Slide Phan2-Excel

11/03/2018
Phần 2: Sử dụng một số phần

mềm văn phòng (tiếp)
1
TS. TRẦN THỊ THU HÀ

KHOA TIN HỌC KINH TẾ
ĐT: 0904291298
EMAI: hatt@neu.edu.vn
TS. Trần Thị Thu Hà - Khoa THKT - ĐHKTQD
Chương 2: Xử lý bảng tính

bằng MS Excel
2
Giới thiệu một số chức năng xử lý bảng tính cơ bản

nhờ MS Excel
1
11/03/2018
Nội dung chương 2

3
Giới thiệu Các thao tác cơ bản
Một số hàm chuẩn Sắp xếp và tổng hợp

cơ bản dữ liệu
Đồ thị In ấn
Giới thiệu MS Excel

4
 Lập bảng dữ liệu để tính toán, phân tích

 Sắp xếp, tổng hợp, phân nhóm, lọc, v.v… dữ liệu
 Cung cấp các hàm mẫu để giải quyết các bài toán
kinh tế, xã hội khác nhau
 Tạo các đồ thị và sơ đồ
 Các macro giúp tự động hóa công việc
2
11/03/2018
Các
Các
thao Nhập
CÁC thao
tác và Định
tác cơ
THAO với ô hiệu dạng
bản
TÁC và chỉnh dữ
với
vùng dữ liệu
CƠ cửa
dữ liệu
sổ
BẢN liệu
TS. Trần Thị Thu Hà - Khoa THKT -

ĐHKTQD
Các thao tác cơ bản với cửa sổ

6
 Mở cửa sổ bảng tính

 Đóng cửa sổ bảng tính
 Phóng to/thu nhỏ cửa sổ bảng tính
 Thoát khỏi ứng dụng
3
11/03/2018
Các khái niệm cơ bản

7
 Tệp bảng tính (work book)

 Bảng tính (sheet)
 Dòng (row)
 Cột (column)
 Ô (cell)
 Vùng (Range)
Địa chỉ ô
 Địa chỉ ô
 Địa chỉ tương đối: A1, B6. Khi sao chép địa chỉ tương
đối trong công thức sẽ thay đổi tại vị trí mới.
 Địa chỉ tuyệt đối: $A$1, $B$6. Khi sao chép địa chỉ
tuyệt đối trong công thức sẽ không đổi tại vị trí mới.
 Địa chỉ hỗn hợp: $A1, B$6. Khi sao chép phần địa chỉ
tuyệt đối trong công thức sẽ không đổi tại vị trí mới.
 Dùng F4 để chuyển đổi giữa các loại địa chỉ.
4
11/03/2018
Chọn đối tượng

9
 Chọn một ô: Đặt chuột vào ô đó, hoặc di chuyển con trỏ tới ô đo
bằng các phím mũi tên
 Chọn cột/ dòng: Rê chuột qua các cột/dòng cần lựa chọn trên
vùng tiêu đề cột/dòng
 Chọn vùng
 C1: rê chuột qua vùng cần chọn
 C2: Dùng các phím mũi tên
 C3: Chọn 1 ô, giữ phím SHIFT, kích chuột tại ô ở góc đối diện
 Chọn toàn bộ trang tính
 C1: nhấn chuột vào giao của tiêu đề cột và dòng
 C2: Nhấn tổ hợp phím CTRL + A
 C3: Kích nút phải tại Sheet Tab -> Select All
 Chọn các ô rời rạc: chọn 1 ô, Nhấn phím CTRL, chọn các ô
khác.
Chèn ô
10
5
11/03/2018
Xóa ô
11
 Chọn các ô cần xóa

 Kích nút phải -> Delete
 Chọn tùy chọn trong HHT
 Shift Cells Left: dịch chuyển các ô sang trái
 Shift Cells Up: dịch chuyển các ô lên trên
 Entire rows: xóa các hàng chứa các ô được chọn
 Entire columns: xóa các cột chứa ô được chọn
 Kích OK
Các thao tác với dữ liệu

12
 Xóa dữ liệu
 C1: Chọn dữ liệu cần xóa, nhấn DEL
 C2: Chọn dữ liệu cần xóa. Kéo mốc điền trong phạm vi chọn
 C3: Nút phải -> Clear Contents
 Hiệu chỉnh dữ liệu

 Chọn ô cần sửa dữ liệu
 Nhấn F2 (hoặc nháy đúp, hoạc nháy lên thanh công thức)
 Sửa dữ liệu, Enter.
 Khôi phục dữ liệu

 Edit -> Undo hoặc nút Undo
6
11/03/2018
Di chuyển dữ liệu
13
 C1: Dùng chuột

 Chọn vùng dữ liệu cần di chuyển
 Đưa trỏ chuột có dạng mũi tên, rê tới vị trí mới
 C2: Dùng chuột phải
 Đưa trỏ chuột có dạng mũi tên, dùng nút phải chuột rê tới vị trí mới.
 Chọn Move Here.
 C3: Dùng bộ đệm
 Cắt vào bộ đệm: Edit -> Cut, hoặc nút phải -> Cut, hoặc nháy
nút Cut hoặc CTRL+X
 Chọn 1 ô dích
 Dán từ bộ đệm: Edit -> Paste, hoặc nút phải -> Paste, hoặc nháy
nút Paste hoặc CTRL+V hoặc nhấn Enter.
Sao chép dữ liệu

14
 C1: dùng chuột

 Chọn vùng dữ liệu cần sao chép
 Đưa trỏ chuột có dạng mũi tên, giữ CTRL, rê tới vị trí mới
 C2: Dùng chuột phải
 Chọn vùng dữ liệu cần sao chép
 Đưa trỏ chuột có dạng mũi tên, dùng nút phải chuột rê tới vị trí mới.
 Chọn Copy Here.
 C3: Dùng bộ đệm
 Sao chép vào bộ đếm: Edit -> Copy, hoặc nút phải -> Copy, hoặc nháy nút
Copy hoặc CTRL+C
 Chọn 1 dích
 Dán từ bộ đệm: tương tự như trên.
 C4: dùng mốc điền
 Chọn ô chứa dữ liệu cần sao chép
 Kéo mốc điền
7
11/03/2018
Dán đặc biệt

15
Lấp đầy dữ liệu

16
 C1: Sử dụng mốc điền (Fillhandle)

 Chọn 1 hoặc 2 ô chứa giá trị đầu của dãy
 Kéo mốc điền
 Sử dụng hộp hội thoại Series (2003: Edit -> Fill->Series)
8
11/03/2018
17
Công thức
CÔNG Một số hàm thống kê

THỨC
VÀ MỘT
Một số hàm tính tổng
SỐ
HÀM
MẪU Một số hàm logic
Một số hàm chuỗi ký tự

ĐHKTQD
Công thức
18
 Công thức được bắt đầu bởi dấu bằng (=) hoặc
dấu toán tử (cộng +, trừ -, nhân * hoặc chia /).
 Mỗi toán hạng trong công thức có thể là:
 Một giá trị ( = 3 + 5 * 7)
 Địa chỉ ô (= A3 + B3)
 Kết hợp giá trị và địa chỉ ô (= A3 * 5).
9
11/03/2018
Hàm mẫu trong Excel

19
 Tên hàm: một từ tiếng Anh/ viết tắt của cụm từ. Ví dụ:
AVERAGE, COUNT, IF, ….
 Đối số:
 giá trị/ địa chỉ/hàm khác, …Ví dụ: SUM (3, 5, 7),
SUM(A1:C100)
 Chia thành 2 loại: bắt buộc và tùy chọn (đặt trong cặp “[ ]”)
 Số lượng tham số trong một hàm: tối đa là30 đối với các
Cách sử dụng hàm mẫu

20
 Gõ trực tiếp vào ô trong
bảng tính bắt đầu bởi một
dấu toán tử (+, - , =) hoặc
@ (sau khi thực hiện xong
Excel vẫn trả về ký hiệu
“=” trước hàm)
 Formula -> Insert
function (hoặc Fx) trên
thanh công thức.
 (Excel 2003: Insert ->
Function)
10
11/03/2018
Một số hàm thống kê

21
 Hàm AVERAGE: Trả về giá trị trung bình cộng của các giá trị được chỉ
định trong đối số
AVERAGE(number1, number2,…)
 Hàm COUNT: Trả về số lượng các ô chứa số trong các đối số được chỉ
định
COUNT(value1, value2,…)
 Hàm COUNTA: Trả về số lượng các ô chứa giá trị trong các đối số được
chỉ định ( không tính đến các ô trống)
COUNTA(value1, value2,…)
 Hàm MAX: Trả về giá trị lớn nhất trong các giá trị được chỉ ra trong đối
số
MAX(number1, number2,…)
 Hàm MIN: Trả về giá trị nhỏ nhất trong các giá trị được chỉ ra trong đối
số
MIN(number1, number2,…)
Một số hàm tính tổng

22
 Hàm SUM: Trả về giá trị tổng của các giá trị số trong đối
số được chỉ định
SUM(number1, number2,…)
 Hàm SUMIF: Trả về giá trị tổng các giá trị số thỏa mãn tiêu
chuẩn được chỉ ra trong Criteria
SUMIF(Range, Criteria, Sum_Range)
 Hàm CountIF: Trả về số lượng các giá trị số thỏa mãn tiêu
chuẩn được chỉ ra trong Criteria
COUNTIF(Range, Criteria)
 Hàm AVERAGEIF: Trả về giá trị trung bình các giá trị số
thỏa mãn tiêu chuẩn được chỉ ra trong Criteria
AVERAGEIF(Range, Criteria, Average_Range)
11
11/03/2018
Một số hàm logic

23
 Hàm AND: Trả về giá trị True khi các đối số đều nhận giá
trị True
AND(logical1, logical2,…)
 Hàm OR: Trả về giá trị FALSE đối số đều nhận giá trị
False
OR(logical1, logical2,…)
 Hàm IF: Trả về giá trị value_if_true nếu giá trị của
logical_test là True và trả lại giá trị value_if_false nếu giá
trị của logical_test là False
IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)
Một số hàm ký tự
24
 Hàm LEFT: Trả về số lượng ký tự trích ra từ trái

sang phải kể từ đầu dãy ký tự.
LEFT(text, num_chars)
 Hàm RIGHT: Trả về số lượng ký tự được trích ra từ
phải sang trái kể từ cuối dãy ký tự.
RIGHT(text, num_chars)
 Hàm MID: Trả về số lượng ký tự cần trích ra từ trái
sang phải kể từ vị trí được chỉ định của một dãy ký
tự
MID(text, start_num, num_chars)
12
11/03/2018
Một số hàm ký tự (tiếp)

25
 Hàm UPPER: biến tất cả các ký tự thành

chữ hoa
UPPER(text)
 Hàm LOWER: biến tất cả các ký tự thành chữ
thường
LOWER(text)
 Hàm PROPER: biến tất cả các ký tự đầu từ
thành chữ hoa
PROPER(text)
26
Sắp xếp dữ liệu
XỬ
LÝ Lọc dữ liệu
DỮ
LIỆU
Tổng hợp dữ liệu
bằng Subtotal
ĐHKTQD
13
11/03/2018
Sắp xếp dữ liệu

27
 C1: sử dụng các nút A->Z /Z -> A

 C2: Sử dụng hộp hội thoại Sort: Home -> Sort
& Filter -> Custom Sort (2003: Data -> Sort)
Lọc dữ liệu tự động

28
14
11/03/2018
Lọc dữ liệu nâng cao

29
 Tạo vùng dữ liệu (List)

 Tạo vùng tiêu chuẩn (Criteria Range)
 Data -> Advanced (2003: Data -> Filter -> Advanced
Filter)
Vùng tiêu chuẩn

30
 Tối thiểu 1 cột 2 dòng: dòng đầu là tên trường, dòng thứ
2 trở đi là tiêu chuẩn.
Ví dụ:
 Tiêu chuẩn trên cùng dòng: AND, khác dòng: OR

Ví dụ:
15
11/03/2018
Tạo dòng tổng con

31
 Sắp xếp dữ liệu theo khóa phân nhóm

 Data -> Subtotal
32
Các thành phần của

biểu đồ
Các dạng biểu đồ cơ
bản
BIỂU
ĐỒ
Tạo biểu đồ
Hiệu chỉnh biểu đồ

ĐHKTQD
16
11/03/2018
Các thành phần của biểu đồ

33
 Tiêu đề ( Title): Tên biểu đồ hay định nhãn cho các trục của biểu đồ
 Trục tọa độ ( Axis): trục x, y (z)
 Điểm dữ liệu (Data Point): biểu diễn cho một giá trị dữ liệu cụ thể trên
biểu đồ.
 Dãy dữ liệu (Data Series): Là một tập hợp dữ liệu có mối quan hệ với
nhau cùng biểu diễn cho một đối tượng nào đó (thường cùng cột hoặc
cùng hàng).
 Chú giải (Legend): giải thích cho cho mỗi dãy dữ liệu đang được biểu
diễn trong biểu đồ.
 Dấu (Marker): Là các ký hiệu được sử dụng tại các giao điểm của dãy
dữ liệu, có thể gắn nhãn dữ liệu (Data label) vào mỗi điểm dữ liệu.
 Đường lưới (Gridline): Là các đường thẳng song song với các trục,
được dùng để xác định tọa độ các điểm dữ liệu trên biểu đồ
Ví dụ về các thành phần của biểu đồ

34
17
11/03/2018
Một số dạng biểu đồ cơ bản

35
 Biểu đồ vùng (Area): phản ánh sự đóng góp của mỗi dãy vào
tổng các dãy
 Biểu đồ cột (Column): là biểu đồ tốt nhất để so sánh các dãy dữ
liệu với nhau, thậm chí có thể so sánh các đối tượng biến đổi theo
thời gian
 Biểu đồ đường (Line): thể hiện xu hướng thay đổi giữa các điểm
dữ liệu với nhau, cũng như thể hiện rõ nét sự thay đổi theo thời
gian của các dãy dữ liệu.
 Biểu đồ hình bánh (Pie): là biểu đồ tốt nhất để biểu diễn tỷ lệ của
mỗi dãy dữ liệu trong tổng giá trị của các dãy, ngoài ra còn cho
phép nhấn mạnh vào một dãy nào đó bằng cách dịch chuyển dãy
đó tách rời khỏi biểu đồ một cách tương đối.
Ví dụ biểu đồ vùng
36
18
11/03/2018
Ví dụ biểu đồ cột
37
Ví dụ biểu đồ đường
38
19
11/03/2018
Ví dụ biểu đồ hình bánh

39
Các bước xây dựng một biểu đồ

40
20
11/03/2018
Hiệu chỉnh biểu đồ

41
 Chọn biểu đồ
 Sử dụng các thẻ
 Design: cho phép thay đổi kiểu biểu đồ, cách thức biểu diễn biểu đồ,
các dãy dữ liệu tham gia vào biểu đồ, vị trí đặt biểu đồ
 Layout: Cho phép chỉnh sửa các thành phần vào biểu đồ
 Format: cho phép định dạng các thành phần của biểu đồ
 Hoặc kích nút phải chuột vào biểu đồ, chọn lệnh tương ứng
 Loại bỏ một dãy dữ liệu: Chọn dãy dữ liệu đó trên biểu đồ, nhấn phím
Del
 Bổ sung dãy dữ liệu vào biểu đồ: sao chép dãy số cần bổ sung, lựa
chọn biểu đồ và dán (phiên bản 2003 trở về trước: kéo và thả dãy vào
biểu đồ).
42
Cài đặt các thông

số của trang in
IN
ẤN Xem trước khi in
In ấn

ĐHKTQD
21
11/03/2018
Cài đặt các thông số trang in

43
 Page Layout -> Page Setup (Excel 2003: File ->

Page Setup)
 Chọn hướng in, chọn cỡ giấy, chọn tỷ lệ in
 Đặt lề trang in, …
Thẻ Page của hộp hội thoại Page Setup

44
22
11/03/2018
Thẻ Header/Footer của

hộp hội thoại Page Setup
45
Thẻ Margin của hộp hội thoại Page Setup

46
23
11/03/2018
Thẻ Sheet của hộp hội thoại Page Setup

47
Xem trước khi in và in ấn

48
 File -> Print
24
11/03/2018
KẾT LUẬN
49
Những nội dung chính của phần 2-Excel:

 Giới thiệu hệ soạn thảo MS Excel 2010
 Các thao tác cơ bản
 Tạo lập bảng tính
 Sử dụng các hàm thông dụng
 Đồ thị
 Xử lý dữ liệu đơn giản (Lọc, sắp xếp, tổng hợp,...)
 In ấn
25

Slide Phan2-Excel

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Slide Phan2-Excel

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

11/03/2018

Phần 2: Sử dụng một số phần

TS. TRẦN THỊ THU HÀ

TS. Trần Thị Thu Hà - Khoa THKT - ĐHKTQD

Chương 2: Xử lý bảng tính

Giới thiệu một số chức năng xử lý bảng tính cơ bản

TS. Trần Thị Thu Hà - Khoa THKT - ĐHKTQD

Nội dung chương 2

Giới thiệu Các thao tác cơ bản

Một số hàm chuẩn Sắp xếp và tổng hợp

TS. Trần Thị Thu Hà - Khoa THKT - ĐHKTQD

Giới thiệu MS Excel

 Lập bảng dữ liệu để tính toán, phân tích

TS. Trần Thị Thu Hà - Khoa THKT - ĐHKTQD

TS. Trần Thị Thu Hà - Khoa THKT -

Các thao tác cơ bản với cửa sổ

 Mở cửa sổ bảng tính

TS. Trần Thị Thu Hà - Khoa THKT - ĐHKTQD

Các khái niệm cơ bản

 Tệp bảng tính (work book)

TS. Trần Thị Thu Hà - Khoa THKT - ĐHKTQD

Chọn đối tượng

TS. Trần Thị Thu Hà - Khoa THKT - ĐHKTQD

 Chọn các ô cần xóa

 Entire rows: xóa các hàng chứa các ô được chọn

 Entire columns: xóa các cột chứa ô được chọn

TS. Trần Thị Thu Hà - Khoa THKT - ĐHKTQD

Các thao tác với dữ liệu

 C3: Nút phải -> Clear Contents

 Hiệu chỉnh dữ liệu

 Sửa dữ liệu, Enter.

 Khôi phục dữ liệu

 C1: Dùng chuột

Sao chép dữ liệu

 C1: dùng chuột

Dán đặc biệt

TS. Trần Thị Thu Hà - Khoa THKT - ĐHKTQD

Lấp đầy dữ liệu

 C1: Sử dụng mốc điền (Fillhandle)

 Kéo mốc điền

 Sử dụng hộp hội thoại Series (2003: Edit -> Fill->Series)

TS. Trần Thị Thu Hà - Khoa THKT - ĐHKTQD

CÔNG Một số hàm thống kê

Một số hàm chuỗi ký tự

TS. Trần Thị Thu Hà - Khoa THKT -

 Kết hợp giá trị và địa chỉ ô (= A3 * 5).

TS. Trần Thị Thu Hà - Khoa THKT - ĐHKTQD

Hàm mẫu trong Excel

TS. Trần Thị Thu Hà - Khoa THKT - ĐHKTQD

Cách sử dụng hàm mẫu

TS. Trần Thị Thu Hà - Khoa THKT - ĐHKTQD

Một số hàm thống kê

TS. Trần Thị Thu Hà - Khoa THKT - ĐHKTQD

Một số hàm tính tổng

Một số hàm logic

 Hàm LEFT: Trả về số lượng ký tự trích ra từ trái

Một số hàm ký tự (tiếp)

 Hàm UPPER: biến tất cả các ký tự thành

Sắp xếp dữ liệu

Sắp xếp dữ liệu

 C1: sử dụng các nút A->Z /Z -> A

TS. Trần Thị Thu Hà - Khoa THKT - ĐHKTQD

Lọc dữ liệu tự động