Workforce Journey

04 de Abril de 2014
Rio de Janeiro
Agenda
1 | Introdução

2 | Descrição de Função dos

Voluntários Games time

3 | Análise da Necessidade de
Treinamento para Games time

4 | Demanda de Acomodação para

Workforce em Games time

5 | Quem é Quem em RH
Rio 2016 Workforce Journey

Sistemas, Políticas, Procedimentos

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Criar Plano Atribuir Atribuir Entregar &
Definir Atrair Selecionar Treinar Credenciar Uniformizar
de Escala Cargo Escala Liderar

Comunicação e Engajamento

Agora 2016
Job Descriptions
Job Descriptions and Training
Needs Analysis
In order for us to move forward with the Workforce Journey we must complete
step one and define the requirements you have for your volunteer roles. This
will enable us to:
• Attract the right people
• Select the right people
• Prepare your requirements for Role Specific Training
Rio 2016 Workforce Journey
Sistemas, Políticas, Procedimentos

2 3 4 5 6 7 8 9 10
1
Criar
Atribuir Atribuir Entregar
Definir Atrair Selecionar Plano de
Cargo
Treinar
Escala
Credenciar Uniformizar
& Liderar
Escala

Comunicação e Engajamento
The Data Capture Form:
First Select your FA from the Drop down list:

You will need to complete all 4 tabs with

information before returning it to workforce.

FA Info: This tab will ask you about specific

information about your Functional Areas
Mission and Objectives.
The Data Capture Form:

Your Volunteer Job titles will automatically

populate here:

Job Descriptions: This tab will

ask you to fill out detailed
information about your
specific requirements for each
volunteer role. Please make
sure you select appropriate
options as this will be used by
Volunteer recruitment to
match selected skills.
The Data Capture Form:

Your Volunteer Job titles will automatically populate

here:

Training Content: You

will need to complete
for every volunteer role
as many training
modules as you think
you may need, this can
be up to 10.

You will also need to

detail up to a
maximum of 5 Learning
objectives for each
role.
The Data Capture Form:

Training Logistics: This tab will

ask you to detail any additional
needs you have in order to
facilitate your training.

Please make sure that you detail

anything regarding room sizes
and equiptment specific to your
Functional Area.
Job Description

1. Short Job Description: This is where we would like to know, in a practical

manner, what will be the role of the volunteer within the FA.
e.g.: ““Nurse: To plan, supervise and assist in all health-care issues where there
will be medical facilities (polyclinic, athletes and spectators’ medical stations and
non-competion areas.”
Job Description

2. Languages: This item will tell us what exactly the volunteer will be doing in a
foreign language. It is important to be careful with this selection, if you do not
select appropriate options you may miss out on volunteers with specific language
skills.
In the drop down menu you will find a detailed description of communication
activities that the volunteer might be requested to do in a foreign language.
Job Description

3. Disabilities: As one of our main

targets, our strategy is for the
volunteer workforce to represent
the diversity within the Brazilian
(and Global) community.

With this in mind, we would like to

encourage all FA’s to enable
disabled volunteers to join their
teams. In this area, please advise
us what restrictions this role has
in regards to disability.
Job Description

4. Education and Sport Experience: In the Education part, we need to understand

if legally the role requires a specific certification or qualification, therefore FA’s
need to be realistic regarding the actual needs of the role.

For Sport Experience we require FA’s to advise us if the role needs to be

performed by someone with some understanding of a specific sport.
Job Description

5. Driving Skills and Physical Requirements: As we understand that there are a

number of roles which require a valid Driver’s License, FA’s need to advise us
what are the exact needs for specific roles.

As for Physical requirements, we need to have this information as it will be crucial

for volunteer allocation later in the process. FA’s need to think about how
physically demanding the role will be.
Job Description

6. Tasks vs. Skills:

TASK SKILL
Produce attendance reports Computer Knowledge
Facilitate communication between languages Advanced level in languages
To provide information for spectators Communication Skills
Training Needs
Analysis
Jornada de Treinamento

EVENTOS INTEGRAÇÃ EXCELÊNCI LIDERANÇA TÉCNICO TÉCNICO

TESTE O A EM ESPECIFICO ESPECÍFICO
• Integração SERVIÇOS FUNÇÃO INSTALAÇÃ
, O
Excelência
em
Serviço,
Técnico
Função e Online Blended Blended
Técnico Presencial
Blended
Instalação
• Leadership

Presencial Por que estou Como entrego Como lidero? Qual o meu Onde vou
aqui? Jogos exc elentes? papel? trabalhar?

2015 /2016 O: Nov 2015 O: Fev-Ago 2016 O: Apr 2016 O: Jan-Ago 2016 PRES: Jun-Set
PRES: Fev PRES: Mai-Jun F2F: Fev-Jul 2016 2016
2016 2016
Blended

Próprios, voluntários e contratados

Papéis e Reponsabilidades

Pilar x Integração Excelência em Liderança Técnico Técnico

Resp. Serviços Específico Especifico
Função Instalação

RH Responsável pelo Responsável pelo Responsável pelo Consultoria Consultoria

conteúdo e conteúdo e conteúdo e pedagógica e pedagógica e
logística de logística de logística de suporte logístico suporte
Treinamento Treinamento. Treinamento. de Treinamento logístico de
. Treinamento.

AFs Parceria para Parceria para Parceria para Responsável pelo Responsável
desenvolvimento desenvolvimento desenvolvimento conteúdo e pelo conteúdo
de conteúdo. de conteúdo de conteúdo aplicação do e aplicação do
mesmo. mesmo.
Carga horária

Para o treinamento de Técnico Específico Função, as cargas

horárias estimadas por metodologia são:

• Online: 1 a 2h

• Área funcional: até 1h

• Função específica: até 7h.

7.200 70.000 65.000
LNT
O LNT é o Levantamento de Necessidades de Treinamento que será realizado
junto as AF´s, com foco no Pilar Técnico Específico Função e, inicialmente,
no público Voluntários, para que possamos identificar a capacitação
necessária a força de trabalho para realização de sua função nos Jogos de
forma excelente desde o início.
Responsáveis de Treinamento

Claudia Vasquez Ana Zuzarte Márcio Almeida

AQUATICS ACCREDITATION HANDBALL
ARCHERY ARRIVALS AND DEPARTURES HOCKEY
ATHLETICS BRAND MANAGEMENT JUDO
BADMINTON BRAND PROTECTION MODERN PENTATHLON
BASKETBALL CLEANING AND WASTE PARA-CANOE
BOCCIA DOPING CONTROL PARA-CYCLING
BOXING EDITORIAL SERVICES PARA-TRIATHLON
CANOE - KAYAK EVENT SERVICES POWERLIFTING
CEREMONIES FOOD AND BEVERAGE ROWING
CYCLING IOC RELATIONS, SERVICES & PROTOCOL RUGBY
EQUESTRIAN IPC RELATIONS, SERVICES & PROTOCOL SAILING
FENCING LANGUAGE SERVICES SHOOTING
FOOTBALL
7.200
FOOTBALL 5 A SIDE 70.000
LOOK OF THE GAMES
MEDICAL SERVICES
SWIMMING
65.000
TABLE TENNIS
FOOTBALL 7 A SIDE NOC RELATIONS & SERVICES TAEKWONDO
GOALBALL NPC RELATIONS & SERVICES TENNIS
GOLF PARALYMPIC INTEGRATION TRIATHLON
GYMNASTICS RATE CARD VOLLEYBALL
INFORMATION KNOWLEDGE SUSTAINABILITY, ACCESSIBILITY & VOLLEYBALL (SITTING)
MANAGEMENT LEGACY WEIGHTLIFTING
PRESS OPERATIONS TICKETING WHEELCHAIR BASKETBALL
SPORT COMPETITION TRANSPORT WHEELCHAIR FENCING
SPORT POLICY AND OPERATIONS UNIFORMS WHEELCHAIR RUGBY
SPORT PRESENTATION VENUE MANAGEMENT WHEELCHAIR TENNIS
TECHNOLOGY SERVICE DELIVERY VILLAGE MANAGEMENT WRESTLING
WORKFORCE OPERATIONS
Next Steps

• Links to the Form (both english and

portuguese) will be sent as a follow up to this
meeting;
• Once your form is completed, please save in
the appropriate folder in Colaboração under
your FA name;
• The deadline to complete the form is:
30th, May 2014
Download a copy of the form below in your prefered language.

Portuguese Version:
https://rio2016.sharepoint.com/sites/hrd/_layouts/15/WopiFrame.aspx?sourcedoc=%7B76D7F14E-E2F2-4806-
B308-
3085689723D2%7D&file=Formulario%20de%20obten%C3%A7%C3%A3o%20de%20informa%C3%A7%C3%B5es%20
sobre%20as%20descri%C3%A7%C3%B5es%20dos%20cargos.xlsx&action=default

English Version:
https://rio2016.sharepoint.com/sites/hrd/_layouts/15/WopiFrame.aspx?sourcedoc=%7BFCE3DCBB -73C6-4F9F-
8FB4-FE8E2A03F83C%7D&file=Job%20Descriptions%20Data%20Capture%20Form.xlsx&action=default

Once you have completed your form please save in the following location:
https://rio2016.sharepoint.com/sites/hrd/Planejamento%20e%20Sistemas%20de%20Workforce/1.%20Workforce%20P
lanning/Job%20Descriptions/Completed%20Job%20Descriptions

When saving make sure the new file name includes your Functional Area.
Questions and Contacts

If you are having any issues with completing the form then take
a look at our FAQ list which will be sent after the meeting.

7.200
Training:
70.000
Workforce Planning:
• Claudia Vasquez: ext 5919 Pilar Martin: ext 5330
• Ana Zuzarte: ext 5949 Felipe Navarro: ext 5802
• Márcio Almeida: ext 5335 Sophie Scowen: ext 5795
Taíssa Mello: ext 5207
Volunteer Recruitment:
• Paulo Cegala: ext 6004
Accommodations
Demand Planning
for Workforce
Princípio de Recrutamento

O Rio2016 tem como um de seus objetivos, a

geração de emprego e renda na cidade do Rio de
Janeiro. Para isso, uma das nossas metas é
preencher o máximo de nossas posições com a
mão de obra local.
Por que a Workforce pode precisar
de Acomodação?
Parte da nossa força de trabalho que precisa de qualificações
específicas pode não ser encontrada no Rio de Janeiro e
poderá precisar de acomodação:

Voluntários classificados como especializados que não residem na

cidade de Rio de Janeiro e são críticos para a operação.
Efetivos classificados como especializados que não residem na
cidade de Rio de Janeiro e são críticos para a operação.
Efetivos em posições críticas para o funcionamento de uma
instalação e que devem estar a 30 minutos de distância da mesma.
 Principais Áreas com Workforce
especializado
14000

12000

10000

8000

6000

4000

2000

0
DOPING IOC LANGUAGE MEDICAL NOC PRESS SPORTS TECHNOLOGY
CONTROL RELATIONS, SERVICES SERVICES RELATIONS & OPERATIONS
SVS & SERVICES
PROTOCOL

Esse gráfico representa o headcount total de cada AF

Based on the Headcount
especializada. Apenas um pequeno percentual terá
Report V0 from Feb 2014
acomodação.
Exemplo de Posições especializadas

AF VOLUNTÁRIOS
DOPING CONTROL Chaperone Team Leader
ROWING Weather Forecast Team Member
TECHNOLOGY Statistician

AF EFETIVOS
IOC RELATIONS, SVS &
PROTOCOL Ceremonies Manager
PRESS OPERATIONS OLY News Services Coordinator
ROWING Boat Park Team Leader
 Atração - Voluntários especialistas
Esportes

• Confederações
• Universidades/ Faculdades
• Eventos
• Clubes
• ONG Esportiva

Serviços Médicos
Hospitais
Universidades/ Faculdades
Entidade de Classe
Clubes Esportivos
Institutos de Pesquisa
Atração - Voluntários especialistas

Códigos
Criação de um código para
identificação no sistema
Idiomas
Universidades/ Faculdades
Embaixadas e Consulados
Escolas de Idiomas
Clubes e associações de Tecnologia
imigrantes Universidades/ Faculdades
Institutos de Fomento de Patrocinadores
Pesquisa Associação de Classe
Patrocinadores ONG de tecnologia
ONG Internacional
 Pesquisa sobre a Necessidade de
Acomodação por AF

• Para termos uma melhor idéia da necessidade de

acomodação entre as áreas com Workforce especializado,
iniciaremos em abril uma pesquisa com as mesmas.

• O budget de acomodações de Workforce é restrito e

centralizado, portanto precisamos que as AF’s nos deem
uma estimativa bem realista.

• Nós antecipamos que não mais que 2 a 5% da Workforce

de cada área impactada terá acomodação.
Tipos de Acomodação
Tipos de Acomodação
Tipos de Acomodação
Considerações

• As soluções serão distintas para cada região:

– Barra: Apartamentos + Containers + Curicica
– Copacabana: Hotéis 2 estrelas + Instalações Militares
– Maracanã: Navios + Instalações Militares
– Deodoro: Containers + Instalações Militares

• Contratados não são elegíveis para acomodações, contudo

algumas empresas trarão mão de obra de fora do Rio e deverão
buscar acomodação. O Rio2016 pode assessorar as empresas
nessa busca, mas o custo será todo das empresas terceiras
Próximos Passos
Início do Recrutamento
dos Voluntários
Headcount Report V0
Número base
Início do Recrutamento
Análise junto às AF’s com da demanda dos Efetivos
funções especialistas de Análise mais detalhada
Acomodação da demanda de
Headcount Report V1 acomodação para
para
Workforce Workforce

' 14 fev abr / mai ago fev mar ' 15

A partir de maio de 2014, teremos um número

preliminar do número de camas necessárias por
Área Funcional.
Próximos Passos

• Completar a pesquisa até 30 de Abril

• Enviar para: workforcejourney@rio2016.com
Who is Who in HR?

• Pre-Games related questions: Speak to your

Human Resources Business Partner. They will
direct you to the right area in HR to answer
your questions.
• Gamestime related questions: Speak to you
Workforce Planning Specialist. They will direct
you the right area in Workforce to answer your
questions.
• A link to the detailed contact list will be sent
by email after this meeting.
Dúvidas?
workforcejourney@rio2016.com

Obrigado(a)
rio2016.com
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