I ş

Yazışmaları (Business Correspondences)

Ticari yazışmalar (Commercial letters) son derece dikkat edilmesi gereken yazışmalardır. Ne de olsa
hem şirketin imajıdır, hem sizin. Formatını olarak doğru yapmak yanında, kullanılan ifadeleri kısa ve
özlü ortaya koymak gerekir. Kişisel yazılan mektuplar (Personal letters) belki bu kadar özenli
olmayabilir. Başarılı bir yazışma için ne gerekiyorsa burda anlatmaya çalışacağım. Mektup yazmadan
önce belirlememiz gereken konu yazışmanın resmi mi yoksa gayri resmi mi olacağıdır. Bu duruma
göre yazışmanın şekli ve kullanılacak ifadeler değişecektir.

Öncelikle E-mail yazışmalarının kısımlarından bahsedersek (Layout of a typical e-mail):

1. Selamlama (Greeting),
2. Giriş cümlesi veya cümleleri (Subject or warm-up paragraphs)
3. Ana Bölüm (Body)
4. Kapanış Cümlesi (Close or valediction)
5. İmza (Signature)

kısımlarından oluşur. Her bir kısım için açıklamaları aşağıda yazdım.

Eğer resmi yazışma yapılacaksa yani kağıt çıktı olacak, postayla göndereceğiz diyorsanız daha başka
detaylar da yazılmalıdır. Bunun kısımları ise şunlardır (Layout of a business letter):

1. Firma Adresi (Company name and address: Türksat A.Ş. Konya Yolu vs.)
2. References (daha önce yapılan bir yazışmaya atıf)
3. Mektubu kimin yazdığı bilgisi (From)
4. Mektubun hangi bölüme yazıldığı (To)
5. Mektubun kime yazıldığı (Attention)
6. Alıcı firma adresi (Alıcı firmanın adresi)
7. Tarih (Date)
8. Selamlama (Greeting)
9. Giriş Cümlesi (Subject)
10. Ana Bölüm (Body)
11. Kapanış Cümlesi (Closing or valediction)
12. İmza ve Ünvan (Signature and Title)
13. Ekler (Enclosed veya Encl.)

Özellikle dikkat edilmesi gereken konu, Selamlama, Kapanış cümlesi ve İmza kısımları uyumlu
olmalıdır. Yukarıda resmi başlayıp, aşağıda gayri resmi bir ifadeyle bitirmek hoş olmaz.

Görüldüğü gibi birçok detay var. Şimdi bunları tek tek açalım, örneklendirelim:
E-mail Yazışmaları
1. Salutations (Greetings)
Salutation (Greeting): Selamlama, hitap

Mektuba başlamak için selamlama sözcükleri (words of greeting to begin a letter): Not: Sadece
mektuplarda değil, e-mail yazışmalarımızda da kullanacağımız hitaplar bunlar.

Resmi Hitap Şekilleri:

Dear Sir,

Dear Sir/Madam,

Dear Ahmet,

Dear Ayşe,

Not: Dear kelimesinden sonra isim ya da ünvan gelmesi en yaygın kullanılış şeklidir.

Karşıdakinin kim olduğunu bilmiyorsak ve büyük ihtimalle erkektir diyorsak: Dear Sir or Madam,

Karşıdakinin kim olduğunu bilmiyorsak ve büyük ihtimalle kadındır diyorsak: Dear Madam or Sir,

Ancak Dear Madam/Sir ifadesi çok kabul görmeyen bir ifade. Kullanmamanızı tavsiye ederim.

Karşıdaki kişilerin isimlerini görüyoruz, ancak işin sorumlusu kim bilmiyoruz. Fatura hakkında bir soru
soracağız. İşin asıl sorumlusu bizim için muamma. Bu durumda Dear All diyemeyiz. Dear Sir/Madam
diyebiliriz. Veya;

To Whom It May Concern: (Sayın Yetkili, veya İlgilisine manası vardır) denebilir.

Eğer evli olmayan bir bayana yazılıyorsa: Miss Julia,

Birçok erkeğe hitap etmek istiyorsanız: Messrs. veya Messieurs, (tutup da Dear Gentlement filan
demeyin, belki sadece Gentlement denebilir.)

İsimlerini tek tek saymak mantıklı olmayabilir. Beyler dememiz yeterli. Gayri resmi bir yazışmada ise
Guys diyebilirsiniz.

Türkçe’de Sayın Ahmet, veya Sayın Doktor gibi ya isim ya da ünvan kullanırız. Sayın Yetkili demek
istersek “To Whom It May Concern” veya Dear Sir/Madam dememiz gerekir. Resmi olmayan
(Informal) yazışmalarda veya yakın olduğumuz kişilere hitaplarda ise Sevgili ifadesini kullanırız.
İngilizce’de Dear kelimesi her iki manaya da gelir, yani Sayın manası da var, Sevgili manası da.

Soru: Gelen yazışmadan karşıdakinin cinsiyeti hakkında bir fikrimiz oluşmamışsa ne yapacağız? Nasıl
hitap ederiz?

En uygunu isim soyadını tamamen yazmaktır. Dear [Name lastname],

Örneğin: Dear Michelle Smith, Dear Chris Lamb, gibi... Bizdeki Canan, Yüksel, Deniz, Derya isimleri bu
cinstendir. Erkek mi, bayan mı anlaşılmaz. Kendinizi garantiye alın böyle durumlarda.

Sayın Genel Müdürüm nasıl denir? Dear General Director, Dear Manager, Dear Executive,

Dear President, Dear Vice President,

Yöneticisiniz ve çalışanlarınıza hitap etmek istiyorsunuz: Dear Team,

Dear Co-Workers, : Değerli iş arkadaşlarım,

Dear Managers, : Değerli Yöneticiler,

İki kişiye hitap ederken: Dear Ahmet and Mehmet, veya Dear Mr. Theiler and Mrs. Aldemir,

Dear Friends,

Dear Boys, (Sevgili çocuklar: burda çocuklar daha çok teenager yaş grubunda olanlar) veya Dear Girls

Veya sadece bayanlardan oluşan bir gruba: Ladies,

Bayan erkek karışık bir topluluk ise: Ladies and Gentlement,

Hocaya hitap ederken: Dear Professor Arvas, My Dear Teacher, Dear Mr. Smith,

Hoca doçent ise ne olacak? Farketmez. Associated Professor oluyor bu durumda. Gene Dear
Professor denir veya denebilir.

Dear Attendant, desem ne olur? Attendant bir yerde görevli kimse demek. Mesela flight attendant:
uçaktaki hostesler, shop attendant: tezgahtar, pool attendant: havuz görevlisi, parking attendant,
garage attendant gibi örnekleri çoğaltabiliriz.

Dear Attendant, : Sayın görevli

Dear Attendees dediğimde toplantıya katılanlara hitap etmiş olabilirim. (sevgili katılımcılar veya sayın
katılımcılar manasında),

Personele hitap etmek istiyorsunuz. Bu durumda Dear Staff deyin, Sayın Çalışanlarımız manasında.
Veya Dear Technical Staff gibi. Dikkat Staff kelimesi çoğuldur.

Başka hitap şekilleri de var.

Sevgili Baba, (Dear Dad), Sevgili Anne (Dear Mom), Sevgili arkadaşım (My dear friend), Sevgili
karıcığım (My dear wife), Sevgili kocacığım (My dear husband). Dear gelenler genelde resmi oluyor.
Biraz samimiyet kokanlar Dear ile başlamaz, hello veya hi ile başlar, veya direk isminizi yazarlar.
Sevgili kardeşim (My dear brother, My dear sister) mesela uygun düşmez. Kardeşinize ismiyle hitap
etmeniz gerekir. Ancak Dear brothers and sisters in Islam gibi bir ifade genel topluluğa hitap olabilir:
Cuma vaazı sırasında, Muhterem kardeşlerim manasında.

Dear All desem ne olur? Herkese merhaba der gibi olur. Resmi bir ifadedir.

Dear Customer, (Sevgili müşterimiz demek oluyor, Dear our customer çok şık durmaz.)
Dear Valued Customer ya da Our Valued Customer olabilir. Değerli müşterimiz manasında.

Dear Member, (Değerli üyemiz)

Dear Fellow Worker, (Değerli işçi arkadaşım)

Dear Partners,

Dear Colleague, (Değerli meslektaşım)

My Dear Friends and Colleagues,

Resmi Olmayan Hitap Şekilleri:

Eğer karşıdaki kişiyle samimiyet varsa, resmiyeti kaldırmışsak, şu şekillerde hitap edilebilir:

Hi, (merhaba)

Hi All, (herkese merhaba)

Hi Ahmet, (Merhaba Ahmet, ya da Ahmet merhaba) – Not: Ahmet merhaba demek isterseniz de Hi
Ahmet demeniz gerekir. Ahmet hi diye Türkçe düşünmeyin.

Veya Hello Ahmet, (merhaba Ahmet), Not: Hi yerine Hello kullanabiliriz.

Hi ve Hello arasında fark var mıdır? Hello biraz daha resmi bir ifade. İlki tamamen samimi. Ayrıca Mr.
Ve Mrs. ifadeleri de resmiyeti artırır.

Hello Ahmet and Mehmet,

Good morning, Good afternoon gibi ifadeler kullanabilir miyiz? Evet.

Good evening Mr. Ahmet, hem resmi oldu, hem gayri resmi. Biraz karıştırdık, bu şekilde de
kullanılabilir.

Kullanılan ifadenin kesin resmi mi, kesin gayri resmi mi olduğu yazışmanın metninden çıkar. Sadece
başlığa (hitap şekline) bakarak çıkarmak zor olabilir. Ayrıca dikkat etmeniz gereken şey, hitap ile
bitirişin aynı formatta olmasıdır.