CHƯƠNG 3: MICROSOFT WORD

1. Khởi động Microsoft Word

Cách 1: Start -> All Programs -> Microsoft Office -> Microsoft Word
Cách 2: Kích đúp chuột vào biểu tượng Microsoft Word
2. Màn hình làm việc của Word
- Thanh tiêu đề ( Title Bar )
- Thanh thực đơn ( Ribbon )
- Thanh công cụ (Tool bar )
- Thanh thước ( Ruler )
- Thanh cuộn ( Scroll bars )
- Thanh trạng thái ( Status bar )
- Vùng soạn thảo
- Các nút chuyển chế độ hiển thị cửa sổ
3. Ẩn/ hiện thanh Ribbon
Cách 1: Nhấn biểu tượng ^ bên phải thành Ribbon
Cách 2: Chuột phải vào thanh Ribbon -> Minimize the Ribbon
Cách 3: Nhấn đúp tab hiện tại
4. Chế độ màn hình
File -> Nhóm Document Views, chọn chế độ hiển thị ( 5 chế độ ):
- Print layout
- Full Screen Reading
- Web layout
- Outline
- Draft
5. Chế độ zoom
File -> Nhóm Zoom -> Chọn lệnh Zoom
6. Sử dụng tính năng hiển thị trong chế độ bảo vệ
- Kích hoạt: Nhấp chuột vào thẻ File -> Open để định vị tệp tin, sau đó chọn mũi tên cạnh
nút Open -> Open in Protected View
- Không thể thực hiện được bất kỳ thao tác nào cho đến khi chọn Enable Editing
7. Kết thúc làm việc với Word
Cách 1: File -> Exit Hoặc Alt + F + X : Đóng/ thoát khỏi chương trình soạn thảo văn bản
Cách 2: Nhấn nút đóng bên phải thanh tiêu đề = Alt + F4 / Ctrl + F4/ Ctrl + W
Hoặc Trên thanh tiêu đề chuột phải -> Close : Đóng 1 tệp/ file văn bản
8. Hiệu chỉnh văn bản
Cách 1: Dùng chuột
Cách 2: Dùng bàn phím
- Về cuối dòng : End
- Về đầu dòng: Home
- Lên một trang màn hình: Ctrl + Pg Up
- Xuống một trang màn hình: Ctrl + Pg Dn
- Đến đầu văn bản : Ctrl + Home
- Đến cuối văn bản : Ctrl + End
9. Chọn văn bản
Cách 1: - Chọn một nội dung bất kỳ:
+ Đặt con trỏ vào vị trí đầu văn bản
+ Nhấn giữ Shift
+ Nhấn trái chuột/ chọn các phím mũi tên tại vị trí cuối văn bản cần chọn
Cách 2: Kéo rê chuột tại vị trí đầu đến vị trí cuối văn bản cần chọn
10. Chọn khối văn bản
- Chọn một từ : Kích đúp lên từ đó
- Chọn câu: Nhấn phím Ctrl và nhấp chuột lên câu đó
- Chọn đoạn văn bản : Nhấp chuột 3 lần liên tiếp lên đoạn văn bản đó
- Chọn toàn bộ văn bản :
Cách 1: Trong Tab Home -> Chọn nhóm Editing -> Select -> Select All
Cách 2: Ctrl + A
- Chọn khối văn bản không liền nhau : Chọn phần đầu tiên của văn bản -> Nhấn Ctrl khi
chọn phần văn bản tiếp theo
11. Xóa khối văn bản
Cách 1: Chọn khối văn bản cần xóa -> Detele/ Shift + Delete
Cách 2: Chọn khối văn bản cần xóa -> Ctrl + X
Cách 3: Đánh dấu khối văn bản cần xóa -> Kích chuột vào Home -> Clipboard -> Cut
Lưu ý : + Backspace: Xóa 1 ký tự trước con trỏ
+ Delete: Xóa 1 ký tự sau con trỏ
+ Ctrl + Backspace: Xóa 1 từ trước con trỏ
+ Ctrl + Delete: Xóa 1 từ sau con trỏ
12. Sao chép khối văn bản
Cách 1: Chọn khối văn bản cần sao chép -> Trong tab Home -> Copy
Cách 2: Chọn khối văn bản cần sao chép -> Ctrl + C
Cách 3: Chọn khối văn bản cần sao chép -> nhấn chuột phải -> Copy
13. Dán văn bản
Cách 1: Chọn Home -> Paste
Cách 2: Nhấn Ctrl + V
Cách 3: Chuột phải -> Paste Options -> chọn Keep Source Formatting
* Để di chuyển: Thay Ctrl + C = Ctrl + X
14. Chức năng khôi phục
- Undo: Khôi phục thao tác trước đó
Cách 1: Tại thanh công cụ Quick Access -> nhấp biểu tượng Undo
Cách 2: Nhấn Ctrl + Z
- Redo/ Repeat: Nếu muốn giữ lại thao tác đã Undo
Cách 1: Tại thanh công cụ Quick Access -> Nhấp biểu tượng Redo/ Repeat
Cách 2: Nhấn Ctrl + Y
15. Tạo tệp văn bản mới
Cách 1: File -> New -> Nhấn đúp chuột vào Blank Document/ nhấn nút Create
Cách 2: Vào Quick Access Toolbar -> New
Cách 3: Ctrl + N
16. Mở tệp văn bản có sẵn
Cách 1: Chọn File -> Open
Cách 2: Nhấn Open trên thanh công cụ
Cách 3: Nhấn Ctrl + O
17. Lưu tệp văn bản
Cách 1: Vào Quick Access Toolbar -> Save
Cách 2: Ctrl + S
Cách 3: Nhấn File -> Save : Lưu những thay đổi của văn bản hiện thời
Save All : Lưu tất cả các văn bản đang mở
Save As: Lưu văn bản với tên khác
Lưu ý :
- Tự động lưu: File -> Options -> vào mục Save document -> Chọn Save -> Save
AutoRecover information every -> Nhập số phút tự động lưu -> OK
18. Định dạng ký tự
- Chọn khối văn bản cần định dạng-> Home -> Kích vào mũi tên góc dưới bên phải nhóm
Font -> Font
19. Định dạng đoạn văn bản
Cách 1: Chọn các đoạn văn bản cần định dạng -> Home -> Kích vào mũi tên góc dưới
bên phải nhóm Paragraph -> Indents and Spacing
Cách 2: Chọn các lệnh trên menu Home -> Paragraph
20. Thiết lập Tab Stop
Cách 1: Chọn vị trí cần chèn Tab stop -> Home -> Nhóm Paragraph -> Tabs
Cách 2: Tạo trực tiếp trên Ruler
21. Kiểu trình bày Style
- Home -> Kích vào nút góc dưới bên phải nhóm Style
- Tạo style mới: Từ hộp thoại Styles -> Chọn New style
22. Tạo khung và tô màu nền
Chọn khối văn bản cần kẻ đường viền/ tô nền -> Home -> Nhóm Paragraph -> Borders
and Shading -> Borders
23. Đánh dấu và đánh số thứ tự
Chọn đoạn văn bản cần tạo -> Home -> Nhóm Paragraph -> Nhấp mũi tên nhỏ trên nút
Bullets / Nhấp mũi tên nhỏ trên nút Numbering
24. Chia cột báo văn bản
Chọn đoạn văn bản cần định dạng cột -> Page Layout -> Page Setup -> Columns -> More
Columns
25. Tạo chữ cái lớn
Chọn chữ cái/ đoạn văn bản cần tạo -> Insert -> Nhóm Text -> Drop Cap -> Drop Cap
Options
26. Tạo bảng biểu mới
Đặt con trỏ vào vị trí muốn tạo -> chọn tab Insert trên vùng Ribbon -> Chọn Tables trên
nhóm Tables
 27. Chèn bảng biểu:
Cách 1: Nhấn, giữ và di chuyển chuột chọn số ô trong danh sách các ô
Cách 2: Insert Table -> nhập số dòng, số cột
Cách 3: Draw Table -> Vẽ bảng
Cách 4: Chọn Quick Tables: tạo nhanh bảng theo mẫu
- Di chuyển con trỏ trong bàng :
 Tab: Chuyển dấu chèn sang ô kế tiếp bên phải
 Shift + Tab : Chuyển dấu chèn về ô kế bên trái
 Alt + Home: Về ô đầu tiên của hàng
 Alt + Page Up: Về ô đầu tiên của cột
 Alt + End : Về ô cuối cùng của hàng
 Alt + Page Down: Về ô cuối cùng của cột
28. Chèn, xóa dòng, cột và ô
Chọn vị trí cần chèn/ xóa -> Table Tools -> Layout -> Rows & Columns
29. Trộn ô, tách ô :
Vào Table Tools -> Layout -> Merge
- Trộn ô : Bôi đen số ô cần trộn -> Merge Cells
- Tách ô: Chọn ô cần tách -> Split Cells -> chọn số hàng, cột muốn tách
30. Căn chỉnh khoảng cách/ lề cho ô
- Căn chỉnh khoảng cách: Chọn Table Tools -> Layout -> Nhóm Cells size
- Chỉnh lề cho ô : Chọn Table Tools -> Layout -> Nhóm Alignment
31. Tính toán trong bảng
Đặt con trỏ tại ô ghi kết quả -> mở mục chọn Layout -> Nhóm Data -> Formula -> Gõ/
chọn công thức tại ô Formula -> OK / Enter
32. Sắp xếp dữ liệu trong bảng
Chọn hàng theo cột/ bảng cần sắp xếp -> Layout -> Nhóm Data -> Sort -> Chọn khóa sắp
xếp, kiểu dữ liệu, thứ tự sắp xếp
33. Chèn các đối tượng vào văn bản
- Các ký hiệu đặc biệt: Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn -> Insert -> Symbol -> More
Symbol
- Chèn hình ảnh, tranh, sơ đồ, hình, ..: Insert -> Illustrations
- Chèn chữ nghệ thuật: Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn -> Insert -> Word Art
 34. Chèn công thức toán học
Cách 1: Chọn vị trí cần chèn -> Insert -> Nhóm Symbols -> Equation
Cách 2: Chọn vị trí cần chèn -> Insert -> Nhóm Text -> Objects -> Microsoft Equation
3.0

35. Chèn tiêu đề đầu/ cuối trang

- Chèn tiêu đề: Insert -> Nhóm Header & Footer -> Header/ Footer
- Xóa tiêu đề: Insert -> Nhóm Header & Footer -> Header/ Footer -> Remove Header /
Remove Footer

36. Đánh số trang

Chọn tab Insert -> Nhóm Header & Footer -> Page Number

37. Trộn thư

- Mail Merge cho phép tạo và gửi mẫu văn bản có cùng nội dung đến nghiều người cùng
một lúc
- Yêu cầu :
 Main Document : Là mẫu văn bản chứa thông tin chung của một biểu mẫu
 Data file: Là nguồn dữ liệu tổ chức dưới dạng văn bản gồm nhiều dòng nhiều cột.
Tên các cột gọi là Trường ( Field )
- Tiến hành trộn thư
 B1: Tạo tập tin Data File ( danhsach. docx )
 B2: Tạo tập tin Main Document ( giaybao. docx )
 B3: Mailings -> Start mail merge -> Step by step mail merge Wizard

38. Thao tác với các bình luận ( Comments )

- Chèn một bình luận: Trên tab Review -> Nhóm Comments -> New Comment
- Di chuyển đến các bình luận trước đó hay tiếp theo trong một văn bản : Trên tab
Review -> Nhóm Comments -> Bình luận trước / sau đó
- Xóa một bình luận:
Cách 1: Trên tab Review -> Nhóm Comments -> Delete Comment
Cách 2: Trên tab Review -> Nhóm Changes -> Reject and Move to Next
Cách 3: Nhấp chuột phải vào bình luận -> Delete Comment
- Để thấy các bình luận/ sửa đổi ở một màn hình riêng: Trên tab Review -> Nhóm
Tracking ….
 Reviewing Pane Vertical : Mở một cửa sổ ở bên trái màn hình
 Reviewing Pane Horizontal: Mở một cửa sổ ở phía cuối màn hình

39. Theo dõi các thay đổi

- Khi muốn người khác rà soát lại văn bản mà vẫn kiểm soát được những thay đổi cuối
cùng, hãu chuyển bản sao văn bản cho họ có đặt chế độ theo dõi thay đổi Track Changes

40. Xử lý lỗi hiển thị văn bản

- Có 3 loại lỗi văn bản:
  Gợn sóng màu đỏ: Lỗi chính tả
 Gợn sóng màu xanh lá : Lỗi ngữ pháp / cấu trúc
 Gợn sóng màu xanh dương : Tiềm năng lỗi về ngữ cảnh
- Kích hoạt tự động kiểm tra chính tả và ngữ pháp: Tab Review -> Nhóm Proofling ->
Spelling & grammar hoặc nhấn phím F7

41. Tìm kiếm và thay thế trong văn bản

- Kích hoạt tính năng Find:
Cách 1: Home -> Nhóm Editing -> Find
Cách 2: Nhấp chuột vào hộp số trang trên thanh trạng thái -> Nhấp chuột vào thẻ Find
Cách 3: Ctrl + F
- Kích hoạt tính năng Replace
Cách 1 : Home -> Nhóm Editing -> Replace
Cách 2: Ctrl + H
Cách 3: Nếu hộp thoại Find and Replace được mở -> chọn Replace

42. Sử dụng các thống kê văn bản

- Để lấy số liệu thống kê:
Cách 1: Tại thẻ Review -> Nhóm Proofing -> Word Count
Cách 2: Nhấp vào mục Word Count trên thanh trạng thái

43. Chèn ngắt trang

Cách 1: Trên tab Insert -> Nhóm Pages -> Page break
Cách 2: Trên tab Page Layout -> Nhóm Page Setup -> Breaks -> Page

44. Thiết lập trang in

Chọn tab Page Layout -> Nhóm Page Setup
- Xem trước trang in:
Cách 1: Kích chuột vào nút PrintPreview and Print trên thanh công cụ
Cách 2: Kích chuột vào thực đơn File -> Print
Cách 3: Ctrl + P
=> Xem xong nhấn ESC để trở lại tài liệu

45. In ấn
Cách 1: Kích chuột vào nút PrintPreview and Print trên thanh công cụ
Cách 2: Kích chuột vào thực đơn File -> Print
Cách 3: Ctrl + P
 CHƯƠNG 4: POWERPOINT

46. Giới thiệu MS Powerpoint 2010

- Bao gồm:
 Slides Tab: Tạo hình biểu tượng ( thumbnail ) Hoặc thu nhỏ ( miniature) các slide
trong phần trình chiếu để hiển thị nội dung nhanh chóng
 Outline Tab: Hiển thị phần phát thảo của văn bản trên các slide hoặc là phương
thức nhập văn bản nhanh
 Placeholder: Các hộp văn bản trên các slide để nhập nội dung
 Split bar : Kéo để tăng/ giảm kích thước của phần Outline / Slides
 Notes Pane : Gõ vào các ghi chú cho người trình bày sử dụng và không hiển thị ra
cho khán giả thấy
 Slide Pane: Nhập hoặc hiển thị nội dung trình chiếu
- Bố cục các slide trong thuyết trình
 Slide mở đầu: Gioi thiệu chủ đề thuyết trình
 Slide mục lục chương trình: Liệt kê tiêu đề của tất cả các slide trong bản trình
chiếu. Cung cấp một cái nhìn tổng quan về các chủ đề được trình bày, giúp người
xem nắm bắt được dòng chảy trình chiếu
 Slide tiêu đề và nội dung: Danh sách chứa các điểm chính và diễn giả muốn trình
bày về một chủ đề cụ thể
 Slide hỗ trợ: Thêm nội dung vào bản trình chiếu sử dụng các bố cục nội dung khác
nhau
 Slide tổng kết : Là slide cuối cùng, đánh giá lại bản trình bày, nhắc lại những ý
chính và cung cấp các thông tin liên lạc
* Di chuyển từ ô đặt nội dung này sang ô khác trên cùng slide: Nhấp chuột vào ô đó hoặc
Ctrl + Enter

47. Chế độ hiển thị thông tin

Cách 1: Chọn View tab -> Nhóm Presentation Views -> Nhấp một trong các cách hiển thị
Cách 2: Nhấp chuột vào một trong các nút ở phía dưới bên phải màn hình

48. Tạo một bản trình chiếu mới

Cách 1: Nhấp chuột vào thẻ Home -> Nhóm Slides -> New slide
Cách 2: Ctrl + N