Element 3:

Error: Reference source not found

3.1 Error: Reference source not found
Introduction
For various reasons guests may request to change rooms and this
process must be conducted professionally and with as little
inconvenience to the guest as possible. First we need to check the
reason for the room change. Is there something wrong with the
original allocated room or is it just not what the guest has
expected?

Processing a room change request

1) Establish what is wrong with the original room. This will help to decide what room you need to move
the guest to and it will help maintenance or housekeeping if there is a fault with the room.
2) Check availability to enquire what rooms are available that match the guest’s request.
3) Advise the guest of the room that is available to check that it is suitable before making any changes to
the PMS. Advise (where appropriate) guest of the room rate for the new room and check this
acceptable. In some hotels they may even take the guest to the new room to have a look.
4) Help move the guest into their new room. Usually a porter will assist with this, giving the guest the
new key, moving their luggage and taking back the old key.
5) If the guest has already spent some time in the room before the room change you will need to advise
all the service departments of this room change incase the guest has put laundry into be done, been to
the bar for a drink, or charged a meal to their room.
6) In a PMS system the room change will change the status of the old room from occupied to
vacant/dirty. This way housekeeping knows to clean the room again. If you have a manual system
you will need to call the houskeeping department and advise them of the room change
Memproses permintaan perubahan kamar
7) Update the guest folio to refelct the new room number and (if appplicable) the new room rate..
In some cases a guest may request to move to another room type that is currently not available. You can
"block" or reserve the room for the guest and advise them when the change can occur. On the day of
the room change the guest can pack their bags in their old room and the hotel will move them across
to the new room during the day when it becomes available. All the guest has to do is pick up the new
key when they arrive back at reception.

3.1 Memproses permintaan perubahan kamar

Perkenalan
Untuk berbagai alasan, Anda dapat meminta untuk mengganti kamar dan proses ini harus dilakukan
secara profesional dan dengan sedikit ketidaknyamanan kepada tamu mungkin. Pertama kita perlu
memeriksa alasan perubahan kamar. Apakah ada sesuatu yang salah dengan kamar asli yang
dialokasikan atau hanya tidak seperti yang diharapkan tamu?
1) Menetapkan apa yang salah dengan kamar asli. Ini akan membantu memutuskan kamar apa yang Anda
butuhkan untuk memindahkan tamu dan itu akan membantu pemeliharaan atau tata graha jika ada
kesalahan dengan ruangan.
2) Periksa ketersediaan untuk menanyakan kamar apa saja yang tersedia yang sesuai dengan permintaan
Anda.
3) Beri tahu tamu kamar yang tersedia untuk memeriksa apakah cocok sebelum melakukan perubahan
pada PMS. Beri tahu (jika sesuai) tamu tarif kamar untuk kamar baru dan periksa ini dapat diterima.
Di beberapa hotel mereka bahkan mungkin membawa tamu ke kamar baru untuk melihat-lihat.
4) Bantu pindahkan tamu ke kamar baru mereka. Biasanya porter akan membantu dengan ini, memberi
tamu kunci baru, memindahkan barang bawaan mereka dan mengambil kembali kunci lama.
5) Jika tamu telah menghabiskan beberapa waktu di kamar sebelum perubahan kamar, Anda harus
memberi tahu semua departemen layanan dari inase perubahan kamar ini, tamu telah meletakkan
binatu, pernah ke bar untuk minum, atau mengenakan biaya makan ke kamar mereka.
6) Dalam sistem PMS perubahan kamar akan mengubah status ruangan lama dari yang ditempati menjadi
kosong / kotor. Dengan cara ini rumah tangga tahu untuk membersihkan ruangan lagi. Jika Anda
memiliki sistem manual, Anda harus menghubungi departemen houskeeping dan memberi tahu
mereka tentang perubahan ruangan
Kamar permintaan permintaan
7) Perbarui folio tamu untuk me-refelct nomor kamar baru dan (jika dapat dicoplikasi) tarif kamar baru..
Dalam beberapa kasus, Tamu dapat meminta untuk pindah ke jenis kamar lain yang saat ini tidak
tersedia. Anda dapat "memblokir" atau memesan kamar untuk tamu dan memberi tahu mereka kapan
perubahan dapat terjadi. Pada hari pergantian kamar, Tamu dapat mengemas tas mereka di kamar
lama mereka dan hotel akan memindahkan mereka ke kamar baru pada siang hari ketika tersedia.
Yang harus Anda lakukan adalah mengambil kunci baru ketika mereka tiba kembali di bagian
penerima tamu.
3.2 Error: Reference source not found
Introduction
No matter how often you have confirmed the departure date with a guest there is still occasions when they
have to stay longer than anticipated. If a guest extends their stay you will need to let housekeeping know
so they can change their cleaning schedule.

Extended Stays
Where an extension is sought, room availability needs to be checked and, if accommodation is available,
then the extension can be granted. It must be remembered that an extension cannot simply be approved
just because the guest is already in-house.
As a standard rule, an expected check-in/reservation takes precedence over an existing guest however you
always need to take into account all relevant other factors which may include:
 If the expected check-in has confirmed or is late
 The status of the current guest and the status of the
expected guest. Preferential treatment may be given to
regular guests
 Room rate being charged. A property may elect to extend a
guest paying full rack rate and bump a guest who is
paying a much lower room rate.
In addition, payment details need to be checked. If a guest is paying by cash, they may need to pay more
cash for their extra accommodation. The fact that they have paid cash for one night may not entitle them
to stay another night on credit.
Re-rooming guests
It is preferable for extending guests to stay in the same room, but this is not always possible; there may be
an existing reservation that has made a special request for that room.
Where the guest has to be re-roomed it is standard practice to offer porters to assist with this.
Internal records also need to be adjusted to reflect the change in room number for the guest, a new
key/card will have to be issued and communication sent to various departments to advise them of the
change so that purchases being charged back to the room can be accurately monitored and posted.
3.2 Memproses ekstensi untuk tetap
Perkenalan
Tidak peduli seberapa sering Anda telah mengkonfirmasi tanggal keberangkatan dengan tamu masih ada
kesempatan ketika mereka harus tinggal lebih lama dari yang diantisipasi. Jika tamu memperpanjang
masa inap, Anda harus memberi tahu layanan kebersihan sehingga mereka dapat mengubah jadwal
pembersihan mereka.
Masa Inap Diperpanjang
Di mana perpanjangan dicari, ketersediaan kamar perlu diperiksa dan, jika akomodasi tersedia, maka
perpanjangan dapat diberikan. Harus diingat bahwa perpanjangan tidak bisa disetujui hanya karena tamu
sudah berada di rumah.
Sebagai aturan standar, check-in/reservasi yang diharapkan lebih diutamakan daripada tamu yang ada
namun Anda selalu perlu memperhitungkan semua faktor lain yang relevan yang mungkin termasuk:
- Jika check-in yang diharapkan telah dikonfirmasi atau terlambat
- Status tamu saat ini dan status tamu yang diharapkan. Perawatan preferensial dapat diberikan
kepada tamu reguler
- Tarif kamar dikenakan. Properti dapat memilih untuk memperpanjang tarif rak penuh kepada
Tamu yang membayar dan menabrak tamu yang membayar tarif kamar yang jauh lebih
rendah.
Selain itu, rincian pembayaran perlu diperiksa. Jika tamu membayar dengan uang tunai, mereka mungkin
perlu membayar lebih banyak uang tunai untuk akomodasi tambahan mereka. Fakta bahwa mereka telah
membayar tunai untuk satu malam mungkin tidak memberi mereka hak untuk menginap satu malam lagi
secara kredit.
Tamu yang kembali sekamar
Lebih baik untuk memperpanjang tamu untuk tinggal di kamar yang sama, tetapi ini tidak selalu
mungkin; mungkin ada reservasi yang telah membuat permintaan khusus untuk kamar tersebut.
Di mana tamu harus di kamar ulang, itu adalah praktik standar untuk menawarkan porter untuk membantu
dengan ini.
Catatan internal juga perlu disesuaikan untuk mencerminkan perubahan nomor kamar untuk tamu, kunci /
kartu baru harus dikeluarkan dan komunikasi dikirim ke berbagai departemen untuk memberi tahu
mereka tentang perubahan sehingga pembelian yang dibebankan kembali ke kamar dapat dipantau dan
diposting secara akurat.
3.3 Error: Reference source not found
Introduction
Some hotels base a room charge on the number of guests in the room; a single rate and a double rate
rather than a particular rate for a room. Therefore it is essential to make sure the correct number of guests
are in each room in this type of hotel. However, all hotels like to make sure the guest count is correct if
they can.
Guest Numbers
The best way of checking the guest count is when "turndown" service is conducted in all occupied or
expected to be occupied rooms. Turndown service is the process of closing the curtains in the room,
changing used towells, turning on a lamp, removing and
folding the bedspread, turning down the top of the bed,
placing the room service menu on the bed and a mint or little gift
from the hotel on the pillow for the number of guests in the
room.
When housekeeping come into the rooms to provide this
service they usually do a check on the guest count to see if it
matches what is on their occupancy report.
If a room is recorded as one guest but housekeeping find 2 toothbrushes, 2 sets of clothes, and the room
looks like it is occupied by 2 people then they will alter the guest count from one guest to two guests. It
becomes very obvious when there are more than 2 guests staying in a room by the amount of luggage in
the room.
Any variations to the guest count is recorded and sent to reception to update their records. In some cases
reception might phone the guest room to confirm the double occupancy instead of single.
An increase or decrease in your guest count will alter your nightly figures such as occupancy rate,
average rate, and the yield figure for the night. So it is important to make sure the guest count is as
accurate as it can be.

3.3 Memproses variasi ke nomor tamu

Perkenalan
Beberapa hotel mendasarkan biaya kamar pada jumlah tamu di kamar; tarif tunggal dan tarif ganda
daripada tarif tertentu untuk ruangan. Oleh karena itu sangat penting untuk memastikan jumlah tamu yang
benar ada di setiap kamar di hotel jenis ini. Namun, semua hotel ingin memastikan jumlah tamu benar
jika mereka bisa.
Nomor Tamu
Cara terbaik untuk memeriksa jumlah tamu adalah ketika layanan "turndown" dilakukan di semua kamar
yang ditempati atau diharapkan untuk ditempati. Layanan turndown adalah proses menutup tirai di kamar,
mengubah towells bekas, menyalakan lampu, melepas dan melipat seprai, menurunkan bagian atas tempat
tidur, menempatkan menu layanan kamar di tempat tidur dan hadiah mint atau sedikit dari hotel di bantal
untuk jumlah tamu di kamar.
Ketika layanan kebersihan datang ke kamar untuk menyediakan layanan ini, mereka biasanya melakukan
pemeriksaan pada jumlah tamu untuk melihat apakah cocok dengan apa yang ada di laporan hunian
mereka.
sebuah kamar tercatat sebagai satu tamu tetapi layanan kebersihan menemukan 2 sikat gigi, 2 set pakaian,
dan kamar terlihat seperti ditempati oleh 2 orang maka mereka akan mengubah jumlah tamu dari satu
tamu menjadi dua tamu. Menjadi sangat jelas ketika ada lebih dari 2 tamu yang menginap di kamar
dengan jumlah bagasi di kamar.
Setiap variasi jumlah tamu dicatat dan dikirim ke penerimaan untuk memperbarui catatan mereka. Dalam
beberapa kasus, penerimaan mungkin menelepon kamar tamu untuk mengonfirmasi hunian ganda alih-
alih lajang.
Peningkatan atau penurunan jumlah tamu Anda akan mengubah angka malam Anda seperti tingkat
hunian, tingkat rata-rata, dan angka hasil untuk malam itu. Jadi penting untuk memastikan jumlah tamu
seakurat mungkin.

3.4 Error: Reference source not found

Introduction
The greatest percentage of revenue in an accommodation hotel comes from the sale of the
rooms. So it is important to try to sell the right room at the right rate and make sure the guest is
allocated to the room equal to the rate they are paying. The exception to the rule is when the
hotel has discounted rates for different groups of travellers.

Variations in rates
An establishment is likely to have a number of different room rates.
Different room rates will have been identified on the basis of different types of guests that the
establishment seeks to attract, the potential for repeat or on-going business, and the levels of occupancy
(current and advanced bookings).
Not all properties may have the options listed below: still others may have more or different options.
Common Hotel Room Rates:
 Rack rate
 Corporate rates
 Convention rate
 Conference rate
 Industry rate
 Government rate
 Package rate
 Groups and tours rate
 Complimentary rate.

3.4 Memproses variasi tarif dalam kamar

Variasi tarif
Sebuah pendirian kemungkinan memiliki sejumlah tarif kamar yang berbeda.
Tarif kamar yang berbeda akan diidentifikasi berdasarkan berbagai jenis tamu yang ingin menarik
pendirian, potensi untuk bisnis berulang atau sedang berlangsung, dan tingkat hunian (pemesanan saat
ini dan lanjutan).
Tidak semua properti mungkin memiliki opsi yang tercantum di bawah ini: masih orang lain mungkin
memiliki lebih banyak atau berbeda opsi.
Tarif Kamar Common Hotel:
 Tingkat rak
 Tarif perusahaan
 Tingkat konvensi
 Tingkat konferensi
 Tingkat industri
 Tingkat pemerintah
 Laju paket
 Tingkat grup dan tur
 Tarif gratis.

3.5 Error: Reference source not found

Introduction
The process of putting a guest into a better room than they are paying for is referred to as "upgrading" the
guest. Upgrades may occur for a variety of reasons but they will inevitably mean that the hotel does not
achieve the maximum revenue for the rooms that are occupied on that night.

Upgrades

Type of upgrade Reason for upgrade

Sell off suites at normal During a fully booked situation the suites are given to regular guests (usually
rates corporate guests) at their quoted rate in order to free up the regular rooms for
other guests. This acts as a goodwill gesture to the corporate guests and helps
 Type of upgrade Reason for upgrade

with the shortage of regular rooms for the hotel.

Guests who have had a It is usually hotel practice to upgrade a guest who has had some sort of bad
bad experience experience at your hotel. For example, the guest has had problems with the
room and we don’t have another equivalent room available, then we upgrade
them to a better room.

Complimentary guests A guest who receives a complimentary room is regarded as an upgrade

because there is no revenue to equal the cost of the room.

Discounted rooms All rooms that are discounted are regarded as upgraded - they are getting a
better room than what they are paying for.

3.5 Peningkatan proses

Perkenalan
Proses menempatkan tamu ke kamar yang lebih baik daripada yang mereka bayar disebut sebagai
"meningkatkan" tamu. Peningkatan dapat terjadi karena berbagai alasan tetapi mereka pasti akan berarti bahwa
hotel tidak mencapai pendapatan maksimum untuk kamar yang ditempati pada malam itu.
Upgrade
Jenis peningkatan Alasan untuk meningkatkan Sell off suite dengan tarif normal Selama situasi yang dipesan
penuh, suite diberikan kepada tamu reguler (biasanya tamu perusahaan) dengan harga yang dikutip untuk
membebaskan kamar reguler untuk tamu lain. Ini bertindak sebagai isyarat niat baik kepada tamu perusahaan
dan membantu dengan kekurangan kamar reguler untuk hotel.

Tamu yang memiliki pengalaman buruk Biasanya berlatih hotel untuk meningkatkan tamu yang memiliki
semacam pengalaman buruk di hotel Anda. Misalnya, tamu memiliki masalah dengan kamar dan kami tidak
memiliki kamar setara lain yang tersedia, maka kami meningkatkannya ke kamar yang lebih baik. Tamu gratis
Seorang tamu yang menerima kamar gratis dianggap sebagai peningkatan karena tidak ada pendapatan untuk
menyamai biaya kamar. Kamar diskon Semua kamar yang didiskon dianggap ditingkatkan - mereka
mendapatkan kamar yang lebih baik daripada apa yang mereka bayar.
3.6 Error: Reference source not found
Introduction
There are a variety of special requests that come from guests. Some can be as simple as requesting a room
away from the lifts, or a non-smoking room while others can be complicated such as requesting concert
tickets that are next to impossible to obtain. Some special requests can be granted at no cost while others
will incur a cost. It is important to advise the guest if there is a cost involved with their request at the time
of making the request. Sometimes guests remember to make these requests at the time of making the
reservation wheras at other times they ask when they arrive at the hotel or when they get into their room.

Special request
Examples of special requests:

No Charge Costs associated

Particular room requests, non-smoking, Room requests such as high floor, poolside room,
away from lift, disabled facilities ocean view - all have higher rates attached to them.

Fruit baskets, champagne or hotel gift for

Guests ask for champagne, flowers or fruit to be put
specific guests such as honeymooners
into their room.
given by hotel.

Iron and ironing boards Car parking (could be included in a package)

Power adapters Extra bed/person in room

Pillow menu - for a choice of pillows Transfers to airport

Late departure (made with prior Extemely late checkouts (usually after midday are
arrangement up to a specified time) charged)

Additional room amenities, soap, towels,

blankets, etc.

Baby facilities such as a cot

Luggage storage

Choice of newspaper

Hotel airport bus

Booking hotel facilities

3.6 Memproses permintaan khusus
Perkenalan
Ada berbagai permintaan khusus yang datang dari para tamu. Beberapa dapat sesederhana meminta
kamar yang jauh dari lift, atau ruang bebas rokok sementara yang lain dapat rumit seperti meminta tiket
konser yang tidak mungkin diperoleh. Beberapa permintaan khusus dapat diberikan tanpa biaya
sementara yang lain akan dikenakan biaya. Penting untuk memberi tahu tamu jika ada biaya yang terlibat
dengan permintaan mereka pada saat mengajukan permintaan. Kadang-kadang tamu ingat untuk membuat
permintaan ini pada saat membuat wheras reservasi di lain waktu mereka bertanya kapan mereka tiba di
hotel atau ketika mereka masuk ke kamar mereka.
Permintaan khusus
Contoh permintaan khusus:

Tidak ada biaya Biaya yang ketat

Permintaan kamar tertentu, bebas rokok, jauh dari Permintaan kamar seperti lantai tinggi, kamar tepi
lift, fasilitas penyandang cacat kolam renang, pemandangan laut - semua memiliki
tarif yang lebih tinggi yang melekat pada mereka.

Keranjang buah, sampanye, atau hadiah hotel untuk Anda meminta sampanye, bunga, atau buah untuk
tamu tertentu seperti bulan madu yang diberikan dimasukkan ke kamar Anda.
oleh hotel.

Iron and ironing boards Parkir mobil (dapat dimasukkan dalam paket)
Adaptor daya Tempat tidur tambahan / orang di kamar
Menu bantal - untuk pilihan transportasi bantal ke bandara

Keberangkatan terlambat (dibuat dengan Checkout terlambat extemely (biasanya setelah

pengaturan sebelumnya hingga waktu yang tengah hari dikenakan biaya)
ditentukan)

Fasilitas kamar tambahan, sabun, handuk, selimut,

dll.

Fasilitas bayi seperti tempat tidur bayi

Penitipan bagasi

Bus bandara hotel

Memesan fasilitas hotel