BIM Execution  
NTM Project‐ Sample 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Fourth Edition 08‐15‐2012 

 
1 
 
Table of Contents  

1.0 Overview P3
2.0 Mission Statement P3
3.0 BIM Uses P3
4.0 Level of Development P4
4.1 MEA table P4-5
4.2 BIM Project Design Milestones P6
BIM Project team: Roles,
5.0 PP6-8
Responsibilities, and Contacts
6.0 Design Team Software
P9
Requirements
6.1 Construction Team Software P10
Requirements
7.0 Hardware Requirements P10
8.0 Existing Conditions P10
9.0 Project Setup P10
10.1 Design File Naming Format P11
10.2 Construction File Naming Format P11
11.0 Design Model Files Setup P12
11.1 Project Base Point P12
11.2 Design Model Structure P13
11.3 Construction Model Files Setup P14
12.00 Model elements rules: General P14
12.01-12.07 Design Model elements rules PP15-19
12.10- 12.15 Construction Model elements rules PP20-24
13.0 Project Phases P25
14.0 Model Ownership of Elements P26
15.0-15.1 Files Exchange P27
15.2 Conversion Revit files to AutoCAD P28
16.1-16.2 Project Revisions P28
17.0-17.2 Project Coordination PP29-30
18.0 QR tags and Metadata PP31

Appendix A Sample of AIA E202 Model Element Table PP32-33

Appendix B Model Elements Authoring Table
Appendix C Box.net Tutorial

 
 
The plan is subject to revisions and updates as necessary to accommodate team’s needs and 
project developments. 
 

1.0 Overview: 

 
2 
 
The intent of this BIM Execution Plan is to define a process of using building information modeling 
(BIM) for NTM Addition and related work, including Parking structure, Cogen Plant, and generators.  
The Plan defines scope of BIM work and delineates 

roles and responsibilities,  
project setup and workflow  
authoring  
models creation and ownership  
project phases 
file exchange protocol 
framework of team collaboration  
review and coordination process  
software applications 
 
Refer to Project Contract for specific information regarding project content, delivery methods, and 
scope of work. 

2.0 Mission Statement 

The objective of using BIM is to 

 Provide smooth, model‐based, coordinated workflow 
 Improve team collaboration  
 Ensure quality in the design and construction of the project  
 Minimize amount of errors, and subsequently, RFIs and construction costs 
 Maximize project efficiency before and during the construction  
 Create a record model for after‐construction use (facility management, etc.) 
 
3.0 BIM Use 

BIM on this project is to be used for: 

 
1.  Design Authoring (New Conditions Modeling)   Design Team 
2.  Existing and Demolition Conditions  Modeling  Design Team 
3.  Design Review  Design Team 
4.  3D coordination  Design Team / Construction Team 
5.  Shop drawings  Construction Team 
6.  Record Model  Construction Team 
7.  Facility Management  Construction Team 
 
   

 
3 
 
 4.0 Level of development 
 

This project to be developed for the following levels (per AIA Document E202–2008, Building 

Information Modeling Protocol Exhibit) (see Appendix A for illustration). 

BUILDING  LOD 

Shell of existing building  LOD 100 

New building addition  LOD 300 

Existing lobby  LOD 300 

New Cogen Plant  LOD 200 

New generators enclosures  LOD 200 

All work that require LOD 400 and LOD 500 to be performed by GC team. 

Should GC requests the Design Team to perform any services to LOD 400/LOD 500, the project scope 

should be reassessed accordingly. 

4.1 Model Element Authoring Table 
 
The following table defines the minimum level of detail (LOD) expected for specific types of building 

elements.  The table also outlines the progression of element detail through each phase of the design 

process / record modeling. 

This table is for a general illustration of the LOD/Model Elements Ownership.  Refer to Project 
Contract for specific information regarding project content, delivery methods, and scope of work. 

Refer to Appendix “B” for an excel spreadsheet of this table for review and comments. 
 

         See the XLS file for Level of Detail standards 

   

 
4 
 
 

4.2 BIM Project Design Milestones 
 

Project Milestone  Date 

Project BIM Kick‐off Meeting  11/29/2011 

C/S SD Set issued for NTM Review  01/12/2012 

Final C/S Schematic Design Submittal  02/03/2012 

C/S Design Development Review Submittal  04/10/2012 

Final C/S Design Development Submittal  05/01/2012 

C/S CD Review Submittal  07/03/2012 

C/S CD Submittal (Plan Check)  07/26/2012 

TI SD Set issued for NTM Review  04/30/2012 

Final TI Schematic Design Submittal  05/22/2012 

TI Design Development Review Submittal  07/10/2012 

Final TI Design Development Submittal  07/31/2012 

TI CD Submittal (Plan Check)  09/25/2012 

 
 
 
5.0 BIM Project team: Roles,  Responsibilities, and Contacts 
 
Creating BIM model is a collaborative effort.  Each BIM team has specific responsibilities during the 

project life as agreed upon at the beginning of the project.  All Design Teams (architecture, structural, 

MEP, civil) and Construction Team shall assign an individual to the role of BIM Lead to coordinate 

their work with the entire Design/Construction Team. 

   

 
5 
 
Below is a brief outline of the responsibilities of each team and a list of primary contacts. 
TEAM Team Responsibility Point of contact
OWNER     
 Project oversight, management and coordination  Contact Name 
 Participant in the design process   Title 
Owner   As‐built data  Address 
 Quality assurance  (o)  
   Scheduling  (f)  
 Project Coordination   (m)  
  email 
DESIGN TEAM     
Contact Name 
 Architectural design   Title 
 Project coordination  Address 
Architect 
 Model exchange oversight and coordination   (o)  
   Quality control   (f)  
 Architectural Design Record Model  (m)  
email 
Contact Name 
Title 
Address 
Civil   Civil design 
(o)  
   Coordination and review 
(f)  
(m)  
email 
Contact Name 
Title 
 Structural design,  
Address 
Structural   Project coordination and review 
(o)  
   Structural Design Record Model 
(f)  
 
(m)  
email 
Contact Name 
Title 
Electrical   Electrical design  Address 
 Project coordination and review  (o)  
   Electrical Design Record Model  (f)  
    (m)  
email 
 
Contact Name 
Title 
 Mechanical design  Address 
Mechanical   Project coordination and review  (o)  
   Mechanical Design Record Model  (f)  
  (m)  
email  
 
 

 
6 
 
  
GENERAL
CONTRACTOR
Contact Name 
Title 
 Project coordination and review 
Address 
Contractor   Clash detection 
(o)  
   As‐built Record model 
(f)  
(m)  
email
Sub‐Contractor 
and/or Fabricator 
(as appropriate)    Off‐site fabrication and shop drawing design 

TBD 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
   

 
7 
 
 6.0 Design Team BIM Software Requirements 
 
Authoring Software 
 
The Design Team is required to use parametric BIM Authoring software for this project.  All 
architects, engineers, and specialty consultants are required to use the following design 
authoring software in its current 2012 version: 
 
• Autodesk® Revit® Architecture 

• Autodesk® Revit® MEP 

• Autodesk® Revit® Structure 

• Autodesk® Civil 3D 

 
Autodesk® Revit® 2012 verticals will be used throughout the life of the project. 
 
 Coordination Software 
 
All final internal and external model coordination and conflict detection are required to use the 
following software in its native file format in its current 2012 version: 
 
 Autodesk® Navisworks® Manage 

 
All project revisions between AE teams should be documented using the following software in 
its native file format in its current 2012 version: 
 
 Autodesk Design Review 2012 
 

All AE teams should be able to use the following software in its native file format in its current 
version for communication with Owner: 
 
 Bluebeam PDF 
   

 
8 
 
6.1 Construction Team BIM Software Requirements 
 
1. Contractor uses Autodesk® Revit® Architecture to author logistics models and to manage 
model deliverables from the Design Team.   
2. Autodesk®  Navisworks® Manage will be used to compile the system models and execute 
a comprehensive clash detection study.   
3. Sub‐contractors will author their three‐dimensional shop drawings and as‐built models in 
a platform compatible with Autodesk®  Navisworks®  Manage.  
4. Autodesk® Revit® 2012 verticals will be used throughout the life of the project. 
 
7.0 Hardware Requirements 
 
Design and Construction Team members shall utilize computer hardware that is sufficient to 
efficiently handle single model files of up to 500 MB and aggregate models of up to 1.5 GB. 
 
8.0   Existing Conditions 
 
1. Modeling of the existing conditions is to be performed by the Design Team based on 
Owners provided as‐built information. 
2. Before project starts, all Design Teams to perform a field survey of the site and to validate 
and document the accuracy of the as‐built information 
3. All Design Teams to exchange the field survey data affecting each other design. 
4. MP and Electrical Design Teams to verify the extent of the demolition work and to update 
Architects with necessary changes. 
 
9.0   Project Setup 
 
1. Architect to provide a cartoon set of the project.  
2. Project documents to be prepared on 30x42 papersize  
3. Architect to provide a Title Block for the project. 
4. Architect to provide a key plan 
5. Architect to illustrate a typical way of setting up a floor plan views (overall and partial).  
6. Grids and levels are to be placed on the workset “Shared Levels and Grids”.  
7. Architect to provide architectural sheet index (for reference).  
 
 
   

 
9 
 
10.1  Design File Naming Format 
 
Files for exchange/final models should be formatted as follows: 
 NTM‐Architectural  
 NTM ‐Architectural‐TI 
 NTM ‐Structural 
 NTM ‐Mechanical 
 NTM ‐Plumbing 
 NTM ‐Electrical 
 

10.2  Construction File Naming Format 

1. The file naming convention enforced Contractor will consist of the following syntax: 
a) NTM‐DDDD_LvX.XXX  where DDDD represents to the project 
discipline, LvX stands for level, and XXX is the file extension.   
b) For example, the plumber would name their files 
 NTM‐Plumbing_Undg.rvt, NTM‐Plumbing_Lv1.rvt and NTM‐
Plumbing_Lv2.rvt etc.   
c) The naming convention for construction models should not differ from 
the design convention with the exception of the level identifier.   
2. It is imperative once the file naming structure is in place that it does not change and that we 
have full compliance to this standard by all parties involved.  Variance from this standard 
will not be tolerated.   
3. If a file is modified or updated, it is to be saved as the exact same file name as the previous 
version and uploaded to the appropriate directory.  Archived versions will be saved.  
 

 
   

 
10 
 
11.0   Design Model Files Setup 
 
1. All design models to be central files.  
2. Each discipline to acquire the shared coordinates, grid lines, levels, and project north from 
the Architectural model.  Refer to 11.1 for Project Base Point and True North. 
3. Preliminary models with acquired shared coordinates to be sent to the Architect team for 
verification. 
4. Verified models only to be used for design. 
5. The final model will be the SITE file.  
6. During the project, files of different disciplines could be interlinked as necessary as overlays. 
7. Shared Design Models are to be cleaned up per #15.0 of this plan. 
8. At the end of the project, separate model from each discipline are to be directly tied to the 
SITE, without any additional levels of Revit or CAD links. 
9. No DWG files to be linked to exchanged or finally submitted Revit files. 
 
11.1   Project Base Point Coordinates and Angle to True North 

            
   

 
11 
 
11.2   Design Model Structure 

               
   

 
12 
 
11.3   Construction Model Files Setup/Coordination with Design Models. 

1. The project grid lines established in the Architectural model will serve as the origin for all 
subsequent models.  Contractor will create a Revit family of 3D grids and labels and provide 
the .dwg export to each participant for reference.  
2. The intersection of grid lines E5 and EB at 0’0” will serve as our 0,0,0 reference throughout 
the project.   
3. The coordination will take place level by level and thusly the model files will be cropped or 
represent a single level.  The following table represents the range of each level: 
 
Level  Base constraint  Top Constraint  Total Height 
Underground  ‐15ʹ0ʺ  0’0”  15ʹ0ʺ 
Level 1  0’0”  14’0”  14’0” 
Level 2  14’0”  28’0”  14’0” 
Level 3  28’0”  42’0”  14’0” 
Level 4  42’0”  56’0”  14’0” 
 
 
   

 
13 
 
12.00  Model elements rules:  General 
 
1. Completeness of design 
 
All physical building elements within the project are to be modeled (except those clearly 
defined and excluded in the MEA Table) and are to represent the full and complete design of 
each level and element of the building.  For example, if a single level of a building is identical 
to another level, each level is to be distinctly and completely represented in the Design and 
Construction models.  Same applies to the identical partial floor layouts. 
 
2. Model property data 
 
Both the Design and Construction Models are to accurately represent the geometric properties 
of the building elements and/or systems in the model. 
 
3. Model precision: 
Project units should be rounded to the nearest 1/256”. 

                      
 

12.01  Design Model elements rules:  General  
 
1. Modeled elements must never be deleted (unless required by design changes). 
2. Roof to be profiled by Architect and modeled by Structural  Engineer  
 
 
   

 
14 
 
12.02   Design Model elements rules:  Structural 

1. Framing 
a) Columns will be accurately located and sized.  
b) Beams and girders will be accurately located and sized.   
c) Foundations will be accurately located and sized. 
d) Concrete walls will be accurately located and sized. 

2.  Existing 
a) Existing beams and columns are places based on the best of the Design Team knowledge 
given the as‐built drawings.  
 
12.03  Design Model elements rules:  Architectural 
 
1. Rooms 
a) Rooms are to be accurately bounded, completely enclosed, and not overlapping with other 
rooms.   
b) Rooms are to be used for MEP spaces 
c) Rooms are to contain property data with the correct name and number.  
d) Rooms will contain property data assigning it to the correct space, department, area, and 
level.  
e) Rooms are to be continuous spaces with the height of the space corresponding to the 
ceiling height.  

2.  Closure and Adjacency 
a) Rooms, spaces, departments etc. shall be properly enclosed using floors, walls, and ceilings 
that are touching, but not overlapped.  
b) Adjacent model elements shall be touching and not overlapping.  

3.  Walls  
a) Existing wall are to be generic  
b) New walls are to be of the correct wall types. 
c) Walls shall be modeled to the correct height based on wall type.  

4.  Doors  
a) Doors are to be associated with the correct level.  
b) Doors are to contain the correct door type as property data.  
 

 
15 
 
 
12.04  Design Model elements rules:  Mechanical 

1. HVAC Equipment 
AHUs, Fans, VAV boxes, and other major equipment within the building NTM‐Add 
boundaries are to be modeled. 
 
2. HVAC Distribution 
Air distribution ducts for supply, return, ventilation and exhaust ducts, fire smoke 
dampers, registers, diffusers, grilles and louvers are to be modeled to outside face 
dimension. Duct hangers and supports and seismic bracing shall be modeled by the 
mechanical contractor. Controls systems will not be part of the Revit model. 
 
3. Mechanical Piping 
All piping 3/4ʺ diameter and greater within building footprint and within five feet from 
building shall be modeled to outside diameter of pipe or pipe insulation, whichever is 
greater.  
 
4. Equipment Clearances 
Clearances shall be modeled for use in clash detection process and maintenance access 
requirements. 
 
   

 
16 
 
12.05  Design Model elements rules:  Plumbing 

1. Fixtures 
Piping of plumbing fixtures, sinks, toilets, tubs, shall be modeled in the pluming model 
unless otherwise specified in the BIM execution plan. Plumbing fixtures will be 
modeled in the Architectural model. 
 
2. Equipment 
Carriers, floor and roof drains, leaders, sumps, booster pumps, grease interceptors, 
sediment separators and other major equipment shall be modeled. 
 
3. Piping 
Plumbing piping within building footprint and within five feet from building, 
including hot and cold water piping, sewer piping, storm drain piping, gas piping, 
compressed air piping, mains and branch valves and cleanouts shall be modeled. 
Piping shall be modeled to outside diameter of pipe or pipe insulation, whichever is 
greater. Pipe hangers, pipe supports, seismic bracing, fixture isolation and angle stop 
valves will not be part of the  design model, they shall be added detailing and 
development of the contractor’s model. 
 
4. Equipment Clearances 
Clearances and access zones shall be modeled for use in clash detection process and 
maintenance access requirements 
 
 
12.06  Design Model elements rules:  Fire Protection 

Fire protection components inside building: Standpipes, main laterals, lateral runouts 
and pipe routing for head connections, vertical standpipe drain piping, standpipe drain 
assembly, hose connections, inspector test assemblies and zone valve feed assemblies. 
Sprinkler head locations/head drops, pipe supports and seismic bracing, clean agent 
fire protection systems, drains, sensors, heat and smoke detectors, notification devices, 
control panels and related equipment shall be added detailing and development of the 
contractor’s model. 
 
   

 
17 
 
12.07  Design Model elements rules:  Electrical 

1. Power 
Transformers, emergency generators, main and distribution panels, switchgear, 
receptacles, switches and junction boxes shall be modeled.  Electrical feeders and 
conduits 2” and larger shall be modeled, including underground runs. 
 
2. Lighting 
Permanently mounted light fixtures, lighting controls, switches and junction boxes shall 
be modeled unless otherwise specified in the BIM execution plan. 
 
3. Communications 
All existing and new communications service controls, audio equipment, speakers, 
phone and data ports and connections, both above ground and underground shall be 
modeled.  Cable tray routing shall also be modeled.  Communications conduits 2” and 
larger shall be modeled.  
 
4. Security 
All security devices, keypads, cameras and motion sensors shall be modeled. 
 
5. Equipment Clearances 
Clearances and access zones shall be modeled for use in clash detection process and 
maintenance access requirements. 
 
   

 
18 
 
12.10  Construction Model elements rules:  Architectural 
 
1. Walls and Curtain Walls 
 
a) Interior and exterior walls shall be modeled to exact height, length, and width.  
b) Curtain walls systems are to be modeled according to their true profile including window 
placement and mullion placement. 
 
2. Doors, Windows and Louvers: 
Doors, windows and louvers shall be modeled to represent actual size and location, both 
interior and exterior. 
 
3. Roof 
The model shall include the roof with overall thickness including insulation, drainage 
systems, major penetrations, access ladders and specialties. 
 
4. Ceilings 
The Ceiling system is to include correct act placements when applicable.  Soffits, openings, 
and slopes are also to be modeled. 
 
5. Vertical Circulation 
Elevators, stairs, handrails and guardrails are to be modeled with proper placement, width, 
length, and height. 
 
6. Specialty Equipment 
All specialty equipment including but not limited to projectors and screens are to be 
modeled in the proper and according to equipment specifications.  Other fixtures including 
plumbing fixtures and electrical fixtures shall be modeled according to assignments in the 
BIM execution plan. 
 
 
   

 
19 
 
12.11  Construction Model elements rules:  Structural 

1. Foundations 
Spread Foundations, Caisson Foundations, Pile Foundations, Mat Foundations, Load‐
bearing Wall foundations shall all be modeled according to their length, width, and 
height. 
 
2. Framing 
Steel Columns, Steel Floor C‐Joists, Open Web Joists, Joist Girders, Steel Beams, Precast 
Concrete Elements, Cast‐In‐Place Concrete Elements, Kickers, gusset plates are all to be 
modeled to meet the intending design specifications. 
 
3. Floors  
All flooring is to be modeled to the proper depth and is to include any holes or 
openings. 
 
4. Wall Types  
Load Bearing Walls (Masonry, Concrete, Cold‐Formed Steel, Wood, other) are to be 
modeled with proper placement, proper openings, and with intended height, length, 
and width specifications.  
 
5. Miscellaneous Steel 
Angles for openings, deck bearing, etc., channels for mechanical units, and lintels are to 
be modeled. 
 
 
   

 
20 
 
12.12  Construction Model elements rules:  Mechanical 

5. HVAC Equipment 
AHU, Fans, VAV boxes, compressors, chillers, cooling towers, air handlers, boilers, 
hoods and other major equipment are to be modeled. 
 
6. HVAC Distribution 
Air distribution ducts for supply, return, ventilation and exhaust ducts, duct hangers, 
seismic bracing, fire smoke dampers, control systems, registers, diffusers, grilles and 
louvers are to be modeled to outside face dimension. 
 
7. Mechanical Piping 
All piping 3/4ʺ diameter and greater shall be modeled to outside diameter of pipe or 
pipe insulation, whichever is greater.  
 
8. Equipment Clearances 
Clearances shall be modeled for use in clash detection process and maintenance access 
requirements. 
 
   

 
21 
 
12.13  Construction Model elements rules:  Electrical 

1. Power 
Transformers, emergency generators, main and distribution panels, switchgear, 
receptacles, switches and junction boxes shall be modeled.  Electrical feeders and 
conduits larger than 3/4ʺ shall be modeled, including underground runs. 
 
2. Lighting 
Permanently mounted light fixtures, lighting controls, switches and junction boxes shall 
be modeled unless otherwise specified in the BIM execution plan. 
 
3. Communications 
All existing and new communications service controls, audio equipment, speakers, 
phone and data ports and connections, both above ground and underground shall be 
modeled. Cable tray routing with hanger supports and seismic bracing shall also be 
modeled. Communications conduit 3/4ʺ and greater shall be modeled.  
 
4. Security 
All security devices, keypads, cameras and motion sensors shall be modeled. 
 
5. Equipment Clearances 
Clearances and access zones shall be modeled for use in clash detection process and 
maintenance access requirements. 
 
   

 
22 
 
12.14  Construction Model elements rules:  Plumbing 

5. Fixtures 
All plumbing fixtures, sinks, toilets, tubs, shall be modeled in the pluming model 
unless otherwise specified in the BIM execution plan. 
 
6. Equipment 
Carriers, floor and roof drains, leaders, sumps, booster pumps, grease interceptors, 
sediment separators and other major equipment shall be modeled. 
 
7. Piping 
All piping to five feet outside building footprint, including hot and cold water piping, 
sewer piping, storm drain piping, gas piping, pipe hangers, seismic bracing, valves and 
cleanouts shall be modeled. Piping shall be modeled to outside diameter of pipe or pipe 
insulation, whichever is greater. 
 
8. Equipment Clearances 
Clearances and access zones shall be modeled for use in clash detection process and 
maintenance access requirements 
 
12.15  Construction Model elements rules:  Fire Protection 

All fire protection components including main lines, branch piping, sprinkler heads, 
valves, drains, pumps, tanks, sensors, heat and smoke detectors, notification devices, 
control panels and related equipment shall be modeled. 
   

 
23 
 
13.0  Project Phases 
 
1. Project will be phased as following: 
 
Existing  [Existing and Demo] 
New Shell  [Existing + New Shell] 
New TI  [Existing + New Shell + New TI] 
 
2. All disciplines to follow phases as set in the NTM‐Architectural as described below 
 
 Create Phases as shown in NTM‐Architectural 
 Create a separate plan for each phase (as needed per project development) 
 Link NTM‐Architectural to your model 
 Select linked NTM‐Architectural > Properties>Edit Type>Phase Mapping 
 Map Phases as shown below: 
 

   

 
24 
 
14.0    Design Model Ownership of Elements 

 
MODEL OWNERSHIP OF ELEMENTS 
 
Modeled Element  Discipline Owner  Discipline Usage 

• Grids  Structural  A, M, P & E – Copy Monitor 

• Columns  Structural  A, M, P & E – Linked 

• Exterior  Architectural  S, M, P & E – Linked 

• Below grade veneer supported foundations  Structural  A, M, P & E – Linked 

• Ramp slabs/stair steps & stair landing slabs  Architectural  S, M, P & E – Linked 

• Landscaping, planters  Architectural  S, M, P & E – Linked 

• Floor slabs on grade w/ recesses  Structural  A, M, P & E – Linked 

• Foundation walls – retaining, stair / ramp 
Structural  A, M, P & E – Linked 
walls, entry foundations 

• Roof deck (floor)  Structural  A, M, P & E – Linked 

• Roof finish (floor)  Architectural  M, P & E – Linked 

• RTU curbs  Structural  M, P & E – Linked 

• Mechanical curbs  Mechanical  A, P & E – Linked 

• Plumbing Fixtures  Plumbing  A, S, M & E – Linked 

• Mechanical Fixtures  Mechanical  A, P & E – Linked 

• Light Fixtures  Electrical  A ‐ Linked 

 
   

 
25 
 
15.0   Design Team Files Exchange 
 
1. Models to be uploaded to Architect Share biweekly, end of Monday starting 12/05/2011. 
2. Links to the model uploads to be sent to Architect and then shared with the team. 
3. Before sending your file for exchange, do the following: 
a) Open Revit
b) Select the file using Revit dialog box check both the Detach from Central and Audit
boxes.
c) Be sure to select Detach and Preserve Worksets when the dialog box appears.
d) Save the project into the proper subfolder in the _OUTgoing folder.
e) Remove all links (Revit and cad).
f) Purge all unused families.
g) Synchronize with central to remove your ownership from the worksets.
i. Be sure to select Synchronize and Modify Settings.
ii. Check all boxes that are not shaded including the compact file box
  Make sure they are named as set forth above (10.0). 
 

15.1   Design/Construction Team Data transfer 
 
1. Contractor has established a service through Box, a web based collaboration platform, to 
host and share files as needed on the project.   
2. Refer to Appendix “C” for a tutorial for the use and function of the Box site. 
3. Once a file is uploaded, notifications are sent to collaborators and an archived copy is 
saved of each revision posted.    
4. Collaborators will post updates as they are completed to their respective directory from 
which Contractor will create the composite model.   
5. Other project documents and data files can be posted and transmitted via the Box platform.  
Submittals and RFI’s will be posted and replied to via Box.  
 

 
 
   

 
26 
 
15.2   Conversion Revit files to AutoCAD 
 
With every scheduled submittal Architect should provide a set of architectural CAD plans 
translated per NTM Layering Standards for use with NTM Facility Management program. 
 
 
16.1  Design Team Project Revisions and Change Management 
 
1.  At the time of files exchange, all revised sheets/views to be printed to DWF files. 
2. All project revisions for each discipline should be documented with revision clouds using 
Design Review.  
3. Architect to provide a sample revision plan (DWF file) 
4. All A/E teams are required to archive project progress sets in PDF and native formats. 
5. During construction, the Design Team shall maintain and update their respective Design 
Models with all significant field changes made through RFIs, Change Orders, Bulletins, and 
similar documents, including Architectural, MEP and Structural changes and coordinate 
those changes with General Contractor and subcontractors.  Should the 3D geometry of the 
model changes, it likely is to be defined as significant.  Owner will make final 
determination on whether a change is significant or not.  Design Team will be providing 
these model updating services to Owner at no additional cost, with exception to changes to 
the scope made by Owner. 
 
 
16.2  Construction Team Project Revisions and Change Management 
 
1. Sub‐contractors are required to maintain an as‐built representation of their systems.  
Updates are to be continually posted as the models adapt and are modified to reflect actual 
installed conditions.   
2. Design changes which require a delta and a updated contract drawing will originate in 
their respective model source.  Those changes will be posted in conjunction to the printed 
directive to the Box site where in turn they will be implemented in each affected system 
model by the sub‐contractors.   
3. At the conclusion of the project, each collaborating discipline will be required to submit a 
model file representing their scope of work as specified in the Project’s LOD document and 
defined by the AIA E202’s LOD description.   
   

 
27 
 
17.0  General Project Coordination Requirements 

3D coordination is of critical importance to assure quality project document delivery.   
Models submitted for clash detection shall be “clean” of all extraneous 2D references and/or 3D 
elements. 
 
Design Team is to produce a design in which all M/E/P/FP systems fit within the intended 
spaces provided, including required clearances. To facilitate this, the Design Team is to have a 
planned 3D spatial analysis and clash resolution process.  
 
This spatial analysis and clash resolution process to include:  
1. Regularly scheduled data exchange  
2. Navisworks clash detection analysis  
3. Area by area / discipline by discipline clash review 
4. a clash resolution report /coordination log to include: 
 
Priority (urgent, high, normal, low)   
Clash ID/number   
Clash name   
Clash description   
Clash tolerance (if needed)   
Location (level/grid lines/distance)   
Date found   
Responsible party   
Resolution   
Date resolved   
 

   

 
28 
 
17.1  Design Team Project Coordination Requirements: 

1. MEP and Structural Teams are required to perform internal coordination between disciplines 
at least once a month using their BIM Authoring software capabilities or Autodesk® 
Navisworks® Manage. 
 
2. All AE Teams are required to perform internal coordination between disciplines at the end if 
each phase using their BIM Authoring software capabilities or Autodesk® Navisworks® 
Manage. 
 
17.2  Construction Team Project Coordination Requirements: 

1. Contractor will self‐perform the clash detection studies both on design models and as a process 
to facilitate construction coordination.  The process will engage the required sub‐contractors 
and be conducted in an integrated, congruent engineering format.  The use of the BIM trailer 
on site will facilitate such sessions. 
   
2. Clash reports will be posted prior to the coordination meetings in order to give the participants 
time to formulate solutions rather than reactions to previously unknown issues.  In order to 
facilitate a productive session, sub‐contractors must post progress models within the allotted 
time frame.  
 
3. The design team is not required to actively participate in the construction coordination process, 
but should be available as needed for confirmation and clarification of discovered issues.   
 
 
   

 
29 
 
18.0  QR Tags and Metadata 

1. Contractor has developed and tested Two‐Level QR tags system to use with NTM Facility 

Management Program. 

2. QR tags will store project Metadata. 

3. On the First Level, QR tags contain rooms’ Metadata. 

4. On the Second Level, QR tags contain the following Metadata: 

 Product Data 

 Warranty Information 

 Operations and Maintenance Manuals  

 Maintenance Schedules 

 Instructional Videos 

 Progress Photos 

 Model Files 

 Shop Drawings 

5. Firstly, the Facility Management team access rooms’ metadata.  Secondly, they access the data 

associated with all the items in the room coded with QR tags. 

6. To build the First Level, Contractor needs the room schedule.  

7. Architect to provide Contractor with the project room schedule, exported into Excel file. 

8. To build the Second Level, Contractor has developed a Procurement Log to serve as the 

minimum baseline for listing the items which require a Meta Data rich QR Tag.  The 

Procurement Log tracks the submittal requirements as required in the project specifications.   

9. For QR tags to function, it is imperative that the Project working file structure migrates 

seamlessly to Ownerʹs permanent file structure.  

10. Owner to provide Contractor with detailed files/folder structure, description and setup 

protocol, so that Contractor team can emulate that environment on their side as they procure 

the files and build the database structure.  

11. Contractor to appoint a BIM Administrator on site to manage QR tags and Metadata and 

compile the tags for distribution to the subs and client.   
   

 
30 
 
 APPENDIX “A” LEVEL OF DEVELOPMENT 

 There are 5 basic levels of development which do not reflect specific modeling guidelines for 
any particular software, rather a generic definition of model content: 
 

LOD 100 ‐ Essentially the equivalent of conceptual 
design, the model would consist of overall building 
massing. 

LOD 200 ‐ Similar to schematic design or design 
development, the model would consist of ʺgeneralized 
systems or assemblies with approximate quantities, size, 
shape, location and orientation.ʺ  
LOD 300 ‐ Model elements are suitable for the generation 
of traditional construction documents and shop 
drawings.  

LOD 400 ‐ This level of development is considered to be 
suitable for fabrication and assembly. The MEA for this 
LOD is most likely to be the trade contractor or fabricator 
as it is usually outside the scope of the architectʹs or 
engineerʹs services. 

Image 
 
courtesy of Mortenson Construction

LOD 500 ‐ The final level of development represents the 
project as it has been constructed ‐ the as‐built conditions. 
The model is suitable for maintenance and operations of 
the facility. 

 
 
31