PENGURUSAN

PANITIA
BIDANG TUGAS KETUA PANITIA
SISTEM FAIL KPM
PENGURUSAN MESYUARAT
Pengurusan Panitia Mata Pelajaran
amat penting dalam memberikan
fokus guru-guru mata pelajaran
dalam meningkatkan tahap
keberkesanan P&P serta pencapaian
murid dalam mata pelajaran
berkenaan
Kerjasama ahli panitia dapat meningkatkan
tahap profesionalisme keguruan serta
merancangkan peningkatan pencapaian
pelajar melalui aktiviti pembelajaran
terancang yang lebih klinikal dan menjurus
kepada potensi pelajar..
1986
1986
 Kewangan DSK/SP/HSP SP/RPT/RPH
Buku
Stok & Teks/
Inventori
Rujukan

Bilik Mesyuarat
Khas Panitia

Program
Fail Peningkatan
Akademik
BBM/ Perkembangan
Interaktif Staf Pentaksiran
1. 2. 3. 4.
Ahli panitia Kecemerlangan Kecemerlangan
Manusia adalah
yang berfungsi panitia dapat selalunya
komponen
sahajalah yang memacu sekolah dikaitkan
utama
mampu cemerlang dengan
penggerak
membawa dalam aspek peningkatan
kepada fungsi
kecemerlangan kurikulum jika kualiti dan
panitia mata
panitia dapat bekerja produktiviti
pelajaran
secara sepadu
5. 6. 7.
Budaya kerja Usaha untuk Apabila kita
sesebuah dan kuantiti mencapai tahap mencapai satu
panitia dalam mata cemerlang dari tahap yang
hendaklah pelajaran sudut kualiti cemerlang,
komited kepada masing-masing tidak ada terdapat tahap
usaha-usaha dalam penamatnya yang lebih tinggi
untuk peperiksaan kerana ia yang perlu
meningkatkan dalaman dan merupakan satu dicapai
kualiti awam usaha yang
berterusan
 Proses menyimpan segala rekod dan
dokumen untuk simpanan selamat atau satu
rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir

Satu proses Klasifikasi, Penyusunan,

Penyimpanan Dan Pelupusan Rekod supaya
mudah diperoleh dengan cepat apabila
dikehendaki
Media perhubungan / Komunikasi yang
penting

Menguruskan maklumat jabatan kerajaan /

organisasi
Mengekalkan bahan rujukan maklumat -
kes-kes dirujuk atau maklumat yang lama
disimpan

Bahan bukti - minit mesyuarat / keputusan

Bahan penyelidikan dan kajian - sejarah /

ekonomi / kebudayaan / perundangan
1

4
 Pekeliling Perkhidmatan
Bil. 5 Tahun 2007
Panduan Pengurusan Pejabat
Bahagian VII
merujuk kepada tatacara ARKIB
 Fail manila kad tidak banyak
1
menggunakan ruang

2 Mudah disedia dan mudah disimpan

3 Murah dan mudah diperoleh

Cara mudah diperluas dan dipakai

4
berterusan

5 Rekod mudah dicari apabila diperlukan

Cross reference maklumat berkaitan

6
dimasukkan di dalam fail berkenaan
BAHAGIAN PERKARA BESAR KOD NOMBOR DAN PERKARA UTAMA

1 PENTADBIRAN 100 100-1 hingga 100-25

2 BANGUNAN DAN HARTA 200 200-1 hingga 200-3

3 KELENGKAPAN DAN BEKALAN 300 300-1 hingga 300-4

4 KEWANGAN 400 400-1 hingga 400-10

5 PERSONAL 500 500-1 hingga 500-2

6 PENGURUSAN KURIKULUM 600 600-1 hingga 600-8

7 PENGURUSAN HEM 700 700-1 hingga 700-6

8 PENGURUSAN KOKURIKULUM 800 800-1 hingga 800-7

9 PENGURUSAN MAKLUMAT DAN ICT 900 900-1

10 PENGURUSAN ADUAN 1000 1000-1 hingga 1000-2

 Putih : Terbuka dan terhad

Hijau : SULIT untuk fail individu (guru)

Merah Jambu : Rahsia (maruah negara)

Kuning : Rahsia Besar .

Berpalang merah di sebelah luar kulit. Keselamatan
negara bagi kes-kes ISA

Sampul Kecil : Sebagai langkah sementara jika fail

sebenar tidak dapat dikesan.
Selepas fail dijumpai, masukkan sebagai satu
kandungan dan direkod pada kertas minit
Maklumat yang terkandung dalam dokumen
ini tidak boleh diberitahu secara langsung atau
tidak langsung kepada akhbar atau
sesiapa yang tidak dibenarkan
Dokumen ini ialah hak milik Kerajaan Malaysia /
Negeri.dan dimaksudkan bagi makluman orang-
orang yang perlu mengetahui kandungannya dalam
masa menjalankan tugas-tugas rasmi mereka.
Maklumat yang terkandung dalam dokumen ini tidak
boleh diberitahu secara langsung atau tidak langsung
kepada akhbar atau sesiapa yang tidak dibenarkan
Dokumen ini ialah hak milik kerajaan Malaysia /
negeridan dimaksudkan bagi makluman sendiri
dan pegawai-pegawai lain yang perlu mengetahui
kandungannya dalam masa menjalankan tugas-
tugas rasmi mereka. Maklumat yang terkandung
dalam dokumen ini tidak boleh diberitahu secara
langsung atau tidak langsung kepada akhbar atau
sesiapa yang tidak dibenarkan.
 Sesiapa yang menjumpai dokumen ini adalah
dikehendaki oleh undang-undang
menyerahkannya kepada Pejabat Daerah, Balai
Polis atau Pejabat Angkatan Tentera untuk
dihantar ke Pejabat Pegawai Keselamatan
Kerajaan berserta dengan keterangan-
keterangan termasuk tarikh, masa, tempat dan
bagaimana dijumpai. Menyimpan atau
membinasakan dokumen ini dengan tiada
kebenaran adalah satu kesalahan di bawah
Akta Rahsia Rasmi, 1972
 Semua sekolah rendah dan menengah di
semua Daerah telah menggunakan
Sistem Fail KPM yang diselaraskan oleh
Arkib Negara.
Sistem ini telah berkuatkuasa mulai
01 SEPTEMBER 2010.
Fail yang dicadangkan bagi Panitia Sains (14 fail)
No. Fail Nama Fail Pengisian
600-3/4/1 Pengurusan Panitia Surat Masuk
Surat Keluar
600-3/4/2 Mesyuarat Surat Panggilan
Jawatankuasa Mesyuarat
Minit Mesyuarat
Salinan Minit
Mesyuarat Kurikulum
600-3/4/3 Maklumat Guru Maklumat Guru
Jadual Waktu
Senarai Nama Murid
Senarai Buku Rujukan
Fail yang dicadangkan bagi Panitia Sains (14 fail)
No. Fail Nama Fail Pengisian
600-3/4/4 Rancangan Tahunan RPT
Dokumen Standard
600-3/4/5 Pencerapan Jadual Pencerapan
Guru
Jadual Semakan Buku
Tulis Murid
600-3/4/6 Perancangan Perancangan Strategik
Peningkatan Pelan Operasi
600-3/4/7 Analisa Peperiksaan Analisa Peperiksaan
Awam & Dalaman
Fail yang dicadangkan bagi Panitia Sains (14 fail)
No. Fail Nama Fail Pengisian
600-3/4/8 Laporan ProgramLaporan Aktiviti
Panitia
600-3/4/9 Persatuan Sains Jawatankuasa
Perancangan Tahunan
600- Perkembangan Staf Laporan LDP KSSR
3/4/10
600-3/4/11 Pengurusan Agihan PCG
Kewangan Nota Minta
600-3/4/12 Koleksi Soalan Soalan Peperiksaan
Awam & Dalaman
JSU
Headcount
Fail yang dicadangkan bagi Panitia Sains (14 fail)
No. Fail Nama Fail Pengisian
600-3/4/13 Pelbagai Pekeliling berkaitan
600-3/4/14 Stok Salinan Kew.PA
Salinan Kew.PS
Namakan Fail - MESYUARAT PANITIA

Nomborkan / Kod

Tebuk lubang 1 inci

Kertas minit di sebelah kiri kulit

Dokumen pertama sebelah kanan
Masukkan tali hijau ke dalam lubang yang
sudah ditebuk
1 Dari kanan ke kiri

2 Surat keluar - pen biru / hitam

3 Surat masuk pen merah

4 Catatkan pada kertas minit

5 Tulis ikut tajuk lajur

 100 bilangan dokumen atau
ketebalan fail satu inci
Nombor fail baharu adalah sama
dengan SKJ/600-3/01/01 perlu
ditambah JLD. 2
Fail lama diikat dengan tali putih
Letak di belakang fail baharu
 Lima tahun kajian keperluan
( simpan, pindah, musnah)
Selepas tempoh 5 tahun tulis surat
kepada Arkib Negara
Jika tiada jawapan, simpan dengan
selamat di tempat yang khas untuk
rujukan.