IYOIN Local Chapter Guidance & Recruitment Form

IYOIN
Indonesian Youth Opportunities in International networking

Web: www.iyoin.org; FB: www.facebook.com/indonesianyoin;
Twitter: www.twitter.com/iyoinorg; IG: www.instagram.com/iyoinorg;
Email: contact@iyoin.org.
OPEN RECRUITMENT
IYOIN COMMITTEE
2015-2016
(INDONESIAN YOUTH OPPORTUNITIES IN INTERNATIONAL NETWORKING)
LOCAL CHAPTER GUIDANCE
EXECUTIVE COMMITTEE IYOIN LOCAL CHAPTER

IYOIN
2015/2016
APPLICANT REQUIREMENTS
Applicant Requirements:
1. Indonesian youths aged in range of 18 and 30.

2. Currently is not joining any politically affiliated organization(s).
3. Highly social spirited and high loyalty.
4. Committed to work and focus in IYOIN for the term of responsibility.
5. Have high mobilization.
6. Willing to work voluntarily.
LOCAL CHAPTER OPENING REQUIREMENT
Opening new Local Chapter requires highly motivated applicants and

commit to work voluntarily and responsible to have an Open Recruitment
IYOIN Committee 2015-2016 for their chapter. Further information will be
given during and after you pass the interview section.
IYOIN
File Requirements
1. (one) IYOIN’s Board of Committee Local Chapter Booklet Application

2. (one) Essay (Theme: Melalui IYOIN untuk Indonesia)
3. (one) Semi-formal photo
Essay must contain in minimum of 350 words and maximum of 500 words.
Please submit your Booklet Application and Essay in Adobe Reader format (.pdf).
Please submit your photo in JPG format (.jpg).
PLEASE SUBMIT YOUR APPLICATION FORM AS SOON AS POSSIBLE YOU COMPLETE

THOSE REQUIREMENTS
Name your files within this format:
IYOIN_REGION_POSITION_YOURNAME.pdf (for Booklet n

Essay)
IYOIN_REGION_POSITION_YOURNAME.jpg (for Photo)

For example:
IYOIN_MANADO_EXECUTIVE DIRECTOR_HESTIDWISEPTINI
PLEASE UPLOAD ALL OF FILE REQUIREMENTS ALONG

WITH YOUR SUBMISSION IN THE EMAIL IN .RAR
(PORTFOLIO AND ALL LINKS ARE INCLUDED IF YOU ARE APPLYING FOR CEDIT
DEPARTMENT)
SEND YOUR SUBMISSION IN THE E-MAIL BODY WITHIN THIS FORMAT:
SUBJECT: NAME_POSITION_DEPARTMENT
NAME:
POSITION APPLIED:
DEPARTMENT APPLIED:
REGION:
VIDEO LINK: (FOR CEDIT APPLICANTS//IF ANY)
PERSONAL WEBSITE OR BLOG LINK: (FOR CEDIT APPLICANTS//IF ANY)
Send to: iyoinorg@gmail.com
IYOIN
SPECIAL REQUIREMENTS
For applicant who applies for position in Creative Design and Information Technology
Department,
If you have graphic or video design or personal website or personal blog
Please attach the link of your graphic and videoshared in the form
If you have videography skill
Please attach link(s) of your video(s) in the form
Please pay attention that we only consider you to fill position in this division
based on your portfolio
OPEN RECRUITMENT FLOW

1. The applicant downloads Booklet and Guidance of Open Recruitment in
http://www.iyoin.org/oprec
2. The applicant reads the guidance and fills in the booklet. Please send all of the
requirements to the IYOIN email: iyoinorg@gmail.com in accordance with the
guidance.
3. The first announcement regarding the administration selection will be sent to your
email.
4. The interview will be conducted according to the schedule of interviewer.
5. The final announcement about interview's result will be sent to your email.
OPEN RECRUITMENT TIMELINE
1. Deadline for submitting the form: AS SOON AS POSSIBLE after filling in your
form.
2. First Announcement: 14 DAYS after submitting your form.
3. Interview : immediately after your confirmation by email about the first
announcement.
4. Final announcement: immediately by email after passing through the
interview section.
IYOIN
PEDOMAN UNTUK CALON PENGURUS IYOIN

Wajib dibaca dengan seksama untuk pemilihan posisi jabatan dan departemen yang
dikehendaki.
About IYOIN:
IYOIN merupakan sebuah NGO yang dibentuk oleh beberapa pemuda-pemudi Indonesia
yang bertujuan untuk menjadi tempat berkumpulnya pemuda-pemudi Indonesia.Menjadi
media untuk berbagi dan bersinergi demi cita-cita pemuda-pemudi Indonesia dan Negara
Indonesia melalui program-program yang berbasis pada pendidikan, kepemudaan, sosial,
dan jaringan internasional.
Tagline: Share and Synergize.
Visi IYOIN:
Memperluas jaringan antar pemuda-pemudi sebagai fasilitas pencapaian tujuan bagi
individu, sesama, dan pendidikan bangsa yang berdampak positif bagi seluruh pemuda-
pemudi dan Indonesia.
Misi IYOIN:
1. Memperluas jaringan antar pemuda-pemudi Indonesia.
2. Pengembangan SDM yang berkualitas demi terciptanya individu yang siap dan
berkompeten di masa depan.
3. Turut andil dalam memotivasi pemuda-pemudi Indonesia untuk menggapai cita-cita
dan cita-cita bangsa Indonesia.
IYOIN
Tugas pokok dan fungsi Local Executive Committee IYOIN
Executive Director (ED)

Berperan sebagai representasi IYOIN kepada pihak luar organisasi dalam local chapter dan
menjadi pimpinan tertinggi dalam kepengurusan IYOIN Local Chapter dengan dibantu oleh
Deputy Executive Director, Executive Secretary, Executive Treasury, beserta seluruh
departemen (Project Department, Creative Design and Information Technology Department,
Public Relation Department, Human Resource Development Department, Fundraising and
Partnership Department).
Tugas pokok dan fungsi Executive Director:

1. Bertanggung jawab atas kegiatan yang diselenggarakan IYOIN
2. Berkewajiban memimpin jalannya organisasi dan pertemuan-pertemuan organisasi
serta kegiatan-kegiatan internal dan eksternal pada organisasi IYOIN Local Chapter.
3. Menjalankan keputusan-keputusan yang ditetapkan bersama dalam organisasi IYOIN
Local Chapter.
4. Berkewajiban memberikan pertanggungjawabannya di akhir periode kepengurusan
kepada pengurus, member dan publik secara transparan dan informatif.
Deputy Executive Director (DED)

Berperan sebagai representasi IYOIN kepada pihak dalam organisasi Local Chapter dan
membantu memimpin Executive Director dalam kepengurusan IYOIN Local Chapter dengan
dibantu oleh, Executive Secretary, Executive Treasury, beserta seluruh departemen (Project
Department, Creative Design and Information Technology Department, Public Relation
Department, Human Resource Development Department, Fundraising and Partnership
Department).
IYOIN
Tugas pokok dan fungsi Deputy Executive Director:

1. Berkewajiban membantu Executive Directordalam memimpin organisasi dan
pertemuan-pertemuan organisasi serta kegiatan-kegiatan internal dan eksternal
organisasi IYOIN Local Chapter.
2. Membantu Executive Directormenjalankan keputusan-keputusan yang ditetapkan
bersama dalam organisasi IYOIN Local Chapter.
3. Berkewajiban membantu Executive Directormemberikan pertanggungjawabannya di
akhir periode kepengurusan kepada pengurus, member dan publik secara transparan
dan informatif.
4. Menggantikan fungsi Executive Directordalam kapasitas tanggung jawab jika
berhalangan hadir dalam setiap kegiatan baik internal maupun eksternal IYOIN Local
Chapter.
5. Bertanggung jawab penuh dibawah kepemimpinan Executive Director IYOIN Local
Chapter.
WHEN YOU SUCCESSFULLY ANNOUNCED AS EXECUTIVE DIRECTOR OR DEPUTY EXECUTIVE

DIRECTOR YOU WILL LOOKING FOR PEOPLE WHO SIT IN THOSE POSITIONS BELOW.
Executive Secretary
Bertanggung jawab mengelola seluruh kesekretariatan guna untuk kelancaran organisasi.
Tugas pokok dan fungsi Executive Secretary:

1. Bertanggung jawab dan mengatur penataan, implementasi dan pengawasan
terhadap seluruh kerja administrasi, kesekretariatan, pengarsipan, dan protokoler
kegiatan dari seluruh sistem kegiatan dan kinerja IYOIN Local Chapter.
2. Bertanggung jawab dan mengatur, menganalisis, mengimplementasi, dan
mengevaluasi kinerja admininistrasi IYOIN Local Chapter.
3. Membuat laporan kegiatan IYOIN setiap 1 bulan sekali sebagai pertanggungjawaban
seluruh aktivitas kinerja kepengurusan.
4. Membuat laporan kegiatan IYOIN dalam 1 tahun periode kepengurusan sebagai
pertanggungjawaban seluruh aktivitas kinerja kepengurusan.
IYOIN
5. Menggantikan fungsi Executive DirectordanDeputy Executive Director dalam

kapasitas tanggung jawab jika berhalangan hadir.
6. Bertanggung jawab penuh dibawah kepemimpinan Executive Director IYOIN Local
Chapter.
Executive Treasury
Bertanggung jawab mengelola seluruh persoalan finansial serta pengelolaan sirkulasi dan
transaksi keuangan IYOINLocal Chapter.
Tugas pokok dan fungsi Executive Treasury:

1. Menentukan kebijakan dan bekerja dalam urusan keuangan, perbendaharaan
keuangan, dan anggaran IYOIN Local Chapter.
2. Berkewajiban membuat, menyediakan dan menyusun neraca finansial IYOIN Local
Chapter secara terstruktur.
3. Mengkoordinasi pelaksanaan anggaran pendapatan dan belanja yang telah disetujui
seluruh committee.
4. Bertanggung jawab terhadap pengadaan pendanaan baik dari internal maupun
eksternal IYOIN Local Chapter.
5. Bertanggung jawab terhadap pembukuan, verifikasi, dan pengeluaran IYOIN Local
Chapter.
6. Bertanggung jawab terhadap penyusunan laporan keuangan secara periodik.
7. Menggantikan fungsi Executive Director, Deputy Executive Director, dan Executive
Secretary dalam kapasitas tanggung jawab jika berhalangan hadir.
8. Bertanggung jawab penuh dibawah kepemimpinan Executive Director.
IYOIN
Project Department (PROJECT)

Project merupakan departemen yang bertanggungjawab dalam perencanaan dan
pelaksanaan keseluruhan program kerja IYOIN Local Chapter, baik itu Monthly Project, By
Moment/Additional Project, serta Social Charity Project.Project Department membawahi 3
divisi yaitu Monthly Project Division, By Moment/Additional Project Division, dan Social
Charity Project Division.Masing-masing divisi dipimpin oleh manajer dan dibantu oleh
beberapa staff.
Tugas pokok dan fungsi Monthly Project Division:

1. Bertanggung jawab atas hasil dan proses perencanaan serta pelaksanaan Monthly
Project, yaitu berupa Online Lecture dan Coaching Online Clinic yang masing-masing
diadakan setiap sebulan sekali.
2. Berkewajiban untuk mengidentifikasi serta mengevaluasi program kerja, baik
implementasi, implikasi, maupun impact keseluruhan program kerja divisi Monthly
Project IYOIN LocalChapter bagi seluruh pengurus, member, dan juga masyarakat
sekitar.
Tugas pokok dan fungsi By Moment/Additional Project Division:

1. Bertanggung jawab atas hasil dan proses perencanaan serta pelaksanaan By
Moment/Additional Project bersama-sama dengan keseluruhan departemen IYOIN
Local Chapter, yaitu berupa Seminar Pendidikan dan Kepemudaan serta Additional
Project.
implementasi, implikasi, maupun impact keseluruhan program kerja divisi By
Moment/Additional IYOIN Local Chapter bagi seluruh pengurus, member, dan juga
masyarakat sekitar.
Tugas pokok dan fungsi Social Charity Project Division:

1. Bertanggung jawab atas hasil dan proses perencanaan serta pelaksanaan annual
project berupa Peduli Indonesia Project dan English Club, bersama-sama dengan
keseluruhan departemen IYOIN Local Chapter.
IYOIN

implementasi, implikasi, maupun impact keseluruhan program kerja Social
CharityDivision IYOIN Local Chapter bagi seluruh pengurus, member, dan juga
masyarakat sekitar.
Creative Design and Information Technology Department (CEDIT)

Creative and Design Department merupakan departemen yang memiliki peran untuk
menjadikan IYOIN lebih menarik dipandang publik melalui visual gambar ataupun video
serta bertanggung jawab dalam pemeliharaan website serta akun-akun media sosial IYOIN
Local Chapter.CEDIT dibagi menjadi 2 Divisi, Graphic and Video Design Division dan IT
Development and Maintenance Division.
Tugas Pokok dan Fungsi Graphic and Video Design Division:

1. Bertanggung jawab seluruh produksi desain berbentuk gambar ataupun video untuk
kebutuhan kegiatan dan program kerja IYOIN Local Chapter.
2. Bertanggung jawab mendokumentasikan seluruh kegiatan IYOIN Local Chapter.
Tugas Pokok dan Fungsi IT Development and Maintenance Division:

1. Bertanggung jawab dan memelihara website IYOIN.org
2. Bertanggung jawab dan memelihara akun-akun media sosial IYOIN Local Chapter.
Public Relation Department (PR)

Public Relation Department merupakan departemen yang bertanggung jawab menjaga dan
menyebarkan citra dan nama baik IYOIN serta memperluas jaringan yang bermanfaat untuk
keberlangsungan IYOIN. Public relation departemen membawahi dua divisi yaitu production
dan MICE (Meetings, Incentives, Conference, Exhibition). Masing-masing divisi dipimpin oleh
Manager dengan dibantu beberapa staff.
Tugas Pokok dan Fungsi Production Division :

1. Bertanggung jawab dalam pembuatan berita atau tulisan tentang acara yang dibuat
oleh IYOIN dan menyebarkannya ke pihak terkait dan public.
IYOIN
2. Bertanggung jawab dalam pemberitaan atau pemberian informasi ke publik tentang

acara yang diadakan oleh IYOIN.
3. Bertanggung jawab atas pembuatan isi dan konten dari website IYOIN.
4. Bertanggung jawab atas pembuatan database relasi terkait.
Tugas Pokok dan Fungsi MICE Division :

1. Memberikan pengetahuan/informasi dan penjelasan kepada pihak terkait (media
partner, komunitas, IYOIN seluruh Indonesia termasuk Local Chapter, calon anggota
IYOIN, dan publik).
2. Membangun kerjasama dengan pihak terkait untuk memperlancar program kerja
setiap departemen dalam IYOIN Local Chapter.
3. Menciptakan ketertarikan untuk mengenal IYOIN lebih dekat ke masyarakat.
4. Bertanggung jawab atas semua konten dan isi media sosial IYOIN.
Human Resource Development Department (HRD)

HRD merupakan departemen yang bertanggungjawab atas pengembangan diri dan kualitas
dari kinerja pengurus IYOIN.Terdapat 2 divisi dibawah naungan departemen HRD, yakni
Recruitment and Allocation Division dan Development and Evaluation Division.
Tugas Pokok dan Fungsi Recruitment and Allocation Division:
1. Bertanggungjawab atas perekrutan anggota IYOIN dimulai dari:
a. Stage preparation (formulir/ booklet, interview, FGD (jika ada).
b. Stage selection (menentukan apakah calon anggota diterima sebagai anggota
atau tidak).
2. Bertanggungjawab atas alokasi anggota baru ke divisi yang tepat dengan karakter,
kemampuan, dan keinginan calon anggota.
3. Bertanggungjawab atas seleksi atau alokasi anggota IYOIN yang mengajukan pindah
tugas/ divisi/ department dengan pertimbangan karakter, kemampuan dan
keinginan calon anggota.
Tugas Pokok dan Fungsi Development and Evaluation:

IYOIN
1. Bertanggungjawab atas development anggota IYOIN dari aspek internal maupun

eksternal melaui seluruh kegiatan kepengurusan IYOIN.
2. Bertanggungjawab atas kontrol kinerja setiap anggota IYOIN.
3. Bertanggungjawab atas tindakan evaluasi kinerja setiap anggota IYOIN.
4. Bertanggungjawab atas seleksi rewarding,warning dan firing setiap anggota IYOIN.
5. Bertanggungjawab atas maintaining databasemember IYOIN.
Fundraising and Partnership Department (FP)

Merupakan departemen yang memiliki tugas pokok mengupayakan sumber-sumber dana
dengan cara mengembangkan berbagai kreativitas unit usaha yang ada dengan tujuan untuk
membiayai kegiatan-kegiatan IYOIN. Turut serta dalam melakukan penggalangan dana
melalui kerjasama insitusi ke komunitas-komunitas maupun publik. Serta bertanggung
jawab untuk membangun kerjasama dengan berbagai institusi serta memelihara relasi yang
baik dengan para mitra. Serta terlibat dalam tim untuk menyusun strategi secara
keseluruhan serta mendukung kegiatan‐kegiatan fundraising dan Partnership IYOIN.
Tugas Pokok dan Fungsi Fundraising Division :

- Bertanggung jawab dalam mencari sumber pendanaan dengan cara
mengembangkan berbagai produk kreativitas.
- Bertanggung jawab dalam mengelola Sumber Daya Informasi yang ada untuk
menjadikan passive income.
- Dan bertanggungjawab melaporkan pemasukan dari hasil fundraising ke publik.
Tugas Pokok dan Fungsi Partnership, Sponshorship, and Donation Division :

- Membangun kerjasama dengan berbagai komunitas, institusi serta memelihara relasi
yang baik dengan para mitra maupun donatur.
- Bekerjasama dengan berbagai pihak untuk mempermudah program kerja setiap
departemen dalam IYOIN.
- Dan menjaring donatur maupun relasi terkait untuk membatu dalam kegiatan IYOIN.

IYOIN Local Chapter Guidance & Recruitment Form

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

IYOIN Local Chapter Guidance & Recruitment Form

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

IYOIN

Indonesian Youth Opportunities in International networking

LOCAL CHAPTER GUIDANCE

EXECUTIVE COMMITTEE IYOIN LOCAL CHAPTER

1. Indonesian youths aged in range of 18 and 30.

LOCAL CHAPTER OPENING REQUIREMENT

Opening new Local Chapter requires highly motivated applicants and

1. (one) IYOIN’s Board of Committee Local Chapter Booklet Application

Please submit your photo in JPG format (.jpg).

PLEASE SUBMIT YOUR APPLICATION FORM AS SOON AS POSSIBLE YOU COMPLETE

Name your files within this format:

IYOIN_REGION_POSITION_YOURNAME.pdf (for Booklet n

IYOIN_REGION_POSITION_YOURNAME.jpg (for Photo)

PLEASE UPLOAD ALL OF FILE REQUIREMENTS ALONG

SEND YOUR SUBMISSION IN THE E-MAIL BODY WITHIN THIS FORMAT:

OPEN RECRUITMENT FLOW

OPEN RECRUITMENT TIMELINE

PEDOMAN UNTUK CALON PENGURUS IYOIN

Tagline: Share and Synergize.

Tugas pokok dan fungsi Local Executive Committee IYOIN

Executive Director (ED)

Tugas pokok dan fungsi Executive Director:

Deputy Executive Director (DED)

Tugas pokok dan fungsi Deputy Executive Director:

WHEN YOU SUCCESSFULLY ANNOUNCED AS EXECUTIVE DIRECTOR OR DEPUTY EXECUTIVE

Tugas pokok dan fungsi Executive Secretary:

5. Menggantikan fungsi Executive DirectordanDeputy Executive Director dalam

Tugas pokok dan fungsi Executive Treasury:

Project Department (PROJECT)

Tugas pokok dan fungsi Monthly Project Division:

Tugas pokok dan fungsi By Moment/Additional Project Division:

Tugas pokok dan fungsi Social Charity Project Division:

2. Berkewajiban untuk mengidentifikasi serta mengevaluasi program kerja, baik

Creative Design and Information Technology Department (CEDIT)

Tugas Pokok dan Fungsi Graphic and Video Design Division:

Tugas Pokok dan Fungsi IT Development and Maintenance Division:

Public Relation Department (PR)

Tugas Pokok dan Fungsi Production Division :

2. Bertanggung jawab dalam pemberitaan atau pemberian informasi ke publik tentang

Tugas Pokok dan Fungsi MICE Division :

Human Resource Development Department (HRD)

Tugas Pokok dan Fungsi Development and Evaluation:

1. Bertanggungjawab atas development anggota IYOIN dari aspek internal maupun

Fundraising and Partnership Department (FP)

Tugas Pokok dan Fungsi Fundraising Division :

Tugas Pokok dan Fungsi Partnership, Sponshorship, and Donation Division :

You might also like