Professional Documents
Culture Documents
Upravljanje Projektima Skripta 2015.
Upravljanje Projektima Skripta 2015.
Primeri za projekte: građevinski poduhvati, istraživačko razvojni projekti, planski zadaci, organizacioni
zadaci, proizvodni zadaci, nalozi za nabavku, popuna mesta.
Osnovne faze projekta su, dakle, planiranje i realizacija. Da bi odvijanje projekta kroz ove faze usled
ograničenih resursa i vremena bilo moguće njime se mora upravljati.
Investicioni projekti su posebna vrsta i odnose se na ulaganja u osnovna sredstva u različitim
oblastima privrednog, vojnog i društvenog rada. Razlikujemo tri podele:
Po tehničkoj strukturi:
1. za ulaganje u građevinske objekte – IP za izgradnju, rekonstrukciju i proširenje
proizvodnih kapaciteta (hala,magacina, zgrada);
2. za ulaganje u opremu – mašine, uređaje, postrojenja, instalacije;
3. za ulaganje u ostalo – za R&D, obuku kadrova, otkupe i štete, osnovno stado;
1
Upravljanje projektima – skripta 2015.
Po nameni
1. za ulaganje u nove objekte,
2. za ulaganje u rekonstukciju i proširenje,
3. za ulaganje u dislokaciju,
4. za ulaganje u uvođenje nove opreme i uređaja,
5. za ulaganje u naučnoistraživački rad i obuku kadrova.
Po idustrijkim granama (industrija, poljoprivreda, saobraćaj, građevinarstvo itd.)
Ciklus projekta se može posmatrati i kao upravljački ciklus odvijanja realizacije projekta sa sledećim
globalnim fazama: Planiranje, Projektovanje, Realizacija, Praćenje i Kontrola.
2
Upravljanje projektima – skripta 2015.
4. Informatički projekti
3
Upravljanje projektima – skripta 2015.
10 kategorija po IPMA:
VOJNI/ODBRAMBENI SOFSTVERSKI I IS PROJEKTI
odbrambeni , kosmicki, vojne operacije razvoj softvera, projektivanje IS-a
BIZNIS I PROJEKTI ORG. PROMENA INTERNACIONALNI RAZVOJNI PROJEKTI
akvizicije/manadzeri, unapređenje procesa, novi razvoj poljiprivrede, zdravstvo, skolstvo, ishrana,
poslovni poduhvat, org restruktuiranje, pravni naseljenost, mala i srednja preduzeca,
postupak infrastruktura
PROJEKTI KOMUNIKACVIONIH SISTEMA MEDIJSKI
komunikacione mreze, bezicni komunikacvioni filmovi, TV, muzika,
sistemi muzicki događaji
PROJEKTI SPECIJALNIH DOGAĐAJA RAZVOJ PROIZVODA I USLUGA
internacionalni događaji, info tehnologije/hardware, industrijski
nacionalni događa proizvodi/procesi, proizvodi siroke potrosnje,
farmaceutski proizvodi/procesi, usluge
PROJEKTI INDUSTRIJSKIH POSTROJENJA I&R
zatvaranje, unistavanje, modifikovanje, okruzenje, industrija, ekonomski razvoj, medicina,
projaktovanje i izgradnja postrojenjA naucni
4
Upravljanje projektima – skripta 2015.
Rezultat
Postavljanje
Vreme
cilja
Troškovi
Određivanje strukture
Planiranje Izračunavanje vremena
Planiranje resursa
Upravljanje Utvrđivanje budžeta
projektom
Funkcije
Organizacija Kompletiranje personala
Neophodne instrukcije
Uzajamna povezanost
Rezultati
Kontrola Vreme
Troškovi
5
Upravljanje projektima – skripta 2015.
Treća: Svi pristupi konceptu upravljanja projektom koriste tehniku mrežnog planiranja i gantograma
u planiranju, praćenju i kontroli realizacije projekta. Mrežna tehnika omogućava pored grafičkog
predstavljanja i praćenje projekta, pribavljanje neophodnih informacija za upravljanje realizacijom
projekta.
6
Upravljanje projektima – skripta 2015.
Koncept može obuhvatati i druge oblasti kao što su upravljanje ugovaranjem, upravljanje ljudskim
resursima, upravljanje kvalitetom projekta, upravljanje rizikom itd.
7
Upravljanje projektima – skripta 2015.
8
Upravljanje projektima – skripta 2015.
Ovu strukturu čini projekt menadžment tim koji upravlja projektom i koga čine sledeći subjekti:
a) Projektni odbor je odgovoran za uspeh projekta, i njega čine drektor, senior korisnik i senior
isporučilac.
b) Projektni menadžer koji ima zadatak da svakodnevno upravlja projektom i da obezbeđuje da
projekat proizvede planirane rezultate.
c) Menadžer tima. Ova uloga je opciona i javlja se onda kada projektni menadžer smatra da deo
svog autoriteta treba da prenese na menadžera tima.
d) Osiguranje projekta je funkcija koja obavlja nadgledanje svih aspekata projekta i o tome
izveštava projektni odbor.
e) Podrška projektu se odnosi na administrativnu pomoć projektnom menadžeru.
2) Planiranje (najvažniji)
Planiranje predstavlja ključni oslonac u metodi PRINCE2 i sadrži sledeće elemente:
a) Proizvod koji se proizvodi.
b) Aktivnosti koje se izvršavaju da bi se dobio krajnji rezultat.
c) Aktivnosti koje se izvršavaju da bi se proverio kvalitet izlaza.
d) Resursi i vreme potrebno za izvršenje aktivnosti.
e) Zavisnost između aktivnosti.
f) Eksterne zavisnosti za dobijanje informacija, proizvoda i usluga.
g) Tačke u kojima će se napredak realizacije kontrolisati i pratiti.
PRINCE2 koristi dva osnovna nivoa planiranja, odnosno plan projekta koji daje uvid u ceo projekat i
koji identifikuje ključne izlaze, zahteve za resursima i ukupne troškove i plan faze projekta koji se
odnosi na deo projekta i sličan je planu projekta, ali je mnogo detaljniji.
9
Upravljanje projektima – skripta 2015.
3) Kontrola (najvažniji)
Kontrola obuhvata praćenje i izveštavanje o progresu, prikupljanje informacija o promenama u
okolini, kako bi se preduzele potrebne akcije, i eventualno izvršila revizija planova. Cilj je da se
obezbedi da projekat bude realizovan u skladu sa planiranim vremenom i resursima, i u skladu sa
prihvaćenim kriterijumima. PRINCE2 uspostavlja opštu kontrolu na nivou projekta, koju obavlja
projektni odbor na osnovu informacija koje dobija od projektnog menadžera.
Glavne aktivnosti kontrole koje sprovodi projektni odbor su:
a) Inicijacija projekta – Da li poduhvat treba uopšte započeti?
b) Procena na kraju faze – Da li je faza uspešno realizvoana i da li sledeća može da odpočne?
c) Redovni izveštaji – Redovni izveštaji o napredovanju faze.
d) Izveštaji o izuzetnim događajima – Rana upozorenja o predviđanjima devijacija van nivoa
tolerancije.
e) Zatvaranje projekta – Da li je projekat doneo očekivano i da li su potrbene još neke
aktivnosti?
4) Faze
Faze su delovi projekta kojima se može upravljati kao posebnom celinom. To su skupovi aktivnosti
koji čine jednu celinu ili podskupovi projekta. U PRINCE2 faze se nazivaju menadžment faze ili
menadžment etape. Razbijanje projekta na faze omogućava bolje upravljanje, odnosno detaljnije i
preciznije planiranje i kotrolu projekta, i efikasniji rad projektnog menadžera.
5) Upravljanje rizikom
Najčešće se definišu poslovni i projektni rizik. Poslovni rizik se vezuje za mogućnosti da projekat ne
ostvari krajnji rezultat koji se očekuje, odnosno da se ne proizvede očekivani proizvod i to je rizik
kojim upravlja projektni odbor. Projektni rizik se odnosi na pretnje vezane za upravljanje projektom i
to su rizici kojima upravlja projektni menadžer.
Upravljanje rizikom obuhvata dve faze:
1) Analizu rizika koja obuhvata aktivnosti vezane za identifikaciju i procenu rizika, kao i
evaluaciju uticaja na projekat.
2) Upravljanje rizikom koje obuhvata planiranje, praćenje i kontrolu akcija kojima će se odgovoriti
na rizik.
6) Kvalitet u projektnom okruženju
Menadžment kvaliteta je proces kojim se obezbeđuje da se ostvari kvalitet projekta koji zahteva
klijent. Ovaj proces sadrži upravljačke aktivnosti kojima se formuliše Plan kvaliteta projekta i njegova
primena. Menadžmenta kvaliteta u PRINCE2 sadrži sledeće elemente:
a) Sistem kvaliteta koji obuhvata procedure i procese implementacije sistema kvaliteta.
b) Osiguranje kvaliteta koje obezbeđuje da se primeni sistem kvaliteta i da on vrši svoju
funkciju.
c) Planiranje kvaliteta koje postavlja ciljeve i zahteve kvalteta kroz Plan kvaliteta projekta.
d) Kontrola kvaliteta koja obezbeđuje da krajnji proizvod bude u skladu sa definisanim
kriterijumima kvaliteta.
10
Upravljanje projektima – skripta 2015.
7) Menadžment kofniguracije
U PRINCE2 pod konfiguracijom se posmatra skup produakta koji predstavljaju krajnji izlaz projekta.
Cilj menadžmenta konfiguracije je da identifikuje, prati i štiti produkte projekta i on sadrži sledeće
funkcije:
a) Planiranje odnosno odlučivanje koji će nivo menadžmenta konfiguracije biti odgovarajući za
projekat i planiranje kako taj nivo dostići.
b) Identifikacija odnosno identifikovanje i specificiranje svih komponenti finalnog proizvoda.
c) Kontrola koja se odnosi na promene u produktu koje se mogu vršiti samo uz odobrenje
nadređenih.
d) Status odnosno snimanje i izveštavanje svih tekućih i istorijskih podataka u vezi sa
produktom.
e) Verifikacija odnosno serija provera koje treba da osiguraju da postoji saglasnost svih
produkata projekta.
8) Kontrola promena
Kontrola promena obuhvata procenjivanje značaja i uticaja mogućih promena, troškova uvođenja tih
promena i odlučivanje da li da se izvedu. Promene u projektu može da odobri projektni odbor za
projekte u okviru programa.
4.8.1. Proces upravljanja projektom u PRINCE2
Proces upravljanja projektom u PRINCE2 sastoji se od 4 podprocesa koji ujedno predstavljaju
standardne faze životnog ciklusa projekta:
1) Započinjanje projekta
2) Iniciranje projekta
3) Implementacija
4) Zatvaranje projekta.
11
Upravljanje projektima – skripta 2015.
Projektna organizacija se bazira na formiranju projektnih timova, na čijem čelu je projektni menadžer
i koji su kao posebne organizacione jedinice zadužene da rade isključivo na realizaciji projekata.
Ovakva organizacija se koristi za upravljanje realizacijom dugotrajnih, složenih i skupih projekata, jer
pokazuje veliku efikasnost. Projektni tim moze da deluje nezavisno od ostalih organizacionih jedinica i
da samostalno realizuje projekat. Jedna od osnovnih karakteristika projektne organizacije je da
projektni tim može da bude privremenog ili stalnog karaktera. Projektni tim privremenog karaktera
se gasi sa završetkom projekta, a projektni menadžer najčešće preuzima novi projekat.Članovi tima se
vraćaju svojim organizacionim jedinicama, ili ulaze u novi tim ili se uključe u operativni rad objekta
koji je realizovan projektom. Projektni tim stalnog karaktera predstavlja u stvari stalnu organizacionu
jedinicu čiji je osnovni zadatak rad na realizaciji projekta. Projektni tim može da radi na jednom ili
više projekata. Kada završe realizaciju jednog preuzimaju drugi projekat. Ovaj oblik se javalja
uglavnom u velikim organizacijama. Opredeljenje za jedan od modela zavisi će od vrste projekta,
12
Upravljanje projektima – skripta 2015.
13
Upravljanje projektima – skripta 2015.
14
Upravljanje projektima – skripta 2015.
Osnovni problem kod matricne organizacije je što može doći do mešanja ovlašćenja i odgovornosti
između ova dva menadžera. Ovaj problem se može rešiti jasnim određivanjem ovlašćenja oba
menadžera. U zavisnosti od visine ovlašćenja koje dobija odnosni menadžer dobija se jaka (veća
ovlašćenja projektnog menadžera) ili slaba (veća ovlašćenja menadžera funkcionalne jedinice)
matrična organizacija.
15
Upravljanje projektima – skripta 2015.
16
Upravljanje projektima – skripta 2015.
Projektni koordinator je organizaciona forma kod koje projektni menadžer ima znatno veća
ovlašćenja od projektnog ekspeditora. Pošto deluje u okviru štabnog organa izvršnog direktora,
projektni koordinator ima štabna ovlašćenja kod:
Hijerarhijske međuzavisnosti ljudi koji rade na različitim projektima.
Pravljenja finansijskih, proceduralnih i planskih odluka.
Utvrđivanja za izmenu ishoda nakon ovih odluka.
Kod određivanja zadataka u vezi projekta kadrovima iz funkcionalnih jedinica itd.
Pogodna je da se uspostavi kao osnovna organizaciona forma za upravljanje projektom u okviru
postojeće funkcionalne organizacije, u slučaju kada veličina i značaj projekta nisu takvi da
opravdavaju formiranj složenije organizacione forme.
Matrična forma u kontigencijskom pristupu, kao i kod klasičnog pristupa, predstavlja kombinovanu
organizacionu formu, koja ima posebnog projektnog menadžera sa značajnim ovlašćenjima u
upravljanju projektom i posebne kadrove koji rade za potrebe projekta. Primenjuje se kada je udeo
projekta veći, i kada postoje kontinuirani zahtevi za limitiranim resursima. Ovde projektni menadžer
ima stvarnu upravljačku ulogu vezanu za planiranje, organizovanje i kontrolu aktivnosti projektnog
osoblja. On ima na raspolaganju fizičke i finansijske resurse, a ljudi su pozajmljeni od matričnih
funkcionalnih jedinica. Ovi ljudi rade na projektu pod vođstvom projektnog menadžera, a kada više
17
Upravljanje projektima – skripta 2015.
nisu potrebni, vraćaju se u svoje organizacione jedinice. Ova forma je pogodna kada je kod velikih
projekata neophdno učešće specijalista iz funkcionalnih jedinica.
Projektni menadžer ima veća ovlašćenja od projektnog ekspeditora i projektnog koordinatora, manja
od projektnog menadžera kod projektne forme.
18
Upravljanje projektima – skripta 2015.
vođstvom program menadžera ili program direktora, koji koordinira rad projektnog menadžera i
projektnih timova.
19
Upravljanje projektima – skripta 2015.
20
Upravljanje projektima – skripta 2015.
21
Upravljanje projektima – skripta 2015.
22
Upravljanje projektima – skripta 2015.
23
Upravljanje projektima – skripta 2015.
3) Vođa tima. On organizuje usmerava i usklađuje rad članova projektnog tima, rešava
probleme i konflikte, i daje zadatke i direktive, sve u cilju efikasnog završetka projekta.
4) Donosilac odluka. Kao odgovorno lice za projekat, on donosi veliki broj odluka u toku
realizacije projekta, koje se odnose na trošenje i pribavljanje resursa, obezbeđenje i trošenje
finansijskih sredstava, pojedine aktivnosti na projektu itd.
5) Kreator atmosfere. On treba da vrši takvo vođenje i koordinaciju rada na projektu koja će da
doprinese stvaranju atmosfere zainteresovanosti i podrške projektu.
24
Upravljanje projektima – skripta 2015.
U izboru menadžera imamo fva pristupa. I prvom pristupu najpre se identifikuju svi zahtevi koje treba
da ispuni jedan projektni menadžer, pa se zatim bira onaj kandidat koji ispunjava najveći broj tih
zahteva. U drugom pristupu (konkurentskom) se iz celokupnog skupa zahteva koje treba da ispuni
menadžer odrede zahtevi koji su najznačajniji za odnosni projekat, a zatim se bira kandidat koji
ispunjava te zahteve.
Konačnu odluku o izboru projektnog menadžera donosi top menadžment imajući u vidu vrstu, ciljeve
i strukturu projekta.
25
Upravljanje projektima – skripta 2015.
Funkcionalni timovi obavljaju specijalizovane i specifične zadatke koji predstavljaju deo iste
funkcionalne oblasti. Oni se obično formiraju od ljudi iz iste funkcionalne oblasti u preduzeću. Obično
imaju dugo trajanje, a članovi tima relativno stabilne pozicije. Imaju svog lidera, koji ima formalna
ovlašćenja da upravlja internim poslovima unutar tima, ali i da koordinira poslove i veze sa ostalim
delovima organizacije. Dobar lider upravlja timom preko ulaznih veličina koje utiču na efikasnost
tima, kao što su veštine i karakteristike članova tima, veličina i kompozicija tima, tip zadataka, resursi
i dr. Ove ulazne veličine određuju procese koji se odvijaju u timu kao što su koordinacija, kooperacija,
inovacije, učenje i dr., i time utiču na procese izvođenja i na očekivane izlaze. Funkcionalni timovi su
sportski timovi, timovi za specijalne zadatke u vojsci itd.
6.9.2. Multifunkcionalni timovi
Multifunkcionalni timovi se koriste da se poboljša koordinacija nezavisnih aktivnosti između različitih
specijalizovanih jedinica u okviru iste organizacije. On se formira od predstavnika svih funkcionalnih
jedinica koje su uključene u realizaciju projekta, ali se mogu uključiti i dobavljači, kupci, razni partneri
i drugi stejkholderi. Multifunkcionalni tim je npr. projektni tim koji se formira za realizaciju složenih
investicioni projekata kao što su razvoj novog proizvoda, uvođenje novog IS i slično.
Multifunkcionalni timovi mogu imati stalan ili privremen karakter, a najčešće su privremenog
karaktera i egzistiraju dok ne završe zadatak za koji su formirani. Članovi tima mogu raditi u
multifunkcionalnom timu i istovremeno u nekoj funkcionalnoj jedinici, ili mogu raditi u više
multifunkcionalnih timova.
26
Upravljanje projektima – skripta 2015.
27
Upravljanje projektima – skripta 2015.
Formiranje projektnog tima je proces stvaranja grupe ljudi, koja će zajednički efikasno da radi na
realizaciji zajedničkog zadatka i dostizanju zajedničkog cilja.
Prema Wilemonu i Thomhainu proces formiranja projektnog tima sastoji se od sledecih zadataka:
1) Sakupljanje članova projektnog tima
2) Stvaranje klime za razvoj projektnog tima
3) Definisanje ciljeva
4) Dodela uloga
5) Razvoj procedura
6) Donošenje uloga
7) Kontrola
28
Upravljanje projektima – skripta 2015.
Prema Stuckenbrucku i Marshallu proces formiranja projektnog tima sastoji se od sledecih faza:
1) Plan za formiranje projektnog tima. On definiše šta tim treba da uradi, na koji način da
uradi, kada i ko će da radi pojedine zadatke. To znači da treba definisati ciljeve tima, radne
procedure, rokove izvršenja zadataka i ljude koji će izvršavati određene zadatke.
2) Pregovori sa članovima projektnog tima. Ovde se vrši dogovor sa potencijalnim članovima
tima i izbor članova koji imaju stručna znanja neophodna za tim.
3) Organizovanje tima. U ovoj fazi se počinje sa radom i vođa tima treba da organizuje tim i da
od različitih specijalista napravi grupu koja će zajednički efikasno da radi na ostvarenju
zajedničkog cilja, tako što će na efikasan način izvršiti raspodelu poslova.
4) Održavanje prvog sastanka. Ovde vođa tima objašnjava zadatke i zajedničke ciljeve
članovima tima. Vrši se upoznavanje članova tima, uspostavljanje komunikacije, razmatranje
posla itd.
5) Postizanje lojalnosti članova projektnog tima. Članovi tima u početku obično ne iskazuju
veliku lojalnost tražeći više informacija o poslu i o svojoj ulozi u realizaciji zajedničkog
zadatka. Na postizanje lojalnosti se utiče kroz što veće angažovanje na zajedničkom zadatku
kako bi se članovi tima što više zainteresovali i vezali za zajednički cilj.
6) Izgradnja kanala komunikacije. Ovde se misli na komuniciranje unutar tima i između tima i
vođe, i na komuniciranje vođe tima sa vrhovnim menadžerom, kupcima dobavljačima itd.
7) Usmeravanje aktivnosti. Ako se krene odmah na početku sa usmeravanjem formiranja tima
pomoću odgovarajućih iskustava i znanja dobiće se bolji rezultati.
8) Kontinuiran razvoja tima. Formiranje tima nije jedokratan, već kontinuiran proces koji traje
tokom celog veka trajanja posla ili projekta, pa je zato i neophodno da se aktivnosti
formiranja izvode tokom celokupne realizacije posla.
Vodič za izgradnju tima koji predlaže Yukl ima sledeće aktivnosti:
1) Istaći zajednički interes i vrednosti.
2) Koristiti svečanost i rituale.
3) Koristiti simbole radi identifikacije sa grupom.
4) Ohrabriti i potpomoći socijalne veze.
5) Ispričati ljudima o aktivnostima i dostignućima grupe.
6) Upravljati procesom analize sastanaka.
7) Upravljati uređivanjem sastanka.
8) Povećavati sve što podstiče zajedničku kooperaciju.
Procedura zasnovana na praktičnim iskustvima realizacije manjih projekata:
1) Definisanje potreba za pojedinim specijalistima.
2) Pronalaženje članova tima.
3) Dogovori sa članovima i organizivanje tima.
4) Definisanje načina komunikacije.
5) Motivacija i stimulacija članova tima.
6) Raspodela zadataka i početka rada.
7) Praćenje i usmeravanje rada tima.
29
Upravljanje projektima – skripta 2015.
30
Upravljanje projektima – skripta 2015.
Prva tri su formalne prirode i proizilaze i mesta koje pojedinac ima u organizacionoj strukturi, a druga
dva proizilaze iz individualnih osobima koje poseduje menadžer.
Pojedinac koji poseduje moć legitimiteta, ima pravo, da na osnovu svog položaja ili ovlašćenja koja
dobija od strane formalnog autoriteta, propiše ponašanje drugih pojedinaca. Moć prinude se bazira
na strahopoštovanju koje poejdinci imaju u odnosu na menadžera. Moć nagrade se zasniva na
omogućavanju pozitivnog podsticaja prema željenom ponašanju. Moć stručnosti se zasniva na
dobrom stručnom znanju pojedinca, koje druga lica posebno respektuju. Moć ugledanja se bazira na
identifikaciji manje moćnih lica sa veoma moćnim poejdincem.
Projektni menadžer može da koristi, zavisno od osnovne moći koju poseduje, različite načine uticaja
na ponašanje članova projektnog tima. U teoriji se navode tri osnovne metode uticaja:
1) Autoritet odnosno odraz moći legitimiteta.
2) Uveravanje odnosno metoda kojom se pokušava da se utiče na pojedinca da se dobrovoljno
ponaša na traženi način, ali izvan lojalnosti, poslušnosti, odanosti ili poštovanja prema
uticajnom licu. Ove metoda predstavlja odraz moći stručnosti ili moći ugledanja.
3) Kontrola odnosno metoda uticaja kod koje se od pojedinca traži da se ponaša na određeni
način, a to traženje se zasniva davanju ili uskraćivanju nečega do čega je pojedincu stalo. Ova
metoda je odraz moći nagrade ili prinude.
Šira lepeza metoda uticaja sa odgovarajućim izvorima moći:
1) Autoritet - moć legitimiteta
2) Prinuda - moć prinude
3) Radni izazov - moć nagrade
4) Budući rad - moć nagrade
5) Plata - moć nagrade
6) Unapređenje - moć nagrade
7) Ekspertiza - moć stručnosti
8) Prijateljstvo - moć ugledanja
Osnove moći i metode uticaja kojima raspolaže projektni menadžer su određene činiocima:
1) Stepen kontrole
2) Položaj u organizaciji
3) Ugled
4) Znanje
5) Atmosfera
6) Iskustvo
Projektni menadžer bi trebalo da koristi sve izvore moći, osim prinude, pri čemu su bolji rezultati pri
primeni moći stručnosti i moći nagrade, nego pri upotrebi moći legitimiteta.
31
Upravljanje projektima – skripta 2015.
32
Upravljanje projektima – skripta 2015.
33
Upravljanje projektima – skripta 2015.
34
Upravljanje projektima – skripta 2015.
Treba napraviti razlku između menadžera i lidera. Menadžer je neko ko obavlja sve podprocese
menadžmenta tj. planiranje, organizovanje, kadrovanje, vođenje i kontrolu. Lider je neko ko se bavi
samo vođenjem ljudi i njihovim usmeravanjem i motivisanjem da ga slede u ostvarenju budućih
ciljeva i strategijskih vizija preduzeća. Menadžeri imaju svoja formalna ovlašćenja na osnovu kojih
deluju, dok lideri to ne moraju da imaju (harizma). Menadžer obavlja svoj posao sa što manje rizika,
dok lider svesno ulazi u rizik jer samo tako može da ostvari buduće ciljeve.
Tipovi lidera koji postoje su:
1) Harizmatski lider je čovek uticaj i sposobnost vođenja proističu iz njegove ličnosti, odnosno
neko koga odlikuje snažna ličnost i ko poseduje harizmu (vojskovođe, političari).
2) Tradicionalni lider je čovek koji lidersku poziciju stiče rođenjem ili nasleđem (kraljevi).
3) Situacioni lider je čovek koji je sposoban da u određenom trenutku, u različitim situacijama,
prihvati ulogu vođe.
4) Formalni ili birokratski lider je čovek čija liderska pozicija proističe iz pložaja na koji je
postavlen (menadžeri).
5) Funkcionalni lider je čovek koji svoju lidersku poziciju ne obezbeđuje položajem u
organizaciji, već sopstvenim radom i obavljanjem određenih poslova.
Tri osnovna stila vođstva su:
1) Autokratski stil vođenja kod koga lider samostalno odlučuje i rukovodi organizacijom. On
sam, bez konsultacije sa radnicima, donosi odluke i upravlja organizacijom. Ovaj stil smanjuje
inicijativu radnika, a time i produktivnost.
2) Demokratski (participativni) stil vođenja kod koga radnici uzimaju učešće u donošenju
odluka i upravljanju organizacijom. Odluke donosi lider, ali uvažavajući mišljenje radnika.
Ovaj stil pozitivno utiče na zalaganje radnika i povećava produktivnost.
3) Laisser fair (slobodni) stil vođenja kod koga radnici imaju punu slobodu delovanja. Dobar je
samo kod organizacija sa visokoobrazovanim i nezavisnim radnicima, koji su sposobni da sami
upravljaju svojim delovanjem.
35
Upravljanje projektima – skripta 2015.
36
Upravljanje projektima – skripta 2015.
37
Upravljanje projektima – skripta 2015.
38
Upravljanje projektima – skripta 2015.
39
Upravljanje projektima – skripta 2015.
40
Upravljanje projektima – skripta 2015.
1) Ako investitor ima dobro razvijenu ekipu za projektni menadžment, koja deluje kao projektni tim
ili samostalna organizacija, onda on samostalno vodi projekat i nema potrebe za angažovanjem
konsultanta.
a) Jedan izvođač b) Više izvođača
I I
PMI PMI
GI IZ IZ IZ
P P P P P P P P P
I I I I I I I I I
I – Investitor PI - Podizvođači
PMI - Project management investitora IZ - Izvođači
GI - Glavni izvođač
2) Ukoliko investitor nema dovoljno jaku i obučenu i iskusnu ekipu za upravljanje projektom
angažuje konsultanta za upravljanje projektom koji zajedno sa njegovim ljudima obavlja poslove
koordinacije i vođenja projekta.
a) Jedan izvođač b) Više izvođača
I I
PMI PMI
PMK PMK
GI IZ IZ IZ
P P P P P P P P P
I I I I I I I I I
3) Ukoliko je investitor neiskusan u poslovima izvođenja projekta i nema specijalizovane ljude koji
mogu da rade na koordinaciji i vođenju projekta, on angažuje specijalizovanog konsultanta da u
njegovo ime i za njegov račun upravlja izvođenjem projekta u celini.
a) Jedan izvođač b) Više izvođača
I I
PMK PMK
GI IZ IZ IZ
P P P P P P P P P
I I I I I I I I I
Posmatrajući izvođača, on u slikama pod b) ima male odgovornosti, dok je skoro sva odgovornost na
investitoru i/ili konsultantu. U slikama pod a) ugovor je jedinstven i odgovornost je na izvođaču.
41
Upravljanje projektima – skripta 2015.
Kada je odgovornost za vođenje i završetak projekta na izvođaču, onda on mora da vodi računa o
upravljanju projektom pa imamo 3 slučaja:
1) Izvođac može da ceo posao vođenja projekta obavlja sam, ukoliko ima jaku i obučenu ekipu za
projektni menadžment.
I
GI
PMGI
P P P
I I I
PMGI – Project management glavnog izvođača
2) Izvođač može da angažuje konsultanta za projektni menadžment, koji će zajedno sa njegovom
ekipom da upravlja projektom.
I
GI
PMGI
PMK
P P P
I I I
GI
PMK
P P P
I I I
42
Upravljanje projektima – skripta 2015.
INŽENJERING
Inženjering kao organizacioni deo veće izvođačke organizacije ne bi imao ovakvo složenu strukturu,
već samo neke najvažnije organizacionih jedinica. Drugi poslovi bi se obavljali u okviru već postojećih
funkcionalnih jedinica u firmi, pa nije potrebno da Inženjering razvija organizacione jedinice.
INŽENJERING
Ako govorimo o čisto inženjering firmama, koje u svom sastavu moraju da imaju specijalizovane ekipe
koje se bave novim razvojnim programima, izradom predinvesticionih studija i dr., tako da uz
projektovanje i izgradnju, nude celokupnu uslugu, od ideje za uvođenjem novog razvojnog programa,
pa do završetka i kompletiranja objekta, onda bi organizaciona struktura za npr. fabriku nameštaja
imala sledeći oblik:
INŽENJERING
I mnoge proizvodne organizacije su prihvatile ovakav pristup, pa pored klasične prodaje svojih
proizvoda, nude i kompletnu uslugu koja podrazumeva proizvodnju, instaliranje i montažu priozvoda
na licu mesta, odnosno tamo gde investitor želi. Ako uzmemo za primer proizvođače montažnih kuća,
onda bi organizacija izgledala ovako:
INŽENJERING
Na ovaj način pojam inženjeringa je, kod nas, znatno proširen, tako da se pod ovim pojmom sve više
podrazumeva nuđenje kompletnih usluga u različitim oblastima, a ne samo u izvođenju. Kompletan i
43
Upravljanje projektima – skripta 2015.
kompleksan inženjering je znatno širi pristup koji mora imati u sebi ugrađen pristup projektnog
menadžmenta i ekipu specijalista koji rade na upravljanju projektom.
Glava 9. Upravljanje kvalitetom projekta
44
Upravljanje projektima – skripta 2015.
45
Upravljanje projektima – skripta 2015.
46
Upravljanje projektima – skripta 2015.
2) Rizik odnosno situacija u budućnosti kod koje postoji više alternativnih rešenja sa poznatom
verovatnoćom pojavljivanja.
3) Neizvesnost odnosno situacija u budućnosti kod koje postoji više alternativnih rešenja i ne
zna se koje će se ostvariti.
47
Upravljanje projektima – skripta 2015.
48
Upravljanje projektima – skripta 2015.
Provizorna lista rizočnih događaja sadrži sledeće rizike koji se mogu javiti pri realizaciji projekta:
1. Rizici vezani za ljudski faktor - Malo stručnog kadra, slaba obučenost kadrova itd.
2. Tehnički rizici - Složena i skupa tehnologija, složeni zahtevi za rukovanje tehnologijom itd.
3. Finansijski rizici – Loša procena troškova, slabi finansijski izvori, loša procena budžeta itd.
4. Organizacioni rizici – Nepovoljna organizaciona struktura, složeni zahtevi stejkholdera itd.
5. Upravljački rizici – Slab projektni tim, neodgovarajući projektni menadžer itd.
6. Rizici vezani za okolinu – Nepovoljna okolina, lokalni otpori itd.
10.3.2. Analiza i procena rizika
U analizi rizika se vrši detaljna analiza uticaja rizičnih događaja na rezultate poslovnog procesa, kroz
istraživanje prirode rizičnih događaja, analizu i procenu verovatnoće nastajanja rizičnih događaja,
analizu međuzavisnosti događaja i kvantifikaciju veličine uticaja rizičnih događaja. Polazni korak u
analizi predstavlja raščlanjivanje projekta na manje delove, sve do niova aktivnosti, kako bi se dobila
jasna slika o svakoj aktivnosti, uočili mogući rizici i sve međuzavisnosti rizičnih događaja. Sledeći
korak je procena rizika, odnosno određivanje veličine uticaja rizika. To se obavlja tako što se uz
pomoć određenih kvantitativnih metoda, vrši najpre određivanje verovatnoće pojave rizika, a zatim i
vleičina mogućeg uticaja na projekat. U analizi i proceni rizika se mogu koristiti različite kvantitativne i
kvalitativne metode kao što su Brainstorming, Delfi metoda, Scenario metod itd. Da bi se rezultati
analize i procene rizika u projektu bolje predstavili i dalje koristili moguće je napraviti matricu rizika
koja povezuje različite faktore vezane za upravljanje rizikom projekta. Ova matrica pruža dobre
mogućnosti da se odredi pogodna strategija odgovora i reakcije na rizik.
49
Upravljanje projektima – skripta 2015.
50
Upravljanje projektima – skripta 2015.
51
Upravljanje projektima – skripta 2015.
52
Upravljanje projektima – skripta 2015.
53
Upravljanje projektima – skripta 2015.
13.1.1. Uvod
54
Upravljanje projektima – skripta 2015.
Globalni plan realizacije prikazuje realizaciju investicionog projekta kroz manji broj faza, odnosno
globalnih aktivnosti. Grafički se lako predstavlja i služi za planiranje i kontrolu projekta od strane
vrhovnog menadžmenta izvođača, ali i za prikaz napredovanja radova na realizaciji projekta koji se
prikazuje investitoru. Može se predstaviti gantogramom kroz korišćenje softverskih projekata.
Za istovrsne projekte, čija je realizacija po osnovnoj strukturi i po aktivnostima veoma slična, koristi
se standardni plan projekta. To je plan realizacije tipičnog projekta iz posmatrane grupe sličnih
projekata, koji obuhvata najveći broj aktivnsoti koje se pojavljuju i kod drugih projekata iz te grupe.
Uglavnom se pravi kao globalni plan, ali može i kao detaljni plan. Kao globalni plan projekta može
nekad služiti i plan ključnih događaja. On obuhvata manj broj događaja koji su, zbog svog značaja za
realizaciju celokupnog projekta, od izuzetne važnosti za proces upravljanja te je neophodno da se vrši
kontrola da bi se realzivovali u planiranom vremenu. potrebnih radnika različitih profila.
Detaljni vremenski planovi obuhvataju sve aktivnosti koje su potrebne za realizaciju projekta i
predstavljaju detaljnu razradu odvijanja realizacije projekta. Oni služe za operativno upravljanje
projektom, a rade se za svaki pojedinačni objekat u sklopu celokupnog projekta, odnosno za prvi nivo
tehnološko-organizacionog strukturiranja projekta. Da bi se izradio potrebno je raspolagati detaljnim
informacijama o svim aktivnostima u vezi planiranog vremena resursa i troškova potrebnih za
realizaciju aktivnosti. Kao detaljni vremenski planovi često se rade i planovi po vrstama radova i po
izvođačima.Oni su od posebnog značaja za dalji proces planiranja projekta, posebno za planiranje
troškova projekta, te spadaju u planove koji se obavezno rade.
U planiranju vremena realizacije projekta, izrada vremenskih planova se često vrši preko gantograma.
Oni se koriste za izradu globalnih planova i planova ključnih događaja, a mogu se koristiti i kod izrade
operativnih planova koji imaju manji broj aktivnosti, jer za veće operativne planove nisu pogodni.
13.1.3. Obrada vremenskih planova projekta
Nakon što su napravljeni odgovarajući vremenski planovi putem mrežnih dijagrama ili gantograma i
uneti potrebni podaci, sledi analiza vremena, odnosno proračun svih vremenskih rokova i termina
koje je moguće izračunati, a potrebni su za upravljanje vremenom realizacije projekta. Npr.
kalendarsko trajanje, vremenski zazori itd. Ti vremenski podaci koji se dobijaju uz pomoć računara se
prezentuju kroz različite vremenske izveštaje, a najčešći su:
1) Vremenski izveštaj o globalnom planu predstavlja standardni računarski izveštaj koji se daje
nakon obavljene vremenske analize globalnog plana realizacije objekta. Ovaj izveštaj daje
rezultate u vidu najranijih i najkasnijih vremena početka i završetka pojedinih aktivnosti, faza i
projekta u celini.
2) Vremenski izveštaj o planu ključnih događaja je takođe jedan tip standardnog računarskog
izveštaja koji se daje na osnovu vremenskog proračuna plana ključnih događaja. On daje vremena
ključnih događaja realizacije posmatranog projekta.
3) Vremenski izveštaji o detaljnim planovima su računarski izveštaji koji pružaju rezultate
vremenskog proračuna odgovarajućih detaljnih planova i oni kao i prethodni izveštaji pružaju
podatke o vremenima pojedinih aktivnosti i o vremenskim zastojima.
4) Gantogram o globalnom planu daje grafičkie prikaze odvijanja odgovarajućih planova sa
kalendarskim datumima početka i završetka pojedinih faza i aktivnosti projekta. Pogodni su za
one projekte kod kojih ne postoji mogućnost ili potreba za pravljenjem mrežnih planova.
55
Upravljanje projektima – skripta 2015.
Planiranje resursa obuhvata utvrđivanje potrebnih količina pojedinih vrsta resursa, zatim utvrđivanje
termina u kojima su potrebni resursi, i obezbeđenje resursa u potrebnim količinama i kvalitetu i u
potrebnim terminima. Pod resursima se u konceptu upravljanja projektom podrazumeva raznovrstan
materijal i delovi, radna snaga, oprema i finansijska sredstva. Celovit proces planiranja resursa, u
okviru koncepta upravljanja projektom, podrazumevao bi planiranje materijala i delova, planiranje
radnika i planiranje opreme, odnosno planiranje svih vrsta resursa neophodnih za realizaciju projekta.
13.2.2. Planiranje materijala
Planiranje materijala je proces koji obuhvata utvrđivanje potrebnih količina pojedinih vrsta materijala
i delova i naručivanje i nabavku potrebnog materijala. Postoje dva ključna aspekta potrebe za
planiranjem i kontrolom materijala u realizaciji projekta. Prvo, ukoliko je materijal nabavljen pre
potrebnog vremena, onda ova ranija nabavka izaziva povećane troškove materijala, zbog povećanih
troškova kredita, skladištenja itd. Drugo, ukoliko materijal nije raspoloživ u potrebno vreme, u
potrebnim količinama i potrebnom kvalitetu, to izaziva kašnjenje završetka projekta i povećanje
troškova materijala i ukupnih troškova projekta. Dakle, cilj je da se nadje optimalno rešenje između
ova dva navedena rešenja, odnosno obezbediti raspoloživost materijala u potrebno vreme, u
potrebnim količinama i potrebnom kvalitetu.
U procesu planiranja materijala kreće se od utvrđivanja specifikacije materijala i delova koji su
potrebni za realizaciju projekta. Ova aktivnost se obavlja tako što se iz izrađene dokumentacije
glavnih i drugih projekata i studija vade podaci o pojedinim potrebnim materijalima i utvrđuju
potrebne količine i kvalitet materijala. Zbog procesa nabavke i utvrđivanja troškova, materijali i delovi
se grupišu po vrstama, a moguće je i grupisanje po objektima ili tehnološkim celinama ako se javlja
više izvođača. Pored određivanja količina materijala i delova, neophodno je utvrditi i termine u
kojima su potrebne vrste i količine materijala, zatim procenu troškova materijala, stanje na zalihama,
kao i proceniti koje materijale moramo nabaviti a koje možemo sami proizvesti.
Sledeći korak je naručivanje i nabavka materijala. Nabavne aktivnosti su najčešće kritične aktivnosti
u pogledu vremena realizacije projekta. Najpre se polazi od utvrđivnja dobavljača, pa se onda prilazi
definisanju i slanju porudžbine, da bi se onda ugovaralo vreme i dinamika isporuke i na kraju prešlo
na praćenje, prijem i kontrolu isporuke materijala i opreme.
13.2.3. Planiranje i nabavka opreme
Planiranje i nabavka opreme je podproces globalnog procesa planiranja realizacije projekta, koji
obuhvata utvrđivanje pojedinih vrsta i količina opreme, uređaja i instalacija, njihovo naručivanje i
nabavku. Planiranje i nabavka opreme je tesno povezana sa planiranjem vremena. Vremenski plan
realizacije projekta tačno određuje termine u kojima su potrebne opeme i instalacija. Ukoliko oprema
ne bude nabavljena na vreme, to će uticati na zakašnjenje realizacije projekta. Sa druge strane, ako
se oprema nabavi pre utvrđenih termina u vremenskom planu, to će povećati troškove realizacije
projekta. Iz ovoga sledi da je glavni zadatak procesa planiranja i nabavke opreme da obezbedi da
oprema bude raspoloživa na vreme. Ovaj proces otpočinje izradom specifikacije potrebne opreme,
zatim se odvija istraživanje mogućih proizvođača i pregovaranje o uslovima nabavke, pa naručivanje i
nabavka opreme, pa pristizanje, prijem i skladištenje opreme, pa montaža.
56
Upravljanje projektima – skripta 2015.
Planiranje radne snage obuhvata utvrđivanje potreba za pojedinim vrstama radnika za obavljanje
određenih aktivnosti na projektu, raspoređivanje angažovanih radnika, i optimizaciju raspoređivanja
u skaldu sa protrebama i ciljevima projekta.
13.2.5. Nivelisanje resursa
Kod realizacije većih investicionih projekata procena troškova treba da se vrši na nivou organizacionih
jedinica, odnosno izvođačkih organizacija koji izvode pojedine delove projekta. Izvođačke organizacije
moraju izvršiti detaljne procene i planiranje troškova na nivou aktivnosti, da bi se u realizaciji uklopile
u planiranu ukupnu cenu dela projekta, koju su ponudile i ugovorile. Planiranje troškova obuhvata
dve osnovne vrste direktnih troškova, tj. troškove materijala koji je neophodan za realizaciju projekta
i troškove radne snage, kao i neke indirektne troškove kao što su troškovi energije, korišćenja
opreme, režije itd. Da bi seadekvatno upravljalo projektom neophodno je podeliti projekat na
pojedine aktivnosti i onda za svaku od njih odrediti troškove materijala i rada. Osnov za planiranje i
procenu troškova predstavljaorganizaciono-tehnološko raščlanjavanje projekta na logičke celine, sve
do pojedinačnih aktivnosti. Potrebne informacije i podatke za planiranje i procenu troškova dobijamo
iz glavnih projekata koji daju predračunske vrednosti troškova rada i materijala, zatim raznih
informacija i ponuda od dobavljača, izvođača radova itd., kao i izvedenih projekata za pojedine
vrste radova.
U procenu ukupnih troškova investicionih projekata treba uključiti i inflaciju, jer realizacija projekta
dugo traje pa je uticaj inflacije na ukupne troškove projekta veoma važan.
57
Upravljanje projektima – skripta 2015.
Pošto su vreme i troškovi realizacije projekta međusobno zavisni, nekad je moguće skratiti vreeme
realizacije projekta, na račun povećanja troškova. Pri tome se teži da se vreme skrati što više i da to
izazove što manje troškove, odnosno da se uspostavi optimalan odnos vremena i troškova. Ovo se
postiže određivanjem uobičajnog (normalnog) vremena trajanja aktivnosti, koje izaziva normalne
troškove realizacije aktivnosti, i određivanjem skraćenog vremena trajanja aktivnosti koje se dobija
uz povećane (usiljene) troškove.
58
Upravljanje projektima – skripta 2015.
Dva su osnovna razloga koja uslovljavaju neophodnost praćenja i kontrole utrošenog materijala.
Prvo, u procesu realizacije može doći do nedostatka određenih materijala i delova, što bi izazvalo
zastoje u procesu realizacije projekta. Ovde je neophodna kontrola utrošenog materijala i procena
nedostataka, a u ovu svrhu koristi se metod ABC kontrole zaliha. Drugo, neophodna je zbog
utvrđivanja troškova materijala i za određivanje troškova realizacije pojedinih delova, kao i projekta u
celini. Ova dva cilja se realizuju samo preko dobro organizovanog informaciono-upravljačkog centra i
projektnog tima, tako da se na osnovu praćenja dobijaju informacije, koje se kasnije analiziraju preko
izveštaja o utrošku materijala.
Što se tiče ABC metoda, on služi za klasifikaciju i kontrolu zaliha u proizvodnji. Cilj je održavati zalihe
koje će omogućiti kontinuiranu i efikasnu izgradnju, a istovremeno neće zalediti finansijska sredstva u
nepotrebno velike zalihe. Ovaj cilj se postiže preko kriterijuma stope obrta sredstava za koji se teži da
bude što veći. Stopa obrta sredstava je stopa koja pokazuje koliko se puta prosečna vrednost zaliha
obrne u toku jedne godine. Pravilo na kojem se zasniva ABC metod glasi:
Grupa A obuhvata materijale i delove koji čine 70% od ukupnih vrednosti zaliha i 10% od
ukupnog broja materijala na zalihama.
Grupa B – obuhvata materijale i delove koji čine 20% od ukupnih vrednosti zaliha i 20% od
ukupnog broja materijala na zalihama.
Grupa C obuhvata materijale i delove koji čine 10% od ukupnih vrednosti zaliha i 70% od
ukupnog broja materijala na zalihama.
Neophodno je sprovođenje odgovarajuće kontrole i to u odnosu na vrednost grupe materijala. Npr.
troškove grupe A treba treba smanjiti, sa što manjim nabavkama, ali da se ipak obezbedi kontinuitet,
dok za grupe B i C je bitno da su količine raspoložive u pravo vreme.
59
Upravljanje projektima – skripta 2015.
Kad se prikupe svi podaci, onda se uz pomoć odgovarajuće dokumentacije, podaci se slivaju u
računovodstvo i formira se posebno knjigovodstvo posmatranog projekta. Na ovaj način prate se
ukupno ostvareni troškovi i formiraju se izveštaji koji su neophodni za kontrolu troškova, odnosno za
upravljanje troškovima.
60
Upravljanje projektima – skripta 2015.
61
Upravljanje projektima – skripta 2015.
62
Upravljanje projektima – skripta 2015.
PBS dijagram (komponentni dijagram) pedstavlja metod koji omogućava da se neki zadatak ili
poduhvat podeli na sastavne delove, odnosno komponente, pri čemu se daje i prikaz veza izmedju
delova i celokupnog zadatka. Taj prikaz se daje dijagramski na više nivoa.Pri tome se ne izdvajaju
vrste poslova i izvršioci, već samo sastavni delovi određenog poduhvata. Najčešće se koristi u
proizvodnim delatnostima za utvrđivanje sastavnice proizvoda. Glavne prednosti PBS dijagrama su:
1) Utvrđuje se lista delova koji predstavljaju zaokružene celine.
2) Na PBS dijagramu se mogu videti linije komunikacije.
3) Svode se na minimum mogućnosti propusta i grešaka.
4) Strukturni sistem omogućava numeričko obeležavanje.
5) Svakom članu se može dodeliti odgovornost za odgovarajuću komponentu.
Kod WBS tehnike najpre se vrši struktuiranje projekta na sastavne elemente, slično PBS dijagramu, i
to na više nivoa, dok se ne dođe do pojedinačnih poslova i zadataka koje treba uraditi da bi se
projekat završio. U praksi su mogući različiti načini struktuiranja. U nekim situacijama projekat se
moze, posle prvog i drugog nivoa raščlannjivanja na delove projekta, podeliti na zadatke i aktivnosti.
Dok se kod manjih projekata može direktno podeliti na zadatke i aktivnosti.
PBS i WBS dijagrami mogu da se na početnim nivoima poklapaju. Znači prvo PBS deli projekat na
podceline, a zatim WBS na poslove i zadatke koje treba uraditi.
Dakle, WBS tehnika omogućava da se projekat raščlani na nekoliko tehnološki zaokruženih delova,
odnosno podcelina zatim da se ove podceline dalje rasčlanjuju na niže tehnološki zaokružene delove i
tako redom dok se ne dođe do zadataka koji predstavljaju najniži upravljački nivo u smislu upravljanja
realizacijom projekata. Na taj način se ostvaruje mogućnost da se upravlja realizacijom projekta,
počev od najnižeg upravljačkog nivoa, pa do najvišeg.
63
Upravljanje projektima – skripta 2015.
64
Upravljanje projektima – skripta 2015.
OBS tehnika je metod struktuiranja jedne organizacije na određene poslove i zadatke i određivanje
izvršioca tih poslova i zadataka. WBS prikazuje poslove u okviru jednog projekta, a OBS pokazuje koj e
sposoban da ih izvrši.Može se zvati još i ogranigram ili upravljačka struktura preduzeća. OBS je
hijerarhijski orjentisan i prikazuje odgovornosti pojedinaca u realizaciji odredjenog projekta.
Kada spojimo WBS i OBS dijagrame dobijamo matricu koja pokazuje odgovornost za izvršenje
pojedinih poslova u odredjenom projektu. To je RACI matrica ili matrica (karta) odgovornosti. Znači
RACI matrica definiše ko radi pojedine poslove i ko je odgovoran za obavljanje tih poslova. U skladu
sa nazivom RACI matrica određuje odgovornost za ceo posao, zatim odgovornost za pojedine
zadatke, komuniciranje i međusobno informisanje u procesu realizacije određenog poduhvata.
Glavne prednosti RACI matrice su:
1) Smanjuje nesporazume oko raspodele poslova.
2) Uspostavlja bolju komunikaciju.
3) Omogućava preciznije utvrđivanje odgovornosti za izvršavanje pojedinih zadataka i projekata.
4) Onemogućava preopterećenost pojedinca itd.
65
Upravljanje projektima – skripta 2015.
Ovaj problem se rešava metodom optimizacije raspoređivanja radne snage, koji predviđa da se vrši
odlaganje, odnosno pomeranje izvršenja pojedinih aktivnosti, čime se oslobađa deo prekobrojnih
radnika, koji se mogu rasporediti na one aktivnosti gde ti radnici nedostaju.
Prvi korak u rešavanju problema podrazumeva pravljenje mrežnog dijagrama koji služi kao početno
sredstvo za dalje raspoređivanje radne snage. Zatim, sledeći korak je da se napravi gantogram koji
omogućava da se napravi uvid, odnosno da se planiraju potrebe za radnom snagom u pojedinim
vremenskim periodima. Ove potrebe za kadrovima u pojedinim vremenskim periodima mogu se
jasnije grafički prikazati pomoću histograma.
Ograničenje raspolozivih kadrova izaziva produženje vremena realizacije projekta, a takodje
ograničenje u vremenu realizacije projekta izaziva dopunske potrebe za kadrovima.
66
Upravljanje projektima – skripta 2015.
i izračunatih standarda, omogućava korišćenje i iskustvenih normi tamo gde nisu raspoložive
egzaktne norme.
67
Upravljanje projektima – skripta 2015.
17.6. Gantogrami
Gantogrami predstavljaju jednu od najjednostavnijih tehnika planiranja, koja omogućava grafičko i
vremensko planiranje odvijanja zadataka, odnosno grafički prikaz odvijanja određenih zadataka u
vremenu. Tvorac ove tehnika je H. Gantt. Da bi se planiralo odvijanje nekog posla uz pomoć
gantograma potrebno je da se formira jedan dijagram ili koordinatni sistem, na čijoj horizontalnoj osi
je naznačeno vreme, a na vertikalnoj osi poslovi čije izvođenje želimo da planiramo. Planirani zadaci
se unose u dijagram prema redosledu izvođenja, shodno svom vremenskom trajanju. Ovakav
vremenski plan omogućava lako praćenje i kontrolu realizacije projekta, pa i efikasno upravljanje.
Gantogrami se veoma uspešno koriste za globalno planiranje realizacije projekta, ali znatno više kod
operativnog planiranja i praćenja realizacije dela ili faze projekta.
Pomoću metode mrežnog planiranja se planira celokupan tok realizacije projekta i operativno prati i
kontroliše odvijanje ovog procesa, kako sa vremenskog stanovišta, tako i u pogledu troškova. Ona je
nastala krajem 50-tih godina u SAD za potrebe planiranja i kontrole dugoročnih i složenih vojnih
projekata. Zbog ogromnih prekoračenja rokova i troškova javila se potreba za savremenijim metoda
koje bi mogle da ogromnu složenost projekta i ogroman broj učesnika. Tako su nastale prvobitne
metode mrežnog planiranja CPM ,tj. metoda kritičnog puta i PERT metoda, koje su vremenom ušle u
široku upotrebu i danas predstavljaju nezamenljivo sredstvo za planiranje, praćenje i kontrolu,
odnosno za efikasno upravljanje složenim investicionim projektima. Najpre je razvijena metoda PERT-
TIME za planiranje i kontrolu vremena odvijanja radova na projektima, a zatim PERT-COST koja služi
za planiranje, praćenje i kontrolu troškova projekta.
Nezavisno od ovih nastala je MPM ,tj. potencijalna metoda, a u zadnje vreme se sve više koristi
metoda PD, koja kao i MPM koristi blok mrežni dijagram za grafički prikaz projekta. Treba pomenuti i
DPMS metodu, kao metodu mrežnog dijagrama odluke, koja se koristi kod istraživačkih i razvojnih
projekata kod kojih postoji neizvesnost u pogledu strukture odvijanja aktivnosti.
17.7.2. Osnovne karakteristike metoda mrežnog planiranja
Metode mrežnog planiranja se baziraju na grafičkom prikazu redosleda aktivnosti u okviru jednog
projekta i njihovih međusobnih zavisnosti preko mrežnog dijagrama, čime se dobija logička struktura
realizacije određenog projekta i omogućava detaljna analiza vremena realizacije pojedinih aktivnosti i
projekta u celini. Za razliku od drugih, metode mrežnog planiranja vrše posebno analizu
medjuzavisnosti pojedinih aktivnosti i posebno analizu vremena. Osnovne metode mrežnog
planiranja koje su prvo razvijene su CPM i PERT metoda. Obe metode za grafičko prikazivanje koriste
mrežne dijagrame orjentisane aktivnostima. Formiranje mrežnog dijagrama se vrši uz pomoć strelica
kojima se označavaju aktivnosti i kružićima kojima se označavaju događaji, pa se taj mrežni dijagram
naziva „i-j“ mrežni dijagram.
Metoda kritičnog puta (CPM) se upotrebljava kada je vreme pojedinih aktivnosti u projektu poznato i
može se jednožnačno odrediti. Nakon određivanja vremena pojedinih aktivnosti vrši se izračunavanje
ukupnog vremena potrebnog za realizaciju projekta. Najduži put u mrežnom dijagramu, vremenski
izražen, predstavlja kritičan put, a on predstavlja najduže vreme realizacije celokupnog projekta.
PERT metoda se upotrebljava u slučajevima kada vreme trajanja pojedinih aktivnosti u projektu nije
poznato, te nije moguće jednoznačno ga odrediti. Zato se kod ove metode vrši optimistička,
normalna i pesimistička procena vremena i na osnovu njih vrši proračun vremena realizacije
celokupnog projekta.
Metode mrežnog planiranja najviše se koriste pri uvođenju novog tehnološkog procesa, uveođenju
novog proizvoda, planiranju istraživačkih projekata itd, a prednosti su što se ostvaruju velike
68
Upravljanje projektima – skripta 2015.
vremenske i materijalne uštede, što se pojedinačni zadaci pregledno predstavljaju sa svim vezama i
zavisnostima, što se uska grla mogu unapred utvrditi i predvideti mere za njihovo otklanjanje itd.
69
Upravljanje projektima – skripta 2015.
Pod projektom se podrazumeva poduhvat koji nameravamo realizovati i uz pomoć tehnike mrežnog
planiranja planirati i pratiti. On se sastoji iz većeg ili manjeg broja delova koji se u tehnici mrežnog
planiranja nazivaju aktivnostima. Aktivnosti su pojedinačni, tehnološki zaokruženi zadaci, čija logička
povezanost čini celinu posmatranog projekta i čije izvršenje zahteva odredjena sredstva i vreme.
Pored tih aktivnosti, postoje i tzv. fiktivne ili prividne aktivnosti koje ne zahtevaju ni vreme ni
sredstva i koje omogućavaju realan prikaz pojedinih aktivnosti u celini projekta. Događaj u tehnici
mrežnog planiranja predstavlja određeno stanje koje označava početak ili završetak aktivnosti i nema
vremensku dimenziju. Početni događaj označava početak aktivnosti, a završni događaj kraj aktivnosti.
Aktivnost se grafički predstavlja strelicom, čija dužina nije povezana sa vremenom izvođenja
aktivnosti. Fiktivne aktivnosti se predstavljaju iscrtkanim strelicama. Događaji se grafički predstavljaju
krugom u koji se upisuju potrebni podaci a povezani su odgovarajućim strelicama.
Postoje dve vrste mrežnih dijagrama tj. mrežni dijagrami orjentisani ka aktivnostima i mrežni
dijagrami orjentisani ka događajima. Kod prve vrste, tzv. „i-j“ mrežnih dijagrama, aktivnost se
prikazuje pomoću strelice i ona ima svoj početni (i) i zavšrni (j) događaj. Koriste se kod CPM i PERT
metode.
Kod druge vrste, tzv. blok mrežnih dijagrama, aktivnost se prikazuje pomoću pravougaonika, koji su
povezani strelicama u zavisnosti od redosleda odvijanja međusobne povezanosti i zavisnosti. Koriste
se kod MPM i PD metode.
Pravilo 1.
Svaka aktivnost počinje jednim događajem i završava se u jendom narednom događaju.
B
A C B
A C
Pravilo 2.
Ako se neka aktivnost mora završiti pre početka naredne aktivnosti onda se moraju postaviti u red
tako da je završni događaj prve aktivnosti identičan sa početnim događajem druge aktivnosti.
A B
1 2 3
Pravilo 3.
Ako se više aktivnosti moraju završiti pre nego sto može početi sledeća aktivnost, onda se sve te
aktivnosti moraju završiti u početnom događaju sledeće aktivnosti. 1
A
B C
2 3 4
Pravilo 4.
Ako više aktivnosti može otpočeti posle završetka prethodne aktivnosti, onda sve te aktivnosti
počinju u završnom dogadjaju prethodne aktivnosti. B
3
A C
Pravilo 5. 1 2 4
Ako dve ili više aktivnosti imaju zajednički završni i početni događaj, onda se mora obezbediti
jednoznačno označavanje uključivanjem fiktivne (prividne) aktivnosti.
3 4
70
Upravljanje projektima – skripta 2015.
71
Upravljanje projektima – skripta 2015.
Pravilo 6.
Ako se u jednom događaju završava i počinje više aktivnosti koje nisu sve međusobno zavisne, onda
se pravilna zavisnost u odvijanju projekta prikazuje uvođenjem fiktivne aktivnosti.
A C
1
A C 1 4 5
4
3 S
B D B D
2 5
2 3 6
A C
1 2 3
Pravilo 7.
U redosled aktivnosti može se uključiti proizvoljan broj fiktivnih aktivnosti.
1
A
2
B
3
C
4
B 4 D 5
A S B C
1 2 3 4 5
Pravilo 8. Sl ik a 1 0 3 .
Ukoliko neka aktivnost može otpočeti pre nego što se prethodna aktivnost sasvim završi, onda se ova
prethodna aktivnost mora podeliti na dve aktivnosti.
A C
A1 A2 C
1 2 3 1 2 3 6
B D D
4 5 B 4 5
Pravilo 9.
Sl ik a 1 0 3 .
Jedna aktivnost u mrežnom dijagramu može se vremenski samo jednom odigrati, što znači da se u
mrežnom dijagramu ne smeju pojaviti "petlje“. Sl ik a 1 0 4 .
A 1 A 2 C
1 2 3 6 A B C D
1 2 3 4 5
72
Upravljanje projektima – skripta 2015.
Nakon izrade liste aktivnosi i šeme međuzavisnosti može se preći na crtanje mrežnog dijagrama
projekta.
73
Upravljanje projektima – skripta 2015.
Mogu se koristiti određena pitanja koja se odnose na međuzavisnost pojedinih aktivnosti u projektu:
1) Koje aktivnosti moraju neposredno prethodno biti završene?
2) Koje aktivnosti moraju neposredno posle otpočeti?
3) Koje aktivnosti mogu da se izvršavaju nezavisno paralelno?
4) Može li ova aktivnost da bude podeljena drugom?
Postavljanjem ovih pitanja kod svake aktivnosti dobija se pravi redosled i međuzavisnost aktivnosti
što omogućava crtanje mrežnog dijagrama.
Nakon ovoga sledi numerisanje, odnosno obeležavanje svih događaja projakata. Treba naglasiti da
proizvoljno numerisanje nije dobro i ne treba ga koristiti, već se koristi tzv. rastuće numerisanje
(koriste se celi pozitivni brojevi u rastućem nizu) tako što se najpre početni dogadjaj obeleži jednim
brojem, zatim se sve aktivnosti koje polaze iz ovog početnog broja precrtaju. Kao drugi biće obeležen
onaj događaj kod koga su sve aktivnosti koje mu prethode precrtane. Ako imamo slučaj da se
odjednom nađe više događaja koje možemo obeležiti, onda se obeležavanje radi odozgo na dole.
Zadnju etapu u procesu analize strukture jednog mrežnog dijagrama čini kontrola završenog mrežnog
dijagrama koja treba da utvrdi da li je mrežni dijagram konstruisan i numerisan u skladu sa pravilima
tehnike mrežnog planiranja.
17.7.6. Analiza vremena
Analiza vremena obuhvata procenu i utvrđivanje vremena potrebnog za izvršenje pojedinih aktivnosti
i realizaciju projekta u celini. U analizi razlikujemo sledeće vremenske parametre:
1) - najraniji početak aktivnosti – vreme kada najranije može da počne aktivnost.
2) - najkasniji početak aktivnosti – vreme kada najkasnije može da počne aktivnost.
3) - najraniji završetak aktivnosti – vreme kada najranije može da se završi aktivnost.
4) - najkasniji završetak aktivnosti – vreme kada najkasnije može da se završi aktivnost.
a) Analiza vremena po metodi CPM
Metoda kritičnog puta se koristi u slučajevima kada se vreme trajanja pojedinih aktivnosti u projektu
može jednoznačno odrediti. U postupku analize vremena CPM metodo se najpre vrši procena
vremena trajanja pojedinih aktivnosti, a zatim izračunavanje najranijeg i najkasnijeg početka
aktivnosti i najranijeg i najkasnijeg završetka aktivnosti. Proračun ovih parametara se vrši
prograsivnim i retrogradnim izračunavanjem vremena. Progresivnom metodom se izračunava
najraniji početak i najraniji završetak aktivnosti i to od početnog događaja ka završnom. Najraniji
početak aktivnosti i-j ima vrednost = 0. Ostale vrednosti najranijih početaka aktivnosti se
dobijaju dodavanjem najdužeg trajanja prethodne aktivnosti max .Najraniji završetak
aktivnosti dobija se kao zbir vremena najranijeg početka aktivnosti i vremena trajanja
aktivnosti . Najkasniji završetak aktivnosti se izračunava retrogradnom
metodom i to od krajnjeg događaja ka početnom. Najkasnije vreme završetka aktivnosti je jednako
najranijem vremenu zadnjeg događaja. Najkasniji početak aktivnosti se izračunava kao
razlika najkasnijeg završetka aktivnosti i vremena trajanja aktivnosti.
Maksimalno dozvoljeno trajanje aktivnosti (i-j) predstavlja period između najranijeg početka
aktivnosti i najkasnijeg završetka aktivnosti. Ako je vremen trajanja jedne aktivnosti jednako razlici
vremena najkasnijeg završetka i najranijeg početka te aktivnosti, onda se ova aktivnost naziva
kritičnom. Put koji se sastoji od kritičnih aktivnosti se naziva kritični put. Kritične aktivnosti se moraju
izvršiti za predviđeno vreme, jer prekoračenje vremena završetka kritične aktivnosti dovodi do
prekoračenja završetka celog projekta.
U okviru metode kritičnog puta operiše se sa četiri vremenske rezerve. Ukupna vremenska rezerva
predstavlja vreme za koje se određena aktivnost može produžiti, a da se ne ugrozi završetak projekta.
74
Upravljanje projektima – skripta 2015.
Slobodna vremenska rezerva predstavlja vreme za koje se određena aktivnost može odložiti ili
produžiti, a da ne ugrozi najranije početke sledećih aktivnosti.
75
Upravljanje projektima – skripta 2015.
Nezavisna vremenska rezerva predstavlja vreme za koje se aktivnost i-j može odložiti ili produžiti pod
uslovom da je događaj i, usled usporenja prethodne aktivnosti, dostignut u najkasnijem vremenu, a
da se za događaj j postigne najranije vreme. Uslovna vremenska rezerva predstavlja vremensku
rezervu koja se odnosi na događaj i manje se koristi u praksi.
b) Analiza vremena po metodi PERT
PERT metoda se upotrebljava za one projekte kod kojih vreme realizacije pojedinih aktivnosti nije
poznato i nije moguće jednoznačno ga predvideti, već se vrši procena tri osnovna vremena, tj.
optimističko, najverovatnije i pesimističko. Optimističko vreme trajanja aktivnosti (a) je minimalno
vreme potrebno za izvršenje aktivnosti i verovatnoća ostvarivanja ovog vremena je veoma mala, a
može se postići pod posebno povoljnim uslovima. Najverovatnije vreme trajanja aktivnosti (m) je
vreme koje bi se najčešće ostvarilo kod izvođenja aktivnosti u normalnim uslovima. i može se postići
pod normalni uslovima. Pesimističko vreme trajanja aktivnosti (b) je najduže vreme trajanja
aktivnosti i ono se može postići pod nepovoljnim uslovima izvođenja aktivnosti.
Očekivano ili srednje vreme trajanja aktivnosti se izračunava po sledećoj formuli:
𝑎 + 4𝑚 + 𝑏
𝑡𝑒 =
6
Izrada mrežnog dijagrama projekta i analiza vremena omogućavaju dobijanje vremenskog roka
završetka projekta. Često se dešava da taj rok nije prihvatljiv, te su potrebne određene intervencije u
mrežnom dijagramu kako bi se dobio željeni rok završetka projekta. Tada se pristupa preuređenju i
prepravljanju mrežnog dijagrama u cilju skraćivanja ukupnog vremena potrebnog za realizaciju
projekta.
Jedan od osnovnih principa koji se koristi pri preuređenu i skraćivanju mrežnog dijagrama je da se
analiziraju i pokušavaju skartiti aktivnosti koje se nalaze na kritičnom putu. Eventualnim skraćenjem
kritičnih aktivnosti direktno se skraćuje vreme potrebno za realizaciju projekta. Preuređenje mrežnog
dijagrama se može obaviti na dva načina:
1) Uvođenjem dodatnih resursa koje omogućavaju brže obavljanje pojedinih aktivnosti.
2) Uvođenje tzv. lestvične mreže za aktivnosti koje se delimično poklapaju.
Stepenasta mreža omogućava da se planira preklapanje, odnosno ranije otpočinjanje pojedinih
aktivnosti i na taj način raniji završetak celokupnog projekta. U stepenstom mrežnom dijagramu
76
Upravljanje projektima – skripta 2015.
treba naznačiti da naredne aktivnosti zavise od stepena završenosti prethodnih. Kada postoji veliki
broj aktivnosti, koje se preklapaju, verovatno je povoljnije koristiti tzv. prioritetni metod.
77
Upravljanje projektima – skripta 2015.
Prioritetna metoda omogućava prikazivanje aktivnosti čiji se počeci preklapaju, odnosno čiji
su počeci i završeci razdvojeni određenom vremenskom distancom, i to je osnovna prednost
ove metode. Najviše se koristi kod primene kompjuterskih programa za mrežno planiranje.
Ova metoda takođe koristi blok mrežnih dijagrama za grafički prikaz realizacije projekta. Kod
bloka mrežnog dijagrama prioritetne metode aktivnosti se prikazuju pravougaonikom, a
logičke veze između njih strelicom. U pravougaoniku koji predstavlja određenu aktivnost
upiseuje se naziv aktivnosti, vremensko trajanje aktivnosti i oznaka aktivnosti. Logična veza
između aktivnosti koja se označava strelicom može imati vremensko trajanje, u zavisnosti od
toga koje aktivnosti povezuje. Osnovna pravila za konstruisanje prioritetnih mreža su:
1) Akivnost B ne može otpočeti dok ne prodje tri dana od završetka aktivnosti A.
Ova metoda ima i svojih nedostataka, posebno u slučaju kada veći broj aktivnosti treba
nezavisno povezati sa više narednih aktivnosti. Klasične metode ovo lako rešavaju uvodeći
fiktivne aktivnosti, dok je prioritetna mreža u ovom slučaju znatno složenija i nejasnija.
17.7.9. Analiza troškova
S obzirom na povezanost vremena i troškova realizacije projekta, analiza troškova najčešće ide u
pravcu istraživanja i pronalaženja najboljeg odnosa između vremena i troškova realizacije projekta.
Analiza troškova se vrši nakon analize vremena, i to obično uz pomoć istog mrežnog dijagrama koji se
koristi za analizu vremena. Prvi korak u analizi je procena vremena trajanja pojedinih aktivnosti.
Procenjeno vreme potrebno da se jedna aktivnost realizuje u normalnim uslovima naziva se
normalno vreme (tn), a troškovi realizacije koji nastaju u tim uslovima su normalni ili minimalni (kn).
Vreme trajanja aktivnosti može se dodatnim angažovanjem resursa skratiti do neke donje, minimalne
granice i to vreme se naziva usiljeno vreme trajanja realizacije aktivnosti, a troškovi koji tada nastaju
usiljeni ili maksimalni troškovi. Usiljeni troškovi i vreme su u takvoj međuzavisnosti da nikakva
dodatna ulaganja ne donose skraćenje vremena trajanja aktivnosti.
78
Upravljanje projektima – skripta 2015.
Vrednost prirasta troškova se odvija na sledeći način. Najpre se izvrši crtanje mrežnog dijagrama i
analiza vremena po metodi PERT. Zatim se izvrši procena normalnog i usiljenog vremena trajanja i
troškova pojedinih aktivnosti, a takođe i proračun prirasta troškova. Ukoliko zelimo da izvršimo
skraćivanje vremena trajanja projekta skraćivanjem pojedinih aktivnosti, najpre ćemo skraćivati one
aktivnosti koje se nalaze na kritičnom putu, a imaju najmanji prirast troškova. Pravilo je takođe da se
uvek prvo skraćuje aktivnost čije skraćivanje zahteva manje troškove. Ukoliko se nakon skraćivanja
pojavi više kritičnih puteva, treba svaki kritični put skratiti za isti broj vremenskih jedinica. Postupak
se kontinuirano odvija dok sve aktivnosti na bar jednom kritičnom putu ne postanu usiljene.
79
Upravljanje projektima – skripta 2015.
formulom SPI=BCWP/BCWS, gde je SPI vremenski indeks efikasnosti. Ako su CPI i SPI veći ili jednaki
jedinici imamo odlične performanse, ako su manji o jedan onda imamo loše performanse.
80
Upravljanje projektima – skripta 2015.
81
Upravljanje projektima – skripta 2015.
82
Upravljanje projektima – skripta 2015.
83
Upravljanje projektima – skripta 2015.
Direktor
Program
Funkcionalna Funkcionalna Funkcionalna
Program jedinica 1 jedinica 2 jedinica 3
PMO menadžer
84
Upravljanje projektima – skripta 2015.
Programski biro pribavlja program menadžeru informacije potrebne za donošenje odluka u vezi
upravljanja programom i pruža mu pomoć i podršku u koordiniranju rada projektnih menadžera i
realizaciji projekata koji čine program.
Uloga program menadžera zahteva širok skup osobina, znanja i veština kako bi efikasno mogao da
upravlja programom i da koordinira rad više projektnih menadžer i timova. Ovaj skup osobina, znanja
i sposobnosti čine liderske sposobnosti, upravljačka znanja, organizaciona znanja, tehnička znanja,
vizionarske sposobnosti, sposobnosti komuniciranja, veštine rada sa ljudima i stejkholderima itd.
Liderstvo je jedna od najznačajnijih sposobnosti koje su potrebne program menadžeru da bi efikasno
delovao, jer on treba da na adekvatan način vodi razne timove koji učestvuju u upravljanju
realizacijom programa, a to su program menadžment tim, programski biro i projektni timovi za
pojedine timove, kao i projektni menadžeri. Liderske sposobnosti su neophodne da bi mogao da utiče
na stvaranje zajedničkih ciljeva i vrednosti i stvaranje timsokg duha koji obezbeđuje zajedničke
rezultate, kao i da bi bio u stanju da reši česte konflikte i probleme koji mogu nastati u realizaciji
pojedinih projekata.
Program menadžer treba da poseduje znanja vezana za koncept i principe projektnog i program
menadžmenta, a takođe i znanja u oblasti metoda, tehnika i alata koji se koriste u upravljanju
projetkom i u program menadžmentu.
Stejkholderi mogu često da postave zahteve u vidu uvođenja promena, pa zato program menadžer
mora da poseduje određena znanja i veštine za uvođenje potreba kako bi bio u stanju da analizira
potrebe za uvođenjem ovih promena i da proceni efekte koje će imati na process upravljanja
programom. Rizik koji uvođenje promena može doneti sa sobom je takođe jedna od briga program
menadžera, pa zato on mora biti osposobljen da smanji mogućnost nastajanja rizičnih događaja ili
njihov uticaj na program. Predviđanje budućih događaja i promena u okolini je takođe neophodno.
85
Upravljanje projektima – skripta 2015.
Model procesa upravljanja programom autora R.Gareisa podrazumeva poslovni proces projektno
orijentisane organizacije koji se sastoji od sledeći podprocesa:
1) Početak programa
2) Koordinacija
3) Upravljanje programom
4) Rešavanje diskontinuiteta programa
5) Zaključivanje programa.
Sa stanovišta opšteg koncepta projektnog menadžmenta upravljanje programom obuhvata tri
osnovna prodprocesa ili faze:
1) Planiranje i priprema programa koja obuhvata sve aktivnosti vezane za selekciju projekata
koji će da čine program i za konačno definisanje programa i rezultata koje daje program. U
ovoj fazi se vrši definisanje ciljeva programa i njihovo usklađivanje sa ciljevima klijenta, kao i
vremenski raspored realizacije porgrama, i raspodela resursa i troškova.
2) Izvođenje i praćenje programa se odnosi na upravljanje realizacijom programa. Program
menadžer koordinira rad projektnih menadžera, koji zajedno sa projektnim timovima
upravljaju realizacijom projekata, prate realizaciju i uvode promene i korektivne akcije.
3) Integrisanje i zatvaranje programa obuhvata povezivanje pojedinačnih projekata u program i
privođenje kraju skupa nezavisnih projekata čija ukupna isporuka znači završetak projekta.
Ovde se obavljaju aktivnosti kao što su raspuštanje projektnih timova, raspuštanje projektnih
menadžera itd.
Proces upravljanja programom je u osnovi sličan procesu upravljanja životnim ciklusom programa
tako da neke njegove faze prate faze životnog ciklusa programa. Proces upravljanja programom koji
se ovde predlaže se sastoji iz četiri podprocesa:
1) Formiranje programa je početna faza upravljanja programom u kojoj se identifikuju i biraju
projekti koji čine program i definiše šta obuhvata program i koji je njegov rezultat koji treba
isporučiti klijentu. Ovde se najpre definišu ciljevi programa i povezuju sa ciljevima kompanije.
Nakon toga se vrši identifikacija mogućih projekata koji treba da čine program, a zatim i
njihova selekcija u skladu sa kriterijumima doprinosa pojedinačnih projekata ciljevima
programa i ciljevima organizacije.
2) Upravljanje realizacijom programa podrazumeva operativno upravljanje realizacijom
pojedinačnih projekata i programom u celini. Ovde se određuje program menadžer i
projektni menadžer za pojedinačne projekte, zatim programski biro itd. U ovoj fazi se pravi
vremenski plan i plan troškova za svaki pojedinačni projekat i za program u celini.
3) Integrisanje projekata u program i isporuka programa. Zavisno od tipa programa, rezultati
pojedinačnih projekata se mogu isporučivati sukcesivno ili na kraju procesa, i od toga zavisi
da li će se i na koji način izvršiti povezivanje rezultata pojedinačnih projekata u program. Kod
određenih vrsta programa kod kojih su projekti nezavisni nema faze integracije u procesu
upravljanja programom. Kod drugih tipova programa je potrebno da se završe sve aktivnosti i
onda sleduje povezivanje u program i isporuka klijentu.
86
Upravljanje projektima – skripta 2015.
Realizacija strategije i postizanje strategijskih ciljeva je glavni zadatak svake organizacije i jedina
mogućnost da postigne pozitivne trenutke i buduće rezultate. Zato je neophodno da sve akcije i
projekti koji proističu iz strategije organizacije budu efikasno realizovane koristeći moderne discipline
kao što je projektni menadžment, program menadžment i upravljanje portfoliom projekata.
Upravljanje portfoliom projekta ima jasnu stategijsku komponentu. Ono produžava vremensku
dimenziju primene projektnog menadžmenta i omogućava kontinuirani projektni ciklus u skladu sa
dugoročnim horizontom strategijskog planiranja i upravljanja. Upravljanje portfoliom se bazira na
strategijskom planu i uključuje sve projekte i programe koji proizilaze, ili su povezani sa strategijskim
planom organizacije.
Dugoročno strategijsko planiranje je osnov za upravljanje portfoliom projekata, a sa druge strane
upravljanje portfoliom projekata je neophodan instrument za realizaciju strategijskih planova.
Definisanje strategijskih ciljeva i strategijskog plana organizacije podrazumeva da se u strategijskom
planu definišu pojedini projekti i programi čijom realizacijom dostižemo strategijske ciljeve i da se
ovaj proces odvija kontinuirano u skladu sa kontinuitetom strategijskog planiranja.
21.3. Definisanje upravljanja portfoliom projekata
87
Upravljanje projektima – skripta 2015.
Prilikom razmatranja upravljanja porftoliom projekata treba imati u vidu životni ciklus portfolia koji je
znatno širi u odnosu na klasičan živostni cilus projekta. Prema Widemanu životni ciklus portfolia
obuhvata sledeće faze:
1) Identifikacija potreba i mogućnosti
2) Selekcija najbolje kombinacije projekata (portfolia)
3) Planiranje i izvršenje projekata (projektni menadžment)
4) Lansiranje proizvoda (prihvatanje i upotreba outputa)
5) Realizacija benefita.
Da bi upravljanje portfoliom projekata doprinelo strategijskim ciljevima i celovitom uspehu
organizacije, projekti koji čine portfolio treba da ispunjavaju sledeće uslove:
1) Projekti moraju biti usklađeni sa strategijom i ciljevima organizacije.
2) Projekti moraju biti konzistentni sa vrednostima i kulturom organizacije.
3) Projekti moraju doprinositi pozitivnom novčanom toku organizacije.
4) Projekti moraju na efektivan način koristiti ljudske i materijalne resurse organizacije.
5) Projekti ne moraju samo obezbediti trenutne doprinose „zdravlju“ firme, već moraju pomoći
u pozicioniranju firme i budućem uspehu.
21.4. Proces upravljanja portfoliom projekata
88
Upravljanje projektima – skripta 2015.
Pošto je proces realizacije projekata dugotrajan i dinamičan na njega mogu uticati različiti faktori i
dešavati se brojne promene koje svakako utiču ne samo na izvođenje, već i na samu strukturu
portfolia. To dovodi do potrebe za stalnim preispitivanje, održavanjem i rekonstrukcijom portfolia. To
znači da treba vršiti stalnu analizu i procenu ostvarenih performansi svakog projekta i programa,
neprekidno utvrđivati doprinose projekta ostvarenju ekonomskih i drugih koristi za organizaciju i u
skladu sa tim razmatrati svaki projekat i odlučiti da li ga treba dalje realizovati, poboljšati ili zameniti.
Održavanje i poboljšanje projektnog portfolia je stalan zadatak koji se neprekidno izvodi tokom
podprocesa upravljanja realizacijom projektnog portfolia, i uz značajnu međusobnu zavisnost i
uslovljenost ova dva procesa.
c) Upravljanje realizacijom projekata i programa koji čine projektni portfolio
Zbog činjenice da se u ovom procesu istovremeno realizuje veći broj projekata, organizovanje za
upravljanje realizacijom projekata, programa i portfolia u celini, je veoma složen problem koji
zahteva da se precizno definišu ključni učesnici u ovom procesu i njihove glavne uloge i odgovornosti.
Pored projektnih menadžera i projektnih timova koji su zaduženi za upravljanje realizacijom pojedinih
projekata, u procesu upravljanja portfoliom projekata veoma važnu ulogu imaju Top menadžment i
Projektni Portfolio Odbor (Savet), projektni portfolio menadžer i Programski (Projektni) biro. Oni su
zaduženi za upravljanje realizacijom svih procesa u upravljanju projektnim portfoliom. Iako je logično
da top menadžment, koji je odgovoran za dostizanje strategijskih ciljeva kompanije, bude odgovoran
i za sve upravljačke odluke u upravljanju portfoliom projekata, on najčešće najveći deo svojih
ovlašćenja i odgovornosti prenosi na Projektni Portfolio Odbor. U tom slučaju je Projektni Portfolio
Odbor, zajedno sa projektnim portfolio menadžerom odgovoran za odvijanje celokupnog procesa
upravljanja projektnim portfoliom i za efikasnu realizaciju projekata i programa koji čine portfolio.
Programski biro je zadužen za praćenje i kontrolu realizacije svih programa i projekata u portfoliu.
Njegov zadatak je da koordinira realizaciju svih projekata u portfolu i da kontroliše postizanje
planiranih projektnih rezultata i da o tome obaveštava Projektni Portfolio Odbor. On analizira status
svakog projekta i priprema potrebne izveštaje i predloge za Projektni Portfolio Odbor. Na osnovu
informacija i preporuka projektnog biroa, Projektni Portfolio Odbor odlulčuje da li projekat treba
prekinuti, nastaviti ili odožiti.
d) Praćenje i kontrola realizacije pojedinih projekata, programa i portfolia u celini
Ova faza je direktno vezana za fazu realizacije projekta i programa i ona takođe zahteva efikasnu
organizaciju sposobnu za koordinaciju, zajednički rad, prikupljanje informacija, preispitivanje
pojedinih aktivnosti i procesa u realizaciji i dostavljanje informacija i preporuka u fazu održavanja
portfolija i realizacije portfolija radi promena i usmeravanja ka planiranim strategijskim ciljevima.
Praćenje i kontrola realizacije projekata, programa i portfolia u celini se obavlja tokom celokupnog
procesa upravljanja projektnim protfoliom. Soženost praćenja i kontrole zahteva postojanje jake
informatičke podrške sposobne da prihvati, obradi i distribuira veliki broj potrebnih informacija.
89