FORMAT PENULISAN MINIT MESYUARAT

Pengenalan

1. Minit adalah satu rekod yang bertulis mengenai perkara-perkara yang dibincangkan dalam
sesuatu mesyuarat.
2. Jika tiada catatan, segala perbincangan tidak akan ada tindakan susulan.

Komponen Minit Mesyuarat

1. Aluan Pengerusi
2. Pengesahan Minit Mesyuarat dan Pindaan
3. Perkara-Perkara Berbangkit
4. Pembentangan Kertas Kerja atau Mengemukakan Laporan
5. Hal-Hal Lain
6. Penangguhan

Format Minit

1. Format minit disusun mengikut agenda mesyuarat.

2. Catatan nama ahli mesyuarat disusun mengikut kekananan ahli yang hadir.
3. Minit mesyuarat direkodkan secara tepat, jelas dan padat.
4. Catatan setiap perkara yang dibincangkan hendaklah menunjukkan sama ada Tindakan atau
Makluman sahaja.
5. Nama penyedia minit, penyemak dan Pengerusi atau mana-mana pegawai yang diberi kuasa
untuk mengesahkan dicatat.
6. Tarikh minit disediakan.

Pengesahan Maklumbalas/Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat

1. Pihak yang telah diberi tanggungjawab melaksanakan sesuatu keputusan mesyuarat

hendaklah memberi maklumbalas kepada urusetia mesyuarat.
2. Urusetia hendaklah membuat ringkasan dan penganalisaan terhadap maklumbalas yang
diterima.
3. Catatan nama ahli mesyuarat disusun mengikut kekananan ahli yang hadir.
4. Minit mesyuarat direkodkan secara tepat, jelas dan padat.
5. Catatan setiap perkara yang dibincangkan hendaklah menunjukkan sama ada Tindakan atau
Makluman sahaja.

Disediakan oleh

Bahagian Pentadbiran & Kewangan

Pejabat Canselori
15 Julai 2013

G:\Mesy. JPU\JPU Khas\Pendaftar\format penulisan minit mesyuarat.doc

 MINIT
SULIT MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN UNIVERSITI
BIL. 1/2013 BIL. 1/2013 (KALI KE-118) TARIKH: 7 JANUARI 2013

Tarikh : 7 Januari 2013

Masa : 2.00 Petang
Tempat : Bilik Mesyuarat Eksekutif, Pejabat Canselori,
Kampus Kota

KEHADIRAN

Bil Nama Jawatan

1. 1. YBhg. Prof. Datuk Dr. Raduan bin Che Rose Naib Canselor/Pengerusi
2. 2. YBhg. Prof. Dr. Roselina binti Ahmad Saufi Timbalan Naib Canselor (A&A)
3. 3. YBhg. Prof. Madya Abdul Aziz bin Ab Latif Timbalan Naib Canselor (HEPA)
4. 4. YBhg. Prof. Dr. Mohamad Kamal bin Harun Penolong Naib Canselor (PIK)
5. 5. YBhg. Prof. Dr. Razli bin Che Razak Pendaftar
6. 6. YBrs. En. Mohd Yusri bin Awang Pemangku Bendahari
7. 7. YBrs. En. Azman bin Hashim Ketua Pustakawan
8. 8. YBhg. Prof. Datuk Abdul Halim bin Sidek Penasihat Undang-Undang
9. 9. YBhg. Prof. Dr. Hj Ibrahim bin Che Omar Pengarah Kampus Jeli

TURUT HADIR

Bil Nama Jawatan

1. YBhg. Prof. Dr. Nik Maheran binti Nik Muhammad Pengarah Pusat Hal Ehwal Korporat
2. YBrs. Tn. Haji Mohd Nor bin Jaafar Pengarah, Pusat Pembangunan Infra & Perkhidmatan

2
 MINIT
SULIT MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN UNIVERSITI
BIL. 1/2013 BIL. 1/2013 (KALI KE-118) TARIKH: 7 JANUARI 2013
URUSETIA

Bil Nama Jawatan

1. En. Mohd Akhmal bin Abu Bakar Penolong Pendaftar Kanan, Bahagian Pembangunan
Organisasi, Pejabat Pendaftar
2. En. Mohd Norhafizan bin Muhammad Penolong Pendaftar, Bahagian
Pembangunan Organisasi, Pejabat Pendaftar /
Pencatat
2. Pn. Sharifah Noor Lella bt Ahmad Pembantu Tadbir (P/O), Bahagian Pembangunan
Organisasi, Pejabat Pendaftar

3
 MINIT
SULIT MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN UNIVERSITI
BIL. 1/2013 BIL. 1/2013 (KALI KE-118) TARIKH: 7 JANUARI 2013

BIL. PERKARA/ISU TANGGUNGJAWAB STATUS TINDAKAN

1. ALUAN PENGERUSI

Mesyuarat dimulakan dengan bacaan Ummu Kitab Al-Fatihah dan ucapan

terima kasih oleh YBhg. Datuk Pengerusi kepada semua ahli yang hadir.
YBhg. Datuk Pengerusi seterusnya menarik perhatian ahli kepada perkara
berikut:

1.1 Kehadiran Ahli Baru

YBhg. Datuk Pengerusi mengalu-alukan kehadiran ahli baru Semua pihak Mesyuarat mengambil maklum.
iaitu Tn. Hj. Mohd Nor bin Jaafar, Pengarah PPIP yang baru

1.2 Format Minit Mesyuarat

Urusetia Format minit mesyuarat yang baru akan

YBhg. Datuk Pengerusi meminta agar urus setia menyediakan digunakan bermula minit mesyuarat JPU Bil.
minit mesyuarat menggunakan format baru dengan
1/2013.
berpandukan format minit mesyuarat Kabinet.

1.3 Laporan dan Pembentangan Bagi Setiap Portfolio

YBhg. Datuk Pengerusi meminta urus setia memasukkan dalam Pegawai Pengurusan Setiap portfolio akan membentangkan agenda
agenda mesyuarat agar setiap portfolio mempunyai agenda Universiti & masing-masing pada mesyuarat akan datang.
masing-masing untuk dibentangkan dalam mesyuarat akan Urus setia
datang.

4
 MINIT
SULIT MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN UNIVERSITI
BIL. 1/2013 BIL. 1/2013 (KALI KE-118) TARIKH: 7 JANUARI 2013

BIL. PERKARA/ISU TANGGUNGJAWAB STATUS TINDAKAN

1.4 Keberadaan Pegawai Pengurusan Di Kampus Kota

YBhg. Datuk Pengerusi meminta supaya Pegawai Pengurusan Pegawai Pengurusan Mesyuarat mengambil maklum.
Tertinggi Universiti perlu berada di Kampus Kota sekurang- Tertinggi Universiti
kurangnya sekali seminggu pada hari yang ditetapkan termasuk
Pengarah Kampus Jeli dan Pengarah PPIP.

YBhg. Datuk Pengerusi meminta agar Pendaftar menempatkan

Pendaftar Tindakan telah diambil oleh Pejabat Pendaftar.
Pembantu Tabdir (P/O) di Kampus Kota bagi mewakili
Pengarah Kampus Jeli dan Pengarah JPIP.

1.5 Keputusan Universiti

YBhg. Datuk Pengerusi memaklumkan bahawa setiap Semua pihak & Ahli mesyuarat mengambil maklum mengenai
perbincangan di dalam mesyuarat JPU adalah sulit dan tidak Urusetia perkara ini.
boleh dihebahkan sebelum keputusan atau minit mesyuarat
diedarkan.
Dalam hal yang sama, Pendaftar juga dalam
mesyuarat Pejabat Pendaftar telah
mengingatkan urusetia Mesyuarat Utama
Universiti iaitu BPO supaya memastikan semua
dokumen dan fail-fail mesyuarat utama
Universiti diselenggara dan disimpan dengan
baik.

5
 MINIT
SULIT MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN UNIVERSITI
BIL. 1/2013 BIL. 1/2013 (KALI KE-118) TARIKH: 7 JANUARI 2013

BIL. PERKARA/ISU TANGGUNGJAWAB STATUS TINDAKAN

2. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA
PENGURUSAN UNIVERSITI BIL.13/2012 (KALI KE-117)

Mesyuarat bersetuju mengesahkan Minit Mesyuarat Urus Setia Pindaan minit Mesyuarat JPU Bil. 13/2012 telah
Jawatankuasa Pengurusan Universiti Bil.13/2012 (kali ke-117) dibuat.
yang diadakan pada 7 Januari 2013 disahkan dengan
beberapa pindaan;

i) Minit 1.5(i), Muka Surat 4 –

“semua pensyarah yang tidak memegang jawatan di pejabat

perlu memenuhi minimum 12 jam beban pengajaran
seminggu” dipinda kepada “semua pensyarah yang tidak
memegang jawatan di fakulti atau universiti perlu memenuhi
minimum 12 jam beban pengajaran seminggu.“

ii) Minit 1.5 (ii), Muka Surat 4 –

“pensyarah yang memegang jawatan di pejabat perlu

memenuhi sekurang-kurangnya 6 jam beban pengajaran
seminggu” dipinda kepada “pensyarah yang memegang
jawatan di fakulti atau universiti perlu memenuhi sekurang-
kurangnya 6 jam beban pengajaran seminggu.”

6
 MINIT
SULIT MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN UNIVERSITI
BIL. 1/2013 BIL. 1/2013 (KALI KE-118) TARIKH: 7 JANUARI 2013

BIL. PERKARA/ISU TANGGUNGJAWAB STATUS TINDAKAN

3. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT

3.1 Minit 1.3, Muka Surat 4 – Kepakaran dari Babson

College, Amerika Syarikat melalui keahlian GCEE
dalam memantapkan silibus keusahawanan Universiti.

YBhg. Datuk Pengerusi meminta agar Pendaftar teruskan
untuk dapatkan kepakaran dari Babson College bagi
memantapkan lagi silibus keusahawanan Universiti.
Pendaftar Perbincangan lanjut akan dibuat dengan pihak
Babson pada 3 -11 Februari 2013 semasa
lawatan kerja YBhg. Datuk Naib Canselor,
YBhg. Timb. Naib Canselor (A&A) dan YBhg.
Prof Pendaftar ke United Kingdom.

3.2 Minit 1.8, Muka Surat 5 – Susunan Tempat Duduk Dalam

Bilik Kuliah

YBhg. Datuk Pengerusi meminta agar semua meja dan Pengarah JPIP Menyusul tindakan selanjutnya.
kerusi jenis kayu ditukar kepada jenis besi (kalis air). Ini
adalah untuk mengelakkan meja dan kerusi mengalami
kerosakan apabila berlaku banjir.

3.3 Minit 1.9, Muka Surat 6 - Aktiviti Pembangunan Pelajar

YBhg. Datuk Pengerusi meminta untuk diadakan sesi Timbalan Naib Mesyuarat HEP telah menetapkan polisi
perjumpaan dengan semua staf akademik yang terlibat dalam Canselor (HEPA) penubuhan kelab dan persatuan pelajar mesti
kelab dan persatuan yang ditubuhkan. melantik sekurang-kurangnya seorang staf
akademik sebagai penasihat.

7
 MINIT
SULIT MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN UNIVERSITI
BIL. 1/2013 BIL. 1/2013 (KALI KE-118) TARIKH: 7 JANUARI 2013

BIL. PERKARA/ISU TANGGUNGJAWAB STATUS TINDAKAN

4. LAPORAN PRESTASI PERBELANJAAN MENGURUS BAGI TEMPOH 1
JANUARI 2012 SEHINGGA 30 OKTOBER 2012

Mesyuarat mengambil maklum berkenaan Prestasi Perbelanjaan Mesyuarat mengambil maklum.

Mengurus Universiti bagi tempoh 01 Januari 2012 sehingga 31
Disember 2012 yang berjumlah RM91,839,415 iaitu 100.26%
berbanding jumlah peruntukan mengurus yang diluluskan bagi
tahun 2012 dan pecahannya mengikut setiap Pusat Tanggungjawab
(PTj).

5. KERTAS KERJA UNTUK PERBINCANGAN & KELULUSAN

5.1 Kertas Kerja JPU 1/2013 - Cadangan Penganjuran

Kursus Induksi Khusus Kepada Staf Pengurusan
Tertinggi Universiti Malaysia Kelantan

Mesyuarat mengambil maklum dan meluluskan Pendaftar Cadangan supaya menjemput YBhg. Prof,
Cadangan Penganjuran Kursus Induksi Khusus Kepada Datuk Rujhan, Ketua Pengarah JPT.
Staf Pengurusan Tertinggi Universiti Malaysia Kelantan.

YBhg. Datuk Pengerusi juga meminta agar dijemput Menyusul tindakan selanjutnya.
jemputan dari luar seperti Ketua Pengarah KPT, KSU
KPT atau ahli Lembaga Pengarah Universiti. Mesyuarat
juga bersetuju untuk mengubah perancangan aturcara
dan tajuk ceramah untuk kursus kepada tajuk yang lebih
mencabar dan lebih kepada tema keusahawanan.

8
 MINIT
SULIT MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN UNIVERSITI
BIL. 1/2013 BIL. 1/2013 (KALI KE-118) TARIKH: 7 JANUARI 2013

BIL. PERKARA/ISU TANGGUNGJAWAB STATUS TINDAKAN

5.2 Kertas Kerja JPU 2/2013 - Cadangan Pengubahsuaian dan
Menaiktaraf Ruang Perpustakaan UMK Kampus Kota Dalam
Menangani Masalah Banjir dan Meningkatkan Keselesaan
Pengguna

Mesyuarat mengambil maklum dan YBhg. Datuk

Ketua Pustakawan Mesyuarat mengambil maklum.
Pengerusi meminta agar kertas kerja ini disatukan dengan
kertas kerja dari pihak Timbalan Naib Canselor (HEPA)
untuk perbincangan lanjut.

5.3 Kertas Kerja JPU 3/2013 - Cadangan Deraf Peraturan

Universiti Malaysia Kelantan (Lalu Lintas Jalan) 2012

Diambil maklum dan dipersetujui supaya kertas kerja Penasihat Undang- Dalam tindakan.
berkenaan dibawa untuk kelulusan Mesyuarat Lembaga Undang
Pengarah Universiti (LPU) akan datang.

6. KERTAS KERJA UNTUK MAKLUMAN

6.1 Laporan Banjir di Perpustakaan Universiti Malaysia

Kelantan di Kampus Kota

YBhg. Datuk Pengerusi merakam dan mengucapkan Ketua Pustakawan Mesyuarat mengambil maklum.
perhargaan terima kasih kepada semua staf perpustakaan yang
telah bertungkus lumus menjaga harta Universiti terutama buku-
buku dan sebagainya.

9
 MINIT
SULIT MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN UNIVERSITI
BIL. 1/2013 BIL. 1/2013 (KALI KE-118) TARIKH: 7 JANUARI 2013

BIL. PERKARA/ISU TANGGUNGJAWAB STATUS TINDAKAN

7. HAL-HAL LAIN

7.1 Surat dari KPT – Urusan Penyediaan dan

Pembentangan Laporan Tahunan dan Penyata
Kewangan (LTPK) Tahun 2012.

YBhg. Datuk Pengerusi memaklumkan dan Pegawai Pengurusan Menyusul tindakan selanjutnya.
mengingatkan ahli mesyuarat mengenai perkara ini dan Tertinggi Universiti
iainya perlu disediakan dengan merujuk kepada jadual
kerja yang telah disediakan oleh KPT.

7.2 Pembentukan (Wujudkan – potong) Kumpulan Untuk

Penyediaan Kalendar dan Diari

YBhg. Datuk Pengerusi meminta agar Pengarah PHKS Pengarah PHKS Menyusul tindakan selanjutnya.
(PHEK) membentuk (mewujudkan-potong) kumpulan (PHEK)
yang terdiri daripada para pensyarah UMK untuk
membuat penyediaan kalendar dan diari. Ini adalah
untuk memastikan tiada kesilapan yang berlaku selepas
percetakan dan edaran dibuat.

8. PENANGGUHAN MESYUARAT

Mesyuarat ditangguhkan pada jam 5.05 petang dengan bacaan Surah

Al-Asr.

10
 MINIT
SULIT MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN UNIVERSITI
BIL. 1/2013 BIL. 1/2013 (KALI KE-118) TARIKH: 7 JANUARI 2013

Disediakan oleh : Disemak oleh:

...................................... ........................... ......................................................

MOHD NORHAFIZAN BIN MUHAMMAD MOHD AKHMAL BIN ABU BAKAR
PENOLONG PENDAFTAR PENOLONG PENDAFTAR KANAN
BAHAGIAN PEMBANGUNAN ORGANISASI BAHAGIAN PEMBANGUNAN ORGANISASI
(PENYEDIA MINIT) TARIKH:
TARIKH :

Disahkan oleh:

...........................................................
PROF. DR. RAZLI BIN CHE RAZAK
PENDAFTAR
(SETIAUSAHA)
TARIKH:

11