C©u1: Trong c¸c kü n¨ng giao tiÕp hµnh chÝnh: nghe, nãi, ®äc,

viÕt kü n¨ng nµo quan träng nhÊt ? t¹i sao ? vÝ dô n¬i c«ng t¸c

Kü n¨ng giao tiÕp h¸nh chÝnh lµ kh¶ n¨ng nhËn biÕt c¸ch mau bÑ
nh÷ng biÓu hiÖn bªn ngoµi cña ®èi tîng giao tiÕp mµ suy luËn ra t©m lý
bªn trong cña hä. §ång thêi biÕt sö dông c¸c ph¬ng tiÖn ng«n ng÷ vµ phi
ng«n ng÷ ( cö chÝ, ®iÖu bé, nÐt m¾t, nôcêi v.v…) biÕt c¸ch ®Þnh híng,
®iÒu chØnh vµ ®iÒu khiÓn qu¸ tr×nh giao tiÕp nh»m ®¹t ®îc môc
®Ých tríc cña giao tiÕp. Nh vËy, kü n¨ng giao tiÕp hµnh chÝnh: nghe,
nãi, ®äc ,viÕt; kü n¨ng nghe lµ quan träng nhÊt cã nh÷ng ®iÓm sau:
- Kü n¨nng nghe: lµ mét trong nh÷ng kü n¨ng quan träng cña qu¸
tr×nh giao tiÕp. Thùc tÕ nghe lµ viÖc khã lµm do cã nh÷ng trë ng¹i chñ
quan vµ kh¸ch quan khiÕn kh«ng tËp trung tinh thÇn ®îc. §Ó kh¾c phôc
nh÷ng trë ng¹i ®ã, h·y xen xÐt c¸ch t¨ng cêng kh¶ n¨ng nghe cña m×nh
b»ng c¸ch:
+ c¶i thiÖn d¸ng ®iÖu nh:
- Gi÷ t thÓ cëi më tá ra s½n sµng nghe ngêi nãi, tr¸nh t thÕ khÐp
kÝn uÓ o¶i hay t thÕ khiªu khÝch. §ång thêi cö chØ còng ph¶i cëi më lµm
cho ngêi nãi c¶m thÊy dÔ chÞu, tr¸nh nh÷ng cö chØ nãng n¶y g©y khã
chÞu.
- NÐt mÆt còng quan träng; h·y bµy tá quan t©m nh thØnh tho¶ng
mØm cêi hoÆc gÊt ®Çu.
- TiÕp xóc b»nng m¾t lµ dÊu hiÖu quan träng nhÊt cña sù l¾ng
nghe,
tøc lµ h·y nh×n th¼ng vµo m¾t hä ( m¾t cña ngêi nãi ).

1
 + C¶i thiÖn c¸ch suy nghÜ cña m×nh: nh chóng ta ®· biÕt:
- BiÕt l¾ng nghe ph¶i do lßng ch©n thµnh nªn cÇn kiÓm so¸t c¶
c¶m
tëng lÉn t tëng cña m×nh. Chóng ta h·y th«ng c¶m víi ngêi nãi, l¾ng nghe
tríc ®·, kh«ng nªn chÆn ngang hay ph¶n ®èi tríc khi diÔn gi¶ nãi xong.
Nh÷ng ý tëng hay kh«ng nhÊt thiÕt ®îc nãi ra nhanh chãng vµ chÝnh x¸c,
th©m chÝ râ rµng.
- H·y kiÒm chÕ sù nãng n¶y cña m×nh, ®õng lµm cho sù giao tiÕp
bÕ
t¾c b»ng c¸ch tranh c·i, chØ trÝch hay næi giËn qu¸ sím.
- Cè g¾ng suy nghÜ mét c¸ch kh¸ch quan vµ víi tinh thÇn ph©n
tÝch.
Trong khi l¾ng nghe h·y s¾p xÕp nh÷ng ý chÝnh, c©n nh¾c nh÷ng
chøng cø. Ngoµi viÖc l¾ng nghe néi dung lêi nãi, h·y ph©n tÝch c¶m t-
ëng cña ngêi nãi, c¸ch ngêi ®ã nãi nh thÕ nµo ( giäng nãi, ©m lîng, nÐt
mÆt, cö chØ ) v× ®«i khi ngêi ta nãi ra ®iÒu kh¸c h¼n víi ®iÒu muèn
nãi.
+ M×nh muèn nãi g× khi giao tiÕp ( khi nghe ngêi kh¸c nãi ): BÝ
quyÕt ®Ó biÕt l»ng nghe lµ biÕt chÞu ®ùng sù im lÆng, h·y nghÜ r»ng
®ã lµ c¬ héi ®Ó nghe ngêi kh¸c nãi, dï c¶m thÊy khã chÞu ph¶i im lÆng.
Ë ®©y cã thÓ cã 3 kü thuËt nh: ch¨m chó quan t©m; suy luËn kh«ng phª
ph¸n cho tíi khi ngêi nãi hÕt; nãi nh÷ng c©u ng¾n vµ gi÷ im lÆng thay
v× tranh luËn cã t¸c ®éng lín trong viÖc l¾ng nghe.
Chóng ta ph¶i chó ý: Nghe gåm cã khoa häc kü thuËt, nghe cã c«ng
thøc vµ cã dù luËn. Muèn t¸c ®éng cã hiÖu qu¶ ®Õn ngêi kh¸c th× cã thÓ
nghe cã 4 møc ®é nh: Lê nghe, gi¶ vê nghe, nghe mét c¸ch chän läc, nghe

2
thÊu c¶m vµ nghe ch¨m chó. Nghe thÊu c¶m ph¶i hy sinh nhiÒu an toµn
®Ó nghe thËt s©u s¾c, bëi vËy ph¶i hÕt søc cëi më ®Ó chÞu t¸c ®éng
cña ngêi kh¸c.

C©u2: V× sao cÇn giao tiÕp trong hµnh chÝnh ?

Giao tiÕp lµ ho¹t ®éng x¸c lËp vµ vËn hµnh c¸c mèi quan hÖ x· héi
gi÷a ngêi víi ngêi hoÆc gi÷a ng]êi víi c¸c yÕu tè x· héi nh»m tho¶ m·n
nh÷ng nhu cÇu nhÊt ®Þnh. Nãi c¸ch kh¸c, giao tiÕp lµ qu¸ tr×nh trao ®æi
th«ng tin hai chiÒu gi÷a ngêi nhËn vµ ngêi ph¸t th«ng tin ®Ó nhËn biÕt
vµ t¸c ®éng lÉn nhau trong quan hÖ ngêi víi ngêi nh»n ®¹t ®îc môc
®Ých nhÊt ®Þnh.
Lý do cÊn giao tiÕp trong hµnh chÝnh
1. vai trß quan träng cña giao tiÕp:
- Giao tiÕp lµ qu¸ tr×nh truyÒn, nhËn th«ng tin g¾n liÒn víi viÖc t×m
hiÓu nh÷ng ®Æc ®iÓm ®Æc thï cña qu¸ tr×nh trao ®æi th«ng tin gi÷a
hai bªn giao tiÕp cã tÝnh ®Õn môc ®Ých, t©m thÕ vµ ý ®Þnh cña nhau.
Bëi vËy, qu¸ tr×nh giao tiÕp lµ qu¸ tr×nh lµ giµu thªm vÒ kiÕn thøc vµ
kinh nghiÖm cña c¸c bªn tham gia giao tiÕp.
- Giao tiÕp lµ qu¸ tr×nh nhËn thøc lÉn nhau, lµ c¬ së n¶y sinh tØnh
c¶m, sù g¾n bã vµ phô thuéc lÉn nhau, lµ sù t¸c ®éng lÉn nhau gi÷a c¸c
bªn cã thÓ lµ hîp t¸c hoÆc c¹nh tranh, t¬ng øng lµ sù ®éng t×nh hay xung
®ét. §iÒu nµy gióp c¸c nhµ qu¶n lý hµnh chÝnh biÕt c¸c øng xö cã hiÖu
qu¶ víi vai trß lµ c«ng béc cña d©n.

3
 - Giao tiÕp lµ qu¸ tr×nh t¸c ®«ng qua l¹i, ¶nh hëng lÉn nhau cã thÓ
theo chiÒu híng tèt hoÆc xÊu. Giao tiÕp h×nh thµnh h×nh ¶nh vÒ ngêi
kh¸c, c¸c ®Þnh c¸c phÈm chÊt vµ ®Æc ®iÓm hµnh vi cña ngêi ®ã.
2. §Æc ®iÓm cña quan hÖ hµnh chÝnh
- H×nh chÝnh lµ viÖc qu¶n lý cña c¬ quan hµnh chÝnh Nhµ níc. Thùc
hiÖn qu¶n lý ph¶i tu©n theo c¸c kh©u: lËp kÕ ho¹ch, thùc hiÖn, kiÓm tra
®ßi hái cã giao tiÕp gi÷a mäi ngêi víi nhau. MÆt kh¸c, hµnh chÝnh cã
nghÝa lµ ®iÒu hµnh nªn viÖc truyÒn ®¹t nh÷ng mÖnh lÖch, chØ thÞ,
v¨n b¶n lµ thêng xuyªn ®ßi hái ph¶i cã giao tiÕp.
- TÝnh thø bËc trong quan hÖ hµnh chÝnh: c¬ quan hµnh chÝnh cÊp
díi thùc hiÖn mÖnh lÖch vµ chÞu sù kiÓm tra cña c¬ quan hµnh chÝnh
cÊp trªn. Nh©n viªn thùc hiÖn mÖnh lÖch vµ chÞu sù kiÓm tra cña thñ tr-
ëng. §iÒu nµy ®ßi hái giao tiÕp gi÷a cÊp trªn víi cÊp díi vµ ngîc l¹i ngoµi
viÖc tu©n thñ nh÷ng nguyªn t¾c chung cña giao tiÕp cßn ph¶i tÝnh ®Õn
quan hÖ thø bËc nh»m b¶o ®¶m tÝnh ph¸p quyÒn cña trong ho¹t ®éng
hµnh chÝnh lµ mäi c«ng chøc ph¶i n¾m v÷ng quyÒn lùc, sö dông ®óng
®¾n quyÒn lùc, b¶o ®¶m ®óng chøc n¨ng vµ thÈm quyÒn cña m×nh khi
thùc thi c«ng vô.
- Quan hÖ trùc tiÕp víi c«ng d©n: cã kh¸ nhiÒu ho¹t ®éng hµnh chÝnh
cã quan hÖ trùc tiÕp víi c«ng d©n ®ßi hái c¸n bé thùc thi ho¹t ®éng ph¶i
cã quan hÖ giao tiÕp phï hîp ®Ó b¶o ®¶m hiÖu qu¶ c«ng viÖc, b¶o ®¶m
thùc thi nguyªn t¾c “ c¸n bé lµ c«ng béc cña d©n ”.
- TÝnh kh«ng vô lîi: ho¹t ®éng hµnh chÝnh phôc vô kh«ng theo ®uæi
môc tiªu lîi nhuËn, kh«ng ®ßi hái ngêi phôc vô tr¶ thï lao, hµnh chÝnh
nhµ níc kh«ng phôc vô riªng cho m×nh mµ phôc vô toµn d©n. Do ®Æc
®iÓm t×nh h×nh vÒ nhiÒu mÆt nªn trong thùc tÕ mét sè ho¹t ®éng hµnh

4
chÝnh c«ng sÏ cã sù ®ãng gãp cña nh©n d©n tuú theo møc ®é dÞch vô
®îc cung cÊp. Bëi vËy, rÊt cÇn thiÕt ph¶i cã giao tiÕp gi÷a nh÷ng ngêi
thùc thi c«ng vô víi x· héi d©n sinh.
- TÝnh nh©n ®¹o: hµnh chÝnh Nhµ níc mang tÝnh nh©n ®¹o s©u
s¾c thÓ hiÖn ë viÖc t«n träng con ngêi, phôc vô con ngêi vµ lÊy môc tiªu
ph¸t triÓn lµ ®éng lùc, sù cìng chÕ hµnh chÝnh trªn thùc tÕ lµ biÖn ph¸p
cuèi cïng vµ cÇn thiÕt ®Ó xö lý vi ph¹m chø kh«ng ph¶I chØ môc tiªu
trõng ph¸t.
3. ý nghÜa quan träng cña giao tiÕp trong hµnh chÝnh
- §èi víi c¬ quan hµnh chÝnh Nhµ níc: th«ng qua giao tiÕp cã hiÖu qu¶
hoµn thµnh sø mÖnh ®îc giao phã, gãp phÇn vµo viÖc x©y dùng Nhµ n-
íc ph¸p quyÒn cña Nh©n d©n, do Nh©n d©n, v× Nh©n d©n.
- §èi víi c«ng d©n: th«ng qua giao tiÕp hµnh chÝnh cã hiÖu qu¶, c«ng
d©n tho¶ m·n c¸c nhu cÇu cña m×nh, hµi lßng víi cung c¸ch phôc vô cña
c¸c c¬ quan hµnh chÝnh Nhµ níc, tõ ®ã niÒm tin vµo §¶ng, Nhµ níc
ngµy cµng ®îc cñng cè, ®Þa vÞ lµm chñ cña Nh©n d©n ®îc kh¼ng
®Þnh.
- §èi víi x· héi: giao tiÕp hµnh chÝnh cã hiÖu qu¶ hoÆc thµnh c«ng
gióp cho c¸c häat ®äng vµ c¸c mèi quan hÖ x· héi ®îc vËn hµnh liªn tôc,
d©n liªn hÖ víi c¬ quan hµnh chÝnh Nhµ níc chø kh«ng riªng tõng c¸n bé,
c«ng chøc trong c¬ quan hµnh chÝnh Nhµ níc mét nÒn hµnh chÝnh lµ
b¶o ®¶m tÝnh chÝnh quy, hiÖn ®¹i cña mét bé m¸y hµnh chÝnh cã kû
luËt, kû c¬ng.
C©u3: Nh÷ng quy nµo trong giao tiÕp hµnh chÝnh cÇn chó ý ? vÝ dô
chøng minh
1. Quy luËt ®éng c¬ trong hµnh vi cña c¸ nh©n

5
 * §éng c¬ lµ g× ? : §éng c¬ ®ãng vai trß quan träng trong khi ®¸nh
gi¸c¸c
®éng c¬ cña c¸ nh©n v× mçi c¸ nh©n khi ho¹t ®éng ®Òu cã nh÷ng
nguyªn do chø kh«ng ho¹t ®éng mét c¸ch v« cí (c¸i g× thóc ®Èy hµnh vi
cña con ngêi). V× vËy, khi xem xÐt hµnh vi ph¶i t×m hiÓu, n¾m b¾t mét
c¸ch kÞp thêi ®éng c¬ cña ngêi ®ã.
§éng c¬ cã thÓ ®îc m« t¶ nh lµ mét lùc nµo ®ã thóc ®Èy, ®iÒu
khiÓn bªn trong cña mçi c¸ nh©n ®Ó hä hµnh ®éng ®¹t ®îc mét môc
®Ých nµo ®ã. Lùc nµy s¶n sinh ra b¾t ®Çu tõ sù trèng rçng do bÞ c¨ng
th¼ng vµ nã tån t¹i cho ®Õn khi nhu cÇu ®ã ®îc tho¶ m·n.
Khi nghiªn cøu mét hµnh vi cña c«ng d©n ®èi víi Nhµ níc hoÆc mét
hµnh vi nµo ®ã khi biÕt râ ®éng c¬ nhng kh«ng biÕt râ t©m lý còng cã
thÓ dÉn ®Õn kÕt qu¶ sai.
Chó ý: c¸c hµnh vi cña c«ng d©n vµ c«ng chøc ph¶i cã nguyªn nh©n
sau xa xuÊt ph¸t tõ t©m lý vÒ mét nhu cÇu trèng rçng: sù cay có vÒ vÞ
trÝ trªn díi hoÆc mét lý do nµo kh¸c.
* Nhu cÇu lµ g× ?: lµ c¸i tÊt yÕu, tù nhiªn, lµ thuéc tÝnh t©m lý cña
con ngêi, lµ sù ®ßi hái ®Ó con ngêi tån t¹i vµ ph¸t triÓn mét c¸ch tÊt yÕu.
NÕu nhu cÇu ®îc tho¶ m·n sÏ g©y c¶m xóc d¬ng tÝnh dÔ chÞu, ngîc l¹i
g©y c¶n xóc ©m tÝnh, c¨ng th¼ng.
Nhu cÇu thêng trùc trong mçi con ngêi tõ nh÷ng nhu cÇu c¬ b¶n
nhÊt ¨n, ë, mÆc, häc hµnh, c«ng viÖc v.v…
NÕu kh«ng nãi ®îc chÝnh x¸c nhu cÇu th× mét sè nhu cÇu kh«ng
®îc tÝnh ®Õn nªn kh«ng hiÓu ®îc hµnh vi cña con ngêi lµ g×. NÕu xem
xÐt kh«ng thÊu ®¸o dÉn ®Õn chång chÐo. Ph¶i nhãm tÊt c¶ c¸c nhu cÇu
ph©n theo tõng lo¹i.

6
 Con ngêi cã c¸c nhu cÇu sau ®©y: sinh lý, an toµn, giao tiÕp, ®Þa
vi x· héi (cao nhÊt). Nhu cÇu sinh lý cßn ®îc gäi lµ nhu cÇu b¶n n¨ng,
thiÕt yÕu, s¬ cÊp, vËt chÊt, nhu cÇu thuéc phÇn con. C¸c nhu cÇu kh¸c
lµ nhu cÇu giµnh ®îc. Nhu cÇu sinh lý( ¨n, ë, mÆc ) kh«ng thÓ thiÕu ®-
îc ®èi víi sù tån t¹i cña mçi c¸ nh©n. Nhãm nhu cÇu giµnh ®îc lµ sù cÇn
thiÓt ®Ó ®¸p øng cho con ngêi.
TÝnh thø bËc cña nhu cÇu: nhiÒu ngêi cho r»ng nhu cÇu thø bËc
thÊp nÕu ®îc tho¶ m·n m[si sinh ra nhu cÇu bËc cao h¬n. Nhu cÇu bËc
cao quyÕt ®Þnh hµnh vi cña mçi c¸ nh©n.
C¸c ®Æc ®iÓm cña nhu cÇu:
- Nhu cÇu lµ c¸i g©y nªn néi lùc cña mçi c¸ nh©n, chÝnh lµ ®éng
c¬ hµnh ®éng cña mçi c¸ nh©n, lµ mÇm mèng, nguyªn nh©n cña c¸c
hµnh vi.
- BÊt cø nhu cÇu nÇo còng cã môc ®Ých vµ c¸c môc ®Ých nµy
lu«n thay ®æi. Môc ®Ých thay ®æi phô thuéc vµo yÕu tè nh: tù nhiªn, x·
héi, kinh tÕ vµ ph¬ng thøc sinh ho¹t c¸ nh©n, tr×nh ®é tiÕp thu v¨n minh
cña c¸ nh©n.
- Nhu cÇu c¸ nh©n kh«ng bao giê ®îc tháa m·n hoµn toµn, nhÊt lµ
nhu cÇu vÒ tinh thÇn. Nhu cÇu vËt chÊt chØ tháa m·n b»ng vËt chÊt,
nhu cÇu nµy lu«n cã tÝnh chu kú. Nhu cÇu vÒ tinh thÇn cã thÓ tho¶ m·n
b»ng c¶ vËt chÊt vµ tinh thÇn.
- C¸c nhãm nhu cÇu vÒ t©m lý rÊt khã ®o lêng, khã x¸c ®Þnh vµ
kh«ng theo mét quy luËt tù nhiªn, x· héi cô thÓ.
- Nhu cÇu ®îc ph¶n ¸nh trong ý thøc cña mçi c¸ nh©n ë c¸c cÊp ®é
kh¸c nhau: ý híng ( thÊy cÇn ®iÒu g× ®ã ), ý muèn ( muèn mét c¸i cô thÓ
nhng cha x¸c ®Þnh ®îc ph¬ng thøc thùc hiÖn ®îc ), kh¸t väng ( thÌm kh¸t

7
mét c¸i g× ®ã mµ chñ thÓ ®· ý thùc ®îc ph¬ng thøc hµnh ®éng vµ s½n
sµng hµnh ®éng ). Nh×n chung ai còng cã t©m lý muèn mét sè thø.
2. Quy luËt ®êi sèng t×nh c¶m trong giao tiÕp hµnh chÝnh
ViÖc hiÓu biÕt nh÷ng quy luËt gióp cho ngêi giao tÝep ®óng.
*Quy luËt lay lan: lµ c¶m xóc, t×nh c¶m cña ngêi nµy cã thÓ
l©y truyÒn sang ngêi kh¸c. Trong hµnh chÝnh ph¶i chó ý hiÖn tîng t©m
lý x· héi ho¶ng lo¹n v× l©y lan lµ qu¸ tr×nh mét ngêi nµy tù ®a m×nh vµo
tr¹ng th¸i t©m lý cña ngêi kh¸c: nÕu kh«ng cßn tin tëng vµo c¸ch lµm viÖc
cña c¬ quan hµnh chÝnh Nhµ níc th× nh÷ng ngêi kh¸c còng cã th¸i ®é t-
¬ng tù nh vËy. Cã hai c¬ chÕ l©y lan tõ tõ vµ bïng næ cÇn ph¶i ®îc xem
träng ®Ó ®iÒu khiÓn nã cã lîi cho tËp thÓ, cho x· héi. VÝ dô: trong giao
tiÕp gi÷a cÊp trªn vµ cÊp díi trong buæi lÔ ®¬n vÞ ®ã ®îc tÆng danh
hiÖu suÊt s¾c do cÊp trªn trao tÆng. Sù l©y lan c¶m xóc vui mõng nµy sÏ
khiÕn cho th¸i ®é lµm viÖc cña tÊt c¶ nh©n viªn cña tæ chøc nµy tÝch
cùc víi nhiÖm vô.
*Quy luËt thÝch øng: lµ mét c¶m xóc nµo ®ã ®îc lÆp ®i lÆp l¹i
nhiÒu lÇn mét c¸ch kh«ng thay ®æi ®Õn mét lóc nµo ®ã l¾ng xuèng
kh«ng cßn t¸c ®éng n÷a. vÝ dô: xa th¬ng gÇn thêng.
*Quy luËt t¬ng ph¶n: lµ mét c¶ nhËn nµy cã thÓ lµm t¨ng mét
c¶m nhËn kh¸c, cã thÓ x¶y ra ®ång thêi hoÆc nèi tiÕp. §ã lµ t¸c ®éng
qua l¹i gi÷a c¶m xóc, t×nh c¶m, ©m tÝnh vµ d¬ng tÝnh thuéc cïng mét
lo¹i. vÝ dô: NÕu tè chøc, c«ng nh©n nµo ®ã, tõ c¶m xóc vui víi thµnh
tÝch cña c¬ quan nhng sau ®ã, sÏ chuyÓn qua th¸i ®é kh«ng hµi lßng v×
thµnh tÝch ®ã thÊt ra cha ®¹t ®îc v× hä cho lµ th¸i ®é lµm viÖc cña mét
nh©n viªn cha tèt.

8
 *Quy luôat di chuyÓn: lµ c¶m xóc, t×nh c¶m cña ®èi t¬ng nµy ®îc
chuyÓn sang mét ®èi t¬ng kh¸c. BiÓu hiÖn ®Æc trng lµ “ giËn c¸ chÐm
thít”
“ v¬ ®òa c¶ n¾m ”.
3.C¸c kiÓu ngêi theo khÝ chÊt: Mçi hµnh ®éng, c¶m xóc cña mét c¸
nhËn ®îc biÓu hiÖn ®a d¹ng, trªn c¬ së ®ã cã thÓ ®o¸n qua tÝnh khÝ
nh sau:
*Chia theo xÕp h¹ng ( PAPLOP )
- TÝnh khÝ nãng: lµ ngêi cã hÖ thÇn kinh thuéc kiÓu m¹nh nhng
kh«ng c©n b»ng. Thêng m¹nh b¹o, véi vµng, s«i næi. Thêng thiªn ho¹t
®éng vÒ c¬ b¾p chø kh«ng vÒ trÝ tuÖ, dÔ nãng n¶y, côc c»n trong quan
hÖ nhng thêng kh«ng ®Ó bông l©u. Thêng thµnh c«ng trong c¸c c«ng
viÖc lóc ®Çu khëi sù th× khã kh¨n, thêng chãng ch¸n nÕu kh«ng vît qua
®îc khã kh¨n.
- TÝnh khÝ ho¹t: ThÇn kinh m¹nh, c©n b»ng, linh ho¹t. Thêng vui
vÎ tù tin, qua hÖ réng, dÔ thÝch nghi víi m«i trêng, nhiÒu s¸ng kiÕn, ®a
mu mhng nÕu kh«ng rÌn luyÖn ®¹o ®øc th× rÊt nguy hiÓm. Nõu cã ®¹o
®øc th× rÊt tèt.
- TÝnh khÝ trÇm: ThÇn kinh m¹nh, c©n b»ng nhng kh«ng linh ho¹t.
Thêng cã t¸c phong khoan dung, ®iÒm ®¹m, Ýt bÞ m«i trêng t¸c ®éng, Ýt
khi thÓ hiÖn niÒm vui, næi buån. Quan t©m cã tÝnh nguyªn t¾c, c¾n cø
vµ thÝch nghi víi hoµn c¶nh chËm, lµm viÖc ng¨n n¾p, lµm viÖc g× lµm
®Õn cïng, nhí l©u, chÝnh x¸c.
- TÝnh u t: Cã hÖ thÇn kinh yÕu, kh«ng c©n b»ng, kh«ng linh ho¹t,
ph¶n øng rÊt chËm ch¹p, dÔ bÞ m«I trêng kÝch ®éng. Thêng hay u sÇu,
buån b·, Ýt ngo¹i giao nhng chu ®¸o.

9
 *Chia theo d¸ng h×nh ( LEVY )
- M¶nh kh¶nh: Cã ®«I m¾t tinh, nhanh nhng giÊc ngñ kh«ng s©u,
hay chãng mÆt. Ph¶n øng nhanh nhng cö chØ lóng tóng. Nhay c¶m qu¸
cao khi ®©u ®ín. Kh«ng chÞu ®ùng ®îc tiÕng ån. Hay ph©n tÝch mæ xÎ
néi t©m, thiªn vÒ ho¹t ®éng trÝ ãc. ThÝch c¸i míi, l¹, coi thêng nh÷ng
truyÒn thèng mang tÝnh gi¸o ®iÒu. Trong quan hÖ víi ngêi kh¸c ®«i khi
biÓu hiÖn thiÕu cëi më, th¸i ®ä khã ®o lêng nÕu gÆp khã kh¨n. Cã ®Æc
thï thÝch gi¶i sÇu bõng rîu.
- BÐo: Cã giÊc ngñ s©u, dµi, da mÞn mµng, ph¶n øng chËm, thÝch
ngao du, giao tiÕp th©n thiÖn, t«n sïng nh÷ng ®iÒu thuéc vÒ ký øc,
truyÒn thèng. Kh«ng chÞu ®îc c¶nh c« ®¬n. Lµ ngêi tèt bông, cã tµi
quyÕt ®o¸n, thÝch c¸i cô thÓ, thøc tÕ, kh«ng a c¸i trõu tîng.
- C¬ b¾p: Ph¶n øng nhanh, m¹nh, gän, cã søc chÞu ®ùng, thÈm mü
cao, ho¹t ®éng ®a d¹ng, coi thêng gian khã, ho¹t b¸t, n¨ng næ, hãm hØnh,
thÝch quyÒn lùc, hay ghen.
*Quy luËt t©m lý vÒ phÐp dïng ngêi
- Ngu tÇm ngu, m· tÇm m·: Giao tiÕp mang tÝnh d luËn lµ nh÷ng
ngêii thêng thÝch dïng ngêi hîp víi m×nh theo nghÜa réng, lµ nh÷ng ngêi
cã cïng ham lîi ( thu nhËp ), tÝnh nÕt ( quan ®iÓm ), cïng suy nghÜ vÒ
c«ng viÖc, cïng së thÝch( kh«ng t×m ngêi hîp tÊt c¶ mµ chØ cÇn hîp mét
mÆt).
- Khi dïng ngêi: Muèn dïng ngêi tèt th× b¶n thÇn ngêi dïng kh«ng
®îc xÊu. Muèn cã ®îc ngêi tèt, kinh nghiÖm lÞch sö ®a ra nhiÒu phÐp
thö b»ng lîi léc, rîu hoÆc yªu cÇu høa hÑn ( ®Ó xem xÐt ®é tin c©y ).
- BiÕn thiªn t©m lý: Gi¶ sö cã mét ª kÞp ®ång bé ( kh«ng theo
nghÜa phe ph¸i ) nhng kh«ng tån t¹i bÊt biÕn v× trong ª kÞp cã sù biÕn

10
thiªn t©m lý do cã ngêi rÊt giái nªn kh«ng chÊp nhËn sù lÆp ®i lÆp l¹i,
hä a ®æi míi nªn t×m c¸ch ®Ó thay ®«ei m«i trêng. Nh÷ng ngêi giái thêng
t×m c¸ch chuyÓn tõ thô ®éng sang chñ ®éng, hä thêng cã ®ßi hái cao vÒ
t×nh thÇn vµ vËt chÊt. NÕu ngêi l·nh ®¹o kh«ng quan t©m hoÆc kh«ng
biÓu hiÖn sù quan t©m th× sÏ cã biÕn thiªn t©m lý.
- Dông nh©n nh dông méc: Th«ng thêng nh÷ng ngêi tµi thêng cã tËt
nªn cÇn ph¶i biÕt khai th¸c mÆt m¹nh, h¹n chÕ mÆt yÕu cña hä. BiÕt bè
trÝ ®óng ngêi, ®óng viÖc. Ngêi muèn dïng ®îc ngêi cã tµi nhng cã tËt
ph¶i lµ ngêi cã ®øc ®é cao, cã kh¶ n¨ng thuyÕt phôc, cã mu lîc lín.
# Mét sè ®iÒu cÇn tr¸nh trong khi dïng ngêi:
- Tr¸nh cÇu toµn: m¹nh d¹n sö dông nh÷ng ngêi nµo c¶m thÊy cãtµi
nhng cßn cã nhîc ®iÓm; nªn dòng c¶m da hä vµo vÞ trÝ míi ®Ó hä cã
®iÒu kiÖn rÌn luyÖn m×nh vµ ph¸t huy n¨ng lùc.
- Tr¸nh bu«ng láng: mçi vÞ trÝ cã quyÒn lùc nhÊt ®Þnh nªn cÇn
tr¸nh
sö dông ngêi qu¸ ®µ. KiÓm tra lµ kh©u quan träng ®Ó tr¸nh bu«ng láng,
nhng còng ph¶i cã c¸ch kiÓm tra tèt ®Ó tr¸nh trêng hîp chØ tèt khi cã
mÆt ngêi qu¶n lý khi kh«ng cã th× ngîc l¹i.
- Tr¸nh kh«ng biÖt ngêi: nÕu kh«ng biÕt th× sÏ sö dông ngêi sai.
- Tr¸nh kh«ng biÕt khen, chª: kh«ng ®éng viªn kÞp thêi, kh«ng phª
b×nh kiªn quyÕt sÏ kh«ng cã hiÖu qu¶ trong viÖc dïng ngêi.
- Tr¸nh dïng ngêi mµ kh«ng biÕt kinh nghiªm d©n gian: c¨n cø vµo
kinh nghiÖm d©n gian ®Ó ®o¸n vÒ diÖn m¹o, trùc gi¸c.

C©u 4: C¸ch ph©n lo¹i ®èi tîng giao tiÕp

11
 Trong quan hÖ giao tiÕp bao giê còng cã Ýt nhÊt 2 ®èi tîng. Ngêi ta
cã thÓ cã nhiÒu c¸ch ph©n lo¹i ®èi tîng giao tiÕp sau:
1. XÐt theo tÝnh chÊt giao tiÕp néi bé trong c¬ quan, tæ chøc:
- Trong c¸c cuéc häp: Cã 4 ®èi tîng giao tiÕp lµ ngêi chñ to¹, th
ký, thñ trëng vµ toµn bé nh÷ng ngêi tham gia kh¸c. Mçi ngêi ®Òu cã vai
trß quan trß quan träng nh nhau ®Ó côoc häp ®¹t ®îc môc tiªu:
+ Chñ to¹ gi÷ vai trß trung lËp, k«i kÐo, gióp ®ì mäi ngêi tËp trung ph¸t
biÓu ý kiÕn b»ng viÖc gîi ý, khuyÕn khÝch vµ ®¶m b¶o cho nh÷ng ngêi
nhót nh¸t cã c¬ héi ®Ó tham gia ý kiÕn ®Æt c©u hái, ng¨n chÆn t×nh
tr¹ng mét ngêi nãi qu¸ nhiÒu, lµm s¸ng tá c¸c ý kiÕn ph¸t biÓu, kÕt nèi c¸c
ý kiÕn, l¾ng nghe vµ ghi chÐp, theo dâi ph¶n øng, th¸i ®é cña mäi ngêi,
ng¨n chÆn nh÷ng ý kiÕn mang tÝnh c«ng kÝch.
+ Th ký ghi trung thùc nh÷ng ý kiÕn ph¸t biÓu, kh«ng c«ng khai vµo
c«ng viÖc cña chñ to¹, kh«ng ghi lêi nhËn xÐt chñ quan cña m×nh nÕu
kh«ng ph¸t biÓu ý kiÕn.
+ Thñ trëng ph¶i lu«n t«n träng mäi thµnh viªn vµ ý kiÕn ph¸t biÓu cña
hä, b×nh tÜnh tríc nh÷ng ý kiÕn tr¸i ngîc víi quan ®iÓm cña minh, kh«ng
can thiÖp c«ng khai vµo viÖc ®iÒu hµnh cña chñ to¹.
+ Nghiªn cøu ngêi tham gia kh¸c: tham gia ý kiÕn t¹i cuéc häp vµ tæ chøc
thùc thi nªn cÇn nãi ng¾n gän, lÞch sù, kh«ng chen ngang, kh«ng ®¶
kÝch, phª ph¸n. §i häp ®óng giê, chó ý vµ ghi chÐp, dòng c¶m b¶o vÖ
hoÆc rót lui ý kiÕn cña m×nh.
§Ó giao tiÕp trong cuéc häp thµnh c«ng ®ßi hái ph¶i chó ý ®Õn
bÇu kh«ng khÝ tho¶i m¸i, th©n t×nh, cëi më tr¸nh gîng g¹o, h×nh thøc,
kh¸ch s¸o v.v

12
 - Giao tiÕp cÊp trªn – cÊp díi: Trong giao tiÕp nµy cã hai ®èi tîng
lµ ngêi l·nh ®¹o, qu¶n lý vµ nh©n viªn cña c¬ quan, tæ chøc:
*Ngêi qu¶n lý, l·nh ®¹o: Lµ ngêi dµnh nhiÒu thêi gian giao tiÕp
b»ng lêi nãi, cã thÓ qua ®iÖn tho¹i hoÆc c¸c cuéc häp. Nghiªn cøu cña níc
Anh ®· chØ ra r»ng ngêi l·nh ®¹o thêng dµnh 60 – 80% ®Ó giao tiÕp
b»ng lêi nãi. Trong giao tiÕp víi cÊp díi, ngêi l·nh ®¹o, qu¶ lý cÇn:
+ Tin vµ tÝn nhiÖm nh©n tµi ( nh©n tµi ®îc träng dông dÏ lµm
viÖc hÕt m×nh, t¹o ®iÒu kiÖn cho hä chñ ®éng ph¸t huy tµi n¨ng, d¸m
nghÜ, d¸m lµm ).
+ Dïng ngêi nh dïng méc: Th«ng thêng ngêi tµi thêng cã tËt nªn cÇn
ph¶i biÕt khai th¸c mÆt m¹nh, h¹n chÕ mÆt yÕu cña hä. BiÕt bè trÝ
®óng ngêi, ®óng viÖc. Ngêi muèn dïng ®îc ngêi cã tµi nhng cã tËt ph¶i
lµ ngêi cã ®øc ®é cao, cã kh¶ n¨ng thuyÕt phôc, cã mu lîc lín.
+ Quan t©m ®µo t¹o, båi dìng nh©n tµi: Tµi n¨ng ®îc ph¸t tiÓn vµ
hoµn thiÖn trong ho¹t ®éng vµ häc tËp.
+ L¾ng nghe ý kiÕn cÊp díi: §Ó biÕt ®îpc t×nh h×nh ho¹t ®éng cã
g× khã kh¨n, thuËn lîi, biÕt ®îc t©m t, nguyÖn väng cña quÇn chóng ®Ó
cã biÖn ph¸p tháa m·n, biÕt ®îc møc ®é chÝnh x¸c vµ hîp lý cña c¸c
quyÕt ®Þnh, chÝnh s¸ch mµ m×nh ®a ra vµ lîi dông ®îc søc m¹nh trÝ
tuÖ cña tËp thÓ, khuyÕn khÝch tÝnh tÝch cùc, s¸ng t¹o cña mäi ngêi.
+ T«n träng vµ quan t©m cÊp díi: Nhu cÇu ®îc t«n träng lµ kh«ng
thÓ thiÕu ®îc cña con ngêi. T«n träng vµ quan t©m ®Õn cÊp díi ®Ó
khuyÕn khÝch cÊp díi lµm viÖc h¨ng say, cã hiÖu qu¶ “ Nõu chóng ta sèt
s¾ng thµnh thùc quan t©m ®Õn ngêi kh¸c th× chØ trong 2 th¸ng sÏ cã
nhiÒu b¹n th©n h¬n lµ 2 n¨m g¾ng c«ng b¾t ngêi kh¸c quan t©m ®Õn

13
m×nh ”( Dale c¶negie ), nghÜa lµ kh«ng chØ thùc hiÖn mÖnh lÖnh mµ
cßn ph¶i quan t©m ®Õn nh÷ng mèi quan hÖ t©m lý, t×nh c¶m.
+ Kh«ng quªn lîi høa ®Ó tr¸nh xuÊt hiÖn t©m lý tiªu cùc trong c¬
quan, tæ chøc.
+ Khen, chª kÞp thêi: Khen ®Ó ghi nhËn, kÝch thÝch, ®éng viÖ sù
cè g¾ng cña cÊp díi; chª ®Ó cÊp díi nhËn ra ®îc nh÷ng sai sãt cña m×nh
kh«ng tù ¸i, kh«ng ®au khæ, tøc tèi b»ng sù ch©n t×nh, th©n ¸i víi ®éng
c¬ trong s¸ng, kh«ng phª b×nh tríc mÆt ngêi thø 3. §ång thêi cÇn bµy tá
sù tin tëng vµo viÖc kh¾c phôc vµ söa ch÷a sai lÇm cña cÊp díi.
*C¸n bé – c«ng chøc – nh©n viªn cÇn:
+ Tu©n thñ trËt tù ®¼ng cÊp. Kh«ng ®îc vît cÊp mÆt dï kh«ng hîp
víi cÊp trªn trùc tiÕp.
+ Ph¶n håi thêng xuyªn viÖc thùc hiÖn c«ng viÖc cña m×nh.
+ TiÕp nhËn sù phª b×nh ®óng mùc.
+ Quý träng thêi gian cña cÊp trªn, tr×nh bµy ng¾n gän, râ rµng, cô
thÓ.
+ C xö khÐo lÐo, kh«ng chª bai cÊp trªn, nãi xÊu s©u lng hä.
+ Häc hái phong c¸ch vµ kinh nghiÖm tèt cña cÊp trªn.
- Giao tiÕp ®ång nghiÖp: Trong giao tiÕp nµy cã ®èi tîng lµ c¸n
bé,
c«ng chøc, nh©n viªn cña c¬ quan, tæ chøc víi nhau. Giao tiÕp nµy cã ý
nghÜa quan träng trong viÖc hoµn thµnh c¸c nhiÖm vui c«ng t¸c ®îc
giao. Mçi ®èi tîng trong giao tiÕp nµy cÇn:
+ Dïng hµnh vi cña m×nh lµm cho ®ång nghiÖp thÊy r»ng giao tiÕp víi
m×nh lµ an toµn: Kh«ng tß mß vÒ ®êi t, kh«ng b×nh luËn ngêi kh¸c khi
kh«ng cã hä, kh«ng cã chÊp sai lÇm v.v….

14
+ Cã ®i cã l¹i víi ®ång nghiÖp nh÷ng kh«ng nªn trao ®æi mét c¸ch thùc
dông.
+ CÇn cã giao tiÕp trùc tiÕp víi tÇn sè hîp lý.
+ C¹nh tranh lµnh m¹nh v× môc ®Ých chung.
+ §èi xö ®ång nghiÖp ch©n thµnh, khen ngîi ®ång nghiÖp v« t, tù nhiªn.
+ Ph©n biÖt râ viÖc c«ng, viÖc t.
2. XÐt theo tÝnh chÊt giao tiÕp cña c¬ quan, tæ chøc víi bªn ngoµi
+ Giao tiÕp víi c«ng nh©n: Trong giao tiÕp nµy ®èi tîng lµ c¬
quan,
tæ chøc vµ c¸ nh©n c«ng d©n.
- C¬ quan, tæ chøc cã ®¹i diÖn giao tiÕp víi c¸ nh©n c«ng d©n b»ng
c¸c
h×nh thøc trùc tiÕp th«ng qua c¸c giao dÞch hµng ngµy; qua c¸c héi
nghÞ, héi th¶o cã sù tham gia cña c«ng d©n hoÆc sö dông c¸c ph¬ng
tiÖn th«ng tin ®¹i chóng, triÓn l·m giíi thiÖu v.v… §ßi hái ph¶i cã tr¸ch
nhiÖm víi c«ng d©n, ®¸p øng nhu cÇu khi c«ng d©n ®· hoµn thµnh c¸c
nghÜa vô cña m×nh theo quy ®Þnh; th«ng tin kÞp thêi trong trêng hîp
chËm chÔ; t«n träng c«ng d©n; cÇ gi÷ kho¶ng c¸ch hîp lý víi c«ng d©n;
tÊt c¶ mäi c«ng d©n ®Òu cã gi¸ trÞ nh nhau vµ khuyÕn khÝch c«ng d©n
ph¶n håi th«ng tin vÒ phong c¸ch, th¸i ®é phôc vô.
- C«ng d©n còng cÇn t«n träng nh÷ng nguyªn t¾c trong giao tiÕp.
C¸c Bé, c«ng chøc hµnh chÝnh lµ ngêi thay mÆt cho Nh©n d©n thùc thi
quyÒn lùc Nhµ níc nhng cã ®Þa vÞ ph¸p lý do ph¸p luËt quy ®Þnh nªn
c«ng d©n còng cÇn t«n träng nh÷ng quy ®Þnh ®ã cña ph¸p luËt ®Ó cã
th¸i ®é ®óng mùc trong giao tiÕp.

15
 + Giao tiÕp víi c¬ quan, tæ chøc kh¸c: §èi tîng giao tiÕp nµy lµ c¸c
c¬ quan, tæ chøc. Còng cã thÓ giao tiÕp trùc tiÕp hoÆc gi¸n tiÕp. C¸c
®èi tîng cÇn thùc hiÖn ®óng thêi gian, t«n träng nh÷ng quy ®Þnh cña c¬
quan, tæ chøc mµ m×mh giao tiÕp, t«n träng ngêi ®îc c¬ quan, tæ chøc cö
lµ ®¹i dÞªn ®Ó thùc hiÖn giao tiÕp, th«ng c¶m nÕu ®èi tîng giao tiÕp tá
ra quan träng ®Ó ®¹t ®îc muc tiªu giao tiÕp cña m×nh.

C©u5: Giao tiÕp lµ g× ?

Giao tiÕp lµ ho¹t ®éng x¸c l¹p vµ vËn hµnh c¸c mèi quan hÖ x· héi
gi÷a ngêi víi ngêi hoÆc gi÷a ngêi víi c¸c yÕu tè x· héi nh»m tho¶ m·n
nh÷ng nhu cÇu nhÊt ®Þnh. Nãi c¸ch kh¸c, giao tiÕp lµ qu¸ tr×nh trao ®æi
th«ng tin hai chiÒu gi÷a ngêi nhËn vµ ngêi ph¸t th«ng tin ®Ó nhËn biÕt
vµ t¸c ®éng lÉn nhau trong quan hÖ ngêi víi ngêi nh»m ®¹t ®îc môc
®Ých nhÊt ®Þnh.
Giao tiÕp trong hµnh chÝnh lµ g× ?
Giao tiÕp trong hµnh chÝnh lµ ho¹t ®éng x¸c lËp mèi quan hÖ vµ
sù tiÕp xóc gi÷a con ngêi víi nhau trong ph¹m vi hµnh chÝnh, nh»m tho¶
n·m nh÷ng nhu cÇu nhÊt ®Þnh.
Díi gãc ®é cña khoa häc hµnh chÝnh, hµnh chÝnh ®îc hiÓu lµ ho¹t ®äng
trong lÜnh vùc tæ chøc, qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh ®îc tiÕn hµnh trªn c¬ së
sù rµng buéc bëi nh÷ng quy t¾c nhÊt ®Þnh do Nhµ níc h¹¬c c¸c chñ thÓ
kh¸c quy ®Þnh hoÆc thõa nhËn, cã tÝnh chÊt b¾t buéc, ¸p ®Æt hoÆc
mÖnh lÖnh ( quyÒn lùc – phôc tïng ) nh»m tíi mét môc ®Ých phôc vô
cho lîi Ých chung ®· ®îc x¸c ®Þnh. ChÝnh v× vËy, còng cã thÓ hiÓu
giao tiÕp trong hµnh chÝnh lµ giao tiÕp xuÊt hiÖn gi÷a c¸c thµnh viªn

16
trong c¬ quan hµnh chÝnh víi nhau hoÆc gi÷a hä víi c¸c c¬ quan kh¸c vµ
víi c«ng d©n trong ph¹m vi hµnh chÝnh.
Giao tiÕp trong hµnh chÝnh cã chøc n¨ng chñ yÕu lµ thu, nhËn vµ
trao ®æi th«ng tin gi÷a c¸c bªn giao tiÕp cã tÝnh ®Õn môc ®Ých, t©m
thÕ vµ ý ®Þnh cña nhau, qua ®ã c¸c bªn x©y dùng, ®iÒu chØnh môc tiªu,
®iÒu chØnh hµnh vi ®Ó cïng hiÓu biÕt vÒ t×nh huèng, cã cïng tiÕng
nãi ®em l¹i nhiÒu lîi Ých nhÊt.
C¸c lo¹i giao tiÕp hµnh chÝnh:
- Theo néi dung t©m lý cña giao tiÕp : Cã giao tiÕp nh»m th«ng b¸o
nh÷ng th«ng tin míi, nh»m thay ®æi hÖ thèng ®éng c¬ vµ gi¸ trÞ hoÆc
nh»m khÝch thÝch, ®éng viªn hµnh ®éng.
- Theo m«i trêng tæ chøc cña giao tiÕp: (1) Giao tiÕp b¶n th©n:
giao tiÕp víi t c¸ch võa lµ ngêi giö, võa lµ ngêi xö lý th«ng tin.(2) giao
tiÕp liªn nh©n c¸ch ®îc tiÕn hµnh gi÷a hai c¸ nh©n n»m môc tiªu hoµn
thµnh c«ng viÖc vµ duy tr× kÕt qu¶.(3) giao tiÕp nhãm vµ giao tiÕp x·
héi ( giao tiÕp tæ chøc ).
- Theo tÝnh chÊt tiÕp xóc: (1) Trùc tiÕp lµ lo¹i h×nh giao tiÕp
th«ng dông nhÊt, cã hiÖu qu¶ nhÊt do mÆt ®èi mÆt, sö dông ph¬ng tiÖn
lµ lêi nãi, cö chØ, hµnh ®éng nªn nh÷ng hiÓu lÇm, th«ng tin thiÕu chÝnh
x¸c ®îc ®iÒu chØnh kÞp thêi trong qu¸ tr×nh giao tiÕp. (2) Gi¸n tiÕp lµ
giao tiÕp kh«ng ®èi mÆt mµ qua ph¬ng tiÖn trung gian nh ng«n ng÷
hoÆc ch÷ viÕt hoÆc ký hiÖu. §©y lµ giao tiÕp kÐm hiÖu qu¶ h¬n v×
kh«ng nh×n thÊy cö chØ, h×nh d¸ng, hµnh ®éng cña nhau nªn sù ph¶n håi
th«ng tin rÊt chËm, ®èi t¸c cã thÓ kh«ng hiÓu hÕt c¸c khÝa c¹nh tÕ nhÞ
cña th«ng tin do ®îc hç trî bëi c¸c ph¬ng tiÖn phi ng«n ng÷.

17
 Thùc tÕ kh«ng ph¶i lóc nµo còng sö dông giao tiÕp trùc tiÕp, ngêi
ta thêng kÕt hîp c¶ hai lo¹i, nhÊt lµ ®èi víi nh÷ng vÊn ®Ò phøc t¹p v×
giao tiÕp b»ng v¨n b¶n bao giê còng cã tÝnh ph¸p lý cao h¬n vµ còng
tiÖn cho viÖc lu tr÷ hå s¬, tµi liÖu.
- Theo sè lîng tham dù: Giao tiÕp song ph¬ng, giao tiÕp ®a ph¬ng.
- Theo tÝnh chÊt cña giao tiÕp:(1) ChÝnh thøc lµ giao tiÕp mµ c¸c
nguyªn t¾c giao tiÕp ®· ®îc Ên ®Þnh theo ph¸p luËt, theo mét quy tr×nh
thÓ chÕ ho¸ nh häp, mÝt tinh, häc tËp v.v…(2) kh«ng chÝnh thøc lµ giao
tiÕp kh«ng cã rµng buéc nghi thøc, mang nÆng tÝnh c¸ nh©n theo th«ng
lÖ, tËp qu¸n cña mçi ®Þa ph¬ng, d©n téc.
- Theo ®Æc ®iÓm ho¹t ®äng: Cã bao nhiÒu häat ®äng th× cã bÊy
nhiªu giao tiÕp.
- Theo kho¶ng c¸ch cña giao tiÕp: Ngo¹i giao (trªn 4 m), th©n mËt
( trªn 1,2 m - díi 4 m), t×nh c¶m (0,45 m–1,2 m), giao tiÕp ruét thÞt (0 m –
0,45 m).
- Theo thÕ t©m lý gi÷a hai bªn giao tiÕp: Giao tiÕp thÕ m¹nh, thÕ
yÕu vµ thÕ c©n b»ng ( ai cÇn ai, ai sî ai v.v…). Mçi thÕ t©m lý chi phèi
hµnh vi trong giao tiÕp. Tuy nhiªn, mçi bªn trong quan hÖ giao tiÕp cã
nhiÒu mèi quan hÖ rµng buéc, cã thÓ ta m¹nh h¬n hä trong mèi quan hÖ
nµy nh÷ng l¹i yÕu h¬n trong mèi quan hÖ kh¸c v× vËy cÇn cã sù ®iÒu
chØnh thÕ t©m lý cho phï hîp víi tõng t×nh huèng.
- Theo th¸i ®é vµ s¸ch lîc: (1) giao tiÕp kiÓu th¾ng – th¾ng: mäi
ngêi cïng t×m kiÕm lîi Ých chung, c¸c bªn tham gia giao tiÕp ®Òu tho¶
n·m nhu cÇu cña m×mh.(2) giao tiÕp kiÓu th¾ng – thua lµ giao tiÕp mµ
c¸c bªn ®Òu muèn m×nh th¾ng, ®èi tîng thua. §©y lµ kiÓu giao tiÕp
kh«ng thÝch hîp víi sù hîp t¸c. (3) giao tiÕp kiÓu thua – th¾ng lµ kiÓu

18
giao tiÕp mµ c¸c bªn lµm hµi lßng vµ n©ng nhîng v« nguyn t¾c, miÔn
sao gi÷ ®îc mèi quan hÖ tèt ®Ñp. (4 ) giao tiÕp kiÓu thua – thua lµ giao
tiÕp mµ c¶ hai bªn cïng thua do ®· trë nªn c¨ng th¼ng vµ kÕt qu¶ cña giao
tiÕp kh«ng thµnh.

C©u6: H·y ph©n lo¹i giao tiÕp ?

Giao tiÕp lµ ho¹t ®éng x¸c l¹p vµ vËn hµnh c¸c mèi quan hÖ
x· héi gi÷a ngêi víi ngêi hoÆc gi÷a ngêi víi c¸c yÕu tè x· héi nh»m tho¶
m·n nh÷ng nhu cÇu nhÊt ®Þnh. Nãi c¸ch kh¸c, giao tiÕp lµ qu¸ tr×nh trao
®æi th«ng tin hai chiÒu gi÷a ngêi nhËn vµ ngêi ph¸t th«ng tin ®Ó nhËn
biÕt vµ t¸c ®éng lÉn nhau trong quan hÖ ngêi víi ngêi nh»m ®¹t ®îc môc
®Ých nhÊt ®Þnh.
- NÕu xÐt theo h×nh thøc chóng ta cã thÓ chia thµnh 2 lo¹i h×nh
giao tiÕp nh sau ®©y:
+ Giao tiÕp chÝnh thøc lµ lo¹i h×nh giao tiÕp cã Ên ®Þnh vÒ thêi
gian
tríc, cã kÕ ho¹ch vµ phï hîp víi ph¸p luËt. VÝ dô c¸c cuéc häp, c¸c cuéc
mÝt tinh, c¸c cuéc tiÕp xóc gi÷a c¸c nguyªn thñ quèc gia, v.v…
+ Giao tiÕp kh«ng chÝnh thøc lµ lo¹i giao tiÕp kh«ng cã quy ®Þnh
tríc, kh«ng theo mét quy t¾c nµo, trong thùc tÕ c¸c cuéc giao tiÕp kh«ng
chÝnh thøc thêng gióp søc vµ hç trî cho c¸c cuéc giao tiÕp chÝnh thøc t-
ëng chõng nh ®æ vì l¹i thµnh c«ng. Trong qu¶n lý giao tiÕp kh«ng chÝnh
thøc ®«i khi mang tÝnh quyÕt ®Þnh, giao tiÕp kh«ng chÝnh thøc thêng
diÔn ra ë phong ¨n, phßng chê n¬i nghØ m¸t v,v…
- NÕu xÐt theo tÝnh chÊt cña giao tiÕp chóng ta cã thÓ chia thµnh
hai lo¹i giao tiÕp:

19
 + Giao tiÕp trùc tiÕp lµ lo¹i h×nh phæ biÕn nhÊt, giao tiÕp trùc
tiÕp lµc¸c
bªn trùc tiÕp gÆp nhau ®Ó trao ®æi bµn b¹c, giao tiÕp trùc tiÕp thêng
lµ cuéc giao tiÕp kÕt thóc cho mäi cuéc giao tiÕp kÐo dµi nhiÒu ngµy.
Theo ®iÒu tra th× lo¹i giao tiÕp trùc tiÕp thêng chiÕm 80% trong ho¹t
®éng giao tiÕp c¶u con ngêi. Giao tiÕp trùc tiÕp cã u ®iÓm lµ n¾m râ
t©m t t×nh c¶m cña nhau mét c¸ch cô thÓ ®ång thêi dÔ g©y ®îc thiÖn
c¶m. Trong qu¶n lý hÇu hÕt c¸c cuéc giao tiÕp ®Òu kÕt thóc b»ng c¸c
cuéc giao tiÕp trùc tiÕp.
+ Giao tiÕp gi¸n tiÕp lµ dïng c¸c c«ng cô nh: th tõ, c«ng v¨n, hoÆc
c¸c ph¬ng tiÖn kü thuËt: ®iÖn tho¹i, telex, internet, hoÆc th«ng qua ngêi
thø ba ®Ó truyÒn th«ng tin v,v… Lo¹i h×nh giao tiÕp nµy cã u ®iÓm lµ
n¨ng ®éng, linh ho¹t, chíp ®îc thêi c¬, mÆt kh¸c cïng mét lóc còng cã thÓ
giao tiÕp ®îc víi nhiÒu ngêi ë nhiÒu n¬i kh¸c nhau.
X· héicµng v¨n minh th× lo¹i h×nh giao tiÕp gi¸n tiÕp b»ng c¸c ph¬ng
tiÖn kü thuËt cµng ph¸t triÓn. Ngµy nay ®Ó ®¸nh gi¸ mét níc cã ph¸t
triÓn hay kh«ng còng ph¶i xem c¸c ph¬ng tiÖn giao tiÕp cã hiÖn ®¹i vµ
phæ biÕn hay kh«ng.
- XÐt theo cùc ly chóng ta cã thÓ ph©n thµnh:
+ Theo kho¶ng c¸ch cña giao tiÕp: Ngo¹i giao (trªn 4 m), th©n mËt
( trªn 1,2 m - díi 4 m), t×nh c¶m (0,45 m–1,2 m), giao tiÕp ruét thÞt (0 m –
0,45 m).
- XÐt theo quy m« cña cuéc giao tiÕp chóng ta chia thµnh c¸c lo¹i
h×nh sau: + Giao tiÕp vi m«. + Giao tiÕp vÜ m«.
- XÐt theo ngêi tham d trong giao tiÕp th× chóng ta chia thµnh c¸c
lo¹i h×nh giao tiÕp sau:

20
 + Giao tiÕp song ph¬ng lµ chØ cã hai ngêi hoÆc hai bªn giao tiÕp
víi nhau. VÝ dô hai b¹n, hai vî chång hoÆc hai ®ång nghiÖp trao ®æi víi
nhau.
+ Giao tiÕp nhãm lµ lo¹i giao tiÕp cã tõ trªn hai ngêi hoÆc tõ ba bªn
trë lªn giao tiÕp víi nhau. VÝ dô giao tiÕp nhãm G7, giao tiÕp khèi
ASEAN...
+ Giao tiÕp x· héi hay cßn gäi lµ qu¶ng giao VÝ dô giao tiÕp ë
FESTIVAL thÕ giíi lµ nh÷ng cuéc giao tiÕp mang tÇm quèc tÕ. Ngµy
nay phong trµo héi nhËp quèc tÕ ngµy mét ph¸t triÓn m¹nh, viÖc giao lu
mang tÇm quèc tÕ lµ mét tÊt yÕu kh¸ch quan ®îc nhiÒu níc quan t©m vµ
ñng hé.
- XÐt theo môc ®Ých nghiªn cøu chóng ta cã c¸c lo¹i giao tiÕp sau:
+ Giao tiÕp trong kinh doanh.
+ Giao tiÕp t×nh c¶m.
+ Giao tiÕp trong qu¶n lý.
+ giao tiÕp trong chÝnh trÞ.
+ Giao tiÕp trong qu©n sù.

C©u7: Khi trao quyÕt ®Þnh tinh gi¶m biªn chÕ cÇn chó ý nh÷ng ®iÒu
g× ?
Gi¶m biªn chÕ lµ mét viÖc lµm kh«ng ai muèn nhng ®Ó b¶o ®¶m
hiÖu qu¶ häat ®éng cña bé m¸y Nhµ níc, viÖc lµm nµy lµ cÇn thiÕt. Khi
trao mét quyÕt ®Þnh tinh gi¶m biªn chÕ cho mét ngêi cô thÓ cÇn chó ý
nh÷ng vÊn ®Ò sau:
- Chän thêi ®iÓm vµ n¬i chuyÓn ®¹t thÝch hîp.
- Cho biÕt râ lý do.

21
 - Kh«ng nh¾c ®Õn nh÷ng tõ ch¹y c¶m liªn quan ®Õn tuæi, giíi
tÝnh vµ khiÕm khuyÕt cña c¬ thÓ.
- S½n sµng chÞu ®ùng nh÷ng ph¶n øng cña ngêi tiÕp nhËn.
- Kh«ng khuÊy ®éng nh÷ng viÖc kh¸c.
- Th«ng c¶m, chia rÎ.
- Tr¸nh ®æ thõa cho cÊp trªn.

C©u8: Khi uû th¸c cho cÊp díi cÇn chó ý nh÷ng ®iÒu g× ?
Uû th¸c cho cÊp díi thùc hiÖn c«ng viÖc lµ xu híng ngµy cµng ®îc
øng dông réng r·i nh»m t¨ng tÝng chñ ®éng, s¸ng t¹o cho cÊp díi trong
viÖc tæ chøc, thùc hiÖn cã hiÖu qu¶ c«ng viÖc cña c¬ quan, ®¬n vÞ. §Ó
uûth¸c cÇn chó ý nh÷ng vÊn ®Ò sau ®©y:
- Kh¶ n¨ng hoµn thµnh c«ng viÖc.
- Tinh thÇn, tr¸ch nhiÖm, th¸i ®ä cña ngêi ®îc uû th¸c ( kh«ng
giao viÖc nÕu ngêi ®îc giao cã ý kh«ng muèn thùc hiÖn hoÆc sî kh«ng
thùc hiÖn ®îc ).
- Môc tiªu, néi dung, thêi gian hoµn thµnh c«ng viÖc ph¶I râ rµng,
cô thÓ
- TruyÒn ®¹t râ ®Ó ®èi tîng nhËn uû th¸c hiÓu ®îc.
- Cã ®ñ ®iÒu kiÖn vËt chÊt ®Ó hä thùc hiÖn ®îc uû th¸c.
- §a ra c¸c t×nh huèng gi¶ ®Þnh ®Ó xem tÝnh s¸ng t¹o vµ c¸ch
hiÓu
cña ngêi nhËn viÖc ®Ó cã c¬ së cho viÖc ®iÒu chØnh.
- S·n sµng gióp ®ì khi gÆp khã kh¨n. §éng viªn ®Ó hä xin gióp ®ì.
- CÇn cã kÕ ho¹ch dù phßng
C©u9: Hoµ hîp víi cÊp díi ngêi l·nh ®¹o ph¶i lµm g× ?

22
 Trong ho¹t ®éng cña bÊt cø c¬ quan, tæ chøc nµo, vai trß cña ngêi
l·nh ®¹o lµ hÕt søc quan träng, ®Ó hoµn thµnh sù mÖnh cña c¬ quan, tæ
chøc ®ßi hái ngêi l·nh ®¹o ph¶i cã ph¬ng ph¸p, ph¶i t¹o ®îc bÇu kh«ng
khÝ lµm viÖc cã hiÖu qu¶. Muèn vËy cÇn ph¶i gi÷ ®îc hoµ hîp víi cÊp
díi. §Ó lµm ®îc ®iÒu nµy, ngêi l·nh ®¹o cÇn:
-Tin vµ tÝn nhiÖm nh©n tµi ( nh©n tµi ®îc träng dông dÏ lµm viÖc
hÕt m×nh, t¹o ®iÒu kiÖn cho hä chñ ®éng ph¸t huy tµi n¨ng, d¸m nghÜ,
d¸m lµm ).
- Dïng ngêi nh dïng méc: th«ng thêng ngêi tµi thêng cã tËt nªn cÇn
ph¶i biÕt khai th¸c mÆt m¹nh, h¹n chÕ mÆt yÕu cña hä. BiÕt bè trÝ
®óng ngêi, ®óng viÖc. Ngêi muèn dïng ®îc ngêi cã tµi nhng cã tËt nhng
cã tËt ph¶i lµ ngêi cã ®øc ®é cao, cã kh¶ n¨ng thuyÕt phôc, cã mu lîc lín.
- HÕt søc quan t©m ®¹o t¹o båi dìng nh©n tµi: tµi n¨ng cña con ngêi
kh«ng ph¶i ®îc sinh ra, mµ lµ ®îc h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn trong ho¹t
®äng vµ häc tËp.
- L¾ng nghe ý kiÕn cÊp díi: ®Ó biÕt dîc t×nh h×nh ho¹t ®äng cã
g× khã kh¨n, thuËn lîi, biÕt ®îc t©m t, nguyÖn väng cña quÇn chóng ®Ó
cã biÖn ph¸p tho¶ n·m, biÕt ®îc møc ®ä chÝnh x¸c vµ hîp lý cña c¸c
quyÕt ®Þnh, chÝnh s¸ch mµ m×nh ®a ra vµ lîi dông ®îc søc m¹nh trÝ
tuÖ cña tËp thÓ, khuyÕn khÝch tÝnh tÝch cùc, s¸ng t¹o cña mäi ngêi.
- T«n träng vµ quan t©m cÊp díi: nhu cÇu ®îc t«n träng lµ kh«ng
thÓ thiÕu ®îc cña con ngêi. T«n träng vµ quan t©m ®Õn cÊp díi ®Ó
khuyÕn khÝch cÊp díi lµm viÖc h¨ng say, cã hiÖu qu¶ “ Nõu chóng ta
sèt s¾ng thµnh thùc quan t©m ®Õn ngêi kh¸c th× chØ trong 2 th¸ng sÏ cã
nhiÒu b¹n th©n h¬n lµ 2 n¨m g¾ng c«ng b¾t ngêi kh¸c quan t©m ®Õn

23
m×nh ”( Dale Carnegie ), nghÜa lµ kh«ng chØ thùc hiÖn mÖnh lÖch mµ
cßn ph¶i quan t©m ®Õn nh÷ng mèi quan hÖ t©m lý, t×nh c¶m.
- Kh«ng quªn lêi høa ®Ó tr¸nh xuÊt hiÖn t©m lý tiªu cùc trong c¬
quan, tæ chøc.
- Khen, chª kÞp thêi: khen ®Ó ghi nhËn, kÝch thÝch, ®éng viªn sù
cè g¾ng cña cÊp díi; chª ®Ó cÊp díi nhËn ra ®îc nh÷ng sai sãt cña m×nh
kh«ng tù ¸i, kh«ng ®au khæ, tøc tèi b»ng sù ch©n t×nh, th©n ¸i víi ®éng
c¬ trong s¸ng, kh«ng phª b×nh tríc mÆt ngêi thø 3. §ång thêi cÇn bµy tá
sù tin tëng vµo viÖc kh¾c phôc vµ söa ch÷a sai lÇm cña cÊp díi.
- Khi giao tiÕp cè g¾ng ®Ó cho cÊp díi nãi; nÕu cã vÊn ®Ò ph¶i
®Ó hä gi¶i to¶; tham kh¶o ý kiÕn hä; ph¶i lê ®i nh÷ng sù ch©m chäc;
ph¶i tá ra th«ng c¶m víi hä vµ cè g¾ng gäi ®óng tªn hä thêng xuyªn.
C©u10: Kü thuËt l¾ng nghe cÇn chó ý ®iÒu g× ®Ó n©ng cao ?
L¾ng nghe lµ mét trong nh÷ng kü n¨ng rÊt quan träng trong giao
tiÕp. Trong giao tiÕp ngêi ta thêng dïng 42% thêi gian cho viÖc nghe, cßn
l¹i 58% thêi gian cho viÖc nãi, ®äc vµ viÕt. L¾ng nghe gióp cho con ngêi
tho¶ n·m nhu cÇu, biÕt t«n träng ngêi kh¸c, thu thËp ®îc nhiÒu th«ng tin
h¬n gióp cho viÖc quyÕt ®Þnh chÝnh x¸c h¬n, t¹o ®îc mèi quan hÖ tèt
®Ñp h¬n víi ngêi kh¸c, t×m hiÓu ngêi kh¸c tèt h¬n do n¾m ®îc tÝnh
c¸ch, tÝnh nÕt, quan ®iÓm cña hä. Gióp ngêi kh¸c cã ®îc sù l¾ng nghe
hiÖu qu¶, gi¶i quyÕt ®îc nhiÒu vÊn ®Ò v× thùc tÕ cã nhiÒu vÊn ®Ò
kh«ng gi¶i quyÕt ®îc chØ v× ngêi ta kh«ng chÞu l¾ng nghe nhau.
Trong quan hÖ hµnh chÝnh, l¾ng nghe sÏ gióp mÖnh lÖch vµ chØ
thÞ tõ trªn xuèng vµ nh÷ng ®ãng gãp tõ díi lªn ®îc tiÕp thu mét c¸ch ®Èy
®ñ, chÝnh x¸c; c¶i thiÖn ®îc mèi quan hÖ gi÷a l·nh ®¹o, qu¶n lý vµ
nh©n viªn; gióp nhµ qu¶n lý, l·nh ®¹o lîng gi¸ ®îc møc ®ä chÝnh x¸c vµ

24
hîp lý cña nh÷ng quyÕt ®Þnh mµ m×nh ®a ra; n¶y sinh nhiÒu ý tëng s¸ng
t¹o trong nh©n viªn vµ ý tëng míi cho viÖc gi¶i quyÕt c«ng viÖc cña nhµ
l·nh ®¹o, qu¶n lý; h¹n chÕ ®îc yÕu tè nhiÒu trong giao tiÕp vµ n©ng cao
h¬n nhËn thùc cho tÊt c¶ mäi ngêi.
CÇn chó ý nh÷ng vÊn ®Ò sau ®Ó n©ng cao kü thuËt l¾ng nghe sau
®©y:
* Kü n¨ng biÓu lé sù quan t©m: §Ó thÓ hiÖn sù quan t©m cña
m×nh ®Õn cÇu chuyÖn cña ngêi ®èi tho¹i, ta ph¶I chó ý tíi t thÕ, d¸ng
®iÖu, c¸ch dïng ¸nh m¾t v,v…
- T¹o bÇu kh«ng khÝ b×nh ®¼ng b»ng mét t thÕ “ dÊn th©n ”
( ngåi ngang tÇm, ®èi diÖn ).
- Nh×n vµo ngêi nãi mét c¸ch nhÑ nhµng, kh«ng qu¸ ch¨m chó vµo
mét bé phËn cña khu«n mÆt hoÆc c¬ thÓ.
- Kh«ng lµm viÖc riªng khi l¾ng nghe ngêi kh¸c nãi.
- Kiªn tr× l¾ng nghe, kh«ng ng¾t ngang lêi , kh«ng ph¶n ®èi ngay
sau khi nghe th«ng tin.
- Ghi chÐp tãm t¾t néi dung nghe.
* kü n¨ng gîi më: Khi nghe ta còng cÇn ph¶i cã c¸ch khuyÕn khÝch
®Ó cho ®èi tîng trót bÇu t©m sù.
- KhuyÕn khÝch ngêi nãi tiÕp tôc c©u chuyÖn b»ng c¸ch tá ra r»ng
b¹n hiÓu vÊn ®Ò, th«ng c¶m víi hä cã thÓ b»ng mét c¸i gËt ®Çu, mét nô
cêi , mét ¸nh m¾t v.v…
- H·y cÈn thËn l¾ng nghe vµ s½n sµng ph¶n håi b»ng lêi lÉn kh«ng
b»ng lêi nh “ ¦, thÕ µ ”, “ Råi sao n÷a ”, “ Cho t«i biÕt thªm n÷a ®i” vµ
kÌm theo nô cêi vµ c¸i gËn ®Çu.

25
 - ThØnh tho¶ng ®Æt c©u hái ®Ó hiÓu râ h¬n vµ ®Ó chøng tá b¹n
®ang chó ý l¾ng nghe nh khi ngêi ®èi tho¹i nãi “ T«I thËt sù kh«ng a g×
anh chµng th ký ®ã ”. B¹n cã thÓ hái thªm “ Anh ta cã thËt lµ mét ngêi
kh«ng ®µng hoµng kh«ng ? ”.
- Khi nghe b¹n coa thÓ võa tá ra trung lËp võa quan t©m b»ng c¸ch
dïng nh÷ng tõ hoÆc c©u v« thëng v« ph¹t víi mét giäng tÝch cùc nh “ t«i
hiÓu ý ®ã ”, “ ¦ hø ”.
- Gi÷ mét sù thinh lÆng ®Çy quan t©m còng lµ c¸ch lµm cho ®èi t-
îng ph¶i lÊp ®Çy kho¶ng trèng b»ng nh÷ng lêi bæ sung, gi¶i thÝch…Tuy
nhiªn, viÖc x¸c ®Þnh thêi gian im lÆng bao nhiªu cho hîp lý lµ vÊn ®Ò
nh¹y c¶m.
*Kü n¨ng ph¶n håi: ph¶n ¸nh tøc lµ ngêi nghe s¾p xÕp l¹i vµ nªu néi
dung nh÷ng ®iÒu ngêi kia võa nãi nh»m lµm cho ®èi tîng biÕt lµ m×nh
®· hiÓu hä nh thÕ nµo.
- DiÔn ®¹t l¹i ®iÒu m×nh ®ang nghe.
- Yªu cÇu tr×nh bµy l¹i ( Nõu thÊy cÇn thiÕt ).

C©u11:Tr×nh bµy phong c¸ch giao tiÕp vµ Ên tîng ®Çu tiªn ( c¸i g×
h×nh thµnh phong c¸ch, lo¹i phong c¸ch, Ên tîng ban ®Çu cã quan träng
kh«ng, c¸i g× quan träng ).
C.M¸c ®· kh¼ng ®Þnh “ Con ngêi lµ tæng hoµ c¸c mèi quan hÖ x·
häi ”, bÊt kú ai trªn thÕ giíi nµy còng kh«ng thÓ ®]îc mét m×nh, ai còng
®îc sinh ra trong mét x· héi, cã mèi quan hÖ nhiÒu chiÒu trong x· héi,
kh«ng thÓ kh«ng cã giao tiÕp v× giao tiÕp gióp cho con ngêi tho¶ n·m
c¸c nhu cÇu trao ®æi th«ng tin, kinh nghiÖm, chia sÎ, gióp ®ì v,v…

26
 Giao tiÕp lµ ho¹t ®éng x¸c lËp vµ vËn hµnh c¸c mèi quan hÖ x· héi
gi÷a ngêi víi ngêi hoÆc gi÷a ngêi víi c¸c yÕu tè x· héi nh»m tho¶ m·n
nh÷ng nhu cÇu nhÊt ®Þnh. Nãi c¸ch kh¸c, giao tiÕp lµ qu¸ tr×nh trao ®æi
th«ng tin hai chiÒu gi÷a ngêi nhËn vµ ngêi ph¸t th«ng tin ®Ó nhËn biÕt
vµ t¸c ®éng lÉn nhau trong quan hÖ ngêi víi ngêi nh»m ®¹t ®îc môc
®Ých nhÊt ®Þnh.
Phong c¸ch giao tiÕp: Lµ ph¬ng ph¸p mµ con ngêi dïng ®Ó trao
®æi th«ng tin víi nhau hµng ngµy. phong c¸ch giao tiÕp cña mçi ngêi do
ho¹t ®éng cña hÖ thÇn kinh quy ®Þnh ®ång thêi nã phô thuéc vµo phong
tôc tËp qu¸n, truyÒn thèng cña tõng vïng quy ®Þnh.
Phong c¸ch giao tiÕp ®îc cÊu tróc bëi:
- PhÇn cøng lµ nh÷ng t¸c phong, hµnh vi æn ®Þnh, l©u dµi nã do
hÖ thÇn
kinh quy ®Þnh rÊt khã thay ®æi. PhÇn cøng t¹o ra d¸ng ®i, d¸ng ®øng,
d¸ng ngåi, c¸ch ¨n nãi cho tõng con ngêi cô thÓ, vÝ dô ngêi cã tÝnh khÝ
nãng th× cã t¸c phong giao tiÕp nhanh nhÈu nhng hay cÈu th¶ ®¹i kh¸i.
- PhÇn mÒm lµ nhøng hµnh vi, cö chØ linh ho¹t nã thay ®æi theo
t×nh
h×nh thùc tÕ tõng lóc tõng n¬i, phÇn mÒm nã g¾n liªn víi nghÖ thuËt
giao tiÕp cña tõng ngêi, phÇn mÒm nã ph¸t triÓn theo tuæi ®êi cña con
ngêi, nÕu tuæi giµ th× chÝn ch¾n, b¶o thñ cßn ngêi trung niªn th× ch÷ng
ch¹c, th«ng minh cã nhiÒu s¸ng kiÕn, cßn tuæi thµnh niªn th× nhanh
nhÑn, th«ng minh ®«i khi m¹nh mÏ qu¸ møc.
Ên tîng ®Çu tiªn: Lµ khi gÆp nhau ®ång thêi nhËn xÐt, ®¸nh gi¸
®èi tîng giao tiÕp ngay phót gÆp. NÕu Ên tîng ®Çu tiªn tèt th× giao tiÕp
thµnh c«ng 50%, ngîc l¹i nÕu ®Ó l¹i Ên tîng xÊu th× mÊt rÊt nhiÒu c«ng

27
søc vµ thêi gian ®Ó söa ch÷a h×nh ¶nh cña m×nh trong con m¾t cña ngêi
kh¸c.
Thùc tÕ cã nh÷ng ngêi Ên tîng ®Çu tiªn tèt nhng cµng quan hÖ cµng ch¸n,
ngîc l¹i cã nh÷ng ngêi Ên tîng ®Çu tiªn rÊt ch¸n nhng cµng quan hÖ cµng
thÊy nhiÒu ®iÓm tèt.
Ên tîng ®Çu tiªn ®îc cÊu tróc thµnh 3 phÇn:
- C¶m tÝnh: chiÕm u thÕ lín, ®îc ®¸nh gi¸ qua nh÷ng dÊu hiÖu
bªn
ngoµi vÒ h×nh thøc, cö chØ, ®iÖu bé, trang phôc, giäng nãi, lêi nãi.
- Lý tÝnh: suy luËn lµ chÝnh vÒ nh÷ng dÊu hiÖu vÒ phÈm chÊt
c¸ nh©n
nh tÝnh khÝ, tÝnh c¸ch, n¨ng lùc v.v…
- C¶m xóc: gåm nh÷nh dÊu hiÖu biÓu hiÖn t×nh c¶m tuú theo møc
hÊp dÉn bªn ngoµi.
B¶n chÊt cña Ên tîng ®Çu tiªn mµ c¸c c¸ nh©n cã ®îc do viÖc c¶m gi¸c,
tri gi¸c ban ®Çu ®èi víi ngêi tiÕp xóc víi hä.
C¸c quy t¾c ®Ó cã Ên tîng ®Çu tiªn:
- Quy t¾c 12: ®¸nh gi¸ qua 12 tõ ®Çu tiªn nh xin lçi, c¶n ¬n, v©ng
v.v… vµ ngêi ta quan t©m ®Õn 12 bíc ®i ®Çu tiªn nh d¸ng ®i, d¸ng
®øng, ®é cao, khu©n m¾t v.v..
- Quy t¾c 4 phót: quan t©m 4 phót ban ®Çu ®Ó ®¸nh gi¸ ®èi tîng
giao tiÕp th«ng qua ngêi ¨n mÆc, d¸ng ®i, d¸ng ®øng, c¸ch ngåi v.v…
- Quy t¾c sù tëng tîng tríc vÒ ®èi tîng: bÞ chÝ phèi bëi 1 sè
hiÖu øng hµo quang ( ®¸nh gi¸ ®èi tîng th«ng qua khu«n mÉu nghÒ
nghiÖp )

28
®ång nhÊt( suy bông ta ra bông ngêi, ®ång nhÊt ®èi tîng vµ ngêi giao
tiÕp ), kh¸c giíi ( nh÷ng ®Æc trng cña giíi tÝnh ) , kho¶ng c¸ch x· héi
( mçi ngêi ®ãng vai g× trong giao tiÕp ), ®Þa lý ( kh¸c biÖt c¸c vïng, thãi
quen, tËp qu¸n ).
Nh÷ng tiªu chuÈn ®¸nh gi¸ ngêi lÞch sù trong giao tiÕp
- Trang phôc, vÖ sinh c¸ nh©n phï hîp ®iÒu kiÖn, hßan c¶nh cô
thÓ,
®õng sÆc sì loÌ loÑt qu¸ dÔ lµm cho ngêi ta cã ¸c c¶m, ®Õn ®óng giê
hÑn.
- C¸ch chµo hái, b¾t tay: ®óng quy t¾c, khi b¾t tay cÇn tá ra
niÒm
Në ph¶i nh×n th¼ng vµo ngêi m×nh b¾t tay,kh«ng rung, l¾c. kh«ng chñ
®éng b¾t tay ngêi lín tuæn h¬n hoÆc cã chøc vô cao.
- T thÕ giao tiÕp: kh«ng qu¸ kªnh kiÖu, xum xoe,
- Nãi n¨ng giao tiÕp: xng h« ®óng c¸ch, phï hîp hoµn c¶nh
TiÓu chuÈn 4 S: cêi, lÞch sù, nhanh nhÑn, ch©n thµnh

C©u12: V× sao trong giao tiÕp hµnh chÝnh, ngêi l·nh ®¹o cÇn cäi träng
©n – uy ? liªn hÖ n¬i c«ng t¸c.
Giao tiÕp trong hµnh chÝnh lµ ho¹t ®éng x¸c lËp mèi quan hÖ
vµ sù tiÕp xóc gi÷a con ngêi víi nhau trong ph¹m vi hµnh chÝnh, nh»m
tho¶ n·m nh÷ng nhu cÇu nhÊt ®Þnh.
©n tøc lµ ngoµi nh÷ng lêi nãi th©n mËt vµ sù ®èi ®·i tèt, th× cÊp
trªn còng cÇn ph¶i nhí ®îc danh tÝnh cña cÊp díi. Mçi buæi s¸ng khi chµo
hái, nÕu th©n mËt gäi tªn cÊp díi vµ në mét nô cêi, nhÊt ®Þnh hiÖu suÊt

29
lµm viÖc ngµy h«n ®ã cña anh ta sÏ rÊt cao. CÊp díi cho r»ng, gi¸m ®èc
quan t©m tíi m×nh, v× vËy m×nh ph¶i lµm viÖc thËt tèt. Ngoµi ra, cÊp
trªn còng cÇn biÕt quan t©m ®Õn cuéc sèng cña cÊp díi, l¾ng nghe
nh÷ng t©n t cña hä. S¾p xÕp chu ®¸o cho hä n¬i ¨n chèn ë.
Uy tøc lµ ph¶i cã mÖnh lÖnh vµ sù phª b×nh. NhÊt ®Þnh ph¶i thi
hµnh mÖnh lÑnh. Kh«ng thÓ lóc nµo còng kh¸ch khÝ, ®Ó duy tr× c¸i Ên
tîng khiÕm tèn cña m×nh mµ kh«ng d¸m chØ ra nh÷ng ®iÒu sai tr¸i. CÇn
tá râ sù uy nghiªm cña cÊp trªn ®Ó cÊp díi hiÓu r»ng sù ph¸n ®o¸n cña
m×nh lµ chÝnh x¸c, cÇn ph¶i chÊp hµnh mét c¸ch v« ®iÒu kiÖn.
Sù uy nghiªm cña cÊp trªn cßn thÓ hiÖn ë sù s¾p xÕp vµ giao phã
c«ng viÖc cho cÊp díi. Mét mÆt ph¶i ®Ó cho cÊp díi ®éc lËp tiÕn hµnh
c«ng viÖc, mÆt kh¸c khi giao phã nhiÖm vô cÇn ph¶i nãi râ yªu cÇu, khi
nµo cÇn ph¶i hoµn thµnh vµ cß tiªu chuÈn g×. Sau khi ®· bè trÝ cÇn ph¶i
kiÓm tra t×nh h×nh tiÕn hµnh c«ng viÖc cña cÊp díi.
ViÖc sö dông song song gi÷a ©n vµ uy míi cã thÓ ®iÒu khiÓn ®îc
cÊp díi vµ ph¸t huy hÕt tµi n¨ng cña hä.
Dïng c¸i ©n chÝnh lµ ph¶i coi cÊp d¬Ý nh mét ngêi b¹n tri ©n. C¸i
gäi lµ tri ©n ®¬n gi¶n mµ nãi chÝnh lµ “ lßng quan t©m ”, mét tÊm lßng
quan t©m ®Õn ®èi ph¬ng, l¾ng nghe nh÷ng t©m t t×nh c¶m cña hä, nh
vËy cÊp díi sÏ c¶m thÊy ®ã lµ mét t×nh c¶m Êm ¸p chø kh«ng ph¶i lµ ¸p
lùc. NÕu b¹n cã thÓ hiÓu dîc t©m t t×nh c¶m cña hä, nh vËy còng kh«ng
cÇn ph¶i thÓ hiÖn qu¸ nhiÒu, qu¸ s©u s¾c, chØ cÇn thÓ hiÖn quan t©m
tríc nh÷nh sù viÖc cÊp b¸ch, cßn víi nh÷nh viÖc kh¸c chØ cÇn gi¶ nh “
ng©y ng« ” lµ ®îc. Song lµ ®îc ®iÒu nµy, ®«i khi cÇn ph¶i thÓ hiÖn sù
“ ng©y ng« ” cña b¹n trong nh÷ng thêi ®iÓm thÝch hîp. Cã thÓ cÊp díi sÏ
c¶m thÊy thiÕu tù nhiªn tríc sù “ ng©y ng« ” cña b¹n, song l¹i rÊt yªn t©m

30
®èi víi b¹n. Nhng vÒ mÆt th¸i ®é vÉn cÇn ph¶i thÓ hiÖn sù “ tri ©n ”
®èi víi hä, nÕu kh«ng quan hÖ gi÷a b¹n víi hä còng sÏ cã nh÷ng thay ®æi.
Trong doanh nghiÖp, chóng ta thõ¬ng nghe thÊy nh÷ng lêi than v·n
tõ phÝa c¸c l·nh ®¹o “ Còng ch¼ng biÕt ph¶i lµm sao n÷a, cÊp díi cña t«i
lu«n c¸u b¼n, dêng nh hä cã ®iÒu g× cha hµi lßng. Lóc th× kªu l¬ng thÊp,
lóc th× kªu lµ c«ng viÖc kh«ng lý thó, thÕ nµy còng kh«ng ®îc, thÕ kia
còng ch¼ng xong, dêng nh bªn ngoµi chç nµo còng h¬n ë ®©y” Chóng ta
thêng nghe thÊy cÊp díi to nhá víi nhau r»ng “ Trêi ®Êt ! Kh«ng biÕt
hµng ngµy cÊp trªn chóng ta lµm g× mµ l¹i s¾p xÕp c«ng viÖc nh thÕ
nµy, «ng ta kh«ng hÒ nghÜ cho chóng ta ” CÊp trªn l¹i than thë r»ng “ Sao
b©y giê con ngêi ta l¹i khã qu¶n lý vËy, c¶ ngµy lµm viÖc mÖt chÕt ®i
®îc, mµ hä th× cø lµm ng¬ , dêng nh mäi viÖc ®Òu lµ cña t«i ”.
Con ngêi lµ loµi ®éng vËt rÊt cã t×nh c¶m. Nõu nh b¹n cã thÓ thay
®æi cÊp díi b»ng t×nh c¶m th× b¹n sÏ ®¹t ®îc nh÷ng thµnh qu¶ ngoµi sù
mong ®îi.

C©u 13: T¹i sao ph¶i nghiªn cøu m«n häc “ giao tiÕp hµnh chÝnh ”?
Lý do ph¶i nghiªn cøu m«n häc giao tiÕp hµnh chÝnh lµ:
VÒ c¬ b¶n, giao tiÕp lµ ®iÒu cã tÝnh sèng cßn ®èi víi bÊt kú sù quan
hÖ nµo cña nh©n lo¹i. con ngêi kh«ng thÓ ph¸t triÓn b×nh thêng nÕu
kh«ng tiÕp xóc víi ngêi kh¸c. Sù giao tiÕp cho phÐp ta ph¸t tiÓn x· héi
v¨n minh vµ truyÒn kiÕn thøc tõ thÕ hÖ nµy qua thÕ hÖ kh¸c. Sù giao

31
tiÕp cho ta tæ chøc c«ng viÖc vµ tæ chøc nh÷ng ngêi c«ng t¸c. Kh«ng cã
giao tiÕp, kh«ng thÓ cã tæ chøc x· héi. Nh vËy, giao tÝep lµ ®iÒu quan
träng ®èi víi x· héi loµi ngêi vµ mäi tæ chøc nãi chung. Giao tiÕp kh«ng
chØ ®Ó th¨ng tiÕn mµ cßn ®Ó ®¹t ®îc kÕt qu¶ cïng víi ngêi kh¸c vµ
th«ng qua sù céng t¸c cña ngêi kh¸c ®Ó ®¸p øng nhu cÇu chung.
Giao tiÕp lµ mét trong nh÷ng ho¹t ®éng quan träng nhÊt ®èi víi c¸c
nhµ qu¶n lý hµnh chÝnh.
Hµnh chÝnh lµ viÖc qu¶n lý cña c¬ quan hµnh chÝnh Nhµ níc.
Thùc hiÖn qu¶n lý ph¶i tu©n theo c¸c kh©u: lËp kÕ ho¹ch, thùc hiÖn,
kiÓm tra ®ßi hái cã giao tiÕp gi÷a mäi ngêi víi nhau. ChØ nghiªn cøu giao
tiÕp thuéc vÒ hµnh chÝnh.
Hµnh chÝnh cã nghÜa lµ ®iÒu hµnh nªn viÖc truyÒn ®¹t nh÷ng
mÖnh lÑnh, chØ thÞ, v¨n b¶n lµ thêng xuyªn ®ßi hái ph¶i giao tiÕp.
Trong giao tiÕp cã thÓ thµnh c«ng hoÆc kh«ng thµnh c«ng nªn ph¶I
cã ph¬ng ph¸p ®Ó gaio tiÕp thµnh c«ng. Nõu giao tiÕp thÊt b¹i sÏ ¶nh h-
ëng rÊt nhiÒu ®Õn qu¶ tr×nh ph¸t triÓn kÕ tiÕp cña c¸ nh©n v× “ Mét sù
bÊt tin, v¹n sù khã tin ”.

32