SA

LIN
AN
KA
W
AL
AN
 UNIT PATOLOGI KIMIA
JABATAN PERKHIDMATAN MAKMAL DIAGNOSTIK
HOSPITAL CANSELOR TUANKU MUHRIZ

AN
ARAHAN KERJA : PENOLAKAN SPESIMEN
(HCTM/JPMD/ISO15189/UPK/AK-01)

AL
REKOD PINDAAN

W
Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang
dinyatakan di dalamnya.

KA
Bil. Tarikh No. No. Mukasurat Keterangan Pindaan Diluluskan oleh
Pindaan Isu Semakan Pindaan Sebelum Selepas (t/tgn, cop dan tarikh)

AN
LIN
SA

Jabatan Perkhidmatan Makmal Diagnostik

Dokumen Kawalan
 NO. DOKUMEN :
UNIT PATOLOGI KIMIA HCTM/JPMD/ISO15189/UPK/AK-01
JABATAN PERKHIDMATAN MAKMAL DIAGNOSTIK
NO. ISU :
HOSPITAL CANSELOR TUANKU MUHRIZ 1

NO. SEMAKAN :
3

ARAHAN KERJA TARIKH KUATKUASA:

31 JANUARI 2020
PENOLAKAN SPESIMEN

1.0 OBJEKTIF
Arahan kerja ini menerangkan cara penolakan spesimen mengikut langkah-langkah yang ditetapkan
supaya tugas penolakan spesimen dapat dilakukan secara lebih sistematik dan maklumat dapat

AN
disampaikan dengan kadar segera kepada pelanggan.

2.0 SKOP

AL
Digunapakai untuk proses penolakan spesimen di Unit Patologi Kimia, JPMD, HCTM.

3.0 RUJUKAN – Tiada

W
KA
4.0 SINGKATAN / DEFINISI

4.1 Singkatan

JPMD Jabatan Perkhidmatan Makmal Diagnostik

AN

HCTM Hospital Canselor Tuanku Muhriz

ILMS Integrated Laboratory Management System
FEME Full Examination Microscopic Examination
LIN

KP Kad Pengenalan
MRN Medical Registration Number
ABG Blood Gases
ESR Erythrocyte Sedimentation Rate
CSF Cerebro Spinal Fluid
SA

MO Medical Officer
DP Doktor Pakar
PS Pegawai Sains
ScK Saintis Klinikal
JTMP Juruteknologi Makmal Perubatan

4.2 Definisi

Pelanggan - Doktor Pakar atau Pegawai Perubatan Perkhidmatan Pesakit HCTM

dan Doktor Pakar atau Pegawai Perubatan agensi luar untuk kes-kes
rujukan.

Jabatan Perkhidmatan Makmal Diagnostik mukasurat 1 / 10

Dokumen Kawalan
 NO. DOKUMEN :
UNIT PATOLOGI KIMIA HCTM/JPMD/ISO15189/UPK/AK-01
JABATAN PERKHIDMATAN MAKMAL DIAGNOSTIK
NO. ISU :
HOSPITAL CANSELOR TUANKU MUHRIZ 1

NO. SEMAKAN :
3

ARAHAN KERJA TARIKH KUATKUASA:

31 JANUARI 2020
PENOLAKAN SPESIMEN

5.0 TATACARA KERJA

Penolakan dan pembatalan spesimen perlu dilakukan oleh DP/MO/PS/ScK /JTMP.

AN
5.1 Penolakan Spesimen
5.1.1 Kriteria Penolakan Spesimen

AL
Bil Kriteria Penolakan spesimen Kod

1 Spesimen hemolisis LYSED

2 Borang permintaan ujian tidak lengkap :

W XLGKP
KA
1) Nama pesakit
2) MRN/No. KP/Paspot
3) Permintaan ujian
4) Nama atau Tandatangan dan Cop Doktor
5) Destinasi pemohon
AN

6) Tarikh dan catatan masa pengambilan spesimen

7) Ringkasan klinikal
8) Jenis spesimen (sekiranya perlu)
LIN

3 Penggunaan tiub / bekas spesimen yang salah WTUBE

4 Spesimen darah beku CLOT

5 Spesimen tidak mencukupi untuk keperluan ujian INSUFF

SA

6 Spesimen terkeluar atau tumpah SPILL

7 Spesimen yang dihantar tidak sesuai untuk pengujian XSESUAI

8 Perkhidmatan atau ujian diminta tidak ditawarkan di makmal XOFFER

9 Ujian diminta tidak indikasi klinikal XINDICATED

10 Pengulangan ujian. TEST2X

Jabatan Perkhidmatan Makmal Diagnostik mukasurat 2 / 10

Dokumen Kawalan
 NO. DOKUMEN :
UNIT PATOLOGI KIMIA HCTM/JPMD/ISO15189/UPK/AK-01
JABATAN PERKHIDMATAN MAKMAL DIAGNOSTIK
NO. ISU :
HOSPITAL CANSELOR TUANKU MUHRIZ 1

NO. SEMAKAN :
3

ARAHAN KERJA TARIKH KUATKUASA:

31 JANUARI 2020
PENOLAKAN SPESIMEN

11 Percanggahan maklumat di antara borang permintaan dan spesimen DISCREPANCY

12 Tiada spesimen diterima XTUBE

AN
13 Tiada borang diterima XFORM

14 Tiub ujian yang dihantar tidak berisi dengan spesimen ETUBE

AL
15 Spesimen lewat diterima atau luar waktu perkhidmatan LEWAT

16 Penolakan spesimen dipohon oleh pelanggan kerana ____________ BATAL UJIAN

17 W
Label pesakit (Sticker) pada botol spesimen atau borang ujian TINDIH
KA
bertindih
18 Spesimen urin bagi ujian kultur selepas 2 jam pengambilan / dihantar UCXICE
di dalam bekas tanpa ais
19 Tiub spesimen tiada MRN/No. KP/No. Pasport pesakit XLABEL
20 Spesimen terkontaminasi CONTAMINATED
AN

21 Isipadu spesimen darah melebihi takat yang dibenarkan, keputusan ESR-H

ujian mungkin tidak tepat
22 Penambahan ujian kali kedua / penambahan ujan selepas 4 jam dari ADD
LIN

ujian pertama
23 Lain-lain OTHER
SA

Jabatan Perkhidmatan Makmal Diagnostik mukasurat 3 / 10

Dokumen Kawalan
 NO. DOKUMEN :
UNIT PATOLOGI KIMIA HCTM/JPMD/ISO15189/UPK/AK-01
JABATAN PERKHIDMATAN MAKMAL DIAGNOSTIK
NO. ISU :
HOSPITAL CANSELOR TUANKU MUHRIZ 1

NO. SEMAKAN :
3

ARAHAN KERJA TARIKH KUATKUASA:

31 JANUARI 2020
PENOLAKAN SPESIMEN

5.1.2 Kriteria penolakan spesimen dan tindakan yang diambil:

AN
Bil Nombor kriteria Tindakan Catatan
penolakan
1. 2 (3) & 8 Spesimen perlu didaftarkan dalam ILMS Hubungi wad / klinik.

AL
dengan ujian chemdoc dan komen sebab Bagi sampel darah yang
penolakan pada ruangan clinical note. berkemungkinan untuk ujian

W Lactate / Ammonia, empar

spesimen dan pipetkan ke dalam
KA
secondary tube dan simpan
disuhu -20ºc sehingga wad /
klinik berkenaan dapat dihubungi
AN

untuk pengesahan.
Bagi spesimen CSF dan cecair
badan, minta pihak wad / klinik
LIN

untuk mengambil semula

spesimen tersebut
SA

2 20 a. Pengujian kebiasaannya telah

dijalankan dan keputusan sudah diperolehi.
b. Padam semula keputusan ujian
yang terdapat pada ILMS.
c. Lakukan penolakan – rujuk Arahan
Kerja Penolakan Spesimen.

Jabatan Perkhidmatan Makmal Diagnostik mukasurat 4 / 10

Dokumen Kawalan
 NO. DOKUMEN :
UNIT PATOLOGI KIMIA HCTM/JPMD/ISO15189/UPK/AK-01
JABATAN PERKHIDMATAN MAKMAL DIAGNOSTIK
NO. ISU :
HOSPITAL CANSELOR TUANKU MUHRIZ 1

NO. SEMAKAN :
3

ARAHAN KERJA TARIKH KUATKUASA:

31 JANUARI 2020
PENOLAKAN SPESIMEN

3 16 a. Padam semula keputusan ujian Catatkan nama dan jawatan

sekiranya ada. pemohon pembatalan

AN
b. Lakukan penolakan – rujuk Arahan
Kerja Penolakan Spesimen.
4 Kriteria selain a. Spesimen yang telah ditolak tidak

AL
kriteria di atas perlu dihantar semula ke wad / klinik.
b. Rujuk Arahan Kerja Penolakan
Spesimen.

5.1.3 Tatacara penolakan spesimen

W
KA
a. Kenalpasti bahawa spesimen yang diterima tidak sesuai untuk pengujian berdasarkan Kriteria
Penolakan Spesimen dan diasingkan.
AN

b. Beri nombor makmal pada borang permintaan dan spesimen seperti berikut:

Kumpulan ujian Nombor makmal

Biokimia Darah dan Urin, Osmolaliti, 1aabbXXXXX
LIN

ABG, Protein Elektroforesis

Immunoasai 2aabbXXXXX
Urinalisis FEME 5aabbXXXXX
aa – Tahun, bb – bulan, XXXXX – nombor makmal
SA

c. Daftarkan spesimen ke dalam ILMS. (Rujuk Pendaftaran Permintaan Ujian pada ILMS :
HCTM/JPMD/ISO15189/UPK/AK-02)

d. Pada Main Menu ILMS, klik A [Enquiry]

e. Taip/ imbas nombor makmal yang ingin ditolak dibahagian B [Request], tekan kekunci
Tab.

f. Klik butang kanan tetikus pada ujian yang ingin ditolak

g. Klik C [Reject]

Jabatan Perkhidmatan Makmal Diagnostik mukasurat 5 / 10

Dokumen Kawalan
 NO. DOKUMEN :
UNIT PATOLOGI KIMIA HCTM/JPMD/ISO15189/UPK/AK-01
JABATAN PERKHIDMATAN MAKMAL DIAGNOSTIK
NO. ISU :
HOSPITAL CANSELOR TUANKU MUHRIZ 1

NO. SEMAKAN :
3

ARAHAN KERJA TARIKH KUATKUASA:

31 JANUARI 2020
PENOLAKAN SPESIMEN

AN
AL
B

W
KA
C
H

h. Klik Yes dan templat [Request Comment Request Test] akan terpapar
AN

i. Nyatakan sebarang komen di bahagian D [External Comment Lines]

j. Kebanyakan komen penolakan telah diprogramkan melalui sistem Coded. Rujuk jadual di atas,
LIN

perkara 5.1.1 Kriteria Penolakan Spesimen.

k. Taipkan kod komen di bahagian E dan tekan kekunci tab.

SA

l. Kod komen akan terpapar di bahagian F .

m. Klik dua kali pada kod komen tersebut dan ianya akan terpapar di bahagian D.

n. Klik G [OK]

Jabatan Perkhidmatan Makmal Diagnostik mukasurat 6 / 10

Dokumen Kawalan
 NO. DOKUMEN :
UNIT PATOLOGI KIMIA HCTM/JPMD/ISO15189/UPK/AK-01
JABATAN PERKHIDMATAN MAKMAL DIAGNOSTIK
NO. ISU :
HOSPITAL CANSELOR TUANKU MUHRIZ 1

NO. SEMAKAN :
3

ARAHAN KERJA TARIKH KUATKUASA:

31 JANUARI 2020
PENOLAKAN SPESIMEN

AN
D
F

AL
G

W
KA
Templat Request Comment Request Test
AN

o. Maklumkan kepada pelanggan melalui telefon bagi permohonan daripada kecemasan

(A&E) dan ujian segera / kritikal.
LIN

p. Rekod penolakan dalam google form penolakan spesimen.

q. Simpan borang permohonan di fail penolakan spesimen di seksyen kaunter.

SA

r. Borang disimpan di dalam bilik borang sehingga waktu yang ditetapkan ( Rujuk Arahan Kerja
Pengendalian Borang Permintaan Selepas Pengujian : HCTM/JPMD/ISO15189/UPK/AK-09)

s. Bagi spesimen CSF / cecair badan yang tidak menepati keperluan pengujian , rujuk Ketua
JTMP / PS / ScK / MO / DP sebelum membuat penolakan.

Jabatan Perkhidmatan Makmal Diagnostik mukasurat 7 / 10

Dokumen Kawalan
 NO. DOKUMEN :
UNIT PATOLOGI KIMIA HCTM/JPMD/ISO15189/UPK/AK-01
JABATAN PERKHIDMATAN MAKMAL DIAGNOSTIK
NO. ISU :
HOSPITAL CANSELOR TUANKU MUHRIZ 1

NO. SEMAKAN :
3

ARAHAN KERJA TARIKH KUATKUASA:

31 JANUARI 2020
PENOLAKAN SPESIMEN

5.2 Pembatalan spesimen

5.2.1 Kriteria pembatalan spesimen / ujian

AN
Bil Kriteria pembatalan spesimen Kod pada ILMS

1. Keputusan ujian Creatine Kinase <400 u/L ckmb

AL
5.2.2 Tatacara pembatalan spesimen / ujian

a.

W
Pembatalan bagi ujian CKMB dijalankan sekiranya bacaan Creatine Kinase (CK) adalah
<400u/L
KA
b. Kenalpasti nombor makmal spesiemen yang hendak dibatalkan
c. Ulang langkah 5.1.3 d hingga 5.1.3 f
d. Klik H [Cancel] . Klik [Yes] dan templat [Request Comment Request Test] akan
AN

terpapar.
e. Klik butang kanan tetikus pada ruangan [External Comment Lines]. Plih [Cancellation
Comments] [ckmb]
LIN

f. Klik [OK].
g. Bagi pembatalan spesimen, pelanggan tidak perlu dimaklumkan melalui telefon
SA

Jabatan Perkhidmatan Makmal Diagnostik mukasurat 8 / 10

Dokumen Kawalan
 NO. DOKUMEN :
UNIT PATOLOGI KIMIA HCTM/JPMD/ISO15189/UPK/AK-01
JABATAN PERKHIDMATAN MAKMAL DIAGNOSTIK
NO. ISU :
HOSPITAL CANSELOR TUANKU MUHRIZ 1

NO. SEMAKAN :
3

ARAHAN KERJA TARIKH KUATKUASA:

31 JANUARI 2020
PENOLAKAN SPESIMEN

6.0 REKOD BERKAITAN

Bil Jenis Rekod Masa Penyimpanan Lokasi

AN
1. Soft copy Google Form Penolakan 6 Tahun Google drive
Spesimen

AL
2. Borang Permohonan Spesimen Sebulan Seksyen Kaunter
yang ditolak 3 bulan Bilik borang

W
KA
AN
LIN
SA

Jabatan Perkhidmatan Makmal Diagnostik mukasurat 9 / 10

Dokumen Kawalan
 NO. DOKUMEN :
UNIT PATOLOGI KIMIA HCTM/JPMD/ISO15189/UPK/AK-01
JABATAN PERKHIDMATAN MAKMAL DIAGNOSTIK
NO. ISU :
HOSPITAL CANSELOR TUANKU MUHRIZ 1

NO. SEMAKAN :
3

ARAHAN KERJA TARIKH KUATKUASA:

31 JANUARI 2020
PENOLAKAN SPESIMEN

7.0 CARTA ALIR

Mula

AN
Terima Spesimen

AL
S k Tolak

Terima
W Label nombor makmal, cop tarikh / masa

Rekod demografik pesakit nyatakan

KA
sebab penolakan dalam ILMS

Rujuk Prosedur Kualiti Pengendalian

Pengujian di Unit Patologi Kimia. Maklum kepada pelanggan melalui telefon
(HCTM/JPMD/ISO15189/UPK/ PR-01) (spesimen kritikal, segera)
AN

Tolak dalam Rekod dalam google

Tolak sistem ILMS form penolakan
LIN

spesimen
Terima

TAMAT
SA

8.0 LAMPIRAN - Tiada

Jabatan Perkhidmatan Makmal Diagnostik mukasurat 10 / 10

Dokumen Kawalan