PERTUKARAN MASUK DAN KELUAR

PELAJAR

KVKPM-PK-SA-02

Disediakan Oleh Disemak Oleh

TIMBALAN PENGARAH
PEMEGANG PROSEDUR
SOKONGAN AKADEMIK

Diluluskan Oleh:

PENGARAH
KOLEJ VOKASIONAL SERI ISKANDAR

NO. KELUARAN 01

TARIKH KUATKUASA 01.02.2019

 NO. KELUARAN : 01
PERTUKARAN MASUK DAN TARIKH KUATKUASA : 01.02.2019
KELUAR PELAJAR NO. PINDAAN : 01
TARIKH PINDAAN : 19.02.2021
MUKA SURAT : 1/15

REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL

Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini
sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan

Tarikh Rujukan Pindaan/Muka Surat Dipinda Diluluskan

Butir-Butir Pindaan
Pindaan Terlibat Oleh Oleh
ALAWIYAH
Mewujudkan borang BKS-
19.02.2021 PK-SA-02 BINTI TPSA
02/14
JALALUDIN
ALAWIYAH
Kemaskini Carta Alir
19.02.2021 PK-SA-02 BINTI TPSA
Prosedur
JALALUDIN
Prosedur ini dikeluarkan ALAWIYAH
Prosedur Penangguhan
19.02.2021 daripada SPK KVKPM- BINTI TPSA
Pengajian
PK-SA-02 JALALUDIN
Borang BKS 02/10 ALAWIYAH
19.02.2021 BKS02/10 menggunkan format yang BINTI TPSA
terdapat dalam SSDM JALALUDIN
 NO. KELUARAN : 01
PERTUKARAN MASUK DAN TARIKH KUATKUASA : 01.02.2019
KELUAR PELAJAR NO. PINDAAN : 01
TARIKH PINDAAN : 19.02.2021
MUKA SURAT : 2/15

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan memberi panduan dalam mengurus pendaftaran masuk

pelajar dari kolej vokasional lain dan pertukaran pelajar dari KVKPM ke kolej
vokasional lain atau sekolah menengah harian.

2.0 SKOP

Prosedur ini diguna pakai oleh KVKPMdalam mendaftar masuk pelajar yang
berpindah dari kolej vokasional lain dan pertukaran pelajar dari KVKPM ke kolej
vokasional lain atau sekolah menengah harian.

3.0 RUJUKAN

3.1 Surat SOP Bagi Pertukaran dan Pemberhentian Murid Di Bawah

Tanggungjawab Bahagian Pendidikan Teknik dan Vokasional (BPTV)
Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) bernombor rujukan
KPMSP.800-1/1/13 Jilid 6(5) bertarikh 15 Disember 2016.

3.2 Malaysian Standard MS ISO 9001 : 2015

4.0 DEFINISI DAN SINGKATAN

4.1 Definisi

4.1.1 Pertukaran masuk pelajarmembawa maksud pelajar dari kolej

vokasional lain berpindah dan akan menyambung pengajian di KVKPM.

4.1.2 Pertukaran keluar pelajarmembawa maksud pertukaran pelajar KVKPM

ke kolej vokasional lain atau ke sekolah menengah harian.
 NO. KELUARAN : 01
PERTUKARAN MASUK DAN TARIKH KUATKUASA : 01.02.2019
KELUAR PELAJAR NO. PINDAAN : 01
TARIKH PINDAAN : 19.02.2021
MUKA SURAT : 3/15

4.2 Singkatan

P : Pengarah

TPSA : Timbalan Pengarah Sokongan Akademik

KU HEP : Ketua Unit Hal Ehwal Pelajar

KJPP : Ketua Jabatan Penilaian dan Pentaksiran

PK : Penasihat Kelas

APDM : Aplikasi Pangkalan Data Murid

BPTV : Bahagian Pendidikan Teknik dan Vokasional

PB : PentaksiranBerterusan

CA : Core Ability

PT : Pembantu Tadbir

GK : Guru Koperasi

UPK : Unit Psikologi dan Kerjaya

PD : Penyelaras Data
 NO. KELUARAN : 01
PERTUKARAN MASUK DAN TARIKH KUATKUASA : 01.02.2019
KELUAR PELAJAR NO. PINDAAN : 01
TARIKH PINDAAN : 19.02.2021
MUKA SURAT : 4/15

5.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

(A) PERTUKARAN MASUK

I. PERTUKARAN MASUK KE KVKPM (DARI KV LAIN)

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

A. SEBELUM PENDAFTARAN

TPSA 1. Menerima surat kelulusan pertukaran pelajar daripada

BPTV.

2. Mengarahkan KU HEP agar menyediakan fail peribadi

pelajar untuk pendaftaran.

B. SEMASA PENDAFTARAN

3. Menyemak surat kelulusan pertukaran pelajar dan

dokumen pengenalan berkaitan.

KU HEP 4. Meminta pelajar melengkapkan dan menyerahkan

dokumen/maklumat peribadi yang diperlukan sebagaimana
yang terdapat pada senarai semak.

5. Membuat pendaftaran pelajar dengan memberi nombor

pendaftaran pelajar dengan merujuk Buku Rekod
Pendaftaran Murid.

6. Menyerahkan pelajar kepada PK dan dibawa ke kelas.

C. SELEPAS PENDAFTARAN

7. Mendaftar pelajar dalam talian Aplikasi Pangkalan Data

PK/PD Murid. (APDM).

8. PK mendaftar nama pelajar dalam Buku Kedatangan

Murid.

PK 9. Mendaftar nama pelajar dan melengkapkan maklumat yang

berkaitan dalam Buku Kedatangan Murid.
 NO. KELUARAN : 01
PERTUKARAN MASUK DAN TARIKH KUATKUASA : 01.02.2019
KELUAR PELAJAR NO. PINDAAN : 01
TARIKH PINDAAN : 19.02.2021
MUKA SURAT : 5/15

(B) PERTUKARAN KELUAR PELAJAR

I. PERTUKARAN KELUAR PELAJAR DARI KV

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

A. SEBELUM PERTUKARAN

TPSA 1. Menerima permohonan secara lisan dari pelajar untuk

/ KU HEP bertukar dari KV

/ UPK 2. Meminta pelajar merujuk kepada kaunselor sebanyak tiga

sesi kaunseling.

3. Menerima laporan sesi kaunseling daripada kaunselor.

(Borang PK 08-3 atau Borang PK 08-4)

4. Meminta ibu bapa atau penjaga pelajar mengisi borang

pertukaran pelajar bagi mendapatkan sokongan
pertukaran pelajar daripada Pengarah. (Borang P.U.
(A)275)

5. Mengisi Borang Senarai Semak Permohonan Pelajar

Berpindah Kolej/ Sekolah bagi mendapatkan sokongan
perpindahan pelajar oleh setiap pensyarah.
(Borang BKS 02/01)

6. Mengisi Borang Laporan Prestasi & Disiplin Pelajar.

(Borang BKS 02/02)

7. Menghantar satu salinan borang permohonan pertukaran

pelajar disahkan oleh pengarah KV (Surat Iringan
Pertukaran Pelajar disertakan) ke BPTV dan satu salinan
kepada penjaga.

B. SEMASA PERTUKARAN
KU HEP
8. Menerima surat kelulusan pertukaran pelajar daripada
BPTV.

9. Memaklumkan kepada PK.

10. Meminta pelajar berkenaan mengumpul semua fail PB dan

CA untuk dibawa bersama atau dipos oleh pihak kolej
sekiranya pelajar berpindah ke kolej vokasional lain.
(Borang BKS 02/03 dan Borang BKS 02/04)
(Tidak perlu sekiranya pelajar bertukar ke sekolah
menengah harian).

11. Memaklumkan kepada PK agar nama pelajar dikeluarkan

daripada Buku Kedatangan Murid.
 NO. KELUARAN : 01
PERTUKARAN MASUK DAN TARIKH KUATKUASA : 01.02.2019
KELUAR PELAJAR NO. PINDAAN : 01
TARIKH PINDAAN : 19.02.2021
MUKA SURAT : 6/15

12. Mengarahkan PK mengeluarkan nama pelajar dalam

APDM.

13. Memaklumkan pertukaran pelajar kepada KJPP.

C. SELEPAS PERTUKARAN
KJPP 14. Mengambil tindakan yang berkaitan.
 NO. KELUARAN : 01
PERTUKARAN MASUK DAN TARIKH KUATKUASA : 01.02.2019
KELUAR PELAJAR NO. PINDAAN : 01
TARIKH PINDAAN : 19.02.2021
MUKA SURAT : 7/15

II. PERMOHONAN BERHENTI SECARA SUKARELA

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

A. SEBELUM BERHENTI

TPSA 1. Menerima surat permohonan berhenti secara sukarela

daripada ibubapa/penjaga pelajar. (Borang BKS 02/07)

B. SEMASA BERHENTI

TPSA 2. Permohonan berhenti secara sukarela dihantar ke BPTV

beserta:
a. Surat Permohonan Berhenti Kolej Secara Sukarela
oleh kolej (Borang BKS 02/08).
b. Surat Permohonan Berhenti Kolej Secara Sukarela
oleh ibubapa/penjaga (Borang BKS 02/07).

3. Menerima surat kelulusan berhenti secara sukarela dari

BPTV.

C. SELEPAS PENDAFTARAN
TPSA
4. Pelajar berhenti kolej secara sukarela.
 NO. KELUARAN : 01
PERTUKARAN MASUK DAN TARIKH KUATKUASA : 01.02.2019
KELUAR PELAJAR NO. PINDAAN : 01
TARIKH PINDAAN : 19.02.2021
MUKA SURAT : 8/15

III. PELAJAR DIBERHENTIKAN / BUANG KOLEJ

(SEBAB KETIDAKHADIRAN)

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

A. SEBELUM DIBERHENTIKAN

1. Penasihat kelas mengisi Borang Ketidakhadiran.

( Borang BKS 02/09 )
PK
2. Kemukakan borang tersebut kepada JK Disiplin.

3. AJK kunci masuk maklumat kehadiran dalam Sistem

SSDM.

B. SEMASA PROSES BERHENTI

PK/PT/TPSA 4. Cetak Surat Amaran Pertama/ Kedua/ Terakhir

( Borang BKS 02/10 ).
Rujuk Lampiran A

5. Hantar surat tersebut kepada ibubapa/penjaga

6. Terima Surat Maklum Balas Ketidakhadiran ke Kolej

Amaran Pertama/Kedua/Terakhir daripada
ibubapa/penjaga
( Borang BKS 02/11 )

7. Simpan surat dalam fail.

8. Langkah 1 hingga 7 diulangi bagi Amaran Ketidakhadiran

Pertama, Kedua dan Terakhir.

9. Cukup bilangan hari ketidakhadiran untuk dibuang kolej.

Rujuk Lampiran A

10. Keluar Surat Berdaftar Buang Kolej.

11. Maklum PK agar nama pelajar dikeluarkan daripada Buku

Kedatangan Murid.

12. Arah PK mengeluarkan nama pelajar dalam APDM.

13. Maklum pertukaran pelajar kepada KJPP.

C. SELEPAS DIBERHENTIKAN
KJPP
 NO. KELUARAN : 01
PERTUKARAN MASUK DAN TARIKH KUATKUASA : 01.02.2019
KELUAR PELAJAR NO. PINDAAN : 01
TARIKH PINDAAN : 19.02.2021
MUKA SURAT : 9/15

14. Ambil tindakan yang berkaitan.

6.0 REKOD KUALITI

TEMPOH
BIL REKOD LOKASI LAMPIRAN
DISIMPAN
 Pejabat Kolej
 Fail Peribadi
Pelajar
 Unit Rekod
Data dan
1 Surat kelulusan pertukaran Pertukaran 3 Tahun
Pelajar
 Unit
Penilaian
dan
Pentaksiran
Pelajar

2 Fail Peribadi Pelajar  Bilik TPSA 3 Tahun

 Pejabat Kolej
Salinan Surat Permohonan
3  Fail Peribadi 3 Tahun
Pertukaran
Pelajar

 Bilik
4 Rekod Sesi Kaunseling 3 Tahun
Kaunseling
 NO. KELUARAN : 01
PERTUKARAN MASUK DAN TARIKH KUATKUASA : 01.02.2019
KELUAR PELAJAR NO. PINDAAN : 01
TARIKH PINDAAN : 19.02.2021
MUKA SURAT : 10/15

7.0 (A) CARTA ALIR PERTUKARAN MASUK

(i) CARTA ALIR PERTUKARAN MASUK KE KVKPM ( DARI KV LAIN )

Tempoh T in
MdUak
LA a n

SEBELUM
PENDAFTARAN 2 minggu T P S A te rim aTsu ra t ke lu lu sa n
P SA
p ertu ka ra n d arip ad a B P TV

SEMASA Se m a k su ra t k e lu lu sa n p ertu k aran

PENDAFTARAN T Pm
p e la ja r d an d o ku SAa n p e n g e n a la n
b e rk a ita n

KU HEP menerima fail peribadi dan evidens

K U untuk
vokasional pelajar H E P pendaftaran
1 hari

P Kk e p a d a P K
S e ra h p e la jar

Se m a ka n fa il p e rib a d i d a n e vid e n s
vo ka sio nPaKl p e la ja r

SELEPAS
1 hari
PENDAFTARAN D a ft a r p e laja
P Kr/P
d aDla m A P D M

1 hari D a ft a r n a m a p e la ja r d a la m B u k u D a ft ar
P e la jaPr TK o le j

T a m at
 NO. KELUARAN : 01
PERTUKARAN MASUK DAN TARIKH KUATKUASA : 01.02.2019
KELUAR PELAJAR NO. PINDAAN : 01
TARIKH PINDAAN : 19.02.2021
MUKA SURAT : 11/15

7.0 (B) CARTA ALIR PERTUKARAN KELUAR PELAJAR

(i) CARTA ALIR PERTUKARAN KELUAR PELAJAR DARI KV

MULA
Tempoh Tindakan

SEBELUM Terima permohonan secara lisan dari

1 hari TPSA
PERTUKARAN
pelajar

Minta pelajar rujuk kaunselor sebanyak

UPK
tiga sesi kaunseling

1 minggu
Terima laporan sesi kaunseling daripada
kaunselor TPSA
( Borang PK 08-3 atau Borang PK 08-4 )

SEMASA Minta ibu bapa atau penjaga isi

PERTUKARAN
1 minggu (4 salinan) Borang Permohonan Untuk TPSA
Bertukar Sekolah.
( Borang P.U.(A) 275 )

Mengisi Borang Senarai Semak

1 hari Permohanan Pelajar Berpindah Kolej PT
/Sekolah.
( Borang BKS 02/01 )

Mengisi Borang Laporan Prestasi dan

1 hari Disiplin Pelajar. KU HEP
( Borang BKS 02/02 )

Hantar 1 salinan borang permohonan

1 bulan pertukaran kepada BPTV dan 1 salinan PT
kepada penjaga. (1 salinan rekod KVSI)
(Borang BKS 02/14)
Tidak

LULUS

Ya
 NO. KELUARAN : 01
PERTUKARAN MASUK DAN TARIKH KUATKUASA : 01.02.2019
KELUAR PELAJAR NO. PINDAAN : 01
TARIKH PINDAAN : 19.02.2021
MUKA SURAT : 12/15

Tempoh A Tindakan
A

SEMASA
Terima surat kelulusan pertukaran
PERTUKARAN TPSA
daripada BPTV

1 hari
Maklum kepada PK
TPSA

Minta pelajar kumpul fail PB dan CA

2 hari untuk dibawa ke KV baharu bersama
Surat Iringan (BKS 02/03) PK
Surat Jawapan (BKS 02/04)

Maklum PK agar nama pelajar PK

dikeluarkan daripada Buku
Kedatangan Murid

Arah PK mengeluarkan nama pelajar TPSA/PK

dalam APDM
1 hari

Maklum pertukaran pelajar kepada

KJPP KU HEP
SELEPAS
PERTUKARAN
Ambil tindakan yang berkaitan
PK/KJPP

Tamat
 NO. KELUARAN : 01
PERTUKARAN MASUK DAN TARIKH KUATKUASA : 01.02.2019
KELUAR PELAJAR NO. PINDAAN : 01
TARIKH PINDAAN : 19.02.2021
MUKA SURAT : 13/15

(ii) CARTA ALIR PERMOHONAN BERHENTI SECARA SUKARELA

Tempoh MULA Tindakan

SEBELUM Terima Surat Permohonan Berhenti

BERHENTI Kolej Secara Sukarela daripada TPSA
1 hari ibubapa/penjaga pelajar
( Borang BKS 02/07 )

Permohonan berhenti secara sukarela

SEMASA dihantar ke BPTV terdiri daripada:
BERHENTI Surat Permohonan Berhenti Kolej
TPSA
Secara Sukarela oleh kolej
( Borang BKS 02/08 )
Surat Permohonan Berhenti Kolej
Secara Sukarela oleh
ibubapa/penjaga
( Borang BKS 02/07 )
1 bulan

Tidak
LULUS

Ya

Terima Surat Kelulusan Berhenti Kolej TPSA

Secara Sukarela dari BPTV

SELEPAS Pelajar berhenti kolej secara sukarela TPSA

BERHENTI

Tamat
 NO. KELUARAN : 01
PERTUKARAN MASUK DAN TARIKH KUATKUASA : 01.02.2019
KELUAR PELAJAR NO. PINDAAN : 01
TARIKH PINDAAN : 19.02.2021
MUKA SURAT : 14/15

(iii) CARTA ALIR DIBERHENTIKAN / BUANG KOLEJ

(SEBAB KETIDAKHADIRAN)

MULA
Tempoh Tindakan

SEBELUM (a) Penyelaras kursus mengisi Borang

DIBERHENTIKAN
PK
Ketidakhadiran
( Borang BKS 02/09 )
1 hari

(b) Kemukakan borang tersebut PK

kepada JK Disiplin

(c) AJK kunci masuk maklumat JK Disiplin

kehadiran dalam Sistem SSDM
SEMASA
DIBERHENTIKAN
(d) Cetak Surat Amaran PT/JK
1 minggu Pertama/Kedua/Ketiga DISIPLIN
( Borang BKS 02/10 )
(JK SSDM)
Rujuk Lampiran A

(e) Hantar surat tersebut kepada PT

ibubapa/penjaga

(f) Terima Surat Maklum Balas

Ketidakhadiran ke Kolej Amaran
Pertama/Kedua/ Ketiga daripada TPSA
ibubapa/penjaga
1 minggu
( Borang BKS 02/11 )

(g) Simpan surat dalam fail PT

Langkah (a) hingga (g) diulangi bagi PK/ TPSA/

Amaran Ketidakhadiran Pertama,
JK Disiplin
Kedua dan Ketiga
 NO. KELUARAN : 01
PERTUKARAN MASUK DAN TARIKH KUATKUASA : 01.02.2019
KELUAR PELAJAR NO. PINDAAN : 01
TARIKH PINDAAN : 19.02.2021
MUKA SURAT : 15/15

Tempoh A Tindakan

Cukup bilangan hari ketidakhadiran

untuk dibuang kolej.
Rujuk Lampiran A

Keluar Surat Pemberitahuan Buang

1 hari Kolej (Surat Berdaftar)
TPSA
( Borang BKS 02/12 )
dan ( Borang BKS 02/13 )

Maklum PK agar nama pelajar

PK
dikeluarkan daripada Buku
Kedatangan Murid

Arah PK mengeluarkan nama pelajar PK

dalam APDM
1 minggu

Maklum pertukaran pelajar kepada

KJPP TPSA/PK

SELEPAS
DIBERHENTIKAN Ambil tindakan yang berkaitan PK/KJPP

Tamat