İş yaşamında resmi olmayan ya da yarı

resmi olarak yazılı iletişime ihtiyaç duyurulur.

Örneğin; üstlerin astlarına hitaben yazmış
olduğu yazılar, ilan panosuna asılacak
duyurular. Belli bir kuralara uyulma
mecburiyeti yoktur. Bu tür yazılar serbestçe
ve isteğe bağlı olarak yazılır. Belli bir
standardı yoktur. Ancak şekil ve içerik
yönünden alıcı tarafından hoş karşılanması
arzu edilir. Bu sebeple özel yazılarda uygun
bir dil kullanılmaya dikkat edilir.
 Özel yazılar genel olarak;
 Özel mektuplar
 Notlar
 Memorandumlar
 İlanlar
 Özgeçmiş
 Referans mektupları olarak gruplandırılır.
 Özel mektuplar, nezaketen, dostluk, akrabalık
ve arkadaşlık gereği insanların, birbirlerine
yazdıkları mektuplardır. Özel mektuplar sadece
iki tarafı ilgilendirir. Gizlilik ihtiva eder. Özel
mektupların gizliliği kanunlarla korunur.
Mahkeme kararı olmadan hiçbir özel mektup
açılamaz. İşletmelerde, özel mektuplar gelen
evrak defterine kaydedilmez. Ancak işletme
kurum ya da kuruluşu adına gönderilmiş bulunan
kutlama, yıldönümü ve herhangi bir teşekkür
veya rica/arz belirten özel mektuplar açılarak
kayıt yapılabilir. Gerekli ise ilgili birimlere
dağıtımı yapılabilir.
 Özel mektupların ortak özellikleri dostça,
kibar, içten ve kısa olmalarıdır. Bu nedenledir
ki; özel mektuplar kişi ya da kuruluşlar
arasında iyi ilişkilerin kurulmasına ve
geliştirilmesine büyük ölçüde katkıda
bulunur.
 Özel mektuplar kendi aralarında 4 grupta
incelenirler. Bunlar;

Tebrikler
Teşekkür mektupları
Başsağlığı ve teselli mektupları
Davetiye
 Kişiler veya kurumlar arasındaki
başarıları ve mutlulukları kutlamak
amacıyla iyi dileklerin sunulduğu kısa
yazılara tebrik ya da kutlama mektupları
denir. Tebrik mesajları, kişi veya
kurumun başarılı olduğunda, kişilerin
atama ve terfilerinde, bayram, yeni yıl,
nişan, düğün, doğum günü, kuruluş
yıldönümü gibi durumlarda gönderilir.
Kişi veya kurumların tebrik konusu günleri veya
sevinçleri; genellikle önceden tarihi belli rütun
zamanlardır. Ancak, kutlamaya muhtaç bazı yeni
gelişmeler ve başarılar da doğabilir. Bu yüzden,
etrafta olup bitenleri iyi algılamak için antenleri açık
tutmak gerekir.
 Kutlama mektupları özel gün ve tarihlerde
gönderildiği için, olayın önemli gününde kutlama
mektubunun yerine ulaşması çok önemlidir. Bu
hususa özellikle dikkat edilmelidir,
 Kutlama mektupları; telgraf, faks veya özenle
seçilmiş basılı tebrik metinleri ile gönderilmelidir.
Eğer basılı metin kullanılacaksa, başına el yazısı
ile bir hitap ifadesinin yazılması ve imzalanması
bir nezaket kuralıdır,
 Yılbaşı ve bayramlarda, aynı içerikte çok sayıda
kutlama mektubunu yazmak ve postaya
hazırlamak için; Word kelime işlemcide
Araçlar/Adres Mektup Birleştir seçeneklerini
kullanmak kolaylık sağlayacaktır,
 Kutlama mektubunun, davetlilerin huzurunda
okunabileceğini dikkate alarak sevinci paylaşma
veya davete katılamama ifadelerini özenle
yazmak gerekir,
 Samimi kişilere gönderilen kutlama yazılarında
bile belirli nezaket ifadelerine yer verilmeli,
şarlatan imajı vermekten kaçınılmalıdır,
 İlişkileri geliştirme ve sağlamlaştırma
konularındaki katkılarından dolayı, kutlama
mektubu yazma külfetinden kaçmamak gerekir.
Özellikle işletmelerin müşterilerinin doğum günü,
evlenme yıl dönümü gibi özel günlerini bilgisayar
marifeti ile takip etmeleri ve kutlama mektubu
veya mesajı göndermeleri, basit ama çok etkili bir
potansiyel işleme yöntemidir.
 Tebrikler el yazısı, bilgisayar ile yazılır. Ancak el
yazısı ile yazılacak ise el yazısının çok düzgün ve
okunaklı olmasına dikkat edilmelidir. Tebrik
mesajlarının kişilerin ve kurumların ilişkilerinin
(samimiyet) derecesine göre el yazısı ile yazılması
daha isabetli olur.
 Tebrik mesajlarında kullanılan dil, samimi, açık,
net, kibar ve kısa olmalıdır. Aşırı duygusallıktan
ve aşırı kelime yüklemesinden kaçınılmalıdır.
 Tebrik mesajlarının ilk cümlesinde tebrik edilecek
konu belirtilmeli, sonunda da yazılan kişiye veya
kuruma uygun bir saygı ve sevgi ifadesi
kullanılmaya özen gösterilmelidir.
 Kişi ya da kurumların karşı tarafa
memnuniyetlerini bildirmek amacıyla
gönderdikleri yazılara teşekkür mektupları
denir.
Bu tür yazılar sürekli alışveriş yapan
müşterilere, yardımı dokunmuş kişilere ya da
kurumlara, yüksek miktarlarda sipariş veren
firmalara veya başka bir nedenden dolayı
kişilere ve kurumlara gönderilir.
 Kişi veya kurumlarda vefat olayından
dolayı acıları paylaşmak ve teselli etmek
amacıyla gönderilen mektuplardır.
Doğal afet, deprem, yangın, kaza, hastalık
ve buna benzer durumlarda üzüntülerini
paylaşmak ve hafifletmek amacıyla yazılan
yazılara teselli mektupları denir.
 İnsanların acılı günlerinde acılarını
paylaşmak ve teselli etmek ayacıyla yazılan
yazılara başsağlığı (taziye) mektupları denir.
Başsağlığı mektubu; yeni ortaya çıkan
acılar üzerine yazılabileceği gibi, geçmişte
yaşanmış acı olayların yıl dönümleri için de
yazılabilir.
Başsağlığı mektupları bir kişiye hitaben
yazılabileceği gibi bir aile, topluluk veya
kuruma hitaben yetkili kişilere yazılabilir veya
yayınlanabilir.
 Başsağlığı mektubu kısa ve özlü yazılmalıdır.
Metin uzadıkça hata yapma ihtimali artar.
Çünkü insanlar acılı günlerinde daha alıngan
olurlar,
 Başsağlığı ve taziye ölüm olayının karşılığıdır.
Diğer acı ve üzücü olayların karşılığı geçmiş
olsun sözcükleridir. Yazarken bu hususlara
dikkat edilmelidir,
 Başsağlığı mektubunda; üzüntünün
paylaşıldığı samimi bir dille ifade edilmelidir,
 Başsağlığı mektubunda sabır dilemeli;
kışkırtıcı, kin ve nefret aşılayıcı ifadelerden
kaçınılmalı, daha çok teselli edici ifadelere yer
verilmelidir.
 Başsağlığı için; faks, telgraf ve benzeri kâğıda
yazılı iletişim araçları kullanılır. Telefonla
aramak nezaket kurallarına uygun düşmez.
 Toplantı, konferans, seminer, gezi, nişan,
düğün ve açılış gibi tören ve etkinliklere
katılması istenen kişilere bu etkinliği duyurma
ve davet amacıyla yazılan kısa yazılardır.
Davetiyeler genellikle özel olarak hazırlanmış
davetiye kartlarına matbaada bastırılır ve
seçilen kartın davetin niteliğine uygun
olmasına özen gösterilir.
 Bir davetiye metninde kimin, kimi, nereye,
ne zaman, niçin çağırdığı eksiksiz olarak yer
almalıdır. Adresin özellikle açık yazılmasına
dikkat edilmeli, varsa telefon numarası da
yazılmalıdır. Davetin türüne göre özel olarak
belirtilmesi gereken hususlar varsa bunlar da
belirtilmelidir. Örneğin; davetiyenin kaç kişilik
olduğu, çocuk getirilip getirmeyeceği, özel
kıyafet giyilip giyilmeyeceği, yemeğin olup
olmadığı, ulaşım imkânı, programın süresi,
davete cevap istenip istenmediği gibi.
 Bazı çok önemli davetler için yazılı cevap
istenebilir. Bu durumda davetiyenin sağ alt
köşesine “LCV”, lütfen cevap veriniz ibaresi ve
telefon numarası yazılır.
Davet edilen kişiye programda, açılış
yapmak, nikâh şahitliği yapmak, oturum
başkanlığı yapmak gibi özel bir görev
verilecekse bu durumun belirtilmesi şarttır.
Davet, toplantı veya resmî bir programla
ilgiliyse davetiyeye gündem maddeleri yazılır.
 Davet eden veya edenler,
 Davet nedeni,
 Davetiyenin kaç kişilik olduğu,
 Davetin tarihi, günü, saati, yeri
 Gerek duyulduğunda kıyafet şekli, cevap
istendiğinde ilişki kurulacak telefon numarası
yazılır.
 Yapılacak olan etkinliğin gündemi,
 Yapılacak olan etkinliğin başlama ve bitiş
saati,
 Bu etkinliğin yapılmasında emeği geçen
sponsor firma, kurum ya da kuruluşun adı,
 Davet edilen yere çocuk getirilip
getirilmeyeceği gibi hususlar da favetiyeye
yazılmalıdır.
 Davetiyeler genel olarak matbu olarak
düzenlenmektedir. Sık sık davetiye gönderme
ihtiyacı hisseden kişi ya da kurumlar
davetiyeler için özel bir form geliştirme
yoluna giderler. Bu tür hazır haldeki
davetiyelerde yer ve zaman gibi kısımlar boş
kalacak şekilde bastırılırlar.
 Üniversitemiz Rektörlüğünce düzenlenen
“Cumhuriyetimizin Değerleri” konulu paneli
onurlandırmanızı diler.
Oturum Başkanı
Prof. Dr. Kazım Yaşar KOPARAN
(Gazi Üniversitesi Fen-Edebiyat Fakültesi Öğretim
Üyesi)

Konuşmacılar
Prof. Dr. Ahmet İMAM
(ODTÜ Fen-Edebiyat Fakültesi Öğretim Üyesi)
Prof. Dr. İskender ÖKSÜZ
(Gazi Üniversitesi Mühendislik-Mimarlık Fakültesi Öğretim
Üyesi)

Tarih: 30 Mart 2015-Pazartesi

Saat: 14.00
Yer: Rektörlük Mimar Kemaleddin Salonu
 Üniversitemiz,
Araştırma Görevlileri ile Tanışma Kokteylini
Onurlandırmanızı diler.

Tarih: 30 Mark 2015-Pazartesi

Saat: 16.00
Yer: Rektörlük
 İş yerinde veya yakın çevredeki samimi
insanlar arasında bazen kısa mesajlar
göndermek, belge ya da koliyi havale etmek
için üzerine kısa bilgiler yazılır. Bu tür notlar
yalnızca samimi kişiler arasında yazışma
olarak kullanılır. Bu tür yazılar kurum,
kuruluş, firma veya işletme elemanı ya da
müşteriye yazılmaz.
 Notu yazan kişinin iletmek istediği önemli
noktalar hakkında net bir fikri olmalı,
 Notu yazan kişi ileteceği mesajı açık, basit ve
kısa anlatmalı,
 Telefon numarası, faks, tarih, saat gibi
ayrıntılar mutlaka verilmeli,
 Notu alacak olan kişi, notu yazan kişiyi ararsa
nerede bulabileceğini bildirmeli,
 Notu yazan okunaklı bir yazı kullanmalı,
 Notu yazan kişi nota başlarken mutlaka
selamlama ifadesi kullanmalıdır.
 Bir işletmenin kendi bünyesinde bulunan
çalışanlarına bilgi vermek veya talimatlarda
bulunmak için, nottan daha fazla bir şeyler
yazmak gerekiyorsa o zaman memo kullanılır.
“Memo” kelime memorandum kelimesinin
kısaltılmış halidir. Kelimenin aslı Latincedir ve
“hatırlanacak şey” anlamına gelir. Memo/
Memorandum yazmanın gerçek amacı da
birisine bir detayı veya gerçeği hatırlatmaktır.
Memo kesinlikle kurum dışında kullanılmaz.
 Örgüt içi; bilgi sorma, bilgi verme,
onaylama, fikir değişimi, toplantı talebi,
toplantı tarihi değişimi gibi amaçlarla yapılan
yazışmalara memorandum(hatırlatma) yazısı
denir.
Diğer iş yazılarında olduğu gibi
göndericisi, alıcısı, konusu ve gövde metni
bölümleri bulunması gerekir.
 Memolar genellikle iki şekilde kullanılırlar.
Bunlardan birincisi A5 memo daha ziyade
içeriği az olan bilgi ve talimatları aktarmak
için kullanılır. Eğer aktarılması gereken bilgi
fazla ise bu durumda da A4 memolar
kullanılır. Memolar A5 veya A4 adını
yazdıkları kağıdın ebadından alırlar.
 İlanlar, organizasyonlarda kurum içi kişi veya
kişilerle iletişim kurmak için iyi bir yöntemdir.
Ancak bazı durumlarda bu tür ihtiyaca cevap
vermekte zorlanılır. Örneğin, yazıların insanlar
tarafından görülüp okunmasını, kurallara
uyulmasının hatırlatılmasını isteyebiliriz.
Çalışanların sağlığı ve iş güvenliği konularında
birçok ikaz yazısı olabilir. İşte bu durumlar için
memo yazmak imkansızdır. Böylesi durumlarda
ilanlar kullanılır. İlanlar daha dikkat çekici, hızlı,
basit ve etkili bir haberleşme imkanı sağlar.
Ancak ilanın etkili olabilmesi için, ilanın içeriğinin
doğru ifade tarzına ve uygun tasarıma dikkat
etmek gerekir.
 İlanlar hazırlanırken dikkat edilmesi
gereken en önemli husus aktarılmak istenen
konunun tam olarak tanımlanmasıdır. Doğru
ifade tarzını belirlerken ise, yazılacak bir ilan
için önceden düşünülen noktaları göz önüne
alınmadan ilan yazmaya karar verilmemelidir.
ilanlarda insanları incitip kıracak
ifadelerden kaçınılmalıdır. Eğer bir konuda
yasaklama içeren bir ilan yazılacak ise
mutlaka bu yasaklamanın nedeni izah
edilmelidir.
 Bir haberi veya mesajı; basın veya yayın
yolu ile duyurmak amacıyla hazırlanan
yazılara ilan denir.
İlanlar masraflı yazılar olduğu için; hızlı,
dikkat çekici ve kolay anlaşılabilir şekilde
büyük kitlelere ulaşacak nitelikte yazılmalıdır.
 Başvurulan işe uygun özellikleri ve
başarıları özetleyen bir sunumlara özgeçmiş
denir. İyi bir özgeçmiş sizin kim olduğunuzu,
bugüne değin neler yaptığınızı, ne tür
becerileriniz olduğunu, ne bildiğiniz ve ne
yapmak istediğinizi anlatan bir özettir.
Kişiyi tanıtması bakımından biyografiye
benzer ama aralarında şekil ve içerik
bakımından farklılıklar vardır. Biyografiler kişi
ile tanıtıcı bilgileri tüm ayrıntılarıyla ortaya
koyarken, özgeçmiş sadece genel hatlarıyla
kişiyi tanıtır. Ayrıca biyografiler başkaları
tarafından yazılabileceği gibi özgeçmiş yalnız
kişi tarafından yazılabilir.
 Kişisel bilgiler
 Kariyer hedefi:
 İş deneyimi:
 Eğitim:
 İş ile ilgili beceriler:
 Referanslar
 Kurum veya kuruluşlarda bir işe ya da
örgüt içinde bulunan bir kademeye birini
önermek veya tavsiye etmek için yazılan
mektuplara referans (tavsiye) mektubu denir.
Referans mektupları, hem kurum içinde
hem de kurum dışında oluşan iş veya terfiler
için yazılabilir. Bu mektupların içeriğinde,
ilgili kişinin bilgi, beceri, yetenek ve
kapasitelerinden söz edilir. Ayrıca
başvuracağı pozisyon için daha önceki
deneyimlerinden ve yürüttüğü faaliyetle de ne
derece başarılı bir kişi olduğu belirtilir.
 Referans mektuplarında belirlenmiş
herhangi bir şekli şart bulunmamaktadır. Bu
nedenle tamamen yazan kişiye bağlı bir
nitelik taşımaktadır.
Bu tür mektupların giriş paragrafında ilgili
kişinin kişisel özellikleri anlatılır. Daha sonra
ise, başvuracağı iş veya pozisyona uygunluğu
ve o kişi hakkında kanaat bildirilir.
Sonuç olarak da, mektubu yazan kişinin
sahip olduğu ve göre ve unvan belirtilip, imza
ve ad soyad bölümleriyle bitirilir.