MICROSOFT WORD

NÂNG CAO
 NỘI DUNG

◼ Các thao tác với Form

◼ Định dạng dùng style, tạo mục lục tự
động, tạo tiêu đề đầu cuối
◼ Trộn thư (Mail Merge)

2
 BÀI 1

CÁC THAO TÁC

VỚI FORM

3
 1. Lấy Tab Developer

◼ Menu File 🡪 Options

◼ Chọn mục Customize
Ribbon
◼ Đánh dấu (✔) vào mục
Developer trong danh
sách Main Tabs.

4
2. Các bước tạo Form

◼ B1:Tạo biểu mẫu bằng văn bản theo yêu cầu

▪ Ví dụ:

5
 2. Các bước tạo Form …

◼ B2: Chèn đối tượng tương ứng vào những chỗ

cần nhập thông tin trong biểu mẫu:
▪ Từ Tab Developer chọn mục Legacy Tools trong nhóm
Controls

✔ Text Form Field: cho phép nhập chữ, số, tính toán …
✔ Check box Form Field: tạo ô chọn hoặc không chọn.
✔ Drop-down Form Field: tạo dạng danh sách dữ liệu.
6
2. Các bước tạo Form …

◼ B3: Định dạng cho đối tượng:

▪ Cách 1: Double click vào đối tượng

▪ Cách 2: Chọn đối tượng, từ Tab Developer chọn

Properties

▪ Cách 3: Click chuột phải vào đối tượng chọn

Properties

◼ B4: Thiết lập chế độ bảo vệ Form

7
 3. Định dạng đối tượng
3.1. Text Form Field
Kiểu dữ liệu Giá trị hiển
nhập thị mặc định

Số ký tự tối
đa Định dạng
dữ liệu khi
nhập vào
Đặt tên cho
đối tượng

Tự động tính
toán khi
nhập xong
8
 3. Định dạng đối tượng …
3.1. Text Form Field

◼ Type:
▪ Regular text: nhập chữ
▪ Number: nhập số
▪ Date: ngày tháng
▪ Calculation: tính toán
▪ Current date: ngày tháng hiện tại
▪ Current time: giờ hiện tại

9
 3. Định dạng đối tượng …
3.1. Text Form Field (tt)

◼ Text fomat: (Type: Regular text)

▪ Uppercase: chữ hoa
▪ Lowercase: chữ thường
▪ First capital: viết hoa đầu câu
▪ Tile case: viết hoa đầu mỗi từ

10
 3. Định dạng đối tượng …
3.1. Text Form Field (tt)

◼ Text fomat: (Type: Number, Calculation)

▪ 0: Số nguyên, không phân cách
▪ 0.00: Hai chữ số thập phân
▪ #,##0: phân cách hàng ngàn
▪ #,##0 vnd;(#,##0 vnd): đơn vị
tiền tệ
▪ 0%: định dạng %

11
 3. Định dạng đối tượng …
3.1. Text Form Field (tt)

◼ Text fomat: (Type: Date, Current date)

▪ Các kiểu ngày/tháng/năm

12
 3. Định dạng đối tượng …
3.2. Check Box Form Field
Kích thước
Checkbox

Chọn
Checkbox
hay không

Đặt tên

13
 3. Định dạng đối tượng …
3.3. Drop-Down Form Field
Nhập dữ liệu

Thêm dữ
liệu vào
dánh sách
Chuyển dữ liệu
Xóa dữ liệu lên xuống trong
khỏi dánh danh sách
sách

Đặt tên

14
 4. Tính toán trong Form
◼ Tạo đối tượng Text Form Field cho ô thực hiện
phép tính
Gõ công thức:
Chọn =sl*dg
Calculation sl: Là tên ô số lượng
ở mục Type dg: Là tên ô đơn giá

Có thể sử dụng các

hàm để tính toán
Đặt tên cho tương tự trong bảng.
đối tượng

Chọn dấu
check ở mục Định dạng dữ liệu
Calculate on
exit
15
5. Bảo vệ Form
◼ Từ Tab Developer:
▪ Tắt chế độ Design Mode
▪ Chọn mục Restrict Editing.

16
 5. Bảo vệ Form …
◼ Trên thanh Restrict Formatting and Editing:
▪ Đánh dấu check vào ô Allow only
this type of editing in the document
▪ Chọn Filling in form
▪ Chọn Yes, start Enforcing Protection.
◼ Tại hộp thoại Start Enforcing Protection
▪ Nhập mật khẩu vào 2 ô
▪ OK

17
5. Bảo vệ Form …

Chú ý: Để gỡ bỏ chế độ bảo vệ form:

◼ Chọn Stop Protection trên thanh
Restrict Formatting and Editing:
◼ Nhập vào mật mã bảo vệ
◼ Nhấn OK.

18
 BÀI 2

TRỘN THƯ -
MAIL MERGE

19
1. Giới thiệu
◼ Mail Merge là công cụ giúp người dùng có thể trộn 1
danh sách vào mẫu có sẵn, đặc biệt có khả năng trích
lọc theo điều kiện.
◼ Mục đích chính của Mail Merge là để tạo các thư mời,
thư cảm ơn, giấy báo trúng tuyển, ….., một cách nhanh
chóng.

Các loại Maillings thường dùng:

▪ Letter: các dạng lá thư
▪ Label: tạo nhãn
▪ Envelopes: tạo bì thư
▪ Directory: liệt kê theo dạng danh sách.

20
2. Các bước trộn thư

◼ B1: Tạo file dữ liệu gốc (word hoặc excel).

◼ B2: Tạo loại file mẫu để trộn
(letter, label, enviloper, directory).
◼ B3: Tiến hành trộn
◼ B4: In kết quả trộn

21
2. Các bước trộn … (Bước 1)

◼ Tạo file dữ liệu gốc:

▪ Sử dụng word: Ho ten Ngay sinh Que quan
▪ Tạo file mới Võ Quốc Tèo 10/02/1981 Hà Tĩnh
▪ Chèn bảng Trần Thị Tẹt 01/01/1982 Huế
▪ Gõ tiêu đề ở hàng đầu
▪ Gõ dữ liệu vào các hàng kế tiếp
▪ Sử dụng excel:
▪ Tạo file mới
▪ Gõ tiêu đề ở tùy ý trong trong bảng tính
▪ Gõ dữ liệu vào các hàng kế tiếp

22
2. Các bước trộn … (Bước 2)

◼ Tạo file mẫu:

▪ Letter: Tab Mailings -> Start Mail Merge -> Letters.

23
2. Các bước trộn … (Bước 2)

◼ Tạo file mẫu (tt):

▪ Label: Tab Mailings -> Start Mail Merge -> Labels

Chọn
Còn tiếp New Label

24
2. Các bước trộn … (Bước 2)

◼ Tạo file mẫu (tt):

▪ Label (tt):
Chiều
cao nhãn
Đặt tên
nhãn
Chiều
rộng nhãn

Số nhãn
trên hàng

Số nhãn
Khổ giấy trên cột
25
 2. Các bước trộn … (Bước 2)

◼ Tạo file mẫu (tt):

▪ Enviloper: Tab Mailings -> Start Mail Merge -> Envilopers

Chọn
kích thước
bì thư

26
2. Các bước trộn … (Bước 2)

◼ Tạo file mẫu (tt):

▪ Directory: Tab Mailings -> Start Mail Merge -> Directory

Trộn xong

27
2. Các bước trộn … (Bước 3)
◼ Tiến hành trộn:
▪ Lựa chọn dữ liệu trộn:
▪ Tab Mailings -> Select Recipients -> Use Existing
List.
▪ Chọn đến file dữ liệu gốc

28
2. Các bước trộn … (Bước 3)
◼ Tiến hành trộn (tt):
▪ Lọc dữ liệu cần trộn:
▪ Tab Mailings -> Edit Recipients.
▪ Chọn Filter từ hộp thoại
▪ Thiết lập điều kiện lọc ở
hộp thoại tiếp

Lọc lấy những

người là sinh viên
và có điểm >=8

29
2. Các bước trộn … (Bước 3)
◼ Tiến hành trộn (tt):
▪ Chèn thông tin vào file mẫu :
▪ Đặt con trỏ ở nơi cần chèn thông tin
▪ Tab Mailings -> Insert Merge Field.
▪ Chọn thông tin cần chèn

30
2. Các bước trộn … (Bước 3)
◼ Tiến hành trộn (tt):
▪ Xem kết quả:
▪ Tab Mailings -> Preview Results.

31
2. Các bước trộn … (Bước 4)
◼ In kết quả trộn:
▪ Tab Mailings -> Finish & Merge -> Chọn tiếp:
▪ Edit Individual Documents: In ra file văn bản.
▪ Print Documents: In ra máy in.

Chọn All Nhấn OK

32
3. Sử dụng IF trong Mail Merge

◼ Để hiển thị các thông tin dựa vào nguồn dữ liệu

cho trước.
◼ VD: Nếu giới tính là Nam thì thêm chữ Thầy
trước Tên ngược lại thêm chữ Cô.

33
3. Sử dụng IF trong Mail Merge …

◼ Đặt con trỏ tại vị trí cần điền thông tin bằng IF
◼ Tab Maillings 🡪 Rules 🡪 IF … Then … Else

34
Tóm tắt các bước trộn Letter
1. Mở mẫu đề cho/ nếu chưa có thì Tạo mẫu
2. Mailings/Start Mail Merge/ Letters
3. Mailings/ Select Recipients/ Use an existing list/ Mở file
dữ liệu
4. Mailings/ Insert Merge Field: chèn các giá trị vào các vị
trí theo yêu cầu
5. Lọc dữ liệu (nếu có): Mailings/ Edit Recipient list….
6. Sử dụng công thức (nếu có): Mailings/ Rules/
If..Then..Else
7. Mailings/ Finish & Merge / Edit Individual…/All: Để Kết
thúc
8. Lưu lại file kết quả và File Mẫu

35
Định dạng hướng trang ngang và
tạo khung trang 3 nét

Tóm tắt các bước trộn Label

1. Lấy file mới
2. Tạo mẫu: Mailings/Start Mail Merge/ Labels→ Chọn New Labels
▪ Chọn kích thước
▪ Chọn số nhãn theo yêu cầu
▪ OK/ OK
▪ Đóng khung
3. Copy mẫu đề cho vào ô đầu tiên của mẫu/ nếu chưa có thì Tạo
mẫu
4. Mailings/ Select Recipients/ Use an existing list/ Mở file dữ liệu
5. Mailings/ Insert Merge Field: chèn các giá trị vào các vị trí theo yêu
cầu
6. Lọc dữ liệu (nếu có): Mailings/ Edit Recipient list….
7. Sử dụng công thức (nếu có): Mailings/ Rules/ If..Then..Else
8. Mailings/ Update labels: Để cập nhật kết quả cho các ô còn lại
9. Mailings/ Finish &Merge / Edit Individual…/All: Để Kết thúc
10. Lưu lại file kết quả và File Mẫu

36
 BÀI 3

ĐỊNH DẠNG DÙNG STYLE,

TẠO MỤC LỤC TỰ ĐỘNG,
TẠO TIÊU ĐỀ ĐẦU CUỐI

37
 1. Định dạng văn bản dùng Style

◼ B1: Chọn các đoạn văn bản cần định dạng một
style:
▪ Chọn một một đoạn
văn bản bất kỳ trong các đoạn
cần định dạng 🡪 Home/Select/
Select Text with
Similar Formatting

▪ Nếu chọn lệnh trên mà không chọn được hết những đoạn
cần định dạng thì nhấn Ctrl + dùng chuột chọn tiếp các
đoạn cần định dạng.

38
 1. Định dạng văn bản dùng Style …

◼ B2: Tạo style để định dạng:

▪ Click chuột phải tại một trong những đoạn văn bản đã
chọn 🡪 chọn Styles 🡪 chọn Create a Style
▪ Đặt tên cho styles
(vd: mau1, mau2)

39
 1. Định dạng văn bản dùng Style …

◼ B3: Định dạng cho style:

▪ C1:
▪ Chọn một đoạn văn bản của style cần định dạng
▪ Tiến hành định dạng cho đoạn văn bản trên theo yêu cầu
(Đóng khung, tô màu, canh lề… )
▪ Click chuột phải vào slyte tương
ứng với đoạn văn
bản đã định dạng 🡪 chọn
Update Style1 to Match
Selection để cập nhật định
dạng này cho Style (Style1 là
tên Style tương ứng)

40
 1. Định dạng văn bản dùng Style …

◼ B3: Định dạng cho style:

▪ C2:
▪ Click chuột phải vào slyte tương ứng 🡪 chọn Modify…
▪ Hộp thoại xuất hiện 🡪 Chọn các định dạng trong hộp thoại
này.

41
 1. Định dạng văn bản dùng Style …

◼ Để đổi tên 1 slyte:

▪ Phải chuột vào style cần đổi tên trong bảng styles
🡪 Chọn Rename

42
 1. Định dạng văn bản dùng Style …

◼ Để đưa một đoạn văn bản vào style:

▪ Chọn văn bản
▪ Chọn style cần đưa văn bản vào trong bảng Styles
◼ Để đẩy một đoạn văn bản ra khỏi style:
▪ Chọn văn bản 🡪 Phải chuột 🡪
Chọn Styles 🡪 Clear formatting

43
 1. Định dạng văn bản dùng Style …

◼ Đánh số thứ tự theo cấp đề mục:

▪ Tab Home 🡪 chọn Multilevel List

▪ Chọn Define New Multilevel List …

44
 1. Định dạng văn bản dùng Style …

◼ Đánh số thứ tự theo cấp đề mục (tt):

▪ Chọn cấp
▪ Enter formating for number:
định dạng cho số
▪ Number style for this level:
kiểu đánh số
▪ Include level number from:
thêm số ở cấp trước vào
cấp này (1.1.)
▪ Link level to style: chọn
style tương ứng với cấp
(cấp 1-> mau1,…)

45
2. Tạo mục lục tự động

2.1. Mục lục cho văn bản thường

◼ B1: Tạo cấp cho đề mục:
▪ Tab View 🡪 Outline
▪ Click chuột vào từng đề mục rồi chọn cấp tương ứng
(chọn cấp ở Tab Outlining)
▪ VD:
▪ I. 🡪 level 1
▪ 1.1. 🡪 level 2
▪ 1.2. 🡪 level 2
▪ II. 🡪 level 1
▪ 2.1. 🡪 level 2
▪ …
46
2. Tạo mục lục tự động …

2.1. Mục lục cho văn bản thường (tt)

◼ B2: Tạo mục lục:
▪ Đặt trỏ chuột tại nơi muốn chèn mục lục (thường ở
trang đầu hoặc trang cuối).
▪ Tab References -> Chọn Table of Contents
▪ Chọn Custom Table of Contents

47
2. Tạo mục lục tự động …

2.1. Mục lục cho văn bản thường (tt)

◼ B2: Tạo mục lục (tt):
▪ Tùy chỉnh từ hộp thoại:
▪ Tab leader: kiểu đường liên kết giữa tiêu đề và số trang
▪ Show level: số cấp level đề mục cần hiển thị
▪ OK

48
2. Tạo mục lục tự động …

2.2. Mục lục văn bản theo định dạng style:

◼ B1: Tab References 🡪 Table of Contents 🡪
Custom Table of Contents.
◼ B2: Chọn Options từ hộp thoại đầu
◼ B3: Hộp thoại tiếp:
▪ Tại phần TOC level xóa hết
các số của heading
▪ Tìm đến phần tên style đã
định dạng chọn cấp hiển thị
từ 1🡪2🡪3… cho các style
cần làm mục lục.
▪ OK

49
2. Tạo mục lục tự động …

2.3. Cập nhật lại mục lục:

◼ Phải chuột vào vùng đã tạo mục lục 🡪 chọn Update
Fields

Cập nhật lại số trang

Cập nhật lại toàn bộ

◼ Bỏ số trang và Leader mục lục:

▪ Alt+F9
▪ {Toc \h \z \t “….” \n “1-1”} (1-1 bỏ Cấp 1, 1-2 bỏ cấp(1,2)
▪ Alt + F9
▪ Update mục lục: Update entire table
50
TÓM TẮT CÁC BƯỚC TẠO MỤC LỤC

B1) Đặt Style

○ Chọn các văn bản cùng 1 style/ Nhấp phải chuột vào
1 đoạn bất kỳ/ chọn Style/Create a style/ Đặt tên
B2) Định dạng cho các style (nếu có)
B3) Đánh STT theo các cấp đề mục
○ Tab Home 🡪 chọn Multilevel List
○ Chọn Define New Multilevel List
○ Chọn More/ Thực hiện …..
B4) Rút mục lục
○ References 🡪 Table of Contents 🡪 Custom Table of
Contents. Chọn Options/ Xóa các số có sẵn, đánh lại
số theo Style

51
3. Tạo tiêu đề đầu cuối

3.1. Tạo tiêu đề

◼ Tab Insert 🡪 Header (Footer) 🡪 Edit Header
(Footer)

◼ Gõ nội dung header, footer

52
3. Tạo tiêu đề đầu cuối …
3.2. Đánh số trang cho văn bản
◼ Tab Insert 🡪 Page Number:
▪ Top of Page: Số trang ở Header
▪ Bottom of Page: Số trang ở Footer
▪ Current Position: Số trang tại vị trí đặt con trỏ chuột.
▪ Format Page Number…: Định
dạng số trang

53
3. Tạo tiêu đề đầu cuối …
3.2. Đánh số trang cho văn bản (tt)
◼ Định dạng số trang: Tab Insert 🡪 Page Number
🡪 Format Page Number…

Chọn kiểu số cần đánh

Số bắt đầu đánh ở

trang đầu tiên

54
3. Tạo tiêu đề đầu cuối …
3.2. Đánh số trang cho văn bản (tt)
◼ Không đánh số ở trang đầu:
▪ Vào Header hoặc Footer rồi chọn Tab Design 🡪 Chọn
Different First Page

55
3. Tạo tiêu đề đầu cuối …
3.3. Định dạng tiêu đề
◼ Định dạng trang chẵn, lẻ khác nhau:
▪ Vào Header hoặc Footer rồi chọn Tab Design 🡪 Chọn
Different Odd & Even Page

▪ Định dạng Header/Footer cho trang lẻ

▪ Định dạng Header/Footer cho trang chẵn

56
 3. Tạo tiêu đề đầu cuối …
3.3. Định dạng tiêu đề (tt)
◼ Header/ Footer từng trang khác nhau
▪ Ngắt trang cần định dạng khác: Tab Page Layout 🡪
Breaks 🡪Next Page

▪ Vào Header/Footer của trang

vừa ngắt rồi chọn Tab Design
🡪 bỏ mục Link to Previous

▪ Đánh lại tiêu đề, số trang cho trang

57
 4. Định dạng trang ngang bất kỳ

◼ Ngắt trang cần định dạng: Tab Page Layout 🡪

Breaks 🡪 Next Page (ngắt cả trang phía sau trang
cần định dạng ngang)
◼ Đặt con trỏ tại trang cần định dạng nằm ngang
🡪 Tab Page Playout 🡪 Orientation 🡪 chọn:
▪ Landscape (trang ngang)
▪ Portrait (trang đứng)

58
5. Tạo Watermark
◼ Tab Page Layout 🡪 Watermark 🡪 Custom
Watermark
▪ Picture watermark: dùng
hình làm nền
▪ Text watermark: dùng chữ làm nền

59
5. Tạo Watermark …
◼ Chỉnh sửa Watermark:
▪ Click vào Header/Footer.
▪ Click chọn phần watermark cần chỉnh sửa.
▪ Định dạng watermark.

▪ Double click chuột ra

vùng trắng để hoàn thành.

60
- HẾT -