https://publikasi.dinus.ac.id/index.

php/visikes 18

STANDAR PENYUSUTAN DOKUMEN REKAM MEDIS

DI PUSKESMAS KEDUNGMUNDU KOTA SEMARANG TAHUN 2019

Retno Astuti Setijaningsih 1, Jaka Prasetya 2

12
Prodi DIII RMIK F Kes. Udinus
email : retnoastutis@yahoo.co.id
Abstract
Public Health Center (PHC) is a central development in the working area. Its orientation is
the safety of the patient. For it takes depreciation medical record documents to reduce the
burden of storage and workload file clerk. Therefore, medical record documents more easily
and quickly traceable.It is associated with patient’s medical record documentstracking
speed. Result for The PHC obtained their medical record documents missfile accident due to
stacking file. The research desain is a case study. Cross sectional approaching with
observation and interviews as the method of collecting data. Processing data using
collecting, editing, and tabulating. Then the data were analyzed descriptively. Generally,
numbering system with applied to the patient’s family health centers folder is Unit
Numbering System (UNS). PHC, in general, already implementing Terminal Digit Filing
(TDF) alignment system, but in Puskesmas Kedungmundu still apply Straight Numerical
Filing (SNF). The retention system is decentralization. While Puskesmas Kedungmundu
peciathas implemented centralized. Depreciation medical record documents has not been
routinely performed and without documentation. Several PHC even do not perpetuate
medical record documents as regulated on The Permenkes Nomor
269/Menkes/PER/III/2008. Medical record documents depreciation required the disease
index, patient index, standard operating procedure, record retentions schedules and
documentation. In addition, need to reform the medical record documents management to
facilitate the implementation of depreciation.

Keywords : medical record document, depreciation, public health center

PENDAHULUAN pengetahuan dan teknologi tepat guna,

Pusat kesehatan masyarakat dengan biaya yang dapat dipikul oleh
(puskesmas) adalah unit pelaksana teknis pemerintah dan masyarakat luas. Hal ini
dinas kabupaten/kota yang guna mencapai derajat kesehatan yang
bertanggungjawab menyelenggarakan optimal, tanpa mengabaikan mutu
pembangunan kesehatan di suatu wilayah pelayanan kepada perorangan.(2)
kerja.(1) Puskesmas juga merupakan Jika ditinjau dari sistem pelayanan
kesatuan organisasi fungsional yang kesehatan di Indonesia, maka peranan
menyelenggarakan upaya kesehatan yang dan kedudukan puskesmas adalah
bersifat menyeluruh, terpadu, merata sebagai ujung tombak sistem pelayanan
dapat diterima dan terjangkau oleh kesehatan di Indonesia. Puskesmas
masyarakat dengan peran serta aktif merupakan sarana pelayanan kesehatan
masyarakat. Selain itu, puskesmas terdepan di Indonesia, maka puskesmas
menggunakan hasil pengembangan ilmu bertanggung jawab dalam

VISIKES Vol. 18 No.2 Februari 2020 (Edisi Supplement)

 https://publikasi.dinus.ac.id/index.php/visikes 19

menyelenggarakan pelayanan kesehatan (private goods) dan pelayanan kesehatan

masyarakat. Puskesmas juga masyarakat (public goods).
bertanggung jawab dalam Terdapat 37 puskesmas di wilayah
menyelenggarakan pelayanan Dinas Kesehatan Kota (DKK) Semarang.
kedokteran. 11 puskesmas diantaranya memiliki unit
Puskesmas ingin mendukung rawat inap (URI), selebihnya hanya
tercapainya tujuan pembangunan memberikan rawat jalan. Puskesmas yang
kesehatan nasional. Tujuannya adalah mempunyai URI adalah Puskesmas
untuk meningkatkan kesadaran, kemauan, Halmahera, Srondol, Tlogosari Kulon,
dan kemampuan hidup sehat bagi orang Bangetayu, Karangdoro, Ngaliyan,
yang bertempat tinggal di wilayah kerja Gunungpati, Mijen, Ngesrep,
puskesmas agar terwujud derajat Karangmalang, serta Mangkang.
kesehatan yang setinggi-tingginya dalam Selebihnya hanya melayani rawat jalan,
rangka mewujudkan Indonesia Sehat Prioritas utama pelayanan
2010. kesehatan adalah menjamin kesehatan
Puskesmas memiliki tiga ungsi. seorang pasien. Hal ini terkait dengan
Adapun fungsi puskesmas adalah : pusat kecepatan pelacakan dokumen rekam
pembangunan kesehatan masyarakat di medis (DRM) yang berisi riwayat
wilayah kerjanya, pembina peran serta kesehatan pasien secara kronologis dan
masyarakat di wilayah kerjanya dalam lengkap. Mulai dari
rangka kemampuan untuk hidup pencatatan/perekaman hasil anamnesis,
sehat, pemberi pelayanan kesehatan pemeriksaan fisik, pemeriksaan
secara menyeluruh dan masyarakat di penunjang, diagnosis, sampai dengan
wilayah kerjanya.(3) terapi, pengobatan, ataupun tindakan
Puskesmas bertugas sebagai unit yang diberikan kepada seorang pasien.
pelaksana teknis dinas (UPTD) kesehatan DRM ini akan menjadi dasar pengobatan
kabupaten/kota yang bertanggung jawab pasien selanjutnya.(4)
menyelenggarakan pembangunan DRM yang ada di rak penyimpanan
kesehatan di suatu wilayah. Puskesmas (file) tentunya akan terus bertambah.
sebagai pusat pelayanan kesehatan strata Beban kerja petugas filing dan kapasitas
pertama yang menyelenggarakan rak maupun ruang file DRM terbatas.
kegiatan pelayanan kesehatan tingkat Jadi, beban penyimpanan rak juga harus
pertama secara menyeluruh, terpadu, dan sesuai dengan kapasitas
berkesinambungan. Pelayanan kesehatan penyimpanannya. Apalagi setiap
meliputi pelayanan kesehatan perorangan puskesmas mempunyai wilayah kerja
beberapa kelurahan, seperti Puskesmas

VISIKES Vol. 18 No.2 Februari 2020 (Edisi Supplement)

 https://publikasi.dinus.ac.id/index.php/visikes 20

Kedungmundu mempunyai 4 kelurahan. Tujuan penyusutan DRM adalah

Hal ini menyebabkan pertambahan DRM untuk mengurangi beban penyimpanan
pasien cukup pesat. Untuk mengurangi DRM pada rak file. Selain itu, juga
beban penyimpanan rak file dan petugas mengabadikan formulir-formulir rekam
(6)
filing, maka dibutuhkan kegiatan medis yang memiliki nilai guna. Formulir
penyusutan DRM, yakni kegiatan yang bernilai guna sekurang-kurangnya
memindahkan DRM ke rak file inaktif atau memiliki nilai guna sekunder, yakni
memusnahkan DRM yang sudah tidak pembuktian dan sejarah.
bernilai guna. Jadi, masalah yang ada adalah
Menurut hasil survei awal peneliti di penumpukan DRM di filing karena kendala
Puskesmas Kedungmundu, penyusutan karyawan dalam melaksanakan
DRM belum memenuhi standar penyusutan DRM nonaktif di Puskesmas
Permenkes Nomor Kedungmundu Semarang. Sedangkan
269/Menkes/PER/III/2008. Bahwa DRM tujuan penelitian ini ialah mengevaluasi
rawat jalan fasilitas pelayanan kesehatan ketersediaan standar penyusutan
akan dimusnahkan sekurang-kurangnya 2 dokumen rekam medis di Puskesmas
tahun sejak tanggal terakhir pasien Kedungmundu Semarang.
(4)
berobat. Sedangkan formulir-formulir
rekam medis di puskesmas agak berbeda METODE PENELITIAN
dengan yang ada di rumah sakit. Menurut Desain penelitian yang digunakan
ketetapan DKK, tetapi boleh mendesain sebelumnya untuk mencari faktor-faktor
sendiri menurut kebutuhan dan penyebab kendala penyusutan DRM
kemudahan penggunanya. Jadi, banyak nonaktif Puskesmas Kedungmundu Kota
puskemas yang memusnahkan semua Semarang adalah studi kasus.
DRM bahkan tanpa dokumentasi, yaitu Pendekatannya ialah cross sectional
berita acara pemusnahan dan daftar DRM dengan metode pengumpulan datanya
yang dimusnahkan. adalah observasi dan wawancara.
Retensi adalah penyortiran DRM Instrumen penelitian menggunakan
yang sudah nonaktif dari DRM aktif, 5 pedoman observasi dan pedoman
(lima) tahun sejak tanggal terakhir pasien wawancara. Pengolahan data
berobat.(5) Sedangkan pemusnahan menggunakan collecting, editing,
merupakan proses penghancuran tabulating. Selanjutnya, data dianalisis
formulir-formulir yang terdapat di dalam secara deskriptif.
berkas RM yang sudah tidak mengandung Selanjutnya, peneliti menyusunkan
nilai guna . bahan ajar penyusutan DRM nonaktif
seorang pasien untuk sistem family folder.

VISIKES Vol. 18 No.2 Februari 2020 (Edisi Supplement)

 https://publikasi.dinus.ac.id/index.php/visikes 21

Standar tersebut disosialisasikan untuk puskesmas sudah ditetapkan menurut

digunakan sebagai panduan penyusutan standar penamaan. Nama merupakan
yang prosedural bagi petugas filing. identitas pribadi yang diberikan oleh orang
Kemudian tim peneliti melakukan tuanya pada saat lahir dan akan dimiliki
sosialisasi standar penyusutan DRM seseorang sampai dengan setelah
nonaktif di Puskesmas Kedungmundu meninggal dunia. Prinsip utama yang
Kota Semarang sebagai materi harus ditaati oleh petugas pencatat adalah
pengabdian masyarakat. Adapun petugas nama pasien harus lengkap, minimal
filing di Puskesmas Kedungmundu ada 5 terdiri atas 2 suku kata.
(lima) orang dengan 1 (satu) orang Nama pasien yang akan tercantum
kepala. dalam rekam medis diantaranya bisa
salah satu dari kemungkinan ini : 1) Nama
HASIL pasien sendiri, apabila nama sudah terdiri
Petugas bertanggung jawab atas 1 suku kata atau lebih. 2) Nama
terhadap pengelolaan DRM di filing pasien sendiri dilengkapi dengan nama
puskesmas. Selain itu, melacak, suami, apabila pasien seorang yang
menyediakan, menyimpan, serta bersuami. 3) Nama pasien sendiri
menyusutkan DRM. Formulir-formulir dilengkapi dengan nama orang tua
sebagai alat bantu yang dibutuhkan dalam (biasanya nama ayah). 4) Bagi pasien
pengelolaan DRM adalah label dan map yang mempunyai keluarga, marga, maka
DRM. Alat bantu ini sudah tersedia di filing keluarga atau marga didahulukan dan
puskesmas. kemudian diikuti nama sendiri.
Petugas filing yang bertanggung Dalam sistem penamaan rekam
jawab memasukkan, mengolah, serta medis diharapkan : 1) Nama ditulis
menyusun laporan pelayanan puskesmas dengan huruf cetak dan mengikuti ejaan
melalui Sistem Pencatatan dan Pelaporan yang disempurnakan. 2) Sebagai
Puskesmas Online (SP3 Online). Adapun pelengkap, bagi pasien perempuan
formulir/dokumen penunjangnya berupa diakhiri nama lengkap ditambah Ny. / Nn.
laporan bulanan dan laporan tahunan. dengan statusnya. 3) Penentuan title
Laporan yang dihasilkan oleh simpus selalu ditetakkan sesudah nama lengkap
berupa laporan kunjungan, laporan pasien. 4) Istilah tuan, saudara, bapak,
penyakit rawat jalan, laporan penyakit tidak dicantumkan dalam penulisan nama
rawat inap, laporan kehilangan kartu pasien.
berobat, dan laporan 10 besar penyakit Adapun sistem penomoran atau
Sistem penamaan yang diterapkan dikenal dengan istilah numbering system
di tempat pendaftaran pasien (TPP) penting. Artinya, untuk kesinambungan

VISIKES Vol. 18 No.2 Februari 2020 (Edisi Supplement)

 https://publikasi.dinus.ac.id/index.php/visikes 22

informasi. Tujuan memberikan nomor Misalkan : setelah nomor 46-50-23,

pada dokumen rekam medis adalah selanjutnya nomor 46-50-24, 46-50-25.
mempermudah pencarian kembali Karena merupakan puskesmas yang
dokumen rekam medis yang telah terisi melayani rawat jalan saja, maka
sebagai informasi medis tentang pasien puskesmas menerapkan sistem family
saat pasien datang kembali berobat di folder untuk menyimpan DRM pasien.
sarana pelayanan kesehatan yang sama. Artinya, DRM milik seorang pasien
Pemberian Nomor Cara Unit (Unit sebagai Kepala Keluarga (KK) akan
Numbering System/UNS) adalah disimpan bersama-sama dengan DRM
memberikan satu nomor rekam medis milik anggota keluarga yang lain dalam 1
pada pasien berobat jalan. Setiap pasien (satu) folder.
yang datang berkunjung mendapatkan Formulir-formulir Rekam Medis di
satu nomor pada saat pasien pertama kali puskesmas meliputi : 1) Formulir Rawat
datang berkunjung ke puskesmas. Jalan/ BP Umum; Catatan Medis (CM)
Selanjutnya, nomor rekam medis akan Rawat Jalan; MTBS (Kartu Anak, Kartu
digunakan selamanya untuk kunjungan Ibu, Kartu Peserta KB); CM Rawat Jalan
berikutnya. Jadi, DRM pasien hanya Gigi.
tersimpan dalam satu berkas (folder) Berdasarkan hasil wawancara yang
dengan satu nomor. Nomor rekam medis didukung dengan dokumen register rawat
tersebut bukan hanya digunakan oleh jalan, didapatkan bahwa DRM nonaktif di
seorang pasien, tetapi jg oleh semua atas 5 tahun sejak tanggal terakhir pasien
anggota keluarga (dalam satu Kartu berobat disortir dengan cara memberi
Keluarga yang sama). Hanya sistem label yang berlainan warna per tahun.
penomoran UNS ini tidak dilengkapi Adapun tatacara penyimpanan DRM
dengan formulir/dokumen pendukung inaktif adalah sebagai berikut : 1) Memilih
Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP). DRM pasien yang sudah tidak berkunjung
Membuat KIUP dianggap memperlama 5 tahun atau lebih sesuai dengan data
proses pendaftaran pasien di TPP. dalam register. 2) Memisahkan DRM
Penjajaran DRM di Filing inaktif tersebut dari DRM aktif.
Puskesmas Kedungmundu mengikuti Data nilai guna/pemusnahan
aturan nomor rekam medis dengan menggunakan sumber data yang berasal
metode Sistem Nomor Langsung (Straight dari hasil wawancara, didukung dengan
Numerical Filling / SNF). Artinya, sistem dokumen daftar pemindahan DRM inaktif.
penyimpanan DRM dengan menjajarkan Standar menyebutkan bahwa dokumen
folder DRM berdasarkan urutan langsung pendukung yang harus ada adalah : 1)
rekam medisnya pada rak penyimpanan. Berita acara, 2) Daftar pemusnahan DRM

VISIKES Vol. 18 No.2 Februari 2020 (Edisi Supplement)

 https://publikasi.dinus.ac.id/index.php/visikes 23

di atas 5 tahun sejak tanggal terakhir pasien. Puskesmas belum

pasien berobat. menerapkan hal ini, sehingga
Sedangkan tatacara pemusnahan seringkali membuat pasien
meliputi : 1) Membuat berita acara. 2)
mengeluhkan lama waktu tunggu.
Memilih dokumen rekam medis pasien
Puskesmas memiliki unit rekam
yang sudah tidak berkunjung 5 tahun
medis (URM) sebagai unit
sejak tanggal terakhir pasien berobat. 3)
pencatat/perekam data pasien
Memusnahkan DRM tersebut dengan cara
sekaligus pengolah data tersebut
dibakar. Tatacara yang ada di Puskesmas
Kedungmundu ini belum diterapkan, menjadi informasi kesehatan di
meskipun sudah tercantum dalam standar wilayah kerjanya. Subunit-subunitnya
yang ada untuk persiapan akreditasi, meliputi bagian luar (TPP, URJ, UGD,
yakni Standar Operasional Prosedur serta URI) dan bagian dalam (filing
(SOP) Pemusnahan. (6)
dan SP3 online). Fungsi yang lain
belum ada, yakni assembling, koding
PEMBAHASAN
dan indeksing. Seharusnya fungsi-
Standar waktu minimal
fungsi ini diadakan secara lengkap
pelayanan pendaftaran pasien baru di
agar data dan informasinya lengkap
puskesmas rata-rata adalah 5 menit.
dan akurat. Adapun jika terdapat
Sedangkan pasien lama yang berobat
keterbatasan tenaga, maka bisa
kembali ialah 5-10 menit. Hal ini
dikerjakan oleh petugas yang ada
diharapkan bisa memberi kepuasan
setelah loket tutup. Hal ini mengingat
(5)
kepada pasien . Perbedaan waktu
puskesmas adalah pusat
tunggu antara pasien baru dengan
pembangunan kesehatan di wilayah
lama ini akibat adanya pelacakan
kerjanya.(1)
DRM untuk keperluan pengobatan
Jadi, ada rangkap tugas pokok
bagi pasien lama.
dan fungsi antara petugas filing
Sosialisasi mengenai standar
dengan subunit analising/reporting di
waktu minimal pelayanan pendaftaran
Puskesmas Kedungmundu. Hal ini
tersebut penting untuk diberikan
menyebabkan penyusutan DRM tidak
kepada pasien. Jadi, perlu
berjalan rutin. Akan tetapi, jelas bahwa
disosialisasikan berupa papan
sarana untuk melacak DRM nonaktif
pengumuman di tempat pendaftaran
yang akan disusutkan sudah tersedia,
pasien (TPP) dan ruang tunggu
yakni laporan pelayanan tahunan. Jika

VISIKES Vol. 18 No.2 Februari 2020 (Edisi Supplement)

 https://publikasi.dinus.ac.id/index.php/visikes 24

dalam 2 (dua) tahun terakhir, penyusutan DRM untuk mengurangi

DRM/berkas DRM suatu kepala beban penyimpanan di rak file.
keluarga tidak dilaporkan, artinya tidak Dengan demikian, harus
ada transaksi pelayanan kesehatan, menyelenggarakan fungsi assembling
maka DRM siap disortir sebagai DRM dan koding atau indeksing. Permenkes
yang akan disusutkan. Nomor 12 Tahun 2013 menetapkan
Puskesmas Kedungmundu bahwa setiap fasilitas pelayanan
memiliki beberapa subunit kesehatan (fasyankes) wajib
pencatat/perekam data pasien, yakni menyelenggarakan URM.(7)
meliputi TPP dan URJ. Sedang bagian Petugas rekam medis sudah ada
pengolahan datanya terdiri atas filing 1 (satu) orang yang berlatar belakang
dan simpus. pendidikan ahli madia perekam medis.
Fungsi assembling dalam merakit Petugas tersebut lebih sering melayani
dan menyediakan formulir-formulir di TPP. Jadi, puskesmas bisa
rekam medis sudah dikerjakan oleh merencanakan untuk merekrut
bagian TPP. Sedangkan fungsinya seorang perekam medis untuk
dalam menganalisis kelengkapan ditempatkan di bagian pengolahan
dokumen secara kuantitatif dan data, khususnya untuk melaksanakan
kualitatif, serta mengendalikan fungsi koding atau indeksing dan
ketidaklengkapan DRM belum pelaporan (Simpus atau SP 3 online).
dilaksanakan oleh URM. Hal ini tidak Selain itu, Permenkes No 75 th 2004
memenuhi orientasi menjamin juga telah menetapkan harus adanya 1
keselamatan diri seorang pasien. DRM (satu) tenaga perekam medis di
pasien setelah selesai pelayanan akan puskesmas.(6).
langsung disimpan di bagian filing. Dalam rangka era Sistem
Demikian juga dengan fungsi Jaminan Sosial Nasional (SJSN) yang
koding dan indeksing, koding akan terus ditingkatkan pelayanan
dilaksanakan oleh dokter, sedangkan sampai dengan tahun 2019, maka
indeksing belum dilaksanakan. pelayanan rekam medis juga harus
Padahal sumber datanya dibutuhkan lebih berkualitas. Hal ini terkait dengan
untuk pihak manajemen misalnya, adanya visi bahwa riwayat kesehatan
perencanaan logistik obat dan sarana seorang pasien berkesinambungan
pelayanan kesehatan, juga

VISIKES Vol. 18 No.2 Februari 2020 (Edisi Supplement)

 https://publikasi.dinus.ac.id/index.php/visikes 25

dan bisa diakses di fasyankes untuk diindeks sama persis dengan nama
menjamin keselamatannya. asli hanya nama perempuan, misalnya
Hal ini harus dimulai dengan Desi Ariyani diindeks menjadi Desi
penerapan tertib administrasi rekam Ariyani. Sedangkan nama laki-laki atau
medis, khususnya di puskesmas yang mengandung nama laki-laki yang
(8)
sebagai fasyankes primer . Jadi, terdiri atas lebih dari 1 (satu) nama
sistem yang diterapkan juga harus akan diindeks berbeda, yakni nama
memenuhi standar nasional, belakang akan diindeks di depan
selanjutnya internasional. nama depan dan nama tengah (jika
Sistem penamaan secara ada). Misalnya, Desi Ariyani Sulaiman
langsung, yakni menulis nama pasien menjadi Sulaiman, Desi Aryani. Hal ini
yang diindeks seperti nama aslinya, berlaku sama dengan nama pasien
tidak efektif digunakan untuk melacak yang mengandung nama keluarga,
data pasien yang bersangkutan, nama marga, serta nama-nama orang
padahal prinsip arsip (rekam medis) Eropa dan Amerika. Contohnya , Edna
adalah retrievable (sewaktu -waktu K Huftman menjadi Huftman, Edna K.
dibutuhkan cepat terlacak ) untuk Sedangkan titel, gelar, jabatan, serta
dasar pengobatan pasien sapaan akan dicantumkan di belakang
berikutnya.(11) nama dengan tanda kurung.
Keseragaman standar penamaan Contohnya, Huftman, Edna K (MMR).
ini dapat ditempuh melalui kebijakan Dengan sistem penamaan yang
Dinas Kesehatan Kota (DKK) baku dan berlaku secara internasional,
Semarang. Selanjutnya, standar ini tentunya akan mepermudah pelacakan
diwajibkan untuk diselenggarakan di data pasien. Hal ini akan bermanfaat
semua puskesmas. Puskesmas untuk mempercepat penyortiran DRM
Kedungmundu menyelenggarakan nonaktif dalam penyusutan.
sistem penamaan pasien berdasarkan Sistem penomoran Unit Numbering
ketentuan kesepakatan bersama yang System (UNS) yang diterapkan untuk

biasanya juga diterapkan di pasien baru yang mendaftar di TPP

Puskesmas Kedungmundu sudah ideal.
puskesmas yang lain.
Hanya ada kelemahannya, bahwa
Jadi sistem penamaannya harus
petugas TPP masih melayani pendaftaran
dibenahi menyesuaikan sistem
secara manual, belum menggunakan
penamaan secara internasional yang
sistem informasi pendaftaran. Padahal

VISIKES Vol. 18 No.2 Februari 2020 (Edisi Supplement)

 https://publikasi.dinus.ac.id/index.php/visikes 26

pembuatan kartu identitas pasien (KIB) kembali. Tentunya harus dipastikan tidak
yang sering disebut dengan kartu tanda ada duplikasi nomor rekam medis pasien,
pengenal kepala keluarga (KTPK) atau yakni 1 (satu) nomor rekam medis
kartu tanda pengenal anggota keluarga digunakan oleh lebih dari 1 (satu) orang
(KTPA) secara manual dianggap pasien/kepala keluarga.
menyebabkan waktu tunggu lebih lama. Selain itu, pelacakan DRM yang
Padahal KIB ini adalah sarana untuk tepat dan cepat juga mendukung
mempercepat pelacakan DRM pasien di kesinambungan informasi medis dan visi
filing. SJSN. Jadi, hal ini jelas mendukung
KIUP juga tidak dibuat di TPP prioritas menjamin riwayat kesehatan
Puskesmas Kedunmundu. Sedangkan pasien secara lengkap dan kronologis.
KIUP digunakan jika pasien tidak Tinggal didukung oleh sistem
membawa Kartu Identitas Berobat penyimpanan dan penjajaran yang ideal
(KIB)/Kartu Tanda Pengenal Kepala menurut teori. (7)
Keluarga (KTPK)/Kartu Tanda Pengenal Sedangkan sistem penjajaran yang
Anggota Keluarga (KTPA). KIUP dan KIB diterapkan di filing masih berupa Straight
berfungsi untuk melacak DRM pasien Numerical Filing (SNF) tidak relevan
lama yang datang berobat kembali. dengan tujuan UNS. Sistem penjajaran ini
KIUP ini juga yang menjadi sarana sudah tidak disarankan lagi karena
paling efektif untuk menentukan tanggal penomoran secara urut akan menjadi
terakhir pasien berobat. Jika KIUP dibuat kendala bagi petugas dalam melacak
secara manual seperti yang terjadi di TPP DRM. Hal ini disebabkan tidak semua
Puskesmas Kedungmundu Semarang nomor rekam medis mempunyai makna
pasti akan memperlama proses lokasi penyimpanan, seperti Terminal Digit
pendaftaran pasien baru dan berpotensi Filing (TDF) ataupun Middle Digit Filing
menimbulkan komplain pasien. Jadi, (MDF).
sistem informasi pendaftaran harus Sistem-sistem yang ideal ini akan
segera diterapkan di TPP. KIUP secara mempercepat proses pelaksanaan
otomatis akan dijalankan sebagai Master penyusutan. Retensi tidak akan berulang
Patient Indeks (MPI) secara jika seorang pasien hanya memiliki 1
komputerisasi. (satu) nomor rekam medis. Selain itu, data
Petugas bisa melacak DRM nonaktif DRM yang akan disusutkan membutuhkan
dari tahun dengan mundur 2 (dua) tahun sumber data yang tepat, seperti register
sebelumnya. Kemudian, melacak nomor rawat jalan dan kartu indeks utama pasien
rekam medis pasien yang 2 (dua) tahun (KIUP).
setelahnya tidak pernah datang berobat

VISIKES Vol. 18 No.2 Februari 2020 (Edisi Supplement)

 https://publikasi.dinus.ac.id/index.php/visikes 27

Filing Puskesmas Kedungmundu pasien yang masih aktif tidak boleh

masih menerapkan Straight Numerical dimusnahkan. Dengan demikian, sistem
Filing (SNF), yakni penjajaran penjajarannya tetap harus diubah menjadi
berdasarkan nomor langsung (dari nomor Terminal Digit Filing (TDF).
terkecil di sebelah kiri subrak berjajar urut Cara mengubah SNF ke TDF adalah
sampai nomor yang terbesar di sisi kanan dengan menyiapkan rak file kosong
subrak). Misalnya, 99-02751, 99-03001, dengan 100 (seratus) subrak. Jika ada
99-03250, 97-00001, 97-00250. Sistem pasien baru maupun pasien lama selesai
Penomoran ini sudah tidak dianjurkan dilayani di unit pelayanan, maka DRM
karena nomor-nomor tersebut tidak dibagi masuk ke rak baru tersebut. DRM
per kelompok digit yang masing-masing langsung dijajarkan secara TDF di rak file
bermakna lokasi. Hal ini memperbesar yang baru. Ada keuntungan yang lain, jika
resiko terjadinya missfile (salah letak), dalam 2 (dua) tahun berikutnya DRM
yang dianjurkan adalah Terminal Digit tertentu masih berada di rak file lama,
Filing (TDF) atau Middle Digit Filing maka akan tergolong dalam DRM
(MDF). TDF adalah sistem penyimpanan naonaktif yag siap disusutkan.
dengan melihat pertama dari angka akhir, Puskesmas Kedungmundu
sedangkan MDF adalah sistem menerapkan sistem penyimpanan family
penyimpanan dengan melihat pertama folder karena hanya menyimpan DRM
dari angka tengah dalam penyimpanan rawat jalan.(11) Sedangkan standar
berkas rekam medis yang menggunakan prosedur penyusutan DRM yang disimpan
sistem penjajaran angka tengah hampir secara family folder belum memiliki dasar
sama dengan sistem penjajaran angka teori tertentu.
akhir. Perbedaannya adalah letak posisi Sebenarnya kendala pelacakan
primery digit secondery digit dan tertiary DRM dan beberapa kali kejadian missfile
digit. Sedangkan puskesmas yang lain yang dihadapi oleh Filing Puskesmas
sudah menerapkan TDF.(11) Kedungmundu dan puskesmas yang lain
TDF dapat mempecepat pelacakan bisa diatasi dengan optimalisasi
nomor rekam medis. Jadi, pelaksanaan penggunaan tracer, bon pinjam (kartu
penyortiran DRM nonaktif akan lebih peminjaman DRM / KPD), dan buku
mudah. Hal ini juga yang menjadi salah ekspedisi untuk meminjam DRM seorang
satu faktor penghambat dalam melacak anggota keluarga yang menjadi pasien RI.
DRM nonaktif jikan nomor-nomor rekam Tracer yang diselipi KPD dimasukkan
medisnya sudah disiapkan. Meskipun unit dalam family folder sebagai outguide
pelayanan sudah menerapkan Electronic (pengganti) DRM yang keluar. Selain itu,
Medical Record (EMR), tetapi DRM paper juga harus dicatat dalam buku ekspedisi.

VISIKES Vol. 18 No.2 Februari 2020 (Edisi Supplement)

 https://publikasi.dinus.ac.id/index.php/visikes 28

Jika pasien tersebut sudah pulang, maka sumber data register pendaftaran. (7)
DRM akan dikembalikan dalam family Penomoran per wilayah kelurahan
foldernya. digunakan untuk penomoran rak file.
Dengan optimalisasi penggunaan Saran tim peneliti : (1) segera
sarana dan sumber data pengelolaan direncanakan agar puskesmas
DRM di filing, maka penyusutan DRM menyelenggarakan URM secara lengkap
akan lebih efisien dan efektif. Untuk (pengolahan data rekam medis, meliputi
puskesmas rawat jalan hanya perlu assembling, koding dan indeksing, filing,
pengelolaan KIUP manual/MIP elektronik. serta simpus/analising dan reporting).
Karena KIUP/MIP menjadi sumber data Jadi, mutu rekam medis bisa meningkat
pemilahan DRM nonaktif dari inaktif yang karena tidak ada rangkap tugas pokok
akurat berdasarkan tanggal terakhir dan fungsi. (2) Sistem informasi
(12)
pasien berobat. Hal ini mengingat pendaftaran segera diterapkan di TPP (3)
retensi ataupun nilai guna tidak perlu Dibuatkan KIUP/MPI dan indeks penyakit
dilakukan lebih dari sekali untuk pasien di puskesmas, baik secara elektronik
yang sama yang memiliki 2 (dua) buah maupun manual, diantaranya sebagai
DRM atau lebih akibat 2 (dua) nomor sumber data nomor rekam medis pasien
rekam medis yang berbeda karena nonaktif yang merupakan bagian dari
duplikasi nomor atau penyebab yang lain. family folder untuk mempermudah
penyusutan menurut JRA. (4) Dibuatkan
SIMPULAN DAN SARAN standar prosedur penyusutan DRM
Menurut hasil penelitian dapat puskesmas yang mencantumkan JRA
disimpulkan, bahwa faktor-faktor kendala secara operasional sebagai panduan
penyusutan, meliputi: (1) Sistem penyusutan DRM. (5) Hal ini akan dibuat
pendaftaran di Puskesmas Kedungmundu sebagai rencana pengabdian selanjutnya
masih dikerjakan secara manual. (2) bagi tim peneliti. (6) Bagian penyimpanan
Sistem penamaan pasien menggunakan dokumen rekam medis menggunakan
sistem penamaan langsung (3) Sistem sarana tracer dan kartu peminjaman
penomoran pasien menggunakan sistem dokumen untuk keamanan dan out guide
UNS tanpa KIU/MPI. (4) Sistem DRM. Juga pada saat penyortiran DRM
penjajaran pasien di Puskesmas nonaktif. (7) Diselenggarakan
Kedungmundu menggunakan sistem SNF. dokumentasi penyusutan, seperti berita
(5) Sistem penyimpanan di Puskesmas acara, daftar pemindahan DRM inaktif,
Kedungmundu menggunakanbfamily daftar pertelaahan, daftar DRM yang
folder. (6) Sistem penyusutan DRM di dimusnahkan, dan berita acara
Puskesmas Kedungmundu menggunakan pemusnahan. Selain itu, butuh tim nilai

VISIKES Vol. 18 No.2 Februari 2020 (Edisi Supplement)

 https://publikasi.dinus.ac.id/index.php/visikes 29

guna berdasarkan SK kepala puskesmas 9. Azrul Azwar, Pengantar Administrasi

dan saksi-saksi kegiatan pemusnahan. (8) Kesehatan. Jakarta.1996
Pembenahan pengelolaan DRM, seperti 10. Hatta, Gemala R. Sarana Pelayanan
penerapan sistem penomoran UNS, Kesehatan. Departemen Kesehatan
penjajaran TDF, serta penyimpanan Republik Indonesia. 2008
sentralisasi. 11. Surat Keputusan Direktorat Jenderal
Pelayanan Medik Nomor 78 Tahun
DAFTAR PUSTAKA 1991 tentang Petunjuk Pelaksanaan
1. Departemen Kesehatan Republik Rekam Medis di Rumah Sakit
Indonesia, Peraturan Menteri 12. Retno Astuti S, Prasetya Jaka,
Kesehatan Republik Indonesia Nomor Visikes : Analisis Prosedur
269/Menkes/PER/III/2008 tentang Penyusutan Dokumen Rekam Medis
Pusat Kesehatan Masyarakat di Puskesmas Rawat Inap di Kota
2. Departemen Kesehatan Republik Semarang. Vol. 15.2016
Indonesia, Peraturan Menteri 13. Departemen Kesehatan Republik
Kesehatan Republik Indonesia Nomor Indonesia. Sistem Informasi dan
749a/Menkes/PER/XII/1989 tentang Manajemen Puskesmas. Jakarta.
Rekam Medis 1997
3. Direktorat Jenderal Pelayanan Medik. 14. Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009
Rekam Medis. Departemen tentang Kearsipan
Kesehatan Republik Indonesia. 2006
4. Departemen Kesehatan Republik
Indonesia. Profil Kesehatan Indonesia
2008
5. Undang-undang Nomor 25 Tahun
2009 tentang Pelayanan Publik
6. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor
75 Tahun 2014 tentang Pusat
Kesehatan Masyarakat
7. Peraturan Menteri Kesehatan
Republik Indonesia Nomor 12 Tahun
2013 tentang Rekam Medis
8. Departemen Kesehatan Republik
Indonesia. Sistem Kesehatan
Nasional. Jakarta. 2009

VISIKES Vol. 18 No.2 Februari 2020 (Edisi Supplement)