Draaiboek Lumière

Voorbereidingen

1. Praktisch

Datum Wat Waar Opmerkingen

Zo snel mogelijk na Nieuwe datum vastleggen Zaal nova?? 1 dag of meerdere
concert dagen?
- Weekend voor - 2 keer zaal
eerste weekend betalen
paasvakantie?? - Krijgen we ze
- Examens? twee keer vol?
- Stem sparen?

 1 keer

Paasvakantie valt
3 april - 17 april

25 of (18 maart) of 11
maart
11 maart  concert
6 maanden voor Nieuw werkgroepje + /
concert eerste vergadering

Flyers ontwerpen
5 maanden voor Gerief bij de provincie Uitleendienst Zeker terug
concert bestellen Provincie Oost- condensatormicrofoons
Vlaanderen + microfoons op
statieven

Misschien elk
afzonderlijke
microfoon?
- Kijken of dit te
betalen valt
 Dan kunnen we
meer gebruik
maken van het
volledige
podium, MAAR
andere klank

Pianist vastleggen Zelfde als vorig jaar?

- Lodewijk
- Bart Lysens?
4 maanden voor Drukwerk laten drukken Vistaprint Direct genoeg laten
concert - Flyers Affiches bij Gaelle drukken
- Affiches papa??
 - Toegangskaarten (anders meerdere
keren verzendkosten)

Misschien minder
affiches laten drukken
Facebookevenement
maken + aanmelden op
UIT-databank
3 maanden voor Vrijwilligers vastleggen
concert - Twee aan kassa
- Blaadjesdraaier
- Lichtman + geluid
- Mensen aan bar en
afwas

Drank bestellen Meeste bij LDW

Cava + fruitsap in
colruyt

Sabam aanvragen Sabam Wij zijn ‘harmonie’ =

minder geld betalen
! misschien niet (zotte
rekening)
Wat moet er worden
geknutseld?
1 week voor Alle inkopen moeten
concert worden gedaan

Provincie materiaal
gehaald worden

Overig drukwerk Prijslijst vond ik

- Prijslijst supermooi, maar was
- Drankkaarten het een meerwaarde?
- Programmaboekjes (heel veel werk)

2. Evaluatie

POSITIEF

Alles is meer dan op tijd gebeurd

Goede werking in werkgroepje
Iedereen heeft zijn steentje bijgedragen

NEGATIEF

Verslagen en dergelijke mogen iets regelmatiger worden gelezen  soms was niet iedereen op de
hoogte van de besproken dingen en volgen er later ‘discussies’ over dingen die reeds besproken zijn.
Twee keer werk. Daarvoor dienen verslagen...
Per vergadering overlopen wat er moet gebeuren  concrete planning maken
Meer overzicht!
Te veel documenten

Knutseldag: met meer mensen (als het haalbaar is)

Dag zelf

1. Praktisch

Uur Wat Opmerkingen

09.00 – 13.00 Licht + geluid ophangen 5 personen was ideaal
- 1 persoon met
geluid
- 3 personen met
geluid
- Tine supervisie

Decoratie van de zaal De rest van het koor onder

supervisie van het
werkgroepje

Klaarzetten van al het Rest van het koor onder

materiaal supervisie van het
- Drank werkgroepje
- Stoelen
- Kassa
- Cocktailbar
14.00 – 18.00 Doorloop Liefst zou hier al het licht
in orde moeten zijn
 1 keer doorloop
doen voor
plaatsing...

 Eerder in zaal??
Dan hebben we
meer tijd voor
doorloop
18.00 – 19.30 Alles wat nog niet gedaan Idealiter zou dit moeten
is voorbehouden zijn voor
briefing + klaarmaken
koorleden

2. Evaluatie

Wat Opmerkingen
Licht Licht was niet optimaal opgesteld
- Koor stond te veel naar voor (slechte akoestiek zaal)
- Te weinig tijd
- Lichtplan duidelijker
Geluid 3 condensatormicrofoons maakten verschil. Niet heel veel, maar wel
iets.
Kijken of het een idee is om afzonderlijk te versterken
Leuk afzonderlijke micro’s voor solisten

 Meer condensatormicrofoons?
Decoratie Kubusjes + foto’s aan muur
- Leuk idee: maar weet niet of er veel naar gekeken is?
- Misschien volgend jaar gewoon projectie in de pauze?
Kerstlichtjes
- Passend in thema (en eigenlijk altijd ;-) )
Boom
- Vond ik superleuk, maar eigenlijk heel veel werk voor 1 lied
Lichtjes aan publiek
- Superleuk

Ik denk uiteindelijk wel dat de decoratie een mooie afspiegeling is van

wie we zijn als koor.

 Boven hing er niets?

 Misschien iets meer nadenken over timing
Drank
- Gewone drank Was te veel. Maar beter te veel dan te weinig.
Cava: 15 flessen (+/- 7 flessen gedronken): mag meer zijn. Werd veel
gedronken. (Recoda cava uit de colruyt)
Fruitsap: 10 liter is meer dan genoeg

- Cocktail Niet-alcoholische mag dubbel zoveel zijn als de wel alcoholische.

Direct ALLES maken. (geen overschotten in de frigo)
Recepten maken zoals in de flessen moet
Uitschenken in flessen. (meerdere flessen per cocktail)
Glazen waren iets te groot (zeker als er geen ijs in moet)
Kopen gewoon crushed ice

- Jetons? Of briefjes?
Eten Cakepops: 300 stuks
1 kg boter
1 kg suiker
1 kg bloem
4 zakjes bakpoeder
16 eieren (niet scheiden!)
300 gram zwarte chocolade voor 1/3 van het beslag
5 pakken bruine chocolade
5 pakken witte chocolade
7 pakken zwarte chocolade
 VEEEEEEEEEEEEEL isomo (blokken)
 1 chocolade, 1 vanille
 Nena en Cindy nemen fontein mee

- Was perfect qua aantal

- Zeer lekker
- Geslaagd!

Niet op zelfde tafel als cocktails?

Chips: zout en paprika

- Was nog halve doos over van elk, dus zeker niet meer.
 - Maar werd wel gegeten dus voor herhaling vatbaar.

 Popcorn wil Emile. Dat gaat over heel de zaal liggen.

Projecties Beamer werd opgehangen aan lichtbalk samen met computer.
Computer werd bestuurd via office remote met de smartphone.
Powerpoint presentatie
Werkte perfect.

 Mocht meer projecties

Bar WERKEN MET VRIJWILLIGERS!!

- Gewone bar STYLO’s VOORZIEN!!!!!

Maximum 5 vrijwilligers aan bar + 3 aan afwas
Ook vrijwilligers voorzien die tijdens tweede deel afwas willen doen +
frigo’s bijvullen

- Cocktailbar Beter systeem voorzien.

- Voorstel: 1 iemand zet glazen + doet er ijs in
- 2 mensen schenken uit
- 1 iemand doet drankkaarten
Werken met flessen! (meerdere van elke cocktail)
Glazen?
- Hoe kan makkelijk glazen worden gebracht naar cocktailbar?
- Misschien op voorhand al allemaal klaarzetten
- Plastieken bekers
- Bij LDW glazen vragen?
- Handdoeken voorzien

Vuilbakken in zaal
Pianist Meer repetities op voorhand
- Budget?
- Zelfde pianist als dit jaar?

Wat met piano?

- Huren? Is heel duur
- Digitale van iemand anders?
- ...?
Programmaboekjes Goed systeem
- 125 stuks. Een vijftal over
- Misschien wel een pot vrije bijdrage zetten
- Witte achtergrond (leesbaarheid!) mooie voorkant
Concert zelf Gevarieerd programma

Bis voor of na dankwoord?

Zeker niet langer

(= 45 minuten eerste deel. 40 minuten tweede deel)

Deuren open om 19.15

Drankkaarten en kassa apart

 Sponsors? Zoeken (in programmaboekje)
100e drankkaart krijgt een prijs
Combineren met huis aan huis?

Gastenboek

Kledij??

Hoeveelheden afstemmen

WC’s controleren!!

Vroeger eten
’s middags warm en ’s avonds boterhammen (misselijk)

A capella liedjes

Luchtverfrissers? ;-)
Pannekoeken bakken Op kermis Landuit
Pannekoeken bakken
Flashmob cinema
- Pitch perfect
Na het concert

Vrijwilligers voorzien die mee willen helpen opkuisen.

Zien dat alles op tijd wordt terug gebracht

- Materiaal Provincie
- Rekening LDW
- Sleutel zaal Nova
- Geld tellen + op rekening
Evaluatie werkgroepje

Grootste opmerking maar moet ik volgend jaar beter communiceren

Op concert zelf, moet het werkgroepje ervoor zorgen dat alle praktische dingen geregeld zijn voor
het volk binnenkomt.

De rest van het koor moet met vragen naar werkgroepje.

Kleren + haar moeten wachten tot alles in orde is.

Tine houdt zich bezig met het concert zelf. Licht + geluid in orde

Het uur op voorhand voorzien voor briefing van elkaar

Op voorhand takenlijst doorgeven

Samenwerken met KSA? Of andere vereniging  wij komen helpen bij concert en zij bij ons?