Chuongi II Tinudkt

Trường Đại học Công Đoàn – Bộ môn Tin học
CHƯƠNG 1: EXCEL CƠ BẢN

1.1. GIỚI THIỆU CHUNG
Microsoft Excel là chương trình chuyên dùng tạo ra các bảng biểu thống kê
(bảng tính điện tử) chạy trong môi trường Windows. Trong những năm qua
Microsoft Excel đã được sử dụng hết sức rộng rãi trong các cơ quan, xí nghiệp,
… và ngay cả trong các máy tính cá nhân ở gia đình do tính ưu việt của nó trong
việc quản lý, xử lý và phân tích cơ sở dữ liệu.
Trong mỗi bảng tính của Excel có thể thực hiện nhanh chóng các yêu cầu sau:
 Tạo lập bảng tính với kỹ thuật cao
- Tạo lập bảng tính sau khi thu thập dữ liệu
- Tính toán hàng loạt các phép tính từ đơn giản đến phức tạp với tốc độ
của máy.
- Tạo những đồ thị minh hoạ các số liệu trên bảng tính.
- Từ bảng tính đã có, có thể tạo ra các bảng tính khác mang tính tổng hợp.
- Trang trí và in ấn các loại biểu mẫu.
 Quản trị cơ sở dữ liệu:
- Lưu trữ, cập nhập dữ liệu nhanh chóng, đơn giản
- Sắp xếp hệ thống, xây dựng và khai thác cơ sở dữ liệu...
 Phân tích xử lý số liệu:
- Phân tích dự đoán kinh tế
- Tính toán tài chính doanh nghiệp
- Giải các bài toán qui hoạch tuyến tính
- ........
1.2. MỘT SỐ THAO TÁC CƠ BẢN
1.2.1. Các thao tác ban đầu
1.2.1.1. Khởi động

Bấm chuột vào nút: Start\All Programs\Microsoft Office\
Microsoft Office Excel 2013
Hoặc bấm đúp vào biểu tượng của Excel 2013 trên Desktop (nếu có).
1
1.2.1.2. Cửa sổ chương trình ứng dụng Excel

- Sau khi Excel được khởi động, cửa sổ ứng dụng Excel ngầm định mở ra
một cửa sổ gọi là bảng tính (Work Book) có tên là Book1.
- Ngoài những thành phần cơ bản của một cửa sổ trong Windows như:
thanh tiêu đề, các nút điều khiển cửa sổ… Cửa sổ Excel còn có các thành
phần sau:
5
Hình 1-1: Cửa sổ file bảng tính mới
(1) Thanh Ribbon: Chứa bộ lệnh của Excel, gồm các thẻ: Home, Insert, Page
Layout, Formulas, Data, Review, View.
(2) Thanh công thức (Fomular Bar): Chia làm hai phần
- Phần phía trái (Name box): chứa địa chỉ ô hiện thời.
- Phần phía phải: chứa dữ liệu hoặc công thức của ô hiện thời.
- Ẩn/ hiện thanh công thức: chọn lệnh View\Show/Hide\Formula Bar
(3) Bảng tính (WorkSheet): là một bảng tính mẫu hay còn gọi là Vùng làm
việc (WorkArea): nơi làm việc chủ yếu trong Excel
(4) Thanh Sheet Tab: Chứa tên các trang bảng tính trong file hiện thời, các
trang bảng tính có tên ngầm định là Sheet1, Sheet2,… (Các tên này có thể
được thay đổi)
(5) Thanh trạng thái (Status Bar): hiện các thông báo về trạng thái làm việc
hiện thời của bảng tính.
2
1.2.1.3. Trang bảng tính (Sheet)

a. Giới thiệu bảng tính của Excel
 WorkBook là một file mà trên đó ta làm việc (tính toán, vẽ đồ thị, …) và
lưu trữ dữ liệu. Vì mỗi workbook có thể chứa nhiều sheet (bảng tính), do
vậy ta có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau
chỉ trong một file. Một workbook chứa rất nhiều worksheet hay chart
sheet tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính.
 Worksheet: Còn gọi tắt là sheet, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, nó
còn được gọi là bảng tính. Một worksheet chứa nhiều ô (cell), các ô được
tổ chức thành các cột và các dòng. Worksheet được chứa trong workbook.
Một Worksheet chứa được 16,384 cột và 1,048,576 dòng.
 Chart sheet: Cũng là một sheet trong workbook, nhưng nó chỉ chứa một
đồ thị. Một chart sheet rất hữu ích khi bạn muốn xem riêng lẻ từng đồ thị.
 Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các tab đặt tại góc trái dưới
của cửa sổ workbook. Để di chuyển từ sheet này sang sheet khác ta chỉ
việc nhấp chuột vào tên sheet cần đến trong thanh sheet tab
Trên trang bảng tính luôn có một ô chờ nhận dữ liệu gọi là ô hiện thời hay
ô hoạt động. Ô này được viền bằng một khung đen, địa chỉ của ô hiện thời được
hiển thị ở bên trái thanh công thức, nội dung của ô hiện thời hiển thị ở bên phải
của thanh công thức.
b. Các thao tác với trang bảng tính
- Mở trang bảng tính: bấm chọn tên Sheet cần mở ở thanh Sheet Tab.
- Đổi tên trang bảng tính: bấm phải chuột lên tên sheet cần đổi tên ở
thanh Sheet Tab, chọn Rename, gõ vào tên mới, ấn phím Enter.
Lưu ý: Excel 2013 không cho phép dùng các ký hiệu, ký tự đặc biệt để đặt tên
(như: / \ ? *: ) để đặt tên cho Sheet.
- Chèn thêm trang bảng tính: chọn
nút New Sheet trên thanh Sheet Tab
Hoặc ấn Shift+F11, sheet mới được
chèn vào trước sheet hiện hành.
Hoặc chọn lệnh Home\Cells\Insert chọn Insert Sheet.
Hoặc bấm phải chuột lên thanh Sheet Tab, chọn Insert…,
chọn WorkSheet bấm OK.
- Xóa trang bảng tính: chọn Sheet muốn xóa, chọn lệnh
3
Home\Cells\Delete chọn Delete Sheet hoặc bấm phải chuột lên tên Sheet muốn
xóa, chọn Delete, bấm OK để xác nhận xóa.
- Sắp xếp các trang bảng tính:
+ Di chuyển trang bảng tính: Bấm rê chuột vào tên Sheet cần di
chuyển, kéo tới vị trí mới hoặc bấm phải chuột lên tên Sheet cần di chuyển,
chọn Move or Copy, xuất hiện hộp thoại Move or Copy, chọn vị trí cần di
chuyển tới, bấm OK
+ Sao chép trang bảng tính: Giữ phím Ctrl kết hợp bấm rê chuột lên
tên Sheet tới vị trí cần sao chép hoặc bấm phải chuột lên tên Sheet cần sao
chép, chọn Move or Copy, xuất hiện hộp thoại, chọn vị trí đặt bản sao
trong vùng Before Sheet, chọn Create a copy, bấm OK.
- Tô màu cho tên trang bảng tính: bấm phải chuột vào tên Sheet cần tô
màu, chọn Tab Color, chọn màu tô.
- Ẩn/ hiện trang bảng tính: bấm phải chuột vào tên Sheet,
chọn Hide/Unhide, chọn tên Sheet ẩn/hiện, bấm nút OK.
1.2.1.4. Thoát khỏi Excel
- Chọn nút Close của cửa sổ chương trình ứng dụng Microsoft Excel.
Hoặc chọn File , chọn Exit

1.2.2. Các thao tác cơ bản đối với file bảng tính
1.2.2.1. Mở bảng tính

a. Mở mới bảng tính
Nhấn tổ hợp phím Ctrl_N
Hoặc Bấm chọn File\ New, xuất hiện cửa sổ, bấm nút Blank Workbook
Hình 1-2: Hộp thoại mở file bảng tính mới
4
b. Mở một tài liệu đã có sẵn trên đĩa

Nhấn tổ hợp phím Ctrl_O
Hoặc Chọn File\Open
Xuất hiện hộp thoại Open
Hình 1-3: Hộp thoại mở file bảng tính

- Chọn Open\ Computer\ Browse và chọn đường dẫn đến file bảng
tính muốn mở\ Bấm vào nút Open.
1.2.2.2. Lưu giữ bảng tính
- Bấm chuột vào nút trên thanh Quick Access Toolbar
Hoặc Nhấn tổ hợp phím Ctrl_S
Hoặc Chọn File\Save
Xuất hiện hộp thoại Save As
Hình 1-4: Hộp thoại lưu giữ file
5
- Chọn Save As\ Computer\ Browse và chọn đường dẫn muốn lưu
file bảng tính \ Bấm vào nút Save.
Chú ý:
- Với các lần cất giữ sau khi sử dụng lệnh Save, không xuất hiện hộp thoại.
- Nếu muốn cất giữ bảng tính với tên khác chọn lệnh Save As, thao tác thực
hiện giống như với lần cất giữ đầu tiên.
1.2.2.3. Đóng cửa sổ bảng tính
- Bấm nút Close của cửa sổ bảng tính cần đóng.
Hoặc bấm chọn File\ Close.
Hoặc Ấn Alt_F4.
Nếu tài liệu chưa được lưu giữ, xuất hiện hộp thoại:
Hình 1-5: Hộp thoại xác nhận lưu giữ sự thay đổi
+ Save : Ghi lại sự thay đổi
+ Don’t Save : Đóng cửa sổ tài liệu mà không ghi lại những thay đổi.
+ Cancel : Huỷ bỏ lệnh đóng cửa sổ.
1.3. NHẬP DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH
1.3.1. Địa chỉ
- Ô (Cell) là giao của một cột và một dòng, địa chỉ của ô được xác định bởi
tên cột và dòng tạo ra nó. Ví dụ: Ô được tạo bởi cột C và dòng 5 sẽ có địa chỉ là
C5.
- Một khối ô liên tục được xác định bởi địa chỉ của ô nằm góc trên bên trái
và địa chỉ ô nằm ở góc dưới bên phải của khối, giữa hai địa chỉ này cách nhau
bởi dấu “:”. Ví dụ: A1:C3 là địa chỉ khối gồm các ô A1, A2, A3, B1, B2, B3,
C1, C2, C3.
- Trong bảng tính, mỗi ô đều có địa chỉ ngầm định do Excel qui định, ngoài
ra Excel còn cho phép người sử dụng đặt tên cho ô, nhóm ô, các giá trị hằng và
các giá trị công thức.
1.3.1.1. Đặt tên cho ô hoặc nhóm ô
6
Chọn ô hoặc nhóm ô muốn đặt tên

Cách 1:
- Bấm chuột vào Name box trên thanh công thức.
- Gõ tên cho ô, nhóm ô. Các tên có hiệu lực bao gồm các ký tự, số, dấu
chấm và dấu gạch nối.
- Ấn Enter
Cách 2:
- Chọn lệnh Formulas\Defined Names\ Define Name, xuất hiện hộp thoại
Hình 1-6: Hộp thoại đặt tên cho ô và khối ô

- Gõ tên cần đặt vào khung Name
- Bấm chọn OK
1.3.1.2. Đặt tên cho hằng, công thức
- Chọn lệnh Formulas\ Defined Name, xuất hiện hộp thoại
Hình 1-7: Hộp thoại đặt tên cho hằng, công thức
- Gõ giá trị hằng hoặc công thức cần đặt tên vào khung Refers to
- Bấm chọn OK
7
1.3.2. Thao tác chung về nhập dữ liệu
- Chọn ô hoạt động: Bấm chuột hoặc dùng các phím , , ,  để chuyển
ô hoạt động tới ô cần nhập dữ liệu.
- Nhập dữ liệu: Gõ dữ liệu theo qui định. Trong khi đang nhập dữ liệu ấn
phím ESC để huỷ bỏ dữ liệu đang nhập.
- Kết thúc nhập dữ liệu: ấn Enter hoặc dùng các phím mũi tên (, , ,
)
- Sửa dữ liệu:
+ Đưa ô hoạt động vào ô cần sửa
+ Sửa dữ liệu trên thanh công thức hoặc bấm đúp chuột vào ô và sửa trực tiếp
tại ô.
+ Bấm Enter để kết thúc.
1.3.3. Các kiểu dữ liệu
Excel có các kiểu dữ liệu sau: kiểu ký tự, kiểu số, kiểu ngày tháng, kiểu
công thức, kiểu logic và các kiểu lỗi. Trong một bảng tính, các ô có thể chứa các
kiểu dữ liệu khác nhau, nhưng dữ liệu trong một ô chỉ thuộc một kiểu dữ liệu.
1.3.3.1. Dữ liệu kiểu ký tự
 Dữ liệu kiểu ký tự bao gồm các chữ cái từ A,…Z, các số từ 0…9 và các
ký tự đặc biệt !, @, #,...
 Dữ liệu kiểu ký tự ngầm định canh về bên trái ô.
 Dạng thể hiện: phụ thuộc vào chiều dài của chuỗi dữ liệu nhập vào ô.
+ Khi chiều dài của chuỗi dữ liệu nhỏ hơn hoặc bằng độ rộng ô thì chuỗi
dữ liệu sẽ hiển thị đầy đủ.
+ Khi chiều dài của chuỗi dữ liệu lớn hơn độ rộng ô:
o Nếu ô lân cận bên phải của ô dữ liệu còn trống thì dãy dữ liệu nhập
vào sẽ tràn sang và hiển thị đầy đủ.
o Nếu ô lân cận bên phải đang chứa dữ liệu thì dãy dữ liệu nhập vào
chỉ hiển thị đến hết độ rộng ô, phần còn lại bị khuất sau ô bên
phải (nếu muốn hiển thị đầy đủ nội dung cần thay đổi độ rộng của
cột).
1.3.3.2. Dữ liệu kiểu số
 Dữ liệu kiểu số bao gồm các số từ 0 đến 9.
 Dữ liệu kiểu số ngầm định canh về bên phải ô.
8
 Dạng thể hiện: Phụ thuộc vào chiều dài của dãy số nhập vào trong ô.
+ Khi dãy số có độ dài nhỏ hơn độ rộng ô thì dãy số hiển thị bình
thường.
+ Khi dãy số có độ dài lớn hơn hoặc bằng độ rộng ô thì Excel sẽ tự
chuyển sang dạng số khoa học E hoặc hiển thị các dấu ### trong ô (nếu
muốn hiển thị hết dãy số cần thay đổi độ rộng cột).
1.3.3.3. Dữ liệu kiểu ngày tháng
 Excel ngầm định nhập dữ liệu kiểu ngày tháng vào một ô theo định
dạng Tháng/Ngày/Năm (mm/dd/yyyy).
 Giá trị của một ô ngày tháng trong Excel thực chất là một số nguyên chỉ
số lượng ngày tương ứng tính từ ngày 01/01/1900 đến ngày nhập vào
trong ô. Do đó dữ liệu kiểu ngày tháng thực chất cũng là dữ liệu kiểu số.
 Dạng thể hiện: Phụ thuộc vào độ rộng ô và cách định dạng hiển thị của
người sử dụng.
1.3.3.4. Dữ liệu kiểu công thức
 Dữ liệu kiểu công thức thể hiện các công thức tính toán trong Excel.
Dữ liệu kiểu công thức nhập vào trong ô bắt đầu bởi dấu “=” tiếp sau
là công thức.
 Thành phần của một công thức gồm các toán tử kết hợp với các toán
hạng
+ Toán tử trong Excel:
 Tính toán: +, -, *, /, ^, % (Dùng cho dữ liệu số)
 Liên kết: & (Dùng cho dữ liệu ký tự)
 Toán tử so sánh: =, >, >=, <, <=, <>
 Độ ưu tiên của các toàn tử: ( ), ^, *, /, +, -, các dấu so sánh
+ Toán hạng: Hằng số, hằng ký tự (được đặt giữa cặp dấu “ ”), hằng
ngày tháng (được đặt giữa cặp dấu ngoặc kép “ ”), địa chỉ ô, địa chỉ
khối ô, các hàm tính toán.
 Dạng thể hiện: là giá trị kết quả của công thức. Nội dung của công
thức được thể hiện trên thanh công thức.
* Lưu ý: Khi làm việc với công thức trong Excel, có thể nhận được những giá
trị bắt đầu bằng dấu # như: #VALUE!, #REF!, #NUM, #N/A, #DIV/0!,
#NAME?
9
 Lỗi #VALUE! là một trong những lỗi hay gặp nhất khi sử dụng công
thức Excel. Đây là cách Excel thông báo có vấn đề với công thức hoặc
vùng bảng tính được tham chiếu.
 Lỗi #N/A xảy ra khi các hàm tìm kiếm VLOOKUP, HLOOKUP,
MATCH, LOOKUP không tìm được giá trị cần tìm.
 Lỗi #DIV/0! xảy ra khi trong công thức Excel xuất hiện phép chia cho
0.
 Lỗi #REF! thường xảy ra khi vùng tham chiếu trong công thức Excel
bị xoá hoặc bị ghi đè lên.
 Lỗi #NAME? thường gặp khi nhập sai tên hàm ở trong Excel hoặc do
dữ liệu kiểu chữ không có dấu ngoặc kép.
1.3.4. Các phương pháp tham chiếu
Việc sử dụng địa chỉ ô hoặc khối ô vào công thức tính toán gọi là tham
chiếu tới địa chỉ ô. Khi tham chiếu tới các ô, giá trị của công thức phụ thuộc vào
giá trị của các ô có địa chỉ trong công thức, giá trị của công thức sẽ thay đổi khi
giá trị các ô có địa chỉ trong công thức thay đổi. Excel có các phương pháp tham
chiếu sau:
- Tham chiếu tương đối: là một tham chiếu ô trong một công thức mà khi
sao chép công thức thì địa chỉ ô đó bị thay đổi đi một vị trí tương đối so với địa
chỉ ô công thức nguồn. Dạng thể hiện của tham chiếu tương đối chính là địa chỉ
ô thông thường (ví dụ: A5, C16).
- Tham chiếu tuyệt đối: là một tham chiếu ô trong một công thức mà khi
sao chép công thức thì địa chỉ ô đó không bị thay đổi so với địa chỉ ô công thức
nguồn. Dạng thể hiện của tham chiếu tuyệt đối: có ký hiệu $ trước ký hiệu cột và
số thứ tự dòng (ví dụ: $B$8). Để có tham chiếu tuyệt đối ta tham chiếu tương
đối đến ô, sau đó ấn phím F4 (Excel sẽ tự động chèn các ký hiệu $ vào).
- Tham chiếu hỗn hợp: là tham chiếu sử dụng trộn lẫn giữa tham chiếu
tương đối và tham chiếu tuyệt đối. Có hai loại tham chiếu hỗn hợp: tham chiếu
tuyệt đối cột, tương đối dòng ($D8) và tham chiếu tương đối cột, tuyệt đối dòng
(A$2). Tham chiếu hỗn hợp trong công thức chỉ thay đổi thứ tự cột hoặc thứ tự
dòng mỗi khi sao chép công thức đến vị trí mới.
- Tham chiếu đến đối tượng đã đặt tên: Khi tham chiếu tới những ô, nhóm ô,
công thức, hằng… đã được đặt tên, Excel thường dùng kiểu tham chiếu tuyệt đối.
10
- Tham chiếu trên trang bảng tính khác: Chọn tên trang bảng tính cần
tham chiếu, sau đó chọn ô tham chiếu. Trong công thức sẽ xuất hiện thêm tên
của trang bảng tính đó trước phần tham chiếu ô hoặc khối ô (Tên sheet! địa chỉ
ô/nhóm ô).
Ví dụ: Sheet 1! A1
- Tham chiếu ba chiều: Trường hợp công thức tham chiếu cùng một địa
chỉ ô hay nhóm ô thuộc nhiều trang bảng tính khác nhau thì gọi là tham chiếu 3
chiều. Ví dụ: = SUM(Sheet 1: Sheet 3!A1:A5)
1.3.5. Nhập dữ liệu tự động cho dãy biến đổi đều
Trong dãy biến đổi đều, độ chênh lệch giữa hai ô liên tiếp được gọi là giá
trị bước nhảy (Step Value)
Cách 1:
- Nhập dữ liệu vào ô đầu tiên của dãy biến đổi đều, đặt ô hoạt động vào ô này.
- Chọn lệnh Home\Editing\Fill\Series. Xuất hiện hộp thoại:
Hình 1-8: Hộp thoại nhập dữ liệu tự động

+ Series in: Chọn chiều nhập dữ liệu tự động theo dòng (cột).
+ Type: chọn kiểu nhập dữ liệu tự động. Ngầm định là Linear (tuyến
tính). Đối với dãy không phải biến đổi đều có thể chọn các mục khác
như Growth, Date, AutoFill.
+ Step Value: Giá trị bước nhảy
+ Stop Value : Giá trị cuối cùng của dãy
+ Bấm chọn OK.
Cách 2:
- Nhập dữ liệu vào 2 ô đầu tiên của dãy biến đổi đều.
- Chọn 2 ô vừa nhập dữ liệu
11
- Di chuyển trỏ chuột tới nút Fill Hand (góc dưới phải khối ô) sao cho con
trỏ chuột có dạng dấu “+” , bấm rê chuột theo hướng cần điền dãy biến đổi đều.
1.3.6. Nhập dữ liệu theo qui định (Data Validation)
Dữ liệu nhập vào trong một ô có thể được qui định về mặt giá trị hoặc đặc
tính nào đó.
Hình 1-9: Hộp thoại nhập dữ liệu theo quy định

a) Thao tác:
- Chọn ô hoặc nhóm ô muốn đặt qui định
- Chọn lệnh Data\Data Tools\Data Validation, xuất hiện hộp thoại bao
gồm các nội dung sau:
 Settings: Thiết lập các qui định đối với dữ liệu
 Input Message: Thiết lập thông báo khi bắt đầu nhập dữ liệu
 Error Alert: Thiết lập thông báo lỗi khi nhập dữ liệu không
đúng qui định
b) Thiết lập các qui định đối với dữ liệu (Validation Criteria)
- Any value: Bất cứ loại dữ liệu nào
- Whole Number: Dữ liệu số
- Decimal: Số thập phân
- List: Nhập dữ liệu theo danh sách cho trước
- Date: Dữ liệu ngày tháng
- Time: Dữ liệu thời gian
- Text length: Theo độ dài ký tự
12
1.4. HIỆU CHỈNH VÀ ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH
1.4.1. Lựa chọn khối ô
Lựa chọn ô hoặc khối ô của bảng tính nhằm chỉ định phạm vi dữ liệu cần
được xử lý, các ô được chọn sẽ thể hiện trên màu tương phản (màu đen) trừ ô
hoạt động (tức là ô đầu tiên của vùng được chọn, địa chỉ ô đó được thể hiện trên
thanh công thức).
- Chọn 1 ô: Bấm chuột vào ô cần chọn hoặc dùng các phím , , ,  để
di chuyển tới ô cần chọn.
- Chọn một khối ô liên tục: Bấm rê chuột từ ô góc trên bên trái xuống ô
góc dưới bên phải của khối ô hoặc bấm chọn ô góc trên trái, giữ phím Shift và
bấm chọn ô góc dưới phải.
- Chọn các khối ô rời rạc: chọn khối đầu, từ khối thứ hai trở đi giữ phím
Ctrl khi chọn.
- Chọn khối ô là dòng hoặc cột: chỉ cần bấm chuột vào số thứ tự dòng
hoặc tên các cột muốn chọn.
- Chọn toàn bộ bảng tính: Bấm chuột vào ô giao của dòng tên cột và cột số
thứ tự dòng (góc trên bên trái của bảng tính).
- Huỷ bỏ lựa chọn: Bấm chuột vào ô bất kỳ trong bảng tính hoặc ấn phím
ESC.
1.4.2. Hiệu chỉnh cấu trúc bảng
1.4.2.1. Thay đổi độ rộng cột, chiều cao dòng

a. Sử dụng chuột
- Thay đổi độ rộng cột: Di chuột tới ranh giới phải của tên cột muốn thay
đổi độ rộng cho đến khi trỏ chuột chuyển thành hình mũi tên hai chiều (), bấm
rê chuột tới độ rộng vừa ý, thả chuột.
- Thay đổi chiều cao dòng: Di chuột tới ranh giới dưới của ô số thứ tự dòng
muốn thay đổi chiều cao cho đến khi trỏ chuột chuyển thành hình mũi tên hai
chiều (), bấm rê chuột tới chiều cao vừa ý, thả chuột.
b. Sử dụng thanh Ribbon
- Đặt ô hoạt động vào ô trong dòng hoặc trong cột muốn thay đổi.
- Thay đổi độ rộng cột: Chọn lệnh Home\Cells\Format\Columns Width.
Xuất hiện hộp thoại, gõ chỉ số độ rộng cột rồi gõ OK.
13
Hình 1-10: Hộp thoại thay đổi độ rộng cột

- Thay đổi độ cao dòng: Chọn lệnh Home\Cells\Format\Row Height.
Xuất hiện hộp thoại, gõ chỉ số độ cao hàng rồi gõ OK.
Hình 1-11: Hộp thoại thay đổi chiều cao dòng

1.4.2.2. Chèn các ô, dòng, cột
- Chọn lệnh Home\Cells\Insert
- Chọn các ô, dòng, cột tại vị trí cần chèn.
+ Chọn Insert Sheet Rows: chèn dòng
+ Chọn Insert Sheet Columns: chèn cột
+ Chọn Insert Cells : xuất hiện hộp thoại, lựa chọn lệnh chèn ô
Hình 1-12: Hộp thoại chèn ô, dòng, cột

 Shift Cell right: Chèn ô mới tại vị trí chọn, chuyển dữ liệu cũ sang
phải.
 Shift Cell down: Chèn ô mới tại vị trí chọn, chuyển dữ liệu cũ xuống
dưới.
 Entire row: Chèn thêm cả dòng
 Entire column: Chèn thêm cả cột
Lưu ý: Các dòng sẽ được chèn lên phía trên dòng được lựa chọn và các cột
sẽ được chèn vào bên trái cột được chọn.
14
1.4.2.3. Xoá các ô, cột, dòng.

- Chọn các ô, dòng, cột cần xoá.
- Chọn lệnh Home\Cells\Delete
+ Chọn Delete Sheet Rows: xóa dòng.
+ Chọn Delete Sheet Columns: xóa cột.
+ Chọn Delete Cells: xuất hiện hộp thoại, lựa chọn lệnh xóa ô
Hình 1-13: Hộp thoại xóa ô, dòng, cột

 Shift Cells left: Xóa ô hiện thời, chuyển dữ liệu từ ô bên phải sang
 Shift Cells down: Xóa ô hiện thời, chuyển ô phía dưới lên
 Entire row: Xóa cả dòng
 Entire column: Xóa cả cột
1.4.3. Hiệu chỉnh dữ liệu trong ô
1.4.3.1. Di chuyển dữ liệu

- Chọn khối dữ liệu cần di chuyển.
- Chọn lệnh Home\Clipboard\Cut
- Đưa ô hoạt động đến vị trí cần di chuyển dữ liệu đến.
- Chọn thực đơn Home\Paste .

1.4.3.2. Sao chép dữ liệu
- Chọn khối dữ liệu cần sao chép.
- Chọn lệnh Home\Clipboard\Copy .
- Đưa ô hoạt động đến vị trí cần sao chép dữ liệu đến.
- Chọn lệnh Home\Clipboard\Paste

* Sao chép với những thông số đặc biệt
Các thao tác tương tự như trên nhưng khi dán dữ liệu ta bấm vào mũi tên
của lệnh Home\Clipboard\Paste và lựa chọn:
15
- Tại Paste:
- Paste (P): dán tất cả
- Paste Formula (F): dán công thức
- Formula & Number Formatting (O): dán công thức và
định dạng số
- Keep Source Formating (K): dán tất cả giữ định dạng
gốc
- No Border (B): dán tất cả ngoại trừ khung viền
- Keep Source Column Width (W): dán tất cả và giữ độ
rộng cột gốc
- Transpose (T): dán tất cả và đổi vị trí dữ liệu giữa cột
và dòng
- Tại Paste Values
- Values (V): dán giá trị (dành cho kiểu số)
- Values & Number Formatting (A): dán giá trị và định dạng số %
- Values & Source Formatting (E): dán giá trị và định dạng số
- Tại Other Paste Options
- Formatting (R): dán định dạng
- Paste Link (N): dán liên kết
- Picture (U): dán hình ảnh
- Linked Picture (I): dán hình ảnh và liên kết
- Hoặc có thể chọn Paste Special... để lựa chọn:
Hình 1-14: Hộp thoại Paste với các thông số đặc biệt
16
- Tại Paste:
+ All: Sao chép toàn bộ.
+ Formulas: Chỉ sao chép nội dung như phần hiển thị trên thanh công thức.
+ Values: Chỉ sao chép giá trị đúng theo dạng hiển thị trong ô.
+ Formats: Chỉ sao chép định dạng.
+ Comments: dán ghi chú
+ Validation: dán sự xác nhận
+ All except borders: dán tất cả ngoại trừ đường viền
+ Column width: dán độ rộng cột
+ Formulas and number formats: dán công thức và định dạng số
+ Values and number formats: dán giá trị và định dạng số
- Tại Operations:
+ None: không thực hiện thao tác
+ Add: thực hiện phép toán cộng
+ Subtract: thực hiện phép toán trừ
+ Multiply: thực hiện phép toán nhân
+ Divide: thực hiện phép toán chia
* Chú ý:
- Nếu phạm vi của các ô đích liền kề với ô nguồn, có thể sao chép bằng
cách di chuột tới nút Fill Hand sao cho con trỏ chuột biến thành hình dấu + thì
bấm rê chuột hết vùng cần sao chép.
- Khi ta sao chép vào trong phạm vi các ô đang chứa dữ kiện thì Excel sẽ tự
động thay thế dữ kiện mới.
1.4.3.3. Xoá dữ liệu.
- Chọn khối ô dữ liệu cần xoá.
- Chọn lệnh Home\Editing\Clear, chọn một trong các lệnh sau:
+ All: Xoá cả nội dung và định dạng cả dữ liệu.
+ Formats: Chỉ xoá định dạng.
+ Contents: Chỉ xoá nội dung (bấm phím Del).
+ Comments: Chỉ xóa chú thích.
17
1.4.4. Định dạng bảng tính
- Chọn khối ô cần định dạng

1.4.4.1. Định dạng theo mẫu cho trước
 Chọn lệnh Home\Styles\Cell Styles: Chọn định dạng theo các mẫu ô đã
được thiết kế sẵn
 Chọn lệnh Home\Styles\Format As Table: Chọn định dạng theo các
mẫu bảng đã được thiết kế sẵn
 Chọn lệnh Home\Styles\Conditional Formatting: Chọn định dạng
theo điều kiện
1.4.4.2. Định dạng ký tự:
Định dạng ký tự là thao tác nhằm thay đổi Font chữ, kiểu chữ, kích cỡ, mầu
chữ. Chọn lệnh Home\Font:
- Định dạng mẫu chữ: bấm chọn nút Font trên thanh định dạng, xuất hiện
các mẫu chữ, bấm chọn một mẫu chữ (bạn có thể sử dụng thanh cuốn để hiển thị
các Font khác).
- Định dạng cỡ chữ: bấm chọn nút Font Size trên thanh định dạng, xuất
hiện các cỡ chữ, bấm chọn một cỡ chữ.
- Định dạng kiểu cho chữ:
+ Bấm chuột vào nút kiểu chữ đậm
+ Bấm chuột vào nút kiểu chữ nghiêng
+ Bấm chuột vào nút kiểu chữ gạch chân
- Định dạng đường viền: Bấm chuột vào nút , bấm chọn mục More
Border để mở hộp thoại Border:
18
Hình 1-15: Hộp thoại định dạng kẻ bảng

 Khung Presets: chọn mẫu tạo viền
+ None: không tạo viền
+ Out line: Tạo viền ngoài
+ Inside: Tạo viền lưới
 Khung Line:
+ Style: Chọn nét viền.
+ Color: Tạo màu sắc cho viền
 Khung Border: Vị trí hiển thị cả các đường viền tương ứng.
- Định dạng màu sắc:
+ Bấm chuột vào nút : Chọn màu nền
+ Bấm chuột vào nút : Chọn màu chữ

- Mở hộp thoại Font:
19
Hình 1-16: Hộp thoại định dạng ký tự

+ Thay đổi mẫu chữ: Chọn một mẫu chữ trong khung Font.
+ Thay đổi kiểu chữ: Chọn một kiểu chữ trong khung Font Style.
+ Thay đổi kích cỡ chữ: Chọn hoặc gõ một cỡ chữ trong khung Size.
+ Thay đổi mầu chữ: Chọn mầu cho chữ trong khung Color.
+ Chữ gạch chân: Chọn một kiểu gạch chân trong khung Underline.
 None : Không gạch chân.
 Single: Gạch nét đơn.
 Double: Gạch nét đôi.
+ Khung Effect với các ý nghĩa sau:
 Strikethrogh: Gạch ngang lưng chữ.
 Superscript: Chỉ số trên.
 Subscript: Chỉ số dưới.
1.4.4.3. Định dạng số
Định dạng số để thay đổi dạng thể hiện của dữ liệu số. Chọn lệnh Home\
Number
: Chọn kiểu định dạng số. Có những kiểu số như sau: số
ngầm định (General), số thực (Number), tiền tệ(Currency), ngày tháng(Date),
phần trăm (Percentage), phân số(Fragtion)…
20
: Chọn kiểu tiền tệ

: Chọn kiểu %
: Chọn kiểu dấu phẩy phân cách hàng nghìn
: Tăng, giảm số chữ số thập phân

- Mở hộp thoại Number:
Hình 1-17: Hộp thoại định dạng dữ liệu số

 Category chọn kiểu định dạng số. Excel có những kiểu định dạng số như sau:
 General: Định dạng số theo ngầm định
 Number: Định dạng số thực
 Curency: Định dạng số dạng tiền tệ
 Accounting: Định dạng số dạng số kế toán
 Date: Định dạng số dạng thời gian – ngày tháng
 Time: Định dạng số dạng thời gian
 Percentage: Định dạng số dạng phần trăm
 Fragtion: Định dạng số dạng phân số
 Scientific: Định dạng số dạng khoa học (E)
Mỗi khi chọn một kiểu định dạng số, sẽ xuất hiện các tùy chọn tương ứng,
thông thường bao gồm các tùy chọn sau:
 Sample: hiển thị mẫu dữ liệu số.
 Decimal places: chọn số chữ số thập phân sau dấu phẩy.
21
 Type: Kiểu hiển thị trên màn hình.

 Use 1000 seperator(,): Sử dụng dấu phẩy làm dấu phân cách giữa các
phần đơn vị.
 Symbol: Các ký hiệu hiển thị cũng dữ liệu số.
 Negative Numbers: Chọn dạng thể hiện của số âm.
1.4.4.4. Định dạng lề:
Để thay đổi định dạng lề của dữ liệu trong ô, Chọn lệnh Home\ Alignment
+ Bấm chuột vào nút canh biên lề trái trong ô
+ Bấm chuột vào nút canh biên giữa trong ô (chiều ngang)
+ Bấm chuột vào nút canh biên lề phải trong ô

+ Bấm chuột vào nút canh biên lề trên trong ô
+ Bấm chuột vào nút canh biên giữa trong ô (chiều dọc)
+ Bấm chuột vào nút canh biên lề dưới trong ô
+ Bấm chuột vào nút canh dữ liệu chéo ô
+ Bấm chuột vào nút bật tắt chế độ cuốn dòng
+ Bấm chuột vào nút gộp và canh giữa các ô.

- Mở hộp thoại Alignment:
Hình 1-18: Hộp thoại định dạng canh biên dữ liệu
22
- Khung Horizontal (phân bố dữ liệu theo chiều ngang).

+ General: mặc nhiên. + Center: Canh giữa.
+ Left : Canh trái. + Fill: Điền dữ kiện.
+ Right: Canh phải. + Justify: Canh đều về hai bên.
+ Center Across Selection: Canh vào giữa khối ô đã chọn
- Khung Vertical (phân bố dữ liệu theo chiều dọc).
+ Top : Canh trên.
+ Center: Canh giữa.
+ Bottom: Canh dưới.
- Khung Orientation: Chọn hướng dữ liệu.
+ Mục Wrap Text: Bật/ tắt chế độ tự động xuống dòng dữ liệu
trong ô khi độ dài dãy dữ liệu lớn hơn độ rộng ô (nếu bạn muốn
xuống dòng dữ liệu theo ý mình thì đặt con trỏ trước vị trí cần
xuống dòng và nhấn Alt + Enter)
+ Mục Shrink to fit: Bật/ tắt chế độ nén dữ liệu cho vừa độ rộng ô
+ Mục Merge cells: Bật/ tắt chế độ gộp các ô
1.4.5. Định dạng trang in
Trong thao tác định dạng trang in gồm có: Định dạng khổ giấy, định dạng
lề, định dạng tiều đề đầu trang và chân trang, chọn vùng in...
Chọn lệnh Page Layout\Page Setup, mở hộp thoại Page Setup:
1.4.5.1. Lệnh PAGE: chọn hướng in và khổ giấy
Hình 1-19: Hộp thoại định dạng hướng giấy- khổ giấy
23
+ Tại mục Orientation: thay đổi kiểu in

 Portrait: Định dạng kiểu in đứng
 Landscape: Định dạng kiểu in ngang
+ Tại mục Paper size: Chọn khổ giấy in
1.4.5.2. Lệnh Margin dùng để định dạng lề trang:
Hình 1-20: Hộp thoại định dạng lề giấy in

+ Top: Lề trên + Left: Lề trái
+ Bottom: Lề dưới + Right: Lề phải
+ Header: Tiêu đề trên + Footer: Tiêu đề dưới
+ Center on page: Định nội dung in nằm giữa trang theo chiều ngang
(Horizontally) hay theo chiều dọc (Vertically)
24
1.4.5.3. Lệnh Header/Footer dùng để tạo tiêu đề đầu và cuối trang:
Hình 1-21: Hộp thoại đặt tiêu đề cho đầu/cuối trang in

- Bấm chọn vào Header hoặc Footer để lựa chọn dữ liệu có sẵn xuất hiện tại đầu
trang hoặc cuối trang.
- Người sử dụng còn có thể tạo ra các dữ liệu riêng bằng cách bấm vào các nút
Custom Header và Custom Footer lần lượt dùng để tạo tiêu đề đầu và chân trang.
Hình 1-22: Hộp thoại đặt tiêu đề cho đầu/cuối trang in
25
1.4.5.4. Lệnh Sheet: để chọn vùng in
Hình 1-23: Hộp thoại chọn vùng in

- Print Area: Địa chỉ vùng cần in trong bảng tính
- Print Title: Các tiêu đề cần in
+ Row to Repeat at top: Dòng tiêu đề cần lặp lại ở đầu mỗi trang
+ Column to repeat at left: Cột tiêu đề cần lặp lại bên trái ở mỗi trang in
- Gridlines: In nội dung bảng tính có đường lưới
- Row and column header: In cả tiêu đề cột và số thứ tự dòng
- Black and white: Chỉ in trắng đen
- Draft quality: Chế độ in nhạt
- Comments: In chú thích
- Page order: Chỉ định thứ tự in các trang
+ Down, then over: Từ trên xuống và từ trái qua phải
+ Over, then down: Từ trái qua phải và từ trên xuống
26
1.4.5.5. Thực hiện lệnh in bảng tính:

- Vào File\ Print, xuất hiện cửa sổ
Hình 1-24: Cửa sổ in trang bảng tính

- Tại Printer: Chọn tên máy in
- Tại Setting: chọn vùng in,
+ Print All Pages: in tất cả các trang trong bảng tính
+Page: Chỉ in các trang được đưa trong danh sách
- Tại Collated: cách xếp các trang khi in thanh nhiều bản
- Tại Orientation: Hướng giấy in
+ Portrait: Hướng giấy dọc
+ Lanspace: Hướng giấy ngang
27
- Tại Custom Page Size: Chọn cỡ giấy (A4, A3, B3, B5,...)
- Tại Custom Margin: Tùy chỉnh lại lề giấy
- Tại Page per Sheet: Chọn số trang in đặt trên một trang giấy
- Print: in trang trang bảng tính
1.5. HÀM TRONG EXCEL (FUNCTION)
1.5.1. Hàm trong Excel
1.5.1.1. Khái niệm

Hàm trong Excel là những chương trình được viết sẵn để thực hiện một
chức năng nhiệm vụ nào đấy dựa trên những dữ liệu đã cho và trả lại một hoặc
nhiều kết quả. Ta có thể sử dụng các hàm có sẵn của Excel hoặc có thể tự định
nghĩa ra những hàm mới cho riêng mình.
Cú pháp chung của hàm:
=<Tên hàm>(Đối số 1, Đối số 2,…,Đối số n)
Trong đó:
*Tên hàm:
- Tên hàm được đặt theo qui ước đặt tên của Excel.
- Tên hàm có thể nhập bằng chữ thường hoặc chữ hoa.
- Tên hàm không chứa các ký tự trắng.
* Đối số:
- Những giá trị mà ta phải cung cấp cho hàm khi sử dụng được gọi là đối số
của hàm. Phần lớn hàm trong Excel đều có đối số.
- Số lượng các đối số sẽ tuỳ thuộc theo từng hàm và tuỳ từng trường hợp
mà có nhiều, ít hoặc không có, các đối số sẽ ngăn cách ngầm định bởi dấu phẩy
“,” và chúng phải được nằm trong cặp dấu ( ).
- Đối số có thể là các hằng (số, ký tự, ngày tháng), địa chỉ ô, địa chỉ khối ô,
biểu thức hoặc có thể là các hàm khác… Nếu đối số là hằng ký tự hoặc hằng
ngày tháng thì đối số đó phải được đặt trong cặp dấu ngoặc kép.
1.5.1.2. Cách nhập hàm
- Nhập trực tiếp tên hàm từ bàn phím.
Hoặc: Nhập hàm bằng cách sử dụng nút fx trên thanh công thức. Hộp thoại
xuất hiện là một bảng liệt kê các hàm có trong Excel.
28
Hình 1-25: Hộp thoại Insert Function

- Search for a function: Tìm kiếm hàm
- Select a category: Bấm chọn nhóm hàm. Hàm trong Excel được chia ra
rất nhiều loại (hàm số, hàm ngày tháng, hàm logic, …)
- Select a function: Bấm chọn tên hàm.
- Bấm OK. Hộp thoại nhập đối số cho hàm được chọn xuất hiện
- Nhập các giá trị vào từng khung đối số của hàm
- Bấm OK
Hình 1-26: Hộp thoại nhập đối số cho hàm
29
1.5.2. Các hàm thường dùng
Excel có trên 300 hàm về nhiều lĩnh vực: hàm số học, hàm thống kê, hàm
logic, hàm ký tự, hàm ngày tháng, hàm tìm kiếm…
1.5.2.1. Hàm số học
Hàm số học là các hàm có đối số là dữ liệu kiểu số: hằng số, địa chỉ ô, khối
ô chứa giá trị số.
ABS
Cú pháp: ABS(Number)
Công dụng: Lấy giá trị tuyệt đối của một số
Trong đó:
Number: là số hoặc biểu thức số cần lấy giá trị tuyệt đối
Ví dụ: =ABS(-25)  cho kết quả là 25
INT
Cú pháp: INT(Number)
Công dụng: Lấy giá trị nguyên của một số thực bằng cách cắt bỏ phần thập
phân của số đó.
Trong đó:
Number: là một số thực cần lấy giá trị nguyên
Ví dụ:=INT(3.95)  cho kết quả là 3
MOD
Cú pháp: MOD(Number, Divisor)
Công dụng: Lấy phần dư của một phép chia nguyên
Trong đó:
Number: là số bị chia của phép chia nguyên
Divisor: là số chia của phép chia nguyên
Ví dụ: =MOD(10,3)  cho kết quả là 1
ROUND
Cú pháp: ROUND(Number,Num_digits)
Công dụng: Hàm làm tròn số Number có xác định số chữ số Num_digits.
Trong đó:
Number: là số cần làm tròn
Num_digits: là số chữ số cần làm tròn
30
+ Nếu Num_digits > 0: Number được làm tròn theo Num_digits ở phần thập
phân
+ Nếu Num_digits = 0: Number được làm tròn lấy phần nguyên
+ Nếu Num_digits < 0: Number được làm tròn theo Num_digits ở phía trái
của dấu chấm thập phân
Ví dụ:
=ROUND(3.14,0)  cho kết quả là 3
=ROUND(3.1456,2)  cho kết quả là 3.15
=ROUND(31.14,-1)  cho kết quả là 30
FACT
Cú pháp: FACT(Number)
Công dụng: Trả lại kết quả là giai thừa của một số
Trong đó:
Number: Số cần tính giai thừa
Ví dụ: =FACT(3)  cho kết quả là 6
COMBIN
Cú pháp: COMBIN(Number1,Number2)
Công dụng: Trả lại giá trị tổ hợp của Number2 trong Number1
Trong đó:
Number1,Number2: Các số cần tính tổ hợp
Ví dụ: =COMBIN(6,2)  cho kết quả là 15
POWER
Cú pháp: POWER(Number, Power)
Công dụng: Hàm trả về lũy thừa của một số.
Trong đó:
Number: Số cần tính lũy thừa
Power: Số mũ của lũy thừa
Ví dụ: = POWER(5,2) = 25
1.5.2.2. Hàm thống kê
Hàm thống kê là các hàm thực hiện công việc thống kê tính toán trên một
bảng dữ liệu cho trước. Đối số của hàm thống kê thường là dữ liệu kiểu số.
31
Hình 1-27: Bảng dữ liệu minh họa các hàm thống kê

SUM
Cú pháp: SUM(Number1, Number2,…)
Công dụng: Tính tổng các biểu thức số trong danh sách các đối số.
Trong đó:
Number1, Number2,… NumberN: là các số cần tính tổng
Ví dụ: Hãy Tính tổng điểm cho các sinh viên
Tại ô F5 thực hiện công thức =SUM(C5:E5)
AVERAGE
Cú pháp: AVERAGE(Number1, Number2,…)
Công dụng: Tính trung bình cộng các biểu thức số trong danh sách các đối số.
Trong đó:
Number1, Number2,… NumberN: là các số cần tính trung bình
Ví dụ: Tính điểm trung bình cho cho các sinh viên:
Tại ô G5 thực hiện công thức =AVERAGE(C5:E5)
MIN
Cú pháp : MIN(Number1, Number2,…)
Công dụng : Tìm giá trị nhỏ nhất của các biểu thức số trong danh sách các đối số.
Trong đó:
Number1, Number2,… NumberN: là các số cần tìm giá trị nhỏ nhất
Ví dụ: Hãy cho biết điểm toán thấp nhất của các sinh viên là bao nhiêu?
Tại ô D11 thực hiện công thức =MIN(C5:C9)
MAX
Cú pháp : MAX(Number1, Number2,…)
Công dụng : Tìm giá trị lớn nhất của các biểu thức số.
32
Trong đó:
Number1, Number2,… NumberN: là các số cần tìm giá trị lớn nhất
Ví dụ: Hãy cho biết điểm toán cao nhất của các sinh viên là bao nhiêu?
Tại ô C12 thực hiện công thức =MAX(C5:C9)
COUNT
Cú pháp: COUNT(Value1,Value2,…)
Công dụng: Trả lại một số biểu thị số các ô chứa giá trị số trong danh sách
đối số
Ví dụ: =COUNT(C4 :C9)  cho kết quả là 5
COUNTA
Cú pháp: COUNTA(Value1,Value2,…)
Công dụng: Trả lại một số biểu thị số các ô chứa giá trị trong danh sách đối số
Ví dụ: =COUNTA(B4 :B9)  cho kết quả là 6
SUMPRODUCT:
Cú pháp: SUMPRODUCT(Array1, Array2, Array3…)
Công dụng : Lấy tích của các dãy đưa vào, sau đó tính tổng của các tích đó.
Trong đó:
Array1, Array2, Array3… : là các dãy ô chứa dữ liệu số cần tính toán
Chú ý: - Các đối số trong các dãy phải cùng chiều. Nếu không hàm
sẽ trả về giá trị lỗi # VALUE.
Ví dụ: Tính điểm trung bình học tập cho các sinh viên
33
Tại ô H6, gõ công thức:

=SUMPRODUCT(C6:F6,$B15:$E15)/SUM($B$15:$E$15)
LARGE
Cú pháp: LARGE(Array, k)
Công dụng: Tìm số lớn thứ k trong một dãy được nhập.
Trong đó:
Array: Là một mảng hoặc một vùng dữ liệu số
k: Là thứ hạng của số bạn muốn tìm kể từ số lớn nhất trong dãy.
Ví dụ: Hãy tìm điểm môn Tin lớn thứ 3
Tại ô E17, gõ công thức: =LARGE(F6:F10,3)
SMALL
Cú pháp: SMALL(Array, k)
Công dụng: Tìm số nhỏ thứ k trong một dãy được nhập vào.
Trong đó:
Array: Là một mảng hoặc một vùng của dữ liệu.
k: Là thứ hạng của số mà bạn muốn tìm kể từ số nhỏ nhất trong dãy.
Ví dụ: Hãy tìm điểm môn Tin bé thứ 2
Tại ô E18, gõ công thức: =SMALL(F6:F10,2)
RANK
Cú pháp: RANK(Number,Ref,[Order])
Công dụng: Trả lại kết quả là một số xác định thứ hạng của Number có
trong danh sách Ref.
Trong đó:
Number: Số cần tìm thứ hạng
Ref: Là dãy số chứa giá trị số trên
Order:Giá trị qui định thứ hạng
Chú ý: Order là giá trị qui định thứ hạng. Nếu Order = 0 (ngầm định) thì
thứ hạng xác định là giảm dần, nếu Order = 1 thì thứ hạng xác định
là tăng dần.
Ví dụ: =RANK(9,C5 :C9)  cho kết quả là 1
34
=RANK(9,C5:C9,1)  cho kết quả là 5

SUBTOTAL
Cú pháp: SUBTOTAL(Funtion_number,Ref1,Ref2,…)
Công dụng: Trả lại kết quả là tổng hợp tính toán cho 1 danh sách hoặc 1 cơ
sở dữ liệu
Trong đó:
Funtion_number:Số thứ tự hàm cần tổng hợp
Ref1, Ref2,…: Các dãy chứa dữ liệu số cần tổng hợp
Lưu ý: Số thứ tự qui định sử dụng hàm trong tổng hợp được cho trong bảng sau:
Function_num Function_num
Function
(bao gồm các gt ẩn) (bỏ qua các giá trị ẩn)
1 101 AVERAGE
2 102 COUNT
3 103 COUNTA
4 104 MAX
5 105 MIN
6 106 PRODUCT
7 107 STDEV
8 108 STDEVP
9 109 SUM
10 110 VAR
11 111 VARP
Ví dụ: Tính tổng lương của cán bộ làm việc ở phân xưởng và trung bình
lương các cán bộ làm việc ở văn phòng
=SUBTOTAL(9,G7:G8), =SUBTOTAL(1,G7:G8)
35
1.5.2.3. Các hàm về ngày tháng

Các hàm ngày tháng dùng để xử lý dữ liệu kiểu ngày tháng. Đối số của các
hàm ngày tháng là dữ liệu kiểu ngày tháng: là hằng ngày tháng hoặc địa chỉ ô,
địa chỉ khối ô chứa dữ liệu kiểu ngày tháng .
Hình 1-28: Bảng dữ liệu minh họa các hàm ngày tháng
DAY
Cú pháp: DAY(Serial Number)
Công dụng : Lấy giá trị ngày trong dữ liệu dạng ngày tháng.
Trong đó:
Serial Number: là dữ liệu kiểu ngày tháng
Ví dụ: Đưa ra ngày sinh của các cán bộ
Tại ô C4 thực hiện công thức =DAY(B4)
MONTH
Cú pháp: MONTH(Serial Number)
Công dụng: Lấy giá trị tháng trong dữ liệu dạng ngày tháng.
Trong đó:
Ví dụ: Đưa ra tháng sinh của các cán bộ
Tại ô D4 thực hiện công thức =MONTH(B4)
YEAR
Cú pháp: YEAR(Serial Number)
Công dụng: Cho giá trị năm trong dữ liệu dạng ngày tháng.
Trong đó:
Ví dụ: Đưa ra năm sinh của các cán bộ
Tại ô E4 thực hiện công thức =YEAR(B4)
36
TODAY
Cú pháp: Today( )
Công dụng: Cho giá trị ngày tháng hiện tại của hệ thống máy tính.
Ví dụ: Muốn biết ngày tháng hiện tại của hệ thống máy tính. Tại ô trống bất
kỳ thực hiện công thức =TODAY( )
WEEKDAY
Cú pháp: WEEKDAY(Serial Number, Return type)
Công dụng: Trả về giá trị là số thứ tự của biểu thức ngày - tháng - năm
trong một tuần tùy thuộc vào kiểu trả về:
+ Nếu kiểu trả về là 1 (hoặc không có) thì chủ nhật được xem là ngày
đầu tiên trong tuần.
+ Nếu kiểu trả về là 2 thì thứ 2 được xem là ngày đầu tiên trong tuần
Ví dụ: Muốn biết ngày hôm nay là thứ mấy. Tại ô trống bất kỳ gõ công
thức =WEEKDAY(TODAY()).
1.5.2.4. Các hàm ký tự

Các hàm ký tự xử lý dữ liệu dạng ký tự. Đối số của các hàm này là dữ liệu
dạng ký tự: xâu ký tự hoặc địa chỉ ô, địa chỉ vùng, chứa dữ liệu kiểu ký tự.
Hình 1-29: Bảng dữ liệu minh họa các hàm ký tự

LEFT
Cú pháp: LEFT(Text, Num_chars)
Công dụng : Trích một số ký tự tương ứng với Num_chars từ bên trái của
Text
Trong đó:
Text: là xâu ký tự ban đầu
Number_chars: Số ký tự cần trích
37
Ví dụ: Tại một ô trống bất kỳ thực hiện công thức =LEFT(A4,2)
 cho kết quả là: Tô
RIGHT
Cú pháp: RIGHT(Text, Num_chars)
Công dụng: Trích một số ký tự tương ứng với Num_chars từ bên phải của
Text
Trong đó:
Ví dụ: Tại một ô trống bất kỳ thực hiện công thức =RIGHT(A4,3)
 cho kết quả là: Lan
MID
Cú pháp: MID(Text, Start_Num, Num_chars)
Công dụng: Trích một số ký tự tương ứng với Num_chars, bắt đầu từ vị
trí Start_Num trong Text.
Trong đó:
Start_Num: vị trí bắt đầu trích
Ví dụ: Tại một ô trống bất kỳ thực hiện công thức =MID(A4,4,3)
 cho kết quả là: Thị
LEN
Cú pháp: LEN(Text)
Công dụng : Cho biết độ dài của Text.
Trong đó:
Ví dụ: Tại một ô trống bất kỳ thực hiện công thức =LEN(A4)
 cho kết quả là 10
TRIM
Cú pháp: TRIM(Text)
Công dụng: Trả về chuỗi s sau khi đã cắt bỏ các ký tự trống ở hai đầu.
Ví dụ: TRIM(“ EXCEL ”)  cho kết quả là: “EXCEL”
38
PROPPER
Cú pháp: PROPER(Text)
Công dụng : Chuyển tất cả các ký tự đầu của mỗi từ sang chữ hoa, còn các
ký tự còn lại là chữ thường.
Ví dụ: Tại một ô trống bất kỳ gõ công thức =PROPER(“lê VĂN hÀ”) 
cho kết quả là Lê Văn Hà
UPPER
Cú pháp: UPPER(Text)
Công dụng: Chuyển tất cả các ký tự sang chữ hoa.
Ví dụ: Tại một ô trống bất kỳ gõ công thức =UPPER(“lê VĂN hÀ”)
 cho kết quả là LÊ VĂN HÀ
LOWER
Cú pháp: LOWER(Text)
Công dụng : Chuyển tất cả các ký tự sang chữ thường.
Ví dụ: Tại một ô trống bất kỳ gõ công thức =PROPER(“lê VĂN hÀ”)
 cho kết quả là lê văn hà
CONCATENATE
Cú pháp: CONCATENATE (Text1,Text2,...)
Công dụng: Nối các xâu ký tự lại với nhau.
Ví dụ: Tại một ô trống bất kỳ gõ công thức =CONCATENATE (“ABC”,
“DEF”)
 cho kết quả là ABCDEF
TEXT
Cú pháp: TEXT(Value, FormatText)
Công dụng: Chuyển 1 giá trị số sang định dạng kiểu ký tự.
Trong đó:
- FormatText: định dạng ký tự cho số. VD: Dạng hiển thị của số là số có
hai chữ số sau dấu thập phân: “0.00”
Ví dụ: Tại một ô trống bất kỳ gõ công thức =TEXT(7.785, “0.00”)
 cho kết quả là 7.79
39
1.5.2.5. Hàm Logic

Dữ liệu Logic gồm 2 giá trị TRUE và FALSE. Đối số của các hàm này là
các biểu thức logic: biểu thức logic là biểu thức chứa các toán tử so sánh và trả
lại một trong hai giá trị Logic True (đúng) hoặc False (sai). Các hàm Logic và
biểu thức logic thường dùng để mô tả các điều kiện của đề bài.
Hình 1-30: Bảng dữ liệu minh họa các hàm Logic

AND
Cú pháp: AND(Logical1, Logical2,…)
Công dụng : Thực hiện toán tử kết hợp VÀ (AND) giữa các biểu thức
logic.
Trong đó:
Logical1, Logical2, …LogicalN: là các biểu thức Logic mô tả các
điều kiện của đề bài.
Thực hiện : Hàm này chỉ trả lại giá trị True khi tất cả các đối số của hàm
nhận giá trị True và trả lại giá trị False khi có một trong các đối số nhận
giá trị False.
Ví dụ: Xây dựng biểu thức logic mô tả điều kiện Cán bộ nam có hệ số
lương>5: =AND(F4= “Nam”,I4>5)
OR
Cú pháp : OR(Logical1, Logical2,…)
Công dụng : Thực hiện toán tử kết hợp HOẶC (OR) giữa các biểu thức
logic.
40
Trong đó:
Logical1, Logical2,… LogicalN: là các biểu thức Logic mô tả các
điều kiện của đề bài.
Thực hiện : Hàm này trả lại giá trị True khi có một đối số của hàm nhận
giá trị True và trả lại giá trị False khi tất cả các đối số của hàm
nhận giá trị False.
Ví dụ: Xây dựng biểu thức logic mô tả điều kiện Cán bộ sinh sau năm 1960
hoặc có làm việc ở khoa Kế Toán: =OR(YEAR(E4)>1960,G4= “Kế
toán”)
1.5.2.6. Hàm điều kiện
IF
Cú pháp: IF(Logical_Test, Value_if_True, Value_if_False)
Công dụng: Thực hiện việc nhập dữ liệu theo yêu cầu, điều kiện của đề
bài.
Trong đó:
Logical_Test: là biểu thức logic diễn tả điều kiện của bài toán
Value_if_True: giá trị kết quả của hàm IF nếu Logical_Test đúng
Value_if_False: giá trị kết quả của hàm IF nếu Logical_Test sai
Thực hiện: Máy tính sẽ kiểm tra giá trị của biểu thức logic. Nếu biểu thức
logic trả lại giá trị True thì kết quả của hàm IF nhận giá trị
Value_if_true, ngược lại thì kết quả của hàm IF nhận
Value_if_false.
Hình 1-31: Bảng dữ liệu minh họa hàm IF

Ví dụ 1: Nhập dữ liệu cho cột phụ cấp như sau: Nếu là cán bộ nữ thì được
phụ cấp 200000 đồng còn lại không được
41
Tại ô I7 thực hiện công thức: =IF(C7=“Nữ”,200000,0)

Ví dụ 2: Nhập dữ liệu cho cột phụ cấp như sau: Nếu chức vụ là GĐ thì
được 500000, nếu chức vụ là TP hoặc QĐ thì được 400000, còn lại 200000
đồng.
Tại ô I7 thực hiện công thức:
=IF(E7=“GĐ”,500000,IF(OR(E7=“TP”,E7=“QĐ”), 400000, 200000))
SUMIF
Cú pháp: SUMIF(Range,Criteria,Sum_Range)
Công dụng: Hàm tính tổng theo một điều kiện cho trước
Trong đó:
- Range: là địa chỉ của dãy ô chứa dữ liệu điều kiện.
- Criteria: là điều kiện để tính tổng. Dữ liệu điều kiện là dạng số, ký
tự, biểu thức, tham chiếu ô hoặc là hàm TODAY(). Đối với các điều kiện
dạng ký tự, điều kiện có các dấu so sánh thì cần phải được đặt giữa cặp
dấu ngoặc kép.
- Sum_Range: là địa chỉ của dãy ô cần tính tổng
Ví dụ: Tính tổng phụ cấp của các cán bộ Nữ
Thực hiện công thức =SUMIF(C7:C11,”Nữ”,H7:H11)
Hình 1-32: Bảng dữ liệu minh họa các hàm điều kiện
SUMIFS
Cú pháp:
SUMIFS(sum_range, criteria_range1,criteria1,[criteria_range2,
criteria2], ...)
Công dụng: Hàm tính tổng theo nhiều điều kiện cho trước
Trong đó:
42
- Sum_range: là địa chỉ của dãy ô cần tính tổng

- Criteria_range1, criteria_range2,..: là địa chỉ của các dãy ô chứa
các giá trị điều kiện
- Criteria1, Criteria2,…: là các điều kiện để tính tổng. Dữ liệu điều
kiện là dạng số, ký tự, biểu thức, tham chiếu ô hoặc là hàm
TODAY(). Đối với các điều kiện dạng ký tự, điều kiện có các dấu
so sánh thì cần phải được đặt giữa cặp dấu ngoặc kép.
Ví dụ: Tính tổng lương cơ bản của các cán bộ Nữ làm việc ở Văn phòng
=SUMIFS(H7:H11,C7:C11, “Nữ” ,D7:D11,“V.phòng”)
COUNTIF
Cú pháp: COUNTIF(Range, Criteria)
Công dụng: Hàm thống kê theo một điều kiện cho trước.
Trong đó:
- Criteria: là điều kiện để thống kê. Dữ liệu điều kiện là dạng số, ký
tự, biểu thức, tham chiếu ô hoặc là hàm TODAY(). Đối với các
điều kiện dạng ký tự, điều kiện có các dấu so sánh thì cần phải
được đặt giữa cặp dấu ngoặc kép.
Ví dụ: Thống kê số cán bộ Nữ
=COUNTIF(C7:C11,“Nữ”)
COUNTIFS
Cú pháp:
COUNTIFS(Criteria_range1,Criteria1,[Criteria_range2,Criteria2],
…)
Công dụng: Hàm thống kê theo nhiều điều kiện cho trước.
Trong đó:
- Criteria_range1, Criteria_range2,…: là địa chỉ của các dãy ô
chứa các dữ liệu điều kiện.
- Criteria1, Criteria2,…: là các điều kiện để thống kê. Dữ liệu điều
kiện là dạng số, ký tự, biểu thức, tham chiếu ô hoặc là hàm
43
TODAY(). Đối với các điều kiện dạng ký tự, điều kiện có các dấu
so sánh thì cần phải được đặt giữa cặp dấu ngoặc kép.
Ví dụ: Thống kê số lượng cán bộ Nữ có hệ số lương dưới 4
=COUNTIFS(C7:C11,“Nữ”,G7:G11, “<4”)
AVERAGEIF
Cú pháp: AVERAGEIF (range, criteria, [average_range])

Công dụng: Hàm tính trung bình cộng theo một điều kiện cho trước.
Trong đó:
- Criteria: là điều kiện để tính trung bình cộng. Dữ liệu điều kiện là
dạng số, ký tự, biểu thức, tham chiếu ô hoặc là hàm TODAY().
Đối với các điều kiện dạng ký tự, điều kiện có các dấu so sánh thì
cần phải được đặt giữa cặp dấu ngoặc kép.
- Average_range: địa chỉ dãy ô cần tính trung bình
Ví dụ: Tính trung bình tiền lương của các cán bộ nữ
= AVERAGEIF (C7:C11, “Nữ”,H7:H11)
AVERAGEIFS
Cú pháp:
AVERAGEIFS (average_range, criteria_range1, criteria1 ,
[criteria_range2, criteria2]… )
Công dụng: Hàm tính trung bình cộng theo nhiều điều kiện cho trước.
Trong đó:
- Average_range: địa chỉ dãy ô cần tính trung bình
- Criteria_range1, Criteria_range2,…: là địa chỉ của các dãy ô
chứa các dữ liệu điều kiện.
- Criteria1, Criteria2,…: là các điều kiện để tính trung bình cộng.
Dữ liệu điều kiện là dạng số, ký tự, biểu thức, tham chiếu ô hoặc
là hàm TODAY(). Đối với các điều kiện dạng ký tự, điều kiện có
các dấu so sánh thì cần phải được đặt giữa cặp dấu ngoặc kép.
44
Ví dụ: Tính trung bình cộng tiền lương của những nhân viên có tiền lương
từ 3,000,000 đến 7,000,000 đồng.
=AVERAGEIFS(H7:H11, H7:H11, “ >3000000”, H7:H11, “
<7000000”)
1.5.2.7. Các hàm tìm kiếm
LOOKUP
Cú pháp: Hàm LOOKUP có 2 cú pháp
LOOKUP(Lookup_value, Lookup_vector,Result vector) (1)

LOOKUP(Lookup_value,Array) (1)
Công dụng:
- Với cú pháp thứ nhất hàm LOOKUP thực hiện việc tìm một giá trị trên
một dòng hoặc một cột và cho kết quả tương ứng với vị trí tìm được
nhưng ở một dòng hoặc một cột khác.
- Với cú pháp thứ hai hàm LOOKUP thực hiện việc tìm kiếm một giá trị
trên dòng đầu hoặc cột đầu của một bảng cho trước và trả lại kết quả
có vị trí tương ứng ở dòng cuối cùng hoặc cột cuối cùng.
Các tham số:
- Lookup_value: Giá trị cần tìm kiếm
- Lookup_ vector: Dãy giá trị chứa giá trị cần tìm kiếm
- Result vector: Dãy giá trị chứa giá trị cần tìm kiếm tương ứng
- Array: Bảng dữ liệu chứa dữ liệu cần tìm.
Chú ý: Các phần tử trong tham số Lookup_vector, Array phải được sắp
xếp theo chiều tăng dần.
Ví dụ:
=LOOKUP(“A”,{ “A”, “B”, “C”},{1,2,3})  kết quả là 1
=LOOKUP(“B”,{ “A”, “B”, “C”; 1,2,3; 5,6,7})  kết quả là 6
VLOOKUP
Cú pháp:
VLOOKUP(Lookup_value,Table_ array,Col_index_Num,Range_lookup)
45
Công dụng: Thực hiện việc tìm kiếm một giá trị trên cột đầu tiên của bảng tham
chiếu và cho kết quả tương ứng trong cột chỉ định.
Trong đó:
- Lookup_value: giá trị đối chiếu với cột đầu tiên của bảng tham chiếu để
lấy được giá trị cần tìm.
- Table_ array: địa chỉ tuyệt đối của bảng tham chiếu, không lấy dòng tiêu đề.
- Col_index_Num: Số thứ tự cột chứa giá trị cần lấy của bảng tham chiếu
(tính theo thứ tự từ trái qua phải và bắt đầu từ 1).
- Range_lookup: Cách tìm kiếm trên bảng tham chiếu.
+ TRUE (1) - ngầm định: Tìm kiếm tương đối. Cột đầu tiên của bảng
tham chiếu cần phải được sắp xếp theo chiều tăng dần.
+ FALSE(0): Tìm kiếm chính xác. Cột đầu tiên của bảng tham chiếu
không cần sắp xếp.
Ví dụ: Sử dụng hàm VLOOKUP để nhập dữ liệu cho cột tiền thưởng:
Hình 1-33: Bảng dữ liệu minh họa các hàm tìm kiếm
Phân tích:
- Để nhập dữ liệu cho cột Tiền thưởng phải dựa vào Bảng phân loại Mức tiền
thưởng. Nhận thấy, các giá trị tìm kiếm trong bảng tham chiếu được thể hiện
theo cột  dùng hàm Vlookup
- Trong bảng phân loại Mức tiền thưởng, cột đầu tiên là cột Mức thưởng. Vì
vậy đối số đầu tiên của hàm VLOOKUP (Lookup_Value) sẽ là Mức thưởng
trong bảng dữ liệu  C4
46
- Đối số thứ 2 (Table_array) chính là địa chỉ của Bảng tham chiếu 
$A$13:$B$15
- Đối số thứ 3 (Col_Index_Num) là số thứ tự của cột Tiền thưởng trong bảng
phân loại Mức tiền thưởng  2
- Đối số thứ 4 (Range_lookup) là cách thức tìm kiếm của hàm  0 vì cần tìm
kiếm chính xác Tiền thưởng theo Mức thưởng.
- Tại ô D4 thực hiện công thức =VLOOKUP(C4,$A$13:$B$15,2,0)
HLOOKUP
Cú pháp:
HLOOKUP(Lookup_value,Table_ array,Row_index_Num,Range_lookup)
Công dụng: Thực hiện việc tìm kiếm một giá trị trên dòng đầu tiên của
bảng tham chiếu và cho kết quả tương ứng trong dòng chỉ định.
Trong đó:
- Lookup_value: giá trị đối chiếu với dòng đầu tiên của bảng tham chiếu để
lấy được giá trị cần tìm.
- Table_ array: là địa chỉ tuyệt đối của bảng tham chiếu, không lấy cột tiêu đề.
- Row_index_Num: Số thứ tự dòng chứa giá trị cần lấy của bảng tham chiếu
(tính theo thứ tự từ trên xuống dưới và bắt đầu từ số 1).
- Range_lookup: Cách tìm kiếm trên bảng tham chiếu.
+ TRUE (1) - ngầm định: Tìm kiếm tương đối. Dòng đầu tiên của
bảng tham chiếu cần phải được sắp xếp theo chiều tăng dần.
+ FALSE(0): Tìm kiếm chính xác. Dòng đầu tiên của bảng tham
chiếu không cần sắp xếp.
Ví dụ: Sử dụng hàm HLOOKUP để nhập dữ liệu cho cột Đơn vị:
47
Phân tích:
- Để nhập dữ liệu cho cột Đơn vị phải dựa vào Bảng phân loại Đơn vị.
Nhận thấy, các giá trị tìm kiếm trong bảng tham chiếu được thể hiện theo
dòng  dùng hàm Hlookup
- Trong bảng phân loại Đơn vị, dòng đầu tiên là dòng Mã đơn vị. Vì vậy,
đối số đầu tiên của hàm HLOOKUP (Lookup_Value) sẽ là Mã đơn vị
trong bảng dữ liệu  A4
- Đối số thứ 2 (Table_array) chính là địa chỉ của Bảng tham chiếu 
$B$12:$D$13
- Đối số thứ 3 (Row_Index_Num) là số thứ tự của dòng Đơn vị trong bảng
phân loại Đơn vị  2
- Đối số thứ 4 (Range_lookup) là cách thức tìm kiếm của hàm  0: tìm
kiếm chính xác Đơn vị theo Mã đơn vị.
- Tại ô C4 thực hiện công thức = HLOOKUP(A4,$B$12:$D$13,2,0)
INDEX
Cú pháp: INDEX(Array,Row_num,Column_num)
Công dụng: Hàm Index cho kết quả là giá trị của một ô được chỉ định bởi
row_num và column_num bên trong array.
Trong đó:
- Array: Là một bảng chứa các thông tin cần tìm, cột/dòng đầu tiên là 1.
- Row_num: Số thứ tự của một dòng trong bảng.
- Column_num: Số thứ tự của một cột trong bảng.
Ví dụ:
= INDEX (A1 : D3,1,2)=10.
= INDEX (A1 : D3,2,3)=17.
= INDEX (A1 : D3,3,4)=18
MATCH
Cú pháp: MATCH(Lookup_value,Lookup_array,Match_type)
48
Công dụng: Hàm Match cho kết quả là vị trí tương đối của giá trị tìm
(lookup_value) trong một bảng (lookup_array) kết với một giá
trị chỉ định theo thứ tự đặc biệt (match_type).
Trong đó:
- Lookup_value: Là giá trị dùng để tìm giá trị mà ta mong muốn
trong một mảng (lookup_array). Lookup_value có thể là giá trị (số,
text, hoặc giá trị logic) hoặc là một tham chiếu đến một số, text,
hoặc giá trị logic.
- Lookup_array: Bảng chứa các giá trị tìm kiếm. Lookup_array có
thể là bảng hoặc tham chiếu bảng.
- Match_type: Là một con số xác định cách dò tìm: -1 hoặc 0 (false)
hoặc 1 (true). Nếu match_type được bỏ qua thì mặc nhiên được hiểu
là 1.
+ Match_type = -1: Tìm giá trị nhỏ nhất trong lookup_array, lớn
hơn hay bằng giá trị dò. Lookup_array phải được sắp xếp theo
thứ tự giảm dần.
+ Match_type = 1 (true): Tìm giá trị lớn nhất trong lookup_array,
nhỏ hơn hay bằng giá trị dò. Lookup_array phải được sắp xếp
theo thứ tự tăng dần.
+ Match_type = 0 (false): Tìm giá trị đầu tiên chính xác bằng giá trị
tìm trong lookup_array. Lookup_array không cần sắp theo thứ tự
nào cả.
Chú ý:
- Nếu tìm không thấy, hàm cho giá trị là #N/A
- Không phân biệt giữa chữ hoa và chữ thường.
- Nếu match_type = 0 và lookup_value là text thì trong lookup_value có
thể chứa các ký tự đại diện như:
+ Dấu ?: Thay cho một ký tự bất kỳ.
+ Dấu *: Thay cho tổ hợp (nhiều) ký tự bất kỳ.
49
Ví dụ:
VD1: Tìm vị trí chính xác
thành phố Boston trong dãy
dữ liệu các thành phố.
VD2: Tìm vị trí của giá trị 0
trong dãy dữ liệu cho trước
với matchtype=1
VD3: Tìm vị trí của giá trị -4
trong dãy dữ liệu cho trước
với matchtype=-1.
1.6. BIỂU ĐỒ - ĐỒ THỊ TRONG EXCEL
Đồ thị là dạng thể hiện các số liệu trên bảng tính thông qua các hình ảnh
trực quan, dễ hiểu. Trong Excel dựa vào những số liệu đã có trên bảng tính, ta có
thể dễ dàng tạo ra những loại đồ thị khác nhau trong trang bảng tính hiện thời
hoặc trên trang bảng tính riêng biệt. Đồ thị được liên kết với dữ liệu của nó
trong bảng tính, do đó khi thay đổi dữ liệu của đồ thị trong bảng tính thì lập tức
đồ thị sẽ thay đổi tương ứng theo. Excel có rất nhiều kiểu đồ thị khác nhau phục
vụ cho nhiều mục đích khác nhau như: đồ thị cột (bar), đồ thị tròn (pie), đồ thị
đường (line), đồ thị Sparkline…
Thành phần chính của một đồ thị theo thông thường gồm có:
- Các đường biểu diễn dữ liệu (Data series): dùng để minh hoạ cho các dữ liệu
dạng số trong bảng tính.
- Tiêu đề đồ thị (Chart Title): Giới thiệu về nội dung minh họa của đồ thị.
- Các trục tọa độ (Axis):
 X: Trục hoành, thường dùng để minh hoạ cho các dữ liệu nhãn trên
bảng tính (như các loại mặt hàng, mốc thời gian...).
 Y: Trục tung, trục thẳng đứng và vuông góc với trục X, được Excel
tạo ra căn cứ vào các số liệu cao hay thấp trong phạm vi dữ liệu
khai báo.
- Các tiêu đề trên trục X, Y (Axis Label): Giới thiệu về nội dung của các trục
tọa độ.
50
- Hộp chú thích (Legend box): các chú thích về những đường biểu diễn trên
đồ thị.
- Data Label: Nhãn dữ liệu
- Các đường lưới (Gridlines): Gồm các đường kẻ ngang, dọc trên vùng đồ thị
để dễ dàng xác định giá trị trên những đường biểu diễn.
1.6.1. Thao tác
- Lựa chọn phạm vi vùng chứa dữ liệu (tiêu đề, số liệu) cần minh họa.
- Chọn lệnh Insert\Chart, chọn kiểu đồ thị
1.6.2. Hiệu chỉnh đồ thị
- Chọn đồ thị: Bấm chuột vào đồ thị
- Thay đổi kích thước: Bấm rê chuột vào các mốc vuông trên đồ thị
- Di chuyển đồ thị: Bấm rê chuột trên đồ thị
- Xoá đồ thị: Bấm phím Delete.
1.6.3. Định dạng đồ thị
- Bấm chọn đồ thị
- Bấm chọn lệnh Design: Thiết kế đồ thị về kiểu dáng, dữ liệu,…
Để hiển thị các thành phần trên đồ thị chọn Add Chart Element
- Bấm chọn lệnh Format: Định dạng, trang trí đồ thị
51
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ DỮ LIỆU (DATABASE) TRONG EXCEL
2.1 MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN
2.1.1. Cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu (CSDL) là một tập hợp các thông tin về một vấn đề cần quản
lý được tổ chức theo cấu trúc cột dòng. Trong đó các cột được gọi là các trường
(FIELD), các dòng được gọi là các bản ghi (RECORD).
Trong một cơ sở dữ liệu, có thể tìm kiếm, xoá, trích rút và tổng hợp dữ liệu
một cách nhanh chóng và thuận tiện.
Trong bảng tính Excel, CSDL là một khối ô được cấu tạo bởi các thành
phần sau:
- Dòng đầu tiên: dùng để chứa tên các trường hay còn gọi là dòng tiêu đề
chứa tên các trường (fieldname) có trong CSDL.
- Các dòng tiếp theo: dùng để chứa các dòng tin CSDL hay còn gọi là các
bản ghi (record).
- Trường là một đơn vị cơ sở trong CSDL, dùng để chứa những thông tin
theo một kiểu nhất định ở các cột riêng biệt trong bảng tính.
- Bản ghi là một tập hợp các thông tin có liên quan đến nhau và được ghi
trên cùng một dòng.
Vùng CSDL nên được để tách rời, độc lập so với các phần dữ liệu khác có
trong bảng tính.
2.1.2. Cách nhập dữ liệu trong CSDL
 Cách 1: Nhập dữ liệu trực tiếp từ bảng tính

 Cách 2: Nhập dữ liệu từ bên ngoài (Get Externel Data). Excel cho phép
nhận dữ liệu từ các ứng dụng khác như: Access, Web, Text,...
2.1.3. Bảng tiêu chuẩn (Criteria range)
2.1.3.1. Khái niệm: Bảng tiêu chuẩn dùng để mô tả dữ liệu điều kiện của bài
toán khai thác CSDL. Bảng tiêu chuẩn gồm hai phần:
+ Tiêu đề làm điều kiện.
+ Giá trị điều kiện.
2.1.3.2. Phân loại
a. Điều kiện đơn
52
- Điều kiện đơn chỉ gồm có một trường và một biểu thức điều kiện dùng
làm tiêu chuẩn để khai thác dữ liệu.
- Bảng tiêu chuẩn chỉ gồm 1 cột, 2 dòng:
+ Ô tiêu đề chứa tên trường làm điều kiện (giống với tên trường có
trong CSDL)
+ Ô thứ hai chứa giá trị điều kiện
Ví dụ: Xây dựng bảng tiêu chuẩn mô tả điều kiện là LươngCB >= 2000000
đồng.
LươngCB
>=2000000
b. Điều kiện tập hợp

- Điều kiện tập hợp là kết hợp của các điều kiện đơn: điều kiện có thể là
kết hợp của nhiều trường và nhiều biểu thức điều kiện.
- Bảng tiêu chuẩn của điều kiện này có thể gồm nhiều dòng hoặc nhiều cột
tuỳ vào điều kiện kết hợp.
- Có 2 loại điều kiện tập hợp:
+ Điều kiện AND
- Các ô tiêu đề nằm trên cùng một dòng.
- Các biểu thức điều kiện nằm trên cùng một dòng.
Ví dụ: Xây dựng bảng tiêu chuẩn mô tả điều kiện là Chức vụ là GĐ và
HSL>4 Chức vụ H.SL
GĐ >4
+ Điều kiện OR
- Các ô tiêu đề nằm trên cùng một dòng.
- Các biểu thức điều kiện nằm lệch dòng (mỗi biểu thức nằm trên một
dòng).
Ví dụ: Xây dựng bảng tiêu chuẩn mô tả điều kiện là HSL>=4 hoặc
HSL<3
H.SL H.SL
>=4
<3
53
c. Điều kiện là công thức

- Là điều kiện của bài toán phải dùng hàm hoặc một biểu thức tính toán
mới mô tả được.
- Bảng tiêu chuẩn của điều kiện công thức có đặc điểm như sau:
+ Ô tiêu đề của bảng tiêu chuẩn phải là một tiêu đề khác với tất cả các tên
trường của bảng CSDL.
+ Biểu thức điều kiện là một biểu thức logic có chứa hàm hoặc một biểu
thức tính toán. Dữ liệu của hàm hoặc biểu thức được áp dụng cho bản
ghi đầu tiên của trường lien quan và sẽ nhận giá trị True hoặc False tuỳ
theo giá trị cụ thể của bản ghi đầu tiên. Khi thực hiện khai thác CSDL
Excel tự động áp dụng điều kiện đó cho các bản ghi tiếp theo.
Ví dụ: Xây dựng bảng tiêu chuẩn mô tả điều kiện là các cán bộ sinh trước
năm 1950 hoặc chưa có chức vụ.
ĐK Chức vụ ĐK Chức vụ
=YEAR(B4)<1950 FALSE
CV CV
2.2. CÁC HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU
Các hàm cơ sở dữ liệu thường dùng để khai thác dữ liệu theo một điều kiện
cho trước. Nhìn chung các hàm CSDL đều có 3 đối số:
 Database: Địa chỉ của vùng CSDL.
54
 Field: Số thứ tự cột hoặc địa chỉ của tên trường cần xét.
 Criteria: Địa chỉ của bảng tiêu chuẩn.
DSUM
Cú pháp: DSUM(Database,Field,Criteria)
Công dụng : Hàm tính tổng các dữ liệu số trên trường được khai báo trong
đối số thứ hai (Field) của những bản ghi trong vùng CSDL (Database) thoả
mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn được thể hiện trong đối số thứ ba
(Criteria).
Ví dụ: Tính tổng lươngCB của các cán bộ có chức vụ là TP
Tại một ô trống gõ công thức =DSUM(A6:I11,H6,K6:K7)
DAVERAGE
Cú pháp: DAVERAGE(Database,Field,Criteria)
Công dụng: Hàm tính trung bình cộng các dữ liệu số trên trường được khai
báo trong đối số thứ hai (Field) của những bản ghi trong vùng CSDL
(Database) thoả mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn được thể hiện trong đối
số thứ ba (Criteria).
Ví dụ: Tính lươngCB trung bình của các cán bộ có chức vụ là TP
Tại một ô trống gõ công thức =DAVERAGE(A6:I11,H6,K6:K7)
DMAX
Cú pháp: Dmax(Database,Field,Criteria)
Công dụng: Hàm cho giá trị lớn nhất của các dữ liệu số trên trường được
khai báo trong đối số thứ hai (Field) của những bản ghi trong vùng CSDL
(Database) thoả mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn được thể hiện trong đối
số thứ ba (Criteria).
Ví dụ: Tính lươngCB lớn nhất của các cán bộ có chức vụ là TP
Tại một ô trống gõ công thức =DMAX(A6:I11,H6,K6:K7)
DMIN
Cú pháp: DMIN(Database,Field,Criteria)
Công dụng : Hàm cho giá trị nhỏ nhất của các dữ liệu số trên trường được
khai báo trong đối số thứ hai của (Field) của những bản ghi trong vùng
CSDL (Database) thoả mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn được thể hiện
trong đối số thứ ba (Criteria).
Ví dụ: Tính lươngCB thấp nhất của các cán bộ có chức vụ là TP
Tại một ô trống gõ công thức =DMIN(A6:I11,H6,K6:K7)
55
DCOUNT
Cú pháp: DCOUNT(Database,Field,Criteria)
Công dụng: Hàm đếm số các bản ghi mà dữ liệu trong đó là số trên trường
số được khai báo trong đối số thứ hai (Field) của những bản ghi trong vùng
CSDL (Database) thoả mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn được thể hiện
trong đối số thứ ba (Criteria).
Ví dụ: Thống kê sô cán bộ có HSL>=3
=DCOUNT(A6:I11,G6,K10:K11)
DCOUNTA
Cú pháp: DCOUNTA(Database,Field,Criteria)
Công dụng: Hàm đếm số các bản ghi chứa dữ liệu trên trường được khai báo
trong đối số thứ hai (Field) của những bản ghi trong vùng CSDL (Database)
thoả mãn điều kiện của vùng tiêu chuẩn được thể hiện trong đối số thứ ba
(Criteria).
Ví dụ: Thống kê sô cán bộ có chức vụ là TP
Tại một ô trống gõ công thức =DCOUNTA(A6:I11,E6,K6:K7)
DPRODUCT
Cú pháp: DPRODUCT (Database, Field, Criteria)
Công dụng: Nhân các giá trị trong trường được khai báo trong đối số thứ hai
(Field) của những bản ghi trong vùng CSDL (Database) thoả mãn điều kiện
của vùng tiêu chuẩn được thể hiện trong đối số thứ ba (Criteria).
Ví dụ: Nhân các giá trị sản lượng của Táo và Lê

Tại một ô trống gõ công thức =DPRODUCT (A1:E7,D1,G1:G3)
56
2.3. SẮP XẾP DỮ LIỆU
Sắp xếp dữ liệu là công việc thường sử dụng khi quản lý dữ liệu nhằm đạt
được mục tiêu nào đó. Excel hỗ trợ nhiều cách và tiêu chí sắp xếp để thực hiện
thao tác sắp xếp được dễ dàng và thuận tiện. Trong một cơ sở dữ liệu, dữ liệu có
thể được sắp xếp theo trật tự tăng dần hoặc giảm dần.
Các cách thực hiện thao tác sắp xếp:
Cách 1: Sử dụng hộp thoại Sort
 Di chuyển ô hoạt động vào phạm vi vùng CSDL cần sắp xếp
 Chọn lệnh xuất hiện hộp thoại Sort như sau:
Hình 2-1: Hộp thoại sắp xếp dữ liệu

- Sort By: Chọn tên trường dùng làm khoá chính cho việc sắp xếp
- Order: Chọn kiểu sắp xếp
 Smallest to Largest : sắp xếp tăng dần
 Largest to Smallest : sắp xếp giảm dần
- Add Level: Thêm mức sắp xếp (dành để sắp xếp cho những bản ghi bị
trùng lặp ở khoá đầu).
- Delete Level: Xóa mức sắp xếp
- Copy Level: Sao chép mức sắp xếp
- Options: Chọn hướng sắp xếp
- My data has header: Bật tắt chế độ chứa dòng tiêu đề của CSDL
Cách 2: Sử dụng lệnh trên thanh Ribbon (sắp xếp nhanh)
- Di chuyển ô hoạt động vào trường trong CSDL cần sắp xếp
57
- Chọn lệnh Data\Sort & Filter\Sort Smallest to Largest : sắp xếp dữ

liệu tăng dần
- Chọn lệnh Data\Sort & Filter\Sort Largest to Smallest : sắp xếp
dữ liệu giảm dần
2.4. KẾT XUẤT THÔNG TIN (LỌC DỮ LIỆU)
Kết xuất thông tin thực hiện việc tìm kiếm và hiển thị những thông tin, dữ
liệu trong một cơ sở dữ liệu theo một điều kiện cho trước một cách dễ dàng và
thuận tiện. Excel 2010 có 2 công cụ thực hiện thao tác kết xuất thông tin.
2.4.1. Kết xuất tự động (Auto Filter)
Kết xuất tự động thực hiện kết xuất thông tin nhanh và thực hiện với những
bài toán có điều kiện đơn giản.
Thao tác thực hiện kết xuất tự động:
 Đưa ô hoạt động vào vùng CSDL.
 Chọn lệnh Data\Sort & Filter\Filter , Excel sẽ tự động chèn

những mũi tên xuống (Menu dropdown) vào bên phải của tất cả các tên
trường .
-
Menu
dropdown
Bấm chuột vào mũi tên xuống của trường chứa giá trị điều kiện, Excel sẽ tự
động liệt kê tất cả các giá trị có trong trường được lựa chọn.
- Trong danh sách đưa xuống, Lựa chọn giá trị điều kiện lọc (nếu có
sẵn) bằng cách bấm chuột vào giá trị đó. Excel sẽ tự động đưa ra những bản
ghi thoả mãn điều kiện của đầu bài.
58
- Trong danh sách đưa xuống, nếu không có giá trị điều kiện thỏa mãn
điều kiện đề bài, bấm vào mũi tên có chiều hướng sang phải ở mục Text
Filter hoặc Number Filter (tùy thuộc vào kiểu dữ liệu trên trường chứa
giá trị điều kiện), chọn toán tử so sánh, hoặc chọn mục Custom AutoFilter:
59
Hình 2-2: Hộp thoại kết xuất với các toán tử so sánh
 Sau khi lọc xong, ta sao chép vùng dữ liệu kết quả sang một vị trí khác.
 Gỡ bỏ lệnh kết xuất (hiển thị lại toàn bộ CSDL) bằng lệnh Data\Sort &
Filter\Filter
2.4.2. Kết xuất nâng cao (Advanced Filter)
Kết xuất nâng cao bằng Advanced Filter thực hiện việc kết xuất thông tin
với rất nhiều trường khác nhau gọi là vùng tiêu chuẩn lọc (Criteria Range).
Phương pháp này tạo điều kiện cho việc lọc dữ liệu với các điều kiện bài toán đa
dạng và phức tạp.
Các bước thực hiện kết xuất nâng cao:
 Tạo bảng tiêu chuẩn (Criteria range) mô tả điều kiện của bài toán kết
xuất thông tin.
 Di chuyển ô hoạt động vào vùng CSDL.
 Chọn lệnh Data\Sort & Filter\Advanced. Xuất hiện hộp thoại:
Hình 2-3: Hộp thoại kết xuất dữ liệu bằng Advanced Filter
60
- Trong khung Action:

+ Filter the list, in-place: hiển thị kết quả lọc ngay tại cơ sở dữ liệu gốc,
và tạm thời ẩn các bản ghi không thỏa mãn điều kiện đề bài.
+ Copy to Another Location: sao chép những bản ghi đã được kết xuất
sang vị trí khác của bảng tính.
- Trong khung List Range: Đưa tọa độ của vùng CSDL
- Trong khung Criteria Range: Đưa tọa độ của bảng tiêu chuẩn
- Trong khung Copy to: Đưa tọa độ ô đầu tiên của vùng chứa kết quả lọc.
- Trong nút lựa chọn Unique Records Only: cho phép hiển thị một bản ghi
trong số các bản ghi trùng lặp.
- Chọn OK.
 Excel sẽ kết xuất thông tin và hiển thị những bản ghi trong CSDL thoả
mãn điều kiện được mô tả trong bảng tiêu chuẩn.
 Chú ý: Địa chỉ của ô dữ liệu trong khung Copy to và toàn bộ bảng tính
phía dưới ô dữ liệu này phải đảm bảo là trống, không chứa dữ liệu nào.
Ví dụ: Đưa ra danh sách các cán bộ có HSL>=5
- Bảng CSDL và bảng tiêu chuẩn dùng để thực hiện lệnh
- Hộp thoại thực hiện lệnh với các thông tin:
61
- Bảng CSDL và bảng dữ liệu kết quả sau khi thực hiện lệnh
2.5. TỔNG HỢP SỐ LIỆU THEO NHÓM (SUBTOTAL)
Chức năng tổng hợp số liệu bằng Subtotal cho phép tổng hợp từng nhóm
dữ liệu của các trường được lựa chọn trong cơ sở dữ liệu, chẳng hạn như tìm
tổng, số lớn nhất, số nhỏ nhất, số trung bình…. Sau khi thao tác được thực hiện,
Excel sẽ tự động phân tách dữ liệu trên các trường được lựa chọn thành các
nhóm dữ liệu, kết quả tổng hợp được đặt trên hay dưới mỗi nhóm.
Trước khi thực hiện lệnh Subtotal, tiến hành phân tích bài toán để thực hiện
thao tác được chính xác và thuận tiện:
- Trường phân nhóm
- Hàm tổng hợp: SUM, AVERAGE, MAX, MIN, COUNT,…
- Trường cần tổng hợp
Các bước thực hiện:
- Sắp xếp dữ liệu trên trường cần phân nhóm
- Đưa ô hoạt động vào bảng CSDL
62
- Chọn lệnh DaTa\Outline\Subtotal . Hộp thoại xuất hiện:
Hình 2-4: Hộp thoại tổng hợp dữ liệu theo nhóm

- Trong khung At each change in: chọn tên trường chứa dữ liệu cần
phân tách nhóm.
- Trong khung Use Function: chọn hàm sử dụng khi tổng hợp
- Trong khung Add Subtotal to: chọn những trường chứa dữ liệu cần
thực hiện thao tác tổng hợp
- Replace current subtotals: chọn để kết quả tổng hợp mới sẽ ghi đè
kết quả tổng hợp cũ, nếu không chọn thì kết quả tổng hợp mới sẽ thêm
vào cơ sở dữ liệu.
- Page break between groups: Ngắt trang theo từng nhóm.
- Summary below data: Đặt kết quả tổng hợp ở cuối mỗi nhóm
- Remove All: Gỡ bỏ lệnh tổng hợp theo nhóm
Ví dụ: Lập bảng tổng hợp về tổng lương cơ bản của các cán bộ theo đơn vị làm
việc.
Bước 1: Phân tích bài toán:
- Trường phân nhóm: Trường Đơn vị
- Hàm tổng hợp: SUM
- Trường cần tổng hợp: Trường LươngCB
Bước 2: Sắp xếp dữ liệu trường Đơn vị
63
Bước 3: Thực hiện lệnh, thông tin trong hộp thoại Subtotal như sau:
Bước 4: Màn hình kết quả sẽ có dạng sau:
 Màn hình kết quả hiện thị ở 3 mức khác nhau:

+) Ở mức thứ 3: kết quả tổng hợp được hiển thị chi tiết đến từng bản ghi.
+) Ở mức thứ 2: hiển thị kết quả tổng theo nhóm
64
 Ở mức thứ nhất: hiện thị kết quả tổng hợp ở mức tổng quan (kết quả tổng
hợp chung cho các nhóm)
2.6. TỔNG HỢP SỐ LIỆU TRÊN NHIỀU TRANG BẢNG TÍNH

(CONSOLIDATE)
Tổng hợp số liệu trên các bảng tính khác nhau (Consolidate) là thao tác
thực hiện việc thống kê, tính toán trên những trường được lựa chọn của các bảng
CSDL nằm trên các bảng tính khác nhau. Các bảng tính này thường có cấu trúc
giống nhau lưu giữ số liệu theo chu kỳ thời gian như hàng năm, quí, tháng. Sau
khi thao tác được thực hiện, Excel sẽ tự động tạo ra một bảng tổng hợp số liệu
kết quả của tất cả các bảng tính này trên một vị trí mới (trang bảng tính mới).
65
Thao tác thực hiện :

 Đưa ô hoạt động vào vị trí cần tạo bảng tổng hợp (Trang bảng tính mới)
 Chọn lệnh Data\Data Tool\Consolidate . Xuất hiện hộp thoại:
Hình 2-5: Hộp thoại tổng hợp dữ liệu trên nhiều trang bảng tính
Consolidate
- Fuction: Chọn trường cần tổng hợp (SUM, AVERAGE, MAX, MIN,
COUNT,..)
- Reference: bấm chuột đưa địa chỉ các vùng dữ liệu trên trang bảng tính
chứa dữ liệu cần tổng hợp
- Browse: lựa chọn file bảng tính chứa dữ liệu cần tổng hợp
- Add: Thêm địa chỉ tổng hợp
- All references: bảng chứa địa chỉ dữ liệu cần tổng hợp trên các trang
bảng tính
66
- Delete: xoá địa chỉ vùng dữ liệu trong All Reference

- Use Label In : :Lựa chọn trường làm tiêu đề trên bảng tổng hợp
 Top Rows: nếu muốn lấy dòng trên cùng làm tiêu đề
 Left Columns : nếu muốn lấy cột bên trái làm tiêu đề
2.7. PHÂN TÍCH DỮ LIỆU, TẠO BẢNG BÁO CÁO (PIVOT TABLE)
Tính năng Pivot Table của Excel giúp tổng quát hoá, phân tích và xử lý dữ
liệu trong các danh sách và bảng biểu. Đây là sự trình bày có hệ thống về một
tập hợp dữ liệu. Các trường khác nhau trong dữ liệu nguồn được khái quát hoá
theo các tiêu chí khác nhau.
2.7.1. Các đối tượng trên bảng Pivot Table
- Report Filter: Trường phân trang báo cáo là tên trường của CSDL được
chọn để ứng với mỗi giá trị sẽ có một trang báo cáo cân đối tổng hợp của những
trường khác
- Row Labels : Trường chứa dòng dữ liệu trên bảng báo cáo
- Column Labels : Trường chứa dòng dữ liệu trên bảng báo cáo
- Values : Trường chứa dữ liệu tổng hợp, tính toán
2.7.2. Thao tác tạo lập bảng báo cáo Pivot Table
- Đưa ô hoạt động vào vị trí cần tạo bảng báo cáo
- Chọn lệnh Insert\Table\Pivot Table , xuất hiện hộp thoại:
Hình 2-6: Hộp thoại tạo bảng báo cáo Pivot Table
67
- Select a table or range: Địa chỉ của CSDL cần tạo bảng báo cáo
- New Worksheet: Tạo bảng báo cáo trên một trang bảng tính mới
- Existing WorkSheet: Địa chỉ của bảng báo cáo trên trang bảng tính hiện
thời
- Bấm OK, xuất hiện cửa sổ Pivot Table Field List
Choose fields to add to

report: Bấm chọn tên trường
sẽ xuất hiện trong bảng báo
cáo
Drag fields between areas
below: Kéo tên trường vào
các vị trí phù hợp với mục
đích tạo bảng báo cáo
- Bảng báo cáo kết quả có dạng như sau:
68

Chuongi II Tinudkt

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Chuongi II Tinudkt

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Trường Đại học Công Đoàn – Bộ môn Tin học

CHƯƠNG 1: EXCEL CƠ BẢN

1.2. MỘT SỐ THAO TÁC CƠ BẢN

1.2.1. Các thao tác ban đầu

1.2.1.1. Khởi động

1.2.1.2. Cửa sổ chương trình ứng dụng Excel

1.2.1.3. Trang bảng tính (Sheet)

Hoặc chọn File , chọn Exit

1.2.2.1. Mở bảng tính

Hình 1-2: Hộp thoại mở file bảng tính mới

b. Mở một tài liệu đã có sẵn trên đĩa

Hình 1-3: Hộp thoại mở file bảng tính

Hình 1-4: Hộp thoại lưu giữ file

1.3.1. Địa chỉ

Chọn ô hoặc nhóm ô muốn đặt tên

Hình 1-6: Hộp thoại đặt tên cho ô và khối ô

1.3.2. Thao tác chung về nhập dữ liệu

1.3.4. Các phương pháp tham chiếu

Hình 1-8: Hộp thoại nhập dữ liệu tự động

Hình 1-9: Hộp thoại nhập dữ liệu theo quy định

1.4. HIỆU CHỈNH VÀ ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH

1.4.1. Lựa chọn khối ô

1.4.2.1. Thay đổi độ rộng cột, chiều cao dòng

Hình 1-10: Hộp thoại thay đổi độ rộng cột

Hình 1-11: Hộp thoại thay đổi chiều cao dòng

Hình 1-12: Hộp thoại chèn ô, dòng, cột

1.4.2.3. Xoá các ô, cột, dòng.

Hình 1-13: Hộp thoại xóa ô, dòng, cột

1.4.3.1. Di chuyển dữ liệu

- Chọn thực đơn Home\Paste .

- Chọn lệnh Home\Clipboard\Paste

1.4.4. Định dạng bảng tính

- Chọn khối ô cần định dạng

+ Bấm chuột vào nút kiểu chữ nghiêng

+ Bấm chuột vào nút kiểu chữ gạch chân

Hình 1-15: Hộp thoại định dạng kẻ bảng

+ Bấm chuột vào nút : Chọn màu nền

+ Bấm chuột vào nút : Chọn màu chữ

Hình 1-16: Hộp thoại định dạng ký tự

: Chọn kiểu tiền tệ

: Tăng, giảm số chữ số thập phân

Hình 1-17: Hộp thoại định dạng dữ liệu số

 Type: Kiểu hiển thị trên màn hình.

+ Bấm chuột vào nút canh biên lề trái trong ô

+ Bấm chuột vào nút canh biên lề phải trong ô

+ Bấm chuột vào nút canh dữ liệu chéo ô

+ Bấm chuột vào nút bật tắt chế độ cuốn dòng

+ Bấm chuột vào nút gộp và canh giữa các ô.

Hình 1-18: Hộp thoại định dạng canh biên dữ liệu

- Khung Horizontal (phân bố dữ liệu theo chiều ngang).

1.4.5.1. Lệnh PAGE: chọn hướng in và khổ giấy

+ Tại mục Orientation: thay đổi kiểu in

1.4.5.2. Lệnh Margin dùng để định dạng lề trang:

Hình 1-20: Hộp thoại định dạng lề giấy in

1.4.5.3. Lệnh Header/Footer dùng để tạo tiêu đề đầu và cuối trang:

Hình 1-21: Hộp thoại đặt tiêu đề cho đầu/cuối trang in

Hình 1-22: Hộp thoại đặt tiêu đề cho đầu/cuối trang in

1.4.5.4. Lệnh Sheet: để chọn vùng in

Hình 1-23: Hộp thoại chọn vùng in

1.4.5.5. Thực hiện lệnh in bảng tính:

Hình 1-24: Cửa sổ in trang bảng tính

1.5. HÀM TRONG EXCEL (FUNCTION)

1.5.1. Hàm trong Excel

1.5.1.1. Khái niệm