Dalam pelaksanaan sesuatu majlis, peranan jawatankuasa adalah sangat penting.

Jawatankuasa disini adalah bukan bermaksud jawatankuasa yang ditubuhkan khas untuk
sesuatu majlis atau adhoc tetapi ahli jawatankuasan (AJK) yang telah dilantik serta
mempunyai tugasan masing-masing dalam majlis tersebut.
Berikutnya pula kepada tempat majlis, penentuan tempat majlis adalah perlu dibuat
awal kerana tempat majlis ada kaitannya dengan bilangan tetamu dan anggaran
perbelanjaan. Perkara-perkara penting yang mesti diambil kira adalah seperti diketahui
umum dan senang untuk dituju, mempunyai tempat letak kereta yang mencukupi,
mempunyai ruang legar yang luas, mempunyai kemudahan asas yang mencukupi dan
sesuai dengan jenis majlis yang hendak diadakan. Ada majlis yang dibuat di dalam dewan
dan ada juga majlis yang di buat di dewan terbuka. Penggunaan protocol adalah tertakluk
kepada jenis majlis dan juga tempat majlis itu diadakan.
Bagi aspek penyediaan senarai jemputan pula, bagi setiap majlis hendaklah disediakan
dalam lima bentuk antaranya ringkasan senarai iaitu senarai yang melibatkan kategori dan
bilangan tetamu yang bertujuan untuk mengetahui kategori tetamu, bilangannya, kombinasi
dan peringkat tetamu, senarai nama yang menyenaraikan nama-nama tetamu mengikut
kategori dan senarai nama ini akan melibatkan nama penuh dengan gelaran dan darjah
kebesaran yang disandang, nama isteri (jika diketahui), jawatan atau pangkat, alamat
pejabat lengkap dengan poskod, nombor telefon pejabat, alamat rumah lengkap dengan
poskod, nombor telefon rumah, nama setiausaha sulit dan nombor telefon jika ada, senarai
mengikut keutamaan iaitu senarai tetamu disusun mengikut pangkat mengikut panduan
daripada Susunan Keutamaan Persekutuan atau negeri, senarai jawapan kehadiran iaitu
senarai kehadiran dan ketidakhadiran sebaik sahaja menerima jawapan hadir atau tidak
hadir dan yang terakhir senarai hadir iaitu sebarai yang terakhir dan mengandungi senarai
tetamu yang menjawab hadir sahaja ke majlis tersebut.
Seterusnya kita pergi kepada aspek aturcara majlis. Aturcara majlis ialah urutan cara dalam
sesuatu majlis dari mula hingga ke akhir. Majlis rasmi kerajaan yang diadakan pada sebelah
malam hendaklah dimulakan selepas jam 8 malam dan ditamatkan selewat-lewatnya pada
jam 11.30 malam. Manakala jika majlis diadakan pada siang hari pada hari Jumaat
hendaklah ditamatkan sebelum 12.15 tengahhari dan jika dimulakan pada sebelah petang
hendaklah tidak lebih awal daripada 2.45 petang. Cara membuat aturcara majlis dengan
menyenaraikan dahulu acaranya mengikut urutannya.
Bagi aspek pengurusan penulisan dan pengedaran kad jemputan pula kad jemputan
hendaklah mengikut butir-butir berikut iaitu nama majlis, penganjur atau yang menjemput,
logo agensi, tempat majlis, ruang nama jemputan, tarikh majlis diadakan, masa majlis
bermula dan masa majlis berakhir , masa ketibaan tetamu, panduan pakaian, nama dan
nombor telefon rujukan, aturcara majlis, kad jawapan serta plan lokasi. Nama tetamu pada
kad jemputan hendaklah ditulis dengan tangan manakala sampulnya ditaip dan diedarkan 4
minggu sebelum majlis diadakan. Jika masa lewat iaitu kurang dari dua minggu kad-kad
jemputan hendaklah dihantar dengan tangan.
Beredar pula kepada aspek pemilihan menu. Terdapat tiga kategori pemilihan menu iaitu
jamuan ringan di dalam sesuatu majlis. Jamuan ringan di dalam sesuatu majlis ialah jamuan
yang diadakn di pertengahan majlis ataupun di penghujung majlis. Menu bagi jamuan ini
tidak perlu
berat dan jenisnya pula mengikut cara jamuan itu diadakan samada buffet berdiri, buffet
duduk atau duduk. Selain daripada itu adalah majlis jamuan khas ringan yang diadakan
secara duduk dan dengan itu boleh disediakan menu yang lebih berat dan jenis buffet.
Walaubagaimanapun kombinasi kuih muih hendaklah mengikut prinsip ; manis-pedas,
berbnungkus-terbuka, warna-warni, keras-lembut dan sebagainya. Pemilihan menu yang
terakhir adalah menu bagi majlis jamuan makan. Bagi jamuan makan terbahagi kepada dua
iaitu menu biasa dan menu barat. Makanan Cina tidak sesuai bagi majlis rasmi dan formal
sebab cara menghidangnya sukar mengikut amalan protokol di Malaysia.
Bagi susunan tempat duduk pula, dalam majlis rasmi dan formal susunan tempat duduk
mesti mematuhi susunan keutamaan yang diwartakan. Jika majlis diadakan di negeri maka
satu persetujuan hendaklah dicapai antara protokol persekutuan dan protokol negeri
mengikut prinsip-prinsip yang ditetapkan. Dalam apa jua majlis kecuali Majlis Konvokesyen
Universiti dan jamuan makan tetamu yang duduk di pentas atau meja khas hendaklah
dihadkan. Penentuan susunan tempat duduk adalah seperti berikut bentuk-bentuk susunan
tempat duduk, susunan keutamaan , dif-dif paling hampir sekali dengan tetamu khas ialah
dif terkanan. Kekananan bermula dari kanan tetamu khas, susunan tempat duduk di pentas
dan dif-dif hendaklah mengikut kekananan, pentas utama, majlis jamuan rasmi, jumlah ganjil
atau genap dan sebagainya.
Beralih pula kepada aspek terpenting dalam majlis dan sering dianggap serius iaitu
pengacaraan majlis formal. Pengacara hendaklah terdiri daripada mereka yang
berkebolehan dalam bidang ini dan tidak semua orang boleh menjadi juruacara yang baik.
Tujuan utama ialah memaklumkan kepada tetamu apa yang akan berlaku mengikut urutan
acara majlis. Setiap pengumuman pula mengandungi butir-butir seperti masa, cue dan teks
pengumuman.
Berikutnya adalah mengenai aturcara pentadbiran, aturcara pentadbiran adalah merupakan
aturcara majlis yang ditulis secara terperinci dengan tujuan sebagai panduan utnuk pegawai
yang mengendalikan majlis tersebut, sebagai panduan kepada semua pegawai dan pekerja
yang terlibat dalam majlis tersebut, untuk menentukan majlis tersebut, untuk menentukan
majlis berkenaan berjalan licin dan mengikut lunas-lunas protocol yang diterima, untuk
mengawal masa, untuk menjadi panduan masa akan datang sebagai rekod.
Kebanyakkan majlis yang kita hadiri mempunyai penyambut tetamu. Peranan penyambut
tetamu adalah mengetahui mengenai maklumat majlis, aturcara keraian yang berkenaan,
susunan tempat duduk, kawasan yang diuntukkan, tempat-tempat penting, senarai tetamu
yang dijemput, senarai tetamu khas, pakaian penyambut, cara menyambut, mengenali
tetamu, ketibaan penyambut, pertanyaan dan teguran, kesulitan serta mudah senyum.
Aspek yang terakhir pula adalah raptai. Raptai adalah penting bagi sesuatu majlis dan
hendaklah diadakan beberapa kali mengikut keperluan. Tujuan raptai adalah supaya mereka
yang terlibat tahu akan tugas dan tanggungjawabnya, untuk menentukan urutan majlis,
untuk menentukan jangka masa yang tepat, untuk memperbaiki kelemahan yang ada, untuk
penyelarasan acara, untuk membiasakan petugas-petugas dengan keadaan tempat.
4.0 Kesimpulan
Sebagai kesimpulan yang boleh dirumuskan berdasarkan aspek-aspek pengurusan yang
telah diterangkan, andainya sesuatu aspek pengurusan tertinggal maka akan terdapatnya
sedikit masalah dalam majlis tersebut. Ini boleh mendatangkan tanggapan yang negatif
terhadap penganjur program tersebut. Daripada itu, jawatankuasa yang dibentuk hendaklah
bertanggungjawab dengan amanah yang telah diberikan kepada mereka.
5.0 Rujukan
http://protokolum.blogspot.com/2009/02/definisi-protokol.html
http://protokoldanetikasosial.blogspot.com/2009/10/protokol-dan-etika-sosial.html
http://www.scribd.com/doc/4853975/Protokol-dan-Etiket-Majlis-Rasmi
http://www.istananegara.gov.my/istananegara2/index.php/protokol-diraja.html
http://www.melaka.gov.my/bm/sektor-khidmat-pengurusan/bahagian-khidmat-
pengurusan/unit-pengurusan-majlis-a-protokol.html

1.0 PENGUCAPAN AWAM BERKESAN

Pengucapan awam pula boleh didefinisikan sebagai pelahiran bahasa dengan penuh
makna melalui komunikasi lisan (suara dan perkataan) dan bukan lisan (anggota tubuh
perucap). Pengucapan umum menggunakan komunikasi vebal dan bukan verbal (Abdul
Mua’ti Ahmad, 2000). Kemahiran berkomunikasi bukanlah suatu yang diperolehi secara
semulajadi tetapi setiap orang perlu berusaha untuk memajukan diri dalam bidang
pengucapan awam. Semua orang boleh menjadi perucap yang baik seandainya dia sentiasa
bersedia setiap kali perlu berhadapan dengan individu yang lain samada semasa sesi
temuduga, memberi ceramah, membuat pembentangan dan sebagainya.
Lima elemen asas dalam pengucapan awam iaitu “Who is saying ‘what’ to ‘whom’
using ‘what’ medium with ‘what’ effects”. Lima elemen ini amat penting dalam asas
pengucapan awam bagi memastikan perucap tidak lari dari tujuannya serta dapat
menyampaikan maklumat kepada pendengar dengan berkesan.
 Bagi melahirkan sebuah pengucapan yang efektif, seseorang itu perlu menangani
rasa
gugup dalam dirinya. Rasa gugup merupakan punca seseorang itu tidak dapat membuat
penyampaian dengan baik. Perucap perlu mengawal rasa gementar dengan berucap terus
dan tidak berhenti kerana rasa gugup. Sebelum membuat pengucapan, seseorang itu
perlulah mengumpul idea dan maklumat bagi memastikan ucapannya lebih sistematik dan
teratur. Persediaan awal dengan mencari maklumat tambahan mengenai sesuatu perkara
yang akan disampaikan dapat membantu perucap untuk memperuntukkan masa yang
diberikan dengan lebih bermanfaat dan tidak termangu – mangu kehabisan idea sekiranya
masa yang diperuntukkan adalah lebih lama dari jangkaan perucap. Bahan – bahan yang
telah dikumpul perlu disusun dengan teratur dan sistematik bagi mengelakkan kekeliruan
semasa penyampaian. Susunan bahan yang baik adalah dengan mengikut sekuen,
mengikut kategori, mempunyai masalah dan penyelesaiannya serta mempunyai kontra dan
perbandingan.
Untuk memastikan perucap tidak membuat kesilapan, perucap juga perlu
menganalisa
audiens. Ini amat penting kerana maklumat yang disampaikan perlu bersesuaian dengan
penerimaan audiens. Oleh itu, menganalisa audiens terlebih dahulu adalah amat penting
bagi memastikan pendengar menerima mesej yang disampaikan dengan baik.
Sebagaimana yang diketahui, mesej adalah maklumat yang disampaikan oleh perucap.
Mesej yang disampaikan akan berjaya sekiranya perucap memilih tajuk yang sesuai,
perkataan serta bahasa yang tepat iaitu memenuhi keperluan audien (pendengar), dapat
memberikan contoh yang sesuai, susunan mesej yang disampaikan adalah jelas dan tepat
serta dapat menyampaikan mesej tersebut dengan gaya yang sesuai dimana tidak
menyentuh sensiviti audien.
Penampilan diri memainkan peranan yang penting bagi seseorang perucap untuk
menghasilkan pengucapan yang berkesan kerana ini memberi impak kepada personaliti
perucap ketika berada di kalangan sekumpulan pendengar. Mehribian (1971), menyatakan
bahawa penampilan diri merangkumi gaya atau ‘bahasa bukan lisan’ dan merupakan salah
satu elemen penting dalam pengucapan awam. Pembuka bicara merupakan permulaan
yang akan menunjukkan samada persembahan seseorang itu akan menjadi menarik
ataupun tidak. Pengucapan yang berkesan akan menjadi lebih menarik sekiranya perucap
pandai menyelitkan unsur jenaka sebagai pemanis dalam mesej yang disampaikan.
Pengucapan awam yang berkesan dapat dinilai sekiranya mendapat respon dan maklum
balas dari audien. Perucap yang bijak pandai bertindakbalas pada maklumbalas dari
pendengar serta memberi penerangan yang jelas dan tepat.
 Alat bantu tampak (ABT) adalah apa sahaja alat yang boleh dilihat oleh audien untuk
membantu perucap menyampaikan mesej kepada audien. ABT membantu perucap untuk
menyampaikan mesej dengan lebih jelas. Bahasa adalah alat perutusan atau penyampaian
mesej sama ada yang berbentuk konsep, idea, teori atau digunakan untuk memberi dan
mendapatkan maklumat dan sebagainya bagi mempengaruhi fikiran serta tindakan audien
sasaran. Bahasa yang digunakan oleh perucap perlulah jelas, dinyatakan dengan mudah,
terang dan tidak mengelirukan.