Defining Your Project

‫تحديد مشروعك‬
Project Management: The Process Context
‫سياق العملية‬: ‫إدارة المشروع‬
Problems, needs, and opportunities continually arise in every organization

‫ تظهر المشاكل واالحتياجات والفرص باستمرار في كل مؤسسة‬.

These problems, needs, and opportunities give rise to the identification of solutions
‫تؤدي هذه المشاكل واالحتياجات والفرص إلى تحديد الحلول‬

Executing those solutions entails a change for the organization and Projects are generally
established to carry out this change.
‫يستلزم تنفيذ هذه الحلول تغيير المنظمة ويتم إنشاء المشاريع بشكل عام لتنفيذ هذا التغيير‬

Project Management ©F.H

2
PROJECT LIFE
CYCLE

3
 PROJECT LIFE
CYCLE

4
Project Management ©F.H
 PROJECT LIFE
CYCLE

5
Project Management ©F.H
 Initiating Definition:‫تعريف البدء‬
Project Initiation is the creation of project by the Project Manager that entails
the definition of the project's purpose, primary goals, timeframe and timeline
of when goals are expected to be met.

‫بدء المشروع هو إنشاء المشروع من قبل مدير المشروع الذي يستلزم تحديد الغرض من المشروع‬
.‫واألهداف األساسية واإلطار الزمني والجدول الزمني للوقت المتوقع لتحقيق األهداف‬

Project Management ©F.H

6
‫الغرض من البدء‬The Purpose of Initiating
Initiating is the best chance you’ll get to define success.
.‫البدء هو أفضل فرصة ستحصل عليها لتحديد النجاح‬
Set criteria to help guide you throughout the project
‫ضع معايير للمساعدة في إرشادك خالل المشروع‬.
It helps to visualize the desired result

‫ ساعد على تصور النتيجة المرجوة‬. ‫ي‬

Helps to estimate the Scope, time to complete, timeline, resource requirements and costs.
‫يساعد على تقدير النطاق والوقت الالزم لإلكمال والجدول الزمني ومتطلبات الموارد والتكاليف‬.
To ensure that everyone in the team is on the same page from the start, and that misconceptions and
conflicts are addressed. ‫ وأن المفاهيم الخاطئة والصراعات يتم معالجتها‬، ‫للتأكد من أن كل فرد في الفريق على نفس الصفحة منذ البداية‬.

Good initiation will also ensure that you identify all the project stakeholders.
‫ضا تحديد جميع أصحاب المصلحة في المشروع‬
ً ‫سيضمن البدء الجيد أي‬
7
‫عملية البدء‬The Process of Initiating:
"‫احتياجات العمل‬. "‫تحديد المشكلة أو الفرصة وتأطيرها‬ Identify and frame the problem or opportunity. “Business Needs” •
. ‫تحديد وتعريف أفضل حل للمشروع‬
Identify and define the best project solution. •
.‫إجراء دراسة جدوى‬
Conduct a feasibility Study. •
. ‫▪تحديد متطلبات المهام والموارد‬
Identify task and resource requirements. ▪
. ‫▪تقدير تكاليف المشروع وإعداد ميزانية المشروع‬
Estimate project costs and prepare a project budget. ▪
‫▪تحليل المخاطر وإقامة عالقات مع أصحاب‬
Analyze risk and establish stakeholder relationships. ▪
. ‫المصلحة‬
Initial Scope Description. •
.‫وصف النطاق األولي‬

‫قم بإنشاء ميثاق المشروع‬ Create a Project Charter •

‫قم بتجميع فريق‬ Assemble a Team •

8
‫فرز المشروع‬Screening of Projects:

9
 :‫وثائق المشروع‬Project Documents

▪ Project Proposal.
▪ Project Initiation Document “Project Charter”.
▪ .‫مقترح مشروع‬
▪ ."‫وثيقة بدء المشروع "ميثاق المشروع‬

Project Management ©F.H

10
 1- Project Proposals
‫مقترحات المشروع‬
The project proposal is a document that illustrates the value of completing the •

project and recommending that the project be resourced

‫• مقترح المشروع عبارة عن وثيقة توضح قيمة استكمال المشروع وتوصي بتزويد‬

.‫المشروع بالموارد‬

.•

Project Management ©F.H

11
Project Proposals Project proposals are simple, short (usually single-page) •
documents that outline the potential project,
Provide brief background information, •

Identify the value of undertaking the project •

Give a very rough estimate of the resources (budget, people, time) •

that would be required to deliver the project.

، ‫مقترحات المشروع عبارة عن مستندات بسيطة وقصيرة (عادة من صفحة واحدة )توضح المشروع المحتمل‬-

، ‫تقديم معلومات أساسية موجزة‬-

‫تحديد قيمة القيام بالمشروع‬-

. ‫ الوقت )التي ستكون مطلوبة لتسليم المشروع‬، ‫ األشخاص‬، ‫قدم تقديرا تقريبيا للموارد (الميزانية‬-

12
There are three key pieces of information that project managers will want to
obtain from the project proposal:
‫هناك ثالث أجزاء رئيسية من المعلومات التي سيرغب مديرو المشروع في الحصول عليها من مقترح‬
:‫المشروع‬

Understand the project’s background. •

Gain a clear explanation of the business value that the project will deliver. •

Ascertain the expectations of the project’s timing, personnel, and budget. •

. ‫فهم خلفية المشروع‬-

. ‫احصل على شرح واضح لقيمة العمل التي سيقدمها المشروع‬-
.‫تأكد من توقعات توقيت المشروع والموظفين والميزانية‬-

13
2- The Project Initiation Document (PID):
‫وثيقة بدء المشروع‬ The overall rationale for the project (why you’re undertaking it). •

The project’s objective (what you’re trying to achieve). •

The key deliverables (how you’re going to achieve the objective). •

The initial timings (when it will be achieved). •

The project’s initial organization (who is involved). •

). ‫األساس المنطقي العام للمشروع (سبب قيامك به‬-

).‫هدف المشروع (ما تحاول تحقيقه‬-

).‫النواتج الرئيسية (كيف ستحقق الهدف‬-

). ‫التوقيت األولي (متى سيتم تحقيقه‬-

). ‫التنظيم األولي للمشروع (من هو المعني‬-

14
‫خصائص‬PID Characteristics: Concise as possible. •

The shorter the PID, the greater are the chances that the stakeholders will actually read it. •

It can smooth the project’s progress over time. •

The document should be agreed upon upfront with your project’s key stakeholders. •

. ‫• موجزة قدر اإلمكان‬

.‫ زادت فرص قراءته فعليا ألصحاب المصلحة‬، ‫• كلما كان معرف المنتج أقصر‬

.‫• يمكن أن يس ّهل تقدم المشروع بمرور الوقت‬

. ‫• يجب االتفاق على الوثيقة مقدما مع أصحاب المصلحة الرئيسيين في مشروعك‬

15
Project Documents:
‫وثائق المشروع‬

16
 Project
Charter
‫ميثاق المشروع‬
‫ اصحاب المصلحة‬Stakeholder

According to the Project Management Institute (PMI), the term project stakeholder refers •
to, "an individual, group, or organization, who may affect, be affected by, or perceive itself
to be affected by a decision, activity, or outcome of a project" (Project Management
Institute, 2013).

‫ "فرد أو‬، ‫ مصطلح أصحاب المصلحة في المشروع يشير إلى‬،(PMI) ‫• وفقا ل مشروع معهد اإلدارة‬
‫مجموعة أو منظمة قد تؤثر أو تتأثر أو تدرك أنها تتأثر بقرار أو نشاط أو نتيجة مشروع("مشروع‬
2013). ، ‫معهد اإلدارة‬

18
 Stakeholder
Stakeholder is a person or an organization, who might be positively or negatively impacted •
by your project.

Your stakeholders are your team members, your customers, your sponsor, your vendors, •
everyone involved or impacted.
How much power they have over your project? And how much interest they have in your •
project?

. ‫• أصحاب المصلحة هو شخص أو منظمة قد تتأثر إيجابًا أو سلبًا بمشروعك‬

.‫• أصحاب المصلحة هم أعضاء فريقك وعمالئك وراعيك وبائعيك وكل من يشارك أو يتأثر‬
‫• حما مقدار القوة التي يمتلكونها على مشروعك؟ وما مدى اهتمامهم بمشروعك؟‬

Project Management ©F.H

19
 ‫سجل أصحاب المصالح‬Stakeholder Register:
ID Stakehold Roles and Expectations Influe Level
‫هو‬ ‫أصحاب‬ ‫مستو األدوار والتوقعات‬ ‫مستوى‬ er nce of
‫ية‬ ‫المصلحة‬ ‫ى‬ ‫االهتمام‬ level Inter
‫شخ‬ ‫التأثير‬ est
‫ص‬ A Project CIO; Looks for value, High High
‫ية‬ Sponsor profits, and ROI in
‫أ‬ ‫راعي‬ . ‫عالي رئيس قسم المعلومات‬ ‫عالي‬ or Project projects; Expects that
‫يبحث عن القيمة واألرباح المشروع‬ Champion the project is beneficial
‫والعائد على االستثمار في أو بطل‬ to the firm
‫المشاريع ؛ تتوقع أن يكون المشروع‬ B CFO Looks for IRR payback High Neutr
‫المشروع مفيدًا للشركة‬ and overall profits of al
‫ب‬ ‫ المدير‬IRR ‫عالي يبحث عن استرداد‬ ‫حيادي‬ the organization;
‫المالي‬ ‫واألرباح اإلجمالية‬ Expects to meet the
‫للمنظمة ؛ تتوقع تلبية‬ scope, budget, and
‫النطاق والميزانية‬ schedule
‫والجدول الزمني‬ C Functiona Looks for the most High Neutr
‫ج‬ ‫عالي يبحث عن أكثر المشاريع مدير‬ ‫حيادي‬ l Manager popular projects to al
1 ‫شعبية لتخصيص الموارد وظيفي‬ 1 allocate resources to;
‫لها ؛ يتوقع استخدام‬ Expects to use 20
‫الموارد بكفاءة‬ resources efficiently
Stakeholder Register:
ID Stakehol Roles and Influe Level
der Expectations nce of ‫هوية‬ ‫أصحاب‬ ‫مستوى مستوى األدوار والتوقعات‬
level Inter ‫شخ‬ ‫المصلحة‬ ‫االهتما التأثير‬
est ‫صية‬ ‫م‬
D Function Looks for the Neutr Neut ‫د‬ ‫مدير وظيفي‬ ‫حيادي حيادي يبحث عن أداء المشروع ؛ مهتم‬
al performance of the al ral 2 ‫بجودة المشروع‬
Manager project; Interested in ‫ه‬ 1 ‫العميل‬ ‫يبحث عن أفضل قيمة مقابل المال‬ ‫عالي عالي‬
2 quality of the project F 2 ‫العميل‬ ‫يبحث عن جودة المشروع الذي تم‬ ‫عالي قليل‬
E Customer Looks for the best High High ‫تسليمه‬
1 value for the money ‫جي‬ ‫المستخدمون‬ ‫ابحث عن سهولة االستخدام وأداء‬ ‫عالي محايد‬
F Customer Looks for the quality of Low High ‫وظائفهم بأقل جهد‬ ‫إلى‬
2 the delivered project ‫مرتفع‬
G Users Look for ease of use Neutr High ‫ح‬ ‫مكتب ادارة‬ ‫يجب اتباع السياسات ؛ الرئيس‬ ‫عالي عالي‬
and doing their jobs al to ‫المشروع‬ ‫التنفيذي والمدير المالي لصالح‬
with minimum effort high ‫هذا المكتب‬
H Project Policies have to be High High
Manage followed; CEO and CFO
ment are in favor of the this
Office office 21
 Stakeholder Register:
ID Stakeholder Roles and Expectations Influence Level of
level Interest

J Project Young, energetic, and optimistic High High

Manager and crew; PM is knowledgeable about
Project Team project management techniques
K Public Does not care about this project; Low Low
Not a very high-profile project
‫هوية‬ ‫أصحاب المصلحة‬ ‫األدوار والتوقعات‬ ‫مستوى‬ ‫مستوى‬
‫شخص‬ ‫التأثير‬ ‫االهتمام‬
‫ية‬
‫ي‬ ‫لديه دراية مدير المشروع‬. PM ‫طاقم شاب وحيوي ومتفائل‬ ‫عالي‬ ‫عالي‬
‫وفريق المشروع‬ ‫بتقنيات إدارة المشاريع‬
‫ك‬ ‫عام‬ ‫عا رفيع‬
ً ‫ليس مشرو‬. ‫ال يهتم بهذا المشروع‬ ‫قليل‬ ‫قليل‬
‫المستوى جدًا‬

Project Management ©F.H

22
What is a Project Sponsor?‫ماهو راعي المشروع‬

The Project Sponsor is critical during the development of project scope and has a key role to play during o
project execution.

.‫ يعتبر راعي المشروع أمرا بالغ األهمية أثناء تطوير نطاق المشروع وله دور رئيسي يلعبه أثناء تنفيذ المشروع‬o

They are the person for whom the project is being undertaken and they will directly benefit from the o
deliverables and outcomes of the project

.‫ هم الشخص الذي يتم تنفيذ المشروع من أجله وسوف يستفيدون بشكل مباشر من مخرجات المشروع ونتائجه‬o

The Project Manager needs to ensure that the Project Sponsor has approved the Project Scope so that there o
are no misunderstandings about the breadth and outcomes of the project.

.‫ يحتاج مدير المشروع إلى التأكد من أن راعي المشروع قد وافق على نطاق المشروع حتى ال يكون هناك سوء فهم حول اتساع ونتائج المشروع‬o

The Project Sponsor is often a senior manager, customer or external client o

..‫ غالبا ما يكون راعي المشروع مديرا أول أو عميال أو عميال خارجيا‬o
23
Project Manager Selection :‫اختيار مدير المشروع‬
The challenges for an organization to recruit effective project managers include: ➢
Ensuring that only qualified individuals are assigned to project management positions. •
Ensuring that an internal policy is designed, instituted, and followed to foster professional growth and development of such •
project management positions.
Providing proper authority and accountability to project managers. •
Providing necessary management support. •
Ensuring that necessary resources are available for projects. •

:‫➢ تشمل التحديات التي تواجهها المنظمة لتوظيف مديري مشاريع فعالين ما يلي‬
.‫• التأكد من تعيين األفراد المؤهلين فقط في مناصب إدارة المشروع‬
‫• التأكد من أن السياسة الداخلية قد تم تصميمها ووضعها واتباعها لتعزيز النمو المهني وتطوير مثل هذه المناصب في إدارة‬
.‫المشروع‬
.‫• إعطاء السلطة المناسبة والمساءلة لمديري المشاريع‬
.‫• تقديم الدعم اإلداري الالزم‬
‫• التأكد من توفر الموارد الالزمة للمشاريع‬

24
Responsibilities as Project Manager in this phase
‫مسؤوليات مدير المشروع في هذه المرحلة‬:

Identifying the Opportunities. .1

Comparing the Opportunities. .2

Ranking and Choosing Opportunities to Pursue. .3

. ‫تحديد الفرص‬ .4

. ‫مقارنة الفرص‬ .5

.‫الترتيب واختيار الفرص للمتابعة‬ .6

25
Example:
Stakeholder Engagement process
‫عملية اشراك أصحاب المصلحة‬
Identify Stakeholders •
Assess needs •
Establish communication channels •
Gather feedback •
Influences: •
Positive •
Negative •
‫• تحديد أصحاب المصلحة‬
‫• تقييم االحتياجات‬
‫• إنشاء قنوات اتصال‬
‫• اجمع التعليقات‬
:‫• تأثيرات‬
‫• إيجابي‬
‫• نفي‬
27
Typical Stakeholders
:‫أصحاب المصلحة النموذجين‬
Sponsor •
‫راعي‬- Funding Body •
‫هيئة التمويل‬- Customer •
‫عميل‬-
‫الموردين‬- Suppliers •
‫المستخدم النهائي‬- End User •
‫وكالة البيئة‬HSE /
‫فريق الصيانة‬- HSE/Environmental Agency •
‫المساهمون‬/ ‫المجتمع‬/ ‫الجيران‬-
Maintenance Team •
‫مجتمع االنصهار‬-
‫واجهات‬- Neighbours/Community/Shareholders •
Fusion Community •
Interfaces •

28
Requirements Gathering
‫جمع المتطلبات‬:
A requirement is a capability to include the quantified and documented needs and •
expectations of the sponsor, customer, and other stakeholders
Tools used: •
Brainstorming •
Mind mapping •
Interviews, Focus Groups •
The purpose for the information is so that you can strategically •
‫• المطلب هو القدرة على تضمين االحتياجات والتوقعات الكمية والموثقة للراعي‬ manage your stakeholders.
‫والعميل وأصحاب المصلحة اآلخرين‬
:‫• األدوات المستخدمة‬
‫• العصف الذهني‬
‫• خريطة ذهنية‬
‫ مجموعات التركيز‬، ‫• المقابالت‬
‫• الغرض من المعلومات هو أن تتمكن من ذلك بشكل استراتيجي‬
.‫إدارة أصحاب المصلحة الخاصين بك‬
29
 Project Scope‫تنسيق المشروع‬

Project Management ©F.H

30
Project Scope How much can be achieved in the current project? •
When must the project be completed? •
When and for how long will resources (people, facilities, equipment, etc.) •
be available?
Project scope description •
Project acceptance criteria •
Project deliverables •
‫ما مقدار ما يمكن تحقيقه في المشروع الحالي؟‬ •
‫متى يجب ان يكتمل المشروع؟‬ •
‫ إلخ)؟‬، ‫ المعدات‬، ‫ المرافق‬، ‫متى وإلى متى ستتوفر الموارد (األشخاص‬ •
‫وصف نطاق المشروع‬ •
‫معايير قبول المشروع‬ •
‫مخرجات المشروع‬ •
Project Management ©F.H
31
Why is Project Scope important?
Gives the Project Manager concrete goals. •

Ensures the objectives of the Project Sponsor are met. •

Provides the basis for expectation management, monitoring and reporting. •

Determines the baseline against which project success can be measured •

.‫يعطي مدير المشروع أهدافًا ملموسة‬. •

.‫• يضمن تحقيق أهداف راعي المشروع‬

.‫• يوفر األساس إلدارة التوقعات والمراقبة وإعداد التقارير‬

.‫• يحدد خط األساس الذي يمكن قياس نجاح المشروع على أساسه‬

32
Characteristics of Project Scope‫خصائص نطاق المشروع‬
Poor control over project scope is one of the common reasons for project failure. •

Projects that never seem to finish are normally suffering from a failure to control scope. •

Project scope is defined at a high level during the early stages of the project and then progressively •
refined.

Assumptions often required, measures project success, refined during the project, constraints will •
be applied, changes need to be monitored.
.‫يعد ضعف التحكم في نطاق المشروع أحد األسباب الشائعة لفشل المشروع‬-
.‫عادة ما تعاني المشاريع التي ال يبدو أنها منتهية من فشل في التحكم في النطاق‬-
‫يتم تحديد نطاق المشروع على مستوى عال خالل المراحل األولى من المشروع ثم‬-
. ‫يتم تنقيحه تدريجيا‬
‫ وتنقيحها أثناء‬، ‫ وتقيس نجاح المشروع‬، ‫غالبا ما تكون االفتراضات مطلوبة‬-
.‫ ويجب مراقبة التغييرات‬، ‫ وسيتم تطبيق القيود‬، ‫المشروع‬
33
 Imagen If Initiating isn’t Done Right!

Project Management ©F.H

34
 Summary
• Project initiation focuses on project selection and creation of project charter for selected
project.
• Organizations usually prepare project proposals as the first means of starting a project.
The proposal serves as an initial understanding document when selecting projects.
These proposals will have a Statement of Work (SOW), the perceived benefits by year,
estimated budgets needed by year, a high-level schedule request, and general
information on the project being proposed.
• Although every project begins with a proposal, not every proposal can, should, or does
become a project. Due to limited resources, choices in projects have to be made.

35
 ‫• يركز بدء المشروع على اختيار المشروع وإنشاء ميثاق المشروع للمشروع المختار ‪.‬‬
‫• عادة ما تعد المنظمات مقترحات المشاريع كأول وسيلة لبدء المشروع ‪.‬يعتبر االقتراح بمثابة‬
‫وثيقة فهم أولية عند اختيار المشاريع ‪.‬سيكون لهذه المقترحات بيان العمل )‪ ،(SOW‬والفوائد‬
‫المتصورة حسب السنة ‪ ،‬والميزانيات التقديرية الالزمة حسب السنة ‪ ،‬وطلب جدول عالي‬
‫المستوى ‪ ،‬ومعلومات عامة عن المشروع المقترح‪.‬‬
‫• على الرغم من أن كل مشروع يبدأ بمقترح ‪ ،‬إال أنه ال يمكن ‪ ،‬أو ينبغي ‪ ،‬أو أن يصبح كل اقتراح‬
‫عا ‪.‬بسبب الموارد المحدودة ‪ ،‬يجب القيام باالختيارات في المشاريع‪.‬‬
‫مشرو ً‬

‫‪36‬‬
 Summary
• The goal of the project selection process is to analyze project
viability, approve or reject project proposals based on established
criteria, and follow a set of structured steps and checkpoints.
• For selection purposes, projects can be categorized as compliance
or emergency.
• Organizations usually use models and choose potential projects by
relying on both qualitative and quantitative means.

Project Management ©F.H

37
 ‫• الهدف من عملية اختيار المشروع هو تحليل جدوى المشروع ‪ ،‬والموافقة على مقترحات‬
‫المشروع أو رفضها بنا ًء على المعايير المحددة ‪ ،‬واتباع مجموعة من الخطوات المنظمة‬
‫ونقاط التفتيش ‪.‬‬

‫• ألغراض االختيار ‪ ،‬يمكن تصنيف المشاريع على أنها امتثال أو طارئة ‪.‬‬

‫• عادة ما تستخدم المنظمات النماذج وتختار المشاريع المحتملة من خالل االعتماد على كل من‬
‫الوسائل النوعية والكمية ‪.‬‬

‫‪38‬‬
 Projects Vs Operations ‫المشاريع مقابل العمليات‬

Project Management ©F.H

39