‫دليل المستخدم‬

‫إدارة النظام‬
‫(األونكس برو) ‪ERP‬‬
‫اإلصدار الثاني‬
 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫الصالحيات واألمان‬

‫عرض المستخدمين‬

‫االستخدام‪ :‬تستخدم الشاشة لتحقيق األهداف التالية‪:‬‬

‫استعراض المستخدمين العاملين في النظام في الوقت الحالي مع اسم الجهاز المستخدم ومعرفة آخر تاريخ‬
‫ووقت دخول وخروج المستخدم من وإلى النظام‪.‬‬

‫طريقة استخدام الشاشة‬

‫بمجرد فتح الشاشة يقوم النظام بعرض البيانات على النحو التالي‪:‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫‪ ‬حالة دخول النظام‪ :‬إذا ظهرت الحالة (نعم) فهذا يعني أن المستخدم داخل النظام اما في حالة‬
‫(ال) فالمستخدم خارج النظام‪.‬‬
‫‪ ‬رقم ‪ /‬اسم المستخدم‪ :‬يظهر في هذين العمودين جميع المستخدمين المعرفين في النظام‪.‬‬
‫‪ ‬آخر تاريخ دخول‪ :‬يظهر في هذا العمود آخر تاريخ ووقت دخول المستخدم إلى النظام‪.‬‬
‫‪ ‬آخر تاريخ خروج‪ :‬يظهر في هذا العمود آخر تاريخ ووقت خروج المستخدم إلى النظام‪.‬‬
‫‪ ‬اسم الجهاز‪ :‬يظهر في هذا الحقل اسم الجهاز الذي يعمل عليه المستخدم‪.‬‬
‫‪ ‬عدد االجهزة المرتبطة‪ :‬تمثل عدد األجهزة المرتبطة حالياً في النظام‪.‬‬
‫‪ ‬السجل التاريخي‪ :‬يظهر في الجدول أسفل الشاشة السجل التاريخي لدخول وخروج المستخدم من‬
‫وإلى النظام‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫مجموعة المستخدمين‬

‫تعريف مجموعات المستخدمين من أجل ربط المستخدم بالمجموعة التي ينتمي لها حتى‬ ‫االستخدام‪ :‬تستخدم الشاشة بغرض‬
‫يمكن منح الصالحيات على مستوى المجموعة‪.‬‬

‫طريقة استخدام الشاشة‬

‫تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي‪:‬‬

‫‪ ‬رقم المجموعة‪ :‬يظهر رقم مجموعة المستخدمين في هذا الحقل آلياً مع إمكانية التعديل‪.‬‬
‫‪ ‬اسم المجموعة‪ :‬يتم تدوين اسم المجموعة باللغة الرئيسية المستخدمة بالنظام كمجموعة المشرفين‬
‫أو مجموعة المحاسبين أو مجموعة المراجعين وغيرها من المجموعات‪.‬‬
‫‪ ‬االسم أجنبي‪ :‬يتم تدوين اسم المجموعة باللغة األجنبية‪.‬‬
‫‪ ‬إدارة النظام‪ :‬عند تفعيل هذا المتغير تمنح صالحيات المدخالت التي يتم إضافتها (الحسابات –‬
‫الصناديق – البنوك – المخازن – الموردين – العمالء وغيرها من المدخالت) لكل المستخدمين‬
‫المرتبطين بهذه المجموعة آلياً بمجرد ترميزها في شاشات المدخالت‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫‪ ‬خاص بنظام المطاعم‪ :‬يستخدم هذا المتغير عند ترميز مجموعة مستخدمين خاصة بنظام المطاعم‪،‬‬
‫فبمجرد تفعيل المتغير يمكن سحب أسماء المستخدمين المنتمين للمجموعة كمستخدمين في نظام‬
‫المطاعم‪.‬‬
‫‪ ‬حفظ‪ :‬يتم حفظ البيانات بمختلف وسائل الحفظ المختلفة‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫بيانات المستخدمين‬

‫االستخدام‪ :‬تستخدم الشاشة لتحقيق األهداف التالية‪:‬‬

‫ترميز بيانات المستخدم الذي سيتم منحه صالحيات الدخول إلى النظام‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫السيطرة والتحكم في صالحية المستخدم من خالل‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫• ربط المستخدم بفرع محدد‪.‬‬

‫• ربط المستخدم بمدير معين‪.‬‬
‫اء كانت لفترة شهرية أو ربع سنوية أو نصف‬
‫• تحديد تاريخ بداية وتاريخ نهاية العمل سو ً‬
‫سنوية أو سنوية باإلضافة إلى تحديد وقت الدخول (من ‪ /‬إلى)‪.‬‬
‫• نسخ جميع الصالحيات من مستخدم إلى مستخدم آخر أو نسخ صالحيات المستخدم إلى‬
‫مجموعة معينة‪.‬‬

‫طريقة استخدام الشاشة‬

‫تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي‪:‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫أوالا‪ :‬البيانات األساسية‬

‫‪ ‬رقم المستخدم‪ :‬يظهر رقم المستخدم في هذا الحقل آلياً مع إمكانية التعديل‪.‬‬

‫تلميح‬

‫المستخدم رقم (‪ )1‬هو المستخدم الرئيسي (مدير النظام) حيث ال يمكن حذفه وال يمكن التحكم‬
‫بصالحياته فهو من يعمل على ترميز المستخدمين ومنحهم الصالحيات‪.‬‬

‫‪ ‬رقم ‪ /‬اسم الموظف‪ :‬يستخدم هذا الحقل في حالة تعريف الموظف كمستخدم في النظام بغرض‬
‫ربط المستخدم برقمه الوظيفي في شاشة بيانات الموظفين ويتم اختيار الموظف من قائمة الموظفين‬
‫التي تظهر بواسطة (‪ ،)F9‬وبمجرد النقر على اسم الموظف يظهر كمستخدم في حقل (اسم‬
‫المستخدم)‪.‬‬
‫‪ ‬اسم المستخدم‪ :‬يستخدم هذا الحقل إلدخال اسم المستخدم إما بتدوينه يدوياً أو بإنزاله بشكل آلي‬
‫من شاشة بيانات الموظفين عند استخدام (رقم الموظف)‪.‬‬
‫‪ ‬االسم االجنبي‪ :‬يستخدم هذا الحقل لتدوين اسم المستخدم باللغة االجنبية‪.‬‬
‫‪ ‬رقم الفرع‪ :‬يستخدم هذا الحقل الختيار الفرع الذي سيعمل عليه المستخدم‪.‬‬
‫‪ ‬رقم الفرع‪ :‬يستخدم هذا الحقل الختيار الفرع الذي سيعمل عليه المستخدم‪.‬‬
‫‪ ‬المدير‪ :‬يستخدم هذا الحقل الختيار مدير للمستخدم حيث يمكن اختيار مدير النظام أو أي مستخدم‬
‫آخر‪ ،‬ويتم اختيار المدير من قائمة المستخدمين التي تظهر بواسطة ‪ ،F9‬وسيتمكن هذا المدير –‬
‫إلى جانب مدير النظام ‪ -‬من منح الصالحيات للمستخدم‪.‬‬
‫‪ ‬رقم المجموعة‪ :‬يتم من خالل الحقل ‪ -‬اختيارياً ‪ -‬ربط المستخدم بمجموعة المستخدمين‪.‬‬

‫ثاني ا‪ :‬بيانات المستخدمين‬

‫‪ ‬تاريخ البداية ‪ /‬تاريخ النهاية‪ :‬تستخدم هذه الحقول في حالة منح المستخدم صالحية استخدام‬
‫النظام خالل فترة محصورة بين تاريخين‪ ،‬ففي حالة تحديد تاريخ بداية ونهاية العمل على النظام‬
‫سيتمكن المستخدم من الدخول إلى النظام خالل هذه الفترة فقط‪ ،‬أما في حالة السماح للمستخدم‬
‫العمل على النظام بصورة مستمرة فيتم تجاوز هذه الحقول وعدم استخدامها‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫‪ ‬من الوقت ‪ /‬إلى الوقت‪ :‬تستخدم هذه الحقول في حالة منح المستخدم صالحية الدخول إلى النظام‬
‫خالل فترة زمنية محصورة بين وقتين (بالساعة والدقيقة)‪ ،‬ففي حالة تحديد وقت بداية ونهاية العمل‬
‫على النظام سيتمكن المستخدم من الدخول إلى النظام خالل هذا الوقت فقط‪ ،‬أما في حالة السماح‬
‫للمستخدم العمل على النظام في أي وقت فيتم تجاوز هذه الحقول وعدم استخدامها‪.‬‬
‫‪ ‬كلمة السر‪ :‬في هذا الحقل يتم إدخال كلمة السر االفتراضية بكل مستخدم مع إمكانية تعديلها من‬
‫قبل المستخدم من شاشة (تغيير كلمة السر) بحسب الصالحيات‪.‬‬
‫‪ ‬تأكيد كلمة السر‪ :‬يتم تأكيد كلمة السر المدخلة حيث يمنع النظام الحفظ مالم تكن كلمة السر‬
‫متطابقة مع الكلمة في حقل كلمة السر السابق‪.‬‬
‫‪ ‬يجب تغيير كلمة السر بعد إعادة الدخول‪ :‬عند تفعيل هذا الخيار يطلب النظام من المستخدم‬
‫تغيير كلمة السر عند أول دخول للنظام‪.‬‬
‫‪ ‬نسخ صالحيات المستخدم‪ :‬يتم من خالل هذا الحقل نسخ صالحيات أي مستخدم إلى المستخدم‬
‫الجديد‪.‬‬
‫‪ ‬نسخ الصالحيات للمجموعة‪ :‬يمكن من خالل هذا الحقل نسخ صالحيات المستخدم إلى‬
‫المستخدمين المنتمين لهذه المجموعة‪.‬‬
‫‪ ‬المهنة‪ :‬يتم إدخال مهنة المستخدم وهو حقل اختياري‪.‬‬
‫‪ ‬اسم الجهاز‪ :‬يتم إدخال اسم الجهاز الذي يستخدمه المستخدم في الدخول إلى النظام‪ ،‬مع مالحظة‬
‫أن المستخدم لن يستطع العمل على جهاز آخر غير الجهاز المدخل في حالة تفعيل "خيار" ربط‬
‫المستخدم بجهاز واحد في شاشة المتغيرات العامة في تهيئة النظام‪.‬‬
‫‪ ‬موقف‪ :‬يتم توقيف المستخدم من التعامل مع النظام‪ ،‬وبمجرد اإليقاف يظهر اسم المستخدم الذي‬
‫قام بالتوقيف وتاريخ التوقيف‪.‬‬
‫‪ ‬سبب التوقيف‪ :‬يتم ذكر سبب توقيف المستخدم كجانب إجرائي داخلي‪.‬‬
‫‪ ‬الصالحيات منسوخة من‪ :‬يعمل النظام على إظهار المستخدم الذي تم نسخ صالحياته للمستخدم‬
‫الظاهر في الشاشة‪.‬‬
‫‪ ‬تغير كلمة السر‪ :‬في هذا الحقل تظهر عدد مرات تغيير كلمة السر المدخلة في حقل كلمة السر‪.‬‬
‫‪ ‬القالب‪ :‬يمكن من خالل هذا الحقل تحديد نوع خلفيات الشاشات للمستخدم (‪.)Theme‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫‪ ‬السماح باستخدام أونكس موبايل‪ :‬يستخدم هذا الخيار في حالة منح المستخدم صالحية التعامل‬
‫مع األونكس موبايل كمنح العمالء صالحية استخدام تطبيق (طلب عميل)‪.‬‬
‫‪ ‬الخدمة الذاتية للموظفين‪ :‬يستخدم هذا الخيار في حالة منح المستخدم صالحية التعامل مع نظام‬
‫الخدمة الذاتية بنفس رقمه كمستخدم وليس برقمه الوظيفي‪.‬‬
‫‪ ‬رقم المحصل‪ :‬يتم ربط المستخدم بالمحصل كي يستطيع المحصل الدخول على النظام كمستخدم‬
‫في نظام التوزيع موبايل مما يساعد على ترحيل سندات القبض إلى النظام‪.‬‬
‫‪ ‬رقم المندوب‪ :‬يتم ربط المستخدم بالمندوب كي يستطيع المندوب الدخول على النظام كمستخدم في‬
‫نظام التوزيع مما يساعد على ترحيل فواتير المبيعات وغيرها من المستندات إلى النظام‪.‬‬
‫‪ ‬أمين المخزن‪ :‬يتم التأشير على هذه المربع في حالة ما يكون المستخدم وظيفته أمين مخزن حيث‬
‫يتم الربط مع نظام التوزيع في حالة ما يكون الموزع كمحزن‪.‬‬

‫ثالث ا‪ :‬األجهزة الكفية‬

‫يتم من خالل هذا التبويب ربط المستخدمين بأجهزة (‪ )Android‬أو أية أجهزة خاصة (‪ )Pocket Pc‬ومن‬
‫خالل هذه األجهزة يتم االتصال بالنظام‪.‬‬

‫‪ ‬اسم الجهاز‪ :‬يتم إدخال اسم الجهاز المرتبط ببيانات المستخدمين‪.‬‬

‫‪ ‬الرقم التسلسلي‪ :‬يتم إدخال الرقم التسلسلي لكل جهاز تم ربطه بالمستخدم‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫‪ ‬موقف‪ :‬يمكن ايقاف االرتباط بالجهاز مع ذكر سبب اإليقاف‪.‬‬

‫رابع ا‪ :‬نقاط البيع‬

‫يستخدم التبويب في حالة تعامل المستخدم مع نقاط البيع حيث يتم تحديد الحقول التي تستخدم عند تعامل‬
‫المستخدم مع نقطة البيع من خالل اآلتي‪:‬‬

‫‪ ‬رقم الصندوق‪ :‬يتم اختيار رقم الصندوق (الكاشير) الذي تم تعريفه في بيانات الصناديق على انه‬
‫صندوق نقطة بيع‪.‬‬
‫‪ ‬رقم الحساب‪ :‬يظهر رقم حساب الصندوق بشكل آلي بمجرد إدخال رقم الصندوق وهو الحساب‬
‫الذي سيتأثر كمدين في العمليات النقدية التي يقوم بها المستخدم‪.‬‬
‫‪ ‬حساب السلف‪ :‬يتم إدخال رقم حساب سلف المستخدم في هذا الحقل حيث يتم ترحيل أي عجز‬
‫على مستخدم نقطة البيع إلى حساب سلف الموظف‪ ،‬ويتم الترحيل إلى هذا الحساب في حالة عدم‬
‫تحديد حساب وسيط لفائض وعجز نقاط البيع في شاشة التصفية في نظام نقاط البيع‪.‬‬
‫‪ ‬الحساب التحليلي‪ :‬يتم إدخال رقم الحساب التحليلي إذا كان حساب السلف حسب (المجموعة)‪.‬‬
‫‪ ‬نوع االتصال‪ :‬يتم إدخال نوع االتصال الذي يستخدم في ربط نقاط البيع وهذا جانب تقني حيث‬
‫يوجد نوعان من انواع االتصال (اتصال شبكة ‪ -‬اتصال عن بعد)‪.‬‬
‫‪ ‬رقم نقطة البيع‪ :‬يتم اختيار نقطة البيع التي سيتم ربطها بالمستخدم حيث يوجد نوعان من الربط‬
‫عن طريق الـ ‪ LAN‬أو ‪.desktop Remote‬‬
‫‪ ‬اسم نقطة البيع‪ :‬بمجرد اختيار نقطة البيع يظهر اسم نقطة البيع بشكل آلي‪.‬‬
‫‪ ‬اسم طابعة الباركود‪ :‬يتم تحديد طابعة الباركود االفتراضية على مستوى المستخدم‪.‬‬
‫‪ ‬مسار ملف طابعة الباركود‪ :‬يتم تحديد مسار الملف الخاص بطابعة الباركود الخاصة بالمستخدم‪.‬‬

‫خامس ا‪ :‬اثبات البصمة‬

‫يستخدم هذا التبويب مع مستخدمي نظام نقاط البيع في حالة دخول المستخدم إلى النظام بواسطة اثبات‬
‫بصمته عبر أجهزة البصمة بدالً عن إدخال رقم المستخدم وكلمة المرور‪ ،‬ففي حالة تعامل المنشأة مع تلك‬
‫األجهزة يتم اثبات البصمة وتعريف أجهزة االتصال بالبصمة من خالل هذا التبويب‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫سادس ا‪ :‬احصائيات‬
‫من خالل هذا التبويب يمكن استعراض بيانات احصائية للعمليات التي قام بها المستخدم (إضافة – تعديل‬
‫‪ -‬حذف)‪.‬‬

‫سابعا‪ :‬معلومات الرقابة‬

‫من خالل هذا التبويب يتم استعراض حركة دخول وخروج المستخدم من وإلى النظام بالتاريخ والوقت كنوع‬
‫من الرقابة على حركة المستخدم‪ ،‬وتتم عملية االستعراض على النحو التالي‪:‬‬

‫‪ ‬المستخدم‪ :‬يتم اختيار المستخدم الذي نريد استعراض المعلومات الرقابية عنه بواسطة األمر‬
‫(عرض)‪.‬‬
‫‪ ‬الحالة‪ :‬تظهر في هذا العمود الحالة (خروج او دخول) المستخدم‪.‬‬
‫‪ ‬اسم الجهاز‪ :‬يظهر في هذا العمود اسم الجهاز الذي تم من خالله الدخول أو الخروج‪.‬‬
‫‪ ‬التاريخ‪ :‬يظهر في هذا العمود تاريخ دخول وخروج المستخدم‪.‬‬
‫‪ ‬اللغة‪ :‬يظهر في هذا العمود اللغة التي دخل بها المستخدم إلى النظام‪.‬‬
‫‪ ‬تصدير البيانات إلى اكسل‪ :‬يمكن تصدير حركة دخول وخروج المستخدم إلى ملف اكسل بواسطة‬
‫زر (اكسل)‪.‬‬
‫‪ ‬حفظ‪ :‬يتم حفظ البيانات بمختلف وسائل الحفظ المختلفة‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫صالحيات الشاشات‬

‫االستخدام‪ :‬تستخدم الشاشة بغرض منح المستخدمين صالحيات العمل على الشاشات على مستوى األنظمة‬
‫الفرعية‪.‬‬

‫طريقة استخدام الشاشة‬

‫‪ ‬رقم المستخدم‪ :‬يستخدم هذا الحقل الختيار المستخدم الذي سيتم منحه صالحيات‪ ،‬ويتم اختيار‬
‫المستخدم من قائمة المستخدمين التي تظهر بواسطة األمر (عرض) أو بواسطة النقر على السهم‬
‫الذي يظهر نهاية الحقل‪.‬‬
‫‪ ‬شجرة النظام‪ :‬يتم اختيار النظام أو الشاشات التي سيتم منح صالحيات العمل عليها للمستخدم من‬
‫شجرة النظام التي تظهر على يمين الشاشة‪.‬‬
‫‪ ‬تعديل‪ :‬بالنقر على زر (تعديل) تفعل الحقول الخاصة بالصالحيات أمام كل شاشة وهنا يتم التحكم‬
‫بمنح الصالحيات بتفعيل المؤشر أو إخفائه على مستوى كل صالحية‪.‬‬
‫‪ ‬تضمين‪ :‬تفعيل هذا المؤشر بعالمة (✓) يعني منح المستخدم صالحية العمل على النظام الفرعي‬
‫أو الشاشة وبموجب هذا التفعيل تظهر للمستخدم ضمن شجرة النظام عند دخوله للنظام‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫‪ ‬طباعة‪ :‬تفعيل هذا المؤشر بعالمة (✓) يعني منح صالحية الطباعة للمستخدم وعدم تفعيل الخيار‬
‫يعني عدم وجود صالحية للطباعة‪.‬‬
‫‪ ‬عرض تقرير‪ :‬تفعيل هذا المؤشر بعالمة (✓) يعني منح المستخدم صالحية استعراض التقرير‬
‫وعدم التفعيل يعني عدم عرض التقرير‪.‬‬
‫‪ ‬إضافة‪ :‬تفعيل هذا المؤشر بعالمة (✓) يعني إمكانية إضافة مستند وعدم تفعيل الخيار يعني عدم‬
‫إضافة مستند‪.‬‬
‫‪ ‬تعديل‪ :‬تفعيل هذا المؤشر بعالمة (✓) يعني امكانية التعديل وعدم تفعيل الخيار يعني عدم امكانية‬
‫التعديل‪.‬‬
‫‪ ‬حذف‪ :‬تفعيل هذا المؤشر بعالمة (✓) امكانية الحذف وعدم تفعيل الخيار يعني عدم امكانية‬
‫الحذف‪.‬‬
‫‪ ‬عرض‪ :‬تفعيل هذا المؤشر بعالمة (✓) امكانية استعراض المستند في الشاشة‪.‬‬
‫‪ ‬مراجعة‪ :‬تفعيل هذا المؤشر بعالمة (✓) يعني منح المستخدم صالحية مراجعة المستند من خالل‬
‫تفعيل خيار (روجع) في شاشات العمليات‪.‬‬
‫‪ ‬ترحيل‪ :‬تفعيل هذا المؤشر بعالمة (✓) يعني منح المستخدم صالحية ترحيل المستندات من خالل‬
‫إظهار وتفعيل خيار (الترحيل) في شاشات العمليات‪ ،‬وفي حالة عدم منح صالحيات الترحيل‬
‫لمستند معين فإن النظام ال يفعل (إظهار) هذا الخيار في شاشة مستندات العمليات‪.‬‬
‫‪ ‬إلغاء الصالحية‪ :‬يمكن إلغاء الصالحية بحذف اإلشارة (✓)‪.‬‬
‫‪ ‬يمكن التحكم في منح أو إلغاء الصالحيات على مستوى العمود أو الصف أو الكل من خالل‬
‫الخيارات التي تظهر عند النقر على زر الماوس األيمن‪.‬‬

‫تلميح‬

‫يستوجب األمر تفعيل مؤشر (تضمين) على مستوى النظام الرئيسي حتى تظهر األنظمة الفرعية‪ ،‬كما أنه‬
‫يستوجب تفعيل مؤشر (تضمين) على مستوى النظام الفرعي حتى تظهر شاشات النظام‪.‬‬

‫‪ ‬حفظ‪ :‬يتم حفظ العملية بعد منح الصالحية على شاشات كل نظام‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫صالحيات العمليات‬

‫االستخدام‪ :‬تستخدم الشاشة بغرض التحكم في منح المستخدمين صالحيات تفصيلية أو منعهم من القيام‬
‫بها على مستوى بعض اإلجراءات في عمليات وتقارير مختلف األنظمة‪ ،‬حيث يمكن منح الصالحية‬
‫لمستخدم وحجبها عن مستخدم آخر فعلى سبيل المثال ال يمكن للمستخدمين تجاوز تسعيرة األصناف عند‬
‫عملية البيع إال أنه من الممكن أن يمنح صاحب المنشأة أحد المستخدمين صالحية تجاوز هذه التسعيرة‬
‫بالبيع بسعر أقل من التسعيرة‪.‬‬

‫طريقة استخدام الشاشة‬

‫تستخدم الشاشة بعد النقر على زر تعديل على النحو التالي‪:‬‬

‫‪ ‬رقم المستخدم‪ :‬يستخدم هذا الحقل الختيار المستخدم الذي سيتم منحه صالحيات‪ ،‬ويتم اختيار‬
‫المستخدم بواسطة النقر على السهم الذي يظهر نهاية الحقل أو من قائمة المستخدمين التي تظهر‬
‫بواسطة األمر (عرض) في شريط األدوات‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫‪ ‬تعديل‪ :‬بالنقر على زر (تعديل) تفعل خيارات الشاشة المختلفة وهنا يتم منح الصالحيات بتفعيل‬
‫المؤشر أو إخفائه على مستوى كل صالحية‪.‬‬

‫صالحيات العمليات‬

‫اء في أوامر الصرف‬

‫‪ ‬إخفاء التكلفة‪ :‬تفعيل هذا الخيار يعمل على إخفاء التكلفة على المستخدم سو ً‬
‫المخزني أو في فاتورة المبيعات او في تقارير النظام المرتبطة بالمخزون‪.‬‬
‫‪ ‬استعراض كشف حساب رئيسي‪ :‬هذا الخيار يعمل على منح المستخدم استعراض حساب رئيسي‬
‫لكشوفات حسابات فرعية‪.‬‬
‫‪ ‬استخدام الطلب في الفاتورة اجباري‪ :‬تفعيل هذا الخيار يمنع المستخدم من إصدار فاتورة مبيعات‬
‫اال بموجب طلب عميل‪ ،‬بمعنى أن طلب العميل اجباري على مستوى المستخدم‪.‬‬
‫‪ ‬السماح بتعديل المجاني في المبيعات‪ :‬عند تفعيل هذا الخيار يمنح المستخدم صالحية تعديل‬
‫الكميات المجانية في فاتورة المبيعات‪.‬‬
‫‪ ‬السماح بتعديل خصم االصناف التي لها خصم في المبيعات‪ :‬عند تفعيل هذا الخيار يمنح المستخدم‬
‫بناء على الترميز في شاشة (ترميز‬
‫صالحية تعديل الخصم الذي يظهر في فاتورة المبيعات ً‬
‫الخصم)‪.‬‬
‫‪ ‬السماح بتعديل خصم االصناف التي ليس لها خصم في المبيعات‪ :‬عند تفعيل هذا الخيار يمنح‬
‫المستخدم صالحية تعديل الخصم لألصناف التي ليس لها ترميز في شاشة (ترميز الخصم)‪.‬‬
‫‪ ‬ادخال يدوي لألسعار‪ :‬لمنح المستخدم صالحية إدخال سعر بيع الصنف في فاتورة المبيعات بشكل‬
‫يدوي بسعر مختلف عن التسعيرة‪.‬‬
‫‪ ‬السماح بتعديل مبلغ الكمبيالة‪ :‬لمنح المستخدم صالحية تعديل مبلغ الكمبيالة في شاشة الكمبيالة‬
‫بعد توزيع الفاتورة بشكل متساو على عدد من الكمبياالت‪.‬‬
‫‪ ‬السماح بتعديل البيانات المرتبطة بالعميل في الفاتورة‪ :‬لمنح المستخدم صالحية تعديل البيانات‬
‫المرتبطة بالعميل التي تنزل آلياً في فاتورة المبيعات عند تحديد العميل وهي (المندوب ‪-‬المنطقة‬
‫‪-‬المحصل ‪-‬السائق)‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫‪ ‬استثناء أنواع المستندات في الكشوفات‪ :‬لمنح المستخدم صالحية استعراض كشف الحساب‬
‫لبعض أنواع المستندات التي يحددها المستخدم واستثناء مستندات أخرى حيث ان هذه االستثناءات‬
‫تعتبر عملية فرز داخلية ألجل مطابقة الحسابات‪.‬‬
‫‪ ‬السماح ببيع كميات مجانية فقط‪ :‬لمنح المستخدم صالحية إصدار فاتورة مبيعات بكميات مجانية‬
‫للصنف فقط وبدون كميات للبيع‪.‬‬
‫‪ ‬السماح بتجاوز الحدود عند تسعير األصناف‪ :‬هناك حد أدنى وأعلى للتسعيرة وبتفعيل هذا الخيار‬
‫يمنح المستخدم صالحية تجاوز هذه الحدود‪.‬‬
‫‪ ‬فحص فترات اال ئتمان في فاتورة المبيعات‪ :‬إذا تم تفعيل هذا الخيار ال يسمح النظام للمستخدم‬
‫البيع لعميل عليه مديونية مستحقة غير مسددة خالل فترة االئتمان المحددة للعميل‪ ،‬أما في حالة‬
‫عدم تحديد فترة ائتمان للعميل لن يسمح للمستخدم البيع لهذا العميل إذا كانت عليه مديونية مستحقة‬
‫غير مسددة‪.‬‬
‫‪ ‬السماح بتعديل األسماء في مدخالت وتهيئة النظام‪ :‬لمنح المستخدم صالحية تعديل أسماء‬
‫الحسابات والعمالء وغيرها من أسماء المدخالت والتهيئات‪.‬‬
‫‪ ‬السماح باستعراض القيد المحاسبي من شاشات العمليات‪ :‬كل شاشة ضمن العمليات التي لها‬
‫تأثير محاسبي يتم توليد قيد عند عملية الحفظ (مالم يستخدم تعليق المستند) ومنح هذه الصالحية‬
‫تمكن المستخدم من استعراض القيد في شاشات العمليات بواسطة زر في شريط األدوات‪.‬‬
‫‪ ‬استخدام مرتجعات التحويالت المخزنية‪ :‬لمنح المستخدم صالحية االستالم المخزني إلى نفس‬
‫المخزن المحول منه كمرتجع‪.‬‬
‫‪ ‬السماح بإلغاء مراجعة الوثائق بعد المراجعة‪ :‬العمليات والوثائق ذات التأثير المحاسبي التي تمت‬
‫مراجعتها ال يمكن إلغاء مراجعتها حتى من قبل المستخدم الذي قام بعملية المراجعة‪ ،‬إال أنه من‬
‫الممكن منح صالحية إلغاء المراجعة لصاحب القرار األول في المنشأة أو من يفوضه‪.‬‬
‫‪ ‬السماح بإلغاء اعتمادات المستندات‪ :‬يعمل هذا الخيار على منح المستخدم صالحية إلغاء اعتماد‬
‫الطلبات في الشاشات التي تستخدم االعتماد بشرط عدم استخدام المستند في شاشات أخرى‪.‬‬
‫‪ ‬السماح بطباعة الوثائق غير المراجعة‪ :‬يمكن من خالل هذا الخيار السماح للمستخدم عند تفعيل‬
‫نظام المراجعة بطباعة المستندات ذات التأثير المحاسبي (قيد يومية ‪ -‬سند صرف ‪ -‬سند قبض‬
‫‪ -‬أمر صرف مخزني ‪ -‬فاتورة مبيعات ‪ -‬فاتورة مشتريات ‪...‬الخ) قبل مراجعتها‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫‪ ‬استيراد من ملف اكسل‪ :‬لمنح المستخدم صالحية االستيراد من االكسل في الشاشات التي يتم فيها‬
‫االستيراد من اكسل‪.‬‬
‫‪ ‬السماح بتعديل التاريخ‪ :‬ال يسمح للمستخدم تعديل تاريخ الوثيقة في حالة اختيار متغير (آلي يمكن‬
‫تعديله) مالم يمنح هذه الصالحية‪.‬‬
‫‪ ‬السماح بتعديل خصم فاتورة مبيعات في المردود‪ :‬يتم من خالل هذا الخيار منح المستخدم‬
‫صالحيات تعديل الخصم في فاتورة مردود المبيعات‪.‬‬
‫‪ ‬اتزان قيد اليومية حسب العملة‪ :‬استخدام هذا الخيار يعمل على فحص االتزان على مستوى كل‬
‫عملة موجودة في القيد على مستوى المستخدم حيث ان االفتراضي هو اتزان القيد على مستوى‬
‫العملة المحلية‪.‬‬
‫‪ ‬السماح بنسخ مستوى تسعيرة سابق‪ :‬لمنح المستخدم صالحية نسخ مستوى تسعيرة إلى مستوى‬
‫تسعيرة آخر‪ ،‬وسيترتب على هذه الصالحية إظهار زر في شريط أدوات شاشة تسعيرة األصناف‬
‫يتم من خالله نسخ مستوى التسعيرة‪ ،‬وفي حالة وجود تسعيرة للمستوى المنسوخ إليه سيقوم النظام‬
‫بحذف التسعيرة واستبدالها بالتسعيرة الجديدة التي تم نسخها من المستوى اآلخر‪.‬‬
‫‪ ‬السماح بالبيع للعمالء بوجود مديونية سابقة غير مسددة‪ :‬ال يسمح النظام بالبيع لعميل عليه‬
‫اء كانت المديونية مستحقة أو غير مستحقة) إال إذا منح المستخدم‬
‫مديونية سابقة غير مسددة (سو ً‬
‫هذه الصالحية‪.‬‬
‫‪ ‬فحص فترة السماح بعد االستحقاق‪ :‬تكمن اهمية هذه الصالحية للمستخدم بإضافة فاتورة للعميل‬
‫خالل (فترة السماح بعد االستحقاق)‪ ،‬هذه فترة سماح استثنائية للعميل ال يستخدمها سوى مستخدمين‬
‫لهم صالحيات في ذلك‪.‬‬
‫‪ ‬السماح بتجاوز فترة االرجاع في مردود المبيعات‪ :‬عند تحديد فترة في شاشة بيانات األصناف‬
‫على مستوى الصنف كفترة سماح إلرجاع الصنف في مردودات المبيعات ال يسمح النظام بتجاوزها‬
‫إال إذا منح المستخدم هذه الصالحية‪.‬‬
‫‪ ‬تجاوز القائمة السوداء‪ :‬العميل الذي تم إدراجه في القائمة السوداء ال يسمح النظام بالبيع له إال‬
‫إذا منح المستخدم هذا الصالحية‪.‬‬
‫‪ ‬السماح بتعديل طريقة الدفع للفاتورة‪ :‬امكانية تعديل طريقة دفع فاتورة المبيعات مثال من نقد الى‬
‫آجل أو من آجل الى نقد بعد إصدار فاتورة المبيعات يعتمد على هذه الصالحية‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫‪ ‬استخدام االنزال في القيود اجباري‪ :‬عند استخدام هذا الخيار ال يسمح النظام للمستخدم إصدار‬
‫قيد مباشر في شاشة قيود اليومية‪ ،‬وسيسمح له فقط إصدار قيد بواسطة إنزال طلب قيد أو إنزال‬
‫أي مستند آخر يظهر في حقل (إنزال البيانات من)‪.‬‬
‫‪ ‬استخدام االنزال في سندات القبض اجباري‪ :‬عند استخدام هذا الخيار ال يسمح النظام للمستخدم‬
‫بإدخال سند قبض مباشر في شاشة سندات القبض‪ ،‬وسيسمح له فقط في إصدار سند بواسطة‬
‫إنزال طلب سند قبض أو إنزال أي مستند آخر يظهر في حقل (إنزال البيانات من)‪.‬‬
‫‪ ‬استخدام االنزال في سندات الصرف اجباري‪ :‬عند استخدام هذا الخيار ال يسمح النظام للمستخدم‬
‫بإدخال سند صرف مباشر في شاشة سندات الصرف وسيسمح له فقط في إصدار سند بواسطة‬
‫إنزال طلب سند صرف أو إنزال أي مستند آخر يظهر في حقل (إنزال البيانات من)‪.‬‬
‫‪ ‬إظهار الكمية المتوفرة في المخزن المطلوب منه‪ :‬االفتراضي عدم إظهار الكميات المتوفرة في‬
‫المخزن المحول منه للمستخدم الذي يقوم بعملية طلب التحويل المخزني إال بمنحه هذه الصالحية‪.‬‬
‫‪ ‬إظهار الكمية المتوفرة في المخزن المحول إليه‪ :‬االفتراضي عدم إظهار الكميات المتوفرة في‬
‫المخزن المحول إليه للمستخدم الذي يقوم بعملية التحويل المخزني إال بمنحه هذه الصالحية‪.‬‬
‫‪ ‬إظهار التكلفة في تقارير االحصائيات‪ :‬ال تظهر أية بيانات متعلقة بالتكلفة في تقارير االحصائيات‬
‫اال بموجب هذه الصالحية التي تمنح للمستخدم‪ ،‬على اعتبار أن بعض الشاشات اإلحصائية‬
‫تستخدم التكلفة في بعض معادالتها كهامش الربح‪.‬‬
‫‪ ‬إنزال فاتورة المبيعات في اذن الصرف دفعة واحدة‪ :‬االفتراض إنزال فاتورة المبيعات في اذن‬
‫الصرف على دفعات‪ ،‬ومن خالل تفعيل هذا الخيار سيقوم النظام بمنع المستخدم من إنزال الفاتورة‬
‫على دفعات واقتصار اإلنزال على دفعة واحدة‪.‬‬
‫‪ ‬السماح بتجاوز مبلغ العقد في الفاتورة‪ :‬بواسطة استخدام هذا الخيار سيمنح المستخدم صالحية‬
‫تجاوز مبلغ العقد في فاتورة الشراء (فاتورة أو أكثر) في حالة ربط العقد مع الفاتورة‪.‬‬
‫‪ ‬عدم السماح بتعديل تفاصيل المستند بعد الحفظ‪ :‬تفعيل هذا الخيار يعمل على عدم السماح‬
‫للمستخدم تعديل تفاصيل بيانات مستند الصرف أو القبض في حالة استخدام الشيكات‪.‬‬
‫‪ ‬إظهار التكلفة والمجاني والخصم في قائمة تواريخ االنتهاء في المبيعات‪ :‬من خالل هذه الصالحية‬
‫يظهر للمستخدم تكلفة الصنف والمجاني والخصم في قائمة تواريخ انتهاء الصنف التي تظهر‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫بواسطة (‪ )F9‬عندما يكون المؤشر في حقل تاريخ االنتهاء في فاتورة المبيعات لألصناف التي‬
‫تتعامل مع تواريخ االنتهاء‪.‬‬
‫‪ ‬إنزال التكلفة إلى السعر في قائمة تواريخ اال نتهاء في المبيعات‪ :‬إذا تم منح المستخدم هذه‬
‫الصالحية فإنه بمجرد اختيار هذا المستخدم لتاريخ انتهاء الصنف في قائمة تواريخ االنتهاء تظهر‬
‫تكلفة هذا الصنف في حقل (السعر) في فاتورة المبيعات آلياً مع إمكانية تعديلها‪.‬‬
‫‪ ‬إدخال يدوي لألسعار في المردود بدون تحديد رقم الفاتورة‪ :‬لمنح المستخدم صالحية إدخال السعر‬
‫في المردودات يدوياً وبدون تحديد رقم الفاتورة التي سيتم الرد منها‪.‬‬
‫‪ ‬السماح بإدخال خصم لألصناف التي لها عرض ترويجي في فاتورة المبيعات‪ :‬هذا الخيار يعمل‬
‫على منح المستخدم صالحية الخصم لألصناف التي لها عروض ترويجية في فاتورة المبيعات‪.‬‬

‫صالحيات أخرى‬

‫‪ ‬السماح بعمل إنزال بيانات االرقام التسلسلية في شاشة العمليات‪ :‬تفعيل هذا الخيار يجبر‬
‫المستخدم على إدخال األرقام التسلسلية على مستوى كل رقم تسلسلي في قائمة األرقام التسلسلية‬
‫في شاشات العمليات لألصناف التي تتعامل مع األرقام التسلسلية ولن يكون متاحاً له حصر األرقام‬
‫(من ‪ /‬إلى) وإنزالها بواسطة زر (إنزال البيانات)‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫‪ ‬إمكانية إخفاء السعر من طباعة باركود الصنف‪ :‬بموجب هذا الخيار يتم إخفاء السعر عند قيام‬
‫المستخدم بطباعة باركود الصنف حيث ان االفتراضي طباعة الباركود مع التسعيرة‪.‬‬
‫‪ ‬فحص صالحية الفروع في التقارير الختامية‪ :‬بموجب تفعيل هذا الخيار لن يستطع المستخدم‬
‫استعراض التقارير الختامية اال للفروع التي له صالحية عليها‪.‬‬
‫‪ ‬فحص صالحية الفروع في الكشوفات‪ :‬بموجب تفعيل هذا الخيار لن يستطع المستخدم استعراض‬
‫كشوفات الحساب اال للفروع التي له صالحية عليها‪.‬‬
‫‪ ‬فحص صالحية الحسابات في التقارير الختامية‪ :‬بموجب تفعيل هذا الخيار لن يستطع المستخدم‬
‫استعراض التقارير الختامية اال للحسابات التي له صالحية عليها‪.‬‬
‫‪ ‬فحص صالحية الحسابات في الكشوفات‪ :‬بموجب تفعيل هذا الخيار لن يستطع المستخدم‬
‫استعراض كشوفات الحساب اال للحسابات التي له صالحية عليها‪.‬‬
‫‪ ‬السماح بتعديل نسبة سعر البيع من التكلفة‪ :‬يستخدم هذا الخيار عند التعامل مع السعر االفتراضي‬
‫ونسبة السعر االفتراضي من التكلفة األولية في شاشة مستويات التسعيرة‪ ،‬فعند تعريف مستوى‬
‫تسعيرة يتم تحديد نسبة افتراضية لسعر البيع من التكلفة‪ ،‬ويعمل النظام على احتساب سعر البيع‬
‫في فواتير المبيعات بشكل آلي كنسبة من التكلفة لكل صنف مرتبط بمستوى التسعيرة‪ ،‬فإذا كانت‬
‫صالحية (إدخال يدوي لألسعار) غير ممنوحة للمستخدم لن يسمح النظام لهذا المستخدم تعديل‬
‫السعر ما لم يمنح صالحية التعديل من هذا الخيار‪.‬‬
‫‪ ‬تفعيل صالحية تعدد الحسابات المدينة في سند القبض‪ :‬يستخدم هذا الخيار عند منح المستخدم‬
‫صالحية التعامل مع تعدد الحسابات المدينة في شاشة سندات القبض‪.‬‬
‫‪ ‬تفعيل صالحية تعدد الحسابات الدائنة في سند الصرف‪ :‬يستخدم هذا الخيار عند منح المستخدم‬
‫صالحية التعامل مع تعدد الحسابات الدائنة في شاشة سندات الصرف‪.‬‬
‫‪ ‬طباعة فاتورة المبيعات بعد الحفظ إجباري‪ :‬عند منح هذه الصالحية يعتبر طباعة فاتورة المبيعات‬
‫إجباري لهذا المستخدم بعد حفظ الفاتورة ولن يسمح للمستخدم القيام بأي إجراء في النظام إال إذا‬
‫تم طباعة الفاتورة‪.‬‬
‫‪ ‬طباعة مردود فاتورة المبيعات بعد الحفظ إجباري‪ :‬عند منح هذه الصالحية يعتبر طباعة مردود‬
‫فاتورة المبيعات إجباري لهذا المستخدم بعد الحفظ ولن يسمح للمستخدم القيام بأي إجراء في النظام‬
‫إال إذا تم طباعة المردود‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫صالحيات السماح‬

‫‪ ‬تجاوز حد الدين‪ :‬يستخدم هذا الخيار لتحديد طريقة تعامل المستخدم مع تجاوز حد الدين وما إذا‬
‫كان سيمنح صالحية التجاوز أم ال أم سيمنح صالحية التجاوز مع التنبيه‪.‬‬
‫‪ ‬نسبة التجاوز لحد الدين‪ :‬يظهر هذا الحقل عند منح المستخدم صالحية تجاوز حد الدين في‬
‫الخيار السابق‪ ،‬ويستخدم لتحديد نسبة التجاوز التي ستمنح للمستخدم‪.‬‬
‫‪ ‬البيع بأقل من التكلفة‪ :‬يستخدم هذا الخيار لتحديد طريقة تعامل المستخدم مع البيع بأقل من‬
‫التكلفة وما إذا كان سيمنح صالحية التجاوز أم ال أم سيمنح صالحية التجاوز مع التنبيه‪.‬‬
‫‪ ‬نسبة التجاوز للبيع بأقل من التكلفة‪ :‬يظهر هذا الحقل عند منح المستخدم صالحية تجاوز البيع‬
‫بأقل من التكلفة في الخيار السابق‪ ،‬ويستخدم لتحديد نسبة التجاوز التي ستمنح للمستخدم‪.‬‬
‫‪ ‬البيع بأقل من الحد االدنى‪ :‬يستخدم هذا الخيار لتحديد طريقة تعامل المستخدم مع البيع بأقل من‬
‫الحد األدنى للتسعيرة وما إذا كان سيمنح صالحية التجاوز أم ال أم سيمنح صالحية التجاوز مع‬
‫التنبيه‪.‬‬
‫‪ ‬البيع بأعلى من الحد األعلى‪ :‬يستخدم هذا الخيار لتحديد طريقة تعامل المستخدم مع البيع بأعلى‬
‫من الحد األعلى للتسعيرة وما إذا كان سيمنح صالحية التجاوز أم ال أم سيمنح صالحية التجاوز‬
‫مع التنبيه‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫‪ ‬تعدي الحد االدنى لألصناف‪ :‬يستخدم هذا الخيار لتحديد طريقة تعامل المستخدم مع الحد األدنى‬
‫لألصناف الذي تم إدخاله في بيانات األصناف على مستوى الصنف وما إذا كان سيمنح صالحية‬
‫تعدي الحد األدنى أم ال أم سيمنح صالحية التجاوز مع التنبيه‪.‬‬
‫‪ ‬استعراض تقارير المخزون‪ :‬يستخدم هذا الخيار لتحديد طريقة تعامل المستخدم مع تقارير المخزون‬
‫وما إذا كان سيمنح صالحية استعراض التقارير (كميات أو كميات وتكاليف) أم ال‪.‬‬
‫‪ ‬إدخال تكلفة صفرية للوارد‪ :‬يستخدم هذا الخيار لتحديد طريقة تعامل المستخدم مع التكلفة الصفرية‬
‫في التوريد المخزني وما إذا كان سيمنح صالحية اإلدخال أم ال أم سيمنح صالحية التجاوز مع التنبيه‪.‬‬

‫‪ ‬فحص الكمية المتوفرة‪ :‬يرتبط استخدام هذه الصالحية بالمتغير (استخدام فواتير المبيعات بإذن‬
‫صرف) في متغيرات نظام العمالء‪ ،‬ويستخدم لتحديد طريقة تعامل المستخدم مع الكميات في فواتير‬
‫المبيعات في حالة تفعيل هذا المتغير‪ ،‬ففي حالة اختيار (يسمح) سيسمح النظام بإدخال كميات‬
‫برغم عدم وجود كميات في المخازن حيث يمكن للمستخدم القيام بعملية البيع وسيقوم النظام بتوليد‬
‫قيد المبيعات فقط أما قيد المخزون سيتم عند عملية إذن الصرف الذي ال يمكن أن يتم إال بعد‬
‫عملية توريد األصناف إلى المخازن‪ ،‬أما اختيار (ال يسمح) لن يسمح النظام للمستخدم إدخال‬
‫كميات إال إذا كانت متوفرة في المخازن‪.‬‬
‫‪ ‬تجاوز حدود الحسابات‪ :‬يستخدم هذا الخيار لتحديد طريقة تعامل المستخدم مع حدود الحسابات‬
‫التي تم إدخالها في شاشة تهيئة الحدود في االستاذ العام وما إذا كان سيمنح صالحية التجاوز أم‬
‫ال أم سيمنح صالحية التجاوز مع التنبيه‪.‬‬
‫‪ ‬عرض الوثيقة للمستخدم المدخل فقط‪ :‬يستخدم هذا الخيار لتحديد طريقة التعامل مع الوثائق التي‬
‫يصدرها المستخدم وما إذا كان استعراض الوثيقة ستكون من صالحية المستخدم الذي قام بإدخال‬
‫الوثيقة فقط أم ستمنح صالحية االستعراض لجميع المستخدمين حسب الصالحيات أم أنه لن يسمح‬
‫للمستخدم استخدام هذه الميزة‪.‬‬
‫‪ ‬استدعاء التقارير التحليلية من اإلجمالية‪ :‬يستخدم هذا الخيار لتحديد طريقة تعامل المستخدم مع‬
‫التقارير اإلجمالية وما إذا كان سيمنح صالحية استدعاء تقارير تحليلية من التقارير اإلجمالية‬
‫(عرض فقط أو عرض وطباعة) كأن يتم استدعاء كشف حساب عندما يكون المستخدم مستعرضا‬
‫ميزان المراجعة أو استعراض كشف حساب تحليلي من كشف حساب إجمالي أم أنه لن يسمح‬
‫للمستخدم استخدام هذه الميزة‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫‪ ‬السماح بتعديل أسعار أوامر الشراء في الفاتورة‪ :‬يستخدم هذا الخيار لتحديد طريقة تعامل المستخدم‬
‫مع أسعار أوامر الشراء في فاتورة المشتريات وما إذا كان سيمنح صالحية تعديل سعر أمر الشراء‬
‫في الفاتورة أم ال‪.‬‬
‫‪ ‬السماح بالصرف لمورد ليس له رصيد دائن‪ :‬يستخدم هذا الخيار لتحديد طريقة تعامل المستخدم‬
‫مع إصدار سندات صرف للمورد الذي ال يوجد له رصيد دائن وما إذا كان سيمنح صالحية الصرف‬
‫تعديل سعر أمر الشراء في الفاتورة أم ال أم سيمنح صالحية التجاوز مع التنبيه‪.‬‬
‫‪ ‬استعراض المبيعات في التقارير االحصائية للمبيعات‪ :‬من خالل هذا الخيار يتم منح المستخدم‬
‫صالحيات استعراض المبيعات في البيانات االحصائية إما كميات ومبالغ أو كمية أو مبالغ‪.‬‬
‫‪ ‬صالحيات التجاوز في الموازنة التقديرية‪ :‬يستخدم هذا الخيار لتحديد طريقة تعامل المستخدم مع‬
‫الموازنة التقديرية وما إذا كان سيمنح صالحية تجاوز الموازنة أم ال أم سيسمح مع التنبيه‪.‬‬
‫‪ ‬أعلى نسبة خصم للفاتورة‪ :‬يستخدم هذا الحقل لتحديد أعلى نسبة للخصم يمكن للمستخدم منحها‬
‫كخصم على مستوى فاتورة المبيعات‪.‬‬
‫‪ ‬أعلى نسبة خصم للفاتورة واالصناف‪ :‬يستخدم هذا الحقل لتحديد أعلى نسبة ستمنح للمستخدم‬
‫كنسبة خصم يمنحها على مستوى الفاتورة واالصناف‪.‬‬
‫‪ ‬أعلى نسبة خصم للخصومات االضافية‪ :‬يستخدم هذا الحقل لتحديد أعلى نسبة ستمنح للمستخدم‬
‫كنسبة خصم يمنحها للخصومات اإلضافية‪.‬‬
‫‪ ‬أعلى نسبة خصم اضافية للصنف في فاتورة المبيعات‪ :‬يستخدم هذا الحقل لتحديد أعلى نسبة‬
‫ستمنح للمستخدم كنسبة خصم إضافي يمنحها للصنف في فاتورة المبيعات‪.‬‬

‫تلميح‬

‫اء كانت على مستوى الفاتورة أو الصنف يتم منحها للمستخدم من عدمه‬‫صالحيات الخصم السابقة سو ً‬
‫حسب وضع المستخدم ودرجته في المنشأة‪.‬‬

‫‪ ‬الحد األعلى لعدد األقساط في فاتورة المبيعات‪ :‬يستخدم هذا الحقل لتحديد حد أعلى لعدد األقساط‬
‫التي ستتاح للمستخدم منحها للعمالء في فواتير المبيعات‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫‪ ‬الفترة المسموحة لتعديل المستندات باأليام‪ :‬يستخدم هذا الحقل لتحديد فترة سماح (باأليام)‬
‫للمستخدم يمكن خاللها تعديل المستندات بحيث إذا انقضت هذه الفترة لن يستطع تعديل المستندات‪،‬‬
‫مع العلم أن المستخدم لن يتمكن من التعديل إال إذا تم منحه صالحية تعديل المستندات‪.‬‬
‫‪ ‬الفترة المسموحة لتعديل المستندات بالساعات‪ :‬يستخدم هذا الحقل لتحديد فترة سماح (بالساعات)‬
‫للمستخدم يمكن خاللها تعديل المستندات بحيث إذا انقضت هذه الفترة لن يستطع تعديل المستندات‪،‬‬
‫مع العلم أن المستخدم لن يتمكن من التعديل إال إذا تم منحه صالحية تعديل المستندات‪.‬‬
‫‪ ‬الفترة المسموحة لحذف المستندات باأليام‪ :‬يستخدم هذا الحقل لتحديد فترة سماح (باأليام)‬
‫للمستخدم يمكن خاللها حذف المستندات بحيث إذا انقضت هذه الفترة لن يستطع حذف المستندات‪،‬‬
‫مع العلم أن المستخدم لن يتمكن من الحذف إال إذا تم منحه صالحية حذف المستندات‪.‬‬
‫‪ ‬الفترة المسموحة لحذف المستندات بالساعات‪ :‬يستخدم هذا الحقل لتحديد فترة سماح (بالساعات)‬
‫للمستخدم يمكن خاللها حذف المستندات بحيث إذا انقضت هذه الفترة لن يستطع حذف المستندات‪،‬‬
‫مع العلم أن المستخدم لن يتمكن من الحذف إال إذا تم منحه صالحية حذف المستندات‪.‬‬
‫‪ ‬عرض تقرير المبيعات لـ‪ :‬يتم منح المستخدم صالحيات بعدد األيام التي يمكن عرض تقرير‬
‫المبيعات فيها‪ ،‬فإذا تم تحديد (‪ )10‬أيام فهذا يعني أن المستخدم سيمنح صالحية استعراض تقرير‬
‫المبيعات التي تمت خالل آخر عشرة أيام فقط‪.‬‬
‫‪ ‬عرض تقرير حركة الصندوق لـ‪ :‬يتم منح المستخدم صالحيات بعدد األيام التي يمكن عرض تقرير‬
‫حركة الصندوق فيها‪ ،‬فإذا تم تحديد (‪ )10‬أيام فهذا يعني أن المستخدم سيمنح صالحية استعراض‬
‫تقرير حركة الصندوق التي تمت خالل آخر عشرة أيام فقط‪.‬‬

‫الشؤون اإلدارية‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫‪ ‬السماح بتجاوز الرصيد عند منح إجازة‪ :‬منح المستخدم صالحيات تجاوز رصيد االجازة عند منح‬
‫الموظفين إجازاتهم‪.‬‬
‫‪ ‬السماح بتجاوز الحد االعلى للبند‪ :‬منح المستخدم صالحيات تجاوز الحد االعلى لبنود الراتب‬
‫عند إسناد بنود الراتب في شاشة إسناد البنود‪.‬‬
‫‪ ‬السماح بتجاوز سقف التطبيب‪ :‬منح المستخدم صالحيات صرف التطبيب بالتجاوز لسقف‬
‫التطبيب المعتمد للموظفين‪.‬‬
‫‪ ‬حفظ‪ :‬يتم حفظ البيانات بواسطة وسائل الحفظ المختلفة‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫صالحيات المدخالت‬

‫االستخدام‪ :‬تستخدم الشاشة لتحقيق األهداف التالية‪:‬‬

‫‪ ‬التحكم في منح المستخدم صالحيات التعامل مع المدخالت كالحسابات والصناديق والبنوك‬

‫والعمالء والموردين ومستويات التسعيرة وغيرها من المدخالت‪.‬‬
‫‪ ‬منح الصالحية على مستوى حقول معينة في بعض الشاشات من خالل تفعيلها أو عدم تفعليها‪.‬‬
‫‪ ‬منح الصالحية يختلف من مدخالت إلى أخرى حيث يمكن تفعيل صالحيات اإلضافة أو العرض‬
‫أو كالهما لبعض المدخالت كالحسابات والصناديق والعمالء أو تفعيل صالحيات اإلضافة أو‬
‫العرض أو اإلنزال كما هو في الفروع‪.‬‬

‫طريقة استخدام الشاشة‬

‫أوالا‪ :‬البيانات األساسية‬

‫‪ ‬الشاشة‪ :‬يستخدم هذا الحقل الختيار الشاشة التي سيتم منح المستخدمين صالحيات على مدخالتها‬
‫أو حقولها كشاشة الفروع أو الحسابات أو الصناديق وغيرها من الشاشات‪ ،‬وشاشات المدخالت التي‬
‫تظهر في هذا الحقل كي يمنح المستخدم صالحيات التعامل معها هي شاشات المدخالت األساسية‬
‫التي يتم ترميزها في مختلف األنظمة وأهمها ما يلي‪:‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫تهيئة النظام‪ :‬شاشات (الحسابات – المراكز – المشاريع ‪ -‬الهيكل اإلداري ‪ -‬الفروع ‪...‬إلخ)‪.‬‬ ‫•‬

‫االستاذ العام‪ :‬شاشات (أنواع طلبات القيود والسندات ‪ -‬أنواع الوثائق ‪ -‬الصناديق ‪ -‬البنوك‬ ‫•‬

‫‪...‬الخ)‪.‬‬
‫المخزون‪ :‬شاشات (المجموعات – المخازن ‪ -‬مستويات التسعيرة ‪ -‬أنواع التوريد ‪ -‬أنواع‬ ‫•‬

‫الصرف ‪ -‬أنواع الطلبات ‪ -‬أنواع التحويالت ‪ -‬أنواع الجرد ‪ -‬أنواع تسويات المخزون‪...‬الخ)‪.‬‬
‫الموردين‪ :‬شاشات (أنواع الموردين – أنواع فواتير المشتريات – بيانات الموردين ‪...‬الخ)‪.‬‬ ‫•‬

‫العمالء‪ :‬شاشات (أنوع العمالء ‪ -‬أنواع بطائق االئتمان – أنواع فواتير المبيعات – بيانات‬ ‫•‬

‫العمالء ‪ -‬بيانات المندوبين ‪ -‬بيانات المحصلين ‪ -‬نماذج الطباعة في شاشات العمليات‬

‫‪...‬الخ)‪.‬‬
‫نظام األجور والمرتبات‪ :‬بنود الراتب وغيرها من الشاشات‪.‬‬ ‫•‬

‫‪ ‬بمجرد اختيار شاشة المدخالت نالحظ تغير أسماء الحقول التي تظهر بعد حقل (الشاشة) بما يتوافق‬
‫مع طبيعة الشاشة التي تم اختيارها‪ ،‬فإذا تم اختيار شاشة (الحسابات) تظهر الحقول باسم (رقم الحساب)‬
‫و (العملة) وإذا تم اختيار شاشة (العمالء) تظهر الحقول باسم (رقم العميل) و (العملة) وإذا تم اختيار‬
‫شاشة (المخازن) يظهر حقل باسم (رقم المخزن) فقط وهكذا‪.‬‬
‫‪ ‬من رقم المستخدم ‪ /‬إلى رقم المستخدم‪ :‬يتم اختيار المستخدم ‪ /‬المستخدمين الذين سيتم منحهم‬
‫صالحيات المدخالت‪ ،‬ويتم إدخال رقم المستخدم مباشرة أو باختياره من قائمة المستخدمين التي تظهر‬
‫بواسطة (‪.)F9‬‬
‫‪ ‬المجموعة‪ :‬يستخدم هذا الحقل عند منح الصالحيات على مستوى مجموعة مستخدمين‪.‬‬
‫‪ ‬عرض‪ :‬يستخدم زر (عرض) أو (‪ )F8‬إلنزال البيانات إلى البيانات التفصيلية في الشاشة حسب ما تم‬
‫إدخاله في الحقول السابقة‪.‬‬

‫تلميح‬

‫تستخدم الحقول السابقة بغرض فلترة إنزال البيانات‪ ،‬وفي حالة عدم استخدامها سيقوم النظام بإنزال جميع‬
‫مدخالت الشاشة التي تم اختيارها لجميع المستخدمين‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫ثاني ا‪ :‬البيانات التفصيلية‬

‫تظهر البيانات التفصيلية آلياً بمجرد النقر على زر (عرض)‪ ،‬وتتغير عناوين األعمدة وفقاً للشاشة التي تم‬
‫اختيارها في حقل (الشاشة)‪.‬‬

‫‪ ‬تعديل‪ :‬بالنقر على (تعديل) تفعل أعمدة المربعات التي من خاللها يتم منح الصالحيات‪.‬‬
‫‪ ‬إضافة‪ :‬لمنح المستخدم صالحية استخدام المدخالت في شاشات العمليات‪.‬‬
‫‪ ‬عرض‪ :‬لمنح المستخدم صالحية استخدام المدخالت في شاشات التقارير‪.‬‬
‫‪ ‬إنزال‪ :‬تظهر هذه الصالحية في حالة التعامل مع (الفروع) ومن خاللها يتم منح المستخدم صالحية‬
‫إنزال طلبات عمالء من فروع أخرى‪.‬‬
‫‪ ‬الفرع المستفيد‪ :‬تظهر هذه الصالحية في حالة التعامل مع (الفروع) ومن خاللها يتم منح المستخدم‬
‫صالحية استخدام (الفرع) كفرع مستفيد في شاشات العمليات التي تتعامل مع الفرع المستفيد‪.‬‬
‫‪ ‬حفظ‪ :‬يتم حفظ البيانات بواسطة وسائل الحفظ المختلفة‪.‬‬

‫تلميح‬

‫ال يمكن لمستخدم التعامل مع المدخالت األساسية ما لم يمنح الصالحية من هذه الشاشة إال إذا كان مدير‬
‫نظام أو منتمياً لمجموعة مستخدمين تمنح صالحيات المدخالت آلياً (مجموعة إدارة نظام)‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫صالحيات التبويبات‬

‫االستخدام‪ :‬تستخدم الشاشة لتحقيق األهداف التالية‪:‬‬

‫التحكم في منح صالحيات استخدام تبويبات محددة في بعض الشاشات لمستخدم أو أكثر كتبويبات شاشات‬
‫(بيانات األصناف ‪ -‬بيانات الموظفين ‪ -‬بيانات الموردين ‪ -‬بيانات االقفاالت السنوية ‪ -‬التوقيف الشهري‬
‫‪ /‬الفتري ‪ -‬بيانات مندوبي المشتريات والمبيعات ‪ -‬بيانات االقفاالت وإلغاء االقفاالت)‪.‬‬

‫طريقة استخدام الشاشة‬

‫‪ ‬رقم الشاشة‪ :‬يستخدم هذا الحقل الختيار الشاشة ‪ /‬الشاشات التي سيتم منح المستخدمين صالحيات‬
‫على تبويباتها‪.‬‬
‫‪ ‬المجموعة‪ :‬يتم فيها تحديد مجموعة المستخدمين التي سيتم منحها الصالحيات حيث يتم اختيار‬
‫المجموعة من قائمة مجموعات المستخدمين التي تظهر بواسطة (‪.)F9‬‬
‫‪ ‬من رقم المستخدم ‪ /‬إلى رقم المستخدم‪ :‬يتم اختيار المستخدم ‪ /‬المستخدمين الذي سيتم منحه‬
‫صالحيات التبويبات‪ ،‬حيث يتم اختيار المستخدم من قائمة المستخدمين التي تظهر بواسطة (‪.)F9‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫‪ ‬التبويب‪ :‬يستخدم هذا الحقل في حالة منح الصالحيات على تبويب محدد‪.‬‬
‫‪ ‬إنزال البيانات‪ :‬يستخدم زر (إنزال البيانات) إلنزال البيانات إلى البيانات التفصيلية في الشاشة حسب‬
‫ما تم إدخاله في الحقول السابقة‪.‬‬

‫تلميح‬

‫تستخدم الحقول السابقة لعملية فلترة إنزال البيانات‪ ،‬وفي حالة عدم إدخالها سيقوم النظام بإنزال جميع‬
‫البيانات لجميع المستخدمين‪.‬‬

‫‪ ‬تعديل‪ :‬بالنقر على (تعديل) تفعل أعمدة المربعات التي من خاللها يتم منح الصالحيات‪.‬‬
‫‪ ‬لديه صالحية‪ :‬التأشير على المربع يعمل منح المستخدم صالحية على التبويب الذي ينبثق من‬
‫(الشاشة) وعدم التأشير يعني عدم منح صالحية على هذا التبويب‪.‬‬
‫‪ ‬حفظ‪ :‬يتم حفظ البيانات بواسطة وسائل الحفظ المختلفة‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫الرقابة‬

‫االستخدام‪ :‬تستخدم الشاشة بغرض تهيئة الرقابة على عمليتي التعديل والحذف التي ينفذها المستخدم على‬
‫أي مستند من مستندات النظام مما يساعد ‪ -‬من خالل تقرير الرقابة ‪ -‬على معرفة المستخدم الذي قام‬
‫بعملية التعديل او الحذف‪.‬‬

‫طريقة استخدام الشاشة‬

‫تستخدم الشاشة بعد النقر على زر (عرض) في شريط األدوات على النحو التالي‪:‬‬

‫‪ ‬المستخدم‪ :‬يتم اختيار المستخدم المستهدف تنفيذ الرقابة عليه من قائمة (عرض)‪.‬‬
‫‪ ‬عرض الشاشات‪ :‬بمجرد اختيار المستخدم تظهر الشاشات التي للمستخدم صالحية العمل عليها‪.‬‬
‫‪ ‬تعديل‪ :‬بمجرد النقر على زر (تعديل) في شريط األدوات تفعل مربعات الصالحيات الخاصة بالرقابة‬
‫على (تعديل) و(حذف) على مستوى كل شاشة‪ ،‬وهنا يمكن التحكم بتفعيل المؤشر أو اخفائه‪.‬‬
‫‪ ‬حفظ‪ :‬يتم حفظ البيانات بمختلف وسائل الحفظ المختلفة‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫تغيير كلمة السر‬

‫االستخدام‪ :‬تستخدم الشاشة بغرض تمكين المستخدم من تغيير كلمة السر الخاصة به لتحقيق األمان في‬
‫الدخول إلى النظام‪.‬‬

‫طريقة استخدام الشاشة‬

‫تستخدم الشاشة بعد النقر على زر تعديل على النحو التالي‪:‬‬

‫‪ ‬كلمة السر القديمة‪ :‬يتم تدوين كلمة السر القديمة الخاصة بالمستخدم‪.‬‬
‫‪ ‬كلمة السر الجديدة‪ :‬يتم تدوين كلمة السر الجديدة التي يحددها المستخدم‪.‬‬
‫‪ ‬تأكيد كلمة السر الجديدة‪ :‬يتم إعادة تدوين كلمة السر الجديدة كتأكيد لصحة كلمة السر‪.‬‬
‫‪ ‬حفظ‪ :‬يتم حفظ البيانات بمختلف وسائل الحفظ المختلفة‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫الترويسة حسب المستخدم‬

‫االستخدام‪ :‬تستخدم الشاشة بغرض تخصيص ترويسة على مستوى المستخدم إذا كانت المنشأة ترغب‬
‫بإظهار ترويسة خاصة في التقارير التي للمستخدم صالحية استعراضها‪.‬‬

‫طريقة استخدام الشاشة‬

‫تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي‪:‬‬

‫‪ ‬رقم ‪ /‬اسم المستخدم‪ :‬يتم إدخال رقم المستخدم مباشرة أو باختياره من قائمة المستخدمين التي تظهر‬
‫من خالل الضغط على (‪ ،)F9‬وهو المستخدم الذي سيتم إنشاء ترويسة خاصة للتقارير التي يستعرضها‪.‬‬
‫‪ ‬السنة ‪ /‬الفرع ‪ /‬اسم الشركة‪ :‬يظهر رقم الفرع والسنة واسم الشركة بشكل آلي للسنة المالية التي تم‬
‫الدخول لها‪.‬‬
‫‪ ‬اسم الفرع واالسم األجنبي‪ :‬يتم إدخال اسم الفرع باللغة الرئيسية واالسم باللغة االجنبية‪.‬‬
‫‪ ‬عنوان الفرع ‪ /‬العنوان األجنبي‪ :‬يتم إدخال العنوان باللغة الرئيسية وكذلك باللغة األجنبية‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫‪ ‬الشعار‪ :‬بالنقر على زر (تحميل الشعار) يتم تحميل الشعار إلى المكان المخصص له في حالة‬
‫تخصيص شعار يظهر على مستوى تقارير المستخدم‪.‬‬
‫‪ ‬حفظ‪ :‬يتم حفظ البيانات بمختلف وسائل الحفظ المختلفة‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫الشاشات المفضلة‬

‫االستخدام‪ :‬تستخدم الشاشة بغرض تمكين المستخدم من تعريف الشاشات المفضلة بغرض تسهيل الوصول‬
‫إليها حيث يمكن استدعائها في الواجهة الرئيسية للنظام بواسطة (‪.)F5‬‬

‫طريقة استخدام الشاشة‬

‫تستخدم الشاشة بإحدى طريقتين‪:‬‬

‫الطريقة األولى‬

‫‪ ‬رقم المستخدم‪ :‬يتم اختيار رقم المستخدم من القائمة‪.‬‬

‫‪ ‬عرض‪ :‬بالنقر على زر (عرض) يعرض النظام آلياً جميع الشاشات الممنوحة للمستخدم على مستوى‬
‫كل األنظمة‪.‬‬
‫‪ ‬تعديل‪ :‬بالنقر على زر (تعديل) في شريط األدوات يفعل حقل (الترتيب)‪.‬‬
‫‪ ‬الترتيب‪ :‬يستخدم هذا الحقل لتدوين رقم ترتيب الشاشة أمام كل شاشة لتظهر الشاشات مرتبة في واجهة‬
‫النظام وفقاً لهذا الترتيب‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫‪ ‬حفظ‪ :‬يتم حفظ البيانات بمختلف وسائل الحفظ المختلفة‪.‬‬

‫الطريقة الثانية‬

‫‪ ‬رقم المستخدم‪ :‬يتم اختيار رقم المستخدم من القائمة‪.‬‬

‫‪ ‬النظام الرئيسي‪ :‬يتم تحديد النظام الرئيسي المستهدف من القائمة‪.‬‬
‫‪ ‬تعديل‪ :‬بالنقر على زر (تعديل) في شريط األدوات يفعل حقلي (رقم الشاشة) و (الترتيب)‪.‬‬
‫‪ ‬رقم الشاشة‪ :‬يتم استدعاء قائمة الشاشات بواسطة (‪ )F9‬الختيار الشاشة المفضلة‪.‬‬

‫‪ ‬الترتيب‪ :‬يستخدم هذا الحقل لتدوين رقم ترتيب الشاشة لتظهر الشاشات مرتبة في واجهة النظام وفقاً‬
‫لهذا الترتيب‪.‬‬
‫‪ ‬حفظ‪ :‬يتم حفظ البيانات بمختلف وسائل الحفظ المختلفة‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫الحقول اإلجبارية‬

‫االستخدام‪ :‬تستخدم الشاشة بغرض تحويل بعض الحقول االختيارية االستخدام في الشاشات إلى إجبارية‬
‫االستخدام حسب أهمية وحاجة المنشاة إلى استخدام تلك الحقول‪.‬‬

‫طريقة استخدام الشاشة‬

‫تستخدم الشاشة بعد النقر على زر تعديل على النحو التالي‪:‬‬

‫‪ ‬الشاشة‪ :‬يتم تحديد الشاشة التي سوف يتم تعديل حقولها إلى حقول إجبارية من خالل القائمة المنسدلة‪.‬‬
‫‪ ‬اسم الحقل‪ :‬تظهر الحقول االختيارية في الشاشة‪.‬‬
‫‪ ‬تعديل‪ :‬بالنقر على زر (تعديل) في شريط األدوات يفعل مربع (إجباري)‪.‬‬
‫‪ ‬إجباري‪ :‬يتم من خالل هذا المربع تفعيل الحقل الذي نريد أن يكون اجبارياً‪.‬‬
‫‪ ‬حفظ‪ :‬يتم حفظ البيانات بمختلف وسائل الحفظ المختلفة‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫تنبيهات النظام‬

‫االستخدام‪ :‬تستخدم الشاشة لتحقيق األهداف التالية‪:‬‬

‫‪ ‬يتم تحديد التنبيهات التي سيتم استخدامها في النظام‪.‬‬

‫‪ ‬تحديد فترة أيام التنبيه‪.‬‬
‫‪ ‬منح صالحية استعراض التنبيهات على مستوى كل مستخدم‪.‬‬

‫طريقة استخدام الشاشة‬

‫تستخدم الشاشة على النحو التالي‪:‬‬

‫‪ ‬عرض‪ :‬يمكن عرض البيانات في الشاشة إما بواسطة (عرض) أو (بحث)‪.‬‬

‫‪ ‬تعديل‪ :‬بالنقر على زر (تعديل) تفعل الحقول التي يتم التعامل معها كعدد أيام التنبيه ومربعات إخفاء‬
‫وتوقيف‪.‬‬
‫‪ ‬عدد أيام التنبيه‪ :‬يتم إدخال فترة التنبيه باليوم‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫‪ ‬نوع الحدث‪ :‬يوجد لدينا نوعان من الحدث إما (حدث) وهذا تنبيه يتعلق بذات المستند مثل التعليق‪،‬‬
‫النوع الثاني يتعلق بـ (فترة) حيث يكون الحدث خاص بفترة زمنية متعلقة بالمستند مثل شيكات صرف‬
‫مستحقة بعد فترة‪.‬‬
‫‪ ‬إخفاء‪ :‬يتم التعامل مع هذا المؤشر في التنبيهات التي نوعها (فترة)‪ ،‬ويستخدم إلخفاء هذه التنبيهات‬
‫وعدم تكرار ظهورها للمستخدم‪.‬‬
‫‪ ‬إيقاف التنبيه‪ :‬يتم إيقاف العمل بالتنبيه‪ ،‬وبمجرد اإليقاف يظهر تاريخ التوقيف والمستخدم الموقف آلياً‪.‬‬
‫‪ ‬سبب التوقيف‪ :‬يدون المستخدم سبب توقيف التنبيه‪.‬‬
‫‪ ‬الصالحيات‪ :‬يستخدم هذا التبويب الختيار المستخدمين الذين سيظهر لهم التنبيه‪.‬‬
‫‪ ‬حفظ‪ :‬يتم حفظ البيانات بمختلف وسائل الحفظ المختلفة‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫النسخ االحتياطي‬

‫االستخدام‪ :‬تستخدم الشاشة بغرض حماية البيانات والمعلومات المدخلة في النظام عن طريق النسخ‬
‫االحتياطي لها تفادياً للتلف أو الضياع الناتج عن أي طارئ (تقني ‪ -‬فني ‪ -‬مادي‪.)..‬‬

‫طريقة استخدام الشاشة‬

‫‪ ‬السنة ‪ /‬الوحدة المحاسبية‪ :‬تظهر السنة والوحدة المحاسبية آلياً بمجرد الدخول إلى الشاشة‪.‬‬
‫‪ ‬مسار النسخة االحتياطية‪ :‬يستخدم هذا الحقل لتحديد مسار النسخة االحتياطية‪ ،‬ويتم تحديد المسار‬
‫بواسطة النقر على مجلد (االستدعاء) لتحديد المجلد الذي سيتم النسخ إليه ومن ثم تسمية النسخة‬
‫االحتياطية ثم النقر على األمر ‪ Open‬حيث يتم إنزال الموقع واسم النسخة االحتياطية إلى مسار‬
‫النسخة االحتياطية وفي هذا الصدد يتم مراعاة ما يلي‪:‬‬

‫يجب أال يكون مسار النسخة طويالً‪.‬‬ ‫•‬

‫يجب أال يحتوي اسم النسخة على فراغ‪.‬‬ ‫•‬

‫يفضل أن يكون اسم النسخة أرقاماً أو حروف انجليزية‪.‬‬ ‫•‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫‪ :Show Screen ‬عند التأشير عليه يعمل على إظهار شاشة تصدير قاعدة البيانات أثناء عملية‬
‫النسخ‪.‬‬
‫‪ ‬كلمة السر‪ :‬يتم إدخال كلمة السر للنسخة االحتياطية التي يتم عملها حيث ال يمكن استرجاع النسخة‬
‫االحتياطية اال بإدخال كلمة السر‪.‬‬
‫‪ ‬نسخة احتياطية‪ :‬بالنقر على زر (نسخة احتياطية) يقوم النظام بتصدير البيانات إلى المجلد المعرف‬
‫في مسار النسخة االحتياطية‪.‬‬
‫‪ ‬بعد االنتهاء من عملية النسخ االحتياطي تظهر رسالة "تمت العملية بنجاح"‪.‬‬
‫‪ ‬يفضل حفظ النسخة االحتياطية في قرص خارجي لحماية البيانات المنسوخة‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫استرجاع النسخ االحتياطي‬

‫االستخدام‪ :‬تستخدم الشاشة بغرض استرجاع النسخة االحتياطية كلما استدعت الحاجة لذلك‪.‬‬

‫تعليمات استرجاع النسخة االحتياطية‬

‫‪ ‬يجب التأكد من صحة بيانات النسخة االحتياطية التي سيتم استرجاعها – االسم والتاريخ وغيرها من‬
‫البيانات ‪ -‬قبل عملية االسترجاع كي ال يتم استرجاع نسخة احتياطية أخرى‪.‬‬
‫‪ ‬استرجاع نسخة احتياطية يعمل على استبدال البيانات الموجودة في قاعدة البيانات الحالية ببيانات‬
‫النسخة االحتياطية التي سيتم استرجاعها وقد تؤدى عملية االسترجاع إلى فقدان بيانات ال يمكن‬
‫اعادتها‪.‬‬
‫‪ ‬القيام بعمل نسخة احتياطية قبل استرجاع أي نسخة احتياطية‪.‬‬

‫طريقة استخدام الشاشة‬

‫‪ ‬تأكيد كلمة السر‪ :‬يدون المستخدم كلمة السر الخاصة به تمهيداً للدخول إلى الشاشة‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫‪ ‬السنة ‪ /‬الوحدة المحاسبية‪ :‬تظهر السنة والوحدة المحاسبية آلياً بمجرد الدخول إلى الشاشة‪.‬‬
‫‪ ‬مسار النسخة االحتياطية‪ :‬يستخدم هذا الحقل لتحديد مسار النسخة االحتياطية التي سيتم استرجاعها‪،‬‬
‫ويتم تحديد المسار بواسطة النقر على مجلد (االستدعاء) لتحديد المجلد الذي سيتم منه استرجاع النسخة‬
‫حيث يتم إنزال الموقع واسم النسخة االحتياطية إلى مسار النسخة االحتياطية‪.‬‬
‫‪ ‬استرجاع نسخة احتياطية‪ :‬بمجرد النقر على زر (استرجاع نسخة احتياطية) يعمل النظام على استرجاع‬
‫النسخة االحتياطية‪.‬‬

‫تلميح‬

‫النسخة االحتياطية التي لها كلمة سر ال يمكن استرجاعها إال بعد إدخال رقم السر الخاصة بها‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫التوقيعات‬

‫االستخدام‪ :‬تستخدم الشاشة بغرض ترميز الموظفين المخولين بالتوقيعات على مستندات وتقارير النظام‬
‫حسب اإلجراءات المتبعة لكل مستند في المنشأة‪.‬‬

‫طريقة استخدام الشاشة‬

‫تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي‪:‬‬

‫‪ ‬نوع الوثيقة‪ :‬يتم اختيار الوثيقة التي سيتم إدخال التوقيعات الخاصة بها من القائمة التي تظهر بواسطة‬
‫الضغط على (‪.)F9‬‬
‫‪ ‬رقم الشاشة‪ :‬يتم إظهار رقم الشاشة بشكل آلي بمجرد اختيار نوع الوثيقة وهو رقم خاص بالنظام‪.‬‬
‫‪ ‬اللغة‪ :‬يتم اختيار اللغة التي سيتم إدخال بيانات التوقيعات بها‪.‬‬
‫‪ ‬نوع الوثيقة التحليلي‪ :‬يتم إنزال رقم نوع الوثيقة التحليلي بشكل آلي وهو يمثل النوع التحليلي للمستند‬
‫الرئيسي حيث ان بعض المستندات يوجد لديها أكثر من نوع مثال سند القبض (نقداً ‪ /‬شيك)‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫‪ ‬اسم النوع‪ :‬يتم إظهار اسم الوثيقة بمجرد اختيار نوع الوثيقة وهي الوثيقة أو المستند الذي سيتم إدخال‬
‫التوقيعات عليه‪.‬‬
‫‪ ‬االسم األجنبي‪ :‬يتم إظهار االسم األجنبي بشكل آلي بمجرد اختيار نوع الوثيقة‪.‬‬

‫‪ ‬التوقيعات‪ :‬يتم إدخال مسميات وظائف المخولين بالتوقيعات حسب أهمية الوثيقة‪ ،‬ويتيح النظام عدداً‬
‫من التوقيعات تصل إلى ستة توقيعات للوثيقة الواحدة‪ ،‬ويتم ترميز التوقيعات حسب الوظيفة من الوظيفة‬
‫األدنى إلى الوظيفة األعلى‪ ،‬وفي حالة ما تكون التوقيعات محدودة كأن تكون ثالثة توقيعات فإنه يتم‬
‫إدخال التوقيع األول ثم الثالث ثم السادس كي تظهر مسافات بين التوقيعات في المستند أو بالطريقة‬
‫التي يرغب بها المستخدم‪.‬‬
‫‪ ‬حفظ‪ :‬يتم حفظ البيانات بمختلف وسائل الحفظ المختلفة‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫أرشفة البيانات‬

‫اء كانت مستندات أو صور أو غيرها من الوثائق‪.‬‬

‫االستخدام‪ :‬تستخدم الشاشة بغرض أرشفة الوثائق سو ً‬

‫طريقة استخدام الشاشة‬

‫تستخدم الشاشة بعد النقر على زر إضافة على النحو التالي‪:‬‬

‫‪ ‬رقم الملف‪ :‬يظهر الرقم التسلسلي للملف آلياً‪.‬‬

‫‪ ‬تاريخ الملف‪ :‬يتم إظهار تاريخ الملف بشكل آلي من قبل النظام حيث يمثل تاريخ يوم ارشفة الوثائق‪.‬‬
‫‪ ‬وصف ‪ /‬مالحظات الملف‪ :‬يمكن إدخال وصف مختصر للوثيقة وأية مالحظات أخرى تخص المستند‪.‬‬
‫‪ ‬نوع الوثيقة‪ :‬يتم اختيار نوع الوثيقة من القائمة التي تظهر وهي الوثيقة التي سيتم أرشفة مرفقاتها‪.‬‬
‫‪ :Load ‬عند النقر على زر التحميل يتم تحديد مسار الملف المراد أرشفته ربطه بالشاشة ومن ثم يتم‬
‫اختياره حيث يعمل النظام على إنزال المسار في الحقل المخصص له‪.‬‬
‫‪ :Open ‬في حالة رغبة المستخدم استعراض الوثيقة يتم النقر على زر (فتح)‪.‬‬
‫‪ ‬حفظ‪ :‬يتم حفظ البيانات بمختلف وسائل الحفظ المختلفة‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫تقارير الصالحيات‬

‫االستخدام‪ :‬تستخدم الشاشة بغرض عرض التقارير الخاصة بالصالحيات على مستوى (شاشة معينة أو‬
‫أكثر ‪ -‬نظام رئيسي ‪ -‬كل األنظمة) لمستخدم معين أو أكثر‪.‬‬

‫طريقة استخدام الشاشة‬

‫تستخدم الشاشة على النحو التالي‪:‬‬

‫‪ ‬نوع التقرير‪ :‬يستخدم هذا الحقل الختيار نوع الصالحيات التي سيتم استعراض تقاريرها كصالحيات‬
‫الشاشات أو الحسابات أو الصناديق أو المخازن وغيرها من الصالحيات‪.‬‬
‫‪ ‬النظام الرئيسي‪ :‬يتيح الحقل للمستخدم اختيار النظام الرئيسي من القائمة‪ ،‬وفي حالة عدم اختياره‬
‫سيظهر تقرير (نوع التقرير) المختار في ا لحقل السابق على مستوى كل األنظمة‪.‬‬
‫‪ ‬من رقم المستخدم ‪ /‬إلى رقم المستخدم‪ :‬يتيح الحقل للمستخدم اختيار المستخدم بواسطة (‪ ،)F9‬وفي‬
‫حالة عدم اختيار (من مستخدم إلى مستخدم) سيظهر التقرير صالحيات كل المستخدمين‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫‪ ‬من رقم الشاشة ‪ /‬إلى رقم الشاشة‪ :‬في حالة اختيار النظام الرئيسي في الحقل السابق سيتيح النظام‬
‫اختيار شاشة معينة أو أكثر من شاشات النظام الرئيسي الذي تم اختياره‪ ،‬وفي حالة عدم اختيار (من‬
‫رقم الشاشة ‪ /‬إلى رقم شاشة) سيظهر التقرير الصالحيات على مستوى كل شاشات النظام المختار‪.‬‬
‫‪ ‬مربعات (إضافة ‪ -‬تعديل ‪ -‬حذف ‪ -‬عرض ‪ -‬طباعة)‪ :‬في حالة تفعيل المؤشر (✓) على أي مربع‬
‫أو أكثر يظهر التقرير صالحيات المربعات المؤشرة‪ ،‬أما في حالة عدم تفعيلها يظهر التقرير جميع‬
‫الصالحيات‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫االقفاالت والتوقيفات‬

‫تعليمات االقفال‬

‫عملية اإلقفال تحتاج إلى بعض اإلجراءات على المنشأة القيام بها قبل الشروع في اإلقفال‪ ،‬وسيتم عرض‬
‫أهم تلك اإلجراءات على النحو التالي‪:‬‬

‫اقفال الحسابات‬

‫‪ ‬التحقق من أن جميع العمليات التي تمت خالل الفترة والتي لها طابع مالي قد تم إدخالها في النظام‬
‫من خالل الشاشة ذات العالقة‪.‬‬
‫‪ ‬التأكد من أن جميع العمليات التي تخص الفترة المراد إقفالها قد تم التأثير بموجبها على الحسابات من‬
‫خالل ترحيلها من شاشات الترحيل حيث أن النظام لن يقبل إتمام عملية اإلقفال الشهري إذا وجدت‬
‫وثائق لم يتم ترحيلها وسيقوم بإظهار رسالة تدل على ذلك‪.‬‬
‫‪ ‬القيام بعمل التسويات الالزمة لكل للفترة‪.‬‬
‫‪ ‬التأكد من اتزان ميزان المراجعة في االرصدة االفتتاحية‪.‬‬
‫‪ ‬مطابقة وجرد النقدية‪.‬‬
‫‪ ‬مطابقة البنوك من خالل المطابقة بين كشف البنك وبين كشف المنشاة من واقع سجالت المنشأة وعمل‬
‫مذكرة تسوية البنوك بالفواق ان وجدت‪.‬‬
‫‪ ‬حصر مراكز التكلفة التي سيتم ترحيل أرصدتها إلى السنة القادمة‪.‬‬
‫‪ ‬مراجعة أسعار صرف العمالت في شاشة بيانات العمالت والتأكد من أنها مطابقة لألسعار المراد‬
‫اإلقفال بموجبها وتغيير ما يلزم خاصة عند االعتماد على النظام في تقييم العمالت األجنبية ومعالجة‬
‫فروق العملة وعمل قيود التسوية الالزمة لها‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫‪ ‬التأكد من إدخال الحسابات الوسيطة في شاشة الحسابات الوسيطة حيث يمنع النظام عملية االقفال‬
‫مالم يتم إدخال الحسابات الوسيطة على سبيل المثال اقفال فروق العملة في حساب فروق العملة‪.‬‬
‫‪ ‬مراجعة الشيكات الغير مستحقة والتي سوف يتم ترحيلها إلى الفترة الجديدة‪.‬‬
‫‪ ‬مراجعة الضمانات وآلية ترحيلها إلى العام الجديد حسب الخيارات المحددة مسبقاً‪.‬‬
‫‪ ‬مراجعة قيود المصاريف المدفوعة مقدماً وااليرادات المستحقة ومراجعة المصاريف المستحقة وااليرادات‬
‫المدفوعة مقدماً (مصروفات وايرادات)‪.‬‬
‫‪ ‬التأكد من إدخال ومراجعة األرصدة االفتتاحية ألول شهر يتم إقفاله عند استخدام النظام ألول مرة‪.‬‬
‫‪ ‬التأكد من إقفال الشهر الذي يسبق الشهر المراد إقفاله‪.‬‬

‫إقفال المخزون‬

‫‪ ‬القيام بعملية الجرد آخر الفترة‪.‬‬

‫‪ ‬إدخال الجرد في شاشة الجرد اليدوي‪.‬‬
‫‪ ‬عمل تسويات الجرد لزيادة ونقص الجرد (كميات) أو (تكاليف) مع إمكانية الترحيل للسنة الجديدة حسب‬
‫(كميات الجرد)‪ ،‬ويفضل ان تتم تسويات الجرد للمخزون (كمية) و(تكاليف) ومن ثم يتم ترحيله إلى‬
‫العام الجديد‪.‬‬
‫‪ ‬التأكد من صحة تكاليف االصناف وعمل التسويات الالزمة في حالة وجود فوارق‪.‬‬
‫‪ ‬مطابقة المخزون من واقع المخازن مع المخزون من واقع االستاذ العام ومعالجة أي فوارق بينهما‪.‬‬
‫‪ ‬عمل مخصص هبوط أسعار للمخزون وخاصة للمنشآت التي يحصل بها هبوط في قيمة المخزون مثل‬
‫شركات األدوية وشركات األغذية‪.‬‬

‫إقفال العمالء والمبيعات‬

‫‪ ‬عمل المصادقات بين المنشأة والعمالء‪.‬‬

‫‪ ‬عمل التسويات الالزمة حول المصادقات التي تظهر فوارق بين المنشاة والعميل‪.‬‬
‫‪ ‬قيد العموالت الخاصة بالعمالء والمندوبين ضمن المستحقات‪.‬‬
‫‪ ‬عمل قيود الديون المعدومة ومخصص الديون المشكوك فيها‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫إقفال الموردين والمشتريات‬

‫‪ ‬عمل مصادقة كشوفات الموردين‪.‬‬

‫‪ ‬عمل التسويات الالزمة في حالة ظهور فوارق بين المنشاة والمورد‪.‬‬
‫‪ ‬التأكد من جميع االرصدة الخاصة باالعتمادات المستندية واقفال االعتمادات المنتهية‪ ،‬باإلضافة إلى‬
‫إقفال الحسابات الوسيطة المستخدمة في عمليات الشراء في حال تم اقفال االعتماد‪.‬‬

‫إقفال الموارد البشرية‬

‫‪ ‬عمل تسوية فيما يتعلق باإلجازات‪.‬‬

‫‪ ‬تصفية وعمل قيد المرتبات واالجور حتى آخر فترة‪.‬‬
‫‪ ‬احتساب مستحقات االجازات إن وجدت‪.‬‬
‫‪ ‬احتساب مستحقات الموظفين والحقوق السنوية‪.‬‬
‫‪ ‬عمل االقفال الشهري للموارد البشرية حتى آخر فترة‪.‬‬

‫إقفال االصول الثابتة‬

‫‪ ‬التأكد من إدخال جميع بيانات االصول الثابتة‪.‬‬

‫‪ ‬مطابقة إجماليات مجموعة االصول في نظام األصول مع مجموعة حسابات االصول من واقع االستاذ‬
‫العام فيما يتعلق بالقيمة الدفترية ومجمع االهالك‪.‬‬
‫‪ ‬القيام بجرد األصول‪.‬‬
‫‪ ‬إمكانية إعادة تقييم األصول حسب ضرورة متطلبات العمل لذلك‪.‬‬
‫‪ ‬عمل التسويات الالزمة لألصول الثابتة (زيادة ونقص)‪.‬‬
‫‪ ‬التأكد من صحة استخدام معدالت االهالك السنوية حسب نوع األصل‪.‬‬
‫‪ ‬التأكد من إدخال حسابات االرباح الرأسمالية والخسائر الرأسمالية‪.‬‬
‫‪ ‬القيام بعملية االحتساب لإلهالك المؤقت والتأكد من صحة قيم االهالك‪.‬‬
‫‪ ‬احتساب اإلهالك النهائي على مستوى الفرع أو على مستوى جميع الفروع‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫االقفال الشهري‬

‫‪ ‬يتم اإلقفال الشهري على مستوى كل فرع على حدة‪.‬‬

‫‪ ‬إقفال فروق العملة بشكل شهري أو في نهاية الفترة‪.‬‬
‫‪ ‬التأكد هل يتم اإلقفال مع مراكز التكلفة والمشاريع واالنشطة‪.‬‬
‫‪ ‬فيما يتعلق بفروق العملة للحسابات األجنبية يتم تحديد الحسابات التي سيتم إقفالها مثل النقدية والبنوك‬
‫والعمالء والموردين والشيكات الوسيطة ‪...‬الخ‪ ،‬أما فيما يتعلق باألصول الثابتة ورأس المال وحقوق‬
‫الملكية وااللتزامات طويلة األجل ومشاريع قيد التنفيذ والمصروفات وااليرادات ال تدخل ضمن تقييم‬
‫فوارق العملة‪.‬‬
‫‪ ‬يتم االقفال الشهري من خالل إقفال كل شهر على حدة بالترتيب‪.‬‬

‫االقفال السنوي‬

‫‪ ‬يتم فتح سنة جديدة ونقل البيانات المالية من شاشة االقفال السنوية في ادارة النظام‪.‬‬
‫‪ ‬إقفال األرباح والخسائر حيث يتم تحديد حساب األرباح والخسائر المتعلق بالفترة حيث يتم وضع هذا‬
‫الحساب تحت رأس المال وحقوق الملكية‪.‬‬
‫‪ ‬يمكن إقفال إرباح وخسائر على مستوى الفرع أو على مستوى كل الفروع‪.‬‬
‫‪ ‬إقفال المخزون عن طريق أحد خيارين‪:‬‬

‫نقل الكمية المتوفرة بشرط إجراء التسويات الالزمة على المخزون بعد الجرد‪.‬‬ ‫•‬

‫نقل وترحيل المخزون حسب كمية الجرد لكن هذه الطريقة تحتاج إلى دقة في مطابقة المخزون من‬ ‫•‬

‫ناحية التكلفة‪.‬‬

‫المراجعة بعد االقفال السنوي‬

‫‪ ‬التأكد من عملية نقل الشيكات المستحقة والكمبياالت‪.‬‬

‫‪ ‬التأكد من عملية نقل الضمانات‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫‪ ‬التأكد من نقل أرصدة اإلجازات والسلف والعهد‪.‬‬

‫‪ ‬إقفال الحسابات (نقل أرصدة ختامية من السنة المنتهية إلى السنة الجديدة كأرصدة افتتاحية)‪.‬‬
‫‪ ‬التأكد من مطابقة االرصدة بين السنة المنتهية وبين االرصدة االفتتاحية للسنة الجديدة واالفتتاحية‬
‫(ميزانية عمومية ومخازن)‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫التوقيف الشهري ‪ /‬الفتري‬

‫االستخدام‪ :‬تستخدم الشاشة لتحقيق األهداف التالية‪:‬‬

‫القيام بعملية التوقيف الشهري أو التوقيف الفتري حيث ال يسمح النظام التعامل مع الفترة الموقوفة‬ ‫‪‬‬

‫أو الشهر الموقوف‪.‬‬

‫يمكن ايقاف فترات متباعدة من خالل تحديد الفترة االدنى لإليقاف وكذلك تحديد الفترة األعلى‬ ‫‪‬‬

‫لإليقاف واالقتصار على أيام معينة للعمل‪.‬‬

‫يمكن االيقاف على مستوى المستخدم ويمكن االيقاف على مستوى المستخدم والشاشة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫اإليقاف الشهري أو الفتري يتم من خالل إيقاف فترات معينة إيقاف متعلق بعمل المستخدمين على‬ ‫‪‬‬

‫النظام فقط أي ال تتعلق به أية ترتيبات مالية وليس له أي تأثير على القوائم المالية والهدف منه‬
‫منع المستخدم من القيام بإجراء أية عمليات على النظام خالل فترة محددة‪.‬‬

‫طريقة استخدام الشاشة‬

‫تستخدم الشاشة بعد النقر على زر تعديل على النحو التالي‪:‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫التوقيف الشهري ‪ /‬الفتري‬

‫يستخدم هذا التبويب إليقاف العمل على النظام لشهر أو فترة بالكامل على جميع المستخدمين وعلى‬
‫مستوى كل فرع بحيث ال يستطع أحد الدخول إلى النظام‪.‬‬

‫‪ ‬توقيف الفترة‪ :‬يتم التحكم بإيقاف الشهر أو الفترة من خالل خيارات هذا العمود‪ ،‬فاالفتراضي (غير‬
‫موقف) أما في حالة التوقيف يقوم المستخدم باختيار (موقف)‪.‬‬

‫توقيف حسب الفترات‬

‫يستخدم هذا التبويب بغرض إيقاف النظام خالل فترات محددة على النحو التالي‪:‬‬

‫‪ ‬اإليقاف لفترة محددة بيوم أو لفترة محصورة بين تاريخين كأن يتم إيقاف العمل على النظام أيام اإلجازات‪.‬‬
‫‪ ‬إيقاف فترتين وبينهما فترة مفتوحة حيث يتم تحديد الفترة الموقوفة (من أدنى تاريخ ‪ /‬إلى أدنى تاريخ)‬
‫ثم يتم تحديد الفترة األعلى (من أعلى تاريخ ‪ /‬إلى أعلى تاريخ) كأن يتم اإليقاف من تاريخ (‪)01 / 01‬‬
‫إلى (‪ )01 / 15‬كأدنى تاريخ ومن تاريخ (‪ )01 / 17‬إلى تاريخ (‪ )01 / 31‬كأعلى تاريخ‪ ،‬ومن‬
‫خالل هذا التوقيف يتضح أن يوم (‪ )01 / 16‬مفتوح نظ اًر ألنه لم يدخل ضمن الفترة الموقوفة وبالتالي‬
‫سيكون العمل على النظام متاحاً خالل هذا اليوم فقط‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫توقيف الفترات حسب المستخدم‬

‫يمكن من خالل هذا التبويب ايقاف الفترات على مستوى المستخدم حيث يمكن اإليقاف لفترة محددة بيوم‬
‫أو لفترة محصورة بين تاريخين كأن يتم إيقاف عمل المستخدم على النظام أيام اجازات الموظف‪ ،‬أو يتم‬
‫ايقاف فترتين وبينهما فترة مفتوحة حيث يتم تحديد الفترة الموقوفة األدنى (من أدنى تاريخ ‪ /‬إلى أدنى تاريخ)‬
‫ثم يتم تحديد الفترة االعلى (من أعلى تاريخ ‪ /‬إلى أعلى تاريخ) كأن يتم منح المراجع الخارجي صالحية‬
‫الدخول إلى النظام كمستخدم مدة ثالثة أيام هي (‪ )11 / 15،14،13‬ففي هذه الحالة نقوم بإدخال من‬
‫تاريخ (‪ )11 / 01‬إلى تاريخ (‪ )11 / 12‬في حقلي (من أدنى تاريخ ‪ /‬إلى أدنى تاريخ) ثم نقوم بإدخال‬
‫من تاريخ (‪ )11 / 16‬إلى تاريخ (‪ )11 / 30‬في حقلي (من أعلى تاريخ ‪ /‬إلى أعلى تاريخ)‪ ،‬فمن خالل‬
‫الفترات السابقة يتضح أن أيام (‪ )11 / 15،14،13‬فترة مفتوحة لهذا المستخدم يمكن من خاللها الدخول‬
‫إلى النظام‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫توقيف الفترات حسب المستخدم والشاشة‬

‫يمكن من خالل هذا التبويب ايقاف الفترات على مستوى المستخدم والشاشة ويستخدم بنفس طريقة استخدام‬
‫تبويب (توقيف الفترات حسب المستخدم) السابق إال أن توقيف المستخدم في هذا التبويب سيتم على مستوى‬
‫الشاشة بينما التوقيف في التبويب السابق سيتم على مستوى النظام‪.‬‬

‫‪ -‬حفظ‪ :‬يتم حفظ البيانات بمختلف وسائل الحفظ المختلفة‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫االقفال الشهري ‪ /‬الفتري للشئون اإلدارية‬

‫االستخدام‪ :‬تستخدم الشاشة لتحقيق األهداف التالية‪:‬‬

‫‪ ‬القيام بعملية اإلقفال الشهري ‪ /‬الفتري ألنظمة رأس المال البشري (األجور والمرتبات ‪ -‬الموارد‬
‫البشرية) حيث يتم االقفال على مستوى كل فرع على حدة‪ ،‬مع مالحظة أن اإلقفال ال يتم إال بعد‬
‫احتساب راتب الفترة‪.‬‬
‫‪ ‬إيقاف العمل على أنظمة رأس المال البشري (األجور والمرتبات ‪ -‬الموارد البشرية) على مستوى الفرع‬
‫والفترة‪ ،‬وإيقاف الفترة يستخدم في الغالب إليقاف العمل على النظام عند عملية احتساب راتب الفترة‪.‬‬

‫طريقة استخدام الشاشة‬

‫تستخدم الشاشة بعد النقر على زر تعديل على النحو التالي‪:‬‬

‫إقفال الفترات‬

‫‪ ‬الفترات المحتسبة‪ :‬تظهر في هذا الجدول الفترات التي تم احتساب رواتب الموظفين فيها حيث ال يمكن‬
‫إغالق الفترة إال بعد احتساب الراتب من شاشة احتساب صافي الراتب في نظام األجور والمرتبات‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫‪ ‬إغالق‪ :‬يستخدم هذا العمود بغرض إغالق الفترات وهو اإلجراء الذي يترتب عليه إغالق فترة وفتح فترة‬
‫جديدة‪ ،‬وتتم عملية اإلغالق على مستوى كل فرع‪.‬‬
‫‪ ‬حفظ‪ :‬يتم حفظ البيانات بواسطة وسائل الحفظ المختلفة‪.‬‬

‫إيقاف الفترات‬
‫يمكن من خالل القسم األسفل من الشاشة إيقاف العمل على نظام المرتبات واألجور والموارد البشرية حيث‬
‫يمكن إيقاف الفترات على مستوى كل فرع‪.‬‬

‫‪ ‬موقف‪ :‬يستخدم هذا العمود بغرض إيقاف الفترات على مستوى كل فرع مع مالحظة أن الفترات التي‬
‫يسمح النظام بإيقافها هي الفترات التي لم يتم احتساب الراتب فيها‪.‬‬
‫‪ ‬مقفل‪ :‬تظهر إشارة (✓) في هذا العمود للداللة على أن هذا الفرع قد تم إقفاله للفترة المحددة‪.‬‬
‫‪ ‬مؤشر احتساب الراتب‪ :‬تظهر إشارة (✓) في هذا العمود للداللة على أن هذا الفرع قد تم احتساب‬
‫صافي الراتب لموظفيه للفترة المحددة‪.‬‬
‫‪ ‬إيقاف استقطاع‪ :‬تظهر إشارة (✓) في هذا العمود للداللة على أنه تم إيقاف استقطاع السلف في هذا‬
‫الفرع للفترة المحددة‪.‬‬
‫‪ ‬حفظ‪ :‬يتم حفظ البيانات بواسطة وسائل الحفظ المختلفة‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫االقفال الشهري ‪ /‬الفتري‬

‫االستخدام‪ :‬تستخدم الشاشة لتحقيق األهداف التالية‪:‬‬

‫‪ ‬اإلقفال الشهري ‪ /‬الفتري الذي يترتب عليه منع استخدام النظام للفترة التي تم إقفالها‪.‬‬
‫‪ ‬استعراض بعض التقارير كميزان المراجعة النهائي واألرصدة النهائية للحسابات الناتجة عن النشاط‬
‫في الشهر المقفل‪.‬‬
‫‪ ‬يتم تنفيذ اإلقفال الشهري ‪ /‬الفتري على مستوى كل فرع‪.‬‬

‫طريقة استخدام الشاشة‬

‫تستخدم الشاشة بعد النقر على زر تعديل على النحو التالي‪:‬‬

‫أوالا‪ :‬ما يفترض التحقق منه قبل اإلقفال‬

‫ينبغي قبل عملية اإلقفال الشهري القيام ببعض اإلجراءات المحاسبية والمخزنية والتحقق من جاهزية اإلقفال‪،‬‬
‫ونظ اًر أله مية ذلك فقد تم تخصيص أول صفحة من شرح االقفاالت لسرد بعض التعليمات التي تهم‬
‫المستخدم في هذا الجانب يمكن العودة إليها قبل القيام بعملية اإلقفال‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫ثانيا‪ :‬خيارات إضافية في شاشة اإلقفال‬

‫تحتوي الشاشة على خيارات إضافية يمكن االستفادة منهما حسب طبيعة الحسابات المستخدمة في المنشأة‬
‫وهي‪:‬‬

‫‪ ‬عكس القيود العكسية‪ :‬تم شرح خيار (قيد عكسي) في شاشة قيود اليومية في نظام األستاذ العام وتمت‬
‫اإلشارة إلى أن القيد الذي نتعامل معه على أنه (قيد عكسي) يمكن للنظام أن يقوم بإلغاء تأثير هذا‬
‫القيد على القوائم المالية بعمل قيد آلي يعكس فيه القيد عند اإلقفال‪ ،‬فإذا كانت المنشأة ترغب بتفعيل‬
‫هذه الخاصية للقيود العكسية خالل الشهر المراد إقفاله يقوم المستخدم بالنقر على هذا الخيار قبل القيام‬
‫بعملية اإلقفال ليقوم النظام بإبطال تأثير القيود العكسية‪.‬‬
‫‪ ‬إقفال فروق العملة للحسابات األجنبية‪ :‬هذا الخيار يعني أن تعتمد المنشأة على النظام في إجراء‬
‫التسويات الالزمة للفروق الناتجة عن اختالف أسعار العمالت األجنبية مقابل العملة المحلية في نهاية‬
‫الشهر ‪ /‬الفترة‪ ،‬حيث يقوم النظام بإعادة تقييم أرصدة الحسابات األجنبية حسب سعر الصرف الذي‬
‫سيتم اإلقفال به وهو السعر الذي تم إدخاله في شاشة بيانات العمالت في التهيئة العامة للنظام‪.‬‬

‫ويترتب على إقفال فروق العملة توليد قيود آلية لترحيل الفارق إلى المقابل المحلي للعملة األجنبية وإلى‬
‫حساب فروق أسعار العمالت الذي تم ربطه في شاشة الحسابات الوسيطة‪ ،‬وبمجرد النقر على هذا‬
‫الخيار تظهر جميع الحسابات التي عملتها أجنبية في المكان المخصص لها في الشاشة‪ ،‬ويمكن‬
‫التعامل بثالث طرق لتقييم الحسابات‪:‬‬

‫تقييم كل الحسابات‪ :‬عن طريق الضغط على الزر األيمن للماوس واختيار (منح الكل) فهذا يعني‬ ‫•‬

‫أن عملية إقفال فروق العملة ستتم لجميع الحسابات‪.‬‬

‫إلغاء اختيار الحسابات‪ :‬يستطيع المستخدم إلغاء اختيار الحسابات بالضغط على الزر األيمن‬ ‫•‬

‫للماوس واختيار (الغاء الكل)‪.‬‬

‫إدخال جزء من رقم الحساب‪ :‬يظهر هذا الحقل عند التأشير على خيار (اقفال فروق العملة‬ ‫•‬

‫للحسابات األجنبية)‪ ،‬ويستخدم إلدخال الرقم الذي تبدأ به الحسابات التي يرغب المستخدم إقفالها‬
‫في فروق العملة‪ ،‬ففي حالة إدخال الرقم ‪ 12‬ومن ثم النقر على الزر الذي يظهر نهاية الحقل يقوم‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫النظام بالتأشير على جميع الحسابات التي تبدأ بهذا الرقم مع إمكانية تكرار هذه الحركة مع حسابات‬
‫أخرى‪.‬‬
‫يدوي‪ :‬يمكن اختيار الحسابات التي سيتم تقييمها يدوياً بالتأشير مقابل كل حساب على حدة‪.‬‬ ‫•‬

‫‪ ‬إقفال المراكز ‪ /‬المشاريع ‪ /‬األنشطة‪ :‬في حال تم اختيار إقفال المراكز والمشاريع واالنشطة فإن النظام‬
‫يعمل على اقفال فروق العملة مع التأثير على المراكز والمشاريع واألنشطة‪.‬‬

‫ثالث ا‪ :‬إجراءات اإلقفال‬

‫‪ ‬تعديل‪ :‬يستخدم زر (تعديل) في شريط األدوات للبدء في إجراءات اإلقفال الشهري‪.‬‬

‫‪ ‬الفترة‪ :‬يظهر الشهر أو الفترة آلياً وهي الفترة الخاضعة لإلقفال‪.‬‬
‫‪ ‬الفرع‪ :‬يستخدم هذا الحقل لتحديد الفرع الذي سيتم فيه اإلقفال الشهري‪.‬‬
‫‪ ‬إقفال‪ :‬يستخدم زر (إقفال) في شريط األدوات لتنفيذ عملية اإلقفال الشهري‪.‬‬

‫تلميح‬

‫في حالة استخدام أنظمة رأس المال البشري يتم إقفال الشئون اإلدارية قبل اإلقفال الشهري‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫االقفال السنوي‬

‫االستخدام‪ :‬تستخدم الشاشة بغرض إقفال حسابات السنة المالية ونقل األرصدة الختامية إلى السنة المالية‬
‫التالية‪.‬‬

‫طريقة استخدام الشاشة‬

‫تستخدم الشاشة على النحو التالي‪:‬‬

‫أوالا‪ :‬فتح سنة جديدة‬

‫‪ ‬السنة‪ :‬تظهر بيانات السنة المالية الجديدة آلياً وتمثل بيانات السنة التالية للسنة الفعالة‪.‬‬
‫‪ ‬فتح سنة جديدة‪ :‬بواسطة هذا الزر يتم توجيه النظام بفتح سنة جديدة‪.‬‬
‫‪ ‬نقل البيانات‪ :‬يتم نقل التهيئة وبيانات المدخالت من السنة المنتهية إلى السنة الجديدة لمختلف األنظمة‪،‬‬
‫بحيث ال تستدع الحاجة إعادة التهيئة مرة أخرى في السنة الجديدة‪ ،‬وقد تم فصل هذه الخطوة عن جميع‬
‫خطوات اإلقفال السنوي حتى نتمكن من التعامل مع العمليات المالية للسنة الجديدة حتى لو لم تستكمل‬
‫إجراءات اإلقفال للسنة المنتهية‪ ،‬حيث يمكن للنظام اعتماد األرصدة االفتتاحية للسنة الجديدة متى ما‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫تم إقفالها في السنة المنتهية بشرط عدم إقفال الشهر األول للسنة الجديدة‪ ،‬وعلى سبيل المثال سيتم نقل‬
‫السجالت التالية‪:‬‬

‫جميع بيانات شاشات التهيئة في كل األنظمة‪.‬‬ ‫•‬

‫بيانات المستخدمين مع صالحيات لكل مستخدم‪.‬‬ ‫•‬

‫الدليل المحاسبي ومراكز التكلفة والصناديق والبنوك في مدخالت األستاذ العام‪.‬‬ ‫•‬

‫بيانات المجموعات واألصناف والمخازن والرفوف وتسعيرات األصناف في مدخالت المخازن‪.‬‬ ‫•‬

‫بيانات التوريد والموردين في مدخالت المشتريات‪.‬‬ ‫•‬

‫أنواع العمالء وبيانات المحصلين والمناطق والعمالء والمندوبين في مدخالت المبيعات‪.‬‬ ‫•‬

‫الشيكات المستحقة السداد في السنة الجديدة ويقوم النظام بعمل تسلسل رقمي لسندات القبض‬ ‫•‬

‫والصرف الخاصة بهذه الشيكات في السنة الجديدة ويمكن نقل هذه الشيكات بنفس تسلسل‬
‫األرقام في السنة السابقة‪.‬‬
‫بيانات الموظفين مع جميع البيانات المتعلقة بمدخالت نظام األجور والموارد البشرية‪.‬‬ ‫•‬

‫ثانيا‪ :‬نقل البيانات‬

‫يستخدم هذا التبويب بغرض نقل البيانات التي لها استحقاقات في سنوات تالية‪:‬‬

‫‪ ‬الكمبياالت‪ :‬يتم نقل البيانات المتعلقة بكمبياالت المشتريات وكمبياالت المبيعات الغير مستحقة‪.‬‬
‫‪ ‬بيانات الضمانات‪ :‬يوجد العديد من الخيارات لنقل الضمانات وهي كالتالي‪:‬‬

‫عدم نقل الضمانات‪ :‬حيث ال يتم نقل الضمانات إلى السنوات القادمة‪.‬‬ ‫•‬

‫نقل الضمانات التي ستنتهي في السنوات القادمة‪ :‬يتم من خالل هذا الخيار نقل الضمانات التي‬ ‫•‬

‫ستنتهي في السنوات القادمة فقط أما الضمانات التي انتهت فال يتم نقلها‪.‬‬
‫نقل الضمانة السارية او الجارية فقط‪ :‬يتم من خالل هذا الخيار نقل الضمانات السارية والجارية‬ ‫•‬

‫للفترة وهي تمثل الضمات التي مازالت مفتوحة‪.‬‬

‫‪ ‬نقل الشيكات غير المستحقة‪:‬‬

‫لتحديد طريقو نقل الشيكات الغير مستحقة إلى السنة التالية على النحو التالي‪:‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫عدم نقل الشيكات‪ :‬حيث ال يتم نقل الشيكات المستحقة أو الغير مستحقة‪.‬‬ ‫•‬

‫نقل الشيكات غير المستحقة للسنة الجديدة فقط‪ :‬حيث تتم عملية نقل الشيكات الغير المستحقة‬ ‫•‬

‫والتي موعد استحقاقها في السنة القادمة‪.‬‬

‫‪ ‬نقل الطلبات‪ :‬يتم من خالل هذه الخيارات تحديد طريقة نقل الطلبات مثل (نقل طلبات الصرف والتحويل‬
‫المخزني ‪ -‬أذونات التوريد المخزني ‪ -‬نقل طلبات العمالء ‪ -‬نقل طلبات الشراء ‪ -‬نقل أوامر الشراء)‬
‫حيث ان كل مستند من المستندات السابقة له ثالثة خيارات هي‪:‬‬

‫ال‪ :‬يعنى عدم نقل أية طلبات مازالت معلقة في السنة المنتهية للسنة القادمة‪.‬‬ ‫•‬

‫تسلسل تراكمي‪ :‬يتم نقل كل الطلبات التي لم تستخدم مع منح المستندات تسلسل تراكمي في السنة‬ ‫•‬

‫الجديدة‪.‬‬
‫بنفس رقم المستند السابق‪ :‬حيث يتم نقل جميع الطلبات بأرقمها التسلسلية المدخلة في السنة‬ ‫•‬

‫المنتهية‪.‬‬
‫النوع‪ :‬من خالل الخيارات المتاحة يتم نقل جميع المستندات الغير مستخدمة نهائياً وعدم نقل‬ ‫•‬

‫المستندات المستخدمة جزئياً أو نقل المستندات الغير مستخدمة بما فيها المستندات المستخدمة‬
‫جزئياً‪.‬‬

‫ثالث ا‪ :‬االقفال المخزني‬

‫تقوم المنشآت بعمل جرد شامل للمخازن نهاية السنة المالية ومن ثم مقارنة الرصيد الفعلي الناتج عن الجرد‬
‫الفعلي مع الرصيد الموجود في النظام ومن ثم إجراء التسويات الالزمة لتسوية الرصيد المخزني قبل نقله‬
‫إلى السنة المالية الجديدة‪.‬‬

‫ومن المهم جداً إقفال المخازن في اليوم األخير من السنة المالية ونقل األرصدة إلى بداية السنة المالية‬
‫الجديدة حتى يتسنى إدخال العمليات المخزنية المتعلقة بالسنة المالية الجديدة على عكس إقفال الحسابات‬
‫الذي يمكن أن يتأخر حسب اإلجراءات المتبعة في المنشأة‪.‬‬

‫ونظ ار لهذه الضرورة المحاسبية وكنوع من المرونة أتاح النظام ‪ -‬بعد فتح سنة جديدة ‪ -‬نقل أرصدة المخازن‬
‫من السنة المنتهية إلى السنة التي تم فتحها وفق خيارين هما‪:‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫الكمية المتوفرة‪ :‬بموجب هذا الخيار يقوم النظام بنقل الكميات المتوفرة دفترياً (األرصدة المخزنية)‬ ‫‪‬‬

‫على اعتبار أن عملية الجرد وإجراء التسويات ستتم في السنة الجديدة‪.‬‬

‫كمية الجرد‪ :‬بموجب هذا الخيار يقوم النظام بنقل الكميات التي تم إدخالها في شاشة (الجرد اليدوي)‬ ‫‪‬‬

‫واعتمادها كأرصدة افتتاحية للسنة الجديدة على اعتبار أن إجراء التسويات ستتم في السنة المنتهية‪.‬‬

‫رابعا‪ :‬إقفال حسابات األرباح والخسائر‬

‫نقوم من خالل هذا التبويب بإقفال حسابات األرباح والخسائر (اإليرادات والمصروفات)‪ ،‬وتتم عملية اإلقفال‬
‫على مستوى كل فرع على النحو التالي‪:‬‬

‫‪ ‬الفرع‪ :‬يتم اختيار الفرع ‪ /‬الفروع التي سيتم إقفال حساباتها‪ ،‬على اعتبار أن عملية اإلقفال يمكن أن‬
‫تتم على مستوى كل فرع‪.‬‬
‫‪ ‬رقم ‪ /‬اسم الحساب‪ :‬يستخدم هذا الحقل لتحديد الحساب الذي سيتم فيه قيد صافي األرباح ‪ /‬الخسائر‬
‫وعادة ما يكون هذا الحساب ضمن حسابات الخصوم‪ ،‬ويتم إدخال رقم الحساب مباشرة أو باختياره من‬
‫قائمة الحسابات التي تظهر بواسطة (‪ ،)F9‬وبمجرد إدخال الرقم يظهر اسم الحساب في الحقل‬
‫المخصص له‪.‬‬
‫‪ ‬العملة‪ :‬تظهر عملة الحساب آلياً في الحقل المخصص لها ويجب أن تكون عملة الحساب (العملة‬
‫المحلية)‪.‬‬
‫‪ ‬إقفال األرباح والخسائر‪ :‬يستخدم هذا الزر بغرض توجيه النظام القيام بعملية إقفال حسابات األرباح‬
‫والخسائر‪ ،‬فبمجرد النقر على الزر يقوم النظام آلياً بتصفير أرصدة جميع حسابات األرباح والخسائر‬
‫وإقفالها في الحساب الذي تم تسجيله في حقل (رقم الحساب) وبذلك تكون النتيجة النهائية للنشاط في‬
‫السنة المالية هي إجمالي ما تم إقفاله في هذا الحساب‪.‬‬

‫ما يجب مراجعته قبل إقفال األرباح والخسائر‬

‫‪ ‬التأكد من أن جميع التسويات المالية التي لها أثر على تقييم حسابات المصروفات واإليرادات قد‬
‫تمت بالكامل‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫‪ ‬التأكد من أنه تم اإلقفال الشهري لجميع أشهر السنة المالية حيث أن النظام لن يسمح بإتمام اإلقفال‬
‫لألرباح والخسائر ما لم تكن جميع األشهر مقفلة‪.‬‬

‫خامسا‪ :‬نقل أرصدة االصول‬

‫‪ ‬نقل أرصدة األصول‪ :‬يعمل النظام من خالل هذا التبويب ومن خالل النقر على هذا الزر على‬
‫نقل جميع ارصدة االصول الثابتة إلى السنة الجديدة بما فيها جميع األرصدة المتعلقة باإلهالك‬
‫ومجمعات االهالك وغير ذلك‪.‬‬

‫سادس ا‪ :‬إقفال الشؤون اإلدارية‬

‫يستخدم هذا التبويب بغرض نقل بيانات وأرصدة نظام األجور والمرتبات وهي عبارة عن بيانات يتم تحديد‬
‫كيفية نقلها على ضوء ما تم في تبويب (نقل البيانات) السابق‪.‬‬

‫‪ ‬الشاشة‪ :‬تظهر الشاشات التي تحتوي إما على طلبات أو بيانات أو أرصدة وهي الشاشات التي تحتاج‬
‫إلى عملية نقل لبياناتها من سنة إلى سنة أخرى كشاشة األرصدة االفتتاحية لإلجازات وطلبات ومنح‬
‫اإلجازات والعهد والسلف وغيرها من الشاشات‪.‬‬
‫‪ ‬نقل البيانات‪ :‬يتم تحديد خيار (نعم) للشاشة التي يرغب مدير النظام نقل بياناتها‪ ،‬أما الشاشة التي ال‬
‫يرغب بنقل بياناتها يتم تحديد خيار (ال)‪.‬‬

‫سابع ا‪ :‬اقفال الحسابات‬

‫من خالل التعامل مع هذا التبويب نقوم باإلجراء األخير في اإلقفال السنوي وهي عملية إقفال الحسابات‬
‫ونقل أرصدتها إلى السنة التالية‪.‬‬

‫إجراءات ما قبل إقفال الحسابات‬

‫يتم القيام ببعض اإلجراءات قبل القيام بعملية إقفال الحسابات أهمها ما يلي‪:‬‬

‫‪ ‬إدخال جميع التسويات المتعلقة بالسنة المالية المنتهية‪.‬‬

‫‪ ‬إقفال جميع الفترات المحاسبية من بداية الفترة وحتى نهاية الفترة‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫‪ ‬إقفال حسابات األرباح والخسائر حيث ال يمكن االقفال السنوي مالم يتم اقفال حسابات األرباح والخسائر‬
‫لجميع الفروع‪.‬‬
‫‪ ‬تحديد طريقة نقل البيانات واألرصدة لمختلف األنظمة (المخزون ‪ -‬الضمانات ‪ -‬الشيكات ‪ -‬األصول‬
‫الثابتة ‪ -‬األجور والمرتبات ‪ ...‬الخ)‪.‬‬
‫‪ ‬اإلقفال مع مراكز التكلفة‪ :‬يظهر هذا الخيار عندما يكون التعامل مع مراكز التكلفة في المنشأة‬
‫(اختياري)‪ ،‬ويستخدم في حالة رغبة المنشأة نقل ارصدة الحسابات بحسب ارصدتها في مراكز التكلفة‪.‬‬
‫‪ ‬الموردون ‪ /‬العمالء‪ :‬من خالل استخدام هذين الحقلين يتم تحديد طريقة نقل أقساط الموردين والعمالء‬
‫إلى السنة الجديدة وفق ثالثة خيارات هي‪:‬‬

‫نقل كقسط واحد رصيد افتتاحي‪ :‬حيث تم نقل رصيد كل مورد ‪ /‬عميل على أساس قسط واحد‬ ‫•‬

‫فقط‪.‬‬
‫اء كانت مستحقة السداد‬
‫نقل األقساط الغير مسددة‪ :‬يتم نقل األقساط التي لم يتم تسديدها سو ً‬ ‫•‬

‫في السنة المنتهية أو في السنة الجديدة أما التي تم تسديدها ال يتم نقلها‪.‬‬
‫نقل األقساط المستحقة في السنة الجديدة‪ :‬يتم من خالل هذا المتغير نقل األقساط المستحقة‬ ‫•‬

‫في السنة الجديد فقط‪.‬‬

‫‪ ‬إقفال الحسابات‪ :‬يستخدم هذا الزر لتوجيه النظام القيام بإقفال الحسابات ومن ثم نقل أرصدتها إلى‬
‫السنة التالية‪.‬‬

‫عند النقر على الموافقة يقوم النظام بنقل األرصدة النهائية لجميع الحسابات إلى السنة الجديدة ثم يقوم ‪-‬‬
‫عند إتمام عملية اإلقفال ‪ -‬بإظهار الرسالة التي تنص على (تم إقفال الحسابات)‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫إلغاء إقفال فترات الشئون اإلدارية‬

‫االستخدام‪ :‬تستخدم الشاشة بغرض إلغاء اإلقفال الشهري ‪ /‬الفتري للشؤون اإلدارية حيث يتم إلغاء االقفال‬
‫وإبطال مفعوله على مستوى كل فرع على حدة‪.‬‬

‫طريقة استخدام الشاشة‬

‫تستخدم الشاشة على النحو التالي‪:‬‬

‫‪ ‬الفترة‪ :‬تظهر في الشاشة آخر شهر ‪ /‬فترة مقفلة وهي الفترة التي سيكون متاحاً إلغاء إقفالها‪.‬‬
‫‪ ‬إلغاء‪ :‬يستخدم هذا المربع الختيار الشهر ‪ /‬الفترة إيذاناً بإقفالها‪.‬‬
‫‪ ‬إلغاء اإلقفال الشهري‪ :‬يستخدم هذا الزر لتوجيه النظام القيام بعملية إلغاء اإلقفال‪.‬‬

‫تلميح‬

‫ال يمكن إلغاء اإلقفال الشهري ‪ /‬الفتري للشئون اإلدارية إال إذا كان الشهر ‪ /‬الفترة المحاسبية مفتوحة‪.‬‬ ‫•‬

‫يشترط إللغاء اإلقفال عدم إجراء أية حركة على البنود بعد اإلقفال‪.‬‬ ‫•‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫إلغاء االقفاالت‬

‫االستخدام‪ :‬تستخدم الشاشة لتحقيق األهداف التالية‪:‬‬

‫‪ ‬إلغاء اإلقفال الشهري ‪ /‬الفتري الذي تم في شاشة اإلقفال الشهري ‪ /‬الفتري وإلغاء إقفال األرباح‬
‫والخسائر الذي تم في شاشة اإلقفال السنوي‪.‬‬
‫‪ ‬إلغاء اإلقفال يتم بالترتيب حيث يبدأ بإلغاء إقفال األرباح والخسائر ثم يتم إلغاء اإلقفال الشهري من‬
‫الشهر األعلى إلى األدنى‪.‬‬

‫طريقة استخدام الشاشة‬

‫تستخدم الشاشة على النحو التالي‪:‬‬

‫إلغاء اإلقفال الشهري‬

‫‪ ‬الفرع‪ :‬يستخدم هذا الحقل لتحديد الفرع الذي سيتم فيه إلغاء اإلقفال الشهري‪ ،‬وفي حالة عدم تحديد فرع‬
‫سيقوم النظام بإلغاء اإلقفال لجميع الفروع‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫‪ ‬الفترة‪ :‬تظهر في هذا الحقل آخر فترة مقفلة وهي الفترة أو الشهر الذي سيكون إلغاء إقفاله متاحاً‪.‬‬
‫‪ ‬إلغاء اإلقفال الشهري‪ :‬يستخدم هذا الزر بغرض توجيه النظام القيام بإلغاء اإلقفال الشهري‪.‬‬

‫إلغاء إقفال األرباح والخسائر‬

‫‪ ‬الفرع‪ :‬يستخدم هذا الحقل لتحديد الفرع الذي سيتم فيه إلغاء إقفال األرباح والخسائر‪ ،‬وفي حالة عدم‬
‫تحديد فرع سيقوم النظام بإلغاء إقفال األرباح والخسائر لجميع الفروع‪.‬‬
‫‪ ‬إلغاء إقفال األرباح والخسائر‪ :‬يستخدم هذا الزر بغرض توجيه النظام القيام بإلغاء إقفال األرباح‬
‫والخسائر‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫إدارة قاعدة البيانات‬

‫متغيرات قاعدة البيانات‬

‫االستخدام‪ :‬تستخدم الشاشة لتحقيق األهداف التالية‪:‬‬

‫ابتداء باإلصدار الخاص بلغة قاعدة البيانات مرو اًر بإجمالي المؤشرات ‪/‬‬
‫ً‬ ‫عرض متغيرات قاعدة البيانات‬
‫إجمالي الجلسات ‪ /‬إجمالي المعالجات ‪ /‬إجمالي المساحة المتاحة والمستخدمة بالجيجا بايت ‪ /‬إجمالي‬
‫المساحة الحرة بالجيجا بايت ‪ /‬إجمالي الذاكرة المخصصة لقاعدة البيانات بالميجابايت‪ ،‬وهنا يعرض النظام‬
‫آلياً كافة البيانات دون تدخل من قبل المستخدم‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫المساحة التخزينية للبيانات‬

‫االستخدام‪ :‬تستخدم الشاشة لتحقيق األهداف التالية‪:‬‬

‫عرض المساحات التخزينية لجداول البيانات (‪ )Table space‬رقم ملف البيانات ‪ /‬الحالة ‪ /‬المساحة الحرة‬
‫‪ /‬نسبة المستخدم ‪ /‬رسم بياني يبين نسب االستخدام ‪ /‬المساحة المستخدمة بالميجابايت ‪ /‬الحجم المخصص‬
‫بالميجابايت ‪ /‬اسم القيد ‪ /‬الرقم التسلسلي‪ ،‬وهنا يعرض النظام آلياً كافة البيانات دون تدخل من قبل‬
‫المستخدم‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫نقل البيانات بين الوحدات المحاسبية‬

‫االستخدام‪ :‬تستخدم الشاشة بغرض مساعدة المنشأة على نقل بيانات المدخالت آلياً من وحدة محاسبية إلى‬
‫أخرى (من نشاط إلى نشاط) كبيانات المجموعات المخزنية وبيانات األصناف‪.‬‬

‫طريقة استخدام الشاشة‬

‫أوالا‪ :‬نقل البيانات‬

‫يستخدم هذا التبويب لتنفيذ عملية نقل البيانات على النحو التالي‪:‬‬

‫‪ ‬نوع العملية‪ :‬يستخدم هذا الحقل الختيار نوع العملية التي سيتم تنفيذها من القائمة‪.‬‬
‫‪ ‬من رقم نشاط‪ :‬يستخدم هذا الحقل الختيار النشاط الذي سيتم نقل البيانات منه باستخدام (‪.)F9‬‬
‫‪ ‬السنة‪ :‬يستخدم هذا الحقل لتدوين السنة التي سيتم نقل البيانات منها‪.‬‬
‫‪ ‬إلى رقم نشاط‪ :‬يستخدم هذا الحقل الختيار النشاط الذي سيتم نقل البيانات إليه باستخدام (‪.)F9‬‬
‫‪ ‬السنة‪ :‬يستخدم هذا الحقل لتدوين السنة التي سيتم نقل البيانات إليها‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫ثاني ا‪ :‬البيانات التفصيلية‬

‫تظهر الحقول التفصيلية حسب نوع العملية‪ ،‬ففي حالة القيام بعملية نقل األصناف المخزنية يتم التعامل مع‬
‫الحقول التالية‪:‬‬

‫‪ ‬من المجموعة رقم ‪ /‬إلى‪ :‬تستخدم هذه الحقول الختيار المجموعات الرئيسية التي سيتم النقل منها من‬
‫القائمة التي تظهر باستخدام (‪ ،)F9‬وكذلك ينطبق األمر فيما يتعلق بالمجموعات الفرعية والمماثلة‬
‫والمساعدة والتفصيلية في حالة استخدامها‪.‬‬
‫‪ ‬من الصنف رقم ‪ /‬إلى‪ :‬تستخدم هذه الحقول الختيار األصناف من القائمة التي تظهر باستخدام (‪)F9‬‬
‫وهي األصناف التي سيتم نقلها‪.‬‬
‫‪ ‬نوع الصنف‪ :‬يستخدم هذا الحقل ‪ -‬في حالة التعامل مع أنواع األصناف ‪ -‬لحصر نقل أصناف نوع‬
‫معين ويتم اختيار النوع من القائمة‪ ،‬وينطبق األمر فيما يتعلق بوحدات القياس ونشاط الصنف وتاريخ‬
‫اإلدخال‪.‬‬
‫‪ ‬الكل‪ :‬يفعل هذا المؤشر في حالة نقل جميع األصناف‪.‬‬
‫‪ ‬األصناف المخزنة‪ :‬يفعل هذا المؤشر في حالة نقل األصناف التي لها رصيد مخزني فقط‪.‬‬
‫‪ ‬خيارات األصناف‪ :‬بالنقر على زر (خيارات األصناف) في شريط األدوات تظهر شاشة الخيارات التي‬
‫تهدف إلى تحديد الشروط التي ستحدد هيئة عرض األصناف‪.‬‬

‫ثالثا‪ :‬عرض األصناف‬

‫يقوم النظام بعرض األصناف حسب ما تم استخدامه في الحقول السابقة‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬

 ‫دليل المستخدم – إدارة النظام (األونكس برو) ‪ - ERP‬اإلصدار الثاني‬

‫تحديث قاعدة البيانات‬

‫االستخدام‪ :‬تستخدم الشاشة في حالة التحديثات الجديدة في النظام أو عندما تستدعي الحاجة إلى ذلك‬
‫لتحقيق األهداف التالية‪:‬‬

‫‪ ‬تحديث قاعدة البيانات من خالل تحديث الجداول والحقول والشاشات باإلضافة إلى تحديث‬
‫االجراءات والدوال‪.‬‬
‫‪ ‬تحديث النظام من خالل مربع فحص النظام‪.‬‬
‫‪ ‬تحديث حركة العمالء ‪ /‬الموردين من خالل مربع فحص العمالء والموردين‪.‬‬
‫‪ ‬تحديث ‪ comments‬التعليقات الموجودة في قاعدة البيانات‪.‬‬
‫‪ ‬تحديث الرسائل والليبالت‪.‬‬

‫إعداد إدارة التوثيق‬