PENINGKATAN KINERJA PENGADAAN BARANG PT.

API METRA PALMA DENGAN

METODE THEORY OF CONSTRAINT THINKING PROCES

Improvement of Procurement Performance at PT. Api Metra Palma

Using the Theory of Constraint Thinking Process Method

Kokoh Ronald A1 dan Lusia Vreyda A2

1) Mahasiswa Program Wijawiyata Manajemen, PPM School of Management

2) Mahasiswi Program Wijawiyata Manajemen, PPM School of Management

This study aimed to solve the problem of low performance of procurement at PT. Api Metra
Palma (AMP). Procurement is an important aspect in the company because ineffective
procurement process may cause disruption to the overall business process and hinder the
operational capability of the company. This procurement problem has occurred at the
company long enough, causing a variety of losses, and is a complex problem because it
involves many functional parts of the company. Performance measurements for procurement
are delivery performance and order fulfillment lead time. Indicators of low performance in the
company's procurement are marked with the slow realization of the demand (more than one
month) and the underachievement of Quality Objective (QO) of the Department of
Procurement and General Affairs.
The analysis framework employed the stages of TOC Thinking Process. This theory uses
five application tools, namely: Current Reality Tree (CRT), Conflict Cloud (CC), Future
Reality Tree (FRT), Prerequisite Tree (PT), and the Transition Tree (TT). Those tools were
utilized to identify the key problem, develop solutions and determine the solution to the
problem. All the stages were presented in the form of effect-cause-effect relationship in a
system and were presented in a form of visual images through a Tree Diagram. This study
used a new approach in the TOC Thinking Process, namely the three cloud approach/3-UDE
Cloud. This approach can provide guidance for communicating with various parties within the
company without creating any resistance through the exposure of conflict in the company.
This theory also provides a means for the system to make continuous improvement through
the reinforcing loop.
This study resulted in the identified root causes of the procurement problem, namely the
company’s inability to change the current resources (that support the procurement) to
become more reliable. A General Injection to solve the conflicts that exist within the company
is through the transformation of procurement resources to become reliable. The
transformation is carried out upon human resources, information technology, and
procurement methods. The transformation description of the resource procurement is
achieved through the implementation of several programs, namely: Internal Technical
Training, Holding Visit and Midyear Coordination Meeting, TI Integration for the Procurement
of Goods, Network Improvement, Negotiation of Priority Scale Policy Change, Term of
Payment (TOP), Early Warning System, and Improvement of Document Control. This study
was also able to identify that the company’s paradigm of cost efficiency in all functions and
which was derived in the company's policy only caused the company to lose the
competitiveness due to the weakened procurement performance.

Keyword: Procurement, Theory of Constraint, Thinking Process, Three Cloud, Constraint.

ii
 PENINGKATAN KINERJA PENGADAAN BARANG PT. API METRA PALMA DENGAN
METODE THEORY OF CONSTRAINT THINKING PROCES

1. PENDAHULUAN Dari sisi delivery performance,

pengukuran yang dipergunakan ialah selisih
1.1 Latar Belakang
Slip Permintaan Barang (SPB) yang telah
Pengadaan barang menjadi salah
diproses menjadi Purchase Order (PO).
satu aspek penting dalam perusahaan.
Semakin kecil selisih tersebut dalam suatu
Fungsi pengadaan barang yang diadakan
kurun waktu tertentu, maka kinerja
dalam suatu perusahaan adalah untuk
pengadaan barang dikatakan semakin baik.
melayani atau menunjang fungsional lain,
Standar yang ditetapkan oleh perusahaan
seperti produksi, pemasaran, atau pabrikasi
ialah maksimal selisih 15 persen. Saat ini
(Indrajit & Djokopranoto, 2003). Pengadaan
nilai selisih realisasi SPB menjadi PO di
barang juga memiliki peran dari aspek
bawah standar minimal, yaitu rata-rata 18
competitive advantage (Pujawan, 2005).
persen. Untuk lebih lengkapnya dapat
Proses pengadaan barang yang tidak efektif
dilihat pada Gambar 1.
dapat mengganggu proses bisnis secara
keseluruhan dan menghambat kemampuan
operasional perusahaan. Proses
pengadaan barang yang tidak efektif juga
dapat dikatakan bahwa kinerja pengadaan
barang tersebut rendah.
Menurut, Bolstorff dan Rosenbaum
(2003), terdapat beberapa pengukuran
kinerja pengadaan barang di suatu
perusahaan, antara lain: delivery
performance, perfect order fulfillment, order
fulfillment lead time, supply chain response Gambar 1. Rekapitulasi SPB dan PO
time, dlsb. Jika salah satu dari ukuran Dari sisi order fulfillment lead time,
tersebut tidak dipenuhi, maka dapat User2 mengeluhkan lambatnya realisasi
dikatakan bahwa kinerja pengadaan barang permintaan barang yang diajukan. Realisasi
rendah. Rendahnya kinerja pengadaan permintaan barang membutuhkan waktu
barang harus segera diperbaiki agar dapat berbulan-bulan, bahkan tidak sedikit
bertahan atau bahkan unggul dalam permintaan barang yang membutuhkan
persaingan waktu lebih dari satu tahun anggaran. Untuk
Kinerja pengadaan barang yang pengadaan barang yang sifatnya kebutuhan
rendah terjadi pada PT. Api Metra Palma1. operasional harian (operational
Jika menggunakan dua alat ukur kinerja expenditure), diharapkan realisasi
seperti yang disebutkan di atas, delivery permintaan tidak lebih dari sebulan
performance dan order fulfillment lead time, (berdasarkan penuturan semua General
maka diketahui bahwa pengadaan barang Manager Area Kalimantan). Sampai dengan
di perusahaan tidak dapat diandalkan atau studi ini ditulis, standar lead time
memiliki kinerja yang rendah. pengadaan barang sedang dirumuskan oleh
perusahaan. Oleh karena itu lead time
1
PT. Api Metra Palma bergerak dibidang usaha agro pengadaan tersebut dapat menjadi patokan
bisnis khususnya perkebunan dan pengolahan waktu dalam pengukuran kinerja
kelapa sawit. Perusahaan tergabung dalam pengadaan barang.
kelompok usaha MEDCO Group. Perusahaan ini
memiliki beberapa anak perusahaan (subsidiaries
Lambatnya pengadaan barang di
company) yang tersebar di Kalimantan, Papua, dan
perusahaan menimbulkan kerugian untuk
Sumatera, diantaranya adalah: PT Ciptatani Kumai kebun (estate) atau pabrik (mill). Salah satu
Sejahtera (CKS), PT Meta Epsi Agro (MEA), PT
Sabut Mas Abadi (SMA), PT Medcopapua Hijau 2
User dalam pengadaan barang ialah para
Selaras (MPHS), dan PT Kriya Swarna Pubian subsidiaries perusahaan
(KSP).

Kokoh Ronald & Lusia Vreyda 3

WM LXI – PPM School of Management
 PENINGKATAN KINERJA PENGADAAN BARANG PT. API METRA PALMA DENGAN
METODE THEORY OF CONSTRAINT THINKING PROCES
contohnya ialah jika obat pembasmi rumput
telat datang pada tahapan initial whiping
maka proses pembasmian akan mengulang
dari tahapan awal dan membutuhkan
pembasmi rumput lebih banyak karena
rumput tumbuh tinggi kembali. Tahapan
lengkapnya lihat Gambar 2.
Gambar 2. Tahapan Pembasmian Rumput
Permasalahan pengadaan barang
yang terjadi di perusahaan sudah cukup
lama dan merupakan masalah yang
kompleks. Kompleksitas masalah terjadi
karena pengadaan barang merupakan
suatu sistem yang melibatkan banyak
bagian fungsional perusahaan mulai dari
keuangan hingga pemasaran. Oleh karena
itu, pemecahan permasalahan yang
dibutuhkan harus bisa diterapkan untuk
masalah yang kompleks pada suatu sistem.
Salah satu pendekatan yang dianggap
relevan ialah menggunakan TOC Thinking
Process.
TOC Thinking Process menjadi salah
satu metode yang digunakan untuk
melakukan pemecahan masalah (problem
solving) dan efektif untuk menjadi alat
pengambilan keputusan pada organisasi.
Menurut Gundy (1981) dalam “Techniques
of Structured Problem Solving”, problem
solving pada umumnya terdiri dari beberapa
tahapan proses. Pada konsep TOC
Thinking Process tradisional, terdapat tools
yang terdiri dari lima tahapan proses, yaitu:
(1) Current Reallity Tree (CRT), (2)
Evaporating Cloud (EC), (3) Future Reality
Tree (FRT), (4) Prerequisite Tree (PRT),
dan (5) Transition Tree (TT) (Goldratt,
1990).
Namun, dengan menggunakan
metode tradisional tersebut terdapat
masalah yang kerap muncul, diantaranya
bahwa terkadang manajer perusahaan sulit
menerima kenyataan bahwa core problem
benar-benar ada, terutama jika hal tersebut
dikaitkan dengan kinerja manajerial yang
buruk (Button, 2000). Selain itu, pembuatan
CRT terlalu rumit dan memakan waktu lama
Kokoh Ronald & Lusia Vreyda
WM LXI – PPM School of Management
(Button, 2000; Cox et al., 2003). Oleh sebab
itu, beberapa penulis (Houle and Burton-
Houle, 1998; McClelland, 1998; Button,
1999, 2000) mencoba pendekatan baru
yang disebut three-cloud process (Button,
1999, 2000). Mengacu kepada kenyataan
tersebut, penulisan tesis ini juga akan
menggunakan metode yang sama.
Studi dengan menggunakan TOC
Thinking Process pernah dilakukan
sebelumnya di PPM. Tercatat ada dua studi
yang pernah dilakukan yaitu untuk
penurunan biaya kualitas untuk pabrik
karung plastik (Christian dan Djapari, 2005)
dan opitmalisasi penjualan pada Divisi
Konica Minolta PT. Asaba (Alfarianto dan
Jogia, 2007). Pada kedua studi tersebut,
penulis berhasil merumuskan langkah nyata
upaya perbaikan pada perusahaan dengan
menggunakan konsep TOC Thinking
Process. Hal ini juga yang akan dilakukan
pada PT. Api Metra Palma sehingga akan
dihasilkan upaya peningkatan kinerja dari
Departemen PGA. Namun perbedaan
dengan dua studi terdahulu terletak pada
pendekatan yang digunakan.
1.2 Rumusan Masalah
Masalah yang akan dipecahkan dalam
tesis ini ialah rendahnya kinerja
pengadaan barang pada PT. Api Metra
Palma. Berdasarkan hal tersebut, maka
muncul pertanyaan studi, antara lain:
1) Bagaimana kondisi pengadaan barang
di perusahaan saat ini dan apa
penyebab utama yang mengakibatkan
rendahnya kinerja pengadaan barang?;
2) Bagaimana gambaran kondisi ideal
yang sebenarnya diharapkan oleh
perusahaan dan solusi apa yang dapat
dilakukan untuk mencapai kondisi
tersebut?; dan
3) Bagaimana gambaran detail dalam
implementasi solusi meningkatkan
kinerja pengadaan barang?
1.3 Tujuan dan Sasaran
Ketiga pertanyaan studi tersebut
dapat dijawab dengan TOC Thinking
Process. Hasilnya ialah serangkaian
tindakan yang dapat dijadikan panduan
4
 PENINGKATAN KINERJA PENGADAAN BARANG PT. API METRA PALMA DENGAN
METODE THEORY OF CONSTRAINT THINKING PROCES

untuk menyelesaikan permasalahan (goal). Perubahan tersebut harus mampu

pengadaan barang di perusahaan. Oleh menjawab tiga pertanyaan dasar, yaitu
karena itu, tujuan dari penulisan tesis ini (Scheinkopf, 1999:4): What to Change?; To
adalah meningkatnya kinerja pengadaan What to Change?; How to Cause the
barang PT. Api Metra Palma. Change?. Respon terhadap ketiga
Untuk mencapai tujuan tersebut, pertanyaan tersebut dapat menjadi panduan
maka ditetapkan sasaran, sebagai berikut: untuk meningkatkan kinerja organisasi
1) Tercapainya realisasi SPB menjadi PO secara efektif (Reid, 2000: 28). Ketiga
lebih dari 90% ; dan pertanyaan tersebut akan dijawab dengan
2) Lead time pengadaan barang menjadi lima alat aplikasi berupa diagram pohon
lebih cepat (≤ 1bulan). (lihat Gambar 4).
ANALISIS SITUASI Pertinent Entities /
1.4 Ruang Lingkup GOALS
Undesirable Effect (UDE)

Tesis ini mengambil obyek penelitian Current System

·
PT. Api Metra Palma dan dibatasi hanya ·
SDM

·
SOP

pada subsidiaries Regional Kalimantan. Hal ·

Struktur Organisasi Conflicting Conflicting Conflicting
dlsb Cloud Cloud Cloud
1 2 3
ini disebabkan karena regional ini memiliki Physcal/Paradigm/Policy
Constraint
lahan dan pabrik pengolahan kelapa sawit Kondisi Eksternal
yang sudah stabil dan kapasitas produksi Core Conflict Cloud
Injection
(CCC)
serta luasan lahan terbesar.
Selain itu, tesis ini juga dibatasi pada
pengadaan untuk barang-barang non Current Reality Tree
pabrikasi yang tergolong Operational (CRT)

Expenditure (OPEX). Dengan kategori: Mill

Chemical, Agro Chemical, Part Pabrik, Part Future Reality Tree
Alat Berat, Part Kendaraan, Nursery Items, (FRT)

Building Materials, Electrical Items, dan

Prerequisite Tree
Uniform & ATK. (PRT)
Intermediate Objective
1.5 Kerangka Analisis Obstacle
Untuk mencapai tujuan dari studi,
maka dilakukan konstruksi pemikiran yang Transition Tree
dapat dilihat pada Gambar. 3. (TT)

Gambar 3. Kerangka Pemikiran Studi

2. THEORY OF CONSTRAINT (TOC)
THINKING PROCESS What
Current Reality
Tree
TOC Thinking Process berasal dari To
Theory of Constraint yang dikembangkan Change ?
oleh Dr. Eliyahu Goldratt. TOC adalah Evaporating
Cloud
konsep manajemen yang menyatakan
bahwa kinerja terbaik dari suatu sistem, To What
termasuk perusahaan, hanya akan tercapai Future Reality
To
Tree
apabila sistem dikelola dengan sedemikian Change ?
rupa sehingga kendala (constraints) yang
ada dapat termanfaatkan secara optimal. Prerequisite
Tree
TOC Thinking Process adalah
How to
pendekatan yang memungkinkan Cause the
seseorang menciptakan dan menerapkan Change ? Transition
Tree
perubahan secara sistematik, sehingga
terjadi perbaikan untuk mencapai tujuan
Gambar 4. Lima Alat Aplikasi Diagram Pohon

Kokoh Ronald & Lusia Vreyda 5

WM LXI – PPM School of Management
 PENINGKATAN KINERJA PENGADAAN BARANG PT. API METRA PALMA DENGAN
METODE THEORY OF CONSTRAINT THINKING PROCES
1) Current Reality Tree (CRT)
CRT adalah alat aplikasi yang digunakan
untuk mengidentifikasi penyebab utama
(root causes) dengan membuka
hubungan sebab akibat antara gejala
yang tidak diinginkan oleh suatu
organisasi (Cox dan Blakcstone, 2001)
2) Evaporating Cloud/Conflicting Cloud
(EC/CC)
CC berisi permasalahan yang dihadapi
oleh organisasi karena adanya
perbedaan perspektif yang didasari pada
situasi tertentu (Dettmer, 1997 dalam
Kim et al, 2006). Perbedaan perspektif
tersebut dapat dikatakan sebagai konflik.
3) Future Reality Tree (FRT)
FRT merupakan alat aplikasi diagram
untuk visualisasi dan prediksi kondisi di
masa depan.
4) Prerequisite Tree (PRT)
PRT) adalah alat aplikasi yang
digunakan untuk identifikasi hamabatan-
hambatan dalam menerapkan
perubahan.
5) Transition Tree (TT)
TT merupakan diagram sufficient cause
yang digunakan untuk menciptakan
rencana tindakan (action plan) atau
dapat dikatakan sebagai jembatan antara
CRT dengan FRT yang diharapkan.
Tesis ini menggunakan metode
three-cloud sehingga ada sedikit perbedaan
dengan cara tradisional. Hal pertama yang
akan dilakukan ialah analisis situasi untuk
mencari undesirable effect (UDE). Dari UDE
yang berhasil diidentifikasi maka akan
dipilih tiga UDE dan mencari konflik yang
relevan untuk kemudian digambarkan
dalam conflicting cloud. Ketiga konflik
tersebut akan disimpulkan menjadi satu
konflik utama dan digambarkan dalam
hubungan sebab akibatnya berupa Current
Reality Tree (CRT). Langkah selanjutnya
ialah membuat kondisi ideal yang
diharapkan menggunakan Future Reality
Tree (FRT) dan rencana tindakan untuk
mencapainya. Rencana tersebut dilengkapi
dengan kendala dan target jangka pendek
yang harus dicapai. Skema proses secara
Kokoh Ronald & Lusia Vreyda
WM LXI – PPM School of Management
keseluruhan dapat dilihat pada Gambar
Lampiran A.
3. ANALISIS PERMASALAHAN
Analisis permasalahan ini merupakan
jawaban atas pertanyaan pertama dalam
TOC Thinking Process, yaitu What to
Change? Tahapan pertama yang akan
dilakukan ialah identifikasi Undesirable
Effect (UDE). UDE adalah
kendala/constraint yang menghambat
pencapaian goals dari organisasi.
Berdasarkan wawancara dengan Head of
PGA berhasil diidentifikasi 6 UDE yang
relevan menghambat Departemen PGA
mencapai goals-nya, yaitu:
010) Informasi yang diberikan user dalam
SPB kurang detail
Saat ini, lebih dari 50% SPB tidak
disertai dengan informasi yang detail.
Salah satu contoh ialah user
mengajukan permintaan pompa dalam
SPB tapi tidak mencantumkan
spesifikasi detail pompa tersebut.
Informasi yang detail sangat
menentukan proses selanjutnya, yaitu:
pencarian supplier dan pembelian,
sehingga penting bagi Departemen
PGA untuk mendapatkan SPB yang
sudah cukup detail.
020) SPB sering tidak diterima oleh
Departemen PGA
Saat ini sering ditemui kejadian bahwa
SPB yang masuk tidak diterima oleh
Departemen PGA atau dikatakan
‘hilang’. Seringkali user langsung
menghubungi melalui telepon sejauh
mana proses permintaan barang
mereka telah diproses sedang
Departemen PGA merasa tidak
pernah menerima SPB yang
dimaksudkan. Sama seperti SPB yang
ditolak, hilangnya SPB menyebabkan
adanya pengulangan proses dalam
permintaan barang tersebut sehingga
proses realisasi pengadaan barang
menjadi lebih lama.
6
 PENINGKATAN KINERJA PENGADAAN BARANG PT. API METRA PALMA DENGAN
METODE THEORY OF CONSTRAINT THINKING PROCES
030) SPB tidak teralisasi pada tahun
anggaran yang ditetapkan
Dalam persentase selisih realisasi
SPB menjadi PO pada perusahaan
sebesar 18%. Sebagian disebabkan
karena permintaan barang baru dapat
dipenuhi ke tahun anggaran
berikutnya. Bahkan ada permintaan
yang belum dapat direalisasikan pada
tahun anggaran berikutnya. Status
permintaan barang tersebut akan
terus menunggu sampai adanya
anggaran (budget) yang
memungkinkan. Hal ini jelas menjadi
UDE karena proses realisasi akan
membutuhkan waktu yang lebih lama.
040) Banyak supplier lokal kecewa dengan
perusahaan
Medco Agro memiliki jaringan supplier
dalam pengadaan barang.
Berdasarkan geografis, supplier dapat
dikelompokkan menjadi empat
kelompok utama, yaitu: Jabodetabek,
Kalimantan, Jawa-Bali, dan Sumatera-
Luar Negeri. Banyak supplier lokal
merasa kecewa terhadap perusahaan,
hal ini terjadi karena perusahaan
sering terlambat melakukan
pelunasan pembelian. Bentuk
kekecewaan tersebut berupa
pemutusan hubungan kerja atau
mempersulit informasi ketersediaan
barang. Kondisi yang terjadi ini
merupakan UDE karena terbatasnya
jumlah supplier yang ada
mensyaratkan perusahaan untuk
mencoba supplier baru yang belum
diketahui kualitas produknya.
050) Proses verifikasi membutuhkan waktu
yang lama
Berdasarkan hasil observasi,
diketahui bahwa SPB yang diajukan
user sering terhambat pada tahapan
verifikasi di departemen terkait. Waktu
yang lama tersebut disebabkan oleh
fakta bahwa SPB memang tidak
segera diverifikasi.
Kokoh Ronald & Lusia Vreyda
WM LXI – PPM School of Management
060) Jaringan internet di site sering putus
SPB akan diinput ke dalam sistem
yang terintegrasi dengan sistem
berbasis IT. Sambungan internet di
site menggunakan satelit (V-Sat) yang
dikelola oleh PT. Elga Yasa Media
(ElgaNet), perusahaan yang juga
mengelola jaringan server di HO.
Perusahaan ini sebenarnya masih
tergabung dibawah Medco Inti
Dinamika Group, perusahaan dimana
Medco Agro juga bernaung.
Berdasarkan hasil rapat kerja tahun
2010 (weakness dalam SWOT
internal perusahaan), diketahui bahwa
jaringan internet tidak stabil (sering
putus). Putusnya jaringan internet
terutama sering dialami oleh user di
site. Pada tahun 2009 saja pernah
terjadi putus sambungan selama
empat bulan.
Selanjutnya, UDE tersebut akan dipilih
tiga untuk mencari konflik utama dari
ketiganya. Kriteria pemilihan yang
· Dominan
ditetapkan ialah:
Dominan dalam kriteria ini dapat
diartikan bahwa UDE tersebut sering
kali muncul. Hal ini didasari bahwa
UDE dalam sistem relatif sangat sedikit
dan sulit diidentifikasi. UDE yang paling
sering muncul ditujukan untuk
kemudahan dalam identifikasi dan
· Kegawatan
ekplorasi.
Daftar UDE yang berhasil diidentifikasi
semua memang menunjukkan bahwa
UDE tersebut menghambat goals.
Namun ada perbedaan tingkat dampak
yang ditimbulkan. UDE yang
berdampak yang besar (kegawatan)
· Kemendesakan
yang harus dipilih.
UDE yang akan dipilih juga harus
memperhatikan tingkat kemendesakan
atau urgensi untuk segera ditangani.
Tingkat kemendesakan dapat dilihat
dari fakta bahwa UDE tersebut menjadi
salah satu perhatian utama manajemen
saat ini.
7
 PENINGKATAN KINERJA PENGADAAN BARANG PT. API METRA PALMA DENGAN
METODE THEORY OF CONSTRAINT THINKING PROCES
Berdasarkan kriteria tersebut, maka
dilakukan pembobotan kepada masing-
masing UDE dan terpilih 3 UDE yang akan
menjadi konflik utama. UDE terpilih dapat
dilihat pada Tabel I.
KRITERIA
UDE
Dominan Kegawatan
010) Informasi yang diberikan user T T
dalam SPB kurang detail
020) SPB sering tidak diterima oleh R T
Departemen PGA
030) SPB tidak teralisasi pada tahun R S
anggaran yang ditetapkan
040) Banyak supplier lokal kecewa
dengan perusahaan
T T
050) Proses verifikasi membutuhkan T S
waktu yang lama
060) Jaringan internet di site T T
sering putus
Keterangan: T (Tinggi), S (Sedang), R (Rendah)
Tabel I. Penilaian UDE
Selanjutnya akan diidentifikasi konflik
yang terjadi dari setiap UDE terpilih dan
digambarkan dalam conflict cloud. Konflik
yang terjadi dalam setiap UDE terpilih
dijelaskan sebagai berikut:
1) CC-1 Berdasarkan UDE 010
CC-1 dirumuskan berdasarkan analisis
terhadap goals dari Medco Agro itu
sendiri. Common objective (Entitas A)
dari Medco Agro saat ini adalah
“meningkatkan daya saing
perusahaan”. Dua kondisi yang harus
dimiliki untuk mencapai hal tersebut
adalah “adanya dukungan penuh dari
pemerintah daerah” dan “efisiensi
operasional”. Kedua tindakan untuk
mencapai kondisi tersebut bersifat
mutually exclusive dan menimbulkan
konflik manajemen. Pada kondisi
pertama, untuk meningkatkan daya
saing, perusahaan harus mendapatkan
dukungan penuh dari pemerintah
daerah (Entitas B). Seperti telah
disebutkan sebelumnya, bahwa
karakteristik dalam industri perkebunan
dan pengolahan minyak nabati sangat
mengandalkan areal kebun yang luas
(extensive land requirement). Untuk
mendapatkan areal kebun yang luas,
tentu saja harus mendapat persetujuan
dari pemerintah daerah sebagai
‘pemilik lahan’. Oleh karena itu,
Kokoh Ronald & Lusia Vreyda
WM LXI – PPM School of Management
perusahaan yang mendapat dukungan
penuh dari suatu pemerintah daerah
maka akan mendapatkan lahan lebih
luas dan segala fasilitas lainnya,
sehingga secara langsung dapat
memenangkan persaingan dalam
Kemendesakan industri. Untuk mendapatkan dukungan
T penuh dari pemerintah daerah,
T
perusahaan harus merekrut karyawan
(Entitas D) dari lokasi site karena
T
tindakan ini merupakan salah satu
T syarat yang diajukan oleh pemerintah
T daerah.
T 2) CC-2 Berdasarkan UDE 040
CC-2 ini didapat dari analisis terhadap
dari visi Departemen PGA untuk
memberikan jasa penyediaan barang
untuk kelancaran operasional. Hal ini
disederhanakan, goals dari
Departemen PGA ialah agar
pengadaaan barang terpenuhi. Goals
tersebut dapat tercapai melalui dua
kondisi, yaitu dengan dan menjaga
cash flow operasional perusahaan
supaya tetap aman (Entitas B)
mempertahankan supplier yang ada
saat ini (Entitas C).
Kondisi pertama ialah dengan menjaga
cash flow operasional perusahaan tetap
aman. Hal ini dapat membuat common
objective tercapai karena pengadaan
barang tepat waktu dapat terpenuhi jika
perusahaan memiliki kemampuan
keuangan yang baik untuk membeli
barang. Untuk menjaga cash flow
operasional perusahaan tetap aman,
perusahaan dapat melakukan
pembayaran melewati term of payment
(Entitas D).
Kondisi kedua ialah dengan
mempertahankan supplier yang sudah
ada. Hal ini dapat mewujudkan
common objective/Entitas A karena
perusahaan tidak perlu menghabiskan
waktu lagi untuk mencari supplier lain,
selain itu juga sudah terjalin hubungan
saling percaya antar perusahaan dan
supplier yang dapat mempermudah
proses pengadaan barang.
8
 PENINGKATAN KINERJA PENGADAAN BARANG PT. API METRA PALMA DENGAN
METODE THEORY OF CONSTRAINT THINKING PROCES
3) CC-3 Berdasarkan UDE 060
Departemen PGA juga menginginkan
agar pengadaan barang dapat
terintegrasi. Hal ini yang melatari
objective dari CC-3 untuk UDE 060.
Goals tersebut dapat tercapai melalui
dua kondisi, yaitu dengan adanya
anggaran dana yang memadai (Entitas
B) dan memiliki jaringan TI yang dapat
diandalkan (Entitas C).
Kondisi pertama ialah dengan memiliki
anggaran dana yang memadai. Kondisi
tersebut dapat membuat common
objective tercapai karena pengadaan
barang berbasis TI membutuhkan biaya
yang sangat besar terutama terkait
biaya untuk penyediaan infrastruktur.
Agar anggaran dana yang memadai
dapat diperoleh, maka perusahaan
tetap mempertahankan Internet Service
Provider (ISP) yang ada saat ini
(Entitas D) karena adanya jaminan
subsidi dana dari holding.
Kondisi kedua ialah dengan memiliki
jaringan TI yang dapat diandalkan. Hal
tersebut dapat membuat tercapainya
common objective karena integrasi
dalam pengadaan barang sangat
mengandalkan dukungan dari sistem TI
secara maksimal. Supaya perusahaan
dapat memiliki jaringan TI yang dapat
diandalkan, maka perusahaan harus
bekerja sama dengan ISP professional.
ISP yang profesional memberikan
jaminan pelayanan dan dapat
menerima keluhan dari pelanggan jika
jaringan internet terganggu.
Berdasarkan tiga konflik tersebut
maka dapat dikembangkan satu konflik
utama yang ditengarai sebagai core cause
permasalahan yang terjadi. Core cause
untuk masalah pengadaan barang di PT.
Api Metra Palma adalah perusahaan tidak
bisa merubah sumber daya (yang
menunjang pengadaan barang) saat ini
menjadi lebih andal. Penggambaran
masing-masing conflict cloud dan
sintesisnya menjadi core cause dapat dilihat
pada Gambar Lampiran B.
Kokoh Ronald & Lusia Vreyda
WM LXI – PPM School of Management
Konflik tersebut akan digambarkan
secara logis dalam diagram Current Reality
Tree (CRT). Sehingga jelas terlihat bahwa
konflik tersebut bertanggung jawab atas
mayoritas UDE yang terjadi atau
bertanggung jawab atas permasalahan
yang terjadi di perusahaan saat ini. Untuk
lebih jelasnya dapat dilhat pada Gambar 5.
4. RENCANA TINDAKAN
Ditetapkan bahwa injection untuk
menyelesaikan konflik akan berfokus
kepada bagaimana merubah sumber daya
terkait pengadaan barang yang ada saat ini
menjadi lebih andal sehingga konflik yang
ada menjadi tidak relevan. Sedangkan
objective yang ditetapkan pada masa depan
dapat dilihat pada Tabel II.
Berdasarkan hasil brainstorming,
maka didapatkan beberapa alternatif initial
injection yang dikelompokkan menjadi tiga
program transformasi, antara lain:
1) Program Transformasi Sumber Daya
Manusia
- Sosialisasi Prosedur
- Pelatihan Administratif
- Internal Technical Training
- Holding Visit
- Rapat Koordinasi Tengah Tahun
- Pelatihan Manajemen Arsip
2) Program Transformasi Teknologi
Informasi
- Integrasi IT untuk Procurement
- Network Improvement
3) Program Transformasi Metode
Pengadaan Barang
- Negosiasi Kebijakan Skala Prioritas
- TOP Early Warning System
- Perbaikan Document Control
Penyesuaian dilakukan karena ada
kesamaan tujuan dari injection. Misalkan,
untuk injection agar pengetahuan karyawan
site berkembang, maka dibutuhkan kegiatan
dalam bentuk knowledge sharing dan
pelatihan. Kegiatan Internal Technical
Training merupakan salah satu bentuk
knowledge sharing berupa pelatihan internal
sehingga pelatihan eksternal dapat
ditiadakan dan tujuannya tergantikan.
9
 PENINGKATAN KINERJA PENGADAAN BARANG PT. API METRA PALMA DENGAN
METODE THEORY OF CONSTRAINT THINKING PROCES

Program untuk transformasi sumber daya dipergunakan untuk pengendalian

tersebut dapat dilihat pada Gambar. 7. berdasarkan waktu / time control. Untuk
Tabel II. FRT Objective lebih jelasnya dapat dilihat pada Tabel
Lampiran A.
UDE FRT OBJECTIVE
Selain pengendalian waktu, dirumuskan
· Informasi yang diberikan user · Informasi yang diberikan
dalam SPB kurang detail dalam SPB detail juga pengendalian dalam bentuk rencana
· SPB sering tidak diterima oleh · SPB 100% diterima oleh anggaran biaya. Total biaya yang
Departemen PGA Departemen PGA dibutuhkan untuk implementasi semua
· SPB tidak terrealisasi pada · Semua SPB dapat kegiatan ialah Rp. 707.017.068,75. Biaya
tahun anggaran yang terealisasikan pada tahun
ditetapkan anggaran yang ditetapkan
tersebut sebagian besar digunakan untuk
· ·
Banyak supplier lokal kecewa Supplier lokal puas dengan
kegiatan integrasi TI untuk pengadaan
dengan perusahaan perusahaan barang. Ada juga beberapa kegiatan yang
· Proses verifikasi · Proses verifikasi dapat tidak membutuhkan biaya sama sekali
membutuhkan waktu yang berlangsung dengan cepat
lama seperti kegiatan negosiasi kebijakan skala
· Jaringan internet di site sering · Jaringan internet di site jarang prioritas dan network improvement. Untuk
putus putus lebih lengkapnya dapat dilihat pada Tabel
III.
Semua injection tersebut dapat merubah Tabel III. Estimasi Biaya Pelaksanaan
kondisi saat ini menjadi kondisi yang Program
Kegiatan
Estimasi
Transformasi Biaya (Rp)
ideal/diharapkan sehingga akan terlihat
Internal Technical Training 79.599.812,50
bahwa CRT akan berubah menjadi FRT. Sumber Daya
Manusia Holding Visit & Rakor Tengah
48.932.756,25
FRT sendiri merupakan jawaban akan Tahun
Integrasi TI untuk Pengadaan
569.644.500,00
pertanyaan to what to change? FRT dapat Teknologi Informasi Barang
Network Improvement 0,00
dilihat pada Gambar 6. Negosiasi Perubahan Kebijakan
0,00
Skala Prioritas
Perbaikan Document Control

Metode Pengadaan
5. IMPLEMENTASI RENCANA Barang Lembar Kendali pada Dept.
Processing
0,00
TINDAKAN  Pembuatan Record Center 8.840.000,00
Program transformasi yang telah TOTAL 707.017.068,75

dirumuskan jika disusun dalam Transition

Tree maka akan terlihat bahwa kondisi saat
ini akan berubah menjadi kondisi yang 6. KESIMPULAN
diharapkan dengan serangkaian tindakan / Kesimpulan dari penulisan tesis ini
injection yang sesuai. Enam UDE yang menjawab tiga pertanyaan perubahaan
telah teridentifikasi di awal akan berubah dalam TOC Thinking Process, yaitu sebagai
menjadi DE dengan tindakan yang khusus. berikut:
Semua kegiatan dalam program yang telah (1) Kondisi terkini dari sistem pengadaan
direncanakan merupakan jawaban dari barang tergambar dalam Current
pertanyaan ketiga, yaitu: how to cause Reality Tree (CRT). Dalam CRT
change? Untuk lebih lengkapnya dapat diketahui terdapat enam Undesirable
dilihat pada Gambar. 8. Effect (UDE). Keenam UDE tersebut
Kegiatan dalam masing-masing adalah: Informasi yang diberikan user
program memiliki hambatan / obstacle dalam SPB kurang detail, SPB sering
dalam pelaksanaannya, oleh karena itu tidak diterima oleh Departemen PGA,
perlu untuk dipetakan secara pasti setiap SPB tidak terrealisasi pada tahun
hambatan dalam Prerequisite Tree (PRT). anggaran yang ditetapkan, banyak
PRT dari masing-masing kegiatan dapat supplier lokal kecewa dengan
dilihat pada Gambar Lampiran C s.d. perusahaan, proses verifikasi
Gambar Lampiran J. membutuhkan waktu yang lama, dan
Berdasarkan TT tersebut dapat jaringan internet di site sering putus.
diturunkan jadwal pelaksanaan yang

Kokoh Ronald & Lusia Vreyda 10

WM LXI – PPM School of Management
WM LXI – PPM School of Management
Kokoh Ronald & Lusia Vreyda

54) Perusahaan kalah dalam persaingan menjadi yang terbaik dalam industri

53) Perusahaan tidak dapat mengandalkan pengadaan

PENINGKATAN KINERJA PENGADAAN BARANG PT. API METRA PALMA DENGAN

barang sebagai keunggulan kompetitif 52)Penurunan Kualitas Produk

51) Lead time pengadaan barang menjadi lebih lama (>1 bulan)

47) Realisasi SPB menjadi PO < 90%

48) Keterbatasan 50) Supplier
49) Perusahaan
jumlah mempersulit
harus mencari
supplier lokal informasi
supplier
ketersediaan
pengganti
44) SPB sering tidak 41) Proses barang
diterima penelusuran
Departemen PGA membutuhkan
46) SPB harus 38) SPB
(UDE 020) waktu yang 37) SPB tidak dapat 36) Supplier
dibuat ulang dikirim
lama 40) Proses verifikasi direalisasikan pada memutuskan
39) Jaringan internet mengguna
membutuhkan tahun anggaran hubungan
di site sering kan
43) Kelalaian kerja waktu yang lama yang ditetapkan kerja sama
putus (UDE 060) internet
Departemen 42) Kelalaian kerja (UDE 050) (UDE 030)
(email)
Processing Departemen
45) Informasi yang PGA
diberikan user

METODE THEORY OF CONSTRAINT THINKING PROCES

dalam SPB kurang
detail (UDE 010) 30) Karyawan 33) SPB harus 34) Elganet tidak
merasakan tugas melalui proses memberikan garansi
memasukkan 31) Dokumentasi 32) Tugas verifikasi verifikasi pelayanan dan 35) Banyak
SPB ke sistem Print-Out SPB sebagai beban
menerima keluhan supplier lokal
29) Pengetahuan karyawan hanya tugas tidak tertata tambahan kecewa (UDE
27) Prosedur dalam site tentang pengadaan tambahan dengan rapi
040)
SPB harus barang terbatas
28) Pengetahuan 22) Elganet hanya
menyebutkan dibutuhkan 23) Karyawan
menggunakan
informasi barang untuk harus bisa
24) Beban kerja koneksi via satelit
yang detail 25) SPB harus multitasking
pemahaman 26) Kurangnya karyawan untuk daerah
prosedur dimasukkan ke 21) Perusahaan
transfer yang tinggi terpencil 20) Supplier
dalam Sistem membayar
knowledge membutuhkan
(TI) oleh Dept. supplier lokal
13) Karyawan lokal tidak Processing 18) Koneksi via satelit melewati TOP modal kerja
ada yang memiliki 17) Perusahaan rentan terhadap
14) Perusahaan 16) Tidak ada
pengalaman di bidang menggunakan gangguan cuaca
merekrut karyawan 15) Jumlah pekerjaan penambahan
pengadaan barang ISP Elganet 19) Diterapkannya
lokal di site yang harus tenaga kerja kebijakan skala
diselesaikan relatif
prioritas (permintaan
banyak
barang dan expense)
12) Pemerintah daerah
mewajibkan
pemberdayaan
masyarakat lokal 11) Perusahaan perlu untuk menambah sumber daya
(untuk pengadaan barang) yang lebih andal
namun mereka harus mengoptimalkan sumber
daya yang ada saat ini.

9) Perusahaan perlu untuk 10) Perusahaan perlu untuk

mengoptimalkan sumber menambah sumber daya
daya yang ada saat ini 8) Perusahaan tidak bisa baru yang lebih andal
(ENTITAS D) merubah sumber daya (ENTITAS D’)
(yang menunjang
pengadaan barang)
saat ini menjadi lebih
4) Optimalisasi andal
(CORE CAUSE) 6) Perusahaan harus 7) Sumber daya yang andal
sumber daya yang 5) Perusahaan melakukan
ada mengurangi membutuhkan bekerja dengan tingkat
pengadaan barang kesalahan yang rendah
timbulnya biaya- keuangan yang secara efisien
biaya tambahan. sehat (ENTITAS B) untuk mencegah adanya
(ENTITAS C) biaya karena ada kesalahan

2) Implementasi pengadaan 1) Perusahaan 3) Pengadaan barang yang

barang menjadi menginginkan
11

efisien menunjang
keunggulan kompetitif pengadaan barang dapat produktivitas perusahaan
membutuhkan biaya menjadi keunggulan dalam bersaing dengan
yang besar kompetitif (ENTITAS A) kompetitior.

Gambar 5. Current Reality Tree

WM LXI – PPM School of Management
Kokoh Ronald & Lusia Vreyda

59) Perusahaan dapat bersaing dalam industri

58) Perusahaandapat mengandalkan pengadaan barang

sebagai keunggulan kompetitif 57)Kualitas Produk tetap terjaga

PENINGKATAN KINERJA PENGADAAN BARANG PT. API METRA PALMA DENGAN

56) Lead time pengadaan barang menjadi lebih cepat (<1 bulan)

55) Realisasi SPB menjadi PO > 90%

52) Keterbatasan 54) Supplier lebih

53) Perusahaan tidak
jumlah terbuka akan
perlu mencari
supplier lokal informasi
supplier baru
ketersediaan barang
51) SPB 100% diterima
Departemen PGA
44) SPB
50) SPB tidak dikirim
43) Semua SPB dapat 42) Supplier
perlu dibuat mengguna
48) Tidak ada kelalaian 46) Proses verifikasi 45) Jaringan internet direalisasikan pada lokal terus
ulang 47) Tidak ada kelalaian kan
kerja Departemen berlangsung di site jarang tahun anggaran bekerja
kerja Departemen internet
Processing lebih cepat putus yang ditetapkan sama
PGA (email)
dengan
perusahaan

49) Informasi yang

40) Elganet
diberikan user 36) SPB print-out tetap

METODE THEORY OF CONSTRAINT THINKING PROCES

37) Tugas verifikasi 38) SPB harus memberikan 13
dalam SPB detail terdokumentasikan 39) Elganet
35) Tidak ada tugas menjadi lebih melalui garansi
dengan baik meningkatkan
tambahan untuk mudah proses pelayanan dan
memasukkan SPB verifikasi kualitas menerima 41) Supplier lokal
secara manual infrastruktur keluhan puas
34) Pengetahuan karyawan
site tentang pengadaan 13
32) Prosedur dalam barang meningkat 13
33) Pengetahuan 28) Karyawan 26) Elganet hanya
SPB harus
dibutuhkan harus bisa menggunakan
menyebutkan 30) SPB tidak 29) Beban kerja 25) Perusahaan
untuk multitasking koneksi via satelit 24) Supplier
informasi barang 31) Sharing dimasukkan ke karyawan membayar
pemahaman untuk daerah membutuhkan
yang detail Knowledge sudah dalam Sistem (TI) yang tinggi supplier lokal
prosedur 11 27)Perusahaan terpencil modal kerja
mulai berjalan secara manual tidak melewati
mengguna
oleh Dept. 12 TOP
kan ISP
17) Karyawan lokal tidak Processing Elganet 22) Koneksi via satelit
18) Perusahaan 20) Tidak ada
ada yang memiliki rentan terhadap
merekrut karyawan 11 19) Jumlah pekerjaan penambahan 23) Skala prioritas tidak
pengalaman di bidang gangguan cuaca
lokal di site 12 yang harus tenaga kerja diberlakukan untuk
pengadaan barang
diselesaikan relatif supplier lokal dengan
banyak kategori OPEX)

16) Pemerintah daerah

mewajibkan
pemberdayaan
masyarakat lokal 13
15) Sumber daya pengadaan barang yang
saat ini menjadi lebih andal

14) Perusahaan mampu merubah 8) Perusahaan perlu untuk 9) Perusahaan perlu untuk
sumber daya pengadaan lebih mengoptimalkan menambah sumber daya baru
barang saat ini menjadi lebih sumber daya yang ada saat yang lebih andal
andal ini (ENTITAS D) (ENTITAS D’)

4) Optimalisasi 6) Perusahaan harus 7) Sumber daya yang andal

11) Program Transformasi
Sumber Daya Manusia
12) Program Transformasi
Teknologi Informasi
5) Perusahaan
sumber daya yang melakukan pengadaan bekerja dengan tingkat
13) Program Transformasi membutuhkan
ada mengurangi barang secara efisien kesalahan yang rendah
Metode Pengadaan Barang keuangan yang sehat
timbulnya biaya- (ENTITAS C) untuk mencegah adanya
(ENTITAS B)
biaya tambahan. biaya karena ada kesalahan

2) Implementasi pengadaan 1) Perusahaan 3) Pengadaan barang yang

10) Transformasi sumber daya barang menjadi menginginkan efisien menunjang
pengadaan barang menjadi produktivitas perusahaan
12

keunggulan kompetitif pengadaan barang dapat

lebih andal membutuhkan biaya menjadi keunggulan dalam bersaing dengan
(GENERAL INJECTION) yang besar kompetitif (ENTITAS A) kompetitior.

Gambar 6. Future Reality Tree

WM LXI – PPM School of Management
Kokoh Ronald & Lusia Vreyda

31) Perusahaandapat mengandalkan pengadaan barang

sebagai keunggulan kompetitif

PENINGKATAN KINERJA PENGADAAN BARANG PT. API METRA PALMA DENGAN

29) Lead time pengadaan barang
menjadi lebih cepat (<1 bulan)
30) Realisasi SPB
menjadi PO > 90%

28) Supplier lokal

puas
27) Jaringan internet
26) SPB 100% diterima di site jarang
oleh Departemen putus
PGA 23) Semua SPB dapat
direalisasikan pada
tahun anggaran
24) Proses verifikasi yang ditetapkan
25) Tidak ada berlangsung

METODE THEORY OF CONSTRAINT THINKING PROCES

kelalaian kerja lebih cepat
Departemen
Processing
22) Network
Improvement

17) Informasi yang 21) Perusahaan

diberikan user 19) Elganet tidak membayar
18) SPB print-out
dalam SPB detail memberikan supplier lokal
tetap 20) Negosiasi
garansi tidak melewati
terdokumentas perubahan
pelayanan dan TOP
ikan dengan kebijakan skala
menerima
baik prioritas
14) Tidak ada tugas keluhan
tambahan untuk
memasukkan SPB 12) Elganet hanya
16) Pengetahuan secara manual 13) Tugas verifikasi menggunakan
karyawan site 15) Perbaikan menjadi lebih koneksi via satelit 11) TOP Early
tentang pengadaan Document mudah untuk daerah Warning
barang meningkat Control terpencil System

9) Tugas verifikasi 10) Diterapkannya

7) SPB harus sebagai beban kebijakan skala
5) Sharing dimasukkan
Knowledge tambahan prioritas
ke dalam (permintaan barang
sudah mulai 6) Beban kerja Sistem (TI)
berjalan dan expense)
karyawan yang oleh Dept.
tinggi Processing 8) SPB harus
melalui proses
verifikasi

1) Internal 2) Holding visit 3) Kurangnya

dan Rakor transfer 4) Integrasi IT
Technical
Tengah Tahun knowledge Pengadaan
Training
Barang
13

Gambar 8. Transition Tree

 PENINGKATAN KINERJA PENGADAAN BARANG PT. API METRA PALMA DENGAN
METODE THEORY OF CONSTRAINT THINKING PROCES

Perusahaan perlu untuk menambah sumber daya

(untuk pengadaan barang) yang lebih andal namun
mereka harus mengoptimalkan sumber daya yang
ada saat ini.

D Root Cause: D’
Perusahaan perlu Perusahaan tidak bisa merubah sumber Perusahaan perlu untuk
mengoptimalkan sumber daya daya (yang menunjang pengadaan barang) menambah sumber daya baru
yang ada saat ini saat ini menjadi lebih andal. yang lebih andal

General Injection:
Transformasi sumber daya pengadaan
barang menjadi lebih andal

Program Transformasi Program Transformasi Program Transformasi

Sumber Daya Manusia Teknologi Informasi Metode Pengadaan Barang

· Internal Technical Training
· Holding Visit dan Rakor Tengah
Tahun
· Integrasi TI untuk Pengadaan · Negosiasi Perubahan Skala Prioritas
· TOP Early Warning System
· Network Improvement · Perbaikan Document Control
Barang

Gambar 7. General Injection

(2) Teridentifikasi Core Conflict Cause plan atau sebagai jembatan antara
(CCC) dari tiga permasalahan yang CRT dan FRT yang diharapkan
dihadapi oleh perusahaan karena terdapat pada Transition Tree (TT).
adanya perbedaan perspektif. Diketahui
bahwa root cause dari masalah 7. TEMUAN STUDI
pengadaan barang di Medco Agro Konflik yang teridentifikasi pada studi
adalah perusahaan tidak bisa merubah ini disebabkan karena adanya paradigma
sumber (yang menunjang pengadaan penghematan atau cost efficiency.
barang) saat ini menjadi lebih andal. Paradigma tersebut yang menyebabkan
(3) General Injection untuk mengatasi Departemen PGA memiliki kinerja yang
konflik yang ada dalam perusahan rendah dan semakin membutuhkan bantuan
adalah dengan melakukan transformasi sumber daya professional. Namun karena
sumber daya pengadaan barang adanya paradigma penghematan anggaran,
menjadi andal. Transformasi tersebut maka Departemen PGA harus
dilakukan melalui tiga transformasi menggunakan semua sumber daya yang
terhadap sumber daya manusia,
ada saat ini saja.
teknologi informasi, dan metode Paradigma tersebut bertolak belakang
pengadaan barang. dengan TOC. Pada TOC paradigma yang
(4) Penjabaran strategi transformasi
harus dimunculkan ialah jika ingin
sumber daya pengadaan barang mengoptimalkan suatu sistem bukan
dilakukan melalui pelaksanaan tujuh dengan berusaha mengoptimalkan semua
program, yaitu: internal technical
entitas melainkan mencari entitas yang
training, holding visit dan Rakor Tengah
terlemah untuk dikuatkan. Paradigma
Tahun, integrasi TI untuk pengadaan tersebut sering disebut dengan jargon
barang, network improvement, GLOBAL OPTIMA ≠ SUM OF LOCAL
negosiasi kebijakan skala prioritas, OPTIMA. Ketika paradigma menguatkan
TOP early warning system, dan
semua entitas dilakukan maka kerja sistem
perbaikan data control. tidak optimal.
(5) Diagram yang digunakan untuk
menciptakan rencana tindakan/action

Kokoh Ronald & Lusia Vreyda 14

WM LXI – PPM School of Management
 PENINGKATAN KINERJA PENGADAAN BARANG PT. API METRA PALMA DENGAN
METODE THEORY OF CONSTRAINT THINKING PROCES
Perusahaan mencoba menerapkan
bahwa efisiensi biaya secara global akan
didapatkan jika kita menghemat semua
fungsional. Pada kenyataannya, dampak
yang muncul justru kinerja pengadaan
barang menjadi rendah. Kinerja pengadaan
barang yang rendah tersebut justru
membuat perusahaan tidak dapat bekerja
dengan maksimal. Hal inilah yang berhasil
ditemukan pada studi ini.
8. DAFTAR PUSTAKA
Bolstroff, Peter dan Robert Rosenbaum.
2003. Supply Chain Excellence: A
Handbook for Dramatic Improvement
Using the SCOR Model. New York:
Amacom
Dettmer dan Schragenheim. 2001.
Manufacturing at Warp
Speed:Optimizing Supply Chain
Financial Performance. USA: St. Lucie
Press/APICS.
Dettmer, H. William. 2003. Strategic
Navigation: A System Approach to
Business Strategy. USA: ASQ Quality
Press.
Gundy, Van. 1981. Techniques of
Structured Problem Solving. New York:
Van Nostrand Reinhold Comp.
Indrajit dan Djokopranoto. 2003. Dasar,
Prinsip, Teknik dan Potensi
Pengembangan e-Procurement.
Jakarta: Dinastindo.
Pujawan, Nyoman. 2005. Supply Chain
Management. Surabaya: Guna Widya.
Scheinkopf, Lisa. 1999. Thinking for a
Change: Putting the TOC Thinking
Processes to Use. USA: St. Lucie
Press/APICS.
Witmore, John. 1997. Coaching for
Performance. London: Nicholas Brealy
Publishing.
Terbitan Berkala:
Cox, J.F., Mabin, V.J. and Davies, J. 2005,
A Case of Personal Productivity:
Illustrating Methodological
Developments in TOC. Jurnal Human
Systems Management, Vol. 24 No. 1.
Christian, P dan Leopold, D. 2005.
Penurunan Biaya Kualitas dengan
Kokoh Ronald & Lusia Vreyda
WM LXI – PPM School of Management
Metode Theory of Constraint Thinking
Process: Studi Kasus Pabrik Karung
Plastik. Journal of Management and
Business Review, Vol.2 No.2
Davies dan Mabin. 2009. Theory of
Constraint. Jurnal Decision Line Edisi
Maret. RMIT University: New Zealand.
Kim, Seonmin., Victoria Jane Mabin dan
John Davies. 2008. The Theory of
Constraints Thinking Processes:
Retrospect and Prospect. International
Journal of Operations & Production
Management Vol. 28 No. 2.
Moch., A. dan Totong, S. 2007. Optimalisasi
Penjualan Divisi Konica Minolta pada
PT. Asaba dengan Menggunakan
Theory of Constraint (TOC) Thinking
Process. [Tesis], STM PPM
Manajemen, Jakarta.
Reid, Richard A dan James R. Comier.
2003. Applying the TOC TP: A Case
Study in the Service Sector. Managing
Service Quality Journal Vol.13, No.5.
Smith, M dan Pretorius, P. 2003. Application
of The TOC Thinking Processes to
Challenging Assumptions of Profit and
Cost Centre Performance
Measurement. International Journal of
Production Research. UK.
Taylor, Lloyd J. 2003.The Application of
Goldratt’s Thinking Process To Problem
Solving. Proceedings of the Academy
of Strategic Management, Volume 2,
Number 2. Las Vegas: USA.
Daftar Laman:
________, Theory of Constraints Thinking
Process, [online],
(http://www.dbrmfg.co.nz/Thinking%20
Process.htm, diakses tanggal 1 Juni
2010)
Ching, 2008, TOC Thinkers, [online],
(http://www.tocthinkers.com, diakses
tanggal 26 Mei 2010).
Patrick, 1996, The TOC Thinking Processes
Tools for Problem Solving, [online],
(http://www.focusedperformance.com/a
rticles/toctp2.html, diakses tanggal 25
Mei 2010.
15
 PENINGKATAN KINERJA PENGADAAN BARANG PT. API METRA PALMA DENGAN
METODE THEORY OF CONSTRAINT THINKING PROCES

LAMPIRAN

Kokoh Ronald & Lusia Vreyda 16

WM LXI – PPM School of Management
WM LXI – PPM School of Management
Kokoh Ronald & Lusia Vreyda

UDE 2. CURRENT REALITY TREE

ANALISIS Apakah CORE CONFLICT benar-

PENINGKATAN KINERJA PENGADAAN BARANG PT. API METRA PALMA DENGAN

benar merupakan permasalahan
What to Change? UDE
utama yang menyebabkan
UDE semua UDE?
Identifikasi Persoalan STRATEGI
To What to Change?
UDE Pengembangan Solusi
1. THREE CLOUD PROCESS
Apa CORE CONFLICT yang
bertanggung jawab untuk sebagian
D D’
besar UDE?
3. EVAPORATING CLOUD
B D B
Asumsi-asumsi apa saja yang
menjadi tantangan dan diambil
C solusi (INJECTION) untuk
A CORE CONFLICT mengatasinya?

METODE THEORY OF CONSTRAINT THINKING PROCES

CLOUD
C D’ OBJECTIVE

INJECTION

STRATEGI
To What to Change? 5. PREREQUISITE TREE
Pengembangan Solusi Bagaimana cara implementasi tujuan DE
jangka pendek (INTERMEDIATE
OBJECTIVE) dan apa yang
menghambat dalam implementasinya?
6. TRANSITION TREE DE DE
Tindakan (ACTION) apa yang harus ALL INJECTION IMPLEMENTED
diambil untuk implementasi
Prerequisite Tree? OTHER
INJECTION
IO OTHER OTHER
INJECTION INJECTION
DE
Obs
Obs
tacle OTHER
tacle
INJECTION
IO IO
IO ACTION Obs
tacle IO Obs
INJECTION
tacle
Obs
IO tacle
IO IO 4. FUTURE REALITY TREE
Memastikan bahwa solusi awal (INJECTION)
akan menciptakan DESIRABLE EFFECT (DE)
ACTION
IO tanpa menimbulkan dampak negatif.
17

Gambar Lampiran A. Proses Keseluruhan Metode Three Cloud

 PENINGKATAN KINERJA PENGADAAN BARANG PT. API METRA PALMA DENGAN
METODE THEORY OF CONSTRAINT THINKING PROCES

B D
Adanya dukungan Merekrut karyawan dari
penuh dari pemerintah lokasi site
daerah (karyawan lokal)

CC-1 A
Meningkatkan daya
saing perusahaan

C D′
Efisiensi Merekrut karyawan
operasional yang profesional

B D
Cash flow operasional Pembayaran melewati
perusahaan aman Term of Payment (TOP)
A
CC-2 Pengadaan barang
dapat terpenuhi tepat
waktu
D′
C
Memenuhi pembayaran
Mempertahankan
sesuai Term of Payment
existing supplier
(TOP)

B D
Anggaran dana yang Mempertahankan ISP
memadai saat ini

CC-3 A
Pengadaan barang
berbasis TI

C D′
Memiliki jaringan TI Bekerja sama dengan
yang dapat diandalkan ISP profesional

BD: Optimalisasi sumber daya

AB : Implementasi pengadaan
barang menjadi keunggulan
kompetitif membutuhkan biaya yang
besar seperti perlunya infrastruktur
TI
CCC
A sumber pendanaan yang masih
Pengadaan barang
yang menjadi keunggulan
kompetitif
AC: Pengadaan barang yang
efisien menunjang
produktivitas perusahaan
dalam bersaing dengan
kompetitior.
yang ada mengurangi timbulnya
biaya-biaya tambahan.
B D
Kondisi keuangan Optimalisasi sumber daya DD’ (1): Ada kekuatan yang lebih
perusahaan yang sehat yang ada saat ini besar (shareholder) dalam
menentukan arah kebijakan.
DD’ (2): Perusahaan mempunyai
terbatas
DD’ (3): Sumber daya yang ada saat
ini tidak andal
DD’ (4): Perusahaan tidak mempunyai
C metode untuk merubah sumber daya
D′
Pengadaan barang saat ini menjadi andal
Menambah sumber daya
dilaksanakan secara
baru yang lebih andal
efisien
CD’ : Sumber daya yang andal bekerja dengan tingkat
kesalahan rendah sehingga dapat mencegah adanya
biaya tambahan karena ada kesalahan

Gambar Lampiran B. Sintesis Core Conflicting Cloud

Kokoh Ronald & Lusia Vreyda 18

WM LXI – PPM School of Management
 PENINGKATAN KINERJA PENGADAAN BARANG PT. API METRA PALMA DENGAN
METODE THEORY OF CONSTRAINT THINKING PROCES

INJECTION
15) Internal Technical Training

13) Mendapatkan jadwal yang 14) Materi pelatihan

akurat telah sesuai
dengan tujuan

Materi
Padatnya tidak sesuai
kegiatan di dengan
site tujuan
12) Menyusun jadwal 10) Pengawasan
dengan 11) Koordinasi intensif 9) Memastikan intensif dari Head
memperhatikan dengan site ketersediaan anggaran of PGA
kondisi site pelaksanaan

Pemateri
memiliki Pemateri
8) Materi dapat
jadwal yang berhalangan
Tidak ada mulai disusun
padat hadir
alokasi
4) Konfirmasi 5) Membuat jadwal anggaran
Jadwal pemateri pemateri dan
6) Memeriksa
tidak mendesak alternatifnya 7) Memasukkan
ketersediaan
dalam budget
anggaran

3) Panitia dapat memulai

perencanaan kegiatan

Tidak ada
yang bersedia
menjadi
panitia
1) Pendekatan persuasif 2) Pemberian insentif (materi,
dari manajemen puncak nilai baik dalam kinerja,
kepada calon anggota dlsb) bagi karyawan yang
panitia terlibat

Gambar Lampiran C. PRT untuk Internal Technical Training

Kokoh Ronald & Lusia Vreyda 19

WM LXI – PPM School of Management
 PENINGKATAN KINERJA PENGADAAN BARANG PT. API METRA PALMA DENGAN
METODE THEORY OF CONSTRAINT THINKING PROCES

INJECTION
13) Holding Visit dan Rakor
Tengah Tahun

11) Memiliki peserta yang

mempunyai 12) Semua peserta dapat
antusiasme yang hadir tepat waktu
tinggi Site tidak
Peserta dapat
Datang mengutus
7) Penanggungjawab Terlambat anggota PGA-
bisa mempersiapkan nya
8) Koordinasi intensif 9) Mempersilakan site
kebutuhan acara dengan setiap menentukan peserta di
peserta/perwakilan luar PGA yang relevan
pada H-7 sebagai perwakilan
10) Memberikan kenang- Pihak site
kenangan atau hadiah tidak
menanggapi
undangan
Antusiasme 6) Konfirmasi intensif
peserta sampai site mengirimkan
rendah Penanggung daftar nama peserta
jawab bekerja Surat
tidak maksimal undangan
tidak
5) Melakukan terkirim
4) Mengirimkan undangan melalui
pengawasan
berbagai alternatif jalur
perencanaan dengan
komunikasi
baik

3) Mendapatkan anggaran
yang cukup untuk
memulai kegiatan

1) Memeriksa
2) Memasukkan
ketersediaan
dalam budget
anggaran

Tidak ada
anggaran

Gambar Lampiran D. PRT untuk Holding Visit dan Rakor Tengah Tahun

Kokoh Ronald & Lusia Vreyda 20

WM LXI – PPM School of Management
 PENINGKATAN KINERJA PENGADAAN BARANG PT. API METRA PALMA DENGAN
METODE THEORY OF CONSTRAINT THINKING PROCES

INJECTION
26) Integrasi Teknologi Informasi
(TI) untuk Pengadaan Barang

6) Pelaksanaan fokus dan 25) Uji coba dan

perencanaan sosialisasi program
berjalan

15) Desain dan

pembangunan
5) Perencanaan rinci program
18) Memberikan petunjuk
proyek Karyawan
jelas apa yang harus
kurang teliti
dites dalam form UAT
saat uji coba
Tugas pokok 14) Konfigurasi sistem 24) Melakukan seminar
tim sesuai spesifikasi mengenai proses
4) Melakukan pertemuan terbengkalai
di luar jam kerja 17) Karyawan melakukan
uji coba
13) Penggunaan platform 22) Memberitahu manfaat 23) Melibatkan
Kesulitan yang sama dan kelebihan dari manajemen puncak
integrasi software yang dibuat untuk sosialisasi
3) Terpilihnya anggota dengan sistem Timbulnya
tim yang sudah 16) Memberikan interface
resistensi dari
ada yang user friendly
partisipan

12) Pembangunan Sistem Karyawan

Grand Design bingung dengan
2) Memasukkan sebagai 21) Pelatihan untuk
1) Melakukan aplikasi yang
salah satu poin pemakaian sistem
penunjukkan anggota baru
penilaian dalam KPI
Tidak ada
yang bersedia 9) Validitas kebutuhan 11) Pembatasan
jadi anggota program spesifikasi program 20) Membuat acara
19) Poster pemberitahuan
tim menarik dengan
dan undangan tertulis
pemberian doorprize
Jumlah
8) Memasukkan dalam partisipan
7) Memeriksa dana 10) Pemahaman bisnis sedikit
anggaran tahunan proses
anggaran tersedia
perusahaan
Biaya Tim tidak tahu
investasi feature software
tinggi yang perlu

Gambar Lampiran E. PRT untuk Integrasi TI Pengadaan Barang

Kokoh Ronald & Lusia Vreyda 21

WM LXI – PPM School of Management
 PENINGKATAN KINERJA PENGADAAN BARANG PT. API METRA PALMA DENGAN
METODE THEORY OF CONSTRAINT THINKING PROCES

INJECTION
18) Network Improvement

17) Melakukan evaluasi

6) Melakukan rekap 10) Melakukan pertemuan
kinerja ISP secara
laporan break down dengan pihak
periodik
time (BDT) jaringan manajemen Pihak
manajemen
tidak berani 16) Bernegosiasi dengan
5) Menugaskan karyawan 9) Memberitahukan kerugian memu pihak ISP
Perbedaan khusus untuk yang dialami perusahaan tuskan
laporan BDT di mengawasi kondisi jika tidak bertindak
perusahan jaringan site Sulitnya tercapai
dengan ISP kesepakatan
dengan pihak ISP
8) Membuat laporan 14) Mengatur pertemuan 15) Pemberian bukti
4) Melakukan keluhan dengan manajemen berupa data BDT dan
pengumpulan data
puncak ISP kerugian perusahaan

7) Laporan dilakukan
3) Terpilihnya anggota langsung ketika terjadi 13) Melakukan follow up
tim kondisi jaringan putus hasil pertemuan
Pihak ISP
tidak
menanggapi
2) Memasukkan sebagai 12) Melakukan pertemuan
1) Melakukan keluhan
salah satu poin dengan ISP
penunjukkan anggota
penilaian dalam KPI
Tidak ada
yang bersedia 11) Perusahaan mengikut
jadi anggota jadwal kapan ISP bisa
tim bertemu
Sulitnya
menentukan
kesesuaian
jadwal

Gambar Lampiran F. PRT untuk Integrasi TI Network Improvement

INJECTION
10) Negosiasi kebijakan skala
prioritas
Resistensi
dari
departemen
lain
8) Karyawan PGA memiliki 9) Menggunakan
keberanian untuk menyampaikan TOC sebagai
kepada pihak lain substansi dari dasar argumentasi
Karyawan masalah yang dihadapi
PGA tidak
memiliki
keberanian
6) Karyawan PGA dapat 7) Sosialisasi
3) Memberikan permasalahan
memahami
motivasi/dorongan pada acara formal
permasalahan yang
kepada karyawan
terjadi dengan dasar
secara intesif
berpikir TOC

Karyawan 4) Sosialisasikan 5) Diskusikan

PGA tidak untuk meeting dalam agenda
paham berikutnya bertahap
substansi
TOC Waktu acara
1) Mengajarkan TOC 2) Melakukan formal tidak
Thinking Process pendekatan cukup untuk
kepada karyawan intensif kepada sosialisasi
PGA karyawan PGA

Gambar Lampiran G PRT untuk Negosiasi Kebijakan Skala Prioritas

Kokoh Ronald & Lusia Vreyda 22

WM LXI – PPM School of Management
 PENINGKATAN KINERJA PENGADAAN BARANG PT. API METRA PALMA DENGAN
METODE THEORY OF CONSTRAINT THINKING PROCES

INJECTION
16) TOP Early Warning
System

10) Koordinasi dan 15) Laporan hasil rekap

sosialisasi berjalan baik data tagihan periodik
mingguan

14) Memberikan tembusan

9) Membuat acara menarik
4) Partisipan antusias Jumlah ke atasan terkait hingga
dengan pemberian
dengan gagasan yang partisipan GM site
cinderamata yang diterima
disampaikan sedikit
PGA dari para supplier Hasil rekap
diabaikan oleh
13) Memberikan tembusan karyawan AP/
3) Menjelaskan potensi kerugian kepada head terkait Finance
perusahaan akibat supplier 8) Pembahasan
stop supply karena metode kerja Hasil rekap
pembayaran sering terlambat Banyak diabaikan oleh
partisipan site
tidak tertarik
12) Rekap data invoice
7) Penetapan penanggung
seminggu sebelum
2) Rapat koordinasi jawab tugas
tanggal jatuh tempo
penyampaian gagasan

11) Keterlibatan Head of

5) Memasukkan dalam job 6) Memasukkan dalam
1) Memberikan undangan PGA untuk
description karyawan penilaian KPI
tertulis yang mengingatkan staffnya
ditandatangani head Tidak ada Karyawan
terkait yang bersedia lupa
Tidak ada mendapat melakukan
yang datang tugas baru rekap data
rapat

Gambar Lampiran I. PRT untuk TOP Early Warning System

Kokoh Ronald & Lusia Vreyda 23

WM LXI – PPM School of Management
 PENINGKATAN KINERJA PENGADAAN BARANG PT. API METRA PALMA DENGAN
METODE THEORY OF CONSTRAINT THINKING PROCES

INJECTION
14) Perbaikan document control

9) Melaksanakan
lembar kendali SPB
secara penuh Karyawan
13) Mendayagunakan
Waktu dan lalai mengisi
Record Center
tanggal tidak lembar Resistensi
secara penuh
akurat kendali perubahan
pola kerja
7) Melakukan 6) Memberikan teguran
8) Verifikasi harian Karyawan 12) Melakukan
ujicoba lembar kepada karyawan
oleh Head tidak pendekatan
kendali yang bersangkutan
mematuhi tata persuasif kepada
tertib karyawan
11) Melakukan
Kebingungan 10) Memberikan
pengawasan
dalam membuat teguran
lembar kendali secara intensif

1) Head mengarahkan
secara langsung 2) Melakukan
format lembar ujicoba hasil Khawatir
kendali rencana penataan
dokumen justru
memperlambat
5) Melakukan kerja
perencanaan 4) Mengatur peletakan
layout dokumen dengan
memperhatikan faktor
kecepatan dan
2) Memeriksa ketepatan
3) Memasukkan pengambilan dokumen
anggaran yang
dalam budget
tersedia
Tidak ada
anggaran

Gambar Lampiran J. PRT untuk Perbaikan Document Control Departemen PGA

Kokoh Ronald & Lusia Vreyda 24

WM LXI – PPM School of Management