Forge Fitness Staff Handbook 

& Standard Operating Procedures 
(And other important things you need) 

   

1 
 “Our Story” 
 
The creation of Forge Fitness was not a planned thing. It all started when Brian was asked by 
some friends to teach them how to ‘lift’. At the time, his 300sf cluttered garage had some really 
crappy equipment; but it worked. After a few times, he reached out to a long time friend who 
ended up bringing along a handful of his friends; and we both started teaching basic strength & 
conditioning to them all. As time passed, we slowly grew from 3­4 people into having 7­9+ people 
come by and workout many times a week! At this point, we knew we had to find a bigger space. 
At our new space, we hold true the things that got us started. We are a gym that is designed to 
help those who have never done what we do before. Everyone is a beginner at some point in their 
life and it’s those people that we attract. The folks with that beginner mindset are the ones that 
always want to learn, and it’s those people that will stay for the long haul. Our gym and our 
community is a single community. It is not broken down into the AM/PM class or the Guys/Girls 
or any other ‘clique’ we are not in middle school anymore. Above all, is acceptance. No matter 
someone's age, weight, strength or anything else; we welcome with open arms.   
 
Mission Statement 
 
Forge Fitness was born out of strength athletes who knew that proper movement proceeds the 
weight on the bar and that the pursuit of strength will make all other aspects of fitness and life 
easier. Forge Fitness is a gym that is designed for beginners to feel comfortable. Forge Fitness 
is a gym that breeds the ever­learning mindset. No matter how long you’ve been working towards 
your fitness goals, one who approaches this world with an open mindset is the one who will get 
the most out of our facility, our coaches and our community.  
 
Owner's Intent 
 
As owners, we have two main principles that all our staff should keep fresh in their minds with 
respect to our clients and potential clients. First, we want our folks to move safely in a way that 
will not only make them stronger but allow them to come back tomorrow and the next day. 
Secondly, we want our folks to feel comfortable in our gym and in their own skin.   
 
  

   

2 
 Welcome to the Forge Fitness team!   
 
If you’ve made it this far, be proud; you’ve clearly established yourself as an outstanding member 
of the Fitness community.  At Forge Fitness there are only a few simple rules of conduct, most 
of which are common sense; others will help you improve your relationship with clientele, other 
staff, and the outside world at large. Some, whose purpose may not be obvious at first, will reveal 
their own benefits as you become more accustomed to the atmosphere at Forge Fitness. 
 
Within this manual, you’ll see how we operate.  You’ll be given in­depth detail about each rule as 
you go along. These are simple (but essential) things that separate Forge Fitness from the rest of 
the herd; they’re not day­to­day maintenance, but rather insurance of a positive attitude and 
environment for clients, guests, and staff. This stuff is not hard, though it will require some 
practice.You’ll also see the more mundane (but absolutely necessary) everyday rules of 
operation for Forge Fitness facilities and staff.  They’re simple, and easy to remember if you 
practice them daily.  Miss one, though, or become routinely sloppy with them, and it hurts the 
entire atmosphere for everyone. 
 
You’ll be given an employee review after your first month, your third month, and then 
semi­annually from that point onward.  There’s a blank review attached, as well as some personal 
goal­setting sheets that you’ll go through as part of your orientation process. 
  
As you’ll see in our philosophy, Forge Fitness isn’t a facility; it’s a team approach to fitness, 
exercise, mobility, and health.  We strive to have the best resources in Rochester, NY and will 
always be looking for a larger more in­depth network.   Our network outside the physical facility 
includes a solid relationship with all chiropractors, physiotherapy clinics, doctors, and other 
health professionals; work hard to maintain and groom that relationship! 
 
A Brief History of Everything 
  
We have dozens of little quirks here at Forge Fitness; some of them, you may find challenging; 
some of them, you may wonder at their logic.  However, rest assured that every single policy and 
idea in this book has been formed through extensive research, trial and error, and (often) painful 
experience.  
 
FITNESS TRAINING / COACHING​  is a flat market.  That means that, despite all our research, 
study, long hours and hard work, the client really only differentiates personal trainers according to 
one solitary factor: their relationship with the trainer.  That’s right: regardless of client progress, 
regardless of results gained from the training, or experience of the trainer, client retention is 90% 
dependent on the ​ relationship​  of the trainer with the client. It may be tough to remember to turn 
on the stereo system in the morning.  You may struggle to remember to pick up your client’s 
empty water bottle after several hours of training in a row.  You may not want to write a nice 
postcard to the client you just met at 5pm on Friday afternoon.  You probably won’t feel like 
running to retrieve a weightfor a client.  But the client will never remember the last study you 

3 
quoted her; she’ll remember you running to retrieve a weight so she doesn’t have to stare at the 
walls while you’re moseying around. These lessons have been hard­won.  But without them, to 
the client at least, we’re just like everyone else, yuck!. 
 
No matter what else happens, we will ​ never ​be outworked.  Never will a client leave Forge Fitness 
for a competitor because we’re too lazy: this, above all, is the original sin. 
 
New Team members – benefits and responsibilities 
  
1. As a Team member, you are absolutely required, without exception, to meet Forge 
Fitness's dress code requirements whenever leading a group, training a client, at the front desk, 
or otherwise performing Forge Fitness duties, including public speaking.  If you arrive for work 
without your uniform, you are REQUIRED to purchase clothing suitable for your duties that day. It 
is suggested you leave a shirt at the gym that is solely for coaching in. 
  
2.  You will be provided with a comprehensive guide for your performance (this guide.)  You 
will be asked to initial the form at the end of this guide to acknowledge that you’ve read and you 
understand everything within.  As soon as you initial that form, you’re responsible for upholding 
the contents of this book 100%. 
  
3. You will have access to all Forge Fitness Team members at the lowest cost 
possible – the Team member’s invoice rate.  When a Team member takes their time to provide 
you with a professional service, they deserve the same compensation they would receive from a 
client.  However, Forge Fitness doesn’t have to make its share; we believe the long­term benefit 
of your health and exposure to other Team members is enough.  One note: please book 
appointments with other Team members at a time when they’re not normally busy to avoid 
inconveniencing Forge Fitness clients. ( An example of this would be if you book a PT session 
with someone in order to learn one of their skills for yourself or to better yourself as a coach.) 
  
4. You have a responsibility to Forge Fitness and its clients to act in their best interests at 
all times.  Forge Fitness has a responsibility to all Team members to act in the best interests of 
the group, to ensure that all continue to thrive. 
 
Roles & Tasks at Forge Fitness  
1. CrossFit Coach 
a. Ensures Safety of group during WOD. 
b. Writes WOD on board 
c. Keeps mood light and motivates everyone to new levels of fitness. 
d. Entertains group during appropriate times 
e. Scales movements as required on an individual basis 
f. Ensures everyone  has checked into Zen Planner Faceboard 
2. QuikFit Coach 
a. Ensures Safety of group during workout. 
4 
 b. Writes workout on board 
c. Keeps mood light. 
d. Entertains group during appropriate times 
e. Scales movements as required on an individual basis 
f. Ensures everyone  has checked into Zen Planner Faceboard 
3. Speciality Coach 
a. Ensures Safety of group during training. 
b. Writes WOD on board 
c. Motivates everyone to new levels of fitness. 
d. Scales movements as required on an individual basis 
4. Personal Trainer 
a. Ensures Safety of group during training. 
b. Keeps mood light and motivates everyone to new levels of fitness. 
c. Entertains group during appropriate times 
d. Scales movements as required on an individual basis 
5. Coaching Manager  
a. Runs monthly meetings with other coaches 
b. Coordinates no­shows, sick days and finds replacements 
c. Programs CrossFit & QuikFit Workouts 
6. Joy Girl  
a. Is our front line for new members 
b. Ensures all new members (and existing) know how to check into ZP & Facebook 
c. Ensures all potential members know how to sign up online or signs them up 
‘her’­self 
d. Maintains intermittent contact with all members to ensure client happiness  
e. Calls clients on their birthday 
f. Sends wedding/baby/congrats cards 
g. Checks to ensure client goals are being met. If not, they work on a plan 
h. Calls ex­clients to find reason for MIA and offers solution(s) 
i. Tries to find a way to gain back the business from ex­clients 
7. Cleaner 
a. Sweeps floor 
b. Mops floor 
c. Cleans WB’s 
d. Cleans Ab Mats 
e. Cleans Rig 
f. Cleans barbells 
g. Organizes Equipment 
h. Takes Trash Out 
i. Informs Pro Shop Manager when cleaning items need ordering  
8. Bookkeeper  
a. Ensures bills are paid early. 
b. Keeps a clean transaction history in QuikBooks 

5 
 c. Pays coaches and staff 
d. Handles savings account 
9. Social Media Manager 
a. Sets all posts for social media in advance (2+ weeks) 
b. Runs all social media pages 
i. Including responding to any/all direct messages 
c. Coordinates with Blog manager 
10. Event Planner  
a. Leads small team (staff and/or members only) for Summer Smackdown Planning 
b. Sets up and promotes (in conjunction with Social Media Manager) smaller events 
and gatherings. Examples ­ Wine & WOD to Movie Nights to “Bar Nights” 
11. Email Manager 
a. Handles all emails to main account ​ CrossFitChili@gmail.com 
12. Marketing Manager 
a. Runs Pro Shop 
i. Orders all shop merch (supplements to stickers) 
ii. Knows when product is running low 
iii. Knows which products sell better/worse than others 
1. Don’t re­order poor selling products 
iv. Coordinates with Social Media for new gear/product arrival 
v. Coordinates with Event Planner to ensure ample product on hand for 
events 
vi. Constantly striving to find new ways to market Forge Fitness 
vii. Designs all new Merchandise 
viii. Keeps up­to­date on new supplements and products for trial at Forge 
13. Equipment Maintenance 
a. Monthly Check of barbells ­ cleans/repairs as required 
b. Monthly check of rig for loose/rusty bolts ­ repairs as required 
c. Monthly check of ring straps for fraying/wear and tear. 
d. Monthly check of all other equipment for wear and tear that would require 
replacement and/or put someone in harm's way. 
14. Website Manager 
a. Responsible for general upkeep of site 
b. Preloads all WOD posts a minimum of 4 weeks in advance 
c. Preloads CrossFit result tracker in Zen Planner 
d. Responsible for periodic updates to website 
 
Define your ‘Perfect Day’ 
 Use the back of this paper and write out what your perfect day would look like. Be as detailed as 
you can and map it out hour by hour from what time you wake up; to what time you go to bed. 
This is not only helpful for you; to keep you on track, but for the team manager to know so they 
can provide to you the chances and opportunities that’ll help you build the life that will support 
that perfect day...every day!   

6 
 
 
Opening the Facility – First One In 
 
1)  Unlock door. 
2)  Start/Unlock computer, Spotify & Zen Planner 
3)  Choose an appropriate music from Spotify and play at low levels. 
4)  Check for misplaced weights, or other messes and replace items as required. 
5)  Check class listing. 
6)  Write workout on white board 
7)  Greet every single person as they walk in by name 
 
  
Closing the Facility – Last One Out 
 
1. Pick up all garbage, even if not yours. 
2. Ensure all equipment is back in its proper place. 
3. Turn off music & lock the computer (or shut off) 
4. Turn off all lights, including time clock. 
5. Lock door. 
  
How to Train a Client and a Group Class 
  
Training a client successfully is much more than just showing up on time, smiling, and beating 
them into a sweaty pile.  Workouts are planned in advance and follow a logical progression. 
  
There are 5 steps to personal training at Forge Fitness: 
1. Book the client’s appointment (Preferably in person if not via phone/email) 
2. Write the program 
3. Implement the program (with the client) 
4. Make sure the client’s next visit is booked. 
  
There are 5 steps to running CrossFit at Forge Fitness: 
1. Review the WOD & answer ask if there are any questions 
a. Answer any questions right then & there. 
b. Go over warm up & cool down at this time 
2. Implement general & WOD­specific warm up 
3. Commence WOD 
4. Ensure there is enough time for programmed cool­down/mobility 
5. Make sure to give individual attention to everyone at least once per class 
  
 
 

7 
Signing Clients up for New Memberships 
Forge Fitness offers a few different types of memberships but they are all signed up the same 
two ways. 
1. Using our tablet; bring them through our website so they can do it themselves. 
2. Going through the staff portal on Zen Planner and signing them up yourself. Steps to 
complete this are as follows: 
a. Sign into Zen Planner ­ You will be provided with the required credentials 
b. Click ‘people’  
c. Click ‘Add person’ 
i. Go through the required steps on the screen 
  
 
   

8 
Cancelling Appointments – EMERGENCY SITUATIONS 
1.​ Notify the Head Trainer as early as possible. 
        ​

2.​ Call the clients personally, or make sure that the Head Trainer is prepared to do so.  Provide 
       ​

names and phone numbers. 
3.​ If time permits, print out the last workout given to the client, and suggest updates to the 
       ​

Trainer taking your spot. 
4.​ O n the next appointment with the client, apologize again and ask if they were satisfied with 
       ​

the replacement and/or schedule changes. 
  
Cancelling Appointments – Client 
1. It is Forge Fitness 's policy that cancellations must be made by 8am on the day of the 
appointment, or are subject to full billing. ​This must be made clear at the time of the 
initial consultation. 
2. Mistakes happen.  At the Head Trainer’s discretion, clients may be issued a warning the 
first time they cancel late.   
a. Sample script: “Thanks for the call.  I won’t charge you for the session since this 
is the first time you’ve cancelled, but I’d like to remind you that our policy IS to 
charge full rate for sessions cancelled after 8am.  Please call before 8am next 
time to avoid a charge.” (Feel free to personalize that but that’s the gist) 
3. In some serious situations, the Head Trainer may waive the fee (drastic circumstances, 
not including personal illness.) 
 
Background on cancellation policy: 
Most Personal Training facilities operate on a 24­hour no­cancellation policy, and rigidly enforce 
it.  Their argument is that the client OWNS the time slot, and therefore it’s their responsibility to 
arrive on time (or at all.)  We realize that, to maintain a positive, humanistic relationship with 
clients, we need to be flexible; hence the 8am cancellation policy. 
  
Essentially, by 8am , if you’re sick, you’ll know it.  If your child is staying home sick, you’ll know 
it by 8am (but you may not know it the night before!)  If you’re snowed under, you’ll know it by 
8am, etc. 
  
   

9 
Performing Consultations 
1. Be ready 10 minutes before the consultation is to begin. 
2. Greet the client at the door, and invite them in. 
3. Start with the client’s background and goals; listen patiently, asking prompting questions, 
until the client is absolutely finished. ​ “You have 2 ears and 1 mouth, listen twice as much 
as you speak” 
4. Clearly delineate goals on the client’s intake form; make thorough notes. 
5. Offer the client a tour before suggesting possible paths to achieve success. 
6. Present the client with various options to help them succeed. 
i. a)​ 1 on 1 personal training 
      ​

ii. b)​ CrossFit Classes 

      ​

iii. c)​ Q uikFit Classes  

       ​

 
7. Book the client an appointment with the appropriate trainer to complete their physical 
assessment (see: booking appointments.) 
8. Immediately following the departure of the client, email a Welcome message (ex. “You’re 
On Your Way Up!”) personalized with a message from the trainer to the client.  
9. Create a file comprising of the following (New document in Google Drive) 
a. health history/personal inventory 
b. goals sheet 
c. other client data 
  
Personal Training First Visit: 
1. General Assessment and Testing 
2. Introduce the client to the other staff member and other members. 
  
Checking and Responding to Email 
  
1. If you’re using the computer, check the Forge Fitness email account every hour 
(minimum). 
2. Respond to every email using the Forge Fitness email account.  DO NOT use your own 
account to communicate with clients or other staff members for anything to do with Forge 
Fitness.  This way, you have a tracking system for all your communications in case of 
dispute. 
3. If you read an email intended for another trainer, leave as unread and make a note at the 
desk. 
4. Respond to emails immediately; do NOT procrastinate.  If you lack information, flag the 
message for follow­up and find the information as quickly as possible.  
a)  Respond to your own email within 3 hours of receipt.  If necessary, respond that you are 
waiting on information before providing a full response.  However, send an email acknowledging 
receipt of the client’s email. 
  
 

10 
Ordering Shirts, Supplements 
  
Forge Fitness carries its own line of apparel (shirts, sweats) and a few lines of nutritional 
supplements.It is the responsibility of the Marketing Manager to maintain the stock levels of 
supplements, logo items, and apparel.  
  
STAFF PURCHASES 
  
Staff are entitled to purchase goods and services at Forge Fitness 's cost.  That includes 
services from other Team members, as applicable. 
  
SUPPLEMENTS 
Staff may purchase supplements at wholesale cost.  The staff member should inquire from the 
General Manager before purchase. Purchase of supplements are subject to TAXES. However, 
purchases of supplements by staff members count toward applicable revenue targets. 
  
STAFF­STAFF SERVICES  
Being fit and athletic, Trainers and other staff may occasionally require the services of another 
Team member.  Forge Fitness highly recommends  periodically training with other Trainers to 
continually progress in your Training skills.  Since we all benefit indirectly, Forge Fitness requires 
only that the Team member using the service pay the Team member providing the service at their 
own session rate.  For instance, when using the services of another Contractor, the Team 
member would pay the normal rate paid by Forge Fitness to that contractor.  When using the 
services of a Team member who’s leasing space from Forge Fitness, their normal rates apply, as 
do TAXES. Any transactions are to be handled between Team members.  If the Forge Fitness 
debit machine is used, then the full Forge Fitness rate is to be charged, plus any applicable 
taxes.  
Examples: Mary wants to get Physio from Bill, the Team physiotherapist.  Normally, Forge 
Fitness would charge $45 for this service, and Bill would invoice Forge Fitness $25.  In this case, 
Mary would pay Bill $25 in cash or cheque.  If Mary uses the Forge Fitness debit machine, the 
full $45 rate applies (plus TAXES). Another  example: Bill wants to use Mary’s Massage 
Therapist skills to relieve lower back tightness.  Since Mary is not a subcontractor but a lessee, 
her full rate applies, plus taxes.  Bill may pay in any method he chooses. 
 
Performing a One­On­One Personal Training Session 
  
1. Before the session begins, make sure your work area is ready: 
a. Weights required are available in your space; 
b. Your space is tidy; 
c. Coordinate workout space needed with other trainers. 
2. Be ready to greet the client 15 minutes before the scheduled start time, unless catering 
to another client immediately beforehand. 
3. Administer a brief warm­up.  During the warm­up period maintain a friendly banter. 

11 
 4. Administer program. 
5. Stretch and review program with client as necessary. 
6. With 2 minutes remaining in the hour, finish the workout and begin tidying the space to 
make sure it’s ready for the next trainer/client: 
a. sweep up chalk; 
b. remove all garbage; 
c. return plates, bars, and dumbbells etc, to proper space; 
d. move belts and bands to the correct space. 
e. Mop up sweat. 
7. Greet the next client and begin their warm­up. 
 
Performing a CrossFit Training Session 
  
1. Before the session begins, make sure your work area is ready: 
a. weights required are available in your space; 
b. your space is tidy; 
c. Coordinate workout space needed with other trainers. 
2. Administer a brief warm­up.  During the warm­up period maintain a friendly banter; this is 
the ‘fun’ part for the coaches so enjoy yourself! 
3. Administer program. 
4. Stretch and review program with group as necessary. 
5. With 2 minutes remaining in the hour, finish the workout and begin tidying the space to 
make sure it’s ready for the next trainer/client: 
a. sweep up chalk; 
b. remove all water cups and towels; 
c. return ALL plates, bars, and dumbbells to proper space; 
d. move belts and bands to the correct space. 
e. Mop up sweat. 
6. Greet the next class and begin their warm­up. 
 
Writing A Training Program 
  
1. Familiarize yourself with the client.  Establish ‘Point A’, using the client’s historical 
workouts, periodization plan, or physical assessment, depending on how new the client 
is. 
2. Establish the timeframe for which the program is to be utilized.  As a rule of thumb, 
consider the performance criteria a client should be able to meet at the end of the 
program you are about to write. 
3. Work backward from the short­term criteria you expect the client to meet as a result of 
this mesocycle.  Which exercises will get them there? 
4. Consider like clients in similar stages of progress. 
5. Tailor for individual needs first, and then: 
6. Tailor for individual preferences. 

12 
  
 
THE CRITICAL LIST 
These logical rules are what makes Forge Fitness different from every gym, personal training 
facility, and other fitness facility around.  These rules are really what make us successful, and 
are a big part of the reason we’re constantly growing while many others in our field falter. 
  
1. Do What You Say You Will Do. 
2. 10­foot rule. 
3. When retrieving something, run. 
4. Don’t present a problem without a proposed solution. 
5. Call Back within 4 Hours. 
6. The Answer is Always Yes. 
7. Carry In, Carry Out. 
8. Back Office appropriate behaviour 
9. Front Office appropriate behaviour 
10. Cleaning Schedule 
11. Booking Consultations 
12. Group Signup Procedure 
13. Selling Tshirts and Supplements 
14. Garbage locations and responsibilities 
15. Smile on the phone. 
16. See it from the client’s perspective first. 
17. If you can’t put forth your best effort, don’t do it. 
18. Create a positive environment. 
  
THE ESSENTIAL LIST 
  
These things are rules that should be automatic, but may be hard to remember during a busy 
period.  Nevertheless, they are just as important Saturday night as Monday morning.  While 
clients will never complain about any of the things below, they are a huge part of a potential 
client’s decision to return, and also affect your relationship with other staff and the Management 
Team. 
  
1. Keep your area clean.  Replace all equipment at the end of a session.  Place equipment 
back in the proper location. Clean white board 100%.  At the end of the day, the facility 
should be 100% ready for the first client of the next day. 
2. After every consultation, fill out a ​ ‘You’re On Your Way Up!’​ email, and send it ​
T HAT DAY​. 
3. At the start of your shift: 
1. Turn on all lights. 
2. Turn on sound system. 
4. At the end of your shift: 
1. Turn off lights. 

13 
 2. Take your lunch and workout gear with you or pack it away in your cubby. 
3. Lock ALL doors. 
 
How to deal with injuries: 
 
Level 1 Injuries 
 
1. Callus Rip: Give them a paper towel to help stop bleeding. Give them a lysol wipe to clean 
up anything that has blood on it. Give them a bandage & have them sign injury report 
form. 
2. Shin cut (missed box jump, deadlift/cleaning etc..) ­ Same procedure as Callus Rip. 
3. Any other small cut or scrape where bleeding & pain is minimal. 
 
Level 2 Injuries 
 
1. Large cuts that may require hospital visit and/or stitches. Stop class. Elevate affected 
area above the heart and give them paper towels to stop/slow down bleeding. Ask if they 
want to be picked up by a friend/family member and taken to the Dr or if someone from 
class is willing to. Have them sign injury report form. Once they are on their way, clean up 
any blood/bodily fluids and resume class.  
2. If someone falls off the rig and hits their head; but bleeding isn’t present, make sure they 
stay awake and remove them from the workout. Check on them periodically. Have them 
fill out injury report form.  
3. Other L2 injuries could be a twisted ankle, a broken bone or if someone hurts their back 
badly. Any/all of these will be treated as follows: 
a. Remove them from WOD. 
b. Ice the area if PAINFUL 
c. Elevate the affected area 
d. Determine if they are able to make the proper decision about what to do next. I.E. 
If they are too busy passed out or bleeding; you make the call.  
 
 
 
   

14 
Incident Report 
 
Name: ______________________________  Date: __________________________ 
 

Notes on Incident​
: (What happened, what was done about it and what treatment was suggested 

and/or provided) 

___________________________________________________________________________ 

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________ 

Staff Member on Duty: _______________________________ 

Member Signature: ___________________________________ 

By signing the above, you are acknowledging that the injury at Forge Fitness LLC was handled 

properly and shall perform the treatment handed down by the staff member on duty. 

   

15 
 
Strategic Advantages ­ Forge Fitness 
 
● Our attitude. 
● Small Class Size (12) 
● Small Membership Base (under 50!) 
● Stratified Pricing ­ Only Pay for what you want 
● Tucked away but close by 
 
“With well over 15 great CrossFit boxes in the Rochester area, what makes CrossFit Chili stand 
out so much?”  
 
Our biggest differentiator has to be our complete caring of everyone who walking in our doors. 
We’ve had handfuls of people comment on how we really and genuinely care for how our 
members are moving, feeling and progressing. Our personal touch is what keeps our clients 
happy and coming back.  
 
We've always done everything in our power to keep our classes small and intimate. In October 
2015; after over 2yrs of operating, we're only not going from 10 to 12 people capped in a normal 
CrossFit class. Thankfully we have the space, equipment and coaching to easily handle that 
minor change. Also, our gym is still small, from a membership point of view. At the time of writing 
this, we're still under the 50 person marker. So, people really know one another pretty well. It's 
nice; as a coach and owner, because I never feel like I need to always lead the conversation 
because we are all friends.  
 
One other thing that is a bit outside the norm when it comes to CrossFit is that we use a 
'Stratified Pricing' model. This is sort of like an 'Ala Carte' Fitness Menu. You can pick and 
choose from a list of offerings and only pay for what you want; and nothing else. It just makes 
sense. When you go to the buffet; why wouldn't you want to be able to get what you want and 
leave all the other things that don't interest you for someone else?  
 
Lastly, our location is pretty cool. It's out in the woods to some degree. We are tucked away but 
also 3/4mi from Jefferson Road and a stone's throw away from RIT. Lots of us are RIT Alumni so 
that's nice to be nearby!  
   

16 
Client Bill of Rights at Forge Fitness 
 
You are at the center of what we do. Your experience at Forge Fitness is very important. 
To keep things simple for you, we ask that you agree to these simple terms and conditions of 
service: 
 
At Forge Fitness, we promise to: 
1. Always be on time for our appointment with you. 
2. Be prepared with a training plan for the session. 
3. Modify & Scale workouts as required. 
4. Make the athletes the center of our attention during the session. 
5. Write exercise ( and nutrition; if required) plans to fit your long­term progression. 
6. Behave in a professional manner. 
7. Explain WHY any given exercise or cognitive task is relevant to you. 
8. Correctly invoice and give receipts, or make corrections immediately. 
9. Return your phone call or email at the first available opportunity. 
10. Provide you with a safe, clean space to train. 
11. Treat every client the same with regard to pricing, scheduling, and answering questions. 
12. Stay on top of relevant research that will help you achieve your goals. 
13. Provide 'homework' as necessary. 
14. Collaborate with other healthcare professionals as required on your behalf. 
15. Be as flexible as possible in accommodating your schedule. 
16. Maintain the strictest confidentiality. 
17. Hold your lost items for two weeks before donating them to an appropriate charity. 
18. Maintain an appropriate client portfolio and healthcare records. 
 
In return, we ask that you: (Client / Member) 
● Arrive on time for your appointments and classes (it's YOUR time we're talking about, 
after all.) 
● Cancel or change appointment times, if you must, before 8am on the day of the 
appointment. 
● Pay for single­session bookings immediately following the session. 
● Tell your Coach immediately if you're feeling dizzy, lightheaded, or nauseous. We can 
help. 
● Put your things away – neatly and in clean condition – immediately after use. 
● Write your name on the chalkboard with your score, to help you track progress. 
● Be aware of and nice to everyone else in the gym (you can still be mean to us. That's 
fine.) 
● Make your Trainer aware of aches, pains or other issues at the start of your session. 
● Keep children within arm's reach – literally – if it's necessary to bring them with you. 
   

17 
Staff Bill of Rights: 
 
1. You will be paid as reflected in your contract. 
2. You will be provided a safe and supportive place to work. 
3. Management will always support you in front of a client. 
4. We will never embarrass you (or your decisions) in public. 
5. We will make corrections in private. 
6. We will provide clear guidance on policies, prices and production. 
7. We will not show favoritism ­ everyone will live by the same rules as you. 
8. We will be consistent with our clients to remove awkward situations for you. 
9. We will make decisions on first aid and injuries in advance. 
10. Clients will be informed of schedule, rate and policy changes in advance. 
11. You will be provided with mandatory clothing to wear while coaching. 
12. We will not share your personal phone or email address with anyone. 
13. We will not use unflattering pictures of you in our media. 
14. You will be permitted to choose any subject for your monthly content requirement. 
15. We will provide monthly Continuing Education coursework for you. 
16. You will be evaluated in an objective way every third month. 
 
   

18 
Coaching Advancement Program (CAP) at Forge Fitness:  
 
The goal of this program is to give willing participants a view of what it is like to be a coach at our 
facility. Being a part of this program does not guarantee the participant a job but, it does give them the 
resources and knowledge to know if being a coach at Forge Fitness is right for them, and vise versa for 
us. Below is our template for bringing an individual through our program: 
 
Month 1​
: Participant shall shadow our Forged Foundations course coach for the entire month. 
Participant shall meet with coach 5­10 min prior in order to discuss the day’s class as well as be 
available for 5­10 min afterwards to review. This first month, the participant is not to do any coaching of 
the members. Their job for this first month is to watch and listen to the coach, and make connections 
with the incoming members. It is during this first month that the participant shall start searching for the 
certification course(s) that they would like to attain. Assistance finding the right course is available from 
our staff.  
 
Month 2:​
 Participant should now know how to instruct the basic bodyweight movements (air squat, 
push up and pull ups) and should be ready to teach these movements under the close watch of the 
Foundations Coach. Participant shall meet with coach 5­10 min prior in order to discuss the day’s 
class as well as be available for 5­10 min afterwards to review. The remainder of the skills for the 
month will be open for the participant to coach; based on the judgement of the coaching staff. It is at 
this point, that the participant shall have a certification done or have one booked.  
 
Month 3:​
 Participant should now know how to instruct all bodyweight movements as well as, back 
squat, bench press, deadlift, overhead press, front squat and push press. These movements/days 
shall be taught by participant under the watch of the Foundations Coach. If the participant and the 
coaching staff feels comfortable enough for the participant to coach the Olympic Lifts; they will be 
allowed to this month. Participant shall meet with coach 5­10 min prior in order to discuss the day’s 
class as well as be available for 5­10 min afterwards to review.  It is at this point that the participant is 
to shadow a minimum of 1 CrossFit class a week with no maximum. During this shadowing, their only 
duty is to follow the CF Coach and learn from them; no instruction shall be given unless the following 
has been met: 
● Participant has their CFL1 or approved equal and, 
● Participant has cleared the daily movements with coaching staff. 
 

19 
Month 4:​
 This month, if Participant has their CFL1 or approved equal; they may begin to co­coach 
Foundations & CrossFit classes. Participant shall attend and assist a minimum of 3 classes a week in 
order to stay in the program.  
 
At the end of this 4­month program, the participant has shown the right style of coaching personality 
and has been cleared by the coaching staff (and an opening is available); a position shall be 
considered. During this program, the participant shall be granted a 3x/wk CrossFit membership at no 
cost as well as any and all CFC/Forge gear at cost. If at any time, the participant is unable to fulfill the 
duties outlined in the program, and they wish to continue CrossFit classes; a new paying membership 
shall be drawn up.  
 
If you agree to the program listed above and are willing and able to perform the duties, please sign and 
date below: 
 
Name:___________________________________________ 
Date:____________________________ 
 
Date of program start: (To be filled out by Coaching Staff) ___________________________________ 
 
   

20 
 
 
I’ve read the Forge Fitness Team Manual, and agree to do my absolute best at living up to the 
high standard that Forge Fitness requires.  I know to bring questions to my direct supervisor, and 
help others make the right decisions as required. 
  
 
Name:___________________________________________________ 
 
  
Position:_________________________________________________ 
  
 
Date:_________________________ 
  
   

21 
 
  
  
Staff Evaluation Procedures 
  
Staff evaluations will take place after the first month, the third month, and quarterly during the first 
year.  After the first year, the contract should be reviewed with the contractor a minimum of every 
6 months, even if there aren’t any issues that are unsatisfactory.  Evaluations will be made 
point­by­point, according to contract. 
 
A sample evaluation (contract review) is below. 
 
Contract Review  

Contract Terms with Evaluation of Contractor Performance 
1.​ Scout, enrol clients, prepare and implement individualized training strategies for them. 
         ​
  

   

   
  
  
  
 
2.​ Scope, prepare and execute group­training sessions w ithin or outside Forge Fitness training premises based on 
         ​
market demands for group training. 

   

   
  
  
  
  
 
3.​ Invoice clients, collect monies and w rite receipts to clients. 
         ​

   

   
  
  
  
  
  
 
4.​ A ssist in the booking of clients by answ ering phone calls coming to Forge Fitness phone line, including messages 
         ​
coming by fax. 
  

22 
  
5.​ A ssist in maintaining, cleaning, and re­supplying consumables for the facility. 
         ​

   

   
  
  
  
  
 
6.​ A ttend monthly sessions for the review  of each client’s case w ith the Head Coach. Such sessions w ill not receive 
         ​
direct or indirect compensation. 

   

   
  
  
  

  
 

Forge Fitness Standards​
 of Care and Behaviour with Evaluation of Contractor Performance 
1.​ Forge Fitness  expects you to arrive on location for training sessions and be ready for it at least 15 minutes before 
         ​
the scheduled time of any session. In the case of consecutive sessions w e expect you to commence the session 
absolutely on time for the second session. 

   

   
  
  
  
  
 
2.​ Unless in case of emergencies, no cell phone conversation, phone conversation, visit by friends or chitchats w ith 
         ​
third parties are allow ed during a training session or around a client. 

   

   
  
  
  
  
 
3.​ A ll training protocols should be laid out at least 15 minutes prior to a session. 
         ​
  
  
  

23 
  
 
4.​ If a client arrives to a session prior to the scheduled appointment is ready and you are free, your responsibility is to 
         ​
begin the session before the scheduled time for the period of one hour or half an hour, w hichever is agreed. 

   

   
  
  
  
  
 
5.​ Forge Fitness  expects you not to make public or private statements, remarks, gestures or engage in any form of 
         ​
behaviour that may offend or antagonize anyone associated w ith Forge Fitness. 

   

   
  
  
  
 
6.​ If you must cancel a session because of illness, you must first contact the Head Coach as quickly as possible to 
         ​
give Forge Fitness  sufficient time to find a substitute trainer or cancel the training session, depending on the client’s 
w ishes. 
 
  
7.​ Y ou w ill endeavour to keep the facilities and equipment clean after usage. 
         ​

   

   
  
  
  
  
 
8.  You must maintain a dress code such as directed by the Head Coach. 

   

   
  
  
  
  
 
9.​ Y ou must process all communications w ith clients, other staff members, and the public at large through official 
         ​
Forge Fitness  channels, including email &  phone (including text). 

   

   

24 
  
  
Comments by Supervisor: 
  
  
  
  
  
  
Comments by contractor: 
 
 
 

25