Kamu kurum ve kuruluşlarında, tüzel

kişiliğe sahip kuruluşların birbirlerine ve

kişilerin bu kuruluşlara yazdıkları yazıların
tümüne resmi yazılar denir. Bu yazıların en
büyük özelliği tek tip olmasıdır. Tüm resmi
dairelerin yazışmalarında, yazıların
standardizasyonu ve kurallara uygun biçimde
hazırlanmasını sağlamak amacıyla
Başbakanlık “Resmi Yazışma Kurallarını
Belirleyen Esaslar” yayınlanmıştır.
 Resmi yazışma; birimler, kurumlar, işletmeler
arasında yapılabildiği gibi kuruluşlar ve
kurumlarla kişiler arasında da yapılabilir. Resmi
yazışmaların diğer yazışmalara göre en önemli ve
belirgin özelliği yukarıdan aşağıya belirli bir
düzen ve kurallar disiplini içinde uygulanma
zorunluluğu olmasıdır. Bu tür yazışmalarda
iletilmek istenen mesajın sistemli bir kalıp
içerisine konularak yazılması gerekmektedir. Bu
tür kalıpların kullanılmasındaki amaç bütünlüğü
ve tek tipliliği sağlamaktır.
 Kağıt boyutları
 Başlık
 Sayı
 Tarih
 Konu
 Gönderilen makam (Adres)
 İlgi
 Metin
 Paragraf
 İmza
 Onay
 Ekler
 Dağıtım
 Parafe
 Koordinasyon
 Gizlilikve ivedilik dereceleri
 Sayfa numarası
 Devam işareti
 Aslına uygunluk onayı
 Resmi yazışmaların tümünde belirtilen bu
bölümlerin bulunması zorunluluğu yoktur. Bu
nedenle, tüm bölümlerin bulunmadığı bir
resmi yazı kurallarına uygun değildir demek
yanlış olur.
 Kağıt boyutları TS 506’ ya göre: Esas Seri (A
serisi), Yardımcı Seri (B serisi) ve Uzun formlar
olmak üzere üç seriden oluşmaktadır.
A serisi
A serisindeki kâğıtlar oranına sahiptir, ancak
bu en yakın milimetreye doğru yuvarlatılır. A0
kağıdın kapladığı alan, yuvarlama öncesinde, tam
olarak bir metrekare (m²)'ye eşittir. A1 kağıdının
uzun tarafı A0'ın kısa tarafına eşit, kısa tarafı ise
A0'ın uzun tarafının yarısına eşittir (yine, en yakın
milimetreye yuvarlama yapılır). Bu şekilde, bu
seride her kâğıt bir öncekinin yarı alanına eşit bir
alana sahiptir. En sık kullanılan kâğıt boyu A4'tür
(210 × 297mm).
B serisi
B serisindeki her kâğıdın eni ve boyu
(dolayısıyla da alanı), A serisindeki aynı numaralı
kağıt ile ondan bir sonraki büyük kağıdın eni ve
boyunun geometrik ortalaması şeklinde
tasarlanmıştır. Örneğin: B1 kağıdının eni ve boyu
(dolayısıyla da alanı); A1 ve A0 kağıtlarının en ve
boylarının (dolasısıyla da alanlarının) geometrik
ortalamasıdır.[1] B1 kağıdının
eni: WB1 = A1*A0 mm; B1 kağıdının
boyu: LB1 = A1*A0 mm'dir. B1 kağıdının
alanı: AB1 = m²'dir.
C serisi (Uzun Formlar)
C serisindeki biçimler, B ve A serisindeki
aynı numaralı kâğıtların geometrik
ortalamasıdır (örneğin, C2, B2 ve A2'nin
geometrik ortalamasıdır). C serisi biçimleri
genelde zarflar için kullanılır. Örneğin, bir A4
sayfası bir C4 zarfına konabilir. Veya bir A4
sayfası ortasından ikiye katlandığında, yani
A5 boyutuna getirildiğinde, bir C5 zarfına
sığar.
 Resmi yazışmalarda kullanılan kağıdın
boyutu, A4 (210*297 mm) tam sayfa ya da A5
(148*210 mm ) yarım sayfa olmalıdır.
 Kenar boşukları ise üstten 4 cm, alttan 2,5
cm, soldan 4 cm, sağdan 2,5 cm ve paragraf
girintisi ise; 1 cm olmalıdır.
 Kağıdın sol boşluğunun sağ boşluktan fazla
olma nedeni ise; belgenin dosyalama ya da
ciltleme sırasında yazılı metnin zarar
görmesini engellemek içindir.
 Kağıdın gramajları da resmi yazılarda
önemlidir. Dilekçe yazılacak kağıdın gramajı
60-80 gr arasında olmalıdır.
 4
cm

xxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxx
xx/xx/xxxx

1 cm (paragraf)
2,5
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
4 cm cm
xxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
 Başlık yazıyı gönderen kuruluşa ait ad,
sembol, adres, kısaltma vb.nin belirtilmesine
yarayan bölümdür.
 Resmi yazılarda başlıklar matbu (basılı) olur
ve kağıdın üst kenarından 4 cm’lik boşluktan
sonra koyu yazılır ve ortalanır.
 Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına
ortalanarak yazılır.
 Başlığın ilk satırında (Türkiye Cumhuriyeti)
"T.C." kısaltması, ikinci satıra kurum ve
kuruluşun adı büyük harflerle, üçüncü satıra
ise ana kuruluşun ve birimin adı küçük
harflerle ortalanarak yazılır. Başlıkta yer alan
bilgiler üç satırı geçemez. Merkez teşkilata ait
yazışmalarda başlıkta şehir adı yer almaz.
Merkezi taşrada bulunan teşkilatlar başlıkta
şehir adını belirtebilirler. Bunun alt kısmında
da birimlerin adları bulunur.
 Bakanlıklar ile bağlı ve ilgili kuruluşların
taşra teşkilatlarının kullandıkları başlıkların
5442 sayılı İl İdaresi Kanununa uygun olarak
düzenlenmesi gerekmektedir. Adı geçen
kanun gereğince taşra teşkilatlarında
kullanılacak başlıklarda ilk satırda Valiliğin,
ikinci satırda ise taşra teşkilatının adı yer
almalıdır. Bölge müdürlükleri ise bakanlığın
adının altına hangi bölge teşkilatı olduğu
yazılacaktır.
 T.C
BAŞBAKANLIK
İdareyi Geliştirme Başkanlığı
 T.C
ANKARA VALİLİĞİ
İl Milli Eğitim Müdürlüğü
 T.C
GAZİ ÜNİVERSİTESİ
Ticaret ve Turizm Eğitim Fakültesi
 Kurumlar yazışmalar sırasında gelen ve
giden yazıları belli bir dosya tasnif sistemine
göre kayıt ve dosyalamak zorundadır. Bu
nedenle tüm resmi yazılara verilen sayı
numarası ile tasnif edilirler.
Dosya planına göre verilen kayıt ve dosya
numarasıdır. Başlığın sol satırından iki aralık
aşağıda ve kağıdın soluna yaslı büyük
harflerle SAYI yazılarak, önüne : işareti
konulur.
 Bu işaretten sonra kod numarası verilir. Kod
numarasından sonra (-) işareti konularak kayıt
numarası yazılır. Kayıt numarası, yazının evrak
kayıt defterinde aldığı numaradır.
Gelen evrak numarası damga veya yazı ile
kayıt numarasından sonra (/) işareti konularak,
sayı bölümü içinde muntazam bir şekilde yer
almalıdır. Örneğin; 13/08/1991 tarih ve
08-3-383-16649 (1991/17) sayılı genelge ile
01/01/1992 tarihinden itibaren yürürlüğe
konulan “Resmi Yazışmalarda Kod Sistemi” ne
mutlaka uyularak, bu sisteme bağlı ve ilgili
kuruluşlar il taşra ve yurtdışı teşkilatlarını
kapsayacak şekilde uygulanması sağlanmıştır.
 T.C
GAZİ ÜNİVERSİTESİ
Ticaret ve Turizm Eğitim Fakültesi

SAYI : B.30.2.GÜN.0.39.00.01/16 09/11/2014

KONU :
 Resmi yazılarda yazının gönderildiği
belirtmek için başlığın iki satır altında sayının
hizasından sağa yaslı olarak yazılır. Tarihte
gün/ay/yıl “/” işareti konularak yazılır.
Merkez teşkilatında, merkezin bulunduğu
şehrin bilinmesi ve yazının en altında adres
bölümünde yer aldığı için, taşra, yurt dışı ve
merkez taşrada bulunan teşkilatlarda ise şehir
adı başlıkta yer aldığı için tarih bölümünde
şehir adına yer verilmemektedir.
 T.C
GAZİ ÜNİVERSİTESİ
Ticaret ve Turizm Eğitim Fakültesi

SAYI :B.30.2.GÜN.0.39.00.01/16 09/11/2014

KONU :
 Resmi yazılarda yazılan yazının ana
fikrinin kısaca özetlendiği bölüm olan konu,
sayının bir satır altında sola yaslı ve büyük
harflerle yazılır.
Konu bölümünün satırları sayfanın ortasını
geçmemelidir. Eğer konu bölümü uzun ise,
bir alt satırdan, ilk satırın başladığı satırdan
hizalanarak yazılır.
 T.C
GAZİ ÜNİVERSİTESİ
Ticaret ve Turizm Eğitim Fakültesi

SAYI : B.30.2.GÜN.0.39.00.01/16 09/11/2014

KONU : Hizmet İçi Eğitim Programı
 Resmi yazışmalarda yazının gideceği adres
başka bir deyişle gönderilecek makam, konu
bölümünün 2 ile 4 satır altından sayfayı
ortalayacak şekilde yazılır.
Yazı kişilere gönderiliyorsa “Sayın”
kelimesinden sonra varsa unvanı küçük
harflerle, adı küçük harflerle ve soyadı büyük
harflerle yazılır. Altında ise adres satırı ile
birlikte ortalanır.
 Yazının gönderileceği kurum veya kuruluş
başbakanlık, devlet bakanlığı veya diğer
bakanlıkların bağlı ya da ilgili kuruluşu ile ilk
satıra bağlı veya ilgili olduğu Bakanlığın adı
büyük harflerle yazılacak, alt satırda ise hangi
kurum veya kuruluşa ait olduğu parantez
içinde küçük harflerle belirtilecektir.
 T.C
GAZİ ÜNİVERSİTESİ
Ticaret ve Turizm Eğitim Fakültesi

SAYI : B.30.2.GÜN.0.39.00.01/16
09/11/2014
KONU : Hizmet İçi Eğitim Programı

SERMAYE PİYASASI KURULU BAŞKANLIĞI’NA

 T.C
GAZİ ÜNİVERSİTESİ
Ticaret ve Turizm Eğitim Fakültesi

SAYI :B.30.2.GÜN.0.39.00.01/16 09/11/2014

KONU : Hizmet İçi Eğitim Programı

Sayın Doç. Dr. Mahmut ÖZTÜRK

İzmir Caddesi No:25/6
06100 Yenişehir/ ANKARA
 Resmi yazılarda daha önce yazılmış bir yazıya
ek ya da karşılık olduğu durumlarda ilgi yazılır.
İlgi bölümü gönderilecek makam bölümünden üç
satır sonra sola yaslı ve büyük harflerle yazılır.
İlgi yazılırken, ilgi kelimesinin altı boş bırakılır.
İlgi bir satırı geçerse, (İLGİ) ibarenin altı boş
bırakılmak ve ilk satırın hizasından başlayarak
ikinci satır yazılır. İlgi’nin birden fazla olması
halinde, a, b, c, d gibi küçük harfler kullanılacak
ve ilgiyi belirleyen harften sonra parantez
kapama işareti konulup, bir karakter boş
bırakıldıktan sonra ilginin içeriği yazılır.
 İlgi’de “………. Tarih/ gün ve ………. Sayılı”
ifadesi kullanılarak tek tiplilik sağlanmalıdır.
İlgide gerekli olduğu hallerde kurum veya
kuruluş isminin anlaşılabilirliğinin
bozulmaması kaydıyla kısaltmalarda
yapılabilmektedir.
yazışmaların ilgisinde sayı birim kodu ile
birlikte tam olarak belirlenir. İlgi, tarih
sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden
fazla makamın yazısına karşılık oluyor ya da
daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili
bulunuyorsa ilgide bunların hepsi
gerçekleşebilir.
 T.C
GAZİ ÜNİVERSİTESİ
Ticaret ve Turizm Eğitim Fakültesi

SAYI :B.30.2.GÜN.0.39.00.01/16 09/11/2014

KONU : Hizmet İçi Eğitim Programı

SERMAYE PİYASASI KURULU BAŞKANLIĞI’NA

İLGİ : 26/10/2014 tarih ve 197. Eğt. Bş. 250/115 sayılı yazınız.

SAYI : B.02.0.PPG.0.12-383-3036 10/11/2014
KONU : Resmi Yazışma Kuralları

İLGİ : a) 02.10.1980 gün ve ÖYGM 383-10322 (1980/56) sayılı,

b) 13.04.1981 gün ve ÖYGM 383-04990 (1981/28) sayılı,
c) 30.11.1981 gün ve ÖYGM 383-10985 (1981/67) sayılı,
d) 30.11.1981 gün ve OMBD-5105-00854 ( 1981/83) sayılı,
e) 21.12.1981 gün ve OMBD-5105-00901 (1981/92) sayılı,
genelgeler
 Metin, "İlgi"den sonra başlayıp "İmza"ya
kadar süren kısımdır. Metin bölümü,
aktarılmak istenen konu ya da düşüncenin yer
aldığı kısımdır. Metin bölümü gönderilecek
makamdan (adres) üç satır sonra, ilgi bölümü
varsa, ilgiden iki satır sonra yazılır.
Metin bölümünün sonu alt makamlara
yazılıyorsa; rica ederim, üst ve aynı düzeydeki
makamlara yazılıyorsa; arz ederim şeklinde
bitirilir.
 Yazılar kağıdın yalnız bir yüzüne okunaklı
olarak yazılmalı, kazıntı, silinti ve düzeltmeler
olmamalıdır. Zorunlu haller dışında yazı metni
tek sayfaya sığdırılmaya çalışılmalıdır. Tek satırla
ikinci sayfanın bitirilmemesine özen
gösterilmelidir.
Metin bölümünün üç bölümden oluşması, ilk
bölümde ilgileri ile birlikte konunun açıklanması,
ikinci bölümde görüşle birlikte karşı görüşün
belirtilmesi, sonuçta kesin önerinin yer alması
genel kural olmakla birlikte, gerekmesi halinde
değişik düzenlemeler de yapılabilmektedir.
 Metindeki kelime aralarında ve nokta, virgül,
soru işareti gibi yazı unsurlarının arasında bir
vuruş boşluk bırakılır.
Metin içinde geçen sayılar rakamla ve/veya
yazı ile yazılabilir. Önemli sayılar rakam ile
yazıldıktan sonra parantez içerisinde yazı ile de
gösterilebilir.
Metin içinde veya çizelgelerde üçlü gruplara
ayrılarak yazılan büyük sayılarda gruplar arasına
nokta (22.465.660), sayıların yazılışında kesirleri
ayırmak için ise virgül (25,33 -yirmi beş tam
yüzde otuz üç) kullanılır.
 Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından
hazırlanan İmla Kılavuzu ile Türkçe Sözlük
esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre
yaşayan Türkçe ile yazılır.
Metinde zorunlu olmadıkça yabancı
kelimelere yer verilmez ve gereksiz tekrardan
kaçınılır. Türk Dil Kurumu tarafından
hazırlanan İmla Kılavuzu'nda bulunmayan
kısaltmaların kullanılmasının zorunlu olduğu
durumlarda, kısaltmanın ilk kullanıldığı yerde
parantez içinde kısaltmanın açık biçimi
gösterilir.
 Paragraf, bir düşünce ya da konuyu
belirten bölümdür. Paragrafta ilk satır, soldan
1 cm içeriden diğer satırlar ise sola yaslı
olarak yazılır. Paragraflar arasında ise
yalnızca 2 satırlık boşluk bırakılır.
Paragraflar sayı ve harf ile başlayamaz.
Ancak paragraflar bent ve alt bentlere
ayrılarak numaralandırılabilir.
Paragraf başı yapılmadığı durumlarda
paragraflar arasında bir satır aralığı boşluk
bırakılır.
 T.C
GAZİ ÜNİVERSİTESİ
Ticaret ve Turizm Eğitim Fakültesi

SAYI :B.30.2.GÜN.0.39.00.01/16 09/11/2014

KONU : Hizmet İçi Eğitim Programı

SERMAYE PİYASASI KURULU BAŞKANLIĞI’NA

Günümüzde yöneticiler için vazgeçilmez bir eleman ve

onların en büyük yardımcısı olan yönetici sekreterlerin
yetiştirilmesi ve halen bu pozisyonda görev yapmakta olan
sekreterlerin çağın gerektirdiği bilgi ve beceri ile donatılması
amacıyla Fakültemiz ve Sekreterlik Dayanışma Derneğinin
işbirliği sonucu “Yönetici Sekreterlik Eğitimi Programı”
düzenlemiş bulunmaktayız.
Program ile ilgili bilgiler ekte sunulmuş olup kurumunuz
bünyesinde görev yapan yönetici sekreterlerin söz konusu
sertifika programına katılması hususunda gerekli ilgiyi
göstereceğimiz ümidiyle saygılar sunarım.
 İmza bölümü, yazıyı imzalayacak olanı
belirleyen bölümdür. İmza bölümü yazının
uzunluğuna göre metnin bitiminden 2 ile 4
satır aralık verildikten sonra sağa dayalı
olarak düzenlenir.
 İmza bölümünde; imzalayanın adı küçük,
soyadı büyük harflerle unvanlar ad ve soyadın
altına orta kısma gelecek şekilde ayarlanarak
küçük harflerle ve kısaltmalarla yazılır.
 Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının gideceği
makama göre kurum/kuruluşun "imza yetkileri
yönergesine veya yetkili makamlarca verilen imza-
yetkisine uyularak seçilir.
Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen kişi
imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra,
yetki devredenin makamı "Başbakan a.", "Vali a." ve "Rektör
a.", biçiminde ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise
üçüncü satıra yazılır.
Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve
soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı "Başbakan
V.", "Vali V." ve "Rektör V." biçiminde ikinci satıra yazılır .
Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda
üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda
(Örnek: 6-B); ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması
durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve
imzası solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre
soldan sağa doğru sıralanır .
 Resmi yazışmalarda, yazının üst makamın
onayına sunulması halinde imza bölümünün 4
satır altında ve kağıdı ortalayarak büyük
harflerle “OLUR” yazılır. Altına sırasıyla tarih,
imza, ad soyad ve makamı yazılır.
 Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı
arasında makamlar varsa bunlardan onay
makamına en yakın yetkili "Uygun görüşle arz
ederim." ifadesiyle onaya katılır. Bu ifade,
teklif eden birim ile onay bölümü arasına
uygun boşluk bırakılarak yazılır ve yazı
alanının solunda yer alır.
Elektronik ortamda hazırlanan yazıya onay
verecek yetkili kişi resmî yazıyı güvenli
elektronik imzası ile imzalar.
 Ekler, yazıları tamamlayıcı belgeleri
gerektiğinde bunların sayılarını ya da niteliklerini
gösteren bölüm olup, imza bölümünün
bitiminden itibaren 2 satır sonra sola yaslı büyük
harflerle “EKLER” sözcüğü yazılıp ( : ) işareti
konulduktan sonra altı çizilir.
Yazıda birden fazla ek bulunuyorsa EK-1, EK-
2 gibi alt maddelerle yazılır. Ek adedi boşluğu
sığmayacak kadar uzunsa o zaman ek listeyi
yazıya bağlanmalıdır.
Yazı eklerinin dağıtımdaki bazı yerlere
gönderilmediği durumlarda, "Ek konulmadı" ya da
"Ek-.... konulmadı", bazı eklerin konulması
durumunda ise, "Ek-.... Konuldu" ifadesi yazılır.
 Dağıtım, yazıların gereği ve bilgi için
gönderileceği yerlerin belirtildiği bölümdür.
Ekten itibaren iki satır sonra satırbaşı
hizasında büyük harflerle DAĞITIM yazılıp ( : )
işareti konularak altı çizilir. Bu bölüm yazının
gönderildiği yerleri belirtmek üzere protokol
sırası esas alınarak düzenlenir. Bu bölüm
ekten itibaren 2 satır sonra sola yaslı ve
büyük harf olarak yazılır.
DAĞITIM:
Gereği : Bilgi :
Başbakanlığa Cumhurbaşkanlığı
Genel Sekr.
Devlet Bakanı T.B.M.M Genel
Sekreterliğine
Ve Başbakan Yard.
(Bağlı ve İlgili Kuruluşlar)
Bakanlıklara
Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına
Milli Güvenlik Kurulu Genel Sekreterliğine
Başbakanlık Bağlı ve İlgili Kuruluşlarına
 Parafe bölümü, ikinci kopyaya açılan ve
yazıyı hazırlayandan başlayarak, aşama
sırasına göre imzalayacak makama kadar
bütün ilgili ara kademe amirlerine belirten
bloktur.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda
paraflar elektronik onay yoluyla alınır.
 Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları
gerektiğinde kısaltılarak yazılır, (:) işareti
konulduktan sonra büyük harfle adının baş
harfi ve soyadı yazılır. El yazısı ile tarih
belirtilerek paraflanır.
Gizli yazılarda yazıyı yazan memurun da
parafı bulunmalıdır. Unvan ve isimlerin alt alta
yazılmalarına dikkat edilmelidir.
Şube Müd : A. BÜYÜK Tarih Paraf
Daire Başk. : A. BATTAL Tarih Paraf
Genel Müd. : B. USTALAR Tarih Paraf
Müst. Yard. : N. UZUNER Tarih Paraf
 Birimlerde hazırlanan yazılar başka bir
birimin görüş ve iş birliğini gerektiriyorsa
paraf bölümünün en alt kısmından itibaren
bir ara verilip, satır başından itibaren küçük
harflerle koordinasyon yazılıp altı çizilir ve
altına işbirliğine dahil olan personelin unvanı,
adı ve soyadı paraf bölümündeki şekle uygun
olarak yazılır.
 Gizlilik derecesi yazının gizlilik durumunu
belirten bölümdür. Yazı gizlilik derecesi
taşıyorsa, kağıdın üst ve alt ortasına gizlilik
derecesini gösteren kırmızı damga vurulur.
Gizlilik dereceleri, görev alanı ve hizmet
özelliğine göre kurum veya kuruluşça
belirlenir ve ancak gerekmesi halinde
kullanılır.
 Gereğinden fazla verilecek gizlilik
dereceleri işlemin gecikmesine sebep olacağı
gibi, gizlilik derecelerinin güvenliğinin
kaybolmasına da neden olacaktır. Yazıya
içinde bulunan bilgilerin gerektirdiği en
küçük gizlilik derecesi verilmelidir.
Kural olarak gizlilik derecesi taşıyan
yazılara aynı gizlilik derecesi ile cevap
verilmelidir.
Gizlilik derecesi ( gizli, çok gizli, özel,
kişiye özel) yazısının çıktığı bölüm/birim’in
yetkili amirince belirlenmektedir.
 Öncelik verilmesi gereken durumlarda
yazıya cevap verilmesi gereken tarih metin
içinde, yazının ivedi ve günlü olduğu ise
sayfanın sağ üst kısmında büyük harflerle
kırmızı renkli olarak belirtilir. Yazıyı alan bu
ivediliğin gereğini yapmakla yükümlüdür.
Resmî yazılara uygun sürede cevap
verilmemesi durumunda ilgili kurum ve
kuruluşlara tekit yazısı yazılır.
 Birden çok sayfalı yazılarda ilk sayfaya
numara konulmaz. Sayfa numarası diğer
sayfaların üst ortasına (--) işaretleri arasında
rakamla yazılır.
 Devam işareti, birden çok sayfası bulunan
yazılarda yazının bitmediğini belirten işarettir.
Devam işareti (./..) sayfanın sonunda sağa
yazlı olarak konulur.
 Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa
örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır"
ifadesi yazılarak imzalanır ve mühürlenir.
Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki
belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun
olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen
teknik tedbirleri alır.
 Gelen evrak, kayıt kaşesi kullanılarak
kaydedilir. Kamu kurum ve kuruluşları
kendilerine uygun bir kaşe hazırlar ve kullanırlar.
Bu kaşeler evrakın arka yüzüne basıldıktan sonra
evrakın tarih ve sayısı yazılır, ünite içinde hangi
bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün karşısına
gereği yapılmak veya bilgi vermek maksadıyla (x)
işareti konulur. Ek olduğunda bunların adedi en
alt sütunda rakamla belirtilir.
Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda,
doğrulama yapıldıktan sonra yazı ilgili birime
gönderilir.
 Çok gizli" gizlilik dereceli yazılarda, dış
zarfı açan görevli iç zarf üzerinde yer alan
"çok gizli" ibaresini gördüğünde zarfı
açmadan yetkili makama sunar. Bu görevli dış
zarfın içinde yer alan evrak senedini
imzalayarak bir nüshasını gönderen makama
iade eder.
 Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın
sol üst köşesinde, yazının gideceği yerin
iletişim bilgileri ise zarfın ortasında yer alır.
Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt
ortasına, ivedilik derecesi ise sağ üst köşeye
gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.
 Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. İç
zarfa yazı konulur, zarfın kapanma yerlerine
hazırlayanın parafları atılır ve saydam bant ile
paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır. İç zarfın
üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok
gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa
ivedilik derecesi sağ üst köşeye gelecek biçimde
kırmızı renkle belirtilir.
İç zarf ve iki suret evrak senedi dış zarfın
içine konularak gizlilik derecesi olmayan yazılar
gibi kapatılıp, üzerine gideceği yer ve evrak sayısı
yazılır. Dış zarfın üzerinde gizlilik derecesi
bulunmaz, varsa ivedilik derecesi kırmızı renkli
olarak belirtilir.
 Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve
kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır.
Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve
gönderilen belgelerin gizli olması durumunda
bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin
konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.