MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA PEMANDU PROGRAM AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI (5S) BIL 2/2012

Tarikh Hari Masa Tempat Kehadiran

: : : : :

07 Mac 2012 Rabu 2.30 petang 4.30 petang Bilik Timbalan Pengarah Tuan Haji Ismail bin Musa - Pengerusi Timbalan Pengarah Pelajaran Puan Faridah Binti Abd. Gani Timbalan Pegawai Pelajaran Daerah Tuan Haji Mustafa Bin Majid Penolong PPD Kanan SPS Encik Mohmad Sepian bin Osman Penolong PPD Kanan SPPK Cik Aziah Binti Amir Penolong PPD Kanan SPA Cik Noraini Binti Yusof Penolong Akauntan Kanan Encik Zulkafli Bin Mohemad Isa Penolong Pegawai Tadbir

Setiausaha

Puan Rosnani Binti Md. Pungot - Penyelaras Penyelia Kanan Jaminan Kualiti

AGENDA :1 1.1 UCAPAN ALU-ALUAN Ucapan Terima Kasih Mesyuarat dimulakan dengan bacaan Ummul Kitab. Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada semua AJK yang dapat menghadiri mesyuarat JK Pemandu Program Amalan Persekitaran Berkualiti ( 5S) Bil 2/2012. Tindakan : Makluman

1.2

Objektif Mesyuarat Mesyuarat kali ini diadakan adalah untuk membuat beberapa perubahan dan pengesahan Jawatankuasa Program Amalan 5S, Polisi 5S PPWBP , Objektif dan Matlamat . Tindakan : Makluman

1.3

Lawatan Penanda Aras 5S Tuan Pengerusi mencadangkan JK Latihan menguruskan lawatan penanda aras ke Majlis Peperiksaan Malaysia bagi memberikan pendedahan dan perkongsian maklumat dengan warga MPM. Tindakan : JK Latihan PENGESAHAN MINIT MESYUARAT Minit Mesyuarat JK Pemandu Bil 1/2012 dicadangkan pengesahannya oleh Tuan Haji Mustafa bin Majid dan diterima sebulat suara oleh ahli mesyuarat. Tindakan : Makluman

2 2.1

3 3.1

PERKARA BERBANGKIT Perkara 3 , muka surat 3 : Pelantikan Jawatankuasa Kerja dan Jawatankuasa Pelaksana Sijil Pelantikan JK Kerja dan JK Pelaksana telah diserahkan kepada semua ahli jawatankuasa yang berkenaan pada 16 Januari 2012 Tindakan : Makluman Perkara 4.1 , muka surat 3 : Pelancaran Program 5S Pelancaran Program 5S telah dilaksanakan pada 17 Januari 2012 di Dewan Gemilang oleh Timbalan Pengarah PPWBP Tindakan : Makluman Perkara 4.2 , muka surat 3 : Carta Perbatuan Program 5S Carta perbatuan telah diedarkan kepada semua yang terlibat pada 16 Januari 2012. Tindakan : Makluman

3.2

3.3

3.4

Perkara 4.4 , muka surat 3 : Sudut 5S Sudut 5S Induk telah dipindahkan ke bahagian luar Dewan Tun Fatimah kerana ruangan ini lebih sesuai berbanding ruangan asal yang ditetapkan. Tindakan : Makluman Perkara 5 , muka surat 3 : Mesyuarat JK Pelaksana Mesyuarat JK Pelaksana telah diadakan pada 11 Januari 2012 , pukul 2.30 petang. Tindakan : Makluman

3.5

4 4.1

PERKARA-PERKARA YANG DIBINCANGKAN Polisi , Objektif dan Matlamat 5S PPWBP Mesyuarat telah sebulat suara menetapkan dan mengesahkan polisi, objektif dan matlamat program Amalan 5S PPWBP seperti yang berikut:Tindakan : Makluman
2

4.1.1 POLISI 5S PPWBP Membudayakan amalan 5S secara berterusan di Pejabat Pelajaran Wilayah Bangsar & Pudu melalui budaya kerja sepasukan dan berdisiplin dengan mengutamakan kebersihan, kekemasan, keselesaan dan keselamatan di tempat kerja Tindakan : Makluman 4.1.2 OBJEKTIF 5S Mewujudkan persekitaran yang bersih, kemas dan sistematik untuk keselesaan warga Pejabat Pelajaran Wilayah Bangsar & Pudu Tindakan : Makluman 4.1.3 MATLAMAT 5S Menjadikan amalan 5S sebagai budaya kerja 4.2 Tindakan : Makluman Logo Program Amalan 5S Sepuluh penyertaan untuk Pertandingan Mencipta Logo dan Slogan . Mesyuarat sebulat suara memilih Logo dan Slogan ciptaan Encik Muslim Bin Mustafa dari Unit Pendidikan Islam sebagai pemenang dan sagu hati kepada Puan Noranida Binti Jaafar dari Unit Pentadbiran. Tindakan : Makluman 4.3 Penetapan Sasaran Pelaksanaan 5S Mesyuarat bersetuju menetapkan sasaran seperti yang berikut:i. PPWBP mengamalkan amalan 5S sepenuhnya pada akhir Ogos 2012 ii. PPWBP berjaya memperoleh Sijil Amalan 5S daripada MPC pada bulan Oktober 2012. Tindakan : Makluman 5 5.1 HAL-HAL LAIN Mesyuarat JK Kerja Amalan 5S Mesyuarat JK Kerja Amalan 5S akan diadakan pada 30 Mac 2012. Sehubungan itu, semua Pengerusi JK Latihan/ Promosi/ Audit dan Dokumentasi dikehendaki mengadakan mesyuarat jawatankuasa sebelum itu. Semua jawatankuasa dikehendaki melaporkan pelan tindakan, hasil mesyuarat dan program /aktiviti jawatankuasa masing-masing dalam mesyuarat yang akan diadakan pada 30 Mac 2012. Tindakan : JK Latihan/ JK Promosi/ JK Audit/ JK Dokumentasi Kekangan Pelaksanaan 5S 5.2 5.2.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa pelaksanaan Amalan 5S di PPWBP menghadapi kekangan dari segi masa kerana staf Unit Kewangan sedang sibuk menyiapkan baucar bagi keperluan audit e-spkb manakala staf di Unit Perkhidmatan akan berpindah ke lokasi baru di PPWBP. Pengerusi mencadangkan agar kakitangan Unit Pentadbiran membantu kakitangan Unit Kewangan mengecap baucar-baucar bagi persediaan audit e-spkb pada 9-10 Mac 2012. Walau bagaimanapun , pelaksanaan 5S perlu diteruskan di unit-unit yang terbabit. Tindakan : Unit Kew/Perkhd. Unit Pentadbiran
3

5.2.2 Timbalan PPD melaporkan bahawa masih terdapat kakitangan yang belum mengorak langkah ke arah pelaksanaan 5S. Tuan Pengerusi mencadangkan agar pengauditan 5S dilaksanakan dari semasa ke semasa . Di samping itu, mesyuarat bersetuju bahawa Audit Pengurusan perlu dilaksanakan bagi memastik.an amalan 5S dilaksanakan oleh semua kakitangan PPWBP. Tindakan : JK Audit 5.2.3 Mesyuarat dimaklumkan bahawa tiada peruntukan khas untuk melaksanakan Amalan 5S di PPWBP. Tuan Pengerusi mencadangkan agar disediakan kertas kerja 5S untuk membolehkan PPWBP memohon peruntukan kewangan daripada JPNWP. Tindakan : Penyelaras 5S

6. UCAPAN PENUTUPAN Pengerusi mengucapkan terima kasih atas kehadiran dan komitmen semua AJK. Beliau berharap agar Program 5S di PPWBP dapat berjalan dengan lancar walaupun menghadapi kekangan. Mesyuarat disudahi dnegan bacaan surah al-Asr. Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 4.30 petang.

Disediakan oleh :-

(ROSNANI MD. PUNGOT) Penyelaras Program Amalan 5S

Tarikh : 12 Mac 2012