CÔNG TY CP TMXD & DV GREEN HOUSE

QUY TRÌNH
KIỂM SOÁT TÀI LIỆU

MÃ SỐ : QT.KSTL-01
LẦN BAN HÀNH : 01
NGÀY BAN HÀNH : 15/4/2015
TRANG :1/7

Chữ ký:
Soạn Thảo: Chức vụ: Thư ký ISO
Nguyễn Thị Thanh Hiền

Phê Duyệt:
Chức vụ: Giám đốc
Lê Xuân Cương
 QUY TRÌNH Mã số : QT.KSTL-01
Lần ban hành: 01

KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Ngày BH: 15/4/2015

Trang: 2/7
CÔNG TY CP TMXD & DV GREEN HOUSE ISO 9001 : 2008

NHỮNG THAY ĐỔI CỦA TÀI LIỆU

Ngày tháng Nội dung thay đổi Lần ban hành Ghi chú

15/4/2015 Ban hành lần đầu 01

 QUY TRÌNH Mã số : QT.KSTL-01
Lần ban hành: 01

KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Ngày BH: 15/4/2015

Trang: 3/7
CÔNG TY CP TMXD & DV GREEN HOUSE ISO 9001 : 2008

1. MỤC ĐÍCH VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG

- Nhằm quy định phương pháp thống nhất cho việc biên soạn, phê duyệt, ban hành, sửa đổi
và quản lý các tài liệu thuộc Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008
của Công ty. Đảm bảo mọi thay đổi dự kiến của công ty được xem xét trước khi thực thi để
xác định ảnh hưởng .
Quy trình này được áp dụng để kiểm soát các tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng theo
tiêu chuẩn ISO 9001:2008 bao gồm:
+ Công bố bằng văn bản về chính sách chất lượng và các mục tiêu liên quan
+ Các quy trình, tài liệu, hồ sơ bằng văn bản theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2008
+ Các tài liệu tham khảo từ bên ngoài cần thiết cho Công ty để đảm bảo việc xây dựng, áp
dụng và cập nhật một cách có hiệu lực hệ thống quản lý chất lượng
2. CĂN CỨ PHÁP LÝ VÀ TÀI LIỆU VIỆN DẪN
- TCVN ISO 9001:2008 / ISO 9001:2008
3. THUẬT NGỮ VÀ CÁC TỪ VIẾT TẮT
- HTQLCL: Hệ thống quản lý chất lượng
- Tài liệu bên ngoài của hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008 bao gồm: tài liệu
tham khảo từ các bài báo, nghiên cứu, sách, luật pháp, quy định, yêu cầu của khách hàng và
các đối tác, tài liệu kỹ thuật, công nghệ… cần thiết cho việc xây dựng hệ thống quản lý chất
lượng theo ISO 9001:2008 của công ty
 QUY TRÌNH Mã số : QT.KSTL-01
Lần ban hành: 01

KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Ngày BH: 15/4/2015

Trang: 4/7
CÔNG TY CP TMXD & DV GREEN HOUSE ISO 9001 : 2008

4. LƯU ĐỒ

Trách nhiệm Tiến trình Biễu mẫu

Các cá nhân Đề nghị viết/sửa đổi

Đại diện Lãnh Xét duyệt - Kết

đạo đề nghị thúc
+
Người được phân
công Viết, xin góp ý

Đại diện lãnh đạo

Kiểm tra

Giám đốc Phê duyệt

-

Ban ISO Mẫu.01-KSTL

Cập nhật vào Danh mục tài liệu
Mẫu.02-KSTL
HTQLCL

Ban ISO
Phân phối TL mới, thu hồi bản lỗi thời

Ban ISO, Trưởng Cập nhật bản mới, lưu giữ

bộ phận

5. NỘI DUNG
5.1 Hình thức
Tài liệu nội bộ có các thông tin để nhận biết và được quy định mã số để thuận tiện cho việc
sử dụng và kiểm soát.
Các thông tin để nhận biết gồm:
- Tên tài liệu;
- Mã số;
 QUY TRÌNH Mã số : QT.KSTL-01
Lần ban hành: 01

KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Ngày BH: 15/4/2015

Trang: 5/7
CÔNG TY CP TMXD & DV GREEN HOUSE ISO 9001 : 2008

- Ngày ban hành;

- Lần sửa đổi và nội dung sửa đổi
- Trang/Tổng số trang;
- Lãnh đạo ký phê duyệt;
5.2 Ký mã hiệu
Mọi tài liệu đều được đánh mã số theo quy định sau :
Sổ tay hệ thống quản lý : ST HTQL
Quy trình/Quy định : QT/QĐ.XXX-YY
Kế hoạch : KH.XXX-YY
Quy phạm : QP.XXX-YY
Quy phạm vệ sinh : SSOP -YY
Biểu mẫu : Mẫu.YY-XXX
Trong đó:
QT : Quy trình
QĐ : Quy định
KH : Kế hoạch
QP : Quy phạm
XXX : Là ký hiệu viết tắt của hoạt động/công việc
BM : Là biểu mẫu
YY : Là số thứ tự của tài liệu/biểu mẫu (từ 0 -99).
Ví dụ : Mẫu.01-KSTL là biểu mẫu số 01 của hoạt động kiểm soát tài liệu

5.3 Qui định về nội dung tài liệu

Các tài liệu được trình bày một cách dễ hiểu, dễ áp dụng có thể gồm các nội dung theo trình
tự sau:
1. Mục đích và phạm vi áp dụng: nêu rõ mục đích và phạm vi áp dụng của quy trình hoặc
hướng dẫn
2. Tài liệu viện dẫn: liệt kê các tài liệu mà người dùng cần đến để biết thêm chi tiết.
3. Thuật ngữ và các từ viết tắt: giải thích các thuật ngữ và các từ viết tắt sử dụng trong quy
trình hoặc hướng dẫn
4. Lưu đồ
5. Nội dung: bao gồm
- Mô tả thứ tự các bước thực hiện công việc trong quy trình (vẽ lưu đồ theo mục 4 nếu cần
thiết)
- Quy định rõ trách nhiệm thực hiện trong mỗi bước.
 QUY TRÌNH Mã số : QT.KSTL-01
Lần ban hành: 01

KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Ngày BH: 15/4/2015

Trang: 6/7
CÔNG TY CP TMXD & DV GREEN HOUSE ISO 9001 : 2008

- Các tài liệu, biểu mẫu thực hiện trong từng bước công việc (nếu có).
6. Hồ sơ lưu: Liệt kê tất cả các hồ sơ cần phải có theo yêu cầu của quy trình/ hướng dẫn.
7. Phụ lục: Nêu các loại biểu mẫu kèm theo (nếu có).
Nếu các mục “Tài liệu viện dẫn”; “Hồ sơ”; “Phụ lục” không có nội dung thì ghi là không
có.
Đối với những quy trình/ hướng dẫn đơn giản có thể trình bày luôn nội dung cụ thể, không
phải vẽ lưu đồ.
Hướng dẫn vẽ lưu đồ :

Đối với quy trình có lưu đồ thì sử dụng ký hiệu vẽ như sau:

Biểu tượng Ý nghĩa

Bắt đầu hoặc kết thúc quá trình

Các bước công việc cụ thể

Kiểm tra/ xem xét/ phê duyệt

Mũi tên chỉ bước tiếp theo của quy trình

A Nối với nhánh khác (nhánh A)

5.4 Kiểm tra và phê duyệt tài liệu:

- Đại diện lãnh đạo có trách nhiệm kiểm tra nội dung tài liệu trước khi phê duyệt.
- Giám đốc Công ty có trách nhiệm phê duyệt tài liệu nội bộ trước khi ban hành.
5.5 Ban hành và phân phối tài liệu
- Tài liệu sau khi được phê duyệt, phải đóng dấu đỏ kiểm soát của công ty, Đại diện lãnh
đạo đảm bảo tài liệu được phân phối tới các phòng ban đầy đủ.
- Tài liệu sau khi được phân phối đến các phòng ban phải được sắp xếp khoa học và luôn
sẵn có khi sử dụng.
 QUY TRÌNH Mã số : QT.KSTL-01
Lần ban hành: 01

KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Ngày BH: 15/4/2015

Trang: 7/7
CÔNG TY CP TMXD & DV GREEN HOUSE ISO 9001 : 2008

5.6 Định kỳ xem xét, sửa đổi tài liệu nội bộ

- Tài liệu phải được định kỳ xem xét sửa đổi (nếu có) ít nhất 1 năm/lần. Đại diện lãnh đạo sẽ
triệu tập họp xem xét lại nội dung của các tài liệu.
- Ngoài định kỳ sửa đổi, trong quá trình sử dụng nếu cá nhân, đơn vị nào thấy tài liệu cần
phải sửa đổi thì đề xuất với trưởng bộ phận, Đại diện lãnh đạo xem xét quyết định.
- Tài liệu sau khi sửa đổi phải được phê duyệt lại, ban hành mới, cập nhật vào danh mục tài
liệu hệ thống quản lý chất lượng, và tóm tắt vào phần bảng theo dõi sửa đổi tài liệu (tại
trang 2), phân phối tới các phòng ban liên quan, thông báo rộng rãi tới các cán bộ sử dụng
để mọi người cập nhật mới và thu hồi lại các tài liệu lỗi thời.
- Ban ISO có trách nhiệm kiểm soát tài liệu lỗi thời. Tài liệu lỗi thời phải có dấu hiệu nhận
biết.
5.6 Kiểm soát tài liệu bên ngoài
- Tài liệu bên ngoài liên quan đến phòng nào thì phòng đó phải tự kiểm soát
- Đối với văn bản pháp quy cần kiểm tra sự hiệu lực của văn bản
- Cập nhật vào danh mục tài liệu bên ngoài của Công ty (Mẫu.02-KSTL)
- Đảm bảo có sẵn tại nơi sử dụng
6. LƯU TRỮ
Hồ sơ lưu trữ Trách nhiệm Thời gian lưu
Danh mục tài liệu và phân phối
Danh mục tài liệu bên ngoài Ban ISO và các bộ phận Không thời hạn
7. PHỤ LỤC
Mẫu.01-KSTL: Danh mục tài liệu nội bộ
Mẫu.02-KSTL : Danh mục tài liệu bên ngoài