DOKÜMANLARIN VE KAYITLARIN

KONTROLÜ PROSEDÜRÜ
1. AMAÇ:
Dokümanların ve kayıtların, ISO 9001:2015 şartlarına, yasal şartlara ve müşteri şartlarına uygun
olarak, oluşturulması, onaylanması, uygulanması, ilgili taraflara iletilmesi, gözden geçirilmesi,
muhafazası, arşivlenmesi

2. KAPSAM:
KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ (KYS) içinde yer alan bütün doküman edilmiş bilgileri ve kayıtları
kapsar.

3. SORUMLULAR:
 Şirket müdürü
 Yönetim temsilcisi
 KYS kapsamında çalışan tüm personel

4. TANIMLAR:

5. PROSEDÜR:
5.1 DOKÜMANTE EDİLMİŞ BİLGİLERİN OLUŞTURMASI VE ONAYLANMASI
5.1.1 Kalite yönetim sistemi kapsamındaki dokümanlar; Kalite el kitabı, Prosesler, Prosedürler,
Organizasyon Şeması, Görev tanımları, Talimatlar, Formlar, Planlar, Listeler, Şartnameler
şeklinde oluşturulmuştur.

5.1.2 Dokümanlar yönetim temsilcisi tarafından ilgili birimlerin görüşleri ve desteği ile hazırlanır.
Şirket müdürünün onayı ile birlikte doküman yürürlüğe konulur.

5.1.3 Oluşturulan dokümanlar, yönetim temsilcisi ve şirket müdürü tarafından imzalanarak orijinal
doküman olarak tanımlanır ve muhafaza edilir. Orijinal dokümanlar yönetim temsilcisinin
bilgisi ve izni olmadan çoğaltılamaz ve kopyalanamaz.

5.2 DOKÜMANTE EDİLMİŞ BİLGİLERİN YAPISI, İÇERİĞİ VE KISALTMALARI

 Kalite El Kitabı (KE): Kalite Yönetim Sisteminin anayasası niteliğindedir. TS EN ISO 9001:2015
maddelerine uygun olarak oluşturulmuştur.
 Prosedür (PR): Amaç, Kapsam, Sorumlular, Tanımlar ve Prosedür detayları olmak üzere 5 ana
başlık altında ihtiyaç duyulan her noktada oluşturulmuştur.
 Proses (PS): Girdileri, çıktıları, faaliyetleri, sorumlusu, kaynakları, dokümanları, performans
kriterleri, riskleri ve fırsatları ve etkileşimde olduğu birimleri göstermek amacıyla PUKÖ
döngüsüne uygun olarak oluşturulmuştur.
 Organizasyon Şeması (OŞ): Şirket içi yatay ve dikey hiyerarşiyi göstermek amacıyla
oluşturulmuştur.
 Görev Tanımı (GT): Firmamızdaki bütün çalışanların nitelikleri ve görev, yetki ve
sorumluluklarını belirlemek amacıyla oluşturulmuştur.
 Talimat (TL): Yapılan her işlem için yapacak kişinin anlayacağı dille ayrıntılı olarak oluşturulmuş
dokümanlardır. İhtiyaç duyulan her noktada bilgilendirme ve uygulama amaçlı
oluşturulmuştur.
 Form (FR): Firmamızın KYS kapsamındaki faaliyetleri ile ilgili verilerin toplanması, analiz
edilmesi ve raporlanması amacıyla matbu olarak oluşturulmuştur.

HAZIRLAYAN: ONAYLAYAN:
YÖNETİM TEMSİLCİSİ ŞİRKET MÜDÜRÜ

PR-01 / 01.02.2017 REV.NO:00 Sayfa 1 / 3

 DOKÜMANLARIN VE KAYITLARIN
KONTROLÜ PROSEDÜRÜ
 Plan (PL): Firmamız faaliyetlerinde yapılması gereken kontrolleri, bu kontrollerin sıklığını,
metotlarını, kabul kriterlerini, sorumlularını varsa ölçüm cihazlarını ve sonuçlarının kayıt
yerlerini tanımlayan dokümanlardır. İhtiyaç duyulan her noktada bilgilendirme ve uygulama
amaçlı oluşturulmuştur.
 Liste (LS): Firmamız faaliyetlerinde listelenmesi gerekli görülen bilgilerin/materyallerin yazılı
olduğu ve takip edildiği dokümanlardır. İhtiyaç duyulan her noktada bilgilendirme ve
uygulama amaçlı oluşturulmuştur.
 Şartname (SŞ): Satın alınacak malzemeler için ihtiyaç duyulması halinde oluşturulacak
dokümanlardır. (mevcut malzemeler için girdi kalite planında tanımlama yapılmıştır.)

5.3 DOKÜMANTE EDİLMİŞ BİLGİLERİN KODLANMASI

XX - XX
Doküman No
Doküman Kısaltması
…/…/……. : yayın tarihi
Rev.no : Kaçıncı revizyon olduğu
SAYFA NO: a/b a: Sayfa Numarasını, b: Toplam Sayfa sayısını gösterir.

5.4 DOKÜMANTE EDİLMİŞ BİLGLERİN DAĞITIMI GÜNCELİĞİNİN TAKİBİ VE KONTROLÜ

5.4.1 KYS kapsamındaki dokümanlar ilk kez oluşturulduğunda veya revizyona uğradığında, yönetim
temsilcisi tarafından “doküman dağıtım formuyla” İlgili taraflara dağıtılır. Dağıtımlar dijital
ortamda veya basılı evrak olarak gerçekleştirilir. Dijital ortamda dağıtılan dokümanların
değiştirilmesini önlemek için “pdf” formatında dağıtım yapılmakta ve “Bu doküman;
YÖNETİM TEMSİLCİSİNİN’ nin bilgisi ve izni olmadan değiştirilemez, çoğaltılamaz ve
kopyalanamaz ifadesi dağıtım yapılan her dokümana yazılmaktadır. Basılı evrak olan dağıtılan
dokümanlara kontrollü doküman kaşesi basılmakta ve imza şartı aranmamaktadır.

5.4.2 Revizyona uğrayan/kullanımdan kaldırılan dokümanların eski versiyonlarının imha edilmesi,

yönetim temsilcisi tarafından güvence altına alınır. Sadece orijinal doküman “iptal” yazılarak
kayıtlar listesinde belirtilen süre kadar arşivlenir.

5.4.3 KYS içersisinde yer alan bütün dokümanların, isimleri, kodları, yayın tarihleri ve revizyon
numaraları “doküman listesi” aracılığıyla yönetim temsilcisi tarafından takip edilir.

5.4.4 Dış kaynaklı dokümanların güncelliği dış kaynaklı doküman listesi aracılığıyla yönetim
temsilcisi tarafından takip edilir ve gerekli görülmesi halinde madde 5.4.1’ de belirtiliği
şekilde ilgili birimlere dağıtımı yapılır.

5.4.5 Dış kaynaklı dokümanların güncelliği, ilgili kuruluşların yayınları ve web sayfaları ve
gerektiğinde abonelik sistemi (Standart, resmi gazete aboneliği) vb. yöntemleriyle yönetim
temsilcisi tarafından 6 ayda bir takip edilir. Dış kaynaklı dokümanlarda değişiklik olması
durumunda madde 5.4.2 ve 5.4.2’ ye göre işlem yapılır.

5.4.6 Dokümanlar, ihtiyaç duyulduğu her an, periyodik olarak da yılda bir kez ilgili birim sorumluları
ve yönetim temsilcisi tarafından gözden geçirilir. Herhangi bir değişiklik ihtiyacı olduğunda
Madde 5.1, 5.4.1 ve 5.4.2’ ye göre işlem yapılır.

HAZIRLAYAN: ONAYLAYAN:
YÖNETİM TEMSİLCİSİ ŞİRKET MÜDÜRÜ

PR-01 / 01.02.2017 REV.NO:00 Sayfa 2 / 3

 DOKÜMANLARIN VE KAYITLARIN
KONTROLÜ PROSEDÜRÜ
5.4.7 Revizyon, iptal ve yeni doküman talepleri, gerekçeleri ile birlikte e-mail veya doküman
revizyon ve yeni doküman talep formu doldurularak yönetim temsilcisine iletilir. Yapılan
talep için yönetim temsilcisi tarafından ilgili tarafların görüşleri alınır ve uygun görülmesi
halinde Madde 5.1, 5.4.1 ve 5.4.2’ ye göre işlem yapılır.

5.5 DOKÜMANTE EDİLMİŞ BİLGİLERİN KULLANIM SORUMLULUĞU

5.5.1 Birim Sorumluları yönetim temsilcisi ile koordineli olarak sorumluluğu altında bulunan
personellere KYS dokümanlarının amacı ve kullanım şartları için gerekli bilgilendirmeyi yapar
ve bu dokümanlara uygun davranış göstermelerini sağlar. Dokümanlar ile uygulama arasında
faklılıklar yönetim temsilcisi bildirilir.

5.6 KAYITLARIN KONTROLÜ:

5.6.1 Kalite yönetim sistemi İçerisinde yer alan kayıtların isimleri ve saklama süreleri kayıtlar
listesinde tanımlanmıştır.

5.6.2 Birim Sorumluları KYS faaliyetleri kapsamında verilerin toplanması, analiz edilmesi ve
raporlanmasına dair delil teşkil etmek üzere KYS dokümanlarında tanımlanan kayıtları
tutmakla yükümlüdür.

5.6.3 Sorumlu kişiler kayıtların okunabilir ve tekrar elde edilebilir olarak hazırlanması, uygun
şekilde toplanması, tasnif edilmesi, belirlenen süreler boyunca saklanması ve saklanma
sürelerince amaç dışı kullanımlara karşı muhafazasından sorumludur.

5.6.4 Bilgisayar ortamında saklanan kayıtlar yedeklerinin alınmasından yönetim temsilcisi

sorumludur.

5.6.5 İhtiyaç halinde müşterinin veya temsilcisinin kayıtlara erişim şirket müdürünün onayı ile
yönetim temsilcisi nezaretinde yapılır.

5.6.6 Birimde saklama süresi biten kayıtların arşive kaldırılmasından birim sorumluları ve arşivde
süresi dolanların imhasından yönetim Temsilcisi sorumludur.

6. REFERANSLAR:
 TS EN ISO 9001:2015
 Yasal şartlar ve müşteri şartları
 Şirket yazılımları
 Yedekleme ve arşiv talimatı (TL-01)
 Kayıtlar listesi (LS-03)

7. KAYITLAR:
 Doküman listesi (LS-01)
 Dış kaynaklı doküman listesi (LS-02)
 Doküman dağıtım formu (FR-01)
 Doküman revizyon ve yeni doküman talep formu (FR-02)
 Doküman revizyon takip listesi (LS-06)

HAZIRLAYAN: ONAYLAYAN:
YÖNETİM TEMSİLCİSİ ŞİRKET MÜDÜRÜ

PR-01 / 01.02.2017 REV.NO:00 Sayfa 3 / 3