DOKÜMAN

: PR-01
KODU
İLK YAYIN
DOKÜMANLARIN TARİHİ
: 10.06.2021

REVİZYON NO : 01
KONTROLÜ PROSEDÜRÜ REVİZYON
: 12.07.2021
TARİHİ
SAYFA NO : 1/3

1. AMAÇ
Bu prosedür, kuruluşumuz bünyesinde kullanılan Kalite Yönetim Sistemi (KYS) 9001:2015, Çevre Yönetim Sistemi (ÇYS) 14001:2015 ve İş Sağlığı
ve Güvenliği Yönetim Sistemi (OHSAS) 18001:2007 dokümanlarının hazırlanması, kontrol edilmesi, onaylanması, kullanılması, revize edilmesi,
dağıtılması ve iptal edilmesi ile ilgili esasları tanımlamak amacıyla hazırlanmıştır.
2. KAPSAM
Kalite Yönetim Sistemi (KYS) ve Çevre Yönetim Sistemi (ÇYS) ve İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemi (OHSAS) kapsamındaki tüm birimleri ve
tüm süreçleri kapsamaktadır.
3. SORUMLULUK
Bu prosedürün uygulanmasından Yönetim Temsilcisi başta olmak üzere tüm Bölüm Yöneticileri sorumludur. Bölüm Yöneticileri ve çalışanlar
kendilerine dağıtılan dokümanların uygulanmasından, muhafazasından ve güncelliğinin takibinden sorumludur.
4. TANIMLAR
 Doküman; Uygulama esaslarının belirlendiği kâğıt veya elektronik ortamda tanımlanan, revize edilebilen bilgi.
 El Kitabı; her bir YÖNETİM SİSTEM STANDART maddesinin, ilgili Yönetim Sisteminde gerçekleşen uygulamaların tanımlandığı en temel
dokümandır.
 Prosedürler; temel uygulama esaslarını, temel prensipleri ana hatlarıyla açıklayan temel dokümanlardır.
 Süreçler; kaliteyi etkileyen temel işler için gerekli faaliyet adımlarını şematik olarak tanımlayan temel dokümanlardır. Süreçlerde kaynaklar,
girdiler, çıktılar, sorumlu personel ve performans kriterleri tanımlanır.
 Talimatlar; temel uygulamaların, faaliyet ve sorumlulukların detaylı olarak tanımlandığı dokümanlardır.
 Görev Tanımları; organizasyon birimlerinin görev, yetki ve sorumluluklarının tanımlandığı dokümanlardır.
 Formlar; ilgili Yönetim Sistem Standardının uygulamalarının kayıt edeceği formatların tanımlandığı dokümanlardır. Form, Rapor, Liste, Plan
vb. farklı formatlarda hazırlanır. Formların boş hali doküman olup, form içerisine veri kaydedildiğinde kayıt halini alır. Dokümanlar revize
edilebilir, kayıtlar ise değiştirilemez.
 Dış Kaynaklı Dokümanlar; Kurum dışında hazırlanan, fakat kurumumuzun uyması gereken kuralları tanımlayan mevzuat, standartlar
(ürün/hizmet/sistem) ve diğer şartların (müşteri, tedarikçi, sektörel) tanımlandığı dokümanlardır.

POLİTİKA VE HEDEFLER

EL KİTAPLARI

PROSEDÜRLER SÜREÇLER

TALİMATLAR
(GÖREV TLM, MAKİNE KUL.TLM, UYGULAMA TLM, GENEL TALİMATLAR VD)

DIŞ KAYNAKLI DOKÜMANLAR

(MEVZUATLAR, STANDARTLAR, ŞARTNAMELER VB)

KAYITLAR
(FORMLAR, LİSTELER, TEKLİFLER, SÖZLEŞMELER, RAPORLAR, ÇİZELGELER, ANKETLER VB)

5. UYGULAMA ESASLARI
5.1. Dokümanların Hazırlanması, Onaylanması ve Dağıtımı;

Hazırlayan: Endüstri Mühendisi Onay: Genel Müdür

 DOKÜMAN
: PR-01
KODU
İLK YAYIN
DOKÜMANLARIN TARİHİ
: 10.06.2021

REVİZYON NO : 01
KONTROLÜ PROSEDÜRÜ REVİZYON
: 12.07.2021
TARİHİ
SAYFA NO : 2/3
5.1.1. El Kitapları, Politikalar, Organizasyon Şemaları, Prosedürler, Süreçler, Talimatlar, Görev Tanımları Microsoft Word programıyla aşağıdaki
formata uygun alt bilgi ve üst bilgiyi içerek şekilde hazırlanır.
5.1.2. Dokümanların üst bilgi kısmında aşağıdaki tablodaki format uygulanır. Üstbilginin sol kısmında logo, sağ kısmında “Doküman Kodu, İlk
Yayın Tarihi, Revizyon No, Revizyon Tarihi ve Sayfa No”, orta kısmında ise “Doküman Adı” tanımlanır. Dokümanların içeriği ilgili Bölüm Yöneticisi
ve Yönetim Temsilcisi tarafından hazırlanır.

DOKÜMAN KODU
İLK YAYIN TARİHİ
DOKÜMAN ADI BU KISMA YAZILIR REVİZYON NO
REVİZYON TARİHİ
SAYFA NO

5.1.3. Alt bilgi kısmı aşağıdaki tablodaki format uygulanır. Alt bilgi kısmında “Hazırlayan” ve “Onay” bölümleri yer alır. Orijinal dokümanlar,
Hazırlayan ve Onaylayanın ıslak imzasıyla kayıt altına alınır ve Yönetim Temsilcisi tarafından saklanır.

Hazırlayan: Yönetim Temsilcisi Onay: Genel Müdür

5.1.4. Formlar özel doküman olup farklı formatlarda hazırlanır.

5.1.5. Dokümanlar hazırlanırken aşağıdaki gibi kodlanır;
 Tüm dokümanlar doküman türüne göre belirlenen kodu ile başlatılır, Nokta konulup ilgili bağlı olduğu Süreç ya da prosedürün numarası
eklenir. Tekrar nokta konularak sıra numarası belirlenip tanımlanır.
 Doküman türüne göre; El Kitabı “ELK”, Politika “POL”, Organizasyon Şeması “ORG”, Prosedürler “PRS”, Görev Tanımları “GTN”, Talimatlar
“TLM”, Formlar “FRM” kısaltmasıyla kodlanır.
 Formlar ve Talimatlar, Prosedür veya Sürecin alt dokümanı olarak tanımlanır.
 Talimatlar, bağlı olduğu prosedürde/süreçte tanımlanan kuralların detay uygulama esaslarının tanımlandığı dokümanlardır.
 Formlar özel doküman olup, dolu halleri kayıt niteliğindedir. Formlar, bağlı olduğu prosedürde/süreçte tanımlanan kuralların uygulandığının
ispatı olan kayıtların formatını oluşturur. Formların boş hali DOKÜMAN, içine bilgi/veri kaydedişmiş hali ise KAYIT’tır. Form kodları dokümanın
sağ alt köşesinde tanımlanır. Gerektiğinde dokümanın sağ üst kısmında da tanımlama yapılabilir. Form kodları “FRM.00.00” şeklinde tanımlanır.
FRM’den sonra gelen iki haneli rakamsal kısma bağlı olduğu prosedürün sıra numarası yazılır, daha sonra gelen iki haneli rakamsal kısma ise
formun ilgili prosedür içindeki sıra numarası yazılır. Form kodunun sonuna ‘’/’’ işareti sonrası iki haneli rakamla revizyon numarası yazılır.
(Örneğin 3 nolu PRS.03 prosedürüne ait 7 nolu form FRM.03.07 olarak kodlanır. Formun ikinci revizyonu FRM.03.07/02 olarak form kodu
sonuna yazılır ve doküman üzerinde birlikte tanımlanır)
 Süreçlere bağlı formların kodlanmasında FRM yerine FRS, Süreçlere bağlı talimatların kodlanmasında ise TLM yerine TLS kullanılır.
5.1.6. Dokümanlar Yönetim Temsilcisi ve ilgili Bölüm Yöneticisiyle birlikte hazırlandıktan sonra Genel Müdür kontrolüne sunulur. Varsa
uygunsuzluklar giderilir. Genel Müdür kabulü sonrası dokümanlardan çıktı alınıp Yönetim Temsilcisi ve Genel Müdür tarafından birlikte ıslak
imza ile onaylanarak yürürlüğe girer.
5.1.7. Dokümanların hangi birimlere dağıtılacağı Doküman Listesinde (FRM.01.01) tanımlanır. Ayrıca dokümanların güncel yayın
tarihleri ve revizyon numaraları da Doküman Takip Listesi ile takip edilir.
5.1.8. Orijinal ıslak imzalı dokümanlar Yönetim Temsilcisi tarafından ISO ORJİNAL KLASÖRÜNDE muhafaza edilir. Orijinal ıslak imzalı
dokümanlar tarayıcı ile taratılarak “.pdf” formatında kaydedilerek elektronik ortama aktarılır. Kurumsal intranet ağında “ISO Klasörü” ile tüm
bölümlerin erişimine açılır.
5.1.9. Formların orijinal çıktıları Yönetim Temsilcisi tarafından onaylanarak ISO ORJİNAL KLASÖRÜNDE muhafaza edilir. Bu formların
kullanılabilir güncel formatları (Word, excel) Kurumsal intranet ağında “ISO KLASÖRÜ” ile ilgili erişime açılır.
5.1.10. Kurumsal İnternet ağına erişimi olmayan personel için dokümanların dağıtımı fotokopiyle çoğaltılarak gerçekleştirilir. Yönetim
Temsilcisindeki Orijinal ıslak imzalı dokümandan kopya alınıp KIRMIZI renkli “KONTROLLÜ KOPYA” kaşesiyle işaretlenir. İlgili birimlerdeki
çalışanlara, Birim Yöneticileri tarafından teslim edilir. Dağıtım sırasında dokümanların okunabilir kalması için ilgili birim tarafından muhafaza
edilmesi için uygun klasör ve dosyalar kullanılır. Dosyalarda uygun tanımlamalar-etiketlemeler yapılarak dokümanların kolaylıkla ayırt edilmesi
sağlanır.

Hazırlayan: Endüstri Mühendisi Onay: Genel Müdür

 DOKÜMAN
: PR-01
KODU
İLK YAYIN
DOKÜMANLARIN TARİHİ
: 10.06.2021

REVİZYON NO : 01
KONTROLÜ PROSEDÜRÜ REVİZYON
: 12.07.2021
TARİHİ
SAYFA NO : 3/3
5.1.11. Dokümanlar kuruma özel olup, denetim kuruluşu dışında başka bir kişi/kurum ile paylaşılmaz. Ancak üst yönetim onayı ile bilgi
amaçlı dağıtım yapılabilir.
5.2. Dokümanların gözden geçirilmesi, revizyonu ve yeniden onaylanması;
5.2.1. Periyodik olarak düzenlenen Yönetimin Gözden Geçirmesi (YGG) toplantılarında ve iç denetimlerde dokümanlar gözden geçirilir.
5.2.2. Gözden geçirme sırasında dokümanda herhangi bir yazılı yöntem eksikliği, uygulama yanlışlığı, uygulama değişikliği, yürürlükten
kalkma vb. durumlar tespit edildiğinde DÖF Prosedürüne uygun düzeltici faaliyet başlatılır.
5.2.3. Dokümanlarla ilgili tüm revizyon talepleri Yönetim Temsilcisi tarafından değerlendirilir. Dokümanın uygulanmasında sorumlu
olan Bölüm Yöneticisiyle gerekli revizyonlar kararlaştırılır. Dokümanın revizyon no’su bir artırılıp revizyon tarihi yazılır. Dokümanın yeniden
onaylanması 4.1 maddesindeki esaslara uygun yürütülür.
5.2.4. Dokümanın son revizyonu ilgili birimlere 4.1 maddesindeki esaslara uygun dağıtılır. İptal / revize edilen eski dokümanlar
dağıtımı yapılmış olan birimlerden geri toplanıp yırtılarak imha edilir, geri dönüşümü sağlanır.
5.2.5. Elektronik ortamdaki eski revizyon silinir, güncel onaylı dokümanın taranmış kopyası elektronik ortama kopyalanır ve ilgili
birimlere duyurulur.
5.2.6. İptal edilen veya revize edilen eski dokümanın orijinal ıslak imzalı nüshası KIRMIZI renkli “İPTAL” kaşesiyle işaretlenip
dosyasında YT tarafından muhafaza edilir. Formların eski revizyonundan bir örneği “İPTAL” kaşesiyle işaretlenip dosyasında YT tarafından
muhafaza edilir. Elektronik ortamdaki iptal/revize edilen formlar silinir, son güncel format eklenir.
5.3. Dış Kaynaklı Dokümanların tanımlanması ve dağıtımı;
5.3.1. Dış kaynaklı dokümanlar Kurumsal intranet ağında “ISO KLASÖRÜ” ile elektronik ortamda saklanır ve kullanıcı personelin erişimine açılır.
5.3.2. Dış Kaynaklı Dokümanların güncelliği ilgili Bölüm Yöneticileri ve Yönetim Temsilcisi tarafından Dış Kaynaklı Doküman Listesi
(FRM.01.02) ile takip edilir.
6. İLGİLİ DOKÜMANLAR
FRM.01.01 Doküman Listesi
FRM.01.02 Dış Kaynaklı Doküman Listesi

Hazırlayan: Endüstri Mühendisi Onay: Genel Müdür