PANDUAN DAN PERATURAN MENGISI DOKUMEN PERJANJIAN PERSEKUTUAN

DAN SLIP PENGESAHAN PERJANJIAN

KANDUNGAN
* Sila pastikan anda telah membaca dan memahami Panduan dan Peraturan Mengisi Dokumen
Perjanjian Persekutuan dan Slip Pengesahan Perjanjian ini sebelum melengkapkan dokumen
tersebut. Pihak JPA berhak untuk menolak dokumen yang tidak lengkap, tidak kemas, kotor, dan
terlalu banyak kesilapan serta saksi yang tidak layak.

Peringatan:

Pelajar hendaklah mengisi Dokumen Perjanjian Persekutuan mengikut Langkah 1 hingga

Langkah 3 sehingga selesai dan seterusnya ke Langkah 4 dan Langkah 5 untuk mengisi Slip
Pengesahan Perjanjian dan kemudian Langkah 6 dan Langkah 7 untuk menyerahkan dokumen-
dokumen tersebut kepada Jabatan ini.

MUKA
PERKARA SURAT

DOKUMEN PERJANJIAN PERSEKUTUAN

LANGKAH 1 - MENCETAK DOKUMEN PERJANJIAN 2
PERSEKUTUAN
LANGKAH 2 - TANDATANGAN PELAJAR, PENJAMIN 2
DAN SAKSI DI DALAM DOKUMEN
PERJANJIAN PERSEKUTUAN
LANGKAH 3 - MENGISI TARIKH PERJANJIAN DI DALAM 4
DOKUMEN PERJANJIAN PERSEKUTUAN
LANGKAH 4 - MEMATIKAN SETEM/ MEREMIT DUTI 5
HASIL DOKUMEN PERJANJIAN
PERSEKUTUAN

SLIP PENGESAHAN PERJANJIAN

0
(Sila pastikan dokumen perjanjian telah lengkap diisi dan dimatikan atau
diremit setem hasil sebelum mengisi maklumat di ruangan slip pengesahan
perjanjian.)
LANGKAH 5 - MENGISI SLIP PENGESAHAN 6
PERJANJIAN
LANGKAH 6 - MENCETAK SLIP PENGESAHAN 7
PERJANJIAN
LANGKAH 7 - PENYERAHAN DOKUMEN PERJANJIAN 8
PERSEKUTUAN
BAHAGIAN A - SYARAT-SYARAT PENJAMIN 9
BAHAGIAN B - SYARAT-SYARAT SAKSI 9

1
 LANGKAH 1: MENCETAK DOKUMEN PERJANJIAN PERSEKUTUAN

1. Cetak Dokumen Perjanjian dari laman Sistem ePenawaran.

- Cetakan hendaklah dibuat di dalam TIGA (3) salinan dengan menggunakan

KERTAS PUTIH BERSAIZ A4 dengan berat 80G/SM dan dakwat berwarna
HITAM.

2. Dokumen hendaklah dicetak pada muka hadapan setiap helaian kertas.

(Cetakan tidak boleh dilakukan pada muka hadapan dan belakang helaian
kertas yang sama.)

3. Dokumen Perjanjian perlu dicetak terus daripada computer dan tidak boleh
dibuat salinan pendua atau difotokopi.

4. Setiap Dokumen Perjanjian hendaklah diketipkan (staple) mengikut ruang yang

disediakan di muka depan perjanjian.

LANGKAH 2: TANDATANGAN PELAJAR, PENJAMIN DAN SAKSI DI DALAM

DOKUMEN PERJANJIAN PERSEKUTUAN

1. Tandatangan setiap salinan dokumen perjanjian hendaklah dibuat dengan

TULISAN TANGAN dalam HURUF BESAR menggunakan ball pen BERDAKWAT
HITAM sahaja mengikut turutan seperti berikut :

i) PELAJAR dan PENJAMIN menurunkan tandatangan di ruang yang

berkaitan (seperti contoh) DAN di bawah JADUAL di muka surat terakhir;

2
 ii) SAKSI menurunkan tandatangan dan mengisi butiran maklumat di ruang
yang berkaitan (seperti contoh). Saksi hendaklah memenuhi syarat
sebagai saksi seperti yang ditetapkan di Bahagian B.

iii) Ruangan PIHAK KERAJAAN dan SAKSI KERAJAAN hendaklah

dibiarkan kosong;
CONTOH

SAKSI
PELAJAR menurunkan
dan tandatangan
PENJAMIN dan mengisi
menurunkan butiran
tandatangan

Biarkan kosong di ruangan PIHAK

KERAJAAN dan SAKSI KERAJAAN.

3
LANGKAH 3: MENGISI TARIKH PERJANJIAN DI DALAM DOKUMEN
PERJANJIAN PERSEKUTUAN

1. Tarikh perjanjian hanya perlu diisi SELEPAS perjanjian dimatikan setem hasil/
diremit duti hasil.

2. Tarikh perjanjian hendaklah DITULIS TANGAN dalam HURUF BESAR

menggunakan ball pen BERDAKWAT HITAM sahaja mengikut turutan seperti
berikut :
i) di muka surat hadapan; dan
ii) di JADUAL di muka surat terakhir.

hanya perlu diisi selepas

perjanjian dimatikan setem hasil/
diremit hasil.

3. Jika berlaku KESILAPAN semasa mengisi dokumen perjanjian, sila buat satu
garisan lurus dan turunkan tandatangan ringkas di sebelah kanan setiap
pembetulan (dilarang menggunakan sebarang getah atau cecair pemadam
(liquid paper)

4
LANGKAH 4: MEMATIKAN SETEM/ MEREMIT DUTI HASIL DOKUMEN
PERJANJIAN PERSEKUTUAN

1. Setelah perjanjian lengkap diisi seperti arahan di Langkah 3, setiap salinan

perjanjian hendaklah dimatikan setem/ diremit duti hasil seperti berikut :

i) Sediakan SETEM HASIL bernilai RM10.00 dan lekatkan di ruang yang

disediakan pada setiap salinan dokumen perjanjian. Bawa ketiga-tiga
salinan Dokumen Perjanjian ke Kaunter Duti Setem, Pejabat Lembaga
Hasil Dalam Negeri (LHDN) untuk DIMATIKAN atau DIREMITKAN
SETEM HASIL tersebut. Contoh setem dimatikan adalah seperti berikut;

ATAU;

ii) Membawa ketiga-tiga salinan Dokumen Perjanjian yang telah lengkap diisi
(tanpa dilekatkan setem hasil) ke mana-mana Kaunter Duti Setem,
Pejabat Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN) untuk diremitkan duti hasil
bernilai RM10.00 bagi setiap salinan dan contoh salinan dokumen yang
telah diremitkan duti hasil adalah seperti berikut:

5
2. Isikan tarikh perjanjian iaitu tarikh setem dimatikan/diremitkan duti hasil di
bahagian yang ditetapkan seperti di LANGKAH 3 NO. 2. Tarikh yang diisi
hendaklah sama bagi ketiga-tiga Dokumen Perjanjian.

LANGKAH 5: MENGISI SLIP PENGESAHAN PERJANJIAN

1) Layari semula sistem ePenawaran dan klik pautan Slip Pengesahan Perjanjian
untuk mengisi dan mengemaskini maklumat di ruang yang disediakan seperti
contoh paparan berikut:

6
 Sila pastikan :

i) Tarikh setem hasil dimatikan/ diremitkan duti hasil yang dimasukkan

mestilah SAMA dengan tarikh perjanjian dimatikan setem atau diremit
hasil;
ii) Nama saksi hendaklah sama dengan nama saksi yang menandatangani
dokumen perjanjian pelajar;
iii) Nombor kad pengenalan hendaklah sama dengan nombor kad
pengenalan saksi yang menandatangani dokumen perjanjian pelajar;
iv) Pekerjaan saksi hendaklah sama dengan pekerjaan saksi yang
menandatangani dokumen perjanjian pelajar;
v) Sila pilih jawatan yang sama dengan jawatan saksi yang menandatangani
dokumen perjanjian pelajar; dan
vi) Alamat saksi yang dimasukkan mestilah sama dengan alamat saksi yang
menandatangani dokumen perjanjian pelajar.

LANGKAH 6: MENCETAK SLIP PENGESAHAN PERJANJIAN

1) Setelah semua maklumat yang dikehendaki telah lengkap diisi sila tekan di
pautan ‘Cetak Slip Pengesahan Perjanjian’ untuk mencetak Slip Pengesahan
Perjanjian.

2) Slip Pengesahan Perjanjian yang telah dicetak perlu dikepilkan bersama-sama

dengan dokumen perjanjian untuk dikemukakan kepada Jabatan ini.

7
 LANGKAH 7: PENYERAHAN DOKUMEN

1) Dokumen-dokumen yang telah lengkap diisi, hendaklah disusun mengikut

turutan berikut :

a) Senarai Semak Penyerahan Dokumen Penawaran JPA – 1 salinan;

b) Slip Pengesahan Perjanjian – 1 salinan;
c) Salinan Surat Tawaran Penajaan – 1 salinan;
d) Perjanjian Pinjaman Pelajaran Persekutuan ATAU Perjanjian
Dermasiswa Persekutuan – 3 salinan; dan
e) Slip Pengesahan Nombor Akaun Bank – 1 salinan.

2) Dokumen-dokumen yang telah disusun perlu dikemukakan kepada Jabatan ini

semasa Sesi Perjumpaan dengan JPA yang dimaklumkan. Sila rujuk laman
sesawang eSILA dari semasa ke semasa bagi maklumat tentang tarikh dan
tempat perjumpaan tersebut.

8
BAHAGIAN A: SYARAT-SYARAT PENJAMIN

WARGANEGARA Warganegara Malaysia yang bermastautin di

Malaysia

PENDAPATAN Tidak kurang daripada RM1,000.00 sebulan

STATUS KEWANGAN Seseorang yang tidak muflis

UMUR Tidak melebihi 45 tahun.

PENGECUALIAN SYARAT IBU BAPA/PENJAGA YANG SAH yang

menjadi Penjamin DIKECUALIKAN daripada
syarat PENDAPATAN dan UMUR.

BAHAGIAN B: SYARAT-SYARAT SAKSI

WARGANEGARA Saksi hendaklah warganegara Malaysia yang

bermastautin di Malaysia.

JAWATAN (a) Saksi yang terdiri daripada Penjawat

Awam/Badan Berkanun yang menjawat
jawatan tetap sahaja dari Kumpulan
Pengurusan dan Profesional (Gred 41
dan ke atas);

9
 (Contoh Pegawai Berkanun adalah
Pensyarah, Pendaftar dan Bendahari di
Universiti Awam)

(b) Bagi saksi yang bukan Pegawai Kerajaan,

mereka hendaklah yang telah diberi kuasa
perundangan.

SENARAI SAKSI

(i) KUMPULAN Semua pegawai kerajaan Gred 41 ke atas dan

PENGURUSAN DAN
berjawatan tetap di Kementerian/ Jabatan
PROFESIONAL
Persekutuan dan Negeri/ Pejabat Daerah.
(ii) PEGAWAI Semua pegawai kerajaan Gred 41 ke atas dan
PENDIDIKAN
berjawatan tetap seperti berikut :
(a) Pensyarah di IPTA/ Politeknik
(b) Pegawai Pendidikan Negeri/ Daerah
(c) Pengetua/ Penolong Kanan Pengetua di
Sekolah Menengah Kerajaan sahaja.
(iii) PEGAWAI Semua doktor Gred 41 ke atas dan berjawatan tetap
PERKHIDMATAN
yang bertugas di hospital dan di Pusat Kesihatan
PERUBATAN/
KESIHATAN Kerajaan sahaja.

(iv) PEGAWAI (a) Semua pegawai Gred 41 ke atas dan

KEHAKIMAN
berjawatan tetap dalam Kumpulan Pengurusan
DAN
PERUNDANGAN dan Profesional yang berkhidmat dalam
perkhidmatan kehakiman dan perundangan
kerajaan. (Contoh: Hakim, Majistret, Peguam
Persekutuan, Penasihat Undang-Undang,
Pegawai Undang-Undang dan Pendaftar
Mahkamah)

10
 (b) Semua Peguambela dan Peguamcara

(c) Semua Pesuruhjaya Sumpah

(d) Jaksa Pendamai

(v) PEGAWAI (a) Tentera (Kapten dan ke atas)

BERUNIFORM
(b) Polis (Penolong Penguasa dan ke atas/
Nombor Kad Pengenalan bermula dengan huruf
G)
(c) Pegawai Penjara (Penguasa Penjara dan ke
atas)

(d) Penguasa Bomba ke atas

(e) Jabatan Perhutanan (Pegawai Pemelihara

Hutan Gred 41 /Pegawai Hidupan Liar)

(f) Jabatan Laut (Jurutera Laut dan ke atas)

(g) Agensi Penguatkuasaan Maritim Malaysia

(APMM) (Leftenan Muda/Madya Maritim dan ke
atas)

(h) Penguasa Kastam dan ke atas

(i) Penguasa Imigresen dan ke atas

(vi) LAIN-LAIN (a) Penggawa/ Penghulu/ Ketua Kampung/ Ketua

Masyarakat/ Sidang/ Pegawai Pembangunan
Mukim/ Pengerusi JKKK (Jawatankuasa
Kemajuan dan Keselamatan Kampung)
(b) SABAH DAN SARAWAK- Ketua Kaum/ Ketua
Anak Negeri/ Kapitan/ Pemanca/ Pegawai
Taman Sabah
(c) Pengerusi JKKR (Jawatankuasa Kemajuan dan
Keselamatan Tanah Rancangan)

11
 CONTOH PERJANJIAN LENGKAP DAN SEMPURNA

Dimatikan
setem
hasil
RM10.00

diketipkan
(staple) mengikut
ruangan yang
disediakan di muka
depan perjanjian

- Menggunakan ball pen BERDAKWAT HITAM

- DITULIS TANGAN dalam HURUF BESAR
- TARIKH PERJANJIAN sama dengan TARIKH SETEM HASIL
DIMATIKAN/ DIREMITKAN DUTI HASIL.

12
 Saksi
memenuhi
syarat
ditetapkan

Biarkan kosong di ruangan PIHAK

KERAJAAN dan SAKSI KERAJAAN.

13
 TARIKH
PERJANJIAN
sama dengan
TARIKH
SETEM HASIL
DIMATIKAN/
DIREMITKAN
DUTI HASIL.

PELAJAR dan PENJAMIN menurunkan

tandatangan di sebelah bawah Jadual
Perjanjian.

14
CONTOH SLIP PENGESAHAN PERJANJIAN LENGKAP DAN SEMPURNA

TARIKH
PERJANJIAN
sama dengan
TARIKH
SETEM HASIL
DIMATIKAN/
DIREMITKAN
DUTI HASIL.

Maklumat saksi yang

dimasukkan adalah
MAKLUMAT SAKSI
YANG
MENANDATANGANI
PERJANJIAN dan
MEMENUHI
SYARAT sebagai
saksi

15