CHƯƠNG 5: MICROSOFT EXCEL

1. Cấu trúc và các thao tác với tệp bảng tính

- Cấu trúc bảng tính
+ 256 trang tính ( Sheet )
+ 1.048.576 hàng ( Row) Các hàng được đánh số 1,2,…1.048.576 theo thứ tự từ trên
xuống
+ 16. 384 cột ( Column ) Các cột được đánh số A, B ,….AA,…XFD theo thứ tự từ trái
sang phải
+ Di chuyển và chọn các đối tượng trên bảng tính ( Work sheet )

2. Khởi động MS EXCEL

Cách 1: Đúp chuột vào biểu tượng MS EXCEL trên màn hình
Cách 2: Kích chuột Start -> All Programs -> Microsoft Office -> Microsoft Excel 2010

3. Thoát khỏi MS EXCEL

Cách 1: File -> Exit
Cách 2: Kích chuột phải vào biểu tượng đóng cửa sổ bên phía phải thanh tiêu đề
Cách 3: Alt + F4
Cách 4: Kích chuột phải vào nút đại diện của Excel trên thanh công việc -> Close

4. Tạo tệp bảng tính

File -> New -> Blank Workbook

5. Mở tệp bảng tính

Cách 1: File -> Open
Cách 2: Kích nút Open ở thanh công cụ
Cách 3: Ctrl + O

6. Đổi tên trang tính

Cách 1: Kích đúp vào tên trang tính được đổi tên -> gõ tên mới -> Enter
Cách 2: Kích phải vào tên trang tính được đổi tên -> Rename -> Gõ tên mới -> Enter
Cách 3: Kích vào tên trang tính được đổi tên -> Home -> Nhóm Cells -> Format ->
Renam Sheet -> Gõ tên mới -> Enter

7. Xóa trang tính

Cách 1: Chọn trang tính bị xóa -> Home -> Nhóm Cells -> Delete -> Delete Sheet
Cách 2: Kích phải vào trang tính bị xóa -> Delete

8. Chèn bảng tính

Cách 1: Chọn trang tính đứng sau trang tính được chèn -> Home -> Nhóm Cells -> Insert
-> Insert Sheet
Cách 2: Kích phải chuột vào trang tính đứng sau bảng tính được chèn -> Insert -> OK
Cách 3: Kích vào biểu tượng Insert WorkSheet ở cuối thanh Sheet tab
 9. Sử dụng các loại địa chỉ
- Trong 1 bảng tính: Địa chỉ ô, địa chỉ vùng các ô ( vùng )
- Địa chỉ ô, địa chỉ vùng: Địa chỉ tương đối, tuyệt đối và hỗn hợp
- Địa chỉ ô được xác định bởi tên cột kèm theo số của dòng
- Các loại địa chỉ
 Tương đối : A1, IV56536,…: Chỉ số hạng , cột thay đổi tương ứng
Tên cột: A, B, … XFD
Số hàng : 1, 2, …., 1048576
 Tuyệt đối: $A$1, $IV$56536
$A$1: Chỉ số hàng, cột không thay đổi
 Hỗn hợp : $A1, A$1
Tuyệt đối cột: $A1: Chỉ số cột ko thay đổi, chỉ số hàng thay đổi
Tuyệt đối hàng: A$1: Chỉ số cột thay đổi, chỉ số hàng ko thay đổi
* Để thanh đổi dạng địa chỉ sử dụng khi nhập: F4
- Địa chỉ vùng: Được xác định bởi địa chỉ ô góc trên bên trái và địa chỉ ô góc dưới bên
phải được phân tách nhau bởi dấu :
VD: A9: D13
- Sử dụng ( tham chiếu) đến địa chỉ trong công thức đối với ô, vùng ở trang tính ( Sheet),
tệp bảng tính ( Workbook ) khác
‘Tên bảng tính’! Địa chỉ vùng
VD: ‘Sheet2’ ! A4

10. Cách xác định vùng

Cách 1: Kích chuột tại ô góc bên trái, kéo chuột xuống đến ô góc dưới phải
Cách 2: Kích chuột tại ô góc bên trái -> Shift + các phím di chuyển
Cách 3: Kích chuột tại ô góc bên trái -> Shift + kích chuột tại ô góc dưới phải

11. Đặt tên vùng

Cách 1: Để đặt tên cho một ô hay khối:
Chọn ô hay khối cần đặt tên -> kích vào vùng vị trí hiện thời của con trỏ ( Name Box )
Cách 2: Chọn ô hay khối cần đặt tên -> Formulas -> Nhóm Defined Names -> Defined
Names
Cách 3: Chọn ô hay khối cần đặt tên -> kích chuột phải tại khối đó -> Defined Name ->

12. Kiểu hằng ( Hằng số, hằng thời gian, hằng ngày tháng, hằng văn bản/ chuỗi ,
hằng logic
- Kiểu số ( number )
+ Được bắt đầu bằng một trong các số 0,1,2,…9 hoặc các dấu +, - , ( , *, $
+ Một số nhập vào được định dạng mặc nhiên ở dạng General
+ Có thể định dạng trình bày số lại theo ý muốn: Home -> Nhóm Cells -> Format ->
Format Cells -> Number -> Number
- Kiểu thời gian ( time )
+ Để định dạng kiểu thời gian: Home -> Nhóm Cells -> Format -> Format Cells ->
Number -> Time
+ Dạng thức thời gian thường dùng khi nhập là
 XX: XX: XX
  XX: XX: XX PM
+ Cách nhập dạng thức thông qua hàm Hour
Nhập công thức có dạng: =hour( h, m, s ) -> Home -> Nhóm Cells -> Format -> Format
Cells -> Number -> Time -> chọn tiếp dạng thể hiện thời gian
* Muốn nhập thời gian hiện tại của hệ thống : Ctrl + Shift + ;
- Kiểu ngày tháng ( Date)
+ Home -> Nhóm Cells -> Format -> Format Cells -> Number -> Date
+ Dữ liệu gồm 3 thông số : ngày ( dd) , tháng ( mm), năm ( yy).
 dd/mm/yy
 yy/mm/dd
+ Thay đổi cách nhập ngày tháng năm:
Cách 1: Start -> Control Panel -> Regional and Language -> Formats -> Vietnamese
 13. Sao chép, di chuyển nội dung cá ô/ khối
B1: Chọn ô/ khối cần sao chép -> Home -> Nhóm Clipboard -> Copy hoặc Ctrl + C
B2: Chọn ô/ khối đích -> Home -> Nhóm Clipboard -> Paste hoặc Ctrl + V
- Di chuyển giống sao chép : thay Ctrl + C = Ctrl +X

14. Chèn ô, hàng, cột

- Chọn ô cần chèn -> Home -> Nhóm Cells -> Insert -> Incert Cells / Insert Sheet
Columns / Insert Sheet Rows

15. Xóa ô, hàng, cột

Cách 1: Chọn ô cần xóa -> Kích chuột phải chọn Delete
Cách 2: Chọn ô cần xóa -> Home -> Nhóm Cells -> Delete -> Delete Cells/ Delete Sheet
Columns / Delete Sheet Rows

16. Gộp, tách các ô gộp

- Gộp các ô: Chọn các ô cần gộp -> Home -> Nhóm Alignment -> Merge & Centrer Cells
- Tách các ô: Chọn các ô cần tách -> Home -> Nhóm Alignment -> Merge & Centrer
Cells -> Unmerge Cells

17. Căn chỉnh dữ liệu

Chọn ô/ vùng cần căn chỉnh -> Home -> Nhóm Cells -> Format -> Format Cells ->
Alignment y
 Lỗi thường gặp khi nhập công thức
- ########: Độ rộng cột quá hẹp
- #DIV/0! : Trong công thức có phép toán chia cho số 0
- #NAME? : Thực hiện phép tính với một biến không xác định
- #NUM! : Dữ liệu trong công thức có lỗi
- #VALUE! : Sai về kiểu sử dụng phần tử / phép toán
- #N/A: Tham chiếu đến một ô rỗng/ không có trong danh sách
- #NULL! : Chỉ định phần giao nhau giữ hai vùng nhưng thực sự hai vùng đó không giao
nhau
- #REF! : Tham chiếu đến một địa chỉ không hợp lệ

Chỉnh sửa công thức

Cách 1: Kích chuột vào ô có công thức -> F2 -> Tiến hành sửa -> Enter
Cách 2: Kích đúp chuột tại ô có công thức -> sửa -> Enter

Di chuyển, sao chép công thức

Cách 1: Chọn ô, vùng cần di chuyển/ sao chép -> Home -> Nhóm Clipboard -> Cut/
Copy
Cách 2: Ctrl + X / Ctrl + C

Hàm trong Excel

- Cú pháp: <Tên hàm>([Danh sách tham số])
+ Tên hàm: Sử dụng tên theo quy ước của Excel
+ Tham số: Có thể là số, ký tự, giá trị kiểu logic, địa chỉ ô, vùng, công thức, tên các hàm
khác
Lưu ý:
 Excel cho phép một hàm có nhiều nhất 30 tham số
 Độ dài tối đa của một công thức là 255 ký tự
 Các hàm có thể lồng nhau nhưng không vượt quá 7 cấp

Hàm AVERAGE
- Dạng hàm : AVERAGE( number1, number 2,..)
- Ý nghĩa: Hàm trả về giá trị trung bình cộng của
các đối số number 1 , number 2
- VD:
 Dữ liệu trong các ô A1, …A4 là 8,…11
 Công thức tại A5: =AVERAGE( A1: A4)
 Kết quả 9.5

Hàm COUNT
- Dạng hàm: COUNT( value1, value 2, … )
- Ý nghĩa: Hàm đếm số các giá trị có dữ liệu kiểu số có trong danh sách
- VD: =COUNT ( 18,1,2001, “Hoàng”,2,3,2005, “Thanh” )
Kết quả là 6

Hàm COUNTA
- Dạng hàm : =COUNTA( value1, value2, …)
- Ý nghĩa: Đếm số các giá trị chứa dữ liệu bất kỳ,
bao gồm cả giá trị chuỗi rỗng
- VD :

Hàm COUNTIF
- Dạng hàm : =COUNTIF(range, criteria)
+ Range: Địa chỉ vùng cần đếm
+

Criteria: Tiêu chuẩn ( phải để trong

dấu “” )
-Ý nghĩa: Đếm số giá trị trong địa chỉ
vùng range thỏa mãn tiêu chuẩn criteria
- VD

Hàm SUM
- Dạng hàm : =SUM( number1 ,number 2, …)
- Ý nghĩa: Trả về tổng giá trị các ô chứa dữ liệu số của value1, value 2
- VD

Hàm ABS
- Dạng hàm: =ABS( number )
- Ý nghĩa: Trả về giá trị tuyệt đối của number
- VD: =ABS( -5) -> kết quả là 5
 Hàm SQRT
- Dạng hàm: =SQRT( number)
- Ý nghĩa: Cho căn bậc 2 của number
- VD: =SQRT (16) -> kết quả là 4

Hàm INT
- Dạng hàm: =INT(number )
- Ý nghĩa: Trả về giá trị là phần nguyên gần nhất của number
- VD: =INT(9,9) -> kết quả là 9
= INT( -2.89) -> Kết quả là -3

Hàm MOD
-Dạng hàm : =MOD( number, divisor )
+ Number: số chia
+ Divisor : số bị chia
- Ý nghĩa: Trả về kết quả là phần dư của phép chia number cho divisor
- VD: =MOD( 17,4) -> Kết quả là 1
* Nếu divisor =0 thì công thức sẽ trả về giá trị lỗi #DIV/0!

Hàm ROUND
- Dạng hàm : =ROUND( number, num_digits)
+ Number: Gía trị số
+ num_ digits: Số chữ số ( chỉ độ chính xác ) làm tròn
- Ý nghĩa: Trả về giá trị đã được làm tròn của number với độ chính xác đến num_digits
- VD: =ROUND (2.15,1 ) -> kết quả là 2.2
+ num_digits = 0 : số sẽ được làm tròn phần nguyên gần nhất
+ num_digits < 0 : Số sẽ được làm tròn đến vị trí - num_digits tính từ phải sang trái ở
phần nguyên
+ num_digits > 0: Số sẽ được làm trò đế vị trị num_digits tính từ trái sang phải ở phần
thập phân