KOLEJ VOKASIONAL KLUANG,

KM3 JALAN MENGKIBOL,

86000 KLUANG, JOHOR DARUL TAKZIM

NOTA KURSUS 1
PROGRAM TEKNOLOGI PENYEJUKAN DAN PENYAMANAN UDARA

KOD KURSUS DMC 4112

TAJUK KURSUS ACMV TENDER DOCUMENT PREPARATION

KOMPETENSI K1 : TECHNICAL DOCUMENT

1.1 : DRAW UP CONTRACTUAL TERMS AND CONDITIONS

1.1.1 Evaluate type of contract to be offered

1.1.2 Review and prepare standard contractual terms and conditions
LEARNING STANDARD
to suit project requirements
1.1.3 Lab - Draw Up Contractual Terms and Conditions

NAMA PELAJAR

Disediakan Oleh :

Tandatangan Pensyarah (Signature) :

Nama Pensyarah (Name of Lecturer) : NURUL AIDAYANTI BT MOHD SAID
1.0 PENGENALAN KEPADA TENDER

1.1 Definisi Kontrak

 Kontrak merupakan satu perjanjian yang boleh dikuatkuasakan oleh undang – undang.
 Kontrak kerajaan boleh dilaksanakan secara
i) Requisition
ii) Sebut harga, atau
iii) TENDER

PERBANDINGAN PEROLEHAN KERJA KERAJAAN

i ) Requisition
Had kewangan untuk
Requisition ialah kerja yang
tidak melebihi RM 50,000
ii) Sebut harga
Had kewangan untuk
sebutharga ialah RM 50,000
sehingga RM  500,000.
iii) Tender
Semua kerja yang bernilai
melebihi RM500,000
hendaklah dipelawa secara
tender.

1.2 Definisi Tender

Tender ialah suatu kenyataan yang dikeluarkan kepada seseorang untuk melakukan kerja
di samping mendapatkan persetujuan daripada pihak yang berkenaan (Saidin, 1998).
Menurut March (2003) pula, proses menender merupakan proses taktikal bagi pemilihan
satu-satu pihak bagi membekalkan suatu perkhidmatan, produk atau item kerja. Tanpa
menghiraukan mekanisme pemilihan, proses tawaran dan pemerimaan perlu ada di dalam
tender. Ia merupakan suatu proses bertaktik sebagai keputusan yang strategik terhadap suatu
pihak serta skop kerja yang telahpun dikenalpasti.

Tender merupakan proses utama yang dilakukan oleh klien untuk mendapatkan
kontraktor yang layak. Pemilihan kontraktor biasanya dibuat melalui pertandingan yang
melibatkan perbandingan antara perkara tertentu seperti harga dan masa pembinaan. Ini adalah
antara faktor utama pemilihan kontraktor selain reputasi serta pengalamaT5n kontraktor
tersebut.

1.3 Jenis-jenis Tender

Terdapat beberapa jenis tender yang digunakan di Malaysia. Antara yang sering diamalkan
adalah

i) Tender Terbuka
ii) Tender Terpilih/Terhad/Tertutup
iii) Tender Perundingan

Setiap jenis tender mempunyai kelebihan dan kelemahan masing-masing dan perlaksanaannya
adalah bergantung kepada kesesuaian dalam proses menender. Pemilihan jenis tender dalam
sesuatu projek pembinaan banyak bergantung kepada beberapa faktor utama seperti saiz
projek, lokasi pembinaan, kesesuaian dengan masa serta kos yang diperuntukkan,
pengalaman dan sebagainya.

2
i) Tender Terbuka
a. terbuka untuk ditandingi oleh semua kontraktor / pembekal yang berdaftar
dengan Kementerian Kewangan bagi bekalan dan perkhidmatan dan Lembaga
Pembangunan Industri pembinaan Malaysia (CIDB) dan Pusat Khidmat kontraktor
(PKK) bagi kerja.
b. Tender terbuka sering diamalkan di dalam industri pembinaan di Malaysia untuk
memilih kontraktor yang berkelayakan dan untuk melaksanakan suatu pembinaan
yang dirancang. Klien akan mengiklankan tawaran dalam akhbar-akhbar
tempatan untuk menjemput kontraktor yang berminat menawarkan harga yang
munasabah bagi projek tersebut.

c. Kelebihan tender terbuka :

i. memberi peluang yang sama rata kepada semua kontraktor terutamanya
kontraktor yang baru mendaftar dan kurang pengalaman
ii. tidak memerlukan kemahiran dan kelayakan yang khusus. Tender jenis ini juga
tidak menggalakkan manipulasi dan pakatan harga di antara kontraktor yang
memasuki tender (Milne, 1980).
iii. bersifat kompetitif dan ini boleh mewujudkan persaingan yang sihat antara
kontraktor yang terlibat dan kebaikan kepada klien pula adalah dari aspek
pemilihan kontraktor yang dapat menawarkan harga yang paling munasabah.

d. Kekurangan tender terbuka :

i. Tidak sesuai untuk projek yang memerlukan penyiapan segera. Kos projek
mungkin akan meningkat disebabkan mutu kerja yang dihasilkan kurang
berkualiti disebabkan harga tawaran yang terlalu rendah
ii. Proses yang panjang diperlukan bermula daripada peringkat penyediaan
dokumen, mengiklankan, penyediaan lukisan spesifikasi sehinggalah kepada
proses penilaian dan pemilihan kontraktor yang layak yang mana berlaku
pembaziran wang dan masa
iii. Kurang menggalakkan penggunaan alatan-alatan moden kerana projek yang
biasanya terlibat dengan tender terbuka adalah berkos rendah atau sederhana

ii) Tender Terpilih/Terhad

a. Tender terpilih adalah tender yang hanya dikemukakan kepada kontraktor-
kontraktor yang telah dipilih oleh klien.
b. Kontraktor yang berpengalaman luas dan mempunyai kemahiran tertentu yang
bersesuaian akan dikenalpasti terlebih dahulu dan hanya mereka sahaja yang akan
dipelawa untuk menyertai tender.
c. Bilangan kontraktor terpilih biasanya kecil iaitu antara 5 hingga 8 orang.
Persaingan juga berlaku tetapi dalam jumlah yang kecil.
d. Pemilihan kontraktor adalah berdasarkan lukisan lakar, senarai bahan dan juga
penyediaan kontraktor binaan dan kelayakannya.

e. Kelebihan tender terpilih / terhad

i) Mengurangkan risiko kegagalan pembinaan dan mengurangkan kos penyediaan
dokumen tender
ii) Projek dapat disiapkan dengan baik kerana kontraktor yang berpotensi,
bereputasi tinggi serta yang benar-benar layak telah dipilih di peringkat awal
lagi

f. Kekurangan tender terpilih / terhad

i) Tidak semua kontraktor mendapat peluang dalam tender jenis ini terutamanya
kontraktor yang baru berdaftar dan kurang pengalaman kerana ia terhad untuk
kontraktor yang mahir serta berpengalaman
ii) Terdapatnya pakatan harga di antara kontraktor yang disenaraikan.

3
iii) Tender Perundingan
a. Dalam tender perundingan, klien akan menghantar surat kepada kontraktor
tertentu untuk menjemput kontraktor tersebut menyediakan rangka perbelanjaan
bagi projek yang dirancangkan.
i) Klien akan berunding dengan seorang kontraktor secara langsung
ii) klien akan menjemput kontraktor yang mempunyai reputasi dan rekod yang
baik yang diketahui latarbelakang projek yang terlibat serta semestinya
berkemahiran

b. Kos yang ditawarkan oleh kontraktor adalah lebih tinggi jika dibandingkan dengan
jenis-jenis tender yang lain
c. Klien akan diberi penerangan yang jelas dan terperinci mengenai kesesuaian
rekabentuk, penggunaan bahan binaan, teknologi yang digunakan serta cara binaan
yang boleh memaksimumkan keuntungan sesuatu projek pembinaan

d. Terdapat dua jenis tender perundingan yang biasa dijalankan, iaitu :

i) Tender yang diambil oleh kontraktor antarabangsa
Tender ini biasanya dijalankan untuk membina projek yang besar, berteknologi
tinggi dan memerlukan kepakaran yang sangat khusus.
Contohnya adalah pembinaan lapangan terbang antarabangsa, empangan
hidroelektrik, bangunan pencakar langit dan sebagainya.

ii) Tawaran oleh firma arkitek

Borang tawaran hanya dikeluarkan kepada sejumlah kecil kontraktor yang
terpilih atau telah menjadi anak syarikat. Segala keperluan dan perbelanjaan
akan dibincangkan bersama antara kontraktor terlibat dengan firma arkitek
yang dilantik dan keputusannya adalah bergantung kepada arkitek yang
bertanggungjawab

e. Secara umumnya, tender perundingan membolehkan perbincangan diadakan antara

pihak klien dan kontraktor bagi mendapat kos yang sesuai selain kontraktor dapat
memberi nasihat tentang rekabentuk, teknologi, bahan, cara pembinaan dan
sebagainya.

4
2.0 JENIS-JENIS KONTRAK KERAJAAN

i) Kaedah Konvensional
i. Kaedah pelaksanaan projek secara OLEH KERAJAAN
PERANCANGAN REKABENTUK PEROLEHAN
konvensional bermaksud pembinaan
adalah berdasarkan reka bentuk yang
telah disediakan oleh Agensi atau
perunding yang dilantik oleh Agensi. OLEH KONTRAKTOR
PEMBINAAN
ii. Kontraktor hanya bertanggungjawab
untuk membina dan menyiapkan projek
berdasarkan reka bentuk tersebut.
iii. Penyeliaan projek juga dilaksanakan OLEH KERAJAAN
OPERASI SELENGGARA
oleh Agensi sendiri atau perunding yang
dilantik.

ii) Kaedah Reka dan Bina

i. Kaedah pelaksanaan projek secara Reka
dan Bina bermaksud kontraktor
bertanggungjawab untuk merancang, OLEH KONTRAKTOR
mereka bentuk, membina dan PERANCANGAN REKABENTUK PEROLEHAN
menyiapkan, menyelia, melengkapkan,
menguji, mentauliah dan menyenggara
keseluruhan kerja dan apa-apa
OLEH KONTRAKTOR
perkhidmatan/peralatan selaras dengan PEMBINAAN
Kehendak Kerajaan.
ii. Penyeliaan projek dilaksanakan oleh
perunding profesional yang dilantik
oleh kontraktor manakala peranan dan OLEH KERAJAAN
OPERASI SELENGGARA
tanggungjawab Agensi adalah sebagai
pengurus projek dan pentadbir kontrak.

3.0 Perolehan Kerajaan Di Malaysia

3.1 Syarat-syarat Perolehan Kerajaan

i) Perolehan yang melebihi RM200,000 perlu dipelawa secara tender.

ii) Tender terbuka hendaklah dipelawa untuk bekalan yang nilainya melebihi RM200,000
setahun bagi satu jenis item atau kelas jenis item, kecuali jika dibenarkan oleh Ketua
Setiausaha Perbendaharaan atau Pegawai Kewangan Negeri mengikut mana-mana yang
berkenaan.
iii) Semua jabatan kerajaan hendaklah menggunakan syarat-syarat am tender sebagaimana
ditentukan oleh Ketua Setiausaha Perbendaharaan. Jika perlu sesuatu jabatan itu
menambah syarat-syarat tertentu asalkan ianya tidak bercanggah dengan syarat-syarat
am Arahan Perbendaharaan (A.P. 171.1).
iv) Semua perolehan yang dipelawa secara tender hendaklah dipertimbangkan oleh
Lembaga Perolehan.

3.2 Perolehan Kerja

i) Kerja merupakan perolehan yang melibatkan kerja-kerja pembinaan dan sivil seperti
bangunan, lapangan terbang, pelabuhan, jalanraya, tapak kawasan dan empangan air
serta kerja perparitan. Ia juga merangkumi kerja-kerja mekanikal dan elektrikal.

5
3.3 Perolehan Bekalan
i) Bekalan adalah dimaksudkan sebagai barangan yang dibekalkan bagi menjalankan
sesuatu aktiviti, program atau projek agensi Kerajaan. Ia juga merupakan input kepada
sesuatu proses kerja atau perkhidmatan. Bekalan dimaksudkan adalah seperti bahan
binaan, makanan, pakaian, kenderaan dan kelengkapan pejabat.

3.4 Perolehan Perkhidmatan

i) Perkhidmatan adalah ditakrifkan sebagai khidmat tenaga manusia atau
kepakaran/kemahiran yang diperolehi untuk melaksana dan menyiapkan sesuatu kerja
tertentu. Bidang perkhidmatan terbahagi kepada dua seperti berikut:

a) Perkhidmatan Perunding
Perkhidmatan perunding meliputi semua jenis kajian seperti kajian ekonomi,
penswastaan, pengurusan, pembangunan fizikal yang memerlukan input seperti
senibina, kejuruteraan dan kerja-kerja ukur, pengurusan perundangan dan
perkhidmatan kepakaran dalam bidang-bidang khusus seperti alam sekitar dan
pertanian.

b) Perkhidmatan Bukan Perunding

Perkhidmatan bukan perunding meliputi perkhidmatan seperti pengendalian
kursus dan latihan, penyenggaraan dan pembaikan, pencucian dan pembersihan,
penyewaan dan pengurusan bangunan.

4.0 Prosedur Perolehan Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja

Perbendaharaan adalah pihak berkuasa pusat bagi perolehan (bekalan, perkhidmatan dan
kerja) kerajaan sama ada di Malaysia atau di luar negara dalam pengawalan, penguatkuasaan,
penyeliaan, penyelarasan, penggunaan, pembahagian, penyimpanan, pemindahan antara jabatan
dan pelupusan barang-barang. Selain kuasa am yang diberi kepadanya dengan nyata oleh A.P. 166.1,
Perbendaharaan mempunyai kuasa khusus bagi perkara-perkara berikut yang antaranya adalah:

i) Menentukan kriteria, syarat-syarat pendaftaran dan mendaftarkan individu, firma, syarikat atau
pertubuhan bagi membolehkan mereka berurus niaga dengan kerajaan
ii) Membeli atau memperolehi dengan cara yang paling menguntungkan, sama ada melalui
tender/sebut harga atau lain-lain
iii) Membuat kontrak bagi perolehan jabatan dengan mengenakan terma-terma dan syarat-syarat
yang paling menguntungkan
iv) Mengambil tindakan termasuk menggantung atau membatalkan pendaftaran ke atas individu,
firma, syarikat dan pertubuhan serta perunding yang didapati oleh Perbendaharaan telah
bersalah kerana keingkaran dalam melaksanakan sesuatu kontrak atau prestasi tidak
memuaskan daripada memasuki tender atau menyebut harga atau memberi perkhidmatan
kepada kerajaan bagi suatu tempoh yang berpatutan

6
Soalan :

1. Nyatakan definisi kontrak

____________________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________

2. Nyatakan tiga (3) cara perlaksanaan kontrak dalam perolehan kerajaan

a. ____________________________
b. ____________________________
c. ____________________________

3. Apakah yang dimaksudkan dengan tender?

____________________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________

4. Nyatakan dua (2) perbezaan antara sebutharga dan tender

Sebutharga Tender
1. 1.

2. 2.

5. Nyatakan tiga (3) jenis tender dan huraikan secara ringkas setiap tender tersebut

Jenis Tender Keterangan

1. 1.

2. 2.

3. 3.

6. Nyatakan dua (2) kelebihan tender terbuka

a. ___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
b. ___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________

7
7. Nyatakan kekurangan tender tertutup
a. ___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
b. ___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
c. ___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________

8. Nyatakan dua (2) jenis kontrak kerajaan

a. ________________________________
b. ________________________________

9. Nyatakan tiga (3) perolehan kerajaan di Malaysia

a. ________________________________
b. _________________________________
c. _________________________________

10. Nyatakan tiga (3) peranan atau kuasa perbendaharaan dalam perolehan kerajaan di Malaysia
a. ___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
b. ___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________
c. ___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________