Prosedur Kualiti Gunasama JPMD PR-06 Penghantaran Spesimen Ke Makmal Rujukan

JABATAN PERKHIDMATAN MAKMAL DIAGNOSTIK
HOSPITAL CANSELOR TUANKU MUHRIZ
AN
PROSEDUR KUALITI
AL
NAMA DOKUMEN :
FTNG}"{ANTARAhI $FTSIMTru HT fiIIAKMAL RUJTJKAN

W
NO. DOKUMEN :
KA
HCTM/J PM D'ISO1 51 89/J KISO'PR.()6
{l{*" N*skhah: *1i
NO, ISU
1
AN
NO. SEMAKAN:
5
LIN
TARIKH KUATKUASA:
31 JANUARI 2020
SA
Disediakan oleh: Disemak dan disahkan oleh: Diluluskan oleh:
Jawatankuasa
lh{o-
tso 15189
Kualiti lSO 15189 Ketua
Jabatan Perkhidmatan Jabatan Perkhidmatan Jabatan Perkhidmatan
Makmal Diagnostik Makmal Diagnostik Makmal Diagnostik
Hospital Canselor Tuanku Hospital Ganselor Tuanku Hospital Canselor Tuanku
Muhriz Muhriz Muhriz
PROSEDUR KUALITI GUNASAMA
HOSPITAL CANSELOR TUANKU MUHRIZ
AN
PROSEDUR KUALITI: PENGHANTARAN SPESIMEN KE MAKMAL RUJUKAN
(HCTM/JPMD/ISO15189/JKISO/PR-06)
AL
REKOD PINDAAN
Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan
W
yang dinyatakan di dalamnya.
Bil. Tarikh No. No. Mukasurat Keterangan Pindaan Diluluskan oleh
Pindaan Isu Semakan Pindaan (t/tgn, cop dan tarikh)
KA
Sebelum Selepas
AN
LIN
SA
Jabatan Perkhidmatan Makmal Diagnostik

Dokumen Kawalan
NO. DOKUMEN :
HCTM/JPMD/ISO15189/JKISO/PR-06
JABATAN PERKHIDMATAN MAKMAL DIAGNOSTIK NO. ISU :
HOSPITAL CANSELOR TUANKU MUHRIZ 1
NO. SEMAKAN :
5
TARIKH KUATKUASA:
PROSEDUR KUALITI PENGHANTARAN SPESIMEN KE MAKMAL RUJUKAN 31 JANUARI 2020
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini menerangkan tatacara untuk menghantar ujian ke Makmal Rujukan dan untuk Rujukan
Profesional (second opinion).
AN
2.0 SKOP
Skop prosedur ini merangkumi proses penghantaran spesimen ke makmal rujukan bermula dari
AL
penerimaan spesimen sehingga penyerahan laporan kepada pelanggan serta proses pembayaran.
Skop prosedur ini juga merangkumi Rujukan Profesional (second opinion) yang diperlukan.
3.0 RUJUKAN
W
KA
Nombor Dokumen Tajuk Dokumen
HCTM/JPMD/ISO15189/JKISO/MK Manual Kualiti MS ISO 15189
HCTM/JPMD/ISO15189/JKISO/PR-05 Prosedur Kualiti Perjanjian Perkhidmatan, Penilaian Dan
Pemilihan Makmal/ Rujukan Profesional
AN
- International Standard MS ISO 15189

HCTM/JPMD/RML/S-01 Senarai Makmal Rujukan
HCTM/JPMD/JKISO/AK-05 Ketidakpatuhan Pelaporan Pengujian JPMD
HCTM/JKIK/JKEW/PR-04 Pengurusan Bayaran Hospital Canselor Tuanku Muhriz
LIN
HCTM 3.10.4/224/2/4 (4 Oktober 2011) Pekeliling Jabatan Kewangan Bil.23/2011
4.0 SINGKATAN DAN DEFINISI

SA
4.1 SINGKATAN
HCTM Hospital Canselor Tuanku Muhriz

JPMD Jabatan Perkhidmatan Makmal Diagnostik
PPU Pihak Pengurusan Unit
DP Doktor Pakar
MO Pegawai Perubatan
PS Pegawai Sains
JTMP Juruteknologi Makmal Perubatan
PK Pembantu Perawatan Kesihatan
PPS Penolong Pegawai Sains
EP Eksekutif (Pentadbiran)
Jabatan Perkhidmatan Makmal Diagnostik mukasurat 1 / 17

Dokumen Kawalan
NO. DOKUMEN :
NO. SEMAKAN :
5
TARIKH KUATKUASA:
PT Pembantu tadbir
PO Pembantu Operasi
JTM Jabatan Teknologi Maklumat
COP College of Pathologists
ILMS Integrated Laboratory Management System
AN
IBIS Integrated Blood Bank Information System
PPSMR Pusat Penghantaran Spesimen Ke Makmal Rujukan
BPSMR Borang Penghantaran Spesimen Ke Makmal Rujukan
TAT Turn Around Time
AL
KLM Kerja Lebih Masa
LIS Laboratory Information System
PPUM Pusat Perubatan Universiti Malaya
MKAK Makmal Kesihatan Awam Kebangsaan
IMR
HKL W
Institut Medical Research
Hospital Kuala Lumpur
KA
No. Nombor
4.2 DEFINISI
AN
Pelanggan dalaman Doktor Pakar atau Pegawai Perubatan perkhidmatan pesakit HCTM.
Makmal Rujukan Makmal luar yang telah dikenalpasti oleh JPMD untuk mendapatkan
perkhidmatan ujian makmal.
Ujian yang bermasalah Ujian bermasalah disebabkan oleh penangguhan sementara perkhidmatan
LIN
atau di atas sebab yang lain.

Rujukan Profesional Pakar yang dipilih bagi mendapatkan pandangan kedua (second opinion).
(Second Opinion)
SA
5.0 TANGGUNGJAWAB
Semua kakitangan JPMD adalah bertanggungjawab dalam melaksanakan prosedur ini.

Dokumen Kawalan
NO. DOKUMEN :
NO. SEMAKAN :
5
TARIKH KUATKUASA:
6.0 PROSEDUR TERPERINCI
Prosedur Terperinci Tanggungjawab
A) Pengenalan
AN
i. Penghantaran Spesimen ke Makmal Rujukan adalah disebabkan oleh
perkara berikut:
AL
1. Ujian tidak ditawarkan di JPMD, HCTM
2. Terdapat gangguan perkhidmatan di mana makmal tidak dapat
melaksanakan pengujian disebabkan oleh tetapi tidak terhad kepada:
a)
b)
c)
Kerosakan peralatan
Kehabisan stok bahan kimia
Ujian Lanjutan W
KA
d) Lain-lain ketidakupayaan peranan perkhidmatan
ii. Penghantaran Spesimen ke Makmal Rujukan adalah mengikut Senarai
Makmal Rujukan dan Rujukan Profesional (Rujuk Prosedur Kualiti
Perjanjian Perkhidmatan, Penilaian dan Pemilihan Makmal/ Rujukan
AN
Profesional (HCTM/JPMD/ISO15189/JKISO/PR-05)).
6.1 Penerimaan Spesimen di Unit Berkenaan
LIN
6.1.1 Terima spesimen daripada makmal/ wad/ klinik HCTM bersama PPU/ PK/ JTMP/ PS
Borang Permohonan Ujian Makmal Rujukan yang berkaitan/
borang permohonan pengujian HCTM. Unit masing-masing perlu
menguruskan spesimen yang diterima sebelum diserahkan kepada
Pusat Penghantaran Spesimen Ke Makmal Rujukan (PPSMR) –
SA
(Rujuk Lampiran 2: Senarai PPSMR dan Kakitangan Terlibat).
Keperluan maklumat pada spesimen dan Borang Permohonan

untuk penghantaran ke Makmal Rujukan adalah seperti berikut
tetapi tidak terhad kepada:
i. Keperluan label spesimen:
a) No. Pendaftaran Pesakit (RN)
b) No identiti pesakit seperti : No. Kad Pengenalan/ No.
Passport/ No. Pengenalan lain seperti UNHCR
c) Nama Pesakit mengikut Kad Pengenalan atau Passport
d) Keperluan - keperluan lain sebagaimana keperluan
makmal rujukan yang berkenaan.

Dokumen Kawalan
NO. DOKUMEN :
NO. SEMAKAN :
5
TARIKH KUATKUASA:
ii. Keperluan maklumat pada Borang Permohonan Ujian

Makmal Rujukan sama ada menggunakan:
AN
a) Borang permohonan ujian HCTM/RP301 (borang
berwarna oren) ATAU,
b) Borang permohonan ujian dari makmal rujukan yang
berkenaan seperti borang PPUM, MKAK IMR, HKL dan
lain-lain.
AL
Maklumat pada Borang Permohonan Ujian makmal rujukan ini
mesti mengandungi maklumat berikut:
a) No. Pendaftaran Pesakit (RN)

W
b) No identiti pesakit seperti : No. Kad Pengenalan/ No.
KA
Passport/ No. Pengenalan lain seperti UNHCR
c) Nama Pesakit mengikut Kad Pengenalan atau Passport
d) Nama pemohon
e) Lokasi pemohon
AN
f) Ujian yang diminta

g) Jenis Spesimen
h) Maklumat-maklumat lain sebagaimana keperluan
LIN
makmal rujukan berkenaan.

i) Alamat/ No. telefon/ No. Faksimili JPMD pada borang
permohonan
iii. Keperluan rekod bukti bayaran pesakit daripada Unit Hasil dan
SA
Taksiran seperti No. RPT, no. Pekerja kakitangan HCTM, UKM

dan lain-lain maklumat perlu dinyatakan pada borang
permohonan ujian sama ada menggunakan:
a) Borang permohonan ujian HCTM/RP301 (borang

berwarna oren) ATAU
b) Borang permohonan ujian dari makmal rujukan yang
berkenaan seperti borang PPUM, MKAK IMR, HKL dan
lain-lain.

Dokumen Kawalan
NO. DOKUMEN :
NO. SEMAKAN :
5
TARIKH KUATKUASA:
6.1.2 Semak spesimen dan Borang Permohonan mengikut keperluan PPU/ PK/ JTMP/ PS
makmal rujukan yang berkaitan di unit-unit yang berkenaan:
AN
i. Sekiranya spesimen atau/ dan Borang Permohonan tidak
sesuai atau tidak lengkap untuk penghantaran, langkah
berikut dilakukan:
AL
a. Tolak permohonan penghantaran spesimen ke makmal
rujukan.
b. Maklumkan penolakan kepada makmal/ wad/ klinik yang
berkenaan.
c.
d.
W
Rekod sebab penolakan ke dalam BPSMR.
Rekod pemakluman penolakan ke dalam BPSMR seperti
KA
berikut:
 Nama pemaklum
 Tarikh dan masa makluman
 Nama penerima makluman
AN
ii. Sekiranya pengujian yang diminta tidak ditawarkan di makmal PPU

rujukan yang sedia ada, pihak unit akan mencadangkan
makmal rujukan lain yang menjalankan pengujian tersebut.
LIN
iii. Semua spesimen yang diterima, perlu disediakan dalam PK/ JTMP/ PS Unit
bekas/ tiub dan pembungkusan yang sesuai mengikut
keperluan penghantaran spesimen makmal rujukan yang
berkaitan.
SA
iv. Permohonan perlu direkodkan penghantarannya dalam PK/ JTMP/ Penyelaras

BPSMR dan pengkalan Data BPSMR di dalam google drive. gugusan/ PS unit
v. Keperluan maklumat pada Borang Penghantaran Spesimen

Ke Makmal Rujukan (BPSMR:HCTM/JPMD/JKISO/PR-06/B-
01(Pin 02)) adalah seperti berikut:
a. Nama unit berkenaan
b. Nama Makmal rujukan
c. Tarikh Permohonan
d. Nama Pesakit

Dokumen Kawalan
NO. DOKUMEN :
NO. SEMAKAN :
5
TARIKH KUATKUASA:
e. No. identiti pesakit seperti No. Pendaftaran Pesakit/

(RN)/ No. Kad Pengenalan/ No. Passport/ No.
Pengenalan lain seperti UNHCR
AN
f. Ujian yang diminta
g. No. RPT
h. Nama Doktor pemohon ujian
i. Jenis spesimen
AL
j. Lokasi Permohonan Ujian (Makmal/ wad/ klinik HCTM)
k. Pengesahan penerimaan makmal rujukan
l. Nama dan Tarikh laporan diambil/ terima di PPSMR
m. Tarikh terima laporan di unit
W
n. Nama dan Tarikh laporan diambil/ terima di Wad/ Klinik
KA
o. Nama penghantar spesimen
p. Maklumat-maklumat lain mengikut keperluan unit.
q. Catatan suhu spesimen semasa penghantaran spesimen
dan semasa penyerahan spesimen
AN
6.1.3 Catatkan nama pegawai yang menyediakan spesimen dan PPU/ JTMP/ PS Unit
pegawai yang mengesahkan penghantaran spesimen dalam
BPSMR.
LIN
6.1.4 Hantar spesimen, Borang Permohonan Ujian dan BPSMR ke PK/ JTMP/ PS Unit
PPSMR untuk penghantaran ke Makmal Rujukan.
6.1.5 Sekiranya penghantaran spesimen ke makmal IMR, permohonan PPU/JTMP/ PS Unit

SA
penghantaran ujian adalah melalui sistem atas talian iaitu melalui

Specimen Management Information System (SMIS). Rujuk
Lampiran 1 USER GUIDE FOR USING SPECIMEN
MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM (SMIS)
IMR/SDC/UPS/UG1.
6.2 Penerimaan spesimen di PPSMR.
6.2.1 Semak semula spesimen, Borang Permohonan Ujian dan catatkan PPSMR mengikut
nama penghantar pada BPSMR. gugusan

Dokumen Kawalan
NO. DOKUMEN :
NO. SEMAKAN :
5
TARIKH KUATKUASA:
6.2.2 Waktu operasi penerimaan untuk penghantaran spesimen ke Ketua gugusan

makmal rujukan adalah pada pukul 8.00 pagi - 5.00 petang dari hari
Isnin hingga Jumaat (hari bekerja sahaja).
AN
6.2.3 Penghantaran spesimen dilakukan mengikut masa yang telah
ditetapkan. Masa penghantaran adalah pada jam 10.00 pagi atau
mengikut keperluan penghantaran spesimen makmal rujukan
AL
berkenaan.
6.2.4 Bagi ujian yang memerlukan bayaran sebelum penghantaran Penyelaras gugusan
W
spesimen pesakit dalam dan luar, perlu dimaklumkan kepada Unit
Hasil dan Taksiran, minimum dua jam sebelum penghantaran
spesimen ke makmal rujukan.
KA
6.2.5 Maklumat yang diperlukan untuk penyediaan cek/ wang tunai
bayaran perkhidmatan pengujian kepada makmal rujukan adalah
seperti berikut:
AN
i. Nama pesakit
ii. No. MRN / No KP
ii. Nama ujian
iii. No. RPT
LIN
iv. Nama makmal rujukan

v. Harga ujian
6.2.6 Dokumen bayaran yang telah siap akan diambil di Unit Hasil dan PK
SA
Taksiran sebelum penghantaran spesimen.
6.2.7 Bagi ujian yang memerlukan bayaran sebelum penghantaran PT Kanan/ PK/
spesimen pesakit kakitangan HCTM, bayaran adalah Penyelaras gugusan
menggunakan duit panjar runcit JPMD.
6.2.8 Bagi penghantaran ujian ke makmal rujukan disebabkan pengujian

bermasalah, seperti diperkara A (i) di atas, permintaan dirujuk
kepada DP/ MO/ PS untuk saringan:
i. Sekiranya permintaan boleh ditangguhkan, simpan spesimen PK/ JTMP/ PS PPSMR
untuk dijalankan kemudian setelah masalah perkhidmatan
dapat diatasi.

Dokumen Kawalan
NO. DOKUMEN :
NO. SEMAKAN :
5
TARIKH KUATKUASA:
ii. Sekiranya permintaan ujian kurang berkepentingan, dapatkan JTMP/ PS PPSMR

persetujuan daripada pemohon untuk pembatalan pengujian.
AN
iii. Sekiranya terdapat keperluan pengujian yang tidak boleh JTMP/ PS/ MO/ DP
ditangguhkan, spesimen akan dicadangkan untuk dihantar ke
makmal rujukan yang sesuai.
(Rujuk Arahan Kerja Ketidakpatuhan Pelaporan Pengujian
AL
JPMD (HCTM/JPMD/JKISO/AK-05)).
6.2.9 Spesimen bagi pengujian segera untuk dihantar ke makmal rujukan

(selepas waktu operasi).
i.
W
Terima panggilan dari pelanggan mengenai spesimen
pengujian segera untuk dihantar ke makmal rujukan.
JTMP/ PS/ MO/ DP
KA
Maklumkan kepada PS/ MO/ DP untuk mendapatkan
kebenaran menjalankan pengujian di makmal rujukan tersebut.
ii. Setelah mendapat persetujuan dari makmal rujukan, PS/ MO/ JTMP/ PS/ MO/ DP
DP bertugas akan memaklumkan kepada pelanggan dan
AN
JTMP bertugas di unit untuk melaksanakan penghantaran

spesimen ke makmal rujukan.
iii. JTMP bertugas akan memaklumkan kepada Pengurus/ JTMP JTMP
Kanan untuk menguruskan penghantaran spesimen tersebut.
LIN
iv. Terima spesimen di PPSMR dan semak mengikut keperluan JTMP

(lihat langkah 6.1 - 6.2.6) dan sekiranya diterima, hantar ke
makmal rujukan.
6.3 Penghantaran Spesimen ke Makmal Rujukan

SA
6.3.1 Hantar spesimen, borang permohonan ujian dan BPSMR ke JTMP

makmal rujukan.
6.3.2 Dapatkan pengesahan penerimaan daripada kakitangan makmal PK/ JTMP
rujukan pada BPSMR (HCTM/JPMD/JKISO/PR-06/B-01(Pin02).
6.3.3 Sekiranya spesimen ditolak oleh makmal rujukan, dapatkan PK

dokumen pembuktian penolakan yang mengandungi perkara-
perkara berikut:

Dokumen Kawalan
NO. DOKUMEN :
NO. SEMAKAN :
5
TARIKH KUATKUASA:
a. Maklumat pesakit seperti MRN, No. kad Pengenalan.

b. No. Ujian makmal (sekiranya ada)
AN
c. Sebab penolakan, maklumat kakitangan seperti nama dan
tarikh
d. Nama ujian
e. Tarikh permohonan
AL
6.3.4 Penolakan yang dibuat pada hari serahan sampel (bagi ujian yang PK
telah dibayar secara tunai):
W
a. Buat tuntutan wang tunai terus ke Unit Hasil makmal rujukan
berkenaan.
KA
b. Serahkan wang tunai tersebut ke Pejabat Am, JPMD pada hari
yang sama atau hari bekerja berikutnya sekiranya berlaku
selepas waktu pejabat.
AN
6.3.5 Penolakan yang dibuat selepas hari serahan sampel: PK/ JTMP
a. Dapatkan dokumen pembuktian penolakan spesimen daripada

makmal rujukan.
LIN
b. Tandatangan pembuktian pengesahan penghantaran spesimen

tersebut dan catat no. RPT pada 6.3.5 a.
c. Serahkan semua dokumen (a) ke Pejabat Am, JPMD
d. Kakitangan Pejabat Am, JPMD akan hantar dokumen berikut EP
SA
kepada Jabatan Kewangan HCTM:
i. pembuktian penolakan spesimen

ii. resit asal
iii. surat tuntutan bayaran balik (refund) ke agensi
berkenaan
iv. salinan kepada Jabatan Kewangan, HCTM (untuk
makluman dan tindakan susulan jabatan tersebut.).
6.3.6 Failkan BPSMR tersebut ke dalam Fail Rekod Penghantaran JTMP/ Penyelaras
Spesimen ke Makmal Rujukan. gugusan/ PS unit

Dokumen Kawalan
NO. DOKUMEN :
NO. SEMAKAN :
5
TARIKH KUATKUASA:
6.4 Penerimaan Laporan Keputusan Ujian dari Makmal Rujukan PK/JTMP PPSMR
6.4.1 Laporan keputusan ujian akan diterima di Pejabat Am, JPMD. Penyelaras gugusan/
AN
JTMP Unit
6.4.2 Serahkan laporan keputusan ujian kepada PPSMR gugusan, rekod PK/ JTMP PPSMR
tarikh terima dan nama pengambil pada BPSMR .
AL
6.4.3 Maklum dan serahkan laporan keputusan ujian kepada unit
berkenaan untuk direkod ke dalam BPSMR. Salinan laporan
keputusan ujian difailkan dan laporan asal keputusan ujian dihantar
ke destinasi pemohon.
6.4.4 Bagi laporan keputusan ujian segera:

W
KA
i. Keputusan ujian yang diterima di makmal JPMD melalui PK / JTMP PPSMR
panggilan telefon akan direkod dan disahkan oleh PS/ MO/ DP
sebelum dimaklumkan kepada pelanggan.
ii. Laporan keputusan ujian yang diperolehi akan diuruskan PK / JTMP PPSMR
AN
mengikut ketetapan oleh unit masing-masing.
6.5 Pengurusan Laporan Keputusan Ujian yang diterima oleh unit berkenaan
6.5.1 Terima laporan keputusan ujian di unit dan rekodkan tarikh terima PK / JTMP Unit
LIN
serta nama penerima di unit dalam BPSMR.
6.5.2 Sekiranya laporan keputusan ujian tidak diterima melebihi TAT JTMP Kanan Unit
ujian, JTMP Kanan bertanggungjawab menghubungi makmal
SA
rujukan untuk mendapatkan laporan keputusan ujian tersebut.
6.5.3 Rekod sebab kelewatan penerimaan laporan keputusan ujian pada JTMP Unit
borang BPSMR.
6.5.4 Buat salinan laporan keputusan ujian. JTMP/ PS Unit berkenaan

6.5.5 Serah laporan keputusan ujian yang asal kepada pelanggan: PK unit @ gugusan / PO
i. Serah laporan keputusan ujian asal kepada wad/ klinik
keutamaan diserahkan kepada Ketua Jururawat/ Jururawat.
ii. Serahan dibuat sekurang-kurangnya sekali seminggu dalam
waktu pejabat.

Dokumen Kawalan
NO. DOKUMEN :
NO. SEMAKAN :
5
TARIKH KUATKUASA:
iii. Keputusan ujian segera diserah sejurus menerima laporan

keputusan dari makmal rujukan
iv. Rekodkan tarikh dan nama kakitangan yang menerima
AN
laporan keputusan ujian di borang BPSMR.
6.6.2 Bagi laporan keputusan ujian melalui sistem LIS:
AL
i. Keputusan ujian yang dimasukkan dalam sistem perlu di JTMP/ PS Unit berkenaan
semak oleh orang kedua bagi pengesahan maklumat yang
dimasukkan adalah betul.
ii.
W
Sumber asal laporan keputusan ujian perlu dinyatakan dalam
laporan akhir.
KA
iii. Sekiranya terdapat tambahan kepada interpretasi klinikal, MO/ DP
hanya Pakar atau orang yang berkelayakan sahaja yang
boleh membuat penambahan tersebut dan menverifikasikan
laporan.
6.6.3 Bagi laporan yang diterima daripada sistem SMIS:
AN
i. Rujuk Lampiran 1: USER GUIDE FOR USING SPECIMEN

MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM (SMIS)-
IMR/SDC/UPS/UG1 untuk akses laporan keputusan ujian.
LIN
6.7 Penyimpanan salinan laporan keputusan ujian.
6.7.1 Salinan laporan keputusan ujian disimpan untuk tempoh 6 tahun. JTMP/ Penyelaras
gugusan/ PS unit
SA
6.8 Bayaran/ Kos Perkhidmatan

6.8.1 Terima invois daripada makmal rujukan di Pejabat Am JPMD dan Penyelaras gugusan
serahkan kepada gugusan untuk pengesahan.
6.8.2 Maklumat yang perlu disahkan adalah No identiti pesakit seperti

No. MRN, No Kad Pengenalan/ No. Passport/ No. Pengenalan lain
seperti UNHCR.
6.8.3 Serah semula invois yang telah disahkan oleh Unit ke Pejabat Am PT
JPMD (Nama, cop dan tandatangan pengesah pada dokumen
bayaran).

Dokumen Kawalan
NO. DOKUMEN :
NO. SEMAKAN :
5
TARIKH KUATKUASA:
6.8.4 Sediakan dokumen bayaran. Rujuk Prosedur Pengurusan

Pembayaran HCTM (HCTM/JKIK/JKEW/PR04).
AN
6.8.5 Hantar ke Jabatan Kewangan untuk tindakan selanjutnya.
6.8.6 Sekiranya invois tidak dapat disahkan kerana:
AL
a. Dokumen tidak lengkap, maklumkan semula kepada makmal PO
rujukan berkenaan.
b. Tiada dalam rekod penghantaran spesimen di JPMD, siasatan
i. W
penghantaran dilakukan dan sekiranya:
Penghantaran spesimen berkenaan bukan dihantar oleh Penyelaras gugusan / PT
KA
JPMD, invois berkenaan diserahkan kepada Jabatan/
Penyelia/ Pemohon yang menghantar spesimen
berkenaan.
ii. Tiada penghantaran spesimen ke makmal rujukan
berkenaan, dapatkan pengesahan penghantaran
AN
spesimen yang berkenaan daripada makmal yang

mengeluarkan invois.
LIN
B. Prosedur Rujukan Profesional (second opinion)
6.1 Pemilihan Pakar yang dirujuk adalah berdasarkan kepada: PPU/ DP/ MO/ PS/ JTMP
a. Mempunyai kredibiliti dalam bidang yang dirujuk.
SA
b. Pakar Perubatan yang berkhidmat dalam negara dan berdaftar

dengan Majlis Perubatan Malaysia.
6.2 Kenalpasti tatacara serta kos perkhidmatan (sekiranya berkaitan) untuk PPU/ DP
mendapatkan Rujukan Profesional daripada Pakar/ Institusi yang dirujuk.
6.3 Sekiranya terdapat keperluan menghantar spesimen/ slaid, unit perlu DP/ MO/ PS/ JTMP
menguruskan proses pembungkusan dan memastikan integriti spesimen/
slaid terpelihara. Bagi imej yang dihantar melalui emel, keselamatan dan
pengawalan kerahsiaan maklumat pesakit perlu diambilkira.

Dokumen Kawalan
NO. DOKUMEN :
NO. SEMAKAN :
5
TARIKH KUATKUASA:
6.4 Hantar kepada Rujukan Profesional yang telah dikenalpasti besertakan

maklumat berikut:
AN
a. Maklumat klinikal pesakit.
b. Maklumat penghantar termasuk makmal dan DP yang merujuk.
6.5 Laporan perlu mengandungi maklumat sekurang-kurangnya seperti
berikut:
AL
a. Maklumat pesakit dengan sekurang-kurangnya 2 identiti yang
berbeza (Nama/ No. Makmal/ No. Kad Pengenalan atau
pengenalan lain yang mencirikan spesimen yang dirujuk).
b. Maklumat spesimen yang dirujuk.
W
c. Maklumat Profesional Rujukan seperti Nama, Kepakaran dan lain-
KA
lain yang perlu.
d. No. Majlis Perubatan Malaysia (MPM)
6.6 Laporan yang diterima akan disemak oleh DP yang menghantar atau DP DP/ MO/ PS/ JTMP
dalam bidang yang sama dan direkodkan dalam fail di unit.
AN
7.0 REKOD
LIN
7.1 Laporan Makmal Rujukan

7.2 Rekod BPSMR (HCTM/JPMD/JKISO/PR-06/B-01(Pin 02))
7.3 Rekod Tuntutan Bayaran
SA

Dokumen Kawalan
NO. DOKUMEN :
NO. SEMAKAN :
5
TARIKH KUATKUASA:
8.0 CARTA ALIR Mula
8.1 Penghantaran Spesimen

Terima spesimen Pengujian
ke Makmal Rujukan bermasalah
AN
Dipersetujui oleh Ketua Jabatan
Dipersetujui/ diluluskan oleh

pengurusan HCTM
AL
Dipersetujui oleh makmal yang dirujuk
W
hantar
PUSAT PENGHANTARAN
KA
SPESIMEN KE MAKMAL RUJUKAN
(PPSMR)
Hantar spesimen, borang permohonan

ujian dan BPSMR untuk pengesahan
penerimaan oleh makmal rujukan
AN
hantar
MAKMAL RUJUKAN
LIN
Dapatkan pengesahan penerimaan daripada

k/tangan Makmal Rujukan pada BPSMR
Spesimen ditolak (pada hari serahan) Spesimen ditolak (selepas hari serahan)
Dapatkan dokumen
SA
pembuktian penolakan Dapatkan dokumen

pembuktian penolakan
Buat tuntutan wang tunai terus

ke Unit Hasil makmal rujukan Tandatangan pembuktian
pengesahan penghantaran
Serah semua dokumen pembuktian

Serahkan wang tunai tersebut penolakan ke Pejabat Am JPMD
ke Pejabat Am, JPMD
Serahkan BPSMR ke PPSMR untuk
tindakan selanjutnya
Failkan BPSMR
S1

Dokumen Kawalan
NO. DOKUMEN :
NO. SEMAKAN :
5
TARIKH KUATKUASA:
8.2 Penghantaran Spesimen ke Makmal Rujukan bagi pengujian bermasalah
AN
Mula
Terima spesimen Pengujian

bermasalah
AL
Dipersetujui oleh Ketua Jabatan
Dipersetujui/ diluluskan oleh
W pengurusan HCTM
KA
Dipersetujui oleh makmal yang dirujuk
hantar
PUSAT PENGHANTARAN
AN
SPESIMEN KE MAKMAL RUJUKAN

(PPSMR)
Hantar spesimen, borang permohonan

ujian dan BPSMR untuk pengesahan
penerimaan oleh makmal rujukan
LIN
hantar
MAKMAL RUJUKAN
SA
Dapatkan pengesahan penerimaan daripada

k/tangan Makmal Rujukan pada BPSMR
Serahkan BPSMR ke PPSMR untuk

tindakan selanjutnya
S1

Dokumen Kawalan
NO. DOKUMEN :
NO. SEMAKAN :
5
TARIKH KUATKUASA:
8.3 Penerimaan Laporan Keputusan Ujian

di Pusat Penghantaran Spesimen S1 Mula (PPSMR)
Ambil/ terima laporan keputusan ujian dan

serah kepada PPSMR, rekod tarikh terima dan
AN
nama pengambil pada BPSMR
Maklumkan kepada Unit
Serah laporan keputusan ujian kepada Unit dan
AL
rekodkan penerimaan laporan Unit berkenaan
(UNIT)
JTMP Kanan Unit bertanggung- Laporan diambil oleh Unit berkenaan

jawab memaklumkan Makmal
Rujukan untuk dapatkan laporan
keputusan ujian tersebut
W berkenaanberkenaan
Kemaskini rekod BPSMR
KA
Semak BPSMR bagi laporan keputusan ujian
yang belum diterima tetapi melebihi TAT
Tidak terima
terima
Buat salinan laporan keputusan ujian
AN
Simpan salinan laporan dalam

fail Penghantaran Spesimen
ke Makmal Rujukan untuk Serah keputusan ujian kepada pelanggan
tujuan permintaan keputusan
dimasa akan datang (jika ada)
LIN
Serahan
Keputusan ujian tangan laporan
asal ke wad/ Laporan dari SMIS-
dimasukkan ke dalam
klinik Rujuk Lampiran 1
sistem LIS
LIS .
SA
Rekodkan tarikh dan

Disemak oleh orang nama kakitangan yang
kedua untuk menerima laporan
pengesahan maklumat dalam BPSMR
Tambahan interpretasi Simpan laporan

klinikal, hanya pakar/
orang yang berkelayakan
yang akan jalankan dan
mengverifikasi laporan
Tamat

Dokumen Kawalan
NO. DOKUMEN :
NO. SEMAKAN :
5
TARIKH KUATKUASA:
8.4 Proses Pembayaran
S2 Mula Proses Pembayaran
AN
Terima Invois dari Makmal Rujukan
(Pejabat JPMD)
AL
Semak invois dari Makmal Rujukan
(Pejabat JPMD)
Maklumkan semula Tidak lengkap
kepada makmal Lengkap
rujukan berkenaan
W Serah kepada Unit

KA
Semakan dan pengesahan
(Tandatangan, Cop dan Nama
Tidak disahkan Pengesah pada dokumen bayaran)
Disahkan
Serah dokumen yang telah
disahkan ke pejabat JPMD
AN
Dapatkan Sediakan dokumen Pembayaran.

pengesahan daripada (rujuk Prosedur Pengurusan
makmal rujukan
Pembayaran HCTM)
berkenaan
LIN
Hantar ke Jabatan Kewangan

untuk tindakan selanjutnya
TAMAT
SA

Dokumen Kawalan
SA
LIN
AN
KA
W
AL
AN
SA
LIN
AN
KA
W
AL
AN
LAMPIRAN: IN USE
TARIKH KUATKUASA:
HOSPITAL CANSELOR TUANKU MUHRIZ 31 JANUARI 2020
NO. DOKUMEN :
PROSEDUR KUALITI PENGHANTARAN SPESIMEN KE MAKMAL RUJUKAN
LAMPIRAN 2
SENARAI PPSMR DAN KAKITANGAN TERLIBAT
PUSAT PENGHANTARAN SPESIMEN KE MAKMAL RUJUKAN JPMD
PENGURUS : PUAN AINIHAYATI BINTI NOORDIN
AN
TIMBALAN PENGURUS : PUAN IDA MASTURA BINTI MAT
ENCIK GURUNATHAN A/L ARUMUGHAM
AL
GUGUSAN NAMA KETUA UNIT PIC UNIT SAMB. EMEL
Mikrobiologi/ En. Mohd Imunologi En. Mohd Tarmidzi 5482 tarmidzi@ppukm.ukm.edu.my
Forensik Tarmidzi Mokhtar Mokhtar
Virologi
W
En. Mohd Hasan Al-
Banna Mohd Nasir
5482 albannaamc@gmail.com
KA
Mikologi Pn. Hartini Satim 5484 hartini.satim@ppukm.ukm.edu.my
Bakteriologi Pn. Siti Arnina 5480 arnina@ppukm.ukm.edu.my

Mohd Rais
Kultur Tisu Pn. Haslina Mahbob 5483 myzauji@yahoo.com
AN
Biologi Molekul Pn. Noor Hamiza 5853 nomie_8080@yahoo.com

Ghulam
Parasitologi En. Abdul Aziz 5480 abdul.aziz.amran@ppukm.ukm.edu.
Amran my
LIN
Kajian Tisu Pn. Khairunisa Sitogenetik Pn. Khairunisa 5813/ khairunisa@ppukm.ukm.edu.my

Kamaruzaman Kamaruzaman 5824
Histopatologi Pn. Noor Azlin 5464/ alinmh@ppukm.ukm.edu.my
Muhammad Hanapi 5487
Kajian Darah En. Mohd Iszuan Patologi Kimia En. Mohamad 5451/ mohdiszuan@ppukm.ukm.edu.my
SA
Ramli Tarmizi Md Rejab 5841

Hematologi Pn. Azrena Anee 5748 azrena@ppukm.ukm.edu.my
Transfusi Pn. Harmaniza Tabung Darah Pn. Harmaniza 8505/ Tabung Darah
Darah Isahak Isahak
(Tabung Darah)
Transfusi Pn. Nor Hidayati Transplantasi En. Sayed Adlisham 6767 sayed6114@gmail.com
Darah Sardi Sel Stem bin Sayed Ali
(Tingkat Dua)
Hemostasis Cik Mazlina 6767 mazlina@ppukm.ukm.edu.my
Khusus Mohamad Aziz
Molekular Pn. Nor Hidayati 5823 nhidayati@ppukm.ukm.edu.my
Genetik Sardi
Jabatan Perkhidmatan Makmal Diagnostik i

Dokumen Kawalan
No Borang HCTM/JPMD/JKISO/PR-06/B-01(Pin 03)
Tarikh Kuatkuasa 3 Ogos 2020
BORANG PENGHANTARAN SPESIMEN KE MAKMAL RUJUKAN (BPSMR)

PUSAT PENGHANTARAN SPESIMEN KE MAKMAL RUJUKAN (PPSMR)
HOSPITAL CANSELOR TUANKU MUHRIZ UKM
AN
UNIT
MAKMAL RUJUKAN
AL
TARIKH
Bil Nama, MRN dan No KP No.Makmal & No. RPT Jenis Klinik Nama Dr Pengesahan Nama Dan Tarih Penerima Nama Dan
W
Pesakit Nama Ujian (Receipt) Spesimen /Wad Pemohon Penerimaan Laporan Diambil / Laporan Tarikh Laporan
Ujian Makmal Rujukan Diterima Tarikh/Masa Diambil/
Diterima
(Cop & T/T)
KA
UNTUK KEGUNAAN SELEPAS PENGHANTARAN

(PPSMR) (UNIT) (WAD/KLINIK)
Nama :
1.
No Per:
Tarikh :
2.
AN Nama :
No Per:
Tarikh :
LIN
Nama :
3.
No Per:
Tarikh :
Nama :
SA
4.
No Per:
Tarikh :
(UNIT) (UNIT) (PPSMR) SUHU BEG SEBELUM

DISEDIAKAN OLEH: DISAHKAN OLEH (JTMP/PS): NAMA PENGHANTAR: PENGHANTARAN
SUHU BEG SEMASA PROSES
PENYERAHAN SPESIMEN

Prosedur Kualiti Gunasama JPMD PR-06 Penghantaran Spesimen Ke Makmal Rujukan

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Prosedur Kualiti Gunasama JPMD PR-06 Penghantaran Spesimen Ke Makmal Rujukan

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

JABATAN PERKHIDMATAN MAKMAL DIAGNOSTIK

HOSPITAL CANSELOR TUANKU MUHRIZ

FTNG}"{ANTARAhI $FTSIMTru HT fiIIAKMAL RUJTJKAN

Disediakan oleh: Disemak dan disahkan oleh: Diluluskan oleh:

Jabatan Perkhidmatan Makmal Diagnostik

- International Standard MS ISO 15189

HCTM 3.10.4/224/2/4 (4 Oktober 2011) Pekeliling Jabatan Kewangan Bil.23/2011

4.0 SINGKATAN DAN DEFINISI

HCTM Hospital Canselor Tuanku Muhriz

Jabatan Perkhidmatan Makmal Diagnostik mukasurat 1 / 17

atau di atas sebab yang lain.

Semua kakitangan JPMD adalah bertanggungjawab dalam melaksanakan prosedur ini.

Jabatan Perkhidmatan Makmal Diagnostik mukasurat 2 / 17

6.0 PROSEDUR TERPERINCI

Prosedur Terperinci Tanggungjawab

(Rujuk Lampiran 2: Senarai PPSMR dan Kakitangan Terlibat).

Keperluan maklumat pada spesimen dan Borang Permohonan

Jabatan Perkhidmatan Makmal Diagnostik mukasurat 3 / 17

Prosedur Terperinci Tanggungjawab

ii. Keperluan maklumat pada Borang Permohonan Ujian

a) No. Pendaftaran Pesakit (RN)

f) Ujian yang diminta

makmal rujukan berkenaan.

Taksiran seperti No. RPT, no. Pekerja kakitangan HCTM, UKM

a) Borang permohonan ujian HCTM/RP301 (borang

Jabatan Perkhidmatan Makmal Diagnostik mukasurat 4 / 17

Prosedur Terperinci Tanggungjawab

ii. Sekiranya pengujian yang diminta tidak ditawarkan di makmal PPU

iv. Permohonan perlu direkodkan penghantarannya dalam PK/ JTMP/ Penyelaras

v. Keperluan maklumat pada Borang Penghantaran Spesimen

Jabatan Perkhidmatan Makmal Diagnostik mukasurat 5 / 17

Prosedur Terperinci Tanggungjawab

e. No. identiti pesakit seperti No. Pendaftaran Pesakit/

6.1.5 Sekiranya penghantaran spesimen ke makmal IMR, permohonan PPU/JTMP/ PS Unit

penghantaran ujian adalah melalui sistem atas talian iaitu melalui

6.2 Penerimaan spesimen di PPSMR.

Jabatan Perkhidmatan Makmal Diagnostik mukasurat 6 / 17

Prosedur Terperinci Tanggungjawab

6.2.2 Waktu operasi penerimaan untuk penghantaran spesimen ke Ketua gugusan

iv. Nama makmal rujukan

Taksiran sebelum penghantaran spesimen.

6.2.8 Bagi penghantaran ujian ke makmal rujukan disebabkan pengujian

Jabatan Perkhidmatan Makmal Diagnostik mukasurat 7 / 17

Prosedur Terperinci Tanggungjawab

ii. Sekiranya permintaan ujian kurang berkepentingan, dapatkan JTMP/ PS PPSMR

6.2.9 Spesimen bagi pengujian segera untuk dihantar ke makmal rujukan

JTMP bertugas di unit untuk melaksanakan penghantaran

iv. Terima spesimen di PPSMR dan semak mengikut keperluan JTMP

6.3 Penghantaran Spesimen ke Makmal Rujukan

6.3.1 Hantar spesimen, borang permohonan ujian dan BPSMR ke JTMP

6.3.3 Sekiranya spesimen ditolak oleh makmal rujukan, dapatkan PK

Jabatan Perkhidmatan Makmal Diagnostik mukasurat 8 / 17

Prosedur Terperinci Tanggungjawab

a. Maklumat pesakit seperti MRN, No. kad Pengenalan.

a. Dapatkan dokumen pembuktian penolakan spesimen daripada

b. Tandatangan pembuktian pengesahan penghantaran spesimen

kepada Jabatan Kewangan HCTM:

i. pembuktian penolakan spesimen

Jabatan Perkhidmatan Makmal Diagnostik mukasurat 9 / 17

Prosedur Terperinci Tanggungjawab

6.4.4 Bagi laporan keputusan ujian segera:

mengikut ketetapan oleh unit masing-masing.

serta nama penerima di unit dalam BPSMR.