DPSA

National Knowledge Management Framework 
(NKMF)

COMMISSION 5
 Content
• Chapter 10
1 Monitoring and Evaluation
‐ What are the Minimum Datasets that can be used to conduct 
M&E
‐ What Methodologies that can be adopted to conduct M&E 
in order to ensure achievements of intended impact

• Chapter 11
2. Recommendation/Way Forward/Implementation Plan
‐ How can we secure budget for the implementation of the 
Framework
‐ How do we make sure that our trends can be benchmarked 
with Global trends
 Monitoring and Evaluation
What are the Minimum Datasets that can be used to conduct 
M&E
• Need to develop Strategic Goals and Objectives in order to 
clarify exactly what need to be achieved and how.
• Identify key measurable indicators of Knowledge 
Management Practices.
• Identify key and clear activities  and targets to be performed 
in Provinces including National Departments.
• Develop Performance Management Plan in order to monitor 
the Progress and deal with catch up measures in cases where 
targets have not been achieved.
• Ensure the alignment of the NKMF with the National 
Government 12 Outcome Priorities
 M&E Datasets Cont…
• Ensure the alignment of KM key indicators with Departmental 
internal M&E System.
• Develop a Standard Operating Procedure in order to ensure 
Broad uniformity
 What Methodologies that can be adopted to conduct M&E in 
order to ensure achievements of intended impact

• Develop the M&E template or use the existing one if available 
– customised it to be relevant to KM Practices
• Design the M&E reporting system
• Specify the reporting period, e.g. Monthly or Quarterly in 
order to monitor the progress and the impact of KM towards 
Service Delivery.
• DPSA to coordinate and monitor the implementation process
 Recommendation / Way Forward / Implementation Plan
How can we secure budget for the Implementation of the 
Framework?
‐Budget for KM initiatives can be secured if the KM is included in 
the Departmental Programs.
‐Inclusion of KM in Departmental Strategic Plans.
‐ Departments need to locate or place KM within Departmental 
units, e.g. Corporate Services, Organisational Development, or stand 
alone as a unit. – not prescriptive rather provide advice
‐Obtain buy‐in and support from existing structures, e.g. HOD’s 
forum or Top Management – DPSA and Provincial OTP’s should 
facilitate the Process.
‐Briefing DG’s Forums.
‐ DPSA  to issue a circular  together with (draft a document) either 
to Provincial Premiers or Provincial DG’s  in order to ensure 
maximum buy‐in and support and this will lead to the 
establishment of permanent structures
 Securing Budget Cont…

• Budget can also be obtained through donor funding and 
NGO’s – e.g. GTZ, PPP, Norway Govt.
• Motivate to National Treasury – with the intention of 
discouraging external consultancy.
• KM Functions already in the HRD vision 2015 Strategy and it is 
recommended at a Director level
 How can we make sure that our trends can be benchmarked  with 
Global trends

• Establish the National Database of Best Practices for Replication 
and Benchmarking in order to ensure the Preservation of 
National Memory.
• Consolidating the existing KM initiatives from Provinces and 
National Departments as well as peer review.
• Aligning KM Framework with single Public Service initiatives.
• Replication and benchmarking of KM Best Practices from Brazil 
and other developing countries.
• Aligning KM with HR connect initiatives
• Standardisation of exist interview form or template
THANK YOU