İş mektuplarını yazmaya başlamadan

önce; kime ve niçin yazılacağına bakmalısınız.

Bu anahtar soruların cevabı yazacağınız
mektubun türünü kolayca belirlemenizi
sağlayacaktır.
En çok kullanılan iş mektubu türleri
şunlardır:
 İşletmelerin kendi bünyesinde meydana
gelen bir olayı ya da değişikliği ilgililere
duyurmak amacıyla yazdıkları mektuplara
sirküler denir.
Geniş kapsamlı dağıtımlar veya duyurular
için basılan bir sayfa veya broşür vasıtası ile
yapılan ilanlara sirküler denir.
 Sirküler ile çok sayıda kişiye aynı anda bir
faaliyeti, bir haberi veya bir isteği bir nevi iş
mektubu ile duyurmak ve zaman tasarrufu
sağlamak mümkündür.
Sirküler daha çok geleceğe dair olay veya
uygulamaları içeren iş yazılarıdır.
 Sirküler idarecilerin kurum içi toplu
bilgilendirme faaliyetlerinde vazgeçilmez
yazışma şeklidir. Personelin sirkülere
koyduğu imza ilanın tebliğ edildiğinin kaydı
delili olarak saklanır. Sirküler, hedef alınan
çalışan ve yönetici grubunun tamamına aynı
anda duyurulmalıdır. Aksi halde farklı
uygulamalar ortaya çıkabilir.
 Sirküler, genellikle toplu iletişim amacı ile
kullanılmakla birlikte; sadece ilgili şahıslara
nezaket ve önemseme mesajı olarak da
gönderilebilir.
Sirküler; genellikle kurum içi duyurular
için kullanılmakla birlikte kurumlar arası
iletişim için de kullanılmaktadır.
Açılış sirküleri, imza sirküleri, adres
değişikliği sirküleri, iş yeri devri sirküleri gibi
çeşitli konularda sirküler yazılabilir.
 Kurum içi sirküler gönderme nedenleri
 İşyerinin hizmete açıldığı veya kapatıldığı,
 Kuruluşun adresinde, unvanında, faks ve
telefon numaralarında değişiklik olduğunda,
 Kuruluşta bir kişiye imza yetkisinin verildiği
veya kişinin imza yetkisinin alındığı,
 Yeni bir şubenin açıldığı,
 İş (mal ve hizmet) türünde değişiklik
yapıldığı,
 Sermayenin arttırıldığı,
 Ortakların değiştiği,
 Kurum içi sirküler gönderme nedenleri
 Toplantı duyuruları,
 Sağlık ve güvenlik ile ilgili uygulama
duyuruları,
 Şirket politikası ile ilgili önemli konu ve yeni
düzenleme duyuruları,
 Yetkilinin imzasının değiştirildiği duyuruları,
 Vekaleten görev duyuruları,
 Yöneticilerin değiştiği,
 Başka kuruluşlarla birleştiğinde veya veya
kuruluş dağıtıldığında sirküler yazılır.
 İşletmenin kendi iç bünyesinde herhangi
bir konuda olan yenilik ve değişikliklerin
(adres, telefon numarası değişikliği, unvan ve
yetkilerde değişiklik olması, kuruluşta yeni bir
birim açılması, işleyiş alanının genişlemesi,
kapatma, devretme, şube açma, atama, terfi
gibi) ilgililere (bağlı olduğu resmi kuruluş,
müşteriler, çalışanlar, personel, taşra
şubeleri, ticari ilişkilerde bulunduğu
kuruluşlar vb.)
 Sayın Polat, Sayın Can gibi hitap edilerek
tek tek kişilere gönderilir. İlan yoluyla
bildirilecekse sirküler değil ilan olur. Genelde
sirküler bir iki sayfayı geçmez ve aynı tarihte
ilgililere bildirilirse (posta, mail) uygulamada
farklılık olmaz.
 Reklâm, üretilen veya piyasaya sunulan
mal ve hizmetin yararlarını, ilgi çekici ve
çarpıcı yönlerini tanıtabilmek amacıyla
gerçekleştirilen bir tanıtım biçimidir.
Basılı reklâm mektupları ise mal ve hizmeti
tanıtmak amacıyla hazırlanan mektuplardır.
Basılı reklâm mektupları yeterli miktarda
çoğaltılır. Daha sonra müşterilere ve müşteri
adaylarına gönderilir. Bu tür mektuplarda
gönderilen kişinin (İsmine hitaben-özel hitap)
adı bulunmaz. Bu durumuyla genel mektup
özelliği taşır.
 İşletmeler, karşılarındakileri etkileyerek,
kendi mal ve hizmetlerinin satın alınması için
çalışmalar yaparlar. Mal ve hizmetlerin iyi
taraflarını, benzerlerine göre üstünlüklerini
tanıtarak kişilerde satın alma isteği
uyandırarak, daha geniş alıcıyı etkilemeye
çalışırlar. İşletmeler fiyat yoluyla da alıcıyı
etkilemeye çalışırlar. Ancak bu uzun vadeli ve
dolaylı bir etkileme yoludur. Bunun yerine
kısa vadede gerçekleştirilecek bir yöntem
olarak reklam önem kazanmaktadır.
 Reklam yoluyla alıcıların o mal ve hizmeti
daha fazla tüketmeleri teşvik edilebilir. Bu da
o mal ve hizmetin mevcut kullanımları
yanında, daha çok amaçlarla kullanımı teşvik
etmek, fiyatın indirilmesi gibi oluşacak reklam
çabaları ile alıcı olmayan kitleleri de o mal ve
hizmete çekmekle mümkün olur.
 İşletmeler müşterileri etkileyerek kendi mal ve
hizmetlerinin satın alınması için bu tür çalışmalar
yapar. Mal ve hizmetin iyi taraflarını, benzerlerine
göre üstünlüklerini ön plana çıkartarak daha
geniş alıcı kitlesini kendi mal ve hizmetlerine
çekmeye çalışır.
Mal ve hizmetin tanıtımı için kullanılan
mektubun şekli ve içeriği dikkat çekecek şekilde
olmalıdır. Şekillerin, görüntünün olması, kaliteli
kâğıda basılması hatta renkli olması hedef
kitlenin dikkatini çekmesi için önemlidir.
 Basılı reklam mektupları; bir mal ve
hizmeti halka tanıtarak beğendirip onları
satın almasını sağlamak amacıyla yapılan
işlemlerdir. Mal ve hizmetin tanıtımı vardır ve
benzerlerinden farklı özelliklerinden
bahsedilir. Mektubun şekli ve içeriği dikkat
çekecek şekilde olmalıdır. Şekillerin,
görüntünün olması, kaliteli kağıda basılması
hatta renkli olması hedef kitlenin dikkatini
çekmesi açısından önemlidir.
 Bu tür mektupların belli bir şekli yoktur.
Mektubun şekli ve niteliği tamamen
hazırlayana aittir. Mektubun kaliteli kağıda
yazılması, renkli basılması, çizelge, fotoğraf
ve benzeri ayrıntıların eklenmesi çekiciliği
arttırır.
 Satış mektupları belli bir malı veya hizmeti
satmak amacıyla yazılan mektuplardır. Satış
mektuplarının hazırlanması özen ve dikkat
gerektirdiğinden zaman alıcı ve yüksek
maliyetlidir. Bu nedenle satış mektupları
miktar olarak çok veya değer olarak yüksek
mal ve hizmetlerin satılması söz konusu
olduğunda hazırlanır.
Satış mektubu yazmanın, etkili bir mektubun
anlatım özellikleri dışında önerilecek bir
kuralı yoktur. Fakat başarılı bir satış
mektubunun bazı ortak özellikleri vardır.
Bunlar; dikkat çekme, ilgi uyandırma, satın
alma isteği uyandırma ve harekete
geçirmedir.
 Mektubu yazanın göz önünde tutacağı ilk
önemli husus okuyanın dikkatini çekerek
mektubun okunmasını sağlamaktır. Dikkat
çekmenin çeşitli yolları vardır. İlk önce
kullanılan kağıdın, zarfın kalitesi, rengi,
biçimi, mektubun yazılış şekli dikkati çeker.
Mektuba broşür, fotoğraf, pul, davetiye ve
benzerlerinin de eklenmesi de dikkat
çekicidir.
 Mektubu okuyanın dikkati çekildikten
sonra ürüne karşı ilgi uyandırılmaya çalışılır.
Mektupta konu edinilen mal ve hizmet satın
almanın okuyan için yararlı olacağı
hissettirilerek ilgi uyandırılır.
 Satış mektuplarında dikkat çekilip ilgi
uyandırıldıktan sonra ürünün üstünlükleri,
seçilen ana noktalar belirtilerek okuyanda
satın alma isteği oluşturulur.
 Satış mektuplarının son kısmında, okuyanı
harekete geçirmek, mektubu gönderenle ilişki
kurulmasını sağlamak gerekir. Bunun için
mektuba sipariş formu, davetiye, istek kartları
da eklenebilir.
 İyi bir satış mektubunda bulunması gereken hususlar
 Satış mektuplarında satılmak istenilen mal veya hizmetin
benzerlerinden
 üstünlükleri veya farklılıkları belirtilmelidir,
 Ürün veya hizmetin cazibeli yönlerini ön plana
çıkartılmalıdır,
 Renkli ve kaliteli görüntülerle hedef kitlenin dikkatini
çekecek şekilde
 hazırlanmalıdır,
 Mal veya hizmetin değerinin fiyatına denk veya daha
yüksek olduğuna
 inandırmalıdır,
 Müşterinin hemen sipariş verebilmesi için gerekli katalog,
teklif formu, teklif için gerekli bilgiler ve sipariş kolaylıkları
satış mektubu ile birlikte sunulmalıdır,
 Potansiyel müşteriyi satılmak istenen mal veya hizmete
ihtiyacı olduğuna ve harekete geçmeye ikna etmelidir.
 İş hayatında kuruluşlardan veya kişilerden
mektupla çeşitli isteklerde bulunulur. Bunlar;
iş isteme, örnek isteme, özel bir yardım
isteme, otellerden yer ayırtma (rezervasyon)
isteme, randevu isteme gibi istekler için
yazılan veya gelen mektuplar olabilir. İş
yaşamında istek mektuplarını alan kişiler
genellikle söz konusu istekleri yerine
getirmek için çaba harcarlar. Çünkü bu yolla
kuruluşlarını tanıtma fırsatı bulduklarını ve
isteğini karşılayarak memnun ettikleri her
kişinin gelecekte müşteri olabileceklerini
düşünürler.
 İstek mektuplarında, öğrenilmek istenen
açık ve anlaşılır şekilde belirtilmelidir. Ne
istenildiği tam belirtilmeyen mektuplar,
karşımızdakine zorluk çıkarır. Bu tür
mektupların cevaplandırılmaması olasılığı da
bulunmaktadır. İstenilen bilginin ne amaçla
kullanılacağı açıkça belirtilmelidir. Mektuplar
mantıklı, nazik ve karşımızdakilerin kolayca
cevaplandırılmasını sağlayacak şekilde
düzenlenmelidir. Ayrıca, bu mektuplarda
alınacak bilgilerin yararlı olacağı, verilen
destek için de takdir duyguları belirtilmelidir.
 İyi bir istek mektubunda bulunması gereken
hususlar
 Satın alma niyetini açıkça belirtmelidir,
 Satın alma kapasitesi ve potansiyeli konularında
güven vermelidir,
 İstek konusunun külfeti; satın alınacak ürüne
değer nitelikte olmalıdır,
 İstek konusu; satıcının, gelecekteki müşterilerine
öngördüğü veya benzeri hizmetler olmalıdır,
 İstek konusun; kolay sunulması için gerekli ortam
(açık adres, telefon, e-posta,faks)
hazırlanmalıdır.
 İş isteme mektupları kişilerin kurum veya
kuruluşlardan iş istemek amacıyla yazdıkları
mektuplardır. Bu tür mektuplar dilekçeye
benzerler. Mektubun gönderileceği kuruluşun
veya şahsın adı, adresi eksiksiz olarak
yazılmalıdır. Kuruluşa gönderilecek
mektuplarda kuruluşa değil, konu ile ilgili
kişiye hitap edilmektedir. Konuyla ilgilenen
kişinin adı,soyadı ve görevi telefondan,
sekreterinden veya orada çalışan bir
elemandan öğrenilebilir.
 Bu tür mektuplar, resmi yazılar bölümü
altında bulunan iş başvuru dilekçeleri ile aynı
niteliği ve amacı taşımaktadır. Ancak iş
başvuru dilekçeleri kurumlar tarafından
yapılan ilanlar sonrasında yazılan ve resmi bir
yapısı olan yazışmalardır. Bunun yanında iş
isteme mektupları, herhangi bir ilan veya
duyuruya gerek duyulmaksızın herhangi bir
kuruluşa yazılan yazılardır. İş isteme mektubu
bir kişi tarafından yazılabileceği gibi, bir
kuruluş tarafından da diğer bir kuruluşun
yapılacak işlerine talip olması durumunda da
yazılabilirler.
 İş isteme mektubunda, kişisel yetenekler
veya kurumsal başarılar ortaya koymaya
çalışılır. Yazılan bu mektuplarda konuya
hemen girilir ve kısaca kişi veya kurum
kendini tanıtır. Mektupta öğrenim durumu,
hangi kademeye, pozisyona talip olunduğu, iş
deneyimi gibi genel bilgiler verilmelidir.
 İş isteme mektupları ile ilgili hususlar şunlardır:
 İş mektubu yazan, her şeyden önce kendini ( iş talebi
ile ilgili yeterliliklerini sergileyecek şekilde)
tanıtmalıdır.
 İş mektupları karşı tarafı inandıracak, onu etkileyecek
ve güven verecek şekilde olmalıdır.
 Beğenilmek adına aşırı iltifat veya abartılı ifadelerden
kaçınılmalı, bunun yanında soğuk, yetersiz veya
etkisiz kalmamaya dikkat edilmelidir.
 İş isteme mektuplarının işveren açısından makul ve
uygunluğuna dikkat edilmelidir.
 İş isteme mektubunda olumlu cevap verilmesi ve en
kolay iletişim kurulması için gerekli alternatifler
işverene sunulmalıdır.
 İş isteme mektubu; sahibini küçük düşürmeyecek
geçerliliğe ve içeriğe sahip olmalıdır.
 Satış mektuplarıyla ya da başka bir yol ile mal
ve hizmeti beğenen ve almaya karar veren
işletme (kamu veya özel) tarafından yazılan
yazılardır.
İşletme malın gönderilmesi veya hizmetin
yapılması için yazmış olduğu sipariş mektubunda
bazı özel bilgiler (malın kalitesi, rengi, cinsi veya
hizmetin ne şekilde yerine getirilmesinin
istendiği gibi) vermelidir. Ayrıca malın ne zaman
ve ne şekilde gönderileceği de sipariş
mektubunda belirtilmelidir. Bunun yanında
ödeme şeklinin nasıl yapılacağı konusunda da
bilgi verilmelidir.
 Sipariş mektupları, sipariş formları veya
mektup şeklinde hazırlanabilirler. Sipariş
formlarını satıcılar müşterilerinin kullanması
için hazırlarlar. Bu formları yapılacak
siparişlere uygun olarak önceden hazırlayıp
bastırırlar. Sipariş verileceğinde, müşteriler
formu isteklerine göre doldurularak satıcılara
gönderirler. Eğer sipariş formu bir mektuba
eklenerek gönderilecek ise, formdaki bilgileri
mektupta tekrarlamaya gerek yoktur.
 İyi bir sipariş mektubunda bulunması gereken
hususlar
 Talep edilen mal veya hizmetin miktarı ve
cinsi gibi bilgiler açıkça belirtilmelidir,
 Teslim alma yeri ve şartları açıkça
belirtilmelidir, önceden belirlenmiş veya rütun
şartlar gerektiğinde tekrar hatırlatılmalıdır,
 Ödeme şekli ve zamanı belirtilmelidir,
 İleride dava konusu olabilecek husus
bırakmamak için gerekli dikkat ve titizlik
gösterilmelidir.
 Sipariş mektuplarının sonrasında ilgili
işletme tarafından istenilen şekilde
gönderilen mal veya yerine getirilen hizmetin
alındığını bildirmek ve teşekkür etmek için
işletme tarafından yazılan yazılara denir.
Alındığını bildirme ve teşekkür mektupları
malın alındığı veya hizmetin yerine
getirilmesinin hemen akabinde yazılıp
gönderilir.
 Gönderilen mal veya hizmete ait çek,
bono, sözleşme, kontrat, rapor gibi önemli,
kıymetli ve yenilenmesi zor belgelerin
alındığını bildiren yazılara alındı yazısı veya
mektupları denir.
Alındı mektuplarının yazılmasındaki amaç,
yüz yüze yapılamayan alış-verişlerin tamama
erdirilmesi ve kayıt altına alınmasıdır.
 Teslim alınan mal veya hizmet belgelerinin
siparişe uygun olup olmadığına,
 Mal veya hizmet belgelerinin eksik, kırık, tahrip
görmüş olup olmadığına,
 Gönderilenler; sipariş ve beklentilere uygun ise
teslim alındığının ve memnuniyetin nezaketle
ifade edilmesine,
 Gönderilenler; siparişe, beklentilere, ön
anlaşmalara uygun değil veya eksik ya da zarar
görmüşse durumun uygun dille ifade edilmesine
ve en makul çözüm önerisi sunulmasına,
 Alındı mektuplarının Ticaret ve İş Hukuku
davalarında delil olabileceğine dikkat edilmelidir.
 Mektup gönderilen kişiler veya işletmeler,
herhangi bir nedenden dolayı cevap vermeyi
unuturlar ya da cevap beklendiğini fark
etmezlerse, cevap verilmesini sağlamak üzere
tekit (pekiştirme) mektupları yazılır.

Gönderilen mektupların cevabı gelmemesi

durumunda (yeterli süre bekledikten sonra),
karşı tarafı uyarmak amacıyla yazılan
mektuplardır.
 Tekit ifadeleri nezaket kurallarına uygun
olmalıdır,
 Tekit mektubunun yazılmasını gerektiren şartlar;
önceden gönderilen mektup veya mektupların
birer sureti eklenerek açıkça belirtilmelidir,
 Çok önemli ve acil durumlarda tekit mektubunun
yanı sıra e-mail, telgraf, telefon vb. iletişim
araçları kullanılabilir,
 Posta aksaklıklarının bertaraf edilmesi için tekit
mektuplarının APS veya kargo ile gönderilebilir ve
posta belgesi ileride doğabilecek davalarda delil
olarak gösterilebilir.
 Tekit mektupları, kırgın veya sert bir üslup
ile yazılmamalıdır. Çünkü gönderilen
mektubun postadan veya başka sebeplerle
gecikmiş olabileceği olasılığı her zaman
vardır. Bu nedenle yumuşak bir üslup
kullanılarak karşı tarafa bir kez daha
hatırlatılmak amacıyla yazılan yazılardır.
 İş yaşamında önemli bir sözü veya
anlaşmayı yazılı hale getirmek (doğrulamak)
bir gerekliliktir. Çünkü konuşmalar, verilen
sözler ya da sözlü yapılan anlaşmaların
zamanla unutulabilme riski her zaman vardır.
Bunu önlemek için verilen sözler ve yapılan
anlaşmalar yazılı hale getirilir, bu tür
mektuplara da teyit (doğrulama) mektupları
denir.
 Teyit mektupları iki kopya halinde
hazırlanır ve imzalanır. Mektubu imzalayan
kişiler birer kopyasını alırlar. Bu tür
mektuplarda ileride anlaşmazlık meydan
vermemek için bütün ayrıntılar yazılmalı ve
açıklığa kavuşturulmalıdır.
Doğrulama mektuplarının sonuna “Kabul
ediyorum” ifadesi yazılarak altına tarih için
boşluk bırakılır. Önceden kesin ve yazılı
anlaşma yapılmışsa, doğrulama mektupları
daha kısa olabilir.
Teyit mektupları ile ilgili hususlar
 Teyit mektubu; şükran ve minnet duygularını
incelikle ifade etmelidir,
 Gerekiyorsa teslim alma bilgileri yazılabilir,
 Onaylanıp tasdik mektubuna çevrilecek teyit
mektupları; ileride bağlayıcı belge niteliği taşıdığı
için çok titiz incelenmelidir.
 Tasdik edilecek teyit mektuplarında ve mahsurlu
hususlar görüldüğü takdirde onaylanmamalıdır.
Bu durum, arzu üzerine karşı taraf ile yeniden
iletişim kurularak ele alınabilir.
 Günümüzde hemen hemen tüm şirketler
ve ticarethaneler tarafından çokça kullanılan
bir mektup türüdür. İşletmeler veya yeni
kurulan şirketler, şahıs firmaları; yatırım ve
işletme kredisi olarak banka ve finans
kuruluşlarından kredi talep ederler. Bu,
konuyla ilgili işlemin birinci safhasıdır.
 İkinci safhası ise, böyle bir mektuba
verilecek olumlu yanıttan sonra başlar. O an
finans kuruluşunca, talep edene hazır form
belgeler gönderilir. Kredi talep eden firma,
işletme, şahıs bunları doldurur ve finans
kurumlarına iade edilir. Böylece işlemler
giderek genişler ve kredi alma düzeyine
gelinir.
 Banka ve finans kurumlarınca verilen krediler
alınması için tüketici kredisi, taşıt kredisi, konut
kredisi, eğitim kredisi gibi kredi mektupları
yazılır. Ayrıca kurum ve kuruluşlar banka
kredilerinin dışında da, diğer kuruluşlardan mal
veya hizmet taleplerinde de kredi mektupları
kullanılır. Bu tür ilişkilerde söz konusu olan mal
ve hizmetin bedeli olan tutarın kredili yani taksitli
olarak ödenmesi ve şartların belirlenmesi için
yazılan mektuplardır.
Kredi mektupları özellikle yabancı firmalardan
mal ve hizmet satın alımında kullanılır.
 Mektup ile taahhüt altına alınan kredi miktarı işletme için
finansman kaynağı ve itibar göstergesidir. Bu yüzden yeni
kurulan ve finansman darlığında olan işletmelerin yanı sıra
bir çok işletme kredi mektubu kullanır,
 Gelecekte muhtemel finansman kullanım ihtiyacı ve itibar
düşüncesiyle kredi mektubu temininde yarar vardır,
 Kredi mektubu istek yazısında ikna edici ifadelere önem
verilmelidir,
 Kredi mektubu istek yazısı ticari itibarı ve finans kapasitesi
yüksek firmalara yazılmalıdır,
 Kredi mektubu istek yazısında; karşı tarafı aydınlatmak için
gerekiyorsa talep edilecek kredi limiti ve ödeme
imkânlarından kısaca bahsedilebilir,
 Kredi mektubu istek yazısında ikna edici girişimlerden,
yatırımlardan,
 vizyondan ve ticari faaliyetlerden (gerekirse destekleyici
belgeleri ile)bahsedilmelidir.
 Bir alacağın ödenmesini sağlamak
amacıyla borçluya yazılan mektuplara tahsilat
mektubu ve ödemeleri takip mektubu denir.

Borçluların herhangi bir sebepten dolayı

borcunu ödememeleri halinde ödemelerini
sağlamak amacıyla alacaklının borçluyu ikna
etmek amacıyla uygun bir dille yazılmış
mektup gönderirler.
 Alacaklı kişi veya kurumların alacağını
tahsil etmek için yazdıkları mektuplarda bazı
önemli noktalara dikkat etmeleri
gerekmektedir. Bunlar; birinci aşamada,
borçluya nazik ve samimi bir dille ikna
edilmeye çalışır. İkinci aşamada borçlu, adalet
ve sorumluluk hisleri, dürüstlük ve güvenirlik
özellikleri vurgulanır. Üçüncü aşamada,
borçlunun borcunu ödememesi halinde
hukuki yollara başvurulacağı bildirilmelidir.
 Bu tür mektuplar nazik, fakat kesit ifadeler ile yazılmalıdır,
 Ödemenin gecikmesinden dolayı üzüntü duyulduğu, gecikme
nedeninde kasıt aramadan, gözden kaçmış olması veya
birtakım istenmeyen nedenlerden kaynaklandığının
düşünüldüğü katı, sert ve kırıcı olmadan ifade edilmelidir,
 İkinci, üçüncü kez aynı mektupları kurumun daha üst düzey
yetkilisinin ağzından yazdırılmalı. Bu kez daha kesin ve net
ifadeler kullanılmalı, istemeyerek yasal yollara başvurulacağı
belirtilmelidir,
 Bu tür yazılarda zaman önemli olduğu için seri mektuplar
olarak değerlendirilmeli; bu yüzden e-mail, faks veya hızlı
posta(APS) ya da kargo ile iletilmelidir,
 Tahsilât ve Ödemeleri Takip Mektuplarında kullandığımız
üslubun müşteri kaybına neden olmaması için, olayı müşteri
açısından görebilmek gerekir.
 Kredi isteme ve randevu isteme
mektupları alındığında, bunlara mektupla
cevap verilir. Verilecek cevaplarda isteğin
kabul edildiği veya red edildiği bildirilir.
İsteğin kabul edildiğini bildiren mektupları
hazırlamak daha kolaydır. Bu mektuplarda
kabul edilen istek kısaca belirtilir.
 Reddedilen mektuplara yazılan cevap,
karşı tarafı kırmayacak, rencide etmeyecek bir
üslupla yazılmalı ve neden kabul edilmediği
de açıklanmalıdır. Unutulmaması gereken
nokta ileri zamanlarda reddetmek durumunda
kaldığımız kişilerle çalışmak zorunda
olabileceğimizdir.
 Kabul mektuplarını yazmak ifade bakımından daha
kolay ve zevklidir, yine de ifade ciddiyetini muhafaza
etmek ve kabulü yerine getirme şartlarını belirtmek
gerekir,
 Red mektupları; karşı tarafı kırmadan, nazik ve
dikkatli yazılmalıdır. Bahane gösterme gereği
duyuluyorsa; bu bahane makul ve mantıklı olmalıdır.
 Red mektubunun istenmeden yazıldığı imajı verilmeli,
ileriye yönelik köprüler atılmamalıdır,
 Gelecekte ve farklı koşullarda iş yapma isteği ve iyi
niyeti ifade edilmelidir,
 İstek mektubunda birden fazla husus varsa ve
bunlardan bir kısmı kabul edilip bir kısmı red
edilecekse: Önce kabul edilen hususlar ağırlıkla
işlenmeli red konuları hafif, basit ve nazik şekilde
ifade edilmelidir.
 Kurumun mal veya hizmet konusunda
yükümlülüğünü yerine getirdiğini
(gönderdiğini) gösteren yazılara gönderme
yazısı denir.
Gönderilen şey; mal ya da bir hizmete ait
doküman (katolog, harita, rapor, fizibilite,
kitap, broşür, kıymetli evrak vb. belge olabilir.
Gönderme yazısı bahse konu gönderilerden
karşı tarafı haberdar etmek için yazılır.
 Gönderme bilgilerinin (hangi ulaşım aracı ile,
ne zaman yola çıkarıldığı) açıkça
belirtilmesine,
 Gerekiyorsa alındığının bildirilmesi istemine,
 Varsa, ulaşım sigortası veya muhtemel
aksaklıklar ile ilgi bilgi verilmesine,
 Muhtemel teslim alma zamanı ve şartlarından
bahsedilmesine,
 Gönderme yazılarının Ticaret ve İş Hukuku
davalarında kullanılabileceğine dikkat
edilmelidir.