TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG

CHƯƠNG 3: MICROSOFT EXCEL

1
Nội dung
3.1 Giới thiệu về Excel
3.2. Thao tác với dữ liệu trên Sheet
3.3. Định dạng Paragraph trên Sheet
3.4. Định dạng bảng biểu
3.5 Một số hàm thông dụng trong Excel
3.6. Biểu đồ
3.7. In ấn và xuất bản trên Excel

2
3.1 Giới thiệu về Excel
❖ Excel là một phần mềm bảng tính nằm trong bộ Microsoft
Office. Phần mềm này giúp người dùng ghi lại dữ liệu, trình
bày thông tin dưới dạng bảng, tính toán, xử lý thông tin nhanh
chóng và chính xác với một lượng dữ liệu lớn.
❖ Là một tập hợp của các cột và hàng tạo thành một bảng dữ
liệu lớn
❖ Phiên bản Excel 2019 được phát hành 24/09/2018

3
3.1 Giới thiệu về Excel

Khởi động và thoát chương trình

❖Khởi động Excel
✓ Cách 1: Start → Programs → Microsoft Office Excel
✓ Cách 2: Click đúp vào biểu tượng Excel trên Desktop
❖Thoát khỏi Excel
✓ Cách 1: Click vào nút Close ()
✓ Cách 2: Alt+F4.
(Biểu tượng Excel)

4
3.1 Giới thiệu về Excel
Màn hình giao diện excel
2 1

4
3

1. Thanh tiêu đề (Title bar)

2. Thanh Menu (Menu bar)

3. Thanh công thức (Formula)

4. Thanh Ribbon

5. Tên bảng tính (Sheet Tab)

5
5
3.1 Giới thiệu về Excel
Màn hình giao diện excel
❖ Các tab chính

6
3.1 Giới thiệu về Excel

Cấu trúc của một workbook

▪ Workbook: là một tập tin của Excel, có phần tên mở rộng là
.xlsx.
▪ Workbook = tệp có Max 255 Sheet.
▪ Sheet là một bảng tính gồm các cột và hàng.
▪ Bảng tính = (220) hàng x (214) cột
▪ Hàng: Có tối đa là (220) hàng, 1→ 1048576
▪ Cột: Có tối đa là (214) cột, A → XFD.
▪ Ô: Là giao của cột và hàng. Ví dụ: A1
▪ Vùng ô: Gồm nhiều ô liên tiếp nhau. Địa chỉ vùng được xác
định bởi địa chỉ của ô góc trên bên trái và ô góc dưới bên phải.
Ví dụ: A5:F10
▪ Gridline: là các lưới (Gridline) dùng để phân cách giữa các ô.

7
3.1 Giới thiệu về Excel
Di chuyển con trỏ trong bảng tính

8
3.1 Giới thiệu về Excel
Cài đặt phông, cỡ chữ chuẩn:
❖ File\More \Options

9
3.1 Giới thiệu về Excel
Cài đặt kiểu số, kiểu tiền tệ, kiểu ngày:
❖ Start\ Control Panel\1\2\Formats\ additional
Setting\

❖Các thẻ
• Numbers
• Currency
• Date
10
3.1 Giới thiệu về Excel
Cài đặt kiểu số, kiểu tiền tệ, kiểu ngày:
❖ Start\ Control Panel\1\2\Formats\ additional
Setting\
❖Kiểu ngày

11
3.2. Thao tác với dữ liệu

Làm việc với tệp dữ liệu

▪ Mở tệp mới: File →New → Blank
workbook (Ctrl+N)
▪ Mở một tệp đã có: File →Open
→ chọn tệp → Open. (Ctrl+O)
▪ Lưu tệp: File → Save → gõ tên
tệp → Save.
(Ctrl+S)
▪ Lưu tệp với tên mới: File →Save
As → gõ tên mới → Save. (F12)
▪ Đóng tệp: File → Close (Alt+F4)

12
3.2. Thao tác với dữ liệu

Kiểu dữ liệu trong excel

a. Kiểu số: Tự động canh lề phải trong ô
❖Bao gồm: giá trị: 0..9, %, tiền tệ $,
b. Dạng văn bản: Tự động canh lề trái trong ô
❖Bao gồm: ký tự chữ, số và các ký hiệu khác
c. Dạng ngày tháng: Tự động canh lề phải trong ô
d. Dạng công thức: Bắt đầu bằng dấu = hoặc + Công thức/enter
❖Giá trị hiển thị trong ô là kết quả của công thức còn công thức
được hiển thị trên thanh công thức

13
3.2. Thao tác với dữ liệu
Nhập dữ liệu
▪ Chọn ô cần nhập-> gõ nội dung
▪ Kết thúc quá trình nhập bằng phím Enter (hoặc    ),
hủy bỏ dữ liệu đang nhập bằng phím Esc.
▪ Xuống dòng trong cùng 1 ô: Alt + Enter
▪ Chú ý: muốn nhập: --- hoặc 092346789: nhập‘--- hoặc
‘092346789
▪ Sao chép công thức: Đưa chuột lại gần bên dưới mép phải ô,
khi nào xuất hiện dấu cộng màu đen thì di chuột hoặc nháy kép
chuột
▪ Các phép tính cơ bản: +, -, *, /, luỹ thừa ^ (shift+6)
▪ Các toán tử: >, <,=, >=,<=, <>

14
3.2. Thao tác với dữ liệu
Nhập dữ liệu
Nhập số thứ tự tự động (STT) sử dụng kỹ thuật Fill Handle:
Fill Handle là gì?
Là một dấu vuông đen nhỏ ở góc dưới bên phải của ô hiện tại (ô
được viền khung đánh dấu).
-Đối với dữ liệu là một con số hay văn
bản thì Fill Handle sẽ sao chép dữ liệu.
-Đối với một công thức: thì nó sẽ sao
chép và điều chỉnh công thức cho phù
hợp.

15
3.2. Thao tác với dữ liệu
Nhập, hiệu chỉnh dữ liệu
❖ Nhập chú thích
▪ Chọn ô cần ghi chú thích, Review → (Comment) New
Comment
▪ Nhập nội dung, kết thúc bằng cách click trỏ chuột ra
ngoài.

16
3.2. Thao tác với dữ liệu
Nhập, hiệu chỉnh dữ liệu
❖ Sửa chú thích: Review → (Comment) Edit Comment
▪ Xem tất cả các chú thích: Review → (Comment ) Show
All Comments
▪ Tắt chú thích: Review → hủy lệnh Show All Comments
▪ Xóa chú thích: Review → Delete

17
3.2. Thao tác với dữ liệu
Nhập, hiệu chỉnh dữ liệu
❖ Canh lề cho dữ liệu trong ô
a. Sử dụng menu lệnh
❖Chọn vùng dữ liệu cần định dạng.
➢Cách 1: Home → click vào mũi tên trong nhóm
Number
➢Cách 2: Home → (Cells) Format → Format Cells
(hoặc Ctrl+1), chọn thẻ Number

18
3.2. Thao tác với dữ liệu
Nhập, hiệu chỉnh dữ liệu
❖ Tùy chỉnh hiển thị dữ liệu

Các kiểu dữ liệu

Ví dụ mẫu

Số chữ số thập phân

(<=30)

Có dấu phân cách hàng

nghìn, triệu, tỷ, …

Định dạng số âm

19
3.2. Thao tác với dữ liệu

Nhập, hiệu chỉnh dữ liệu

❖ Tùy chỉnh hiển thị dữ liệu
▪ Sử dụng thanh công cụ: Home → nhóm Number

Giảm 1 dấu
thập phân
Tiền tệ

Tăng 1 dấu thập

phân
Phần trăm Dấu Phân
cách

20
3.2. Thao tác với dữ liệu
Nhập, hiệu chỉnh dữ liệu
❖Canh lề cho dữ liệu trong ô: Sử dụng menu lệnh
➢Cách 1: Home → click vào mũi tên trong nhóm Alignment
➢Cách 2: Home → (Cells) Format → Format Cells (hoặc
Ctrl+1), chọn thẻ Alignment

21
 3.2. Thao tác với dữ liệu

Nhập, hiệu chỉnh dữ liệu

❖ Canh lề cho dữ liệu trong ô
Canh chỉnh dữ liệu theo
chiều ngang Chọn hướng của dữ liệu

Canh chỉnh dữ liệu theo

chiều dọc

Dữ liệu tự động vừa với

kích thước của ô

Dữ liệu tự động vừa với

kích thước của ô

Trộn các ô thành một ô Lùi vào đầu dòng dữ liệu

trong ô

Trình tự đọc và canh lề

nội dung
22
3.2. Thao tác với dữ liệu
❖Kẻ khung cho bảng tính
➢ Home → (Cells) Format → Format Cells (hoặc Ctrl+1),
chọn thẻ Border

Chọn kiểu đường Các chế độ kẻ

viền đường viền

Chọn màu đường Kẻ đường trực quan

viền theo yêu cầu

23
 3.2. Thao tác với dữ liệu
❖Tô nền cho bảng tính
➢ Home → (Cells) Format → Format Cells (hoặc Ctrl+1),
chọn thẻ Fill

Mẫu và kiểu có sẵn

Chọn tô màu nền

24
3.2. Thao tác với dữ liệu
❖ Canh lề cho dữ liệu trong ô: Sử dụng thanh công cụ
Home → nhóm Alignment

– Horizontal: Canh chỉnh theo chiều ngang.

– Vertical : Canh chỉnh theo chiều dọc.
– Orientation: Chọn hướng xoay cho dữ liệu
– Increase Indent: Tăng thêm khoảng cách lùi vào đầu dòng
– Decrease Indent: Giảm bớt khoảng cách lùi vào đầu dòng
– Wrap Text: Dữ liệu trong ô tự động xuống dòng
– Merge & Center: Trộn các ô thành một ô và canh giữa

25
3.2. Thao tác với dữ liệu
❖ Di chuyển qua lại giữa các Sheet
➢ Cách 1: sử dụng chuột click vào tên Sheet (trên Sheet
Tab)
➢ Cách 2: sử dụng tổ hợp phím:
• Ctrl + Page Up: đến Sheet liền trước (từ Sheet 2 →
Sheet 3)
• Ctrl + Page Down: về Sheet liền sau (từ Sheet 2 →
Sheet 1)
➢ Cách 3: sử dụng các nút lệnh trên Sheet Tab

Sheet hiện hành Thêm Sheet mới

26
3.2. Thao tác với dữ liệu
❖ Đổi tên bảng tính (Sheet)
➢Cách 1: Home → (Cells) Format → Rename sheet
➢Cách 2: Click phải chuột lên tên sheet cần đổi tên
→Rename →Nhập tên → Enter

Cách 2 Cách 1
27
3.2. Thao tác với dữ liệu
❖ Xóa bảng tính (Sheet)
➢ Cách 1: Home → (Cells) Delete → Delete sheet
➢ Cách 2: Click phải chuột lên tên sheet muốn xóa → Delete

Cách 2 Cách 1

28
3.2. Thao tác với dữ liệu
❖ Chèn thêm bảng tính (Sheet)
➢ Cách 1: Click vào nút lệnh Insert Worksheet trên sheet tab
➢ Cách 2: Dùng tổ hợp phím (Shift+F11)
➢ Cách 3: Home →(Cells) Insert → Insert sheet
➢ Cách 4: Click phải chuột lên thanh sheet tab
▪ →Insert → Worksheet → OK

29
3.2. Thao tác với dữ liệu
❖ Di chuyển, sao chép bảng tính (Sheet)
➢ Cách 1: Click chuột lên tên sheet → Nhấn giữ và di chyển đến
vị trí mới
➢ Cách 2: Click phải chuột lên tên sheet →Move or Copy….

Chọn vị trí di
chuyển hoặc sao
chép đến

Tích chọn sao chép

30
3.2. Thao tác với dữ liệu
❖ Đổi màu nền cho tên bảng tính (Sheet)
➢ Cách 1: Home → (Cells) Format → Tab Color
➢ Cách 2: Click phải chuột lên tên sheet →Tab Color
→ chọn màu thích hợp

Cách 2 Cách 1

31
3.2. Thao tác với dữ liệu
Địa chỉ trong Excel
▪ Địa chỉ tương đối: thay đổi khi sao chép công thức
▪ Ký hiệu cột số hiệu hàng ví dụ: A1
▪ Ví dụ: (D2) =B2*C2 khi sao chép xuống (D3) =B3*C3
▪ Địa chỉ tuyệt đối: không thay đổi khi sao chép công thức
▪ $Ký hiệu cột $Số hiệu hàng, ví dụ: $A$1
▪ Địa chỉ hỗn hợp: Là địa chỉ hoặc tuyệt đối dòng hoặc tuyệt
đối cột.
▪ Ví dụ: - Địa chỉ tuyệt đối cột $A1
- Địa chỉ tuyệt đối hàng A$1
▪ Chuyển đổi giữa các loại địa chỉ: sử dụng phím F4

32
3.2. Thao tác với dữ liệu
Hiệu chỉnh dữ liệu
▪ Đánh dấu dữ liệu: từng bảng tính đơn lẻ
▪ Sửa dữ liệu: chọn ô\F2 hoặc nháy kép chuột tại ô\Sửa
▪ Sao chép dữ liệu: chọn đối tượng\chuột phải\ Copy
(Ctrl+C)\ Đặt con trỏ\ chuột phải\ Paste(Ctrl+V)
▪ Dán đặc biệt (Paste Special): Chọn vị trí đích → click
phải chuột → Paste Special…. (Hoặc Home → click vào
mũi tên lệnh Paste →Paste Special)

33
3.2. Thao tác với dữ liệu
Hiệu chỉnh dữ liệu
▪ Dán đặc biệt (Paste Special)
▪ All: tất cả
▪ Formulas: công thức
▪ Values: giá trị
▪ Formats: định dạng

34
 3.2. Thao tác với dữ liệu
Sắp xếp cơ sở dữ liệu
Cho phép sắp xếp theo một thông số nhất định
❖ Sắp xếp bảng tính theo các cột
▪ Bôi đen bảng cần sắp xếp
▪ Vào Data -> Sort-> Custom Sort
Thêm cột cần sắp
xếp
Chọn cột cần sắp
xếp

Chọn giá tri sắp

xếp Chọn chiêu sắp
xếp

35
3.2. Thao tác với dữ liệu

Lọc dữ liệu tự động (AutoFilter)

▪ Dùng để lọc các mẫu tin thỏa mãn những tiêu chuẩn nào
đó từ cơ sở dữ liệu ban đầu. Kết quả chỉ hiển thị những
mẫu tin thỏa mãn còn lại những mẫu tin khác tạm thời sẽ
bị che đi
▪ Thực hiện:
Chọn điều kiện lọc tương ứng
• Chọn vùng CSDL
• -> Tab Data -> Filter

36
3.2. Thao tác với dữ liệu

Cài đặt mật khẩu

Cách 1:
▪ Bước 1: File → Save (hoặc Save As (F12) )
▪ Bước 2: Xuất hiện hộp thoại →click vào Tool →
General Options...

37
 3.2. Thao tác với dữ liệu

Cài đặt mật khẩu

Cách 1:
▪ Bước 3: Nhập mật khẩu
▪ Bước 4: Nhập lại mật khẩu

Mật khẩu cho phép mở

tệp

Mật khẩu cho phép

chỉnh sửa nội dung

Cho phép chỉ đọc

(không thay đổi nội
dung)
38
3.2. Thao tác với dữ liệu

Cài đặt mật khẩu

Cách 2:
▪ Bước 1: File → Info → ProtectWorkbook → Encrypt
with Password

39
3.2. Thao tác với dữ liệu

Cài đặt mật khẩu

Cách 2:
▪ Bước 2: Nhập mật khẩu
▪ Bước 3: Nhập lại mật khẩu → OK

40
 3.2. Thao tác với dữ liệu
Chèn siêu liên kết
❖ Chọn vị trí (ô hoặc dòng văn bản) liên kết
❖ Thực hiện lệnh siêu liên kết
➢ Cách 1: Home → (Link) Hyperlink
➢ Cách 2: Click phải chuột → Hyperlink
➢ Cách 3: Nhấn tổ hợp phím: Ctrl + K Dòng văn bản liên
kết
Chọn liên kết đến tệp
khác Chọn đường dẫn
Chọn liên kết đến đến tệp liên kết
Sheet khác trong cùng
tệp Chọn tệp liên kết
Tạo tệp mới để liên kết đến
đến

Liên kết đến một địa

chỉ Email
41
 3.2. Thao tác với dữ liệu
Chèn siêu liên kết
Liên kết đến một WorkSheet khác trong cùng tệp
▪Sau khi thực hiện lệnh Hyperlink → chọn mục Place in This
Document

Dòng văn bản liên kết

Nhập địa chỉ ô liên

kết đến

Chọn Sheet liên kết

đến

42
3.3. Định dạng Paragraph trên Sheet
Hiển thị trang in
❖View → Workbook Views group
▪ Normal: hiển thị chế độ thông thường (mặc định)
▪ Page Layout: hiển thị chế độ trang in
▪ Page Break Preview: hiển thị các đường phân cách trang.
▪ Custom Views: hiển thị chế độ xem do người dùng đặt

43
3.3. Định dạng Paragraph trên Sheet
Căn chỉnh trang
❖Page Layout →Page Setup
group
▪ Margins: Định dạng lề trang in
▪ Orientation: chiều trang in
▪ Size: Định dạng khổ giấy
▪ Print Area: Thiết lập vùng in
▪ Breaks: Tạo ngắt trang
▪ Background: Tạo hình nền
▪ Print Titles: Thiết lập các
thông số cho trang in theo yêu
cầu người dùng

44
3.3. Định dạng Paragraph trên Sheet
Căn chỉnh trang
❖ Page Layout → (Page Setup) Page
Titles → xuất hiện hộp thoại
a. Tab Page (Điều khiển hướng in)
▪ Portrait: hướng in trang ngang.
• Landscape: hướng in trang dọc.
• Adjust to: đặt tỷ lệ % khi in.
• Fit to…page(s)… : tự điều chỉnh
tỷ lệ rộng, cao thích hợp số trang
yêu cầu).
• Page size: chọn khổ giấy in
• Print quality: đặt chất lượng in
• First page number: số trang đầu
tiên

45
3.3. Định dạng Paragraph trên Sheet
Căn chỉnh trang
b. Thiết lập lề cho bản tính
Page Layout → (Page Setup) Margins
▪ Top: khoảng cách lề trên
▪ Left: khoảng cách lề trái
▪ Bottom: khoảng cách lề dưới
▪ Right: khoảng cách lề phải
▪ Header: khoảng cách lề trên đến tiêu đề
▪ Pooter: khoảng cách dưới trên đến tiêu
đề
▪ Horizontally: căn giữa trang theo chiều
ngang
▪ Vertically: căn giữa trang theo chiều
dọc

46
3.3. Định dạng Paragraph trên Sheet
Căn chỉnh trang
c. Tab Header/Footer (Thiết
lập tiêu đề)
Page Layout → (Page Setup)
tab Header/Footer

47
 3.3. Định dạng Paragraph trên Sheet
Căn chỉnh trang
c. Tab Header/Footer (Thiết lập tiêu đề)

Chèn ảnh

Chèn tên bảng tính

Chèn tổng số trang Chèn giờ Chèn tên tệp

Chọn Font chữ

Chèn số trang Chèn ngày tháng Chèn đường dẫn tệp

48
3.3. Định dạng Paragraph trên Sheet
Thiết lập các thông số cho trang
❖Page Layout → Page Titles
d. Tab Sheet (Thiết lập trên bảng tính)
▪ Print area: chọn vùng in
▪ Rows to repeat top: in lặp lại tiêu đề trên
▪ Columns to repeat left: in lặp lại tiêu đề trái
▪ Gridlines: in các đường lưới của bảng tính
▪ Back and Writie: in đen trắng
▪ Draft quality: chất lượng in
▪ Comments: ghi chú
▪ Cell errors as: không hiển thị ô lỗi
▪ Down, Then over: thứ tự in dọc
▪ Over, then down: thứ tự in ngang
▪ Rown and column headings: in tiêu đề hàng và cột

49
3.3. Định dạng Paragraph trên Sheet
❖ Insert → (Text) Header & Footer

▪ Go to Header: nhảy đến tiêu đề trên

▪ Go to Footer: nhảy đến tiêu đề dưới
▪ Different First Page: tiêu đề trang đầu tiên khác các trang sau
▪ Different Odd & Even Pages: tiêu đề trang lẻ khác tiêu đề
trang chẵn
▪ Scale with Document: tỷ lệ giống trang in
▪ Align with Page Margins: Căn chỉnh theo kích thước trang in

50
3.4. Định dạng bảng biểu
Thay đổi kích thước của cột/ hàng
❖Điều chỉnh kích thước hàng, cột bằng chuột
▪ Đưa trỏ chuột đến bên dưới tên hàng hoặc bên phải tên cột
❖Điều chỉnh kích thước hàng, cột bằng lệnh
▪ Tab Home → Cells → Format

Ký hiệu
Ký hiệu
điều chỉnh
điều chỉnh
chiều cao
độ rộng cột
hàng

51
3.4. Định dạng bảng biểu
Chèn ô: chọn vị trí chèn ô
Tab Home chọn Insert\Cells
▪ Shift cells right: chèn và đẩy ô
hiện tại sang phải.
▪ Shift cells down: chèn và đẩy ô hiện
tại xuống dưới.
▪ Entire row: chèn một dòng vào vị trí hiện tại và đẩy các hàng
còn lại xuống dưới.
▪ Entire column: chèn một cột vào vị trí hiện tại và đẩy các côt
còn lại sang phải.

52
3.4. Định dạng bảng biểu
Chèn hàng/ cột: chọn vị trí chèn
Tab Home chọn Insert
▪ Insert Sheet rows: chèn hàng vào vị
trí hiện tại.
▪ Insert Sheet columns: chèn cột vào vị
trí hiện tại.
▪ Insert Sheet: chèn một sheet vào file hiện tại.

53
3.4. Định dạng bảng biểu
Xóa ô, dòng, cột
Chọn vùng muốn xóa -> Tab Home chọn Detete
Xóa ô.

Xóa dòng, cột

+ Detete Sheet rows: xoá hàng đã chọn, đẩy các hàng phía dưới
lên trên.
+ Detete Sheet columns: xoá cột đã chọn, đẩy các cột phía phải
sang trái.
+ Detete Sheet: xóa bảng tính (sheet) khỏi file

54
3.4. Định dạng bảng biểu
Trộn ô:
Chọn vùng muốn trộn
C1: Tab Home/ Aligment => Merge &Ceter

C2: Nhấp chuột phải chọn biểu tượng

55
3.5 Một số hàm cơ bản trong Excel
MS Excel có khoảng hơn 300 hàm.
❖ Một hàm gồm có tên hàm, các đối số (còn gọi là tham số) và
giá trị trả về.
❖ Cú pháp chung khi sử dụng một hàm.
=Tên hàm (đối số 1,…, đối số n)
– Tên hàm là 1 từ viết tắt bằng tiếng Anh, mô tả chức năng
của hàm đó.
– Các đối số (còn gọi là tham số) là các số liệu mà hàm dùng
để tính toán.
❖ Ví dụ:
=SUM(3,5,7, 10)
=SUM(A1,A2,A3, 5, A4* 3)
=SUM(A1:A5, B2:B10, C3:C17).

56
3.5 Một số hàm cơ bản trong Excel
Phân loại hàm
▪ Hàm số học (round, int, mod)
▪ Hàm chuỗi ký tự (len, left, right, mid, value, lower, proper,
upper)
▪ Hàm ngày tháng (date, day, month, year)
▪ Hàm logic (and, or, not)
▪ Hàm if
▪ Hàm thống kê (sum, max, min, average, rank, count, counta,
countif, sumif)
▪ Một số hàm tìm kiếm

57
3.5.1 Hàm số học (round, int, mod)

Hàm số học (round, int, mod)

❖ Round( số, số số lẻ cần lấy): làm tròn
❖ Int(số): lấy phần nguyên của số
❖ Mod(số bị chia, số chia): lấy phần dư
Ví dụ:
- Tại ô A2: =MOD(10,7) -> 3
- Tại ô A3: ROUND(A1,3) -> 1235.568
- Tại ô A4: =ROUND(A1,0) -> 1235
- Tại ô A5: =ROUND(A1,-3) ->1000
- Tại ô A6: =INT(A1) -> 1234

58
3.5.2 Hàm chuỗi ký tự

❖ Left(chuỗi,n): lấy n ký tự phía bên trái của chuỗi

❖ Right(chuỗi,n): lấy n ký tự phía bên phải chuỗi
❖ Mid(chuỗi,m,n): lấy ký tự giữa chuỗi, m vị trí bắt đầu lấy ký
tự, n số ký tự muốn lấy
❖ Len(chuỗi): cho độ dài chuỗi
❖ Value(chuỗi): đổi chuỗi số thành một số
VD: + Ô A1: Học phần Tin học Đại cương (chuỗi ký tự)
+ Ô A6: ‘12345 (ký tự số)
=LEFT(A1,3)  kết quả là: Học
=RIGHT(A1,9)  Đại cương
=LEN(A1)  26
=MID(A1,10,7)  Tin học
=VALUE(A6)  12345

59
3.5.2 Hàm chuỗi ký tự

❖ Lower(chuỗi): đổi chuỗi ký tự thành in thường

❖ Upper(chuỗi): đổi chuỗi ký tự thành in HOA
❖ Proper(chuỗi): đổi chuỗi ký tự thành in Hoa Đầu Từ
❖ Trim(chuỗi): cắt ký tự khoảng trắng ở đầu, cuối chuỗi và chỉ
để 1 ký tự khoảng trắng
VD: + Ô A1: Học phần Tin học Đại cương (chuỗi ký tự)
+ Ô A5: “ Tin Đại cương”

Chú ý: sử dụng ký tự & để nối chuỗi

60
3.5.2 Hàm chuỗi ký tự

Sinh viên làm yêu cầu sau:

Ô A1: Học viện phụ nữ Việt Nam
Làm các yêu cầu sau bằng công thức:
1. Lấy chuỗi: Việt Nam
2. Lấy chuỗi: phụ nữ
3. Lấy chuỗi: Học viện
4. Đếm chiều dài ký tự

61
3.5.3 Hàm ngày tháng (date, day, month, year)

Hàm ngày tháng (date, day, month, year)

❖ Hàm TODAY(): cho kết quả là Ngày, tháng, năm hiện tại
❖ Hàm NOW(): cho kết quả là Ngày, tháng, năm và giờ hiện
tại.
❖ Hàm DAY(bt dạng ngày): cho kết quả là ngày trong bt dạng
ngày.
❖ Hàm MONTH(bt dạng ngày): cho kết quả là tháng trong bt
dạng ngày.
❖ Hàm YEAR(bt dạng ngày):
cho kết quả là năm trong bt
dạng ngày.
❖ Hàm DATE(năm,tháng,ngày):
cho kết quả là giá trị ứng với
ngày tháng năm
62
3.5.4 Hàm logic (and, or, not)

Hàm logic (and, or, not)

❖Hàm hoặc: OR(đk1,đk2,…,đkn)
Cho giá trị TRUE nếu danh sách các đối số có một giá
trị đúng và cho giá trị FALSE nếu tất cả các giá trị đều sai.
❖Hàm và: AND(đk1,đk2,…,đkn)
Cho giá trị TRUE nếu tất cả đối số đều đúng và cho giá trị
FALSE nếu một trong các giá trị sai.
❖Hàm phủ định: NOT(đk)
Cho giá trị ngược lại với giá trị gốc
VD: Các ô A1, A2, A3, A4 đã có dữ liệu như trong bảng dưới đây

▪Tại ô A5: =OR(1>2,2<3,3<4) ->=or(false, true, true)

=OR(A1>A2,A2<A3,A3<A4) = true
▪Tại ô A6: =AND(1<2,2<3,3>4)-> and(true, true, false)
=AND(A1<A2,A2<A3,A3>A4) =false
▪Tại ô A7: =NOT(A3>A4) =NOT(3>4)-> not(true) -> false

63
3.5.4 Hàm if

Hàm if
Mẫu hàm: =IF(bt_Logic,gt1,gt2)
▪ Cho kết quả là gt1 nếu bt_Logic là đúng
▪ Cho kết quả là gt2 nếu bt_Logic là sai
▪ gt1, gt2: là những trị hằng, biểu thức (chuỗi, số, logic), một
hàm IF khác.
VD:
▪ =IF(3>2,”Đúng”,”Sai”)-> Đúng
▪ =IF(A1>= A4,200,0)->=if(1>=4,200,0)
▪ ->0
▪ =IF(A2>A1,100,30)->=if(2>1,100,30)
▪ ->100

64
3.5.4 Hàm if

Hàm if Tại ô E2 gõ công thức:

VD: Cho bảng sau: =(C2+D2*2)/3
Nhập dữ liệu cho cột Điểm TB, Tại ô F2 gõ công thức:
cột Kết quả theo quy định sau: =IF(E2>=5,“Đậu",“Rớt")
Cột Điểm TB: là điểm trung bình của các điểm
❖ Điểm thi hệ số 2
Cột kết quả:
❖ Nếu ĐiểmTB>=5 thì Đậu, ngược lại Rớt môn

65
3.5.4 Hàm if

Chèn thêm cột học bổng và nhập công thức

Biết: nếu Điểm TB >=8, học bổng 500.000 đồng, 8>Điểm
TB>=7 học bổng 300.000 đồng ngược lại không được học
bổng (0 đồng)

Tại ô G2 gõ công thức:

=IF(E2>=8,500.000, IF(E2>=7,300.000,0))

66
 3.5.4 Hàm if

Chèn thêm cột xếp loại và nhập công thức

Biết: nếu Điểm TB >=8, xếp loại giỏi, 8>Điểm TB>=7 xếp loại
khá, Điểm TB>=5 loại TB ngược lại loại yếu
Tại ô G2 gõ công thức:
=IF(E2>=8,”Giỏi”, IF(E2>=7,”Khá”, IF(E2>=5,”TB”, “Yếu”)))
Chú ý: Số hàm if cần dùng = số trường hợp xảy ra - 1
Hàm IF được phép lồng ghép 7 hàm (2003 trở về trước)

67
3.5 Một số hàm cơ bản trong Excel

Hàm thống kê
▪ Sum: tính tổng
▪ Max: giá trị lớn nhất
▪ Min: giá trị nhỏ nhất
▪ Average: trung bình cộng
▪ Rank: hàm xếp hạng thứ tự
▪ Count: đếm dữ liệu số
▪ Counta: đếm dữ liệu
▪ Countif: đếm có điều kiện
▪ Countblank: đếm ô dữ liệu trống
▪ Sumif: tính tổng có điều kiện

68
3.5.5 Hàm thống kê

Hàm sum
❖ Mẫu hàm:
=SUM(gt1, gt2,…,gtn)
Tính tổng các giá trị có trong biểu thức (trong ngoặc).
VD: =SUM(2,5,9,4,10,6)  kết quả là 36.
=SUM(A1:C2)  kết quả là 36.

69
3.5.5 Hàm thống kê

Mẫu hàm:
=MAX(gt1, gt2,…,gtn)
Tìm giá trị số học lớn nhất của các giá trị có trong biểu thức.
VD:
❖ =MAX (5,2,10,1)
=> kết quả là 10
❖ = Max(F5:F9).
=> Kết quả: 60.000

70
3.5.5 Hàm thống kê

Mẫu hàm:
=MIN(gt1, gt2,… ,gtn)
Tìm giá trị số học nhỏ nhất của các giá trị có trong biểu thức.
VD:
❖ =MIN(5,2,10,1)
 kết quả là 1
❖ =MIN(F5:F9)
 kết quả là 26.000

71
3.5.5 Hàm thống kê

Mẫu hàm:
=AVERAGE(gt1, gt2,…,gtn)
Tính trung bình cộng các giá trị trong biểu thức.
VD:
❖ =AVERAGE(5,2,4,1)
 kết quả là 3
❖ =AVERAGE(F5:F9)
 kết quả là 44.300

72
3.5.5 Hàm thống kê

Mẫu hàm: RANK hàm xếp hạng thứ tự

=RANK (giá trị, vùng ô so sánh, kiểu)
kiểu xếp hạng tăng dần (0) hoặc giảm dần (1)
Vùng ô so sánh là vùng ô tuyệt đối
VD: xếp loại thứ hạng SV trong lớp theo điểm trung bình
=RANK(C2;$C$2:$C$10;0)
Chú ý: nếu không nhập kiểu xếp hạng Excel mặc định xếp tăng
dần

73
3.5.5 Hàm thống kê

Mẫu hàm:
=COUNT(gt1,gt2,…,gtn)
❖ Hàm đếm các ô chứa dữ liệu số trong vùng
VD: =COUNT(1,2,3,’ ‘,abc,4)
 kết quả là 4.
❖ =COUNT(C5:D9)
 kết quả là 5.

74
3.5.5 Hàm thống kê

Mẫu hàm:
=COUNTA(gt1,gt2,…,gtn)
❖ Hàm đếm các ô chứa dữ liệu trong vùng.
VD: =COUNTA(C5:D9)
 kết quả là 10.

75
3.5.5 Hàm thống kê

Mẫu hàm:
=COUNTBLANK(gt1,gt2,…,gtn)
❖ Hàm đếm các ô không chứa dữ liệu trong vùng.
VD: =COUNTBLANK(C5:D9)
 kết quả là 0.

76
3.5.5 Hàm thống kê

Mẫu hàm:
= COUNTIF(vùng cần đếm, tiêu chuẩn)
❖ Hàm đếm các ô chứa dữ liệu trong vùng theo điều kiện cho
trước.
❖ Cho kết quả là số các ô chứa dữ liệu trong vùng thảo mãn tiêu
chuẩn cho trước.
❖ Vùng cần đếm: là tập hợp các ô mà ta muốn đếm.
❖ Tiêu chuẩn: là một số, một biểu thức hay một chuỗi văn bản
xác định xem sẽ đếm ô nào.
VD: Đếm số SV nữ trong DS
=COUNTIF(C2:C7;“Nữ”)-> 3

77
3.5.5 Hàm thống kê

Mẫu hàm:
=SUMIF(vùng ô, tiêu chuẩn, vùng tính tổng)
Kiểm tra các ô trong vùng ô xem ô nào thoả mãn tiêu chuẩn thì
tính tổng các giá trị tương ứng với ô đó trong vùng tính tổng.
VD: =SUMIF(C2:C7,"Nữ",D2:D7)
→ Kquả: 1.100.000

78
3.5.6 Một số hàm tìm kiếm
❖ Hãy điền dữ liệu vào ô Thưởng trong bảng Tính Thưởng dựa
vào bảng phụ.

79
3.5.6 Một số hàm tìm kiếm

Mẫu hàm:
=VLOOKUP(x,Bảng tham chiếu,cột lấy giá trị, cách tìm)
❖ x là giá trị có ở một cột có điểm chung giữa bảng chính và
bảng tham chiếu.
❖ Bảng tham chiếu: là bảng phụ chứa giá trị tham chiếu và giá
trị cần lấy.
❖ Cột lấy giá trị: là số thứ tự của cột cần lấy giá trị trong bảng
tham chiếu.
❖ Cách tìm: 0 và 1

80
3.5.6 Một số hàm tìm kiếm

Mẫu hàm:
=VLOOKUP(x,Bảng tham chiếu,cột lấy giá trị, cách tìm)
VD: Tính thưởng cho các nhân viên trong một công ty.
=VLOOKUP(C3;$B$11:$C$13;2;0)

81
3.5.6 Một số hàm tìm kiếm

Mẫu hàm:
=HLOOKUP(x,Bảng tham chiếu,hàng lấy giá trị, cách tìm)
❖ x là giá trị có ở một cột có điểm chung giữa bảng chính và
bảng tham chiếu.
❖ Bảng tham chiếu: là bảng phụ chứa giá trị tham chiếu và giá
trị cần lấy.
❖ Hàng lấy giá trị: là số thứ tự của hàng cần lấy giá trị trong
bảng tham chiếu.
❖ Cách tìm: 0 và 1

82
3.5.6 Một số hàm tìm kiếm

Mẫu hàm:
=HLOOKUP(x,Bảng tham chiếu,hàng lấy giá trị,cách tìm)
VD: Tính thưởng cho các nhân viên trong một công ty.
=HLOOKUP(C3;$B$10:$D$11;2;0)

83
Một số lỗi thường gặp

STT Lỗi Ý nghĩa

1 ##### Lỗi độ rộng ô
2 #VALUE! Lỗi giá trị
3 #NULL! Lỗi dữ liệu rỗng
4 #NUM! Lỗi dữ liệu kiểu số
5 #REF! Sai vùng tham chiếu
6 #N/A Lỗi dữ liệu
7 #DIV/0 Lỗi chia cho 0
8 #NAME? Sai tên

84
3.6. Biểu đồ
Làm Quen Với Biểu Đồ
❖ Biểu đồ là một công cụ nhằm hiển thị dữ liệu kiểu hình ảnh
với màu sắc và kiểu dáng phong phú giúp việc so sánh, đánh
giá các số liệu được trực quan dễ dàng.
❖ Biểu đồ được tạo trên một bảng số liệu vì vậy trước khi xây
dựng biểu đồ cần tạo một bảng tính có chứa các dữ liệu cần
thiết.
70
60
60
2013
50 50

40
40 2010 2012 Đậu
30 Lúa
2011
20 30 Ngô
Ngô
2012
10 Đậu 2011 Lúa
20 2013
0
2010 2011 2012 2013 10
2010
Lúa 50 52 55 60
Ngô 40 42 45 38 0
Đậu 30 32 35 18 Lúa Ngô Đậu 0 20 40 60

85
3.6. Biểu đồ
❖ Bảng sau mô tả các loại biểu đồ và công dụng cơ
bản của mỗi loại
Stt Loại biểu đồ Chức năng sử dụng

1 So sánh các loại dữ liệu với nhau theo chiều

dọc.
2 So sánh các loại dữ liệu với nhau theo chiều
ngang.
3 Xem sự thay đổi của dữ liệu trong một đoạn.

4 Mô tả quan hệ của các phần theo hình Pie.

5 Mô tả quan hệ giữa hai loại dữ liệu liên quan.

86
3.6. Biểu đồ
❖ Bảng sau mô tả các loại biểu đồ và công dụng cơ
bản của mỗi loại
Stt Loại biểu đồ Chức năng sử dụng
6 Mô tả quan hệ các giá trị qua một giai
đoạn.
7 Mô tả quan hệ dữ liệu theo hình Pie có lỗ
ở giữa.
8 Mô tả quan hệ dữ liệu so với với tâm
điểm.
9 Mô tả đồ hoạ ba chiều.

10 Tạo điểm sáng các giá trị theo toạ độ.

11 Kết hợp biểu đồ Line và biểu đồ Column.

87
 3.6. Biểu đồ
❖ Các thành phần trong một biểu đồ

Tiêu đề Biểu đồ xuất khẩu lương thực Tiêu đề của

trục tọa độ Lúa Ngô Đậu biểu đồ
80

70

Đường lưới 60 Chú giải

của biểu đồ 50 của biểu đồ
40

30

20

10

Các giá trị của 0

2018 2019 2020 2021
trục tọa độ

88
3.6. Biểu đồ
❖ Chọn vùng dữ liệu cần vẽ biểu đồ
❖ Chèn biểu đồ: Insert → Chart group → chọn loại biểu đồ
❖ Bổ sung các thông tin đầy đủ cho biểu đồ
❖ Định dạng cho biểu đồ

89
3.6. Biểu đồ
Tạo Biểu Đồ
❖ Chart Tool → Design →(Type) Change Type Chart
❖ Chọn loại biểu đồ khác

90
3.6. Biểu đồ

Thiết kế biểu đồ
❖Chọn biểu đồ cần định dạng → Chart Design

▪ Change Chart Type: chọn lại loại biểu đồ

▪ Switch Row/Column: đảo dữ liệu từ dòng và cột
▪ Select Data: chọn lại vùng dữ liệu vẽ biểu đồ
▪ Chart Style: chọn lại kiểu biểu đồ
▪ Move Chart: chọn lại Sheet hoặc tạo Sheet mới đặt biểu đồ

91
3.6. Biểu đồ

Trình bày bố cục biểu đồ

❖Chọn biểu → Chart Design → Add
Chart Element
▪ Chart title: tiêu đề của biểu đồ
▪ Data Labels: hiển thị nhãn dữ liệu
▪ Data Table: hiển thị bảng dữ liệu
vào cùng biểu đồ
▪ Legend: trình bày chú thích
▪ Axis Title: nhãn cho các trục tọa
độ

92
3.6. Biểu đồ
In Biểu Đồ
a. In riêng biểu đồ
• Chọn biểu đồ
• File → Print
• Xác định các tùy chọn → OK
b. In biểu đồ cùng bảng tính
• Chọn bảng tính chứa biểu đồ
• Thiết lập các tùy chọn in cho bảng tính
• Thực hiện in bảng tính: File → Print
• Xác định các tùy chọn → OK

93
 3.7. In ấn và xuất bản trên Excel
In bảng tính
File → Print
Thực hiện lệnh in

Số bản sao chép

Tên máy in

Chọn vùng in

Chọn trang in
Thứ tự in

Hướng in

Cỡ giấy in
Kích thước trang in
94
3.7. In ấn và xuất bản trên Excel
❖Insert → (Text) Header & Footer

▪ Header: chọn dữ liệu nhập cho tiêu đề trên

▪ Footer: chọn dữ liệu nhập cho tiêu đề dưới
▪ Page Number: chèn số trang
▪ Number of Pages: chèn tổng số trang
▪ Current Date: chèn ngày tháng hiện tại
▪ Current Time: chèn giờ hiện tại
▪ File Path: chèn đường dẫn tệp
▪ File Name: chèn tên tệp
▪ Sheet Name: chèn tên bảng tính
▪ Picture: chèn ảnh

95
3.7. In ấn và xuất bản trên Excel
❖ Xuất ra dạng khác
Khi lưu thông thường, ta có phần đuôi mở rộng là .xls với
Excel 2003 và .xlsx với Excel 2007 về sau
Để lưu dưới các dạng file khác nhau như PDF, XML, XPS…
thì trong quá trình lưu ta thiết lập tùy chọn

Thực hiện:
o Khi lưu (Save/Save as)
trong phần Save as
type của cửa sổ Save
as ta chọn các dạng
file.

96
97