Uvod u baze podataka i MS Access

Baze podataka su zapravo tablice u kojima držimo podatke. Bazu

podataka možete koristiti za kućnu upotrebu, vođenje nekih
računovodstvenih poslova, ispisivanje podataka i izvješća, ali češće
se koristi za spremanje i čitanje podataka koje koriste programi.
Ako budete nešto programirali kad-tad ćete doći do baza podataka
bez kojih mnogi programi ne bi imali smisla.

MS Access je jedan od programa za izradu baza podataka. U ovom

tutorijalu ćemo se upoznati s njime i kako stvoriti prvu bazu
podataka.

Otvorite Access -> Kliknite na New -> File. Zatim u desnom stupcu
pod New odaberite Blank Database:

Zatim u nekom folderu spremite bazu pod nazivom npr. "prva-

baza.mdb"

U ovom tutorijalu smo naučili kako stvoriti bazu podataka i spremiti

ju pod nekim nazivom. U sljdećem tutorijalu ćemo naučiti kako
unesti podatke u bazu podataka.
Izrada tablice za unos podataka

U prošlom tutorijalu smo naučili kako stvoriti i imenovati bazu. Sada

nađite mjesto gdje ste stvorili bazu i otvorite file "prva-baza.mdb".

Na ekranu će vam se prikazati glavni izbornik odnosno mjesto gdje

možete odabrati način izrade tablica. Imate tri mogućnosti no mi
ćemo ići školskim primjerom tako da "ručno" napravimo tablicu.
Kliknite dvostrukim klikom na Create table in Design view.

U prvi stupac upisujete nazive polja a u drugi upisujete koji tip

podataka se može pohraniti u to polje (text, broj, datum itd.) Mi
ćemo napraviti za početak tablicu koja će sadržavati ime, prezime i
godine. Za polje Ime upišite text, za prezime također text a za
godine upišite number.
Kada ste to napravili zatvorite taj prozor gdje ste pravili tablicu i
kada vas pita da li želite spremiti promjene koje ste napravili
kliknite na Yes i upišite naziv tablice (npr. Osobe). Zatim ćete biti
obavješteni da nije definiran primarni ključ i da li ga želite stvoriti.
Kliknite na Yes.

Zatim otvorite stvorenu tablicu i unesite neke podatke. Evo primjera

kako popuniti tablicu. (Brojevi pod poljem ID se automatski
dodaju.)

U idućem tutorijalu ćemo naučiti kako izmijeniti strukturu tablice

ako želimo nadodati neko polje.
Sljedeći tutorijal: Kako izmijeniti strukturu tablice

Kako izmijeniti strukturu stranice

U prošlom tutorijalu smo naučili kako napraviti neku tablicu i kako

unesti podatke u nju.
Ako smo nešto zaboravili ili jednostavno želimo dodati neko polje u
tablicu to činite ovim postupkom:

Označite tablicu koju želite (u našem slučaju tablica "Osobe") i

kliknite na tipku Design

Sada ćemo napraviti još jedno polje u kojem ćemo imati polje
"Zaposlen" sa mogućim odgovorima Yes i No
Kada ste to napravili, zatvorite taj prozor i kada vas pita da li želite
usnimiti promjene koje ste napravili kliknite na Yes.

Zatim otvorite tablicu i vidjet ćete novo polje "Zaposlen" sa

kvadratićima u koje možete staviti kvačice.

Te kvačice su kao Yes i No. Kvačica predstavlja Yes a bez kvačice

No.

U sljedećem tutorijalu ćemo naučiti neka tehnička svojstva polja

kao što su ograničenje broja slova po upisu i slično.
Svojstva polja

U ovoj lekciji ćemo naučiti nešto o svojstvima polja za upis

podataka. Označite tablicu koju želite i kliknite na tipku Design kao
iz predhodnog tutorijala.

Zatim idite na polje ime i vidjet ćete dolje u Field Properties ćete
naći razna svojstva kao što su Field size, Format, Input mask itd.

Zasad ćemo se zadržati samo na nekim osnovnim svojstvima koje

vam mogu zatrebati, a kasnije ćemo polako objašnjavati sva
svojstva.

Prvo svojstvo je Field size, vrlo često korišteno. Ograničava koliko

slova može sadržavati ime koje upišete.

Zatim imate Default value je vrijednost koja će se pohraniti ako nije

unesen podatak.

Onda možete staviti Yes u required svojstvu. Ako to napravite neće

biti moguće pohraniti podatke ako nije upisano ništa u polje Ime.
Dakle kod svakog upisa polje Ime je obavezno.
Kod polja godine imate Number. Ako kliknete na to onda ćete imati
mogućnosti isto Field size i odabrati maksimalnu veličinu broja.

Iako možda polje godine nisu namjenjene za ovakva formatiranja ali

ako npr. napišete još jedno polje u tablici i nazovete ga Zarada te
postavite Number možete pod format izabrati i valutu. Npr Euro.
Također možete pod Decimal places odabrati koliko decimalnih
mjesta želite omogućiti. Isto kao i kod texta možete izabrati Default
value, i odabrati Yes i No pod Required.

Kod polja gdje možete izabrati Yes/No imate opciju da li želite da

bude True/False, On/Off i Yes/No. I vrlo korisno Default value gdje
možete postaviti koja će biti vrijednost Yes ili No ako se kod unosa
podataka ništa ne odabere.

Stvaranje formi i unos podataka preko njih

U predhodnim tutorijalima smo naučili neke stvari o

tablicama, kao ih stvoriti, izmijeniti te svojstva polja.
Sada ćemo naučiti kako napraviti formu za unos
podataka.

U glavnom izborniku se prebacite ne Forms.

Zatim kliknite na Create form by using wizard. Kada ste

to napravili otvorit će vam se prozor sa ponođenim
poljima. Kliknite na dvostruke strelice >> kako biste
prebacili sva polja.

Zatim kliknite na Next, odaberite Columnar način i

kliknite opet na Next. Zatim izaberite izgled forme koji
vam se najviše sviđa i kliknite na Next. Naziv forme
možete ostaviti Osobe ili možete upisati neki drugi
naziv. I na kraju kliknite na Finish.

Otvorite formu i vidjet ćete nešto kao ovo:

 Pogledajte objašnjena na slici i probajte unesti nove
podatke.

Probajte sada napraviti još jednu formu ali umjesto

Columnar tipa napravite Tabular.

____________

  Copyright -

Izrada upita (query-a)

Upiti su vrlo korisna stvar. Njima se služimo da bi nam Access

pokazao podatke iz tablice ako zadovoljavaju neki uvjet. Npr. u
našoj tablici "Osobe" imamo nekoliko ljudi. Neki su zaposleni a neki
nisu. Sada ćemo u na primjeru objasniti kako da nam Access
prikaže samo ljude koji su zaposleni.

Otvorite bazu "prva-baza.mdb" i kliknite na Queryes, zatim

odaberite Create query in Design view.
Otvorit će vam se dva nova prozora. U ovom manjem kliknite na
Add kako bi dodali tablicu Osobe u query.

Otvorit će vam se u onom velikom prozoru jedan mini prozorčić koji

sadrži sva polja iz vaše tablice. Kliknite dvostrukim klikom na svako
polje kako bi ste u query dodali sva polja (ili samo neka, ovisno o
tome koje sve informacije želite dobiti). To vam mora izgledati
otprilike ovako:
Sada ide ono što će zatražiti od Accessa da ispiše samo zaposlene
osobe. Pod polje Zaposleni pod Criteria upišite Yes (ili No ako želite
da vam ispiše nezaposlene osobe).

NAPOMENA: pripazite gdje upisujete to Yes. Morate pod polje

Zaposleni a ne samo u prvi stupac. Ja sam napisao u prvom stupcu
samo zato da vidite da to mora ići pod Criteria).

Zatvorite taj prozor i kada vas pita da li želite spremiti promjene

kliknite na Yes. Imenujte taj query npr. Zaposleni. Nakon toga
kliknite na novostvoreni query (u ovom slučaju Zaposleni). I eto
rezultata.

Probajte napraviti upit gdje će se prikazati sve osobe koje imaju

više od 20 godina. To možete napraviti tako da pod poljem Godine u
Criteria redak upišete >20.

Ako u tablici dodate još jedno polje npr. Grad, i tamo upišete da je
netko iz Zagreba, netko iz Osijeka itd. onda pod poljem Grad i u
Criteria redak upišete u navodnike grad, npr. "Zagreb"
Onda će vam Access prikazati sve osobe koje su iz Zagreba.

Naprednije stvari tipa matematičkih proračuna ćemo učiti poslje a u

sljedećem tutorijalu ćemo naučiti kako napraviti izvještaje za
printanje.

Izrada izvještaja

U prošlom tutorijalu smo rekli da napravite u tablici još jedno polje

"Grad", ako niste napravite ga i popunite nekim gradovima za svaku
osobu. Npr.

Zatim u glavnom izborniku kliknite na Reports (izvještaji) i na

Create report by using wizard.
Zatim odaberite tablicu na temelju koje želite napraviti izvještaj.
Zasada imate samo jednu tablicu (Osobe) i upit. Bitno je da ovdje
odaberete kompletnu tablicu.

Zatim prebacite sva polja na desnu stranu i kliknite na Next. Nakon

toga pred vama će biti prozorčić gdje možete grupirati podatke. Mi
ćemo grupirati podatke prema mjestu stanovanja. Dakle, napravit
ćemo to da piše Zagreb i ispod će se ispisati svi iz Zagreba, i tako
isto i za druge gradove. Sa strelicom > prebacite polje Grad i zatim
kliknite na Next.

Sada vidite prozorčić gdje možete sortirati podatke. Ovo je potpuno

drugačije i nema veze sa grupiranjem. Grupiranje će se izvršiti
normalno. Nego sortiranje vam služi npr. Da se u svakoj grupi npr.
ispišu od najstarijeg do najmlađeg ili npr. po abecedi prema
prezimenu itd.
Napravite tako ako želite ispisati godine od najmlađe osobe do
najstarije. Ako pak želite od najstarije onda kliknite na tipku
Ascending pored tog polja da vam se prikaže Descending. Ja ću u
primjeru napraviti Descending odnosno da se ispisuje od najstarije
osobe do najmlađe. Kliknite na Next.

U ovom prozoru možete naštimati kako će biti ispisano, ali za sada

preskočimo taj prozor, kliknite na Next.

Ovdje možete izabrati stil ispisa. Odaberite koji vam se najviše

sviđa. Opet kliknite na Next, imenujte izvještaj u naziv npr. "Ispis
po gradovima". Kliknite na Finish i pogledajte rezultat. Probajte za
vježbu napraviti ispis koji će ispisivati sve podatke iz tablice Osobe
grupirano prema prezimenu poredano po abecedi prezimena.

Izrada vlastitog izgleda forme

U glavnom meniu kliknite na Forms kao da idete praviti formu.

Samo ovaj puta umjesto Create form by using wizard kliknite na
Create form in Design view.

Otvorit će vam se ovakav prozor:

Najprije raširite veličinu podloge forme koliko vam odgovara. To
ćete napraviti tako da držeći pritisnuti lijevi klik na čošku forme i
povlačite prerema desno-dolje.

Zatim u Toolbox-u izaberite Image

Zatim povucite držeći lijevi klik miša od lijevog gornjeg čoška do

desnog dolje. Otvorit će vam se novi prozor gdje možete izabrati
sliku.

Zatim izaberite Text Box u Toolboxu

Umetnite 4 takva polja na formu. Evo kako je to meni ispalo:

Zatim kliknite dvostrukim klikom na prvo textbox polje i pojavit će

vam se ovakav prozor, a se prebacite drop down meniju na Form

Zatim u Record Source polju odaberite vašu bazu. Zatim zatvorite

to i opet kliknite dvostrukim klikom na prvo Text Box polje,
prebacite se na "Data" tab i pod Control Source odaberite "Ime" i taj
postupak ponovite za sva ostala polja s tim da će te za svaki tex
box pod Data Source odabrati drugo polje u bazi.

Zatim napravite pomoću Toolbara checkbox na formi. To vam je ono

polje sa kvačicom. Ponovite isti postupak kao i kod textboxa samo
ovaj puta odaberite pod Data Soruce "Zaposlen".

Zatim promijenite Labele koje stoje pored TexBoxova u Ime,

Prezime, Godine, Grad, Zaposlen. Odaberite boju kakva vam paše
za podlogu (to se radi isto kao i u Wordu). Kliknite na X u kutu da
zatvorite taj Design view i kad vas pita da li želite usnimiti potvrdite
i Napišite naziv formi.

Evo kako je meni na kraju ispalo