Final Modul ERP HRM

MODUL TUTORIAL
ENTERPRISE RESOURCE PLANNING
HUMAN RESOURCE MANAGEMENT
MGMT6012
Penyusun:
Synthia Atas Sari
Diena Dwidienawati
Ami Fitri Utami
Novia Andini
Vincent Andrianto
Kartika Aprilia Benhardy
BINUS BUSINESS SCHOOL & HASHMICRO
SEPTEMBER 2022
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ......................................................................................................................................... 1
Panduan Pembuatan User Awal .......................................................................................................... 5
Modul 1- Recruitment Management .................................................................................................. 13
Assignment:..................................................................................................................................... 13
Sub-Topic : Recruitment Process .............................................................................................. 13
HashMicro Introduction ................................................................................................................ 13
Basic Configuration Log-In & Log-Out..................................................................................................................... 13
User Management ...................................................................................................................................................... 14
Change Password by Admin ...................................................................................................................................... 14
Change Password by Account Owner ........................................................................................................................ 16
Delete User................................................................................................................................................................. 17
General Features ........................................................................................................................................................ 19
Fungsi Recruitment Management ................................................................................................ 22
Configuration ............................................................................................................................................................. 22
Stages ..................................................................................................................................................................... 22
Tags ....................................................................................................................................................................... 23
Degrees .................................................................................................................................................................. 24
Job Position ........................................................................................................................................................... 25
Refuse Reasons ...................................................................................................................................................... 29
Departments ........................................................................................................................................................... 30
Work Location ....................................................................................................................................................... 31
Activity Types ....................................................................................................................................................... 31
Religion ................................................................................................................................................................. 33
Email Template...................................................................................................................................................... 33
WhatsApp Template .............................................................................................................................................. 35
Applicant Question ................................................................................................................................................ 36
Application ...................................................................................................................................... 37
By Job Positions ......................................................................................................................................................... 37
All Application........................................................................................................................................................... 41
HR Years ......................................................................................................................................... 42
Man Power Planning Management .............................................................................................. 44
Sub Menu ........................................................................................................................................ 44
Man Power Planning Request .................................................................................................................................... 44
Man Power Planning Lines ........................................................................................................................................ 46
Man Power Planning To Approve .............................................................................................................................. 46
1
Man Power Planning Type ......................................................................................................................................... 48
Man power Planning Period ....................................................................................................................................... 49
Man Power Planning Approval Matrix ...................................................................................................................... 50
Modul 2- Employee Management I .................................................................................................... 52
Assignment:..................................................................................................................................... 52
Create User ..................................................................................................................................... 52
Sub-Topic : Organization ........................................................................................................... 59
Fungsi Menu Organization......................................................................................................................................... 59
Configuration ............................................................................................................................................................. 59
Company Public Holiday ....................................................................................................................................... 59
Organisation Chart Configuration ......................................................................................................................... 61
HR Years ............................................................................................................................................................... 61
Announcement ....................................................................................................................................................... 63
Employee Hierarchy .............................................................................................................................................. 64
Sub Topic: Employee Management .............................................................................................. 64
Configuration ............................................................................................................................................................. 64
Work Location ....................................................................................................................................................... 64
Departments ........................................................................................................................................................... 65
Job Experience Level............................................................................................................................................. 66
Job Classification ................................................................................................................................................... 67
Job Positions .......................................................................................................................................................... 68
Employee Grade .................................................................................................................................................... 73
Race ....................................................................................................................................................................... 74
Religion ................................................................................................................................................................. 75
Skills ...................................................................................................................................................................... 75
Document Types .................................................................................................................................................... 76
Checklist ................................................................................................................................................................ 77
Race ....................................................................................................................................................................... 78
Orientation Checklist ............................................................................................................................................. 79
Employee Data Base .................................................................................................................................................. 79
Employee Documents ............................................................................................................................................ 91
Sub Topic : Contracts .................................................................................................................... 93
Configuration ............................................................................................................................................................. 93
Contract dari Menu Utama .................................................................................................................................... 93
Contract dari Smartbutton menu Employee ........................................................................................................... 94
Employee Training Program ...................................................................................................................................... 97
Mengelola Program Training ................................................................................................................................. 97
MODUL 3 - Employees Management II ............................................................................................ 99
Sub Topic : Employee Attendance ............................................................................................ 99
2
Assignment ................................................................................................................................................................ 99
Fungsi Attendance Management ................................................................................................................................ 99
Configuration ............................................................................................................................................................. 99
Working times ....................................................................................................................................................... 99
Fixed Schedule ...................................................................................................................................................... 99
Shift Schedule ...................................................................................................................................................... 102
Late Deduction Rules ............................................................................................................................................... 104
Employee Working Hours ....................................................................................................................................... 105
Working Calendar........................................................................................................................ 106
Generate Working Calendar ..................................................................................................................................... 106
Employee Working Calendar ................................................................................................................................... 108
Sub Topic : Overtime ............................................................................................................... 109
Assignment .............................................................................................................................................................. 109
Fungsi Overtime Management ................................................................................................................................. 109
Configuration ........................................................................................................................................................... 109
Overtime Approval matrix ................................................................................................................................... 109
Overtime Rules .................................................................................................................................................... 109
Modul 4 - Employee Management III & Performance Appraisal .................................................. 114
Sub-Topic : Leave ..................................................................................................................... 114
Assignment : ...................................................................................................................................................... 114
Fungsi Leaves Management ..................................................................................................................................... 114
Configuration ........................................................................................................................................................... 114
Leave Types......................................................................................................................................................... 114
Leave Structure .................................................................................................................................................... 116
Leave Approval Matrix........................................................................................................................................ 117
Employee Leave Structure ....................................................................................................................................... 118
Generate Leave Allocations ..................................................................................................................................... 119
Leave Balance .......................................................................................................................................................... 120
Report....................................................................................................................................................................... 121
Leave Report........................................................................................................................................................ 121
Leave Balance Report .......................................................................................................................................... 123
Sub-Topic : Appraisal Management ....................................................................................... 123
Assignment : ...................................................................................................................................................... 123
Fungsi Appraisals Management ............................................................................................................................... 124
Configuration ........................................................................................................................................................... 124
Key Performance Template ................................................................................................................................. 124
Competencies Template....................................................................................................................................... 125
Job Position ......................................................................................................................................................... 127
Evaluation Period ................................................................................................................................................ 127
3
Performance Evaluation ........................................................................................................................................... 129
Generate Performance Evaluation ....................................................................................................................... 129
My Performance Evaluations .............................................................................................................................. 129
Report....................................................................................................................................................................... 132
Employee Performance ........................................................................................................................................ 132
Competencies....................................................................................................................................................... 132
Modul 5 - Payroll Management........................................................................................................ 134
Sub topic: Payroll Management.................................................................................................. 134
Assignment: ............................................................................................................................................................. 134
Fungsi Payroll Management .................................................................................................................................... 134
Configuration ........................................................................................................................................................... 134
Salary Rules ......................................................................................................................................................... 134
Salary Structure ................................................................................................................................................... 139
Payslip Period ...................................................................................................................................................... 140
Other Inputs ......................................................................................................................................................... 140
Other Inputs Entries ............................................................................................................................................. 142
Employee Salary Structure....................................................................................................................................... 143
Payslips Batches .................................................................................................................................................. 145
Employee Payslips ............................................................................................................................................... 148
4
Panduan Pembuatan User Awal
1. Buka http://10.240.200.54/web/database/manager
2. Pada bagian hm-academy-new klik Duplicate
3. Isilah data untuk melakukan Duplicate Database
• Master Password:
8feQYrNJXYwVenUWjbbAgNzc12QDEwq
• New Name: (Dalam membuat nama tidak dapat menggunakan “ ” (spasi) oleh karena itu dapat
menggunakan “-” atau “_” untuk menggantikannya”
✓ Dosen: Kode Kelas_Kode Dosen_Nama Dosen
✓ Mahasiswa: Kode Kelas_NIM Mahasiswa_Nama Mahasiswa
4. Klik Database Name yang telah dibuat.
5. Isi Username dan Password.
5
• Username: admin
• Password: Hash912020Micro#
6. Muncul halaman Announcement
7. Klik Announcement dan klik menu Settings
6
8. Pada bagian Users → klik nama Adminstrator
9. Klik tombol Edit
7
10. Ubah Email Address dengan nama depan anda, nama tersebut akan menjadi username yang
akan digunakan untuk melakukan proses login
11. Klik SAVE
8
12. Klik Ok
13. Login kembali dengan username baru dan tetap menggunakan password sebelumnya:
Hash912020Micro#
9
14. Kembali ke halaman pengaturan User sebelumnya. Klik tombol ACTION dan klik Change
Password
15. Buat New Password yang terdiri dari delapan (8) karakter. Kemudian klik Change
Passsword.
10
16. Login kembali dengan username dan password yang baru dibuat.
11
12
Modul 1- Recruitment Management
Assignment:
1. Since your company has growing bigger, so you need more man power to work at Head Office.
You make a plan six months ahead for job position as below;
• Business Development - Staff: 10
• Accounting Staff: 20
(You need to create the master data for each job position & specific applicant question that
needed above and also HR years first)
Sub-Topic : Recruitment Process
HashMicro Introduction
Basic Configuration Log-In & Log-Out
Pengguna dapat melakukan pengaturan awal sebelum melakukan aktivitas di dalam sistem. Pada
aplikasi Equip pengaturan dapat dilakukan oleh seorang administrator yang dapat masuk ke dalam
menu settings di dalam sistem. Pada menu settings, seorang administrator dapat menambahkan
informasi terkait perusahaan dan menambahkan pengguna yang dapat memiliki akses ke system.
Equip merupakan aplikasi dengan tingkat keamanan berlapis dimana terdapat pembatasan akses untuk
setiap pengguna. Dalam hal ini, seorang administrator dapat menentukan posisi pengguna dan hak
akses ke dalam modul yang ditentukan untuk setiap pengguna.
1. Pengguna dapat login ke dalam sistem sebagai administrator melalui alamat url yang sudah
dimiliki.
13
2. Untuk keluar dari sistem, pilih Profile yang terletak di pojok kanan atas layar.
3. Klik “Log out” untuk keluar dari system.
User Management
Menu ini dapat digunakan untuk mendaftarkan pengguna untuk dapat mengakses sistem. Pada menu
ini, pengguna juga dapat menentukan otorisasi akses kepada setiap pengguna sesuai dengan kebutuhan
pekerjaan masing-masing. Pengguna juga dapat menonaktifkan dan menghapus data pelanggan yang
sudah terdaftar di system.
Change Password by Admin
Admin dapat melakukan pengubahan password user lainnya untuk membantu proses konfigurasi jika
proses penggantian password yang dilakukan user tidak berhasil digunakan.
1. Centang pada user yang dituju.

2. Klik Action > Change Pssword.
14
3. Kemudian akan muncul pop up window berikut, isikan password baru pada kolom new
password.
4. Klik Change Password untuk mengubah password.
15
Change Password by Account Owner
Setelah user mendapatkan email unuk login ke dalam system, user dapat mengubah passwordnya
sendiri.
1. Login dengan akun yang sudah dikirimkan oleh admin.
2. Untuk mengubah password, pilih Profile yang terletak di pojok kanan atas layar.
3. Klik my Profile.
4. Kemudian akan muncul pop up window berikut, pada Tab Account Security section
Authentication, klik Change Password.
16
5. Kemudian akan muncul pop up window berikut, pengguna akan diminta untuk login kembali
dengan password yang baru
6. Klik Change Password untuk mengubah password.
Delete User
Admin dapat melakukan penghapusan akun jika akun itu tidak lagi digunakan dengan cara berikut:
1. Centang pada salah satu akun yang akan dihapus

2. Klik Action > Delete
17
3. Kemudian akan muncul pop up window berikut. Kik OK sebagai konfirmasi untuk
menghapus akun.
18
General Features
General Features dapat dilakukan untuk melakukan penyesuaian antara sistem dan perusahaan. Di
halaman ini, administrator dapat melakukan penyesuaian terhadap email, akses portal, atau mata uang
yang akan digunakan oleh perusahaan.
1. Quick Search
Sistem menyediakan fitur quick search yang akan tersedia secara otomatis ketika pengguna
melakukan pencarian pada kolom search.
2. Advanced Search
Klik icon Advanced Search, untuk menampilkan dan juga menyembunyikan tombol filter, group
by, dan favorites
3. Filter
Ketika pengguna memilih tombol Filter, sistem akan melakukan filter sesuai dengan opsi filter
yang dipilih, selain itu pengguna juga dapat melakukan custom filter, klik “Add Custom Filter”
pilih kelompok data yang ingin ditampilkan pada dropdown Action Needed.
Pilih aksi yang akan digunakan untuk melakukan filter serta isi kolom kosong yang tersedia dengan
data yang ingin ditampilkan.
19
4. Group By
Ketika pengguna memilih tombol Group By, pengguna dapat mengelompokan data berdasarkan
kategori yang telah ditentukan. Klik Add Custom Group, untuk menambahkan kategori
pengelompokan lainnya.
5. Favorites
20
Tombol Favorites digunakan ketika pengguna ingin menyimpan pencarian yang dilakukan
sehingga ketika pengguna membuka menu kembali, data yang ditampilkan adalah data yang sudah
dimasukan sebelumnya ke dalam favorites.
6. View
Pada sisi kanan layar, pengguna dapat memilih icon yang tersedia untuk mengganti tampilan data,
pengguna dapat mengubah tampilan data ke dalam bentuk list, Kanban, calendar, pivot, atau
grafik.
7. Shortcut
Jika pada field terdapat “Create and Edit”, maka pengguna dapat membuat data baru langsung
pada halaman yang sama tanpa membuka dan membuat lewat menu tertentu.
Jika disamping field terdapat icon panah, maka pengguna dapat melihat detil dari data tersebut.
8. Action Button
Terdapat icon panah yang dapat digunakan untuk melakukan aksi pada data. Terdapat 2 aksi yang
secara umum dapat dilakukan oleh pengguna, yaitu delete untuk menghapus data dan juga
duplicate untuk melakukan duplikasi data.
21
9. Export Data
Pengguna dapat melakukan export data dalam jumlah banyak secara bersamaan.
Catatan: Pastikan tampilan web telah diubah ke dalam format list
Fungsi Recruitment Management
Menu ini membantu pengguna untuk mengelola proses rekrut karyawan baru, mulai dari
mengkonfigurasi job position yang akan di buka hingga mengelola data karyawan baru.
Configuration
Stages
Menu ini dapat digunakan untuk membuat data tahapan yang diperlukan untuk proses rekrutmen
karyawan baru.
1. Pilih menu Recruitment > Configurations > Stages
2. Klik Create untuk membuat data baru.
22
3. Isi setiap field yang tersedia:
a. Stage Name: nama tahapan
b. Job Spesific: spesifikasi pekerjaan
4. Klik Save untuk menyimpan data.
Tags
Menu ini digunakan untuk membuat konfigurasi untuk tags sebagai penanda sebuah posisi kerja.
1. Pilih menu Recruitment > Configurations > Tags

23
3. Isikan data secara langsung pada Kolom Tag Name.
Degrees
Menu ini digunakan untuk membuat konfigurasi untuk membuat tingkatan kerja.
1. Pilih menu Recruitment > Configurations > Degrees

3. Isikan data secara langsung pada Kolom Degree Name.
24
4. Klik Save untuk menyimpan data
Job Position
Menu ini berfungsi untuk membuat data posisi pekerjaan.
1. Pilih menu Recruitment > Configurations > Job Positions
a. Job Title: nama posisi pekerjaan
b. Job Classification: klasifikasi pekerjaan
c. Department: departemen
d. Recruiiter: penanggung jawab perekrutan karyawan
e. Expected New Employee: jumlah karyawan baru yang diharapkan
f. Training Required: pelatihan yang harus diikuti
g. Job Location: lokasi kerja
25
h. Job Description: deskripsi posisi kerja
4. Tab Applicant Question merupakan daftar pertanyaan yang akan diberikan kepada karyawan
baru untuk diisi.
26
5. Tab Stages merupakan fitur untuk menentukan tahapan-tahapan yang diperlukan untuk proses
recruitment karyawan baru.
6. Tab Cash Advance Limit merupakan fitur yang diberikan untuk memberikan biaya simpanan.
27
8. Smartbutton pada halaman Job Positions, terintegrasi dengan menu lainnya.
a. Applications
Untuk menampilkan data pelamar kerja untuk job position tersebut.
b. Documents
Untuk menampilkan seluruh dokumen yang ditujukan pada posisi kerja tersebut.
c. Trackers
Untuk menampilkan seluruh data karyawan pada posisi terkait.
a. On Website
Menayangkan informasi lowongan kerja pada website perusahaan untuk posisi tersebut.
28
Refuse Reasons
Menu ini digunakan untuk membuat konfigurasi untuk alasan penolakan.
1. Pilih menu Recruitment > Configurations > Refuse Reasons

3. Isikan data secara langsung pada Kolom Description.
29
Departments
Menu ini digunakan untuk membuat kategori departmen yang akan digunakan sebagai opsi ketika
membuat data job position.
1. Pilih menu Recruitment > Configurations > Departments
a. Department Name: nama departemen
b. Parent Department: departemen lain yang memiliki relasi parent-child
c. Company: perusahaan
d. Tab Expense Limit: Batasan biaya yang dikeluarkan untuk department tersebut. (field ini
bersifat opsional).
30
Work Location
Menu ini digunakan untuk membuat konfigurasi untuk menyimpan data lokasi kerja.
1. Pilih menu Human Resource > Employee > Configurations

3. Isikan data-data pada field berikut:

a. Field Name: diisi dengan nama lokasi kerja
Activity Types
Menu ini digunakan untuk membuat konfigurasi data untuk tipe aktivitas.
31
1. Pilih menu Recruitment > Configurations > Activity Types

a. Field Name: diisi dengan nama tipe aktivitas
b. Field Action to perform: diisi dengan aksi yang akan dilakukan
c. Field Default user: diisi dengan user
d. Field Default Summary: diisi dengan penjelasan singkat terkait tipe follow up tersebut
e. Field Target net follow up: dicentang jika ada target follow up berikutnya
f. Field Default Next Follow Up: diisi dengan tipe follow up selanjutnya yang akan dilakukan
g. Field Recommended Next Follow Up: diisi dengan rekomendasi tipe follow up selanjutnya
yang akan dilakukan
h. Field Next Follow Up Email: diisi dengan email untuk follow up selanjutnya yang akan
dilakukan
i. Field Scheduled Date: diisi dengan penjadwalan
32
Religion
Menu ini digunakan untuk membuat data agama karyawan.
1. Pilih menu Recruitment > Configurations > Religions


a. Field Name: diisi dengan agama
Email Template
Menu ini digunakan untuk membuat konfigurasi data yang menyimpan data template email.
1. Pilih menu Recruitment > Configurations > Email Template

33
a. Field Name: diisi dengan nama template
b. Field Applies to: diisi dengan pengaplikasian template
Pada Tab Content diisi dengan konten pesan yang akan disampaikan.
4. Pada Tab email Configuration digunakan untuk menambahkan konfigurasi terhadap email.
34
5. Pada Tab Advanced Settings digunakan untuk memberi pengaturan tambahan.
WhatsApp Template
Menu ini digunakan untuk membuat konfigurasi data yang menyimpan data template WhatsApp.
1. Pilih menu Recruitment > Configurations > WhatsApp Template

35
a. Field Name: diisi dengan nama template
b. Field Message: diisi dengan pesan yang akan disampaikan
Pada Tab Variables akan menampilkan data variable untuk pengaturan template.
Applicant Question
Menu ini digunakan untuk memberi pertanyaan-pertanyaan terkait lowongan pekerjaan dengan job
position yang sudah ditentukan.
1. Pilih menu Recruitment > Configuration > Applicant Question

36
3. Lengkapi setiap field yang tersedia:
a. Field Question akan terisi otomatis dengan specific question yang pertama kali
dimasukkan.
b. Field Type: dipilih dengan mode jawaban yang ingin digunakan (Textfield, Round Number,
Decimal Number, Multiple Choice: Only One Answer, Multiple Choice: Multiple Answers
Allowed, File Dropdown or Other Object, Headline, Text Area, Date, atau Description).
c. Field Description: diisi dengan disekripsi terkakit pertanyaan tersebut
d. Global Specific Qualification: dicentang jika pertanyaan tersebut akan dijadikan
pertanyaan specific untuk job position lainnya. Tidak dicentang jika pertanyaan tersebut
hanya dijadikan sebagai pertanyaan specific untuk satu job position
Application
By Job Positions
1. Pilih menu Recruitment > Application > By Job Positions
37
a. Job Position: nama posisi pekerjaan
b. Company: Nama perusahaan yang membuka posisi pekerjaan
c. Job Classification: klasifikasi pekerjaan
d. Department: departemen
e. Job Location: lokasi kerja
f. Expected New Employee: jumlah karyawan baru yang diharapkan
g. Recruiter: penanggung jawab perekrutan karyawan
h. Training Required: pelatihan yang harus diikuti
i. Skill Required: skill yang dibutuhkan
38
4. Tab Applicat Question merupakan daftar pertanyaan untuk pelamar.
5. Jika discroll ke bagian bawah, terdapat bagian specific question yang bisa diberikan. Klik Add a
line.
39
Specific Question secara langsung akan muncul pop up window berikut:
Field Question: diisi dengan specific question
Field
Question akan terisi otomatis dengan specific question yang pertama kali dimasukkan.
Field Validation Type: diisi dengan tipe validasi yang dibutuhkan untuk menjawab pertanyaan
Field Description: diisi dengan disekripsi terkakit pertanyaan tersebut.
Boolean Mandatory: dicentang jika pertanyaan wajib dijawab
Boolean Show in job portal: dicentang jika akan ditampilkan pada job portal
Klik Save & Close
6. Tab stages merupakan stages atau tahapan yang harus dilalui pelamar ketika mendaftar pasa posisi
kerja
7. Tab Cash Advance Limit digunakan untuk memberi Batasan cash advance yang akan diberikan
oleh perusahaan.
40
Klik Save untuk menyimpan data
a. Applications
Untuk menampilkan seluruh aplikasi lamaran kerja
b. Documents
Untuk menampilkan seluruh dokumen yang ditujukan pada posisi kerja tersebut
c. Documents
d. On Website
Menayangkan informasi lowongan kerja pada website perusahaan untuk posisi tersebut.
All Application
Menu ini digunakan untuk mengelola dan menampilkan seluruh application kerja yang masuk ke
system untuk seluruh posisi kerja yang dibuka.
1. Pilih menu Recruitment > Application > All Application

2. Sistem akan menampilkan data aplikasi dari para pendaftar dan mengelompokkan berdasarkan
tahapan aplikasi kerja. Klik pada salah satu data untuk menampilkan detail data.
41
3. Berikut detail aplikasi kerja yang ada. Pengguna dapat mengetahui data pelamar kerja, data test
yang dilakukan pelamar kerja, dan memproses tahapan selanjutnya aplikasi kerja ini.
HR Years
Fungsi ini digunakan untuk tahun HR yang akan digunakan.
1. Human Resources > Organizations > Configuration > HR Years

2. Klik Create untuk membuat HR Years yang baru.
42
3. HR Year: Tahun HR yang akan dibuat.
Start Date: Tanggal awal dalam HR Year tersebut.
End Date: Tanggal akhir dalam HR Year tersebut.
Created Monthly Periods: Membentuk periode bulanan di dalam HR Years tersebut.
4. Klik Open Periods untuk mengaktifkan HR Years.
43
Man Power Planning Management
Menu ini digunakan untuk mengelola rencana penambahan karyawan baru yang dibutuhkan perusahaan.
Sub Menu
Man Power Planning Request
Menu ini digunakan untuk proses pengajuan recruitment karyawan baru.
1. Pilih menu Recruitment > Man Power Planning > Man Power Planning Request
3. Isikan data-data pada field berikut

a. Field MPP Year: diisi tahun pelaksanaan recruitment
b. Field Field MPP Type: diisi tipe MPP
c. Field MPP Period: diisi dengan periode pelaksanaan MPP
d. Field Work Location: diisi dengan lokasi kerja
44
e. Boolean All Department: jika dicentang, akan mencari karyawan baru untuk seluruh
department secara bersamaan
f. Field Department: diisi dengan department kerja yang membutuhkan karyawan baru
Tab MPP Lines akan menampilkan job position secara otomatis sesuai dengan department yang
dipilih.
4. Klik Save untuk menyiman data.
45
Man Power Planning Lines
Menu ini digunakan untuk menampilkan data-data permintaan penambahan karyawan baru yang
dibutuhkan perusahaan.
1. Pilih menu Recruitment > Man Power Planning > Man Power Planning Lines
2. Sistem akan menampilkan data permintaan penambahan karyawan baru.
Man Power Planning To Approve
Menu ini digunakan untuk memberi persetujuan dari pihak otoritas pada proses permintaan
penambahan karyawan baru yang dibutuhkan perusahaa.
1. Pilih menu Recruitment > Man Power Planning > Man Power Planning To Approve
2. Sistem akan menampilkan data permintaan penambahan karyawan baru.
3. Klik Approve untuk menyetujui, atau klik Reject untuk menolak.
46
4. Kemudian akan muncul pop up window berikut, isikan feedback persetujaun. Klik Submit untuk
menyetujui.
5. Status akan berubah menjadi Approved yang berarti proses permintaan penambahan karyawan
baru sudah disetujui.
6. Sistem akan menampilkan smart button MPP lines secara otomatis. Klik untuk menampilkan
data.
47
7. Berikut daya Man Power Planning Lines yang dihasilkan.
Man Power Planning Type
Menu ini digunakan sebagai pengaturan untuk menentukan tipe jangka waktu penambahan karyawan
baru yang dibutuhkan perusahaan.
1. Pilih menu Recruitment > Man Power Planning > Man Power Planning Type
48
a. Field Name: diisi dengan nama tipe planning dalam hitungan waktu
Man power Planning Period
Menu ini digunakan sebagai pengaturan untuk menentukan periode jangka waktu perencanaan
perekrutan karyawan baru.
1. Pilih menu Recruitment > Man Power Planning > Man Power Planning Period

a. Field Year: diisi tahun pelaksanaan recruitment
b. Field MPP Type: diisi tipe MPP
c. Field Start Period: diisi dengan periode mulai recruitment
d. Field End Period: diisi dengan periode berakhir recruitment
49
Man Power Planning Approval Matrix
Menu berfungsi untuk menentukan otorisasi yang memproses penyetujuan penambahan karyawan.
Pada menu ini, pengguna dapat menentukan multi-level approval dimana pengguna dapat mengatur
lebih dari satu pengguna bertindak sebagai approver.
1. Pilih menu Recruitment > Man Power Planning > Man Power Planning Approval Matrix
2. Klik create untuk membuat data baru.

a. Field Name: diisi dengan nama matriks persetujuan
b. Field Department: diisi dengan department
c. Field Apply to: diisi dengan opsi pengaplikasian cuti. (By Employee, By Department, atau
By Job Position).
Tab Approver matrix lines diisi dengan nama approver.
50
51
Modul 2- Employee Management I
Assignment:
1. Since you have a lot of employee, then you decided to grouping the employee grade by their range
of salary (Hint: You need to create employee grade)
2. Fill all the information for the employee that is needed including the private information such as
marital status, Mobile number, bank information, BPJS, NPWP, Manager, Departement, Tax
Information, and employee grade etc.
3. Create contract for the employees and activate the contract.
4. After you create the contract, you have to create the checklist entry process for the new joined
employee (Hint: after you create the checklist entry process, don’t forget to update to the employee
database)
Create User
Administrator akan secara otomatis diarahkan ke dashboard setelah mengklik menu setting pada menu
bar. Ketika administrator membuat pengguna baru, maka dapat langsung menentukan access right
untuk pengguna tersebut
1. Pilih menu Settings pada dropdown menu utama
2. Klik Create untuk membuat pengguna baru atau pengguna dapat memperbarui data pengguna
yang sudah ada.
52
3. Isi setiap kolom yang tersedia pada laman dengan informasi terkait pengguna.
4. Tentukan hak akses pengguna pada tab Access Right dengan memilih dropdown pada setiap
modul yang terdapat di bagian Application sesuai dengan cakupan posisi pekerjaan pengguna.
Administrator dapat mengosongkan kolom access right pada daftar modul untuk tidak
memunculkan modul pada tampilan pengguna tersebut.
53
54
55
5. Pengguna dapat mengisi data pada Tab Preferences untuk melengkapi informasi mengenai
pengguna, seperti Bahasa yang digunakan pengguna pada sistem, cabang yang pengguna dapat
akses (semua cabang/cabang tertentu saja).
1. Pengguna juga dapat menambahkan tanda tangan/paraf digital.
56
2. Pengguna dapat langsung menggambarkan tanda tangan/paraf.
3. Pada Tab Point of Sale digunakan untuk memberikan pin akses jika user akan mengakses kasir pada module Point
of sale.
57
4. Pada Tab Face Recognition pengguna dapat menambahkan foto yang dapat digunakan untuk scan wajah.
6. Klik Send an Invitation Email agar pengguna dapat menerima link yang dapat digunakan untuk mengubah
password agar dapat melakukan log-in ke system.
58
7. Klik Send Reset Password Instructions untuk mengirim kembali link yang digunakan untuk mengganti password
kepada pengguna atau klik Change Password agar administrator dapat mengubah password pengguna secara manual
dari system.
Sub-Topic : Organization
Fungsi Menu Organization
Pada menu ini membantu HR untuk menentukan hari libur, mengkonfigurasi tampilan bagan struktur
perusahaan serta menentukan HR Years yang nantinya digunakan untuk keperluan operasional terkait
Human Resource Management.
Configuration
Company Public Holiday
Menu in dapat digunakan untuk membuat data libur nasional termasuk jadwal cuti bersama yang
berlaku di perusahaan pada kalendar tahun berjalan yang biasanya dibuat oleh staf HR. Pengguna juga
dapat mengirimkan data public holiday kepada setiap karyawan melalui email.
1. Pilih menu Human Resource > Organizations > Configuration > Company Public Holiday.
59
a. Field Name: diisi dengan nama tahun.
b. Field Year list: pilih tahun
4. Tab Resource Calendar Holiday diisi dengan keterangan libur, klik Add a line unutk
menambahkan data
a. Kolom reason: diisi dengan keterangan libur
b. Kolom start date: diisi degan tanggal mulai libur
c. Kolom End Date: diisi degan tanggal berakhir libur
6. Klik Confirm untuk mengkonfirmasi data
60
Organisation Chart Configuration
Menu in dapat digunakan untuk menentukan tampilan struktur bagan organisasi di perusahaan.
Pengguna dapat menentukan untuk menampilkan default struktur organisasi secara vertical maupun
horizontal.
1. Pilih menu Human Resource > Organizations > Configuration > Org Chart Configuration.
2. Pilih Default Direction yang akan ditampilkan.
3. Pilih Default Vertical Level untuk menampilkan data.
HR Years
Menu ini digunakan untuk mengatur data operasional yang akan dilakukan di menu-menu pada
Human Resource.
1. Pilih menu Human Resource > Organizations > Configuration > HR Years

a. Field HR Year: diisi dengan tahun
a. Field start date: diisi degan tanggal mulai tahun
b. Field End Date: diisi degan tanggal berakhir tahun
61
4. Klik Created Monthly Period untuk generate periode tanggal.
5. Klik open Periods untuk membuka periode tanggal.
62
Announcement
Menu ini digunakan untuk mengatur data pengumunan atau membuat pengumuan terkait kegiatan
dalam perusahaan.
1. Pilih Human Resource > Organizations > Announcements


a. Field Tile: diisi dengan judul pengumuman
c. Field start date: diisi degan tanggal mulai pemasangan pengumuman
d. Field End Date: diisi degan tanggal berakhir pemasangan pengumuman
b. Tab Letter: diisi dengan pengumuman yang ingin disampaikan
63
Employee Hierarchy
Menu ini digunakan untuk mengatur data operasional yang akan dilakukan di menu-menu pada
Human Resource.
1. Pilih menu Human Resource > Organizations > Employee Hierarchy

2. Klik Export untuk membuat mengunduh bagan struktur organisasi.
3. Klik Switch untuk mengubah tampilan susunan struktur organisasi menjadi vertical/horizontal.
Sub Topic: Employee Management

Menu ini digunakan untuk mengelola data karyawan mulai dari konfigurasi, pengelolaan data
karyawan, sampai melakukan analisis menggunakan laporan yang tersedia.
Configuration
Work Location
Menu ini digunakan untuk membuat data lokasi kerja pada perusahaan.
1. Pilih menu Employee > Configurations > Work Location

64
a. Name: nama lokasi kerja
Catatan
Field dengan garis bawah berwarna biru tebal wajib diisi
Departments
Menu ini digunakan untuk membuat kategori departmen yang akan digunakan sebagai opsi ketika
membuat data employee
1. Pilih menu Employee > Configurations > Departments.

2. Klik Create untuk membuat data baru
65
a. Department Name: nama departemen
b. Parent Department: departemen lain yang memiliki relasi parent-child
c. Manager: manajer departemen
4. Tab Expense Limit merupakan limitasi dari expense disarankan untuk dikeluarkan oleh .
5. Klik Create untuk menyimpan data.
Job Experience Level
Menu ini digunakan untuk membuat data tingkat pengalaman kerja.
1. Pilih menu Employee > Configurations > Job Experience Level

66
a) Job Experience Level: level kerja
b) Description: deskripsi level pengalaman
Contoh: Entry Level, Intermediate, Advanced, Expert
Job Classification
Menu ini digunakan untuk membuat klasifikasi pekerjaan,
1. Pilih menu Employee > Configurations > Job Classification

a. Job Classification: klasifikasi kerja (terisi otomatis)
67
Contoh: Manager, Supervisor, Director, Staff
b. Description: deskripsi level
c. Job Allowance: tunjangan pekerjaan
4. Tab Job Classification Detail merupakan detil klasifikasi kerja.
Kolom Experience Level diisi dengan level pengalaman kerja (boleh lebih dari satu)
Kolom Job Experience Allowance diisi dengan tunjangan per level
Kolom Employee Grade diisi dengan kelas kerja per level
Job Positions
1. Pilih menu Employee > Configurations > Job Positions
68
a. Job Position: nama posisi pekerjaan
b. Company: Nama perusahaan yang membuka posisi pekerjaan
c. Job Classification: klasifikasi pekerjaan
d. Department: departemen
e. Job Location: lokasi kerja
f. Expected New Employee: jumlah karyawan baru yang diharapkan
g. Recruiter: penanggung jawab perekrutan karyawan
h. Training Required: pelatihan yang harus diikuti
i. Job Description: deskripsi posisi kerja
4. Tab Applicat Question merupakan daftar pertanyaan untuk pelamar.
69
5. Jika discroll ke bagian bawah, terdapat bagian specific question yang bisa diberikan. Klik Add a line.
• Specific Question secara langsung akan muncul pop up window berikut:

Field Question: diisi dengan specific question
Klik Create ‘Sebutkan 3 ciri-ciri product yang baik!’
Akan muncul tombol panah, klik tombol tersebut.
70
Akan muncul pop up window tambahan berikut
Field Question akan terisi otomatis dengan specific question yang pertama kali dimasukkan.
Field Type: dipilih dengan mode jawaban yang ingin digunakan (Textfield, Round Number, Decimal Number,
Multiple Choice: Only One Answer, Multiple Choice: Multiple Answers Allowed, File Dropdown or Other
Object, Headline, Text Area, Date, atau Description).
Global Specific Qualification: dicentang jika pertanyaan tersebut akan dijadikan pertanyaan specific untuk
job position lainnya. Tidak dicentang jika pertanyaan tersebut hanya dijadikan sebagai pertanyaan specific
untuk satu job position
Klik Save,
Klik Save & Close
• Specific Question dari menu Recruitment > Configuration > Applicat Question
Klik Create
Field Question: diisi dengan pertanyaan spesifik
71
Field Type: dipilih dengan mode jawaban yang ingin digunakan (Textfield, Round Number, Decimal Number,
Multiple Choice: Only One Answer, Multiple Choice: Multiple Answers Allowed, File Dropdown or Other
Object, Headline, Text Area, Date, atau Description).
Global Specific Qualification: dicentang jika pertanyaan tersebut akan dijadikan pertanyaan specific untuk
job position lainnya. Tidak dicentang jika pertanyaan tersebut hanya dijadikan sebagai pertanyaan specific
untuk satu job position.
Klik Save untuk menyimpan data.
6. Tab stages merupakan stages atau tahapan yang harus dilalui pelamar ketika mendaftar pasa posisi kerja
7. Tab Cash Advance Limit digunakan untuk memberi Batasan cash advance yang akan diberikan oleh
perusahaan.
72
Klik Save untuk menyimpan data
a. Applications
Untuk menampilkan seluruh aplikasi lamaran kerja
b. Documents
Untuk menampilkan seluruh dokumen yang ditujukan pada posisi kerja tersebut
c. Documents
d. On Website
Menayangkan informasi lowongan kerja pada website perusahaan untuk posisi tersebut
Employee Grade
Menu ini berfungsi untuk menentukan pembagian status kerja atau jabatan setiap karyawan ke dalam beberapa kelas
atau level yang juga dapat disesuaikan dengan besaran gaji setiap karyawan..
1. Pilih menu Employee > Configurations > Employee Grade
2. Klik Create untuk membuat data.
73
a. Field Grade: diisi dengan kelas/level jabatan karyawan
b. Field Minimum Salary: diisi dengan minimal gaji karyawan
c. Field Maximum Salary: diisi dengan maksimal gaji karyawan
Race
Menu ini digunakan untuk membuat data suku karyawan.
1. Pilih menu Human Resource > Employee >Configurations > Race

3. Isi Name dengan nama suku
74
Religion
Menu ini digunakan untuk membuat data agama karyawan.
1. Pilih menu Human Resource > Employee >Configurations > Religion

3. Isi Name dengan agama.
Skills
Menu ini digunakan untuk membuat daftar keahlian untuk karyawan.
1. Pilih menu Human Resource > Employee > Configurations > Skills
75
Section skills: diisi dengan keahlian utama dari skill tersebut.
3. Field Name: diisi dengan nama skill
Document Types
Menu ini digunakan untuk membuat tipe-tipe dokumen yang dibutuhkan untuk data karyawan.
1. Pilih menu Human Resource > Employee > Configurations > Document Types
76
3. Kolom Name: diisi dengan nama tipe dokumen.
Checklist
Menu ini digunakan untuk membuat proses yang harus dilakukan karyawan saat baru direkrut dan saat
keluar dari perusahaan.
1. Pilih menu Human Resource > Employee > Configurations > Checklist
3. Field Name: diisi dengan nama checklist atau proses yang akan dilakukan.
Checklist Type: merupakan jenis Checklist yang sedang dibuat
• Entry Process: proses dilakukan ketika karyawan baru direkrut.
• Exit Process: proses dilakukan ketika karyawan keluar dari perusahaan.
• Lainnya:
77
Race
Menu ini digunakan untuk membuat data suku karyawan.
1. Pilih menu Human Resource > Employee >Configurations > Race

3. Isi Name dengan nama suku
78
Orientation Checklist
Menu ini digunakan untuk membuat tahap proses kegiatan orientasi kepada karyawan baru.
1. Pilih menu Human Resource > Employee > Configurations > Orientation Checklist
3. Field Name: diisi dengan nama orientasi.
Field Department: diisi dengan department mana yang akan melaksanakan orientasi.
Boolean Active: dicentang untuk menandakan bahwa orientasi tersebut sedang terlaksana.
Tab Checklist lines: diisi dengan nama kegiatan orientasi.
Employee Data Base
Menu ini dapat digunakan untuk mengelola database karyawan di perusahaan.
1. Pilih Human Resource > Employee > Employee.

79
3. Field name: diisi dengan nama karyawan
Field Job position: diisi dengan posisi kerya karyawan tersebut.
Field Employee ID: diisi dengan employee ID karyawan tersebut.
Field Work Mobile: diisi dengan nomor kontak dari perusahaan
Field Work Phone: diisi dengan nomor kontak dari perusahaan
Field Work Email: diisi dengan email dari perusahaan
Field Company: diisi dengan nama perusahaan
Field Department: diisi dengan department kerja
Field Manager: diisi dengan manager atasan karyawan
Boolean Certificate: dicentang jika akan memberikan sertifikat kepada karyawan
Boolean allow multiple Loans: dicentang jika akan memberi beberapa pinjaman kepada
karyawan
Field Coach: diisi dengan coach karyawan
Field Date of joining: diisi dengan tanggal bergabung.
80
Tab Resume diisi dengan resume data dari karyawan.
Section Experience, klik Add untuk menambahkan data pengalaman karyawan.
Section Skills, klik Create a new entry untuk menambahkan data skill karyawan.
Kemudian akan muncul poop up window berikut untuk penambahan skill.
Field skill Type, pilih skill yang akan dimasukkan
Field Skill, pilih skill yang sesuai dengan skill type.
81
Field Skill level, pilih level yang sesuai dengan kemampuan karyawan
Field progress akan terisi otomatis ketika skill level terisi.
Klik Save & Close untuk menyimpan data
klik Add untuk menambahkan data skill karyawan.
Tab Loan Details, untuk menampilkan history pinjaman karyawan. Fitur ini terhubung
secara otomatis dari menu Loans.
82
4. Tab Loan Policies, menmampilkan informasi terkait peraturan pinjaman yang diberlakukan
untuk karyawan tersebut.
Klik Add a line untuk menambahkan data peraturan pinjaman. (Data loan policies line dibuat
terlebih dahulu di menu Loans).
Tab Work Information, diisi dengan data-data kerja karyawan.

Section Job field Job Position: diisi dengan posisi kerja karyawan
83
Section Job field Job Experience Level: diisi dengan level pengalaman karyawan.
Section Job field Grade: diisi dengan kelas posisi karyawan.
Section location field Work Address: diisi dengan nama perusahaan
Section location field active location: diisi dengan nama karyawan
Section location field work location: diisi dengan lokasi kerja karyawan
Section location field province wage: diisi dengan provinsi kerja karyawan
Section Schedule field working hours: diisi dengan hitungan jam kerja karaywan.
Section schedule field timezone: diisi dengan timezone kerja karyawan
Tab Private information merupakan pengisian data-data pribadi karyaan.

Section Private & Contact field Address: diisi dengan nama karyawan
Section Private & Contact field Current Address: diisi dengan alamat rumah karyawan
Section Private & Contact field email: diisi dengan email karaywan
Section Private & Contact field phone: diisi dengan kontak HP karyawan
Section Private & Contact field Home-work distance: diisi dengan jarak rumah ke
kantor
Section Private & Contact field Religion: diisi dengan agama karyawan
Section Private & Contact field Race: diisi dengan suku karyawan
Section Private & Contact field Gender: diisi dengan jenis kelamis karyawan
Section Private & Contact field marital Status: diisi dengan status pernikahan karyawan
84
Section Citizenship field Nationality: diisi dengan kebangsaan karyawan
Section Citizenship field Province: diisi dengan provinsi
Section Citizenship field identification number: diisi dengan nomo ridentifikasi
Section Citizenship field Identify address: diisi dengan alamat karyawan
Section Citizenship field Passport number: diisi dengan nomor passport karyawan
Section Citizenship field Date of birth: diisi dengan tanggal lahir karyawan
Section Citizenship field Country of Birth: diisi dengan negara tempat lahir karyawan
Section Medical Information field Blood Type: diisi dengan golongan darah karyawan
Section Medical Information field Height (CM): diisi dengan tinggi badan karyawan
Section Medical Information field Weight (KG): diisi dengan berat badan karaywan
Section Work Permit field Visa Number: diisi dengan nomor visa karyawan
Section Work Permit field Work Premit Number: diisi dengan nomor work permit
karyawan
Section Work Permit field Visa expiry date: diisi dengan tangga kadaluarsa visa
karyawan
Section BPJS Information field BPJS Ketenagakerjaan number: diisi dengan nomor
BPJS Ketenagakerjaan karyawan
Section BPJS Information field BPJS Ketenagakerjaan Date: diisi dengan tanggal
BPJS Ketenagakerjaan karyawan
85
Section BPJS Information field BPJS Kesehatan number: diisi dengan nomor BPJS
Kesehatan karyawan
Section BPJS Information field BPJS Kesehatan date: diisi dengan tanggal BPJS
Kesehatan karyawan
Section Tax Information Boolean have NPWP?: Pilih Yes jika punya NPWP, pilih No
jika tidak punya NPWP.
Section Tax Information field NPWP Number: diisi dengan nomor NPWP karyawan
Section Tax Information field Employee tax Category: diisi dengan kategori pajak
karyawan (Non PNS atau PNS)
Section Tax Information field Employee tax status: diisi dengan status pajak karyawan
(pegawai tetap, pegawai tidak tetap, atau pegawai Harian lepas).
Section Tax Information field Tax calculation method: diisi dengan metodee
penghitungan pajak (Gross, Gross-Up, atau Nett).
Section Tax Information field PTKP: diisi dengan PTKP karyawan
Section Tax Information field KPP: diisi dengan lokasi KPP Karyawan
Section Emergency: diisi dengan menambahkan kontak darurat karyawan

Section bank Account Information: diisi dengan akun bank yang dimiliki karyawan
86
Section Dependence Detail: diisi dengan data relasi keluarga karyawan
Section Education Detail: diisi dengan Riwayat pendidikan karyawan
Section health Record: diisi dengan riwayat kesehatan karyawan
87
3. Tab Disciplinary menmampilkan informasi terkait pendisiplinan atau surat peringatan
diberlakukan untuk karyawan tersebut. (Data disciplinary line dibuat terlebih dahulu di
menu Employee Disciplinary).
4. Tab HR Settings merupakan pengaturan yang diberikan HR kepada karyawan

Section Status field Related user: diisi dengan golongan darah karyawan
Section Status field Leave Structure: diisi dengan struktur leaves yang digunakan
untuk karyawan (Data leave structure line dibuat terlebih dahulu di menu Leaves)
Section Attendance field PIN Code: diisi dengan kode pin yang digunakan untuk
mengakses dokumen oleh karaywan.
Section Attendance field Badge ID: diisi dengan badge ID yang dipilih untuk
karyawan.
Section Security POS Screen: diisi dengan Boolean untuk akses karyawan di fitur POS
88
5. Tab Checklist merupakan penanda untuk melakukan proses orientasi dan hand over
6. Tab Contract History menampilkan informasi terkait pendisiplinan atau surat

peringatan diberlakukan untuk karyawan tersebut. Fitur ini terhubung secara otomatis
dari menu Contracts. (Data contract line dibuat terlebih dahulu di menu Contract atau
smartbutton contract di dalam menu Employee).
89
7. Tab Transition History menampilkan informasi terkait perpindahan karir karyawan.
Fitur ini terhubung secara otomatis dari menu Carreer Transition. (Data transition line
dibuat terlebih dahulu di menu Career Transition).
8. Tab Expense Limit merupakan penentuan limitasi expense oleh karyawan tersebut.
Fitur ini terhubung secara otomatis dari menu Expenses.
90
Employee Documents
Menu ini berfungsi untuk menyimpan dokumen karyawan.
1. Pilih Human Resource > Employee > Documents.

a. Field document number: diisi dengan nomor dokumen
b. Field Cheklist Document: Diisi dengan penggunanan dokumen
c. Field Employee: diisi dengan nama karywan
d. Field Attachment: untuk mengunggah dokumen
e. Field Issue Date: otomatis terisi berdasarkan tanggal berjalan
f. Field Expiry Date: masa berlaku data
g. Field Description: diisi dengan deskripsi dokumen
h. Field Notificaton type: diisi dengan penggunaaan notification ketika dokumen akan
hangus (Notification on expiry date, Notification before few days, Everydate till expiry
date, atau Notification on and after expiry).
i. Field Days: Field ini tidak akan muncul jika menggunakan Notificaton type: Notification
on expiry date. Field days digunakan untuk menentukan kapan akan muncul notification
dalam hitungan hari.
91
92
Sub Topic : Contracts
Menu ini berfungsi untuk mengelola kontrak kerja karyawan di perusahaan. Pembuatan Kontrak dapat
dilakukan dengan 2 cara, dari menu utama Contract, dan smartbutton Contract di dalam menu utama
employee.
Configuration
Contract dari Menu Utama
1. Buka menu Human Resources > Employees >Contracts


a. Contract Reference; nama atau nomor referensid ari kontrak
b. Employee: data karyawan
c. Department: department kerja karyawan (terisi otomatis ketika memilih data karyawan)
d. Company: perusahaan
e. Contract Type: tipe kontrak
f. Salary Structure: pilih salary structure yang akan digunakan
g. Start date: tanggal mulai kontrak
h. End date: tanggal kontrak berakhir
i. Working Schedule: jam kerja karyawan
j. HR Responsible: HR yang bertanggung jawab atas karyawan tersebut
Kemudian scroll ke bagian bawah, akan terdapat Tab Contract Details dan Tab Salary
Information.
93
4. Dc Tab Information diisi dengan konfigurasi mengenai gaji dan manfaat yang didapat
karyawan
a. Wage: besaran gaji pokok karyawan
b. Daily Wage: besaran gaji karyawan dalam hitungan hari
c. Allowance 1 – 10: besaran tunjangan yang diberikan
5. Tab Salary akan menampilkan seluruh salary rules berdasarkan salary structure yang dipilih.
Contract dari Smartbutton menu Employee
1. Klik smartbutton contract.
94

a. Contract Reference; nama atau nomor referensid ari kontrak
b. Employee: data karyawan
c. Department: department kerja karyawan (terisi otomatis ketika memilih data karyawan)
d. Company: perusahaan
e. Contract Type: tipe kontrak
f. Salary Structure: pilih salary structure yang akan digunakan
g. Start date: tanggal mulai kontrak
h. End date: tanggal kontrak berakhir
i. Working Schedule: jam kerja karyawan
95
j. HR Responsible: HR yang bertanggung jawab atas karyawan tersebut
Kemudian scroll ke bagian bawah, akan terdapat Tab Contract Details dan Tab Salary
Information.
4. Tab Information diisi dengan konfigurasi mengenai gaji dan manfaat yang didapat karyawan:
a. Wage: besaran gaji pokok karyawan
b. Daily Wage: besaran gaji karyawan dalam hitungan hari
c. Allowance 1 – 10: besaran tunjangan yang diberikan
5. Tab Salary akan menampilkan seluruh salary rules berdasarkan salary structure yang dipilih.
96
6. Klik Save untuk menyimpan data kontrak.
Employee Training Program
Mengelola Program Training
Menu ini digunakan untuk mengelola program-program training yang akan diberikan kepada
karyawan.
1. Pilih menu Human Resource > Employee > Employee Training Program

a. Field Training Program: diisi dengan nama program training
b. Field Time Period: diisi dengan periode program training
c. Field Department: diisi dengan department kerja
d. Field Responsible User: diisi dengan penanggung jawab program training
97
4. Tab Employee Details akan terisi otomatis dengan data employee ketika user mengisi field
department.
6. Klik Confirm untuk mengkonfirmasi data.
98
MODUL 3 - Employees Management II
Sub Topic : Employee Attendance
Assignment
1. Create working time for shift schedule that has different time for each days, and also has multiple
variation (Fixed and shift)
2. Create a late rule if an employee is late. The company will deduct RP. 50.000 if 30 minutes late
and apply multiple. And also, the maximum late is 2 hrs. (After it, update the late deduction in
working time using the rule that has been made)
3. Define employee working time in the employee master data
4. Generate the working calendar to allocate the working time. (Look up the allocated working time
in calendar to prove the generate process was successful)
Fungsi Attendance Management
Menu ini digunakan sebagai pengaturan atau manajemen dari presensi maupun absensi kerja karyawan
perusahaan dengan melakukan konfigurasi working hours karyawan.
Configuration
Working times
Fixed Schedule
Menu ini digunakan sebagai pengaturan untuk menentukan jam kerja yang bersifat fixed untuk
karyawan.
1. Pilih menu Human Resource > Attendances > Configuration > Working Times

a. Field name: diisi dengan nama work time
99
b. Field Schedule Type: pilih schedule type yang akan digunakan.
c. Field Number of working days: diisi dengan jumlah hari kerja karyawan
d. Field Overtime rules: diisi dengan overtime rules yang sudah ditentukan dari menu Overtime.
e. Field Late Deduction Rules: diisi dengan late deduction rules yang digunakan
f. Field Timezone: diisi dengan zona waktu kerja karyawan
g. Tab Working hours berguna untuk menentukan jam kerja karyawan. Pengguna dapat
langsung mengisi ketentuan jam kerja secara manual pada kolom work from, work to,
tolerance for late, break from, break to, dan minimum hours.
Jika ingin memasukkan jam kerja dalam jumlah banyak secara langsung, klik Mass Update.
4. Kemudian akan muncul pop up window berikut, lengkapi setiap field yang tersedia:
a. Field work from: diisi dengan jam masuk kerja
b. Field work to: diisi dengan jam pulang/selesai kerja.
c. Field tolerance for late: diisi dengan toleransi keterlambatan pada jam masuk kerja
d. Field break from: diisi dengan jam mulai istirahat kerja.
e. Field break to: diisi dengan jam selesai istirahat kerja
f. Field minimum hours: diisi dengan banyaknya jam kerja
Klik Update untuk memperbarui data working hour.
100
5. Pada tab working hours telah secara otomatis terisi semua.
6. Tab Public Holidays akan terisi otomatis ketika pada menu Company Public Holidays sudah
ditentukan libur hari raya.
101
Shift Schedule
Menu ini digunakan sebagai pengaturan untuk menentukan jam kerja yang bersifat shift schedule untuk
karyawan. Shift Schedule adalah jadwal kerja di mana karyawan masuk secara bergantian di hari yang
sama dengan karyawan lainnya.
1. Pilih menu Human Resource > Attendances > Configuration > Working Times
2. Klik Create untuk membuat data

a. Field name: diisi dengan nama work time
b. Field Schedule Type: pilih schedule type yang akan digunakan.
c. Field Number of working days: diisi dengan jumlah hari kerja karyawan
d. Field interval: diisi dengan interval pergantian shift kerja (weekly/monthly)
e. Field number of variations: diisi dengan variasi hari libur dan hari masuk karyawan.
f. Field Overtime rules: diisi dengan overtime rules yang sudah ditentukan dari menu Overtime.
g. Field Late Deduction Rules: diisi dengan late deduction rules yang digunakan
h. Field Timezone: diisi dengan zona waktu kerja karyawan
102
4. Tab Working hours berguna untuk menentukan jam kerja karyawan. Pengguna dapat langsung
mengisi ketentuan jam kerja secara manual pada kolom work from, work to, tolerance for late,
break from, break to, dan minimum hours.
Jika ingin memasukkan jam kerja dalam jumlah banyak secara langsung, klik Mass Update.
5. Kemudian akan muncul pop up window berikut, lengkapi setiap field yang tersedia:
a. Field work from: diisi dengan jam masuk kerja
b. Field work to: diisi dengan jam pulang/selesai kerja.
c. Field tolerance for late: diisi dengan toleransi keterlambatan pada jam masuk kerja
d. Field break from: diisi dengan jam mulai istirahat kerja.
e. Field break to: diisi dengan jam selesai istirahat kerja
f. Field minimum hours: diisi dengan banyaknya jam kerja
Klik Update untuk memperbarui data working
6. Pada tab working hours telah secara otomatis terisi semua. Lakukan Langkah pada point 4 dan 5
untuk generate jam kerja pada varian ke dua
103
7. Tab Public Holidays akan terisi otomatis ketika pada menu Company Public Holidays sudah
ditentukan libur hari raya.
Late Deduction Rules
Menu ini digunakan mengatur aturan terkait keterlambatan kerja.
1. Pilih menu Human Resource > Attendances > Settings > Late Deduction Rules
104

a. Time: Berapa menit waktu keterlambatan.
b. Amount: Berapa besar denda yang akan diberikan.
c. Is Multiple: Keterlambatan akan dimultiplikasi.
d. Maximum Time: Maksimum waktu keterlambatan.
Employee Working Hours
Fungsi ini digunakan untuk mengatur jam kerja bagi karyawan.
1. Human Resources > Employees > Employee

2. Klik karyawan yang ingin ditentukan jam kerjanya.
3. Klik Work Information > Schedule >Working Hours
105
Working Calendar
Berfungsi untuk menampilkan dan mengatur kalender kerja karyawan.
Generate Working Calendar
Menu ini dapat digunakan untuk generate periode kerja karyawan.
1. Pilih menu Human Resource > Attendances > Manage Attendance > Generate Working
Calendar

a. Field Generate Type: pilih generete type yang akan digunakan
4. Pada Section Employee, klik Add a line untuk menambahkan data karyawan.
106
5. Pilih data karyawan yang akan di-generate. Kemudian klik Select
6. Data karyawan berhasil ditambahkan, klik Save untuk menyimpand ata.
107
Employee Working Calendar
Menu ini dapat digunakan untuk menampilkan dan mengakses data-data jadwal kerja karyawan..
1. Pilih menu Human Resource > Attendances > Manage Attendance > Employee Working
Calendar
108
Sub Topic : Overtime
Assignment
1. Your company has a new rule SOP for overtime rules with minimum time is 3 hours, the
rounding time is 40mins, and also will get meal allowance IDR 50.000 if they hit 4 hours
overtime.
Fungsi Overtime Management
Menu ini digunakan untuk mengatur jam kerja lembur oleh karyawan. Karyawan maupun manager
perusahaan dapat mengajukan overtime.
Configuration
Overtime Approval matrix
Menu ini dapat digunakan untuk membuat otoritas persetujuan terhadap pengajuan jam lembur
karyawan..
1. Pilih menu Human Resource> Overtimes > My Overtime > Configuration > Overtime
approval Matrix

a. Field Name: diisi dengan nama approval matrix
b. Field apply to: diisi dengan opsi pengaplikasian overtime. (By Employee, By Department,
atau By Job Position
c. Field Department: diisi dengan department
Overtime Rules
Menu ini dapat digunakan untuk menentukan peraturan lembur karyawan.
1. Pilih menu Human Resource> Overtimes > My Overtime > Configuration > Overtime Rules
109
2. KlikCreate untuk membuat data baru.

a) Field Name: diisi dengan nama subjek overtime
b) Field Code: diisi dengan kode overtime
c) Field Minimum Time: diisi minimal waktu penghitungan overtime
d) Field Overtime Rounding: diisi dengan jumlah angka untuk pembulatan waktu overtime
Tab Work Days merupakan bagian di mana penghitungan overtime dilakukan untuk hari kerja
karyawan.
4. Tab Off Days (5 working days per week) merupakan penghitungan overtime yang
peraturannya berasal dari peraturan pemerintah.
110
5. Tab Off Days (6 working days per week) merupakan penghitungan overtime yang
peraturannya berasal dari peraturan pemerintah.
6. Tab Public Holidays (short days) merupakan penghitungan overtime yang peraturannya
berasal dari peraturan pemerin
111
8. Pada Tab Approve Matrix Lines, tambahkan data pemberi persetujuan > klik Add an Item:
a. Sequence: diisi dengan nomor (1-2-3, dst) sebagai urutan penyetujuan
b. Approver: pengguna yang merupakan pemberi persetujuan (boleh lebih dari satu)
c. Minimum Approver: jumlah minimal pemberi persetujuan jika terdapat lebih dari satu
approver
Contoh:
Untuk setiap adjustment yang dilakukan pada warehouse WH/Stock, harus melewati
persetujuan dari
112
1. Sequence 1: harus disetujui oleh Administrator dan Andreas R (Minimum
Approver adalah 1, maka setidaknya, salah satu dari Administrator atau
Andreas R harus menyetujui adjustment)
2. Sequence 2: dilanjutkan dengan persetujuan dari Anne Carlson dan Arjun
(Minimum Approver adalah 2, maka kedua approver harus melakukan
penyetujuan pada adjustment.
9. Pada bagian bawah terdapat Menu Meal Allowance yang berfungsi untuk mengatur pemberian
uang makan tambahan ketika lembur.
10. Klik Add a line:
a. Minimum Hours: diisi dengan berapa waktu lembur minimal agar dapat memperoleh meal
allowance.
b. Meal Allowance: diisi dengan berapa besar uang yang akan diberikan.
113
Modul 4 - Employee Management III &
Performance Appraisal
Sub-Topic : Leave
Assignment :
1. Make a leave type that cover the following requirements:

• The leave will have 12 days
• Get extra leave after 3 years of service and will be added 1 day for every year. Don't forget
to define the maximum of extra leave is 5 days
• The leave will be allocated if the employee has reached one year
• If the leave is allocated, and the employee wants to request the leave, it must be
validated by the manager. And the maximum days of leave is only 5 days also it must submit
7 days before the day
• If there is remaining leave from the last year, it can be carried to the current year.
• The carried day is only 3 days and the expiration is only 3 month
2. Create leave structure containing the leave type that has been made
3. Define the leave structure for employee in employee master data
4. Generate the allocation for new employee and your leave that have been tagged in leave
structure (If it is generated, check the leave balance. The generate is successful if the
employee has the leave type in the chosen leave structure)
Fungsi Leaves Management
Menu ini dapat digunakan untuk mengelola proses cuti karyawan termasuk alokasi dan pengurangan
cuti.
Configuration
Leave Types
Menu ini berfungsi untuk mengelola tipe cuti yang dapat digunakan ketika pengguna memproses
pengajuan cuti karyawan. Pada menu ini, pengguna dapt menentukan aturan yang berlaku yang
disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan
114
1. Pilih Human Resource > Leaves > Configurations > Leave Types

a. Field name: diisi dengan subyek cuti dan code dengan kode referensi
b. Field Code: diisi dengan code leaves
c. Field Entitlement Leave: diisi dengan jumlah leaves.
Section option field Take Leave in: diisi penggunaan cuti
Section option field Day Count By: diisi dengan penerapan waktu cuti
Section extra leaves digunakan untuk menentukan penambahan leave bagi karyawan
Section extra leaves field extra leave after: diisi dengan penambahan jumlah leaves setelah
beberapa lama (waktu yang ditentukan)
Section extra leaves field extra leave per frequency: diisi dengan jumlah tambahan leaves
Section extra leaves field interval unit: diisi dengan internal penambahan leaves
Section extra leaves field Maximum extra leave: diisi dengan maksimum jumlah
penambahan leaves
115
Section allocation request digunakan untuk alokasi penggunaan cuti (leaves).
Section leave request digunakan untuk mengatur pengajuan cuti.
Section notification digunakan untuk mengatur pemberitahuan pengajuan cuti
Section carry forward digunakan untuk pengaturan untuk mengkalkulasi cuti untuk digabungkan
dengan cuti di tahun kerja selanjutnya (yang akan dating)
Leave Structure
Menu ini berfungsi untuk menentukan struktur cuti yang terdiri dari tipe – tipe cuti yang tersedia.
116
1. Pilih Human Resource > Leaves > Configurations > Leave structure
a. Field name: diisi dengan nama struktur cuti.
Tab Leave Type diisi dengan tipe leaves.
Leave Approval Matrix
Menu berfungsi untuk menentukan otorisasi yang memproses penyetujuan cuti karyawan. Pada
menu ini, pengguna dapat menentukan multi-level approval dimana pengguna dapat mengatur lebih
dari satu pengguna bertindak sebagai approver.
1. Pilih menu Leaves > Configurations > Leave Approval Matrix
117
b. Field Name: diisi dengan nama matriks persetujuan
c. Field Department: diisi dengan department
d. Field Apply to: diisi dengan opsi pengaplikasian cuti. (By Employee, By Department, atau
By Job Position
Tab Approver matrix lines diisi dengan nama approver.
Employee Leave Structure
Fungsi ini digunakan untuk mengatur leave structure yang akan digunakan oleh karyawan.

2. Klik karyawan yang ingin ditentukan leave structurenya.
118
3. Klik HR Settings > Status >Leave Structure
Generate Leave Allocations
Fungsi ini mengalokasikan cuti kepada karyawan.
1. Human Resources > Leaves > Manage Leaves > Generate Allocations.
119
2. Klik Create.
3. Isilah nama alokasi cuti yang akan dibuat.
HR Years: Diisi dengan tahun HR yang akan digunakan.
Mode: Menentukan alokasi cuti akan ditetapkan kepada karyawan/perusahaan/departemen.
Employee: Add a line untuk menambahkan nama karyawan yang akan dimasukkan ke dalam
alokasi cuti yang akan dibuat.
4. Klik Confirm dan Generate
Leave Balance
Berfungsi untuk menampilkan jumlah cuti yang dimiliki karyawan.
120
1. Human Resources > Leaves > Manage Leaves > Leave Balance.
Leave Balance akan muncul apabila sebelumnya Genereate Leave Allocations telah dilakukan.
Report
Leave Report
By Employee
Menu ini digunakan untuk mengelola laporan cuti yang tersimpan berdasarkan karyawan yang
mengambil cuti. Pada menu ini, pengguna dapat menentukan objek yang ditampilkan di laporan.
Pengguna juga dapat mengunduh data dalam format xls dan menampilkan laporan dalam format lain.
1. Pilih menu Leaves > Reporting > By Employee.
2. Sistem menampilkan data dengan default pivot table. Klik measure atau ikon plus (+) untuk
memilih objek yang ditampilkan.
3. Klik download untuk mengunduh laporan dalam format xls
4. Klik ikon chart untuk menampilkan data dalam format bar, line, dan pie chart.
121
By Type
Menu ini digunakan untuk mengelola laporan cuti yang tersimpan berdassarkan jenis-jenis cuti yang
ada. Pada menu ini, pengguna dapat menentukan objek yang ditampilkan di laporan. Pengguna juga
dapat mengunduh data dalam format xls dan menampilkan laporan dalam format lain.
1. Pilih menu Leaves > Reporting > By Type.
3. Klik download untuk mengunduh laporan dalam format xls.
122
Leave Balance Report
Menu ini digunakan untuk mengelola laporan cuti yang tersimpan. Pada menu ini, pengguna dapat
menentukan objek yang ditampilkan di laporan. Pengguna juga dapat mengunduh data dalam format
xls dan menampilkan laporan dalam format lain.
1. Pilih menu Leaves > Reporting > Leave Balance Report.
3. Klik download untuk mengunduh laporan dalam format xls.
4. Klik ikon chart untuk menampilkan data dalam format bar, line, dan pie chart.
Sub-Topic : Appraisal Management

Assignment :
1. Your company has a new rule, for appraisal is now per every 6 months, but since that, you need
to define for each qualitative and also quantitative evaluation per each job position. (You need
to do all the configuration for this menu, such as Key Performance Template, approval
matrix, evaluation period & competencies template)
o Key performance for Business Development: Product Knowledge
123
o Competencies for Business Development: Time - management, leadership,
teamwork, negotiation, sales pitching.
o Key performance for Finance staff: Accounting Technical knowledge
o Competencies for Finance staff: Time management, teamwork, accuracy.
2. Input Key Performance and Competencies to the Business Development and Finance Staff Job
Position
Fungsi Appraisals Management
Menu ini digunakan untuk memudahkan HR dalam mengadakan penilaian terhadap kinerja karyawan-
karyawan perusahaan, atau yang biasa disebut dengan penilaian Key Performance Indicator (KPI).
Pihak HR dapat menilai kinerja karyawan secara kuantitatif maupun kualitatif.
Configuration
Key Performance Template
Menu ini digunakan untuk mengkonfigurasi template penilaian kinerja karyawan. Key Performance
template merupakan template penilaian kinerja karyawan yang bersifat kuantitatif atau dapat dihitung.
1. Pilih menu Appraisals > Configuration > Key Performance Template


a. Field Name: diisi dengan nama template penilaian
b. Tab Key performance merupakan indikator-indikator yang digunakan untuk penilaian kinerja
karyawan.
c. Kolom Key Performance Areas bersifat dinamis, atau dapat diubah-ubah urutannya dengan
cara drag and drop pada lambang .

d. Kolom Weighate diisi dengan nilai maksimal yang digunakan untuk penilaian.
124
4. Untuk menambahkan data penilaian pada koom key performance areas, pengguna dapat klik add
a line.
Competencies Template
Menu ini digunakan untuk mengkonfigurasi template penilaian kinerja karyawan. Competencies
template merupakan template penilaian kinerja karyawan yang bersifat kualitatif sehingga tidak dapat
dihitung.
1. Pilih menu Appraisals > Configuration > Competencies Template
a. Field Name: diisi dengan nama template penilaian.
b. Tab Competencies merupakan indikator-indikator yang digunakan untuk penilaian kinerja

karyawan.
125
c. Kolom Key Performance Areas bersifat dinamis, atau dapat diubah-ubah urutannya
dengan cara drag and drop pada lambang .
1. Untuk menambahkan data penilaian pada koom key performance areas, pengguna dapat klik
add a line
126
Job Position
Menu ini digunakan untuk mengkonfigurasi template penilaian kinerja karyawan dengan cara define
template penilaian untuk setiap job position.
1. Pilih menu Appraisals > Configuration > job Position
a. Field Job position: diisi dengan posisi kerja
b. Field Template ID: diisi dengan template yang digunakan
c. Field Competencies Template: diisi dengan template kompetensi yang digunakan
Evaluation Period
Fungsi ini digunakan untuk menentukan periode evaluasi.
1. Human Resources > Appraisals > Configuration > Evaluation Period.
127
2. Klik Create.
3. Periode Name: Nama periode evaluasi yang akan dibuat.
Start date: Menentukan tanggal awal periode evaluasi.
End date: Menentukan tanggal akhir periode evaluasi.
4. Klik Save
128
Performance Evaluation
Generate Performance Evaluation
Menu ini digunakan untuk generate data penilaian untuk karyawan dan manager.
1. Pilih menu Appraisals > Performance Evaluations > Generate Performance Evaluations
2. Akan muncul pop window berikut. Isikan data-data pada field berikut.
a. Field Period: diisi dengan periode tahun kerja karyawan.
b. Tab Employee: diisi dengan nama employee
3. Klik Add Employee
My Performance Evaluations
Menu ini digunakan untuk penilaian kinerja karyawan dengan memfasilitasi karyawan untuk menilai
kinerja dirinya sendiri. Form penilaian ini akan muncul ketika karyawan login dengan akunnya sendiri,
sehingga HR harus generate form penilaian terlebih dahulu.
1. Pilih menu Appraisals > Performance Evaluations > My Performance Evaluations
2. Pilih data penilaian yang sudah degenerate oleh HR.
129
3. Section Employee Details dan Section Periode sudah terisi dari data yang di-generate oleh
HR.
4. Tab Key Performance Area merupakan indicator penilaian untuk menilai kinerja karyawan.
Penilaian yang dilakukan secara mandiri oleh karyawan untuk menilai kinerjanya sendiri diisi
pada Kolom Employee Self-assesment dengan maksimum nilai pada kolom weightage.
Pada bagian ini, penilaian bersifat kuantitatif sehingga dapat dilakukan penghitungan kinerja
dengan niai yang sudah ditentukan pada kolom weightage.
130
5. Tab Competencies merupakan indicator penilaian untuk menilai kinerja karyawan. Penilaian
yang dilakukan secara mandiri oleh karyawan untuk menilai kinerjanya sendiri diisi pada
Kolom Score yaitu nilai score menyesuaikan dengan kinerja karyawan itu sendiri.
Pada bagian ini, penilaian bersifat kualitatif.
7. Penilaian selanjutnya dilanjutkan oleh manager untuk menilai karyawannya di menu Team
Performance Evaluations.
131
Report
Employee Performance
Menu ini dapat digunakan untuk menampilkan laporan performa kerja karyawan dalam format pivot
table. Pada menu ini, pengguna dapat memilih objek yang ditampilkan dalam laporan dan mengunduh
laporan.
1. Pilih menu Appraisals > Reporting > Employee Performance.
2. Sistem akan menampilkan laporan dalam format pivot table. Klik tombol measures atau ikon plus
untuk menentukan item yang ditampilkan di laporan.
3. Klik ikon download untuk mengunduh laporan dalam format xls.
Competencies
Menu ini dapat digunakan untuk menampilkan laporan performa kerja karyawan berdasarkan
kompetensi kerjadalam format pivot table. Pada menu ini, pengguna dapat memilih objek yang
ditampilkan dalam laporan dan mengunduh laporan.
1. Pilih menu Appraisals > Reporting > Employee Performance.
2. Sistem akan menampilkan laporan dalam format pivot table. Klik tombol measures atau ikon plus
untuk menentukan item yang ditampilkan di laporan.
3. Klik ikon download untuk mengunduh laporan dalam format xls.
132
133
Modul 5 - Payroll Management
Sub topic: Payroll Management
Assignment:
1. Since your company has a big revenue, all employee will get a fixed amount allowance per month
for IDR 200.000 (Hint: salary type, don’t forget to set the account for debit & credit)
2. Create other input for employee yearly bonus
3. Generate other input for employee yearly bonus
4. Create salary structures that included the salary rule you’ve made
5. Update the salary structures & other input to the contract of the employees
6. Create Pay Slip Period
7. Tomorrow is payday, so you have to generate the employees’ payslip.
8. Send the payslip to the employee & print it out.
Fungsi Payroll Management
Menu ini digunakan untuk membantu HR dalam hal penggajian karyawan dengan menentukan
peraturan dan struktur yang digunakan untuk setiap karyawan.
Configuration
Salary Rules
Menu ini digunakan untuk memberikan rincian item gaji yang akan diterima oleh karyawan
1. Pilih Payroll > Configurations > Salary Rules


a. Name: nama dari aturan gaji (salary rules).
134
b. Category: kategori aturan gaji (salary rules). Seperti, basic, allowance, deduction, addition,
dan lain lain.
c. Code: kode salary rules. (Kode harus unik dan berbeda dari kode salary rules yang
lainnya)
d. Active: ceklis checkbox untuk mengaktifkan salary rules tersebut
e. Apply to Overtime Calculation: untuk menggabungka penghitungan kerja overtime ke
dalam salary rules yang dibuat.
f. Appears on Payslip: ceklis checkbox untuk memunculkan nama salary rules pada payslip
g. Payslips Type: Tipe payslip untuk salary rules yang dibuat.
h. Category on Payslip: pilih kategori salary rule yang akan ditampilkan pada payslip.
Income untuk kategori penambah pada payslip,
Deduction untuk kategori pengurang pada payslip
4. Tab general merupakan pengaturan untuk menentukan metode penghitungan gaji

karyawan.
Section Computation untuk menentukan metode penghitungan (percentage, fixed amount,
atau python code).
135
5. Tab Child Rules digunakan untuk memberi rules tambahan.
6. Tab Worked Days digunakan sebagai referensi object yang digunakan untuk data python code.
Data object ini secara default sudah ada di system.
136
7. Tab Tax & BPJS merupakan bagian untuk menyimpan data BPJS karyawan.
8. Tab Accounting digunakan untuk melakukan konfigurasi akun debit dan kredit yang akan
menerbitkan jurnal atas pengeluaran/transaksi yang menggunakan salary rule tersebut.
137
138
Salary Structure
Menu ini digunakan untuk membuat struktur gaji karyawan.
1. Pilih menu Payroll > Configurations > Salary Structure

3. Isi setiap informasi umum yang tersedia:

a. Name: nama struktur gaji
b. Parent: data struktur gaji lainnya yang merupakan struktur utama dan memiliki
hubungan parent-child dengan struktur gaji yang dibuat
c. Reference: nama referensi dari struktur gaji, dapat diisi dengan singkatan dari nama
struktur gaji
d. Company: nama perusahaan
139
Payslip Period
Menu ini digunakan untuk membuat periode payslip.
1. Pilih menu Payroll > Configurations > Payslip Period

3. Isi setiap informasi umum yang tersedia:

a. Period Name: nama periode payslip
b. Code: kode yang digunakan untuk payslip
c. Start Date: tanggal awal untuk periode payslip
d. End Date: tanggal akhir untuk periode payslip
4. Klik Created Monthly Periods, Open Periods, dan Save.
Other Inputs
Menu ini berfungsi untuk mengelola komponen tambahan dari struktur gaji yang dimasukkan ke
payslip karyawan. Pada menu ini, pengguna dapat menentukan indikator dan nilai untuk setiap
komponen sehingga sistem otomatis menghitung total gaji yang didapatkan karyawan
140
1. Pilih menu Human Resources > Payroll > Other inputs
3. Isikan data-data pada field berikut :

a. Field Decription: diisi dengan data input
b. Field Code: diisi dengan kode input
c. Input type: dipilih dengan tipe input
4. Klik save untuk menyimpan data.
141
Other Inputs Entries
Menu ini berfungsi untuk menginput komponen tambahan dari struktur gaji ke dalam data
karyawan. Pada menu ini, pengguna dapat menentukan other inputs sebelumnya yang akan
didapatkan karyawan.
1. Pilih menu Human Resources > Payroll > Other Input Entries

a. Employee: diisi dengan nama karyawan
b. Other Input: diisi dengan other input yang telah dibuat sebelumnya
c. Payslip Period: diisi dengan periode pemberian other input
d. Month: diisi dengan bulan pemberian other input
e. Amount: diisi dengan besaran bonus yang akan diberikan
142
4. Klik save untuk menyimpan data.
Employee Salary Structure

2. Klik karyawan yang ingin diupdate untuk Salary Structurenya.
143
3. Klik Contract
4. Klik Edit Contract
5. Klik Salary Structure dan ubah sesuai salary structure yang telah dibuat sebelumnya.
144
Payslips Batches
Menu ini berfungsi untuk membuat beberapa slip gaji karyawan dalam satu kali proses. Pada menu
ini, pengguna dapat menentukan periode dan jurnal yang menyimpan data transaksi. Sistem
otomatis menghitung nilai gaji untuk setiap karyawan (take home pay).
1. Pilih menu Human Resources > Payroll > Payslips Batches

2. Klik Create untuk membuat payslip.

a. Field Name: diisi dengan subyek payslip
b. Field Payslip Period: diisi periode tahun gaji
c. Field Month: diisi dengan bulan untuk penggajian
145
4. Klik Generate Payslips untuk generate slip gaji karyawan.
5. Kemudian akan muncul pop up window berikut, klik Add a line untuk menambahkan data
karyawan.
6. Pilih data karyawan, kemudian klik Select.
146
7. Ketika data karyawan sudah ditambahkan, klik Generate.
8. Pada section payslips akan muncul data karyawan yang sudah di-generate.
10. Klik Confirm All Payslips untuk mengkonfirmasi data.
147
Employee Payslips
Menu ini digunakan untuk membuat lampiran slip gaji karyawan.
2. Pilih menu Human Resources > Payroll > Employee Payslips

3. Klik Create untuk membuat payslip.

a. Field Employee: diisi dengan nama karyawan
b. Field Payslip Period: diisi periode tahun gaji
c. Field Month: diisi dengan bulan untuk penggajian
d. Field Payslip Name: akan terisi otomatis ketika field employee terisi
e. Field Contract: akan terisi otomatis ketika field employee terisi
f. Field Structure: diisi dengan Salary Structure
g. Field Currency: diisi dengan mata uang
5. Tab Worked Dyas & Input merupakan data yang berasal dari salary structure.
148
6. Tab Salary Computation merupakan bagian dimana penghitungan gaji dilakukan.
Penghitungan ini dilakukan secara otomatis.
7. Tab Accounting Information merupakan informasi akunting untuk gaji.

Field Salary Journal dengan jurnal yang akan mencatat gaji
149
8. Tab Tax Calculation digunakan untuk penghitungan pajak milik karyawan
9. Tab Late Check in Details merupakan bagian yang terhubung dengan keterlambatan
kehadiran karyawan.
150
12. Klik Compute Sheet untuk membuat perhitungan.
13. Perhitungan pajak untuk gaji karyawan tersebut akan terbuat secara otomatis.
151
14. Klik Print kemudian pilih opsi cetak payslip yang tersedia:
- Payslip: printout pembayaran gaji
- Payslip Bonus: printout pembayaran bonus
- Payslip THR: printout pembayaran THR
152
153

Final Modul ERP HRM

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Final Modul ERP HRM

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

MODUL TUTORIAL

ENTERPRISE RESOURCE PLANNING

HUMAN RESOURCE MANAGEMENT

Synthia Atas Sari

Ami Fitri Utami

BINUS BUSINESS SCHOOL & HASHMICRO

3. Isilah data untuk melakukan Duplicate Database

5. Isi Username dan Password.

7. Klik Announcement dan klik menu Settings

9. Klik tombol Edit

11. Klik SAVE

Sub-Topic : Recruitment Process

Change Password by Admin

1. Centang pada user yang dituju.

1. Login dengan akun yang sudah dikirimkan oleh admin.

6. Klik Change Password untuk mengubah password.

1. Centang pada salah satu akun yang akan dihapus

Fungsi Recruitment Management

1. Pilih menu Recruitment > Configurations > Stages

2. Klik Create untuk membuat data baru.

b. Job Spesific: spesifikasi pekerjaan

4. Klik Save untuk menyimpan data.

1. Pilih menu Recruitment > Configurations > Tags

4. Klik Save untuk menyimpan data.

1. Pilih menu Recruitment > Configurations > Degrees

3. Isikan data secara langsung pada Kolom Degree Name.

Menu ini berfungsi untuk membuat data posisi pekerjaan.

1. Pilih menu Recruitment > Configurations > Job Positions

2. Klik Create untuk membuat data baru.

3. Isi setiap field yang tersedia:

a. Job Title: nama posisi pekerjaan

b. Job Classification: klasifikasi pekerjaan

d. Recruiiter: penanggung jawab perekrutan karyawan

e. Expected New Employee: jumlah karyawan baru yang diharapkan

f. Training Required: pelatihan yang harus diikuti

g. Job Location: lokasi kerja

8. Smartbutton pada halaman Job Positions, terintegrasi dengan menu lainnya.

Menu ini digunakan untuk membuat konfigurasi untuk alasan penolakan.

1. Pilih menu Recruitment > Configurations > Refuse Reasons

3. Isikan data secara langsung pada Kolom Description.

4. Klik Save untuk menyimpan data.

1. Pilih menu Recruitment > Configurations > Departments

2. Klik Create untuk membuat data baru.

3. Isi setiap field yang tersedia:

a. Department Name: nama departemen

b. Parent Department: departemen lain yang memiliki relasi parent-child

4. Klik Save untuk menyimpan data.

1. Pilih menu Human Resource > Employee > Configurations

3. Isikan data-data pada field berikut:

4. Klik Save untuk menyimpan data.

3. Isikan data-data pada field berikut:

4. Klik Save untuk menyimpan data

Menu ini digunakan untuk membuat data agama karyawan.

1. Pilih menu Recruitment > Configurations > Religions

3. Isikan data-data pada field berikut:

4. Klik Save untuk menyimpan data

1. Pilih menu Recruitment > Configurations > Email Template

6. Klik Save untuk menyimpan data

1. Pilih menu Recruitment > Configurations > WhatsApp Template

4. Klik Save untuk menyimpan data

1. Pilih menu Recruitment > Configuration > Applicant Question

4. Klik Save untuk menyimpan data.

Menu ini berfungsi untuk membuat data posisi pekerjaan.