Seri Webinar Produktif

BUSINESS PROCESS ANALYSIS FOR

IMPROVEMENT (BPAI)

PT RAJAWALI NUSANTARA INDONESIA (Persero)

Roni Sulistyo Sutrisno, ST, ISO9001LA, ISO 27001LA, ISO2000-1LA, ISO22301LI,

GRCP, GRCA, ERMCP, CACP

14 Juli 2021
 Profil Fasilitator
Roni Sulistyo Sutrisno, ST, ISO9001LA, ISO 27001LA, ISO2000-1LA, ISO22301LI, GRCP, GRCA, ERMCP, CACP
Proxsis Co-Founder, Senior Consultant & Trainer, Former ISO/TC 176 Member
(ISO 9000-10000 Series Developers Team)

Key Expertise Area: Governance-Risk-Compliance (GRC), Business Process Management (BPM), Corporate Governance System,
Enterprise Architecture (EA), ISO 22301 Business Continuity Management System (BCMS), ISO 31000 Enterprise Risk Management
(ERM), ISO 37001 Anti Bribery Management System (ABMS), ISO 9001 Quality Management System (QMS), ISO 20000 -1
Information Technology Service Management System (ITSMS), ISO 27001 Information Security Management System (ISMS), ISO
19600 Compliance Management's System (CMS), TL 9000 Telecommunication Quality Management System (TQMS), Integrated
Management System (IMS), Business Modelling, Enterprice Governance on IT (CoBIT), Operational Excellence (Six Sigma, DMAIC,
Lean Methods).

PENDIDIKAN & SERTIFIKASI PENGALAMAN KERJA CLIENT UTAMA

• Sarjana S-1 Teknik Elektro ITB • Schlumberger (1997-1999) • Otoritas Jasa Keuangan • SKK Migas
• IRCA Certified ISMS Lead Auditor (ISO 27001) • Motorola Indonesia (2003-2005) • Pertamina Group • Kemenkeu
• IRCA Certified SMS Lead Auditor (ISO 20000) • Ericsson (2005-2006) • Jasa Marga • Bank Bukopin
• IRCA Certified QMS Lead Auditor (ISO 9001) • Proxsis (2006-Sekarang) • Antam • Bank Mandiri
• GRCI Certified BCMS Lead Implementor (ISO 22301) • Bursa Efek Indonesia • Pegadaian
• Quest Forum Certified Auditor (TL 9000) • Garuda Indonesia • Indosat
• Certified ITIL4 Foundation (ITILF) • Astra Grup
• Timah
• Certified COBIT 2019 Foundation (COBIT2019F)
• Rekind • Bank Indonesia
• Certified GRC Professional (GRCP)
• Bank BTN • AirNav Indonesia
• Certtified GRC Auditor (GRCA)
• Enterprie Risk Management Certified Professional (ERMCP) • Gapura Angkasa • dll…
• Certified Audit Committee Practice (CACP)

Halaman 2
Obyektif
• Memahami konsep dasar pengelolaan proses bisnis (Business Process
Management).
• Memiliki kemampuan dasar untuk melakukan peningkatan kinerja
proses melalui analisis yang baik (Business Process Analysis for
Improvement).

Halaman 3
Konsep Proses Bisnis
• Proses bisnis adalah satu rangkaian aktivitas yang terstruktur dan terukur, yang
berjalan di dalam suatu organisasi dengan tujuan untuk memenuhi business objective
yang spesifik.

Sejarah dan definisi-definisi proses bisnis:

• Adam Smith (1776): One man draws out the wire;
another straights it; a third cuts it; a fourth points it;
a fifth grinds it at the top for receiving the head;
to make the head requires two or three distinct
operations; to put it on is a peculiar business.
• Thomas Davenport (1993): a structured, measured set
of activities designed to produce a specific output for a
particular customer or market.

Halaman 4
Proses dan Sistem
Proses Bisnis merupakan salah satu elemen dari sistem

Page 5 Halaman 5
Business Process Management (BPM)
“BPM is a discipline in operations management
in which people use various methods to
design/discover, model, execute, measure,
optimize, and also automate business
processes.” *

* Referensi:
• Palmer, Nathaniel. "What Is BPM". bpm.com. Retrieved 30
September 2017.
• Franz Bayer, Harald Kühn (ed.): "Prozessmanagement für
Experten - Impulse für aktuelle und wiederkehrende
Themen", Springer-lVerlag Berlin Heidelberg 2013.

Halaman 6
Mengapa Proses Bisnis Perlu Dikelola?

Halaman 7
Dampak Proses Bisnis Terhadap Kinerja Perubahaan

Kira-kira apa yang membedakan:

• Garmen dan konveksi?
• Jaringan minimart ternama dengan pasar tradisional?
• Produsen mobil kelas internasional dengan bengkel karoseri?
• Airline yang sering delay dan airline yang paling tepat waktu?

Page 8 Halaman 8
Posisi Manajemen Proses Bisnis dalam Manajemen
Perusahaan

- Arahan Strategis
(Peran: Direct)
- Governance System
(Peran: Control)

Proses Bisnis

Halaman 9
Model Pengelolaan Proses Bisnis BPM Lifecycle
 Desain proses bisnis berarti identifikasi (discovery) proses bisnis
beserta keterkaitannya dan kepemilikannya. Luaran dari tahapan ini
bisanya berupa Peta/Daftar Proses Bisnis perusahaan (L0-L1-L2, dsb)
 Pemodelan proses bisnis berarti menyusun alur proses bisnis
beserta target kinerjanya, hingga siap di-eksekusi. Luaran dari
tahapa ini biasanya berupa Cross Function Diagram, SOP, Instruksi
Kerja (L3-L4-L5, dsb).
 Eksekusi proses bisnis berarti mensosialisasikan dan menerapkan
proses bisnis, sehingga tujuan yang diharapkan dapat tercapai.
 Monitoring proses bisnis berarti memantau, mengukur dan
menganalisis kinerja proses bisnis.

 Optimisasi proses bisnis berarti melakukan peningkatan kinerja

proses bisnis.

Halaman 10
Business Process Optimization
Business Process Improvement (BPI)
Perubahan kecil terhadap existing process.
Dilakukan spontan setiap ada perubahan
kondisi yang minor
Dapat dilakukan oleh unit kerja yang ada.
Membutuhkan analisis sederhana
Dilakukan berkesinambungan (Constant Slow)
Low Risk, Low Impact
Catatan: Baik BPI maupun BPR memerlukan analisis = Business
Process Analysis for Improvement (BPAI)
Business Process Re-engineering (BPR)
Radical Changes (Perubahan Besar-besaran).
Melalui Perencanaan dan Analisa yang tepat
untuk menjawab tantangan suatu perubahan
kondisi Major.
Multi-Function Collaboration & Involvement,
sehingga diperlukan tim add-hoc/project
Membutuhkan analisis yang kompleks
Sudden & Explosive
Build & Scrap
High Risk, High Impact
Halaman 11
Konsep Business Process Analysis for
Improvement (BPAI)

BPAI merupakan analisis (atau serangkaian analisis) untuk peningkatan

(improvement) kinerja proses bisnis.
BPAI dapat berupa analisis sederhana (untuk keperluan BPI) maupun
serangkaian analisis yang komprehensif (untuk keperluan BPR).

Halaman 12
Metoda BPAI #1: Generic PDCA

“Setiap rencana (proses

bisnis, SOP), diterapkan,
kemudian dicek hasilnya.
Jika ada yang tidak sesuai
di-analisis penyebabnya,
kemudian dibuatkan
tindakan perbaikannya.
Demikian Seterusnya…”

Halaman 13
Metoda BPAI #2: Kaizen

Halaman 14
Metoda BPAI #3: Lean Process (Lean Manufacturing)

Lean adalah suatu sismatika dalam kegiatan produksi dengan fokus mengeliminasi
“waste” tanpa berdampak kepada produksi.

Halaman 15
5 Prinsip Lean Process (Lean Manufacturing)
 Define Value – Hal yang penting bagi Customer
 Map the Value Stream – Memetakan interaksi proses dari hulu ke
hilir dan menghilangkan proses yang tidak memiliki nilai tambah
 Establish Pull – Proses didasari dari kebutuhan customer
 Pursue Perfection – Secara terus menerus menciptakan yang lebih
baik

Halaman 16
Value Stream Mapping

Standarisasi

Evaluasi TO BE
Process
Buat alur
proses baru
Tindakan untuk (TO BE)
menghilangkan
Periksa VA & NVA
NVA Process
Evaluasi alur
proses saat ini
(AS IS)

VA = Value Adding
NVA = Non Value Adding (Waste)

Halaman 17
8 Types of Waste

Halaman 18
Metoda BPAI #4: DMAIC

Define
Measure
Analysis
Improve
Control

Halaman 19
DMAIC

• Fase Pendefinisian Masalah (Define): Mendapatkan gambaran masalah/peluang

peningkatan.
• Fase Pengukuran (Measure): Mengukur secara terinci seperti apa masalah/peluang
peningkatan.
• Fase Analisis (Analyze): Melakukan analisis hasil pengukuran sehingga diketahui penyebab
utamanya dan teridentifikasi hal-hal-hal mendasar yang dapat diperbaiki/ditingkatkan.
• Fase Peningkatan (Improve): Melakukan implementasi peningkatan dalam skala percobaan
(pilot), sesuai dari hasil analisis.
• Fase Pengendalian (Control): Melakukan implementasi secara luas
disertai dengan aktifitas pemantauan dan pengendaliannya

Halaman 20
Prinsip Fase Pendefinisian
Masalah/Peluang Peningkatan
• Prinsip “Define” adalah teridentifikasinya masalah/peluang peningkatan secara
obyektif (bukan secara subyektif), yang dirasakan baik secara langsung atau tidak
langsung oleh pelanggan/pengguna atau pihak lain yang berkepentingan.
• Oleh sebab itu proses verifikasi dan klarifikasi perlu dilakukan agar didapatkan
“problem statement” yang obyektif.
• Define dapat dilakukan dengan pengamatan, interviu, mempelajari data, dan
sebagainya.
• Hasil dari fase “Define” sangat berguna untuk memberikan arahan untuk fase
berikutnya.

Halaman 21
Prinsip Fase Pendefinisian Masalah/Peluang Peningkatan

• Beberapa teknik “define” yang dapat dilakukan:

 Critical To Quality (CTQ) Tree  Pendefinisian ekspektasi pelanggan (VoC
= Voice of customer) yang kritikal berdasarkan diagram keterkaitan need
– driver – CTQ metric.
 SIPOC (Supplier-Input-Process-Output-Control)  Pemetaan proses
tingkat tinggi (high level) untuk melihat keterkaitan antar entitas dengan
tujuan mengetahui secara cepat masalah-masalah yang terjadi dalam
suatu proses bisnis
 Dan sebagainya.

Halaman 22
Prinsip Fase Pendefinisian Masalah/Peluang Peningkatan
• Gambaran CTQ Tree:

Halaman 23
Prinsip Fase Pendefinisian
Masalah/Peluang Peningkatan
• Gambaran
SIPOC Analysis

Halaman 24
Inisiasi Proyek DMAIC
• Setelah problem teridentifikasi, langkah berikutnya adalah
mengajukan “proposal peningkatan” ke manajemen.
• Asumsi dari DMAIC adalah diperlukannya peningkatan
secara besar/masif (bukan peningkatan-peningkatan yang
dapat “disambi”) sehingga akan dilakukan dalam bentuk
proyek  DMAIC Project.
• Langkah pertama adalah membuat
project charter  gambaran DMAIC
Project secara konteks untuk diajukan
persetujuan Pimpinan Organisasi.

Halaman 25
Contoh DMAIC Project Charter

Halaman 26
DMAIC Project Plan
• Project plan disusun setelah Project Charter disetujui oleh Pimpinan Organisasi.
• Project plan pada intinya adalah merencanakan dengan terinci apa yang akan
dilakukan terkait dengan aktifitas maupun sumber daya yang diperlukan, agar tujuan
proyek dapat tercapai.
• Referensi terbaik:
 PMBOK
 PRINCE2
 ISO 21500

Halaman 27
 Fase Measure

 Fase ini adalah mengenai data collection, baik data kuantitatif

dan kualitatif.
 Tim proyek memutuskan mengenai apa yang harus diukur dan
bagaimana cara mengukurnya.
 Data yang baik adalah sangat penting untuk kelancaran proses
DMAIC.
 Kesalahan pengukuran dapat berakibat data yang terkumpul
tidak akurat, berarti proses analisis dan pengambilan
keputusan akan salah pula.

Halaman 28
 Kaidah Statistik Dalam
Pengukuran
 Tahap terpenting dalam suatu Pengukuran adalah Pengumpulan Data.
 Kesalahan dalam Pengumpulan Data, dapat menyebabkan analisa yang tidak
tepat sehingga dapat pula menyebabkan kesalahan dalam mengambil
keputusan.
 Perlu dipertimbangkan untuk menggunakan Kaidah Statistik dalam
Pengumpulan Data, jika data yang dikumpulkan banyak (ragamnya dan
jumlahnya).
 Pengumpulan data dengan Kaidah Statistik adalah pengumpulan data dengan
metode-metode dan pendekatan yang mempertimbangkan banyak faktor
seperti sample, populasi dan sebaran data.

Halaman 29
 Penyajian Data Hasil Pengukuran
Contoh:
• Sejumlah 90 % penderita penyakit TBC di
kota XXX adalah anak usia sekolah dasar
Narasi yang tinggal di daerah nelayan
• Tiga diantara tujuh peserta penyuluhan
kesehatan tentang penanggulangan DB
adalah kader kesehatan

Metode
Gambar Penyajian Tabel

Data

Grafik

Halaman 30
 Fase Analysis
• Data yang dikumpulkan di fase Measure dianalisis dan
diselidiki akar permasalahan yang menjadi penyebabnya
di tahap ini.
• Hal ini dilakukan untuk menemukan penyebab masalah dan
penyebab terjadinya masalah.
• Aktifitas yang dilakukan selama fase ini biasanya meliputi:
Identifikasi gap yang terjadi di antara performa yang berjalan saat
ini dengan perfoma yang menjadi target proyek
Membuat daftar dan menyusun prioritas dari potensi perbaikan
yang dapat dilakukan
Mengidentifikasi penyebab terjadinya variasi dalam proses dengan
pendekatan metode analisis statistik dan non statistik.
Data dianalisa untuk mengetahui lokasi dan distribusi dari data yang
terkumpul. Untuk melakukannya biasanya dilakukan histogram dan
pareto diagram.
Halaman 31
 Analisis Statistik & Non Statistik
Analisis Statistik
• Analisis Statistik dilakukan dengan
mengumpulkan data-data yang
bersifat kuantitatif dan biasanya
disajikan dalam bentuk diagram.
Contohnya antara lain: Pareto
Diagram, Histogram dan Scatter
Diagram

Analisis Non Statistik

• Metode analisis yang menggunakan
data-data yang lebih bersifat kualitatif
untuk mengambil kesimpulan dari
data yang didapat. Contohnya antara
lain: 5 Why’s Analysis, Root Cause
Analysis dan Fisfbone Diagram

Halaman 32
 Tools Analisis Non Statistik
• Fishbone Diagram sering disebut juga sebagai diatram tulang
ikan, Cause-Effect (Sebab Akibat) Diagram, membantu analisis
dalam menggali potensi penyebab masalah dari berbagai faktor.

Halaman 33
 Tools Analisis Non Statistik
• 5 Wy’s Analysis digunakan untuk mencari akar penyebab
terdalam dari suatu masalah. Ini untuk menghindari agar tidak
langsung menyimpulkan penyebab saat terjadi masalah, sehingga
yang didapat baru penyebab physical atau human (manusia)

Halaman 34
 Tools Analisis Non Statistik
Process Reengineering (“As Is”  “To Be”):

Halaman 35
Prinsip Fase Peningkatan
Prinsip Peningkatan adalah:
• Menentukan opsi-opsi implementasi peningkatan yang akan
diterapkan sesuai dengan hasil fase analisis yang telah dilakukan
sebelumnya.
• Menentukan area percobaan (pilot area) untuk penerapkan
peningkatan.
• Melakukan perencaan proyek (sub-proyek khusus untuk
implementasi, bagian dari DMAIC Project Plan) untuk implementasi.
• Memastikan hasil dari
peningkatan berdampak positif.

Halaman 36
Opsi-Opsi Peningkatan
• Error Proofing (Poka Yoke):

Poke Yoke
di Barang

Poke Yoke
di Jasa
Pelayanan

Halaman 37
Opsi-Opsi Peningkatan
• Penerapan Proses “To Be” (Hasil Improvement):

Halaman 38
Opsi-Opsi Peningkatan
• Penerapan Efficient Floor Management/Gemba:

Halaman 39
Opsi-Opsi Peningkatan
• Simplifikasi

Halaman 40
Pemantauan & Pengukuran Hasil Improvement
• Monitoring/Pemantauan: Memastikan sesuatu
dilaksanakan sesuai dengan seharusnya, melalui
pengamatan. Luaran: Laporan Pemantauan.
• Pengukuran: Mengukur suatu besaran kuantitatif, bisa
terkait input, proses, maupun output. Luaran: Data
Pengukuran.
• Hasil pemantauan dan pengukuran digunakan untuk:
 Analisis: Melakukan interpretasi (“mencari cerita”) hasil
monitoring/pengukuran.
 Evaluasi: Membahas hasil analisis sehingga dihasilkan
keputusan untuk tindak lanjut (berupa
perbaikan/peningkatan).

Halaman 41
Pemantauan & Pengukuran
Hasil Improvement

Halaman 42
Prinsip Fase Pengendalian
• Prinsip Fase “Pengendalian” (control) adalah memastikan bahwa:
 Improvement yang sudah sukses dapat diterapkan lebih luas.
 Improvement yang sudah diterapkan secara luas dapat terus berlangsung (tidak
kembali ke kondisi sebelum dilakukan improvement).
• Oleh sebab itu diperlukan:
 Improvement yang telah dilakukan pada fase sebelumnya terdokumentasi dengan
baik.
 Dipastikannya budaya baru yang siap untuk mengimplementasikan improvement 
Change Management
 Organisasi memiliki rencana pengendalian dan pemantauan (process control plan)
dalam skala enterprise untuk pemastikan improvement akan selalu “on the right
track”.

Halaman 43
Process Control Plan
Terdapat setidaknya empat hal yang dapat dijadikan process control
plan, sebagai berikut:
• Standarisasi
• Dokumentasi
• Budaya
• Pemantauan (termasuk Pengukuran, Analisis, Evaluasi dan Audit)

Halaman 44
Permata Kuningan Building 17th Floor,
Jl. Kuningan Mulia Kav 9
Kawasan Bisnis Epicantrum
Jakarta 12980
Phone: +62 21 290 6517, +62 21 290 6518
Fax: +62 21 837 08681
URL: www.proxsisgroup.com

Halaman 45