Lampiran 2

CONTOH
Arkib 2/08

BORANG PERMOHONAN BAGI PEMUSNAHAN REKOD AWAM

BUTIR-BUTIR JABATAN Untuk Kegunaan Arkib

Negara

(1) Kementerian/Jabatan/Agensi: (2) Bahagian/Cawangan/Unit: Tarikh Terima:

Sekolah Kebangsaan ABC Bahagian Pengurusan

(3) Pewujud Rekod [Jika tidak sama dengan (1)]: -

MAKLUMAT MENGENAI REKOD

(4) Nama dan No. Jadual Pelupusan Rekod: Jadual Pelupusan Rekod Buku Teks, KPM 2012

Bil. Tajuk Siri Tahun Diliputi Tempoh Unit Rekod Meter

(5) (6) (7) Pengekalan (9) Panjang
Yang Rekod
Ditentukan (10)
Daripada Kepada Dalam
Jadual
(8)
1. ( 1 ) Buku Teks – 2004 2006 1 tahun 500 10 m.p
(Pendidikan Khas)

2. ( 1 ) Buku Teks - (Peralihan) 2005 2006 1 tahun 450 9 m.p

3. ( 2 ) Buku Modul 2005 2007 6 bulan 300
6 m.p
4. ( 3 ) Buku Panduan Guru 2006 2007 1 tahun 100
3 m.p
Jumlah
Ukuran
Unit
Meter
Rekod:
Panjang
241350
Rekod:
28 m.p
(11) Mengikut seksyen 25 dan 26, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629], saya mengemukakan
permohonan ini bagi pemusnahan rekod di atas:

Nama Pegawai: Nur Atiqah Muslim Tandatangan dan Meterai/Cap Jabatan: Atikah

Jawatan: Pen. Tadbir Tarikh: 21 Disember 2012

Cop
Jabatan
n
 Lampiran 2 (a)

PENERANGAN

BORANG PERMOHONAN BAGI PEMUSNAHAN REKOD AWAM - Arkib 2/08

(1) Kementerian/Jabatan/Agensi: Nama Kementerian/ Jabatan/ Agensi/ Organisasi

yang memohon.

(2) Bahagian/ Cawangan/ Unit: Bahagian/ Cawangan/ Unit yang terdapat dalam
sesuatu jabatan/agensi yang memohon.

Nama Jabatan/Agensi : Sekolah Kebangsaan ABC

Nama Bahagian/ Cawangan/ Unit : Bahagian Pengurusan

(3) Pewujud Rekod [Jika tidak sama dengan (1)]: Kementerian/ Jabatan/ Agensi yang
mewujudkan atau menguruskan rekod mengikut fungsi dan aktvitinya tetapi
fungsi/aktivitinya telah diberhentikan kerana ‘jumud’ atau fungsinya telah diambilalih
oleh jabatan lain. Rekod-rekod tersebut disimpan dan dijaga oleh jabatan yang
menyenaraikan rekod tersebut.

Contoh: Suruhanjaya Keretapi Malaysia telah dijumudkan dan rekod-rekodnya

disimpan dan di bawah kawalan Suruhanjaya Perkhidmatan Awam. Oleh itu,
Suruhanjaya Perkhidmatan Awam bertanggungjawab mengambil tindakan
pelupusan bagi rekod-rekod Suruhanjaya Keretapi Malaysia.

(4) Nama dan No. Jadual Pelupusan Rekod: Nama dan Nombor Jadual Pelupusan
Rekod yang diberi oleh Arkib Negara Malaysia kepada jabatan/ agensi.

(5) Bil: Bilangan nombor seturut.

(6) Tajuk Siri: Tuliskan No. Bil. Perkara dan Tajuk Siri seperti yang terdapat dalam dalam
Jadual Pelupusan Rekod Urusan Am.

Contoh: (2) Buku Modul

Kod Kumpulan Buku Modul
Tajuk Siri seperti dalam JPR – Buku Modul

(7) Tahun Diliputi (Daripada Kepada): Tahun terawal dan terakhir rekod dalam tajuk
siri yang disenaraikan.

(8) Tempoh Pengekalan Yang Ditentukan Dalam Jadual: Rujuk tempoh masa dalam
ruangan Tindakan Pelupusan dalam Jadual Pelupusan Rekod.

(9) Unit Rekod: Merujuk kepada bilangan unit buku dalam setiap siri.
(10) Meter Panjang Rekod:

i. Jumlah Rekod – Bilangan unit buku dalam setiap siri.

ii. Meter Panjang – Ukuran matrik meter panjang bagi rekod. Sila rujuk kaedah
mengukur rekod seperti di Lampiran 6 - 8.

(11) Ruangan ini hendaklah diisi oleh pegawai yang bertanggungjawab membuat
permohonan pemusnahan rekod.

Catatan: Bagi tujuan permohonan pelupusan berdasarkan Jadual Pelupusan Rekod

(JPR), tempoh pengekalan yang berdasarkan kiraan tahun hendaklah mengambil kira
genap 12 bulan dari tempoh fail ditutup/ tamat tindakan.
 Lampiran 3
CONTOH

Arkib 12/08
PENENTUSAHAN PEMUSNAHAN REKOD AWAM

BUTIR-BUTIR JABATAN

(1) Kementerian/Jabatan/Agensi: (2) Bahagian/Cawangan/Unit:

Sekolah Kebangsaan ABC Bahagian Pengurusan

MAKLUMAT MENGENAI REKOD

(3) Surat Kebenaran Pemusnahan:

3.1 No. Rujukan: ANM600-14/24/20/8 3.2 Tarikh: 31 Disember 2012

(4) Perihal Rekod: Berkenaan dengan buku teks

(5) Meter Panjang Rekod Yang Dimusnahkan: 28 m.p

(6) Peringkat Keselamatan: Terbuka

(7) Kaedah Pemusnahan : No. Resit (Jika Dijual):………...

dibakar / dirincih dikitar semula dipadamkan dijual

(8) Tarikh Pemusnahan: 3. 1. 2013 (9) Tempat Pemusnahan: Pejabat Bahagian

Pentadbiran

PEGAWAI YANG MELAKSANAKAN PEMUSNAHAN

(10) Nama Pegawai: Norhanizah Mohd Salleh (11) Nama Saksi: Norhamizah Ali
Tandatangan:Norhanizah Tandatangan:Norhamizah
Jawatan: PT N17 Jawatan:PT N22

PENENTUSAHAN
12) Saya mengesahkan bahawa rekod di atas telah dimusnahkan dengan sewajarnya mengikut
Seksyen 25 dan 26, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]:
Nama Pegawai: Hasmah Zainol Tandatangan dan Meterai/Cap Jabatan:Hasmah

Jawatan: Pen. Peg. Tadbir Tarikh: 6.1.2013

Cop
Jabatan
n
 Lampiran 3 (a)

PENERANGAN

BORANG PENENTUSAHAN PEMUSNAHAN REKOD AWAM - Arkib 12/08

(1) Kementerian/Jabatan/Agensi: Nama Kementerian/Jabatan/Agensi yang

memohon. Contoh :

Nama Kementerian/Jabatan/Agensi: Sekolah Kebangsaan ABC

(2) Bahagian/Cawangan/Unit: Bahagian/cawangan/unit yang terdapat dalam

sesuatu Kementerian/Jabatan/Agensi yang memohon. Contoh:

Nama Bahagian/Cawangan/Unit: Bahagian Pengurusan

(3) Surat Kebenaran Bagi Pemusnahan:

(3.1) No. Rujukan : Merujuk kepada nombor rujukan surat kebenaran pemusnahan
dari Arkib Negara.

(3.2) Tarikh : Tarikh surat kebenaran pemusnahan dari Arkib Negara.

(4) Perihal Rekod : Merujuk kepada keterangan dan penjelasan ringkas mengenai isi
kandungan, jenis dan bentuk rekod yang telah dimusnahkan.

(5) Meter Panjang Rekod Yang Dimusnahkan : Merujuk kepada ukuran meter
panjang (linear metre) rekod yang telah dimusnahkan (Jabatan juga boleh
menyatakan jumlah unit rekod/ fail).

(6) Peringkat Keselamatan : Merujuk kepada peringkat pengelasan rekod/ dokumen

sama ada Terbuka, Terhad, Sulit, Rahsia, dan Rahsia Besar.

(7) Kaedah Pemusnahan : Sila tandakan kaedah pemusnahan rekod atau sekiranya ada
kaedah lain yang digunakan sila nyatakan.

(8) Tarikh Pemusnahan : Merujuk kepada tarikh melaksanakan perbuatan

memusnahkan.

(9) Tempat Pemusnahan : Merujuk kepada lokasi di mana rekod dimusnahkan.

(10) & (11) Pegawai Yang Menjalankan Pemusnahan : Merujuk kepada pengesahan
pemusnahan oleh pegawai dan saksi yang melaksanakan pemusnahanrekod.

(12) Penentusahan : Merujuk kepada pengesahan pemusnahan oleh pegawai penyelia.

 Lampiran 4
TATACARA PELUPUSAN BUKU TEKS OLEH SEKOLAH DI BAWAH JABATAN
PELAJARAN NEGERI SELURUH NEGARA

MULA

1 Sekolah menubuhkan Jawatankuasa Pelupusan

(dipengerusikan oleh Pengetua/ Guru Besar)

2 Pengasingan buku teks yang akan dilupuskan oleh

pihak sekolah

Sekolah melengkapkan Borang Permohonan

3
Pemusnahan Rekod Awam Arkib 2/08 dan
menghantar ke JPN

4 JPN mengumpul dan menyemak borang permohonan

secara berkelompok yang diterima daripada pihak
sekolah. JPN boleh membuat pemantauan ke sekolah

5 JPN mengemukakan Borang Arkib 2/08 kepada Arkib

Negara mengikut kelompok dan salinan kepada pihak
Audit Negara

6 JPN menerima kelulusan daripada Arkib Negara dan

menghantar surat kelulusan kepada sekolah terlibat

7 Pelaksanaan pelupusan berdasarkan syor kaedah

yang telah diluluskan mengikut JPN masing-masing

8 Sekolah menghantar satu (1) salinan Borang

Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam Arkib
12/08 ke JPN untuk dipanjangkan ke Arkib Negara

9 Sekolah mengemaskini buku stok

TAMAT Lampiran 5
PROSES KERJA BAGI PENGURUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS OLEH
SEKOLAH DI BAWAHJABATAN PELAJARAN SELURUH NEGARA

LANGKAH PROSES KERJA

Pihak sekolah diminta untuk menubuhkan Lembaga Pemeriksa
1 Pelupusan. Lembaga Pemeriksa Pelupusan dipengerusikan
oleh Pengetua atau Guru Besar.

Guru Penyelaras SPBT dikehendaki mengemaskini data buku

2 teks SPBT tahun semasa sebelum mengenal pasti dan
membuat pengasingan semua buku teks yang akan dilupuskan.

JPN menghantar surat arahan untuk melaksanakan pelupusan

ke sekolah. Sekolah perlu melengkapkan Borang Permohonan
3.
Pemusnahan Rekod Awam Arkib 2/08 dan menghantar kepada
JPN.

JPN akan menyemak dan mengumpul semua borang

permohonan Arkib 2/08 daripada sekolah sebelum dihantar ke
4
Arkib Negara. JPN boleh membuat pemantauan ke sekolah
untuk memastikan sekolah melaksanakan prosedur yang betul.

JPN mengemukakan Borang Arkib 2/08 kepada Arkib Negara

mengikut kelompok dan salinan kepada pihak Audit Negara.
5
Proses kelulusan daripada Arkib Negara akan mengambil masa
sekurang-kurangnya 14 hari bekerja.

JPN menerima kelulusan daripada Arkib Negara dan

menghantar surat kelulusan kepada sekolah yang memohon.
6
Pihak sekolah akan merujuk kepada JPN untuk mengambil
tindakan seterusnya.

Pelaksanaan pelupusan berdasarkan syor kaedah yang telah

7 diluluskan mengikut JPN masing-masing sehingga buku yang
perlu dilupuskan dikeluarkan daripada simpanan sekolah.

Sekolah menghantar satu (1) salinan Borang Penentusahan

8 Pemusnahan Rekod Awam Arkib 12/08 ke JPN untuk
dipanjangkan ke Arkib Negara.

9 Sekolah mengemas kini buku stok.