Internal Audit

ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 dan ISO 45001:2018 berdasarkan

ISO 19011:2018

Purdianta
purdianta@purdianta.com
purdianta@excellent-consultant.com

© Purdianta 2018

Introduction

© 2015 Purdianta 2

1
 Tujuan Training

Pemahaman metode dan teknik audit

Mampu melakukan pengelolaan audit

Mampu melakukan audit internal

Mampu menyusun laporan audit

© Purdianta 2018

REVIEW PERSYARATAN STANDARD

© 2015 Purdianta 4

2
 The First 3 Clauses

• Scope of QMS/EMS/OHS
Clause 1 • Objectives of QMS/EMS/OHS

• Normative reference related

Clause 2 to QMS/EMS/OHS

• Term and denifitions of

Clause 3 QMS/EMS/OHS

Jumat, 11 Juni 2021 © 2015 Purdianta 5

Structure of ISO 9001:2015

4. Context 6. Planning 7 Support 8 Operation 9 Performance 10

5. Leadership
Organization evaluation Improvement
Action to Operation Planning Monitoring,
Understanding of Leadership and
Address the Risk Resources and Control Measurement,
the organization Commitment
and Opportunity analysis and General
and Its Context Determine of
Requirements for evaluation
Expextation of Objectives and
products and services
interested Policy Planning to Competence
achieve them Design and Nonconformity and
parties Internal Audit
Development of Corrective Action
Roles, Products and Services
Scope of Planning of
management Responsibilities, Awareness Control of external
Change Continual
system and Authorities provided products Management Review
and services Improvement

QMS and Production and

Communication
Processes service provision
Release of
Documented Products and
Information Services
Control of
nonconforming
process output

3
 Structure of ISO 14001:2015

4. Context 5. Leadership 6. Planning 7 Support 8 Operation 9 Performance 10

Organization evaluation Improvement
Action to Operation Planning Monitoring,
Understanding of Leadership and
Address the Risk Resources and Control Measurement,
the organization Commitment General
and Its Context and Opportunity analysis and
Emergency
Preparedness and evaluation
Expextation of Objectives and
Response
interested Policy Planning to Competence Nonconformity
achieve them Internal Audit and Corrective
parties
Action
Scope of Roles,
management Awareness
Responsibilities, Management Continual
system and Authorities Review Improvement
EMS and Communicatio
Processes n

Documented
Information

Structure ISO 45001 with HLS

5 Leadership
4 Context of 9 Performance
and worker 6 Planning 7 Support 8 Operation 10 Improvement
organization Evaluation
participation

6.1 8.1 9.1

4.1 7.1 10.1
5.1 Actions to Operational Monitoring,
Understanding Resources Incident,
Leadership address risks planning and measurement,
context nonconformity and
and commitment and control analysis and
opportunities evaluation corrective action

4.2 7.2
Expectations of 6.2 Competence 9.2 10.2
5.2
workers and Policy OH&S Internal audit Continual
other interested objectives and improvement
parties planning
7.3
9.3
Awareness
5.3 Management
Roles, review
4.3 responsibilities,
Scope accountabilities
7.4
and authorities
Information and
communication
4.4
OH&S
management 7.5
system Documented
information

Jumat, 11 Juni 2021 © 2015 Purdianta 8

4
 HLS and additional “OHS” Structure
5 Leadership
4 Context of 9 Performance
and worker 6 Planning 7 Support 8 Operation 10 Improvement
organization Evaluation
participation

6.1 8.1 9.1

4.1 7.1 10.1
5.1 Actions to Operational Monitoring,
Understanding Resources Incident,
Leadership address risks planning and measurement,
context nonconformity and
and commitment and control analysis and
opportunities evaluation corrective action
8.1.1
4.2 7.2 General
Competence 9.1.1 10.2
Expectations of 5.2 SEE NEXT
General Continual
workers and Policy SLIDE 8.1.2
other interested Hierarchy of improvement
parties controls
7.3 9.1.2 Evaluation
Awareness 10.2.1
5.3 6.2 8.1.3 of compliance Continual
Roles, OH&S Management of improvement
4.3 responsibilities, objectives and change objectives
Scope accountabilities planning
and authorities 7.4 9.2
Information and 8.1.4 Internal audit 10.2.2
communication Procurement
Continual
4.4 SEE NEXT improvement
9.2.1
OH&S 5.4 SLIDE 8.1.4.2 process
Internal audit
management Participation and 7.5 Contractors objectives
system consultation Documented
information
8.1.4.3 9.2.2
Outsource Internal audit
process
8.2
Emergency 9.3
preparedness Management
and response review
Jumat, 11 Juni 2021 © 2015 Purdianta 9

Workshop 1: Pemahaman Persyatan dan Bukti Obyektif

© Purdianta 2018

12

5
 Internal Audit

© Purdianta 2018

13

Konsep Internal Audit

Audit Program

Auditee
Audit Client Audit Plan

Audit Audit Finding

Audit Criteria Audit Team Audit Evidence

Technical Expert Auditor Audit Conclusion

Competence
© Purdianta 2018

14

6
 Definisi dan Istilah

❑Audit adalah sistematis, independen dan proses terdokumentasi untuk

memperoleh bukti audit dan mengevaluasi secara obyektif untuk
menentukan pemenuhan kriteri audit.
❑ Audit Kriteria adalah kumpulan kebijakan, prosedur dan persyaratan
yang digunakan sebagai acuan atau referensi dimana bukti audit
diperbandingkan.
❑Bukti Audit adalah catatan, pernyataan dari fakta atau informasi lainnya
yang relavan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi ulang.
❑Temuan audit adalah hasil evaluasi atas bukti audit yang dikumpulkan
terhadap kriteria audit

© Purdianta 2018

15

Definisi dan Istilah

❑Kesimpulan Audit adalah hasil kegiatan audit setelah

mempertimbangkan tujuan audit dan semua temuan audit.
❑Audit Client adalah organisai atau personal yang mengajukan
permohonan audit.
❑Auditee adalah organisasi atau personal yang sedang di audit.
❑Auditor adalah orang yang melakuka audit

© Purdianta 2018

16

7
 Fungsi audit internal
• Kenapa kita melakukan
audit?
– Untuk mendapatkan
gambaran yang akurat
secara independen dan
melihat bagaimana suatu
organisasi atau
depertemen pada saat ini
© Purdianta 2018
17
Siklus Audit
Permulaan audit
Pemilihan tim audit
Penunjukkan ketua tim audit
Penetapan tujuan, ruang
lingkup dan kriteria audit
Pelaksanaan audit
Rapat pembukaan
Komunikasi audit
Pemandu
Pengumpulan dan verifikasi
Perumusan temuan audit
Penyiapan kesimpulan audit
Rapat penutupan
Penyelesaian audit
© Purdianta 2018
18
Keuntungan Lainnya:
• Memeriksa kesesuaian
• Memeriksa keefektifan
• Memberi perhatian khusus pada masalah
• Peluang untuk perbaikan
• Membantu memelihara kelangsungan bisnis
• Untuk membagikan praktek yang baik seputar bisnis
• Untuk investigasi ide-ide baru
• Untuk mencari akar masalah
• Menjaga staff pada jalurnya
• Membantu mengembangkan kemampuan
interpersonal dan manajemen dari auditor
• Membantu auditor untuk memahami organisasi
• Memenuhi persyaratan, mis ISO 9001, ISO 14001
• Alat manajemen
Tinjauan dokumen
Peninjauan dokumen sistem
manajemen yang sesuai
Persiapan audit
Penyiapan rencana audit
Penugasan tim audit
Penyiapan dokumen kerja
Penyiapan,
pengesahan dan
pelaporan audit
Penyiapan laporan audit
Pengesahan dan
penyampaian laporan
8
 Jenis Audit - Pelakunya

First Party Audit

Second Party
Audit

Third Party Audit

© Purdianta 2018

19

Jenis Audit - Tujuannya

Kesesuaian (conformance)
Melakukan evaluasi kesesuaian
terhadap persyaratan sistem atau
standard

Kepatuhan(Compliance)
Melakukan evaluasi pemenuhan
terhadap persyaratan peraturan
perundangan dan persyaratnnya
lainnya

© Purdianta 2018

20

9
 Jenis Audit - Prosesnya
Sistem

Proses

Produk
• Melakukan • Melakukan • Menguji
evaluasi evaluasi kesesuain
kesesuaian terhadap produk yang
sistem implementasi dihasilkan
manajemen dari sistem terhadap
terhadap manajemen persyaratan
persyaratan
standar

© Purdianta 2018

21

Prinsip-Prinsip Audit

Integritas

Berdasarkan Penyajian
Bukti Obyektif

Prinsip Audit

Independen Professional

Kerahasiaan

© Purdianta 2018

22

10
 Prinsip-Prinsip Audit
Integrity
The foundation of Professionalism Fair Presentation
• Honesty The obligation to report truthfully and
• Responsibility accurately
• Observe and comply with any applicable • Audit finding
regulation • Audit conclusion
• Demonstrate their competence while performing • Audit report
their work (including if any dispute and obstacle
Due Professional Care during the audit process)
The Application of Diligence and Judgement
in Auditing
Evidence-Based Approach
• The importance of the task The rational method for reaching reliable
• Having the ability to make reasoned and reproducible audit conclusions in a
judgements in all audit situation systematic audit process

Independence • Audit Evidence is Verifiable

The basis for impartiality of the audit and objectivity
of the audit conclusion
• independent of the activity being audited
• Free from bias and conflict of interest
• Maintain the objective state of mind
• Base on samples of information
• Audit conclusion related to the appropriate
use of sampling

© Purdianta 2018

23

PROGRAM AUDIT DAN PRE AUDIT

© Purdianta 2018

24

11
 Program Audit

Audit program dapat mencakup satu atu

lebih sistem magement

Audit program mempertimbangkan ukuran

dan kondisi organisasi

Mencakup informasi dan sumber daya

diperlukan organisasi, untuk efektifitas
audit

© Purdianta 2018

25

Program Audit

Metode

Kriteria Kompleksitas

Sumber daya
Audit Perencanaan
Program

© Purdianta 2018

26

12
 Program Audit
Establishing the audit programme objectives

Establishing the audit programme

- Roles and responsibility
- Competence of the person Plan
- Establising the extent of the audit
programme
- Identifying & evaluating audit programme risks
- Establising procedures
- Audit programme resources

Implementing the audit programme

Competence and
Continual - Scope and criteria for an individual audit
evaluation of auditors
Improvement - Selecting the audit methods Do
- Selecting the audit members
- Managing the audit programme outcome Performing an audit
- Record

Monitoring the audit programme Check

Reviewing and improving the audit

programme Action

© Purdianta 2018

27

Kompleksitas Audit Program

Hasil audit sebelumnya Perhatia Pihak-Pihak Terkait

Kompleksitas Ruang Lingkup,

aktivitas Tujuan
Durasi
Perubahan significant AUDIT
PROGRAM Isu sosial, bahasa,
dari operasi
budaya

Frekuensi Kriteria

Kebutuhan sertifikasi/
registrasi

© Purdianta 2018

28

13
 Tahapan Proses Audit

Pre - Audit On site - Audit Post - Audit

Inisiasi Audit: Opening Meeting Laporan audit
▪ Audit team leader
▪ Tujuan, scope, kriteria
▪ Feasibility Proses audit:
▪ Audit team ▪ Communication Distribusi laporan audit
▪ Initial contact ▪ Guide & Observer
▪ Collecting & Verifying
Document Review ▪ Information
▪ Audit finding Completing the Audit
Persiapan onsite audit : ▪ Persiapan kesimpulan
▪ Audit plan ▪ audit
▪ Tim assignment
▪ Dokumen Kerja
Closing Meeting Follow up Audit

© Purdianta 2018

29

PRE AUDIT

© Purdianta 2018

30

14
 Pre Audit

• Tim Audit
Menginisiasi • Tujuan, Ruang Lingkup dan Kriteria
Audit • Menentukan kelayakan audit
• Kontak Awal dengan Auditee

• Mereview document
Akvititas • Penyiapan rencana audit (audit plan)
Persiapan Audit • Penugasan tim
• Penyiapan dokumen kerja

© Purdianta 2018

31

Menginisiasi Audit

Menentukan ketua dan

anggota tim audit

Tim Audit

Tanggun jawab dan

Dapat mencakup Wewenang Tim
perwakilan dari semua
area yang diaudit

© Purdianta 2018

32

15
 Menginisiasi Audit
Tujuan mengacu pada
program audit

Ruang lingkup perlu

Tujuan, Ruang Lingkup dinyatakan secara jelas
dan Kriteria
Kriteria audit mencakup
semua acuan atau referensi
yang digunakan, dalam
mengevaluasi sistem
Tujuan : manajemen
Ditetapkan oleh “ audit client”
Scope dan Kriteria :
Ditetapkan bersama antara “audit client” dan “Audit team leader”
© Purdianta 2018

33

Menginisiasi Audit

Kecukupan informasi untuk

planning, kerjasama auditee,
waktu, dan sumber daya
Menentukan Kelayakan Mempertimbangkan
Audit kompetensi, (knowledge &
Skill) untukmencapai tujuan
audit

Technical Expert dapat dipergunakan untuk

memenuhi kompetensi secara teknis dari area yang
akan diaudit

© Purdianta 2018

34

16
 Menginisiasi Audit

Dapat dilakukan secara

formal dan nonformal

Kontak Awal dengan

Auditee Mendapatkan informasi
kondisi area yang akan diaudit

Menentukan alokasi waktu dan

Memastikan kesamaan pandangan auditor yang dapat melakukan
antara auditee dan auditor mengenai audit
proses audit

© Purdianta 2018

35

Pre Audit

✓ Memahami informasi terdokumentasi dari

proses yang akan di audit.
✓ Memperoleh pemahaman mengenai
aktivitas-aktivitas dilakukan dari area yang
akan di audit.
✓ Mengidentifikasi isu-isu penting yang perlu
diverifikasi selama proses audit
✓ Sebagai tambahan informasi dalam
penyusunan checklist audit.
Proses review dokumen sebaiknya dilakukan 1-2 minggu
sebelum kegiatan audit.

© Purdianta 2018

36

17
 Prea Audit

Pedoman Prosedur,
Working Instruction Flow Chart Proses

Aspek dan Dampak

Risiko dan Peluang
Struktur Organisasi
Program atau rencana
kerja Tujuan, Sasaran dan
Laporan Proses Program

Peraturan Perundangan

© Purdianta 2018

37

Pre Audit

• Disiapkan oleh Audit Team Leader

• Membantu dalam koordinasi dan
pengaturan waktu
• Mencerminkan scope dan kompleksitas
audit
• Fleksible terhadap perubahan di lapangan

Audit Plan Dapat Mencakup :

• Tujuan Audit
• Kriteria dan dokumen acuan lainnya
• Ruang lingkup, termasuk identifikasi bagian/fungsi/process yang di audit
• Tanggal dan tempat on site audit di laksanakan
• Waktu dan durasi on site audit, termasuk meeting tim audit dan meeting
dgn auditee’s representatif
• Fungsi dan tanggung jawab tim audit
• Alokasi dari sumber daya untuk critical area
© Purdianta 2018

38

18
 Pre Audit

Hari ke-1 : Senin / 13 Agustus 2007

Aktivitas Waktu Auditor Auditee
1 Opening meeting 08.30 - 09.00 Erw in (L) Top Management
- Head Office Erna (A) & Staff

2 Interview top management 09.00 - 10.00 Erw in Top management

Erna & Q-SHE Management

3 Verify SHE documents 10.00 - 11.00 Erw in SHE Dept

4 Verify Engineering & Design 10.00 - 11.00 Erna Eng Dept
(tentative to 12.00)
5 Break 12.00 - 13.00
6 Audit di lapangan 13.00 - 14.30 Erw in SHE Dept
Erna Production Head
7 Verifikasi w arehouse & 15.00 - 16.00 Erw in Warehouse management
penyimpanan barang
8 HRD & pengembangan 15.00 - 16.00 Erna HRD Head
kompetens

© Purdianta 2018

39

Pre Audit

• Pembagian tugas anggota tim auditor

• Mempertimbangkan :
- Independensi
- Kompetensi
- Efektifitas sumber daya

• Memungkinkan terjadinya perubahan

• Pengaturan auditor trainee dan

technical expert

© Purdianta 2018

40

19
 Pre Audit

• Catatan Audit untuk mencatat hasil

audit
• Termasuk :
- Checklist
- Audit sampling plan
- Form untuk mencatat informasi
• Disimpan, paling tidak sampai proses
audit selesai
• Isi yang confidential harus di pelihara
dan dijaga setiap saat

© Purdianta 2018

41

Pre Audit

✓ Checklist adalah point-point pertanyaan

yang akan diajukan selama audit.
✓ Checklist penting agar cakupan dan
tujuan
audit dapat lebih dipastikan tercapai.
✓ Checklist juga penting agar penggunaan
waktu dalam audit lebih efisien.
✓ Tidak ada standar baku untuk checklist,
masing-masing auditor dapat membuat
dalam format yang disukai.
✓ Just use keywords or bullet points.
Others may create a flow chart showing
decision points, etc.
© Purdianta 2018

42

20
 Pre Audit

✓ Seri standar, misal ISO 9001, ISO

14001,ISO 45001, dll
✓ Peraturan perundangan
✓ Dokumen sistem manajemen
perusahaan
✓ Masalah klasik atau yang umum
diketahui
✓ Ide dari Auditor lainnya
✓ Pengetahuan tentang proses
✓ Checklist sebelumnya

© Purdianta 2018

43

Workshop 2:Audit Plan dan Ceklist Audit

© Purdianta 2018

44

21
 ON SITE AUDIT

© Purdianta 2018

45

Rapat Pembukaan – Opening Meeting

• Konfirmasi rencana audit

• Menjelaskan tujuan dan proses audit yang akan dilaksanakan

• Konfirmasi jalur komunikasi

• Menyediakan waktu auditee untuk menyampaikan pertanyaan

• Pengumpulan data dan Verifikasi

© Purdianta 2018

46

22
 Rapat Pembukaan – Opening Meeting

• Perkenalan anggota tim

• Tujuan, Scope dan kriteria yang digunakan
• Rencana Audit (Audit Plan)
• Metode dan prosedur pelaksanaan audit
• Konfirmasi jalur komunikasi formal dengan auditee
• Konfirmasi bahasa yang digunakan
• Auditee akan menerima progress audit
• Konfirmasi ketersediaan fasilitas
• Kerahasiaan
• Standar keselamatan yang harus dipatuhi
• Ketenduan pemandu
• Laporan audit

© Purdianta 2018

47

Rapat Pembukaan – Opening Meeting

© Purdianta 2018

48

23
 Pengumpulan dan Veerifikasi Informasi

Source of Information

Collecting by Appropriate sampling and verifying

Audit Evidence Hanya infomasi yang dapat di

verifikasi yang dapat jadi
audit evidence
Evaluating against audit criteria

Audit Findings

Reviewing

Audit conclusion

© Purdianta 2018

49

Pengumpulan dan Verifikasi Informasi

Metode Pengumpulan Informasi

Bertanya Observasi

Periksa

© Purdianta 2018

50

24
 Teknik Wawancara

• Pertanyaan Terbuka:
– Memacu keberanian auditee untuk
berbicara
– Menggunakan: Apa, Kapan, Di Mana,
Mengapa dan Siapa
• Pertanyaan Pengujian:
– Pertanyaan tindak lanjut yang terfokus
kepada hal-hal tertentu secara mendalam.
• Pertanyaan Tertutup:
– Untuk menyimpulkan: “Ya” atau “Tidak”

Jangan lupa selalu katakan “Perlihatkan kepada saya (bukti)”

© Purdianta 2018

51

Tipe dan Prilaku Interpersonal

• Pasif
• Agresif
• Asertif (tegas)
– Nyatakan keperluan, keinginan,
pandangan dan perasaan
– Tetap pada hak dan kewajiban
– Berterus terang dan jujur
– Menghargai hak orang lain
– Berkerja untuk memuaskan semua
pihak

© Purdianta 2018

52

25
 Proses Wawancara

• Identifikasi individu yang akan diaudit

• Memperkenalkan diri
• Menjelaskan kenapa kita ada di sana dan
timbulkan keakraban
• Tanyakan dengan pertanyaan pembuka
• Tanyakan dengan pertanyaan rinci
• Lakukan “tolong perlihatkan pada saya”
• Cek fakta dan buat catatan
• Berterima kasih kepada auditee
• Tentukan auditee selanjutnya

© Purdianta 2018

53

Periksa dan Telaah Dokumen

Pastikan ! ✓ Telaah terhadap peraturan

• Kelengkapan lingkungan, standar dan prosedur
• Kepatuhan ✓ prosedur internal
• Keakuratan perusahaan/korporat, dan
• Masa berlaku
perijinan
✓ Evaluasi pemahaman,
kepedulian, dan tanggung jawab
✓ Menguji program, prosedur, dan pengendalian staf / karyawan
pemantauan mutu dan lingkungan ✓ Menguji kepatuhan catatan
✓ Menilai tingkat kepercayaan data :
lingkungan
✓ Desain pemantauan, strategi penentuan
titik sampling,
✓ tingkat kerincian, periode kalibrasi alat,
prosedur
✓ pengendalian lingkungan © Purdianta 2018

54

26
 Audit Lapangan

INPUT PROSES OUTPUT

❑ Lakukan audit dengan mengikuti alur proses

❑ Cermati aspek mutu dan lingkunga pada input, proses dan
output
❑ Periksa efektifitas pengendalian mutu, dan dampak penting
lingkungan sampai seluruhnya tercakupi
❑ Lanjutkan ke proses berikutnya

© Purdianta 2018

55

Audit Lapangan

Raw Material Energy / Natural Resources Input

- Kondisi Fisik
- Potensi cemaran
B3 Renewable
- PPE
- Alat Keadaan
MSDS ? Darurat
Efficient - Inspeksi
Storage ? - Maintenance

Protection ? Saving Effort ?

Spill Control ? Usage Control ?

LEGAL ASPECTS ?

© Purdianta 2018

56

27
 Audit Lapangan

MESIN DAN PERALATAN

OPERASI CEMARAN PEMELIHARAAN Proses

Maint. Plan & - Kondisi
•Udara Fisik
Mat. pendukung Records
•Cair
- Potensi
•Padat
Mat. pendukung Limbah cemaran
B3
- PPE
B3 Pollution
- Alat
Control B3 Segragasi Keadaan
Device
MSDS ? Darurat
MSDS ? Control ? - Inspeksi
Monitoring
Control ? Result Control ?
© Purdianta 2018

57

Audit Lapangan

PRODUK LIMBAH Output

- Kondisi Fisik
Hazardous - Material
Limbah
B3 Waste kadaluarsa
B3
Document - Konsistensi
Segragasi
Segragasi - Monitoring
Storage ?
limbah
- Manifes
Spill Control ? Control ?
limbah

Protection ? 3R Effort ?

© Purdianta 2018

58

28
 Audit Lapangan

MESIN DAN PERALATAN

OPERASI
STOP PEMELIHA Infrastruktur
OPERASI RAAN dan peralatan
• Identifikasi
ALAT LOCKOUT • Standard
SAFETY TAGOUT
• Metode
pengendalian
KOMPETENSI • Bukti
OPERATOR pelaksanaan
• Konsistensi
ALAT • Tindak Lanjut
PROSEDUR
PELINDUNG
KERJA
DIRI

© Purdianta 2018

59

Bagaimana mengumpulkan Audit Trails ?

© Purdianta 2018

60

29
 Bagaimana mengumpulkan Audit Trails ?

Planning, performance evaluation, and improvement audit trail

© Purdianta 2018

61

Bagaimana mengumpulkan Audit Trails ?

New product development audit trail

© Purdianta 2018

62

30
 Bagaimana mengumpulkan Audit Trails ?

Production and service provision audit trail.

© Purdianta 2018

63

Turtle Diagram

© Purdianta 2018

64

31
 Pelaporan Temuan Audit
OBJEK

✓ Penyimpangan melalui bukti

Sesuai Ya PERIKSA objektif atas kriteria audit
KRITERIA ? KONSISTENSI
yang ditetapkan
Tidak
PENILAIAN
KONSISTEN?
✓ Auditor harus
TEMUAN
menginvestigasi untuk
Tidak menentukan secara tepat
INVESTIGASI Ya
TEMUAN kriteria audit yang dilanggar
dan menetapkan
rekomendasi tindakan
LAPORAN LAPORAN perbaikan
KETIDAKSE-SUAIAN KESESUAIAN
© Purdianta 2018

65

Penulisan Temuan Audit

Temuan Audit Harus Mencakup:

• Problem (apa ketidaksesuaiannya)
• Location (di mana ketidaksesuaian tersebut terjadi)
• Objective Evidence (apa buktinya)
• Reference (ketidaksesuaian terhadap kriteria audit apa)

© Purdianta 2018

66

32
 Menilai Temuan Audit
MAJOR
1. Tidak ada bukti sama sekali yang menunjukkan bahwa kriteria
audit telah diimplementasikan; atau
2. Kekurangan/kesalahan yang ada beresiko fatal terhadap
produk akhir atau mutu dari layanan; atau
3. Kegagalan sistemik.
MINOR
1. Ketidaksempurnaan terhadap implementasi dari kriteria audit;
atau
2. Kekurangan/kesalahan yang ada tidak beresiko terhadap
produk atau mutu layanan; atau
3. Kesalahan yang tidak sistemik.
IMPROVEMENT
Temuan yang dapat dijadikan acuan perbaikan atas sistem
manajemen lingkungan yang sudah ada
© Purdianta 2018

67

Closing Meeting

✓ Mempresentasikan temuan audit dan

hasil evaluasi temuan audit
✓ Mendiskusikan isu-isu penting yang
belum disepakati
✓ Mendiskusikan rekomendasi perbaikan
✓ Memastikan keterlibatan tim audit pada
kegiatan rencana tindak lanjut dan aksi
perbaikan
✓ Memastikan tata waktu penyelesaian
laporan audit (draft, komentar dan final )

© Purdianta 2018

68

33
 Closing Meeting

1. Mengucapkan terima kasih

2. Menyampaikan hal-hal positif
3. Menyampaikan ketidaksesuaian dan
observasi
4. Mendiskusikan ketidaksesuaian dan tanggal
corrective action
5. Membuka pertanyaan
6. Penutupan
© Purdianta 2018

69

Workshop 3: Penulisan Temuan Audit

© Purdianta 2018

70

34
 POST AUDIT

© Purdianta 2018

71

Penyiapan laporan

✓ Memberikan informasi proses

dan hasil audit kepada
manajemen
✓ Mendokumentasikan
pelaksanaan audit dan temuan
audit
✓ Dasar penyusunan tindakan
perbaikan
✓ Dasar evaluasi manajemen
untuk memperbaiki sistem
manajemen

© Purdianta 2018

72

35
 Penyiapan laporan
✓ Identitas klien / auditee
✓ Tujuan, lingkup dan rencana audit
✓ Kriteria audit
✓ Jangka waktu audit dan tanggal
pelaksanaan audit
✓ Identitas anggota tim audit
✓ Identitas staff/personil auditee yang
terlibat dalam audit
✓ Ringkasan jalannya audit serta kendala
yang dihadapi
✓ Temuan audit
✓ Kesimpulan audit
✓ Daftar penerima laporan audit

© Purdianta 2018

73

Persetujuan dan Distribusi Laporan

▪ Disampaikan sesuai dengan waktu yang

disetujui
▪ Apabila ada penundaan perlu disampaikan
ke “Audit client”
▪ Harus diberi tanggal, diperiksa dan
disetujui sesuai prosedur
▪ Disampaikan ke penerima yang ditetapkan
oleh “Audit client”
▪ Merupakan property dari “audit client”
▪ Kerahasiaan perlu dijaga oleh tim audit
dan penerima

© Purdianta 2018

74

36
 Tindak Lanjut Audit

AUDITOR AUDITEE
Ketidaksesuaian Teridentifikasi

Tulis Ketidaksesuaian Konfirmasi Ketidaksesuaian

Sepakati Tanggal Selesai

• Investigasi Penyebab
• Periksa Tindakan Perbaikan dan • Catat hasil-hasilnya
keefektifannya • Identifikasi Tindakan Perbaikan
• Tutup Ketiaksesuaian • Implementasi Tindakan Perbaikan
• Periksa

© Purdianta 2018

75

© Purdianta 2018

76

37
 Workshop 4: Post Test

© Purdianta 2018

77

TERIMA KASIH.... ☺

© Purdianta 2018

78

38