GTCL - FS - RFI151 - Gratuity Individual Statement v0.01

FPT INFORMATION SYSTEM CORPORATION
DESIGN, SUPPLY, INSTALLATION AND

IMPLEMENTATION OF ENTERPRISE RESOURCE
PLANNING/ENTERPRISE ASSET MANAGEMENT (ERP/EAM)
SYSTEM AND RELATED SUPPORT AND TRAINING
(Contract No. GTCL-G2 dated April 7, 2016 under IDA Credit No: 4508-BD.)
FUNCTIONAL SPECIFICATION
REPORT/FORM
Project code: GTCL-02

Document code: GTCL_FS_RFI144_Gratuity Individual
Statement v0.01
Version: v0.01
Dhaka, Apr 2018

GTCL_Functional Specification_RPM001
RECORD OF CHANGE
Version Date Changed Changed by Summary of Changes Change Reference

V0.01 18-Apr-2018 QuangNDM Create new document
Page 2 of 36
SIGNATURE PAGE
Prepared by: Date
Date
Reviewed by: Hy Thanh Tung Date

FIS Project Manager
Approved by: Date

GTCL Project Director
Date
FIS Project Director
<Add more, if needed >
Page 3 of 36
TABLE OF CONTENTS
1. DOCUMENT OVERVIEW................................................................................................6
1.1. Objective of this Document...............................................................................................6
1.2. Scope of document.............................................................................................................6
2. BUSINESS REQUIREMENT.............................................................................................7
2.1. Business Requirements......................................................................................................7
2.2. Assumptions.......................................................................................................................7
3. OBJECT DETAIL...............................................................................................................8
3.1. Report/Form Layout...........................................................................................................8
3.2. Input Parameters.................................................................................................................8
3.3. Report/ Form Layout Mapping..........................................................................................9
3.4. Other Details....................................................................................................................10
4. OPEN/CLOSED ISSUE.....................................................................................................11
Page 4 of 36
TERMINOLOGY AND DEFINITION
Terminology Definition Remark

PD Project Director
PM Project Manager
TL Team leader
DB Database
V Version
FIS FPT Information System
GTCL Gas Transmission Company
Limited
<Add more, if needed>
Table1: Terminology and Definition
Page 5 of 36
1. DOCUMENT OVERVIEW
1.1. Objective of this Document
The objectives of this Functional Specification are as follows:
 To document the business requirements resulting in this Report Customization.
 To specify the Report Customization from a functional standpoint giving as much detail
as possible to enable the Developer to carry out the modification.
 To provide guidance to the Developer as to how this Report Customization should be unit
tested by documenting any specific conditions and parameters that must be tested.
1.2. Scope of document

This document is not a technical specification; these requirements will be covered in the
corresponding Technical Specification.
This single Functional Specification shall NOT yield separate Technical Specifications, Software
Builds, and Unit Test Scripts for: the source system; middle layer and the target system.
Page 6 of 36
2. BUSINESS REQUIREMENT
2.1. Business Requirements
<Define High-level business requirement>
2.2. Assumptions
<List all assumptions>
Page 7 of 36
3. OBJECT DETAIL
<Describe the details requirement and design such as input parameters, report criteria, report
layout and mapping and etc>
3.1. Report/Form Layout

Smartform
Page 8 of 36
Gas Transmission Company Ltd. Employees Gratuity Fund Trust (1)

Gas Transmission Company Ltd. (2)
Plot: F-18/A, Sher-E-Bangla Nagor Administrative Area, Agargoan, Dhaka-1207 (3)
GRATUITY STATUS FOR THE YEAR ENDED 30TH JUNE 2017 (4)
PART- A: Personal Information. (5)
Name : (6) ABC ID Code : (12) 06135
Designation : (7) Manager Date of Joining : (13) 01/07/1982
Section : (8) ABC Date of Retirement : (14) 31/12/2015
Department : (9) Fund Date of Birth : (15) 01/01/1970
Division : (10) Finance Length of Service : (16) 33 Years 6 Months 3 days
Nominee : (11) 1) ABC = 50% Basic Pay : (17) Tk.34,010.00
2) DEF = 25%
3) GHI = 25%
PART- B: Financial Information. (18)
Opening Balance Current Year Closing Balance
Page 9 of 36
01.07.2016 (19) Provision (20) 30.06.2017 (21)
22,67,300.00 45,380.00 23,12,680.00
Total Gratuity (22) 23,12,680.00
AM (Gratuity & Welfare) Manager (Gratuity & Welfare) DGM (Funds) & Secretary,
GTCL Employees Gratuity Fund Trust (23)
3.2. Input Parameters
Ref# Parameter Description Condition/ Default Mandatory Remark

Validation Value / Optional
Name
1 Company GTCL M
code
2 Fiscal Year M If <2018, hiển

thị thông báo
không có dữ
liệu. Data not
exist.
3 Personnel Multi value M

Number
Page 10 of 36
3.2.1. Report/ Form Layout Mapping

The report layout mapping is defined as follows:
Ref Display field SA Forma Logic/Notes

# P t
fiel
d
Header
1 Fix as template
2 Fix as template
3 Fix as template
4 “GRATUITY STATUS FOR THE YEAR ENDED 30TH JUNE YYYY”
Với YYYY là fiscal year ở parameter
5 Fix as template
18 Fix as template
23 Fix as template:
AM (Gratuity & Welfare) Manager (Gratuity & Welfare) DGM (Funds) & Secretary,
GTCL Employees Gratuity Fund Trust


# P t
fiel
d
Body
6 Name Char T-code PA20, điền số ID ở parameter, lấy thông tin ở field Name
Page 12 of 36

# P t
fiel
d
7 Designation Char T-code PA20, lấy thông tin ở field Postion
Page 13 of 36

# P t
fiel
d
Page 14 of 36

# P t
fiel
d
Go to table T528T
Page 15 of 36

# P t
fiel
d
8 Section Dựa theo PA20, infotype 0001,
Logic lấy ORg

report zrhr001.xlsx
Logic theo file sau, lấy theo Org Unit ở phía trên, không có thông tin section thì
để trống
Page 16 of 36

# P t
fiel
d
9 Department Follow Ref#8, nếu không có thông tin của Department thì để trống
10 Division Follow Ref#8, nếu không có thông tin của Division thì để trống
11 Nominee Nominee = XX%
T-code Pa20 Info type 0591
Page 17 of 36

# P t
fiel
d
Page 18 of 36

# P t
fiel
d
Mỗi dòng ở cột Nominee tương ứng với 1 người, số % lấy ở cột Share
12 ID Code Personnel Number ở parameter

13 Date of
Joining
Page 19 of 36

# P t
fiel
d
Tcode PA30/PA20
Input ID. No and Infotype 0041
(If exist info type 0041) select Date of Joinning from infotype 0041
Page 20 of 36

# P t
fiel
d
Select overview
Highlight record has date type 01

Select change
Choose date “01.01.1993” of date type “01” (only choose Date of type 01)
If not exist infotype 0041 follow logic from infotype 0000)
Page 21 of 36

# P t
fiel
d
Screen PA20
Page 22 of 36

# P t
fiel
d
Lấy Start Date của action cũ nhất
Page 23 of 36

# P t
fiel
d
14 Date of Nếu ID nhân viên thuộc group F, field này để trống
Retirement Nếu ID nhân viên thuộc group G, H, I, theo logic sau:
PA20, Infotype 0000,
Lấy Start date – 1 day của record mới nhất thuộc group G, H, I
Page 24 of 36

# P t
fiel
d
15 Date of Birth PA20
Page 25 of 36

# P t
fiel
d
Page 26 of 36

# P t
fiel
d
16 Length of YY Years MM Months DD Days

Service Nếu ID thuộc employee group F, lấy ngày chạy báo cáo – Ref#13
Nếu ID thuộc employee group G,H,I lấy Ref#14 – Ref#13
Page 27 of 36

# P t
fiel
d
17 Basic Pay At screen PA20, lấy amount ở wage type 6570
Page 28 of 36

# P t
fiel
d
Page 29 of 36

# P t
fiel
d
19 Openning 1. Trong trường hợp parameter của fiscal year là 2018, lấy giá trị của Openning balance
balance 01.07. Ref#19 theo bảng zFIXED38, ID nhân viên tương ứng với cột Gratuity as on
(YYYY-1) 30.06.2017
2. Trường hợp fiscal year ở parameter >=2019:
Nếu ID nhân viên thuộc group F Ref#19 = Basic as on 30.06.(YYYY-1) * Percentage of basic
salary * Conversion Rate (Tk.) * 50%
 Basic as on 30.06.(YYYY-1)
Info type 0008: So sánh ngày “30.06.(YYYY-1)” với ngày Start date to End Date ở các
record, “30.06.YYYY-1” nằm ở record nào thì lấy giá trị ở cột Amount của record đó.
Page 30 of 36

# P t
fiel
d
 Giá trị của Percentage of basic salary và Conversion Rate (Tk.) lấy theo logic sau:
Ref#16 làm tròn phần lẻ thành 1 năm nếu phần lẻ >=120 ngày, nếu phần lẻ nhỏ hơn 120
ngày không làm tròn. Ví dụ 1 năm 120 ngày làm tròn thành 2 năm.
Từ giá trị làm tròn của Ref#16 – 1 (lùi 1 năm) tìm trên bảng ZGratuity tương ứng với giá trị nào của
Percentage of basic salary và Conversion Rate (Tk.) thì lấy ra (nếu nhỏ hơn 5 thì = 0, lơn
hơn 25 thì lấy giá trị của 25)
Nếu ID nhân viên thuộc Group G,H:

Bước 1 check employee ID
1.1. ID =531, 547, 474, 498, 510, 520, 530, 549 thì lấy zFIXED38
1.2. ID khác các mã trên đối chiếu ngày Date of Retirement (Ref#14) với ngày 01.07.(YYYY-1).
Nếu ngày Ref#14 > = 01.07.(YYYY-1) lấy theo công thức = Basic as on 30.06.(YYYY-1) *
Percentage of basic salary * Conversion Rate (Tk.) * 50%. (logic tương tự cách lấy của ID thuộc
group F)
Nếu ngày Ref#14 < 01.07.(YYYY-1) thì lấy Basic as on 30.06.YYYY * Percentage of basic salary *
Conversion Rate (Tk.) * 50%.
Từ giá trị làm tròn của Ref#16 tìm trên bảng ZGratuity tương ứng với giá trị nào của
Percentage of basic salary và Conversion Rate (Tk.) thì lấy ra (nếu nhỏ hơn 5 thì = 0, lơn hơn 25 thì
lấy giá trị của 25)
Page 31 of 36

# P t
fiel
d
Bước 2:
Go to table BSEG, sum up (Debit – Credit) all line item of G/L 1110007 to date 30.06.YYYY-1
has Personnel No (PERNR_D) = REF#4.
Bước 3: Bước 1 – Bước 2
Page 32 of 36

# P t
fiel
d
20 Current Year Nếu ID nhân viên thuộc employee group F, theo logic sau:
Provision Ref#20 = Basic as on 30.06.YYYY * Percentage of basic salary * Conversion Rate (Tk.) * 50% -
Ref#19
 Basic as on 30.06.YYYY
Info type 0008
So sánh ngày “30.06.YYYY” với ngày Start date to End Date ở các record,
“30.06.YYYY” nằm ở record nào thì lấy giá trị ở cột Amount của record đó.
 Ref#16 làm tròn phần lẻ thành 1 năm nếu phần lẻ >=120 ngày, nếu phần lẻ nhỏ hơn 120
ngày không làm tròn. Ví dụ 1 năm 120 ngày làm tròn thành 2 năm.
Từ giá trị làm tròn của Ref#16, tìm trên bảng ZGratuity tương ứng với giá trị nào của
Percentage of basic salary và Conversion Rate (Tk.) thì lấy ra., (nếu nhỏ hơn 5 thì = 0, nếu
lơn hơn 25 lấy giá trị của 25)
Page 33 of 36

# P t
fiel
d
Nếu ID nhân viên thuộc Group G,H theo logic sau:
Ref#20 = (1) – (2) – (3)
Bước 1: lấy Basic as on 30.06.YYYY * Applicable Rate * Multiplier (Per Taka) * 50%
Applicable Rate và Multiplier (Per Taka) lấy ở bảng ZGratuity tương ứng với giá trị làm tròn của Ref#16
Bước 2: Go to table BSEG, Filter all line item of G/L 1110007 from beginning to 30.06.(YYYY-
1) which has Personnel No (PERNR_D) = REF#12 and Doc type = JV, sum up amount (Debit -
Credit)
Bước 3: Bước 1 – Ref#19 – Bước 2 (Nếu âm hiển thị = 0) (1)
Bước 4: Go to table BSEG, Filter all line item of G/L 1110007 from 01.07.YYYY-1 to
30.06.YYYY which has Personnel No (PERNR_D) = REF#12 and Doc type = JV, sum up
amount (Debit - Credit) (2)
Bước 5: Go to table BSEG: always choose G/L account 1110007

Go to table BSEG, Filter all line item of G/L 1110007 from 01.07.YYYY-1 to 30.06.YYYY
which has Personnel No (PERNR_D) = REF#12 and Doc type not JV, sum up (Debit – Credit)
all amount (3)
Page 34 of 36

# P t
fiel
d
21 Closing Ref#19 + Ref#20
balance
30.06.YYYY
22 Total =Ref#21
Gratuity
Footer
3.3. Other Details

<Describe the other information like report size, sorting, totaling,,..>
Page 35 of 36
4. OPEN/CLOSED ISSUE
Ref. Document Status
ID Issue Resolution Responsibility Target Date
(if any) (O/C)
Page 36 of 36

GTCL - FS - RFI151 - Gratuity Individual Statement v0.01

Uploaded by

Document Information

Original Description:

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

GTCL - FS - RFI151 - Gratuity Individual Statement v0.01

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

FPT INFORMATION SYSTEM CORPORATION

DESIGN, SUPPLY, INSTALLATION AND

Project code: GTCL-02

Dhaka, Apr 2018

Version Date Changed Changed by Summary of Changes Change Reference

Prepared by: Date

Reviewed by: Hy Thanh Tung Date

Approved by: Date

<Add more, if needed >

TERMINOLOGY AND DEFINITION

Terminology Definition Remark

Table1: Terminology and Definition

1.2. Scope of document

3.1. Report/Form Layout

Gas Transmission Company Ltd. Employees Gratuity Fund Trust (1)

PART- A: Personal Information. (5)

Name : (6) ABC ID Code : (12) 06135

Designation : (7) Manager Date of Joining : (13) 01/07/1982

Section : (8) ABC Date of Retirement : (14) 31/12/2015

Department : (9) Fund Date of Birth : (15) 01/01/1970

Division : (10) Finance Length of Service : (16) 33 Years 6 Months 3 days

Nominee : (11) 1) ABC = 50% Basic Pay : (17) Tk.34,010.00

PART- B: Financial Information. (18)

Opening Balance Current Year Closing Balance

01.07.2016 (19) Provision (20) 30.06.2017 (21)

22,67,300.00 45,380.00 23,12,680.00

Total Gratuity (22) 23,12,680.00

GTCL Employees Gratuity Fund Trust (23)

3.2. Input Parameters

Ref# Parameter Description Condition/ Default Mandatory Remark

2 Fiscal Year M If <2018, hiển

3 Personnel Multi value M

3.2.1. Report/ Form Layout Mapping

Ref Display field SA Forma Logic/Notes

GTCL Employees Gratuity Fund Trust

Ref Display field SA Forma Logic/Notes

Ref Display field SA Forma Logic/Notes

Ref Display field SA Forma Logic/Notes

Ref Display field SA Forma Logic/Notes

Ref Display field SA Forma Logic/Notes

Logic lấy ORg

Ref Display field SA Forma Logic/Notes

Ref Display field SA Forma Logic/Notes

Ref Display field SA Forma Logic/Notes

12 ID Code Personnel Number ở parameter

Ref Display field SA Forma Logic/Notes

Ref Display field SA Forma Logic/Notes

Highlight record has date type 01

Ref Display field SA Forma Logic/Notes

Ref Display field SA Forma Logic/Notes

Lấy Start Date của action cũ nhất

Ref Display field SA Forma Logic/Notes

Ref Display field SA Forma Logic/Notes

Ref Display field SA Forma Logic/Notes

Ref Display field SA Forma Logic/Notes

16 Length of YY Years MM Months DD Days

Ref Display field SA Forma Logic/Notes

Ref Display field SA Forma Logic/Notes

Ref Display field SA Forma Logic/Notes

Ref Display field SA Forma Logic/Notes

Nếu ID nhân viên thuộc Group G,H:

Ref Display field SA Forma Logic/Notes