak bels mreteit gyakorlati s tzrendszeti szempontok korltozzk. Trfogatuk lehet-
leg ne haladja meg az 500 m3-t, alapterletk maximum 200 m2, magassguk 2,5 m legyen.
A berendezst gy kell kialaktani, hogy a kzleked utak szmra legalbb 1 m maradjon, az ll-
vnyok, szekrnyek mennyezettl s padltl val tvolsga minimum 10 cm legyen.
A hagyomnyos elrendezs irattraknl a polcok, szekrnyek magassga lehetleg ne haladja meg
a 2,2 mtert, 2,5 mternl magasabb polcok esetn clszer galrit pteni. A polcok szlessge
rje el a 40 cm, de lehetleg ne legyenek szlesebbek 50 cm-nl.
A modern irattrakban helykihasznls cljbl zrt rendszerr grdthet fmszekrnyeket s ll-
vnyokat is hasznlnak. Elnye, hogy a mozgatshoz egy folyosnyi hely hagysa szksges csak.
Kis forgalm irattrakban alkalmazhat, mivel egy-egy irat megkeresshez olykor egy egsz blok-
kot meg kell mozgatni. A korszer irattrszervezs msik vltozata a magasraktr elvn alapul. E
trolhely az adott csarnok teljes magassgt kitlt polcsorokbl ll, amelyeken az iratok klnle-
ges gyjtkben vannak. A kezelst nem ember vgzi, hanem egy, a szekrnyek brmelyike kzt
mozg, vzszintes s fggleges irnyban egyarnt hasznlhat elektromos lift. Ilyen raktr alkal-
mazhat az irattrakon kvl knyvtrakban, szmtkzpontokban is.
Vilgts
Lehetsg szerint legyen ablak az irattron, de az iratanyagot tz napnak kitenni nem szabad.
A mestersges vilgtsnak meg kell felelnie a tzbiztonsgi elrsoknak (pl. a neon ne legyen hi-
bs, a helyi megvilgts ne okozhasson tzet).
Hmrsklet s lgnedvessg
A hmrskletet s a lgnedvessget olyan szinten kell tartani, amely az iratok szmra megfelel, a
biolgiai krokozk szmra viszont kedveztlen. A paprra rt iratok trolshoz 18-20 Co s 35-
55% relatv pratartalom az elrs. Olyan helyisgben, ahol a relatv pratartalom a 70%-ot megha-
ladja, iratokat nem szabad elhelyezni. (Filmek, hangszalagok, mgnesszalagok rzshez klnle-
ges felttelek szksgesek.) Az irattrak lgnedvessg-rtkt thermohydrogrffal vagy elektromos
mszerekkel mrik, amely megmutatja, hogy az rtkek a normlis hatrok kztt vannak-e. Ha a
leveg pratartalma tl magas, akkor az anyag nedvesedik, ha tl alacsony, a kiszrads, tredezs
veszlye fenyegeti.
31
Az irattrak C tzveszlyessgi kategriba tartoznak, ezrt a helyisget csak nylt lng hasznla-
ta nlkl lehet fteni. Nagyobb irattraknl biztostani kell a vszkijratot, s a falakra a tzrend-
szeti hatsg ltal rendszeresen ellenrztt tzolt kszlket (poroltt) kell elhelyezni. Ha a he-
lyisgben senki sem tartzkodik, a helyisget ramtalantani kell.
Tzveszlyessgi osztlyok:
A Fokozottan tz- s robbansveszlyes

B Tz- s robbansveszlyes
C Tzveszlyes
D Mrskelten tzveszlyes
E Nem tzveszlyes
A C tzveszlyessgi osztlyba tartoznak a legfeljebb 300 C o gyulladsi hmrsklet szilrd

anyagok (papr, fa, egyes manyagok).
Szellztets
Az irattrakban helyenknt rezhet dohos levegt a szellztets hinya okozza. Az oxignhiny

az iratanyagra is kros, mert a papr mllkonny vlik.
A szellztets trtnhet az ablakok, ajtk nyitsval, ventilltorral, de legkorszerbb mdja a

klimatizls.
Az iratanyag krtevi
A krtevket biolgiailag hrom csoportra oszthatjuk:

Gerinces llatok: Legveszlyesebb az egr s a patkny. Krttelk csak gondatlansg kvetkezm-
nye lehet, mert a kzegszsggyi elrsok venknti rgcslirtst tesznek ktelezv.
Rovarok: A leggyakoribb krtevk: sz, mzeumbogr, lisztbogr, portet, knyvskorpi, cstny.
ltalban nem a kifejlett bogr puszttja az iratot, hanem a lrva. Klnsen a kttt iratanyagnl,
knyveknl gyakori a krttel, mert a ktshez hasznlt enyv s kemnyt alapanyag ragasztk
knnyen emszthet tpllkot jelentenek a lrvknak.
Gombk, baktriumok
A leggyakoribb krtevk az irattrakban a gombk rendjbe tartoz penszek. Mivel a leveg lta-
lban tartalmaz penszsprt, gy a fertzs veszlye mindig fennll.
Ma mr lteznek olyan berendezsek, amelyek segtsgvel nagytmeg irattri anyagot lehet fer-
ttlenteni (ezt a NTSZ vgzi, kaznokban etilnoxiddal).
32
Specilis irattrak
a) Mszaki dokumentcik, tervtrak
Az egyes ltestmnyek terveit meg kell rizni. Ezt megteszik a tulajdonosok, a beruhzk, de az
engedlyez hatsgok is. Ha a tervtrbl kivesznk egy tervdokumentcit, mert az pleten va-
lamit vltoztatunk, s azt a terven is rgzteni akarjuk, akkor az eredeti llapotrl meg kell rizni
egy pldnyt. A terveket lehet trolni: tekercsben, fektetve (kitertve) vagy fggesztve.
b) Mikrofilmek trolsa
A filmek trolsra ltalban kisebb alapterlet, teljesen szraz helyisg felel meg, amelynek abla-
kait el kell sttteni. Alagsori helyisgben mikrofilmet trolni tilos.
c) Magnetofonszalagok
Hasonl krlmnyek szksgesek, mint a mikrofilmek trolshoz, de kln gyelni kell arra,
hogy nagy teljestmny transzformtor vagy egyb elektromos mgneses hullmokat kelt beren-
dezs ne legyen a kzelben.
d) Szmtgphez hasznlt mgnesszalagok s lemezek
A szalagokat a legclszerbb lngmentestett vagy manyag bevonat szekrnyekben, szekrnyfa-

lakban trolni. A fggesztett trols ktelez, a szalagokat tartalmaz kazettkat egymsra fektetni
tilos.
e) Pnclszobk
Egyes intzmnyeknl a klnsen fontos iratokat pnclszekrnyben vagy pnclszobban rzik.

A pnclszoba abszolt tz- s betrs-biztos s klnleges mikroklmt is biztost.
Tanirodai feladat:
1. Foglalja ssze, mi tapasztalt a tanra vezetsvel megltogatott kzi s kzponti irattrban!
Hogyan troljk az iratokat a ktfle irattrban?
33
Hagyomnyos s korszer iratkezelsi segdeszkzk
Irattartk
Az gyintzs folyamn az iratok rvidebb-hosszabb ideig val trolst szolgljk. Fbb tpusai a
kvetkezk:
Tasak
Manyag kszlt, lehet: kt oldaln nyitott, fell nyitott, fell nyitott lyukasztott szllel elltott.
Ktlapos irattart
Kemnyebb paprbl vagy kartonbl egy hajtssal kszl.
Plys dosszi
Hajtogats iratgyjtnek is nevezik, oldalainak behajtst a trolt lapok vastagsghoz igaztjuk.
Gumis dosszi
A kt sarkban vagy a jobb oldaln gumival sszefoghat dosszi.
Gyorsfz
Lyukasztott iratokhoz hasznlatos, knny kartonbl kszlt iratbort, amelyben hajlthat acl-
cskra kell az iratot felfzni. Van manyag fedllel elltott vltozata is.
Gyrs dosszi
Pattinthat gyrvel elltott dosszi.
Mappa
Nagy mennyisg iratanyag befogadsra alkalmas (resen is annyi helyet foglal el, mint iratokkal
tele). Rugs szortval s gyrvel elltott, ers kartonbl vagy manyagbl kszlt irattart.
Iratrendez
Kemny kartonbl kszlt, knyvtblaszeren, vszonnal vagy fmmel megerstett hajtlekkel
kszlt irattart, amelyben az iratokat rgztszerkezet fogja ssze. Fggesztve troljk.
V alak irattart
A V bet szrnak kt fels szln akaszthorgok helyezkednek el. Tbb V alak irattartt ssze-
ktve harmonikaszer segdeszkz llthat el. Megfelel trol-szekrny szksges hozz.
Szalagos iromnyfedelek
Iratktegek trolsra szolgl, a maximlis iratvastagsg 15 cm lehet (ha a szalagokat hosszabbra
cserljk, lehet tbb, de nem clszer).
Dobozok
A szalagos iromnyfedelek helyett hasznljk, mert biztonsgosabb, pormentes s az iratok nem
csszhatnak ki belle.
Tanirodai feladat:
1. Sorolja fel, milyen iratkezelsi segdeszkzket lt a tanirodban, s milyen eszkzket hasz-
nlnak otthon az iratok trolsra!
2. Foglalja ssze rviden, hogy trtnik az ignyek felmrse, a kszletrendels, nyilvntarts,
kszletkezels stb.
34
2. Selejtezs4
Magyarorszgon a kormnyhivatalok, vrmegyk, vrosok iratanyaga a XIX. szzadban vlt olyan

tmegv, amely mr szksgess tette a selejtezst. Ebben az idszakban mg csak az n. rgi
iratokat tartottk levltri megrzsre rdemesnek, ezrt kezdetben 1711, majd ksbb 1791, 1849
vgl 1867 volt a hatr. A XIX. sz. vgtl az llamigazgatsi szervek rendelkeztek ugyan selejte-
zsi szablyzatokkal, azonban ezek a megrzend s kiselejtezend iratok krt egyarnt tl tgan
hatroztk meg, s gy rdemi tbaigaztst nem adtak. Legnagyobb veszly a vllalati iratanyagot
fenyegette. 1945 eltt a vonatkoz jogszably csak arra ktelezte a vllalatokat, hogy irataikat 10
vig rizzk. Tbb vllalatnl a selejtezs a 10 vnl rgebbi iratok egyszer megsemmistsbl
llt.
A selejtezs kzponti szablyozsra elszr 1950-ben kerlt sor. Az 1950. vi 29. trvny s a
vgrehajtsrl szl 185/1951. (X. 23.) MT (Minisztertancs) szm rendelet az llami szervek
irattri anyagnak egysges szempontok szerinti selejtezst rta el. A rendelkezsek nyomn ki-
adott minisztriumi utastsok kimondtk, hogy az iratokat t vig kell az irattrakban rizni, ekkor
kerl sor az els selejtezsre, a nem selejtezhet iratokat a levltrak veszik t. A kormnyrendelet
legnagyobb rdeme az volt, hogy gyakorlatilag valamennyi irattri anyag selejtezst a levltrak
felgyelete al helyezte. Gondot okozott viszont, hogy a levltri raktrak gyorsan megteltek a vi-
szonylag j kelet, sokszor mg az gyvitelben is szksges iratokkal, s a tovbbi selejtezst ott
kellett megoldani.
A kvetkez ltalnos selejtezsi utasts, amely a ttelszmos rendszer eltt keletkezett iratokra ma
is rvnyes, a 45/1958. (VII. 30.) Korm. szm rendelet volt. ennek rtelmben szintn minisztri-
umi utastsok lttak napvilgot, amelyeknl azonban a korbbinl inkbb lehetsg volt a sajtos
ignyek figyelembe vtelre. A rendelkezs az irattri rzsi idt 10 vben llaptotta meg, s elr-
ta, hogy a selejtezst az rzsi id letelte utn legalbb hrom ven bell le kell bonyoltani. A ko-
rbbi jogszablyhoz kpest rszletesen szablyozta a selejtezs megszervezst, vgrehajtst, el-
lenrzst. A kormnyrendelethez kt iratjegyzk tartozott, az I. szm a nem selejtezhet s 10
vnl hosszabb rzsi idt ignyl iratokat, a II. szm a 10 vnl rvidebb 1, 2, 3, 5, 8 ves irattri
rzs utn selejtezhet iratokat tartalmazta.
Az 1958-as kormnyrendeletet kvet szablyozsnak is htrnya volt, hogy az rzsi idket tl

magasan llaptottk meg, a fhatsgok nem vettk figyelembe a szervek hierarchikus rendjt, az
al-flrendeltsg miatt keletkezett, tbb szervnl is elfordul iratokat, s a nem tipikus jelleg
iratok elbrlsa tovbbra is gondot okozott.
A selejtezsi eljrst orszgosan utoljra az 1995. vi LXVI. trvny s annak vgrehajtsi

utastsa, illetve az ehhez kapcsold levltri elrs szablyozta. Ennek lnyege az, hogy az
iratok rtkelst, vagyis a selejtezsi munka legfontosabb rszt mr az gyintzs menetben, az
iratoknak irattrba helyezse eltt el kell vgezni, ami az irattri ttelszm felrsval trtnik. A
Minisztertancs a tancsi szervek szmra 1982-ben s 1984-ben j gyiratkezelsi szablyzatot
adott ki, amely mdostotta az 1969-es trvny utn kialakult iratkezelst is. Selejtezsi szempont-
bl a legfontosabb vltozs, hogy az rzsi idk cskkentek, s a klnfle tancsi szinteken azok
eltrhetnek egymstl.
A selejtezhet iratokat a selejtezsi kdszmtl fggen 2-75 vig kell megrizni.
A selejtezsi id letelte utn az iratokat ki kell selejtezni. Vannak nem selejtezhet iratok.
4
http://net.jogtar.hu/jr/gen/hjegy_doc.cgi?docid=99500066.TV
35
A selejtezsi id szerint 7 klnbz kdjel csoportot klnbztetnk meg:
1. kd: 2 vig rzend iratok (szlltsi okmny, pnztri bizonylat, lt. levelezs)
2. kd: 5 vig rzend iratok (knyvelsi anyagok, raktri nyilvntartsok, anyaggazdlkodssal
kapcsolatos iratok)
3. kd: 10 vig rzend iratok (negyedves beszmol, munka- s tzvdelmi, baleseti jegyz-
knyvek, bels szablyzatok)
4. kd: 30 vig rzend iratok
5. kd: 50 vig rzend iratok (szemlyzeti, br- s munkagyek)
6. kd: 75 vig rzend iratok
0. kd: nem selejtezhet iratok (a cg ltestsvel, megszntetsvel, cgbrsgi bejegyzs,
trtneti jelentsg iratok, mszaki lersok, szabadalmak, szemlyi adatok).
Az irattr anyagt tvenknt legalbb egyszer fell kell vizsglni. A selejtezhetsget az utols
rdemi gyintzs lezrsnak kelttl kell szmtani. A selejtezst a munka megkezdse eltt 30
nappal, rsban az illetkes levltrnak be kell jelenteni, a selejtezs szablyszer lefolysrt az
illet szerv vezetje felels.
A selejtezshez selejtezsi bizottsgot kell ltrehozni, amely ltalban hromtag. Vezetje a
selejtezsi felels, s meg kell hvni a terletileg illetkes levltr kpviseljt, aki kiemelheti a
trtnetileg rtkes iratokat.
A levltri trvny kimondja, hogy az irattri anyagnak azt a rszt, amely trtneti rtk, az ille-
tkes levltrban kell elhelyezni, azt knyvtrnak, mzeumnak, helytrtneti gyjtemnynek tadni
nem lehet. A kiselejtezett iratokrl jegyzket kell kszteni, s az iktatknyv Kezelsi feljegyz-
sek rovatban a selejtezs tnyt rgzteni kell. A nem selejtezhet (0) kdjel iratokat a levltr
meghatrozott idkznknt elszlltja.
A dokumentumok rtknek megllaptsakor a kvetkez szempontokat kell figyelembe venni:

- az iratok tartalma,
- az iratokat ltrehoz szerv jelentsge, az irat szerzje,
- az iratok keletkezsnek helye s ideje (1945, 1956, 1989),
- az irat eredeti vagy msolati jellege,
- az iratok fizikai llapota,
- klnleges mvszeti rtkek,
- az iratok jogi vonatkozsai.
A selejtezs sorn kln jegyzkbe kell foglalni azokat az iratokat, amelyek a folyamatos munkhoz
tovbbra is szksgesek, teht nem adhatk t 15 v utn sem a levltrnak. A visszatartott iratok
jegyzkn fel kell tntetni az irat keletkezsnek vt, ttelszmt, nyilvntartsi (iktat) szmt,
trgyt. A jegyzket 2 pldnyban kell kszteni: egy pldny a szervnl marad, egy pldnyt pedig
a levltrnak kell tadni.
A selejtezsrl jegyzknyvet kell felvenni, amelynek tartalmaznia kell:

- azon egysg megnevezst, melynek az iratanyagt selejtezni kvnjk,
- a dokumentci keletkezsnek vt,
- a dokumentumfajta megnevezst s irattri ttelszmt,
- a selejtezsi bizottsg tagjainak alrst.
A selejtezsi jegyzknyv zradkban kell intzkedni azoknak az iratoknak a megsemmistsrl,

amelyekre a tovbbiakban nincs szksg. Az iratok megsemmistsrl is jegyzknyvet kell fel-
venni. A megsemmistsi jegyzknyvet csatolni kell a selejtezsi jegyzknyvhz.
36
Plda a selejtezsi jegyzknyvre:
A cg megnevezse:
Iktatszm:
SELEJTEZSI JEGYZKNYV
Trgy: Az Kzponti Irattrban trolt .. vi gyiratok selejtezse.
Felvve:
A selejtezst ellenrizte:
A selejtezs az 1995. vi LXVI. trvny s a Magyar Orszgos Levltr elrsai, illetve a

(cg megnevezse) iratkezelsi szablyzata s irattri terve alapjn kszlt.
Zradk:
Az gyiratokra gyviteli szempontbl nincs szksg. A kiselejtezett gyiratokat levltri

zradkols utn meg kell semmisteni. A kiselejtezett iratok mennyisge (segdletekkel
egytt) folymter.
Mellklet: . db iratjegyzk.
Keltezs
..
engedlyez
Tanirodai feladat:
1. Hozzanak ltre selejtezsi bizottsgot, s selejtezzk a rendelkezskre bocstott iratokat!
2. Ksztsenek selejtezsi jegyzknyvet!
3. Semmistsk meg a kiselejtezett iratokat!
37
Adatvdelmi szablyzat
Clszer a szervnl a Szervezeti s mkdsi szablyzat rszeknt az Adatvdelmi szablyzatot is

elkszteni, amely meghatrozza az iratkezelssel, gyvitellel kapcsolatos legfontosabb adatvdel-
mi, informatikai-biztonsgi szablyokat, klns tekintettel az adatkezelssel, adattovbbtssal s a
nyilvnossgra hozatallal kapcsolatos adatvdelmi kvetelmnyekre. Az Adatvdelmi szablyzat
clja, hogy rgztse s sszefoglalja azokat a kvetelmnyeket, amelyek elsegtik a szemlyes ada-
tok vdelmrl s a kzrdek adatok nyilvnossgrl szl 1992. vi LXIII. trvny, a polgrok
szemlyi adatainak s lakcmnek nyilvntartsrl szl 1992. vi LXVI. trvny, a statisztikrl
szl 1993. vi XLVI. trvny, a kziratokrl s a magnlevltri anyag vdelmrl szl 1995. vi
LXVI. trvny alkalmazst. Meghatrozza azokat a legszksgesebb gyviteli, adatbiztonsgi s
vdelmi intzkedseket, amelyek biztostjk az ltalnos s klns adatvdelmi s adatbiztonsgi
szablyok vgrehajtst. Szablyozza az adatok gyjtst, feldolgozst, felhasznlst, tovbbt-
st, irattrozst, az iratbetekintsi jogosultsgokat, a jogosulatlan hozzfrs eszkzeit, az inform-
cirendszert kzvetve vagy kzvetlenl fenyeget veszlyforrsok kikszblsnek mdjt.
A levltrak szerepe5
A levltrak olyan kzgyjtemnyi intzmnyek, amelyek iratokat, kp- s hangdokumentumokat,

gpi adatfeldolgozs termkeit rzik abbl a clbl, hogy fenntartsk az orszg mindazon emlkeit,
amelyekre a jvben szksg lehet. A hazai levltrtrtnet tbb mint kt vszzados mltra tekint
vissza. Magyarorszg legfbb levltra a Magyar Orszgos Levltr (Budapest).
Szerepk szerint megklnbztetnk ltalnos s szaklevltrat. Az ltalnos levltr feladata a
gyjtterletre vonatkoz mindenfle levltri dokumentum rzse. Ide tartoznak pl. a megyei s a
fvrosi levltrak. A szaklevltr a mveldsi s kzoktatsi miniszter engedlye alapjn megha-
trozott szakterlet levltri anyagnak rzsre illetkes. Ide tartoznak pl. a hadtrtneti, statiszti-
kai, egyhzi levltrak.
A vllalatok iratanyagai a levltrba ads utn is egytt maradnak, azokat sztszedni nem szabad.
A levltrak az ltaluk rztt iratokat rendszerezik, nyilvntartjk s a tudomnyos felhasznlst
megknnyt segdletekkel is elltjk. A levltrak jelents publikcis tevkenysget is folytatnak,
rszt vesznek killtsokon, segtik a tudomnyos kutatsokat. A levltr szmra tadand iratokat
teljes, lezrt vfolyamokban, gyviteli segdletekkel egytt, annak mellklett kpez iratjegyzk-
kel, az tad kltsgre az irattri terv szerint tads-tvteli jegyzknyv ksretben teljes, lezrt
vfolyamban kell tadni. Amennyiben a levltr az elektronikus iratok trolshoz s kezelshez
szksges technikai felttelekkel nem rendelkezik, az elektronikus adathordozn lev iratokrl leg-
ksbb levltrba ads eltt hitelestett msolatot kell kszteni tarts, idtll papr adathordozra.
A levltrak s az irattrak munkja kztt sok azonos mozzanat van, de emellett lnyeges a k-
lnbsg a kett kztt. Az irattr ltalban egy szervezet iratait gyviteli clbl meghatrozott ideig
rzi, a levltr viszont tbb szerv, intzmny stb. mkdse sorn ltrejtt, maradand rtket kp-
visel iratanyagt rzi, amelyekre a ltrehoznak gyviteli szempontbl mr nincs szksge.
A kett szoros kapcsolatbl kvetkezik, hogy sznvonalas irattri munka nlkl a korszer levltri
munka sem valsthat meg.
Tanirodai feladat:
1. Mondja el, hogyan biztostjk az elektronikusan trolt adatok vdelmt (a szmtgp hasz-
nlatnak szablyai, klns tekintettel a tbbfelhasznls funkcira).
2. Keresse meg az interneten a megyei s a vrosi levltr honlapjt!
3. Ksztsen rvid beszmolt a levltrban tett ltogatsukrl!
5
http://www.nefmi.gov.hu/kultura/leveltar/bemutatkozas
38
A minstett adatok kezelsnek fontosabb szablyai
A minstett adatok kezelsnek rendjrl (vagyis a titkos gykezels szablyairl) az llamti-

tokrl s a szolglati titokrl szl 1995. vi LXV. trvny 6 s a 79/1995. kormnyrendelet
intzkedik. Ez a trvny rja el az iratokban lv kzrdek adatok, ezen bell a titkos, valamint a
szemlyes adatok teljes kr vdelmt. Az gyiratkezelnek teht nemcsak technikai ismeretekkel
kell rendelkeznie, hanem elengedhetetlen az emltett trvnyek alkalmazsszint ismerete is.
Az llamtitokrl s a szolglati titokrl szl trvny lnyeges vonsa, hogy az informciszabad-

sg alkotmnyos elvt messzemenen rvnyesti, figyelembe vve azonban azt is, hogy az infor-
mciszabadsg nem lehet korltlan. A titokvdelmi trvny szerint a minstett adatok adminiszt-
ratv vdelmnek egyik fontos rsze a kezels rendjnek az ltalnos iratoknl szigorbb meghat-
rozsa, fggetlenl attl, hogy a minstett adat kinek a birtokban van. A pontos iratkezels itt nem
elssorban gyviteli rdek, vagyis az irat gyors elrhetsge, hanem az illetktelen megismers ki-
zrsa.
Az llamtitok fogalomkrbe azok az adatok tartoznak, amelyeknek nyilvnossgra hozatala lla-

mi rdekeket srthet, veszlyeztethet, illetktelen hozzfrse esetn srti vagy veszlyezteti a Ma-
gyar Kztrsasg honvdelmi, nemzetbiztonsgi, bnldzsi, kzponti pnzgyi vagy devizapoli-
tikai, klgyi vagy nemzetkzi kapcsolataival sszefgg, valamint igazsgszolgltatsi rdekeit.
Az llamtitok jellse az iraton: Szigoran titkos! Az llamtitokk nyilvnthatsg leghosszabb
rvnyessgi ideje 90 v.
A szolglati titok az llamtitokhoz viszonytva alacsonyabb szint kategria, a nyilvnossgkorl-

tozs clja kizrlag az llami, gazdlkod szerv mkdsnek zavartalansgnak, illetktelen befo-
lystl mentes munkavgzsnek biztostsa. A szolglati titok krbe tartoz iratok jellse: Tit-
kos!. A szolglati titoknl termszetesen szlesebb kr a betekinthetsgi lehetsg is, a maxi-
mlt vdelmi id pedig 20 v.
Annl a szervezetnl, ahol a minstett adatok mennyisge indokolja, a minstett adat kezelsnek
rendjt kln "Titokvdelmi szablyzatban" kell meghatrozni, s kln titkos gykezelt kell al-
kalmazni.
A titkos gykezel feladata:

- a titokbirtokos szervnl kszlt vagy ms titokbirtokostl rkezett minstett adathordoz tv-
tele, nyilvntartsa, rzse,
- a minstett adathordoz kiadsa s visszavtele,
- a minstsre, a betekintsre jogosultak napraksz nyilvntartsa,
- a minstett adat belfldi tovbbtsa az llami Futrszolglat vagy alkalmai kzbest tjn,
- a tovbbtand minstett adathordozk csomagolsa, bizonylatolsa.
Az iktatshoz hasznlt nyilvntartst gy kell vezetni, hogy abbl az rkezett, ksztett, tovbbtott,
illetve irattrba helyezett adathordozk nyilvntartsi szma, pldnyszma, terjedelme, pldnyai-
nak sorszma, az gy trgya s az egyes pldnyok rzsnek helye megllapthat legyen.
6
http://www.mkih.hu/torvenyek/t9500065/t9500065.htm
39
Ms szervtl rkezett minstett irat tvtele
Ms szervtl rkezett titkos iratot a cmzett, a titkos gykezels vezetje, a titkos gykezel vagy az
ilyen kldemny tvtelvel a szerv vezetje ltal rsban megbzott ms szemly vehet t.
Aki minstett kldemnyt vesz t, kteles ellenrizni, hogy:

a) a cmzs alapjn jogosult-e tvenni,
b) az tadsi okmnyban s a kldemnyen feltntetett nyilvntartsi szm egyezik,
c) a kldemny srtetlen.
A titkos gykezel a ms szervtl rkezett titkos iratot rkezteti, nyilvntartsba veszi, s a cmzett-
nek tovbbtja. Az tvev az tadsi okmnyon alrsval, az tvtel idejnek feltntetsvel s a
szerv blyegzjnek lenyomatval igazolja a kldemny tvtelt.
A minstett adathordozn, illetve rtelemszeren annak csomagolsn a kvetkez klnleges ke-

zelsi utastsok alkalmazhatk:
Sajt kez felbontsra!

Ms szervnek nem adhat t!
Nem msolhat!
Kivonat nem kszthet!
Elolvass utn visszakldend!
Zrt bortkban troland!
Klnsen fontos!
Szolglati hasznlatra!
zemi titok!
Baleset esetn csak a kld bonthatja fel!
A kldemnyt a Sajt kez felbontsra! jelzssel elltott kivtelvel a titkos gykezel bont-
hatja fel. A Sajt kez felbontsra! jelzssel elltott kldemnyt az tvtelt kveten zrt klde-
mnyknt a rendelkezsre ll azonostsra alkalmas adatok alapjn nyilvntartsba kell venni. Az
ilyen kldemnyt a cmzett akadlyoztatsa esetn a helyettese bonthatja fel.
Ha a nyilvntartshoz szksges adatok az tvtelkor nem llnak rendelkezsre, a cmzett a felbon-

ts utn kteles azt kzlni a titkos gykezelvel. A nyilvntarts megjegyzsi rovatban fel kell
tntetni, hogy a kezelsrl s rzsrl a tovbbiakban a cmzett gondoskodik. Az ilyen klde-
mnyt Sk. jelzs miatt felbonts nlkl tovbbtva! ksrlappal kell a cmzettnek tadni.
A cmzett a ksrlapot alrja s a titkos gykezelnek azt visszaadja.
Tves cmzs vagy helytelen kzbests esetn a kldemnyt vissza kell juttatni a kldnek.
A kldemny felbontsakor ellenrizni kell az iratok hinytalan megltt. Ha hinyt szlelnek, s az

rvid ton nem tisztzhat, kt pldnyban jegyzknyvet kell felvenni, s annak eredeti pldnyt
a kld szerv rszre tovbbtani kell.
Ha az tvev a kldemnyen olyan srlst szlel, amely arra utal, hogy azt felbontottk, vagy
megksreltk felbontani, a kzbest jelenltben a kldemnyt felbontja, tartalmt ellenrzi, s az
esemnyrl kt pldnyban jegyzknyvet kszt. A jegyzknyvet mindketten alrjk, majd a
kldnek az egyik pldnyt tadjk, aki intzkedik a srls krlmnyeinek tisztzsra. Srgs
kldemny esetn tvbeszln vagy ms mdon kell tisztzni a teendket.
40
Ha felbonts alkalmval kiderl, hogy a kldemny pnzt vagy egyb rtket tartalmaz, a felbont
az sszeget, illetleg a kldemny rtkt kteles az iratokon feltntetni, s a pnzt, illetkblyeget
s egyb rtket - elismervny ellenben - a pnzkezelssel megbzott dolgoznak tadni.
Ha a kldemnyt az tvev tvedsbl bontja fel, arrl kt pldnyban jegyzknyvet kszt, a kl-
demnyt jbl szablyszeren lezrja, s a jegyzknyv egy pldnyval a cmzettnek tovbbtja.
Az iktatshoz hasznlt nyilvntartst gy kell vezetni, hogy abbl az rkezett, ksztett, tovbbtott,
illetve irattrba helyezett adathordozk nyilvntartsi szma, pldnyszma, terjedelme, pldnyai-
nak sorszma, az gy trgya s az egyes pldnyok rzsnek helye megllapthat legyen.
Minstett adathordoz sokszorostsa
Minstett adathordozrl msolat ksztst a titokbirtokos engedlyezheti, kivve, ha a minst

msknt rendelkezett.
A sokszorosts helyn olyan nyilvntartst kell vezetni, amelyikbl kitnik a sokszorostott iratok
pldnyszma s a rontott pldnyok szma. A tbbszrztt pldnyokat a minstett adat nyilvn-
tartsi szmn kell nyilvntartsba venni. A sokszorosts sorn keletkezett felesleges pldnyokat
s selejtes lapokat megsemmistsre a titkos gykezelnek kell tadni.
A minstett adathordoz rzse
A titkos gykezelst a nem minstett adatkezels rendszerre ptve, de attl szervezetileg s fizi-
kailag elklntve kell vgezni. A nem minstett adatkezelssel azonos helyisgben akkor trtnhet
a minstett adatkezels, ha ott megteremtettk vdelmnek a jogszablyi feltteleit, s a minstett
adathordozk elklntve trolhatk.
A minstett adathordozk trolsra szolgl, valamint a titkos gykezelk rszre biztostott he-
lyisget gy kell kialaktani, hogy a titkot tartalmaz adathordozk rzse az illetktelen megisme-
rst kizrja, trolsuk az egyb tevkenysgtl elklntetten trtnjk.
A helyisget a minstett adatok fokozott vdelmhez szksges technikai, elektronikai eszkzkkel

(vasrcs, riasztberendezs, tzjelz stb.) fel kell szerelni. Ha a trolsra kialaktott helyisg nyls-
zri a fentiek szerint vdettek, az iratok llvnyzaton is trolhatk. Ez esetben ennek megfelel
tzvdelmi kvetelmnyeket kell meghatrozni. Egybknt a minstett adathordoz trolsra,
rzsre lemezszekrnyt kell rendszeresteni. A zrsnak, a szemlyi pecstnyomval trtn lepe-
cstelsre alkalmas eszkz (biztonsgi lakat) hasznlatnak, a kulcsok, a msodkulcsok munkaidn
tli rzsnek mdjrl az Iratkezelsi szablyzatban kell rendelkezni.
Szmtstechnikai rendszerben, illetve mgneses vagy ms rendszer adathordozn csak rejtjelezve

trolhatk azok az llamtitkot vagy szolglati titkot tartalmaz adatok, amelyek megbzhat vdel-
me ms ton nem biztosthat.
Ha kln titkos gykezels mkdtetse nem indokolt, elg egy titkos gykezelt megbzni. Ha a
minstett adatok mennyisge csekly, vagy ms okbl titkos gykezel megbzsa sem szksges,
a titkos gykezelsi feladatokat a titokbirtokos szemly vagy a titokbirtokos szerv vezetje szem-
lyesen vgzi.
41
A minstett adat tadsa, tovbbtsa, visszavtele
A minstett adat tovbbtsnl a minst rendelkezse szerint kell eljrni. Ha a minstett klde-
mnyen a tovbbtsra vonatkozan kln rendelkezs nincs, akkor azt kell vlelmezni, hogy a mi-
nst a cmzetten kvl msnak a minstett adatot nem kvnta tovbbtani.
Minstett adathordoz tadsa, visszavtele csak a titkos gykezel tjn, kzbest- vagy tad-
knyvben, illetve tadkartonon dokumentlva trtnhet.
A minstett adathordozt a megfelel minstsi jellssel elltott zrt kldemnyben kell tovbb-
tani. A bortkon, csomagon a cmzsen s a kld szervre vonatkoz adatokon tl fel kell tntetni
az adathordoz nyilvntartsi szmt, minstsi jellst, pldnysorszmt s Baleset esetn
vagy rendkvli helyzetben a kld szerv bonthatja fel! figyelmeztetst, szksg estn a klnleges
kezelsi jelzst. A kldemnyt el kell ltni a kld szerv titkos gykezelje ltal hasznlt blyegz-
lenyomattal oly mdon, hogy az esetleges felbonts, jogosulatlan hozzfrs tnye egyrtelmen
megllapthat legyen. Minstett kldemny postai ton nem tovbbthat!
Ha a tovbbts sorn a kldemnyt elvesztettk, errl a kld szervet a tovbbtsrt felels sze-
mly azonnal rtesti. Az elveszts tnyrl haladktalanul jegyzknyvet kell felvenni, amely tar-
talmazza a kldemny azonost adatait, az elveszts valszn idpontjt, helyt s minden olyan
lnyeges krlmnyt, ami a kldemny felkutatst elsegtheti.
A minstett adathordozk selejtezse
A titkos iratok selejtezst a tbbi irathoz hasonlan a munka megkezdse eltt 30 nappal, rs-
ban az illetkes levltrnak be kell jelenteni. A selejtezsen csak olyan dolgozk vehetnek rszt,
akiknek betekintsi joguk van. Az iratokat vagy a helysznen bezzzk (a selejtezsi bizottsg jelen-
ltben), vagy ha nagyobb mennyisg iratrl van sz - zzdba kldik, de megfelel ksrt kell
biztostani.
Egyb vdelmi feladatok
llamtitkot tartalmaz adatok felhasznlsval tancskozs csak olyan helyisgben tarthat, amely
illetktelen szemlyek rszre a titkok megismerst kizrja.
llamtitkot kpez adat felhasznlsval tartott munkartekezleten, tancskozson a tmra, a hely-

re, az idpontra, valamint a rszvevk nevre, beosztsra, az ltaluk kpviselt szervre vonatkoz
adatokat, tovbb a titok megrzsre vonatkoz figyelmeztetst tartalmaz jelenlti vet kell ksz-
teni legalbb egy pldnyban, amelyet a jelenlvk alrnak, szemlyazonossguknak a rendez
szerv megbzottja ltal vgrehajtott ellenrzse utn. Az alrt jelenlti vet az rtekezleten felhasz-
nlt, valamint kszlt minstett adathordoz mellett kell trolni.
42
A korszer iroda berendezsnek ergonmiai szempontjai
Az ergonmia: a munka gazdasgos megszervezsnek elmlete s gyakorlata, az sszer erkifej-

ts tudomnya.
Egy iroda berendezsnek megtervezsekor figyelemmel kell lennnk arra, hogy ott a munka a leg-
kisebb erkifejtssel a leggazdasgosabban vgezhet legyen. Figyelembe kell teht venni a mun-
kavgzs folyamatt, a munkafzisok egymsutnisgt.
Ezek alapjn az iroda berendezsekor a kvetkezket kell figyelembe vennnk:
1. Az iroda mrete, a benne dolgozk szma,
2. Az iroda falburkolata, padlzata,
3. Az iroda termszetes s mestersges megvilgtsa, szellztetse,
4. Az iroda berendezsi trgyainak gondos kivlasztsa: szmtgpasztal (esetleg rgpasztal),
munkaasztal, szk, irattart szekrnyek, egyb kiszolgl szekrnyek, asztalok (poharaknak, t-
nyroknak, kvfznek, stb.)
5. Dekorci
Az iroda kialaktsakor figyelembe kell venni:

- az iroda alaptevkenysgt,
- a munkafolyamatokat, ezek egymsutnisgt,
- az iratforgalmat,
- az gyflforgalmat.
1993 ta haznkban is klnfle rendeletek rjk el, hogy a munkahely kialaktsakor milyen er-
gonmiai, egszsgvdelmi kvetelmnyekre kell figyelemmel lenni (pl. szmtgppel dolgozk
ktelez pihenideje). Ezek alapjn az iroda berendezsekor a kvetkezket kell figyelembe ven-
nnk:
Az iroda mrete, a benne dolgozk szma
Az irodahelyisgek mretk szerint lehetnek:

- nagyteres irodahelyisgek,
- irodatj-rendszer nagyter irodk,
- csoportos irodk,
- szobk (kisteres irodk, ms nven cells elrendezs irodk),
- home offic-tpus irodk,
- hoteling-rendszer.
Az gynevezett nagyteres (amerikai rendszer) irodkat a nagy s folyamatos gyflforgalom

kielgtsre s a szorosan sszekapcsold munkafolyamatok egyszerbb elvgzsre hoztk ltre.
Ezekben sokan dolgoznak egytt, s csak alacsony mret elvlaszt-falakkal klntik el az egyes
munkahelyeket. Elnye a kltsgtakarkossg, a jobb terlet-kihasznls, a munka ttekinthet,
ellenrizhet, gyorsabb az gyintzs, a szervezeti formk kisebb-nagyobb vltozsai ltal kivltott
trtrendezsek minden tovbbi nlkl megoldhatk. Htrnya a nagyobb zajszint, az egyni rde-
kek httrbe kerlse, a figyelemelvons. Itt a legkevesebb az egy dolgozra jut munkaterlet, s
mivel nincsenek vlaszfalak, a vizulis diszkrci sem biztostott.
Az irodatj-rendszer nagyter irodk esetben a rendelkezsre ll helyisget vlaszfalakkal,

paravnokkal osztjk meg s ezzel elhatroljk egymstl a klnbz munkacsoportokat. Itt mr
biztostott a vizulis diszkrci, azonban az thallsi diszkrci nem. Egy lgter irodkban, tbb
43
dolgoz esetben a trelvlaszts megoldsa az elsdleges. Ugyanis mindenkinek biztostani kell a
magnszfrjt, melyet a munka sorn senkise szakthat meg. Ha az adott helyisgben gyflfoga-
ds zajlik, akkor az irodban biztostani kell mind a knyelmes gyintzs, mind az gyfelek vra-
kozsnak kln kialaktott rszlegt. A szeparlst pavilonok, asztalok, vegfalak vagy szekrnyek
segtsgvel is meg lehet valstani.
Nagyteres iroda Irodatj-rendszer nagyter iroda
A csoportos iroda vagy ms nven irodaterem (hagyomnyos iroda) tmenetet kpez a nagyte-
res s kisteres irodk kztt. Ez nagyobb mret, tbb dolgoz elhelyezsre alkalmas, 5-20 f dol-
gozhat benne. Elnye, hogy jl ttekinthet a munka, az egymshoz kapcsold tevkenysget vg-
zk kzel vannak egymshoz. Jellemzje az ers csoportkapcsolat s a csoportmunka. Htrnya,
hogy a dolgozk zavarhatjk egymst.
Csoportos (hagyomnyos) iroda
A kisteres irodahelyisg elnye, hogy lehetv teszi a nyugodt, zavartalan munkt s az gyfelek
bizalmas gyeinek intzst.
A mrettl fggen az irodban dolgozhat 1-2 szemly dolgozhat. Az adminisztrtor, titkrn sz-
mra az az idelis, ha a fnke szobja mellett, egymaga vagy legfeljebb msodmagval dolgozik
egy irodban.
Szoba mret irodra van szksge:

- a vezetknek,
- a minstett iratokat kezelknek,
- pnztrosoknak,
- az lland elmlylst kvn munkt vgzknek (pl. knyvel),
- nagy zajjal zemel telex, msol, sokszorost gpeket kezelk szmra (ma mr a sok-
szorost gpeket ktelez kln helyisgben elhelyezni).
44
A Home Office-tpus irodkra a kltsgtakarkossg s a stressz-mentes krnyezet a jellemz.
Mindez a munkltat s a munkavllal rszrl idt, pnzt s fradtsgot megkml megolds,
mely sorn a dolgoz otthonban kialaktott munkahelyn korszer kommunikcis eszkzkkel
elltva vgezheti feladatt.
A hoteling rendszer lnyege egy olyan nagyter iroda kialaktsa, ahol a dolgozknak nincs sajt,
privt munkallomsuk. Csupn egy mobil, fikos trolval rendelkeznek, melyet a munka vgez-
tvel az arra kijellt helyre visszavisznek. Belpskor minden alkalmazott troljval egytt helyet
foglal egy szmra tetsz asztalnl.
Az irodahelyisgek tervezsekor a munkahelyenknt szmthat alapterletek ltalnosan elfogadott

helyignye a kvetkez:
- felsvezeti munkahely trgyalval: 25-35 m2,
- osztlyvezeti, fosztlyvezeti iroda kln trgyalval 5-18 m2,
- kln szobban elhelyezett, nll csoportvezet, kiemelt munkatrs: 12 m2,
- norml rasztalnl dolgoz irodai munkatrs: 5 m2,
- gpr munkahely: 4 m2,
- szmtgppel felszerelt gyviteli munkahely: 7 m2.
Minden ember szmra fontos a szemlyes tr meglte, amelyben msok hosszabb ideig val tar-
tzkodst nehezen viseljk el. Bizalmas zna: 14-45 cm, szemlyes zna : 45-130 cm, trsadalmi
zna: 100-360 cm, nyilvnos zna: 360 cm felett.
Az iroda falburkolata, padlzata, zajszintje
A falburkolata s padlzata kt szempontbl vizsgland: egyrszt hangszigetels, msrszt hangu-

lati szempontbl. Idelis a sznyegpadl, vagy sznyeg (a parkettn, kpadln), hogy minl keve-
sebb zaj zavarja az ott dolgozkat. A fal szne legyen megnyugtat, segtse a vilgtst (j fnyvisz-
szaver, de nem tkrz), ne legyen pszichikailag negatv hats. (Kis helyisgben a stt sznek
lehangol, bors hatst keltenek, a piros szv viszont hsgrzetet kelt). A kls zajoktl is vde-
kezni kell, pl. zajszr ablakok beptsvel. A hagyomnyos irodagpek 60-80 decibeles zajszintje
hosszabb id utn kros hatst okoznak: n a pulzusszm, hallsi problmk addhatnak.
Az iroda termszetes s mestersges megvilgtsa
A ktkomponenses megvilgts egy indirekt ltalnos vilgtsbl s egy helyi vilgtsbl ll, a
munkaterlet megvilgtsa az egyni ignyeknek megfelelen llthat.
Az asztali lmpk zavarak lehetnek, ha az egymssal szemben lk szemkontaktust gtoljk, ha
tkrzdnek a szmtgp kpernyjn, vagy ha hasznos terletet foglalnak el az egybknt sem tl
tgas munkafelletbl. ppen ezrt egyre tbb helyen olyan lmpkat vlasztanak, amelyek a mun-
kafellethez rgzthetek, ezltal a ltteret szabadon hagyva, tkrzds- s kprzatmentesen
elhelyezhetek, llthat magassguknl fogva nem akadlyozzk a kpernys munkt (pl. monitor-
ra vagy asztallapra illeszthet lmpk.). A szmtgpes munkaterleteken a krnyezet megvilgt-
sakor trekedni kell arra, hogy minl kisebb legyen a kontraszt a munka- s az egyb terletek k-
ztt. Tl stt krnyezetben a kperny vakt, tlsgosan megvilgtott helyen viszont nem ltjuk
jl. Szksg esetn, a napos rkban rnykolssal gondoskodjunk a beszrd ers fnytl. r-
nykolsra a reluxk, lamellk, szalagfggnyk egyarnt hasznlhatk, de az tszrd fny miatt
ezek kombinlsra is szksg lehet.
45
Az iroda szellztetse
Az gyviteli munkhoz egyenletes hmrsklet, megfelel pratartalm s rendszeresen szellzte-

tett irodra van szksg. Ezt jl elhelyezett s knnyen kezelhet ablakokkal vagy lgkondicionl
berendezs felszerelsvel rhetjk el. Az idelis hmrsklet: 21-22 fok.
Az iroda berendezsi trgyai
A munkavgzs helyt gy kell kialaktani, hogy az kvesse a munkafzisok egymsutnisgt.

Kln hely legyen a szmtgpes munkra, a kzrsra, az gyflfogadsra, a reprezentci eszk-
zeinek trolsra (pl. kvfzs) stb.
Az irodban a btorokat gy kell elhelyezni, hogy azok a kzlekedst ne gtoljk, knnyen tte-
kinthet s eszttikus legyen, s a dolgoz a munkjhoz szksges eszkzket fellls nlkl, leg-
feljebb a szk elfordtsval is elrje.
A szk
Az irodai dolgozk nagy rsze felmrsek szerint tlag 1213 rt tlt lve, belertve az irodai
tevkenysgen tl, pl. az autvezetst is. Az lmunkt vgzk jelents tbbsge helytelenl, stati-
kus tartsban l, mely klnfle gerinc-, ht-, derk-, trdbetegsgekhez vezethet.
Ms tpus szket hasznlunk a trgyalban s mst az irodban. Azrt kell elszr a szkrl be-
szlni, mert a munkahely idelis kialaktsnak sorrendje:
- szk magassgnak belltsa, majd ehhez
- asztallap magassgnak belltsa.
A felhasznls szempontjbl az irodkban elfordul lbtorokat az albbi csoportokba oszthat-

juk:
- fnki fotelek
- a trgyalkban elhelyezett szkek
- az irodahelyisgekben ltalnosan hasznlt vendgvr szkek, fotelek
- gyintzi szkek.
Mindegyiknl fontos szempont, hogy a termszetes testhelyzethez igazodjanak, s tegyk lehetv

az lbtornak a testfellettel rintkez rszein a termszetes szellzst. (Kerljk a manyag be-
vonatot.) Trekedni kell a testsly egyenletes eloszlsra s stabil megtmasztsra, ezrt mind a
merev, mind a puhn krpitozott megoldsok helytelenek. A karfs szkek hasznlata gyintzk
szmra nem szerencss, mivel rs s gpels kzben csak zavarjk a munkavgzt.
46
Az gyintzi szkek kialaktsakor elssorban az lssel jr terhelsnvekeds negatv hatst
kell cskkenteni. A szk llapjnak s a derktmasz magassgnak llthatsga elengedhetetlen,
mivel az asztalok jelents rsze meghatrozott magassg, gy csak a szk belltsval rhet el az
optimlis testhelyzet. Elszr a szk llapjnak magassgt lltsuk be gy, hogy a lbszr a
combbal legalbb 90 fokos szget zrjon be. A httmla magassgnak megfelel belltsval ki-
alakthat az egyn szmra knyelmes derktmasz. A httmla dlsszge munkahelyzetben fg-
gleges legyen.
Ha az r- s szmtgpasztalt pl. flkrben vagy L-alakban helyeztk el, clszer grgs szket
vennnk (legalbb 5 lba legyen, akkor lesz felboruls-biztos).
A szk testfellettel rintkez rszein kerljk a termszetes szellzst gtl anyagokat (manyag,
mbr).
Tbbfle specilis szkfajtt ksrleteztek kis (pl. a trdelszk), s termszetesen most is folynak
kutatsok a klnbz munkafzisoknak legjobban megfelel szkek kifejlesztsre.
Az asztal
Megklnbztetnk munkaasztalt (rasztal), rgpasztalt s szmtgpasztal.
Az rasztalok magassga ltalban 70-75 cm, lapjuk mrete minimum 120x70 cm, maximum
210x100 cm. A korszer rasztalban nincs nehezen kezelhet kzps fik, a grgn fut oldalfi-
kokban klnbz irattrolsra alkalmas berendezsek tallhatk. Az asztal lapja legyen vilgos s
matt fellet annak rdekben, hogy ne legyen tl les a kontraszt a fehr paprokkal s a lmpk
fnyt ne tkrzze vissza. (vegfellet: tkrzdik s hideg = nhvelygyullads).
Az rgpasztalok vagy a szmtgp-asztalok billentyzettartjnak magassga kb. 60-65 cm, a

billentyzettart kihzhat.
Idelis esetben az asztallap magassga az adott munkavgzsnek megfelelen llthat. Ha az aszta-

lunk nem llthat, akkor a szk magassgt kell belltanunk. Ha a bellts kvetkeztben a l-
bunk nem r le a fldre vagy a szk lbra, akkor hasznljunk asztal al tehet lbtartt.
47
Biztostani kell kln monitorpolc vagy llthat asztal hasznlatt. Amennyiben laptart (7. s 8.
bra) is van a kpernys munkahelyen, legyen az llthat, s a hasznl szmra knyelmes olvas-
hatsgot biztost helyzetben rgzthet.
A szmtgp s rszei
A szmtgpet gy kell elhelyezni, hogy mind a bekapcsolsa, mind a floppy s CD-ROM meghaj-
tk elrse knyelmes legyen.
A monitor szemtl val tvolsga kb. 45-70 cm legyen, a kperny szemmagassgban vagy alatta
helyezkedjen el. gy helyezzk el, hogy ne verje vissza az ablakokbl (reluxa) vagy a lmpkbl
jv fnyt. lltsuk lefel a monitort vagy tegynk r kprzatmentest szrt.
Helyes!
48
Helytelen!
Az egr a billentyzettel egy magassgban legyen, s hasznljunk egrpadot.
Lteznek gynevezett ergonmikus billentyzetek, melyek elrendezse olyan, hogy segtik a gpe-
lst, kisebb terhelsnek teszik ki a kezeinket. A billentyzetet ps2-es s usb-s csatalakozn csatla-
koztathatjuk a szmtgphez, de lteznek mr vezetk nlkli rdis s infrs billentyzetek is.
Hagyomnyos billentyzet Csukltmaszos billentyzet
Specilis ergonmikus billentyzet Vezetk nlkli billentyzet s egr rdive-

vvel
Trackball Touchpad
49
Az egerekbl szintn tbbfajta ltezik. Tpusai: mechanikus, optikai, rdis, infrs. Szintk kaphat
vezetkes s vezetk nlkli vltozatuk. Csatlakoztathatjuk ket ps2-es s usb-s mdon. Fajti: me-
chanikus, infravrs sugrral mkd, rdis egr.
Az egrrel azonos funkcit lt el a trackball. Itt az egr tetejn tallhat a goly. Az egeret nem kell
a keznkkel tologatni, elg a golyt az ujjunkkal forgatni. Itt egy optikai rzkel figyeli a goly
mozgst. A tuchpad, vagy rintpad ltalban a hordozhat szmtgpekben szokott alapfelsze-
reltsg lenni. Ez egy nyomsrzkels fellet, amelyen az ujjunkat kell a kvnt irnyba mozgatni.
Az egrnl megszokott jobb s bal oldali gombok itt is megtallhatak, de a bal gomb helyettesthe-
t a felleten trtn koppintssal.
Az egrpad kivlasztsa is fontos ergonmiai szempontbl. Knnyebb s knyelmesebb teheti az

egr hasznlatt. Klnbz tpusai vannak. A hagyomnyos sk egrpad nem nyjt tmaszt a csuk-
lnak, hossz tvon megerltet lehet. Kaphatk nagy mret egrpadok, ezek sem nyjtanak meg-
felel tmaszt, de nagyobb felletk hasznlhat, ezltal az egr felemels nlkl tudunk nagyobb
tvokat megtenni a monitoron. A zsels egrpad mr megfelelen altmasztja a csuklt, hasznlata
hossz tvon is knyelmes. Ezen kellkeknek alacsony az ra, ezrt nem rdemes sprolni rajtuk.
Hagyomnyos egrpad Szlestett egrpad Zsels egrpad
A nyomtatt, a scannert illetve a tbbi perifrit gy helyezzk el, hogy azokat helyvltoztats nl-
kl is knnyen tudjuk kezelni.
Multifunkcis nyomtat szkennel s Irodai msolberendezs

msol funkcival
Az irattrol szekrnyeket gy kell elhelyezni az irodban, hogy azok gyorsan, knyelmesen elrhe-
tk legyenek. Mretket az iroda nagysga s az hatrozza meg, hogy mit akarunk trolni bennk.
Az irodaszekrnyeket ltalban 180 cm magasra s 40 cm mlyre ksztik. Kszlnek tolajtval s
rednnyel a kismret irodk szmra.
50
Szmtgppel tmogatott munkahelyeknl ergonmiailag az L-alak asztalelrendezs a leghat-
konyabb, mert minden dolgoz szmra biztostva van a szemlyes szfra. Az asztal elrendezse
szintn merlegesen az ablakra trtnjen, mivel itt szmtgpes s bizonyos adminisztratv munka-
vgzs folyik. A dolgoz hta mgtt szintn biztostani kell egy rakodterletet. A megvilgts
sorn kln fnyforrst kell kialaktani minden asztalnl, hogy a tkrzds se a monitoron, sem
pedig a paprokon ne jelentsen problmt.
Dekorci
Mivel az irodban napi 8 rt tltnk el, trekedjnk arra, hogy hangulatos, bartsgos krnyezetet
alaktsunk ki. Helyezznk el virgokat a szobban, esetleg kpeket a falon. A fggnyk, a kieg-
sztk sznben, stlusban harmonizljanak egymssal. Ne vigyk azonban tlzsba a dsztst (ne
tegynk fel pldul csipketertt a trgyalasztalra)!
Megllapthat teht, hogy a munkakrnyezet kialaktsban a tudomnyos s ergonmiai szem-

pontok figyelembe vtele a kvetkez eredmnyeket hozhatja:
hatkonyabb, korszerbb s komfortosabb munkavgzs
jobb minsg, pontosabb munka
biztonsgosabb krlmnyek
egszsgi rtalmak kikszblse
munkavgz kpessg nvekedse
munkatrsak ltalnos kzrzetnek javulsa
Tanirodai feladat:
1. rtkelje a taniroda berendezst ergonmiai szempontbl! Trjen ki a kvetkezkre is: m-
ret, padlzat, fests, hangszigetels, megvilgts stb.!
2. Vlemnyezze a szmtgptermek berendezst: az irodabtorok maradktalanul megfelel-
nek-e funkciiknak, mennyire kzelt az optimlishoz az gyviteli (szmtgpes) munkahely
kialaktsa, megfelelnek-e az ergonmia szempontjainak!
51
Felhasznlt irodalom
http://net.jogtar.hu
http://PTE-IGYFK
http://sdt.sulinet.hu
http://www.mkih.hu/torvenyek/t9500065/t9500065.htm
http://www.mol.gov.hu
http://www.nefmi.gov.hu/kultura/leveltar/bemutatkozas
Nyregyhzi Fiskola Iratkezelsi Szablyzata (www.nyf.hu)
52
Mellkletek
NYREGYHZI FISKOLA
NYREGYHZA
IRATKEZELSI SZABLYZAT 7
A Szervezeti s mkdsi szablyzat 32. sz. mellklete
7
www.nyf.hu
53
Bevezets
Az iratkezelsi szablyzat a kziratokrl, a kzlevltrakrl s a magnlevltri anyag v-

delmrl szl 1995. vi LXVI. trvny, valamint a Nyregyhzi Fiskola Szervezeti s Mkdsi
Szablyzat (2001. III. 27.) vonatkoz rendelkezsei alapjn kszlt. A szablyzat hatlya kiterjed a
fiskola valamennyi egysge s munkatrsa tevkenysgvel sszefggsben keletkezett minden
iratra. (Kivtelt kpeznek a trvnyek ltal elrt titkos gyiratok.)
A szablyzat elrsait a fiskola teljes gyvitelben megvalsul minden iratkezelsi tev-
kenysgre alkalmazni kell.
I.
A szablyzatban hasznlt fogalmak rtelmezse
1. beadvny: a fiskolhoz rkez hagyomnyos vagy elektronikus irat, amely rendeltetsszeren

a szervnl vagy szemlynl marad;
2. elektronikus irat: szmtstechnikai program felhasznlsval elektronikus formban rgztett
elektronikus ton rkezett, illetve tovbbtott irat, amelyet szmtstechnikai adathordozn t-
rolnak;
3. eladi v: olyan gyviteli irat, amely az gy intzsvel kapcsolatos tartalmi s formai (alaki)
informcikat, adatokat tartalmaz, s amely a hozzszerelt iratokkal gyiratdarabot vagy gyira-
tot kpez;
4. rkeztets: az rsbeli gyvitelnek az iktatst megelz fzisa, amelynek sorn rgztik a bead-
vny berkezsnek keltt, elektronikus irat berkezse esetn kitltik az rkeztet kpernyro-
vatokat; alkalmazsa csak osztott iratkezelsben indokolt;
5. gyjtv: a tbb ms szervezeti egysghez intzett megkeressre berkez vlaszokat kln j
iktatszm adsa nlkl egyttesen nyilvntart v, amely az gyirat rszt kpezi, abban van
elhelyezve, a gyjtv tartalmazza az alap(kezd)irat iktatszmt, trgyt, tovbb a rovatokat
a berkez vlaszok sorszmainak, a bekldk iktatszmainak (azaz az idegen iktatszmok-
nak) a berkezs keltnek nyilvntartsra;
6. gyjtszm: azaz iktatsi sorszm, amely alatt a tbb ms szervhez s /vagy szervezeti egysg-
hez intzett megkeressre berkez vlaszokat - kln iktats nlkl - a berkezs ideje szerinti
folyszmmal elltottan, az gyiratban lv gyjtven tartjk nyilvn; a gyjtszmknt hasz-
nlt iktatszmot az iktatknyv kezelsi feljegyzsek rovatban jellni kell;
7. iktats: az iratkezelsnek az rkeztets s az azt kvet postabonts utni fzisa, az iratnyilvn-
tarts alapvet rsze, amelynek sorn a beadvnyt, illetve a sajt keltezs iratot iktatszmmal
ltjk el, s kitltik az iktatknyv, illetve az iktatblyegz lenyomat rovatait, elektronikus irat
esetn az iktat kperny rovatait tltik ki;
8. iktatknyv: az intzmny rendeltetsszer mkdse sorn keletkezett (nla keletkezett, hozz
intzett s megrztt) gyviteli iratok (beadvnyok, kiadmnyok, bels gyviteli iratok) nyil-
vntartsra szolgl, folyamatos sorszm oldalakkal elltott, venknt hitelestetten megnyi-
tott s lezrt iratnyilvntart knyv, amely kszlhet elektronikus adathordozn is;
9. irat: minden olyan szveg, szmadatsor, trkp, tervrajz s vzlat - a megjelentets szndkval
kszlt knyv jelleg kzirat kivtelvel -, amely valamely szerv mkdsvel, illetleg sze-
mly tevkenysgvel kapcsolatban brmilyen anyagon, alakban, brmely eszkz felhasznl-
sval s brmely eljrssal keletkezett;
10. iratkezels: az irat ksztst, nyilvntartst, rendszerezst s a selejtezhetsg szempontjbl
trtn vlogatst, segdletekkel val elltst, szakszer s biztonsgos megrzst, haszn-
latra bocstst, selejtezst, illetve levltrba adst egyttesen magba foglal tevkenysg;
11. iratkezelsi szablyzat: az intzmny rsbeli gyintzsre vonatkoz szablyok sszessge,
amely a szerv szervezeti s mkdsi szablyzata figyelembe vtelvel kszl, s amelynek mel-
lklett kpezi az irattri terv;
54
12. irattri anyag: az intzmny mkdse sorn keletkezett vagy hozz rkezett s rendeltetssze-
ren az irattrba tartoz iratok sszessge;
13. irattr: megfelelen kialaktott s felszerelt, az irattri anyag szakszer s biztonsgos rzsre
alkalmas helyisg;
14. irattri terv: a kziratok rendszerezsnek s a selejtezhetsg szempontjbl trtn vlogat-
snak alapjul szolgl jegyzk, amely az irattri anyagot ttelekre (trgyi csoportokra, indokolt
esetben iratfajtkra) tagolva, a kzfeladatot ellt intzmny feladat- s hatskrhez, valamint
szervezethez igazod rendszerezsben sorolja fel, s meghatrozza a kiselejtezhet irattri tte-
lekbe tartoz iratok gyviteli cl megrzsnek idtartamt, tovbb a nem selejtezhet iratok
levltrba adsnak hatridejt;
15. irattrozs: az iratkezels rsze, az a tevkenysg, amelynek sorn a szerv a mkdse sorn
keletkez s hozz kerl, rendeltetsszeren hozz tartoz s nla marad iratok irattri rende-
zst, kezelst s rzst vgzi;
16. kiadmny: a jvhagys utn letisztzott s a kiadmnyozsra jogosult rszrl hiteles alrssal
elltott, lepecstelt irat;
17. kiadmnyozs: a mr fellvizsglt vgleges kiadmny (elintzs) tervezet jvhagyst, letisz-
tzhatsgt, elkldhetsgnek engedlyezst jelenti a kiadmnyozsra jogosult rszrl ("K"
betjellel);
18. kiadmnyoz: az intzmny vezetje rszrl kiadmnyozsi joggal felhatalmazott szemly,
akinek kiadmnyozsi hatskrbe tartozik a kiadmny alrsa;
19. kzfeladatot ellt szerv: az intzmny llami feladatot, valamint jogszablyban meghatrozott
egyb kzfeladatot ellt szerv s szemly;
20. kzirat: a keletkezs idejtl s az rzs helytl fggetlenl minden olyan irat, amely a kzfel-
adatot ellt intzmny irattri anyagba tartozik vagy tartozott;
21. kzponti iktats: az egsz intzmnyre egy helyen, folyamatosan s egy iktatknyvben, illetve
szmtgpen trtn iktats;
22. kldemny: a berkezett, illetve tovbbtsra elksztett irat, elektronikus ton rkezett, illetve
kldtt elektronikus irat;
23. lttamozs: az elintzsi (intzkedsi) tervezet (javaslat) fellvizsglatt, vlemnyezst (jav-
tst, tudomsul vtelt, jvhagyst) biztost alrs vagy kzjegy, illetve ezt helyettest
szmtstechnikai mvelet;
24. levltri anyag: az irattri anyagnak, tovbb a termszetes szemlyek iratainak levltrban r-
ztt maradand rtk rsze, valamint a vdett nyilvntott maradand rtk magnirat;
25. maradand rtk irat: a gazdasgi, trsadalmi, politikai, jogi, honvdelmi, nemzetbiztonsgi,
tudomnyos, mveldsi, mszaki vagy egyb szempontbl jelents, a trtnelmi mlt kutat-
shoz, megismershez, megrtshez, illetleg a kzfeladatok folyamatos elltshoz s az l-
lampolgri jogok rvnyestshez nlklzhetetlen, ms forrsbl nem vagy csak rszlegesen
megismerhet adatot tartalmaz irat;
26. msodlat: a tbb pldnyban, egyidejleg kszlt eredeti irat egyik hiteles pldnya, amelyet az
els pldnyon lvvel azonos pecst s alrs hitelest;
27. msolat: valamely eredeti iratrl keletkezse utn kszlt pldny, amely hasonms (szveg- s
formah), egyszer (nem hitelestett) s hiteles (hitelestsi zradkkal elltott) iratmsolat le-
het;
28. mellklet: valamely irat szerves tartozka, annak kiegszt rsze, amely elvlaszthatatlan attl;
29. osztott iktats: a kzponti irodban, de bels szervezeti egysgenknt, vagy a bels szervezeti
egysg nllan, sajt iktatknyvvel, illetve elektronikus iktats;
30. selejtezs: az iratoknak az irattri tervben szerepl rzsi id lejrtt kveten trtn megsem-
mistsnek elksztse;
31. szmtstechnikai adathordoz: szmtstechnikai eljrssal adatokat rgzt, trol adathordo-
z (mgnesszalag, hajlkony s merev lemez, CD stb.), amely az adatok nyilvntartst, azono-
stst, kezelst s visszakeresst biztostja;
55
32. szerv: az intzmny a jogi szemly s a jogi szemlyisggel nem rendelkez szervezet;
33. szignls: az gyben intzkedni, eljrni illetkes szervezeti egysg s/vagy gyintz kijellse
az gyben kiadmnyozni jogosult rszrl, akinek hatskrbe tartozik, az elintzssel kapcso-
latos esetleges kln utasts kiadsa, az gy kiadmnyozsa;
34. gyintz: az gy(ek) rdemi intzst vgz szemly, azaz az gy eladja, aki az gyet dn-
tsre elkszti;
35. gyirat: az intzmny rendeltetsszer mkdse, illetve gyintzse sorn keletkez irat,
amely az gy valamennyi gyintzsi fzisban keletkezett gyiratdarabokat tartalmazza;
36. gyvitel: az intzmny folyamatos mkdsnek alapja, az gyintzs egyms utni rsztev-
kenysgeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve sszessge, amely az gyintzs formai s tech-
nikai feltteleit, a szolgltatsok teljestst foglalja magban;
37. vegyes iktats: rszben kzpontilag, rszben szervezeti egysgenknt trtn iktats.
II.
ltalnos rendelkezsek
1. Az iratkezels szervezete
(1) A Nyregyhzi Fiskoln az iratkezelst vegyes iratkezelsi szervezetben kell elltni.
(2) Az iratkezels szervezeti egysgei (tovbbiakban szervezeti egysgek)
- Rektori Hivatal (RH)
- Blcsszettudomnyi s Mvszeti Fiskolai Kar (BTMFK)
- Gazdasgi s Trsadalomtudomnyi Fiskolai Kar (GTFK)
- Mszaki s Mezgazdasgi Fiskolai Kar (MMFK)
- Termszettudomnyi Fiskolai Kar (TTFK)
- Pedagguskpz Intzet (PKI)
- Gazdasgi s Mszaki Figazgatsg (GMF)
- Tanulmnyi Osztly (TO)
- Humnerforrsok Osztlya (HEO)
- Kollgium (KOLL)
- Kzponti Knyvtr s Szakirodalmi Informcis Kzpont (KK)
- Nemzetkzi Kapcsolatok Kzpontja (NKK)
- PR Iroda (PR)
- Eurpa Tanulmnyok Kzpontja (ETK)
- Hungarolgiai Intzet (HI)
- Kpzsi s Tovbbkpzsi Intzet (KTI)
- Plyzati Iroda (PI)
- Bessenyei Kiad s Jegyzetbolt (BKJ)
- Apczai Csere Jnos Gyakorl ltalnos Iskola (AGYISK)
- Etvs Jzsef Gyakorl ltalnos Iskola s Gimnzium (EGYISK)
56
2. Az iratkezels felgyelete
(1) Az iratkezels felgyelett a fiskolai ftitkr ltja el, aki egyben felels azrt, hogy a bizton-
sgos iratkezels szemlyi, dologi felttelei s eszkzei rendelkezsre lljanak.
(2) A fiskolai ftitkr vente ellenrzi az iratkezelsi szablyzat vgrehajtst, intzkedik a sza-
blytalansgok megszntetsrl, szksg esetn javaslatot tesz a szablyzat mdostsra.
(3) A fiskolai ftitkr tarts tvolltben ezt a terletet a Rektori Hivatal irodavezetje felgyeli.
(4) A szervezeti egysgekben az iratkezels felgyelete a szervezeti egysg vezetjnek hatsk-
rbe tartozik Az egysgvezet a szervezeti egysgben kijelli az iratkezelst vgz szemlyt.
(5) Az elektronikus iratkezels hasznlata mellett minden egysgben ktelez a hagyomnyos
iratkezels s annak szablyainak betartsa.
(6) Az elektronikus iratkezels a 2001. vi XXXV. tv. szablyozsa alapjn trtnik.
(7) Elektronikus iratkezels, valamint az elektronikus irattovbbts esetn az iratkezelsi
szablyzat - a szmtgpes programba ptve - tartalmazza a hozzfrsi jogosultsgokat, valamint
a hitelests rendjt s az ezzel kapcsolatos feladatokat.
III.
A kldemnyek tvtele, elosztsa s felbontsa
3. A kldemnyek tvtele s elosztsa

(1) Az intzmnyhez rkez kldemnyek (beadvnyok) tvtele s elosztsa a Rektori Hivatal
feladata.
(2) A postai kldemnyeket a Magyar Posta Rt. Debreceni Igazgatsgval kttt szerzds
szerint a Nyregyhza 1. Posta szlltja a megllapodsban rgztett felttelekkel. Ezen kl-
demnyeket a Rektori Hivatal meghatalmazott munkatrsai veszik t.
(3) A kldemnyek sztosztsa s rkeztet blyegzvel val elltsa a postabontban trtnik.

A kldemnyek kzl azokat, melyekrl a cmzett nem llapthat meg, a Rektori Hivatal
irodavezetje bontja fel, s kldi a megfelel egysghez. A szervezeti egysgek szerint cso-
portostott, iktatszmmal elltott s ajnlott kldemnyeket iktatszm, illetve ajnlsi
ragszm szerint kell bevezetni az egyes szervezeti egysgek tadknyvbe. A nem ajn-
lottan rkezett, s iktatszmot nem kapott kldemnyek tovbbtsa a 3. (6) bekezdse
szerint trtnik.
(4) Az olyan kldemnyekre, amelyeknek burkolata srlt, vagy amelyeken a felbonts

jelei megllapthatk, r kell vezetni, hogy "srlten rkezett", vagy "felbontva rkezett", s a
megjegyzst al kell rni. Ezutn a srlt kldemny(eke)t a szervezeti egysg vezetjnek
vagy a cmzettnek be kell mutatni.
(5) Felbonts nlkl a cmzettnek kell tovbbtani

- a nvre szl, megllapthatan magnjelleg,
- s. k. felbontsra szl, valamint
- azon kldemnyeket, melyeknl ezt elrendeltk.
(6) A Rektori Hivatal munkatrsai a kldemnyeket szortrozzk s a cmzetthez, illetve a cm-

zett szervezeti egysg irodjhoz tovbbtjk.
(7) A vtvvel kldtt kldemnyeket a cmzettnek vtvvel egytt kell tovbbtani.
57
(8) A felbonts nlkl tvett kldemnyek cmzettje, az ltala felbontott hivatalos kldemnyt ik-
tats cljbl soron kvl kteles visszajuttatni a kzponti iktatba, vagy a szervezeti egysg ik-
tatst vgz iratkezeljhez.
(9) A gyors elintzst ignyl ("azonnal", "srgs" jelzs) kldemnyt azonnal tovbbtani kell
a cmzetthez, vagy ha ez nem lehetsges, a szignlsra jogosultnak kell soron kvl bemutatni, il-
letve tadni. Az iktatst vgz szervezeti egysg feladata az tirnytott iratokrl jegyzket ve-
zetni.
4. A kldemnyek felbontsa
(1) A kldemny ellenrzse bontskor

- A kldemny felbontsakor ellenrizni kell az iraton, illetve bortkon jelzett mellklet(ek)
megltt, valamint illetkkteles iratnl az illetk lerovsnak tnyt (n. "leletezs"). Az esetle-
gesen felmerl irathiny tnyt jegyzknyvben vagy az iraton vagy az eladi ven kell rgz-
teni. A jegyzknyv egy pldnyt a kldemnyhez kell mellkelni.
- A mellkletek hinya nem akadlyozhatja az gyintzst. (A hinyptlst az gyintznek kell
kezdemnyezni.)
- A faxon rkezett irat esetben, elszr gondoskodni kell az informcikat tartsan rz msolat
ksztsrl. A msolat hitelestst az eredeti irat rzsre kijellt szervezeti egysg iratkezelje
vgzi zradkkal. Egyebekben a faxon rkezett irat kezelsre az ltalnos rendelkezsek az
irnyadak.
(2) A kldemny bortkjt vglegesen az gyirathoz kell csatolni, ha
- az gyirat benyjtsnak idpontjhoz jogkvetkezmny fzdik,
- a bekld nevt vagy pontos cmt csak a bortkrl lehet megllaptani,
- a kldemny hinyosan vagy srlten rkezett meg,
- bncselekmny vagy szablysrts gyanja merl fel.
(3) A fiskolai rektor nevre, a fiskola cmre rkez kldemnyeket s beadvnyokat - a Rektor
felhatalmazsa alapjn - a fiskolai ftitkr, vagy a Rektori Hivatal irodavezetje is felbonthatja
s osztja el.
(4) A fhatsgtl rkez kldemnyeket a fiskolai ftitkr bontja fel, a hatridket nyilvntar-
tsba veszi, a kldemnyeket szignlja, majd tovbbtja gyintzsre.
(5) A kznsges kldemnyek postafikrendszerrel, az ajnlott vagy iktatszmmal elltott kl-
demnyek tadknyvvel kerlnek elosztsra. Az tadknyvbe bevezetett kldemnyek tvtelt
az tvevnek alrsval (kzjegyvel) kell igazolni.
(6) A felbontott s szignlt kldemnyeket a kzponti iktat azonnal iktatszmmal ltja el s az
gyintzkhz eljuttatja.
(7) A nvre szl kldemnyek cmzettei az ltaluk felbontott hivatalos kldemnyeket iktats
cljbl soron kvl ktelesek visszajuttatni a kzponti kezelirodba, ahol iktatszmmal ltjk
el s az elz pont alapjn jrnak el. (Az gyirat ezzel vlik hivataloss.)
(8) A fiskolai ftitkr vagy a Rektori Hivatal irodavezetje ltal felbontott s a kzponti kezel-
iroda ltal iktatott iratokat a rektor az gy elintzsvel megbzott szemlyre, vagy szemlyekre
szignlja.
A szervezeti egysg vezetje ltal felbontott iratokat a szervezeti egysg iktatja.
A szervezeti egysgeknek cmzett iratokat, amelyeket a kzponti kezeliroda nem iktatott (Kari
Titkrsgok, TO, GH, Knyvtr stb.) a szervezeti egysg iktatja.
(9) Tves cmzs vagy helytelen kzbests esetn a kldemnyt azonnal vissza kell kldeni a fel-
adnak, az iktatst vgz szervezeti egysgnek.
(10) Az iratkezelsi teendket rszben a kzponti kezeliroda, rszben az elzekben felsorolt
szervezeti egysgek iratkezeli ltjk el.
58
(11) A nvre szl kldemnyt a cmzett tvolltben a vezet, illetve helyettes felbonthatja, ha
az megllapthatan hivatalos iratot tartalmaz.
(12) A vezet tartsabb tvollte idejre kteles a rszre cmzett hivatalos kldemnyek felbon-
tsra esetenknt vagy lland jelleggel helyettest megbzni.
(13) A kldemny felbontsa alkalmval ellenrizni kell, hogy a bortkon jelzett iratok, illetleg
az iratokon jelzett mellkletek megrkeztek-e. Ha hinyt llaptanak meg, ezt az iratra r kell ve-
zetni. A mellkletek hinya nem akadlyozhatja a tovbbi folyamatos kezelst.
(14) Ha a felbonts alkalmval kitnik, hogy a kldemny pnzt vagy egyb rtket (blyeg, r-
tkpapr stb.) tartalmaz, a felbont az sszeget, illetleg ms rtket kteles az iraton - keltezve s
alrva) feltntetni. A pnz, illetleg ms rtk tovbbi sorsrl az rdemi gyintzs sorn kell
rendelkezni.
(15) A kldemnyek tves felbontsakor, valamint ha ksbb derl ki, hogy a kldemnyben a
titkos gykezelsi szablyzat rendelkezsei al tartoz gyirat van, a bortkot jbl le kell ra-
gasztani, r kell vezetni a felbont nevt s munkahelynek cmt, majd a kldemnyt a cmzett-
hez, illetve a titkos gykezelst ellt szervhez kell eljuttatni.
A bortkra r kell vezetni a "Tves bonts" szveget s a tves bonts dtumt.
(16) A kldemnyek tvtelnl, bontsnl az rvnyben lv biztonsgi elrsokat rvnyes-
teni kell (pl. a kldemnyek biztonsgi tvilgtsa, elektronikus rkezs esetn vrustalants
stb.).
IV.
Az iratok nyilvntartsa
5. Az iratok nyilvntartsba vtele
(1) Az iktatsi rendszerek

- Az iktats hagyomnyos, kzi mdszerrel s szmtgpes eljrssal trtnik.
- Az iratok iktatsa az egysgek ltal kialaktott kdok utn alszmokra tagold, illetve eseten-
knt alszmok nlkli, sorszmos rendszerben trtnik.
- Alszmos iktats esetn az gyben keletkezett els irat nll sorszmot kap, mg a tbbi irat az
illet sorszm alszmaira kerl. Ha a kijellt alszmok beteltek, ez esetben a kvetkez res sor-
szmot kell felhasznlni, hasonl mdon megjellve az el- s utiratok sszetartozst.
- Alszmos iktatsnl az gy trgyt csak egyszer, a kezd irat nyilvntartsba vtele alkalmval
kell a trgy rovatba berni, ha viszont az gy trgya megvltozik vagy kiegszl, az gyiratot j
sorszm alatt kell nyilvntartsba venni.
- Az alszmok nlkli sorszmos iktats azt jelenti, hogy minden iratvlts kln nyilvntartsi
szmot kap. Ha az gyben j levlvltsra kerl sor, ennek nyilvntartsra a kvetkez res
szmot kell felhasznlni, azonban az el- s utiratok sorszmt az gyiraton s nyilvntartsban
egyarnt jellni kell.
- Szmtgpes iktatsnl az alszmokra tagold rendszert clszer hasznlni. Egy sorszmhoz,
ebben az esetben korltlan szm alszm tartozhat.
- Az iktats sorn az egysgek az iktatszm el rjk a maguk kdjt s az irattri trgycsoportok
szmt.
- A megjellt szervezeti egysgekhez tartoz tovbbi egysgek a szervezeti egysgben kialaktott
gyrend szerint iktatnak.
(2) Az iktats
- A szervezeti egysghez rkez, illetve ott keletkez iratokat - ha jogszably msknt nem
rendelkezik - iktatssal kell nyilvntartani. Az iratokat gy kell iktatni, hogy abbl az irat be-
rkezsnek pontos ideje, az intzkedsre jogosult gyintz neve, az irat trgya, az elintzs
mdja, a kezelsi feljegyzsek, valamint az irat hollte megllapthat legyen.
59
(3) A hagyomnyos iratkezelsi szervezetek esetben az rkeztets s iktats cselekmnyek egy-
beeshetnek (lsd kzponti) vagy rszben (lsd vegyes), illetve egszben (lsd osztott) sztvl-
hatnak.
(4) A kldemnyeket felbonts utn a fiskoln kzpontilag, vagy annl a szervezeti egysgnl
kell iktatni, amelyik az gyben intzkedsre vagy az intzkeds elksztsre illetkes.
Ha csak felbonts utn llapthat meg, hogy az gyben intzkedsre ms szervezeti egysg hiva-
tott, a kldemnyt tad knyvvel kell ahhoz tovbbtani.
(5) Iktatni kell a hivatalbl kezdemnyezett intzkedst ignyl minden gyiratot is. Nem szabad
jabb iktatszmot adni a vlemnyezs, tjkoztats, javaslatttel stb. cljbl ms osztly ltal
megkldtt n. tfut iratoknak.
(6) Az iratokat a berkezs sorrendjben kell iktatni. Soron kvl kell iktatni a hatrids iratokat,
tovbb a tviratokat, ajnlott s expressz kldemnyeket, a faxon rkezett iratokat. (A faxon r-
kez irat esetben, elszr gondoskodni kell az informcikat tartsan rz msolat ksztsrl.)
(7) A kzponti szervezeti egysgek, ill. az egyb szervezeti egysgek iratait kln-kln knyv-
ben kell iktatni.
(8) Az iratok iktatsa sorszmos rendszer szerint trtnik. Az iktats az iktatblyegznek az irat-
ra nyomsbl, az annak lenyomatn felsorolt adatok feltntetsbl s az gy lnyeges adatainak
az iktatknyvbe val bejegyzsbl ll.
(9) Az iktatblyegz lenyomatnak tartalmaznia kell:
- az intzmny s szervezeti egysg nevt,
- az iktats vnek, hnapjnak, napjnak,
- az iktatknyv sorszmnak - kd + alszmnak,
- a mellkletek szmnak,
- az gyintz nevnek feltntetsre szolgl rovatokat.
(10) Az iktatblyegz lenyomatn a mellkletek mennyisgt tz darabig szm szerint, ezen
fell "iratcsom" jelzssel kell feltntetni.
(11) Az iktatblyegzt gy kell az iratra - ltalban az irat jobb fels sarkra - rnyomni, hogy a
szveget, a cmzst ne takarja. Ha nincs elegend hely az iktatblyegz rszre az iraton, az ik-
tats cljra bortlapot kell felhasznlni.
(12) Nem kell iktatni, de jogszablyban meghatrozott esetekben nyilvntartani kell klnsen:
- tananyagokat,
- tjkoztatkat,
- meghvkat,
- bemutatsra vagy jvhagys cljbl visszavrlag rkez iratokat,
- pnzgyi bizonylatokat, szmlkat (kln szablyozs szerint),
- munkagyi nyilvntartsokat,
- anyagkezelssel kapcsolatos nyilvntartsokat,
- kzlnyket, folyiratokat,
- visszarkezett trtivevnyeket.
(13) A nem papr alap, elektronikus adathordozn rkezett iratokon (pl. magnetofonszalag, haj-
lkony lemez, CD ROM stb.) az gyirat szmt s trgyt is rgzteni kell. Az iktatknyv "Irat
jellege" rovatba be kell jegyezni, hogy pl. "magnetofonszalag", a "Kezelsi feljegyzsek" rovat-
ba pedig annak trolsi helyt.
(14) Elektronikus iktats esetn az rkeztet kpernyrovatokat az iktatssal megbzott iratkeze-
l tlti ki.
6. Iktatknyv, iktatszm
(1) Az iraton elhelyezett iktatblyegz lenyomatnak kitltsvel egyidben, azzal megegye-

zen kell bejegyezni az iktatknyvbe a sorszmot, az iktats idejt, a bekld nevt, esetleg sz-
mt, az gy trgyt, mellkletei szmt. Ezeken tlmenen az iktatknyvnek megfelel rovatokat
60
kell tartalmaznia az gyintz nevnek, az elintzs mdjnak s az irattri ttelszmnak a feljegy-
zsre. A ttelszmot az iraton az gyiratkezel tnteti fel.(2) Az gyiratok kzi iktatsra az v
elejn jonnan nyitott, bekttt, oldalszmozott s hitelestett, megfelel terjedelm, az egysg te-
vkenysgnek megfelel iktatknyvet kell hasznlni.
(3) Gpi iktats esetn az iktatprogram tartalmazza a kzi iktatsnl elrtakat, kiegsztve a trl-
si, javtsi, hozzfrsi jogosultsgok letiltsval s szablyozsval.
(4) Az iktatknyvben sorszmot resen hagyni, a felhasznlt lapokat sszeragasztani, az
iktatblyegz lenyomatn vagy az iktatknyvben feljegyzett adatokat - a ceruzval bejegyzett
hatrid kivtelvel - kiradrozni, kivakarni, leragasztani, tussal, tintval vagy brmely ms mdon
olvashatatlann tenni nem szabad. Ha helyesbts szksges, a tves adatot vagy szmot egy vonal-
lal gy kell thzni, hogy az eredeti feljegyzs olvashat maradjon. A javtst keltezssel s kz-
jeggyel kell igazolni.
(5) Tves iktats esetn a bejegyzst thzssal kell rvnytelenteni oly mdon, hogy az r-
vnytelents tnye - az eredeti bejegyzs olvashatsga mellett - ktsgtelen legyen. A "Kezelsi
feljegyzsek" rovatban meg kell azt is jellni, hogy a tvesen beiktatott gy iratt mely szmra ik-
tattk t, illetleg melyik szervezeti egysgnek adtk t.
(6) Az iktatst minden vben 1-gyel kell kezdeni, a megllaptott kdok szerint.
- Rektori Hivatal (RH)
- Blcsszettudomnyi s Mvszeti Fiskolai Kar (BTMFK)
- Gazdasgi s Trsadalomtudomnyi Fiskolai Kar (GTFK)
- Mszaki s Mezgazdasgi Fiskolai Kar (MMFK)
- Termszettudomnyi Fiskolai Kar (TTFK)
- Pedagguskpz Intzet (PKI)
- Gazdasgi s Mszaki Figazgatsg (GMF)
- Tanulmnyi Osztly (TO)
- Humnerforrsok Osztlya (HEO)
- Kollgium (KOLL)
- Kzponti Knyvtr s Szakirodalmi Informcis Kzpont (KK)
- Nemzetkzi Kapcsolatok Kzpontja (NKK)
- PR Iroda (PR)
- Eurpa Tanulmnyok Kzpontja (ETK)
- Hungarolgiai Intzet (HI)
- Kpzsi s Tovbbkpzsi Intzet (KTI)
- Plyzati Iroda (PI)
- Bessenyei Kiad s Jegyzetbolt (BKJ)
- Apczai Csere Jnos Gyakorl ltalnos Iskola (AGYISK)
- Etvs Jzsef Gyakorl ltalnos Iskola s Gimnzium (EGYISK)
(7) Az iktatszm
- A klnbz szervezeti egysgek iktatszmait kdok (betjelek), az gykrket rmai szmok,
az iratfajtkat (ttelszmok) arab szmok klnbztethetik meg egymstl.
(8) Az v kezdetn rkez els irat sorszmt1-gyel kell kezdeni s az iktatst az v vgig meg-
szaktatlan sorrendben kell folytatni. Az iktatknyv egy-egy sorszmra csak egy gyet szabad
beiktatni, a sorszm egymst kvet alszmaira csak egymssal szervesen sszefgg iratok je-
gyezhetk be.
(9) A szervezeti egysgek gyirataik iktatst 1. sorszmmal kezdik, a szm mellett feltntetve a
szervezeti egysg nevnek rvidtst.
(10) Iktatsi adatok

Az iktats sorn az iktatknyvben, tovbb az gyintzs klnbz fzisaiban fel kell tntetni:
61
- az iktats sorszmt (iktatszm)
- az iktats idpontjt
- az irat kldjnek (gyflnek) azonost adatait
- a kld iktatszmt (hivatkozsi szm)
- az irat trgyt
- az el- s utirat korbbi azonost-(iktat-)szmt
- az gyintz szervezeti egysg s az gyintz azonost adatait
- az elintzs hatridejt
- az elintzs mdjt, idejt
- az esetleges cmzett(ek)et
- a kezelsi feljegyzseket (csatols, hatrid, visszarkezs stb.)
- az irattri ttelszmot s az irattrba helyezs keltt
- az iratnak s mellkletnek szmt (ha korbban nem kerlt rgztsre)
(11) Az gyben keletkezett els irat iktatknyvi sorszma az egsz gy nyilvntartsi szma,
alapszma, fggetlenl attl, hogy az gy iratainak iktatsra hny sorszm felhasznlsa vlt szk-
sgess. Ha az gyben tbb ven t keletkeznek iratok, az j esztendben mindig j sorszmon kell
kezdeni az iratok nyilvntartst. Az gy alapszma - teht ahol az gyre vonatkoz valamennyi
iratot el kell helyezni - mindig a trgyvben keletkezett els irat sorszma. Az egyazon gyre vo-
natkoz iratok sszetartozst ilyen esetben is jellni kell.
(12) Ha az gyben a fiskola szervezeti egysgnl iktattak mr iratot, azt csatolni kell az utbb
berkezett irathoz. A csatols tnyt az iratokon fel kell tntetni, az iratokat ssze kell szerelni s az
alapszmon kezelni. Az iratszerelst gy kell elvgezni, hogy egy-egy ggyel kapcsolatos valam-
ennyi irat idrendben kvessk egymst. Az egyes iratok pedig knyvszeren lapozhatk, knnyen
olvashatk legyenek.
Az ilyen iratokat bortlapban kell elhelyezni s kezelni. Ha az elirat nincs az irattrban, vagy pe-
dig azt brmely okbl nem lehet az jabban berkezett irattal sszeszerelni, az jabb gyiratra fel
kell jegyezni, hogy az elirat hol tallhat s mita van a jelen helyen.
(13) Az intzkedsre s felhvsra tbb szervtl rkezett vlaszokat vagy jelentseket nem sza-
bad kln-kln iktatni, hanem berkezsket gyjtven kell feljegyezni. Az iktatknyvbe be kell
jegyezni, hogy az iratok nyilvntartsa gyjtven trtnik. Az gy kezelt jelentseken az iktatsz-
mot trni kell a gyjtv folyszmval. A berkezett jelentseket a gyjtvvel egytt az gyint-
zhz kell eljuttatni. A gyjtvre elre fel kell jegyezni az intzkeds szmt, trgyt, valamint
azoknak a szerveknek a nevt, amelyektl jelentsnek kell rkezni, majd a berkezs tnyt a meg-
felel rovatba a napi kelet bejegyzsvel rgzteni. A gyjtv az iratok mellett marad s gy kerl
irattrba.
(14) A gyjtszm s a gyjtv hasznlata
- Ha intzkedsre vagy felhvsra tbb szervtl, szervezeti egysgtl rkeznek vlaszok, azokat az
gyintz kln iktats nlkl, gyjtven tarthat nyilvn.
- A berkezett vlaszokra fel kell rni az iktatszmot s a gyjtv sorszmt. A gyjtv haszn-
latt jellni kell az iktatknyvben. Az gyintzs utn a gyjtv az iratok mellett marad s gy
kerl irattrba.
- A gyjtszmok jegyzkt a kapcsold trgy megjellsvel az iktatknyv els lapjhoz kell
csatolni, s a gyjtveket v vgn emelked sorszm szerint sszekapcsolva az iktatknyvvel
egytt kell kezelni.
(15) Az iktatott gyiratokat az v kezdetn jonnan nyitott, bekttt, betsoros nv- s trgymuta-
t knyvben kell mutatzni. Ha az irat tbb szemllyel kapcsolatos, a nvmutat megfelel betje-
lnl valamennyi szemlyt mutatzni kell. Mutatzni az iktats napjn, de legksbb az iktatst
kvet munkanapon kell.
- Papr alap, kzi iktatst vgz, nagyobb iratforgalm szervezeti egysgeknl az iktatott iratok-
rl nv, trgy s szksg szerint idegen szmmutatt kell vezetni.
62
- Szmtstechnikai megoldsnl a keresst a fentieken fell, esetenknt kombinlt felttelek s
tartalom szerint is biztostani lehet.
(16) Az iktatknyvet az v utols munkanapjn az iktatsra felhasznlt utols sorszmot kvet-
en alhzssal, az utols iktats szmnak feltntetsvel, keltezssel, alrssal s a szervezeti egy-
sg hivatalos blyegz lenyomatval kell lezrni.
63
V.
Iratkezelsi feladatok az gyintzs folyamatban
7. Az gyintz kijellse
(1) A nyilvntartsba vett, eliratokkal felszerelt iratokat elintzs cljbl a kijellt gyin-
tznek kell tadni.
Az tads eladknyvvel, alrs ellenben trtnik a kzponti kezeliroda "gondozsban".
(2) Elintzs eltt az gyintzk ktelesek a szksges kzbens intzkedseket (vlemny-
krs, a tnylls tisztzsa stb.) megtenni. Amennyiben erre lehetsg van, a kzbees intzkeds
telefonon is megtrtnhet. A telefonon adott vagy kapott intzkeds lnyegt, az rintett gyintz
nevt, munkahelyt s a beszlgets idpontjt az iratra fel kell jegyezni. Ha az gy elintzse eltr
a szabvnyostl, az elintzsi tervezet indokolsrl tjkoztat feljegyzst kell kszteni, sszefog-
lalva abban az esetleges szbeli trgyalsok eredmnyt is.
(3) Elektronikus iratforgalom esetn, ha az irat nem iktathelyhez kttt (pl. eladhoz) r-
kezett, iktatsra az iktatsra illetkes iratkezelhz kell irnytani. Az iratkezel, ha az rkezett irat
elzmnybl az gyintz nem azonosthat, az elektronikus iratot is kteles az illetkes vezet-
nek szignlsra bemutatni.
(5) Az gy elintzse trtnhet az eredeti irat tovbbtsval (illetkes intzkedse vgett),
tisztzatra kerl elintzsi tervezet tjn, valamint intzkeds nlkli irattrba helyezs-
sel.
8. Elintzsi tervezet
(1) Elintzsi tervezet kszthet:
- az iktatott iraton,
- eladi ven,
- sokszorostott nyomtatvnyon (elnyomott formban),
- tisztzati s az egyidejleg kszl msolati pldnyokon.
(2) Az elintzsi tervezet elksztsvel egyidejleg az gyintz a ler s a kezel rszre
utastst ad
- a pldnyszmra,
- a hatrids nyilvntartsba helyezs s a hatrid napjra,
- az gyirat, illetleg a kiadvny elkldse vagy irattrba helyezse eltti lttamozsra,
- a kiadvny posta tovbbtsnak mdjra (expressz, ajnlott, vtvvel, elektronikusan),
- a hivatalos kzzttelre s annak mdjra.
(3) Az gyintz ltal alrt elintzs-tervezetet a kzponti kezeliroda munkatrsnak kell t-
adni, aki az eladknyvben az tvtelt alrsval tartozik igazolni. A kzponti irodavezet napon-
knt tartozik az elintzett gyiratokat az illetkes vezetnek kiadvnyozs cljbl bemutatni.
9. Kiadmnyozs
(1) A Nyregyhzi Fiskoln a kiadmnyozsra jogosult szemlyek (az SZMSZ rtelmben) a
kvetkezk:
- fiskolai rektor
- rektorhelyettesek,
- fiskolai ftitkr,
- kari figazgatk,
- gazdasgi figazgat,
- Humnerforrsok osztlyvezetje,
- tanulmnyi osztlyvezet,
- Kzponti Knyvtr igazgatja,
- Kollgium igazgatja.
A kiadmnyozs gy trtnik, hogy a kiadvnyoz az intzkedstervezetet alrsval s keltezssel
ltja el, alrsa el pedig "K" (kiadmnyozhat) bett r. Ugyangy jr el, ha a kiadmnyt nem kell
kszteni, hanem az gyiratnak irattrba helyezst kell elrendelni.
64
Ha a kiadmnyoz az elintzsi tervezettel egyetrt, de annak kiadmnyozsa meghaladja a jogkr-
t, az iratot "L" bet rvezetsvel rja al, az ilyen iratot kiadmnyozs cljbl az illetkes veze-
thz kell tovbbtani. Az emltett jelzsek valamelyike nlkl irat nem tovbbthat.
(2) A kimen gyiraton fel kell tntetni az iktatszmot trve a ler nevvel, tovbb az el-
ad, gyintz nevt, a mellkletek szmt, trgyt, hivatkozsi szmt s az gydarab rendeltetsi
helyt.
(3) Lers utn a tisztzatot, ha nem egytt kszlt a kiadvnyozott tervezettel, sszeolvass
utn egyeztetni kell. Az egyeztets megtrtntt s keltt az sszeolvask az iraton, illetve az el-
adi v megfelel rovatban feljegyzik s kzjegykkel ltjk el.
(4) Lers utn a kiadmnyoz eredeti alrsval kell elltni azokat a tisztzatokat, amelyek te-
kintetben ezt valamely rendelkezs elrja (pl. utalvnyozsok, kinevezsek, megbzsok, jegyz-
knyvek stb.), vagy ha ezt a kiadmnyoz szksgesnek tartja.
(5) A kiadmny akkor hiteles, ha
- azt az illetkes kiadmnyoz sajt kezleg alrja,
- a kiadmnyoz neve mellett az "s.k." jelzs szerepel s - nem nyomdai sokszorosts irat
esetn - a hitelestssel felhatalmazott szemly azt alrsval igazolja, nyomdai sokszoros-
ts esetn elegend a kiadmnyoz neve mellett az "s.k." jelzs, illetve a kiadmnyoz
alakh alrsmintja s/vagy a kiadmnyoz szerv blyegzlenyomata,
- a kiadmnyoz, illetve a felhatalmazott szemly alrsa mellett a szerv hivatalos blyegz-
lenyomata szerepel.
(6) A msolat vagy kiadmny hitelestst az eredeti iratot rz szervezeti egysg iratkezelje
vgzi zradkolssal.
(7) Az elektronikusan ellltott s elektronikusan tovbbtott iratok hitelestsre elektronikus
alrst s idblyegzt, jogszablyban kijellt szervezet ltal kezelt nyilvnos s tit-
kos kulcsot kell alkalmazni a 2001. vi XXXV. trvnyben foglaltak alapjn.
VI.
Az iratok tovbbtsa, postzsa
10. Az iratok tovbbtsa
(1) A kzponti irodavezetnek ellenrizni kell, hogy az alrt, illetleg hitelestett s b-
lyegzlenyomattal elltott kiadvnyokhoz a kezeli utastsban elrt mellkleteket csatoltk-e, to-
vbb vgre kell hajtani minden kiadi utastst. E feladatok elvgzse utn az iraton (az irat mso-
latn) fel kell jegyezni a tovbbts keltt, s ennek tnyt a hagyomnyos tadknyvben is rgz-
teni kell.
11. Az iratok postzsa

(1) A kldemnyeket a tovbbts mdja szerint kell csoportostani (posta, kln kzbest stb.).
Postai tovbbts esetn a kldemnyeket kznsges, expressz, ajnlott, csomag stb. kldemnyek
szerint is csoportostani kell. A kezeliroda munkatrsai a posta rszre elksztik szlltsra a kl-
demnyeket. A kznsges kldemnyeket darabszmra csomagoljk s sszestt ksztenek; az
ajnlott kldemnyeket bevezetik a "Postai kldemnyek feladknyvbe"; a vtvvel szlltand
kldemnyekhez elksztik a szksges ksrket.
(2) Az gyiratkezel szervezeti egysgek a kldemnyeket megcmzett bortkkal egytt
mg aznap, de szksg esetn naponta tbbszr is ktelesek tadknyvvel tovbbtani a kezeliro-
dhoz. A kzponti kezeliroda a kldemnyeket kzbestknyvvel tovbbtja.
65
VII.
Irattrozs, irattri kezels
12. Irattrozs
(1) Azokat az iratokat, amelyeknek tisztzatait elkldtk s ezt a tnyt az iraton is feltn-
tettk, illetve azokat, amelyeknek irattrozsra az illetkes vezet utastst adott, az esetleges el-
klds utni lttamozs megtrtnte utn irattrba kell helyezni.
(2) tmeneti (operatv) irattrba lehet elhelyezni az egyes szervezeti egysgeknl az elintzett,
tovbbi rdemi intzkedst nem ignyl, kiadmnyozott, irattri ttelszmmal elltott iratot. Az
tmeneti irattr a kzponti irattrba mg le nem adott, de az gyintzk rendelkezsre ll iratok
trolhelye. Az gyintz az iratot tmeneti irattrba tadven, illetve tadknyvben adja t, illet-
ve szksg esetn azonos mdon kapja vissza.
(3) A szervezeti egysgnl lev tmeneti irattr az iratkezelsi szablyzatban rgztett ideig rzi
az iratokat, ennek letelte utn tadja a szervezet kzponti irattrnak.
(4) A nem tarts megrzst biztost adathordozn rkezett iratokrl az gyintzs sorn msola-
tot kell kszteni.
(5) Az iktatssal megbzott szemlyek ktelesek az gyiratot irattrba helyezse eltt abbl a
szempontbl megvizsglni, hogy a kezeli utastsok vgrehajtsa megtrtnt-e. Az esetleges hinyt
ptolni kell.
Az irattrba helyezst az iktatknyv megfelel rovatban a hnap, nap bejegyzssel fel kell tntet-
ni.
Az gyiratot a postzs napjn, de legksbb a postzst kvet napon irattrba kell tenni.
(6) A hatrids gyiratokat az irattrban a kitztt hatrnapok szerint elklntve kell kezelni.
Ha a vlasz a kitztt hatridre vagy hatrid lejrta eltt berkezik, az gyiratot a hatrids gy-
iratok kzl ki kell emelni, a hatridre vonatkoz feljegyzst az iktatknyv "Hatrid" rovatban
ceruza-thzssal trlni, az gyiratokat pedig az gyintzhz a munkaknyvbe val bejegyzs-
sel tovbbtani kell. Ha a megllaptott hatridre vlasz nem rkezett, az gyiratot az gyintzhz
a munkaknyvbe val bejegyzssel kell tovbbtani.
(7)Az irattri tervben meg kell hatrozni az egyes irattri ttelszmokhoz tartoz iratok
krt, azok megrzsi idejt. Az irattri ttelszmokat a szervezeti felpts, illetve feladat- s gy-
kr szerint kell csoportostani. Az irattri tervet (jelen Szablyzat 1. Sz. mellklete) vente fell kell
vizsglni.
(8) Kzponti irattrba helyezs eltt az ezzel megbzott iratkezel kteles az iratot tvizsglni ab-
bl a szempontbl, hogy az az irattrozsi szablyoknak megfelel-e, teljes-e stb. Ezt kveten be
kell vezetni az iktatknyv megfelel rovatba az irattrba helyezs idpontjt, s el kell helyezni
az irattri ttelszmnak megfelel iratgyjtbe. A kzponti irattrba csak lezrt vfolyam, segd-
knyvekkel elltott iratok adhatk le, tadsi knyv ksretben.
(9) Az irattrba helyezett iratokrl nyilvntartst kell vezetni.
13. Irattri kezels

(1) Az gyiratokat az irattrba az irattri terv ttelszmai szerint trtn csoportostsban, ezen
bell a sorszmok, illetve alapszmok nvekv sorrendjben kell elhelyezni.
Minden egyes ttelt kln dossziba, a dosszikat pedig dobozokba, vagy fedlemezek kz kell
tenni gy, hogy az iratkteg vastagsga lehetleg ne haladja meg a 15 cm-t. A dobozon, illetve a
fels fedlemezen fel kell tntetni a szervezeti egysg (osztly) nevt, az iratok keletkezsnek v-
szmt, a ttelszmot, valamint a ktegben lev iratok kezd s vgs iktatszmt.
(2) A kt vnl nem rgebbi iratokat az gykezelst ellt szervezeti egysg kezeli s rzi. E
kzi irattr kezelse az gyiratkezel feladata.
A kt vnl rgebbi iratokat a megfelel iktat- s segdknyvekkel egytt a kzi irattr kezelje
tadja a kzponti irattrnak. Az iratok tadsa jegyzk alapjn trtnik. Az tadsi jegyzknek tar-
66
talmaznia kell a szervezeti egysg nevt, az iratok vt, ttelszmt s az egy-egy ttelszmba tarto-
z iratok szmkrt. (Ezt a munkt a kzponti irattros ltja el.)
(3) A kzponti irattrban az iratokat szervezeti egysgenknt, venknt elklntetten, az iratt-
ri terv szerinti ttelekben, ezeken bell a sorszmok rendjben kell kezelni.
(4) A kzponti irattr kezelsnl kerlni kell az iratok sszehajtst, zsineggel tktst vagy
iratkapcsolk hasznlatt. Az iratokat eredeti alakjukban, hajtogats nlkl, illetleg bortlapok
kztt kell kezelni.
Klnleges mret iratokat vagy ilyen mellkleteket (pl. trkpek, rajzok stb.) kln kell elhelyezni,
s e tnyt az iraton vagy a nyilvntartknyvben jelezni kell.
(5) Az elektronikus adathordozra felvitt iratokat, kezelsi feljegyzseket, nyilvntartsi adato-
kat egy kzs adathordozn kell kezelni. Az elektronikus adathordozkon trolt adatok, llomnyok
utlagos elolvasst, hasznlatt mindenkor biztostani kell az erre szolgl eszkzk esetleges m-
dostsa, cserje esetn is. Ha ez nem biztosthat, az elektronikus iratokrl tarts, hitelestett pa-
prmsolatot kell kszteni, vagy hivatalosan kell nyilatkozni arrl, hogy a ksztett msolatok tar-
talmilag s formailag megegyeznek az elektronikus adathordozn rgztett iratokkal.
(6) A kzponti irattrban s a kezelsi irodkban elhelyezett iratokat az irattr kezelje csak el-
ismervny ellenben adhatja ki hivatalos hasznlatra a szervezeti egysg dolgozi rszre.
Az elismervnyt az irat helyn kell tartani. Egsz irattri ttelt csak az illetkes vezet utastsra
lehet kiadni.
(7) Msolatot csak az illetkes vezet engedlyvel lehet kiadni. Az gyben nem rdekelt sze-
mly rszre felvilgosts vagy msolat nem adhat.
VIII.
Selejtezs
14. A selejtezs lebonyoltsa

(1) A fiskola az irattri anyagnak azt a rszt, amely nem trtneti rtk s amelyre az gy-
vitel rdekben mr nincs szksg, kteles kiselejtezni.
Az irattrban elhelyezett brmelyik iratot csak iratselejtezs tjn szabad az irattrbl megsemmis-
ts vagy nyersanyagknt val felhasznls cljbl kiemelni.
(2) Az irattr anyagt 5 venknt legalbb egyszer a selejtezs szempontjbl fell kell vizsgl-
ni. Ennek sorn ki kell vlasztani azokat az irattri tteleket (iratokat), amelyeknek rzsi ideje az
irattri terv szerint lejrt, ennlfogva kiselejtezhetk.
A megrzsi idt az utols rdemi gyintzs lezrsnak kelttl kell szmtani. Az intzmny
vezetje (szervezeti egysgek vezeti) indokolt esetben elrendelheti egyes iratoknak az irattri terv-
ben megllaptott rzsi idtartamnl hosszabb ideig trtn megrzst. Ezt a krlmnyt a vezet
alrsval az irattri ttelszmnl kell az iraton feltnen jelezni.
(3) Nem selejtezhetk az intzmny
- ltestsre, szervezsre, mkdsre, fejldsre s iratkezelsre vonatkoz alapvet
fontossg iratok,
- a gazdasgi, tudomnyos stb. szempontbl jelents trtneti rtk iratok,
- a mszaki lersok, mszaki gyrtsi s gyri tervek,
- a nemzetkzi pnzgyekre vonatkoz iratok,
- azok az iratok, amelyek alapjn nemzetkzi jogok s ktelezettsgek keletkezse, fennll-
sa vagy megszntetse llapthat meg,
- a jogszablyok elksztsre s letrgyalsra vonatkoz iratok,
- irattrban rztt, levltri anyagot kpez iratok,
- az irattri tervben "nem selejtezhet"-nek minstett egyb iratok.
(4) A selejtezs sorn egyes iratok tartalmnak s rzsi idejnek elbrlsnl felmerl ktely
esetn gyviteli szempontbl a szerv vezetjnek, tudomnyos, trtneti szempontbl pedig az ille-
tkes levltri szakrtnek a vlemnye a dnt.
67
(5) A fiskola vezetje a selejtezssel jr szervezsi s ellenrzsi feladatok elltsra selejte-
zsi felelst kteles megbzni. Az iratok selejtezst csak az azok tartalmi jelentsgt ismer sze-
mly irnytsa mellett lehet elvgezni. Ezrt a selejtezs vgrehajtsval olyan dolgozkat kell
megbzni, akik az iratok gyviteli, tudomnyos s trtneti jelentsgvel tisztban vannak.
(6) Az iratselejtezs alkalmval 3 pldnyban a selejtezsi bizottsg ltal alrt selejtezsi jegy-
zknyvet kell felvenni.
A selejtezsi jegyzknyvnek tartalmaznia kell:
- a selejtezsi jegyzknyv felvtelnek idejt,
- azon szervnek (szervezeti egysgnek) a nevt, amely iratanyagnak selejtezsrl a jegyz-
knyv kszlt,
- a selejtezs al vont iratanyag vkrnek megjellst,
- a kiselejtezett ttelek felsorolst,
- a kiselejtezett ttelekbl esetleg visszatartott iratok egyedi megnevezst,
- a kiselejtezett anyag mennyisgt (kg),
- a selejtezst vgz s ellenrz szemlyek nevt.
(7) A selejtezs megkezdsrl az illetkes levltrat - a selejtezs megkezdst megelz 30
nappal korbban - rtesteni kell.
A levltrnak a selejtezsi jegyzknyv kt pldnyt kell megkldeni.
(8) A levltr az iratok megsemmistst (paprhulladkknt val rtkests) a szksges ellen-
rzs utn a selejtezsi jegyzknyv visszakldtt pldnyra rt zradkkal engedlyezi.
Az elektronikus adathordozn lev iratok selejtezse s megsemmistse az ltalnos szablyok
szerint trtnik.
A selejtezs tnyt az irattri jegyzken fel kell tntetni.
(9) A megsemmists szablyairl a szerv vezetje az adatvdelmi szablyozs figyelembevte-
lvel gondoskodik.
15. Levltrba ads

(1) A levltr szmra tadand iratokat teljes, lezrt vfolyamokban, gyviteli segdletekkel
egytt, annak mellklett kpez iratjegyzkkel, az tad kltsgre az irattri terv szerint tads-
tvteli jegyzknyv ksretben teljes, lezrt vfolyamban, kell tadni. A visszatartott iratokrl
kln jegyzk kszl.
(2) Amennyiben a levltr az elektronikus iratok trolshoz s kezelshez szksges technikai
felttelekkel nem rendelkezik, az elektronikus adathordozn lev iratokrl legksbb levltrba
ads eltt hitelestett msolatot kell kszteni tarts, idtll papr adathordozra.
IX.
Intzkeds megszns esetn
16. Kzfeladatot ellt szerv megszntetse vagy feladatkrnek megvltoztatsa esetn a rendel-
kez szerv kteles intzkedni az rintett szerv irattri anyagnak tovbbi elhelyezsrl, biztons-
gos megrzsrl, kezelsrl s hasznlhatsgrl.
X.
Zr rendelkezs
A Szablyzat 2003. janur 1-jn lp hatlyba. A hatlybalpssel rvnyket vesztik a jog-

eld intzmnyek: a Bessenyei Gyrgy Tanrkpz Fiskola, valamint a GATE Nyregyhzi Mez-
gazdasgi Fiskolai Kara iratkezelsi szablyzata.
68
IRATTRI TERV - a Nyregyhzi Fiskola Iratkezelsi Szablyzatnak 1. Sz. mellklete
IRATTRI TERV
Trgy
Ttel- (Az gykr, iratfajta megnevezse) Megrzsi, Levltrba
szm selejtezsi id ads ideje
(v) (v)
(NS= nem se- (HM=helyb
lejtezhet) en marad
1. 2. 3. 4.
I. LTALNOS VEZETSI GYEK
1. Alapt okirat NS HM
2. Tancslsek, vezeti rtekezletek jegyzknyvei, NS 15
hangfelvtelei, emlkezteti, hatrozatai
3. Vezeti megbzsok s felmentsek (az intzmnyi, a NS 15
kari, az oktatsi s egyb egysgek vonatkozsban)
4. Szervezeti egysgek ltestse, megszntetse, talaktsa, NS 15
integrci
5. Vezeti krlevelek, utastsok NS 15
6. Szervezeti s mkdsi szablyzatok, gyrendek NS 15
7. Testletek s bizottsgok ltestse, mkdse NS 15
8. Munkatervek s jelentsek, beszmolk NS 15
9. A fiskola mkdsre vonatkoz statisztikai jelentsek NS 15
10. Jubileumi dszoklevelek adomnyozsnak gyintzse NS 15
11. A felsoktats, illetve a fiskola fejlesztsnek ltalnos NS 15
krdsei, intzmnyfejlesztsi tervek
12. Egyezmnyek s kapcsolatok klfldi felsoktatsi intz- NS 15
mnyekkel
13. Brsgi s ms hatsgi (rendrsgi, gyszsgi stb.) NS 15
gyek s eljrsok
14. A fiskoln mkd szervezetek (szakszervezet, KT, NS 15
HT) mkdsvel kapcsolatos iratok
15. A fiskola ellenrz s tancsad testleteinek iratai (mi- NS 15
nsgbiztosts)
16. A fiskolhoz ktd alaptvnyok mkdsvel kapcsola- NS 15
tos iratok
69
1. 2. 3. 4.
II. KLS S BELS KOMMUNIKCI GYEI
1. Arculatformls gyei NS 15
2. Fiskolai nnepsgek, egyb fiskolai szint szakmai- NS 15
tudomnyos rendezvnyek szervezse, lebonyoltsa
3. Tjkoztat jelleg fiskolai kiadvnyok 5 ---
4. Bessenyei Kiad gyei NS 15
5. Mdiakapcsolatok 5 ---
6. Egyttmkds az MTA-val s ms hazai felsoktatsi s NS 15
tudomnyos intzmnyekkel
7. Egyttmkds hazai cgekkel s intzmnyekkel NS 15
8. A kls s bels hlzati kommunikcival kapcsolatos 5 ---
gyek
9. Barti Kr mkdsvel kapcsolatos iratok NS 15
10. A fiskolai sport-, kulturlis s mvszeti lettel kapcsola- NS 15
tos iratok
1. 2. 3. 4.
III. HUMNERFORRS GYEK
1. Egyetemi, fiskolai tanri, docensi plyzatok s meghv- NS 15
sok
2. Flls munkaviszony ltests, mdosts, megszntets NS 15
3. Tovbbi jogviszonyban llk alkalmazsa 10 ---
4. Fiskoln belli thelyezsek 10 ---
5. raadi megbzsok, kls eladk, vizsgztatsi enged- 10 ---
lyek
6. Egyb megbzsi szerzdsek 10 ---
7. Fizetsek, brek, besorolsok megllaptsa 10 HM
8. Jutalmazsok, seglyek 10 HM
9. Kedvezmnyek, tiszteletdjak 10 HM
10. rdekegyeztetssel kapcsolatos gyek NS 15
11. Rendes s fizetsnlkli szabadsg engedlyezse 5 ---
12. Kutatnapok, alkoti szabadsg, kutatv engedlyezse 5 ---
13. Fegyelmi gyek NS HM
14. Oktati munka hallgati vlemnyezse NS 15
15. Humnpolitikai tervek, fejlesztsi iratok 5 ---
16. Tudomnyos fokozatokkal kapcsolatos gyek (tudomnyos NS 15
minsts, habilitcis gyek, PhD kpzs)
70
1. 2. 3. 4.
IV. TUDOMNYOS MUNKVAL KAPCSOLATOS IRATOK
1. Hossz tv elvi jelentsg tudomnyos kutatsokkal, NS 15
kutatsfejlesztssel kapcsolatos gyiratok
2. Tudomnyos munkatervek, beszmolk, adatkzls NS 15
3. Kltsgvetsen kvli kutatsok gyei NS 15
4. Kutatsok finanszrozsa (a kutatmunka feltteleinek 5 ---
javtsa)
5. Tudomnyos plyzatok gyei NS 15
6. Tallmnyok, jtsi gyek iratai NS 15
7. Posztdoktori s egyb sztndjak NS 15
1. 2. 3. 4.
V. OKTATSSAL KAPCSOLATOS IRATOK
1. Az oktat - nevel munkra vonatkoz minisztriumi ren- NS 15
delkezsek, jelentsek, beszmolk
2. Kpestsi kvetelmnyekkel kapcsolatos iratok NS 15
3. Szakalaptssal, szakindtssal kapcsolatos iratok NS 15
4. Akkreditci NS 15
5. Kreditalap tantervek NS 15
6. Operatv tanrendi gyek, rarend, oktatsi sznet 10 HM
7. Tantrgyi programok, tantrgyi felelsk NS 15
8. Tanknyvek, jegyzetek, oktatsi segdletek ksztsvel, NS 15
kiadsval kapcsolatos iratok
9. A tanszkek oktat munkjval kapcsolatos beszmolk, NS 15
jelentsek
10. Tovbbkpzssel kapcsolatos tanszki gyek NS 15
11. Felvteli eljrs elksztse, lebonyoltsa 10 ---
12. Felvteli elkszt 5 ---
1. 2. 3. 4.
VI. KNYVTRI GYEK
1. A knyvtri llomny nyilvntartsai, az llomny NS HM
revizijval kapcsolatos iratok
2. A knyvtr kl- s belfldi kapcsolatai NS 15
3. Az llomnygazdlkodssal kapcsolatos iratok NS 15
4. A knyvtri szolgltatsokkal kapcsolatos nyilvntartsok 10 ---
5. Kiadvnyok cserje, ajndkozsa, kapott kiadvnyok l- 10 ---
lomnyba vtele
71
1. 2. 3. 4.
VII. NEMZETKZI KAPCSOLATOK
1. A fiskola oktatinak s kutatinak klfldi tanulmnyt- NS 15
jaival kapcsolatos iratok (Oktatk s kutatk cserje, az
oktatk s kutatk klfldi felsoktatsi intzmnyben
folytatott oktat s kutat tevkenysge, klfldi sztnd-
jak)
2. A klfldi llampolgrsg lektorok munkjval kapcsola- NS 15
tos iratok (klfldi felsoktatsi intzmnyek oktatinak,
kutatinak mkdse az itteni fiskoln)
3. Nemzetkzi konferencikon val rszvtel NS 15
4. Nemzetkzi konferencik rendezse a fiskoln NS 15
5. Klfldi ltogatk fogadsa NS 15
6. Klfldi egyesletek tagsga, tagdjfizets NS 15
7. Nemzetkzi projektek, sokoldal nemzetkzi egyttmk- NS 15
dsi megllapodsok
8. Hallgatk klfldi tanulmnytjai s egyb tjai 5
9. Klfldi utak pnzgyi elszmolsa (tolmcsdjak) NS 15
10. Nemzetkzi szervezetek tjkoztat jelleg anyagai 5
11. Klfldi programok, konferencik tjkoztati 5
1. 2. 3. 4.
VIII. HALLGATI GYEK
1. Hallgatk szemlyi iratgyjtje NS 15
Felvett hallgatk felvteli anyaga
Hallgatk iratkozsi lapja
Szakfelvtel, szakvltoztats, tagozatvltoztats
Ms felsoktatsi intzmnybe val thelyezs
Prhuzamos kpzs
thallgats
Rszkpzs
vsszevons
vkihagys
vismtlsre utasts
Hallgat kizrsa, eltiltsa, elbocstsa, eltancsolsa
Vizsgahalasztsok, ismtlsek (kivve vizsgalapok - tanszken)
Hallgati fegyelmi gyek
2. Zrvizsga dokumentumok NS 15
Szigorlati jegyzknyv
Jegyzknyv szakdolgozat megvdsrl
Zrvizsga jegyzknyve
3. Hallgati trzsknyv NS HM
4. Hallgati trzsknyvi nvmutat NS HM
5. Oklevlgyek NS 15
Oklevl honosts, oklevl hitelests
Msodlatok kiadsa
6. Hallgati jogviszony igazolsa, indexkivonat 5
7. Hallgati statisztikai adatszolgltats sszesti NS 15
72
8. Tandjak NS 15
9. sztndjakkal kapcsolatos gyiratok NS 15
sztndj-nyilvntartsok
Klfldi hallgatk sztndj s egyb gyei
BURSA HUNGARICA sztndj
10. Szakmai gyakorlatokkal kapcsolatos iratok NS 15
Klfldi szakmai gyakorlatok
11. Hallgati tudomnyos munkval kapcsolatos iratok NS 15
Tudomnyos dikkrk, TDK s OTDK konferencik gyei
Hallgati tudomnyos plyzatokkal kapcsolatos iratok,
sszestsek
12. Hallgatk hadktelezettsgvel kapcsolatos gyek NS 15
13. Dikhitellel kapcsolatos gyek 5
14. Kollgiumi felvtelekkel kapcsolatos iratok 5
15. Adatlapok 5
1. 2. 3. 4.
IX. A KOLLGIUM GYIRATAI
1. Kollgiumi szablyzatok NS 15
2. A kollgium vezetse, hallgati nkormnyzat a kollgi- NS 15
umban
3. Kollgiumi felvteli gyek 5
4. Kollgiumi fegyelmi gyek 5
5. A kollgium gazdasgi s egyb adminisztratv gyei NS 15
6. Kollgiumi trtsek 5
1. 2. 3. 4.
X. PNZGYI S GAZDASGI VONATKOZS IRATOK
1. Kltsgvetsi s szmviteli gyek NS 15
2. Ptelirnyzat NS 15
3. Brgazdlkods, TB gyek, csaldi ptlk NS 15
4. Statisztika (bevalls, jelents, adatszolgltats, igazols)?? NS 15
5. Szemly- s brgyek NS 15
6. OM s egyb orszgos hatskr szerv egyb intzkedsei NS 15
7. Jutalom, jubileumi jutalom, kitntets NS 15
8. Kisjavts megrendelse 5 ---
9. Nagyjavtsok 5 ---
10. Egyb levelezsek 5 ---
11. Beruhzs, lleszkz megrendels, feljts (rajnlat, 5 ---
szakvlemnykrs)
12. Egyb megrendelsek (Irodaszerek, nyomtatvnyok, fo- 5 ---
gyeszkzk beszerzse, elszmolsa)
13. Egyb gazdasgi gyek (Alaptvny, plyzat) 10 ---
14. Nemzetkzi kapcsolatok 10 ---
15. Fiskoln belli levelezs, krlevl 5 ---
16. Szmla (reklamci), szmlanyits 5 ---
17. tads-tvtel, selejtezs, rtkests, leltrozs NS 15
18. Ellenrzs NS 15
73
19. A fiskola dlivel kapcsolatos gyek (fahzak, dlk, 10 ---
dltets, vendghz)
20. Szerzdsktsek, egyttmkdsi megllapodsok NS 15
21. Sajt hatskr elirnyzat-vltoztats, tvett pnzeszk- NS 15
zk, tmogatsok
22. Adgyek, FA 5 ---
23. Szerzdses munkk 10 ---
24. Gpjrmvek 5 ---
25. Biztostsi gyek 10 ---
26. Munka-, tz-, vagyonvdelem 15 ---
27. Megbzsi szerzds 10 ---
28. Vilgbanki projekt NS 15
29. Tangazdasg 15 ---
1. 2. 3. 4.
XI. VEGYES GYEK
1. Biztonsgpolitikai gyek (munkavdelem, tzrendszet, NS 15
polgri vdelem)
2. Orvosi rendelk, egszsggy NS 15
3. Irattrral kapcsolatos gyiratok NS 15
4. A Rektor s a Rektori Hivatal vegyes adminisztratv ren-
delkezsei. (Az intzmny vezetsvel s a dolgozkkal
kapcsolatos - mshov nem sorolhat - vegyes gyek.)
5. Blyegzk nyilvntartsa NS 15
74
A levltri trvny8
Tartalomjegyzk
1995. vi LXVI. trvny

a kziratokrl, a kzlevltrakrl s a magnlevltri anyag vdelmrl
I. Fejezet
LTALNOS RENDELKEZSEK
A trvny clja
A trvny hatlya
rtelmez rendelkezsek
Az irattri s a levltri anyag vdelmnek ltalnos szablyai
A levltri anyag vdelmnek irnytsa
II. Fejezet
A KZIRAT
A kziratok kezelse s vdelme
Az iratkezelsi szablyzatok kiadsa
A kziratok kezelsnek levltri ellenrzse
A kziratok levltrba adsa
III. Fejezet
A KZLEVLTR
A kzlevltr feladatai
A kzlevltrak s illetkessgk
A kzlevltr fenntartjnak ktelezettsgei
ltalnos levltrak
llami szaklevltrak
Teleplsi nkormnyzat levltra
Kztestlet, kzalaptvny s egyb kzfeladatot ellt szerv levltra
IV. Fejezet
A KZLEVLTR ANYAGNAK HASZNLATA
A kzlevltr anyagban trtn kutats
A hasznlat egyb mdjai
Jogorvoslati kutatsi vagy tjkoztatsi krelem megtagadsa esetn
V. Fejezet
A MAGNLEVLTRI ANYAG VDELME
Nyilvnos magnlevltr
A maradand rtk magniratok vdelme
VI. Fejezet
VEGYES S ZR RENDELKEZSEK
8
http://www.mol.gov.hu/
75
1995. vi LXVI. trvny
a kziratokrl, a kzlevltrakrl s a magnlevltri anyag vdelmrl1
Az Orszggyls a trtnelmi mlt megismersnek elsdleges forrsul szolgl, illetleg a kz-
feladatok folyamatos elltshoz s az llampolgri jogok rvnyestshez nlklzhetetlen, a
nemzet kulturlis rksgnek rszt kpez levltri anyag vdelmnek, folytonos gyaraptsnak
s hasznlatnak alapvet szablyairl a kvetkez trvnyt alkotja:
I. Fejezet
LTALNOS RENDELKEZSEK
A trvny clja
1. E trvny clja annak biztostsa, hogy
a) a kzfeladatot ellt szervek irattri anyaga - gyviteli s levltri rdekekre, valamint a kzr-
dek adatok nyilvnossgnak elvre tekintettel - szakszeren kezelt s rendszerezett, jl hasznlha-
t forrsanyagg vljk;
b) brmely szerv irattri anyagnak, tovbb a termszetes szemlyek irathagyatknak maradand

rtk rsze - a kzlevltrak s a nyilvnos magnlevltrak anyagaknt vagy vdett levltri
anyagknt - psgben s hasznlhat llapotban a jv nemzedkei szmra is fennmaradjon;
c) a levltri anyag hasznlata sorn a kzrdek adatok megismerst s a tudomnyos kutats
szabadsgt garantl alkotmnyos alapjogok rvnyestse a szemlyisghez s a szemlyes ada-
tokhoz fzd alkotmnyos alapjogok vdelmvel egytt valsuljon meg;
d) az llamtitkot s a szolglati titkot kpez adatok vdelme rvnyre juthasson.
A trvny hatlya
2. E trvny hatlya kiterjed
a) a kzfeladatot ellt szervek irattri anyagra;

b) a tarts llami tulajdon trsasgi rszesedssel mkd gazdasgi trsasgok irattri anyagra;
c) a kzlevltrakban rztt levltri anyagra;
d) a nyilvnos magnlevltrakban rztt levltri anyagra;
e) az a)-d) pont hatlya al nem tartoz szervek s termszetes szemlyek tulajdonban lv mara-
dand rtk iratra.
rtelmez rendelkezsek
3. E trvny alkalmazsa sorn
a) szerv: a jogi szemly s a jogi szemlyisggel nem rendelkez szervezet;
b) kzfeladatot ellt szerv: az llami vagy helyi nkormnyzati feladatot, valamint jogszablyban
meghatrozott egyb kzfeladatot ellt szerv s szemly;
c) irat: minden olyan szveg, szmadatsor, trkp, tervrajz s vzlat - a megjelentets szndkval
kszlt knyv jelleg kzirat kivtelvel -, amely valamely szerv mkdsvel, illetleg szemly
76
tevkenysgvel kapcsolatban brmilyen anyagon, alakban, brmely eszkz felhasznlsval s
brmely eljrssal keletkezett;
d) kzirat: a keletkezs idejtl s az rzs helytl fggetlenl minden olyan irat, amely a kzfel-
adatot ellt szerv irattri anyagba tartozik vagy tartozott;
e) magnirat: a nem kzfeladatot ellt szerv irattri anyagba tartoz, valamint a termszetes sze-
mlyek tulajdonban lv irat;
f) irattri anyag: a szerv mkdse sorn keletkezett vagy hozz rkezett s rendeltetsszeren az
irattrba tartoz iratok sszessge;
g) irattr: megfelelen kialaktott s felszerelt, az irattri anyag szakszer s biztonsgos rzsre

alkalmas helyisg;
h) iratkezels: az irat ksztst, nyilvntartst, rendszerezst s a selejtezhetsg szempontjbl
trtn vlogatst, segdletekkel val elltst, szakszer s biztonsgos megrzst, hasznlatra
bocstst, selejtezst, illetve levltrba adst egyttesen magba foglal tevkenysg;
i) irattri terv: a kziratok rendszerezsnek s a selejtezhetsg szempontjbl trtn vlogats-

nak alapjul szolgl jegyzk, amely az irattri anyagot ttelekre (trgyi csoportokra, indokolt eset-
ben iratfajtkra) tagolva, a kzfeladatot ellt szerv feladat- s hatskrhez, valamint szervezet-
hez igazod rendszerezsben sorolja fel, s meghatrozza a kiselejtezhet irattri ttelekbe tartoz
iratok gyviteli cl megrzsnek idtartamt, tovbb a nem selejtezhet iratok levltrba ads-
nak hatridejt;
j) maradand rtk irat: a gazdasgi, trsadalmi, politikai, jogi, honvdelmi, nemzetbiztonsgi,
tudomnyos, mveldsi, mszaki vagy egyb szempontbl jelents, a trtnelmi mlt kutatshoz,
megismershez, megrtshez, illetleg a kzfeladatok folyamatos elltshoz s az llampolgri
jogok rvnyestshez nlklzhetetlen, ms forrsbl nem vagy csak rszlegesen megismerhet
adatot tartalmaz irat;
k) levltri anyag: az irattri anyagnak, tovbb a termszetes szemlyek iratainak levltrban r-
ztt maradand rtk rsze, valamint a vdett nyilvntott maradand rtk magnirat;
l) levltr: a maradand rtk iratok tarts megrzsnek, levltri feldolgozsnak s rendeltets-
szer hasznlatnak biztostsa cljbl ltestett intzmny;
m) kzlevltr: a nem selejtezhet kziratokkal kapcsolatos levltri feladatokat - idertve a tudo-

mnyos s igazgatsi feladatokat is - vgz, kzfeladatot ellt szerv ltal fenntartott levltr;
n) nyilvnos magnlevltr: a termszetes szemly, valamint a nem kzfeladatot ellt szerv tulaj-
donban vagy birtokban lv maradand rtk iratok tarts megrzsre ltestett olyan intz-
mny, amely megfelel a 30. (2) bekezdsben foglalt kvetelmnyeknek;
o) levltri kutats: a levltri anyag tanulmnyozsa, abbl adatok kigyjtse tudomnyos vagy
ms cl rdekben;
p) a szemlyes adat, valamint a szemlyes adatok kezelsvel sszefgg fogalmak rtelmezsre a
szemlyes adatok vdelmrl s a kzrdek adatok nyilvnossgrl szl 1992. vi LXIII. tr-
vny (a tovbbiakban: Avtv.) rendelkezsei az irnyadak.
77
Az irattri s a levltri anyag vdelmnek ltalnos szablyai
4. Az irattri anyaggal rendelkez szervek s a maradand rtk iratokat rz termszetes sze-
mlyek ktelesek a szervesen sszetartoz irataik egysgnek, illetve eredeti rendjnek megrzs-
rl, valamint a tulajdonukban vagy birtokukban lv levltri anyag megvsrl gondoskodni.
5. (1) Kziratot, valamint kzlevltrban rztt, kziratnak nem minsl levltri anyagot elide-
genteni, megronglni vagy egyb mdon hasznlhatatlann tenni, tovbb - a szablyosan lefolyta-
tott selejtezsi eljrst kivve - megsemmisteni tilos.
(2) A megrongls, az egyb mdon trtn hasznlhatatlann ttel, tovbb a megsemmists ti-
lalma a nyilvnos magnlevltrban rztt levltri anyagra s a vdett levltri anyagra is kiterjed.
(3) Az (1) bekezdsben meghatrozott elidegentsi tilalom nem zrja ki a kzlevltrban rztt,
kziratnak nem minsl levltri anyagnak levltr, mzeum, knyvtr rszre csereszerzds
tjn trtn elidegentst.
6. (1) Kzlevltrban s nyilvnos magnlevltrban rztt levltri anyagot, tovbb vdett le-
vltri anyagot az orszg terletrl kivinni csak a mveldsi s kzoktatsi miniszter engedly-
vel szabad. Kziratot s kzlevltrban rztt, kziratnak nem minsl levltri anyagot az orszg
terletrl csak ideiglenesen lehet kivinni.
(2) A levltri anyagrl, annak klfldre vitele eltt, a Magyar Orszgos Levltr vagy az rz le-
vltr biztonsgi msolatot kszt.
7. A levltri anyag kzlevltrban trtn elhelyezse - ajndk, adsvtel, csereszerzds kiv-

telvel - a levltri anyag tulajdonjogi helyzett nem rinti.
A levltri anyag vdelmnek irnytsa
8. A levltri anyag vdelmnek gazati irnytst a mveldsi s kzoktatsi miniszter ltja el.
gazati irnyt hatskrben
a) rendeletben hatrozza meg az irattri terv elksztsvel s alkalmazsval, tovbb a kziratok
nyilvntartsval, szakszer s biztonsgos rzsvel, selejtezsvel, illetleg kzlevltrba ads-
val kapcsolatos szakmai kvetelmnyeket, s a kzlevltrak kzremkdsvel ellenrzi azok r-
vnyeslst;
b) rendeletben szablyozza a kziratok kezelsnek levltri felgyeletvel kapcsolatos, tovbb a

kzlevltrak s a nyilvnos magnlevltrak anyagnak nyilvntartsval, szakszer, biztonsgos
rzsvel, feldolgozsval s hasznlatnak biztostsval sszefgg szakmai kvetelmnyeket,
valamint a levltri anyagban vgezhet selejtezs rendjt, s a Magyar Orszgos Levltr kzre-
mkdsvel ellenrzi a szakmai kvetelmnyek rvnyestst;
c) irnytja s felgyeli a Magyar Orszgos Levltrat;

d) dnt a hatskrbe utalt egyedi gyekben.
78
II. Fejezet
A KZIRAT
A kziratok kezelse s vdelme
9. (1) A kzfeladatot ellt szerv kteles
a) a hozz rkezett s az ltala ksztett iratokat az rkezs, illetve a keletkezs idpontjban nyil-
vntartsba venni;
b) a nyilvntartst s az ahhoz kapcsold - az irattri anyag ttekinthetsgt szolgl - gyviteli
segdleteket levltri clra is hasznlhat mdon vezetni;
c) az gyintzs sorn a selejtezhet, valamint a maradand rtk, s ezrt nem selejtezhet iratokat
az irattri terv megfelel ttelbe besorolni, a ttel jelt az iraton feltntetni, s azt a nyilvntartsba
bejegyezni;
d) a nla keletkez, nem selejtezhet iratok ksztsekor azok tarts megrzst lehetv tev esz-
kzket, anyagokat s eljrsokat alkalmazni;
e) az elintzett gyek iratait - az irattri terv szerinti rendszerezs s vlogats pontossgnak ellen-
rzse mellett - irattrban elhelyezni, s irattri anyagnak szakszer s biztonsgos megrzsrl,
valamint hasznlatra bocstsrl gondoskodni;
f) irattri anyagnak selejtezhet rszt, az irattri tervben megjellt irattri rzsi id letelte utn, a
szerv nem selejtezhet iratainak tvtelre jogosult kzlevltr (a tovbbiakban: illetkes kzlevl-
tr) engedlyvel kiselejtezni;
g) a nem selejtezhet irattri ttelekbe tartoz iratokat a kapcsold nyilvntartsokkal s segdle-
tekkel egytt - a 12. -ban elrtak szerint - sajt kltsgn az illetkes kzlevltrnak tadni.
(2) Az (1) bekezdsben meghatrozott kvetelmnyek teljestsnek rszletes szablyait a kzfel-

adatot ellt szerv ltal ksztett egyedi vagy a rszre ktelezen elrt egysges iratkezelsi sza-
blyzat s irattri terv tartalmazza.
(3) Az (1) bekezdsben meghatrozott kvetelmnyek teljestsrt, valamint az iratok szakszer s
biztonsgos megrzsre alkalmas irattr kialaktsrt s mkdtetsrt, tovbb az iratkezels-
hez szksges egyb trgyi, technikai s szemlyi felttelek biztostsrt a kzfeladatot ellt szerv
vezetje felels.
(4) Kzfeladatot ellt szerv megszntetse vagy feladatkrnek megvltoztatsa esetn a rendelke-
z szerv kteles intzkedni az rintett szerv irattri anyagnak tovbbi elhelyezsrl, biztonsgos
megrzsrl s hasznlhatsgrl. Jogutd nlkli megszns esetn az rintett szerv nem selej-
tezhet iratait az illetkes kzlevltrban kell elhelyezni.
79
Az iratkezelsi szablyzatok kiadsa
10. (1) Egysges iratkezelsi szablyzatot ad ki a Kormny - a Magyar Orszgos Levltr vle-
mnynek kikrsvel - a minisztriumok s az orszgos hatskr szervek rszre.
(2) Az gazati irnytst ellt miniszter, orszgos hatskr szerv vezetje egysges iratkezelsi
szablyzatot ad ki az llamigazgatsi szervek, a fegyveres erk, a rendvdelmi szervek s a polgri
nemzetbiztonsgi szolglatok, valamint az llami intzmnyek s a helyi nkormnyzati intzm-
nyek rszre. Az igazsggyminiszter adja ki az egysges iratkezelsi szablyzatot - a Legfelsbb
Brsg kivtelvel - a brsgok rszre, a legfbb gysz pedig az gyszsgek rszre.
(3) A (2) bekezdsben emltett szervek egysges iratkezelsi szablyzatnak kiadsakor a Magyar
Orszgos Levltr egyetrtsi jogot gyakorol.
(4) Az (1)-(2) bekezdsben nem emltett kzfeladatot ellt szervek, valamint a Legfelsbb Brsg
egyedi iratkezelsi szablyzatot ksztenek, amelyet az illetkes kzlevltrral egyetrtsben adnak
ki. A helyi nkormnyzatok az iratkezelsi szablyzatukat - a belgyminiszternek a mveldsi s
kzoktatsi miniszterrel egyetrtsben kiadott - iratkezelsi mintaszablyzata alapjn ksztik el.
(5) A Magyar Orszgos Levltr, illetleg az illetkes kzlevltr egyetrtsi joga az irattri ttelek
kialaktsval s a nem selejtezhet irattri ttelek kijellsvel, tovbb a nem selejtezhet iratok
levltri hasznlatt befolysol elrsokkal sszefgg krdsekre terjed ki. A kzlevltrak
egyetrtsi jognak gyakorlsa kapcsn keletkezett vitban a mveldsi s kzoktatsi miniszter
dnt.
A kziratok kezelsnek levltri ellenrzse
11. A nem selejtezhet kziratok fennmaradsnak biztostsa rdekben a kzfeladatot ellt

szerv iratainak vdelmt s iratkezelsnek rendjt - az iratkezelsi szablyzat alapjn - az illetkes
kzlevltr ellenrzi. Ellenrzsi feladatnak elltsa sorn
a) az iratkezeli s az irattri helyisgbe belphet, az iratokba - az llamtitkot s a szolglati titkot

tartalmaz iratok kivtelvel - s az iratkezelsi nyilvntartsokba betekinthet, az iratkezelsi tev-
kenysget folyamatban vizsglhatja;
b) iratkezelsi krdsekben szaktancsot ad, a nem selejtezhet iratok psgben s hasznlhat lla-
potban trtn megrzst slyosan veszlyeztet hibkat s hinyossgokat jegyzknyvbe foglal-
ja, megszntetskre vonatkozan hatridt llapt meg;
c) ha a szerv a jegyzknyvben meghatrozott ideig nem intzkedik, akkor a levltr szablysrtsi
eljrs indtsa cljbl a felgyeleti szervet rtesti, annak hinyban a szablysrtsi eljrs ind-
tst maga kezdemnyezi.
A kziratok levltrba adsa
12. (1) A nem selejtezhet kziratok teljes s lezrt vfolyamait - az (5) bekezdsben meghatro-
zott kivtellel - a keletkezs naptri vtl szmtott tizentdik v vgig kell az illetkes kzlevl-
trnak tadni.
(2) A nem selejtezhet kziratok tadsnak-tvtelnek idpontjrl az tad szerv s az illetkes
kzlevltr kzsen llapodik meg.
(3) Az (1) bekezdsben meghatrozott tads-tvteli hatrid abban az esetben, ha a kzfeladatot
ellt szervnek a nem selejtezhet iratokra gyviteli szempontbl mg rendszeresen szksge van,
illetleg akkor, ha az illetkes kzlevltr az iratok tvtelhez szksges raktri frhellyel nem
80
rendelkezik, tovbbi t vre kln engedly nlkl meghosszabbthat. Az tads-tvteli hatrid
t ven tli meghosszabbtst egy alkalommal, legfeljebb tz v idtartamra a mveldsi s kz-
oktatsi miniszter engedlyezi. Ennl hosszabb irattri rzsi idt csak jogszably llapthat meg.
(4) A kzlevltr tizent ven bell keletkezett kzirat tvtelre csak jogszably alapjn ktelezhe-
t.
(5) A tizent vnl rgebben keletkezett, llamtitkot vagy szolglati titkot tartalmaz, nem selejtez-
het iratokat a minst ltal meghatrozott rvnyessgi id lejrtt kvet naptri v vgig kell
az illetkes kzlevltrnak tadni.
(6) Az iratokat rz szerv kezdemnyezsre az illetkes kzlevltr az rvnyessgi id lejrta
eltt is tvehet llamtitkot vagy szolglati titkot tartalmaz iratokat, ha azok megfelel rzsnek s
kezelsnek feltteleit biztostani tudja.
(7) A kzfeladatot ellt szerv azoknak a nem selejtezhet iratoknak a hasznlatt, amelyek a 22.
(1) bekezdsben meghatrozott kutatsi korltozsi id eltelte utn is az rizetben vannak, a kz-
levltrban lv anyagra vonatkoz szablyok szerint kteles biztostani.
III. Fejezet
A KZLEVLTR
A kzlevltr feladatai
13. A kzlevltr feladatkrben
a) a 31. -ban meghatrozott kivtelekkel kizrlagos joggal tveszi s megrzi az illetkessgi
krbe tartoz szervek nem selejtezhet kriratait;
b) gyjti (jogszably alapjn vagy ajndkknt tveszi, illetleg megvsrolja), valamint ingyenes
lettknt megrzi a maradand rtk magniratot;
c) az tvett, illetleg a gyjttt levltri anyagot nyilvntartja, szakszeren kezeli, biztonsgosan
megrzi, s az rizetben lv levltri anyagot - annak szksg szerinti tselejtezsvel, rendez-
svel, valamint a tudomnyos igny ttekintst biztost segdletek ksztse s kzzttele tjn -
feldolgozza, s az anyag hasznlatt lehetv teszi;
d) az rizetben lv levltri anyagrl hiteles msolatot vagy tartalmi kivonatot ad ki;
e) a levltri anyag vdelme rdekben ellenrzi a kzfeladatot ellt szervek, valamint a tarts
llami tulajdon trsasgi rszesedssel mkd gazdasgi trsasgok irattri selejtezst s iratke-
zelsnek rendjt;
f) megronglt vagy pusztulsnak indult levltri anyagnak konzervlsrl s restaurlsrl gon-
doskodik, ezekrl, illetleg klnsen jelents levltri anyagrl biztonsgi msolatot kszt vagy
kszttet, s annak egy pldnyt - ha jogszably msknt nem rendelkezik - a Magyar Orszgos
Levltr biztonsgi filmtrnak tadja;
g) levltr- s trtnettudomnyi kutatsokat vgez a levltri munka fejlesztse s a levltri anyag
felhasznlsnak elsegtse cljbl, s kzzteszi a kutats eredmnyeit, illetve a tudomnyos
munkamegoszts keretben rszt vllal az ltala rztt iratanyag publiklsban;
h) a levltri anyag oktatsi, illetleg kzmveldsi cl felhasznlst, valamint a levltri tev-
kenysg megismertetst kiadvnyokkal s egyb mdon elsegti;
81
i) a maradand rtk magniratok kivlogatsra, szakszer kezelsre vonatkozan szaktancsot
adhat, a maradand rtk magniratok vdett nyilvntsban kzremkdik.
A kzlevltrak s illetkessgk
14. (1) A kzlevltr lehet ltalnos levltr, llami szaklevltr, teleplsi nkormnyzat, kztes-
tlet, kzalaptvny, illetleg jogszablyban meghatrozott egyb kzfeladatot ellt szerv levlt-
ra.
(2) A kzlevltr illetkessgt a kziratokat illeten e trvny, a kziratnak nem minsl levltri
anyagot illeten az ltalnos levltrak tekintetben a mveldsi s kzoktatsi miniszter, egyb
kzlevltr tekintetben pedig - a mveldsi s kzoktatsi miniszter egyetrtsvel - a fenntart
hatrozza meg.
A kzlevltr fenntartjnak ktelezettsgei

15. (1) A kzlevltrat fenntart szerv kteles gondoskodni arrl, hogy levltra
a) rendelkezzk a 13. -ban meghatrozott feladatok elltshoz szksges szakkpzett szemlyzet-
tel s technikai felszerelssel, tovbb
b) rendelkezzk a levltri anyag rendszeres tvtelt biztost, zrt, tzbiztos, szraz, megfelel
pratartalm s hmrsklet, a levltri anyag rzsn kvl egyidejleg ms clra fel nem hasz-
nlhat, a szakszer rzshez szksges troleszkzkkel felszerelt raktrral (raktrakkal), kutat-
teremmel s a mkdshez szksges egyb felttelekkel.
(2) Kzlevltrat ltesteni csak az (1) bekezds a) s b) pontjban meghatrozott felttelek egyttes
biztostsval lehet.
ltalnos levltrak
16. (1) A levltrral nem rendelkez kzfeladatot ellt szervek levltri anyaga az ltalnos le-
vltrak illetkessgi krbe tartozik. ltalnos levltrat trvny ltesthet, illetve szntethet meg,
a megszn levltr anyagnak tvtelre illetkes kzlevltr megnevezsvel.
(2) ltalnos levltr a Magyar Orszgos Levltr, valamint a megye (fvros) nkormnyzata ltal
fenntartott kzlevltr.
17. (1) A Magyar Orszgos Levltr kzponti ltalnos levltr. Illetkessgi krbe tartozik a
kztrsasgi elnknek s hivatalnak, az Orszggylsnek s hivatalnak, tovbb az orszggylsi
biztosok hivatalainak, az Alkotmnybrsgnak, a miniszterelnknek s hivatalnak a - 19. (2)
bekezdsben meghatrozott kivtellel - a minisztriumoknak s az orszgos hatskr szerveknek,
valamint az ezek kzvetlen felgyelete s irnytsa al tartoz intzmnyeknek s klkpviseleti
szerveknek, a Legfelsbb Brsgnak, a Legfbb gyszsgnek, az llami Szmvevszknek s a
Magyar Nemzeti Banknak, valamint mindezen szervek jogeldeinek levltri anyaga, tovbb min-
den, levltrral nem rendelkez orszgos kztestlet s kzalaptvny levltri anyaga.
(2) A Magyar Orszgos Levltr a 13. -ban meghatrozott feladatokon kvl

a) kzremkdik a mveldsi s kzoktatsi miniszternek e trvny 8. -a b) pontjban meghat-
rozott feladatai elltsban, ennek sorn a kln joszablyban meghatrozott szakmai kvetelm-
nyek rvnyestse rdekben ellenrzi a kzlevltrak munkjt, s az ellenrzs eredmnyrl
vente beszmol a miniszternek;
82
b) sszesti, tovbb a kzlevltrak kzremkdsvel rtkeli a kziratok kezelsnek orszgos
tapasztalatait, s errl vente jelentst tesz a mveldsi s kzoktatsi miniszternek;
c) nyilvntartja a kzlevltrakat s a magnlevltrakat, valamint vezeti a vdett levltri anyag

kzponti nyilvntartst;
d) feltrja, nyilvntartja s gyjti (msolatban beszerzi vagy megvsrolja) a magyar vonatkozs
klfldi levltri anyagot;
e) rzi a trvnyek eredeti pldnyt;
f) levltr-tudomnyi szakknyvtrat mkdtet;
g) levltri llomnyvdelmi krdsekben szaktancsadst nyjt ms levltraknak;
h) a hazai kzlevltri anyagrl kszlt biztonsgi msolatok egy pldnyt biztonsgi filmtrban
megrzi;
i) rszt vesz a levltrosok felsfok kpzsben, s elltja a kzpfok levltri szakkpzssel
kapcsolatos feladatait;
j) vente nyilvnossgra hozza a kzlevltrak gyarapodst, a kutatsi korltozs all felszabadult
iratok jegyzkt.
18. A megyei (fvrosi) kzlevltr terleti ltalnos levltrknt a megye (fvros) nkormny-
zatnak kzvetlen felgyelete s irnytsa alatt mkdik. Illetkessgi krbe tartozik a fenntart
nkormnyzat testletnek, hivatalainak s intzmnyeinek, valamint ezek jogeldeinek levltri
anyaga, tovbb a megye (fvros) terletn keletkezett minden olyan levltri anyag, amely nem
tartozik ms levltr illetkessgi krbe.
llami szaklevltrak
19. (1) llami szaklevltr a Hadtrtnelmi Levltr, a Kzponti Statisztikai Hivatal Levltra s
a Vzgyi Levltr, valamint az llam ltal fenntartott felsoktatsi, tudomnyos, kulturlis vagy
egszsggyi szolgltatst vgz intzmny levltra.
(2) A szaklevltr illetkessgi kre
a) a Hadtrtnelmi Levltr esetben a Honvdelmi Minisztrium s a Magyar Honvdsg Parancs-
noksga, valamint az ezek kzvetlen felgyelete vagy irnytsa al tartoz katonai szervezetek,
b) a Kzponti Statisztikai Hivatal Levltra esetben a Kzponti Statisztikai Hivatal s az ennek
kzvetlen felgyelete al tartoz szervek,
c) a Vzgyi Levltr esetben a Kzlekedsi, Hrkzlsi s Vzgyi Minisztrium felgyelete al
tartoz vzgyi szervek,
d) a felsoktatsi, tudomnyos, kulturlis vagy egszsggyi szolgltatst vgz intzmny levlt-
ra esetben a fenntart szervlevltri anyagra, tovbb mindezek jogeldeinek mkdse sorn
keletkezett levltri anyagra terjed ki.
(3) A (2) bekezds d) pontjban meghatrozott szaklevltr ltestst s megszntetst - a szerv
felgyelett vagy irnytst ellt miniszter (orszgos hatskr szerv vezetje) vlemnynek
elzetes kikrsvel - a mveldsi s kzoktatsi miniszter engedlyezi.
(4) Megszn szaklevltr anyagnak elhelyezsrl a mveldsi s kzoktatsi miniszter gondos-
kodik.
83
Teleplsi nkormnyzat levltra
20. (1) A teleplsi nkormnyzat a testlete, hivatalai s intzmnyei, valamint ezek jogeldei
levltri anyagra kiterjed illetkessggel kzlevltrat ltesthet. A levltr a fenntart nkor-
mnyzat kzvetlen felgyelete s irnytsa alatt mkdik.
(2) Teleplsi nkormnyzat levltrnak ltestshez a mveldsi miniszter elzetes hozzjru-
lsa szksges. A miniszter megtagadhatja a hozzjrulst, ha a ltestend levltr folyamatos m-
kdsnek szemlyi s dologi feltteleit [15. (1) bekezds] hosszabb tvon nem ltja biztostott-
nak. Ha a levltr mkdst meghatroz felttelek megsznnek, a miniszter visszavonhatja hoz-
zjrulst. Ebben az esetben a fenntart nkormnyzat kteles a levltrat megszntetni.
(3) Ha a teleplsi nkormnyzat megsznteti levltrt, annak anyagt a terletileg illetkes me-
gyei (fvrosi) levltrban kell elhelyezni. Ilyen esetben a teleplsi nkormnyzat a levltr cljait
szolgl vagyont hasznlatra kteles tengedni a megyei (fvrosi) nkormnyzatnak.
Kztestlet, kzalaptvny s egyb kzfeladatot ellt szerv levltra

21. Kztestlet, kzalaptvny vagy jogszablyban meghatrozott egyb kzfeladatot ellt szerv
sajt levltri anyagnak rzsre kzlevltrat ltesthet. A ltestst, illetleg a megszntetst a
kzlevltrakrl vezetett kzponti nyilvntartsba be kell jegyeztetni. Megszns esetn a kztest-
let, a kzalaptvny s az egyb kzfeladatot ellt szerv levltri anyagnak elhelyezsrl a m-
veldsi s kzoktatsi miniszter intzkedik.
IV. Fejezet
A KZLEVLTR ANYAGNAK HASZNLATA
A kzlevltr anyagban trtn kutats
22. (1) A kzlevltrban rztt, az 1990. mjus 1-je utn keletkezett, a keletkezs naptri vtl
szmtott harminc ven tli, az 1990. mjus 2-a eltt keletkezett, a keletkezs naptri vtl szm-
tott tizent ven tli levltri anyagban - a 24-25. -okban foglalt kivtelekkel -, tovbb idbeli
korltozs nlkl abban a levltri anyagban, amelyet mr nyilvnossgra hoztak, illetleg, amely-
nek tartalmt az Avtv. szerint mindenki megismerheti, krelemre brmely termszetes szemly in-
gyenesen kutathat, s a kutatsra kiadott levltri anyagrl sajt kltsgn msolatot kszttethet.
(2) A kutatsi krelmet a levltri anyagot rz kzlevltrhoz kell benyjtani. A krelemben meg
kell jellni a kutats cljt, trgyt s idhatrt.
(3) A kzlevltr a kutatsi krelemrl s a kutatsra tadott levltri anyagrl nyilvntartst vezet.
23. (1) Az 1990. mjus 1-je utn keletkezett, a keletkezs naptri vtl szmtott harminc v le-
jrta eltt a bels hasznlatra kszlt, valamint a dntselksztst tartalmaz levltri anyagban
folytathat kutatst az tad szerv hozzjrulsval a levltri anyagot rz kzlevltr engedlyezi.
Jogutd nlkl megsznt szerv levltri anyagban a kutatst a levltri anyagot rz kzlevltr
engedlyezi.
(2) Az 1990. mjus 2-a eltt keletkezett, a keletkezs naptri vtl szmtott tizent ven belli
levltri anyagban - idertve a bels hasznlatra kszlt, valamint dntselksztst tartalmaz
levltri iratokat is - a kutatst az tad szerv hozzjrulsval a (3) bekezdsben meghatrozott
kuratrium engedlyezi. Jogutd nlkl megsznt szerv levltri anyagban, tovbb az 1991. vi
LXXXIII. trvny 2. -ban meghatrozott iratokban a kutatst a kuratrium engedlyezi.
84
(3) A kuratrium tagjai: a Magyar Orszgos Levltr, a Politikatrtneti Intzet s az 1956-os Ma-
gyar Forradalom Trtnetnek Dokumentcis s Kutat Intzete - kzalaptvny ltal kijellt egy-
egy szemly, tovbb a Magyar Tudomnyos Akadmia ltal kijellt kt szemly.
24. (1) Ha trvny msknt nem rendelkezik, a szemlyes adatot tartalmaz levltri anyag az
rintett hallozsi vt kvet harminc v utn vlik brki szmra kutathatv. A vdelmi id, ha a
hallozs ve nem ismert, az rintett szletstl szmtott kilencven v, ha pedig a szlets s a ha-
llozs idpontja sem ismert, a levltri anyag keletkezstl szmtott hatvan v.
(2) A vdelmi id lejrta eltt is kutathat az (1) bekezdsben meghatrozott levltri anyag, ha
a) a kutats - a krelmez kltsgre - anonimizlt msolattal is megvalsthat, vagy
b) a kutatshoz az rintett, illetleg annak hallt kveten brmely rkse vagy hozztartozja a
kutat krsre hozzjrult, vagy
c) a kutatsra tudomnyos clbl van szksg - feltve, hogy a 22. -a (1) bekezdsben meghat-
rozott harminc, illetleg tizent v mr eltelt - s a kutat a (3) s (4) bekezdsben meghatrozott
kvetelmnyeknek eleget tesz.
(3) A kzlevltr a (2) bekezds c) pontja szerinti tudomnyos cl kutatst akkor kteles enged-
lyezni, ha a kutat csatolja a tudomnyos kutatst rendeltetsszeren vgz, kzfeladatot ellt
szervnek - a kutat rszletes kutatsi terve alapjn megadott - tmogat llsfoglalst.
(4) A kutatnak rsos nyilatkozatban vllalnia kell, hogy a megismert s kigyjttt szemlyes ada-
tokat az Avtv. 32. -ban meghatrozott mdon kezeli s hasznlja fel, tovbb az rsos nyilatko-
zatban meg kell jellnie az adatkezels helyt.
25. (1) A minst ltal meghatrozott rvnyessgi id lejrtig az llamtitkot, szolglati titkot
vagy trvnyben meghatrozott egyb ms titkot tartalmaz levltri anyagban csak a minst
hozzjrulsval folytathat kutats.
(2) Nem engedlyezhet a kutats

a) a nemzetkzi ktelezettsgvllals krben keletkezett, illetleg klfldi szerv vagy szemly
ltal tadott iratokban a nemzetkzi szerzdsben, illetleg az tad ltal meghatrozott ideig;
b) abban a kziratnak nem minsl levltri anyagban, amely az tad szerv vagy termszetes
szemly ltal meghatrozott felttelek alapjn mg nem kutathat.
(3) Ha a levltri anyag fizikai llapota miatt nem bocsthat a krelmez rendelkezsre, a kzle-
vltr - sajt kltsgre - msolat ksztsvel teljesti a krelmet, ha a msolat ksztse nem jr az
eredeti levltri anyag tovbbi megrongldsnak vagy megsemmislsnek veszlyvel, illetleg
nem jr a szokvnyos msolatksztsi dj tszrst meghalad kltsggel. Az utbbi esetben
azonban, ha a krelmez a tbbletkltsget megfizeti, a kzlevltr kteles msolat ksztsre.
26. A kutatsi krelem rszleges vagy teljes megtagadst a kzlevltr, illetleg a 23. (3) be-
kezdsben meghatrozott kuratrium kteles rsban megindokolni.
A hasznlat egyb mdjai

27. (1) A kzlevltr a krelmez ltal megadott - az azonostshoz szksges - informcik alap-
jn egyedi adatrl tjkoztatst nyjt.
(2) A tjkoztatsi krelem rszleges vagy teljes megtagadst a kzlevltr rsban kteles kzlni.
85
(3) Tjkoztats rdekben kzlevltr kutatst - djtalan szolgltatsknt - csak jogszably alapjn
vagy fenntartja utastsra vgez.
28. A kzlevltr az rizetben lv levltri anyagot kutatsi clbl ms levltrnak, illetleg

killts cljbl szerv szmra - kln jogszably alapjn - meghatrozott idre kiklcsnzheti.
Az iratot tad szerv, illetve jogutdja rszre a klcsnzst gyviteli clbl a levltr kteles en-
gedlyezni. A klcsnzsi krelem msolattal is teljesthet.
Jogorvoslati kutatsi vagy tjkoztatsi krelem megtagadsa esetn
29. (1) A kutatsi vagy a tjkoztatsi krelem rszleges vagy teljes megtagadsa esetn a krel-
mez brsghoz fordulhat.
(2) A per megindtsra s az eljrs lefolytatsra - a (3) bekezdsben foglalt kivtellel - az Avtv.
21. (2)-(7) bekezdsnek szablyai az irnyadak.
(3) A krelmez sajt adataira vonatkoz tjkoztatsi krelmnek megtagadsa estn a brsgi
eljrsra az Avtv. 17. -nak szablyait kell alkalmazni.
V. Fejezet
A MAGNLEVLTRI ANYAG VDELME
Nyilvnos magnlevltr
30. (1) Az a termszetes szemly, tovbb az a nem kzfeladatot ellt szerv, amely a tulajdon-
ban vagy birtokban lv maradand rtk iratainak tarts megrzse cljbl levltrat ltest
vagy tart fenn, s vllalja a (2) bekezdsben foglalt kvetelmnyek teljestst, a Magyar Orszgos
Levltrnl kezdemnyezheti levltrnak nyilvnos magnlevltrknt trtn bejegyzst. A
nyilvnos magnlevltrknt trtn bejegyzst - a Magyar Orszgos Levltr javaslatra - a mve-
ldsi s kzoktatsi miniszter engedlyezi.
(2) A nyilvnos magnlevltr
a) levltri anyagnak jegyzkt - nyilvntarts cljbl - a Magyar Orszgos Levltrnak tadja;
b) levltri anyagnak kezelsre s rzsre a kzlevltrak szmra elrt szablyokat alkalmaz-
za;
c) levltri anyagbl a kzlevltrakra vonatkoz rendelkezsek szerint tjkoztatst nyjt, adato-

kat szolgltat, iratokat klcsnz s anyagban - sajt szablyzata szerint - a kutatst ingyenesen
lehetv teszi.
(3) Ha a nyilvnos magnlevltr a (2) bekezdsben meghatrozott kvetelmnyeket nem teljesti, a
miniszter elrendelheti a levltr nyilvntartsbl val trlst.
(4) A nyilvnos magnlevltr kln jogszablyban meghatrozott kltsgvetsi tmogatsban r-

szesl.
31. (1) A nyilvnos magnlevltr kziratnak minsl levltri anyag kivtelvel brmilyen le-
vltri anyagot gyjthet, az illetkes egyhzi levltr azonban gyjtheti az egyhz ltal fenntartott
nevelsi-oktatsi intzmny kziratnak minsl levltri anyagt is.
86
(2) A mveldsi s kzoktatsi miniszter engedlyezheti a kptalani vagy konventi hiteleshelyi
levltrak anyagnak az illetkes hazai egyhzi levltrban, ms kziratnak nyilvnos magnlevl-
trban trtn elhelyezst, ha a levltr fenntartja az anyag rzst, kezelst s hasznlatt ille-
ten biztostja a 15. (1) bekezdsben meghatrozott feltteleket, s az anyag kutathatsgt a
kzlevltrban rztt levltri anyagra vonatkoz szablyok szerint lehetv teszi.
A maradand rtk magniratok vdelme
32. (1) A nem kzfeladatot ellt szervek - a (3) bekezdsben foglalt kivtellel - irattri anyaguk
kezelsnek mdjt maguk alakthatjk ki, de az illetkes kzlevltrtl szaktancsot krhetnek,
vele a segtsgads rendszeres mdjra, illetve az iratok ajndkknt vagy ingyenes lettknt val
megrzsre vonatkozan megllapodst kthetnek.
(2) A kzlevltrnak az (1) bekezds szerinti megllapodssal tadott iratok kutathatsgt az ajn-
dkoz, illetleg a lettbe ad meghatrozott idtartamra korltozhatja.
(3) A tarts llami tulajdon trsasgi rszesedssel mkd gazdasgi trsasgok ktelesek iratke-
zelsket az illetkes kzlevltrral egyetrtsben szablyozni, irattri anyagukat a szablyzatban
foglaltak szerint kezelni, a helyszni tjkozdst - az zemi s az zleti titkok vdelmnek biztos-
tsa mellett - a kzlevltr szmra megengedni, nem selejtezhet irataikat - ha azok feladataik ell-
tshoz mr nem szksgesek - rszre tadni. Ezen szervek kzlevltrba adott irataik kutathats-
gt illeten a (2) bekezdsben foglaltak szerint rendelkezhetnek.
33. (1) A nem kzfeladatot ellt szervek irattri anyagnak gyviteli szempontbl elvlt rszt,
tovbb a termszetes szemlyek irathagyatkt, ha az tartamt vagy egyb jellegzetessgeit tekint-
ve megfelel a 3. j) pontjban meghatrozott ismrveknek, s az iratot nem levltr rzi, a mvel-
dsi s kzoktatsi miniszter vdett levltri anyagg nyilvnthatja.
(2) A vdett levltri anyagg nyilvntst a tulajdonos brmely kzlevltrnl vagy - a 34. -ban
meghatrozott kivtellel - brmely levltr a tulajdonos egyetrtsvel kezdemnyezheti.
(3) A vdett levltri anyagot a Magyar Orszgos Levltr nyilvntartsba veszi, s az anyagrl biz-
tonsgi msolatot kszthet. A biztonsgi msolatrl tovbbi msolat ksztst, valamint az abban
folytathat kutatst a tulajdonos, ha a kutats szemlyhez fzd jogait vagy jogos rdekeit srten,
meghatrozott idtartamra megtilthatja.
(4) A vdett levltri anyag szakszer megrzse s kezelse rdekben az illetkes levltr a szk-
sges konzervlsi, restaurlsi munka elvgzshez segtsget nyjt, illetleg ingyenes szaktan-
csot ad. Az illetkes kzlevltr a vdett levltri anyag llapott illeten a helysznen tjkozdhat.
(5) A vdett levltri anyag elidegentse esetn a vdett nyilvnt hatrozatban megjellt levlt-
rat elvsrlsi jog illeti meg.
(6) Az elvsrlsi jog gyakorlsrl - az ajnlat kzhezvteltl szmtott harminc napon bell - az
(5) bekezdsben meghatrozott levltr nyilatkozik. Elidegents esetn az j tulajdonos a levltri
anyag rzsi helyt a Magyar Orszgos Levltrnak kteles bejelenteni.
34. (1) Az a tulajdonos, aki 1867 eltt keletkezett iratt vagy a keletkezs idejtl fggetlenl
valamely jelents kzleti szemlyisg irathagyatkt, tovbb - egyb vagyontrgyaitl elkln-
tetten - irattri anyagnak maradand rtk rszt kereskedelmi forgalomba kvnja bocstani,
kteles azt elszr a Magyar Orszgos Levltrnak megvtelre felajnlani vagy vdett nyilvnts
cljbl bemutatni. Ha a Magyar Orszgos Levltr a tulajdonos ltal megjellt vtelrat nem tudja
kifizetni, kezdemnyezheti az iratok vdett nyilvntst.
87
(2) llami gazdlkod szervezet mkdse sorn keletkezett irattri anyagot a gazdlkod szerve-
zet privatizlst kveten is csak az illetkes kzlevltr ltal meghatrozott szempontok szerint
lehet selejtezni. Ha a nem selejtezhet iratokat az j tulajdonos nem kvnja megrizni, azokat az
illetkes kzlevltr rszre t kell adnia. Ha az j tulajdonos a nem selejtezhet iratokra ignyt tart,
az illetkes kzlevltr kezdemnyezheti az iratok vdett nyilvntst.
(3) Az llam vagy a helyi nkormnyzat ltal fenntartott mzeum, knyvtr a gyjtemnybe tarto-
z maradand rtk iratokat a vdett levltri anyagrl vezetett nyilvntartsba bejelenti, s ezen
iratokban a kutatst a kzlevltrakra vonatkoz szablyok szerint lehetv teszi.
VI. Fejezet
VEGYES S ZR RENDELKEZSEK
35. (1) Ez a trvny - a (2) bekezdsben foglalt kivtellel - 1996. janur 1-jn lp hatlyba.
(2) A trvny 3. -a, 12. -a, 22-29. -a s 36. -a 1995. jlius 1-jn lp hatlyba.
(3) Az egyes fontos tisztsget betlt szemlyek ellenrzsrl szl 1994. vi XXIII. trvny 1. -
nak a) pontjban meghatrozott szervek iratainak a Belgyminisztrium irattri anyagtl trtn
elklntsrl, tovbbi rzsrl, kezelsrl s hasznlatrl kln trvny rendelkezik.
(4) A trvny hatlybalpsvel egyidejleg hatlyt veszti a levltri anyag vdelmrl s a levl-
trakrl szl 1969. vi 27. trvnyerej rendelet - a 10/A. els mondatnak kivtelvel -, az ezt
mdost 1972. vi 19. trvnyerej rendelet, s az 1991. vi LXXXIII. trvny 1. -a, tovbb a
levltri anyag vdelmrl s a levltrakrl szl 1969. vi 27. trvnyerej rendelet vgrehajtsa
trgyban kiadott 30/1969. (IX. 2.) Korm. rendelet, az ezt mdost 34/1970. (IX. 13.) Korm. ren-
delet 1. -a, a 37/1971. (XI. 3.) Korm. rendelet, a 29/1973. (XI. 21.) MT rendelet 1. -a, a 20/1992.
(I. 28.) Korm. rendelet 3. -a (1) bekezdsnek a) pontja, 3. -a (2) bekezdsnek a), b) s e) pontja
s a levltri anyag vdelmrl s a levltrakrl, valamint a kzgyjtemnyekben folytathat kuta-
tsok egyes krdseirl szl jogszablyok mdostsra kiadott 177/1991. (XII. 28.) Korm. rende-
let, tovbb a 121/1992. (VIII. 11.) Korm. rendelet 1-2. -a s a 4. -a. A 121/1992. (VIII. 11.)
Korm. rendelet 3. -a, tovbb a kzgyjtemnyekben folytathat kutatsok egyes krdseirl szl
118/1989. (XI. 22.) MT rendelet mdostsa trgyban kiadott 102/1993. (VII. 12.) Korm. rendelet
1995. jlius 1-jn veszti hatlyt.2
(5) Felhatalmazst kap a mveldsi s kzoktatsi miniszter, hogy rendeletben szablyozza a ma-
radand rtk magniratok vdett nyilvntsra vonatkoz eljrst, a 23. (3) bekezdsben
meghatrozott kuratrium mkdst, valamint - az igazsggyminiszterrel egytt - az eredeti kz-
iratot helyettest msolat ksztsnek a rendjt.
(6) Ahol jogszably trtneti rtk iratot emlt, azon maradand rtk iratot kell rteni.
(7) A jelenleg mkd, nem kzfeladatot ellt szervek ltal fenntartott levltrak nyilvnos ma-
gnlevltrknt folytatjk tevkenysgket.
(8) A trvny 10. -a szerinti iratkezelsi szablyzatokat 1998. december 31-ig kell elkszteni.
36. E trvny hatlybalpsvel egyidejleg
1. az Avtv. 30. -a i) pontjnak msodik fordulata hatlyt veszti, valamint az Avtv. 19. -nak (1)
bekezdsben az llami vagy helyi nkormnyzati feladatot ellt szerv s szemly szvegrsz
helybe az llami vagy helyi nkormnyzati feladatot, valamint jogszablyban meghatrozott
egyb kzfeladatot ellt szerv vagy szemly szvegrsz lp;
88
2. az Avtv. 2. -nak 3. pontja helybe a kvetkez szveg lp:
kzrdek adat: az llami vagy helyi nkormnyzati feladatot, valamint jogszablyban meghat-
rozott egyb kzfeladatot ellt szerv vagy szemly kezelsben lv, a szemlyes adat fogalma al
nem es adat;
3. az Avtv. 19. -nak (2) bekezdse a kvetkez mondattal egszl ki:
E szervek hatskrben eljr szemlyek neve s beosztsa - ha trvny msknt nem rendelkezik
- brki szmra hozzfrhet, nyilvnos adat.
4. az Avtv. 19. -a a kvetkez (4) s (5) bekezdssel egszl ki:
(4) Az (1) bekezdsben emltett szervek hatskrben eljr szemlynek a feladatkrvel ssze-
fgg szemlyes adata a kzrdek adat megismerst nem korltozza.
(5) Ha trvny msknt nem rendelkezik, a bels hasznlatra kszlt, valamint a
dntselksztssel sszefgg adat a keletkezst kvet harminc ven bell nem nyilvnos. K-
relemre az adatok megismerst a szerv vezetje e hatridn bell is engedlyezheti.
89
Tartalomjegyzk
GYVITELI ISMERETEK...................................................................................................................................... 0
AZ GYVITELI MUNKAFOLYAMATOK............................................................................................................ 1
AZ GYVITEL .......................................................................................................................................................... 1
GYVITELI ALAPFOGALMAK .................................................................................................................................... 1
A leggyakrabban hasznlt gyiratok csoportostsa ............................................................................................. 4
AZ GYVITELSZERVEZS ......................................................................................................................................... 6
AZ GYIRATKEZELS .............................................................................................................................................. 8
Az gyiratkezels szervezete .............................................................................................................................. 8
Az gyiratkezels folyamatbrja ....................................................................................................................... 9
Az gyiratkezels szakaszai...............................................................................................................................10
I. Nyilvntartsba vtel .................................................................................................................................................. 11
II. gyiratkezels az gyintzs folyamatban................................................................................................................ 21
III. gyintzs lezrsa utni iratkezels ........................................................................................................................ 30
A minstett adatok kezelsnek fontosabb szablyai .........................................................................................39
Ms szervtl rkezett minstett irat tvtele .................................................................................................................. 40
Minstett adathordoz sokszorostsa ........................................................................................................................... 41
A minstett adathordoz rzse .................................................................................................................................... 41
A minstett adat tadsa, tovbbtsa, visszavtele ........................................................................................................ 42
A minstett adathordozk selejtezse ............................................................................................................................ 42
A KORSZER IRODA BERENDEZSNEK ERGONMIAI SZEMPONTJAI ...............................................43
Az iroda mrete, a benne dolgozk szma ...................................................................................................................... 43
Az iroda falburkolata, padlzata, zajszintje..................................................................................................................... 45
Az iroda termszetes s mestersges megvilgtsa ......................................................................................................... 45
Az iroda szellztetse .................................................................................................................................................... 46
Az iroda berendezsi trgyai .......................................................................................................................................... 46
MELLKLETEK ....................................................................................................................................................53
IRATKEZELSI SZABLYZAT .........................................................................................................................53
A LEVLTRI TRVNY ..........................................................................................................................................75
TARTALOMJEGYZK ..........................................................................................................................................90
90

Veres Gabriella - Ügyviteli Ismeretek Jegyzet PDF

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Veres Gabriella - Ügyviteli Ismeretek Jegyzet PDF

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

NYREGYHZI FISKOLA

4400 Nyregyhza, Ssti u. 31/B

(sszelltotta: Veres Gabriella)

TMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 szm Versenykpes Nyregyhzi Fiskola c. projekt

Az gyvitel magban foglalja:

Bizonylati rend: a bizonylatok sszessge, keletkezsk s feldolgozsuk folyamata, formai elr-

Elektronikus irat: szmtstechnikai program felhasznlsval- elektronikus formban rgztett

Folyamati rend: a bizonylatok keletkezsnek s felhasznlsnak mveleti sorrendje a killtstl

Hatskr: az gyintzs feladatkrnek szintenknti pontos krlhatrolsa, azoknak az gyeknek

Iratkezels: az irat ksztst, nyilvntartst, rendszerezst, segdletekkel val elltst, szaksze-

Irattr: megfelelen kialaktott s felszerelt, az irattri anyag szakszer s biztonsgos rzsre

Irattri ttelszm: az irattri ttel megnevezshez rendelt szm.

gyiratnak nevezzk a vllalati, vllalkozsi, llamigazgatsi s egyb szervezetek, szervek ren-

Az gyirat mozgst mindig bizonylatolni kell. Ha az gyiratot kzbest tovbbtja, akkor a

gyvitel: a szerv folyamatos mkdsnek alapja, az gyintzs egyms utni rsztevkenysgei-

II. Magnszemlyek levelezse hivatalos szervekkel

III. llampolgri, hatsgi bizonytvnyok, igazolvnyok

V. Kzigazgatsi szervek, intzmnyek, gazdasgi szervezetek levelei, iratai magn-szemlyekhez

d) szigor szmadsra ktelezett nyomtatvnyok

VII. Az e-mail s a direct-mail

Az gyviteli munkt szervezni kell. Az gyvitel szervezsnek alapvet kvetelmnyeit tartalmi s

A cgek, vllalatok, vllalkozsok alapvet gyviteli rendjt a Szervezeti s mkdsi szablyzat

Az Iratkezelsi szablyzat az gykrknek, hatskrknek, iratforgalomnak, szervezeti felpts-

A hivatalos gyiratok kezelst a kziratokrl, a kzlevltrakrl s a magnlevltri anyag vdel-

gyiratnak nevezzk a vllalati, vllalkozsi, llamigazgatsi s egyb szervezetek, szervek ren-

A levltri trvny szerint az gyiratkezels: az irat ksztst, nyilvntartst, rendszerezst, se-

Az gyiratkezels clja, hogy dokumentlja a vgzett munkafolyamatokat, vagyis minden munkafo-

Az iratkezelsi szablyzatban rgzteni kell, hogy a gazdlkod szervezet az gyiratkezels mely

A jogszably egyes gyiratfajtkra kln gyirat-nyilvntartst is elrendelhet (pl. titkos

Az gyiratkezels technolgija szerint megklnbztetnk:

Az gyiratkezels 3 szakaszbl ll s a kvetkezket foglalja magban:

I. szakasz: Nyilvntartsba vtel

II. szakasz: gyiratkezels az gyintzs folyamatban

III. szakasz: gyintzs lezrsa utni iratkezels

1. Irattrozs: kzi irattr, utna archv irattr

A kvetkezkben a hrom szakasz valamennyi folyamatlpst rszletezzk.

Az gyiratot elszr is rkeztetjk. Az rkeztets mg nem iktats. Clja a nyilvntarts. Valam-

A berkezett kldemnyek felbontsnak rendjt a szerv gyrendje hatrozza meg.

Felbonts nlkl a cmzetthez kell tovbbtani:

A vezetnek rkezett hivatalos kldemnyeket annak tvolltben helyettese, vagy a megbzott

A trgysz alapjn az iratot bevezetik a trgymutatknyvbe, amely abc-sorrendben tartalmazza az

Az elzmny ltt a trgynyilvntartsbl lehet megllaptani. Az adott gy els iratdarabjt kezd-

A kezdiratot az iktatknyvben a kvetkez szabad sorszmra iktatjuk. Az utiratot az elzmny

A szignls az gyviteli munkban munkaszervezsi funkcit jelent, a munkamegoszts mdjnak

Az iktatknyv: az iktatsi nyilvntarts adatbzisnak venknt hitelestett, folyamatos sorszm

Az iktatsra minden naptri vben jonnan megnyitott, elsorszmozott, hitelestett iktatknyvet

Az iktats az gyiratkezels legfontosabb rsze, amelynek segtsgvel figyelemmel lehet ksrni az

A hagyomnyos (kzi) iratkezelsi szervezetek esetben az rkeztets s iktats egybeeshet

Vegyes iratkezels esetn hasznlt iktatsi blyegz rovatai:

Az iktats, irattrozs trtnhet:

Trgy szerinti rendszerezs

Fldrajzi hely szerinti rendszerezs

Ebben az esetben az iktats valamennyi szervezeti egysgnl 1-gyel kezddik, s az iktatszm a

A harmadik megoldst, a jelzszmok hasznlatt akkor lehet javasolni, ha a szervezeti egysgek

Pldul egy vllalat jelzszmai:

A szmtgpes iktatsnl ugyanazokat a kvetelmnyeket kell teljesteni, mint a hagyomnyos

Szmtgpes iktatsnl az iktatsi nyilvntarts (iktatknyv s eladi v) azonos adattartalm,

A szmtgpes rendszerbe vitt rkeztetsi s iktatsi adatokat, utlagos mdostsnak tnyt a

A nyilvntartsba vtel utn az gyiratot az gyintzhz tovbbtjk. Az gyirat mozgatst min-

Az gyiratptl lap a kvetkez adatokat tartalmazza:

Hatridt kell megjellni:

A hatrid-nyilvntartst az alkalmazott technolgitl fggen alaktjk ki. Manulis technolgia

Ha az gy lezrhat, s az eladi tervezetet a kiadmnyoz jvhagyja, akkor ltrehozzk a dn-