----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

 TINDAKAN PENYELESAIAN
A. Strategi penyelesaian kreatif
Mengenalpasti Punca Masalah
Berdasarkan pemerhatian dibuat di kaunter farmasi ACC, masa menunggu yang lama
ditambah dengan kepadatan ruang menunggu di dalam premis farmasi telah menyebabkan
pelbagai masalah berlaku. Antaranya adalah tahap kepuasan pelanggan semakin merosot
ditambah dengan ruang menunggu yang sesak di kaunter sehingga boleh menyebabkan
kepada kesalahan dalam pembekalan ubat-ubatan kepada pesakit.
Sehubungan dengan itu, kumpulan kami telah menggunakan "Kaedah Design Thinking"
sebagai  jalan penyelesaian bagi projek ini.
Empati (Empathy)
Kumpulan kami telah menggunakan 3 teknik empati dalam mengenalpasti kumpulan sasar
dengan memerhati ekspresi dan tindakan, menyelami pengalaman, dan melibatkan diri dalam
tindakan pelanggan (pesakit/waris) dan pegawai farmasi. 

 Memerhati ekspresi dan tindakan pesakit/waris dan pegawai farmasi

Proses ini telah dijalankan dengan mengambil kira ekspresi dan tindakan pesakit/waris
dan pegawai farmasi sewaktu pesakit/waris sedang beratur untuk mengambil ubat di
farmasi ACC HSNZ.

 Menyelami pengalaman
Proses ini telah dilakukan melalui temubual dan juga aduan yang telah dilakukan oleh
pelanggan di laman web sosial Hospital Sultanah Nur Zahirah 

                         (LAMPIRAN - Tangkapan skrin aduan di laman web HSNZ)

 Melibatkan diri dalam tindakan pelanggan dan pegawai farmasi
Pegawai farmasi telah melibatkan diri dalam proses menunggu nombor giliran di
kaunter farmasi & mencatat masa menunggu mengambil nombor giliran. 

Takrifan (Define)

Berdasarkan hasil pemerhatian yang dijalankan, kumpulan kami telah dapat

mengenalpasti keperluan pesakit/waris dan staf farmasi yang terlibat. Satu sistem
yang mudah, efektif dan efisien sangat diperlukan di mana pesakit tidak perlu beratur
panjang dan secara tidak langsung dapat mengurangkan aduan. 

Penjanaan Idea (Ideate)

Berdasarkan kepada keperluan yang dinyatakan di atas, kumpulan kami telah

mengadakan sesi ‘brainstorming’ untuk menjana cadangan penyelesaian terbaik bagi
mengatasi masalah yang dihadapi. Antaranya ialah:

1. Menyekat bilangan pesakit/waris yang memasuki farmasi menggunakan palang

automatik
2. Mewajibkan semua pesakit menggunakan perkhidmatan VAS
3. Mewujudkan sistem mengambil nombor giliran secara online melalui laman
web HSNZ
4. Mewujudkan kiosk peletakan preskripsi ubat sambung di luar bangunan ACC
5. Mewujudkan ruang 'Sambung Ubat sahaja' di farmasi untuk mengambil nombor
giliran
6. Mewujudkan 'window' mengambil nombor giliran untuk tujuan 'Sambung Ubat
sahaja' di tepi koridor farmasi ACC.

Page 1 of 5
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Setelah undian dijalankan, kumpulan kami bersepakat untuk memilih cadangan
penyelesaian ketiga iaitu mencipta satu sistem beratur secara online untuk kegunaan
pesakit/waris ketika mengambil ubat di farmasi ACC Hospital Sultanah Nur Zahirah. 

3.2 PENGHASILAN DAN PENGUJIAN PROTOTYPE

⮚ PROTOTYPE
Output projek adalah untuk menghasilkan sebuah sistem yang dapat
memudahkan pesakit untuk mengambil tiket secara atas talian tanpa perlu
pesakit untuk beratur panjang di kaunter pendaftaran di dalam farmasi. Impaknya
sistem ini, juga dapat mengurangkan masa menunggu pesakit untuk mendapatkan
ubat serta pesakit tidak perlu menunggu di ruangan menunggu di farmasi. Ini juga
dapat mengurangkan jumlah pesakit yang menunggu dan meningkatkan mutu
servis serta menyekang penularan penyakit covid-19 secara tidak langsung.
Setelah meggunakan kaedah brainstorming, maka tercetuslah prototype 1 sistem
Q9.

PROTOTYPE 1:

Rajah 1 : Paparan Borang

Permohonan sistem Q9

Prototype 1 ini mengandungi butiran seperti No Kad Pengenalan Pesakit, Q-code, Nama
Pesakit. Pesakit harus didaftarkan terlebih dahulu (Pre-registration) di Farmasi Klinik Pakar
untuk mendapatkan Q-code seterusnya menggunakan servis Q9 untuk ubat sambungan akan
datang. Prototype 1 ini telah dibentangkan dalam mesyuarat pada (Tarikh).

(LAMPIRAN 1 – Minit Mesyuarat)

Cadangan Tambahan:

1) Memansuhkan Pre-registration dan Q-code

2) Mewujudkan QR Scan
3) Mewujudkan sistem SMS
4) Menambahbaik interphase sistem Q9 yang lebih sistematik

Page 2 of 5
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

PROTOTYPE 2:

Rajah 2: Interphase Borang Rajah 3: QR Scan dan Sistem SMS

permohonan Q9 Prototype 2

Prototype ini telah dibentangkan dalam Mesyuarat bertarikh (Tarikh) yang dipengerusi oleh
Ketua Seksyen Farmasi Ambulatori HSNZ bagi mendapat kelulusan supaya Q9 boleh
diujicuba di farmasi klinik pakar di HSNZ. Permohonan ini DITERIMA oleh Ahli Mesyuarat
untuk diujicuba.

(LAMPIRAN 2-Minit Mesyuarat)

⮚ UJICUBA SISTEM

Ujian pertama telah diadakan kepada pesakit di farmasi klinik pakar yang tidak menunggu
ubat. Ujicuba ini telah dilakukan pada (Tarikh) dan sebanyak (bilangan pesakit) telah berjaya
mengaplikasikan sistem ini. Majoriti daripada mereka memberi feedback yang positif.
Beberapa respondent dan ahli kumpulan D’cakna juga telah memberikan cadangan untuk
penambahbaikkan prototype Q9 yang sedia ada. Antaranya termasuklah menambah pop up
textbox “permohonan tidak boleh dibuat selepas waktu pejabat” selepas menekan butang
pendaftaran di halaman utama Q9. Seterusnya penambahbaikkan design QR scan code yang
lebih mesra pelanggan dan atraktif. Akhirnya perubahan susunan ayat sms yang lebih mudah
difahami oleh pelanggan.
(LAMPIRAN 3–Feedback Pesakit dan senarai
respondents, Borang pendaftaran Q9 versi 3 )

Ujian kedua dilakukan setelah penambahbaikkan telah dilakukan. Sasaran respondent telah
diperluaskan ke pesakit di klinik pakar kulit HSNZ pada (Tarikh) dan sebanyak (bilangan
pesakit). Hasil dari ujian ini,ramai pesakit masih tidak memahami terma dan syarat Q9, oleh
sebab itu, kumpulan D’cakna telah bersetuju untuk mewujudkan pop up terma dan syarat
yang lebih mudah difahami di halaman utama pendaftaran Q9. Selain itu, terma dan syarat
juga telah dilampirkan beserta QR code scan untuk lebih memudahkan pesakit

Page 3 of 5
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

(LAMPIRAN Borang Pendaftaran Q9 versi 4 , QR code Versi 3, Feedback Pesakit klinik

pakar kulit)

Ujian ke tiga telah diperluaskan ke pesakit di klinik pakar otorinolaringologi. Sebanyak

(bilangan respondent) telah didaftarkan sepanjang tempoh (Tarikh). Terdapat beberapa
feedback dari pesakit antaranya pesakit merasa ragu tentang status pendaftaran mereka
kerana masih tiada mekanisma untuk memeriksa di manakah status ubat mereka setelah
pendaftaran dibuat. Oleh sebab itu kumpulan kami telah mewujudkan mekanisma
pemeriksaan status ubat setelah pendaftaran dibuat. Selain itu, semua borang pendaftaran
Q9 telah ditukarkan dari Bahasa inggeris kepada dwibahasa supaya dapat memudahkan
pesakit. Kumpulan kami juga mengalami masalah dimana tiada jurang masa yang sesuai
antara pendaftaran ubat dan waktu mengambil ubat dalam sistem Q9. Oleh demikian, jurang
antara pendaftaran ubat dan waktu mengambil telah diwujudkan supaya dapat memberi ruang
petugas farmasi untuk menyediakan ubat dalam tempoh masa yg bersesuaian .Tambahan
pula, Q9 juga telah meluaskan pendaftarannya kepada warga asing.

(LAMPIRAN 4 –Borang Pendaftaran Q9 versi 4,

Pemeriksaan Status Ubat)

3.3 PERAKUAN DARIPADA PIHAK TAULIAH/PIHAK BERKUASA

Q9 berjaya didaftarkan ( No. Pendaftaran : LY2022C00604) di Perbadanan Harta Intelek

Malaysia (MyIPO) bagi tujuan perlindungan dan keselamatan sistem tersebut.

(LAMPIRAN )

Pihak Pengurusan tertinggi HSNZ juga telah memperakukan penggunaan Q9.

(LAMPIRAN)

3.4 PELAKSANAAN INOVASI

Kumpulan D’cakna telah melaksanakan pelbagai program dan promosi supaya pesakit dan
masyarakat awam dapat menggunakan perkhidmatan Q9. Berikut merupakan antara program
yang telah dilakukan untuk mempromosi Q9.

Bil Program Tarikh Lokasi

1 CME Klinik Dermatologi Klinik Dermatologi

2 Mengedarkan pamplet Berterusan Kaunter menunggu

Farmasi Klinik Pakar

3 CME Klinik ORL Klinik ORL

4 CME Mingguan Klinik Pakar Auditorium Kompleks

Klinik Pakar

(LAMPIRAN – program perlaksanaan inovasi)

Page 4 of 5
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Projek ini mula dijalankan dari bulan Februrari 2019 dan masih digunakan di HSNZ sehingga
kini. 

Gantt Chart:

2019 2020 2021 2022

Feb - Apr- Jul Okt- jan - Apr- Jul Okt- jan - Apr- Jul Okt- jan - Apr- Jul Okt-
Mac Jun - Dis Mac Jun - Dis Mac Jun - Dis Mac Jun - Dis
Sep Sep Sep Sep

Penubuhan
Kumpulan &
Perbincangan Projek 

Pengumpulan Data
Awal

Penghasilan Prototaip

UjiCuba dan
Pengumpulan Data

Persembahan Projek
& Dokumentasi 

Perkembangan
projek 

Petunjuk:

Perancangan projek

Perlaksanaan projek

Page 5 of 5