TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN

BÀI GIẢNG

TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG

1
 Chương 4. Bảng điện tử
Microsoft Excel
4.1. Giới thiệu chung về Microsoft Excel
4.1.1. Giới thiệu chung về Microsoft Excel
4.1.2. Cấu trúc và thao tác với tệp bảng tính (WorkBook)
4.1.3. Sử dụng các loại địa chỉ
4.1.4. Các loại dữ liệu
4.1.5. Hàm trong excel
4.2. Hiệu chỉnh và định dạng bảng tính
4.2.1. Hiệu chỉnh dữ liệu
4.2.2. Chèn, xóa ô, hàng, cột
4.2.3. Định dạng ô, hàng, cột
2
 Chương 4. Bảng điện tử
Microsoft Excel
4.3. Biểu đồ
4.3.1. Chèn biểu đồ
4.3.2. Định dạng biểu đồ
4.4. Quản trị cơ sở dữ liệu
4.4.1. Giới thiệu
4.4.2. Sắp xếp csdl
4.4.3. Lọc, rút trích và xóa các bản ghi
4.4.4. Một số hàm csdl
4.5. Thiết lập trang in và in
4.5.1. Thiết lập trang in (Page layout)
4.5.2. In ấn
3
 4.1. Giới thiệu chung về Microsoft Excel
4.1.1. Giới thiệu chung về Microsoft Excel
 Mircorosoft Excel là một phần mềm nằm trong bộ Office của
hãng Microsoft. Là phần mềm phổ biến trong công tác quản
lý, kế toán, văn phòng…
 MS Excel có nhiều phiên bản khác nhau, tuy nhiên đều có các
đặc điểm cơ bản sau:
+ Tổ chức dữ liệu dưới dạng các bảng biểu hai chiều
+ Sắp xếp, phân nhóm, đặt lọc, kết xuất dữ liệu
+ Thể hiện dữ liệu trong bảng tính dưới dạng đồ thị, biểu đồ
+ Cung cấp các hệ thống hàm tính toán
+…
4
 4.1. Giới thiệu chung về Microsoft Word
4.1.1. Giới thiệu chung về Microsoft Excel
1. Khởi động ME
Cách 1: Menu Start/Programs/Microsoft Office/Microsoft Office
Excel 2010
Cách 2: Click đúp chuột trái vào biểu tượng MS Excel trên
Desktop
Cách 3: Chọn lệnh Run trên thanh Menu Start, chỉ đường dẫn
đến tệp tin Excel

5
 4.1. Giới thiệu chung về Microsoft Excel
4.1.1. Giới thiệu chung về Microsoft Excel
2. Môi trường làm việc của Excel 2010

2. Thanh tiêu
đề (title bar)
1. Quick Access 3. Thanh thực đơn
Toolbar (menu bar)

6. Vùng địa chỉ 4. Thanh công

vị trí hiện thời thức
của con trỏ
(Name box)

6
 4.1. Giới thiệu chung về Microsoft Excel
4.1.1. Giới thiệu chung về Microsoft Excel
2. Môi trường làm việc của Excel 2010

7. Địa chỉ hàng 8. Địa chỉ cột

10. Thanh 9. Thanh tiêu cuộn

trạng thái (scroll bar)
(Status bar)

7
 4.1. Giới thiệu chung về Microsoft Word
4.1.1. Giới thiệu chung về Microsoft Word
3. Thoát khỏi MS:
Cách 1: Vào Office Button, chọn Exit Excel
Cách 2: Click chuột trái vào biểu tượng Close ở góc trên bên
phải của cửa sổ làm việc
Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4

8
 4.1. Giới thiệu chung về Microsoft Excel
4.1.1. Giới thiệu chung về Microsoft Excel
3. Thoát khỏi ME:
Chú ý: Nếu tập tin chưa được ghi vào đĩa thì xuất hiện một
hộp thoại sau:

Save: lưu tài liệu và thoát

Don’t Save: thoát và không lưu
Cancel: hủy bỏ lệnh thoát và trở về màn hình làm việc

9
 4.1. Giới thiệu chung về Microsoft Excel
4.1.2. Cấu trúc và các thao tác với tệp bảng tính
1. Cấu trúc tệp bảng tính
- Mỗi tệp bảng tính (Workbook) có số bảng tính (worksheet)
không hạn chế (tùy thuộc khả năng lưu trữ của máy tính).
- Các bảng tính có cấu trúc giống nhau có dạng hai chiều gồm
các hàng và các cột
- Mỗi bảng tính:
+ Các hàng (row): được gán nhãn hàng từ số 1  1.048.576
+ Các cột (Column) được gán nhãn cột từ A, B, C,...XFD
+ Ô (Cell): giao giữa một cột và một hàng, có địa chỉ xác định..
+ Vùng (Range): bao gồm nhiều ô tạo thành hình chữ nhật có
địa chỉ đầu là vị trí của ô trên trái, vị trí cuối là ô dưới phải
10
4.1. Giới thiệu chung về Microsoft Excel
4.1.2. Cấu trúc và các thao tác với tệp bảng tính
2. Các thao tác với tệp bảng tính
 Tạo tệp mới

- Vào File New: Chọn Blank Workbook, Create

- Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl +N

11
 4.1. Giới thiệu chung về Microsoft Excel
4.1.2. Cấu trúc và các thao tác với tệp bảng tính
2. Các thao tác với tệp bảng tính
 Mở tệp có sẵn

- Vào File Open

- Nhấn tổ hợp phím Ctrl +O
- Click đúp chuột trái vào file
văn bản trên ổ đĩa

Chọn ổ đĩa
chưa file

Hoặc gõ tên
file cần mở Click để mở 12
 4.1. Giới thiệu chung về Microsoft Excel
4.1.2. Cấu trúc và các thao tác với tệp bảng tính
2. Các thao tác với tệp bảng tính
 Lưu tệp vào ổ đĩa

- Vào File Save

- Nhấn tổ hợp phím Ctrl +S
- Click chuột trái vào biểu tượng
Save trên Quick access toolbar
Chú ý: Save và Save as

Chọn ổ đĩa để
lưu

Gõ tên file Click để lưu

13
 4.1. Giới thiệu chung về Microsoft Excel
4.1.2. Cấu trúc và các thao tác với tệp bảng tính
2. Các thao tác với tệp bảng tính
 Thoát khỏi bảng tính

- Vào File Exit

- Nhấn tổ hợp phím Ctrl +F4 hoặc Ctrl + W
- Click chuột trái vào biểu tượng Close Windows

14
 4.1. Giới thiệu chung về Microsoft Excel
4.1.3. Sử dụng các loại địa chỉ
1. Địa chỉ ô
Khi làm việc với MS excel cần chú ý tới địa chỉ. Vì dữ liệu xử
lý, tính toán cần phải biết địa chỉ để tham chiếu
 Địa chỉ tương đối

- Địa chỉ tương đối là tọa độ ô được ghi trong công thức. Giá
trị của ô có địa chỉ tương đối sẽ được thay đổi tuỳ theo địa
chỉ ô được tham chiếu tới trong công thức
- Cú pháp : Tên cột Tên hàng
Ví dụ : A3 , F45. …
Ý nghĩa: giúp khi sao chép công thức thì khi đến vị trí mới địa
chỉ công thức sẽ thay đổi về địa chỉ hàng và địa chỉ cột
15
 4.1. Giới thiệu chung về Microsoft Excel
4.1.3. Sử dụng các loại địa chỉ
1. Địa chỉ ô
 Địa chỉ tuyệt đối

- Địa chỉ tuyệt đối là tọa độ ô được ghi trong công thức mà giá
trị của ô có địa chỉ tuyệt đối sẽ không thay đổi theo địa chỉ ô
được tham chiếu tới trong công thức
- Cú pháp : $ Tên cột $ Tên hàng
Ví dụ : $B$5 : Địa chỉ tuyệt đối hàng và cột
$B12 : địa chỉ tuyệt đối cột , tương đối hàng
Chúy ý: Nhập nhanh địa chỉ tuyệt đối trong ô
Gõ địa chỉ tương đối  nhấn phím F4

16
 4.1. Giới thiệu chung về Microsoft Excel
4.1.3. Sử dụng các loại địa chỉ
1. Địa chỉ ô
 Địa chỉ hỗn hợp

Là địa chỉ vừa mang tính tuyệt đối vừa mang tính tương đối
theo cột hoặc theo hàng.
- Cú pháp : $Tên cột Tên hàng
hoặc : Tên cột $ Tên hàng

17
 4.1. Giới thiệu chung về Microsoft Excel
4.1.3. Sử dụng các loại địa chỉ
2. Địa chỉ vùng
- Vùng (Range) là một miền chữ nhật có địa chỉ được xác
định bởi địa chỉ ô đầu ( ô nằm góc trên trái ) và địa chỉ ô
cuối ( ô nằm góc dưới phải )
- Cú pháp: Địa chỉ ô đầu : địa chỉ ô cuối
Ví dụ : A2:F21

18
 4.1. Giới thiệu chung về Microsoft Excel
4.1.3. Sử dụng các loại địa chỉ
2. Địa chỉ vùng
Chú ý:
- Có thể bảng tính hiện thời lại tham chiếu đến ô hoặc địa chỉ
vùng từ bảng tính khác. Khi đó địa chỉ ô hay vùng phải viết
có dạng: địa chỉ ô ‘sheetref’!addrcell ; địa chỉ vùng:
‘sheetref’!addrrange
- Nếu khác tệp bảng tính:
+ Phải ghi theo dạng: ‘đường dẫn[tên tệp.xls]tên sheet’!Địa
chỉ
+ Nếu bảng tính đang mở không cần khai báo đường dẫn
=SUM('[Co Ban - Bai Tap 2.xls]Bai Tap 2 - Co Ban'!A3:A6)
19
 4.1. Giới thiệu chung về Microsoft Excel
4.1.3. Sử dụng các loại địa chỉ
2. Địa chỉ vùng
- Đặt tên cho vùng
Để gợi nhớ cho người sử dụng trong quá trình làm việc với
bảng tính và sử dụng trong các công thức. Ngoài cách sử
dụng địa chỉ ô hay vùng ta có thể đặt tên cho địa chỉ Ô hay
vùng để sử dụng:
+ Tên là một dãy liên tiếp gồm 255 ký tự chữ hoặc số hoặc
dấu gạch dưới, bắt đầu là ký tự chữ.
+ Tên không được trùng với địa chỉ ô.
+ Không phân biệt chữ hoa chữ thường
+ Không đặt tên trùng nhau trong một workbook (tệp bảng
tính)
20
 4.1. Giới thiệu chung về Microsoft Excel
4.1.3. Sử dụng các loại địa chỉ
2. Địa chỉ vùng
- Cách đặt tên cho vùng
+ C1: Chọn Ô, vùng cần đặt tên  Gõ tên vào vị trí hiện thời
của con trỏ (Name box)
+ C2: Chọn ô, vùng cần đặt tên  Formulas  Defined
Name
Name: Nhập vào tên vùng
Scope: Phạm vi đặt tên có tác dụng
Refers to: dùng để xác định lại địa chỉ

21
 4.1. Giới thiệu chung về Microsoft Excel
4.1.4. Các loại dữ liệu
1. Kiểu chuỗi
- Kí tự đầu tiên của dữ liệu có thể là chuỗi hay số. Để nhập một
số dưới dạng chuỗi, phải gõ ký tự nháy đơn (‘) vào trước số
đó gõ kí tự số.
- Mặc nhiên dữ liệu chuỗi căn trái
- Hằng kiểu chuỗi phải được đặt giữa cặp nháy đôi (“”)
Ví dụ: =IF (C3>5; “Đỗ”; “Trượt”)
2. Kiểu tiền tệ (Currency):
- Là một dạng kiểu số được dùng trong tính toán tài chính với ký
hiệu định dạng $, VND,…
- Chọn vùng dữ liệu đã nhập Home Format Format
Cells  Chọn thẻ Number  Chọn mục Currency
22
 4.1. Giới thiệu chung về Microsoft Excel
4.1.4. Các loại dữ liệu
3. Kiểu số
- Gồm các số từ 0 đến 9 có thể bao gồm các ký tự đặc biệt
như + - () $ %...Mặc nhiên dữ liệu số căn phải
- Chọn vùng dữ liệu đã nhập Home Format Format
Cells  Chọn thẻ Number  Chọn mục Number
4. Kiểu ngày tháng
Là một dạng dữ liệu kiểu số được chia thành 2 loại: viết tắt
(Short Date) hoặc viết đầy đủ (Long Date)
- Nhập dữ liệu có thể là dd/mm/yyyy hoặc mm/dd/yyyy tùy
theo Windows quy định (cách chỉnh sửa)
- Chọn vùng dữ liệu đã nhập Home Format Format
Cells  Chọn thẻ Number  Chọn mục Date
23
 4.1. Giới thiệu chung về Microsoft Excel
4.1.4. Các loại dữ liệu
5. Kiểu đúng sai (logical)
Chỉ nhận một trong các giá trị đúng (True) hoặc sai (False)
6. Kiểu công thức
- Được dùng để tính toán giá trị trong các ô
- Luôn bắt đầu bởi dấu bằng (=)
- Công thức có thể chứa các hằng, các địa chỉ ô, địa chỉ vùng,
các hàm và các toán tử.

24
 4.1. Giới thiệu chung về Microsoft Excel
4.1.5. Công thức và Hàm trong excel
A. Công thức
1. Các phép toán
- Phép toán số học: +, -, *, /, ^, %
- Phép toán nối (ghép) chuỗi: &
- Phép toán quan hệ (so sánh): =, >,<,>=,<=,<>
2. Khái niệm về công thức
- Dạng công thức: =biểu thức
Biểu thức là dãy liên kết giữa các phần từ với các phép toán
và cặp dấu (,)

25
 4.1. Giới thiệu chung về Microsoft Excel
B. Hàm trong excel
1. Khái niệm hàm
- Là những công thức được định sẵn để thực hiện yêu cầu
tính toán.
- Hàm được trả về giá trị cụ thể tùy vào mỗi hàm
2. Dạng thức và cách thực hiện
- Dạng thức: = Tên_hàm(Danh sách các đối số)
+ Tên hàm: Sử dụng theo quy ước của Excel, không phân biệt
chữ hoa chữ thường
+ Danh sách đối số: Là các giá trị truyền vào hàm, nếu dùng
nhiều đối số thì phải phân cách giữa các đối số bằng dấu “,”
hoặc “;”
26
 4.1. Giới thiệu chung về Microsoft Excel
B. Hàm trong excel
2. Dạng thức và cách thực hiện
- Cách thực hiện:
+ Nhập trực tiếp từ bàn phím
+ Chọn hàm có sẵn trong danh sách hàng bằng cách:
Formulas  Insert Function

27
 4.1. Giới thiệu chung về Microsoft Excel
B. Hàm trong excel
3. Nhóm hàm toán học
- ABS(x) : Cho giá trị tuyệt đối của số x
- SQRT(x) : Cho giá trị căn bậc hai của số x
- INT(x) : Trả về giá trị là phần nguyên của số x
- MOD(x,y) : Trả về kết quả là phần dư của phép chia số x cho
số bị chia y
- ROUND(x,n) : Cho giá trị đã được làm tròn của số x tới con
số thứ n bên phải dấu chấm thập phân nếu n>0, bên trái
dấu chấm thập phân nếu n<0
- SUM(number1, number2, ...): Tính tổng của các giá trị trong
danh sách tham số.
28
 4.1. Giới thiệu chung về Microsoft Excel
B. Hàm trong excel
3. Nhóm hàm toán học
- SUMIF(range, criteria, [sum_range]): Tính tổng các ô thỏa
mãn điều kiện.
+ range: vùng mà điều kiện sẽ được so sánh.
+ criteria: chuỗi mô tả điều kiện được đặ trong dấu “”. Ví dụ:
"10", ">15", "<20", …
+ sum_range: vùng được tính tổng. Các ô trong vùng này sẽ
được tính tổng nếu các ô tương ứng trong vùng range thỏa
điều kiện. Nếu không có sum_range thì vùng range sẽ được
tính.
=SUMIF(C4:C12, “>=6”)
=SUMIF(B4:B12, “NV”, G4:G12)
29
 4.1. Giới thiệu chung về Microsoft Excel
B. Hàm trong excel
4. Nhóm hàm thống kê
- MAX(number1, number2, ...): Trả về giá trị lớn nhất của các
giá trị số trong danh sách tham số.
- MIN(number1, number2, ...): Trả về giá trị nhỏ nhất của các
giá trị số trong danh sách tham số.
- AVERAGE(number1, number2, ...): Trả về giá trị trung bình
cộng của các số trong danh sách tham số.
- COUNT(value1, value2, ...): Đếm số các giá trị số trong
danh sách tham số.

30
 4.1. Giới thiệu chung về Microsoft Excel
B. Hàm trong excel
4. Nhóm hàm thống kê
- COUNTA(value1, value2, ...): Đếm số các ô không rỗng
trong danh sách tham số.
- COUNTIF(range, criteria): Đếm các ô thỏa mãn điều kiện
criteria trong vùng range.
+ range: là vùng mà điều kiện sẽ được so sánh.
+ criteria: là chuỗi mô tả điều kiện được đặt trong dấu “”. Ví
dụ: "10", ">15", "<20".
=COUNTIF(B4:B12, “>=6”)
….

31
 4.1. Giới thiệu chung về Microsoft Excel
B. Hàm trong excel
5. Nhóm hàm logic
- AND(logical1, logical2, …): Trả về giá trị TRUE nếu tất cả
các điều kiện đều là TRUE.
- OR(logical1, logical2, …) : Trả về giá trị TRUE nếu có ít nhất
một điều kiện là TRUE.
- NOT(logical) : Lấy phủ định củagiá trị logical.
- IF(logical_test, value_if_true, value_if_false) : Trả về giá trị
thứ nhất value_if_true nếu điều kiện logical_test là TRUE,
ngược lại sẽ trả về giá trị thứ hai value_if_false.

32
 4.1. Giới thiệu chung về Microsoft Excel
6. Nhóm hàm xử lý chuỗi
- LOWER(text) : Chuyển chuỗi text thành chữ thường.
- UPPER(text) : Chuyển chuỗi text thành chữ in hoa.
- TRIM(text) : Cắt bỏ các ký tự trống vô ích trong chuỗi text.
- LEN(text): Trả về độ dài của chuỗi text (số ký tự trong chuỗi
text).
- LEFT(text, num_chars): Trả về num_char ký tự bên trái chuỗi
text.
- RIGHT(text, num_chars): Trả về num_char ký tự bên phải
chuỗi text.
- MID(text, start_num, num_chars): Trả về chuỗi ký tự có độ
dài num_chars bắt đầu từ vị trí start_num của chuỗi text.
….
33
 4.1. Giới thiệu chung về Microsoft Excel
B. Hàm trong excel
7. Nhóm hàm ngày giờ
- TODAY( ): Trả về ngày hiện hành của hệ thống.
- NOW( ): Trả về ngày và giờ hiện hành của hệ thống.
- DAY(date): Trả về giá trị ngày trong tháng của biểu thức
ngày date.
- MONTH(date): Trả về giá trị tháng trong năm của biểu thức
ngày date.
- YEAR(date): Trả về giá trị năm của biểu thức ngày date.
….

34
 4.1. Giới thiệu chung về Microsoft Excel
8. Nhóm hàm tìm kiếm
VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num,
range_lookup)
Tìm giá trị lookup_value trong cột trái nhất của bảng
table_array theo chuẩn dò tìm range_lookup, trả về trị tương
ứng trong cột thứ col_index_num (nếu tìm thấy).
+ range_lookup = 1 (mặc nhiên):
Tìm tương đối, danh sách phải sắp xếp theo thứ tự tăng dần.
Nếu tìm không thấy sẽ trả về giá trị lớn nhất nhưng nhỏ hơn
lookup_value.
+ range_lookup = 0:
Tìm chính xác, danh sách không cần sắp xếp thứ tự.
Nếu tìm không thấy sẽ trả về lỗi #N/A.
35
 4.1. Giới thiệu chung về Microsoft Excel
8. Nhóm hàm tìm kiếm
HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num,
range_lookup)
Tương tự như hàm VLOOKUP nhưng tìm giá trị lookup_value
trong dòng trên cùng của bảng table_array theo chuẩn dò tìm
range_lookup, trả về trị tương ứng trong dòng thứ
row_index_num (nếu tìm thấy)

36
 4.2. Hiệu chỉnh và định dạng bảng tính
4.2.1. Hiệu chỉnh dữ liệu
- Chọn vùng dữ liệu, vào thẻ Home

+ Font: Định dạng Font chữ

+ Alignment: Định dạng căn lề
+ Number: Định dạng hiển thị số

37
 4.2. Hiệu chỉnh và định dạng bảng tính
4.2.1. Hiệu chỉnh dữ liệu
- Định dạng hiển thị số
+ General: kiểu tổng quát

38
 4.2. Hiệu chỉnh và định dạng bảng tính
4.2.1. Hiệu chỉnh dữ liệu
- Căn chỉnh dữ liệu

39
 4.2. Hiệu chỉnh và định dạng bảng tính
4.2.1. Hiệu chỉnh dữ liệu
- Khung viền
+ Chọn HomeBorder
+ Rồi chọn More border:

40
4.2. Hiệu chỉnh và định dạng bảng tính
4.2.1. Hiệu chỉnh dữ liệu
- Màu nền
+ Chọn HomeTheme Colors
+ Rồi chọn More Colors:

41
 4.2. Hiệu chỉnh và định dạng bảng tính
4.2.2. Chèn, xóa ô, hàng, cột
 Chèn

- Chọn vùng vào HomeCellInsert

- Nếu chèn ô xuất hiện hộp thoại:
+ Shift cells right: Đẩy dữ liệu sang
Phải
+ Shift cells down: Đẩy dữ liệu xuống
dưới
+ Entire row: chèn nguyên dong
+ Entire column: chèn nguyên cột

42
 4.2. Hiệu chỉnh và định dạng bảng tính
4.2.2. Chèn, xóa ô, hàng, cột
 Xóa

- Chọn vùng vào HomeCellDelete

- Nếu xóa ô xuất hiện hộp thoại:
+ Shift cells left: Đưa dữ liệu sang
trái
+ Shift cells up: Đẩy dữ liệu lên trên
+ Entire row: xóa nguyên dong
+ Entire column: xóa nguyên cột

43
 4.2. Hiệu chỉnh và định dạng bảng tính
4.2.3. Định dạng ô, hàng, cột
 Thay đổi độ rộng cột

44
 4.2. Hiệu chỉnh và định dạng bảng tính
4.2.3. Định dạng ô, hàng, cột
 Thay đổi chiều cao hàng

45
 4.3. Biểu đồ
4.3.1. Chèn biểu đồ
Biểu đồ là đồ thị biểu diễn dữ liệu của bảng tính. Các biểu đồ
làm cho dữ liệu của bảng tính phức tạp trở thành trực quan,
sinh động và dễ hiểu hơn
- Dùng chuột chọn vùng chứa dữ liệu định vẽ biểu đồ (bảng
tính)
- Sử dụng MENU BAR chọn Insert
- Trên Ribbons chọn Charts  Chọn kiểu biểu đồ

46
 4.3. Biểu đồ
4.3.2. Định dạng biểu đồ
- Đánh dấu biểu đồ vừa được tạo, thực hiện các thao tác:
+ Sử dụng MENU BAR chọn Design để thay đổi thiết kế biểu
đồ

- Trên Ribbons thực hiện các lựa chọn:

+ Thay đổi kiểu biểu đồ trong nhóm Type
+ Chuyển hàng thành cột trong nhóm Data
+ Xếp đặt lại các thành phần biểu đồ trong nhóm Chart Layouts
+ Thay đổi kiểu dáng biểu đồ trong nhóm Chart Styles.
47
 4.3. Biểu đồ
4.3.2. Định dạng biểu đồ
- Sử dụng MENU BAR chọn Layout

+ Chọn các thành fần của biểu đồ trong nhóm Current

Selection
+ Chèn các đối tượng vào biểu đồ trong nhóm Insert
+ Chèn các nhãn vào biểu đồ trong nhóm Labels
+ Thay đổi đường kẻ lưới trong nhóm Axes
+ Thêm các đường phân tích trong nhóm Analysis.
48
 4.4. Quản trị cơ sở dữ liệu
4.4.1. Giới thiệu
a. Khái niệm bảng dữ liệu (table):
- Là tập hợp các mẫu tin được cấu trúc theo dòng – cột
- Trên bảng tính excel, bảng dữ liệu là bảng hai chiều có ít
nhất hai dòng:
+ Dòng đầu tiên chứa các tiêu đề của mỗi cột (trường ,field)
+ Các trường tiếp theo chứa các mẫu tin (bản ghi hay còn gọi
là record)
- Trường: Phản ánh thuộc tính của đối tượng, dữ liệu trên
trường phải cùng kiểu
- Bản ghi: là tập hợp giá trị của các trường được ghi trên một
dòng.
49
 4.4. Quản trị cơ sở dữ liệu
4.4.1. Giới thiệu
b. Khái niệm cơ sở dữ liệu(database):
- Là tập hợp các bảng dữ liệu có mối quan hệ với nhau phản
ánh đối tượng, quá trình nào đó.
- Các thao tác trên CSDL có thểcó thể liệt kê, sắp xếp, hoặc
truy tìm các thông tin.
- Các bản ghi trong CSDL phải tạo ra các vùng:
+ Vùng CSDL (List range): là vùng năm trong CSDL
+ Vùng tiêu chuẩn (Criteria): Không giao với CSDL
+ Vùng trích rút dữ liệu (Extract): Là vùng chứa các bản ghi
của CSDL thỏa mã vùng tiêu chuẩn

50
 4.4. Quản trị cơ sở dữ liệu
4.4.2. Sắp xếp cơ sở dữ liệu
Chọn cơ sở dữ liệu cần sắp xếp, vào Data  Sort

Sort by: trường cần sắp xếp

Sort on (values) sắp xếp trên giá trị trường
51
 4.4. Quản trị cơ sở dữ liệu
4.4.2. Sắp xếp cơ sở dữ liệu
Chọn cơ sở dữ liệu cần sắp xếp, vào Data  Sort

- Add Level: Thêm trường cần sắp xếp

- Delete Level: Xóa trường sắp xếp
- Then by: Chọn trường cần sắp xếp nếu muốn giá trị trường
trước đó trùng nhau
- My data has headers: Dòng đầu tiên trong bảng là dòng tiêu
đề 52
 4.4. Quản trị cơ sở dữ liệu
4.4.3. Lọc, rút trích và xóa các bản ghi
 Lọc tự động (auto filter)

- Đặt con trỏ và vùng dữ liệu

- Vào Data chọn Filter
- Click chuột và các menu Dropdown
của các trường cần trích lọc, chọn
giá trị cần trích lọc

53
 4.4. Quản trị cơ sở dữ liệu
4.4.3. Lọc, rút trích và xóa các bản ghi
 Lọc, rút trích theo tiêu chuẩn (Advanced filter)

- Tạo vùng tiêu chuẩn Criteria range

- Tạo vùng trích: Vùng trích gồm địa chỉ của một dòng chứa tên
các trường cần trích lọc. Trường hợp muốn trích tất cả các
trường thì không cần tạo vùng trích
- Đặt con trỏ vào cơ sở dữ liệu cần trích lọc
- Vào Data, chon Advanced

54
 4.4. Quản trị cơ sở dữ liệu
4.4.3. Lọc, rút trích và xóa các bản ghi
 Lọc, rút trích theo tiêu chuẩn (Advanced filter)

55
 4.4. Quản trị cơ sở dữ liệu
4.4.3. Lọc, rút trích và xóa các bản ghi
 Xóa bản ghi thỏa mãn điều kiện

- Xác định vùng dữ liệu tại mục List Range

- Xác định Điều kiện lọc (Criteria) vào mục Criteria Range
- Đánh dấu mục Filter the List, in-place .
- Kết thúc khai báo kích chuột vào nút OK  Xuất hiện chứa
dòng các chúng từ cần xóa
- Sử dụng MENU BAR chọn Home
- Trên Ribbons chọn Cells  Delete  Delete Shett Rows

56
 4.4. Quản trị cơ sở dữ liệu
4.4.4. Một số hàm cơ sở dữ liệu
- Cú pháp chung: =Tên hàm(database, field, criteria)
+ database: địa chỉ vùng CSDL (nên chọn là địa chỉ tuyệt đối
cho dễ sao chép).
+ field: cột cần tính toán, field có thể là tên trường, địa chỉ của
ô tên trường hoặc số thứ tự của trường đó (cột thứ nhất
của vùng CSDL đã chọn tính là 1 và tăng dần sang trái).
+ criteria: địa chỉ vùng tiêu chuẩn.

57
 4.4. Quản trị cơ sở dữ liệu
4.4.4. Một số hàm cơ sở dữ liệu
- DSUM(database,field,criteria): Tính tổng các giá trị trong cột
field của các mẫu tin thỏa điều kiện criteria.
- DAVERAGE(database,field,criteria): Tính trung bình cộng
các giá trị trong cột field của các mẫu tin thỏa điều kiện
criteria.
- DMAX(database,field,criteria): Tìm trị lớn nhất trong cột field
của các mẫu tin thỏa điều kiện criteria.

58
 4.4. Quản trị cơ sở dữ liệu
4.4.4. Một số hàm cơ sở dữ liệu
- DMIN(database,field,criteria): Tìm trị nhỏ nhất trong cột field
của các mẫu tin thỏa điều kiện criteria.
- DCOUNT(database,field,criteria): Đếm các ô kiểu số trong
cột field của các mẫu tin thỏa điều kiện criteria.
- DCOUNTA(database,field,criteria): Đếm các ô khác rỗng
trong cột field của các mẫu tin thỏa điều kiện criteria.

59
4.5. Thiết lập trang in và in
4.5.1.Thiết lập trang in
- Sử dụng Menu Bar chọn Page Layout
- Trên Ribbons chọn Page Setup
- Nếu Chon Margins
Hoặc chọn Custom Margins…

60
 4.5. Thiết lập trang in và in
4.5.1.Thiết lập trang in
Top: Xác định lề trên
Bottom: Xác định lề dưới
Left: Xác định lề trái
Right: Xác định lề phải
Header: Xác định độ cao của
đầu trang
Footer: Xác định độ cao của
chân trang
Horizontally: In theo chiều
ngang
Vertically: In theo chiều dọc
61
 4.5. Thiết lập trang in và in
4.5.1.Thiết lập trang in
- Nếu chọn Orientation: Chọn chiều cho trang giấy in, kích
chọn mục này sẽ xuất hiện bảng có hai lựa chọn:
+ khổ giấy dọc – Portrait
+ khổ giấy ngang -Landscape.
- Nếu chọn Size:
Chọn khổ giấy in, kích chọn mục này sẽ xuất hiện bảng danh
sách các khổ giấy để lựa chọn, thông thường chọn khổ A4.
Ngoài các mẫu có sẵn, ta có thể chọn mục More page size để
tùy chỉnh khổ giấy theo yêu cầu sử dụng.

62
 4.5. Thiết lập trang in và in
4.5.1.Thiết lập trang in
- Nếu chọn Print Area: Chọn vùng in để in một phần bảng
biểu. Thực hiện:
+ Chọn vùng cần in  kích vào mục này  Set Print Area.
Như vậy, khi thực hiện in, máy chỉ in vùng này
+ Muốn hủy bỏ chọn vùng in Chọn Print Area  Clear print
Area.
- Nếu chọn Background: Chèn hình nền cho bảng tính.
- Nếu chọn Print title: Dùng để đặt tiêu đề cột ở tất cả cảc
trang.
+ Kích chọn Print title
+ Đưa địa chỉ dòng tiêu đề vào ô Row to repeat at top  OK
63
 4.5. Thiết lập trang in và in
4.5.1.Thiết lập trang in
- Nếu chọn Breaks: Ngắt trang.
+ Để ngắt trang: Đưa con trỏ tới ô đầu bản ghi trang sau, thực
hiện Breaks  Insert Page Breaks
+ Hủy bỏ ngắt trang: Đưa con trỏ tới ô đầu bản ghi của trang
sau, thực hiện: Breaks  Remove Page Breaks
+ Hủy bỏ tất cả các ngắt trang, thực hiện:
Breaks  Reset All Page Breaks.

64
 4.5. Thiết lập trang in và in
4.5.2. In bảng tính
- Cách 1: Trên thanh công cụ,
kích chuột vào nút
PrintPreview and Print
- Cách 2: Sử dụng Menu Bar
chọn File  Print
- Cách 3: Ấn đồng thời 2 phím
Ctrl+P

65
TRÂN TRỌNG CẢM ƠN!

66