TINJAUAN PELAKSANAAN RETENSI DOKUMEN REKAM MEDIS AKTIF DI BAGIAN

FILING RUMAH SAKIT BHAKTI WIRA TAMTAMA SEMARANG TAHUN 2015

Devita Saraswati*),

Retno Astuti Setijaningsih, SS, MM**)

*) Alumni Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang

**) Pengajar Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Jl. Nakula I No 5 – 11

Semarang

Email :Devitahd1@gmail.com

ABSTRACT

Based on the observation in the hospital bhakti wira enlisted semarang have three
from medical record, of three officers were obtained two personnel who often to with draw
the record and return of the filings on a rack experienced difficulty. As well as wrong in
accommodate and cannot be find (misfile) record on a shelf it was because the record on a
shelf full of. With the rising numbers a day, and will add document the filings on a shelf. The
purpose of this study is to identify the implementation of record retention active in the
hospital enlisted wira semarang.

The kind of research with the approach is descriptive cross sectional and use
research methodology observation and interview with a variable record retention active
policy research, standard operating proscedures (SOP), document retention active, officers
medical record in the filing, retention tools, the implementation of retention. Population
studies the implementation of the subject is document retention active three officers filing
and the head of an object the policy of medical record, SOP, officers filing, retention tools,
the implementation of retention. An instrument the research uses observation guidelines and
guidelines. Record analysis and then in descriptive will be compared to the theory.

Based on research in the hospital bhakti wira enlisted semarang alredy had a policy
and sops of retention, but still all recorded one policy sheets with soup, and to sop not yet
stated JRA schedule archive as guidance in determining old document save conforming to a
type the disease. There are three officers filing and had alredy got the tools as KIUP
retention, Indeks, the raffia a rope, and the watermark permanent, but to KIUP and indeks
not to use. There has been no a list of the transfer of document active on the shelf in active
to evidence the transfer of document. To document sorting active seen from last date of their
facilities in the sight of patients in a binder we will only the right hand of lower visit year,
while storage methods last date of stacked in accordance with medical treatment by means
of numbering TDF (terminal digit filing).

Advice for the hospital bhakti enlisted wira semarang is revise SOP by adding JRA,
made a policy to again so as not single sheets with soup, making a off to active in the tranfes
of documents, makes the tracer, determine the implementation of retention periodically.
Keywords : policy ,SOP , officers, tools retention

Bibliography : 15 (1990 - 2014)

1
 2

PENDAHULUAN Retensi adalah proses

kegiatan memilih dokumen rekam
Berdasarkan undang-
medis (DRM) untuk memisahkan
undang No. 44 Tahun 2009
DRM aktif dan DRM inaktif sesuai
tentang rumah sakit, yang
dengan jangka waktu
dimaksud dengan rumah sakit
penyimpanan DRM. Dalam
adalah institusi pelayanan
melaksanakan retensi petugas
kesehatan yang
bisa melihat jadwal retensi arsip
menyelanggarakan pelayanan
(JRA) sebagai pedoman untuk
kesehatan perorangan secara
menentukan jangka waktu
paripurna yang menyediakan
penyimpanan DRM, DRM tidak
pelayanan rawat inap, rawat jalan,
(1) selamanya akan disimpan, DRM
dan gawat darurat.
akan dilakukan retensi sekurang-
Menurut Peraturan
kurangnya 5 tahun dilihat dari
Pemerintah Kesehatan Republik
tanggal terakhir pasien datang
Indonesia No 269/Mentri
berobat. Pelaksanaan retensi bisa
kesesehatan/Per/III/2008 tentang
dilakukan setiap hari atau dalam
Rekam Medis pada pasal 1, rekam
periode bulanan maupun tahunan.
medis adalah berkas yang
Hal ini bertujuan untuk mengurangi
berisikan catatan dan dokumen
jumlah DRM yang ada, untuk
tentang identitas pasien,
menghindari terjadinya
pemeriksaan, pengobatan,
penumpukan DRM dengan
tindakan serta pelayanan lain yang
bertambahnya dokumen setiap
telah diberikan kepada pasien. Di
harinya maka perlu adanya retensi
semua pelayanan kesehatan wajib
DRM.
mengadakan pelayanan rekam
Penyusutan adalah
medis, rekam medis berguna
kegiatan pengurangan DRM
sebagai bukti hukum secara
dengan cara pemindahan DRM in
tertulis atas tindakan-tindakan
aktif dari unit pengelola, untuk
yang dilakukan oleh dokter kepada
dilakukan pemusnahan DRM yang
pasiennya, hal ini untuk melindungi
tidak memiliki nilai guna.
rumah sakit serta dokter dan
Pelaksanaan penyusutan dengan
tenaga kesehatan lainnya apabila
cara memilah DRM yang memiliki
dikemudian hari terjadi hal-hal
nilai guna seperti Resume,
yang tidak diinginkan yang
Informed consent, Lembar operasi,
menyebabkan keluarga pasien
Identifikasi bayi lahir, Lembar
menuntut. (2)
kematian akan di simpan atau
 3

diabadikan sedangkan dokumen peneliti mengambil rumusan

rekam medis yang tidak memiliki permasalahan penelitian sebagai
nilai guna bisa dilakukan berikut.“Tinjauan Pelaksanaan
pemusnahan. Retensi Dokumen Rekam Medis
Berdasarkan hasil Aktif di Bagian Filing Rumah Sakit
observasi di Rumah Sakit Bhakti Bhakti Wira Tamtama Semarang
Wira Tamtama Semarang bahwa Tahun 2015.”
petugas rekam medis dalam
pengambilan dan pengembalian TUJUAN PENELITIAN
DRM pada rak filing mengalami 1. Tujuan Umum
kesulitan. Sebagian besar petugas Mengidentifikasi pelaksanaan
sering kali salah memasukan dan retensi DRM aktif di Rumah
tidak dapat menemukan DRM di Sakit Bhakti Wira Tamtama
rak, hal ini dikarenakan DRM di rak Semarang Tahun 2015.
penuh. Dengan bertambahnya 2. Tujuan Khusus
jumlah pasien setiap harinya, a. Mengidentifikasi kebijakan
maka akan menambah dokumen retensi DMR aktif.
aktif di rak filing, hal ini tidak b. Mengidentifikasi isi standar
sebanding dengan kapasitas rak operasional prosedur
yang ada, yang mengakibatkan rak (SOP) retensi DRM aktif.
filing penuh, rak yang penuh c. Menganalisis petugas
dengan DRM, maka akan rekam medis di bagian
mempersulit dalam pengambilan Filing.
(retrival) DRM, serta akan d. Menganalisis alat-alat
memperbesar kemungkinan retensi
terjadinya Missfile . Untuk itu perlu e. Menganalisis pelaksanaan
dilakukannya retensi DRM aktif, retensi DRM aktif.
agar DRM tidak memenuhi rak file
dan mudah dalam pengambilan METODE PENELITIAN
dan pengembaliannya, kendala Penelitian ini termasuk
tidak dilakukannya retensi adalah penelitian deskriptif, yaitu
karena petugas yang sibuk dalam penelitian yang dilakukan untuk
pelayanan terlebih dulu, jadi tidak mendeskripsikan atau
ada waktu untuk pelaksanaan menguraikan tentang pelaksanaan
retensi. retensi dokumen rekam medis
Berdasarkan uraian latar aktif. Metode yang digunakan
belakang masalah diatas maka adalah metode wawancara dan
 4

observasi.Pendekatan yang dengan protap retensi

digunakan adalah cross sectional seharusnya penulisan
(potong lintang) yaitu suatu kebijakan ditulis secara
penelitian dimana variabel-variabel terpisah, dan seharusnya
diobservasi sekaligus pada waktu kebijakan yang sudah dibuat
yang bersamaan.Waktu bisa dilaksanakan sesuai
pelaksanaan penelitian pada bulan dengan yang sudah ditentukan.
juni 2015 di Rumah Sakit Bhakti 2. SOP retensi DRM aktif
Wira Tamtama Semarang. Berdasarkan hasil
Populasi pelaksanaan retensi observasi dan wawancara di
tahun 2015 di Rumah Sakit Bhakti Rumah Sakit Bhakti Wira
Wira Tamtama Semarang dengan Tamtama Semarang sudah
subjek 3 orang petugas filing dan memiliki SOP retensi, namun
Kepala Instalasi Rekam Medis, dalam SOP belum di sertakan
dan objek kebijakan retensi DRM JRA (jadwal retensi arsip) serta
aktif, SOP retensi DRM aktif, dalam pelaksanaan retensi
petugas rekam medis bagian filing, belum semua ketentuan dalam
alat-alat retensi, pelaksanaan SOP retensi dilaksanakan oleh
retensi. Pengumpulan data dengan petugas rekam medis bagian
wawancara dan observasi, filing. Hal tersebut belum
kemudian dianalisis dan sesuai dengan teori yang ada
dibandingkan dengan teori. karena dalam SOP belum
dicantumkan JRA sebagai
HASIL DAN PEMBAHASAN acuan jangka waktu
penyimpanan dokumen rekam
1. Kebijakan retensi DRM aktif
medis sesuai dengan jenis
Berdasarkan hasil
penyakitnya.
observasi dan wawancara di
3. Petugas rekam medis bagian
Rumah Sakit Bhakti Wira
filing
Tamtama Semarang sudah
Berdasarkan hasil
memiliki kebijakan retensi yang
observasi dan wawancara di
berisi, dilakukan setiap 5 tahun
Rumah Sakit Bhakti Wira
sekali dilihat dari kunjungan
Tamtama Semarang terdapat 3
terakhir pasien berobat.Hal
petugas di bagian filing, tugas
tersebut sudah sesuai dengan
pokok di bagian filing adalah
teori namun dalam penulisan
sebagai berikut : menerima
kebijakan masih dijadikan satu
dokumen dari koding,
 5

mengembalikan dokumen ke retensi petugas hanya melihat

rak, melacak dokumen yang di map kanan bawah tahun
salah letak (misfile), terakhir pasien datang berobat.
melaksanakan retensi, Untuk tracer dan buku
Menyimpan DRM inaktif, pemindahan dokumen rekam
membentuk anggota nilai guna, medis belum ada. Dengan
menjaga kerahasian dokumen, tidak adanya tracer dan buku
melaksanakan pemusnahan. pemindahan maka akan
Dari uraian tugas tersebut memperlambat pelaksanaan
masih banyak tugas yang retensi dan juga petugas akan
belum dilaksanakan oleh sulit dalam menentukan berapa
petugas di bagian filing seperti banyak dokumen yang sudah
melaksanakan retensi dan dipindahkan dari aktif ke inaktif.
membentuk tim nilai guna Hal tersebut belum sesuai
sertamenyimpan DRM inaktif, dengan teori karena tidak
tidak terlaksananya kegiatan menggunakan alat-alat yang
retensi karena petugas lebih sudah ada dan belum adanya
mengutamakan pelayanan tracer dan buku pemindahan
kepada pasien terlebih dahulu. DRM aktif ke inaktif.
Hal tersebut belum sesuai 5. Pelaksanaan retensi
dengan teori karena petugas Berdasarkan hasil
belum melaksanakan kegiatan observasi dan wawancara di
retensi sesuai dengan tugas Rumah Sakit Bhakti Wira
pokok yang ada. Tamtama Semarang cara
4. Alat-alat retensi pelaksanaan retensi DRM di
Berdasarkan hasil pisahkan dari aktif ke inaktif
observasi dan wawancara di berdasarkan tanggal terakhir
Rumah Sakit Bhakti Wira pasien datang berobat,
Tamtama Semarang alat-alat menumpuk DRM sesuai
retensi yang ada adalah KIUP dengan system penomoran
(kartu identitas utama pasien), TDF (terminal digit filing), diikat
indeks penyakit, tali raffia, setiap satu bendel DRM per
spidol permanen. Namun untuk tahaun, memindahkan DRM
KIUP dan indeks penyakit tidak inaktif ke rak inaktif.Dalam
dipergunakan dengan alas an pelaksanaan retensi belum
memperlambat kinerja melihat sesuai dengan JRA
petugas, dalam pelaksanaan jadi belum di kelpmpokan
 6

sesuai dengan jenis penyakit hingga saat ekarang belum

yang ada.Hal tersebut belum
terlaksananya lagi kegiatan
sesuai dengan teori karena
retensi.
pelaksanaan retensi belum
sesuai dengan JRA. 5. Alat-alat yang digunakan

dalam pelaksanaan retensi

SIMPULAN
belum lengkap, belum adanya
Berdasarkan penelitian yang telah
dilaksanakan di Rumah Sakit daftar pemindahan dokumen
Bhakti Wira Tamtama Semarang
rekam medis aktif ke in aktif
mengenai retensi dokumen rekam
dan juga tracer.
medis aktif dapat disimpulkan
bahwa : 6. Pelaksanaan retensi di Rumah
1. Rumah Sakit Bhakti Wira
Sakit Bhakti Wira Tamtama
Tamtama Semarang Sudah
Semarang mulai dari memilih,
memiliki Kebijakan retensi,
tentang kebijakan mengikat dalam satu bendel,
penyimpanan dokumen rekam
memindahkan.
medis aktif.
7. Di Rumah Sakit Bhakti Wira
2. Rumah Sakit Bhakti Wira
Tamtama Semarang kegiatan
Tamtama Semarang sudah
retensi dilakukan dengan
memiliki SOP retensi, namun
melihat tanggal terakhir pasien
belum di sertakanJRA (jadwal
datang berobat.
retensi arsip).

3. Rumah Sakit Bhakti Wira

SARAN
Tamtama Semarang memiliki 3
Berdasarkan hasil pengamatan
petugas filing.
serta kesimpulan yang ada maka
4. Petugas filing sudah
penulis memberikan saran sebagai
melaksanakan tugas pokoknya
acuan dalam meningkatkan
salah satunya meretensi,
kinerja, sebagai berikut :
retensi terakhir dilakukan pada
1. Kebijakan pemilahan dokumen
tahun 2005 setelah tahun 2005
rekam medis aktif seharusnya
 7

dipisah tidak dijadikan satu guna. Maka Peneliti

dengan SOP dan perlu menyarankan untuk membuat

diperbaiki lagi. (Terlampir) buku pemindahan dokumen

2. SOP pemilahan dokumen aktif ke in aktif. (Terlampir)

rekam medis aktif seharusnya 5. Dalam pelaksanaan retensi

isinya di cantumkan JRA tidak menggunakan tracer,

(jadwal retensi arsip) untuk sebaiknya dalam pelaksanaan

mempermudah dalam retensi menggunakan tracer

penentuan jangka waktu sebagai alat pengganti

penyimpanannya. (Terlampir) dokumen yang sedang

3. Untuk pelaksanaan retensi dikeluarkan, bisa sebagai bukti

sebaiknya dilakukan tiap bila dokumen sedang diambil

periode satu tahun agar untuk dilakukan diretensi,

dokumen yang ada tidak apabila sewaktu-waktu pasien

menumpuk dan bisa datang berobat lagi petugas

mengurangi beban dalam bisa mengetahui bahwa

bekerja. dokumen sudah diretensi.

4. Sebaiknya dalam setiap Maka peneliti menyarankan

pemindahan dokumen rekam untuk membuat tracer.

medis aktif dicatat dalam buku (Terlampir)

daftar pemindahan dokumen

rekam medis aktif, sebagai DAFTAR PUSTAKA

bukti bahwa sudah di lakukan 1. Amsyah, Zulkifli. Manajemen

pemindahan dari aktif ke in Kearsipan, PT Gramedia

aktif, dan juga untuk Pustaka Utama, Jakarta,

mengetahui seberapa banyak 2001.

dokumen yang sudah di 2. Peraturan Menteri Kesehatan

pindahkan untuk dilakukan nilai Republik Indonesia. Nomor

 8

269/Menteri 10. Undang-undang Nomor 7

kesehatan/Per/III/2008. tahun 1971 tentang Pokok-

Jakarta. pokok Kearsipan.

3. Basir, Barthos. Manajemen 11. Notoatmodjo, S. Metode

Kearsipan, Bumi Aksara, penelitian Kesehatan.

Jakarta, 2000. Jakarta:Rineka Cipta, 2007.

4. Peraturan Menteri Kesehatan 12. Standar Operasional Prosedur

Republik Indonesia. Nomor Rekam Medis Rumah Sakit

43/Menteri kesehatan/Surat Bhakti Wira Tamtama

Keputusan/III/2009.Jakarta Semarang, 2009

5. Sugiarto, Agus. Manajemen 13. Prosedur Tetap, Pemilahan

Kearsipan Elektronik, Gava Rekam Medis Non

Media, Yogyakarta, 2014. Aktif,Rumah Sakit Bhakti Wira

6. Dewi, Irra Chrisyanti. Thamtama. Semarang. 2009

Manajemen Kearsipan, 14. Departemen Kesehatan

publisher, Jakarta, 2011. Republik Indonesia, Pedoman

7. Peraturan Menteri Kesehatan Pengelolahan Rekam Medis

Republik Indonesia. Nomor Rumah Sakit di Indonesia.

377/Menteri kesehatan/Surat Refisi I, Jakarta.1997.

Keputusan/III/2007.Jakarta. 15. Sulistyo Basuki, Manajemen

8. Martono, Boedi. Penataan Arsip Dinamis, Jakarta

Berkas Dalam Manajemen Gramedia Pustaka Utama

Kerasipan, Pustaka Sinar 2003.

Harapan, Jakarta, 1992.

9. Martono, Boedi. Sistem

Kearsipan Praktis, Pustaka

Sinar Harapan, Jakarta 1990