Central Posthantering

Teknikfakta, dokumentscanning

Våra lokaler i Strömsund lämpar sig väl för hantering av stora mängder dokument. Hela
anläggningen skyddas genom inpasseringskontrollsystem under arbetstid och är under övrig tid
larmad med automatlarm till bevakningsfirma.
Genom behörighetskontrollsystem verifieras att endast behörig personal har tillgång till i systemet
lagrad information.

Postmottagning och postöppning mottagande system bör testas under

För att uppnå en effektiv hantering föreslår vi
att uppdragsgivarens formulär eller
leverantörsfakturor adresseras direkt till
Sema Strömsund.
Beredning
Beredning sker i enlighet med de
arbetsrutiner som fastställs i projektarbetet
för Central Posthantering. Det innebär att
formulären förbereds för scanning, t ex för
hantering av bilagor, beredning av ej
scanningsbara dokument, behandling av
övrig post och meddelanden som ej berör
det aktuella uppdraget samt genomförande
av ytterligare kontroller som kan tillkomma
på uppdragsgivarens begäran.
Scanning/tolkning och verifiering
Vår erfarenhet av varierande
scanningsuppdrag visar vikten av att
personalen kontinuerligt arbetar med denna
typ uppgifter. Vi ser det som en stor fördel att
kunna ha speciellt avdelad personal som
enbart arbetar med dokumenthantering och
scanning. Resultatet av professionell
hantering visar sig i hög kvalitet vad gäller
innehåll och precision i våra leveranser.
De scanners vi använder innehåller sk.
bildförbättringskort med möjlighet till viss
raster och färgborttagning. Hur olika
scannerinställningar påverkar kvaliteten på
levererade bilder och hur resultatet visas i
projektarbetet.
Informationsöverföring
Informationsöverföring av det scannade
resultatet, tolkad information och bilder, till
mottagande system kan ske på många olika
sätt. Överföring kan bl a ske på CD, över
Internet med hjälp av filöverföring (FTP) eller
online när ett dokument är färdigbehandlat.
Överföringssätt och format för aktuella filer
bestäms under projektarbetet i samarbete
med uppdragsgivaren.
Arkivhantering
Vi erbjuder möjlighet till såväl elektronisk
som fysisk arkivering av behandlade
dokument.
Vänd!
Vill du veta mer ?
Vänd dig till Sema InfoData AB
Box 34 101, 100 26 Stockholm
Telefon: 08 – 738 50 60
Fax: 08 – 738 50 50
e-post: callcenterplus@infodata.sema.se
Hemsida: www.infodata.sema.se/callcenterplus
Blankettscanning
För tolkning och verifiering av formulär
använder vi Eyes & Hands FORMS,
marknadens ledande programvara för
automatisk datafångst. Scanning sker med
Eyes & Hands eller FAM beroende på typ av
formulär och den fortsatta bearbetningen av
dokumentet.
Blankettutformning
För att uppnå bästa resultat bör blanketten
utformas med tanke på att kunna tolkas
maskinellt. Det innebär t ex färgval,
utformningen av ifyllnadsfält och kryssfält
mm bör beaktas.
Formulärdefinition
Grunden för ett lyckat resultat vid
bearbetning av formulär är utformningen av
formulärdefinitionen. I denna beskrivs alla
fält som skall tolkas samt vilka valideringar
som skall utföras.
Nedan illustreras Eyes & Hands FORMS funktioner och dess roll i processflödet.
Bildlagring
Det scannade dokumentet kan lagras i ett
elektronikt arkiv för användande i någon
form av dokumenthanteringssytem.
Faktaruta:
Tillsammans med traditionella kundtjänstuppdrag
kan vi erbjuda tjänster runt ordermottagning,
scanning/tolkning, elektronisk bildlagring och
arkivering av dokument.
Scannerkapacitet mer än 100 000 ark per dag.
Den tekniska miljön består av:
Programvara Eyes & Hands FORMS från ReadSoft
för bearbetning av blanketter.
Programvara Eyes & Hands INVOICES från ReadSoft
för bearbetning av leverantörsfakturor.
Programvara FAM från Frontec för scanning och
arkivering.
3 st scanners Bell & Howell 8125.
1 st scanner Bell & Howell 8080.
För elektronisk bildlagring används programvaror
från FileNet och Frontec.
Referenser:
Verket för Högskoleservice
Centrala Studiestödsnämnden
Premiepensionsmyndigheten
Adressändring