Değerli  

Çuhadaroğlu  Çalışanları;;  
 
Kurumsal  mail  adreslerinizden  yapacağınız  iç  ve  dış  yazışmalarda  aşağıdaki  kurallara  dikkat  
edilmesi  şirketimizin  kurumsal  kimliği  açısından  önem  taşımaktadır.  Bu  nedenle  herkesin  
zaman  ayırıp  aşağıdaki  yazıyı  sonuna  kadar  okumasını  rica  ederiz.  
 
Kurumsal  Mail/E-­Posta  Yazarken  Dikkat  Edilecek  Temel  Noktalar:  
 
GİRİŞ  VE  SELAMLAMA  KURALLARI  
1.   İletişim  kurulması  amaçlanan  ilk  kişiyi  KİME:  satırına  yazılmalı,  
2.   Mesajın  ilgilendirdiği  diğer  kişileri  BİLGİ  CC:  satırına  yazılmalı,  
3.   Varsa;;  diğer  alıcıların  görmesini  istemediğiniz  (mail  adresi  gizlenecek)  kişi  BİLGİ  
BCC  satırına  yazılmalı,  
4.   Muhakkak  konu  belirtilmeli.  Çünkü:  gönderilen  maillerde  karşı  tarafa  ulaşan  ilk  
bilgi  KONU‘dur.  Konu  satırına  yazacağınız  başlık  mailinizin  okunup  okunmayacağını  veya  
okunmak  için  ertelenip  ertelenmeyeceğini  belirleyen  en  önemli  faktördür,  
5.   Mail  içeriğine  Selamlama  (  Sayın  Yetkili,  Merhaba  Enes  Bey,  Sayın  Onur  ŞAHİN  vb.  )  ile  
başlanmalı.  Selamlamanın  ardından  yeni  paragrafa  geçilmeli.  E-­posta  diğer  dillerde  
yazılırken  de  aynı  formatta  olmalı.  Gruba  mail  atılırken  (  Sayın  İlgililer  /  Sayın  Yetkililer  )  
olarak  selamlama  yapılmalıdır,  
6.   Bazı  isimleri  her  iki  cinsiyette  kullanılabilir  (  Deniz,  Hasret,  Aşkın,  Özgür  vb.  ).  Bu  tür  ismi  olan  
kişilere  mail  gönderirken  kişinin  cinsiyetinden  emin  değilseniz  soyadını  kullanarak  hitap  
etmelisiniz.  Örneğin;;    Sayın  Şahin,  
7.   Kolay  gelsin,  Selam,  hi,  Mrb,  Slm  gibi  profesyonellikten  uzak,  bilgisizce  kullanılan  kelimelerle  
selamlama  kesinlikle  yapılmamalıdır,  
8.   Selamlama  sırasında  çift  hitap  kullanılmaması  gerekir  ‘’  Sayın  Bay  Hasan  ‘’  
9.   Alıcıya  verilmek  istenen  mesaj  kısa  ve  net  olarak  iletilmeli,  iş  esnasında  alıcının  zamanını  
öldürmeyecek  şekilde  akıcı  bir  mail  yazılmalı  ve  imla  kurallarına  dikkat  edilmeli,  
10.  Mesaj  uğurlama  (İyi  çalışmalar  dilerim  /  dileriz  )  ile  kapatılmalı,  
11.  İmzanız  muhakkak  olmalı  (İsim,  departman,  irtibat  vs  gerekli  gördüğünüz  bilgiler)  (  Yeni  
düzenleme  ile  tüm  çalışanlarımızın  kısa  ve  uzun  imzaları  otomatik  olarak  ekrana  gelmektedir.  
Bu  işleyişte  problem  yaşayan  arkadaşların  Bilgi  işlem  Departmanlarıyla  iletişime  geçmeleri  
rica  olunur  )  
 
E-­POSTA  YAZIM  KURALLARI  (  GÖVDE  KURALLARI  )  
12.  E-­postalar  kısa  ve  özlü  olmalıdır.  Karşı  tarafın  sisteminin  kapasitesini  düşünerek  gereksiz  ileti  
gönderimleri  yapmaktan  ve  sistemleri  meşgul  etmekten  kaçınılmalıdır,  
13.  Ne  olursa  olsun  hiçbir  e-­posta  büyük  harfle  yazılmaz.  Çünkü  büyük  harf  yazılı  iletişimde  
bağırma  anlamı  taşır,  
14.  Şirket  dışında  birisine  e-­posta  gönderilirken  yazılan  mailde  çoğul  ifadeler  kullanılmalıdır.  
Unutulmamalıdır  ki;;  gönderdiğiniz  iletide  firmamızı  temsil  ediyorsunuz  (  Örneğin;;  
Firmamıza/Şirketimize  iletilmesi  hususunda  yardımlarınızı  rica  ederiz  vb.  )  
15.  Yazdığınız  kişi  veya  gruba  kendinizi  en  iyi  şekilde  ifade  etmek  için  açık  ve  net  cümleler  
kurmaya,  konuyu  fazla  uzatmadan  ifade  etmeye  özen  göstermelisiniz,  
16.  Noktalama  işareti  kelime  bitimine  konur,  bir  boşluk  bırakılarak  yeni  kelime  yazılır,  
17.  Noktalama  işaretleri  peş  peşe  kullanılmamalıdır.  Cümlelerin  sonuna,  ‘’?????’’  ya  da  ‘’  !!!!!’’  
gibi  noktalama  işaretlerinin  art  arda  konularak  oluşturulan  e-­postalar  profesyonel  yazım  tarzı  
değildir,  
18.  E-­postalarda  esprili  veya  alaycı  bir  dil  kullanılmamalıdır,  
19.  Karşınızdaki  insanın/insanların  sizin  yaptığınız  kısaltmaları  anlamama  olasılığından  (  jargon  
farkı  )  bilinen  kısaltmalar  dışında  çok  fazla  kısaltma  kullanılmamalıdır,  
20.  Yazılı  iletişimde  beden  dilini  tam  anlamıyla  kullanabilmek  olanaksızdır.  İnsanlar  zaman  
içerisinde  bu  durumun  önüne  geçebilmek  için  şekilleri  ve  harfleri  kullanarak  duygu  ve  
düşüncelerini  ifade  etmeye  çalışmaktadır.  (:D,  :S,  :O  vb.)  Bu  semboller  iş  yaşamı  ve  
yazışmalarında  kullanılmamalıdır,  
21.  Dil  bilgisi  kurallarına  uygun  yazı  yazmak  oluşabilecek  olası  iletişim  kazalarının  önüne  
geçeceği  gibi  kurumsal  kimliğimizin  yüzü  olduğu  da  unutulmamalıdır,  
 
EK  KURALLARI    
22.  E-­posta  ile  beraber  ekli  dosya  gönderecekseniz;;  göndereceğiniz  dosyanın  uzantısı  evrensel  
standartta  olmalıdır  (Word=.doc,  Excel=.xls,  Powerpoint=.ppt,  vb)  
23.  Ek  dosyayı  alıcının  değiştirmesini  istemiyorsanız  ya  da  her  bilgisayarda  uygun  olarak  
açılmasını  istiyorsanız  evrensel  PDF  formatında  göndermeniz  daha  uygun  olacaktır.  
24.  docx,  .odt  vb.  formatında  hazırlanan  bir  dosya  .doc  formatına  dönüşürken  şekillerde  kayma,  
renk  değişikliği  vb.  değişikler  olmaktadır.  Karşı  tarafın/tarafların  ofis  yazılımlarının  sürümleri  
dikkate  alınmalıdır,  
25.  Gönderdiğiniz  ekler  düşük  boyutlu  olmalıdır.  Alıcının  posta  kutusu  gereksiz  doldurulmamalı,  
sistem  gereksiz  yorulmamalıdır,  
26.  Yazının  içeriği  birkaç  ek  ile  anlatılıyor  ise  (  Ek1-­Ek2-­Ek3  gibi  )  eklemeler  ile  belirtilmeli.  
Önemli  ekler  ıslak  imza  yapılıp  taratılarak  gönderilmelidir,  
 
SONLANDIRMA  KURALLARI  

27.  Unvan  bakımından  eşitiniz  ya  da  astınıza  yazdığınız  maillerde  “bilgilerinize  sunarım,  rica  
ederim”  ifadeleri  kullanılmalı,  
28.  Yöneticilere  Fyi  kısaltması  (  Four  your  information-­  Bilgilerinize  sunarım  )    kullanılmaz,  
29.  Her  mail  iyi  dilek  ifadeleri  ile  sonlandırılmalıdır  (  Saygılarımızla,  İyi  çalışmalar  )  Bu  kuralın  
dışında  belirtilen  iyi  dilek  ifadeleri  (kolay  gelsin,  görüşürüz,  bye  vb.)  yazım  kurallarına  ve  
görgü  kurallarına  aykırıdır,  
30.  Tüm  e-­postalar  “Saygılarımla”  ifadesi  ile  bitirilir,  
31.  İletilerde  mutlaka  imza  olması  gerekir.  
 
 
  
ÖNEMLİ  NOT;;  
Tereddüt  ettiğimiz  ya  da  konu  ile  ilgili  yeterince  bilgiye  sahip  olmadığımız  durumlarda  
yetkilimizden  aşağıdaki  örneğe  uygun  e-­posta  ile  görüş  ve  onay  alınmalıdır.  
 
Her  mail  gönderilmeden  önce  en  az  iki  kez  okunmalıdır.  
 
Çuhadaroğlu  mail  yazı  karakteri  Arial,  11  puntodur  ve  değiştirilmesi  kesinlikle  yasaktır.    
 
MAİL  ÖRNEĞİ;;