HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

CHƯƠNG 4:
CHU TRÌNH CHI TIÊU
 MỤC TIÊU

 Các nhiệm vụ chủ yếu thuộc chu trình mua hàng và chi
tiền.

 Các lĩnh vực chức năng liên quan đến việc mua hàng và chi
tiền và dòng luân chuyển các nghiệp vụ này qua tổ chức.

 Các rủi ro gắn với quá trình mua hàng và chi tiền và sự
kiểm soát các quá trình này nhằm giảm nhẹ các rủi ro.

 Các đặc tính chức năng và ứng dụng kiểm soát của công
nghệ được sử dụng trong hệ thống mua hàng và chi tiền. 2

 KT chu trình chi tiêu trong điều kiện thủ công

 DFD CHU TRÌNH MUA HÀNG- TỔNG QUÁT)

Giả sử 1 DN có DFD bậc tổng

quát chu trình mua hàng như sau

3
 MỤC TIÊU CỦA CHU TRÌNH CHI TIÊU

 Mục tiêu cung cấp những nguồn lực cần thiết cho tổ
chức có thể tách thành các mục tiêu cụ thể sau:
 Mua hàng từ những người bán tin cậy
 Mua hàng với chất lượng cao
 Mua hàng với giá cả tốt nhất
 Mua những khoản mục được yêu cầu
 Có được các nguồn lực khi cần
 Nhận được những mặt hàng đã đặt mua
 Đảm bảo các loại hàng mua không bị mất, bị hỏng, bị cắp
 Thanh toán cho những khoản mục theo cách thức phù hợp 4
 DFD BẬC 0 CHU TRÌNH CHI TIÊU (GIẢ SỬ 1DN)
Chu trình Đơn hàng
Kho hàng
doanh thu

Các

àng
phòng

Yêu cầu mua

ban

h
cầ u
Người

ng
hà
Yê u
bán
Tệp chi tiết công

YC
nợ NB
Chu trình
1.0 SX

ng
Xác định nhu YC

hà
Hóa đơn

ận
cầu HTK

nh
Đơ

C
,B
nh

Yêu cầu mua

ng
hà
àn
Vận đơn, packing slip

n
g

ơ
Đ
4.0
2.0 Đơn hàng
Ghi nhận
Lập đơn PO công nợ
hàng người bán
Tệp đơn hàng
g
àn

D
Đơn hàng

h Tệp nhật ký

ữ
Chi ti
ng

ận

liệ
hà

u
on
ận

tổ
ế t mu
vụ
cá

n
nh

g
o iệp

hợ
ngh
C

Bá
B

p
tiết

hàng
i
6.0 Ch
g 3.0 Ghi sổ kế
n hàn Nhận hàng
ậ toán TH và
Tệp báo cáo BC nh Nhật ký mua Ch
i tiế
ng
BC
nhận hàng à hàng t ng
ậ nh Bá o hiệ
pv
nh cá o ụ
Hàng và BCNH

áo nhậ
oc nh
Bá àng Sổ cái
Hà

Hàn
ng v

gv
àB

àB

5.0
Cập nhật các
CN

Kho hàng
CN

Các
bản ghi HTK
H

phòng
Tổng hợp HTK
ban
5
Lượng hàng
nhận

Chu trình Chu trình

doanh thu sản xuất
Sổ chi tiết
HTK
 CHU TRÌNH MUA HÀNG
(GIẢI THÍCH DFD)

 Khởi đầu tại các bộ phận có nhu cầu hàng khi mức hàng
giảm xuống dưới định mức dự trữ.

 Yêu cầu mua hàng (PR) được lập làm nhiều liên và
chuyển tới bộ phận cung ứng (hoặc bộ phận được trao
quyền)

 Bộ phận cung ứng lập đơn hàng cho từng người bán và
gửi các liên đơn hàng tới kho hàng, AP, bộ phận nhận
hàng,… 6
 CHU TRÌNH MUA HÀNG
 Khi hàng về, bộ phận nhận hàng thực hiện việc kiểm
nghiệm, đếm hàng mua về so sánh với đơn hàng.

 Một báo cáo nhận hàng được lập và các liên được gửi tới
bộ phận kho hàng, bộ phận cung ứng, bộ phận kiểm soát
hàng tồn kho, và bộ phận công nợ phải trả người bán.

7
 HỆ THỐNG MUA HÀNG

 Bộ phận Công nợ người bán cuối cùng nhận được PR,

PO, báo cáo nhận hàng, và hóa đơn người bán.

 Công nợ người bán so sánh các chứng từ này, ghi vào

nhật ký mua hàng, ghi nhận công nợ phải trả trên các
sổ kế toán chi tiết.

8
 HỆ THỐNG MUA HÀNG

 Phải trả người bán định kỳ tóm tắt những nghiệp vụ

trên nhật ký mua hàng (lập bảng tổng hợp các nghiệp
vụ cùng loại) để gửi tới bộ phận kế toán tổng hợp .

Nợ TK “HTK/Mua hàng”

Có TK “Phải trả người bán”

 Thanh toán người bán cũng lập chứng từ chi tiền và ghi
sổ đăng ký chứng từ chi tiền.
9
 HỆ THỐNG MUA HÀNG

Bộ phận kế toán tổng hợp

 Chuyển số liệu từ sổ nhật ký vào sổ cái

 Đối chiếu số liệu hàng tồn kho với số liệu từ

bộ phận kiểm soát hàng tồn kho.

10
XỬ LÝ THỦ CÔNG CHU TRÌNH MUA HÀNG

Hãy giải thích

lưu đồ này
11
 XỬ LÝ THỦ CÔNG CHU TRÌNH MUA HÀNG (TIẾP)

Kế toán thanh toán Kế toán tổng hợp

H
Tổng cộng tài G
khoản định kỳ

F Đơn hàng
Báo cáo nhận
hàng Báo cáo HTK

Hóa đơn
C
n.bán
Ghi sổ công Ghi sổ cái và Sổ cái TK
nợ phải trả đối chiếu liên quan
NB

Sổ chi tiết Tổng cộng TK định

Sổ nhật ký kỳ
thanh
mua hàng
toán NB

Báo cáo tăng

PO giảm HTK
Tổng cộng tài
RR
khoản định kỳ
Hóa đơn NB

Đề nghị
chi tiền Lưu

12
Tệp lưu chứng từ
Lưu
thanh toán người
bán
DFD CHO HỆ THỐNG CHI TIỀN THANH TOÁN NGƯỜI BÁN

13
Figure 5-10
 HỆ THỐNG CHI TIỀN (GIẢI THÍCH)
 Định kỳ, bộ phận thanh toán người bán tìm kiếm/lọc
các khoản mục đã đến hạn thanh toán:
 Bộ phận thanh toán người bán gửi bảng kê các khoản đến
hạn và các chứng từ liên quan đến bộ phận chi tiền

 Bộ phận thanh toán cập nhật sổ chi tiết thanh toán người
bán.

14
 HỆ THỐNG CHI TIỀN
 Chi tiền:
 Lập séc chi tiền

 Ghi nhận thông tin tiền chi vào nhật ký chi tiền

 Chuyển chứng từ đã chi tiền về bộ phận thanh toán người

bán, gửi séc cho người bán

 Chuyển chứng từ về bộ phận kế toán tổng hợp:

Nợ TK “Phải trả người bán”

Có TK “Tiền”

15
 HỆ THỐNG CHI TIỀN
 Bộ phận kế toán tổng hợp nhận:
 Chứng từ đã chi tiền từ bộ phận chi tiền

 Một bảng tổng hợp chi tiết công nợ phải trả người bán

 Chứng từ chi tiền được dùng để ghi sổ cái.

 Số liệu trên sổ cái được dùng để so sánh, đối chiếu

với bảng tổng hợp chi tiết thanh toán.

16
 HỆ THỐNG CHI TIỀN XỬ LÝ THỦ CÔNG (DFC)

Kt thanh toán NB Kế toán tiền KT tổng hợp

Tệp đã
lưu
PO NK liên
PO Séc A
quan
RR
Lập séc chi
RR Hóa đơn tiền
Báo cáo
Tìm kiếm Đề nghị chi
công nợ
các khoản tiền
Hóa đơn Sổ đăng phải trả
nợ đến hạn ký Séc
thanh toán
Đề nghị chi 3
tiền 2 Đối chiếu, Ghi
Séc
1 NK, sổ cái TK
PO liên quan
PO Báo cáo
công nợ A RR
RR phải trả
Hóa đơn
Hóa đơn Ký
Đề nghị chi Sổ NK
Đề nghị chi Séc
tiền
tiền
Báo cáo
PO công nợ
Ghi sổ
NK RR Séc
Nk chi chi
tiền tiền,
Hóa đơn PO Séc Sổ cái
Séc
Đề nghị chi RR
PO tiền
RR Séc Hóa đơn Séc
Đề nghị chi Lưu
Hóa đơn
tiền 17
Đề nghị chi tiền Séc Lưu
Séc N.bán
Lưu
 HỆ THỐNG KẾ TOÁN VỚI MÁY TÍNH (COMPUTER-
BASED ACCOUNTING SYSTEMS)
 Công nghệ CBAS có thể được xem như là một chuỗi liên tục bao
gồm hai yếu tố:

 automation – sử dụng công nghệ để tăng

cường sự hiệu quả và hiệu lực (efficiency and
effectiveness)
 reengineering – sử dụng công nghệ để cấu
trúc lại các quá trình kinh doanh và cơ cấu tổ
chức của DN 18
CÁC MỨC ĐỘ TỰ ĐỘNG HÓA VÀ TRÌNH TỰ THIẾT
KẾ/CẤU TRÚC LẠI

 Máy tính khởi tạo yêu cầu mua hàng - PR

 Mua hàng thủ công thì khởi tạo đơn đặt hàng- PO

 Máy tính khởi tạo đơn hàng (không cần PR)

 PO không được gửi đi nếu chưa được người có trách nhiệm kiểm
tra kỹ lại (một cách thủ công)

 Máy tính khởi tạo PO và sau đó tự động chuyển đơn hàng

không cần có sự kiểm soát thủ công
 Trao đổi dữ liệu điện tử (Electronic Data Interchange -
EDI)
 Kết nối máy tính tới máy tính mà không cần PO 19
 CƠ SỞ DỮ LIỆU CHU TRÌNH CHI TIÊU

 Master Files • Other Files

 supplier (vendor) master file
– supplier reference and
 accounts payable master file
 merchandise inventory master history file
file – buyer file
 Transaction and Open Document
– accounts payable detail
Files
 purchase order file file
 open purchase order file
 supplier’s invoice file
 open vouchers file
20
 cash disbursements file
 COMPUTER-BASED PURCHASES

 Bộ phận xử lý dữ liệu thực hiện các nhiệm vụ kế toán hàng ngày.

 Một chương trình máy tính nhận biết những yêu cầu hàng tồn
kho.
 Các phương pháp được sử dụng để trao quyền và đặt hàng tồn
kho:
 Hệ thống chuẩn bị đơn hàng và gửi chúng tới bộ phận cung ứng để kiểm
tra, ký và chuyển.
 Hệ thống thực hiện việc chuyển Pos trực tiếp tới người bán và các những
người dùng nội bộ
 Hệ thống sử dụng EDI và điện tử để đặt hàng mà không cần lập đơn hàng
21
 COMPUTER-BASED PURCHASES
 Các công việc khác có thể thực hiện tự động bằng máy tính:

 Cập nhật file chi tiết hàng tồn kho từ báo cáo
nhận hàng
 Tính toán tổng giá trị các nhóm hàng/đối tượng
phục vụ cho việc ghi/cập nhật sổ cái
 Cập nhật những bản ghi liên quan đến đơn hàng
đã mở và đơn hàng đã hoàn thành.
 ….
22
COMPUTER-BASED CASH DISBURSEMENTS

 Các công việc được máy tính thực hiện tự động:

 Hệ thống scan để tìm kiếm những hóa đơn đến hạn.
 In séc cho những hóa đơn đến hạn này
 Ghi nhận các tờ séc này trên sổ nhật ký phát hành
séc (check register)
 Tổng số tiền trên séc được tính phục vụ cho việc cập
nhật sổ cái liên quan.
23
LƯU ĐỒ HỆ THỐNG (BATCH PURCHASES)SYSTEM

24

Figure 5-14
LƯU ĐỒ HỆ THỐNG (CONTINUED)

25

Figure 5-14
LƯU ĐỒ HỆ THỐNG NGHIỆP VỤ CHI TiỀN

26
 KIỂM SOÁT NỘI BỘ
 Kiểm soát tổ chức
 Tài liệu hóa

 Kiểm soát trách nhiệm đối với tài sản

 Thực hành quản lý

 Kiểm soát hoạt động trung tâm dữ liệu

 Kiểm soát việc trao quyền

 Kiểm soát truy cập

27
TỔ CHỨC CHU TRÌNH KẾ TOÁN MUA HÀNG
THEO ĐIỀU KIỆN KẾ TOÁN VIỆT NAM

 Tổ chức chu trình kế toán vật tư

 Tổ chức chu trình kế toán TSCĐ

 Tổ chức chu trình kế toán thanh toán với người

bán

28
TỔ CHỨC QUY TRÌNH KẾ TOÁN VẬT TƯ

 Khái niệm: Vật tư là một loại tài sản ngắn hạn có

hình thái vật chất và có thể luân chuyển qua kho.
Khác với TSCĐ, vật tư chỉ tham gia vào một chu
kỳ sản xuất nhất định.

 Các loại vật tư

 Các loại nguyên liệu, vật liệu dữ trữ cho sản xuất.

 Các loại công cụ, dụng cụ (vật rẻ tiền, mau hỏng).

29
 TỔ CHỨC KẾ TOÁN VẬT TƯ

 Nguyên tắc tổ chức:

 Nguyên tắc thống nhất (nhất quán)

 Nguyên tắc phù hợp

 Nguyên tắc chuẩn mực

 Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả

30
 TỔ CHỨC KẾ TOÁN VẬT TƯ
 Nội dung tổ chức:
 Tổ chức phân loại và tính giá
 Tổ chức kế toán ban đầu
 Tổ chức kế toán chi tiết
 Tổ chức kế toán tổng hợp

31
 TỔ CHỨC PHÂN LOẠI VÀ ĐÁNH GIÁ VẬT TƯ

 Phân loại vật tư:

Mục đích: Thống nhất đối tượng quản lý, tạo điều kiện cho việc lập các
danh điểm vật tư một cách khoa học và hiệu quả.

NỘI DUNG

3
2
1 Lập danh điểm và
Thực hiện việc tổ chức quản lý
Lựa chọn phân loại theo
tiêu thức khoa học hệ thống
cách thức đã
phân loại danh điểm vật tư
lựa chọn
đã lập
32
 TỔ CHỨC PHÂN LOẠI VÀ ĐÁNH GIÁ VẬT TƯ (TIẾP)

• Đánh giá vật tư: Phản ánh theo giá thực tế

33
 TỔ CHỨC PHÂN LOẠI VÀ ĐÁNH GIÁ VẬT TƯ (TIẾP)
• Các mẫu bảng kê tính giá

34
TỔ CHỨC PHÂN LOẠI VÀ ĐÁNH GIÁ VẬT TƯ (TIẾP)

35
 TỔ CHỨC KẾ TOÁN BAN ĐẦU NX VẬT TƯ
 Tổ chức chứng từ cho nghiệp vụ nhập

Bp Trưởng
Người Ban phòng Thủ KT
cung
giao kiểm ứng cung kho HTK
hàng nhận ứng
(hoặc (KTT)
NV KTVT Bảo
nhập ) quản,
7
vật tư 1 2 3 4 5 6 lưu trữ

Đề Lập Lập Ký Kiểm Ghi

nghị BB PNK PNK nhận sổ
nhập KN hàng

Dùng kiến thức đã học C3 hãy vẽ lưu đồ tài liệu cho quy trình trên.
36
 TỔ CHỨC KẾ TOÁN BAN ĐẦU NX VẬT TƯ

 Nghiệp vụ xuất vật tư

Người Thủ Bộ Thủ KT

có nhu trưởng, phận kho HTK
NV cầu KTT cung
xuất hàng ứng Bảo
vật tư, quản,
6
sản 1 2 3 4 5 lưu
phẩm,
hàng Lập Duyệt
hóa chứng xuất Lập Xuất Ghi sổ
từ xin PXK kho
xuất

Dùng kiến thức đã học C3 hãy vẽ lưu đồ tài liệu cho quy trình trên.
37
 TỔ CHỨC KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ

 Phương pháp thẻ song song

 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển (tự nghiên cứu)

 Phương pháp sổ số dư (Tự nghiên cứu)

38
 TỔ CHỨC KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ
 Phương pháp thẻ song song:
 Trình tự ghi sổ:

Phiếu nhập

Thẻ kho Sổ kế toán Bảng tổng hợp Sổ KTTH

chi tiết N-X-T

Phiếu xuất

39
 TỔ CHỨC KẾ TOÁN CHI TIẾT (TIẾP)

 Thẻ kho (S12-DN):

 Thẻ kho dùng để phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho vật tư về mặt số lượng.
 Thẻ kho được mở cho từng thứ vật tư (từng danh điểm vật tư), và theo từng kho.
 Thẻ kho do thủ kho ghi. Cơ sở để ghi thẻ kho là các chứng từ nhập, xuất, mỗi chứng
từ được ghi một dòng trên thẻ.
 Cuối tháng thủ kho phải tiến hành cộng N, X tính tồn trên từng thẻ.

40
 TỔ CHỨC KẾ TOÁN CHI TIẾT (TIẾP)

 Sổ kế toán chi tiết vật tư (S10-DN),

 Do kế toán mở và mở theo kho do mình phụ trách, tương ứng với thẻ kho.
 Cơ sở để ghi là các chứng từ nhập xuất vật tư. Ghi theo cả chỉ tiêu số lượng và giá
trị.
 Cuối tháng đối chiếu với thẻ kho về mặt hiện vật, đối chiếu với kế toán tổng hợp về
mặt giá trị.
 Cuối tháng lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật tư (Bảng kê N, X, T).

41
 TỔ CHỨC KẾ TOÁN CHI TIẾT (TIẾP)

 Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho

 Do kế toán chi tiết lập cuối kỳ.
 Cơ sở để lập: Lấy tổng cộng nhập xuất và chỉ tiêu DĐK, DCK trên sổ chi tiết, mỗi
loại hàng ghi một dòng trên bảng theo cả chi tiêu số lượng và giá trị.
 Số tổng cộng về giá trị được đối chiếu với kế toán tổng hợp.

 Mẫu 2: Bảng tổng hợp NXT: Chỉ ghi theo giá trị
42
 TỔ CHỨC KT TỔNG HỢP VẬT TƯ

 Hình thức Nhật ký sổ cái

 Hình thức Nhật ký chung

 Hình thức Chứng từ ghi sổ

 Hình thức Nhật ký chứng từ

43
 Hình thức Nhật ký chung

Chứng từ vật tư

Bảng phân
bổ vật tư

Nhật ký mua vật tư Nhật ký chung Sổ chi tiết vật tư

Sổ Cái TK 152,153 Bảng tổng hợp

chi tiết

Bảng cân đối SPS

Báo cáo tài chính

44
 HÌNH THỨC NHẬT KÝ - SỔ CÁI

Bảng kê tính giá Chứng từ vật tư Số kế toán chi tiết

vật tư vật tư

Bảng phân bổ Nhật ký sổ cái Bảng tổng hợp

vật tư TK 152, 153 nhập xuất tồn

Báo cáo kế toán

45
 HÌNH THỨC CHỨNG TỪ - GHI SỔ
Chứng từ vật tư

Bảng phân bổ
vật tư

Sổ đăng ký chứng Chứng từ Số kế toán chi tiết

từ ghi sổ ghi sổ vật tư

Sổ cái TK 152, 153

Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối SPS

Báo cáo tài chính

46
 HÌNH THỨC SỔ NHẬT KÝ – CHỨNG TỪ
Chứng từ vật tư

Bảng phân bổ số 2

Nhật ký chứng từ liên

quan 1,2,4,5,7,10 Sổ chi tiết 331
Bảng kê 4, 5, 6

Nhật ký chứng từ Bảng kê 3

5, 6
Nhật ký chứng
từ 7

Sổ cái TK 152,153

Báo cáo tài chính

47
TỔ CHỨC CHU TRÌNH KẾ TOÁN TSCĐ
1 Khái niệm, đặc điểm và phân loại TSCĐ

2 Yêu cầu của quản lý TSCĐ

3 Nguyên tắc tổ chức chu trình kế toán TSCĐ

4 Nội dung tổ chức chu trình kế toán TSCĐ

48
 1. KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM VÀ PHÂN LOẠI TSCĐ

Khái niệm
Là những tài sản có giá trị lớn và dự tính đem lại lợi ích lâu dài cho
Doanh nghiệp

TSCĐ phải có đủ các tiêu chuẩn sau:

•Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản
đó.
•Giá trị ban đầu của tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy.
•Có thời gian sử dụng từ một năm trở lên:
•Có giá trị từ 30.000.000 đ (Ba mươi triệu đồng) trở lên.

49
 2. YÊU CẦU CỦA QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

Yêu cầu các thông tin của TSCĐ

1. Các thông tin về2. Các thông tin về 3. Các thông tin về
chủng loại theo nguyên giá, giá trị hao sử dụng TSCĐ và
đặc trưng kỹ thuật,
mòn, giá trị còn lại, khấu hao TSCĐ,
theo đặc trưng nguồn vốn hình thành gồm thời gian sử
kinh tế như: TSCĐ (theo số hiện có dụng TSCĐ; phương
- số lượng TSCĐ và sự biến động tăng, pháp thu hồi vốn;
thuộc từng loại; giảm TSCĐ). phương pháp khấu
- sự phân bố TSCĐ hao TSCĐ; phương
theo mục đích đầu pháp phân bổ chi phí
tư, khai thác, sử khấu hao cho các
dụng TSCĐ. đối tượng sử dụng.
50
3. NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC KẾ TOÁN TSCĐ

TSCĐ phải được tổ chức ghi sổ kế toán theo một đơn vị tiền tệ thống nhất là
đồng Ngân hàng Việt Nam.

Đánh giá TSCĐ phải thể hiện được nguyên giá TSCĐ (giá ban đầu).

Ghi sổ kế toán TSCĐ phải phản ánh được 3 chi tiêu nguyên giá, giá trị hao
mòn và giá trị còn lại của TSCĐ.

TSCĐ phải đươc ghi sổ theo đối tượng ghi TSCĐ, theo nguồn hình thành và
theo nơi sử dụng TSCĐ.
51
4. NỘI DUNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TSCĐ

 Tổ chức phân loại và tính giá TSCĐ

 Tổ chức kế toán ban đầu
 Tổ chức kế toán chi tiêt
 Tổ chức kế toán tổng hợp

52
 4.1 PHÂN LOẠI VÀ TÍNH GIÁ TSCĐ
 Tổ chức phân loại TSCĐ:
 Chọn tiêu thức phân loại
 Thực hiện phân loại
 Đánh số cho TSCĐ

 Tính giá TSCĐ

 Nguyên giá TSCĐ
 Khấu hao TSCĐ

53
4.2 TỔ CHỨC KẾ TOÁN BAN ĐẦU (TỔ CHỨC CHỨNG TỪ TSCĐ)

Các loại
chứng từ
TSCĐ

Chứng từ Chứng từ
TSCĐ khấu hao
TSCĐ

Biên bản
Biên bản Biên bản
giao nhận Biên bản đánh
giao nhận thanh lý
TSCĐ sửa chữa giá lại TSCĐ
TSCĐ TSCĐ
hoàn thành

54
 CHỨNG TỪ TSCĐ
Biên bản
Sử dụng trong trường hợp giao nhận TSCĐ tăng do mua ngoài, nhận
giao nhận
vốn góp, XDCB hoàn thành bàn giao, nhận lại vốn góp liên doanh,
TSCĐ (Mẫu số
01 - TSCĐ)
Ghi chép các nghiệp vụ thanh lý TSCĐ kể cả trường hợp nhượng
Biên bản bán TSCĐ. Nếu nhượng bán hoặc thanh lý TSCĐ có thu hồi từ
thanh lý TSCĐ nhượng bán phải kết hợp với hóa đơn bán hàng xuất cho khách
(Mẫu số 02 hàng để phản ánh nghiệp vụ thanh lý
-TSCĐ)

BB giao nhận Theo dõi khối lượng sửa chữa lớn hoàn thành (kể cả sửa chữa
TSCĐ sửa chữa nâng cấp TSCĐ).
hoàn thành
(Mẫu số 04-
TSCĐ-BB)
Theo dõi việc đánh giá lại TSCĐ. Trường hợp đánh giá lại
TSCĐ trên cơ sở kết quả kiểm kê, kế toán còn phải sử dụng
Biên bản đánh biên bản kiểm kê.
giá lại TSCĐ
(Mẫu số 05-
TSCĐ-BB):
Chứng từ khấu hao TSCĐ: Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ.
55
4.2 TỔ CHỨC KẾ TOÁN BAN ĐẦU (TỔ CHỨC CHỨNG TỪ TSCĐ)

Quy trình luân chuyển chứng từ TSCĐ.

Hội đồng Kế toán

Chủ sở giao nhận TSCĐ
hữu

Nghiệp
Bảo quản
vụ
1 2 3 4 lưu trữ
TSCĐ

Quyết định Giao nhận Lập hoặc huỷ thẻ

tăng, giảm TS và lập TS, lập bảng tính
biên bản phân bổ KHTSCĐ
56
 4.3 TỔ CHỨC KẾ TOÁN CHI TIẾT TSCĐ
Sổ TSCĐ (dùng chung cho toàn doanh nghiệp)

•Sổ này được mở cho cả năm.

• Bao gồm các thông tin chủ yếu:
 Các chỉ tiêu chung về TSCĐ;
 Chỉ tiêu tăng nguyên giá TSCĐ;
Các  Chỉ tiêu khấu hao TSCĐ;
sổ
Mẫu 1  Chỉ tiêu giảm nguyên giá TSCĐ.
chi
tiết
•Căn cứ mở sổ:
 Cách thức phân loại tài sản theo đặc trưng kỹ
thuật
 Cách thức xác định đối tượng ghi TSCĐ.
Thông thường sổ mở để theo dõi một loại TSCĐ
57
(S21-DN, T163)
(nhà cửa, máy móc thiết bị...). Căn cứ để ghi sổ là các
chứng từ tăng, giảm, khấu hao TSCĐ.
 Ví dụ 6.5: Sổ TSCĐ dùng chung cho toàn doanh nghiệp
Công ty cp công nghiệp tàu thuỷ SĐ Mẫu số S21-DN
Địa chỉ:……….. Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ
trưởng BTC.
SỔ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
Năm N
Loại tài sản: Máy móc thiết bị

Đơn vị tính: Đồng

Ghi tăng TSCĐ Ghi giảm TSCĐ
Chứng từ Khấu hao Chứng từ
Khấu hao
Tên, đặc Tháng
ST Nước Số Nguyên Tỷ lệ đã tính Lý do
điểm,ký năm đưa Mức Ngày,
T Số sản hiệu giá (%) đến khi Số giảm
NT hiệu vào sử khâu tháng
hiệu xuất TSCĐ TSCĐ khấu ghi giảm hiệu TSCĐ
TSCĐ dụng hao , năm
hao TSCĐ

05/ Máy hàn Việt 14.500. 725.

05 8/2009 00068 5
1 08 TW 400 Nam 000 000

2
Việt 14.500.
Cộng
Nam 000

Ngày …tháng …năm…

Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký,
58 họ tên)
 4.3 TỔ CHỨC KẾ TOÁN CHI TIẾT TSCĐ

Sổ chi tiết TSCĐ theo đơn vị sử dụng.

Mỗi một đơn vị hoặc bộ phận thuộc DN phải mở
Các một sổ để theo dõi TSCĐ. Căn cứ để ghi sổ là các
Mẫu 2 chứng từ gốc về tăng, giảm tài sản của doanh nghiệp.
sổ
chi
tiết

(S22-DN)

59
 Ví dụ 6.6. Mẫu sổ chi tiết theo đơn vị sử dụng:
Viện Đại học Mở Hà Nội SỔ CHI TIẾT TÀI SẢN CỐ ĐỊNH (S22-DN)
Tại Viện đào tạo sau đại học
Năm 20X8

S
SH Mã Đơn Tỷ Ngày
H Tên Năm Nguyên
N/T TS TS SL vị lệ đưa GTHM LK GTCL
C TSCĐ SX giá
CĐ CĐ SD KH vào SD
T
… … …. …. … …. …. …. …. …. … …. …..
23/05 3839 Máy Data MAC 05 63 2008 10,0 23/05/08 56.056.000 2.802.800 53.253.
Show 200
09/06 4589 Máy tính MTX 03 63 2007 12,5 12/05/07 66.529.560 24.948.585 41.580.
xách tay 975

30/12 4591 Máy in MIN 02 63 2008 10,0 30/12 58.729.580

Xero
… … …. …. … …. …. …. …. …. …. …. …..
.
Cộng
Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) ( Ký tên, họ tên) (Ký,Họ tên, đóng dấu)

60
 4.3 TỔ CHỨC KẾ TOÁN CHI TIẾT TSCĐ

 Bên cạnh hai mẫu sổ chi tiết nêu trên, doanh nghiệp có

thể thiết kế và sử dụng các sổ chi tiết khác tùy theo

yêu cầu quản lý. Các sổ chi tiết có thể sử dụng bao gồm:

 Sổ chi tiết theo nguồn hình thành

 Sổ chi tiết theo tình trạng sử dụng

 Sổ chi tiết theo quyền sở hữu tài sản

61
4.4 TỔ CHỨC KẾ TOÁN TỔNG HỢP THEO CÁC HÌNH THỨC SỔ

Trình tự ghi sổ TSCĐ theo hình thức NK chung

Chứng từ tăng, giảm và

khấu hao TSCĐ

Nhật ký chung Thẻ TSCĐ

Sổ Cái TK
211,212,213,214 Sổ chi tiết TSCĐ

Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối SPS tăng, giảm TSCĐ

Báo cáo tài chính 62

 Sơ đồ ghi sổ theo hình thức Nhật ký sổ cái
4.4 TỔ CHỨC KẾ TOÁN TỔNG HỢP THEO CÁC HÌNH THỨC SỔ

Chứng từ tăng, giảm và khấu

hao TSCĐ

Nhật ký sổ cái TK 211,

212,213,214 Thẻ kế toán TSCĐ

Sổ chi tiết TSCĐ

Báo cáo tài chính

Bảng tổng hợp chi tiết

63
 Trình tự ghi sổ TSCĐ theo hình thức Chứng từ ghi sổ
4.4 TỔ CHỨC KẾ TOÁN TỔNG HỢP THEO CÁC HÌNH THỨC SỔ

Chứng từ tăng, giảm và khấu TSCĐ

Chứng từ ghi sổ Thẻ TSCĐ

Sổ cái TK
211,212,213,214 Sổ đăng ký CTGS Sổ chi tiết TSCĐ

Bảng cân đối số Bảng tổng hợp chi tiết

phát sinh

64
Báo cáo tài chính
 Trình tự ghi sổ TSCĐ theo hình thức NK chứng từ
4.4 TỔ CHỨC KẾ TOÁN TỔNG HỢP THEO CÁC HÌNH THỨC SỔ

Chứng từ tăng, giảm và khấu

hao TSCĐ

Thẻ TSCĐ
NKCT NKCT 9 BK 4,5,6 (214)
1,2,3,4,5,10

Sổ chi tiết TSCĐ

NKCT 7 (214)

Sổ Cái TK 211,212,213,214 Bảng tổng hợp

chi tiết tăng, giảm TSCĐ

Báo cáo tài chính

65
 TỔ CHỨC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN
 Khái niệm

Nghiệp vụ thanh toán với người bán là nghiệp vụ phát sinh trong
quan hệ giao dịch giữa doanh nghiệp mua với các nhà cung cấp
đầu vào.

 Phương thức thanh toán

Thanh toán trước tiền hàng mua; sau đó quyết toán chênh lệch
theo thực tế nhập hàng và giá trị hàng mua phải trả người bán.

Thanh toán sau khi đã nhập hàng theo phương thức mua chịu

Thanh toán ngay tiền hàng.

66
TỔ CHỨC KẾ TOÁN CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN
(NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC)

Phải tổ chức hợp lý chứng từ kế toán, hệ thống sổ nhằm theo dõi

công nợ cho từng người bán, từng lần phát sinh nợ trên cơ sở hợp
đồng mua hàng.

Phải mở đủ sổ kế toán chi tiết thanh toán với người bán để theo
dõi từng đối tượng.
Căn cứ để mở sổ là các nhà cung cấp nhiều hay ít, mật độ giao
dịch với từng nhà cung cấp thường xuyên hay vãng lai.

Tổng hợp công nợ chi tiết cho từng nhà cung cấp được thực hiện
theo nguyên tắc không được bù trừ số công nợ phải trả và phải thu
giữa các NCC khác nhau. Cụ thể:
Số dư Có TK 331 = tổng số dư Có chi tiết 331.
Số dư Nợ TK 331 = tổng số dư Nợ chi tiết 331. 67
TỔ CHỨC KẾ TOÁN CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN

 Sổ chi tiết mở cho TK 331:

Mẫu 1: SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN (NGƯỜI MUA)
Tài khoản: …………….. Đối tượng....... Loại tiền: VND
Chứng từ Thời Số phát sinh Dư cuối kỳ
TK hạn
NT ghi
Diễn giải đối được
sổ SH NT N C N C
ứng chiết
khấu
Số dư đầu kỳ

Phát sinh trong

kỳ

Cộng phát sinh

Số dư cuối kỳ

Mẫu 2: Sổ chi tiết thanh toán với người bán (Dùng cho nghiệp vụ phát
68
sinh bằng ngoại tệ)
TỔ CHỨC KẾ TOÁN CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN

 Bảng tổng hợp chi tiết :

Mẫu: Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán
Tháng…… năm ….

Số dư đầu Phát sinh trong

Số dư cuối kỳ
Tên nhà cung kỳ kỳ
STT
cấp
Nợ Có Nợ Có Nợ Có

Người bán A

Người bán B

Cộng

69
NẾU DOANH NGHIỆP ÁP DỤNG HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG

Chứng từ gốc (hóa đơn)

chứng từ mua và thanh
toán

Nhật ký mua hàng, Sổ chi tiết thanh toán với người

Nhật ký chung
Nhật ký chi tiền bán (331)

Sổ cái TK 331

Bảng cân đối số Bảng tổng hợp chi tiết thanh

phát sinh toán với người bán

Báo cáo tài chính

70
 HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ

Chứng từ gốc (Hóa đơn mua, chứng từ

mua, CT thanh toán)

CT - GS lập cho TK
Sổ đăng ký CTGS
331

Kế toán chi tiết

Sổ cái
thanh toán với
TK 331
người bán (TK
331)
Bảng cân đối số phát
sinh

Báo cáo kế toán

71
 HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHỨNG TỪ

Chứng từ gốc Sổ chi tiết NKCT số 5

mua và TT TK 331 (TK 331)

Báo cáo
Sổ cái TK 331
Tài chính

72