6.

PROTOKOL YAZILARI VE
RESMİ YAZILARDA
PROTOKOL KURALLARI

Öğretim Görevlisi
Meral GÜNEŞ ERGİN

1
A. PROTOKOL YAZILARI
• Kartvizit tebrik taziye davetiye ve mektuplar örgütsel
(kamusal ve kurumsal) yaşamda en çok kullanılan
protokol yazılarıdır. Söz konusu yazıların niteliksel ve
biçimsel özellikleri ve içerikleri aşağıda örneklerle
açıklanmıştır.
1.Mektuplar
• Kamu kurum ve kuruluşlarında mektuplar kurum amiri
yönetici tarafından “ÖZEL” antetli resmi kağıtlara yazılan
ve imzalanan özel kalem müdürlüğünden yada
sekreterlikten çıkan genellikle özel konuları içeren nama
(ad ve soyada) ve / veya unvana hitap eden yarı resmi 2
yazılardır.
2.Tebrik ve Teşekkür Yazıları ve
Kartları
a. Tebrik (Kutlama) Yazıları :
• Tebrik; kurumsal ve toplumsal yaşamda göreve başlama
üst göreve atanma ( yükselme) bir işi başarıyla
sonuçlandırma okulu bitirme evlenme doğum bayram ve
yeni yıl münasebetiyle özel kişilere yazılan kutlama
(tebrik) yazıları ”özel” antetli (başlıklı) resmi kağıtlara
yazılır.
• İlke olarak bayramlar ve özel günler kutlanır; yılbaşında
sağlık mutluluk ve başarılar dilenir.
3
Kutlama yazıları örnekleri aşağıda
verilmiştir :
• Yeni görevinizi yürekten kutlar; üstün başarı dileklerimle selam ve saygılar
sunarım.
• Yeni yılınızı kutlar sağlık mutluluk ve başarılar dilerim . Saygılarımla.
• Yeni yılda mutluluk ve başarılar dilerim. Saygılarımla.
• Bayramınızı en iyi dileklerimle kutlar içten selam ve saygılarımı sunarım.
• Bayramınızı yürekten tebrik eder, ellerinizden öperim.
• Okulunu üstün bir başarı ile bitirdiğin için seni yürekten kutlarım.
Gözlerinden öperim.
• Semtimizde mağazanıza gerçekten çok ihtiyacımız vardı. Kutlu
olsun.Sonsuz başarılar.
• Mutlu anneye ve talihli bebeğe sağlıklı uzun ömürler dilerim. İçten
sevgilerimle.
• Doğum gününüz kutlu olsun. İçtenlikle en iyi dileklerimi
sunarım.Saygılarımla.
• Evliliğinizi yürekten kutlar ; birlikte uzun ve mutlu yıllar dilerim. 4
Saygılarımla.
b. Teşekkür Yazıları:
• Bir dost veya yakının evinde konuk olarak kalındığında;
bir kişinin herhangi bir konuda yardımı olduğundan
kendisine teşekkür mektubu yazılır.
• Ayrıca gönderilen çiçek veya hediyeye karşı yazılı olarak
teşekkür etmek ( Teşekkür mektubu göndermek ) de
ince ve nazik bir davranıştır.
• Teşekkür mektubu memnuniyet ifadesi ile başlar,
teşekkürle sonuçlanır.

5
c. Tebrik ( Kutlama) Kartları:
• Kamusal ve özel kurum yöneticileri bayram ve
yeni yıl kutlamalarında üzerinde kurum / şirket
amblemi ve kurum adı yazılı olan kurumsal
(resmi) tebrik kartı bastırılabilir. Ancak tebrik
kartında basılı imza kullanmak doğru değildir.

• İmza tebrik kartlarına mutlaka elle ve lacivert

mürekkepli dolmakalemle ıslak olarak
atılmalıdır.

6
• Basılı kartlarda hitap bölümünde el yazısıyla
Değerli Dostum, Aziz Kardeşim ya da sonunda
Sevgilerimle veya Saygılarımla ya da Öperim v.b
yazmak o kişiye verilen önemi ve değeri gösterir.
• Ancak, resmi veya özel kurum (şirket) adına
gösterilen amblemli / antetli basılı tebrik kartları
yalnızca personele ve müşterilere gönderilir.
Üstlere ve büyüklere, akraba ve arkadaşlara
gönderilmez.
• Tebrik kartı kısa mektup değildir. Bu yüzden,
kartta yalnızca iyi dilekler ya da mesajlar ile
sevgi,saygı ve selamlar sunulur.
7
• Tebrik kartı büyük boyutta olur. Başta hitap (“Sayın”
sözcüğünden sonra kişinin adı ve soyadı )ortada kutlama,
sağlık ve mutluluk dileklerini içeren ifadeler; en sonda
saygı sunumu yer alır. Tebrik edenin adı , soyadı ve unvanı
kartın sol veya sağ altında bulunur.
• İmza daima metin ile isim arasındaki boşluğa atılır. Hiç
kimseye imzasız tebrik gönderilmemelidir.

8
• Aile yakınlarına ve dostlara gönderilen tebrik
kartlarında unvan yazılmaz, yalnızca kişinin adı ve soyadı
yazılır ve imzalanır.
• Tebrik kartında kişinin adı, soyadı ve unvanı üste
yazıldığında,üçüncü şahıs fiil kullanılır. (…kutlar,saygılar
sunar) Metnin altına tekrar ad ve soyadı yazılmaz;
yalnızca imza atılır. Ancak, bu tür tebrik kartı yalnızca alt
ve ast düzeydekilere ve müşterilere gönderilir.
• Tebrik kartına ayrıca kartvizit iliştirmek nazik ve uygun bir
davranış değildir. Bu tür kartlar reklam amacı taşıdığından
yalnızca müşterilere/vatandaşlara gönderilebilir.

9
• Küçüklerin büyüklere astların üstlere yılbaşı, dini
bayram v.b nedenlerle yazacakları tebrik kartlarını kendi
el yazılarıyla ve koyu mavi mürekkepli dolmakalemle
yazmaları gerekir. Bu mümkün olmazsa başlık ( hitap)
mutlaka elle yazılmalı ve imzalanmalıdır.
• Başında hitap olmayan ve imzalanmayan matbu bir
tebrik kartının üstlere ve büyüklere gönderilmesi büyük
bir saygısızlıktır.
• Büyüklerin küçüklere yöneticilerin personele böyle bir
kart göndermesi de örnek bir davranış değildir. Öte
yandan reklam amacı taşıyan antetli işyeri kartlarının
üstüne kartvizit ekleyerek dost ve akrabaların yeni yıl ve
bayramlarını kutlamak da uygun ve nazik bir davranış 10
değildir.
• Dost ve akrabaların yeni yıl ve bayramları özel olarak
bastırılan veya yazılan tebrik kartıyla kutlanır. Basılı
kartlarda yeni yılını yada bayramını kutladığınız kişiye
değer verdiğinizi ve bu işi ciddi olarak yaptığınızı belirtmek
için hitaba veya kartın altına el yazısıyla özel bir yazı
yazılmalı ve imzalanmalıdır.

• Aile yakınlarına ve dostlarına gönderilen kartlarda

kutlamanın ailece yapıldığı belirtilir. Örneğin kartın altına
“KÜÇÜK Ailesi “ ya da “ Büşra ve Ahmet KÜÇÜK “ yazılır.
Aile olarak gönderilen tebrik kartlarında ve mektuplarda
hitapta ve imzada hanımların adı daima önce yazılır.

11
• Elektronik ortamda e-posta yoluyla yapılan kutlamalarda
sanal kart göndermek mümkündür. Kart göndermek için
özel kart sitelerine girilerek o kişiye ve konuya uygun bir
kart seçilmelidir.
• Ancak iş ortamında üstlere sosyal ortamda yaşça
büyüklere ve kendisine özel sevgi ve saygı duyulan
kişilere e-posta tebrik göndermek doğru bir davranış
değildir. Bu kişilere özel tebrik kartı göndermek gereklidir.

12
• Kartpostallar açık (zarfsız) gönderildiğinde arkasına mektup
yazmak doğru değildir.
• Kartpostal bir mesajdır. Yalnızca iyi dilekler selam sevgi ve/
veya saygı ifadeleri yazılır.
Sayın Nihat AYTÜRK

Yeni yılınız sağlık mutluluk ve başarı dileklerimle kutlar ;

saygılar sunarım
(İmza)
Hasan YÜCESAN
Ankara İl Emniyet Müdürü

Ersem AKSAY
….Bankası Genel Müdür

Yeni yılınızı en iyi dilekleriyle kutlar saygılar sunar.

13
(İmza)
 Değerli ERGİN Ailesinin Ramazan Bayramını en iyi dileklerle
yürekten kutlar ; selam ve saygılar sunarız.

(İmza)
Büşra ve Ahmet KÜÇÜK

14
3.Başsağlığı (Taziye) Yazıları:
• Taziye, kurum mensuplarından ya da kurumla ilgili kişilerden veya
tanıdıklarından birinin vefat etmesi üzerine, yakınlarına ve\veya
çalıştığı kurumun amirine yazılan baş sağlığı mektubudur.

Sayın Bilgin Ailesi

Değerli dostum Ayşe Bilgin’i kaybetmiş olduğumuzu derin
bir üzüntüyle öğrenmiş bulunuyorum. Ayşe ‘nin seçkin
şahsiyeti ve başarılı çalışmaları hiçbir zaman unutulmayacaktır.
Derin üzüntülerimle acınızı yürekten paylaşır ; kederli
ailesine baş sağlığı ve Merhuma Tanrıdan engin rahmet dilerim
Saygılarımla. 15
Sevgi GÜZEL
4. Davetiyeler
• Davetiye yazılı bir çağrı mektubudur. Davetiye genellikle
kart yada mektup olarak gönderilir. Davetiye nazik ve
saygılı bir dil ve üslupla yazılmalı amacı kısa ve açık olarak
belirtilmeli; düzgün bir Türkçe kullanılmalı ; dil bilgisi ve
yazım kurallarına uyulmalıdır.
• Davetiye kartı zarif görünümlü ve kaliteli olmalıdır.
Kurumsal davetiyeleriyle resepsiyon , kokteyl ve yemek
davetiyelerinin biçimsel ve niteliksel özellikleri aşağıda
verilmiştir.

16
a) Tören davetiyeleri:
• Davetiye tek veya iki katlı kaliteli karton olup, ön kapağın
üstünde kurumun adı yer alır. Davetiye kartının içinde sol
iç kapakta PROGRAM en altta tören tarihi , saati ve yeri
yazılır. Kartın sağ iç kapağında üste davet sahibinin unvanı
ortada davet metni bulunur. Davetiye üzerine kesinlikle
imza atılmaz.
• Programda kokteyl ve sanatsal , sportif bir gösteri yada
müzik dinletisi varsa davetiyede belirtilir. Davetiyeler
kurye yada posta ile gönderilir

17
 (Amblem)
…. YÖNETİM KURULU BAŞKANI
KAYHAN EREN
Şirketimizin kuruluşunun 61’inci yıldönümü münasebetiyle
yapılacak özel gündemli toplantısına onur vermenizi saygılarımla
diler.
Yer: ….. Kongre Salonu
Tarih: 25 Mayıs 2008 saat : 14:30.

18
 PROGRAM
• Saygı Duruşu ve İstiklal Marşı
• Kültür Bakanlığı Çok Sesli Türk Müziği
Korosu
• Eğitim Dairesi Başkanının Açış Konuşması
• Kurs Birincisinin Kursiyerler Adına
Konuşması İÇİŞLERİ BAKANI
• İçişleri Bakanı Konuşması Rüştü Kazım YÜCELEN
86. Dönem Kaymakamlık
• Sayın Başbakanın Hitapları Kursunun sona ermesi nedeniyle
(Teşrif ve Tensip Buyurdukları Takdirde) yapılacak töreni
• Kura Çekimi, Ödül, Sertifika Dağıtımı onurlandırmanızı diler
• Kokteyl

Yer: İçişleri Bakanlığı Konferans Salonu

Tarih : 14 Şubat 2013
Saat: 10:00 19

L.C.V: 433 47 94
 PROGRAM
1. Atatürk ve Şehitlerimiz için Saygı Duruşu POLİS AKADEMİSİ
2. İstiklal Marşı BAŞKANI
3. Akademi Başkanının Konuşması
4. Mezunlar Adına Konuşma Hasan YÜCESAN
5. Emniyet Genel Müdürünün Konuşması
6. Sayın Devlet Büyüklerimizin Konuşmaları
(Emirlerine Maruzdur.)
7. Yemin Töreni
8. Yaş Kütüğüne Plaket Çakılması 1998 -- 1999
9. Armağan ve Diplomaların Verilmesi Eğitim – Öğretim Yılı
10. Tören Geçisi Polis Akademisi 54. Dönem
11. Kokteyl Mezunları İçin Düzenlenen
Diploma Törenini teşriflerinizi
Tören Yeri:Polis Akademisi Anıttepe arz eder.
Tören Tarihi :28 Haziran 1998
Tören Başlama Saati: 16:30 20

L.C.V: 232 07 42
b) Kokteyl Parti, Resepsiyon ve Yemek
Davetiyeleri:
• Kurumsal bir davetiyede kurumun ve davet sahibinin
adı soyadı davet eşli ise kurumun ve yetkilinin adı ve
soyadı ile birlikte eşi bay ya da bayan olarak yalnızca
soyadı yer alır. Davetiye davet edilecek kişinin ad ve
soyad bölüm boş bırakılır, mürekkepli dolmakalemle
resmi sıfatları el yazısıyla yazılır. Davetiyelerde
yetkilinin ve davet edilen kişinin adı ve soyadı önce
yazılır.
• Yabancı konuklara verilen resmi ve diplomatik nitelikli
eşli bir davette, davet sahibin eşi davetiyede bay veya
bayan olarak davetliden önce yer alır. Vali ve
büyükelçiler devlet adına davet ettiklerinden 21
davetiyenin sonuna saygıyla rica ederler.
 … GENEL MÜDÜRÜ
VE BAYAN NİHAT AYDIN

…..kuruluşunun 50’nci yıldönümü münasebetiyle verecekleri

resepsiyonu onurlandırmaları
Sayın Prof. Dr. Ali ERTEM ve Bayan ERTEM’ den
saygılarıyla dilerler.

Kıyafet : Smokin, koyu renk takım elbise

Devlet Konukevi - Ulus
25 Mayıs 2012, Saat:18:30 - 20:30 L.C.V . 230. 50. 00

22
5. Kartvizitler
• Kartvizit kişinin özel kimliğidir. Her yöneticinin meslek ve kariyer
sahibi herkesin kartviziti olmalıdır. Kartvizit posta ile gönderilmez
bizzat bırakılır.
• Hediye ve çiçek sepetine zarf içinde kartvizit iliştirilir. Kendini
tanıtmadan veya tanıştırılmadan sonra yaşça veya mevkice küçük
olanın ya da yeni gelenin kart sunması uygundur. Eş düzeyde olan
kişinin de kartını sunması nezaket gereğidir. Üstler astlarına kart
vermezler özel ve sosyal ilişkilerde iş gereği dışında erkeklerin
hanımlara , hanımlarında erkeklere kart vermesi uygun değildir.
Erkelerin kartviziti 5 x 9 cm, hanımlarınki ise 4,5 x 7,5 cm’dir.

• KARTVİZİT ÖRNEĞİ: Meral GÜNEŞ ERGİN

Öğretim Görevlisi 23
Ankara Üniversitesi Hukuk Fakültesi
Adalet Meslek Yüksekokulu
Tel: 595 52 78 gunes@ankara.edu.tr
B.RESMİ YAZI VE MEKTUPLARDA
PROTOKOL KURALLARI
• Resmi yazılar ve iş mektupları bütün kurumlarca en önemli
biçimsel ve haberleşme aracıdır. Kamu kurumlarında
uygulanan resmi yazışma kuralları 02 aralık 2004 tarihli
25658 sayılı resmi gazetede yayınlanan ve Bakanlar Kurulu
kararıyla yayınlanan yönetmelik ile düzenlenmiştir.

1.Hitap Biçimleri
Resmi yazılarda davet ve mektuplarda devlet adamlarına
ve üst yöneticilere resmi , yarı resmi sosyal hitap biçimleri
vardır.
24
a. Resmi Hitap Biçimleri :
(1) Kurum Dışı Yazılarda
• CUMHURBAŞKANLIĞI YÜCE KATINA
• BAŞBAKANLIK KATINA veya BAŞBAKANLIK MAKAMINA
• DPT MÜŞTEŞARLIĞINA
• SANAYİ VE TİCARET BAKANLIĞINA
• ERZURUM VALİLİĞİNE

(2) Kurum İçi Yazılarda:

• BAŞKANLIK MAKAMINA ,
• BAKANLIK MAKAMINA,
• MÜSTEŞARLIK MAKAMINA,
• VALİLİK MAKAMINA,
• REKTÖRLÜK MAKAMINA
25
b. Yarı Resmi Hitap Biçimleri
• Sayın Recep Tayyip ERDOĞAN
Başbakan

• Sayın Ali BABACAN

Devlet Bakanı

c. Sosyal Hitap Biçimleri

• Pek Muhterem Beyefendi,
• Pek Muhterem Hanımefendi
• Sayın Beyefendi,
• Sayın Hanımefendi
26
 2. Arz / Rica Kuralları
Kurum ve kuruluşlarda yazılı haberleşmenin doğru sonuçlanabilmesi için
yazıların bitimindeki ifade çok önemlidir.

Resmi yazılardaki ilkeler aşağıdaki gibidir:

• Alt ve ast kuruluşlara, birimlere ve kişilere “rica ederim.”
• Üst makamlara, üst kuruluşlara ve üst kişilere “arz ederim.”
• Aynı ve eşit düzeyde olan kuruluşlara ve kişilere “arz ederim.”
• Ast ve üst kuruluşlara/birimlere ve kişilere birlikte gönderilen dağıtımlı yazılarda
“arz ve rica ederim.”
• Başbakan veya bakan adına; makam olan Müsteşar, başkan, genel müdür, rektör
veya vali adına imzalanan bağlı alt ve ast kuruluşlara, birimlere ya da kişilere
gönderilen yazılarda “rica ederim” ifadesi kullanılır.

• Her ülkenin resmi yazışmalarında kendine göre de hitap biçimleri bulunmaktadır. 27

3. Saygı Sunum İfadeleri
• Devlet ve hükümet adamlarına üst yöneticilere ve
hanımlara yazılan resmi, Yarı resmi yada özel ve sosyal
içerikli yazı ve mektupların sonunda bulunan ifade
şekilleri şöyledir:
• En derin saygılarımı kabul buyurmalarını istirham
ederim,efendim.
• Derin saygılarımın kabulünü müsaadelerine arz ederim.
• Derin saygılarımın kabulünü dilerim
• En derin saygılarımla
• Derin saygılarımla
• Saygılarımla
28
4. İmza kuralları
• İmza yetkisi uluslar arasında ,kamu kurum ve
kuruluşlarında yapılan resmi yazılarda protokol konuşulur.
Çünkü bu belgelerde yetki bakımından düzey eşitliği
denklik ve karşılık esastır. Resmi yazılarda yazıyı
imzalayan kişinin adı ve soyadı ve unvanı sayfanın sağına
yanaşık biçimde metnin bitiminden 2 - 4 alta ortalanır.

Doç. Dr. Yusuf YONDEM Ahmet KÜÇÜK

VALİ Büyükelçi
Müsteşar Yrd. Müsteşar

29
• Yazıyı imzalayacak kişi kurumun “imza yetkileri
yönergesinde kendisine imza yetkisi verilen kişidir imzanın
hukuki ve idari anlamı kabul ediyorum demektir”
• Paraf, kısa imza demektir. Kısa imza kişinin adının ve
soyadının baş harflerini el yazısıyla yazmasıdır. Bunun idari
ve hukuki anlamı kontrol ettim ,katılıyorum demektir.
• Kamusal ve özel bütün kuruluşlarda önemli ve gizli yazılar,
onaylar, kararlar, genelgeler, tebliğler, duyurular, raporlar,
anlaşmalar, üst makamlara yazılan yazılar ile arşivlik bütün
yazı ve belgeler daima koyu lacivert mürekkepli
dolmakalemle imzalanmalıdır. Bütün kurum ve kuruluşlarda
ilgili üst kuruluşa hitaben yazılan yazılar makam sahibi
yönetici tarafından imzalanır.
30
ÖRNEK:
• MALİYE BAKANLIĞINA
• TRT GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE
• ERZURUM VALİLİĞİNE
• MALİYE BAKANLIĞINA
(Bütçe Genel Müdürlüğüne)
• ERZURUM VALİLİĞİNE
(İl Milli Eğitim Müdürlüğüne)
• GAZİ ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜNE
(Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına)

31
DERS BİTTİ TEŞEKKÜR EDERİM…

32